MANUAL

EMPRESARIAL DA
CONTABILIDADE

1 A Contabilidade
1.1 Objetivo deste Manual
O Objetivo deste manual de orientar os executivos, pequenos e mdios empresrios
de como realizada a contabilidade em suas empresas, assim informando-o de como
realizado os procedimentos, andamentos e finalizaes.
1.2 Competncias de cada Departamento
Identificamos a seguir os assuntos tratados e servios executados em cada
departamento:
_ Depto Pessoal:
Admisses, rescises, folhas de pagamentos, clculo e apurao de encargos
trabalhistas, obrigaes mensais e anuais como RAIS, Informe de Rendimentos e
demais assuntos previdencirios e trabalhistas.
_ Depto Fiscal:
Notas Fiscais (Entrada/Sada/Servios), apurao de impostos (federais, estaduais e
municipais), registro e apurao de livros e demais obrigaes mensais, trimestrais e
anuais do ICMS, IPI e ISS e demais tributos como Gia, Dctf, e Declan.
_ Departamento Contbil:
Balancetes, balanos, documentos contbeis, livros Dirio/Razo/Correo
Monetria/Declarao de Imposto de Renda Pessoa Jurdica e demais assuntos
contbeis.
_ Legalizaes:
Alteraes contratuais, abertura e cancelamento de Empresas, certides negativas e
fichas cadastrais.
_ Expedio:
Retirada e entrega de documentos aos clientes.
_ Recepo:
Atendimento das chamadas telefnicas e recebimento de fax em geral
_ Assessoria:
Orientao tributria, contbil, fiscal, trabalhista e jurdica, atendimento a cliente em
geral.
_ Consultoria:
Dvidas sobre preenchimento de notas, clculo de guias em atraso, informao sobre
vencimento de impostos e contribuies, dvidas sobre folha de pagamento, e
informaes de toda rotina operacional vinculada aos servios contratados com nossa
empresa.

2 DOCUMENTOS QUE DEVEM SER ENVIADOS NOSSA ORGANIZAO CONTBIL

Com a finalidade de orientar V.Sas, elaboramos alguns procedimentos dirigidos aos
documentos fiscais e contbeis, a fim de que possamos atend-los com maior rapidez
e cumprir os prazos legais.
2.1 Departamento Fiscal:
1. As notas fiscais de compras de mercadorias, matrias primas, ativo imobilizado, e as
de vendas e prestao de servios, devem ser ordenadas e enviadas ou sero retiradas
no incio de cada ms, para registro e/ou classificao e posterior contabilizao.
2. Os comprovantes de recolhimento dos impostos e taxas pagos devero ser enviados
no original ou por
xerox, na qual seja legvel a autenticao bancria, ou deve ser anotada a data de
pagamento.
2.2 Departamento Pessoal:
1. Rescises contratuais, recibos de frias, comprovantes e folhas de pagamento,
planilhas de comisses e variveis de salrios, documentos para registro de
empregados, etc., devem ser encaminhados sempre em tempo hbil para que se possa
proceder ao processamento das rotinas, conforme prazos mencionados no item 4
deste.
2.3 Departamento Contbil:
1. Extratos Bancrios: verificar a seqncia da movimentao da conta; na falta de
algum extrato solicitar imediatamente o perodo faltante, ou solicitar um extrato
mensal (pelo computador);
2. Depsito Bancrio: anexar cpia do comprovante da origem. Por exemplo,
recebimento de duplicata, anexar cpia desta;
3. Avisos de Cobrana: anexar cpias das duplicatas;
4. Enviar todos os avisos bancrios, tais como: despesas, transferncias, aplicaes,
dbitos, crditos, etc.;
5. Contratos de seguros, emprstimos, financiamentos, etc., enviar uma cpia do
contrato e do pagamento
das parcelas;
6. Despesas com conduo e correio: usar o vale despesas para cada item;
7. Despesas com refeies, gasolina, lcool, material de limpeza, brindes, conservao,
manuteno, e outras pequenas despesas somente podero ser contabilizadas quando
comprovadas com a nota fiscal do consumidor ou nota fiscal de servios;
8. Os recebimentos de duplicatas por caixa, anexar cpia da mesma ao depsito ou
anotar a data do recebimento no verso;
9. Ticket de mquinas registradoras (supermercados) notas de pedidos, notas de
controle interno, despesas particulares (scios) no devem ser enviadas, pois no
possuem valor contbil.
3- DOCUMENTOS LEGAIS
Os documentos legais de constituio da pessoa jurdica, que devem ser guardados em
pastas prprias, disposio da fiscalizao ou para utilizao no cumprimento de
obrigaes acessrias, so os seguintes:

3.1 Principais
3.1.1 Contrato Social, Ata de Fundao ou Estatuto Social;
3.1.2 - Alteraes Contratuais e Atas de Assemblias Gerais;
3.1.3 - DECA Declarao Cadastral Secretaria da Fazenda;
3.1.4 - Carto do CNPJ;
3.1.5 - Carto de Inscrio na Prefeitura;
3.1.6 - Matrcula no INSS;
3.2 Acessrios
3.2.1 Ficha de Cadastro Nacional de Empresas Junta Comercial;
3.2.2 - Ficha de Inscrio no CNPJ;
3.2.3 - Fichas de Alterao no CNPJ;
3.2.4 - Fichas de Alterao da DECA
3.2.5 - Ficha de Inscrio na Prefeitura Municipal;
3.2.6 - Guias de Alterao na Prefeitura;
3.2.7 - Inscrio em rgos de Fiscalizao Especficos;
3.2.8 - Termo de Opo pelo SIMPLES;
3.2.9 - Alvars de Funcionamento;
3.3. De Afixao Obrigatria
3.3.1 Legislao Federal
1 Tributria:
PLACA INDICATIVA DA OPO PELO SIMPLES
Obrigados ao cumprimento: empresas optantes do simples federal.
2 - Sade Pblica:
PLACA INDICATIVA DA PROIBIO DE VENDA DE CIGARROS PARA MENORES.
Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos que comerciam cigarros
3 Trabalhista:
a) DOCUMENTO COM AS NORMAS DE PROTEO AOS MENORES
Obrigados ao cumprimento: empregadores de menores.
b) ESCALA DE REVEZAMENTO
Obrigados ao cumprimento: empregadores que exijam trabalho nos dias destinados ao
repouso.
c) AVISO DE REEMBOLSO CRECHE
Obrigados ao cumprimento: empregadores que adotarem o sistema.
d) QUADRO DE HORRIO
Obrigados ao cumprimento: empregadores, exceto micro e pequenas empresas, que
no adotarem registros
manuais, mecnicos ou eletrnicos individualizados de controle de horrio.
e) SEGURANA DO TRABALHO

