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INDICE
APRESENTAO ............................................................................................................................... 6
AMBIENTE DE TRABALHO ................................................................................................................ 7
A folha de clculo ......................................................................................................................... 7
O ambiente de trabalho do Excel ................................................................................................. 8
Os frisos do Excel .......................................................................................................................... 9
- Separador Base....................................................................................................................... 9
- Separador Inserir .................................................................................................................... 9
- Separador Esquema de Pgina ............................................................................................. 10
- Separador Frmulas ............................................................................................................. 10
- Separador Dados .................................................................................................................. 10
- Separador Rever ................................................................................................................... 10
- Separador Ver....................................................................................................................... 10
- Separador Programador ....................................................................................................... 11
Usar as funcionalidades do friso................................................................................................. 11
O BOTO DO OFFICE ...................................................................................................................... 12
Comando Novo ........................................................................................................................... 13
Comando Abrir ........................................................................................................................... 13
Comando Guardar ...................................................................................................................... 13
Comando Guardar Como ............................................................................................................ 14
Comando Imprimir ..................................................................................................................... 14
Comando Preparar ..................................................................................................................... 15
Comando Enviar ......................................................................................................................... 15
Comando Publicar ...................................................................................................................... 16
Comando Fechar......................................................................................................................... 16
Barra de Ferramentas de Acesso Rpido ................................................................................... 17
Barras de ferramentas flutuantes .............................................................................................. 17
OUTROS COMANDOS E OPES ................................................................................................... 18
Ajuda........................................................................................................................................... 18
Comando Zoom .......................................................................................................................... 19
Barra de Estado .......................................................................................................................... 20
PERSONALIZAO DO EXCEL ......................................................................................................... 20
Opes do Excel - Popular .......................................................................................................... 21
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APRESENTAO
O Excel 2007 faz parte do pacote de produtividade Microsoft Office System de 2007,
que sucede ao Office 2003.
Relativamente verso anterior (Excel 203), o novo programa introduz inmeras alteraes, a maioria das quais so ao nvel da facilidade de utilizao. O produto mais fcil
de usar, atravs de um novo paradigma de interface, que substitui os familiares menus
por um friso (ribbon, em ingls) que agrupa os comandos principais que so necessrios de acordo com o que estejamos a fazer na altura.
Contudo, se esta nova interface mais fcil de usar, sobretudo para quem no conhece
o Excel, ela requer alguma habituao para os utilizadores que j estavam familiarizados
com as verses anteriores.
Um dos principais objectivos deste manual consiste precisamente em facilitar a migrao dos utilizadores de verses anteriores do Office e neste caso concreto, do Excel
para a verso 2007, bem como introduzir novos utilizadores ao novo paradigma.
Face ao manual da verso anterior do programa, so ainda abordadas novas facetas do
Excel, como o caso da criao de listas de contactos ordenveis. Alm disso, dedicada especial ateno criao de vrios tipos de grficos, bem como a diferentes aspectos da impresso que, dadas as caractersticas especficas das folhas de clculo, requer
algum cuidado.
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AMBIENTE DE TRABALHO
A folha de clculo
O conceito original da folha de clculo para computadores pessoais foi popularizado nos
anos 80 do sculo XX com programas como o Visicalc (apresentado originalmente em
1979) e, sobretudo, pelo Lotus 1-2-3.
Mas devemos ao Excel o facto de ter trazido a este conceito uma facilidade de utilizao
que possibilita o seu uso por praticamente qualquer pessoa dotada de um mnimo de
conhecimentos informticos.
A metfora da folha de clculo electrnica do Excel ou de qualquer outro programa do
mesmo gnero a de uma folha de papel quadriculado. Mas uma folha muito especial,
pois no s podemos nela introduzir valores como possvel, como veremos mais adiante, fazer automaticamente clculos que, de outra forma, seriam muito morosos ou
impraticveis de realizar.
A quadrcula virtual da folha e clculo electrnica consiste numa srie de clulas que
so fruto do cruzamento e linhas horizontais, numeradas de 1 at 1 048 576, e de colunas verticais, com denominaes de A at XFD, num total de 17 179 869 184 clulas, que
podem conter nmeros, datas, texto e/ou frmulas e funes. Relativamente ao Excel
2003, estes valores representam um aumento de 1500% no nmero de linhas e de
6300% no nmero de colunas.
