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DEBATE MOVO CONCEITO DE ENGENHEIRO

VEREMOS:
-

NOVO CONCEITO PARA ESSE NOVO ENGENHEIRO DE PRODUO

BPM Gesto de Processos de Negcio

1. Conceitos bsicos para a prtica de BPM.
2. Caso prtico da empresa DIGIMAX.

Processo de negcio
Processo a organizao em movimento.
Processo compostos por vrias tarefas ou atividades
inter-relacionadas para cumprir um objetivo.
Processo pode ser gerenciado ou correr livremente.

Processo de negcio
definido como um trabalho ponta-a-ponta que
entrega valor aos clientes.

Entradas ->

Transformao ->

Sadas ->

Cliente

Todo processo deve ter um propsito entregar valor.

Resultado deve fazer o cliente se sentir bem sucedido.
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Processo de negcio

Valor o diferencial percebido pelo cliente.

o motivador para a aquisio de produtos/servios.
Valor est diretamente relacionado
ao desejo, benefcios e diferenciais
na aquisio de um produto e servio
pelo cliente.

Processo de negcio
A noo de trabalho ponta-a-ponta a chave, pois
envolve todo o trabalho cruzando departamentos e
funes para entregar valor aos clientes.

BPM Disciplina de Gerenciamento

A prtica de BPM busca alinhar a capacidade dos processos
com as demandas do negcio orientado pelas necessidades
dos clientes.

BPM Principais elementos

1 Cliente
Razo da existncia do negcio
Fornece oportunidades para:
Inovao.
Melhoria.
Novos negcios.
Sustentam o negcio.

BPM Principais elementos

2 Negcio
Atender as necessidades dos clientes com:
Valor, qualidade e prazos aceitveis.
Foco NO e DO cliente
Atento aos movimentos e
mudanas do mercado
Obter resultados: crescimento,
lucro.
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BPM Principais elementos

3 Estratgia
Forma de atuao do negcio.
Projeo futura de crescimento.
Define objetivos e metas pretendidas.
Mede e avalia resultados esperados.

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BPM Principais elementos

4 Processos
Entrega produtos e servios de valor aos clientes.
Capaz de atender as demandas do negcio.
Medidos, avaliados e melhorados.

Eficiente: qualidade, custo e prazo esperados.

Eficaz: resultado para o negcio e cliente.
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BPM Gerenciamento de Processos

BPM uma disciplina para desenhar, executar, medir,
controlar e melhorar processos de negcio para
alcanar os resultados
pretendidos, consistentes
e alinhados com as metas
estratgicas da
organizao.

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BPM Modelo de Gesto

Viso do negcio a partir dos processos

Apoiado por
Liderana
Cultura
Valores

Sistemas de TI
Polticas
Diretrizes
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BPM Benefcios
Cultura de resultados voltada para negcio e cliente.
Melhora a produtividade de produtos e servios.
Racionaliza recursos: materiais, pessoas, equipamentos.
Potencializa oportunidades e minimizar ameaas.
Identifica comportamentos, gargalos,
ineficincia nos processos.
Promove a melhoria e
aprimoramento contnuo.
Integra departamentos e pessoas.
Gesto efetiva do negcio.
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BPM Crescimento
A prtica de BPM aumentou mais de 10 vezes em 5 anos.

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BPM Caso prtico DIGIMAX

Empresa: DIGIMAX SONORIZAO.
A empresa vende e entrega a seus clientes projeto, fabricao
e montagem de equipamentos de sonorizao para grandes
ambientes: casas de festas; clubes; teatros, etc.

Os clientes da DIGIMAX so exigentes e primam pela

qualidade final da sonorizao do ambiente e entrega no
prazo dos servios contratados.
Por sua reconhecida competncia e qualidade a DIGIMAX
consegue praticar preos acima da concorrncia.
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BPM O problema
Com o aumento da demanda de novos projetos a DIGIMAX
tem tido dificuldades em entregar os projetos nos prazos
acordados com os clientes.
Tal situao tem causado desgaste entre a DIGIMAX e seus
clientes, alm de abalar a imagem da empresa.
Mesmo contratando mais pessoas os atrasos ainda persistem.

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BPM A Soluo
Aps vrias tentativas com solues pontuais para resolver os
problemas de atrasos na entrega dos projetos, a DIGIMAX
contratou uma consultoria especializada em Gesto de
Processos de Negcio BPM, para a analisar e apresentar uma
soluo definitiva para o problema e questo.

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BPM A Soluo
A empresa contratada iniciou o trabalho contemplando as
seguintes etapas:
1. Saber qual o real impacto dos atrasos para o CLIENTE e o
NEGCIO.
2. Entender ponta-a-ponta o processo de projeto, fabricao e
montagem da DIGIMAX.
3. Analisar o processo e os motivos que provocam as restries
que contribuem com os atrasos na entrega dos projetos.

4. Propor e implementar solues para eliminar ou minimizar a

possibilidade de atrasos nos projetos.
5. Monitorar, medir e avaliar resultados.
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BPM O impacto para o Cliente

Segundo dados apurados nos ltimos 12 meses, dos 48
projetos, 21 foram entregue fora do prazo acordado com o
cliente, ou seja, 44% de projetos atrasados.
Segundo pesquisa com cliente, o atraso provocava uma
grande frustrao, em alguns casos, ocasionando at
prejuzos financeiros aos clientes.

Neste levantamento ficou claro que manter a entrega na data

acordada com o cliente um diferencial e, a entrega com
atraso causa um impacto negativo, mesmo com a qualidade
superior do servio.
21

BPM O impacto para o Negcio

A DIGIMAX tem uma meta para o ano corrente de vender e
implantar 5 projetos mensais.
Segundo anlise, nos ltimos meses, os registros apontam a
concluso de 4 projetos mensais.
Alm de no ser capaz de manter as metas de projetos, a
DIGIMAX contabiliza uma perda de 20% de recursos, sendo
que seus recursos esto dimensionados para implantar 5
projetos mensais.
O atraso nos projetos de grande impacto para a DIGIMAX,
pois alm da perda a empresa deixa de faturar dentro do
perodo esperado.
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BPM Metas do trabalho

Em 3 meses:

Entregar 90% dos projetos na data acorda com os clientes.

Implantar 5 projetos mensais.
Manter a qualidade do trabalho.

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BPM Entendendo o processo

Para identificar os reais problemas que causam os atrasos,
entender o processo de projeto, produo e instalao
necessrio realizar uma anlise de como a empresa trabalha.

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BPM Analisando o processo

Foram analisadas diversas caractersticas e recursos do
processo para identificar o motivo das paradas:
a) Tecnicamente a equipe era bem capacitada e engajada
nas execuo de suas atividades.
b) Os materiais para a fabricao dos equipamentos, na sua
maioria eram entregues pelos fornecedores dentro dos
prazos e qualidade acordados.

c) Os prazos para a execuo das atividades no processo

estavam dentro da capacidade de execuo da equipe.
d) O fluxo do processo era contnuo e sem burocracia.
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BPM Analisando o processo

Ao iniciar a anlise mais detalhada, foi identificado diversos
momentos em que ocorriam paradas no processo.
A ocorrncia de vrias paradas no mesmo processo,
comprometia a entrega no prazo acordados com o Cliente.

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BPM Identificando as causas

Na atividade de Fazer o projeto era comum as paradas em
funo da falta de informao necessria.
Nesta situao era necessrio confirmar novamente alguns
dados com o cliente ou at mesmo realizar uma nova
medio.

27

BPM Identificando as causas

Em Aprovar o projeto e oramento, em alguns casos havia
uma demora por parte de alguns Clientes em aprovar o
projeto.

A DIGIMAX estabelecia o prazo para a entrega no momento

de levantar as necessidades. O atraso provocado pelo Cliente
nesta atividade no era contabilizado no projeto.

28

BPM Identificando as causas

Na Compra de Materiais ocasionalmente alguns produtos
da lista de compras tinham sua fabricao descontinuada em
funo de lanamentos substitutos do mesmo produto.
Quando ocorria o fato, o oramento voltava ao cliente para
nova aprovao com os preos alterados.

29

BPM Identificando as causas

Na atividade de Fabricar equipamentos, a reposio ou
compras de ferramentas era uma necessidade constante.
O desgaste, quebra e at sumio de ferramentas era
freqente e o mesmo provocava paradas constantes na
fabricao dos equipamentos.

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BPM Identificando as causas

Ao realizar a instalao dos equipamentos, constantemente
faltava algum material que no estava na lista, mas que era
da uso rotineiro, como suporte, parafuso e at mesmo
alguma ferramenta especfica.
A falta deste material provocava parada na instalao e
consequente aumento dos prazos na concluso dos servios.

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BPM Concluso da anlise

No contexto geral, o processo de projeto, fabricao e
montagem de equipamentos de sonorizao possua um
conjunto de fatores que ocasionavam paradas (gargalos).

A maioria das paradas eram ocasionadas por falta de

informao, de verificao e validao dos dados e
procedimentos para a realizao das atividades.
Isoladamente, as ocorrncias no significavam grandes
transtornos, sendo at, reconhecidas como uma situao
normal no processo.

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BPM Melhorias propostas

1 - Falta de informao ao Fazer o projeto:

Criar um roteiro de perguntas direcionado a levantar todas

as necessidades possveis do Cliente categorizado por tipo
de projeto: clube, sala de dana, festas, etc.
Criar um check-list com todos os pontos de medio e
inspeo necessrios para fazer o projeto.

33

BPM Melhorias propostas

2 - Demora do cliente em Aprovar o projeto e oramento:

Informar o cliente sobre o prazo para aprovao do projeto.

Se o cliente ultrapassar o prazo, notificar por escrito a
alterao da data final de entrega do projeto.

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BPM Melhorias propostas

3 - Fabricao descontinuada na Compra de Materiais:
Acordar com os fornecedores para enviar uma lista
atualizada sempre que houver substituio ou lanamento
de novos materiais.

35

BPM Melhorias propostas

4 - Reposio de ferramentas ao Fabricar equipamentos:
Catalogar e periodicamente fazer uma verificao
preventiva das ferramentas.
Manter um estoque estratgico das ferramentas mais
utilizadas para rpida reposio.

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BPM Melhorias propostas

5 - Falta de material ao Instalar equipamentos:
Ao sair, cada equipe de instalao faz um check-list dos
equipamentos e ferramentas necessrios.
No caso de material de uso contnuo, ter um pequeno
estoque de emergncia.

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BPM Melhorias propostas

Outras melhorias proposta para racionalizar o processo:
Reorganizao da sala de montagem, em linha de produo,
com reduo de 20% do tempo na montagem dos
equipamentos.
Implementao de um programa de premiao no
cumprimento das metas pelas equipes.
Reunies peridicas para avaliar os trabalhos e discutir
melhores prticas na resoluo dos problemas.
Implementao de um software de automao de processo
para o controle e monitoramento em tempo real, e
possibilitar agir rapidamente para corrigir distores nos
processos.
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BPM Avaliao e Resultados

Nos primeiros 3 meses, aps as mudanas no processo os
resultados so os seguintes:
97% dos projetos foram entregues no prazo.
A equipe est conseguindo entregar 5,8 projetos por ms.

Os gerentes e colaborados esto mais participativos,

inclusive contribuindo com solues fora de suas funes.
O clima organizacional melhorou significativamente,
contribudo para a melhoria da produtividade.
A premiao por resultados, principalmente pelo
reconhecimento, tem se revelado um excelente
instrumento motivacional para as equipes.
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BPM Avaliao e Resultados

Projetos entregues no prazo

Projetos entregues no ms
7

120
100
80

60

+ 31%

97%

6
5

66%

+ 45%

5,8

3
40
2
20

Antes

Depois

Antes

Faturamento no perodo
350
320
+
39%
300
250
230

25
20
15

200
150

Depois

Lucro no perodo
20,2%
+ 27%
15,8%

10

100

50
0

Antes

Depois

40

Antes

Depois

BPM Avaliao e Resultados

ndice de satisfao dos Clientes
100
80

+ 41%

% 60
40
20
0
1

3
Meses
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BPM Avaliao e Resultados

Para os meses seguintes, a DIGIMAX, satisfeita com os
primeiros resultados, implementou as seguintes aes:

Ampliou o programa de premiao para todas as reas da

empresa.
Criou um conselho permanente para avaliar e propor
melhoria nos processos da empresa.
Realizou sua expanso com aumento de estrutura e
contratao de mais colaboradores.
Lanou uma nova campanha de marketing:
Entrega no prazo ou seu dinheiro de volta.
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BPM Avaliao e Conhecimento

1 O Que BPM?
2 Voc entendeu o conceito?
3 Voc implementaria o BPM para gesto de projetos?
4 Para qual empresa voc indicaria a utilizao da
ferramenta?
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Email: rubens.evangelista@aedu.com
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