Apostila de

Microsoft Access
2003

Idealizada por: Cleidson Rodrigo de Morais Fernandes

Orientado por: www.office.microsoft.com

Com esta apostila voc usufruir de um treinamento apostilado

acompanhado de alguns arquivos de Banco de Dados onde voc
poder aplicar todas as instrues orientadas nesta apostila, os
arquivos seguem junto pasta da apostila, conforme a ordem das
sesses prticas.
O Senhor o meu pastor e nada me faltar. Salmo 23
1

#DICE
Introduo ao Banco de Dados ............................................ 5
Vantagens de utilizar um banco de dados .............................................................................. 5
Melhor que um conjunto de listas .......................................................................................... 6
Fazendo amizades com relaes ............................................................................................ 7
A estrutura de um banco de dados ......................................................................................... 8
Sesso prtica ......................................................................................................................... 9

Organizar os dados em tabelas ...........................................10

Tabelas, os blocos de construo de bancos de dados ......................................................... 10
Campos de dados.................................................................................................................. 11
Cada registro exclusivo ..................................................................................................... 12
Tudo relativo ..................................................................................................................... 12
Sesso prtica 01 .................................................................................................................. 13
Conhecer tabelas ............................................................................................................ 13

Analisando, exibindo e reportando dados..........................15

Consultas .............................................................................................................................. 15
Formulrios .......................................................................................................................... 16
Relatrios impressos ............................................................................................................ 16
Sesso prtica 02 .................................................................................................................. 17
Conhecer objetos de banco de dados................................................................................ 17

Desenvolvendo no Access ....................................................20

Planejar tabelas .................................................................................................................. 20
Determinar as tabelas necessrias ........................................................................................ 21
Por que separar tabelas? ....................................................................................................... 21
Determinar chaves primrias................................................................................................ 22
Estruturar tabelas para evitar duplicao ............................................................................. 23
Sesso prtica 03 .................................................................................................................. 23
Planejar e examinar tabelas .............................................................................................. 24
Criar as tabelas necessrias .................................................................................................. 24
Criar uma tabela utilizando um assistente............................................................................ 25
Criar uma tabela no modo Design........................................................................................ 25
Criar uma tabela inserindo dados ......................................................................................... 25
Sesso prtica 04 .................................................................................................................. 26
Criar e modificar uma tabela........................................................................................ 26
Configurar campos ............................................................................................................... 27
Nomear campos claramente ................................................................................................. 27
Definir tipos de dados para campos ..................................................................................... 27
Definir propriedades de campo ............................................................................................ 28
Sesso prtica 05 .................................................................................................................. 29
Configurar campos......................................................................................................... 29
Definir relaes entre tabelas ............................................................................................... 31
Definir chaves primrias ...................................................................................................... 31
Configurar relaes de tabelas ............................................................................................. 32
Relao um-para-um ............................................................................................................ 32
Relao um-para-muitos ...................................................................................................... 33
Relao muitos-para-muitos................................................................................................. 33
Sesso prtica 06 .................................................................................................................. 34
Definir relaes de tabela .............................................................................................. 34
Por que usar formulrios? .................................................................................................... 35
Vantagens dos formulrios: clareza e controle .................................................................... 35
2

Tipos de formulrios adicionais ........................................................................................... 36

Sesso prtica 07 .................................................................................................................. 36
Comparar a entrada de dados em um formulrio e em uma tabela ......................... 36
Criar um formulrio ............................................................................................................. 37
Assistente de Formulrio...................................................................................................... 37
AutoFormulrios .................................................................................................................. 38
No modo Design................................................................................................................... 39
Sesso prtica 08 .................................................................................................................. 39
Criar e modificar um formulrio.................................................................................. 39
Partes de um formulrio ....................................................................................................... 40
Controles .............................................................................................................................. 40
Selecionar um ou mais controles.......................................................................................... 41
Alterar a ordem de tabulao dos controles ......................................................................... 41
Sees................................................................................................................................... 42
Selecionar uma seo ........................................................................................................... 42
Adicionar sees de cabealho e de rodap ......................................................................... 43
Propriedades ......................................................................................................................... 43
Botes de navegao ............................................................................................................ 44
Sesso prtica 09 .................................................................................................................. 44
Partes de um formulrio................................................................................................ 44
Personalizar a aparncia de um formulrio .......................................................................... 45
Atribuir um novo formato ao formulrio ............................................................................. 46
Redimensionar as sees do formulrio............................................................................... 46
Aplicar uma formatao predefinida.................................................................................... 47
Sesso prtica 10 .................................................................................................................. 47
Personalizar a aparncia de um formulrio ................................................................ 47
Como o uso de relatrios pode ajud-lo............................................................................... 48
Os relatrios atendem a vrias finalidades ........................................................................... 49
Os relatrios so abrangentes............................................................................................... 49
Os relatrios combinam dados e design ............................................................................... 50
Sesso prtica 11 .................................................................................................................. 50
Explorar relatrios e suas origens ................................................................................ 50
Exerccio 1: Explorar um relatrio............................................................................... 50
Exerccio 2: Comparar um relatrio e sua tabela de origem ..................................... 51
Criando relatrios ................................................................................................................. 51
AutoRelatrio ....................................................................................................................... 52
Assistente de Relatrio......................................................................................................... 52
Modo Design ........................................................................................................................ 53
Visualizar os relatrios criados ............................................................................................ 53
Sesso prtica 12 .................................................................................................................. 54
Exerccio 1: Criar um AutoRelatrio ........................................................................... 54
Exerccio 2: Usar o Assistente de Relatrio ................................................................. 54
Exerccio 3: Exibir um relatrio no modo Design e em Visualizar Layout .............. 55
Personalizar relatrios....................................................................................................... 55
Personalizar no modo Design............................................................................................... 56
Os relatrios tm sees ....................................................................................................... 56
Agrupar dados em relatrios ................................................................................................ 57
Definir propriedades do relatrio ......................................................................................... 57
Inserir quebras de pgina...................................................................................................... 58
Aplicar uma AutoFormatao .............................................................................................. 58
Personalizar formatao ....................................................................................................... 59
Sesso prtica 13 .................................................................................................................. 59
Exerccio 1: Exibir cabealhos e rodaps ..................................................................... 59
3

Exerccio 2: Reagrupar um relatrio ........................................................................... 60

Exerccio 3: Aplicar uma AutoFormatao ................................................................. 60

Consultas I: Obter respostas com consultas ......................61

Colocar dados em uso .......................................................................................................... 61
O que voc deseja saber? ..................................................................................................... 62
O que voc deseja saber? ..................................................................................................... 63
Obter dados atualizados diariamente.................................................................................... 64
Tipos de consultas ................................................................................................................ 64
Sesso prtica 14 .................................................................................................................. 65
Explorar consultas ............................................................................................................ 65
Criar consultas seleo ......................................................................................................... 66
Criar consultas de duas maneiras ......................................................................................... 66
Noes bsicas sobre o assistente ........................................................................................ 67
Trabalhar no modo Design ................................................................................................... 68
Especificar campos............................................................................................................... 69
Especificar critrios para concentrar os dados ..................................................................... 69
Os campos esto aparecendo na tela? .................................................................................. 70
Executar a consulta............................................................................................................... 70
Sesso prtica 15 .................................................................................................................. 71
Criar e refinar uma consulta seleo............................................................................ 71

Consultas II: Limitar resultados e calcular valores ..........73

Limitando resultados ............................................................................................................ 73
Mostrar apenas os valores principais mais baixos e mais altos............................................ 74
Limitar os resultados usando critrios.................................................................................. 74
Tipos de critrios .................................................................................................................. 74
Expresse-se com critrios..................................................................................................... 75
Construtor de Expresses ..................................................................................................... 76
Operador, operador, voc tem esse nmero? ....................................................................... 76
Comparar valores: maior que, menor que etc. ..................................................................... 77
Entre dois valores ................................................................................................................. 77
Sesso prtica 16 .................................................................................................................. 78
Expresse-se com clculos..................................................................................................... 79
Calcular o total ou a mdia de registros em uma consulta ................................................... 80
Criando um campo calculado............................................................................................... 80
Exemplos de campos calculados .......................................................................................... 81
Operadores aritmticos e sua precedncia ........................................................................... 81
Precedncia de operadores: todos em ordem agora ............................................................. 82
Calculando datas .................................................................................................................. 82
Compreendendo como os valores nulos afetam as consultas............................................... 83
Sesso prtica 17 .................................................................................................................. 83
Trabalhar com clculos ................................................................................................. 83

Consultas III: Criar consultas parmetro que solicitam

entrada dos usurios............................................................87
Crie uma s vez, use sempre ................................................................................................ 87
Alterar os valores dos critrios sempre que desejar ............................................................. 88
Configurar uma consulta parmetro ..................................................................................... 88
Consultas parmetro de execuo e resposta imediatas ....................................................... 89
Vrias regies, uma s consulta ........................................................................................... 89
Configurar campos ............................................................................................................... 90
Configurar os valores dos critrios..................................................................................... 900
Teste sua consulta................................................................................................................. 91
4

Introduo ao Banco de Dados

Aprenda a estrutura e os benefcios de um banco de dados do Microsoft Access e fique familiarizado com as formas
de inserir e extrair os dados de um banco de dados
METAS

Aps a concluso deste curso, voc conhecer:

A diferena entre um banco de dados e uma lista.

Tabelas, campos, registros e chaves primrias.

Quatro itens principais, chamados de objetos, contidos na maioria dos bancos de dados.

TEXTO DO CURSO

Voc quer gerenciar nmeros de vendas e de inventrio? Registros de alunos de uma escola? Ou quem sabe a sua prpria coleo de
DVDs, CDs e fitas de vdeo?
Um banco de dados pode ajud-lo a inserir os dados com facilidade, encontr-los com rapidez, us-los para criar etiquetas ou malasdiretas, bem como resumi-los em relatrios impressos ou online. Este curso o ajudar a compreender os benefcios e a estrutura de um
banco de dados do Access

Vantagens de utilizar um banco de dados

O Access desbloqueia o valor completo dos seus dados

TEXTO DO CURSO

Um banco de dados muito mais que apenas uma lista ou tabela.

Com um banco de dados, voc realmente tem o comando de seus dados, pois ele permite recuper-los, classific-los, analis-los,
resumi-los, bem como relatar resultados em segundos. Ele pode combinar dados de vrios arquivos para que voc no precise mais
inserir informaes duas vezes e pode at mesmo tornar a entrada de dados mais eficiente e precisa.
Nesta lio, mostraremos alguns benefcios de um banco de dados e apresentaremos as suas partes mais importantes

Melhor que um conjunto de listas

Um benefcio chave do Access evitar as complicaes geradas por diversas listas.

TEXTO DO CURSO

Digamos que voc seja secretrio(a) de uma grande sociedade de caminhada. Voc possui uma lista de voluntrios para reciclagem,
uma lista de voluntrios para festas em feriados, endereos para rtulos de panfletos, uma lista de associao e assim por diante.
Suponha que um membro da sociedade, que aparece em diversas listas, altere o seu email pela segunda vez este ano. Com apenas
um conjunto de listas, voc ter o cansativo trabalho de alterar essas informaes em todos os locais em que elas aparecerem. Com
um banco de dados bem estruturado, ser necessrio alter-las apenas uma vez. O banco de dados cuida de todo o trabalho restante.
Se voc apenas estiver trabalhando com aproximadamente 10 itens, provavelmente preferir criar uma lista simples, talvez como uma
planilha no Microsoft Excel ou uma lista com marcadores ou tabela no Microsoft Word.
Se os seus dados so mais complexos ou so alterados freqentemente, um banco de dados do Access oferece uma grande
vantagem

Fazendo amizades com relaes

Relaes vinculam dados de tabelas individuais para aumentar as suas utilidades.

TEXTO DO CURSO

O Access cria bancos de dados relacionais, ou seja, os dados so armazenados em vrias tabelas separadas de acordo com o
assunto ou a tarefa, mas esses dados esto relacionados e podem ser reunidos da maneira que voc especificar.
Mesmo que o banco de dados de uma sociedade possa armazenar informaes de contato dos membros separadamente das suas
listas de voluntrios para reciclagem ou de dados para planejamento de feriados, ele tambm poder extrair todas essas informaes
em conjunto sempre que voc precisar.
Portanto, possvel imprimir rapidamente uma lista das pessoas que se candidataram como voluntrios para reciclar papis no
sbado, incluindo seus endereos e nmeros de telefone atualizados.
Os dois conjuntos de dados so relacionais, ou seja, as informaes em um conjunto de dados (como o nome de Nancy Davolio na
lista de reciclagem) esto associadas s informaes, ou as "conhecem", no outro conjunto de dados (informaes de contato de
Nancy Davolio).
Para aproveitar ao mximo o seu banco de dados, convm configurar as tabelas de dados para refletir as tarefas e os assuntos
associados aos seus dados.
Ao planejar o banco de dados, leve em considerao os cenrios nos quais os dados sero inseridos, pesquisados ou reportados
pelas pessoas. Uma simples precauo pode ser um grande empreendimento

A estrutura de um banco de dados

Objetos correspondem s partes mais importantes de um banco de dados.

TEXTO DO CURSO

Os bancos de dados do Access consistem em objetos. Posteriormente neste curso, descreveremos com mais detalhes os quatro
importantes objetos a seguir:
Tabelas armazenam dados em linhas e colunas. Todos os bancos de dados contm uma ou mais tabelas.
Consultas recuperam e processam dados. Elas podem combinar dados de diferentes tabelas, atualizar dados e executar clculos
com base nesses dados.
Formulrios controlam a entrada e as exibies de dados. Eles fornecem indicaes visuais capazes de facilitar o trabalho com
dados.
Relatrios fazem o resumo e a impresso de dados. Eles transformam os dados de tabelas e consultas em documentos destinados
comunicao de idias

Sesso prtica

TEXTO DO CURSO

Esta sesso prtica no envolve o uso do Access ou o download de arquivos. Voc precisa apenas de papel e caneta ou um
programa de processamento de texto para expressar suas idias.

1.

Tente se lembrar de um banco de dados.

Reflita sobre as situaes recentes nas quais voc viu um banco de dados em operao. bastante provvel que
uma loja recm-visitada utilize um banco de dados para gerenciar o inventrio, atualizar informaes sobre clientes
e gerar recibos ou faturas. Ou, talvez, a sua empresa utilize um banco de dados para gerenciar informaes sobre
clientes ou funcionrios.

2.

Observe os usos do banco de dados.

Anote como as pessoas utilizaram o banco de dados: Elas pesquisaram informaes sobre clientes? Digitalizaram
etiquetas de preos na caixa registradora ou no computador? Verificaram a disponibilidade de mercadorias no
inventrio? Imprimiram recibos?

3.

Imagine as atividades do banco de dados.

Se estiver planejando criar um banco de dados, anote duas ou mais situaes nas quais voc (ou outra pessoa na
organizao) provavelmente utilizar os dados, como na criao de um relatrio de status mensal, na reviso de
dados de vendas, no envio de cartas modelo ou no lanamento de notas de estudantes em tarefa

Organizar os dados em tabelas

Tabelas organizam os seus dados.

TEXTO DO CURSO

Todos os bancos de dados do Access contm pelo menos uma tabela. Nesta lio, mostraremos a composio de uma tabela e como
voc pode estrutur-las de acordo com os seus dados.

Tabelas, os blocos de construo de bancos de dados

Figura 1 A linha que contm informaes sobre a United Package um registro.

10

Figura 2 A coluna que contm nmeros de telefone um campo.

TEXTO DO CURSO

Tabelas armazenam dados e, por isso, so blocos de construo essenciais de qualquer banco de dados.
Um banco de dados deve possuir uma tabela individual para cada assunto principal, como registros de funcionrios, pedidos de
clientes, mtodos de transporte ou fornecedores. Os dados no devem ser duplicados em diversas tabelas. A duplicao de dados
um erro comum, mas poder ser facilmente evitada se voc estruturar as suas tabelas de maneira eficiente.
Cada tabela contm linhas chamadas de registros e colunas chamadas de campos.
Um registro um conjunto de fatos sobre uma determinada pessoa, evento, CD ou outro item de interesse. Por exemplo, Nancy
Davolio e os detalhes do seu emprego so um registro na tabela Funcionrios. Speedy Express e suas informaes de contato so um
registro na tabela Transportadoras.
Um campo um tipo nico de fato que pode se aplicar a cada pessoa, evento ou outro registro. Por exemplo, Cdigo Postal um
campo na tabela Funcionrios, enquanto Telefone um campo na tabela Transportadoras

Campos de dados

Se um nome de campo existente no for suficientemente descritivo, voc poder renomear o

campo.
Os tipos de dados de um campo limitam e descrevem os tipos de informaes que podem ser
inseridas nesse campo, como Nmero ou Moeda.
Voc utiliza um identificador exclusivo, chamado de chave primria, para cada registro da sua
tabela.
As propriedades de campos so um conjunto de caractersticas que fornecem controle adicional
sobre os dados.
TEXTO DO CURSO

Os campos em um banco de dados possuem configuraes que determinam os tipos de dados que eles podem armazenar, como os
dados so exibidos e o que pode ser feito com esses dados.
Por exemplo, voc pode utilizar as configuraes do campo para garantir que todas as pessoas insiram a data de remessa com dois
nmeros para o ms, dois nmeros para o dia, quatro nmeros para o ano e barras entre esses nmeros: 09/03/2008. Voc tambm
pode exigir que a data de remessa seja pelo menos dois dias posterior data de entrada.
Uma configurao importante para campos so os tipos de dados, incluindo nmero, texto, moeda (dinheiro) e data/hora (exibidas
em conjunto como um nico tipo no Access). Os tipos de dados limitam e descrevem os tipos de informaes no campo, alm de
determinarem as aes que podem ser executadas em um campo e a quantidade de memria utilizada pelos dados.

11

Os campos tambm possuem propriedades que controlam os detalhes das informaes que eles contm, incluindo um nmero de
caracteres, um valor padro e uma regra de validao que garante a conformidade dos dados com determinados critrios. As
propriedades facilitam a entrada e o gerenciamento de dados

Cada registro exclusivo

Um funcionrio e os detalhes do seu emprego formam um registro na tabela Funcionrios. Essas

informaes no devem ser repetidas em outras tabelas e outros registros.
TEXTO DO CURSO

Voc j deve ter ouvido que dois flocos de neve nunca so iguais. Essa caracterstica tambm se aplica a registros em um banco de
dados bem estruturado.
Cada registro em uma tabela deve ser exclusivo. Em outras palavras, no possvel ter dois registros idnticos sobre Nancy Davolio
no mesmo banco de dados. Entretanto, o que acontecer se voc tiver duas funcionrias chamadas de Nancy Davolio?
Para diferenciar um registro do outro, as tabelas podem conter um campo de chave principal.
A chave principal um identificador (como um nmero de pea, um cdigo de produto ou um cdigo de funcionrio) exclusivo para
cada registro.
A chave primria deve ser uma informao que no ser alterada freqentemente.
Se voc desejar, o Access pode atribuir uma chave primria numrica que crescer em incrementos de 1 sempre que voc adicionar
um registro a uma tabela. Esse nmero continuar a ser associado a esse registro mesmo que voc adicione e exclua outros registros
inseridos anteriormente no banco de dados.
Se a chave primria for um nmero, como as pessoas reconhecero o registro? No se preocupe, o banco de dados pode associar
cada chave primria a um nome amigvel, como o nome de um funcionrio. Dessa forma, possvel trabalhar com informaes
conhecidas, mesmo que a tabela de base esteja armazenando um nmero.

Tudo relativo

O Cdigo do Funcionrio exibido em ambas as tabelas como uma chave principal...

...e como uma chave externa.

12

TEXTO DO CURSO

Uma chave principal separa informaes semelhantes, torna cada registro exclusivo e, alm disso, rene informaes. Voc relaciona
duas tabelas utilizando uma chave principal. dessa maneira que as tabelas compartilham dados e possvel evitar a repetio de
informaes em ambas as tabelas.
As chaves primrias permitem que voc utilize toda a potncia de um banco de dados relacional em vez de trabalhar com diversas
listas repetitivas cuja manuteno muito difcil e com as quais no possvel operar em conjunto.
Quando duas tabelas so relacionadas, a chave principal de uma delas torna-se uma chave externa da outra.
Digamos que voc possua uma tabela Funcionrios e uma tabela Pedidos. O nmero do Cdigo do Funcionrio a chave primria da
tabela Funcionrios e, ao mesmo tempo, uma chave externa da tabela Pedidos. A tabela Pedidos possui a sua prpria chave primria,
o nmero do Cdigo do Pedido.
Quando Nancy Davolio recebe um pedido, seu nmero de Cdigo do Funcionrio inserido na tabela Pedidos. Esse nmero de
cdigo corresponde aos detalhes sobre Nancy na tabela Funcionrios e, portanto, no necessrio repetir os dados sobre Nancy
(como o ramal do seu telefone) na tabela Pedidos.
Para obter mais detalhes sobre chaves primrias, chaves externas e relaes de tabelas, consulte "Organizar os dados em tabelas

Sesso prtica 01
Conhecer tabelas
Exerccio 1: Abrir uma tabela
1.

Na janela Banco de Dados, em Objetos, verifique se a opo Tabelas est selecionada.

2.

Abra a tabela Fornecedores clicando duas vezes nessa tabela. Percorra-a de cima para baixo para exibir os dados
que ela contm.

3.

No menu Arquivo, clique em Fechar para fechar a tabela.

Exerccio 2: Examinar uma tabela

1.

Na janela Banco de Dados, em Objetos, verifique se a opo Tabelas est selecionada.

2.

Abra a tabela Produtos clicando duas vezes nessa tabela.

13

3.

Clique no boto Exibir

na barra de ferramentas Folha de Dados da Tabela. Observe o design subjacente da

tabela.

4.

Observe que as descries dos campos Cdigo da Categoria e Cdigo do Fornecedor correspondem s tabelas
Categorias e Fornecedores. Esses dois campos so chaves primrias nessas tabelas, mas so chaves externas na
tabela Produtos.

5.

No menu Ferramentas, clique em Relacionamentos. Observe que linhas de conexo mostram relaes entre as trs
tabelas vinculadas por Cdigo da Categoria e Cdigo do Fornecedor.

6.

Feche a janela Relacionamentos e feche a tabela conforme indicado no Exerccio 1.