Alm da realizao de clculos, as folhas de Excel podem tambm ser usadas como
bases de dados simples, bem como conjugar estas duas funcionalidades.
Um poderoso mdulo de gerao de grficos possibilita a apresentao e anlise de
dados de forma visual. Os grficos produzidos pelo Excel podem ser usados na prpria
folha de clculo, exportados para outras aplicaes (como o Word) ou at gravados
como imagens.
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1. Barra de ttulo
2. Friso (agrupa as antigas barras de
menus e barra de ferramentas)
3. Boto do Office
4. Barra de ferramentas de acesso rpido
5. Boto de acesso Ajuda
6. Ponto de insero
7. Barra de frmulas
8. Caixa de nome
9. Ttulo de linhas (1, 2, 3, ) e colunas
(A, B, C, )
10. Barra de deslocao vertical
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Separadores de folhas
Boto de macros
Modo de visualizao normal
Modo de esquema de pgina
Pr-visualizao de quebras de pginas
Cursor de ampliao/reduo da
pgina visvel
Pgina anterior
Pgina seguinte
Comando de diviso do documento
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Os frisos do Excel
Nas principais aplicaes do Office, casos do Excel e Word, a Microsoft criou um novo
paradigma de interface grfica, reunindo numa s ferramenta, designada friso, o que
anteriormente estava dividido entre barra de menus (com os comandos Ficheiro, Editar,
etc.) e a barra de ferramentas (com cones de acesso rpido a funes).
Alm de reunir estas funcionalidades, o friso possui comandos e cones de diferentes
tamanhos, de acordo com a sua importncia. O programa detecta automaticamente o
que pretendemos fazer num dado momento e passa para primeiro plano o friso respectivo.
Tal como o Word, h sete frisos no Excel, mais um oitavo, chamado Programador, que
pode ser activado a partir das opes de personalizao e que se destina a pessoas que
criem macros (conjunto de instrues complexas) com o Excel. Sempre que possvel, os
frisos usados nas diversas aplicaes do Office retm os mesmos nomes e as mesmas
posies relativas. Por exemplo, quer no Word quer no Excel, os frisos Base, Inserir e
Esquema de Pgina so os trs primeiros da esquerda para a direita, e os frisos Rever,
Ver e Programador so os trs ltimos.
As alteraes, necessrias para as funcionalidades especficas de cada programa, surgem
no friso Frmulas (que substitui Referncias no Word) e Dados (Mailings no Word).
A exibio de cada friso pode ser alternada manualmente, com um clique do rato sobre
o separador respectivo.
- Separador Base
Este o separador que surge no friso quando criamos um documento novo e estamos a
introduzir dados. Inclui comandos e ferramentas relacionados com formatao bsica:
tipo de letra, alinhamento, estilos, cor, formato de nmeros (data, divisa, ), etc.
- Separador Inserir
Separador referente aos comandos de insero de tabelas, imagens, grficos, hiperligaes, etc.
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- Separador Frmulas
- Separador Dados
H um separador especfico para usar bases de dados no Excel, uma funcionalidade muito interessante do programa que frequentemente descurada.
- Separador Rever
Para quem usa funes de reviso de documentos no Excel, existe um separador especfico, onde esto tambm agrupados os comandos de correco ortogrfica e gesto de
comentrios e alteraes.
- Separador Ver
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- Separador Programador
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O BOTO DO OFFICE
Do lado esquerdo do friso do Excel, est um boto de forma circular com o smbolo do
Office.
neste que se agrupam muitas funcionalidades que antes sem encontravam no menu Ficheiro do Word 2003, tais como Abrir, Guardar,
Imprimir, etc. Experimente passar com o cursor do rato sobre o boto,
mas em clicar.
Agora, clique no
boto para aceder
funcionalidade.
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Comando Novo
Comando Abrir
Comando Guardar
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Comando Imprimir
O comando Imprimir pode
ser usado directamente ou
pressionando
simultaneamente em Ctrl+P, o que far
surgir o dilogo standard de
impresso o formato varia
ligeiramente consoante a
sua impressora.
Pode tambm escolher, do lado direito, uma das opes relacionadas com a impresso,
nomeadamente impresso rpida (ou seja, directa para a impressora, sem nenhum dilogo adicional) e pr-visualizao da pgina a imprimir.
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Comando Preparar
O comando Preparar rene
funcionalidades relacionadas com as propriedades
do documento (autor, ttulo, etc.) e possibilidades de
proteco, entre outras.