Avisos e placas referentes manuteno, armazenagem e manuseio de materiais;

materiais perigosos e insalubres; instalaes eltricas; interdio de uso; construo
civil; explosivos; localizao de extintores; carga mxima de equipamentos e caldeiras.
4 - Defesa do Consumidor
CONDIES DE VENDA PRAZO (preo vista; taxa de juros ao ms, quando refixada;
taxa de juros ao ms que ser acrescida ao ndice pactuado, quando ps-fixado; taxa
incidente de juros ao ano; multa de mora, que no poder exceder a 2%.
Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos comerciais e os prestadores de servios.
3.3.2 Legislao Estadual
1 - Tributria
CARTAZ SONEGAR CRIME
Obrigados ao cumprimento: os estabelecimentos obrigados a emitir nota-fiscal.
2 Defesa do Consumidor
CARTAZ COM TELEFONES E ENDEREOS DE RGOS (POLCIA CIVIL, PROCON,
DISQUEDENNCIA e IPEM)
Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos comerciais e de prestao de servios.
3 Fiscalizao Sanitria
CARTAZ DE INDICAO DO RGO SANITRIO DE FISCALIZAO
Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos comerciais de gneros alimentcios,
abertos presena do pblico, fiscalizados pela Secretaria de Estado da Sade,
diretamente ou por rgo delegado.
Observaes:
1. Os produtos expostos ao pblico na vitrine ou dentro do estabelecimento devem ter
seus preos obrigatoriamente afixados no prprio produto, de forma visvel ao
consumidor.
2 - Consulte nossa empresa sobre outras especificaes dos mencionados cartazes e
documentos que devem ser afixados.
3 - Consulte nossa empresa sobre os cartazes e outros documentos de afixao
obrigatria no mbito da legislao
municipal.
4 RECURSOS HUMANOS DEPARTAMENTO PESSOAL
4.1 - Cuidados Especiais
O cumprimento das obrigaes trabalhistas e do recolhimento dos encargos sociais
requer especial ateno, seja pela peculiar condio da relao entre a empresa e seus
empregados ou pela exigidade de prazos para a execuo das muitas rotinas
envolvidas, aliada s severas multas quando de sua no observncia.
Outra questo de enorme importncia quanto ao aspecto das vrias fontes da
legislao que norteiam a matria. Alm da prpria CLT e de vrios outros
Regulamentos especficos, sempre dever ser verificada a Conveno Coletiva de

Trabalho das categorias de empregados contratados pela empresa. Isto porque, no

mais das vezes, so assegurados direitos e vantagens, muitas vezes enormemente
variveis de uma para outra categoria de trabalhadores.
Evidentemente, por tudo isto, as consideraes aqui expressas no esgotam o assunto.
Sempre que surgirem dvidas, recomendamos entrar em contato com o nosso
departamento de pessoal. Abaixo listamos as ocorrncias e prazos mais comuns
dentro dessa rea de atividade:
4.2- Admisso de Funcionrios
A legislao estabelece prazo de 48 horas para que seja procedido ao registro do
funcionrio. Deve-se evitar, sempre que possvel, a contratao ou demisso no
perodo em que a folha de pagamento esteja sendo processada, ou seja, aps o dia 20
de cada ms.
4.2.1- Documentos Para a Admisso
CTPS - Carteira de Trabalho e da Previdncia Social (original)
Ficha de Admisso
Atestado do Exame Mdico Admissional
1 Foto 3X4
Cpia do Carto do Pis
Cpia da Cdula de Identidade (RG)
Cpia do Carto de Identificao do Contribuinte (CPF)
Cpia do Ttulo de Eleitor
Cpia da Carteira Nacional de Habilitao (CNH)- para os motoristas
Cpia do Certificado de Alistamento Militar ou Reservista
Cpia da Certido de Casamento
Cpia das Certides de Nascimento dos filhos e dependentes
Cpia do Carto da Criana dos filhos menores de 14 anos e
Relao de dependentes identificados pelo nome, grau de parentesco e idade.
Na Ficha de Admisso devero constar no mnimo os principais dados do funcionrio,
tais como: Nome, Endereo, Estado
Civil, Funo, Data da Admisso, Salrio (por ms, hora ou tarefa) e horrio de
trabalho.
As cpias de documentos fornecidas devero ser devolvidas ao empregado, aps sua
utilizao, no prazo mximo de 5
(cinco) dias, tendo em vista ser crime a reteno de documentos, ainda que sob a
forma de cpia (Lei 5553/68). A nica exceo quanto cpia do Carto da Criana,
que dever permanecer anexa Ficha de Salrio Famlia, para eventual prova junto
fiscalizao. A CTPS deve ser devolvida em, no mximo, 48 horas.
4.2.2 Contrato de Experincia
Quando da contratao, o procedimento indicado o de que o contrato de experincia
seja firmado por escrito. A sua falta torna o contrato por prazo indeterminado, com o
nus da necessidade de concesso do aviso-prvio para dispensa do empregado e da
multa de 50% do FGTS, se houver interesse na extino do contrato de trabalho.
O contrato de experincia pode ser prorrogado uma nica vez. O prazo mximo
considerado como experimental de noventa dias. O mais comum que se contrate

por quarenta e cinco dias, renovando-se o perodo de experincia por outro, de mais
quarenta e cinco dias.
Alerte-se que se no houver interesse na continuidade do funcionrio, o contrato de
experincia no pode superar a data limite, sob pena de passar a ser considerado um
contrato por prazo indeterminado, surgindo novamente a necessidade da concesso
de aviso-prvio e do pagamento da multa de 50% do FGTS para a resciso contratual.
4.3 Resciso do Contrato de Trabalho
4.3.1 - Aviso Prvio
O aviso prvio dever ser concedido pela parte que provoca a resciso do contrato de
trabalho e tem a durao de 30 dias.
Durante o aviso prvio, caso a resciso tenha sido promovida pelo empregador, o
horrio normal do empregado ser reduzido de duas horas dirias, podendo a reduo
ser convertida em ausncias de sete dias corridos. Se a resciso for promovida pelo
empregado e o mesmo no conceder o aviso prvio ao empregador, este poder
descontar os salrios correspondentes ao prazo respectivo.
O prazo para a quitao e homologao o primeiro dia til aps o trmino do aviso
prvio trabalhado. Caso o aviso prvio seja indenizado, o prazo passa a ser o dcimo
dia, contado a partir da data da dispensa. Nos casos de empregados com mais
de 1 ano de servio na empresa haver necessidade de homologao no sindicato da
categoria profissional do trabalhador ou no Ministrio do Trabalho, previamente
agendados.
4.3.2 Documentos Necessrios
-Empregados com menos de 1 ano:
Termo de Resciso de Contrato;
CTPS-Carteira de Trabalho e Previdncia Social;
Livro ou Ficha de Registro de Empregados;
Aviso Prvio;
CD-Comunicado de Dispensa Requerimento do Seguro-desemprego;
Extrato do FGTS (nos casos de dispensa pelo empregador);
Atestado Mdico Demissional.
-Empregados com mais de 1 ano:
Termo de Resciso de Contrato;
Cheque administrativo nominal ao ex-funcionrio no valor das verbas rescisrias; ou
dinheiro, no caso de
analfabeto; ou depsito bancrio.
CTPS-Carteira de Trabalho e Previdncia Social;
Livro ou Ficha de Registro de Empregados;
Comprovante de Aviso Prvio;
CD-Comunicado de Dispensa Requerimento do Seguro-desemprego;
Extrato do FGTS (nos casos de dispensa pelo empregador).
Atestado Mdico Demissional;
06 ltimas guias do FGTS GFIP;