14

Analisando, exibindo e reportando dados

Uma janela do banco de dados aberta para mostrar a lista de objetos de banco de dados.
TEXTO DO CURSO

Embora as tabelas sejam excelentes para armazenar dados, para aproveitar todos os benefcios do Access, voc precisa compreender
outros objetos do banco de dados do programa. Nesta lio, falaremos mais sobre formulrios, consultas e relatrios (incluindo pginas
de acesso a dados, as quais relatam dados online) e como eles podem ajud-lo.

Consultas

Esta consulta extraiu os nomes de funcionrios residentes no Reino Unido a partir de uma tabela
Funcionrios mais extensa.
TEXTO DO CURSO

Voc tem perguntas s quais deseja responder com os seus prprios dados?
Por exemplo:

Quais dos seus funcionrios residem no Reino Unido?

Quantas regies apresentaram mais de R$250.000,00 em vendas no ltimo ms?
Quais escolas apresentam o maior ndice de faltas?
Consultas podem responder a essas perguntas reunindo os dados armazenados no banco de dados ou realizando clculos com esses

15

dados para fornecer informaes adicionais.

Para responder a perguntas, as consultas recuperam, filtram, classificam e renem dados em um comando. Outra vantagem das
consultas combinar os dados de vrias tabelas em uma nica exibio.
Quando uma consulta encontra dados e os exibe ao usurio, tambm pode processar esses dados de acordo com as suas instrues.
Uma consulta pode realizar clculos utilizando dados: Qual o total de vendas menos os custos de transporte?
Uma consulta tambm pode remover dados: excluir nomes de membros com dvidas no pagas durante 24 meses. necessrio ter
cautela durante a execuo de consultas que alteram dados e tambm considerar a realizao de um backup desses dados em
primeiro lugar.

Formulrios

Elementos grficos, como linhas e retngulos, so armazenados no design do formulrio.

Dados so originados a partir dos campos na consulta ou tabela de base.
Um clculo originado a partir de uma expresso, que armazenada no design do formulrio.
Textos descritivos so armazenados no design do formulrio.
TEXTO DO CURSO

Formulrios permitem que as pessoas insiram ou exibam dados facilmente no seu banco de dados. Voc pode comparar formulrios
com janelas por meio das quais possvel trabalhar com dados.
Formulrios controlam e simplificam a entrada de dados. medida que as pessoas inserem dados em um formulrio, esses dados so
salvos em uma tabela de base.
Formulrios facilitam a compreenso dos dados em uma tabela ou consulta, apresentando-os em designs visualmente convidativos.
Alm disso, podem fornecer uma tela de inicializao com maneiras simples de iniciar tarefas de banco de dados.
Formulrios fornecem listas suspensas, instrues, controles de navegao e grficos para ajudar os usurios a trabalhar com dados.
De uma forma ou de outra, eles facilitam a utilizao dos dados.
Para aprender mais informaes sobre os detalhes de criao e utilizao de formulrios, consulte o curso "Um formulrio para cada
funo".

Relatrios impressos

16

Um relatrio converte dados em um documento formatado.

TEXTO DO CURSO

Voc faz relatrios de rotina sobre clculos de vendas? Fornece um catlogo do seu inventrio? Imprime etiquetas para CDs, DVDs e
vdeos em casa? Gera faturas e recibos?
Relatrios convertem dados em documentos e so fornecidos em diferentes formas e tamanhos, embora todos sejam projetados para
apresentar dados impressos. Eles fornecem mtodos para formatar a aparncia impressa dos dados da maneira que voc considera
mais eficiente para os seus objetivos.
Utilizando relatrios, voc pode agrupar dados, realizar clculos com base nesses dados, alm de adicionar ttulos e outras
formataes para torn-los mas significativos e fceis de serem lidos.
Aps a criao de um relatrio, possvel salvar o seu formato para que ele possua a mesma aparncia sempre que for impresso,
mesmo se os dados forem alterados

Sesso prtica 02
Conhecer objetos de banco de dados
Exerccio 1: Consultas

17

1.

Na janela Banco de Dados, em Objetos, clique em Consultas.

2.

Abra a consulta Dez Produtos Mais Caros clicando duas vezes nessa consulta. Observe como os produtos esto
classificados com base no preo.

3.

Clique no boto Exibir

na barra de ferramentas Folha de Dados de Consulta. Observe o design subjacente

da consulta.

18

4.

Feche a consulta.

Exerccio 2: Formulrios
1.

Na janela Banco de Dados, em Objetos, clique em Formulrios.

2.

Abra o formulrio Categorias clicando duas vezes nele.

3.

Clique nas setas na parte inferior do formulrio para explorar outros registros.

4.

Feche o formulrio.

Exerccio 3: Relatrios

19

1.

Na janela Banco de Dados, em Objetos, clique em Relatrios.

2.

Abra o relatrio Catlogo clicando duas vezes nesse relatrio. Clique nas setas da parte inferior do relatrio para
percorrer as suas pginas.

3.

Feche o relatrio.

4.

Na janela Banco de Dados, abra o relatrio Etiquetas dos Clientes clicando duas vezes nesse relatrio. Observe
que a pgina de etiquetas um tipo de relatrio e uma maneira de imprimir dados para uso prtico.

5.

Feche o relatrio.

Desenvolvendo no Access
Planejar tabelas

Um fluxograma pode ajud-lo a organizar as suas tarefas e a planejar o seu banco de dados.

20

Determinar as tabelas necessrias

Figura 1 United Package um registro

Figura 2 Telefone um campo.

Em um banco de dados, as relaes entre dados so representadas em tabelas por registros (linhas) e campos (colunas).
Cada tabela dedicada a um assunto especfico, como endereos de funcionrios, pedidos de clientes, mtodos de transporte ou
fornecedores. Cada pessoa ou item que faz parte do assunto de uma tabela, bem como os dados sobre essa pessoa ou esse item,
forma um registro. Por exemplo, os detalhes sobre o Cdigo da Transportadora 2, a United Package, formam um registro.
Cada tipo especfico de informao sobre uma pessoa ou um item, como sobrenome, endereo ou telefone, corresponde a um
campo. Por exemplo, Telefone um campo na tabela Transportadoras.
Cada campo e cada registro devem ser exclusivos. Por exemplo, os dados para Speedy Express no devem ser repetidos em
outros registro; "Nome da Empresa" deve ser exibido apenas uma vez como um nome de campo.
Todas as entradas em uma nica tabela devem ser do mesmo tipo. A tabela Transportadoras deve conter apenas os nomes das
transportadoras e os seus dados associados. Nenhum dado, com exceo de nmeros de telefone, deve ser colocado no campo
Telefone.
Antes de criar o seu banco de dados, voc deve analisar os dados e determinar como eles podem ser divididos em tabelas
separadas e bem estruturadas.

Por que separar tabelas?

21

Observemos dois cenrios de entrada de pedidos:

Um cliente deseja cancelar um pedido feito. Se o
seu endereo estiver em uma tabela separada do seu
pedido, voc poder excluir esse pedido facilmente sem
excluir o endereo.
Voc acabou de inserir uma pilha de pedidos de
clientes no momento em que a sua empresa decidiu
alterar os mtodos de transporte. Se esses mtodos de
transporte estiverem mantidos em suas prprias
tabelas, no ser necessrio atualizar cada pedido
individual.
O Access trabalha com tabelas separadas em bancos de
dados relacionais que podem ajud-lo a estruturar dados de
forma eficiente, a evitar esforos em vo e a evitar dores de
cabea.
Os bancos de dados relacionais armazenam dados em tabelas
separadas de acordo com o assunto, mas essas tabelas so
articuladas por meio de relaes. Por exemplo, uma tabela de
clientes est relacionada a uma tabela de pedidos por meio de
um campo de cdigo do cliente em cada uma dessas tabelas.
A tabela Fornecedores contm todas as informaes de
contato sobre essas empresas.

Normalmente, os dados no devem ser repetidos em mais de

uma tabela, exceto para esses tipos de campos relacionados.

A tabela Produtos faz referncia tabela Fornecedores, mas

no precisa incluir as informaes de contato de todos os
fornecedores.

Alguns benefcios desse mtodo incluem:

Eficincia No necessrio armazenar
informaes redundantes, como o nome ou o endereo
de um cliente, em todos os pedidos feitos por esse
cliente.
Controle mais fcil atualizar, excluir e
estender dados em um banco de dados bem
estruturado que no contenha duplicaes.
Preciso Ao evitar repeties, voc diminui os
riscos de erros. Exatamente uma vez e em qualquer
lugar.
Integridade dos dados Voc pode adicionar
ou remover campos ou registros em tabelas exclusivas
sem afetar a estrutura dos dados. Alm disso, no ser
necessrio recriar o design do banco de dados.
A separao protege a estrutura original. Enquanto voc
planeja as suas tabelas, pense nas maneiras de estruturar os
dados para facilitar a sua entrada e a manuteno.

Determinar chaves primrias

As tabelas em bancos de dados relacionais devem possuir
uma chave primria. Uma chave primria um campo ou um
conjunto de campos que diferencia cada registro de todos os
outros.
Por exemplo, Nancy Davolio a nica funcionria com o
Cdigo do Funcionrio exclusivo igual a 1, como mostra o
exemplo.
A chave primria tambm permite relacionar duas tabelas para
evitar a duplicao de dados. Por esses motivos, ela um item
de informao muito importante.
Suponha que a chave primria para uma tabela Funcionrios
seja um nmero de Cdigo do Funcionrio. Quando Nancy
Davolio recebe o pedido de um cliente, ela pode inserir seu
prprio cdigo de funcionrio com esse pedido.
Cdigo do Funcionrio a chave primria da tabela
Funcionrios.

Portanto, a tabela Pedidos no precisa conter mais detalhes

sobre Nancy, como o ramal do seu telefone. O nmero de
cdigo de Nancy corresponde ao registro na tabela

O Cdigo do Funcionrio na tabela Pedidos aponta para o

22

registro do funcionrio na tabela Funcionrios.

Funcionrios que contm os dados dela.

Chaves primrias devem ser informaes que no sero
alteradas com freqncia, como um nmero de pea ou um
cdigo de funcionrio.
Posteriormente neste curso, mostraremos como definir uma
chave primria, mas bom comear a pensar em uma chave
primria nos estgios de planejamento.

Estruturar tabelas para evitar duplicao

Enquanto voc faz o esboo da sua lista de tabelas, necessrio
analisar as relaes dos dados e verificar a existncia de duplicaes.

Produtos: Tabela
ID do Produto

Nome

Fornecedor

Chai

Exotic Liquids

49 Gilbert St.

Chang Exotic Liquids

49 Gilbert St.

Ikura

9-8 Sekimai

Tokyo Traders

Endereo
Estas so algumas perguntas que podem ser feitas para ajud-lo a
estruturar os seus dados:
Cada registro exclusivo?
Um registro repetido em outro lugar?
Existem detalhes, ou grupos de detalhes, repetidos em
mais de um registro ou tabela?

Figura 1 Redundante detalhes repetidos do

fornecedor.

Voc consegue alterar um registro facilmente sem alterar

outro registro?
Cada registro contm todos os detalhes a partir dos
quais ele formado?

Fornecedores: Tabela
ID do
Fornecedor

Fornecedor

Endereo

Cidade

Exotic Liquids 49 Gilbert

St.

Londres

Tokyo
Traders

Tquio

Figura 2

9-8 Sekimai

Eficiente tabela Fornecedores criada.

Cada registro contm apenas os detalhes a partir dos

quais ele formado, especificamente apropriados para a
identidade desse registro?
Existem campos dependentes de outros campos na
tabela?
Se as tabelas no forem criadas com a estrutura ideal, algumas
relaes sofrero conseqncias indesejveis: perda de dados,
necessidade de atualizar dados em diversos locais ou incapacidade de
adicionar novos dados.
Para ver um exemplo de como uma organizao inadequada pode
causar problemas, considere a situao mostrada na Figura 1.

Produtos: Tabela
ID do Produto

Nome

ID do Fornecedor

Chai

Chang

Ikura

Figura 3 Eficiente a tabela Produtos faz referncia

tabela Fornecedores, mas no contm mais os detalhes
dos fornecedores.

Voc deseja alterar os detalhes de Tokyo Traders no banco de dados.

Se voc armazenar informaes sobre o fornecedor, como o endereo
e o telefone, em cada registro de produto da tabela Produtos, ser
necessrio modificar cada registro.
Ao armazenar os dados dos fornecedores separadamente em suas
prprias tabelas (Figura 2), voc pode alterar as informaes de Tokyo
Traders apenas uma vez na tabela Fornecedores. Cada registro de
produto que contiver o ID do Fornecedor de Tokyo Traders ser
associado a essas informaes atualizadas. O uso do ID do fornecedor
permite remover nomes e endereos de fornecedores a partir da tabela
Produtos, evitando entradas duplicadas e excesso de manuteno
desnecessria de dados.
Lembre-se de que, quanto mais sentido as suas tabelas fizerem para
voc agora, mais sentido ainda elas faro posteriormente. Alm disso,
podero ser utilizadas com mais facilidade de maneiras eficientes.

Sesso prtica 03
Nesta prtica, voc levar em considerao a maneira como as tabelas devem ser estruturadas. Para o primeiro exerccio, voc
pode utilizar caneta e papel, uma tabela no Microsoft Word ou uma planilha no Microsoft Excel. Voc tambm poder utilizar o
Microsoft Access se j souber como utiliz-lo para criar uma tabela; caso ainda no saiba, no se preocupe, pois ensinaremos na
prxima lio.
No segundo exerccio, voc examinar algumas tabelas do Access j criadas

23

Planejar e examinar tabelas

Exerccio 1: Planejar tabelas
1.

Faa o esboo de duas tabelas que voc planeja utilizar no seu banco de dados e liste os campos que cada uma
conter.

2.

Verifique cada lista para ver se existem duplicaes e determine se voc pode atribuir uma chave primria a cada
tabela.

Exerccio 2: Examinar tabelas no Access

Neste exerccio, voc far a comparao de campos e explorar dados em tabelas relacionadas.
1.

Na janela Banco de Dados, em Objetos, verifique se a opo Tabelas est selecionada.

2.

Abra as tabelas Fornecedores e Produtos para explor-las. Clique duas vezes em cada tabela para abri-la. Talvez
seja necessrio arrastar uma das tabelas ou minimiz-la para poder abrir a outra.

3.

Em seguida, percorra com o mouse ou utilize os botes de navegao na parte inferior das tabelas para explor-las.

4.

Observe como a tabela Fornecedores contm informaes de contato para cada fornecedor, enquanto a tabela
Produtos no contm os detalhes do fornecedor. Quando terminar, feche as duas tabelas.

5.

Clique duas vezes na tabela Clientes e explore-a.

6.

na barra de ferramentas Folha de Dados da Tabela (geralmente ancorada na parte

Clique no boto Exibir
superior da tela) para ver a tabela Clientes no modo Design. Observe as descries para os campos nessa tabela.

7.

Feche a tabela.

Criar as tabelas necessrias

O Access oferece trs maneiras de criar tabelas

24

Criar uma tabela utilizando um assistente

O Access tem assistentes que o ajudam passo a passo
durante o processo de criao de tabelas. Os assistentes so
particularmente teis se voc prefere receber um prompt para
os itens a serem includos na sua tabela.
Os assistentes faro diversas perguntas com relao s suas
tabelas e, portanto, convm preparar essas informaes
enquanto voc cria tabelas.
Na sesso prtica, forneceremos instrues mais detalhadas
sobre diversos assistentes e, portanto, voc ficar mais
familiarizado com os tipos de perguntas s quais precisar
responder

O assistente faz perguntas e reage de acordo com as suas

respostas.

Criar uma tabela no modo Design

Voc tambm pode criar uma tabela no modo Design ou pode
utilizar o modo Design para alterar as configuraes e os
nomes de campos de uma tabela.
Algumas pessoas preferem utilizar um assistente para criar
uma tabela rapidamente e, em seguida, alternar para o modo
Design para refinar essa tabela.
Outras pessoas preferem trabalhar desde o comeo no modo
Design, pois esse mtodo proporciona mais controle sobre as
caractersticas da tabela e dos seus campos medida que so
configurados.

Campos no modo Design

O modo Design uma boa maneira de criar uma tabela

quando voc conhece exatamente como deseja configurar os
seus campos. Esse modo no fornece instrues passo a
passo como um assistente e, portanto, exigir mais
reformulaes.

Criar uma tabela inserindo dados

A maneira mais rpida e menos controlada de criar uma tabela
no modo Folha de Dados, simplesmente inserindo dados e
nomeando campos durante a criao. O modo Folha de Dados
mais ou menos semelhante a uma planilha, e voc pode
digitar dados diretamente nas clulas como faz em uma
planilha.
O Access aplicar algumas configuraes de tabela com base
nos dados inseridos dessa maneira.
Esse mtodo pode ser utilizado quando voc precisa
configurar uma tabela bsica e inserir dados rapidamente.
Entretanto, ao contrrio do uso de um assistente ou do modo
Design, esse mtodo no permite controlar muitos detalhes
sobre tabelas. Voc pode alternar para o modo Design e
refinar a sua tabela bsica. Convm refinar o design da tabela
antes de inserir uma grande quantidade de dados caso a

25

alterao nas configuraes afete os dados j inseridos.

Inserindo dados para criar uma tabela
Se a entrada de dados rpida for prioritria e voc tiver uma
grande quantidade de dados para inserir, considere a criao
de um formulrio com base em uma tabela. Os formulrios
podem fornecer textos com instrues, caixas suspensas,
opes padro e outros auxlios para facilitar a entrada de
dados e torn-la mais consistente. Para exibir uma lio sobre
formulrios do Access, consulte o curso "Um formulrio para
cada funo".
Observao A alterao dos tipos de dados de um campo
depois da insero de dados gera um processo potencialmente
lento de converso de dados quando voc salva a tabela,
especificamente se essa tabela contiver uma grande
quantidade de dados. Se os tipos de dados para dados j
armazenados em um campo estiverem em conflito com os
tipos de dados para os quais voc alterou, alguns dados
podero ser pedidos.

Sesso prtica 04
Criar e modificar uma tabela
Exerccio 1: Criar uma tabela utilizando o Assistente de Tabela
1.

Na janela Banco de Dados, em Objetos, certifique-se de que a opo Tabelas esteja selecionada e, em seguida,
clique em Criar tabela usando o assistente.

2.

No Assistente de Tabela, certifique-se de que a opo Comercial esteja selecionada (na caixa localizada no canto
superior esquerdo) e percorra a lista na caixa Tabelas de Exemplo para ver as opes disponveis. Em seguida,
clique em Pessoal na caixa localizada no canto superior esquerdo. Na caixa Tabelas de Exemplo, explore as
opes pessoais e clique em Coleo de Vdeos.

3.

Na caixa Tabelas de Exemplo, explore a lista de campos possveis para essa tabela. Clique na seta de ponta dupla
ao lado da caixa para incluir todos esses campos de exemplo na tabela.
Observao Se voc no quiser utilizar todos os campos de exemplo exibidos, poder adicionar um campo
individual por vez clicando no campo desejado e, em seguida, clicando na seta de ponto nica.

4.

Clique em Avanar e certifique-se de que a opo Sim, defina a chave primria para mim esteja selecionada. No
se preocupe se voc no sabe o que isso significa. Discutiremos esse assunto na prxima lio.

5.

Clique em Avanar. Se a tela seguinte solicitar a especificao de uma relao para essa tabela, basta clicar em
Avanar.

6.

Certifique-se de que a opo Inserir os dados diretamente na tabela esteja selecionada e clique em Concluir.

7.

Explore a estrutura de tabela criada e, em seguida, feche a tabela quando terminar.

Exerccio 2: Adicionar um campo a uma tabela no modo Design.

Suponha que voc deseje adicionar um campo a uma tabela para armazenar o endereo de email das suas transportadoras.
1.

Na janela Banco de Dados, em Objetos, certifique-se de que a opo Tabelas esteja selecionada. Clique duas
vezes na tabela Transportadoras.

2.

Observe os campos na tabela e clique no boto Exibir

na barra de ferramentas Folha de Dados da Tabela
para alternar para o modo Design. Na coluna Nome do Campo, clique na primeira clula vazia e digite Email para
criar um novo campo Email.

3.

Pressione a tecla TAB para acessar o campo Tipo de Dados. Certifique-se de que o tipo de dados Texto esteja
selecionado.

4.

Pressione a tecla TAB para acessar a coluna Descrio. Digite Endereo de email de contato das
transportadoras.

5.

Clique no boto Exibir

na barra de ferramentas Design da Tabela para alternar para o modo Folha de Dados.
Salve o design da tabela quando solicitado.
Observe que um novo campo Email foi adicionado tabela.

6.

Feche a tabela.

26

Configurar campos

Cdigo da Transportadora, Nome da Empresa e Telefone so campos.

Nomear campos claramente

Suponha que voc tenha criado uma tabela e agora deseje
rastrear tipos adicionais de dados contidos nessa tabela.
possvel adicionar e nomear mais campos.
Escolha nomes de campos que possam ser facilmente
compreendidos pelas pessoas que utilizaro o banco de
dados. Se a sua organizao possuir outros bancos de dados,
ser necessrio verificar se existem convenes para a
nomeao de campos de bancos de dados.
Embora voc possa adicionar ou alterar os nomes de campos
de uma tabela no modo Folha de Dados, o melhor local para
atualizar os campos de uma tabela no modo Design. A
possvel adicionar e renomear campos facilmente, alm de
adicionar textos descritivos e definir as propriedades e os tipos
de dados desses campos.

Nomes de campos so bem definidos e refletem seus objetivos.

Definir tipos de dados para campos

Tipo de dados
Texto

Nmero

Descrio

Exemplo

Um campo Texto
pode armazenar
qualquer tipo de
caractere ou nmero
e possui um limite de
255 caracteres.

Um nome de
produto, como
Access

Um campo Nmero
pode armazenar
apenas nmeros e
esses nmeros
podem ser utilizados
para clculos.

Uma contagem
de unidades,
como 200

Data/Hora

Um campo Data/Hora A data de um

armazena uma data e pedido, como
uma hora.
10/10/2008
5:21 P.M.

Moeda

Um campo Moeda
armazena valores
monetrios, nmeros
e formataes de

O tipo de dados de um campo um atributo dos dados armazenados

desse campo. A seleo correta do tipo de dados fornece importantes
vantagens:
Controle O tipo de dados determina quais tipos de informaes
podem ser armazenadas no campo, evitando erros e melhorando a
validao de dados. Definir o tipo de dados como Nmero, por
exemplo, evita a entrada de textos invlidos.
Convenincia O tipo de dados pode ajudar a gerenciar requisitos de
espao em disco do banco de dados e a acelerar o desempenho.
Definir o tipo de dados como Nmero, por exemplo, normalmente
acelerar a realizao de clculos.
A tabela mostra alguns dos tipos de dados mais teis. Para ver uma
lista completa enquanto voc trabalha, clique em qualquer local da
coluna Tipo de Dados e, em seguida, pressione F1.