Comando Enviar
O comando Enviar destinase a enviar o seu documento para outra pessoa atravs de correio electrnico
ou fax neste caso, atravs
de um servio de fax da
internet.
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Comando Publicar
Este comando especialmente til para utilizadores
empresariais que possuam
servidores ou outras reas
partilhadas onde os seus
documentos possam ser
usados por mais do que
uma pessoa.
Comando Fechar
O comando Fechar mantm o Excel aberto, mas
fecha o documento activo.
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Ajuda
Clique no boto de ajuda no canto superior
direito da janela do Excel (ou na tecla F1)
para activar a ajuda.
Se possuir acesso Internet, o sistema de ajuda no apenas ir exibir os tpicos de ajuda que fazem parte do programa, como ir procurar informao adicional online, no site
da Microsoft.
Se no quiser
que o programa aceda
Internet para este efeito, dever clicar no
canto inferior direito do dilogo e configurar
a opo pretendida.
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Caso clique simplesmente em F1 quando est a realizar uma funo qualquer ou quando
tem uma caixa de dilogo aberta, o texto exibido ser relacionado com o que est a
fazer no momento mas poder ser menos especfico do que quando existe uma hiperligao como no exemplo anterior (surgir a ajuda relativa a Inserir funo, neste caso).
Comando Zoom
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Barra de Estado
A barra inferior da moldura da janela do Excel conhecida como Barra de Estado, uma
vez que exibe algumas informaes sobre o estado do documento e do programa.
No Excel 2007, esta barra passou a ter mais funcionalidades. Alm disso, agora personalizvel, sendo possvel colocar ou retirar informao e/ou funcionalidades.
Se pretende alterar a Barra de Estado, clique nela com o boto direito do rato.
PERSONALIZAO DO EXCEL
Como no h duas pessoas que utilizem o Excel da mesma forma, dever personalizar o
programa de acordo com a sua forma de trabalhar.
Neste captulo vamos conhecer as opes de personalizao mais importantes.
1. Clique no Boto do
Office
2. Escolha Opes do
Excel.
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O primeiro grupo de opes chama-se Popular e rene as opes de personalizao mais usadas.
Algumas das opes
teis neste grupo
incluem a possibilidade de activar o
separador Programador do friso do
Excel.
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Para adicionar comandos, basta clicar na opo pretendida do lado esquerdo e clicar em
Adicionar.
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No Excel, Livros e Folhas de clculo no so a mesma coisa: um livro pode conter uma
ou mais folhas de clculo.
A predefinio quando se cria um documento novo de um Livro com trs folhas de
clculo Folha1, Folha2 e Folha3.
Se j tem o Excel aberto e
pretende criar um novo
documento, quer j tenha
aberto um o no, clique
no boto do Office e
escolha Novo.
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Em seguida abre-se uma janela de dilogo que lhe permite escolher qual o tipo de
documento a criar.
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Caso o documento j tenha sido criado ou aberto por si recentemente, o mais certo
que exista j um atalho para ele do lado direito, na lista de Documentos Recentes.
Escolha o que pretende e
clique com o boto
esquerdo do rato.
Caso o documento que
pretende no se encontre
na lista, clique em Abrir e
procure-o atravs da caixa
de dilogo standard.
Procure o documento
pretendido e faa duplo
clique sobre o cone que
o representa.
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Guardar um documento
Quando criado um documento novo, este fica na memria do seu computador at ser
gravado no disco rgido pela primeira vez. S ento gerado um ficheiro que gravado
no disco para que possa recuper-lo mais tarde.
Para guardar um documento, clique no boto do Office e escolha Guardar ou pressione
simultaneamente as teclas Ctrl+G.
O Comando Guardar limita-se a gravar o
seu documento no disco, no formato e
com o nome que j lhe atribuiu. Contudo,
se a primeira vez que vai gravar o ficheiro desde que o criou, surgir um dilogo
de gravao mais completo, igual ao que
surgiria caso escolhesse a opo Guardar
Como e que lhe permite escolher o formato do ficheiro a gravar, bem como o
local no disco onde o pretende colocar.
Escolha a localizao.
Escolha o formato, (caso no queira guardar no formato
predefinido .xlsx).
Para finalizar, clique em OK.
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Fechar o documento
Se quiser fechar o documento activo, mas no o Excel, dever clicar no boto do Office e
seleccionar Fechar.