 GRFP paga.
GRs das contribuies sindical, assistencial e confederativa do empregado
referentes ao exerccio;
Carta de Preposto.
4.3.3 Cuidados Especiais na Dispensa
Convm lembrar que nos casos em que a resciso de contrato se opere nos trinta dias
que antecedem a data-base da
categoria, a lei estabelece uma indenizao adicional correspondente ao valor de um
ms do salrio do empregado.
Da mesma forma, necessrio sempre consultar a Conveno Coletiva aplicvel, tendo
em vista direitos especiais que
podem ser assegurados, tais como situaes especiais de estabilidade (funcionrio em
fase de alistamento, com determinada
idade e/ou tempo de servio, gestantes, etc.).
4.4 Frias
4.4.1 Frias Normais e Coletivas
A cada perodo de 12 meses o trabalhador tem direito ao gozo de 30 dias de frias,
sem prejuzo de sua remunerao. A Constituio de 1988 assegura o pagamento de
1/3 a mais do que o salrio normal, a ttulo de frias. Alm disso, o
empregado pode, ainda, converter 1/3 de suas frias em abono pecunirio.
4.4.2 Concesso
A poca da concesso das frias a de melhor convenincia para o empregador.
Contudo, se vencidos 2 perodos de aquisio, o empregado faz jus ao recebimento do
primeiro perodo em dobro.
Somente em casos excepcionais e para os maiores de 18 anos e menores de 50 anos
de idade, as frias podero ser concedidas em 2 perodos, um dos quais no poder
ser inferior a 10 dias corridos. O empregado estudante, com menos de dezoito anos,
ter direito a frias coincidentes com as frias escolares.
4.4.3 Frias Coletivas
Podero ser concedidas frias coletivas a todos os empregados, a um setor ou a um
estabelecimento especfico da empresa.
Neste caso, dever ser feita comunicao com no mnimo 15 dias de antecedncia ao
Ministrio do Trabalho e aos
sindicatos que representem os empregados, alm da afixao de avisos nos locais de
trabalho.
4.4.4 Comunicao e Anotao
As frias devero ser comunicadas por escrito ao empregado com antecedncia
mnima de trinta dias. A concesso das
frias deve ser anotada na CTPS do empregado, antes que este entre em gozo das
mesmas.

4.4.5 Perda do Direito

No ter direito a frias o empregado que no curso do perodo aquisitivo permanecer
em licena remunerada por mais de 30
dias ou tiver sido afastado pela Previdncia Social por mais de 6 meses, ainda que
descontnuos.
No pode ser procedido desconto de faltas a ttulo de frias. Contudo, haver reduo
do perodo de gozo, sempre que o
funcionrio tiver mais de 5 faltas injustificadas durante o perodo aquisitivo.
4.4.6 Pagamento
O pagamento das frias dever ser efetuado at 2 dias antes do incio do respectivo
perodo.
4.5 - Horrio de Trabalho
4.5.1 Durao
A durao normal da jornada de trabalho no dever ser superior a 8 horas dirias, se
no fixado outro limite inferior no
contrato de trabalho, salvo se houver acordo para prorrogao ou compensao.
4.5.2 Trabalho Noturno
O trabalho entre as 22 horas de um dia e as cinco horas do dia seguinte considerado
trabalho noturno. A hora do trabalho
noturno computada com 52 minutos e 30 segundos. A hora noturna remunerada
com adicional de 20% sobre a hora
normal.
4.5.3 Trabalho aos Domingos
O trabalho aos domingos, exceto algumas atividades especficas, requer autorizao
prvia dos rgos do Ministrio do
Trabalho e o cumprimento das demais posturas da legislao local. A remunerao das
horas trabalhadas aos domingos
no mnimo 100% superior s horas normais.
4.5.4 Horas Extras
A jornada poder ser aumentada em at 2 horas por dia, mediante acordo escrito,
individual ou coletivo. Neste caso, a
remunerao mnima das horas extras 50% superior da hora normal. Contudo,
muitas das convenes coletivas tm
fixado este percentual em patamares superiores.
4.5.5 Controle de Ponto
As empresas com mais de 10 empregados devero manter controle de freqncia
atravs de livro ou registro de ponto, que
demonstre a hora de entrada e sada dos funcionrios. Dever ainda conter prassinalado o horrio de almoo e portar a

assinatura do empregado. Lembramos que h Convenes Coletivas que exigem a

anotao do ponto para qualquer nmero
de empregados, o que, alis, um procedimento recomendvel.
4.5.6 - Intervalo para repouso e alimentao
Sempre que a jornada de trabalho for superior a 6 horas contnuas dever ser
concedido um intervalo mnimo de 1 hora para
repouso e alimentao. Este intervalo no computado na durao do trabalho e no
dever ser superior a 2 horas, exceto se
houver acordo escrito que traga a previso dessa possibilidade. Nas jornadas
superiores a 4 horas e inferiores a seis, dever
ser observado intervalo mnimo de 15 minutos. H, ainda, situaes especiais de
intervalo, como no caso dos digitadores e
de atividades consideradas insalubres e/ou perigosas.
4.5.7 - Intervalo entre jornadas
O intervalo entre as jornadas de trabalho no pode ser inferior a 11 horas.
4.5.8 Trabalho da Mulher e do Menor e Categorias Diferenciadas
Embora a Constituio Federal estabelea que homens e mulheres so iguais em
direitos e deveres, pela prpria diferena
natural existente, a legislao estabelece intervalos peculiares ao trabalho da mulher,
como, por exemplo, o perodo para
amamentao. Da mesma forma, o trabalhador menor, sobretudo o estudante, tem
direitos especiais assegurados, tanto pela
CLT, quanto por acordos e convenes coletivas. Igualmente, as chamadas categorias
diferenciadas (telefonistas,
ascensoristas, etc.) contam com intervalos e jornadas especficas, at pelas condies
prprias de determinadas atividades e
tarefas.
4.6 Remunerao
4.6.1 Pagamento dos salrios
A periodicidade do pagamento de salrios no pode ser superior a 1 ms, devendo ser
efetuado at o 5 dia til do ms subseqente ao vencido.
4.6.2 Adiantamento Salarial
A quase totalidade das convenes coletivas e os prprios usos e costumes do
mercado determinam a concesso de adiantamento salarial, cuja data varia de
empresa para empresa e de acordo com a data em que efetuado o pagamento
mencionado no item 4.6.1.
4.6.3 Itens que integram os salrios
Alm do valor fixo estipulado, devero ser considerados para efeito de remunerao
tambm as comisses, percentagens, gratificaes, dirias para viagens quando
excedentes a 50% do salrio do empregado, e abonos.

