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Apostila e

Caderno de Exercícios:
Microsoft Excel
I n s t i t u t o C S U
Instituto CSU

Caro Aluno(a):

Este material complementar foi desenvolvido pelos profis-


sionais do Instituto CSU, com o intuito de oferecer a você ativi-
dades práticas que possibilitarão o uso de todo o conteúdo mi-
nistrado em sala de aula.
Para que ele possa estar sempre à sua disposição, siga as
orientações a seguir:

¾ Não amasse ou rasure o material;


¾ Ao manuseá-lo procure estar com as mãos limpas;
¾ Não retire as folhas da apostila e ao final da aula entregue-a
ao Instrutor;
¾ Qualquer irregularidade comunique imediatamente ao Instru-
tor.

O Instituto CSU deseja que seu aprendizado possa ser enri-


quecedor, eficaz, dinâmico e repleto de novas oportunidades
que contribuirão para seu crescimento profissional.

Boa Sorte!!!

Apostila MS Excel 3
Instituto CSU

4 Apostila MS Excel
Instituto CSU

Índice:
O que é o MS Excel: ............................................................................................... 7
Iniciando o MS Excel: ............................................................................................. 7
Iniciando um novo documento: ................................................................................ 7
Dimensões de uma planilha .................................................................................... 7
Entendendo uma planilha: ...................................................................................... 8
Barra de ferramentas: ............................................................................................ 8
Barra de ferramentas Padrão: .................................................................................. 9
Barra de Formatação: ............................................................................................ 10
Barra de Status: ................................................................................................... 10
Barra de Fórmulas:................................................................................................. 11
Barra de Desenho: ................................................................................................ 11
Você sabia? Selecionando célula e caractere ##### .................................................. 12
Barra de rolagem: .................................................................................................. 13
Formatação de Linhas, Colunas e Planilha ................................................................. 13
Você sabia? Organizar planilhas e selecionar toda à planilha ......................................... 14
Primeiros passos do MS Excel................................................................................... 15
Abrindo uma planilha existente ................................................................................ 15
Salvando uma planilha: .......................................................................................... 15
Inserindo planilhas ................................................................................................. 15
Você sabia? Tecla F5 e selecionando diversas células .................................................. 16
Entendendo cálculos no MS Excel: ........................................................................... 17
Formatação de células ........................................................................................... 17
Passo a passo: Formatando células ........................................................................... 18
Passo a Passo: Classificação de dados ...................................................................... 19
O que são fórmulas ................................................................................................ 19
Você sabia? Tecla F2 e Estilo de porcentagem ............................................................ 20
Trabalhando com Porcentagem ................................................................................ 21
Erros de fórmulas e funções..................................................................................... 21
Você sabia? Ocultar e Limpar formatação .................................................................. 22
O que são funções? ............................................................................................... 23
Funções: SOMA, MÉDIA, MÁXIMO, MÍNIMO, HOJE e AGORA ......................................... 23
Funções: MAIÚSCULA, MINÚSCULA, PRI.MAIÚSCULA e ROMANO................................... 23
Funções: ABS, ARRED, ARREDONDAR.PARA.CIMA e ARREDONDAR.PARA.BAIXO ............. 23
Você sabia? Navegar pelas planilhas através do teclado e Auto Preenchimento ............... 24
Funções SE, CONT.SE, CONT.VALORES .................................................................... 25
Funções SE(OU) E SE(E) ........................................................................................ 25
Função PROCV ...................................................................................................... 25
Você sabia? AutoFormatação e Inserir Comentários .................................................... 26
Formatação Condicional .......................................................................................... 27
Adicionar, alterar ou remover formatos condicionais .................................................... 27
Adicionar um formato condicional ............................................................................. 27
Alterar ou remover um formato condicional................................................................ 29
Você sabia? Selecionar linhas ou colunas e ferramenta Zoom ....................................... 30
Referência Relativa, Mista e Absoluta ....................................................................... 31
Cabeçalho e Rodapé .............................................................................................. 31
Criando Gráficos: ................................................................................................... 32
Passo a passo: Criação e modificação de um gráfico .................................................... 32
Você sabia? Botões: Autosoma, Classificação e Proteger planilha................................... 35
Função SE composta: ............................................................................................ 36
Função MAIOR, MENOR E SOMASE ........................................................................... 36
Visualizar impressão: ............................................................................................. 37
Configurar página: ................................................................................................ 37
Você sabia? Atalhos para ocultar linhas e colunas ....................................................... 38
Você sabia? Botões Aumentar ou diminuir casas decimais ........................................... 38

Apostila MS Excel 5
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Remover linhas de grade ......................................................................................... 39


Você sabia? Colar especial ....................................................................................... 40
Dicas para cálculos ................................................................................................. 40
Opções de Janela .................................................................................................. 41
Dividir painéis........................................................................................................ 41
Congelar painéis .................................................................................................... 41
Sobre a obtenção de ajuda enquanto trabalha ............................................................ 42
Tabela dinâmica ..................................................................................................... 43
Teclas de atalho Microsoft Excel .............................................................................. 46
Caderno de Atividades Práticas ................................................................................ 47
Atividade 1 – Classificação ...................................................................................... 49
Atividade 1 Desenvolvida – Classificação .................................................................. 50
Atividade 2 – Fórmulas (Operações Matemáticas) ...................................................... 51
Atividade 2 Desenvolvida – Fórmulas (Operações Matemáticas) ................................... 52
Atividade 3 – Fórmulas e Função SOMA .................................................................... 53
Atividade 3 Desenvolvida - Fórmulas e Função SOMA ................................................. 54
Atividade 4 - Fórmulas e Função SOMA ..................................................................... 55
Atividade 4 Desenvolvida - Fórmulas e Função SOMA ................................................. 56
Atividade 5 – Fórmula da Porcentagem e Fixar células ................................................ 57
Atividade 5 Desenvolvida - Fórmula da Porcentagem e Fixar células ............................. 58
Atividade 6 – Funções: SOMA, MÍNIMO, MÁXIMO, MÉDIA e HOJE ................................. 59
Atividade 6 Desenvolvida - Funções: SOMA, MÍNIMO, MÁXIMO, MÉDIA e HOJE .............. 60
Atividade 7 – Fórmula da porcentagem e Fixar células ................................................ 61
Atividade 7 Desenvolvida - Fórmula da porcentagem e Fixar células ............................. 62
Atividade 8 – Fórmula da porcentagem e Fixar células ................................................. 63
Atividade 8 Desenvolvida - Fórmula da porcentagem e Fixar células ............................. 64
Atividade 9 – Fórmulas e Funções: SOMA, MÍNIMO, MÁXIMO, MÉDIA e SE .................... 65
Atividade 9 Desenvolvida - Fórmulas e Funções: SOMA, MÍNIMO, MÁXIMO, MÉDIA e SE... 66
Atividade 10 – Função SE(OU) e SE(E) ..................................................................... 67
Atividade 10 Desenvolvida - Função SE(OU) e SE(E) .................................................. 68
Atividade 11 – Função SE(OU) ................................................................................ 69
Atividade 11 Desenvolvida - Função SE(OU) .............................................................. 70
Atividade 12 – Formatação Condicional, CONT.SE e SE ............................................... 71
Atividade 12 Desenvolvida - Formatação Condicional, CONT.SE e SE ............................ 72
Atividade 13 – Função SE Composta, CONT.VALORES e CONT.SE ................................. 73
Atividade 13 Desenvolvida - Função SE Composta, CONT.VALORES e CONT.SE .............. 74
Atividade 14 – Função SE Composta ........................................................................ 75
Atividade 14 Desenvolvida - Função SE Composta ...................................................... 76
Atividade 15 – Funções CONT.VALORES, MÉDIA, SE(E) e CONT.SE ............................... 77
Atividade 15 Desenvolvida - Funções CONT.VALORES, MÉDIA, SE(E) e CONT.SE ............ 78
Atividade 16 – Função SE e CONT.SE ....................................................................... 79
Atividade 16 Desenvolvida - Função SE e CONT.SE .................................................... 80
Atividade 17 – Função PROCV e proteger planilha ....................................................... 81
Atividade 17 Desenvolvida - Função PROCV .............................................................. 82
Atividade 18 - Função PROCV................................................................................... 83
Atividade 18 Desenvolvida - Função PROCV .............................................................. 84
Atividade 19 – Função SOMASE, MED, MAIOR, MENOR e Funções Aninhadas .................. 85
Atividade 19 Desenvolvida - SOMASE, MED, MAIOR, MENOR e Funções Aninhadas .......... 86
Atividade 20 – Gráfico (Tipo Linha) .......................................................................... 87
Atividade 20 Desenvolvida - Gráfico (Tipo Linha) ....................................................... 88
Atividade 21 - Gráfico (Tipo Pizza) ........................................................................... 89
Atividade 21 Desenvolvida - Gráfico (Tipo Pizza) ........................................................ 90
Atividade 22 - Gráfico (Tipo Coluna) ......................................................................... 91
Atividade 22 Desenvolvida - Gráfico (Tipo Coluna) ..................................................... 92
Atividade 23 – Revisão Funções, Fórmulas e Fixar células ........................................... 93
Atividade 23 Desenvolvida - Revisão Funções, Fórmulas e Fixar células ......................... 94