Caso no tenha realizado
uma operao de Guardar,
depois das ltimas alteraes, ter a oportunidade de
o fazer antes de o documento
ser
definitivamente
fechado.
Visualizao de documento
A forma simples de visualizar um documento de Excel tanto mais importante quanto
ao contrrio de um documento de texto, o mais provvel que exista uma grande quantidade de dados a exibir e que estes no estejam propriamente de acordo com o formato de uma pgina A4.
Isto coloca problemas quer na forma de visualizar os dados quer no momento de os
imprimir, como veremos mais adiante.
Uma forma simples de visualizar o que pretendemos passa por seleccionar conjuntos de
clulas e depois escolher a opo Zoom para seleco no friso Ver.
Esta opo pode ser usada quer para ampliar um pequeno conjunto de clulas como
para reduzir um grande conjunto de clulas.
Comece por seleccionar o conjunto de clulas pretendido com o rato, clicando no vrtice do quadrado ou rectngulo imaginrio que pretende visualizar e arrastando o rato,
sem o soltar, at ao ponto pretendido.
Assim:
As clulas seleccionadas ficam de uma
tonalidade diferente. Depois de largar
o boto esquerdo rato, pode aplicar
qualquer operao de formatao, ou
neste caso em especial de Zoom.
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Exactamente o mesmo pode ser feito para reduzir um determinado conjunto de clulas,
de forma a caberem, em altura ou em largura na nossa rea de trabalho.
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CONCEITOS BSICOS
Trabalhar com folhas
Como j vimos anteriormente, cada ficheiro um Livro e cada Livro tem vrias
Folhas. Estas Folhas so a rea de trabalho do Excel propriamente dita.
Na barra inferior da rea de trabalho do Excel poder verificar quais as folhas que se
encontram no seu livro. A predefinio de trs folhas com os nomes Folha1, Folha2 e
Folha3.
Pode clicar no separador referente a cada uma delas, de forma a coloc-las em primeiro
plano. Pode igualmente alterar a ordem da sua exibio, bastando para tal clicar num
dos separadores e, sem largar o boto esquerdo do rato, arrast-la para outra posio.
- Alterar o nome
Outras operaes possveis incluem alterar o nome de cada folha, de forma a tornar
imediatamente perceptvel o seu contedo.
Para isso basta clicar com o
boto direito do rato sobre o
separador que quer alterar o
nome e escolher a opo
Mudar o nome.
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- Inserir folha
Pode tambm inserir uma folha nova num livro preexistente
Para isso, clique com o boto direito do rato sobre os separadores das folhas (qualquer
separador) e escolha a opo Inserir
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- Mover ou Copiar
til tambm a possibilidade de mover ou copiar uma folha. Isto permite, por exemplo,
copiar uma folha de um dado livro para um livro novo ou para um livro preexistente.
Assim, da mesma forma, clique com o boto direito do rato sobre a folha que pretende
mover ou copiar e escolha a opo Mover ou copiar
Ir surgir uma caixa de dilogo que lhe permite decidir onde colocar a folha pretendida.
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A intercepo de uma coluna com uma clula chama-se clula. As clulas so designadas pela conjugao do nome da coluna com o nome da clula.
Numa folha com milhares de clulas poder ser
difcil encontrar aquela que pretende. Para isso o
Excel possui uma caixa de nome, onde pode digitar
directamente a clula para onde pretende ir (seguido de Enter)
Por exemplo, a clula fruto da intercepo da coluna B com a linha 3 ser chamada B3.
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O rato pode tambm ser usado para se deslocar dentro do documento usando a Barra de Deslocamento lateral direita.
Clique e arraste para cima e para baixo o marcador de posio para fazer
deslocar o texto na janela do ecr de forma directamente proporcional ao
seu movimento.
Depois de se deslocar para o ponto da folha de clculo que pretende, basta clicar sobre
uma clula para que o ponto de insero de dados passe a ser essa clula.
Note como ao introduzir dados
numa clula, eles surgem tambm na Caixa de frmulas (uma
rea situada entre o friso do
Excel e as colunas.
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Para inserir os
dados copiados,
clique com o
boto direito do
rato, na clula de
destino e escolha
a opo Colar.
Uma vez que as clulas podem conter mais do que apenas dados simples, o comando Colar Especial permite-nos
escolher exactamente o que pretendemos colar.
Neste caso, vamos copiar uma clula que
contm uma frmula. Isto , o valor que
est exibido no foi colocado manualmente, mas sim atravs de uma frmula (neste
caso uma simples soma dos valores das
clulas imediatamente acima.
Clicando com o boto direito do rato na
clula de destino, e escolhendo a opo
Colar Especial surge uma caixa de dilogo
que nos permite escolher o que queremos
colar.
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INTRODUO DE DADOS
Tipos de dados
Numa folha de Excel, os dados so introduzidos em cada uma das clulas. H quatro
tipos de dados numa folha de Excel:
- Numricos
Valores numricos exibidos pelas clulas, que podem ser introduzidos directamente
pelo utilizador ou gerados automaticamente, atravs de frmulas.
- Texto
Valores no numricos ou que, sendo numricos, so formatados para que o Excel os
trate como sendo apenas texto. Regra geral, tudo o que o Excel no reconhea e trate
como dados numricos assumido como texto.
- Datas e horas
Dados numricos ou alfanumricos (conjugao de algarismos e letras) que so reconhecidos pelo Excel como data e/ou hora e que podem ate ser formatados de forma a
serem automaticamente actualizados de acordo com a data real.
- Frmulas
As frmulas so o aspecto mais importante do Excel, pois atravs delas que realizamos
clculos.
Introduo de dados
Introduzir dados numa clula simples: seleccione a clula pretendida com o rato ou
teclado e tecle os valores pretendidos.
Os valores introduzidos na clula
surgem tambm na Barra de frmulas e vice-versa, o que permite
introduzir os valores a partir de
qualquer destes pontos.
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Sem clicar em mais lado nenhum (casos contrrio a seleco deixa de estar activa) introduza
os valores numricos pretendidos.
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Posicione o cursor no
canto inferior direito da
clula, de modo a que o
cursor se transforme
numa cruz.
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As regras descritas para dados normais valem aqui. Contudo, uma das vantagens que
pode alterar o valor do dia (10, 11), do ms (12) ou do ano (2000), e o Excel ir fazer
variar apenas esse valor na sequncia.
No caso de uma variao do dia ou do ms, esta ir automaticamente alterar tambm o
ms ou o ano, caso necessrio. Vejamos:
Houve uma variao do
ms que foi obrigar a
uma mudana de ano
Aqui s houve uma variao do ano
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Pode alterar manualmente a largura de uma coluna ou a altura de uma linha simplesmente com o rato.
(1) Posicione o rato entre colunas at surgir o smbolo ;
(2) Clique e arraste at largura pretendida;
(3) Largue o boto do rato
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O mesmo processo pode ser feito para as linhas. Neste caso, ao posicionar o cursor na
base da linha 6, estamos a mudar a medida de altura dessa linha.
Clique na linha que separa as
duas linhas de Excel e desloque o rato para cima ou para
baixo at obter o tamanho
desejado.
Se quiser, pode fazer os mesmos ajustes mas introduzindo valores numricos exactos.
Nas colunas:
Nas Linhas:
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ou colorir algumas clulas para dar melhor aspecto aos seus documentos
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Dica: Qualquer clula, mesmo que tenha introduzido um nmero ou uma data pode ser
formatado como texto. Pode formatar o contedo da clula como texto recorrendo ao
mtodo anteriormente descrito, mas pode tambm, simplesmente, anteceder qualquer
valor com o apstrofo o sinal que est por baixo do smbolo ? no seu teclado.
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CLCULOS
Fazer contas
Depois de introduzidos os valores necessrios na folha de clculo, podemos realizar todo
o tipo de clculos atravs de operadores aritmticos (soma, subtraco, multiplicao,
diviso) e, sobretudo, de frmulas.
Pode introduzir o nome das clulas pretendido manualmente, atravs do teclado, ou clicando nelas com o rato.
Note como o Excel indica atravs de
cores diferentes, quais as clulas seleccionadas (aqui apenas duas, a titulo de
exemplo, apesar de ser lgico somar
todas mas j l iremos).
Depois de terminar a introduo
da operao, basta pressionar
Enter para terminar.
Nesse momento, o resultado do
clculo ser imediatamente exibido.