4.6.4 Garantias
A lei estabelece a impossibilidade de reduo salarial. Da mesma forma, no pode
haver desigualdade de salrios entre dois funcionrios com diferena de tempo de
servio na mesma funo inferior a dois anos, que realizem trabalho com igual
produtividade e perfeio tcnica, na mesma localidade. o chamado paradigma.
4.6.5 Vale Transporte
O benefcio do vale-transporte consiste na antecipao e parte do custeio das
despesas realizadas pelos empregados para o deslocamento ao local de trabalho.
devido aos trabalhadores em geral. custeado pelo empregador na parcela que
excede a 6% do salrio do empregado. Sua aquisio deve ser comprovada atravs de
recibo emitido pelas empresas autorizadas venda deste.
4.6.6 Outras Vantagens e Benefcios
Se por liberalidade ditada pela poltica de RH da empresa, ou ainda por determinao
de acordo individual ou acordo ou conveno coletiva forem concedidos benefcios in
natura, os mesmos no podem ser suprimidos, exceto pelo surgimento de fato novo
que justifique a supresso. Os exemplos mais usuais de benefcios e vantagens
adicionais so:
Ticket Refeio
Cesta Bsica
Assistncia Mdica
4.7 - 13 Salrio
4.7.1 Normas Gerais
A todo trabalhador assegurado o pagamento de uma gratificao at o dia 20 de
dezembro de cada ano. Trata-se do 13 Salrio. O dcimo terceiro salrio devido
razo de 1/12 da remunerao do ms de dezembro, por ms de servio, do ano
correspondente. Para este efeito, so considerados como ms completo as fraes
iguais ou superiores a quinze dias.
4.7.2- Antecipado por ocasio da concesso de frias
A primeira parcela do dcimo terceiro salrio poder ser paga por ocasio da
concesso das frias, sempre que o empregado assim o solicitar at 31 de janeiro do
ano a que se refere.
4.7.3 Prazo para Pagamento
Se a primeira parcela no for paga juntamente com a remunerao das frias, a
mesma dever ser quitada at o dia 30 de novembro do ano correspondente. O saldo,
ou seja, a segunda parcela dever ser paga at o dia 20 de dezembro do respectivo
ano.
4.8 - Obrigaes Legais em Geral
4.8.1 Livros que devem permanecer no local de trabalho

A legislao estabelece a obrigatoriedade do Livro de Inspeo do Trabalho que deve

ser mantido em cada um dos estabelecimentos que tenham empregados, para
verificao e eventuais anotaes dos autos de infrao e dos termos de ocorrncia.
Igualmente, o Livro ou Fichas de Registro de Empregados devero ser apresentados
fiscalizao, sempre que solicitados.
4.8.2 - Normas Regulamentadoras
Com o fim de criar regulamentos de Segurana , Higiene e Medicina do Trabalho,
foram institudas as NR Normas Regulamentadoras. As mesmas dispem sobre vrios
aspectos voltados a diminuir os riscos de insalubridade e periculosidade nos ambientes
de trabalho. Dentre os principais aspectos que as NR abordam, ressaltamos:
PCMSO Programa de Controle Mdico de Sade Ocupacional
PPRA Programa de Preveno de Riscos Ambientais
CIPA Comisso Interna de Preveno de Acidentes
EPI Equipamentos de Proteo Individual
4.8.3 Estojo de Primeiros Socorros
O empregador dever manter em cada um de seus estabelecimentos o material
necessrio prestao de primeiros socorros, de acordo com o risco da atividade. Este
material deve ser guardado em local adequado e aos cuidados de pessoa treinada para
esse fim.
4.9 Inscrio dos Scios ou Diretores na Previdncia Social
So segurados obrigatrios da previdncia social, na qualidade de contribuintes
individuais, as seguintes pessoas fsicas: diretor no empregado e o membro de
conselho de administrao na sociedade annima; todos os scios, nas sociedades em
nome coletivo e de capital e indstria; o scio gerente e o scio cotista que recebam
remunerao decorrente de seu trabalho na sociedade por cotas de responsabilidade
limitada, urbana ou rural.
Para tais segurados filiados at 28.11.99, a contribuio previdenciria ser
correspondente a 20% (vinte por cento) dos valores constantes de uma escala de
salrios-base, dividida em classes variveis entre R$ 200,00 e R$ 1.561,56 (04/2002),
cuja progresso decorre do tempo de contribuio em cada uma delas.
O contribuinte individual inscrito aps 28.11.99, dever contribuir obrigatoriamente
sobre o valor total da remunerao percebida decorrente do trabalho (pr-labore).
4.10 Penalidades
As multas por infrao legislao trabalhista e previdenciria podero variar entre
7,5657 e 7.565,6943 UFIR, dependendo da Infrao. Consulte sempre nossa
organizao contbil.
5 SERVIOS DE TERCEIROS
Toda e qualquer atividade empresarial pode utilizar-se de servios contratados de
terceiros, a saber:
5.1- Pessoas Fsicas

Pessoas Fsicas inscritas so aquelas que esto registradas como autnomas nas
Prefeituras Municipais, e junto ao INSS, e devem apresentar RPA (recibo de pagamento
a autnomos), Nota Fiscal de Servios ou Recibos.
Os cuidados na contratao desses profissionais so os seguintes:
_ Exigir, e se preciso emitir o competente RPA (recibo de pagamento a autnomo),
descrevendo adequadamente os servios prestados, todos os dados cadastrais do
prestador dos servios, incluindo RG, CPF, endereo completo, pois essas informaes
sero necessrias no eventual preenchimento da GFIP, DIRF, bem como ao
fornecimento do informe de rendimentos obrigatrios;
_ Descontar dos valores a serem pagos pela fonte, do Imposto de Renda Devido,
quando couber, de acordo com a tabela de incidncia desse tributo e exigir a
declarao de dependentes do Imposto de Renda para os casos que assim o exigirem;
_ O valor bruto dos servios prestados deve ser includo na base de clculo do INSS a
fim de garantir o recolhimento da quota previdenciria.
Alguns cuidados especiais e adicionais devem ainda ser considerados no tocante s
legislaes previdencirias e trabalhista:
A legislao trabalhista e previdenciria poder interpretar o pagamento com
habitualidade como sendo decorrente de vnculo empregatcio, se a relao
apresentar as caractersticas prprias para tanto, implicando em srios riscos de aes
trabalhistas ou autuaes administrativas, sendo necessrios cuidados especiais na
administrao desses casos.
5.2 Pessoas Jurdicas
A empresa que se utilizar da contratao de servios prestados por pessoas jurdicas
deve atentar para os seguintes detalhes:
_ Elaborao de contrato de prestao de servios, estabelecendo todas as condies
bsicas, a fim de assegurar as responsabilidades profissionais envolvidas, alm das
demais situaes;
_ Exigir a devida nota fiscal de servios ou documento hbil;
_ Exigir recibo de pagamento inclusive dos adiantamentos efetuados;
_ Verificar se a prestao de servio est sujeita reteno do Imposto de Renda na
Fonte, de 1,5 % pela lista das 40 atividades, bem como das atividades sujeitas a 1,0 % e
casos especiais de auto-reteno;
_ Verificar se a prestao de servio est sujeita reteno do INSS nos casos previstos
em lei, que de 11%, e em caso afirmativo descontar o valor desse imposto.
6 DOCUMENTOS REFERENTES MOVIMENTAO BANCRIA
Um bom controle da documentao que envolve as movimentaes e operaes
bancrias imprescindvel para a realizao de um bom trabalho de contabilidade,
uma vez que estas operaes representam a quase totalidade da movimentao
contbil e financeira das empresas.
Essas operaes so as seguintes:
Pagamentos;
Recebimentos;
Emprstimos Bancrios;
Descontos de Ttulos;
Cobrana Bancria;