O preo de um
item, como
$41,99

27

casas decimais, que

podem ser utilizados
em clculos.
AutoNumerao Um campo
AutoNumerao
armazena nmeros
de srie ou aleatrios
atribudos pelo
Access e no pode
ser atualizado.

Um nmero de
identificao do
cliente, como
123243

Objeto OLE

Um anexo,
como uma
planilha do
Excel, um
documento do
Word, um
grfico ou um
som

Um campo Objeto
OLE armazena
objetos criados por
programas diferentes
do Access e que
esto vinculados ou
incorporados a uma
tabela do Access.

Tipos de dados utilizados com freqncia

Definir propriedades de campo

Prxima
Propriedades
do Campo

Descrio

Observaes

Tamanho do
Campo

A propriedade
Tamanho do
Campo define o
nmero mximo
de caracteres em
um campo.

Uma descrio de
item no pode
exceder 40
caracteres.

Formato

A propriedade
Formato
especifica como o
campo deve ser
exibido e
impresso.

A data de um pedido
ser exibida como
"14 de junho de
2008".

A propriedade
Mscara de
Entrada
especifica um
padro para a
entrada de dados
em um campo.

A data de um pedido
deve ser inserida no
formato
"14/06/2008".

Legenda

A propriedade
Legenda fornece
o rtulo para um
campo utilizado
em um formulrio
ou relatrio.

O rtulo do campo
"Data de
contratao do
funcionrio".

Valor Padro

A propriedade
Valor Padro
fornece as
informaes
padro para todos
os novos
registros.

A data do pedido
sempre a data atual,
a menos que essa
data seja editada.

Regra de
Validao

A propriedade
Regra de
Validao valida
os dados
inseridos pelos
usurios antes de
salvar os dados.

A quantidade
solicitada deve ser
maior que 1.

Texto de
Validao

A propriedade
Texto de

"Insira uma
quantidade de

Mscara de
Entrada

Uma propriedade de campo um atributo de um campo que controla

a exibio e entrada de dados do usurio.
A seleo correta de propriedades de campo garante que todos os
dados sejam vistos e inseridos da mesma maneira no banco de dados,
incluindo formulrios, consultas e relatrios que utilizam esses dados.
Considere usurios inserindo dados. Eles podem inseri-los de vrias
maneiras diferentes, como 24-04-08, 24/04/8 ou 24/04/2008. Alm
disso, formatos de data padro so diferentes em vrias partes do
mundo.
Se voc definir a propriedade de campo para a data como Mscara de
Entrada, estabelecer um nico padro para essa entrada de dados.
Dessa forma, possvel garantir que essas informaes sempre sejam
inseridas no formato 24/04/2008.
Voc pode decidir se deseja que caracteres na mscara, como traos
ou barras, sejam armazenados como parte dos dados ou se deseja
armazenar apenas os nmeros da data.
A tabela mostra algumas das propriedades de campo mais teis. Para
ver detalhes de propriedades de campo enquanto voc trabalha, clique
em cada propriedade de campo na parte inferior do modo Design e
pressione F1.

28

Validao exibe
uma mensagem
quando os dados
so rejeitados
como invlidos.

pedido maior que 1."

Requerido

A propriedade
Requerido define
um campo para
que ele exija
dados de forma a
concluir o
registro.

Um pedido de
compra deve conter
um endereo para
remessa.

Permitir Zero

A propriedade
Permitir Zero
permite que um
registro seja
concludo com um
campo que no
contenha dados.

Nem todos os
clientes possuem
um endereo de
email e alguns
registros no
contero dados
nesse campo.

Indexado

A propriedade
Indexado acelera
a pesquisa e
pode assegurar a
exclusividade dos
dados.

Itens de dados
utilizados com
freqncia, como
nmeros de pea ou
cdigos de cidades,
podero ser
localizados e
gerenciados com
mais facilidade.

Propriedades de campo utilizadas com freqncia

Sesso prtica 05
Nesta sesso prtica, voc abrir uma tabela existente para examinar as suas propriedades de campo. Em seguida, adicionar um
campo a uma tabela e definir por conta prpria a propriedade desse campo.

Configurar campos
Exerccio 1: Exibir propriedades de campo
1.

Na Janela Banco de Dados, em Objetos, verifique se a opo Tabelas est selecionada. Clique na tabela
Funcionrios e, em seguida, clique no boto Design

2.

na barra de ferramentas.

Em Nome do Campo, certifique-se de que o campo ID do Funcionrio esteja selecionado e, em seguida, exiba as
suas propriedades em Propriedades do Campo na parte inferior da tela.

29

3.

Repita esse processo para mais quatro nomes de campos, examinando uma ou duas propriedades de campo para
cada um desses nomes; feche a tabela quando terminar.

Exerccio 2: Adicionar um campo e definir as suas propriedades

Suponha que voc deseje adicionar um campo a uma tabela para especificar se uma empresa fornece ou no remessas internacionais.
1.

A no ser que a Janela Banco de Dados j esteja exibida, pressione F11 para alternar para essa janela. A no ser
que a opo Tabelas j esteja selecionada em Objetos, clique em Tabelas.

2.

Clique na tabela Fornecedores e, em seguida, clique no boto Design

tabela no modo Design.

na barra de ferramentas para abrir a

3.

Na coluna Nome do Campo, clique na clula em branco em Fax e digite a palavra Internacional.

4.

Acesse a coluna Tipo de Dados, pressione a seta para abrir a lista suspensa e selecione Sim/No. Essa
configurao controla os tipos de dados que sero armazenados no campo.

5.

Acesse o campo Descrio e digite Especifica se a empresa controla remessas internacionais. Essa descrio
registra a funo do campo no banco de dados.

6.

Em Propriedades do Campo, clique na caixa Legenda e digite Remessa Internacional. Essa propriedade fornece
um rtulo que ser exibido sempre que o campo for utilizado em um formulrio ou relatrio. Em seguida, feche a
tabela, salvando as alteraes quando solicitado se voc quer exibi-las mais tarde.

30

Definir relaes entre tabelas

Bancos de dados relacionais conectam tabelas para que elas trabalhem em conjunto.

Definir chaves primrias

Conforme estudado na primeira lio, "Planejar tabelas", o
campo de chave primria identifica um registro
exclusivamente. Tambm vincula tabelas para que elas
detectem a existncia umas das outras.
Quando duas tabelas so relacionadas, a chave primria da
tabela pai torna-se uma chave externa na tabela filho. A
chave externa uma referncia da tabela filho s informaes
na tabela pai relacionada.
Normalmente, a chave primria corresponde apenas a um
campo, como um nmero de pea. Em algumas
circunstncias, a chave primria pode corresponder a dois ou
mais campos em conjunto, como um nmero de pea do
fabricante e um cdigo de pas, que identificam exclusivamente
uma pea para cada pas.
Se voc no tiver definido a chave primria utilizando o
Assistente de Tabela, poder defini-la no modo Design. Se
necessrio, possvel alterar essa chave mais tarde.

Cdigo da Categoria aparece em ambas as tabelas como

uma chave primria...
...e como uma chave externa.

31

Configurar relaes de tabelas

Para mostrar como a chave primria de uma tabela est
relacionada a outra tabela, voc configura relaes de tabelas.
Existem trs tipos de relao: um-para-um, um-para-muitos e
muitos-para-muitos.
Para configurar e exibir relaes, utilize o comando
Relacionamento no menu Ferramentas.

Arraste o campo Cdigo do Funcionrio da tabela

Funcionrios para o campo equivalente na tabela Pedidos.
O Cdigo do Funcionrio a chave primria para a tabela
Funcionrios.
Cada funcionrio pode receber vrios pedidos, uma relao
um-para-muitos.
O Cdigo do Funcionrio uma chave externa na tabela
Pedidos.

Relao um-para-um
Em uma relao um-para-um, cada registro em uma tabela
est diretamente relacionado a um nico registro em outra
tabela.
Um exemplo uma tabela Funcionrios e uma tabela
Jogadores de Futebol da empresa. Um funcionrio estar
listado na tabela Jogadores de Futebol apenas uma vez e viceversa.

Cada jogador de futebol possui um registro correspondente na

tabela Funcionrios.
Esse conjunto de dados um subconjunto dos registros de

32

Cdigo do Funcionrio na tabela Funcionrios.

Relao um-para-muitos
Em uma relao um-para-muitos, um registro em uma tabela
est relacionado a vrios registros em uma segunda tabela,
mas os registros nessa segunda tabela esto relacionados
apenas a um registro na primeira tabela.
Um exemplo uma tabela Fornecedores e uma tabela
Produtos. Um fornecedor pode ser a nica origem de vrios
produtos, sendo que todos eles esto relacionados apenas a
esse fornecedor.

Figura 1 Um fornecedor ...

Figura 2 pode fornecer mais de um produto...

Figura 3

... mas cada produto possui apenas um fornecedor.

Relao muitos-para-muitos
Em uma relao muitos-para-muitos, um registro em uma
tabela est relacionado a diversos registros em uma segunda
tabela, enquanto um registro na segunda tabela est
relacionado a diversos registros na primeira tabela.
Esse tipo de relao exige uma terceira tabela, chamada de
tabela de juno. A tabela de juno contm as chaves
primrias das outras duas tabelas como suas chaves externas.
Por exemplo, a tabela Pedidos e a tabela Produtos possuem
uma relao muitos-para-muitos. Um pedido pode conter
diversos produtos, sendo que cada produto pode ser exibido
em vrios pedidos.
A terceira tabela neste exemplo, a tabela Detalhes do
Pedido contm chaves primrias das tabelas Pedidos e
Produtos. A tabela Detalhes do Pedido a tabela de juno
para as outras duas tabelas.
Como cada item na tabela Pedidos e cada item na tabela
Produtos podem ser exibidos vrias vezes na tabela Detalhes
do Pedido, cada uma dessas duas tabelas possui uma relao
um-para-muitos com a tabela Detalhes do Pedido. Todas as
tabelas de juno conectam tabelas que possuem relaes

33

um-para-muitos com as tabelas de juno, sendo que as

chaves primrias dessas tabelas conectadas correspondem s
chaves externas da tabela de juno.

Chave primria da tabela Pedidos.

Chave primria da tabela Produtos.

Quando uma tabela pode ser relacionada a vrias outras

tabelas simplesmente fazendo referncia s informaes
nessas tabelas, as partes do banco de dados tornam-se
semelhantes s clulas do seu corpo. Cada uma ativa,
possui o tamanho correto para a sua funo e, em conjunto,
podem exercer efeitos que ultrapassam as suas capacidades
individuais.

Um pedido pode conter vrios produtos ...

... e cada produto pode ser exibido em diversos pedidos.

Sesso prtica 06
Nesta sesso prtica, voc atribuir um campo em uma tabela como a chave primria dessa tabela e, em seguida, criar uma relao
entre essa tabela e uma tabela diferente.

Definir relaes de tabela

Exerccio 1: Definir uma chave primria
1.

Pressione F11 para alternar para a janela Banco de Dados, a menos que ela j esteja exibida. Clique na tabela
Fornecedores e, em seguida, clique no boto Design

2.

na barra de ferramentas.

Clique na linha que contm o campo ID do Fornecedor e, em seguida, clique no boto Chave Primria
de ferramentas Design da Tabela.

na barra

Voc ver um cone de chave na clula ao lado do campo ID do Fornecedor.

3.

Feche a tabela e salve as alteraes quando solicitado.

Exerccio 2: Criar uma relao entre duas tabelas

1.

Certifique-se de ter fechado a tabela do exerccio anterior. No possvel criar ou modificar relaes entre tabelas
abertas. A no ser que a janela Banco de Dados j esteja exibida, pressione F11 para alternar para essa janela.

2.

Clique no boto Relacionamentos

3.

Arraste o campo ID do Fornecedor na tabela Fornecedores para o campo ID do Fornecedor na tabela Produtos,
uma vez que esse o campo com o qual essa tabela deve estar logicamente relacionada. A caixa de dilogo Editar
Relacionamentos ser exibida.

na barra de ferramentas Banco de Dados.

Observao A tabela Produtos possui um campo ID do Fornecedor porque essa tabela foi projetada para utilizar
esse campo como uma chave externa.
4.

Clique no boto Criar para criar a relao e, em seguida, exiba as alteraes no diagrama.

5.

Feche a janela Relacionamentos quando terminar.

34

Por que usar formulrios?

Os formulrios so prticos, uma vez que eles so
extremamente adaptveis a muitas finalidades diferentes. Voc
pode criar formulrios, por exemplo, para:
Inserir as notas dos alunos
Controlar itens de estoque
Inserir nomes de novos funcionrios
Rever os nmeros de sada de produto
semanalmente
Atualizar os endereos dos clientes
Criar pedidos de servios ou vendas
Abrir outros formulrios ou imprimir relatrios do
banco de dados

A estrutura dos dados em uma tabelaX

Xreflete-se na estrutura de um formulrio.

Vantagens dos formulrios: clareza e controle

Ao criar um formulrio, voc dever ter em mente algumas
finalidades bsicas. O formulrio atender ao seu objetivo se
tiver clareza e controle.
Os bancos de dados armazenam dados em tabelas,
geralmente em tabelas muito grandes. Embora seja possvel
inserir ou ler dados diretamente, esse processo poder ser
complicado. Quanto maior for a tabela, mais difcil ser garantir
que os dados estejam no campo (coluna) e no registro (linha)
corretos.
Os formulrios ajudam as pessoas a se concentrarem apenas
no que necessrio ao inserirem ou exibirem dados. Voc
deve projetar um formulrio de forma que ele seja fcil de ler e
de compreender. Voc pode incluir rtulos para descrever
dados e instrues para inseri-los prximo a cada rea de
trabalho.
Os formulrios permitem que voc selecione, nos diversos
campos de uma tabela, apenas aqueles nos quais deseja que
os usurios se concentrem. Essa seletividade tambm significa
que voc no precisa expor todos os dados a todas as
pessoas que trabalham com eles. Talvez voc no queira que
a pessoa que estiver inserindo nomes na tabela de
funcionrios veja o salrio de cada um deles, por exemplo.
Pode ser difcil localizar os dados em uma tabela grande.
Um formulrio torna os dados mais fceis de se trabalhar.

35

Tipos de formulrios adicionais

Embora sejam usados com mais freqncia para inserir ou
exibir dados, os formulrios tm vrios outros usos valiosos. E
para cada tipo de uso, h um tipo especfico de formulrio.

Menus de controle
Voc pode criar um formulrio que aparece como um menu de
controle quando um usurio abre um determinado banco de
dados. O menu de controle fornece uma maneira amigvel e
controlada de abrir formulrios, relatrios e outros objetos. Ele
guia os usurios s aes que voc deseja que eles executem
e protege as partes da tela de seu banco de dados nas quais
voc no quer que as pessoas mexam.

Mensagens
Os formulrios podem exibir mensagens sobre um banco de
dados. Um formulrio pode fornecer instrues para uso do
banco de dados ou assistncia para solucionar quaisquer
problemas.

Subformulrios
Os formulrios atendem a uma variedade de funes com diversos
designs.

Um subformulrio se parece com uma parte de outro

formulrio. Na verdade, enquanto o formulrio principal
maior se conecta a uma tabela, o subformulrio se conecta a
uma tabela diferente. Um usurio pode inserir dados em um
formulrio e exibir os dados relacionados no outro, sem saber
que eles esto separados e so iguais.

Sesso prtica 07
Nesta sesso prtica, voc ir comparar o processo de insero de dados em um formulrio com o processo de insero de dados em
uma tabela.

Comparar a entrada de dados em um formulrio e em uma tabela

Exerccio 1: Inserir dados em um formulrio
1.

Se voc a janela Banco de Dados no aparecer na tela, pressione F11 para exibi-la. Em Objetos, clique em
Formulrios.

2.

Clique duas vezes no formulrio Produtos para abri-lo. Reserve um tempo para explorar o formulrio e ver como ele
est organizado.

3.

Na parte inferior do formulrio, clique no boto Prximo Registro

e observe como os dados so alterados de um
registro para outro. Observe como o formulrio facilita a exibio dos dados de cada registro e como mais rpida a
movimentao entre os registros.

4.

Continue clicando no boto Prximo Registro

at que voc veja o oitavo registro, Molho de Oxicoco
Northwoods. Clique na caixa Unidades Pedidas e digite 20.

5.

Clique no boto Prximo Registro

novamente at que voc veja o dcimo nono registro, Bolachas de
Chocolate Teatime. Clique na caixa Unidades Pedidas e digite 40.

6.

No menu Arquivo, clique em Fechar para fechar o formulrio. No feche o banco de dados.

Exerccio 2: Inserir dados em uma tabela

Vamos supor que voc deseje duplicar os nmeros inseridos. Desta vez, voc ir inserir os dados em uma tabela.
1.

Na janela Banco de Dados, em Objetos, clique em Tabelas. Clique duas vezes na tabela Produtos para abri-la.

2.

Localize o oitavo registro, Molho de Oxicoco Northwoods.

3.

Role para a direita para localizar a caixa Unidades Pedidas e digite 40.

36

4.

Agora, role para baixo para localizar o dcimo nono registro, Bolacha de Chocolate Teatime. Voc provavelmente
ter que rolar de volta para a esquerda para ver esse nome de produto.

5.

Role para a direita para localizar a caixa Unidades Pedidas novamente e digite 80.

6.

Observe que com todos os registros e campos adjacentes, voc pode ficar na dvida se inseriu um nmero no local
correto, principalmente se estiver inserindo dados em diversos registros.

7.

Provavelmente, voc achou mais fcil inserir nmeros no formulrio Produtos. Pressione F11 para ver a janela
Banco de Dados se voc quiser abrir esse formulrio novamente e examinar as diferenas na entrada de dados.

Criar um formulrio

O Access oferece diversos mtodos para se criar um novo formulrio.

Escolha um mtodo.
Escolha uma fonte de dados.

Assistente de Formulrio
O Assistente de Formulrio recomendado quando voc
deseja ser orientado em todas as etapas do processo de
criao de um formulrio. Ele lhe faz perguntas e cria um
formulrio com base nas suas respostas.
Voc precisar indicar ao assistente:
De qual tabela ou consulta vm os dados do
formulrio.
Quais campos devem ser usados no formulrio.
Qual layout de formulrio deve ser aplicado.
Qual estilo visual deve ser aplicado.
Para comear a trabalhar com o Assistente de Formulrio, em
Objetos, na janela Banco de Dados, clique em Formulrios e,
em seguida, clique em Novo na barra de ferramentas Banco
de Dados. Na caixa de dilogo Novo Formulrio, clique no
Assistente de Formulrio para selecionar este mtodo.

O Assistente de Formulrio lhe faz perguntas e as suas respostas

37

determinam o formulrio que ele criar.

AutoFormulrios
Os AutoFormulrios so recomendados quando voc no
precisa fazer muitas escolhas. Se o seu novo formulrio ir
conter todos os campos de uma tabela ou consulta e voc no
precisar de muito controle sobre a aparncia do formulrio, um
AutoFormulrio ser, simplesmente, perfeito.
Ao contrrio do Assistente de Formulrio, um AutoFormulrio
no lhe faz perguntas nem oferece opes. A criao de um
AutoFormulrio um processo de duas etapas. Escolha um
tipo de AutoFormulrio, escolha uma tabela ou consulta e o
Access far o restante.
Existem muitos tipos de AutoFormulrio, mas os dois aqui
mostrados so tudo o que voc precisa saber agora.
AutoFormulrio: Colunar mostra os registros, um por vez,
com cada campo em uma linha rotulada separada.
AutoFormulrio: Tabular mostra todos os registros de uma
vez, com cada campo mostrado para cada registro e os rtulos
de campo na parte superior do formulrio.

AutoFormulrio colunar

Para comear a trabalhar com um AutoFormulrio, em

Objetos, na janela Banco de Dados, clique em Formulrios e,
em seguida, clique em Novo na barra de ferramentas Banco
de Dados. Na caixa de dilogo Novo Formulrio, clique em
uma das opes de AutoFormulrio para selecion-la.

AutoFormulrio tabular

38

No modo Design
O modo Design a melhor maneira de criar um formulrio
quando voc deseja controle total e liberdade completa. Nesse
modo, tudo fica a seu critrio.
O desafio voc agir por conta prpria, sem os arranjos
prvios do Assistente de Formulrio ou de um AutoFormulrio.
No entanto, voc tambm pode criar um formulrio por um
desses mtodos e alterar os seus detalhes no modo Design.
Para trabalhar com um formulrio no modo Design, escolha os
itens na caixa de ferramentas. Esses itens, como caixas de
seleo, imagens e rtulos, so chamados de controles. Voc
pode definir as suas propriedades e format-los para que
fiquem com a aparncia desejada no formulrio. Para obter
detalhes, consulte o curso "Assumir os controles".
No modo Design, voc pode mover os controles, da mesma
maneira como reorganiza quadros em uma parede. Por
exemplo, voc poder agrupar as caixas de texto para
endereo, cidade, estado e CEP mas em duas, trs ou
quatro linhas? Voc pode experimentar facilmente todas as
opes e escolher a melhor.
Para ver o formulrio da maneira como ele aparecer quando
algum trabalhar nele, abra-o no modo Formulrio e continue
alternando entre os modos Formulrio e Design at que o
formulrio fique totalmente do seu agrado.

A caixa de ferramentas no modo Design contm controles,

como caixas de texto e rtulos, a serem adicionados ao seu
formulrio.

Para comear a trabalhar no modo Design, em Objetos, na

janela Banco de Dados, clique em Formulrios e, em seguida,
clique em Novo na barra de ferramentas Banco de Dados. Na
caixa de dilogo Novo Formulrio, clique em Modo Design
para selecionar esse mtodo.

Os pontos e as linhas de grade do modo Design organizam a

rea na qual voc insere e organiza os controles.

Sesso prtica 08
Nesta sesso prtica, voc criar um formulrio usando o Assistente de Formulrio e, em seguida, modificar alguns dos seus detalhes
no modo Design.

Criar e modificar um formulrio

Exerccio 1: Criar um formulrio com o Assistente de Formulrio
1.

Se a janela Banco de Dados no aparecer na tela, pressione F11 para exibi-la. Em Objetos, clique em Formulrios.

2.

Clique duas vezes em Criar formulrio usando o assistente.

3.