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Dica: Pode criar frmulas com operaes mais complexas, como, por exemplo
=(E5-E6)*10 um exemplo que significa que haver uma subtraco entre os valores
das clulas E5 e E6, seguido de uma multiplicao do resultado por 10. Note que os smbolos para a soma (+) e subtraco (-) so evidentes, j os smbolos para a multiplicao
(*) e diviso (/) so menos bvios.
Lembre-se que o sinal de : (dois pontos) no serve para indicar diviso!
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Para introduzir uma funo, o mais prtico, enquanto no se familiariza com esta funcionalidade, seleccionar o friso Frmulas.
Ao clicar em Inserir Funo, surge uma caixa de dilogo que facilita a escolha da funo
pretendida.
1. Primeiro introduza o(s) termo(s) que representa o que
pretende realizar neste
caso, adicionar
2. Clique em Ir
3. Surgir de imediato a lista de
funes disponveis relativamente ao critrio de busca
introduzido.
4. Escolha SOMA.
5. Clique em OK.
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O Excel sugere que os valores a somar esto compreendidos entre as clulas E4 e E8,
mas na verdade pretendemos apenas somar os valores entre E5 e E8, pois a clula E4
tem o nmero que representa o ano.
Neste caso basta editarmos o valor sugerido.
Clique com o cursor do
rato sobre a linha com os
valores das clulas e altere
para E5.
Note que a sintaxe usada
pelo Excel para indicar uma
srie de clulas contnuas
a separao de dois nomes
de clulas (primeira e ltima) por : (dois pontos). Assim, para somar todas as clulas entre E5 e E8, inclusive, a
sintaxe =SOMA(E5:E8).
Dica: Outra forma de introduzir uma funo numa clula consiste em comear a escrever o nome da funo e esperar que o Excel sugira de imediato frmulas comeadas por
essa letra o nmero de sugestes ir sendo reduzido medida que introduzimos mais
caracteres.
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Como a funo SOMA a mais usada no Excel, existem atalhos directos que permitem
automatizar ainda mais o processo de realizao de somatrios.
1. Comece por seleccionar o friso Frmulas.
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Mdia
Note que esta funo escrita com acento no e (e, tal como todas as outras funes,
pode ser escrita com caracteres maisculos ou minsculos). Esta funo faz exactamente o que o seu nome sugere, ou seja, uma mdia aritmtica simples dos valores constantes nas clulas indicadas como argumento (soma dos valores das clulas dividido pelo
nmero de clulas com valores).
Mediana (Med)
Nem sempre a mdia o que realmente pretendemos obter de um conjunto de nmeros. Por vezes, mais til saber a mediana (o nmero do centro de um conjunto numrico). A funo mediana tem a sintaxe MED.
Tenha em ateno que esta funo poder no
apresentar qualquer valor no caso em que o
intervalo de valores seja muito pequeno.
Por outro lado se houver um nmero par de
nmeros no conjunto, a funo MED calcula a
mdia dos dois nmeros do meio.
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Moda
A moda o valor que ocorre ou que
se repete com ais frequncia numa
matriz ou intervalo de dados. A sua
sintaxe no Excel MODA.
A funo MODA mede a tendncia
central, que corresponde localizao do centro de um grupo de nmeros numa distribuio estatstica. Se o
conjunto de dados no contiver pontos de dados duplicados, MODA
devolve o valor de erro #N/D.
Note que, numa distribuio simtrica de um grupo de nmeros, a
mdia, mediana e moda tm o mesmo valor. Contudo, numa distribuio assimtrica de um grupo de nmeros, os valores
podem ser diferentes.
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Mximo e Mnimo
A funo MXIMO (com acento no a)
devolve o valor mais alto de um grupo de
clulas seleccionado; a funo MNIMO
(com acento no primeiro i) devolve o
valor mais baixo de um grupo de clulas
seleccionado.
Correco de erros
O Excel possui um sistema de correco de erros que nos avisa quando algo poder
estar incorrecto.
Neste caso, o programa detectou que um valor de uma clula adjacente ao grupo a
somar ficou de fora (a clula com o nmero que designa o ano)
A chamada de ateno para um problema potencial feita com um pequeno tringulo
verde no canto superior esquerdo da clula.
Clique no tringulo para fazer aparecer o dilogo de controlo de erros.
Depois clique no sinal amarelo e verifique qual o erro.
Neste caso no propriamente um erro, mas sim a advertncia para o facto de que a frmula omite clulas adjacentes, o que poder ter sido causado por uma distraco. Mas como vimos anteriormente, no foi, pelo que
podemos escolher a opo Ignorar erro, para que o Excel
no nos volte a chamar a ateno para este facto.
