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Apostila Project 2007
Apostila Project 2007
Reviso:
Abril/2008
ndice
Introduo ao Microsoft Project 2007 ................................................................................................ 1
Conceitos sobre Gerenciamento de Projetos ...............................................................................1
Iniciando........................................................................................................................................1
Apresentao da Tela...................................................................................................................2
Menu de Controle.....................................................................................................................3
Barra de Menu..........................................................................................................................3
Barra de Ferramenta ................................................................................................................4
Barra de Entrada ......................................................................................................................6
Barra de Status ........................................................................................................................6
Manipulao de Arquivos ..................................................................................................................7
Salvando um Projeto.....................................................................................................................7
Extenses do Project ....................................................................................................................8
Abrindo um Projeto .......................................................................................................................9
Fechando um Projeto....................................................................................................................9
Saindo do Project..........................................................................................................................9
Teclas de Navegao ......................................................................................................................10
Modos de Visualizao do Project...................................................................................................11
Calendar - Calendrio.................................................................................................................11
Gant Chart - Grfico de Gant......................................................................................................12
Netwotk Diagram - Grfico de Diagrama de Rede .....................................................................12
Task Usage Utilizao das Tarefas .........................................................................................13
Tracking Gant Gant de Controle ..............................................................................................13
Resource Graph - Grfico de Recursos......................................................................................14
Resource Sheet Planilha de Recursos ....................................................................................14
Resource Usage Planilha de Utilizao dos Recursos ............................................................15
Alternando entre os modos.........................................................................................................15
Desenvolver um Projeto ..................................................................................................................17
Informaes de um Projeto.........................................................................................................17
Calendrio...................................................................................................................................18
Tarefas........................................................................................................................................19
Inserir Tarefas ........................................................................................................................19
Editar o contedo da Tarefa...................................................................................................20
Editando Vrias Tarefas Simultaneamente............................................................................24
Etapa ......................................................................................................................................25
Mover Tarefas ........................................................................................................................25
Copiar Tarefas........................................................................................................................26
Remover Tarefas....................................................................................................................26
Recurring Task - Tarefa Recorrente ...........................................................................................27
Alterando Tarefas Recorrentes ..............................................................................................28
Colunas: Campos de Dados .......................................................................................................29
Alterando a Largura................................................................................................................29
Relacionamento...............................................................................................................................30
Tipos de Relacionamento ...........................................................................................................30
Vincular Tarefas (Criar relacionamentos) ...................................................................................31
Desvincular Tarefas ....................................................................................................................32
Alterar Relacionamentos.............................................................................................................32
Lag - Tempo de Retardo.............................................................................................................33
Lag - Tempo de Avano..............................................................................................................33
Outline - Resumo (Estruturao) .....................................................................................................34
Rebaixar o Nvel de uma Tarefa .................................................................................................34
Iniciando
Para comear nosso trabalho, o primeiro passo acessar o Project:
Selecione o boto INICIAR na Barra de Tarefas.
Selecione o menu PROGRAMAS, MICROSOFT OFFICE e o item MICROSOFT
PROJECT 2007.
MS Project 2007
OFFICE
Apresentao da Tela
Toda vez que acessamos o Project, ele nos fornece um arquivo novo intitulado Project 1, onde
podemos iniciar nosso trabalho.
Barra de Ttulo
Barra de Modos (caso
Barra de Menu
no esteja aparecendo,
selecione VIEW + VIEW
BAR)
Barras de Ferramentas:
Padro e Formatao
Barra de
Entrada
Barra de Rolagem
Barra de Status
MS Project 2007
Atalho
para
Diviso
de
Painis
Menu de Controle
Quando voc acessa o Project so abertas duas janelas em sua tela (embora no parea), uma
para apresentar o software ativo, no caso o Project, e uma outra para exibir o projeto ativo.
Cada janela possui um Menu de Controle, que serve para alterar os estados da mesma:
Maximizado, Restaurado, Minimizado e o comando de Fechar.
Menu de Controle que controla os
estados da janela do Project.
Menu de Controle que controla os
estados da janela do projeto ativo.
Perceba que existe uma endentao entre os smbolos, o que representa a hierarquia das janelas.
O Projeto se encontra dentro da janela principal do Project, por isso sua representao em um
nvel interno. Se a janela do Project for fechada, a do arquivo sobre a mesma.
Barra de Menu
Apresenta todos os comandos disponveis para serem aplicados em nosso projeto. Para acessar:
Clique com o mouse no nome do comando desejado;
OU, Pressione ALT + a letra sublinhada (HotKey) do nome do comando desejado;
OU, Pressione ALT para ativar a Barra de Menu e movimente-se utilizando as setas do teclado
Opes em cinza: comando no disponvel no momento
Teclas de Atalho
Opes com seta lateral: abrem sub menu
Opes com reticncias: abrem caixa de dilogo
Setas para ampliar menu
Toda vez que voc clicar em um menu, perceba que no fim da lista de comandos, existe uma seta
dupla apontando para baixo. Se voc deixar o ponteiro do mouse um breve intervalo sobre
qualquer comando, ou clicar diretamente na seta dupla, o menu expandido por completo.