 Leasing;
Despesas Bancrias;
Outras operaes.
6.1 - Pagamentos
Estas operaes compreendem todas as formas de efetuarmos pagamentos de
qualquer natureza, atravs da rede bancria, prtica absolutamente usual nos dias de
hoje, com alternativas que vo desde um cheque at procedimentos via Internet e os
chamados home banking.
Independente da forma adotada para os pagamentos bancrios que toda empresa
pratica, a mesma deve manter em seus arquivos cpia do documento de pagamento
(cpia de cheque, recibo eletrnico, etc..) anexando todos os comprovantes dos
pagamentos efetuados (duplicata, ttulo, depsito, guias de recolhimento de impostos
e contribuies, etc..).
6.2 - Recebimentos
Estas operaes compreendem todas as formas de recebermos valores de qualquer
natureza, incluindo depsitos de ttulos provenientes de vendas de bens e servios,
antecipaes de clientes e terceiros.
Os valores constantes dos extratos bancrios a esse ttulo devem ser documentados de
forma a permitir a clara identificao do valor recebido, da sua natureza, dos dados do
remetente, individualizado por documento (nota fiscal, fatura, duplicata, pedido, etc..).
Os depsitos bancrios devem ter indicao no seu verso ou em documento apartado,
de todas informaes necessrias ao seu bom controle.
Os demais crditos ocorridos na movimentao bancria (emprstimos,
adiantamentos, etc.) devem igualmente ser identificados e documentados pelo
departamento financeiro e os eventuais valores a identificar devem ser objeto de
controles internos que definam em curto espao de tempo como trat-los nos
registros financeiros e contbeis.
6.3 - Emprstimos Bancrios
Estas operaes compreendem todas as formas de emprstimos que podem ser
obtidos junto ao mercado financeiro.
O departamento financeiro deve documentar de maneira sumria as principais
caractersticas de cada contrato, a fim de dar cincia a todos os envolvidos, tais como:
Tipo e natureza do contrato;
Valor do emprstimo;
Prazos de vencimento;
Prazos de carncia;
Encargos (juros, spread, etc..);
Garantias;
Outras que julgar conveniente.
Esse resumo sumrio, anexado cpia do contrato deve ser encaminhado nossa
empresa para que tenhamos subsdios
adequados ao registro correto das operaes.
7 Despesas e Custos

Este tpico tem por objetivo esclarecer nossos clientes quanto a contabilizao das
despesas/custos, e como document-laperante a legislao fiscal.
7.1- As despesas/custos realizadas devero estar OBRIGATORIAMENTE relacionadas
com a atividade da empresa e devem ser comprovadas por meio de documentao
idnea, notas fiscais ou recibos, emitidas sempre em nome da empresa, com data do
evento, valor, discriminao dos itens ou servios e sua devida quitao. Ex: Nunca
deveremos lanar despesas de manuteno de veculos, se a empresa no possui
absolutamente nenhum veculo.
7.2- Observar que determinadas despesas/custos sofrem reteno pela fonte
pagadora de IRRF/INSS/ISS, devendo ser enviadas em tempo hbil nossa organizao
contbil para clculo dos mesmos. Ex: Recibo de aluguel, RPA recibo de pagamento a
autnomos, etc.
7.3- As empresas comerciais e industriais devero enviar cpias das contas de luz e
telefone nossa organizao contbil juntamente com as notas fiscais de compra e de
venda para aproveitamento do crdito fiscal de ICMS.
7.4- A legislao no aceita nota fiscal simplificada ou tquete de caixa como
documento comprobatrio de despesa. Somente o cupom emitido pelo ECF (emissor
de cupom fiscal) juntamente com as notas fiscais e recibos diversos so reconhecidos
pela legislao.
7.5- Se possvel, todas as despesas e custos devero ser pagas com cheque nominal.
7.6- Para empresas que mantm atividade externa na realizao de seus negcios ou
manuteno em seus clientes, permitido a elaborao de relatrio peridico de
despesas, contendo todas as atividades efetuadas naquele perodo (clientes visitados,
distncia em Km se for no mesmo municpio ou prximo, txi, refeies, gorjetas,
passagens areas quando utilizadas, etc), sempre com todos os comprovantes anexos.
7.7- Para despesas e custos de manuteno permanente e peridica, exigir contrato
das empresas que as realizam. Ex: Manuteno dos computadores, dos aparelhos de ar
condicionado, etc.
Observao:
Qualquer dvida que eventualmente aparea na apresentao dos documentos para
serem lanados em despesas/custos, etc., consulte sempre o nosso Depto. Contbil.
8. ESTOQUES
8.1 - Conceito
O estoque representado pelo conjunto de: matrias primas, produtos em fabricao,
produtos prontos, material de aplicao e material de embalagem, nas indstrias; e
pelas mercadorias nas empresas comerciais.

8.2 - Inventrio
Os produtos e mercadorias acima mencionados, bem como os mesmos itens em poder
de terceiros e os de terceiros em poder da empresa, existentes no fim do perodo
(anual ou trimestral, conforme o regime tributrio do contribuinte), devem ser
relacionados observando-se os seguintes itens: quantidade, unidade, discriminao,
preo unitrio e valor total.
Essa relao servir para a escriturao do Livro de Registro de Inventrio, obrigatrio
pela legislao federal e estadual, e necessrio para a apurao do resultado do
exerccio (lucro ou prejuzo).
Para a avaliao dos estoques, de matrias primas e mercadorias, regra geral, utiliza-se
o custo mdio ponderado, ou o PEPS (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair), porm
existem outros mtodos aceitos pela legislao, bem como outras formas de avaliao
praticadas em situaes especficas. Consulte nosso departamento contbil no caso de
dvida sobre o melhor mtodo.
A legislao do Estado do Rio de Janeiro concede prazo de 60 dias para a escriturao
do estoque no Livro de Registro de Inventrio, enquanto a legislao federal vaga
quando determina que o o inventrio ser escriturado no trmino do perodo. A falta
de escriturao do Livro de Registro de Inventrio e do livro de Controle da Produo e
do Estoque, sujeitam o contribuinte a multa elevada.
O inventrio fsico (contagem dos estoques existentes no fim do perodo) deve
coincidir com a apurao escritural (estoque inicial, mais compras no perodo, menos
vendas no mesmo perodo, igual a estoque final) e as possveis diferenas devem
ser justificadas sob pena de autuao pelo fisco. Alguns percentuais para perdas
(quebra de estoque) so aceitos pela legislao, variando em conformidade com o
produto ou mercadoria ou em razo de situaes especiais. Consulte nosso
departamento contbil para maiores esclarecimentos.
A destruio de produtos ou mercadorias inservveis (estragados, deteriorados,
obsoletos, etc.), deve ser comunicada antecipadamente Receita Federal, e os
impostos creditados por ocasio da compra, devero ser estornados.
As empresas construtoras que possuam material de construo a ser aplicado nas
obras no exerccio seguinte, bem como, os
imveis prontos e ainda no vendidos, devero tambm ser relacionados no Livro de
Registro de Inventrio, para fins de registro e apurao de resultado no fim do
exerccio.
Os bens que compe o imobilizado da empresa, tais como: maquinas, moveis, veculos,
etc., no precisam ser relacionados
no Livro de Registro de Inventrio.
9- COMPRAS, TRANSFERNCIAS E BENEFICIAMENTOS DE MERCADORIAS E
PRODUTOS.
As compras de matrias-primas, mercadorias e materiais secundrios iro gerar para
as empresas crditos tributrios passveis de compensao, de acordo com o tipo e
ramo de atividade.
As compras devero ser necessariamente lastreadas por notas fiscais contendo as
informaes previstas na legislao, tais como: tipo da operao, dados do adquirente,
condies de pagamento, descrio dos produtos e destaques dos impostos
incidentes, no esquecendo de anotar a data de recebimento da mercadoria.

