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Apostila de OpenOffice Calc
Apostila de OpenOffice Calc
Autor:
Walter Antnio Duarte Filho walter.duarte@almg.gov.br
Reviso:
lcio Antnio Leite elcio.leite@almg.gov.br
Maria Aparecida Ventura de Miranda cida.ventura@almg.gov.br
Maro de 2004
Caro usurio,
A adoo do OpenOffice est proporcionando Assemblia uma grande
economia de recursos, pois trata-se de um pacote gratuito de softwares. Seu editor de
textos Writer, no qual este manual foi feito, e sua planilha eletrnica Calc sero, assim,
importantes aliados do nosso processo de informatizao, criando melhores condies
para seu avano consistente, na medida em que reduzem significativamente o custo das
nossas estaes de trabalho.
Tenha certeza de que essa mudana no conjunto padro de softwares dos
microcomputadores da Casa no levou em conta apenas a necessidade e a oportunidade
de economia com o licenciamento de programas. No poderamos abrir mo da
qualidade a que nos acostumamos com as solues atualmente em uso. Exatamente por
isso, outras alternativas que j vinham surgindo nos ltimos anos foram descartadas
sucessivamente, at que foi lanado o OpenOffice, que est conquistando um mercado
crescente em todo o mundo e que avaliamos positivamente aps diversos testes,
inclusive uma implantao piloto em toda a Gerncia-Geral de Sistemas de Informaes.
Novos cursos e manuais foram especialmente preparados para facilitar ao mximo sua
introduo na Assemblia, que est sendo feita progressivamente.
Alm de gratuito, o OpenOffice tambm um software livre. Tal definio se
aplica ao programa cujos usurios tm a liberdade de us-lo com qualquer propsito;
estudar seu funcionamento e adapt-lo s suas necessidades; redistribuir cpias suas de
modo a ajudar outras pessoas; e aperfeio-lo e liberar seus aperfeioamentos para que
toda a comunidade se beneficie. Foi justamente por ser um software livre que o
OpenOffice pde ser traduzido do original em ingls para o nosso idioma, aqui mesmo no
Brasil, por um grupo de tcnicos que trabalharam voluntariamente, com a coordenao
necessria para se garantir a qualidade exigida. Dentro desse mesmo esprito de
liberdade e colaborao, este manual foi feito para poder ser compartilhado por todos,
conforme os termos constantes da pgina seguinte.
Para maiores informaes a respeito de softwares livres, visite o site Internet
da Free Software Foundation: http://www.fsf.org/philosophy/philosophy.pt.html. Se quiser
conhecer mais detalhes do projeto OpenOffice, acesse http://www.openoffice.org.br.
Agradecemos sua participao neste treinamento e desejamos que faa bom
proveito do OpenOffice. Conte com nosso apoio sempre que precisar.
Atenciosamente,
Gerncia-Geral de Sistemas de Informaes
Este material segue os termos e condies da licena GNU Free Documentation License
verso 1.1 ou superior, publicada pela Free Software Foundation. Todos esto
autorizados a copiar, modificar e reproduzir em todo ou em parte seu contedo, desde
que os trabalhos dele derivados garantam a todos os seus leitores esse mesmo direito e
que as referncias aos seus autores sejam mantidas.