Esse recurso pode ser desabilitado atravs do comando:
VIEW + TOOLBARS + CUSTOMIZE
Guia OPTIONS, ative MENUS ALWAYS SHOW FULL MENUS.
MS Project 2007
Barra de Ferramenta
Quando voc executa o Project pela primeira vez, as Barras de Ferramentas STANDARD e
FORMATTING esto compartilhando a mesma linha, por isso, se tem a impresso que apenas
uma barra de ferramentas est sendo apresentada.
Indicador de Incio da Barra de Ferramentas
Indicador de cone Ocultos
MS Project 2007
MS Project 2007
Barra de Entrada
A Barra de Entrada utilizada para se digitar a informao que ser inserida em tabelas ou
campos.
Quando iniciamos a digitao de alguma informao, a Barra de Entrada fica ativa, aguardando a
confirmao ou cancelamento da entrada:
So apresentados os botes:
: Para cancelamento, correspondendo tecla ESC. Uma vez pressionado, toda a informao
digitada, cancelada.
: Para confirmao, correspondendo tecla ENTER. Uma vez pressionado, toda a informao
digitada confirmada e armazenada em seu projeto.
Barra de Status
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Manipulao de Arquivos
Salvando um Projeto
No Project temos duas opes para salvar um Projeto (arquivo):
SAVE :
Pasta ativa
Boto Modos
de Exibio
Contedo da
Pasta ativa
TOOLS:
- Delete, Rename, Map Netowork Drive,
- Properties
- General Option, onde localiza-se a opo PROTECTION PASSWORD
MS Project 2007
Na caixa FILE NAME, digite um nome para o arquivo, ou aceite a sugesto do Project:
PROJECT1. O nome do arquivo pode ter 255 caracteres.
Em SAVE AS TYPE, informe o tipo de arquivo a ser salvo, na maioria dos casos esse item
no alterado, pois trabalhamos com o padro PROJECT (*MPP).
Pressione boto SAVE para concluir a gravao.
SAVE AS: Salva o arquivo ativo com outro nome, diretrio ou unidade de disco
Como explicado acima, a caixa de dilogo SAVE AS s aparece na 1 vez que salvamos o
arquivo, se voc desejar qualquer alterao no nome, diretrio ou unidade de disco onde o
arquivo est armazenado, deve utilizar o comando FILE + SAVE AS.
Essa a diferena entre SAVE e SAVE AS, SAVE s mostra a caixa de dilogo na primeira
vez que salva, j o SAVE AS apresenta a caixa de dilogo sempre.
Extenses do Project
Tipo de Projeto
Extenses
Arquivos de Projeto
.MPP
Arquivos de Modelo
.MPT
.MPW
.MPX
MS Project 2007
Abrindo um Projeto
Para abrir um Projeto j existente.
No menu FILE
Selecione OPEN ou o cone
dilogo apresentada:
Fechando um Projeto
Para fechar seu Projeto ao terminar de trabalhar:
No menu FILE, selecione CLOSE
Caso voc tenha feito alteraes e no tenha salvo o arquivo, o Project apresenta uma
mensagem alertando para que seja salvo.
Yes
No
Cancel
Saindo do Project
No menu FILE
Selecione EXIT
Ou,
D dois clique no Menu de Controle do Project
Se houver arquivos abertos que ainda no foram salvos, o Project exibir a seguinte caixa,
perguntando se deseja salva-lo.
MS Project 2007
Teclas de Navegao
Tecla
rea
Resultado
ou
Campos de Formulrio
ou
Campos de Formulrio
HOME ou END
Campos de Formulrio
Grficos de Gant
Grficos de Gant
HOME ou END
ou
ou
ALT
Grficos de Gant
Desloca-se esquerda ou
direita em pequenos aumentos.
ou
Tabelas
ou
Tabelas
Tabelas
Tabelas
ou ALT
CTRL
ou CTRL
HOME ou END
PGUP ou PGDN
Tabelas
&
Grficos
Gant/Diagrama de Rede
F5
Tabelas
&
Grficos
Gant/Diagrama de Rede
CTRL PGUP ou
CTRL PGDN
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Calendar - Calendrio
As tarefas marcadas so exibidas em formato de agenda para representar a sua durao durante
as semanas do ms.
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MS Project 2007
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Task Usage
Esta tabela mostra a distribuio de custos e de trabalho para cada recurso em um perodo de
tempo especfico.
Tracking Gant
Gant de Controle
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Resource Sheet
Planilha de Recursos
Este formato de planilha mostra a informao sobre cada recurso, tal como: taxa de pagamento,
quantidade de pagamento, quantidade de horas de trabalho designadas e custo (inicial e real)
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Resource Usage
Esta tabela mostra a distribuio de custos e de trabalho para cada recurso em um perodo de
tempo especfico.