6 Apostila MS Excel
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O que é o MS Excel:

O MS Excel, é uma planilha eletrônica feita para facilitar a au-


tomação de processos de cálculos, criação de gráficos e a manipula-
ção de dados.

Iniciando o MS Excel:

Para iniciar o MS Excel, estando no WINDOWS, clique em:


INICIAR Ö PROGRAMAS Ö MICROSOFT OFFICE Ö MICROSOFT EXCEL
ou
INICIAR Ö EXECUTAR Ö DIGITE: EXCEL E CLIQUE OK

Iniciando um novo documento:

Quando o MS EXCEL é iniciado, ele apresenta uma planilha em bran-


co. Sendo que necessitando de um novo documento, devemos clicar em:
Menu Arquivo Ö Novo e escolher o tipo de documento desejado.

Dimensões de uma planilha:

Uma planilha Excel (versões: 95, 97, 200, XP e 2003) possui as seguintes
dimensões:
Colunas: 256 representadas por letras
Linhas: 65.536 representadas por números
Células: 16.777.216

Além disso, um arquivo Pasta do Excel comporta 255 planilhas.

Apostila MS Excel 7
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Entendendo uma planilha:

A planilha do MS EXCEL é composta por linhas (horizontal) e colu-


nas (vertical). O encontro entre linhas e colunas formam as células. Cada
célula tem um endereço de referência composto do código da coluna (le-
tra) e o código da linha (número). Estes endereços são a chave para o
uso do MS EXCEL.

Célula

Colunas

Linhas

Planilhas

Barra de ferramentas:

A barra de ferramentas do
MS EXCEL, nos disponibiliza,
atalhos de acesso rápido
aos principais recursos.
Para visualizar ou ocultar as
barras de ferramentas, cli-
que no menu
 Exibir
 Barras de ferramentas
 Uma lista de itens apare-
cerá, selecione clicando
na barra que queremos
exibir.

8 Apostila MS Excel
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Barra de ferramentas padrão:

Botão Nome Descrição


Novo Iniciar uma nova planilha

Abrir Abre uma planilha já existente

Salvar Salva a planilha ativa


Permite ou não que o arquivo seja utilizado na rede si-
Permissão
multaneamente
Abre o Microsoft Outlook para que a apresentação seja
E-mail
enviada como anexo
Imprime o documento ativo usando as configurações
Imprimir
atuais na impressora
Visualizar Mostra como vai ficar a impressão quando a planilha for
impressão impressa
Ortografia e
Verifica a ortografia de toda planilha
gramática
Pesquisar Faz uma busca dentro dos programas do Office
Transfere o conteúdo selecionado para a área de transfe-
Recortar
rência
Faz a cópia do conteúdo selecionado e envia para a área
Copiar
de transferência
Insere o conteúdo da área de transferência no local que
Colar estiver posicionado o cursor ou uma seleção do docu-
mento atual
Copia o formato da célula selecionada para outra que
Pincel
desejamos que possua a mesma formatação
Volta a última ação executada na digitação ou na maioria
Desfazer
dos comandos (Ótimo para quando comete um erro)
Se desfizermos alguma ação e quisermos refazê-la, bas-
Refazer ta clicar neste botão. Só estará disponível se já foi des-
feita alguma ação anteriormente
Inserir
Insere um Hiperlink (um atalho) na planilha ativa
Hiperlink
Insere a função SOMA e as funções utilizadas recente-
AutoSoma
mente
Classificação
Classifica o item selecionado em ordem crescente
crescente
Classificação
Classifica o item selecionado em ordem decrescente
decrescente
Assistente de Inicia o Assistente de gráfico que permite a criação de
gráfico gráficos
Desenho Exibe e oculta a barra de ferramentas desenho
Escolha a proporção em que sua planilha é apresentada
Zoom
na tela
Ajuda do
Ativa a pesquisa dos tutorias do Microsoft Office Excel
MS Office Excel

Apostila MS Excel 9
Instituto CSU

Barra de Formatação:

Nesta barra de atalhos para formatação, o usuário encontrará op-


ções de formatação de fontes, células, planilhas, alinhamento, até formato
numérico, data e monetário.

Botão Nome Descrição


Caixa de
Altera a fonte do texto selecionado
fonte
Tamanho da
Altera o tamanho da fonte da célula selecionada
fonte
Negrito Aplica o estilo Negrito na fonte

Itálico Aplica o estilo Itálico na fonte

Sublinhado Aplica o estilo sublinhado na fonte


Alinhar à
Alinha o texto à esquerda na célula
esquerda
Centralizar Centraliza texto na célula
Alinhar à
Alinha o texto à direita na célula
direita
Mesclar e Mescla as células selecionadas em uma única cé-
centralizar lula
Estilo de Aplica o estilo da moeda configurado em Configu-
moeda rações regionais
Estilo de
Aplica o estilo de porcentagem
porcentagem
Separador de
Aplica o separador de milhares
milhares
Aumentar casas Aumenta o número de dígitos após a vírgula deci-
decimais mal
Diminuir casas
Diminui o número de dígitos após a vírgula decimal
decimais
Diminuir
Diminui o recuo da linha
recuo
Aumentar recuo Aumenta o recuo da linha

Bordas Permite selecionar a borda e o tipo


Cor de
Permite alterar a cor de fundo de uma célula
preenchimento
Cor da fonte Permite alterar a cor da fonte

Barra de Status:

Esta barra encontra-se na parte inferior do MS EXCEL e fornecerá


algumas informações importantes:

• Soma do conteúdo das células selecionadas


• NUM LOCK, CAPS LOCK e SCROLL LOCK.

10 Apostila MS Excel
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Barra de Fórmulas:

Localizada na parte superior da janela do Excel usada para inserir ou


editar ou fórmulas em células ou gráficos. Exibe o valor constante ou a
fórmula armazenada na célula ativa

Barra de Desenho:

O MS EXCEL, fornece aos usuários a opção da barra de desenhos. Ne-


la o usuário consegue desenhar figuras simples e criar formas geométricas
básicas, além, de itens existentes na biblioteca.

Botão Nome Descrição


Oferece opções para o desenho como: girar, inver-
Desenhar
ter, ordenar, etc.
Seleciona Objeto Aciona a seta para seleção de objetos já inseridos
Oferece figuras, faixas, setas e outras formas pron-
AutoFormas
tas para inserir na planilha
Linhas Desenhar linhas

Setas Desenhar setas

Retângulo Desenhar retângulos

Elipse Desenhar elipses e círculos

Caixa de Texto Colocar uma caixa que podemos digitar textos

WordArt Colocar uma autoforma que podemos digitar textos


Inserir diagrama Inserir diversos tipos de diagramas ou organogra-
ou organograma mas na planilha
Inserir Clip-art Inserir um Clip-art no slide
Inserir imagem do
Inserir uma imagem ou foto na planilha
arquivo
Cor do Alterar a cor de preenchimento das autoformas ou
preenchimento WordArt
Cor da linha Alterar a cor da linha

Cor da fonte Alterar a cor da fonte

Estilo da linha Alterar o estilo e espessura da linha


Estilo do Alterar o estilo do traçado de uma linha, seta ou
tracejado autoforma
Estilo da seta Alterar o tipo de seta

Estilo de sombra Aplicar o efeito sombra


Estilo 3D Aplicar o efeito tri-dimensional

Apostila MS Excel 11
Instituto CSU

Você sabia?

Na coluna e na linha da célula selecionada, os cabeçalhos


das mesmas ficam em alto relevo.

Caso um número seja maior do que a largura da coluna, o nú-


mero é mantido, mas a célula será preenchida com o caractere
#######, indicando que naquela célula se encontra um valor
maior do que é possível exibir. Basta então, aumentar para a
direita o tamanho da coluna.

12 Apostila MS Excel
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Barra de rolagem:

MS EXCEL, possui duas barras de Rolagem, uma para movimentação


horizontal e uma para movimentação vertical. Para utilizá-las basta clicar
na seta referente à direção desejada.

Formatação de Linhas, Colunas e Planilha:

No MS EXCEL, podemos formatar as células através do menu Forma-


tar:

Linhas
• Ajustar altura
• Ocultar linha
• Auto ajustar ao conteúdo

Colunas
• Ajustar largura
• Ocultar coluna
• Auto ajustar ao conteúdo

Planilha
A formatação de planilha consiste em determinar alguns atributos,
como por exemplo:

• Nome
• Ocultar
• Colocar em segundo plano

Apostila MS Excel 13
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Você sabia?

Clicando no nome da planilha e arrastando para os lados


podemos organizá-las de maneira rápida.

Clicando no retângulo localizado na intersecção entre o cabeça-


lho de colunas e linhas, selecionamos toda à planilha.

14 Apostila MS Excel
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Primeiros passos do MS Excel

Abrindo uma planilha existente:

1. Clique no menu Arquivo Ö Abrir...


2. Na caixa de diálogo escolha na pasta
Meus documentos o arquivo desejado
3. Aponte e clique no arquivo e depois clique
no botão Abrir
ou
Pressione CTRL + A

Salvando uma planilha:

1. Clique no menu Arquivo


2. Opção Salvar
3. Na caixa “Nome do arquivo:” digite o no-
me com que deseja salvar o seu arquivo
ou mantenha a sugestão do título
4. Do lado direito da caixa de diálogo clique
no botão Salvar
ou para substituir os passos 1 e 2
Pressione CTRL + B

Inserindo planilhas:

Na parte inferior da planilha do MS EXCEL, acima da Barra de Sta-


tus, encontra-se as planilhas existentes na pasta de trabalho. Para acres-
centar uma nova planilha a esta pasta, clique no nome de qualquer plani-
lha com o botão direito do mouse, e escolha a opção inserir. Como na fi-
gura abaixo ou utilize o atalho SHIFT + F11:

Apostila MS Excel 15
Instituto CSU

Você sabia?

Para movimentar o cursor rapidamente para uma célula,


pressione a tecla F5. Aparecerá uma caixa de diálogo
perguntando em qual célula ou planilha você quer ir. Di-
gite a célula desejada e pressione ENTER.

Mantendo a tecla CTRL pressionada podemos selecionar diver-


sas células intercaladas
(usando o mouse).

16 Apostila MS Excel
Instituto CSU

Entendendo cálculos no MS Excel:

Para fazermos cálculos no MS EXCEL, teremos que deixar de pensar


apenas em números, e sim, em endereços (células).
Selecionamos primeiramente o endereço que queremos o resultado.
Através do sinal de = (igual) definimos que neste endereço teremos
um cálculo.
Clique no endereço A1.
Tecle + (adição)
Clique no endereço B1.

Este cálculo construído denominamos Fórmula, onde qualquer número


digitado na A1 ou B1 será somado e apresentado o resultado na C1.

Formatação de células:

Para alterar as propriedades das células no MS EXCEL, devemos clicar


no menu Formatar Ö submenu Células ou utilizar o atalho CTRL + 1. Sur-
girá uma caixa de dialogo com as seguintes guias:

• Número – Define que formato de valor deverá ser utilizado como pa-
drão nas células selecionadas.
• Alinhamento – Define os alinhamentos, horizontal, vertical, além da
orientação de texto.
• Fonte – Define todas as propriedades das fontes, tais como, cor, estilo
e tamanho.
• Borda – Neste item, podemos definir estilo, cor e espessura da borda.
• Padrões – Define o sombreamento das células e até os padrões de cé-
lulas ou planilhas.
• Proteção – Bloqueia ou oculta as células quando a planilha for protegi-
da.

Apostila MS Excel 17
Instituto CSU

Passo a Passo:

Formatando células

Selecione as células que deseja formatar;


1. Clique no menu Formatar
2. Clique no submenu Células...
3. Aparecerá uma caixa de diálogo com 6 guias:

Número: Escolhemos o formato em que o número deve-


rá aparecer, as mais utilizadas são: Contábil, Data, Geral,
Número.

Alinhamento: Nesta Guia escolhemos a forma em que o


texto se comportará em relação à célula. Podemos esco-
lher a inclinação, a posição e como se comportar quando
o valor digitado é maior que o espaço disponível.

Fonte: Escolheremos qual será a aparência do nosso tex-


to (FONTE), temos as seguintes opções como: Fonte, es-
tilo, tamanho, sublinhado e cor.

Borda: Na guia Borda escolhemos a cor e seu estilo, a-


lém de colocar borda apenas em uma parte da área sele-
cionada.

Padrões: Nesta guia, iremos escolhemos a cor de fundo


das células selecionadas.

Proteção: Definimos as opções de proteção, para des-


travar uma célula desmarcando a opção Bloqueadas e a
opção oculta. Depois é só clicar no menu Ferramentas Ö
Submenu Proteger Ö Proteger Planilha... e clique OK

18 Apostila MS Excel
Instituto CSU

Passo a Passo:

Classificação de Dados:

1. Selecione os dados na tabela Passo 4


2. Clique em Menu Dados
3. Submenu Classificar...
4. Classificar por Ö Selecione a pri- Passo 5
meira coluna
5. Em seguida por Ö Selecione a
segunda coluna Passo 6
6. E depois por Ö Selecione a tercei-
ra coluna
7. Meu intervalo de dados tem Ö ~
Linha de cabeçalho
8. Clique no botão OK

Passo 7

O que são fórmulas:

Fórmulas são expressões lógicas ou matemáticas criados pelo usuário utilizando


as 4 operações matemáticas mais a exponenciação.

Adição +
Subtração -
Multiplicação *
Divisão /
Exponenciação ^

Os níveis de prioridade dos cálculos são:

Prioridade 1 Exponenciação e Radiciação


Prioridade 2 Multiplicação e Divisão
Prioridade 3 Adição e Subtração

Exemplo:

2 + 3 * 5 = 17

(2 + 3) * 5 = 25

Apostila MS Excel 19
Instituto CSU

Você sabia?

Pressionando a tecla F2 com a célula selecionada, consigo


visualizar e alterar a fórmula.

Pressionando F2, temos:

O botão Estilo de porcentagem na barra de Formatação


não insere apenas o símbolo da porcentagem, mas faz a
conversão do formato numérico para o percentual.

20 Apostila MS Excel
Instituto CSU

Trabalhando com Porcentagem

Na compra de uma calça de 70 reais o vendedor me ofereceu um desconto de


5%, como faço o cálculo?