 vedada a utilizao de alguns cupons fiscais, tquetes emitidos por caixas

registradores e notas fiscais simplificadas.
9.1 Escriturao dos Livros Fiscais
As notas fiscais de compras devero ser escrituradas em livros prprios. Para tanto fazse necessrio o envio peridico da primeira via, organizao contbil, sob protocolo
especial para esse fim, conforme o acordado no contrato de prestao de servios.
9.2 - Classificao
A melhor classificao de uma compra, sem sombra de dvida, realizada pelo prprio
comprador, pois este sabe para que e porque a fez. Assim sendo, recomenda-se a
utilizao de um carimbo prprio para este fim.
9.3 Controle Financeiro das Compras
Por determinao legal e para atender aos aspectos gerenciais, as compras devero
ser controladas separadamente em: vista e a prazo.
As compras vista devero ser acompanhadas da cpia do cheque utilizado para o
pagamento, se pagas por este meio ou com uma anotao da utilizao de dinheiro no
referido pagamento, e sempre vir acompanhadas da respectiva duplicata quitada,
recibo de pagamento ou utilizao de um carimbo prprio, esclarecendo quanto sua
quitao. Salientamos que a simples referncia de venda vista, no quita a nota
fiscal.
9.4 Transferncias e Remessas
Os recebimentos de mercadorias em transferncias de depsitos ou filiais, e os
recebimentos por remessas de ou para conserto ou industrializao, previstos na
legislao vigente devero receber uma orientao especial de nossa organizao
contbil.

9.5 Devolues de Compras

As devolues de compras devem receber um tratamento prprio, nos termos da
legislao fiscal, devendo receber uma orientao especial de nossa organizao
contbil.
10. IMOBILIZADO - AQUISIO E VENDA
10.1 - Conceito
Imobilizado o conjunto de bens e direitos que a empresa necessita para funcionar.
Exemplos de bens: imveis (terrenos, edifcios e construes), maquinas,
computadores, moveis, instalaes e ferramentas. Exemplos de direitos: marcas,
patentes e direito de uso.
10.2 - Aquisio
Na compra de bens e direitos exija o comprovante da aquisio (nota fiscal, escritura,
recibo, etc.).

O original ou uma cpia dever ser enviada a nossa organizao contbil para registro
fiscal e contbil. Se tiver qualquer dvida sobre o documento, consulte um dos nossos
scios.
Na compra de veculo de pessoa jurdica, tire uma cpia da nota fiscal, e na compra de
particular, tire uma cpia autenticada, frente e verso, do documento de transferncia
aps o reconhecimento da firma e antes de envia-lo para efetivar a transferncia.
Na aquisio de bens pelo valor residual ao trmino do arrendamento (leasing), exija,
tambm, a nota fiscal correspondente.
No se esquea que a nota fiscal comprovante de venda, no comprovante de
pagamento. Exija do vendedor o correspondente recibo ou duplicata quitada para sua
segurana.
Quando a compra for de valor significativo: imvel, veiculo, mquina, etc., consulte um
dos nossos scios sobre as implicaes legais e tributrias e sobre as diversas
modalidades de aquisio: a vista, a prazo, financiada, leasing, etc., antes de efetivar o
negcio.
Antes de iniciar a construo ou reforma de imvel, consulte-nos, pois alm de
diversas exigncias burocrticas h incidncia de tributos e contribuies (INSS, FGTS,
ISS etc.).
No caso de benfeitorias em imvel de terceiros (construo, reforma, ampliao),
consulte-nos sobre as implicaes relacionadas com esse tipo especial de imobilizao.
10.3 - Venda
Na venda de bens ou direitos, pode ocorrer lucro ou prejuzo.
Antes de concretizar uma venda consulte-nos sobre o valor do bem a ser vendido, pois
ele pode ter sofrido alteraes em razo de atualizaes e depreciaes.
Se houver lucro haver tributao em conformidade com o regime tributrio escolhido
pelo contribuinte.
Na venda de veculo emita nota fiscal ou, se estiver desobrigado, tire cpia do
documento de transferncia aps assin-lo e reconhecer a firma e antes de entreg-lo
ao comprador.
Toda venda dever estar amparada por documentao prpria, tal como: contrato ou
escritura para bens imveis, nota fiscal ou recibo para bens mveis e direitos, alm de
outros especficos para determinadas operaes.
No caso de bens sinistrados cuja indenizao for paga por companhia de seguro, enviar
original ou cpia do comprovante do valor recebido.
recomendado o arquivo em separado dos comprovantes de compras para o ativo
imobilizado.
11- Vendas e Circulao de Produtos e Mercadorias e Prestao de Servios
As vendas de produtos, mercadorias e servios iro gerar para as empresas, a
obrigao de pagamento de vrios impostos,
tais como IPI, ICMS, ISS, PIS E COFINS; e,
Se optante pela modalidade do lucro presumido, as vendas comporo a base de
clculo para a apurao do IRPJ (imposto de
renda da pessoa jurdica) e da CSLL (contribuio social sobre o lucro lquido); e,
Se optante pelo Simples, as ME ou EPP, pagaro esse imposto com base nas suas
vendas, o mesmo acontecendo para as

optantes do Regime Simplificado, com relao ao ICMS.

