Gerenciamento

de Projeto:
Criando o Termo
de Abertura III
Prof. Msc Ricardo Britto
DIE-UFPI
rbritto@ufpi.edu.br
Sumrio
! Desenvolvendo o Termo de Abertura do
Projeto.
! Identificando as Partes Interessadas no
Projeto.
Criao do Termo de Abertura do
Projeto
! O primeiro processo do grupo Iniciao a ser
executado o Desenvolver o Termo de
Abertura do Projeto.
! Os propsitos do termo de abertura so
autorizar formalmente incio do projeto e
comprometer recursos.
! Ele o reconhecimento e confirmao
oficiais por escrito da existncia do projeto.
! Costuma ser utilizado para apresentar o
projeto organizao.
Criao do Termo de Abertura do
Projeto
! Todos os processos tem entradas,
ferramentas e tcnicas, e sadas.
! Em geral as entradas dos processos so
de natureza informativa ou so as sadas
dos processos anteriores.
! As entradas so utilizadas em conjunto
com as ferramentas e tcnicas para
produzir as sadas do processo.
Criao do Termo de Abertura do
Projeto
! As Entradas do Processo Desenvolver o Termo de
Abertura do Projeto so:
! Declarao do trabalho do projeto;
! Caso de negcio;
! Contrato;
! Fatores Ambientais da empresa;
! Ativos de processos organizacionais.
! A sada deste processo o termo de abertura do
projeto.
! A opinio especializada a nica ferramenta e
tcnica utilizada neste processo.
Declarao de Trabalho (DT)
! Descreve o produto, servio ou resultado
que deve ser produzido pelo projeto.
! Quando o projeto interno, este
documento normalmente produzido
pelo patrocinador ou iniciador do projeto
! Quando o projeto externo
organizao, o comprador que
costuma redigir a DT.
Declarao de Trabalho (DT)
! De acordo com o Guia PMBOK, uma DT
deve conter ou considerar:
! Necessidades do Negcio O que leva a
criao do projeto;
! Descrio do escopo do produto
Descreve as caractersticas do produto ou
servio;
! Plano estratgico Relacionar o projeto ao
plano estratgico da organizao .
Caso de Negcio
! O objetivo do caso de negcio entender as
necessidades do negcio do projeto e
determinar se o investimento no projeto vale
a pena.
! Muitas vezes descreve a anlise custo-
benefcio.
! O projeto acontece e o caso de negcio
escrito em decorrncia de uma das
necessidades ou demandas definidas no
guia PMBOK.
Fatores Ambientais da
Empresa
! Dizem respeito aos fatores externos ao
projeto que podem causar influncia
significativa em seu sucesso.
! Esta entrada serve de entrada para
muitos outros processos.
Fatores Ambientais da
Empresa
! De acordo com o guia PMBOK, so considerados fatores
ambientais:
! Cultura, estrutura e processos organizacionais;
! Padres governamentais ou do setor;
! Infraestrutura;
! Recursos humanos;
! Administrao pessoal;
! Sistema de autorizao do trabalho;
! Condies do mercado;
! Tolerncia a risco das partes interessadas (stakeholders);
! Clima poltico;
! Canais de comunicao estabelecidos da organizao;
! Bancos de dados comerciais.
Ativos de Processos
Organizacionais
! So polticas, instrues, procedimentos,
planos, abordagens, ou padres da empresa
para conduo do trabalho.
! Inclui uma enorme gama de elementos que
podem afetar vrios aspectos do projeto, tais
como polticas de gerenciamento e
segurana.
! Os ativos de processos organizacionais
dividem-se em 2 categorias:
! Processos e procedimentos;
! Base de conhecimento corporativo.
Opinio Especializada
! ferramenta e tcnica do processo
desenvolver o termo de abertura do
projeto.
! A ideia recorrer a especialistas nas
reas relacionadas s entradas do
processo.
! Essas pessoas podem ser stakeholders,
consultores, PMO, especialistas no setor,
organizaes tcnicas, ...
Elaborao do Termo de
Abertura
! De acordo com o guia PMBOK, para criar um termo
de abertura de projeto til, deve-se incluir pelo
menos:
! Propsito e justificativa do projeto;
! Os objetivos do projeto que so mensurveis;
! Lista geral dos requisitos;
! Descrio geral do projeto;
! Lista geral do nvel de riscos;
! Resumo do oramento;
! Critrios para aprovao do projeto;
! Nome do gerente de projeto e seu nvel de autoridade;
! Nome do patrocinador do projeto e o seu nvel de
autoridade.