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Juntamente com esses 8 modos principais, existem outros modos adicionais definidos pelo
Project, como tambm, podemos criar visualizaes personalizadas, tudo isso atravs do
comando VIEW + MORE VIEWS:
Onde:
New............... Permite a criao de uma nova visualizao.
Edit................ Configura a visualizao ativa.
Copy.............. Cria uma nova criao a partir de uma j existente.
Organizer ...... Permite a configurao da visualizao no modelo GLOBAL.MPT do Project.
Apply ............. Aplica a visualizao escolhida.
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Desenvolver um Projeto
Informaes de um Projeto
Quando iniciamos um novo projeto, devemos cadastrar as informaes essenciais de nosso
projeto, utilize para isso o menu PROJECT + PROJECT INFORMATION.
Onde:
Stard Date.................Quando ativo, permite determinar a data de incio do projeto.
Finish Date................Quando ativo, permite determinar a data de fim do projeto.
Schedule from:..........Nesse item temos que definir se o projeto deve ter suas tarefas baseadas
em uma Data Inicial ou em uma Data Final.
Current Date .............Determina qual a data corrente que o projeto deve assumir.
Status Date ...............Voc pode definir uma data de status do projeto para calcular os valores
dos campos da tabela Valor acumulado. O Microsoft Project calcular o
valor desses campos com base no trabalho e nos custos reais at a data
de status do projeto. Se voc no definir a data de status do projeto, o
Microsoft Project usar a data atual para calcular esses campos.
Calendar ...................Define qual calendrio de trabalho ser utilizado no projeto.
Priority.......................Determina a prioridade padro das tarefas a serem criadas no projeto.
Statistics....................Apresenta a caixa de dilogo PROJECT STATISTICS, contendo
informaes do seu projeto.
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Calendrio
O Calendrio uma outra configurao muito importante de seu projeto. O calendrio especifica
as horas de trabalho, dias de trabalho e frias do projeto. O projeto pode ter mais que um
calendrio, que ser aplicado em grupos especficos de seu projeto (ex: turno da noite).
O Project j trs um calendrio PADRO, no qual assume-se dia de trabalho de segunda a sexta
no horrio das 9:00 s 13:00 e das 14:00 s 18:00hs, sendo que o Project trabalho no perodo de
tempo de 01/01/1.984 a 31/12/2.049.
1. Selecione TOOLS e o item CHANGE WORKING TIME. A seguinte caixa de dilogo
apresentada:
Onde:
For Calendar ............Indica o calendrio em questo, que deve ser alterado.
Create New Cal........Permite que vc crie um novo calendrio, sem alterar o standard.
rea de Calendrio ..Apresenta o desenho do calendrio, e ao clicar sobre uma data , do lado
direito, ele apresenta o perodo de trabalho naquela data.
Exceptions ...............Nessa grid devem ser cadastrados os perodos de feriado, frias e folga.
Work Weeks.............Nessa grid deve ser configurado os dias e horrios de trabalho.
2. Selecione as opes desejadas e clique em OK.
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Tarefas
Tarefa: Atividade que tem incio e fim. A concluso de uma tarefa importante para a concluso
do projeto. Os projetos so constitudos de tarefas, e a Planilha de Tarefas da visualizao Grfica
de Gant o melhor local para inserir sua listagem de tarefas.
Cada tarefa cadastrada inclui 3 informaes essenciais:
I............................ Campo de identificao criado automaticamente, representando o nmero da
linha onde se encontra a tarefa, iniciando em 1.
Task Name .......... Descrio da tarefa a ser executada.
Duration ............... Define quanto tempo essa tarefa demora a ser executada, sendo que pode ser
inserida em 5 unidades: minutos (Min), horas (Hr), dias (Day), semanas (Wk) e
ms (Mon)
Inserir Tarefas
1. Na Planilha de Tarefas (VIEW + GANT CHART), posicione seu cursor na primeira clula em
branco da coluna Task Name.
2. Insira uma descrio para sua tarefa e pressione:
ENTER......Para completar a entrada e descer para a prxima clula.
TAB ...........Para completar a entrada e avanar para o prximo campo.
SETAS ......Para completar a entrada e mover-se na direo correspondente.
3. Insira uma DURATION para a tarefa cadastrada. Caso voc no cadastre uma durao, o
Project assume durao de 1DAY?, a presena da ? (interrogao) em qualquer durao,
indica que essa durao estimada.
Caso voc deseje inserir uma tarefa entre outras que j foram inseridas, voc pode utiliza o
comando INSERT + NEW TASK, ou pressione o boto INSERT/INS:
1. Toda vez que o Project inseri uma nova tarefa entre uma sequncia de tarefas j existentes, a
tarefa inserida acima da tarefa selecionada, ento, posicione seu cursor na posio desejada.
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Guia PREDECESSORS:
Depois de decidir a ordem das suas tarefas, voc estar pronto para coloc-las em seqncia
vinculando tarefas relacionadas. Por exemplo, algumas tarefas podem precisar ser terminadas
antes de uma tarefa Sucessora ( uma tarefa no pode ser iniciada ou terminada at que outra tarefa comece
ou termine). Outras podem depender da data de inicio de uma tarefa Predecessora ( uma tarefa que
deve iniciar ou terminar antes que outra tarefa inicie ou termine).
Guia RECURSOS:
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Guia ADVANCED:
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8. Start No Later than - No Iniciar Depois De: Agenda a tarefa para que ela
inicie em uma data especfica ou antes dessa data. Use essa restrio
para se certificar de que uma tarefa no iniciar aps uma data especfica.
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3. Efetue todas as alteraes desejadas, lembrando que as alteraes efetuadas, surtiram efeito
em todas as tarefas selecionadas.
4. Pressione o boto OK.
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Etapa
Uma etapa simplesmente uma tarefa sem nenhuma durao (zero dia) que voc usa para
identificar eventos significativos na sua agenda, tal como a concluso de uma fase importante.
Quando voc insere uma durao de zero dia para uma tarefa, o Microsoft Project exibe o smbolo
de etapa no grfico de Gant no incio desse dia.
Durao Zero
Representao da Etapa
Mover Tarefas
1. Selecione a linha inteira da tarefa que deseja mover, para isso, d um clique sobre o nmero
da linha da tarefa.
2. Selecione o comando EDIT e a opo CUT, ou simplesmente o cone
3. Selecione uma clula na linha de tarefa, acima da qual a tarefa movida deve ser inserida.
4. Selecione o comando EDIT e a opo PASTE, ou simplesmente o cone
Atalho:
Arraste com o mouse, o nmero da tarefa que deseja mover. Um indicador cinza informar onde a
tarefa ser inserida quando o boto do mouse for solto.
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Copiar Tarefas
1. Selecione a linha inteira da tarefa que deseja copiar, para isso, d um clique sobre o nmero
da linha da tarefa.
2. Selecione o comando EDIT e a opo COPY, ou simplesmente o cone
3. Selecione uma clula na linha de tarefa, acima da qual a tarefa copiada deve ser inserida.
4. Selecione o comando EDIT e a opo PASTE, ou simplesmente o cone
Atalho:
Arraste com o mouse e com a tecla CTRL pressionada, o nmero da tarefa que deseja mover. Um
indicador cinza informar onde a tarefa copiada ser inserida quando o boto do mouse for solto.
Remover Tarefas
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Onde:
Task Name..............................Insira a descrio da tarefa.
Duration ..................................Determine a durao da tarefa.
Recurrence Pattern.................Determine quando a tarefa ocorre: Diariamente, Semanalmente,
Mensalmente e Anualmente e tipo de repetio.
Range of recurrence ...............Defini o Incio da ocorrncia, e Quantas Vezes devem se repetir
OU At Quando deve se repetir.
Calendrio for scheduling .......Defini qual calendrio deve ser aplicado.
This task
3. Selecione as opes desejas e pressione o boto OK.
Ao criar uma tarefa recorrente, o Project cria uma Tarefa Sumrio, que agrupa todas as tarefas
recorrentes:
Tarefa Recorrente
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Importante:
Se voc alterar uma das subtarefas manualmente, ao utilizar os comandos acima, a subtarefa
alterada manualmente no sofrer a ao, pois se considera diferente das demais.
Para que essa subtarefa volte a alterar-se automaticamente, voc deve modificar suas
informaes manualmente, para que fique igual as demais subtarefas.
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OU, clique duplamente sobre a divisria, que a coluna se ajusta automaticamente ao tamanho
necessrio para apresentar todas as informaes da coluna.
2. Utilizando caixa de dilogo:
Clique duplamente sobre o cabealho da coluna que deseja alterar. A seguinte caixa de dilogo
apresentada:
Onde:
Field Name ........ Define a informao que apresentada na coluna ativa.
Title .................... Informa o ttulo da coluna, sendo que esse ttulo pode ser alterado.
Align Title ........... Define o alinhamento do ttulo desta coluna
Align Data .......... Define o alinhamento das informaes desta coluna
Width ................. Permite que voc entre a largura desejada para a coluna, sendo que esse
valor medido em quantidade de caracteres.
Header Text ...... Esse boto assusta automaticamente a largura da coluna para o tamanho
necessrio para apresentar a maior entrada existente na coluna.
Pressione o boto OK.
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Relacionamento
Quando voc cria uma lista de tarefas para desenvolver um projeto, voc ir perceber que todas
as tarefas iniciam-se na mesma data, que seria a data de incio do projeto.
S que muitas tarefas no podem ocorrer, se a anterior no estiver concluda, ou seja, existe um
relacionamento entre as tarefas, e isso que precisamos determinar.
Tipos de Relacionamento
Tipo de
Relacionamento
Finish-to-Start (FS)
Descrio
A tarefa s comea quando a predecessora
termina.