Em Tabelas/Consultas, voc ver Tabela: Produtos.

4.

Em Campos Disponveis, clique na seta dupla >> para selecionar todos os campos na tabela.

5.

Clique em Avanar. Nas opes de layout, Colunar deve estar selecionada. Se no estiver, selecione-a.

6.

Clique em Avanar novamente. Clique em Internacional para o estilo do formulrio.

7.

Clique em Avanar e aceite Produtos como o nome do formulrio clicando em Concluir. O formulrio ser aberto.
Deixe-o aberto para o prximo exerccio.

Exerccio 2: Refinar o formulrio no modo Design

1.

Clique no boto Exibir

na barra de ferramentas Modo Formulrio para alternar para o modo Design. Expanda
o formulrio e arraste a caixa de ferramentas para o lado para que voc possa ver o formulrio inteiro.

2.

Clique no controle Nvel de Estoque ( direita do rtulo Nvel de Estoque) e pressione a tecla DELETE. O controle e
o rtulo desaparecero.

3.

Clique no controle Unidades Pedidas. Mantenha pressionada a tecla SETA PARA A DIREITA para mover o controle
e a sua legenda sobre ele e a tecla SETA PARA CIMA para alinh-lo com o controle Preo Unitrio. (Voc no
precisa do mouse, apenas das teclas.) Mova o que desejar mover.

39

4.

Clique no boto Exibir

na barra de ferramentas Design do Formulrio para exibir os resultados.

Partes de um formulrio

Como funciona: a compreenso das partes de um formulrio a primeira etapa para adapt-lo s suas necessidades.

Controles
Os controles representam as sees do formulrio que a
maioria dos usurios pode ver e com as quais trabalha. Os
controles podem mostrar os dados, aceitar a entrada de dados,
realizar clculos nos dados e exibir mensagens. Alm disso,
eles podem adicionar efeitos visuais, como linhas ou imagens,
para facilitar o uso dos formulrios e torn-los mais
interessantes.
Alguns controles esto acoplados. Um controle acoplado est
conectado diretamente a um campo especfico em uma tabela
ou consulta selecionada. A conexo direta significa que um
controle acoplado pode adicionar, alterar ou exibir dados
dinmicos. (Esta lio discutir os controles acoplados a
campos nas tabelas.)
Quando algum insere ou altera os dados em um controle de
formulrio vinculado, esses dados novos ou alterados so
inseridos imediatamente na tabela. Os dados exibidos em um
controle vinculado sero alterados no formulrio sempre que
eles forem alterados na tabela.
Controles como linhas decorativas e instrues no so
vinculados a dados de tabela, uma vez que esses controles
permanecem inalterados. Os controles calculados no so
vinculados, j que os valores que podem ser calculados no
precisam ser armazenados em uma tabela.

Dados de uma tabela

Resultado do clculo (preo depois do desconto)
Instrues e identificaes

40

Selecionar um ou mais controles

Para alterar um controle, primeiro voc precisa selecion-lo no
modo Design. fcil: basta clicar nele. As pequenas alas
quadradas pretas aparecem ao redor do controle selecionado.
A aplicao de uma alterao a vrios controles de uma vez
economiza tempo e garante que a alterao ser aplicada a
todos eles da mesma maneira.
Para selecionar vrios controles de uma vez no modo Design,
mantenha pressionada a tecla SHIFT e clique em cada
controle desejado. Depois que examinar as alas para
confirmar as opes, faa a alterao. Os controles
permanecem selecionados aps uma alterao, no caso de
voc querer continuar trabalhando com esse grupo
selecionado.
Dica

Tambm possvel selecionar um grupo de controles

usando o boto Selecionar Objetos

na caixa de
ferramentas. Clique nesse boto, clique no formulrio,
mantenha pressionado o boto do mouse e arraste um
retngulo ao redor dos controles desejados. Quando voc
liberar o boto do mouse, as alas aparecero para mostrar a
sua seleo.
As alas mostram selees e ajudam a redimensionar ou mover
partes de um formulrio. Selecione os controles clicando neles ou
arrastando um retngulo ao redor deles.
As alas aparecem quando um controle selecionado.
Uma mo aberta aparece quando um controle pode ser
arrastado.
O boto Selecionar Objetos seleciona os controles dentro do
retngulo arrastado.

Alterar a ordem de tabulao dos controles

Algumas pessoas usam a tecla TAB para se mover por um
formulrio, de um controle para outro, medida que elas
inserem ou exibem dados. Ao projetar ou personalizar um
formulrio, voc poder alterar a ordem de tabulao
predefinida do movimento de controle para controle.
importante que a ordem de tabulao seja lgica e fcil de
se utilizar. Normalmente mais simples estabelecer uma
ordem da esquerda para a direita e de cima para baixo. No
entanto, se o formulrio contiver grupos de controles ou se
estiver baseado em um formulrio manuscrito, a melhor ordem
de tabulao poder ter um padro diferente.
Voc pode alterar a ordem de tabulao no modo Design.
Clique em qualquer parte do formulrio e, no menu Exibir,
clique em Ordem de Tabulao para abrir essa caixa de
dilogo. Em Seo, clique no nome da seo do formulrio
cuja ordem de tabulao voc deseja alterar. Arrastar os
nomes de controles para cima e para baixo na lista Ordem
Personalizada define uma nova ordem de tabulao.
Dica Se voc quiser que o Access crie uma ordem de
tabulao da esquerda para a direita e de cima para baixo,
clique em AutoOrdenar na caixa de dilogo Ordem de
Tabulao.
A ordem de tabulao determina como as pessoas se movero pelo
formulrio se elas pressionarem a tecla TAB. Algumas pessoas
preferem ou precisam se mover de controle para controle dessa

41

forma.

Sees
Ao abrir um formulrio no modo Design, voc poder ver as
sees pelas quais o formulrio est organizado. Todas as
sees do formulrio podem conter controles.
A seo Detalhe aparece em todos os formulrios, geralmente
contendo a maioria dos controles. Os controles nos quais as
pessoas exibem ou inserem dados, como caixas de texto e
caixas de listagem, normalmente esto nessa seo. Mas a
seo Detalhe tambm pode conter controles que no so
alterados, como rtulos e instrues.
A seo Cabealho do Formulrio, na parte superior do
formulrio, um bom local para o ttulo do formulrio, o
logotipo da empresa ou uma mensagem geral sobre o
formulrio.
A seo Rodap do Formulrio, na parte inferior do
formulrio, geralmente contm informaes de navegao ou
um lembrete.

O Cabealho do Formulrio normalmente contm informaes

gerais.

As sees Cabealho da Pgina e Rodap da Pgina so

teis na organizao de formulrios complexos projetados para
aparecer em diversas pginas. Os cabealhos e rodaps de
pginas aparecem em todas as pginas de um formulrio, mas
apenas quando o formulrio impresso ou visualizado para
impresso.

O Cabealho da Pgina usado para impresso.

Detalhe geralmente contm a maioria dos controles.
O Rodap da Pgina usado para impresso.
O Rodap do Formulrio normalmente ajuda na navegao.

Selecionar uma seo

Existem trs maneiras de selecionar uma seo de um
formulrio no modo Design.
Voc pode clicar no seletor de seo, a caixa na rgua
vertical esquerda do nome da seo. (As rguas ajudam a
controlar o tamanho de um formulrio medida que voc
trabalha nele. Um formulrio no deve ser muito grande, nem
muito pequeno, apenas o ideal para os usurios.)
Voc pode clicar na barra de seo, o retngulo com o nome
da seo na parte superior da seo.
Voc pode clicar em qualquer parte no plano de fundo da
seo. (Ou seja, qualquer parte que no esteja em um
controle.)
Quando uma seo for selecionada por qualquer um desses
mtodos, a barra de seo ficar realada.
Seletor de seo

42

Barra de seo
Plano de fundo de seo

Adicionar sees de cabealho e de rodap

Voc pode descobrir que o formulrio no qual est trabalhando
no tem as sees Cabealho da Pgina e Rodap da Pgina.
O formulrio pode at mesmo no ter as sees Cabealho do
Formulrio e Rodap do Formulrio. Para adicionar sees de
cabealho e de rodap, s pginas ou ao formulrio inteiro,
voc precisa estar observando o formulrio no modo Design.
Depois que clicar com o boto direito do mouse em qualquer
um dos pontos que podem ser usados para selecionar uma
seo no formulrio, escolha o comando relevante no menu de
atalho para adicionar as sees de cabealho e de rodap
pgina ou ao formulrio. Em seguida, voc poder adicionar
controles, por exemplo, rtulos ou caixas de texto, a essas
sees.
Observao Voc pode remover um cabealho e um rodap
pelo mesmo processo, que exclui ou adiciona dependendo da
presena ou no do cabealho e do rodap. Se voc remover
um cabealho e um rodap, o Access excluir quaisquer
controles que eles contiverem.

Uma seqncia de aes (modo Design, clicar com o boto direito

do mouse, escolher comando) ir adicionar ou excluir um cabealho
e um rodap.
Formulrio no modo Design
Comando para adicionar ou remover cabealho e rodap

Propriedades
Os formulrios tambm tm propriedades, associadas ao
formulrio inteiro, que afetam a experincia do usurio com o
formulrio. Voc pode selecionar ou alterar essas propriedades
para determinar a aparncia e o comportamento gerais do
formulrio.
Por exemplo, voc pode decidir se o formulrio ter botes na
parte inferior para voltar e avanar pelos registros. O formulrio
tem botes na parte superior para minimiz-lo, maximiz-lo e
fech-lo? O usurio pode redimensionar os botes? A escolha
sua, e o mesmo vale para o plano de fundo do formulrio.
Para definir ou alterar as propriedades, abra o formulrio no
modo Design e clique duas vezes no seletor de formulrio, a
caixa na qual as rguas se encontram. Ser aberta uma caixa
de dilogo mostrando as configuraes que podem ser
escolhidas.
Para ver os detalhes de qualquer propriedade, clique na caixa
direita do nome da propriedade e pressione F1.

43

Clicar duas vezes no seletor de formulrio...

...abrir uma caixa de dilogo na qual voc poder determinar
a aparncia e o comportamento gerais do formulrio.

Botes de navegao
Mencionamos os botes na parte inferior de um formulrio que
permitem que os usurios avancem e voltem entre os
registros. O Access adiciona esses botes de navegao
automaticamente a cada novo formulrio.
Os botes de navegao no esto visveis no modo Design,
mas eles aparecem sempre que voc alterna para o modo
Formulrio e tambm quando as pessoas usam o formulrio
para exibir ou inserir dados.
Primeiro registro

O Access adiciona esses botes automaticamente porque eles

so muito prticos. Eles permitem que o usurio se mova de
forma rpida e fcil para frente e para trs entre os registros ou
para o final dos registros existentes a fim de criar um novo
registro.

Registro anterior
Nmero do registro
Prximo registro
ltimo registro
Novo registro

Sesso prtica 09
Nesta sesso prtica, voc localizar e selecionar partes diferentes de um formulrio e, em seguida, alterar a ordem de tabulao do
formulrio.

Partes de um formulrio
Exerccio 1: Selecionar e redimensionar uma seo do formulrio
1.

Se a janela Banco de Dados no aparecer na tela, pressione F11 para exibi-la. Em Objetos, clique em Formulrios.
Clique duas vezes no formulrio Clientes.

2.

Clique no boto Exibir

na barra de ferramentas Modo Formulrio para alternar para o modo Design.

3.

Clique na barra de seo Detalhe para selecionar a seo. Observe como ela fica realada quando voc a seleciona.

4.

Aponte para a parte superior da barra de seo at que o ponteiro se transforme em cruz com setas nas partes
superior e inferior.

5.

Arraste a barra de seo para cima e para baixo levemente. assim que voc redimensiona uma seo.

6.

Agora, clique no controle Cdigo do Cliente ( direita do rtulo Cdigo do Cliente) para selecion-lo. Observe como
aparecem alas pretas quadradas ao redor do controle. (O rtulo tambm selecionado, porque as duas se
movimentam juntas, a menos que uma ou a outra seja arrastada separadamente usando a ala quadrada maior.)

7.

Clique no plano de fundo do formulrio para alterar a seleo do controle para uma seo. Deixe o formulrio
Clientes aberto para o prximo exerccio.

Exerccio 2: Alterar a ordem de tabulao

44

1.

Clique no boto Exibir

na barra de ferramentas Design do Formulrio para alternar para o modo Formulrio.

2.

Pressione a tecla TAB para se movimentar pelo formulrio.

Observe que os trs controles do lado direito, Ttulo, Regio e Pas, esto em seqncia na ordem de tabulao.
Voc gostaria que a ordem da tabulao fosse da esquerda para a direita, onde h dois controles em uma linha, de
tal forma que eles preenchessem os endereos em uma ordem lgica.

3.

Clique no boto Exibir

4.

No menu Exibir, clique em Ordem de Tabulao.

na barra de ferramentas Modo Formulrio para alternar para o modo Design.

5.

Verifique se Detalhe est selecionado em Seo. Em Ordem Personalizada, clique na caixa cinza esquerda de
TtuloDoContato para selecion-la. Clique na caixa novamente e arraste o nome do controle para cima de modo que
fique acima de Endereo. Arraste Regio de forma que fique acima de CEP e Pas para que fique acima de
Telefone. Clique em OK.

6.

Clique no boto Exibir

na barra de ferramentas Design do Formulrio para alternar para o modo Formulrio.
Pressione TAB para ver como a ordem de tabulao foi alterada.

Personalizar a aparncia de um formulrio

fcil alterar a aparncia de um formulrio.

45

Atribuir um novo formato ao formulrio

Voc pode selecionar efeitos visuais para um formulrio inteiro,
para uma seo do formulrio ou para controles individuais.
Planos de fundo, bordas, cores e texto esto entre os diversos
efeitos visuais que voc pode personalizar em um formulrio.
Para usar uma imagem como plano de fundo de um formulrio,
abra o formulrio no modo Design e clique duas vezes no
seletor de formulrio (a caixa na qual as rguas se encontram)
para exibir a folha de propriedades do formulrio.
Selecione a guia Formatar, role para baixo at Imagem e
clique na palavra ou caixa prxima a ela, fazendo com que o
boto Construir com trs pontos
aparea. Clicar nesse
boto abre a caixa de dilogo Inserir Imagem, na qual voc
pode escolher a imagem para o plano de fundo.
Para alterar a aparncia de uma seo do formulrio, abra o
formulrio no modo Design, clique com o boto direito do
mouse na seo que deseja alterar e clique em Propriedades
no menu de atalho. A seleo da guia Formatar mostra uma
lista de opes, incluindo a cor do plano de fundo, a altura e
vrias outras configuraes.

Planos de fundo, bordas, cores e texto tornam mais fcil para o

usurio compreender o formulrio e trabalhar com ele.

O Access apresenta tantas maneiras de selecionar e alterar a

aparncia dos controles em um formulrio, que oferecemos um
curso separado totalmente voltado para os controles. Quando
terminar de aprender sobre os formulrios, voc estar pronto
para "Assumir os controles".

Redimensionar as sees do formulrio

Se voc alterar o nmero ou o tamanho dos controles do
formulrio, talvez tambm queria redimensionar as sees do
formulrio para melhor acomodar os controles e facilitar o uso
do formulrio.
Voc pode aumentar ou diminuir as alturas das sees do
formulrio individualmente. No entanto, se alterar a largura de
qualquer seo, voc alterar a largura do formulrio inteiro.
Para alterar a altura de uma seo, coloque o ponteiro na
borda superior da barra da seo e arraste-o para cima ou
para baixo.

Alterando a altura de uma seo

Para alterar a largura do formulrio, coloque o ponteiro na

borda direita de qualquer seo e arraste-o para a direita ou
para a esquerda.
Para alterar a altura de uma seo e a largura do formulrio,
coloque o ponteiro no canto inferior direito da seo e arraste-o
na diagonal em qualquer direo.

Alterando a largura de uma seo

46

Alterando a altura e a largura

Aplicar uma formatao predefinida

Voc gostaria que seu formulrio tivesse o efeito de uma cpia
heliogrfica? Um estilo sofisticado, harmonizado? Ou uma
aparncia internacional? Com a AutoFormatao, voc precisa
apenas de um toque para aprimorar o seu formulrio.
O Access oferece diversas AutoFormataes predefinidas.
Cada uma contm um estilo e uma cor para fontes e bordas,
alm de um efeito de plano de fundo para os formulrios
inteiros.
Voc pode aplicar uma AutoFormatao a um nico controle, a
vrios controles, a uma seo ou ao formulrio inteiro. No
modo Design, selecione o que voc deseja alterar, clique em
AutoFormatao no menu Formatar e faa suas escolhas.
Voc j viu essas formataes predefinidas anteriormente,
como opes para criar um formulrio usando um
AutoFormulrio. Se aplicar uma AutoFormatao a qualquer
formulrio, ela tambm se tornar a formatao de todos os
novos AutoFormulrios, at que voc faa uma outra alterao
nela.

A AutoFormatao uma maneira rpida e fcil de aplicar

formataes predefinidas a um formulrio.

Sesso prtica 10
Nesta sesso prtica, voc personalizar a aparncia de um formulrio.

Personalizar a aparncia de um formulrio

Exerccio 1: Redimensionar uma seo e alterar a cor do plano de fundo
Suponha que voc queira eliminar um espao extra na parte superior de um formulrio. Voc tambm gostaria de adicionar cor a essa
rea.
1.

Se a janela Banco de Dados no aparecer na tela, pressione F11 para exibi-la. Em Objetos, clique em Formulrios
e clique duas vezes no formulrio Fornecedores.

2.

Clique no boto Exibir

3.

Aponte para a parte superior da barra de seo Detalhe at que o ponteiro se transforme em cruz com setas nas
partes superior e inferior.

4.

Arraste a barra de seo Detalhe para cima at que ela esteja prxima da barra de seo Cabealho do
Formulrio.

na barra de ferramentas Modo Formulrio para alternar para o modo Design.

5.

Clique com o boto direito do mouse na seo Detalhe do formulrio e clique em Propriedades.

6.

Na caixa de dilogo Seo: Detalhe, verifique se a guia Formatar est selecionada. Clique na caixa ao lado de Cor
do Fundo. No se preocupe com o nmero; h uma maneira mais fcil.

7.

Clique no boto Construir com trs pontos

a cor desejada e clique em OK.

8.

Feche a caixa de dilogo da propriedade Seo: Detalhe.

9.

na barra de ferramentas Design do Formulrio para exibir os resultados. Deixe o

Clique no boto Exibir
formulrio Fornecedores aberto para o prximo exerccio.

ao lado de Cor do Fundo para abrir a caixa de dilogo Cor. Escolha

47

Exerccio 2: Aplicar uma AutoFormatao

1.

Clique no boto Exibir

na barra de ferramentas Modo Formulrio para alternar para o modo Design.

2.

Se o seletor de formulrio, a caixa no canto superior esquerdo em que as rguas se encontram, tiver um quadrado
preto ao seu redor, o formulrio inteiro estar selecionado. Se no tiver, clique na caixa para selecionar o formulrio.
No menu Formatar, clique em AutoFormatao.

3.

Em AutoFormataes do Formulrio, clique em Pintura Sumi. Clique em OK. Essa alterao substituir a cor
escolhida no Exerccio 1.

4.

Clique no boto Exibir

do formulrio.

na barra de ferramentas Design do Formulrio para dar uma olhada na nova aparncia

Como o uso de relatrios pode ajud-lo

Os relatrios podem conferir mais utilidade aos seus dados.

48

Os relatrios atendem a vrias finalidades

A complexidade dos relatrios pode variar de uma lista simples
como um relatrio de status de projeto ou um relatrio
semanal de vendas a um catlogo detalhado de produtos.
Alm disso, possvel:
Preparar faturas para o cliente.
Criar etiquetas de endereamento.
Elaborar catlogos, como uma lista alfabtica
dos funcionrios com as respectivas informaes de
contato.
Apresentar dados resumidos, como as vendas
agrupadas por regio.

Os relatrios podem resumir e agrupar dados em forma de viso

geral.

Os relatrios so abrangentes
Em geral, os relatrios so usados para apresentar uma viso
geral, realando os fatos e as tendncias mais importantes.
O agrupamento e a classificao de dados para torn-los
visivelmente mais significativos so algumas das principais
vantagens oferecidas pelos relatrios. Eles permitem que se
tenha uma viso geral rapidamente.
Um relatrio de vendas pode agrupar informaes sobre
vendas por regio, vendedor e trimestre, mostrando subtotais e
tambm o valor total. O boletim informativo de um clube pode
indicar quantos membros esto associados h 5, 10 ou 20
anos, informar a participao mensal e geral em reunies,
alm de listar o nmero de associados em vrias cidades.
Embora os relatrios permitam incrementar os dados para uma
apresentao bem-sucedida, o agrupamento e a apresentao
diversificados no alteram os dados subjacentes nas tabelas
do banco de dados.

Os relatrios podem resumir e agrupar dados em forma de viso

geral.

49

Os relatrios combinam dados e design

Os relatrios so compostos de controles. Alguns controles,
como as caixas de texto, exibem dados. Outros controles so
elementos decorativos, como linhas divisrias ou logotipos de
empresa.
Um relatrio pode consistir em pginas e ttulos. Uma pgina
pode conter dados agrupados sob vrios ttulos, ou um nico
ttulo pode incluir vrias pginas de dados.
Os relatrios so compostos de dados. Os dados de um banco
de dados consistem em campos e registros. Um campo,
indicado em uma tabela como uma coluna, uma categoria
nica de fatos que pode se aplicar a todos os registros. Um
registro, indicado em uma tabela como uma linha, um
conjunto de fatos sobre determinada pessoa ou item. Portanto,
o cdigo postal dos funcionrios um campo, ao passo que o
nome da funcionria Raquel de Mello um registro.

Logotipo (elemento decorativo)

Linha divisria (elemento decorativo) e ttulo do relatrio (caixa
de texto)
Dados (texto e elementos grficos) do banco de dados
agrupados por ttulos
Linha divisria

Sesso prtica 11
Explorar relatrios e suas origens
Nestes exerccios, voc examinar alguns relatrios j prontos e far uma comparao com sua tabela de origem.

Exerccio 1: Explorar um relatrio

1.

Se a janela Banco de Dados no aparecer, pressione a tecla F11 para exibi-la. Na janela Banco de Dados, em
Objetos, clique em Relatrios caso essa opo ainda no esteja selecionada.

2.

Clique duas vezes no relatrio Catlogo para abri-lo. O relatrio ser aberto no modo de exibio que mostra como a
maioria dos usurios devem v-lo.

