Protocolo/recepo de

documentos
A entrada de documentos na instituio realizada pelo setor de protocolo
ao qual compete, entre outras incumbncias, receber os documentos e
fomentar a sua expedio e tramitao.
Todos os documentos ou processos, para entrarem em autarquias instituies
e outros sero recebidos obrigatoriamente pelo setor de protocolo ou pelas
unidades protocolizadas.
O prazo para permanncia de documentos e processos no setor de
protocolo ser 48 horas contadas a partir da data e hora de seu
recebimento.

REGISTROS
O registro de documentos por protocolizao consiste em gravar no
documento o nmero do registro de entrada, data e horrio, por
meio de carimbo ou aparelho protocolizado.
Documento de natureza particular (panfletos, prospecto, avisos,
convites, informes publicitrios, faturas, nota fiscais, duplicatas, extrato e
aviso bancrio) no devem ser registrados, mas encaminhados
diretamente aos destinatrios, salvo se implicarem deciso
administrativa.

Perodos
Os perodos podem ser ativos, semiativos e inativos.
ATIVO
diz respeito ao perodo em que este se conserva no arquivo corrente de uma
instituio. o perodo durante o qual os documentos ativos so
indispensveis a manuteno das atividades cotidianas de um administrador.
Com utilizao freqente, devem permanecer o mais perto possvel do
utilizador ou, em caso de encontrarem em ambiente informtico, ser de fcil
e rpida acessibilidade.
SEMIATIVO

Quando termina o seu perodo de atividade,entrando no segundo perodo da

sua vida, o perodo da semi-atividade pressupe que os documentos devem
ser conservados em arquivo intermdio por razes administrativas, legais ou
financeiras, mas no tem de ser usados para assegurar a atividade cotidiana
de uma administrao.
INATIVO
Aps o perodo de semiativos, os documentos passam para o perodo de
inatividade, no qual os documentos inativos deixam de ter valor previsvel
para a organizao que os produziu.
o perodo que se determina a eliminao ou conservao como arquivo
definitivo (permanente), ou seja, o perodo em que se determina o valor de
testemunho e informativo de um documento.
A teoria das 3 idades dos documentos tenta determinar qual o ciclo vital dos
documentos partindo da sua freqncia de utilizao e do seu valor
probatrio, informativo e testemunhal.

Arquivar
Arquivar no apenas organizar fisicamente os documentos produzidos por
uma instituio, destarte principalmente, a sua organizao lgica
funcional.
Arquivar, portanto, organizar a documentao produzida e recebida
por uma instituio de forma que a informao nela contida possa
ser resgatada com agilidade.
Os documentos produzidos por uma instituio podem receber ainda outra
diviso, de acordo com a funo que nela exerce. Assim, podem ser
documentos de atividade meio ou documentos de atividade fim.
1- Documentos de atividade meio: Documentos que refletem um
conjunto de operaes que uma instituio leva a efeito para auxiliar e
realizar o desempenho de suas atribuies especficas, o que resulta
na acumulao de documentos de carter instrumental e acessrio.
Ex: freqncia de funcionrio, notas fiscais, livros contbeis, etc.
2- Documentos de atividades fim: Documentos que refletem o conjunto
de operaes que a instituio leva a efeito para desempenho de suas
atribuies especficas, o que resulta na acumulao de documentos de
carter substantivo para seu funcionamento.

Ex: pronturios mdicos, autos de infrao, boletins de ocorrncias, etc.

Tipos de Arquivos
1- Arquivo Corrente:
constitudo de documentos vigentes, usado com freqncia.O arquivo
corrente tem valor primrio ou administrativo ele caracteriza-se por estar
vinculado aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou
recebidos em virtude das atividades pertinentes, outra peculiaridade o seu
uso constante dentro do rgo que o produziu.
Ex: os processos em andamento dentro de um rgo pblico, os
memorandos, as circulares e etc.
2- Arquivo Intermedirio:
constitudo por documentos vigentes, com prazo precaucional longo e de
referncia ocasional e pouca freqncia de uso, com acesso pblico
mediante autorizao do rgo produtor.
Tambm denominado de arquivo secundrio trata-se do conjunto de
documentos oriundos do arquivo corrente que esto com baixa freqncia de
uso, aguardando sua destinao final podendo ser destacado ou recolhido
para arquivo permanente.
Ex: regulamentos.
3- Arquivo Permanente:
constitudo de documentos que perderam a vigncia administrativa, porm
so providos de valor secundrio. Eles formam os arquivos histricos. o
conjunto de documentos arquivados em carter definitivo devido ao seu valor
histrico, informativo ou probatrio, por isso, estes documentos no podem
ser destacados.

A passagem dos documentos de um

arquivo para o outro
CORRENTE INTERMEDIRIO = TRANSFERNCIA
INTERMEDIRIO PERMANENTE = GUARDA OU RECOLHIMENTO
CORRENTE

PERMANENTE