Start-to-Start (SS)
Finish-to-Finish (FF)
Start-to-Finish (SF)
MS Project 2007
Apresentao no
Grfico de Gant
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Desvincular Tarefas
1. Selecione as tarefas que deseja desvincular.
2. Selecione o comando EDIT e o item UNLINK TASKS, ou o cone
Atalho: Delete o nmero que se encontra na coluna Predecessoras, lembrando que para deletar
uma nica informao da sua tarefa, deve usar CTRL + DEL.
Alterar Relacionamentos
1. Selecione a tarefa que deseja modificar.
2. Selecione o comando PROJECT e o item TASK INFORMATION, ou clique duplamente sobre a
tarefa. A caixa de dilogo apresentada:
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Depois de ter colocado as tarefas em seqncia vinculando-as, voc pode sobrepor ou atras-las,
atravs do tempo de retardo ou tempo de avano
Pintar a Casa
Dica
Voc pode adicionar rapidamente um tempo de avano ou de retardo a uma tarefa
sucessora clicando duas vezes na linha de vnculo no grfico de Gant e, em seguida, digitando o
valor do tempo de avano ou de retardo na caixa de dilogo Dependncia entre tarefas.
MS Project 2007
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Perceba que as tarefas selecionadas foram rebaixadas, e a tarefa que as antecedia, transformouse na Tarefa de Resumo, sendo assim, as tarefas rebaixadas tornaram-se subordinadas a essa
Tarefa de Resumo.
A Tarefa de Resumo agora possui durao igual ao total de suas tarefas subordinadas, como
tambm representada diferente no Grfico de Gant.
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, OU o comando
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WBS
Estrutura de Trabalho)
O WBS a numerao que representa os nveis de rebaixamento das tarefas de seu projeto.
um campo armazenado pelo Project, que pode ser exibido sempre que solicitado.
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4. Com o campo FIELD NAME selecionado, clique a seta que apresentada no campo, para
visualizar todos os campos disponveis.
5. Selecione o campo WBS. Automaticamente o WBS substitui o ID.
6. Selecione o boto OK.
7. Selecione o boto APLLY.
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Resource - Recursos
Os recursos so os equipamentos e pessoas necessrias para completar tarefas. O Project
armazena informaes sobre cada recurso com o objetivo de acompanhar as horas, custos e o
efeito que cada recurso tem sobre o projeto.
Caso as informaes sobre os recursos no sejam acompanhadas posteriormente, no
essencial inseri-las no projeto. No entanto, informaes de recursos detalhados oferecem
relatrios com mais detalhes sobre todos os fatores envolvidos.
, que se
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Atribuindo Recursos
Existem vrias maneiras de se atribuir recursos, vejamos algumas:
Utilizando a Barra de Entrada no Modo Grfico de Gant.
1. Posicione o cursor no campo NOMES DE RECURSOS da tarefa a qual deseja atribuir um
recurso.
2. D um clique na seta que aparece direita do campo, para que ela apresente a listagem de
Recursos disponveis.
3. Selecione o recurso desejado, ele ser automaticamente transcrito na posio onde est
seu cursor.
Dica: Se desejar adicionar mais que um recurso a uma mesma tarefa, separe-as com pontovrgula.
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Substituindo Recursos
1. Selecione o comando ou o cone
ASSIGN RESOURCES.
2. Selecione a tarefa que possui o recurso que deve ser substitudo.
3. Selecione o recurso que deseja substituir.
Removendo Recursos
1.
2.
3.
4.
OU,
Delete a definio do recurso da coluna RESOURCE NAMES, que se encontra na PLANILHA DE
TAREFAS.
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Tarefa Crtica
Para o Project, uma Tarefa Crtica aquela que, se atrasada, compromete o trmino do projeto.
Essa definio baseada na MARGEM DE ATRASO da tarefa, que gerada atravs dos
relacionamentos da tarefa.
O Project possui duas definies:
MARGEM DE ATRASO PERMITIDA: Quantidade de tempo que uma determinada tarefa pode
demorar, sem atrasar a tarefa seguinte.
MARGEM DE ATRASO TOTAL: Quantidade de tempo que a tarefa pode atrasar, sem
prejudicar o fim do projeto.
No exemplo acima, a primeira tarefa possui uma margem de atraso permitida de 2 dias, devido ao
relacionamento das duas tarefas seguintes, que precisam terminar juntas.
As duas tarefas seguintes no apresentam nenhuma margem de atraso, por isso so
consideradas CRTICAS.
Para o Project, crtica a tarefa que possui MARGEM DE ATRASO PERMITIDA menor ou igual a
0 (zero). Esse argumento pode ser alterado atravs do comando TOOLS + OPTIONS, na guia
CALCULATION:
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Table - Tabelas
A quantidade de campos de dados disponvel em cada tarefa e recurso muito grande para que
seja exibido simultaneamente, apesar de que seria mais til ver tudo na mesma tela. O Project
permite que os usurios decidam quais os campos eles desejam utilizar no momento.
Cada conjunto de campos chamado de TABELAS (Tabela), e so fornecidas 15 tabelas
definidas, estando por padro, 9 delas relacionadas no menu TABELAS. Alm disso, os usurios
podem criar sua prpria definio de tabela personalizada, incluindo opes de formatao.
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Modelo GLOBAL.MPT
As tabelas alteradas e as novas tabelas criadas so mantidas apenas no arquivo em questo, e
essa regra prevalece para as visualizaes e relatrios.
Mas, se for do interesse do usurio, essas alteraes podem ser armazenadas no padro do
Project, disponibilizando assim as alteraes para todos os arquivos.
1. Selecione o comando VIEW e o item TABLE.
2. No submenu selecione MORE TABLE. A seguinte caixa de dilogo apresentada:
4. Na guia TABLES, no lado direito da tela, temos todas tabelas alteradas e novas existentes no
arquivo ativo.
5. Selecione a tabela que deseja disponibilizar para todos os arquivos.
6. Selecione o boto COPY.
Pronto!! O GLOBAL.MPT, arquivo de padres do Project, j possui sua tabela personalizada, que
agora poder ser acessada de qualquer arquivo.
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Calendar - Calendrio
1. Selecione o modo Calendrio.
2. Pressione o boto direito do mouse em qualquer data do Calendrio. O menu de atalho
apresentado, mostrando todas as opes de configurao deste modo:
Onde:
MS Project 2007
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MS Project 2007
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GridLines .................. Linhas de Grade - Especifica as linhas de grade que separam os dias e
semanas do calendrio.
Text Style.................. Estilos de TextoDefine o formato de caracteres para o texto que surge no
calendrio.
Bar Style ................... Estilos de BarraDefine o formato da barra e a posio do texto para os
diferentes tipos de tarefas.
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Grfico de Gant
1. Selecione o modo Grfico de Gant.
2. Pressione o boto direito do mouse em qualquer localidade do grfico. O menu de atalho
apresentado, mostrando todas as opes de configurao deste modo:
Onde:
Gridlines........................ Linhas de Grade - Especifica o estilo de linha de cada linha de grade.
Bar Style ....................... Estilos da Barra - Especifica o estilo de barra para cada tipo de barra.
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Wizard Gant Chart ...................... Utiliza o assistente para formatar a exibio do Gant.
Split / Remove Split..................... Dividir ou Remover Diviso - Alterna entre uma janela com um
nico painel ou uma combinao de janelas.
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Onde:
Box Styles .................... Estilos de Caixa - Define o formato das bordas e campos dentro de
cada caixa (n).
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OU
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Split/Remove Split.............. Alterna entre uma nica janela e uma combinao de janelas no
Formulrio de Tarefas exibido no painel inferior.
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Filtros
Um projeto pode conter vrias pginas com detalhes, dificultando por vezes a localizao precisa
de uma informao especfica. O Project oferece um sistema de filtros que serve para selecionar e
exibir grupos de tarefas de acordo com o critrio determinado pelo usurio.
O Project contm vrios para os modos de tarefas e de recursos, Alm disso, oferece ao usurio a
capacidade de determinar suas prprias definies personalizadas.
OU
Selecione o item MORE FILTERS, para obter a lista completa de filtros disponveis:
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OU
Ative o item AUTOFILTER, que exibe uma seta direita de cada campo, para filtragem rpida,
baseada nas informaes existentes nos campos.
Atalho:
Utilize o atalho
do filtro.
OU
Selecione o item MORE FILTERS, para obter a lista completa de filtros disponveis.
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Criar Filtros
O Project tambm permite que voc crie um filtro personalizado, com as condies que lhe for
conveniente.
1. Selecione o comando PROJECT e o item FILTERED FOR.
2. No submenu, selecione MORE FILTERS.
3. Na caixa de dilogo MORE FILTERSos, selecione o boto NEW. A seguinte caixa de dilogo
apresentada:
Onde:
Name ..................... Defini o nome do filtro que est sendo criado.
Show in Menu ........ Se ativo, determina que o filtro em questo, ser apresentado no submenu
do comando FILTRAR PARA do menu PROJETO.
Filter ....................... Cut Row........... Recorta uma linha de condies do filtro.
Copy Row ........ Copia uma linha de condies j existente.
Paste Row ....... Cola uma linha de condies, anteriormente copiada ou
recortada.
Insert Row ....... Insere uma linha em branco, para definio de uma
condio.
Delete Row
Deleta uma linha de condies.
rea de Dados ....... Nesta caixa onde podemos ver os campos E/OU, FIELD NAME, TEST,
VALUE(S) e, executamos o processo de entrada de condies do nosso
filtro. Clique sobre o campo que deseja alterar, e utilize a seta direita do
campo:
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Use os tipos de tarefas para tornar a programao mais exata e para obter as informaes
necessrias. Para escolher o tipo de tarefa correto, determine as informaes fixas da tarefa. Por
exemplo, se voc encaminhasse uma proposta para uma anlise de 5 dias, independentemente
da quantidade de analisadores, crie uma tarefa de durao fixa. Deixe o Project calcular as
informaes necessrias tarefa. Por exemplo, vamos supor que "Pintar as paredes" seja uma
tarefa de 5 dias, de durao fixa, com trs recursos atribudos, mas voc precisa remover um
deles. Quando voc remover o recurso, o Project recalcular as unidades dos recursos restantes
e mostrar o perodo extraordinrio em que eles precisaro trabalhar para pintar as paredes em 5
dias.
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Gerenciamento de Recursos
Aps atribuir recursos s suas tarefas, verifique se h recursos sobrecarregados ou livres na sua
agenda. Se alguns recursos estiverem superalocados, veja se a adio de mais recursos a uma
tarefa atribuda ou a reatribuio de uma tarefa fornecer o resultado desejado.
Caso nenhum outro recurso esteja disponvel para ajud-lo, voc poder alterar as horas e dias
de trabalho especficos quando os recursos estiverem disponveis para o trabalho.
Se voc no conseguir solucionar os problemas de superalocao alterando as atribuies de
recursos, poder atrasar as tarefas atribudas a um recurso sobrecarregado at uma abertura
posterior na agenda, ou simplesmente reduzir a quantidade de trabalho das tarefas.
Para cada recurso, exibido o total de horas que o recurso estar trabalhando, o total de horas
que o recurso estar trabalhando em cada tarefa e as horas trabalhadas por perodo de tempo
na escala de tempo. Os recursos superalocados so realados.
Os recursos ainda sem tarefas atribudas no tm tarefas listadas abaixo de seus nomes.
As tarefas sem recursos atribudos localizam-se em No atribudo no campo Nome do recurso.
Dicas: Voc pode ver o quanto do trabalho de um recurso ser alocado a tarefas em particular e
por perodo de tempo. No menu FORMAT, clique em DETAIL STYLE. Na lista Campos
disponveis, clique em PERCENT ALLOCATION e, em seguida, clique em SHOW.
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Obs: Voc tambm pode alterar o valor de trabalho total de uma atribuio de recurso inserindo
um novo valor no campo Trabalho.
Dica: Voc tambm pode usar o modo Resource Usage - Uso do recurso para ver e editar os
valores de trabalho das tarefas agrupadas embaixo dos recursos aos quais esto atribudos. Na
Barra de modos, role e clique em Resource Usage - Uso do recurso .
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A margem de atraso em uma tarefa aparece graficamente como barras de margem de atraso
finas adjacentes s barras de Gant normais.
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Para garantir que as tarefas sucessoras no sejam afetadas, no insira mais retardo do que a
quantidade de margem de atraso permitida para tal tarefa.
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Dica: Se um grupo de recursos tiver os mesmos dias de folga e horas de trabalho especiais,
voc pode criar um novo calendrio base para eles. Clique em NOVO e digite um nome para o
novo calendrio base. Clique em CRIAR NOVO CALENDRIO BASE para comear com um
calendrio padro. Ou, para base-lo em um calendrio existente, clique EM FAZER UMA CPIA
DE e, em seguida, clique no nome do calendrio na caixa Calendrio. Clique em OK e, em
seguida, modifique os dias e as horas no calendrio. Clique em PLANILHA DE RECURSOS e
selecione o novo calendrio base no campo CALENDRIO base para cada recurso ao qual
deseja atribu-lo.
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Onde:
Set Baseline.....................Salva a data de incio e fim do projeto, nas variveis INCIO e FIM.
Set nterim plan................Copia as variveis INCIO e FIM para as variveis auxiliares que
variam de INCIO1/TRMINO1 at INCIO5/TRMINO5.
For....................................Informa se a data de incio e fim que est sendo armazenada, leva
em considerao o ENTIRE PROJECT - PROJETO INTEIRO ou
SELECTED TASKS- TAREFAS SELECIONADAS.
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A sequncia de barras da linha de base s alterada quando voc salvar novamente a linha de
base.
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Atualizar Tarefas
1. Selecione a tarefa ou tarefas que deseja atualizar.
2. Selecione o comando TOOLS e o item TRACKING.
3. No submenu selecione UPTADE TASKS.
Onde:
Name ..................... Apresenta a descrio da Tarefa
Duration ................. Define a durao da tarefa.
% Complete ........... Permite a entrada do percentual que representa quanto da tarefa j foi
executado.
Actual Dur .............. Se voc digitou a % CONCLUDA, o Project j calcula o valor que esse
percentual representa sobre a DURAO. E vice-versa, se voc digitar a
DURAO REAL o Project j calcula a %. CONCLUDA
Remaining Dur ....... O Project calcula automaticamente, baseando-se na DURAO menos a
DURAO REAL.
Actual ..................... Define a data real de incio e fim do projeto. Se voc no entrar essa
informao, o Project assume que a tarefa comeou e terminou na data
programada.
Current ................... Apresenta a data de incio e fim do projeto, que foram determinadas
inicialmente.
