Problemas mais comuns na empresa em funcionamento (final)

*Por Wilson Giglio (Diagnstico Empresarial Parte 5 Final)

Depois de apontar mais de 30 erros possveis, nos tpicos acima, correspondentes ao
prprio empreendedor e ao inicio do empreendimento, vamos comentar, agora, os
problemas mais comuns que acontecem aps o inicio da mesma.
4.1) ROTATIVIDADE DE COLABORADORES
Este um dos grandes problemas em qualquer empresa, de qualquer tamanho.
Quando voc admite um colaborador no espera que aps alguns meses ou mesmo
alguns anos a pessoa troque a sua empresa por outra ou voc tenha que,
infelizmente, dispensar o mesmo em funo da falta de interesse ou perda daquele
comprometimento inicial. Seja qual for o motivo podemos dizer que a culpa de
quem recrutou o mesmo ou da prpria empresa, no decorrer do tempo. Como?
O colaborador precisa, alm do normal em uma relao de trabalho, sentir-se
necessrio na empresa, ter responsabilidades, ter possibilidades reais de crescimento,
de aprendizado constante, de liberdade e de perspectivas futuras. Por outro lado o
mesmo ter uma srie de compromissos com a empresa. Procure, na contratao do
colaborador, fazer todos os testes necessrios, conhea bem com quem vai trabalhar,
com quem vai fazer parte da sua equipe, conhea seus sonhos e suas caractersticas,
sua experincia e seu grau de comprometimento com a sua empresa. Quanto mais
voc conhecer o seu futuro colega de trabalho mais fcil ser para ambos. Procure,
sempre, motivar seus colaboradores, oferecer prmios, facilitar cursos de
aperfeioamento e capacitao, oferecer um bom salrio, um bom ambiente de
trabalho. Com tantas vantagens o mesmo ir pensar duas vezes antes de tomar uma
atitude e voc sempre poder mostrar ao mesmo as vantagens de trabalhar com voc,
na sua equipe, mantendo sempre o astral e o comprometimento l em cima.
4.2) MISTURAR PESSOA FISICA E PESSOA JURDICA
Alguns empresrios comeam, no decorrer do tempo, a misturar suas contas correntes
bancrias e / ou o livro caixa da empresa. No comeo s para pagar uma despesa e
depois a coisa vai aumentando, sem nenhum controle, at que quase todo o
movimento financeiro da empresa passa a ser feito na conta do empresrio ou de um
scio. Isto no pode, nunca, acontecer. A partir deste momento a documentao da
empresa ficar inidnea, ou seja, no ter a validade que a legislao requer.
muito importante que a empresa mantenha, independentemente, seus controles
financeiros, a elaborao de cpia de cheques para um efetivo controle importante.
O extrato bancrio da empresa dever ser IGUAL ao movimento financeiro feito pela
mesma. Se a empresa precisa de um emprstimo especial o empreendedor pode
faze-lo, de acordo com legislao, mas a empresa no pode EMPRESTAR para o
scio ou empreendedor, a empresa poder fazer distribuio de lucros, se houver.
4.3) DEFINIO DE RESPONSABILIDADES
A definio de responsabilidades de cada integrante da equipe um dos documentos
mais importantes dentro da empresa. Qual a misso de cada um? Quais as atribuies
de cada um? Quais ser a responsabilidade da pessoa, perante os afazeres dirios
dentro da empresa? Quais sero as suas responsabilidades? Sugiro que voc
descreva, detalhadamente, para cada uma das pessoas da sua equipe tudo isto, bem
como as caractersticas que cada um deve ter para assumir estas responsabilidades,
tais como: grau de instruo, experincia, cursos especializados, etc
4.4) FLUXOGRAMA E ORGANOGRAMA
O Organograma servir de base para voc desenhar como ser a sua empresa.