A licena sob a qual este material distribudo pode ser lida na ntegra em http://www.fsf.org/copyleft/fdl.html
Sumrio
Captulo I Viso geral do OpenOffice Calc................................................................... 3
1 - Iniciando o OpenOffice Calc....................................................................................... 3
2 - A Tela do OpenOffice Calc......................................................................................... 4
Menu Ver..................................................................................................................... 5
3 - O arquivo de Trabalho................................................................................................ 7
4 - Operaes bsicas com linhas, colunas e clulas..................................................... 7
Selecionando um intervalo de clulas adjacentes....................................................... 8
Selecionando um intervalo de clulas no adjacentes................................................ 8
Selecionando colunas e linhas.................................................................................... 9
5 - Abrindo e criando novas planilhas.............................................................................. 9
Captulo II - Inserindo dados em uma planilha.............................................................. 13
1 - Inserindo textos e nmeros....................................................................................... 14
Operadores numricos: adio, subtrao, multiplicao e diviso......................... 16
4 - Funes ................................................................................................................... 20
Funo Mdia............................................................................................................ 20
Funo Mximo......................................................................................................... 20
Funo Mnimo.......................................................................................................... 21
Funo Data/Hora...................................................................................................... 21
5 - Criando seqncia de dados.................................................................................... 21
Criando uma seqncia com incremento de 1.......................................................... 21
Criando seqncias ou preenchendo clulas com incrementos diversos................. 22
Captulo III Editando uma planilha............................................................................... 24
1 - Copiar dados ............................................................................................................ 24
Cpias relativas......................................................................................................... 24
2 - Mover dados............................................................................................................. 25
Mover dados entre planilhas ou entre arquivos de trabalho ..................................... 26
3 - Alterar a altura das linhas......................................................................................... 26
4 - Alterar a largura das colunas.................................................................................... 26
5 - Ocultar linhas e colunas............................................................................................ 27
6 - Localizao e substituio de dados........................................................................ 27
Captulo IV Formatando uma planilha ....................................................................... 28
1 - Formatao de fontes............................................................................................... 28
2 - Formatao de nmeros........................................................................................... 29
3 - Formatao condicional ........................................................................................... 29
5 - Inserindo figuras....................................................................................................... 31
6 - Inserindo quebras..................................................................................................... 31
7 - Alinhando dados nas clulas.................................................................................... 31
8 - Colocando bordas nas clulas.................................................................................. 32
9 - Alterando cores......................................................................................................... 34
10 - Estilos..................................................................................................................... 34
Criando um novo estilo.............................................................................................. 35
Captulo V - Dados........................................................................................................... 36
1 - Ordenao ou classificao de dados...................................................................... 36
2 - Filtro.......................................................................................................................... 37
Autofiltro..................................................................................................................... 38
Filtro Padro.............................................................................................................. 38
Captulo VI Grficos...................................................................................................... 40
1 - Formatao automtica de grficos......................................................................... 40
Barra de ferramentas
Principal
Planilha
Ativa
Barra de
Menus
Clula
Ativa
Barra de
Frmulas
Barras de
Rolagem
Barra de
Funes
Barra de
Objetos
Barra de
Status
Barra de Hiperlinks
Esta barra apresenta o endereo do site referenciado na clula corrente, quando houver.
Barra de Objetos
Apresenta cones das tarefas de formatao mais comuns.
Barra de Frmulas
Apresenta a identificao da clula ativa ou intervalo de clulas e o contedo da clula, que pode ser um
texto, um nmero ou uma frmula.
Menu Ver
Este item da Barra de Menus utilizado para estruturar a rea de trabalho. A partir de suas opes, podem
ser exibidas ou ocultadas as barras do OpenOffice Calc. Ainda podem ser trabalhadas a aparncia e o
tamanho da tela de trabalho.
Clique em VER.
Barras de ferramentas
Permite selecionar as barras de ferramentas a serem mostradas na tela.
3 - O arquivo de Trabalho
No OpenOffice Calc, o arquivo de trabalho contm, a princpio, trs planilhas, conforme indicao na figura
abaixo.
Novas planilhas podem ser inseridas, o que ser mostrado mais adiante neste manual. Cada planilha
apresentada em forma de tabela, contendo linhas e colunas. No OpenOffice Calc, so disponibilizadas
32.000 linhas, numeradas de 1 a 32.000, e 256 colunas, nomeadas de A at IV, a cujo cruzamento se d o
nome de clula.
Coluna
Linha
Clula
Ativa
Ala de
Preenchimento
Planilha
Ativa
Para selecionar um intervalo de clulas adjacentes, posicione o mouse sobre a primeira clula do intervalo
e, com o boto esquerdo pressionado, arraste-o por todas as clulas que compem o intervalo desejado.
A seleo de intervalo de clulas tambm pode ser feita atravs do teclado. Para tanto, posicione o cursor
sobre a primeira clula do intervalo e, mantendo a tecla SHIFT pressionada, utilize as teclas de direo.
Para abrir uma planilha j existente, clique na seqncia: Arquivo, Abrir. Ou CTRL + A
Caso seja um arquivo novo, clique em Arquivo, Salvar Como, para nomear o arquivo.
Escolha em que pasta deseja salv-lo e d um nome para o arquivo. Em seguida, clique em Salvar.
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Clula Ativa: a clula onde est o cursor no instante da entrada de dados, ou seja, onde os dados sero
digitados.
Colunas: Esto dispostas na posio vertical e variam de A a Z e de AA at IV, num total de 256.
Linhas: Esto dispostas na posio horizontal e variam de 1 a 32.000.
Colunas e Linhas: Coordenadas usadas para a identificao das clulas.
Selecionando uma clula
Com o mouse: d um clique com o boto esquerdo sobre a clula.
Com o teclado:
TECLA
POSIO DO CURSOR
Seta
Seta
Seta
Seta
Enter
Tab
Ctrl +
Ctrl +
Page Up
Page Down
Ctrl + Home
End
Home
(*)
(*)
Barra de frmulas
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As frmulas e valores includos nas clulas apareceram na Barra de Frmulas, onde tambm podero ser
modificados.
No incio da barra, aparece a identificao da clula ativa.
Esta ocupao no significa que o espao da prxima clula foi utilizado. Havendo a necessidade de uso da
prxima clula, ao se clicar sobre ela, o contedo da anterior desaparecer e a atual poder ser ocupada,
ficando o seu contedo sobreposto ao anterior, sem apag-lo.
Uma seta vermelha apararecer do lado direito da clula, indicando que o contedo ultrapassou o tamanho
da mesma.
Precisando reorganizar a largura das colunas, consulte o Captulo III, item 4, Alterar a largura das colunas.
Para alterar um texto que ultrapassou o tamanho da clula, clique F2, ou d um duplo clique na mesma.
Eliminando o contedo de uma Clula:
Selecione a clula e pressione a tecla Del. A seguinte tela ser apresentada:
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No exemplo acima, =A2+B2, soma o contedo da clula A2 com o contedo da clula B2, ficando o
resultado em C2.
O sinal de = tambm estabelece uma ligao entre clulas.
Se for colocado o sinal de = em uma clula junto com a identificao de outra, ela assumir o valor existente
na clula identificada.
13
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SUBTRAO
Subtrai valores contidos nas clulas. Simbolo: -.
=A2B2
MULTIPLICAO
Multiplica os valores existentes nas clulas. Smbolo: *.
=A2*B2
DIVISO
Divide os valores existentes nas clulas. Smbolo /.
=A2/B2
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3 - Percentagens
Como Calcular valores percentuais:
Clicar na clula onde se deseja colocar o resultado(percentual), e colocar o sinal de igualdade (=);
Clicar na clula de onde se quer a diferena percentual;
Colocar o sinal de subtrao (-);
Clicar na clula que se quer comparar (percentualmente);
Colocar entre parntesis a operao subtrao (ex. =(C4-B4)
Colocar o sinal de diviso /;
Clicar novamente na clula que se quer comparar(percentualmente);
Clicar em Aceitar na barra de frmulas;
4 - Funes
As funes so excelentes ferramentas, e podem ser usadas para retorno ou exibio de valores a partir de
vrios tipos de clculos. Apesar do OpenOffice Calc fornecer um grande nmero de funes, mostraremos
as mais comuns nesta apostila.
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Funo Soma
SOMA (arg1; arg2; ... )
Retorna a soma dos valores da lista de argumentos (at 30 argumentos).
Ex.: =SOMA (B8;B5;C4) Soma do contedo das clulas no adjacentes
=SOMA (B3:B7) Soma o contedo das clulas adjacentes ou da seqncia B3+B4+B5+B6+B7.
Funo Mdia
=MDIA (arg1; arg2; ...)
Retorna a mdia aritmtica da lista de argumentos (at 30 argumentos).
Ex.: =MDIA (C4;C6;B9); =MDIA (C7:C14)
Funo Mximo
=MXIMO (arg1;arg2; ...)
Retorna o valor mximo da lista de argumentos (at 30 argumentos).
Funo Mnimo
=MNlMO (arg1;arg2; ... )
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Funo Data/Hora
=AGORA( )
Retorna data e hora de acordo com o relgio interno do computador.
=DIA (arg)
Retorna o dia do ms como um inteiro (l a 31).
=MS (arg)
Retorna o ms da data/hora (nmero inteiro de l a 12).
=ANO (arg)
Retorna o ano da data/hora.
=DIA.DA.SEMANA (arg)
Retorna o dia da semana da data do argumento (nmero inteiro de l a 7).
=HORA (arg)
Retorna hora da data/hora do argumento (nmero inteiro de 0 a 23).
=MINUTO (arg)
Retorna minuto da data/hora do argumento (nmero inteiro de 0 a 59).