As notas fiscais devero ser emitidas em conformidade com a legislao vigente, em
modelos prprios, destacando-se
principalmente o tipo de operao, os dados do adquirente, as condies de
pagamento, os produtos comercializados e os
impostos incidentes na referida operao .
O cancelamento dos documentos fiscais merece tratamento especfico. Consulte o
nosso departamento fiscal. obrigatria a
guarda da via fixa da nota fiscal em ordem numrica seqencial.
Alertamos que o destaque do talonrio da nota fiscal dever ser efetuado no momento
da sada das mercadorias, sendo
necessrio a assinatura do recebedor no respectivo canhoto.
As vendas a prazo devero ser identificadas quanto a sua forma de recebimento, ou
seja, dinheiro, cheques, cheques prdatados,
cobrana bancria, carto de crdito, etc.
11.1 Escriturao dos Livros Fiscais
As notas fiscais, bem como os cupons fiscais devero ser escriturados em livros
prprios. Para tanto, faz-se necessrio o
envio peridico de uma via dos respectivos documentos ou resumo dirio dos
equipamentos prprios de cupons fiscais,
nossa organizao contbil, utilizando-se um protocolo especial para esse fim,
obedecendo a periodicidade estabelecida em
nosso Contrato de Prestao de Servios.
11.2 Prestadoras de Servios
Algumas atividades de servios devero destacar o Imposto de Renda/Pis-Cofins-Csll
e/ou o INSS a ser retido na fonte, nos seus documentos de venda de servios, nos
termos de legislaes especficas, consulte nosso departamento fiscal.
As empresas dispensadas da emisso da nota fiscal devero emitir o recibo ou
documento equivalente em pelo menos 2 vias enviando uma cpia para nossa
organizao contbil para o devido registro contbil .
11.3 - Transferncias e Remessas
As transferncias para depsitos ou filiais, bem como as remessas para
beneficiamento, conserto ou retorno de remessas recebidas anteriormente, ficam
obrigadas a situaes especficas, devendo ser consultada a organizao contbil,
sobre os aspectos tributrios e consideraes especiais.
11.4 Devolues de Vendas
A legislao prev condies e especificaes legais prprias s devolues de vendas,
devendo ser consultada a organizao contbil, sobre os aspectos tributrios e
consideraes especiais.
12- RECOLHIMENTO DE TRIBUTOS

Este tpico tem por objetivo orientar nossos clientes sobre quais so os principais
tributos existentes, e os cuidados que se deve ter na liquidao e guarda desses
documentos.
12.1- Esteja atento ao prazo de recolhimento de todos os seus tributos. Procure paglos dentro dos prazos estabelecidos por lei. Se no o fizer fique ciente de que incidir
multa, juros de mora e correo a ser aplicado na efetiva liquidao do tributo, bem
como de eventuais notificaes e fiscalizaes que podero ocorrer em funo do no
pagamento do mesmo.
12.2- Enviar mensalmente para a contabilidade as guias quitadas no ms
imediatamente anterior, para que se efetue o lanamento de baixa das mesmas.
12.3- Apresentamos adiante relao dos principais tributos classificados por esfera de
governo, cdigo e vencimento:
TRIBUTOS FEDERAIS CDIGO VENCIMENTO
IRPJ- LUCRO REAL ESTIMATIVA MENSAL 5993 DIA 30 *
CSSL- LUCRO REAL 2484 DIA 30 *
IRPJ TRIMESTRAL- LUCRO PRESUMIDO 2089 DIA 30 #
CSSL TRIMESTRAL- LUCRO PRESUMIDO 2372 DIA 30 #
IPI 1o DECNDIO 1097 DIA 20 +
IPI 2o DECNDIO 1097 DIA 30 +
IPI 3o DECNDIO 1097 DIA 10 *
SIMPLES FEDERAL 6106 DIA 20 *
COFINS 2172 DIA 20 *
PIS FATURAMENTO 8109 DIA 20 *
INSS GPS/PATRONAL 1007 DIA 10 *
INSS GPS/FUNCIONRIOS SIMPLES 2003 DIA 10 *
INSS GPS/FUNCIONRIOS - GERAL 2100 DIA 10 *
GFIP FGTS 0115 DIA 07 *
PIS/COFINS/CSLL(S/NF.ACIMA 5.000,00 POR
MS/CLIENTE)
5952 10 DIA MS SEGUINTE
IRRF- S/SERVIOS PRESTADOS PJ A PJ 1708 10o DIA @
IRRF- S/COMISSES DE PJ A PJ 8045 10o DIA @
IRRF- S/ALUGUIS 3208 10o DIA @
IRRF- S/SALRIO OU PR-LABORE 0561 10o DIA @
IRRF- S/SERVIOS PRESTADOS PF A PJ 0588 10o DIA @
* do ms seguinte ao fato gerador
# do ms seguinte ao final do TRIMESTRE de encerramento
+ do ms corrente ao fato gerador
@ til da semana seguinte ao fato gerador
OBS: ANTECIPA-SE o recolhimento dos tributos federais quando o vencimento cai em
feriado ou fim de semana,
EXCETO no SIMPLES e INSS; nestes casos PRORROGA-SE.

TRIBUTOS ESTADUAIS CDIGO VENCIMENTO

ICMS- REGIME DE APURAO NORMAL 021-3 DIA 20 *
ICMS-REGIME SIMPLIFICADOESTIMATIVAME/EPP 022-1 #
* do ms seguinte ao fato gerador (PRORROGA-SE o recolhimento quando o
vencimento cai em feriado e fim de semana)
# data vencimento de acordo com o penltimo algarismo do n. de inscrio
TRIBUTOS MUNICIPAIS PERODO VENCIMENTO
ISS- SOBRE FATURAMENTO MENSAL 10 #
ISS SOC. CIVIL PROF. REGULAMENTADA MENSAL 10 #
# do ms seguinte ao fato gerador
IMPORTANTE:
QUALQUER DVIDA QUE EVENTUALMENTE APAREA NA CONFERNCIA DAS GUIAS
PARA
PAGAMENTO, ETC., CONSULTE SEMPRE A NOSSA ORGANIZAO CONTBIL.
13 ARQUIVO
Os documentos podem ser divididos em duas categorias para fins de arquivos:
Documentos Contbeis e Documentos Legais.
13.1 Documentos Contbeis
Os documentos contbeis devem ser arquivados em ordem cronolgica de data, em
alguns casos em ordem cronolgica de lanamentos nos livros fiscais, separados e
arquivados por ms, por trimestre ou por ano, de conformidade com o volume de
documentos de cada empresa.
Os principais documentos contbeis so:
- notas de compra/servios
- notas de vendas/servios
- extratos bancrios
- duplicatas pagas
- comprovantes de despesas/custos
- cpias de cheques
- comprovantes de dbitos/crditos bancrios
- outros documentos contabilizados
13.2 Documentos Legais
Os documentos legais podem ser divididos e arquivados em 8 setores distintos:
100 - FEDERAL
200 - ESTADUAL
300 - MUNICIPAL
400 - MINISTRIO DO TRABALHO
500 - CONTRATOS
600 - INSS
700 - SINDICAL
800 - DIVERSOS
Por sua vez, cada setor dividido em:

100 - Federal
101 - Cadastro Geral de Contribuintes (CNPJ)
102 - Declarao do Imposto de Renda - Pessoa Jurdica
103 - Ficha de Alterao do CNPJ
104 - Pedido de Restabelecimento do CNPJ
105 - Certido Negativa Conjunta Receita e Procuradoria
106 - Comunicaes de Aumento de Capital
107 - Demonstrativos dos Duodcimos
108 - CNAE
109 - Comunicaes de IPI e IRPJ
110 - DIRF
111 - Carto do CNPJ
112 - Notificaes - Auto de Infraes
113 - Baixa do CNPJ
114 - Certido Negativa por Encerramento de Atividades
115 - Programa de Alimentao ao Trabalhador
116 - DNER
117 - Defesas
118 - Utilidade Pblica
119 - Parcelamentos
120 - Termo de Opo Simples
121 - Autorizao do DAC
122 - IPEM
123 - Diviso de Censura de Diverses Pblicas
124 - CADE SDE
200 - Estadual
201 - Declarao Cadastral (DECA)
202 - Declarao do ndice de Participao dos Municpios (DIPAM)
203 - Demonstrativo das Operaes Interestaduais GIA
204 - Certido Negativa do ICMS
205 - Autorizao para Impresso de Notas Fiscais
206 - Auto de infrao
207 - Parcelamento do ICMS
208 - Notificaes
209 - Ficha de Inscrio do Contribuinte DECA
210 - Declaraes
211 - Alvar de Utilizao Secretaria de Sade
212 - Modelos de Notas Fiscais
213 - Comprovao ZONA FRANCA
214 - Conselho Regional de Educao
215 - Secretaria de Segurana Pblica (Registro Arma)
216 - IBDF IBAMA
217 - Defesas
218 - Licena da Diviso do Exerccio Profissional
219 - Utilidade Pblica