Quem ser o responsvel por cada departamento, por cada setor, a quem estar
subordinado. Existem diversos tipos de Organograma, procure o que mais se adapta a
sua empresa e mos a obra. Feito isto voc dever se preocupar em elaborar o
FLUXOGRAMA de cada servio feito na sua empresa, cada rotina dever ter um
fluxograma prprio, que poder ser adaptado e alterado a qualquer momento. Mais do
que um documento ou um planejamento de rotina este documento servir, a qualquer
tempo, para instruir novos colaboradores. Imagine que ao contratar um novo
colaborador voc investe nele, normalmente, at 3 meses at que o mesmo se adapte
ao trabalho e a empresa. Com este documento interno este tempo reduz-se para, no
mximo, 1 (um) ms, tendo em vista que todo o trabalho a ser desenvolvido pelo
mesmo estar ali, completamente detalhado, com modelos e frmulas j prontas,
bastar ter a experincia necessria para dar continuidade.
4.5) PLANEJAMENTO TRIBUTRIO
Muitas so as formas LEGAIS de voc fazer o planejamento tributrio da empresa,
algumas bem simples so: deixe os faturamentos do dia 30 e 31 do ms para o
primeiro dia til do ms seguinte, quando for necessrio, isto far com que os
impostos incidentes sobre estas vendas serem protelados legalmente. Mas se voc
fizer isto todos os meses no ter vantagem alguma, pois perder automaticamente,
esta vantagem, uma vez que o faturamento apenas passar de um ms para outro.
Outra vantagem simples com relao s compras, no ms que voc est tendo
muito dbito de ICMS / IPI poder antecipar algumas compras, pelo menos para
amenizar esta situao, mas lembre-se que, em contrapartida, os seus compromissos
iro aumentar com fornecedores. De qualquer maneira ser interessante estar
consultando, sempre, o seu responsvel pela contabilidade e setor fiscal, ele a
pessoa mais apropriada para lhe prestar assessoria neste sentido. O planejamento
tributrio correto est intrinsecamente ligado a forma de tributao da empresa.
4.6) FALTA DE CONTROLES FINANCEIROS
Quando um empresrio trabalha sozinho sabemos que difcil ter todos os controles
financeiros em suas mos, nem sempre se d o verdadeiro valor ou importncia para
isto. O empresrio deixa, simplesmente, as contas correrem e, apenas, vai
depositando, pagando e sacando o dinheiro da empresa quando lhe convm ou
quando necessrio. Isto est completamente errado, pois desta forma, o mesmo no
tem o mnimo de controle da empresa e, pode com certeza, ter surpresas inesperadas
por esta falta de controle e, na maioria, ruins. Se no sabe ou no tem tempo
suficiente contrate uma pessoa para, alm de outras tarefas de escritrio, fazer os
seguintes controles: Contas a receber, Contas a Pagar, Controles Bancrios e, o to
famoso e imprescindvel, FLUXO DE CAIXA. Com estes controles voc ver que
gerenciar a sua empresa ficar bem mais fcil e voc ter uma excelente viso da
liquidez de sua empresa, podendo, com estas ferramentas, tomar decises de
emergncia e administrar melhor os seus recursos financeiros.
4.7) FALTA DE CONTROLE DE ESTOQUE
necessrio um controle de estoque? Sem dvida que sim, at mesmo porque o
inventrio, pelo menos uma vez no ano, dever ser enviado para o responsvel pela
contabilidade. Mesmo que a sua empresa seja pequena voc tem que ter este controle
atualizado. J vi, muitas vezes, empresrios se perderem em estoques, ou porque,
aproveitando uma oportunidade, compram demais e outros que compram de menos.