3.

Clique nas setas da parte inferior do relatrio para percorrer suas pginas, e depois retorne primeira pgina.

4.

Clique no boto Zoom,

5.

Clique no boto Duas Pginas,

lado a lado.

6.

Clique nas setas da parte inferior do relatrio para ver pares de pginas adicionais.

7.

Feche o relatrio.

na barra de ferramentas Visualizar Impresso, para observar melhor o relatrio.

na barra de ferramentas Visualizar Impresso, para ver as pginas do relatrio

50

Exerccio 2: Comparar um relatrio e sua tabela de origem

Neste exerccio, voc explorar um relatrio que contm informaes de contato do cliente e verificar sua fonte de dados.
1.

Abra o relatrio Informaes de Contato do Cliente.

Faa o seguinte: na janela Banco de Dados, em Objetos, clique em Relatrios caso essa opo ainda no esteja
selecionada. Clique duas vezes no relatrio Informaes de Contato do Cliente para abri-lo.

na barra de ferramentas Visualizar Impresso.

2.

Clique no boto Zoom,

3.

Use as setas da parte inferior do relatrio para percorrer as suas pginas. Observe os dados do cliente e a maneira
como esto organizados.

4.

Feche o relatrio.

5.

Abra a tabela Clientes.

Faa o seguinte: na janela Banco de Dados, em Objetos, clique em Tabelas. Clique duas vezes na tabela Clientes
para abri-la.

6.

Verifique os dados da tabela. Provavelmente, voc ver nomes e endereos contidos no relatrio Informaes de
Contato do Cliente, j que essa tabela a fonte de dados do relatrio. Feche a tabela quando terminar a verificao.

Criando relatrios

H vrias maneiras de se criar um relatrio.

51

AutoRelatrio
O AutoRelatrio o meio mais rpido para se criar um
relatrio, mas confere a voc menos controle sobre a estrutura
e a aparncia do relatrio.
O AutoRelatrio contm automaticamente todos os campos de
sua fonte de dados, seja tabela ou consulta. Sua estrutura
pode ser colunar ou tabular.
AutoRelatrio: Colunar Cada campo exibido em uma linha
separada com um rtulo esquerda. Somente um registro
visvel por vez.
AutoRelatrio: Tabular Os rtulos de todos os campos so
exibidos em uma linha na parte superior do relatrio, com
todos os registros visveis abaixo.
O AutoRelatrio mais indicado em duas situaes: quando
voc precisa de uma viso geral e resumida dos dados de uma
tabela ou consulta (por exemplo, seu chefe precisa de um
material impresso para uma reunio que comear em 10
minutos) ou quando voc deseja agilizar a produo de um
relatrio que ser personalizado posteriormente.

Os mesmos dados apresentados como um AutoRelatrio

colunar...
...e como um AutoRelatrio tabular.

Assistente de Relatrio
O Assistente de Relatrio lhe faz perguntas e cria um relatrio
com base nas suas respostas.
Recomenda-se este mtodo quando voc deseja orientao
em todas as etapas do processo de criao de um relatrio.
O Assistente de Relatrio pergunta quais tabelas ou consultas
sero usadas como base para o seu relatrio, e tambm quais
campos das fontes de dados sero usados. Ele pergunta se
voc deseja agrupar os dados e como pretende organiz-los e
resumi-los.
Depois de informar-se sobre os dados, o Assistente de
Relatrio pergunta sobre a aparncia do relatrio: layout,
orientao e seis estilos visuais para seleo. Por fim, ele
solicita um ttulo e cria um relatrio de acordo com as suas
respostas.

O assistente faz perguntas e reage de acordo com as suas

respostas.

52

Modo Design
Embora o AutoRelatrio e o Assistente de Relatrio sejam
timos meios de comear, voc talvez queira personalizar os
relatrios criados para adequ-los s suas necessidades e
preferncias.
O modo Design permite efetuar alteraes que vo da fonte de
dados subjacente cor do texto. Para obter detalhes sobre
como personalizar seus relatrios no modo Design, consulte a
prxima lio. Para obter informaes sobre como usar o
modo Design para criar um relatrio do zero, prossiga a leitura.
Caso queira liberdade e controle totais, desde o incio talvez
voc prefira aprender a costurar sem moldes ou a cozinhar
sem receitas voc gostar de criar relatrios no modo
Design.
O modo Design oferece uma caixa de ferramentas, da qual
possvel arrastar controles selecionados e organiz-los em
uma grade. Os controles podem ser vinculados a dados de
seu banco de dados, exibindo-os diretamente, ou podem ser
desvinculados, sem qualquer ligao com uma fonte de
dados. Texto descritivo, linhas divisrias, logotipos de produto
e outros controles decorativos so geralmente desvinculados.
Para obter mais detalhes, consulte o curso "Assumir os
controles".

Caixa de ferramentas
Grade do modo Design

Visualizar os relatrios criados

Quando voc usa um AutoRelatrio ou o Assistente de
Relatrio, o relatrio final exibido no computador como a
maioria dos usurios o ver, seja em uma tela ou em uma
pgina impressa. Esse o modo de exibio Visualizar
Impresso.
Para mudar de um modo de exibio para outro, selecione o
menu Exibir ou clique na seta ao lado do boto Exibir
e escolha uma das opes na lista exibida.
Os dados contidos em um relatrio visualizado ou impresso
so estticos. Toda vez que visualizar ou imprimir o relatrio,
voc ver os dados mais recentes da fonte de dados em tabela
ou consulta do relatrio.

Em Visualizar Impresso, possvel ver a aparncia dos

relatrios detalhadamente.
Em Visualizar Layout, possvel ver a aparncia geral dos
relatrios. Normalmente apenas alguns registros sero
exibidos nesse modo.

53

Sesso prtica 12
Nesta prtica, voc criar um relatrio com o recurso AutoRelatrio e um outro com o Assistente de Relatrio.

Exerccio 1: Criar um AutoRelatrio

Neste exerccio, voc criar AutoRelatrios colunares e tabulares usando os mesmos dados.
1.

Se a janela Banco de Dados no aparecer, pressione a tecla F11 para exibi-la. Na janela Banco de Dados, em
Objetos, clique em Relatrios.

2.

Clique no boto Novo,

Colunar.

3.

Na lista suspensa, escolha a tabela Categorias como a fonte de dados do relatrio e clique em OK.

4.

Quando o relatrio for exibido, clique nas setas na parte inferior do relatrio para percorrer suas pginas.

5.

Explore a maneira como o relatrio estruturado. Observe que os nomes de campo (como CdigoDaCategoria e
Descrio) so os mesmos em todas as categorias.

na barra de ferramentas Banco de Dados, e, em seguida, clique em AutoRelatrio:

O AutoRelatrio no precisou fazer muito esforo para criar, mas tambm no solicitou informaes sobre como voc
gostaria de organizar ou formatar o relatrio.
6.

No menu Arquivo, clique em Salvar. Nomeie o relatrio AutoRelatrio Colunar Categorias para referncia
posterior. Feche o relatrio quando terminar.

7.

Repita as etapas de 1 a 5, mas agora selecione AutoRelatrio: Tabular.

8.

Explore o relatrio exibido e observe as diferenas entre as estruturas dos dois tipos de AutoRelatrio. O relatrio
tabular usa os nomes de campo como ttulos na parte superior de cada pgina.

9.

Salve o relatrio como AutoRelatrio Tabular Categorias e feche-o quando terminar.

Exerccio 2: Usar o Assistente de Relatrio

Neste exerccio, voc criar um relatrio usando a mesma tabela do Exerccio 1, de forma que poder perceber como o Assistente de
Relatrio confere maior controle sobre a organizao e formatao do relatrio.
1.

Na janela Banco de Dados, em Objetos, clique em Relatrios.

2.

Clique duas vezes em Criar relatrio usando o assistente.

Observao: caso no veja esse comando, clique no boto Novo,

clique duas vezes em Assistente de Relatrio.

na janela Banco de Dados, e, em seguida,

3.

Na caixa Tabelas/Consultas, verifique se a opo Tabela: Categorias est selecionada. (Talvez seja preciso clicar
na seta para v-la.)

4.

Clique nas setas duplas de adio >> a fim de mover todos os campos da coluna Campos Disponveis para a
coluna Campos Selecionados. (Se no quiser incluir todos os campos, use a seta nica de adio > e adicione
somente os que desejar. Voc pode usar a seta nica de remoo < se quiser remover qualquer campo da coluna
Campos Selecionados.) Clique em Avanar.

5.

Na tela que pergunta sobre nveis de agrupamento, clique em Avanar. (A Lio 3 contm mais explicaes sobre
agrupamento.)

6.

Na tela de ordem de classificao, selecione NomeDaCategoria na caixa nmero 1 (ser preciso clicar na seta para
v-la) para classificar as categorias em ordem alfabtica. O boto Crescente deve ser exibido por padro; clique no
boto Decrescente, caso ele esteja em exibio, para alternar para a ordem crescente. Clique em Avanar.

7.

Na tela de layout, clique em Colunar, em Layout. Em seguida, clique em Tabular. Observe as diferenas entre os
dois estilos, que se assemelham s opes de layout dos AutoRelatrios.

8.

Em Layout, clique em Justificado. O layout justificado organiza os dados em blocos. Clique em Avanar.

9.

Na tela de estilos, clique nos vrios estilos para visualizar amostras e, em seguida, clique no estilo Casual. Clique em
Avanar.

10. Nomeie o relatrio Relatrio do Assistente Categorias e clique em Concluir. Explore o relatrio e feche-o quando
terminar.

54

Se perceber alguma formatao ou organizao que queira alterar, mostraremos como faz-lo posteriormente neste
curso.

Exerccio 3: Exibir um relatrio no modo Design e em Visualizar Layout

Na primeira sesso prtica, voc verificou alguns relatrios em Visualizar Impresso. Agora voc explorar outros modos de exibio.
O modo Design onde voc pode reorganizar elementos do relatrio, da mesma forma como reordena quadros em uma parede.
Visualizar Layout um meio rpido de ver o layout geral do relatrio; til principalmente se o relatrio possui muitos registros. O
recurso Visualizar Impresso mostra o relatrio como a maioria das pessoas o ver.
1.

Se a janela Banco de Dados no aparecer, pressione a tecla F11 para abri-la. Na janela Banco de Dados, em
Objetos, clique em Relatrios.

2.

Clique duas vezes no relatrio Lista Alfabtica de Produtos para abri-lo.

3.

Clique nos botes na parte inferior para percorrer o relatrio. Clique no boto Zoom,
na barra de ferramentas
Visualizar Impresso , para ter uma viso mais ntida do relatrio. Observe que ele possui vrias pginas.

4.

Clique no boto Exibir,

5.

Explore o layout do relatrio no modo Design.

6.

Clique na seta ao lado do boto Exibir,

Visualizar Layout.

7.

Observe que as setas na parte inferior esto esmaecidas, pois Visualizar Layout mostra somente alguns dados do
relatrio.

8.

Feche o relatrio.

na barra de ferramentas Visualizar Impresso, para alternar para o modo Design.

na barra de ferramentas Design do Relatrio, e, em seguida, clique em

Personalizar relatrios

Voc pode personalizar os relatrios para que tenham a aparncia desejada.

55

Personalizar no modo Design

Voc talvez queira alterar a estrutura do relatrio para
agrupar dados por ttulos, por exemplo, ou para separar partes
do relatrio.
Pode ser que voc deseje uma aparncia diferente mais
casual ou compacta, ou usar novas cores ou letras.
O modo Design onde voc adiciona sees, agrupa dados,
define propriedades do relatrio para controlar a aparncia e o
comportamento, redimensiona partes de um relatrio ou altera
a sua formatao.
Em Visualizar Impresso, veja como o relatrio ser exibido
para quem o estiver utilizando. Voc pode alternar
repetidamente entre os dois modos de exibio at obter o
resultado desejado.

Alterar a aparncia dos ttulos e outros textos.

Adicionar, remover ou redimensionar sees.

Os relatrios tm sees
H trs tipos de sees:
Sees de cabealho As sees de cabealho contm
informaes exibidas na parte superior do relatrio ou de cada
pgina do relatrio.
O cabealho do relatrio exibido uma vez, no incio do
relatrio. O contedo mais importante (como nome, endereo e
logotipo da empresa) pertence ao cabealho.
O cabealho da pgina exibido em todas as pginas do
relatrio. O contedo que voc quer exibir na parte superior de
cada pgina, como nomes de coluna, pertence ao cabealho
da pgina.
Detalhe A seo de detalhes contm a maioria das
informaes de um relatrio. Por exemplo, a seo de detalhes
de uma fatura lista todos os itens individuais adquiridos e o
respectivo custo.
Rodap O rodap da pgina exibido em todas as pginas.
O rodap do relatrio exibido apenas uma vez, no fim do
relatrio. A seo de rodap da pgina pode conter o nmero
da pgina; a seo de rodap do relatrio pode conter a
concluso, como um valor total.

Cabealho de relatrio com ttulo

Cabealho de pgina com ttulos
Seo de detalhes com dados
Rodap de pgina com linha divisria e nmeros de pgina

56

Agrupar dados em relatrios

Voc pode agrupar dados em um relatrio selecionando um ou
mais valores.
Por exemplo, a seleo de uma data pode agrupar todos os
pedidos referentes a essa data, como mostra a ilustrao.
Voc pode selecionar at 10 valores para agrupamentos em
um relatrio.
Para criar ou alterar o agrupamento de dados no modo Design,
clique no boto Classificao e Agrupamento,
na barra
de ferramentas Design do Relatrio. Voc tambm pode usar
o Assistente de Relatrio para agrupar dados quando cria um
relatrio com o assistente.

Os pedidos esto agrupados por data de envio.

Definir propriedades do relatrio

Voc pode definir vrias propriedades para um relatrio a fim
de alterar a maneira como ele exibido ou impresso.
Por exemplo, a propriedade Cabealho da Pgina determina
se o cabealho da pgina ser impresso na pgina que
comea com o Cabealho do Relatrio.
Para exibir ou alterar as propriedades de um relatrio, clique

duas vezes no seletor de relatrio

onde as rguas
se unem. Para obter mais detalhes sobre uma propriedade,
clique nessa propriedade e pressione F1.
Cada seo e controle (como uma caixa de texto) do relatrio
tambm possui propriedades. Para exibir as propriedades de
uma seo, clique duas vezes no nome da seo ou no

seletor de seo.

Clique duas vezes no seletor de relatrio...

Para exibir as propriedades de um controle, clique duas vezes

no controle. Voc tambm pode clicar duas vezes em um
controle, no seletor de seo ou de relatrio e, em seguida,
clicar em Propriedades.

...para exibir as propriedades do relatrio.

57

Inserir quebras de pgina

Nos relatrios, voc usa um controle de quebra de pgina para
marcar onde deseja iniciar uma nova pgina na seo.
Suponha que voc tenha includo uma pgina de ttulo e a
introduo no Cabealho do Relatrio. Se quiser que o ttulo e
a introduo sejam impressos em pginas separadas, coloque
uma quebra de pgina no Cabealho do Relatrio, entre os
controles que os contm.
Observao No necessrio inserir uma quebra de
pgina, a menos que voc deseje uma pgina nova. O relatrio
atribuir automaticamente pginas a dados contnuos.

No modo Design, use a ferramenta Quebra de Pgina,

na
Caixa de Ferramentas, para indicar onde deseja colocar uma
quebra de pgina. Cuidado ao posicionar uma quebra de
pgina acima ou abaixo de qualquer controle para evitar dividir
os dados no outro controle.
Uma pequena linha pontilhada na borda esquerda do relatrio
indica a quebra de pgina.

A ferramenta Quebra de Pgina...

...insere uma quebra de pgina, indicada por uma linha
pontilhada.

Aplicar uma AutoFormatao

Para economizar tempo, voc pode aplicar um formato
predefinido conhecido como AutoFormatao ao relatrio
total ou parcialmente. (Voc pode aplicar diversas
AutoFormataes a diversas partes do relatrio se quiser.)
Voc quer que o seu relatrio tenha uma aparncia casual? Ou
voc prefere compactar o texto e os ttulos de forma a reduzir o
nmero de pginas?
Uma AutoFormatao define o estilo e a cor do texto, dos
ttulos e das linhas divisrias (como as linhas entre as sees).
Voc pode aplic-la ao relatrio inteiro, a uma seo especfica
ou a apenas um controle.
As opes de AutoFormatao so as mesmas apresentadas
no Assistente de Relatrio. Se voc aplicar uma
AutoFormatao a qualquer relatrio, essa AutoFormatao
tambm passar a ser a formatao de todos os novos
AutoRelatrios, at voc efetuar outra alterao na
AutoFormatao.
Observao A aplicao de uma AutoFormatao pode
remover uma formatao personalizada que tenha sido
aplicada anteriormente. Para saber sobre formatao
personalizada, continue a leitura.

Voc pode aplicar vrios formatos rapidamente usando a

AutoFormatao.

58

Personalizar formatao
Se uma AutoFormatao no garantir a aparncia desejada,
voc poder adapt-la aplicando formatao personalizada ao
relatrio no modo Design. Caso esteja criando o relatrio do
zero, voc poder escolher a formatao durante o processo
de criao.
Voc pode selecionar o tamanho e a aparncia das sees e
dos controles de um relatrio, como tambm pode escolher as
cores de segundo plano, as bordas e os estilos de texto que
desejar.
Selecione a seo ou o controle e clique nos botes que
deseja na barra de ferramentas Formatao
(Formulrio/Relatrio).
Voc tambm pode personalizar a aparncia de um controle,
de uma seo ou do relatrio inteiro definindo suas
propriedades, como informado anteriormente nesta lio.
Alm disso, voc pode realizar clculos nos controles do
relatrio, como subtotais e totais. Para obter mais informaes
sobre como realizar clculos em controles, consulte o curso
"Assumir os controles".
Clique no boto Negrito, na barra de ferramentas Formatao
(Formulrio/Relatrio)...
...para formatar o texto selecionado no relatrio.

Sesso prtica 13
Nesta prtica, voc verificar os cabealhos e rodaps de um relatrio e agrupar os dados do relatrio.
Em seguida, voc aplicar uma AutoFormatao e, por fim, personalizar a formatao.

Exerccio 1: Exibir cabealhos e rodaps

Neste exerccio, voc explorar cabealhos e rodaps de um relatrio, incluindo uma nova variedade de cada um.
1.

Se a janela Banco de Dados no aparecer, pressione a tecla F11 para abri-la. Na janela Banco de Dados, em
Objetos, clique em Relatrios.

2.

Clique duas vezes no relatrio Lista Alfabtica de Produtos para abri-lo em Visualizar Impresso.

3.

Percorra o relatrio e procure os seguintes itens:

O ttulo

A linha horizontal na parte superior de cada pgina e na parte inferior de cada seo alfabtica

Os ttulos de letras na parte superior de cada seo alfabtica

4.

Na barra de ferramentas Visualizar Impresso, clique no boto Exibir

5.

Examine cada cabealho e rodap.

O Cabealho do Relatrio contm o ttulo (exibido uma vez na pgina de ttulo); o Cabealho da Pgina contm
uma linha horizontal (exibida na parte superior de cada pgina); e o Cabealho NomeDoProduto contm o rtulo do
campo NomeDoProduto e os rtulos de dados. Esse tipo de cabealho uma novidade. Ele exibido depois que os
dados so agrupados para o relatrio.

59

O Rodap NomeDoProduto (tambm resultante de agrupamento) contm uma linha horizontal para indicar o fim de
cada seo agrupada e o Rodap da Pgina contm o nmero da pgina. Talvez seja preciso rolar a pgina para a
direita para v-lo.
6.

Mantenha o relatrio aberto no modo Design para o prximo exerccio.

Exerccio 2: Reagrupar um relatrio

Neste exerccio, voc reagrupar o relatrio que acabou de explorar. Em vez de grupos alfabticos, voc agrupar os produtos por
categoria. Voc tambm alterar a formatao do texto para um controle a fim de fazer uma correspondncia com o novo agrupamento.
O relatrio Lista Alfabtica de Produtos deve ter sido aberto no modo Design na lio anterior.

1.

. Na caixa de
Na barra de ferramentas Design do Relatrio, clique no boto Classificao e Agrupamento
dilogo Classificao e Agrupamento, em Campo/Expresso, clique na primeira caixa e ver uma seta ao lado.
Clique na seta para abrir uma lista, role as opes para selecionar NomeDaCategoria. Feche a caixa de dilogo
Classificao e Agrupamento.

2.

Voc ver Cabealho NomeDaCategoria entre as sees Cabealho da Pgina e Detalhe do relatrio. Logo
abaixo da barra de seo renomeada, selecione o controle que contm =Esquerda([NomeDoProduto],1) e
pressione a tecla DELETE.

3.

Ainda em Cabealho NomeDaCategoria, selecione o rtulo Nome da Categoria e exclua-o. Pelo fato de voc estar
reagrupando o relatrio e utilizando nomes de categoria como ttulos de seo, no h motivo para esse rtulo ser
exibido nessas sees.

4.

Na seo Detalhe, selecione o controle NomeDaCategoria e arraste-o at Cabealho NomeDaCategoria.

5.

Mantenha o controle NomeDaCategoria selecionado. Na barra de ferramentas Formatao (Formulrio/Relatrio),

clique no boto Negrito

6.

Na barra de ferramentas Formatao (Formulrio/Relatrio), digite 10 na caixa Tamanho da Fonte

7.

Em Cabealho do Relatrio, clique no controle Lista Alfabtica de Produtos para selecion-lo, faa uma pausa e
clique no controle para poder editar o texto nele contido. (Se voc clicar no controle duas vezes rapidamente, suas
propriedades sero exibidas. Se isso acontecer, feche a caixa de dilogo Propriedades e tente clicar lenta e
separadamente at conseguir editar o texto.)

8.

Altere o texto para Lista de Produtos por Categoria. Clique no boto Exibir,
na barra de ferramentas Design
do Relatrio, para ver os resultados. Agora percorra o relatrio para verificar como ficou o agrupamento.

9.

No menu Arquivo, clique em Salvar como e nomeie o relatrio modificado Lista de Produtos por Categoria. Deixeo aberto para o prximo exerccio.

Exerccio 3: Aplicar uma AutoFormatao

Neste exerccio, voc aplicar uma AutoFormatao ao relatrio Lista de Produtos por Categoria recm-criado.
1.

Se o relatrio no tiver sido aberto no exerccio anterior, na barra de ferramentas Visualizar Impresso, clique no
boto Exibir

para abri-lo no modo Design.

2.

A AutoFormatao aplicada aumentar o ttulo do relatrio. Portanto, primeiro preciso expandir a seo de
cabealho, na qual o ttulo exibido. Arraste a barra da seo Cabealho da Pgina cerca de trs pontos da grade
para baixo no modo Design.

3.

Em Cabealho do Rodap, selecione o controle que contm =Formato(Data(),"dd-mmm-yyyy"). O ponto de

insero ter a forma de mo. Arraste o controle cerca de trs pontos da grade para baixo.

4.

Clique no seletor de relatrio onde as rguas se unem. Quando o relatrio for selecionado, ser exibido um ponto

preto na caixa do seletor

Essa seleo significa que a AutoFormatao ser aplicada ao relatrio inteiro.

5.

No menu Formatar, clique em AutoFormatao e, em seguida, clique em Compacto, em AutoFormatos do

Relatrio. Clique em OK.
na barra de ferramentas Design do Relatrio para ver os resultados.

6.

Clique no boto Exibir

7.

Feche o relatrio quando terminar. Salve-o ao informar se deseja verificar os resultados posteriormente.

60

Consultas I: Obter respostas com consultas

Depois de inserir os dados no banco de dados, como acess-los?
Um banco de dados torna-se realmente valioso quando voc usa os dados nele contidos como um recurso para responder perguntas
ou executar tarefas.
Ao comparar nmeros de vendas semanais, controlar embalagens, localizar membros de seu clube que moram no Texas ou em vrios
outros cenrios, uma consulta pode ajudar a recuperar dados e a combin-los da forma mais adequada.
Para obter mais informaes sobre este curso, leia a viso geral no centro desta pgina ou o sumrio na coluna esquerda. Em seguida,
clique em Prxima para iniciar a primeira lio.

Colocar dados em uso

As consultas podem selecionar itens de dados e torn-los mais teis.

TEXTO DO CURSO

As consultas permitem extrair apenas os dados necessrios de um banco de dados para poder executar tarefas e obter respostas.
Com elas, voc pode recuperar, combinar, reutilizar e analisar dados. Tambm pode usar as consultas para recuperar dados em vrias
tabelas ou como uma fonte para formulrios, relatrios e pginas de acesso a dados.
Neste curso, veremos as noes bsicas de como escolher e recuperar dados com consultas seleo, o que lhe dar uma boa base
para trabalhar com outros tipos de consulta mais complexos.

61

O que voc deseja saber?

As consultas expressam as perguntas para as quais voc deseja que os dados forneam respostas.
TEXTO DO CURSO

Ao trabalhar com consultas, voc deve ter em mente as perguntas para as quais deseja que os dados forneam respostas. Quanto
mais bem formulada a pergunta, mais precisa poder ser a consulta.
Aqui esto alguns exemplos que ajudaro voc a pensar em outros.

Banco de dados corporativo de produtos e vendas

Qual o item da empresa mais vendido no Reino Unido?
Quais seriam os nossos ganhos e perdas se deixssemos de produzir a linha de produtos de menos sada?
Qual o item de fabricao mais cara?

Banco de dados de colees de mdias pessoais

Quantos dos meus DVDs esto emprestados para amigos?
Quais CDs contm minhas canes favoritas de todos os tempos?

Banco de dados de liga esportiva

Qual time marcou mais pontos em todos os jogos no ltimo ano?
Quem fez o pedido de uniformes para o time este ano e quais so os tamanhos necessrios?
Para quais perguntas voc deseja que os dados forneam respostas?

62

O que voc deseja saber?

As consultas expressam as perguntas para as quais voc deseja que os dados forneam respostas.
TEXTO DO CURSO

Ao trabalhar com consultas, voc deve ter em mente as perguntas para as quais deseja que os dados forneam respostas. Quanto
mais bem formulada a pergunta, mais precisa poder ser a consulta.
Aqui esto alguns exemplos que ajudaro voc a pensar em outros.

Banco de dados corporativo de produtos e vendas

Qual o item da empresa mais vendido no Reino Unido?
Quais seriam os nossos ganhos e perdas se deixssemos de produzir a linha de produtos de menos sada?
Qual o item de fabricao mais cara?

Banco de dados de colees de mdias pessoais

Quantos dos meus DVDs esto emprestados para amigos?
Quais CDs contm minhas canes favoritas de todos os tempos?

Banco de dados de liga esportiva

Qual time marcou mais pontos em todos os jogos no ltimo ano?
Quem fez o pedido de uniformes para o time este ano e quais so os tamanhos necessrios?
Para quais perguntas voc deseja que os dados forneam respostas?

63

Obter dados atualizados diariamente

As consultas recuperam as ltimas informaes de um banco de dados.

TEXTO DO CURSO

Sempre que voc executa uma consulta, ela verifica os dados mais recentes no banco de dados. Os dados que ela retorna so
chamados de conjunto de registros.
Voc pode navegar pelo conjunto de registros, selecion-los, classific-los e imprimi-los. Normalmente, o conjunto de registros gerado
por uma consulta no salvo, mas a estrutura e os critrios utilizados na consulta para obter os resultados so salvos. Voc poder
verificar os dados mais recentes novamente a qualquer momento. Para fazer isso, basta executar a consulta mais uma vez. As
consultas tm ttulos, o que facilita a sua localizao e o seu uso diversas vezes.
Como o Access salva os critrios e as estruturas das consultas, se voc precisar de um determinado conjunto de informaes com
freqncia, como as vendas durante um ano especfico, poder evitar a procura desses dados a cada vez executando a consulta
novamente. provvel que voc tenha mais o que fazer com o seu tempo.
Voc pode criar e salvar vrias consultas para recuperar os dados de maneiras diferentes. Alm disso, fcil revisar as consultas.
Assim, caso no as configure da maneira correta na primeira vez, ou se as suas necessidades forem outras, voc poder alterar os
seus critrios com facilidade. Voc poder at mesmo usar uma ou mais consultas como fonte dos dados de outra consulta,
aumentando a sua eficincia com a seleo cada vez mais precisa dos dados exatos desejados

Tipos de consultas
Tipo de consulta

Descrio

Consulta seleo

Recupera dados de uma ou mais tabelas e exibe o conjunto de registros em uma folha de dados. Esse
o tipo mais comum de consulta.

Consulta parmetro

Solicita que o usurio insira valores que definam a consulta, como uma regio especificada para os
resultados das vendas ou uma faixa de preos especificada para casas.

Consulta de tabela de
referncia cruzada

Organiza um conjunto de registros para torn-lo mais facilmente visvel, usando ttulos de linhas e de
colunas.

Consulta ao

Cria uma nova tabela ou altera uma tabela existente.

Consulta SQL

Uma consulta avanada que criada com uma instruo SQL.

TEXTO DO CURSO

O Access oferece muitos tipos diferentes de consultas para atender s mais diversas necessidades de dados.
Apresentaremos uma breve descrio da maioria dos tipos de consultas, ainda que este curso concentre-se no tipo de consulta mais
usado, a consulta seleo.
Uma consulta seleo recupera dados de uma ou mais tabelas e exibe o conjunto de registros em uma folha de dados. Voc tambm
pode usar uma consulta seleo para agrupar dados e calcular somas, contagens, mdias e outros tipos de totais, embora este curso
no aborde os clculos.
Ao ser executada, uma consulta parmetro exibe uma caixa de dilogo, solicitando ao usurio que insira informaes a serem
utilizadas como critrios da pesquisa. Voc pode criar uma consulta parmetro para solicitar mais informaes; por exemplo, voc
pode cri-la para solicitar duas datas. Em seguida, o Access recuperar todos os dados com valores entre essas duas datas.
Uma consulta de tabela de referncia cruzada organiza um conjunto de registros para torn-lo mais facilmente visvel, usando
ttulos de linhas e de colunas. Os dados podem ser vistos em termos de duas categorias ao mesmo tempo.

64

Uma consulta ao cria uma nova tabela ou altera uma tabela existente adicionando dados a ela, excluindo dados dela ou a
atualizando. Devido grande potncia de uma consulta ao que, na verdade, altera os dados da tabela, considere a possibilidade de
fazer backup dos seus dados antes de executar esse tipo de consulta.
Uma consulta SQL criada com uma instruo em SQL (Structured Query Language). SQL uma maneira avanada de consultar,
atualizar e gerenciar bancos de dados relacionais. O Access poder criar a instruo SQL quando voc criar esse tipo de consulta, ou
voc poder criar a sua prpria instruo SQL.

Sesso prtica 14
Nesta prtica, voc executar algumas consultas e examinar os resultados. Em seguida, voc observar as consultas subjacentes
para ver como funcionam de fato.

Explorar consultas
Primeiramente, voc planejar uma consulta. Em seguida, examinar algumas consultas predefinidas para familiarizar-se com o seu
funcionamento. Na sesso prtica aps a prxima lio, voc criar consultas sozinho.

Exerccio 1: Planejar uma consulta

Neste exerccio, voc planejar uma consulta e, em seguida, anotar a sua descrio no papel. Voc no trabalhar no Access durante
este exerccio, mas trabalhar no prximo exerccio desta prtica.
Considere uma pergunta ou um conjunto de perguntas para as quais voc deseja que os dados forneam respostas. Caso no tenha
uma pergunta em mente, pense em um banco de dados de receitas e no tipo de informaes que gostaria de encontrar nele.
No papel, anote o seguinte:

O foco dos dados como, por exemplo, todos os vdeos do seu banco de dados de entretenimento domstico que esto
emprestados, ou todas as receitas de um banco de dados de receitas que utilizam frango ou que so vegetarianas.
Os campos de informaes que voc deseja exibir como, por exemplo, o ttulo, a durao e o status dos vdeos no banco
de dados de entretenimento, ou o nome, o tempo de preparo e os ingredientes das receitas no banco de dados de receitas.

Exerccio 2: Executar algumas consultas predefinidas

1.

Se a janela Banco de Dados no aparecer na tela, pressione F11 para exibi-la. Na janela Banco de Dados, em
Objetos, verifique se a opo Tabelas est selecionada.

2.

Clique duas vezes na tabela Receitas para abri-la.

3.

Observe que h cinco registros nesta tabela e feche-a. Agora, voc executar uma consulta para selecionar uma
dessas receitas.

4.
5.

Na janela Banco de Dados, em Objetos, clique em Consultas.

Clique duas vezes na consulta Vegetariano para executar a consulta e exibir somente os ingredientes vegetarianos.
Feche a consulta.

6.

Na janela Banco de Dados, em Objetos, verifique se a opo Consultas est selecionada.

7.

Clique duas vezes na consulta Receitas de Almoo para execut-la. Observe quais receitas so exibidas.

8.

Agora, clique no boto Design

9.

Observe as informaes que so exibidas nas linhas Campo e Critrios.

para observar o funcionamento subjacente da consulta.

No se preocupe se esse modo de exibio parecer complicado. Simplesmente explore-o por enquanto.
Explicaremos esse modo de exibio mais detalhadamente na prxima lio. Quando estiver pronto, feche a consulta
e o banco de dados.

65

Criar consultas seleo

As consultas podem tornar os dados mais teis selecionando aqueles que respondem s perguntas e
executam as tarefas solicitadas.
TEXTO DO CURSO

Agora que voc j tem noes bsicas de consulta, chegou a hora de criar uma.
Nesta lio, voc aprender duas maneiras de criar uma consulta seleo, um tipo simples e verstil de consulta usado em vrias
situaes diferentes.

Criar consultas de duas maneiras

Voc pode criar consultas no modo Design ou usando um assistente.

TEXTO DO CURSO

Da mesma forma que ocorre com formulrios e relatrios, o Access oferece duas maneiras bsicas de criar consultas: usando um
assistente e no modo Design.

66

O assistente, tambm conhecido como Assistente de Consulta Simples, configura rapidamente a estrutura da consulta definindo
alguns itens para voc.
No modo Design, voc tem controle total ao criar uma consulta. Voc arrasta os campos desejados at uma grade e insere os
critrios para a seleo dos dados a serem recuperados.
Voc tambm pode criar a consulta usando o assistente e, depois, refin-la no modo Design para obter apenas os resultados
necessrios.

Noes bsicas sobre o assistente

Um assistente orienta voc durante a criao de uma consulta.

TEXTO DO CURSO

O Assistente de Consulta Simples comea solicitando que voc selecione os campos desejados do banco de dados. Voc pode
selecionar campos de tabelas, bem como campos de consultas preexistentes.
Por exemplo, se voc estiver recuperando uma lista de pessoas de uma tabela Funcionrios, o assistente solicitar que escolha os
campos a serem includos na consulta, como o nome, o gerente e o ramal de telefone de cada funcionrio.
O assistente tambm permite agrupar e resumir dados, o que no necessrio em consultas simples, mas pode ser til na anlise de
conjuntos de registros mais complexos.
Depois que voc criar a consulta, o assistente poder execut-la ou poder abrir o modo Design. Nesse modo, voc poder
especificar critrios para refinar a consulta. Por exemplo, voc poder especificar no modo Design que a lista recuperada dever
mostrar somente os funcionrios do Departamento de Marketing e que ela dever estar classificada pelos sobrenomes dos
funcionrios.

67

Trabalhar no modo Design

Voc pode criar e modificar consultas no modo Design.

O modo Design mostra as tabelas ou as consultas existentes nas quais voc pode basear a sua
consulta...
...e uma grade na qual voc pode adicionar critrios e modificar a consulta.
TEXTO DO CURSO

No modo Design, o primeiro passo escolher as tabelas ou as consultas existentes que contm os campos que voc deseja usar.
O passo seguinte selecionar e arrastar esses campos para uma grade. Os campos podem ser provenientes de uma nica tabela ou
de vrias tabelas. Neste curso, nos concentraremos no trabalho com apenas uma nica tabela.
Depois que adicionar os campos, voc poder especificar os critrios e outras configuraes, como se deseja ou no classificar os
resultados.
Observao Voc poder alterar os campos usados em uma consulta depois que fizer a seleo original. Para obter detalhes sobre
como fazer alteraes, consulte o Carto de Referncia Rpida.
Quer voc crie a consulta com o assistente ou no modo Design, test-la no modo Design lhe permitir ajust-la com facilidade caso
no obtenha os resultados desejados.

68

Especificar campos

No modo Design, voc pode clicar duas vezes...

...ou arrastar campos...
...para adicion-los grade.
TEXTO DO CURSO

Os campos especificados para uma consulta controlam os dados que ela recupera.
Por exemplo, em uma lista dos produtos mais vendidos, convm ver o nome de cada produto, sua margem de lucro, seus totais de
vendas e seus distribuidores. Informaes como as datas de fabricao dos produtos talvez sejam desnecessrias.
Voc poder especificar os campos desejados, quer utilize o assistente ou o modo Design.
O assistente solicitar que voc escolha as tabelas ou consultas e, em seguida, os campos que deseja usar.
No modo Design, voc tambm poder comear escolhendo as tabelas ou consultas que deseja usar. Em seguida, voc adicionar
cada campo desejado consulta arrastando do resumo da tabela exibido acima da grade. Essa ao preencher as caixas Campo e
Tabela da consulta.
Voc tambm poder clicar duas vezes nos campos para selecion-los e exibi-los na grade na ordem em que clicar neles.

Especificar critrios para concentrar os dados

Os critrios ajudam a concentrar os dados especificando precisamente os resultados desejados.

TEXTO DO CURSO

Critrios so detalhes incorporados a uma consulta para identificar os dados especficos que se deseja recuperar.
Por exemplo, se voc estiver querendo almoar, convm exibir apenas as receitas de itens de almoo.

69

Para fazer isso, especifique um critrio que limite o conjunto de registros s receitas que mostram "Almoo" no campo QualPrato. As
receitas que contm quaisquer outros dados, ou que no contm dados, nesse campo no atendem a esse critrio e, portanto, no
so recuperadas por essa consulta.
Para definir um critrio, digite o texto ou valor que concentre a consulta na linha Critrios da grade da consulta. Por exemplo, para
limitar o conjunto de registros s receitas de almoo, basta digitar Almoo, entre aspas, na linha Critrios, em QualPrato.
Os critrios podem ser simples como "Almoo" ou mais complexos. Os critrios complexos podem incluir vrias condies (por
exemplo, todas as receitas de almoo que tambm usem franco em seus ingredientes). Ou voc pode comparar valores (por exemplo,
todas as receitas com mais de 200 calorias por poro).

Os campos esto aparecendo na tela?

Voc pode especificar quais dos campos usados na consulta devem ser exibidos nos resultados.
TEXTO DO CURSO

s vezes, prefervel no exibir todos os dados recuperados por uma consulta. As informaes podem no ser necessrias, ou voc
talvez no queira revelar os critrios que usou na consulta.
Por exemplo, se estiver recuperando apenas as receitas de pratos de almoo, convm exibir o nome de cada receita e sua descrio.
Mas no ser necessrio exibir o campo QualPrato, j que todas as receitas retornadas por essa consulta referem-se a almoo. Se
voc der consulta um ttulo como Receitas de Almoo, ser redundante para as pessoas verem o campo QualPrato.
A caixa Mostrar permite que voc decida se todos os campos usados na consulta devero ser exibidos ou no. Voc poder exibir ou
no um campo, independentemente de ter especificado um critrio para o mesmo. Voc poder marcar ou desmarcar a caixa Mostrar
relativa a cada campo a qualquer momento que usar a consulta. Esse recurso tambm lhe permite reutilizar uma consulta, mas exibir
somente alguns dos resultados, caso precise apenas de um subconjunto do conjunto de registros em determinada ocasio. possvel
mostrar dois campos em vez de uma dezena, sem precisar criar um nova consulta com essa finalidade.

Executar a consulta

70

No modo Design...
...voc pode executar uma consulta...
...e exibir os seus resultados.
TEXTO DO CURSO

Voc pode testar uma nova consulta no modo Design. Basta clicar no boto Executar
Consulta. Dessa maneira, voc ir para o modo de exibio de resultados.

Caso os resultados desejados no apaream na tela, clique no boto Design

ajustes.

na barra de ferramentas Design da

para retornar ao modo Design e fazer outros

Para executar uma consulta, basta abri-la clicando duas vezes nela na lista de consultas, que aparece quando voc clica em
Consultas, em Objetos, na janela Banco de Dados.
Para exibir os resultados da consulta de uma melhor forma, convm criar um formulrio; para imprimir os resultados da consulta de
uma maneira mais adequada, voc poder criar um relatrio. Para obter mais informaes, consulte os cursos "Um formulrio para
cada funo" e "Relatrios I: Mostre seus dados".

Sesso prtica 15
Nesta prtica, voc criar e executar algumas consultas simples.

Criar e refinar uma consulta seleo

Exerccio 1: Usar o assistente
Neste exerccio, voc usar o assistente para criar uma consulta denominada "Receitas de Almoo".

1.

Se a janela Banco de Dados no aparecer na tela, pressione F11 para exibi-la. Na janela Banco de Dados, em
Objetos, clique em Consultas.

2.

Clique duas vezes em Criar consulta usando o assistente.

Observao

Se esse comando no aparecer na tela, clique no boto Novo

na barra de ferramentas Banco de

Dados e clique duas vezes em Assistente de Consulta Simples.

3.
4.

Em Tabelas/Consultas, clique em Tabela: Receitas.

Clique no campo NomeDaReceita e, em seguida, clique no boto de seta nica para a direita. Faa o mesmo nos
campos Descrio da Receita e QualPrato. Se desejar remover um campo depois que adicion-lo, clique no boto
de seta nica para a esquerda. Clique no boto Avanar.

5.

Digite Receitas de Almoo como ttulo da consulta. Clique em Abrir a consulta para visualizar informaes e, em
seguida, clique em Concluir.

6.

Voc especificou os campos da consulta, mas ainda no especificou nenhum critrio, como pode ver nos resultados
da consulta. A consulta que voc criou recupera todas as receitas e no apenas as de almoo. Isso ocorre porque
voc ainda no especificou nenhum critrio, o que ter oportunidade de fazer no prximo exerccio. Assim, deixe a
consulta aberta.

Exerccio 2: Especificar um critrio na exibio Design

Agora, voc especificar um critrio para a consulta criada com o assistente. Como o ttulo da consulta sugere, voc deseja ver apenas
as receitas de pratos de almoo.

71

1.

Clique no boto Exibir

na barra de ferramentas Folha de Dados da Consulta para abrir a consulta na

exibio Design.
2.

Observe a coluna que contm o campo QualPrato. Voc dever inserir o critrio nessa coluna.

3.

Clique na clula Critrios, em QualPrato, e digite "Almoo" para especificar o critrio. As aspas s sero
necessrias se o critrio contiver um ou mais espaos, mas convm us-las mesmo com uma nica palavra, para
adquirir o hbito.

4.

Agora, clique no boto Executar

na barra de ferramentas Design da Consulta para exibir os resultados da

consulta. Voil! Voc conseguiu. Agora, voc dever ver somente as receitas de pratos de almoo.
5.

Deixe a consulta aberta para o prximo exerccio.

Exerccio 3: Especificar que um campo no deve ser exibido nos resultados da consulta
Como a sua consulta recupera apenas as receitas de pratos de almoo, e o seu ttulo Pratos de Almoo, convm ocultar o campo
QualPrato.

1.

Clique no boto Exibir

na barra de ferramentas Folha de Dados da Consulta para alternar para a exibio

Design.
2.

Em QualPrato, clique na caixa de seleo Mostrar para desmarc-la.

3.

Agora, clique no boto Executar

na barra de ferramentas Design da Consulta. Observe que voc continua

vendo apenas as receitas de almoo, mas o campo QualPrato no aparece mais na tela.
4.

Deixe a consulta aberta para o prximo exerccio.

Exerccio 4: Alterar os resultados

Neste exerccio, voc tentar modificar os resultados dos exerccios anteriores. Primeiramente, voc classificar os resultados e,
depois, modificar a consulta para recuperar as receitas de jantar em vez das de almoo.

1.

As receitas de almoo no esto em uma ordem especfica. Suponha que voc deseje coloc-las em ordem
alfabtica pelo nome da receita.

2.

Clique no boto Exibir

na barra de ferramentas Folha de Dados da Consulta para alternar para a exibio

Design.
3.

Em NomeDaReceita, clique na clula Classificar para exibir uma seta, clique na seta e selecione Crescente. Agora,
clique no boto Executar

na barra de ferramentas Design da Consulta para executar a consulta novamente. Os

resultados sero colocados em ordem alfabtica imediatamente. muito simples.

4.

Se voc comeou na hora do almoo, provvel que j esteja com fome para jantar agora. Assim, voc alterar o
critrio da pesquisa para recuperar pratos de jantar e salvar essa alterao com um ttulo diferente. Dessa maneira,
voc ter duas consultas: uma para pratos de almoo e uma para pratos de jantar.

5.

Clique no boto Exibir

na barra de ferramentas Folha de Dados da Consulta para alternar para a exibio

Design.
6.

Clique na clula Critrios, em QualPrato, e altere "Almoo" para "Jantar". Marque a caixa de seleo Mostrar
para exibir esse campo no conjunto de registros.

7.

Execute a pesquisa novamente clicando no boto Executar

na barra de ferramentas Design da Consulta.

8.

Agora, apenas as receitas de jantar estaro exibidas na tela. No menu Arquivo, clique em Salvar como e digite o
ttulo Receitas de Jantar na caixa Salvar Consulta como. Verifique se Consulta est selecionada como o tipo de
arquivo na caixa em Como.

72

9.

Feche a consulta e examine as consultas listadas na janela Banco de Dados. Agora, aparecem as consultas Receitas
de Almoo e Receitas de Jantar.

Consultas II: Limitar resultados e calcular valores

Agora voc j sabe criar uma consulta bsica para recuperar dados, como recuperar todos os associados de vendas em Paris, e est
pronto para se aperfeioar.
E se voc precisar de uma lista dos produtos mais vendidos na Europa ou do total de todas as vendas na Frana? E se quiser calcular
o imposto de seus produtos?
Voc pode fazer isso e muito mais com consultas, as quais no somente recuperam dados, mas podem ser usadas como uma fonte de
dados em formulrios e relatrios.

Limitando resultados
As consultas permitem a
nfase em dados tornandoos mais teis. Por exemplo,
possvel identificar os
produtos que vendem mais
ou menos ou encontrar
todas as vendas de imveis
superiores a um
determinado valor.
Uma maneira de dar nfase
a consultas identificar os
valores mais altos ou mais
baixos, como recuperar
produtos com o maior
nmero de vendas ou os
alunos com as notas mais
baixas. Outra maneira
usar critrios, ou seja, texto,
nmeros, datas e clculos
que especifiquem condies
s quais os dados devam
atender.
Nesta lio, voc conhecer
os recursos dos valores
"principais", o que o ajudar
a determinar os valores
mais altos e mais baixos;
em seguida, aprender mais
sobre critrios. Alm disso,
voc ter a oportunidade de
experimentar os recursos na
sesso prtica no final deste
curso.

73

Mostrar apenas os valores principais mais baixos e mais altos

Voc quer saber o maior ou menor ou o mximo ou
mnimo de algo, como os produtos mais caros
fabricados por sua empresa, os profissionais de
vendas com as maiores vendas por trimestre ou os
alunos com as menores mdias?
Com uma consulta de valores principais, bastam
alguns cliques do mouse.
Voc pode at mesmo especificar um nmero, como
10 associados de vendas, ou uma porcentagem,
como os 20% com as mdias mais baixas.
No modo Design, clique na seta ao lado de Todas
e clique em
na caixa Valores Principais
um dos nmeros ou das porcentagens predefinidos.
Por exemplo, clique em 25% para mostrar 25% das
mdias mais altas ou mais baixas de um banco de
dados acadmico.
No modo Design, voc tambm pode digitar o valor
ou a porcentagem de sua preferncia na caixa
Valores Principais.
possvel recuperar alguns dos valores mais altos e mais baixos entre os
seus dados.
Voc pode selecionar um nmero ou uma porcentagem de registros a
serem recuperados.

Para especificar se deseja os valores mais altos ou

mais baixos, clique na clula Classificar da grade
de design da consulta. Clique na seta exibida e em
Crescente para recuperar os valores mais altos ou
em Decrescente para recuperar os mais baixos.

Clique na clula Classificar, clique na seta exibida e em Crescente para

recuperar os valores mais altos ou em Decrescente para recuperar os
mais baixos.

Limitar os resultados usando critrios

Embora seja possvel usar consultas para extrair dados de
alguns campos de uma tabela grande, por exemplo, voc
poderia recuperar apenas o nome e o cargo de uma tabela de
funcionrios grande com 30 campos, usar critrios limita os
resultados ainda mais.
Por exemplo, possvel recuperar os funcionrios
subordinados a um gerente especfico ou que tenham sido
contratados depois de uma determinada data.
No modo Design, voc insere critrios em uma clula de
Critrios para especificar uma condio qual os dados
devem atender. Essa condio s vezes chamada de valor
simples (texto simples, nmeros ou datas) ou de expresso
(valores e funes combinados com comparaes e clculos).
Voc aprender mais sobre expresses posteriormente.

Os critrios ajudam a limitar os resultados de uma consulta

especificando, de forma precisa, o que voc deseja (neste caso
somente receitas de almoo).

Tipos de critrios
Tipo
Texto

Exemplo
"administrador"

Descrio
Localiza todos
os funcionrios
cujo cargo
"administrador".

74

Voc pode usar diferentes tipos de dados e at

mesmo clculos ou comparaes em seus critrios.
Veja aqui alguns exemplos comuns:
Texto: coloque palavras ou frases especficas
entre aspas. O Access aplica aspas
automaticamente aos critrios de texto quando voc

Nmero

03

Localiza todos
os cursos cujo
nmero de
seo 3.

Data

#03/04/06#

Localiza todas
as datas que
correspondem
exatamente a
03/04/06.

Expresso
<Now()
com um
operador de
comparao

Expresso
com um
clculo

Usa a funo
de data
chamada
Now() para
recuperar todas
as datas
anteriores a
hoje.

([UnidadesRecebidas])<([UnidadesPedidas]- Usa um clculo

3)
nos critrios.

executa a consulta, mas o posicionamento

automtico das aspas talvez no seja correto em
critrios complexos que contenham vrias palavras
ou pontos, por exemplo:
"Salvador, BA" ou "So Paulo"
Nmeros: voc pode usar nmeros e clculos nos
critrios. No coloque nmeros entre aspas quando
os dados forem armazenados em um campo
numrico (aquele que contm apenas nmeros). No
entanto, coloque-os entre aspas quando forem
armazenados em um campo de texto, como parte de
um endereo, por exemplo.
Datas: possvel comparar dados com datas de
vrias maneiras. Coloque as datas entre sinais de
nmero (#). O Access aplica automaticamente os
sinais de nmero s datas com determinados
formatos quando voc executa uma consulta, mas
preciso verificar se foram posicionados corretamente
caso seja utilizado um formato de data no
reconhecido pelo programa.

Exemplos de critrios.
Expresses com comparaes e clculos:
possvel usar uma combinao de texto, nmeros,
datas e funes com comparaes e clculos. Voc
aprender expresses nas prximas sees.
Observao Se voc estiver recuperando
nmeros ou datas e no obtiver os dados desejados,
talvez seja conveniente verificar o tipo de dados do
campo. Por exemplo, se alguns nmeros forem
tratados como texto, como em um endereo,
determinadas expresses (como maior que)
funcionaro de forma diferente. possvel
determinar o tipo de dados exibindo a tabela que
contm o campo no modo Design.

Expresse-se com critrios

Voc digita texto, nmero ou data na clula
Critrios quando quer localizar registros que
tenham dados iguais (=) aos critrios inseridos.
Embora voc esteja digitando um valor simples, o
Access formula uma expresso automaticamente.
Uma expresso combina valores (texto ou
nmeros) com funes internas, campos, clculos,
operadores (como maior que >) e constantes. Ela
usada para calcular nmeros, definir critrios,
comparar dados com um valor predefinido, definir
uma condio (se x for verdadeiro, ento y) e
adicionar seqncias de texto, como nome e
sobrenome (s vezes chamado de concatenao).
Voc pode criar as suas prprias expresses, de
uma simples comparao (como nas vendas maior
que 100.000) a valores entre dois nmeros
especficos e clculos (localizar datas de entrega
com mais de trs dias da data do pedido).
Para criar uma expresso, voc pode combinar
texto, nmeros, datas, identificadores (como
nomes de campo), operadores (como = ou +),
funes internas e constantes (um valor
predefinido que no muda, como Verdadeiro).
Um exemplo de uma expresso usada como critrios. Essa expresso localizar
pedidos ainda no entregues, menos trs unidades que j esto atrasadas.

75

Construtor de Expresses
Embora seja possvel digitar as expresses
manualmente, voc tambm pode usar o
Construtor de Expresses para ajudar a construlas.
Ele usado no modo Design. Na grade de design
da consulta, clique com o boto direito do mouse
na clula na qual deseja criar uma expresso,
como a clula Critrios de um campo, e clique
em Construir no menu de atalho.
Se voc souber a sintaxe da expresso
necessria, provavelmente vai querer digit-la na
grade de design da consulta. No entanto, se no
souber, poder utilizar o Construtor de
Expresses. Voc tambm pode us-lo para criar
a estrutura bsica e, em seguida, fazer
refinamentos digitando.
Observao Tambm possvel usar o
Construtor de Expresses para criar campos
calculados, sobre os quais voc aprender na
prxima lio.

A seo superior do Construtor de Expresses uma caixa de expresso

na qual voc cria a expresso.
Na seo do meio h botes dos operadores usados com mais freqncia.
Na seo inferior h elementos de dados disponveis para usar na
expresso.

Operador, operador, voc tem esse nmero?

Operadores so smbolos e palavras que especificam a ao
a ser executada com os dados.
Eles podem comparar dados com um valor, fazer clculos,
usar vrios critrios, combinar campos de texto (tambm
conhecido como concatenao) e muito mais.
Este curso aborda os operadores de comparao e de
aritmtica, mas, primeiro, eis aqui uma viso geral dos tipos
bsicos de operadores:
Comparao: esses operadores comparam dados do banco
de dados com valores ou outros campos, como recuperar
todos os produtos com inventrios de 100 itens ou mais
(>=100) ou todas as notas inferiores a 70 (<70).
Aritmtica: esses operadores fazem clculos, como
adicionar campos (Subtotal + Dica) ou multiplicar um campo
pelo desconto especificado (Taxa * 0,50).
Lgica: esses operadores aplicam lgica para determinar se
as condies so verdadeiras ou falsas. Alguns tipos comuns
so E, Ou e No. Por exemplo, possvel recuperar uma lista
de funcionrios que trabalham no escritrio de So Paulo e
moram em Campinas.

Os operadores podem comparar, combinar e fazer clculos com

dados e critrios.

Voc experimentar os operadores de comparao na sesso

prtica desta lio e far um passeio pelos operadores de
aritmtica na prxima lio.

76

Comparar valores: maior que, menor que etc.

fcil recuperar dados com base na comparao com um
valor, como todas as notas iguais ou menores que 70.
Basta digitar o operador de comparao, como <= (menor ou
igual a), antes do valor na clula Critrios da grade de
design da consulta.
Por exemplo, para localizar todos os produtos cujo preo
igual ou superior a 60,00, basta digitar ">60" como critrio
para o campo Preo Unitrio de uma consulta de produtos.

Operadores comuns de comparao

Esta consulta usando um operador de comparao...

=

Igual a

>

Maior que

<

Menor que

>=

Maior ou igual a

<=

Menor ou igual a

<>

Diferente de

...recupera produtos cujo preo unitrio maior que 60,00.

Entre dois valores

Como localizar um valor entre dois valores? Por exemplo,
talvez voc queira encontrar todas as residncias em um
banco de dados especfico que custem entre 150 e 250 mil
ou todos os produtos que custem entre 25,00 e 40,00.
Voc pode usar o operador chamado Entre, como "Entre
um valor mais baixo E um valor mais alto". Basta digitar o
que costuma dizer, ou seja:
Entre 25 e 40
Alm de localizar valores entre esses dois nmeros, a
expresso tambm localiza valores que correspondem aos
nmeros inferior e superior. Por exemplo, a expresso
anterior recuperaria produtos que custam 25,00 e 40,00 se
o banco de dados contivesse algum.
Observao O operador Entre usado normalmente em
consultas parmetro, um tipo de consulta seleo na qual o
usurio deve digitar critrios, mas tambm pode ser usada
em outras consultas seleo.

Os produtos que custam entre 25,00 e 40,00, incluindo aqueles que

custam essas quantias exatas, so recuperados.

77

Sesso prtica 16
Nesta sesso prtica, voc vai criar uma consulta de valores principais, comparar valores e calcular a mdia dos custos.

Exerccio 1: Criar uma consulta de valores principais

Em primeiro lugar, voc exibir os produtos com os inventrios mais baixos.
1.

Na janela Banco de Dados, em Objetos, clique em Consultas.

2.

Clique duas vezes na consulta Nveis de Inventrio para execut-la.

3.

Na barra de navegao da consulta (provavelmente, a rea inferior esquerda de sua tela) veja quantos registros a
consulta recupera.

Nesse ponto, a consulta est localizando todos os 77 produtos da tabela base.

4.

Clique no boto Exibir

Design.

da barra de ferramentas Folha de Dados da Consulta para abrir a consulta no modo

5.

Clique na seta ao lado da caixa Valores Principais

em 25%.

da barra de ferramentas Design da Consulta e clique

Agora, voc determinar que deseja 25% dos mais baixos especificando a ordem de classificao.
6.

Na grade de design da consulta, no campo UnidadesEmEstoque, clique na clula Classificar. Em seguida, clique
na seta exibida e clique em Crescente na lista.

7.

Clique no boto Executar

da barra de ferramentas Design da Consulta para executar a consulta novamente.

Agora, voc tem um conjunto menor de resultados, ou seja, todos os produtos com inventrio mais baixo
classificados na ordem crescente pelo nmero de unidades em estoque. Na barra de navegao da consulta, voc
pode ver que foram retornados 21 registros, os quais representam os produtos com a menor quantidade em estoque.
(Voc deve ter notado que 25% de 77 no exatamente 21. Se observar os resultados da consulta, ver que os
ltimos quatro produtos tm o mesmo nmero de unidades em estoque. O Access no separar de forma arbitrria
os resultados iguais. Em vez disso, retornar todos os resultados iguais necessrios para satisfazer a consulta.)
8.

Agora, voc quer ver uma lista de um nmero definido de produtos com inventrios altos para avaliar se vai colocar
alguns itens venda. Na barra de ferramentas Folha de Dados da Consulta, clique no boto Exibir
retornar ao modo Design.

9.

Clique na seta ao lado de Valores Principais novamente e digite 30

maiores nveis de inventrio.

para

para exibir os 30 produtos com os

10. Na grade de design da consulta, no campo UnidadesEmEstoque, clique na clula Classificar. Em seguida, clique
na seta exibida e clique em Decrescente na lista.
da barra de ferramentas Design da Consulta para executar a consulta novamente e
11. Clique no boto Executar
observe os resultados. Voc ver os 30 produtos com mais unidades em estoque.
(Na verdade, voc ver 31 produtos. Por qu? Dica: observe os ltimos dois produtos entre os resultados da
consulta. H 36 itens de cada um deles em estoque. O que o Access faz neste caso? Ele inclui ambos os resultados.)

12. Na barra de ferramentas Folha de Dados da Consulta, clique no boto Exibir

para retornar ao modo Design.

13. Agora, vamos restaurar todos os resultados novamente. importante executar esta etapa para que o prximo
exerccio funcione corretamente.

Clique na seta ao lado da caixa Valores Principais

da barra de ferramentas Design da Consulta e clique
em Todas. Em seguida, clique na clula Classificar do campo UnidadesEmEstoque. Clique na seta exibida e clique
em no classificado na lista.

na barra de ferramentas Design da Consulta. Observao

14. Clique no boto Executar
esta etapa para que o prximo exerccio funcione corretamente.

78

importante executar

15. Feche a consulta, mas no salve as alteraes nem feche o banco de dados.
Exerccio 2: Comparar dados a um valor
Agora, voc quer exibir uma lista dos itens mais caros. Portanto, especificar os critrios dos itens a serem recuperados que custam
mais de 40,00.
1.

Na janela Banco de Dados, em Objetos, verifique se a opo Consultas ainda est selecionada.

2.

Clique na consulta Comparao para selecion-la e clique no boto Design

janela Banco de Dados para abrir a consulta no modo Design.

3.

Na grade de design da consulta, em PreoUnitrio, clique na clula Critrios e digite >40.

4.

Clique no boto Executar

da barra de ferramentas da

da barra de ferramentas Design da Consulta para executar a consulta.

Observe que todos os produtos mostrados custam mais de 40,00.

5.

Deixe a consulta aberta para o prximo exerccio.

Exerccio 3: Entre os nmeros

Nesta sesso prtica, voc vai alterar a consulta do exerccio anterior para localizar produtos que estejam entre dois preos.

1.

Na barra de ferramentas Folha de Dados da Consulta, clique no boto Exibir

2.

Na clula Critrios, em PreoUnitrio, exclua os critrios contidos e digite Entre 25 e 40.

para retornar ao modo Design.

3.

Clique no boto Executar

na barra de ferramentas Design da Consulta para exibir os resultados.

Observe que os resultados esto entre 25,00 e 40,00 e tambm incluem registros dos produtos que custam esses
valores exatos.
4.

Salve e feche a consulta e o banco de dados.

Expresse-se com clculos

Voc deseja calcular dados,
como exibir o frete total por
pas, adicionar dois campos
ou multiplicar um preo pela
porcentagem de aumento?
possvel usar a "consulta
de totais" para executar
vrios clculos, incluindo
calcular a mdia e contar o
nmero de registros que
satisfazem determinados
critrios.
Tambm possvel criar
campos calculados, os quais
so exibidos juntamente
com os outros campos do
banco de dados.
Os totais de frete so calculados na consulta e no so armazenados na
tabela base.

79

Em ambos os casos, os
clculos no so
armazenados no banco de
dados, o que ajuda a
controlar o seu tamanho e a
sua eficincia.

Calcular o total ou a mdia de registros em uma consulta

Para fazer clculos relacionados a um grupo de itens, voc
pode usar o que chamamos de consulta de totais.
No deixe o nome "consulta de totais" engan-lo. Ela pode
fazer muito mais que apenas calcular o total dos dados. Uma
consulta de totais pode calcular a mdia de um grupo de itens,
contar o nmero de itens, encontrar o nmero mnimo e o
nmero mximo e muito mais.
A consulta usa funes internas que calculam a mdia, contam
e executam outras operaes. Para obter uma lista completa,
consulte o Carto de Referncia Rpida no final deste curso.
importante compreender por qual campo deseja agrupar os
dados, como agrupar os totais de frete pelo campo Frete.
Voc comea exibindo a linha Total. Basta clicar no boto
Totais

na barra de ferramentas Design da Consulta.

Em seguida, clique na clula Total do campo pelo qual deseja

agrupar os dados e clique na seta exibida. Na lista Agrupar
por, clique no clculo ou na funo que deseja aplicar.

Essa consulta mostrar o frete total de cada pas da tabela Pedidos.

O boto Totais.
Os clculos disponveis na clula Total.

Criando um campo calculado

Na ltima lio, voc aprendeu a usar expresses como
critrios. Tambm possvel us-las para criar campos
calculados.
Um campo calculado um novo campo que voc cria em
uma consulta para indicar os resultados de um clculo.
Por padro, um campo calculado exibido com os outros
campos nos resultados da consulta. Ele tambm pode ser
exibido em formulrios e relatrios baseados na consulta.
Voc pode fazer clculos numricos, bem como combinar
texto (como os campos Nome e Sobrenome para criar um
nico campo para o nome de um cliente). Nesta lio,
voc se concentrar nos clculos numricos.
Ao contrrio de um campo real do banco de dados, os
resultados do campo calculado no so armazenados
como dados. Os clculos so feitos cada vez que voc
executa a consulta.
Para criar um campo calculado, voc precisa primeiro
atribuir um nome ao campo, como faria com qualquer
campo do banco de dados.
Um exemplo de campo calculado seria o campo Valor na
seguinte expresso:

Ampliando um campo calculado.

O campo calculado exibido com os outros campos na grade de
design da consulta.
A caixa Zoom fornece uma rea maior na qual voc pode digitar o
seu clculo.

80

Valor: [Quantidade] * [PreoUnitrio]

Se voc no atribuir um nome ao campo e apenas digitar
a equao, o Access atribuir Expr1, Expr2 etc. a cada
campo calculado.

Para inserir uma expresso no modo Design, voc pode:

Digit-la diretamente na grade de design da
consulta.
ou
Digitar na caixa Zoom. Basta clicar com o
boto direito do mouse na clula e clicar em Zoom
no menu de atalho.
ou
Usar o Construtor de Expresses. Basta
clicar com o boto direito do mouse na clula e
clicar em Construir no menu de atalho.

Exemplos de campos calculados

Expresso
QtdeTotal: [QtdeEnviadaAgora] + [JEnviada]

Objetivo
Exibe no campo
QtdeTotal a soma
dos valores dos
campos
QtdeEnviadaAgora e
JEnviada. Esse
clculo pode ajudlo a avaliar quanto
de um pedido j foi
entregue.

Valor: [Quantidade] * [PreoUnitrio]

Exibe no campo
Valor o produto da
multiplicao do
campo Quantidade
pelo campo
PreoUnitrio.

FretePrincipal:Frete*1,1

Exibe no campo
FretePrincipal o
custo do frete mais
10% de aumento.

Total: [Subtotal]+[Imposto]+[Gorjeta]

Exibe no campo
Total a soma dos
valores dos campos
Subtotal, Imposto e
Gorjeta.

Um campo calculado pode adicionar, subtrair,

multiplicar, dividir e realizar outras operaes nos
dados. Ele pode conter campos dos dados, como Preo
vezes Quantidade, bem como nmeros e funes
internas.
Por exemplo, possvel calcular o preo de um servio
importante, talvez um servio urgente ou em
circunstncias incomuns, multiplicando o custo do frete
para aplicar um aumento de 10%.

TotalSalrioSemanal:
Exibe no campo
[SalrioPorHora]*[DiasPorSemana]*[HorasPorDia] TotalSalrioSemanal
o produto da
multiplicao do
valor por hora pelo
nmero de horas
trabalhadas em um
dia e o nmero de
dias trabalhados em
uma semana.

Exemplos de campos calculados.

Operadores aritmticos e sua precedncia

Operador

Objetivo

Adio.

Subtrao.

As expresses usam operadores aritmticos. Como vimos na primeira

lio, os operadores so smbolos ou palavras que executam aes em
relao aos dados.
Alguns operadores aritmticos tambm podem ser usados para
combinar (ou concatenar) campos de texto, mas neste curso voc

81

aprender a usar operadores com valores.

Multiplicao.

Diviso.