Aprovao do termo de
Abertura
! O termo de abertura s estar concludo
quando o mesmo receber aprovao do
patrocinador do projeto, da gerncia
snior e principais partes interessadas.
! importante para isso se identificar as as
partes interessadas no projeto antes de
publicar o termo de abertura.
Aprovao do termo de
Abertura
! A identificao de partes interessadas
uma atividade contnua.
! A participao dos stakeholders na
criao do termo de abertura pode
aumentar a chance de sucesso na
aprovao do mesmo.
! Aps a assinatura do termo de abertura
por todas as partes interessadas, o
mesmo deve ser distribudo.
Como Identificar as Partes
Interessadas (Stakeholders)
! Para poder se identificar os principais
stakeholders de um projeto, primeiro
preciso definir os principais papis dos
mesmos:
! Gerente de Projeto;
! Patrocinador do Projeto;
! Campeo do projeto;
! Gerentes Funcionais
Como Identificar os Partes
Interessadas (Stakeholders)
! O processo Identificar as Partes
Interessadas envolve identificar e
documentar todos os stakeholders do
projeto, incluindo seus interesses e potenciais
impactos positivos e negativos.
! As entradas deste processo so:
! Termo de abertura do projeto;
! Documentos de aquisio;
! Fatores ambientais da empresa;
! Ativos de processos organizacionais.
Como Identificar os Partes
Interessadas (Stakeholders)
! As ferramentas e tcnicas deste
processo so:
! Anlise das partes interessadas;
! Opinio especializada.
! As sadas so:
! Registro das partes interessadas;
! Estratgia para gerenciamento das partes
interessadas.
Fatores Ambientais
! De acordo com o PMBOK, os fatores
ambientais relevantes para esse processo
so:
! Cultura da empresa;
! Estrutura organizacional;
! Padres governamentais ou do setor.
Ativos de Processos
Organizacionais
! Os ativos de processos organizacionais
relevantes para esse processo so:
! Modelos de registro das partes
interessadas;
! Lies aprendidas;
! Registros das partes interessadas a partir de
projetos anteriores.
Anlise das Partes
Interessadas
! Durante a Anlise das partes interessadas, dever
se identificar as influncias dos stakeholders no
projeto.
! Alm disso, ir se compreender as expectativas,
necessidades e aspiraes dos mesmos.
! Segundo o Guia PMBOK, h 3 passos envolvidos
na anlise das partes interessadas:
! Identificao das partes interessadas;
! Identificao do impacto potencial;
! Avaliao de como as partes interessadas
reagiro a situaes especficas.
Identificao das Partes
Interessadas
! Deve-se identificar todas as potenciais
partes interessadas, capturando
informaes como:
! Departamento;
! Informaes de contato;
! Nveis de reconhecimento;
! Nveis de Influncia.
Identificao das Partes
Interessadas
Identificao do Impacto
Potencial
! O segundo passo da da identificao das
partes interessadas identificar o potencial
impacto ou suporte ao projeto de cada um e
classific-los usando isto.
! Existem 4 modelos de classificao segundo
o PMBOK:
! Grade de poder/interesse;
! Grade de poder/influncia;
! Grade de imfluncia/impacto;
! Modelo de Salincia (poder, urgncia e
legitimidade).
Avaliao das Partes
Interessadas
! O terceiro passo na anlise das partes
interessadas avaliar a influncia e os
potencias negativos que os principais
stakeholders podem ter.
! Aps a anlise deve-se criar estratgias
para se minimizar os impactos negativos
provveis de cada stakeholder.
Sadas do Processo Identificar
as Partes Interessadas
! As duas sadas deste processo so registro
das partes interessadas e a estratgia de
gerenciamento das partes interessadas.
! Alm dos elementos j discutidos sobre o
registro das partes interessadas, o guia
PMBOK diz que deve existir ao menos:
! Informaes de identificao;
! Informaes de avaliao;
! Classificao das partes interessadas.
Sadas do Processo Identificar
as Partes Interessadas
! A estratgia de gerenciamento das partes
interessadas a abordagem a ser utilizada para
minimizar influncias e impactos negativos dos
stakeholders.
! Segundo o guia PMBOK, recomendvel incluir
os seguintes elementos nesta sada:
! Os nomes das principais partes interessadas que
poderiam ter um impacto significativo sobre o
projeto;
! O nvel previsto da participao das partes
interessadas;
! Avaliao do impacto;
! Potenciais estratgias para ganhar apoio.
Resumo das Entradas e Sadas
dos Processos de Iniciao
Exerccio
! Ler o Estudo de caso Kitchen Heaven,
que est na pgina 78 do livro Project
Management, do Kim Heldman.
! Tal estudo de caso ser discutido na
prxima aula.