Alguns tm produtos que compraram h muitos anos e no vendem mais e outros que
deixam faltar produtos no estoque para atender seus clientes. O Controle de Estoque
proporcionar ao empresrio uma posio diria de seu estoque, podendo controla-lo
com a eficcia que ele merece. Alm do que, com o controle de estoque, possvel,
mensalmente, elaborar o DRE (Demonstrativo de Resultado do Exerccio)
demonstrando o custo dos produtos ou mercadorias vendidas e o LUCRO / PREJUZO
do ms correspondente. Sem o controle de estoque IMPOSSVEL fazer este
demonstrativo corretamente. Alm do que existem inmeras outras vantagens de se
manter este controle, tais como: programar suas compras, manter um estoque mnimo
(no mximo de duas semanas a um ms de vendas ou produo), manter o custo
atualizado, no agregar muitos compromissos, melhoria de sua condio financeira
atravs de planejamento, etc
4.8) COMPRAS DEMASIADAS PELA OPORTUNIDADE
Embora j tenha mencionado este assunto no tpico anterior acho que ele merece um
pouco mais de ateno. J presenciei, muitas vezes, um empresrio que precisa de tal
produto ou mercadoria ou matria prima comprar muito mais do que est necessitando
no momento, apenas para aproveitar o preo de ocasio ou a oportunidade
imperdvel ou a liquidao do sculo. Em alguns casos, j vi acontecer isto, o
empresrio compra 200 ou 300% a mais do que precisa para aquele momento e
acaba demorando 2 a 3 anos para desovar aquela oportunidade. Isto realmente no
compensa, pois o capital de giro, vai ficar parado e poder faltar para outros
investimento ou mesmo outros produtos. Compre sempre o que for necessrio para,
no mximo, um ms, a no ser que o giro de determinado produto seja constante e o
preo de compra, realmente, valha a pena.
4.9) ORGANIZAO GERAL
Quando falamos em organizao geral estamos englobando a empresa como um
todo. Uma excelente administrao faz com que a organizao geral seja sentida e
vista por todos os companheiros da empresa. A organizao envolve no somente
os controles de cada departamento, de cada trabalho, mas um conjunto de todos os
envolvidos. Pratique o programa 5S na sua empresa e voc ver que, em pouco
tempo, todos estaro empenhados na melhoria de cada sistema organizacional,
servindo, inclusive, como motivao pessoal.
O clima de desorganizao gera conflitos, bagunas, documentos perdidos, etc e
isto acaba se transferindo para as aes da equipe. No deixe isto acontecer.
4.10) ACOMPANHAMENTO DAS OBRIGAES DA EMPRESA
O empresrio tem tanto trabalho e tantas obrigaes dentro da empresa que, na
maioria das vezes, no sabe e no faz a menor idia do trabalho do responsvel pelos
setores da: contabilidade / fiscal / trabalhista e legal da empresa. No sabe, inclusive,
que mesmo tendo uma pessoa responsvel por estes trabalhos a REAL
responsabilidade dele mesmo e da empresa. So tantas leis e obrigaes que
devem ser cumpridas que at mesmo o responsvel por estes setores, as vezes,
acaba se perdendo um pouco, em razo, principalmente, da alterao constante da
legislao. Por isto muito importante que o empresrio tenha em mos uma lista com
todas as obrigaes mensais, trimestrais, semestrais e anuais da empresa e tenha
uma pessoa, na sua empresa, que possa acompanhar o desenvolvimento e a entrega
destas obrigaes. Acompanhar estes documentos significa verificar se os nmeros
contidos correspondem aos informados anteriormente, verificar se foram entregues
nas datas estipuladas pela legislao e verificar, sempre, as certides negativas para
que esteja sempre em dia com todos os seus compromissos.