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1 - Copiar dados
A cpia de dados consiste na duplicao destes em outra posio na planilha. importante ressaltar que,
quando os dados que sero copiados contm frmulas com referncia a outras clulas, d-se o nome de
cpia relativa.
1.
2.
3.
4.
5.
Cpias relativas
Copia frmulas que possuem referncias de clulas, ajustando-as automaticamente com relao s linhas e
colunas de destino.
Exemplo:
Para copiar a frmula constante da clula D3, que a multiplicao da clula B3 pela C3, para as clulas D4
e D5, posicione o mouse na ala de preenchimento da clula D3 e arraste para baixo. Aps isso, as
referncias sero ajustadas para as novas posies B4 e C4, B5 e C5.
Veja a figura:
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Cpias no relativas
Copia frmulas que possuem referncias de clulas sem ajust-las com relao ao destino. Para que uma
cpia no seja relativa, utilizamos o sinal $ antes da referncia da linha ou da coluna a ser fixada.
A primeira frmula faz referncias s clulas B19 e C19. Como a referncia B16 no pode ser ajustada, fixase esta referncia antes da cpia, acrescentando-se o sinal $. J a referncia C17 ser ajustada
automaticamente.
OBS: Para se fixar o valor de uma clula qualquer, usa-se shift + F4.
2 - Mover dados
1. Selecione os dados a serem movidos, com o ponteiro do mouse;
2. Posicione o ponteiro do mouse na rea selecionada;
3. Mantenha o boto esquerdo do mouse pressionado e arraste at a primeira clula da regio escolhida
como destino;
4. Solte o mouse.
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Uma outra forma de alterar a altura da linha utilizando o mouse, seguindo a descrio abaixo:
1. Selecione a(s) linha(s);
2. Posicione o ponteiro do mouse na barra de linha, entre uma linha e outra. Neste momento, o ponteiro do
mouse se transforma ;
3. Mantendo o boto esquerdo do mouse pressionado, arraste-o at a altura adequada, e solte-o.
Uma outra forma de alterar a largura da coluna utilizando o mouse, seguindo as mesmas orientaes com
relao linha, ou seja, posicionando o mouse na barra de coluna, entre uma coluna e outra.
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Localizar Tudo: Procura automaticamente por toda a planilha e marca todas as cluas encontradas com o
contedo pesquisado.
Localizar: Pra medida que vai encontrando o item procurado. necessrio teclar Enter para continuar a
pesquisa.
Substituir Tudo: Substitui o contedo do Buscar por pelo contedo do Substituir por automaticamente em
toda a planilha.
Substituir: Pra medida que vai encontrando o item procurado. necessrio teclar Enter para fazer a
substituio.
Fechar: Fecha a janela.
Ajuda: Ativa o Help.
Mais >>: Aumenta a janela mostrando outras opes.
Opes:
Para trs: Quando est localizando e chega ao fim da planilha, volta altomaticamente ao incio e continua a
busca.
Apenas selecionados: Faz a busca somente em rea selecionada.
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1 - Formatao de fontes
Fonte o nome que se d aos diversos tipos de letras disponveis no OpenOfficeCalc, para melhorar a
apresentao da planilha ou simplesmente para destacar partes da mesma.
Para escolher a nova fonte:
1.Selecione a clula ou intervalo de clulas;
2.Selecione a opo CLULAS no menu FORMATAR;
3.Selecione a guia FONTE;
4.Marque as opes desejadas;
5.Clique em OK;
Aba Fonte
Fonte: tipos de fontes disponveis.
Estilo da fonte: forma da fonte: Normal, Negrito, Itlico, etc.
Tamanho: o tamanho pode ser escolhido entre as opes disponveis ou pode ser digitado no campo
apropriado nesta tela.
Cor: cor da fonte.
Lngua: idioma.
Aba Efeitos de Fonte
Sublinhado: exibe formas diferentes de sublinhar os dados
Cor: A cor j aparece na aba anterior.
Hachurado: Simples, Duplo, etc.
Relevo: Em relevo, Baixo Relevo, Sem.
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2 - Formatao de nmeros
3 - Formatao condicional
Coloca a clula em um determinado estilo, que assumido quando o contedo da clula atinge um valor
especificado. No entanto, o estilo deve ser criado antecipadamente (vide item 10 deste captulo).