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No necessria qualquer preparao especial para criar uma listagem deste tipo.
Limitmo-nos a usar uma linha para colocar os campos pretendidos (Nome, Morada1,
Morada2, Cdigo Postal e Localidade, neste exemplo mas podem ser quaisquer
outros) e por baixo, os elementos respectivos.
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GRFICOS
Uma das funes mais potentes do Excel desde as suas primeiras verses a capacidade
de gerar grficos a partir de valores introduzidos numa folha de clculo. A versatilidade
do programa to grande que o software especfico para criao de grficos uma
categoria muito popular at ao inicio dos anos 90 do sculo passado simplesmente
desapareceu.
Grficos de Barras
Para criar um grfico a partir de valores introduzidos numa folha de clculo, basta seleccionar as clulas com os valores pretendidos e clicar no cone referente ao tipo de grfico pretendido.
Comece por seleccionar o friso Inserir.
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O Excel usou correctamente as colunas relativas aos trimestres (1T, 2T) e aos anos,
colocando os trimestres como sries de dados e dando aos anos colunas separadas,
cada uma com uma cor diferente.
Note que o friso se alterou, mostrando agora ferramentas especficas para a formatao
dos grficos.
Na rea esquemas de grficos, pode alterar alguns dos elementos do grfico, de forma a
exibir espao para um ttulo, por exemplo, ou at uma pequena tabela com os dados
especficos que deram origem ao grfico.
Grficos Circulares
Os grficos devem ser escolhidos de acordo com o tipo de valores que pretendemos
visualizar. Por exemplo, se o que temos apenas uma srie de nmeros que contribuem
para um valor total, o grfico mais adequado do tipo circular.
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Copiar um grfico
Uma vez satisfeito com o resultado do seu grfico, pode mov-lo para uma folha de clculo separada ou at copiar o resultado para a rea de transferncia, o que permite uslo em programas de edio de imagem ou no Word, por exemplo.
Para isso, clique no grfico com
o boto direito do rato e escolha a opo pretendida.
Neste caso vamos copiar o
grfico como imagem para a
rea
de
transferncia
(clipboard) do Windows.
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Mas podemos tambm transferir o grfico para a folha de clculo separada, que pode
ou no estar dentro do mesmo livro que j temos aberto.
Escolha a opo Mover Grfico
a partir do menu de contexto
que obtm clicando com o
boto direito do rato sobre o
grfico.
Dica: Os grficos (excepto no caso em que sejam exportados como uma imagem) mantm a sua ligao aos dados que os geraram. Isso significa que pode alterar os dados na
folha de Excel e ver o grfico reflectir de imediato essas alteraes.
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IMPRESSO
Imprimir uma folha de clculo um pouco diferente do que imprimir qualquer outro
tipo de documento, especialmente devido s dimenses que um documento de Excel
pode vir a ter.
Todas as opes de impresso encontram-se localizadas a partir do boto do Office,
designadamente Imprimir, Impresso Rpida e Pr-visualizar.
Imprimir
A opo Imprimir a predefinida se clicar em Imprimir a partir do Menu do Office.
Esta opo faz surgir um
segundo dilogo, cujo aspecto depende do tipo de
impressora que estiver a
usar, e onde pode seleccionar quais as pginas a
imprimir, o nmero de pginas a imprimir, a ordem de
impresso, a qualidade, etc.
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Impresso rpida
A funo de Impresso Rpida
do Excel imprime directamente o
seu documento para a impressora predefinida sem perguntar
mais nada.
Evite usar esta opo, excepto
para documentos simples.
Pr-visualizar
A opo Pr-visualizar a prefervel para um controlo mximo da impresso.
Antes de clicar nesta opo,
tenha a certeza que no deixou
o grfico seleccionado, se assim
foi, na pr-visualizao apenas
ir ver o grfico e no todos os
outros dados da mesma folha.
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Isto permite-lhe alterar a posio do grfico mais para a esquerda de forma a caber tudo
na pgina.
Ou, atravs do comando rea de Impresso, poder definir exactamente qual a rea
que pretende imprimir e depois alterar a orientao da pgina.
1. Comece por seleccionar a rea a imprimir.
2. Clique no boto rea de Impresso e
seleccione a opo Definir rea de
impresso.
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NOTAS
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