4.11) ADMINISTRAO DE TEMPO
Muito j tem se falado a respeito de administrao de tempo e onde h fumaa h
fogo. Como administrar melhor o seu tempo ? Como ter tempo para fazer todas as
coisas como empresrio, como pai, como marido, etc? A melhor maneira voc
fazer uma agenda diria e distribuir, adequadamente, o seu tempo de maneira que
sobre tempo, at, para voc mesmo. No se esquea que voc tem que trabalhar para
viver e no viver para trabalhar. Saiba analisar as prioridades e, se for necessrio,
contrate mais algum para te ajudar, para ficar com mais tempo livre e poder ver
novas oportunidades que o mercado oferece. Dizem que quem trabalha muito no tem
tempo para ganhar dinheiro no deixe que isto acontea com voc. Ganhar dinheiro
e dar uma boa condio para a sua famlia importante, mas mais importante, a
famlia ter voc presente constantemente. Afinal de contas, voc, quando for embora,
no vai levar nada daqui a no ser boas lembranas. Se for o caso leia um livro a
respeito ou faa um curso neste sentido, tenho certeza de que voc poder aprender
muita coisa, por mais que j saiba.
4.12) FIDELIZAO DE CLIENTES
Se voc tiver um controle efetivo de seus clientes, com cadastro atualizado dos
mesmos, mesmo que voc tenha uma loja de varejo, poder, sempre, ter em mos um
relatrio constante. Neste cadastro voc poder ter, alm de endereo e telefone, o e-
mail do mesmo, para que o informe de promoes, liquidaes e, at mesmo, enviar
um e-mail lhe dando parabns pelo aniversrio ou desejando-lhe um feliz dia dos pais
ou das mes ou um feliz natal e ano novo, etc
Mas, alm disto, voc poder fazer levantamentos constantes do tipo: que produtos
so mais consumidos (embora voc deva ter este controle, tambm, no estoque),
quais so os 20% dos principais clientes que representam 80% do faturamento da
empresa e os 80% dos clientes que representam 20% do faturamento da empresa,
para que voc possa definir melhor o seu foco. Alm disto voc poder fazer um
excelente trabalho de ps-venda, verificando a satisfao do seu cliente, solicitando a
ele opinies a respeito de sua equipe, de seus produtos, o que pode ser melhorado, o
que o cliente gostaria que a sua empresa tivesse, etc Esta uma das melhores
maneiras de fidelizar o seu cliente e, conseqentemente, garantir a evoluo da sua
empresa no mercado.
4.13) SONEGAO OU FRAUDE
Por estes dias estava fazendo um PLANO DE NEGCIOS para um cliente que
pretendia faturar R$ 600.000,00 com a venda de 600 equipamentos R$ 1.000,00. Ele
teria mercado para isto e um contrato de vendas fechado. O custo de fabricao do
equipamento seria de R$ 700,00 e os impostos representariam R$ 220,00 (j
descontados os crditos), totalizando a importncia de R$ 920,00, sobrando, desta
forma, apenas R$ 80,00 de Lucro Bruto para ele, por equipamento. Continuando com
o clculo teramos R$ 80,00 de lucro bruto vezes 1.000 peas = R$ 80.000,00.
Excelente, no fosse o caso de que as despesas operacionais ( administrativas,
financeiras, comerciais e tributrias) chegassem ao patamar de R$ 79.000,00 por ms.
Sobraria apenas R$ 1.000,00 por ms para ele e mais dois scios. Os mesmos,
chegaram concluso de que o negcio s valeria a pena se encontrassem uma
maneira de SONEGAR os impostos. Infelizmente esta uma realidade no Brasil onde,
o governo, nosso scio majoritrio, visto que a 2a. maior parcela de custo vai para
ele. O que fazer j que SONEGAR ou FRAUDAR o governo crime? Neste caso ele
tem duas opes: ou diminui o CUSTO do produto e de suas DESPESAS
OPERACIONAIS ou VENDE MAIS, ou ambas as alternativas No existe outra
resposta para isto. Por isto o PLANO DE NEGCIOS muito importante, na hora que
voc monta-lo verifique todos estes dados, pois de repente, ter tanto trabalho e tanta
responsabilidade para apenas ter R$ 1.000,00 de lucro, para dividir por trs scios,
no vale a pena. Apenas para dizer que empresrio e que tem uma empresa este
valor no compensa, no verdade? Alm do mais a SONEGAO est se tornando
impossvel no Brasil, o Ministrio da Fazenda j tm os seus dados bancrios e sabe o
quanto voc movimenta na pessoa jurdica e na fsica, a Secretaria da Fazenda,
atravs do sintegra, j tem os dados de seus clientes e fornecedores, portanto, o seu
movimento j est registrado em todos os rgos e, com estes dados, a sua empresa
pode sofrer uma fiscalizao a qualquer tempo, basta que alguma informao sua no
coincida com os dados que eles j tem. Tome muito cuidado com isto, voc j est
sendo monitorado h muito tempo.
Em razo disto muito importante que voc tenha todo o seu movimento financeiro
registrado adequadamente na sua contabilidade (atravs do Livro Caixa e
contabilidade comercial ), esta a melhor forma de voc demonstrar para o FISCO
que tudo o que voc vende est devidamente registrado e os impostos apurados esto
sendo pagos regularmente. Qualquer tipo de negcio s comea a valer a pena se o
seu LUCRO LIQUIDO representar mensalmente, pelo menos, 5% do valor total
investido na empresa, caso contrrio melhor voc arrumar uma outra aplicao
financeira que valha a pena, com menos ganho, mas menos dor de cabea.
Se a sua empresa est deixando de pagar impostos e contribuies para cobrir outros
compromissos tome uma providncia de imediato, refaa o seu plano de negcios, seu
plano estratgico, contrate uma consultoria para fazer um diagnstico da empresa e,
com base nesta, tomar todas as providncias necessrias para que voc possa tomar
uma deciso imediata, na maioria das vezes o remdio amargo mas acaba valendo
a pena.
4.14) NORMAS INTERNAS E DE COLABORADORES
Estes so mais dois documentos interessantes para a sua empresa. Quando um
funcionrio admitido dever receber, em mos, estes dois documentos, o de Normas
Internas explicar ao colaborador o funcionamento da empresa e a Norma dos
Colaboradores as rotinas que o mesmo dever obedecer. So documentos simples,
mas que fazem muita diferena. Desta forma, juntamente com o fluxograma da tarefa
a ser executada, faro com que o colaborador diminua o prazo de adaptao e,
conseqentemente, ir gerar mais retorno do valor investido no mesmo.
Quanto mais rpido ele aprender e conhecer a empresa mais retorno poder dar em
curto prazo.
*Por Wilson Giglio (veja o artigo anterior)
4.15) O FISCAL CHEGOU, E AGORA?
Corro para o banheiro e mando a secretria dizer que no estou? Finjo que sou o
moto-boy e saio de fininho? Chamo o Contador ou o Advogado? O que fazer? Na
realidade se voc estiver em dia com seus tributos, fazer o acompanhamento regular
das obrigaes da sua empresa, junto com o Contador e no estiver sonegando nada
basta que voc o atenda normalmente. Mantenha a calma, solicite a identificao do
mesmo, pea a sua secretria para verificar a idoneidade e veracidade do fiscal (de
preferncia sem ele ver ou saber) e mostre solicitude em tudo. Ele vai lhe fazer
algumas perguntas, caso no saiba contate o seu contador para lhe ajudar.
