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5W2H, basicamente, um checklist de determinadas atividades que precisam ser desenvolvidas com o mximo de
clareza possvel por parte dos colaboradores da empresa. Ele funciona como um mapeamento destas atividades, onde
ficar estabelecido o que ser feito, quem far o qu, em qual perodo de tempo, em qual rea da empresa e todos os
motivos pelos quais esta atividade deve ser feita. Em um segundo momento, dever figurar nesta tabela (sim, voc far
isto em uma tabela) como ser feita esta atividade e quanto custar aos cofres da empresa tal processo.
Esta ferramenta extremamente til para as empresas, uma vez que elimina por completo qualquer dvida que possa
surgir sobre um processo ou sua atividade. Em um meio gil e competitivo como o ambiente corporativo, a ausncia de
dvidas agiliza e muito as atividades a serem desenvolvidas por colaboradores de setores ou reas diferentes. afinal, um
erro na transmisso de informaes pode acarretar diversos prejuzos sua empresa, por isso preciso ficar atento
essas questes decisivas, e o 5W2H excelente neste quesito!
Por que 5W2H?
O nome desta ferramenta foi assim estabelecido por juntar as primeiras letras dos nomes (em ingls) das diretrizes
utilizadas neste processo. Abaixo voc pode ver cada uma delas e o que elas representam:
What O que ser feito (etapas)
Why Por que ser feito (justificativa)
Where Onde ser feito (local)
When Quando ser feito (tempo)
Who Por quem ser feito (responsabilidade)
How Como ser feito (mtodo)
How much Quanto custar fazer (custo)
H ainda outros 2 tipos de nomenclatura para esta ferramenta, o 5W1H (onde exlui-se o H referente ao How much) e
o mais recente 5W3H (onde inclui-se o H referente ao How many, ou Quantos). Todas elas podem ser utilizadas
perfeitamente dependendo da necessidade do gestor, respeitando sempre as caractersticas individuais.
Como utilizar?
Antes de utilizar o 5W2H preciso que voc estabelea uma estratgia de ao para identificao e proposio de
solues de determinados problemas que queira sanar. Para isso pode-se utilizar de brainstorm para se chegar a um
ponto comum. preciso tambm ter em conta os seguintes pontos:
Tenha certeza de estar implementando aes sobre as causas do problema, e no sobre seus efeitos;
Tenha certeza que suas aes no tenham qualquer efeito colateral, caso contrrio dever tomar outras aes
para elimin-los;
preciso propor diferentes solues para os problemas analisados, certificando-se dos custos aplicados e da
real eficcia de tais solues.
Me d um exemplo?
Sim, claro! Ao planejar determinada atividade gerencial, voc deve responder s 7 perguntas citadas acima com clareza
e objetividade. Logo aps, voc dever elaborar uma tabela explicativa sobre tudo o que foi planejado. Abaixo segue o
esboo bem simples de uma planilha de 5W2H. Ela pode ser configurada da maneira que o utilizador achar melhor
(linhas, colunas, cores etc). Mas sempre seguindo o modelo de especificar, ao mximo, todas as etapas do processo.
Caso contrrio o 5W2H perde a sua funo.
Como puderam ver, o funcionamento da ferramenta bem simples e pode ser manuseado por qualquer pessoa que
tenha mnimos conhecimentos de Excel, por exemplo. E so inmeras as formas de se utilizar a ferramenta 5w2h para
realizar planejamentos de todo tipo. Me arrisco a dizer que ela pode ser usada para qualquer tipo de organizao e
planejamento de atividades, basta que voc analise os elementos envolvidos na anlise que precisa fazer, alocando cada
informao no campo correto e criando uma mentalidade de acompanhamento constante daquilo que foi mapeado no
5w2h.
SOFTEXPERT
A ferramenta denominada 5W2H (termo em ingls) tem sido uma das mais utilizadas, j que uma forma eficiente de
organizar um plano de ao, e por isso auxilia as organizaes tanto a definirem claramente as atividades que comporo
o planejamento, como a comprometer os responsveis, pois seu roteiro bsico de implementao incluiu uma forma
sinttica, na qual so respondidos aos questionamentos:
Tipos
Assunto
Objetivo
Local
Questionamentos
What Qual? O que?
Why Por qu?
Where Onde?
Sequncia
When Quando?
Responsve
l
Mtodo
Custo
Descries
Qual ao deve ser tomada? O que exatamente deve ser feito?
Por que esta ao est sendo definida? Por que ela importante?
Onde esta ao ser implementada?
Quando ser iniciada a implementao desta ao? Quando ela deve
ser concluda?
Who Quem?
How Como?
How much Quanto custa?
SE Action Plan um software que realiza o gerenciamento de todas as etapas do processo de planejamento, execuo e
monitoramento de atividades e planos de aes, desde o registro at a aprovao, uma vez que incorpora ferramentas
de organizao, classificao e pesquisa. Caractersticas que do ao produto simplicidade, agilidade, confiabilidade e
eficincia.
Dentre os principais benefcios obtidos com a utilizao do SE Action Plan podem-se destacar: