111

INSTRUMENTO
INSTRUMENTO DE
DE APOIO
APOIO GERENCIAL
GERENCIAL 04

111

IDENTIFICAO:
Ttulo: RELATRIOS GERENCIAIS.
Processo Integrador: ELABORAO DE RELATRIOS TCNICOS
GERENCIAIS.

ORIENTAES SOBRE O INSTRUMENTO:

O QUE :
O instrumento constitui-se em um conjunto de orientaes voltadas para a
elaborao de relatrios tcnicos gerenciais.
PARA QUE SERVE:
As orientaes contidas no presente instrumento servem para apresentar
um roteiro de elaborao de relatrios gerenciais claros, simples e objetivos.
ORIENTAO:
O desempenho de uma empresa deve ser avaliado a partir de um conjunto
de informaes que permitam conhecer sua realidade num dado momento. Alm disso, deve apresentar subsdios para que se possa planejar o
futuro da empresa, fazer correes de rumo e apresentar novas formas de
atuao.
Assim, a elaborao de relatrios tcnico-gerenciais deve ser cuidadosamente planejada, seguindo algumas etapas bsicas como:
1. inicie denindo, com clareza, os objetivos do relatrio. Para tanto,
preciso identicar o pblico a que se destina, preocupar-se com
sua utilizao e forma de apresentao;
2. em seguida necessrio selecionar as informaes relevantes que
comporo o relatrio. A misso da empresa e seus objetivos sociais e
estratgicos so fontes importantes para esta seleo;
3. a prxima etapa est relacionada escolha dos indicadores de
desempenho da empresa. Para denir esses indicadores recomenda-se utilizar alguns critrios bsicos, tais como: importncia, simplicidade; abrangncia; acessibilidade; comparabilidade; estabilidade;
baixo custo;
4. aps, avance na denio da forma em que o relatrio ser apresentado. Para isso, deve-se levar em considerao que os dados
precisam ser objetivos (preferencialmente incluindo demonstrao
em grcos). Devido a isso, no conveniente se ter um grosso volume, somente com dados analticos, o que no facilita a viso global
do desempenho da empresa, dicultando a clara percepo da situao da mesma e, por conseqncia, a tomada de decises.
1

D especial ateno escolha da linguagem mais adequada, pois

isso tambm bastante importante. No recomendvel utilizar termos tcnicos que s so entendidos pelos prossionais da rea. Utilize expresses de uso mais comum e redija em linguagem de fcil
entendimento. O contedo importante, mas a forma tambm contribui para o melhor entendimento do relatrio.
A visualizao grca das informaes facilita o entendimento, na
maior parte dos casos. Por exemplo, um mapa pode ser utilizado
para demonstrar a posio geogrca das aes da empresa, enquanto, um grco em forma de barra, pode mostrar a evoluo da
quantidade de benecirios atendidos ao longo de um perodo e outro grco, em forma de pizza, mais adequado para demonstrar
a participao de cada tipo de entrada de recursos nanceiros na
composio do total das receitas.
5. O ltimo passo a preparao do relatrio propriamente dito e,
para isso necessrio identicar previamente as pessoas responsveis pelo levantamento de informaes, consolidao e anlise dos
dados. Deve-se, tambm, estabelecer quem os fornecer e qual a
periodicidade, formato e como eles devero estar disponveis para
elaborao do documento.
Aps a elaborao do relatrio bom vericar se as informaes esto adequadas ao pblico a que se destinam. Uma das formas testar o relatrio antes de encaminh-lo ao usurio nal. Pea que outra
pessoa leia o documento e avalie, com detalhes, o que entendeu de
cada uma das partes e o que acha que pode ser melhorado.
EXEMPLO:
Supondo que o proprietrio da empresa Omega Mveis Populares Ltda.,
ao analisar o faturamento da sua empresa, tenha constatado que nos ltimos seis meses o valor real das vendas esteja sofrendo uma queda sistemtica. Preocupado com isso, ele resolve elaborar um relatrio para ser
apresentado em reunio interna da empresa. Para tanto, seguiu o roteiro
bsico.
1. Objetivos do relatrio Apresentar um painel da situao das
vendas da empresa no perodo de janeiro a junho de 2005, visando
avaliar os resultados, identicar as causas dos problemas e propor
solues para os mesmos.
2. Informaes relevantes Vendas da empresa (ms a ms) do
perodo citado.
3. Indicadores Comparao das vendas do perodo de janeiro a
junho de 2005 em relao ao mesmo perodo do ano anterior.
4. Forma do relatrio O contedo deve iniciar com a apresentao
e objetivos do relatrio, escrito em linguagem simples. Depois so
apresentados os demonstrativos de vendas e grcos comparativos,
nalizando com listagem de provveis causas de problemas a serem
analisadas.
5. Elaborao do relatrio
O relatrio cou assim:
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Relatrio de Vendas 1 janeiro a 30 de junho de 2005

1. Objetivos
Apresentar o demonstrativo da evoluo das vendas da empresa;
demonstrar o problema detectado: queda no valor real das vendas;
identicar as causas dos problemas;
buscar possveis solues.
2. Demonstrativo de vendas janeiro a junho de 2005/2004

Meses

Valor em R$ 2004

Valor em R$ 2005

Janeiro
Fevereiro
Maro
Abril
Maio
Junho
Total

220.000
312.000
330.000
315.000
345.000
320.000
1.842.000

208.000
272.000
262.000
320.000
285.000
320.000
1.667.000

- 5,45
- 12,8
- 20,6
+ 1,6
- 17,4
- 0,0
- 9,5

3. Indicadores Verica-se uma queda acentuada de vendas no perodo (mdia de 9,5%), sendo o ndice mais expressivo o vericado
no ms de maro (20,6%).
4. Lista de provveis causas

Causa de problemas

Ocorrncia

Grau de
importncia

1
1. Alta taxa de marcao (preos elevados)
2. Ausncia ou inadequada poltica de descontos
3. Critrio insatisfatrio de remunerao de vendedores
4. Inadequao ou ausncia de propaganda
5. Dependncia de pequeno nmero de clientes
6. Desconhecimento de preos da concorrncia
7. Falta de servios complementares
8. Poltica inadequada de promoes
9. Condies de crdito no atrativas ao cliente
10. Leiaute inadequado da rea de vendas
11. Ambiente psicolgico desconfortvel para o cliente
12. Apresentao inadequada da mercadoria ou preo
13. Incapacitao de vendedores
3
14. Deficincia das instalaes de vendas

15. Deficincia nas informaes sobre clientes

10. Leiaute inadequado da rea de vendas

11. Ambiente psicolgico desconfortvel para o cliente
12.
Apresentao
inadequada da mercadoria ou preo
Causa
de problemas

Ocorrncia

Grau de
importncia

13. Incapacitao de vendedores

14. Deficincia das instalaes de vendas

1. Alta
taxa de marcao
(preossobre
elevados)
15.
Deficincia
nas informaes
clientes
2. Ausncia
ou nas
inadequada
poltica
de estoques
descontos
16.
Deficincia
informaes
sobre
3. Critrio
insatisfatrio
17.
Falta de
vendedoresde remunerao de vendedores
4. Inadequao
ou ausncia
de propaganda
18.
Falta de controle
de vendas
(por linha, vendedor etc.)
5. Dependncia
pequeno
de clientes
19.
Carncia de de
espao
(reanmero
de vendas
pequena)
6. Desconhecimento
de preos
dapara
concorrncia
20.
Falta de informaes
internas
decidir preos
7. Falta de servios complementares
8. Poltica
inadequada
de promoes
5. Observaes
A planilha
deve ser preenchida da seguinte

maneira: identicar
se no
existe
a ocorrncia
da causa do problema,
9. Condies
de crdito
atrativas
ao cliente
fazendo um x na coluna de ocorrncia; em seguida indicar se a

10. ocorrncia
Leiaute inadequado
reaoude
de baixa, da
mdia
devendas
muita importncia. Ateno!

Pode-se acrescentar
listagem
das causas
11. Ambiente
psicolgico
desconfortvel
paradeoproblemas
cliente outras
questes consideradas importantes.

12. Apresentao inadequada da mercadoria ou preo

ONDE
PESQUISAR: de vendedores
13. Incapacitao
www.rits.org.br

14. Deficincia das instalaes de vendas

15. Deficincia nas informaes sobre clientes
16. Deficincia nas informaes sobre estoques
17. Falta de vendedores
18. Falta de controle de vendas (por linha, vendedor etc.)
19. Carncia de espao (rea de vendas pequena)
20. Falta de informaes internas para decidir preos