220 - Declarao de Microempresa

221 - Laudos Tcnicos
222 - Pedido/ Comunicao Uso Processamento de Dados
223 - Vigilncia Sanitria
300 - Municipal
301 - Guia de Inscrio ou Atualizao ISS
302 - Ficha de Inscrio no ISS FDC
303 - Taxas de Licena Letreiro / Especiais
304 - Certido Negativa do ISS
305 - Pedido de Vistoria
306 - Comunicados
307 - Imposto Predial
308 - Auto de Infrao e Intimao
309 - Autorizao para Impresso de Notas Fiscais
310 - Habite-se / Auto Vistoria
311 - Alvar de Funcionamento
312 - Defesas
313 - Utilidade Pblica
314 - Declarao de Microempresa
315 - Parcelamentos
316 - Cancelamentos
317 - Regime Especial
318 - Certido de Transformao de Uso
319 - Certido/Protocolo da Instalao Comercial
400 Ministrio do Trabalho
401 - Cadastro de Empresas
402 - Relao de Empregados Menores
403 - RAIS / DCPIS
404 - CIPA
405 - Certificados de Aprendizagem SENAI
406 - Reclamaes Trabalhistas Defesas
407 - Notificaes/ Processos/ Autos de Infrao
408 - Certificados de Aprovao das Instalaes - CAI/DI
409 - Defesas
410 - Acordo de Compensao
411 - Laudos Tcnicos
500 - Contratos
501 - Contrato Social - Ata de Constituio
502 - Alteraes de Contrato
503 - Contrato de Locao
504 - Contrato de Uso de Veculos
505 - Cadastro da JUCESP
506 - Contrato de Assessoria
507 - Contrato de Prestao de Servios

508 - Reunies
509 - Publicaes em Jornais
510 - Atas
511 - Contratos Diversos
512 - Comprovante de Cauo de Locao
513 - Certido Breve Relato JUCESP
514 - Xerox das Exigncias JUCESP
515 - Declarao de Alienao de Participaes Societrias
516 - Baixa de Firma Individual
517 - Notificaes
518 - Defesas
519 - Recadastramento JUCESP
520 - Buscas Jucesp/Cartrios
600 - Inss
601 - Pedido de Matrcula (Inicial)
602 - Certificado de Matrcula
603 - Cpia Autenticada de Registros Contbeis (CARC)
604 - Certificado de Regularidade de Situao
605 - Certificado de Quitao
606 - Certificado de Taxa de Seguro
607 - Demonstrativo dos Salrios de Contribuio
608 - Certificado de Aprovao Corpo de Bombeiros
609 - Alteraes: Nome, Endereo, CGC
610 - Declaraes de Rendimento do INSS
611 - Comprovante Inscrio Contribuio Individual
612 - Carns dos Scios
613 - Recadastramento
614 - Autos de Infrao
615 - Defesas
616 - SESI
617 - Termo Ao Fiscal TAF
618 Parcelamentos
700 Sindical
701 - Contribuio Sindical e Assistencial do Empregador
702 - Conselho Regional de Farmcia
703 - Dissdios Coletivos
704 - Acordos
705 - SENAI 706 - FINAME
707 - Certides e Registros
708 - CRA
709 - CORCESP
710 - Conselho Regional de Contabilidade
711 - CRECI
712 - CREA

713 - Correspondncia Sindicato Patronal

714 - CONAR (Legislao e Processos)
715 - SUSEP
716 - Certido Negativa de Dbito Salarial
717 - Conselho Regional de Medicina
718 - EMBRATUR
719 - Conselho Nacional do Cinema
720 CORE
800 Diversos
801 - CACEX
803 - Certido de Registro de Capital Estrangeiro
804 - Procuraes / Declaraes
805 - Balanos e Balancetes
806 - Documentos dos Scios ( xerox )
807 - Marcas e Patentes
808 - Correspondncias
809 - Consultas
810 - Certides Negativas - Frum - Cartrios - J.Federal - FGTS
811 - Escrituras
812 - Apurao do Ativo Imobilizado
813 - Ajustes de Balano
814 - Laudo de Avaliao
815 - Relatrios
816 - Inventrio
817 Depsito Inicial
818 Cadastro de Fornecedores e Associaes
819 Convocaes
820 - Atestado de Residncia e Capacidade Tcnica
821 - Cadastro de Bancos
822 - Mapas de Depreciaes
823 - Alvars
824 - Seguros
825 - Carta de Fiana
826 - Eletrobrs
827 - BNDES
828 - Consrcios
As guias de recolhimento dos impostos e contribuies, bem como outros documentos
esto divididos em 5 (cinco) pastas
como segue:
PASTA A/1 PASTA B/2
1- Guias de Recolhimento do INSS 9 - Guias de Apurao e Recolhimento do ICMS
2- Guias de Recolhimento e Relao dos Empregados
do FGTS
10 - Guias de Apurao e Recolhimento do IPI
3 - Guias de Recolhimento do IRRF, Pessoas Jurdica e
Contribuio Social

11 4 - Guias de Recolhimento do ISS 12 5 - Cadastro de Admisso e Demisso dos Empregados 13 - Orientaes e

Comunicados
6 - Guias de Recolhimento do PIS, COFINS 14 - Memos Empresa Contbil
7 - Guias de Recolhimento e Relao dos Funcionrios
de Contribuio Sindical e Assistencial
15 8 - Folhas e Envelopes de Pagamento 16 PASTA C/3 PASTA D/4
17- Balanos 25 - Fichas Financeiras e Informes de Rendimentos
18- Balancetes 26 - Folhas de Pagamento e Pro-Labore
19- Cadastros e Declaraes 27 20- IBGE 28 21- DCTF - DACON 29 22- 30 23- 31 24- 32 - Documentos dos Autnomos
PASTA E/5
FUNCIONRIOS
33- 40 Empregados Desligados
34- 40.1 35- 40.2 36- 40.3 37- 40.4 38- 40.5 39- 40.6 40.7 40.8 40.9 40.10
13.3 Prazos para Guarda de Documentos
A legislao estabelece diferentes prazos de manuteno e guarda de documentos e
livros fiscais. Existem, inclusive,
situaes em que um mesmo documento tem mais de um prazo fixado. Isto ocorre em
virtude das vrias normas legais e dos
vrios ramos envolvidos (societrio, tributrio, trabalhista, previdencirio, etc.).
Consulte as tabelas de temporalidade de guarda de documentos disposio em nossa
organizao contbil.