Normalmente o agente fiscal ir lhe entregar uma relao de documentos que a sua
empresa dever apresentar dentro de um prazo. Faa a remessa imediatamente desta
notificao para o seu Contador e, juntamente com ele, providencie tudo o que for
solicitado. Verifique se est tudo em ordem e que no falte nada. Entregue para a
fiscalizao, aonde ela mencionou a entrega (se na empresa ou no rgo) e aguarde o
pronunciamento do mesmo. Caso seja encontrada alguma irregularidade o rgo lhe
dar tempo correo e apresentao de justificativa das mesmas. Somente depois
disto que poder haver um auto de infrao. Neste caso, se voc tiver razo, poder
entrar com uma defesa. Caso contrrio dever pagar a multa correspondente nos
autos pelas irregularidades cometidas. Lembre-se que toda a responsabilidade sua e
da empresa, por isto que voc deve acompanhar, constantemente as informaes
que so transmitidas ao contador da empresa e verificar, sempre, se as obrigaes da
empresa esto sendo cumpridas de acordo com a legislao. A responsabilidade do
Contador limitada pelas informaes que lhe so prestadas, embora as obrigaes
legais, se constadas no Contrato de Prestao de Servios, so do mesmo. Neste
caso a empresa poder entrar com uma ao contra o responsvel para ressarcimento
de danos e outros, neste caso fale com seu advogado e com o CRC da jurisdio de
sua empresa.
4.16) INSUFICINCIA FINANCEIRA
Para que voc chegue a esta concluso basta voc verificar, em seu FLUXO DE
CAIXA, a situao da sua empresa. Se estiver, tambm, deixando de pagar impostos
para cumprir outros compromissos por que a situao est critica. Se voc est
descontando ttulos em banco e / ou utilizando o cheque especial situao, tambm,
no est de acordo. Est faltando alguma coisa, algo deu errado, no importa a culpa
de quem seja, do mercado, de calotes, de muito estoque, de aes fiscais, de aes
trabalhistas; qualquer que seja o motivo o fato concreto : voc no soube administrar
adequadamente sua empresa. Infelizmente este o nico fator preponderante. O que
voc tem que fazer agora realizar, urgentemente, um DIAGNSTICO
EMPRESARIAL para verificar o que est errado na empresa e, se ainda for possvel,
tentar aplicar algumas aes estratgicas para reverter situao. No existe outro
caminho. Um estudo preliminar pode, por exemplo, determinar que a empresa dever
ter outros produtos para comercializao, elaborao de um site dinmico para atrair
mais clientes pela internet, diversificar mais seus produtos, mudar de estado (alguns
oferecem excelentes benefcios), reduzir custos e despesas, fazer um levantamento
dos produtos que mais lhe do lucro e deixar os que lhe do prejuzos de lado,
oferecer um UP aos seus clientes preferenciais, etc. So muitas as alternativas
possveis, mas tudo vai depender, exclusivamente, do levantamento que dever ser
realizado por uma Consultoria especializada no assunto, que realmente possa te
ajudar a alavancar a empresa, se for o caso. Na maioria das vezes este um trabalho
rpido, o que demora e no tem uma previso correta de concretizao o do retorno.
Vai depender do interesse da empresa e seus colaboradores, o quanto empresa tem
para investir nisto, da boa vontade de todos, do sacrifico que muitas vezes o prprio
empresrio ter que fazer para que as chances de recuperao sejam eficientes. J
conheci muitos casos onde o empresrio teve que se desfazer de sua residncia na
praia ou de seu carro para poder salvar a empresa. Isto exigir uma certa dose de
compromisso e boa vontade, mas no final (em 85% dos casos que j vimos) vale a
pena. Afinal de contas o sonho ainda possvel, desde que o empresrio tome esta
atitude o mais urgentemente possvel, quando ver que a situao comea a ficar
constrangedora, quando ver que j no mais possvel honrar os compromissos
adequadamente, quando deixa de recolher impostos, o momento certo para tomar
uma atitude.
Bom, acho que j descrevemos o bastante para ajudar o empreendedor ou empresrio
a fazer uma boa reflexo a respeito dos assuntos aqui abordados, se voc, que leu
tudo isto, tem mais algum assunto ou sugesto a fazer, fique a vontade, o nosso
interesse ajuda-lo o mximo possvel. Temos esperana de que com este material
voc mesmo possa fazer uma anlise da sua empresa e, com isto, melhorar a
administrao da mesma.
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funcionamento-final/