Notes...................... Permite a entrada de notas na tarefa.
4. Selecione as opes desejadas e pressione OK.
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Atualizar o Projeto
1. Selecione o comando TOOLS e o item TACKING.
2. No submenu selecione UPDATE PROJECT.
Onde:
Update work as complete throught: ............ Atualizar trabalho como concludo at - Determina
at que data as tarefas devem ser atualizadas.
Set 0% - 100% complete........................ Definir 0% a 100% concludo - Atualizar as tarefas
entre 0 e 100%.
Set 0% ot 100% complete only .............. Atualizar as tarefas com 0 % ou com 100%.
Reschedule uncompleted work start after... Reagendar Trabalho no concludo para iniciar
aps _______.
For............................................................... Determina o que ser atualizado: ENTIRE
PROJECT - PROJETO INTEIRO ou SELECTED
TASKS - TAREFAS SELECIONADAS
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Compartilhar Recursos
Atravs do comando de compartilhamento de recursos, um projeto pode aproveitar os recursos j
cadastrados em outro arquivo, no perdendo o controle de sobrecarga, ou seja, se voc alocou
um recurso no projeto X para uma determinada data, e alocou o mesmo recurso em outro projeto,
utilizando o recurso de compartilhamento, na mesma data, o Project informar SOBRECARGA
desse recurso.
1. Abra o arquivo que possui os recursos que voc deseja compartilhar.
2. Abra o arquivo que vai se utilizar dos recursos compartilhados.
3. Posicionada no arquivo que vai utilizar os recursos compartilhados, selecione o comando
TOOLS e o item RESOURCE SHARING.
4. No submenu selecione SHARE RESOURCES:
Onde:
Use own resources ................... Usar recursos prprios - Defini que o arquivo deve usar seus
prprios recursos.
Use resources........................... Usar recursos de - Defini que o arquivo ir usar recursos do
arquivo _____
On conflict with canlendar or resource information
Em caso de conflito com informaes sobre recursos ou calendrio
Pool Takes precedence - O conjunto tem prioridade
Sharer takes precedence - O participante do compartilhamento tem prioridade.
5. Selecione as opes desejadas e pressione OK.
Caso haja sobrecarga dos recursos, voc poder visualiz-los na seguinte tela:
Comando VIEW + RESOURCE USAGE
Abrir painel auxiliar (duplo clique no canto inferior direito).
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Relatrios
O Project possui vrios relatrios definidos, que oferecem informaes em 6 reas gerais: Viso
Geral, Atividades Atuais, Custos, Atribuies, Carga de Trabalho, e uma opo Personalizado,
onde o usurio pode criar seu prprio formato de relatrio.
Relatrio
Descrio
Overview - Viso
Geral
Costs - Custos
Assignments Atribuies
Workload - Carga Este relatrio mostra a utilizao das tarefas e informaes sobre o uso dos
de Trabalho
recursos.
Custom Personalizadas
Selecionando Relatrios
1. Selecione o comando REPORT, opo REPORTS.
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4. Pressione:
PAGE SETUP .................... para efetuar configuraes de impresso
PRINT ................................ para imprimir o relatrio
CLOSE............................... para fechar a visualizao e retornar para o projeto.
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3. Selecione o relatrio que deseja alterar e pressione o boto EDIT. A caixa de dilogo com as
guias de configuraes apresentada:
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MS Project 2007
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Impresso
A impresso das informaes do Project, feita atravs dos relatrios ou da visualizao do
primeiro painel.
Cada visualizao possui uma determinada tela de configuraes, por isso, vamos nos basear na
visualizao mais utilizada: Grfico de Gant.
Configuraes de Impresso
1. Selecione a visualizao que deseja imprimir.
2. Selecione o comando FILE e o item PAGE SETUP. A caixa de dilogo PAGE SETUP
CHART apresentada, contendo vrias guias de configurao:
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GANTT
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Visualizando a Impresso
1. Selecione o comando FILE e o item PRINT PREVIEW, ou o cone
Onde Temos:
cones para acessar as outras folhas de visualizao.
Lupa: Ativa mais zoom ou menos zoom.
nica Folha: Exibe apenas uma folha por vez.
Mltiplas Folhas: Exibe todas as folhas que sero impressas.
Configurar Pgina acessa a tela de configuraes de impresso.
Imprimir
Acessa a tela de impresso.
Fechar
Fecha a visualizao sem imprimir.
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Imprimindo
1. Selecione o comando FILE e o item PRINT. A caixa de dilogo de opes de impresso
apresentada:
Onde:
Print Range ........................................ Determina as pginas que sero impressas.
Timescale........................................... Determina o intervalo de tempo que ser impresso.
Print left column og pages only .......... Se ativo, esse item determina que apenas a primeira
coluna esquerda, da tabela de dados, ser impressa.
Copies................................................ Determina a quantidade de copias que sero impressas.
Manual Page breaks .......................... Se ativo, configura que as quebras de pginas manuais
devem ser respeitadas na impresso.
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