Diviso na qual as expresses numricas e o

quociente so arredondados.

Eleva a primeira expresso numrica

potncia da segunda.

Resto

Arredonda as expresses numricas para

inteiros, divide o primeiro inteiro pelo
segundo e retorna somente o resto. til para
retornar cada n registro, como cada stimo
registro.

Voc j deve usar os operadores de adio (+), subtrao (-),

multiplicao (*) e diviso (/) com mais freqncia, mas til conhecer
os outros operadores e os respectivos propsitos.

Operadores e sua precedncia.

Precedncia de operadores: todos em ordem agora

Operador

Ordem

Exponenciao (^)

Negao um sinal de menos (-) esquerda

Multiplicao e diviso (*,/)

Diviso de inteiros (\)

Mdulo (Resto)

Adio e subtrao (+,-)

Tabela de operadores comuns e a respectiva ordem da

precedncia.

Se a sua expresso tiver vrios operadores aritmticos, o Access

avaliar determinados operadores antes de outros. Isso conhecido
como precedncia de operadores.
Voc pode alterar a ordem colocando parnteses ao redor da parte que
o Access deve avaliar primeiro.
Se voc tiver vrios parnteses, uns dentro dos outros, o Access agir
de dentro para fora. Se tiver vrios operadores no mesmo nvel, o
Access os avaliar da esquerda para a direita.
Lembre-se de que o Access avalia a multiplicao e a diviso antes da
adio e da subtrao. Considere a seguinte expresso:

[Quantidade]*([PreoAtual][PreoInicial])
Se Quantidade fosse 500, PreoAtual fosse 40 e PreoInicial 35, o
resultado seria 2.500. Sem os parnteses, o resultado seria 19.965.
uma grande diferena.

Calculando datas
Expresso

Objetivo

HoraDeBuscar: SomData("h",
3, [HoraDeChegada])

Exibe uma hora que

trs horas aps a
HoraDeChegada.

Idade: DifData("aaaa",
[DataDeNascimento], Agora())+
Int( Formato(agora(), "mmdd")
< Formato(
[DataDeNascimento], "mmdd") )

Calcula a idade de
algum a partir do
nascimento, em relao
data atual.

TempoDeAtraso: DifData("d",
[DataDoPedido],
[DataDeEnvio])

Exibe o nmero de dias

entre os campos
DataDoPedido e
DataDeEnvio.

AnoDaContratao:
PartData("aaaa",
[DataDaContratao])

Exibe o ano em que

cada funcionrio foi
contratado.

NmeroDoMs: PartData("M",
[DataDoPedido])

Exibe o nmero do
ms, como 8 para
agosto.

EsteMs: Formato(Agora(),
"mmm")

Exibe o ms abreviado
que a data atual
representa, onde mmm
janeiro a dezembro.

Voc pode trabalhar com datas em clculos, como subtrair uma data
de outra ou recuperar todas as datas anteriores a hoje.
No Access, datas e horas so armazenadas como nmeros decimais
para que voc possa us-las em equaes matemticas. Mas, para
clculos simples de data, no preciso se preocupar com o que ocorre
nos bastidores, pois o Access cuida dos clculos para voc.
Com o Access, voc pode fazer mais do que apenas adicionar e
subtrair datas. Usando PartData, possvel exibir parte de uma data,
como o ano em que algum foi contratado.
H algumas expresses de data na tabela esquerda e no Carto de
Referncia Rpida no final deste curso.

82

Alguns exemplos de expresses de data.

Compreendendo como os valores nulos afetam as consultas

Expresso

Objetivo

HoraPrecedente:
SeImed(Nulo([DataDaSolicitao] [DataDeEnvio]), "Est faltando a data",
[DataDaSolicitao] - [DataDeEnvio])

Exibe a
mensagem "Est
faltando a data"
no campo
HoraPrecedente
quando o valor de
DataDaSolicitao
ou DataDeEnvio
nulo. Caso
contrrio, exibe a
diferena.

PasAtual: SeImed(Nulo([Pas]), "",

[Pas])

Exibe uma
seqncia vazia
no campo
PasAtual quando
o campo Pas
nulo. Caso
contrrio, exibe o
contedo do
campo.

=SeImed(Nulo([Regio]),[Cidade]&""& Exibe os valores

[CEP], [Cidade]&" "&[Regio]&""
dos campos
&[CEP])
Cidade e CEP
quando o campo
Regio nulo.
Caso contrrio,
exibe os valores
dos campos
Cidade, Regio e
CEP.

Alguns exemplos de expresses Nulo.

Quando no h dados a serem inseridos em um campo, ele

considerado nulo.
Se voc tentar fazer clculos, executar uma consulta de totais ou
classificar um campo que contenha alguns valores nulos, talvez no
obtenha os resultados desejados. Por exemplo, a funo Mdia
ignora automaticamente os campos que contm valores nulos.
Os valores nulos tambm afetariam os resultados se voc estivesse
contando o nmero de registros de alunos com base no campo Nota
e algumas notas ainda no estivessem registradas. A contagem no
refletir o nmero total de alunos, pois os alunos sem nota ainda no
foram includos.
Talvez seja conveniente excluir valores nulos dos resultados ou,
possivelmente, limitar os resultados apenas queles registros com
valores nulos. Por exemplo, talvez voc queira procurar os alunos
que ainda no tenham notas.
Voc pode fazer isso usando os operadores Nulo e Negado
Nulo. Basta digitar o operador na grade de design da consulta na
clula Critrios do campo cujos valores est verificando.
Talvez voc queira tambm lidar com valores nulos usando uma
expresso e executando uma ao diferente nesses registros.
possvel usar a expresso interna chamada Nulo. H alguns
exemplos na tabela esquerda e no Carto de Referncia Rpida no
final deste curso.
Alguns tipos de campo, como Texto, Memorando e Hiperlink, tambm
podem conter uma seqncia de comprimento nulo, o que significa
que voc sabe que no h valor para o campo. Por exemplo, um
aluno pode ter desistido e, assim, voc sabe que ele no tem uma
nota.
Insira uma seqncia de comprimento nulo digitando duas aspas
duplas sem espao entre elas ("").
Observao Em um projeto do Access associado a um banco de
dados do Microsoft SQL Server, possvel inserir uma seqncia
de comprimento nulo em um campo cujo tipo de dados seja varchar
ou nvarchar.

Sesso prtica 17
Nesta sesso prtica, voc executar uma consulta de totais, aprender a importncia dos parnteses, criar um campo calculado
manualmente e usando o Construtor de Expresses, calcular uma data e explorar valores nulos.

Trabalhar com clculos

Exerccio 1: Totais e contagens
Nesta sesso prtica, voc revisar as informaes de resumo sobre a remessa de seus pedidos.
1.

Na janela Banco de Dados, em Objetos, verifique se a opo Consultas ainda est selecionada.

2.

Clique duas vezes na consulta Resumo de Frete para execut-la.

3.

Na barra de navegao da consulta (provavelmente, a rea inferior esquerda de sua tela), veja quantos registros a
consulta recupera.

83

Neste ponto, a consulta est recuperando todos os 122 pedidos, o pas para o qual cada pedido foi enviado e o custo
do frete por pedido. Em vez disso, voc deseja ver o custo total do frete por pas de todos os pedidos.

4.

Clique no boto Exibir

Design.

da barra de ferramentas Folha de Dados da Consulta para abrir a consulta no modo

5.

Voc no precisa do CdigoDoPedido, portanto, remover esse campo da consulta. Na grade de design da consulta,
aponte para a barra horizontal fina, chamada seletor de coluna, acima do campo CdigoDoPedido. Quando o
ponteiro tornar-se uma seta, clique para selecionar o campo CdigoDoPedido e pressione a tecla DELETE.
O campo ser removido e os outros dois campos se deslocaro para a esquerda na grade de design da consulta.

6.

Na barra de ferramentas Design da Consulta, clique no boto Totais

exibida a linha Total.

. Na grade de design da consulta, agora

7.

Sob o campo Frete, clique na clula Total (a opo Agrupar por a mais provvel a ser exibida), clique na seta
exibida e clique em Soma na lista.

8.

Clique no boto Executar

da barra de ferramentas Design da Consulta para executar a consulta.

O frete total de todos os pedidos calculado para cada pas e o campo chamado de SomaDeFrete. A Argentina
ter um total de 298,93 em pedidos.
9.

Agora, vamos ver quantos pedidos foram enviados a cada pas. Na barra de ferramentas Folha de Dados da
Consulta, clique no boto Exibir

para retornar ao modo Design.

10. Clique na clula Total sob o campo Frete, clique na seta exibida e clique em Contagem na lista.
11. Execute novamente a consulta e observe que o nmero de pedidos por pas est listado. A Argentina tem trs
pedidos.

Dica Para executar novamente a consulta, clique no boto Executar

Consulta.

na barra de ferramentas Design da

12. Salve a consulta se quiser manter os resultados e feche-a, mas mantenha o banco de dados aberto.

Exerccio 2: Precedncia de operadores

Nesta sesso prtica, voc ver a diferena drstica que os parnteses podem fazer e como a precedncia de operadores pode gerar
valores inesperados.
1.

Na janela Banco de Dados, em Objetos, verifique se a opo Consultas ainda est selecionada.

2.

Clique duas vezes na consulta Nveis de Inventrio para execut-la.

D uma olhada nos campos ValorTotalErrado e ValorTotalCorreto. No momento, ambos exibem o mesmo valor
incorreto. A sua tarefa corrigir a precedncia no campo ValorTotalCorreto.

da barra de ferramentas Folha de Dados da Consulta para abrir a consulta no modo

3.

Clique no boto Exibir

Design.

4.

Clique com o boto direito do mouse no campo ValorTotalCorreto e clique em Zoom no menu de atalho. Voc ver
a expresso:
ValorTotalCorreto: [UnidadesEmEstoque]+[UnidadesPedidas]*[PreoUnitrio]
A precedncia de operadores est fazendo com que UnidadesPedidas seja multiplicado por PreoUnitrio e, em
seguida, adicionado a UnidadesEmEstoque. O que voc realmente deseja primeiro somar UnidadesEmEstoque
com UnidadesPedidas e, em seguida, multiplicar essa soma pelo PreoUnitrio.

5.

Digite parnteses antes do primeiro colchete de [UnidadesEmEstoque] e depois do ltimo colchete de

[UnidadesPedidas], como mostrado:
ValorTotalCorreto: ([UnidadesEmEstoque]+[UnidadesPedidas])*[PreoUnitrio]

6.

Clique em OK para fechar a janela Zoom.

7.

Clique no boto Executar

da barra de ferramentas Design da Consulta para executar a consulta.

84

Voc notar uma grande diferena entre a maioria dos campos ValorTotalErrado e ValorTotalCorreto. Por exemplo, o
ValorTotalCorreto de Chai ser 702 em vez de 39 e de Chang ser 1.083 em vez de 777.
8.

Salve a consulta se quiser manter os resultados e feche-a em seguida.

Exerccio 3: Criar um campo calculado

Os seus preos logo tero um aumento de 10%. Portanto, voc deseja recuperar uma lista dos novos preos.
1.

Na janela Banco de Dados, em Objetos, verifique se a opo Consultas ainda est selecionada.

2.

Clique na consulta Aumento de Preo para selecion-la e clique no boto Design

janela Banco de Dados para abrir a consulta no modo Design.

3.

Clique na clula em branco direita do campo PreoUnitrio e digite o seguinte:

da barra de ferramentas da

NovoPreo: [PreoUnitrio]*1.1
4.

Clique fora da clula para concluir o clculo do campo. Em seguida, clique com o boto direito do mouse na clula,
clique em Propriedades no menu de atalho e clique na caixa Formato da caixa de dilogo Propriedades do
Campo.

5.

Clique na seta exibida, clique em Moeda na lista e clique no boto Fechar.

6.

Clique no boto Executar

da barra de ferramentas Design da Consulta para executar a consulta.

Voc ver que os preos na coluna NovoPreo aumentaram 10%.

7.

Mantenha essa consulta aberta no modo Design para o prximo exerccio.

Dica

Na barra de ferramentas Folha de Dados da Consulta, clique no boto Exibir.

Exerccio 4: Usar o Construtor de Expresses

Agora, voc usar o Construtor de Expresses para construir um campo calculado semelhante na mesma consulta.
1.

Se a consulta Aumento de Preo no for exibida no modo Design, abra-a.

Dica

Na barra de ferramentas Folha de Dados da Consulta, clique no boto Exibir.

2.

Na grade de design da consulta, clique com o boto direito do mouse na clula direta da expresso NovoPreo
criada no exerccio anterior e clique em Construir no menu de atalho.

3.

Na parte inferior do Construtor de Expresses, clique duas vezes no sinal de mais ao lado de Tabelas para expandir
a pasta e clique na pasta Produtos para exibir os seus campos.

4.

Clique duas vezes em PreoUnitrio para que mostre a rea da expresso na parte superior do Construtor de
Expresses. Clique no boto do asterisco * (multiplicao) para adicion-lo equao e digite 1,10.

5.

Clique em OK e clique fora do campo para que o Access conclua a sintaxe da expresso. Voc notar que o Access
atribuiu expresso o nome padro Expr1:. Renomeie-a excluindo o nome padro e digitando EPNovoPreo.
O Construtor de Expresses adiciona automaticamente identificadores aos objetos, os quais so necessrios ao
construir expresses complexas com vrias tabelas, consultas etc.
Clique fora da clula para concluir o campo. O campo deve ser:
EPNovoPreo: [Produtos]![PreoUnitrio]*1,1

6.

Clique com o boto direito do mouse no campo EPNovoPreo, clique em Propriedades no menu de atalho e clique
na caixa Formato da caixa de dilogo Propriedades do Campo. Clique na seta exibida, clique em Moeda na lista e
clique no boto Fechar.

7.

da barra de ferramentas Design da Consulta para executar a consulta. Os resultados

Clique no boto Executar
dos campos NovoPreo e EPNovoPreo devem ser iguais.
Dica O uso do Construtor de Expresses nessa expresso no absolutamente necessrio, mas voc ver o
quanto ele til em expresses mais complexas, pois cria a sintaxe automaticamente. Tambm possvel us-lo
como ponto de partida e depois desenvolver a expresso manualmente.

8.

Salve e feche a consulta, mas mantenha o banco de dados aberto para o prximo exerccio.

85

Exerccio 5: Subtrair datas

Nesta sesso prtica, voc ver o tempo de atraso entre datas dos pedidos.
1.

Na janela Banco de Dados, em Objetos, verifique se a opo Consultas ainda est selecionada.

2.

Clique na consulta Tempo de Atraso para selecion-la e clique no boto Design

janela Banco de Dados para abrir a consulta no modo Design.

3.

Clique na clula vazia direita do campo DataDoPedido e digite o seguinte:

da barra de ferramentas da

TempoDeAtraso: [DataDeEnvio]-[DataDoPedido]
4.

Execute a consulta.

Dica

da barra de ferramentas Design da Consulta para executar a consulta.

Clique no boto Executar

Voc ver o nmero de dias entre a data em que o pedido foi feito e a data em que foi enviado. Role para a direita se
necessrio.
5.

Etapa bnus: Classificar os resultados.

Dica Clique no boto Exibir

da barra de ferramentas Folha de Dados da Consulta para abrir a consulta no
modo Design. Em TempoDeAtraso, clique na clula Classificar, clique na seta exibida e clique em Crescente na
lista.

6.

Clique no boto Executar

da barra de ferramentas Design da Consulta para executar a consulta.

Os pedidos agora esto classificados conforme o tempo de atraso, do menor para o maior.
7.

Salve e feche a consulta.

Exerccio 6: Verificar se h valores nulos

Nesta sesso prtica, voc usar os operadores Nulo e Negado Nulo para localizar e excluir registros com valores em branco.
1.

Na janela Banco de Dados, em Objetos, verifique se a opo Consultas ainda est selecionada.

2.

Clique duas vezes na consulta Resumo de Notas para execut-la.

Voc v os registros no incio que no possuem notas? Esses registros foram classificados na ordem crescente e os
valores nulos aparecem no incio.

Clique no boto Exibir

Design.

da barra de ferramentas Folha de Dados da Consulta para abrir a consulta no modo

3.

Na grade de design da consulta, na clula do campo Nota (a terceira clula a partir da esquerda), digite o operador
Nulo na clula Critrios. No esquea de incluir o espao entre e Nulo.

4.

Execute a consulta.

Dica

Clique no boto Executar

da barra de ferramentas Design da Consulta para executar a consulta.

Voc ver dois registros, ambos sem notas.

5.

Volte para o modo Design e troque Nulo por Negado Nulo.

da barra de ferramentas Folha de Dados da Consulta para abrir a consulta no

Dica Clique no boto Exibir
modo Design. Na grade de design da consulta, em Notas, digite o operador Negado Nulo na clula Critrios.
Execute a consulta novamente e examine os resultados.

Dica

Clique no boto Executar

da barra de ferramentas Design da Consulta para executar a consulta.

86

Dessa vez, voc ver os registros que possuem notas e nenhum registro com valores nulos. Como constatou, bem
fcil isolar registros com valores em branco usando os operadores Nulo e Negado Nulo.

Consultas III: Criar consultas parmetro que solicitam

entrada dos usurios
Uma consulta parmetro do Microsoft Access til quando o mesmo tipo de consulta executado com freqncia, mas os valores de
pesquisa mudam. Se estiver familiarizado com a consulta seleo bsica, aprenda como transform-la em uma consulta parmetro.

Crie uma s vez, use sempre

Uma consulta parmetro pode responder vrias perguntas.

87

Alterar os valores dos critrios sempre que desejar

Assim como uma consulta seleo, a consulta parmetro salva
a estrutura bsica da consulta por exemplo, os campos
exibidos.
Voc tambm pode especificar os campos a serem usados
como critrios para restringir a pesquisa, como os valores de
vendas de um determinado ms.
O que torna as consultas parmetro exclusivas a
possibilidade de configur-las para que solicitem os dados
necessrios por exemplo, o ms a ser pesquisado quando
voc executar a consulta.
Voc no precisar inserir valores reais (como o ms
especfico do qual deseja obter os valores de vendas) ao
configurar a consulta. Em outras palavras, voc controla
quando deseja executar a consulta e pode especificar qualquer
ms desejado.
Se no utilizasse uma consulta parmetro, voc acabaria
tendo que usar uma consulta seleo para cada ms
pesquisado, o que no seria muito eficiente.

As consultas parmetro solicitam que voc informe os dados que

deseja localizar.

Configurar uma consulta parmetro

A configurao de uma consulta parmetro semelhante
de vrias maneiras configurao de uma consulta
seleo.
Voc pode usar o Assistente de Consulta Simples para
criar rapidamente as tabelas e os campos a serem
includos e, em seguida, adicionar critrios no modo Design
ou ir diretamente para esse modo e configurar os critrios.
A diferena de uma consulta parmetro est no modo de
manipulao dos critrios: em vez de inserir os valores de
vendas reais, voc solicita ao usurio da consulta para
inserir os valores dos critrios.
Essa solicitao bem simples. Voc insere o texto entre
colchetes [ ] na grade da consulta a ser exibida quando
algum executar a consulta.

O texto dos critrios de uma consulta parmetro exibido entre

colchetes.

Forneceremos mais exemplos e, posteriormente neste

curso, voc ter a oportunidade de experimentar isso
sozinho.

88

Consultas parmetro de execuo e resposta imediatas

A execuo de uma consulta parmetro tambm
simples.
Quando voc (ou outra pessoa) executa a consulta,
uma caixa de dilogo exibida com a mensagem
criada (ou seja, o texto entre colchetes da grade da
consulta); por exemplo, "Voc deseja exibir as vendas
de qual regio?"
Simplesmente digite a regio, clique em OK e deixe
que o Access faa o resto. Ele exibir os resultados
com base no que foi digitado pelo usurio, que, neste
exemplo, foi vendas por regio.
Se a sua consulta abranger um intervalo, como uma
data de incio e uma data de trmino, voc ser
solicitado a digitar o primeiro valor, depois o segundo
valor e pronto, os resultados aparecero. Saiba mais
sobre isso na ltima lio.

A mensagem exibida quando um usurio executa a consulta

parmetro.
O texto do campo Critrios da consulta.

Vrias regies, uma s consulta

Utilize consultas parmetro para procurar os doadores de cada regio.

89

Configurar campos
A primeira etapa para a configurao de uma consulta
parmetro especificar os dados a serem includos na
consulta, como informaes sobre clientes, pedidos de
vendas ou doadores.
Para isso, utilize o Assistente de Consulta Simples ou o
modo Design.
Neste exemplo, configuraremos a consulta usando o
assistente, que solicitar que voc especifique a tabela
de base da consulta. Nesse caso, utilizaremos a tabela
Informaes sobre Doadores.
Nessa lista, desejamos incluir informaes como nome
e endereo do doador, mas no desejamos incluir a
quantia doada.

Mova os campos que voc deseja incluir na consulta, de Campos

Disponveis para Campos Selecionados.

Configurar os valores dos critrios

Na prxima etapa, alternaremos para o modo
Design a fim de especificar os valores dos
critrios a serem usados para restringir a
consulta. Esse ser o valor que voc ou outro
usurio dever inserir quando a consulta for
executada.
Neste caso, o valor dos critrios a ser
pesquisado o campo Regio, pois voc
deseja fornecer uma lista de doadores com
base na regio de cada um deles.
Portanto, como devemos realizar a consulta
para solicitar que as pessoas insiram o valor?
Muito simples: insira o texto a ser exibido
quando uma pessoa executar a consulta
colocando-o entre colchetes, conforme
mostrado na ilustrao.
Para assegurar que as pessoas saibam o que
digitar quando forem solicitadas, torne o texto
o mais claro possvel. Se possvel, inclua um
exemplo.

Use o campo Critrios para inserir o texto a ser exibido como prompt para os
usurios.

90

Para esta consulta, utilizaremos este texto de

prompt: "[Inserir a regio de pesquisa; por
exemplo, norte]."

Teste sua consulta

Voc especificou todos os itens necessrios
configurao desta consulta, portanto, vamos test-la.
Voc no precisar sair do modo Design; basta clicar no
boto Executar
na barra de ferramentas Design
da Consulta. Ao testar ou executar uma consulta
parmetro, uma caixa de dilogo solicitar que voc
insira o valor dos critrios. Insira um valor de exemplo
que o ajude a verificar se a consulta est funcionando.
No exemplo, inserimos Sudeste e a consulta retornou
um conjunto de dados que corresponde aos critrios.

Clique no boto Executar ...

... para exibir os resultados da consulta parmetro.

91