Como criar a Formatao Condicional:
1 - Selecione a clula ou intervalo a ser formatado;
2 - Clique em FORMATAR e em FORMATAO CONDICIONAL;
3 - A opo Condio 1 j aparece marcada. Nas janelas abaixo, crie a condio desejada. Em Estilo da
clula, marque o estilo que deseja usar;
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4 - Clique em OK.
Veja o exemplo abaixo:
Na planilha demonstrada, TODA VEZ que o LQUIDO for NEGATIVO , o resultado ser mostrado em
VERMELHO ,
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5 - Inserindo figuras
No Calc, possvel inserir figuras contidas na pasta Gallery ou em outra pasta qualquer que contenha
imagens.
Como inserir uma figura:
1. Clique em INSERIR;
2. Clique em FIGURA
3. Clique na opo DO ARQUIVO e escolha a imagem.
Outra forma de inserir:
1. Clique no cone Galeria da Barra de Ferramentas;
2. Ser ento apresentada uma janela com os TEMAS das figuras;
3. Selecione o tema e a figura;
4. Clique na figura , mantenha o boto esquerdo do mouse pressionado e arraste at a clula onde a figura
ser inserida.
6 - Inserindo quebras
A insero de quebra faz com que uma parte da planilha seja remetida para a pgina seguinte. Pode-se,
inserir tambm quebra de coluna.
Como inserir quebra:
1. Clique no local da quebra;
2. Clique em INSERIR;
3. Clique em QUEBRA MANUAL e escolha QUEBRA DE LINHA ou QUEBRA DE COLUNA
Exemplo:
29
1.
2.
3.
4.
5.
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9 - Alterando cores
Este recurso utilizado para colocar cor na clula.
1. Selecione a clula ou o intervalo de clulas;
2. Selecione a opo CLULAS no menu FORMATAR;
3. Selecione a guia PLANO DE FUNDO;
4. Selecione a cor desejada;
5. Clique em OK.
10 - Estilos
O OpenOffice Calc possui vrios estilos que podem ser utilizados para formatar clulas. Entretanto, o
usurio pode criar seus prprios estilos.
Para aplicar um estilo existente:
1 .Selecione a clula a ser formatada, a linha ou a coluna;
2. Selecione a opo CATLOGO DE ESTILOS no menu FORMATAR;
3. Selecione o estilo desejado;
4. Escolha o boto OK.
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Ateno: o estilo criado pelo usurio somente vale para o arquivo de trabalho em questo.
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Captulo V - Dados
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Aba Opes:
A aba opes oferece outras alternativas, dentre elas a Direo da classificao que define se esta ser
feita por linhas ou colunas.
2 - Filtro
Possibilita selecionar valores e elementos diversos dentro da planilha, por meio de critrios
estabelecidos.
Clique em Dados, Filtro:
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Autofiltro
Com esta opo, criam-se opes para seleo de dados no cabealho da planilha:
Setas Drop-down so inseridas na primeira clula das colunas (rtulos). Clicando sobre elas, pode-se
escolher o critrio de filtragem.
No exemplo acima, podemos selecionar os materiais pelos cabealhos Nome, Custo, Venda ou Lucro.
Filtro Padro
Selecione a rea onde deseja utilizar o Filtro padro;
Clique em Dados, Filtro, Filtro padro.
Na nova janela aberta, usam-se os critrios de filtragem para as informaes desejadas. Assim, conforme o
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caso, devem ser preenchidos os campos Nome do Campo, Condio, Valor e Operador lgico.
Nome do campo: Selecione a coluna base para a extrao das informaes.
Condio: Selecione o critrio de seleo. (=, >, <, >=, etc...).
Valor: Selecione o valor base para a filtragem.
O campo Operador contm os operadores lgicos E/OU, que podero ser usados quando houver a
necessidade de serem includos outros critrios de filtragem.
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Captulo VI Grficos
Neste captulo ser mostrado, de forma sucinta, a criao de um grfico simples, utilizando o recurso de
formatao automtica de grficos.
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A primeira janela mostra a rea da planilha onde esto os dados que sero utilizados para gerao do
grfico.
esquerda, h duas opes:
Primeira linha como rtulo.
Primeira coluna como rtulo.
Do lado direito, pode-se escolher em que planilha dever ser inserido o grfico.
Depois de feitas as selees, clique em Prximo.
Visualizao:
Titulo do grfico: d um ttulo para o grfico.
Legenda: optar ou no por legenda.
Ttulo dos eixos: coloque ou no ttulo nos eixos.
Clique em Criar, para concluir o processo.
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