Valor da Calça Desconto Valor do Desconto Valor à ser pago


70 5% 70 * 5% 70 – 70 * 5%

70 - 70 * 5%

70 - 3,5

66,50

No caso de Acréscimo, repetimos o mesmo processo porém, utilizamos a soma


no lugar da subtração para fazer o cálculo:

Valor da Calça Desconto Valor do Desconto Valor à ser pago


70 5% 70 * 5% 70 + 70 * 5%

70 + 70 * 5%

70 + 3,5

73,50

Erros de fórmulas e funções

Valor do Erro Significado


#DIV/0! A função ou fórmula da célula está efetuando uma divisão por 0
(zero), que não é correta
#N/DN Não existe valor disponível (os valores que a fórmula utilizará não
foram encontrados na planilha)
#NOME? O Microsoft Excel não reconhece um dos itens da fórmula, podendo
ter várias causas, dentre elas:

• Função digitada incorretamente;

• Inclusão do texto sem aspas;

• Omissão de pontos que especifiquem intervalos de valores e


outros
#NULO! Interseção de valores que não se referenciam
#NÚM! Algum número da fórmula está incorreto
#REF! Referência inválida na fórmula
#VALOR! Argumento inserido de forma errada na fórmula ou função

Apostila MS Excel 21
Instituto CSU

Você sabia?

Conseguimos ocultar uma coluna ou linha simplesmente


clicando no cabeçalho desejado. Clique com o botão di-
reito e aponte a opção Ocultar.

Caso queira limpar as formatações de um conjunto de células,


basta selecionar o local e clicar no menu Editar Ö submenu
Limpar, Formatos.

22 Apostila MS Excel
Instituto CSU

O que são funções?

Funções são recursos disponibilizados pelo Excel para maximizar a produtividade


no uso do mesmo.

=SOMA(__:__)
Executa uma adição do intervalo de células indicadas entre parênteses.

=MÉDIA(__:__)
Executa o cálculo de média aritmética do intervalo de células indicadas entre pa-
rênteses.

=MÁXIMO(__:__)
Retorna o maior valor do intervalo de células indicadas entre parênteses.

=MÍNIMO(__:__)
Retorna o menor valor do intervalo de células indicadas entre parênteses.

=HOJE()
Retorna a data atual, sendo atualizada cada vez que abrir o Excel.

=AGORA()
Retorna a data e hora atual, sendo atualizada cada vez que abrir o Excel.

=MAIÚSCULA(texto)
Converte a sequência de caracteres de texto em maiúsculas

=MINÚSCULA(texto)
Converte todas as letras em uma seqüência de caracteres de texto em minúscu-
las

=PRI.MAIÚSCULA(texto)
Converte uma sequência de caracteres de texto no formato apropriado; a primei-
ra letra de cada palavra em maiúscula e as demais letras em minúsculas.

=ROMANO(número)
Converte algarismo arábico em romano

=ABS(número)
Retorna o valor absoluto de um número. O valor absoluto de um número é o
próprio número sem o respectivo sinal.

=ARRED(número;número_dígitos)
Arredonda um número até uma quantidade especificada de dígitos.

=ARREDONDAR.PARA.CIMA(número;número_dígitos)
Arredonda um número para cima afastando-o de zero.

=ARREDONDAR.PARA.BAIXO(número;número_dígitos)
Arredonda um número para baixo até zero.

Apostila MS Excel 23
Instituto CSU

Você sabia?

Mantendo pressionada a tecla CTRL e digitando Page Up e


Page Down é possível navegar pelas planilhas.

CTRL + Page Up CTRL + Page Up


Planilha da Esquerda Planilha da Esquerda

Clicando na área de Auto Preenchimento da célula é possível


copiar o conteúdo e criar listas ordenadas.

+ +

24 Apostila MS Excel
Instituto CSU

Funções SE(), CONT.SE(), CONT.VALORES():

=SE( Teste Lógico ; Afirmativo ; Alternativo )

Retorna à resposta predefinida pelo usuário sempre verificando o teste lógico


(pergunta).

=CONT.SE( __ : __ ; “Critério” )

Retorna à quantidade de células que respeitam o critério definido em um interva-


lo de células.

=CONT.VALORES(__:__)

Retorna o total de células preenchidas.

=CONT.NUM(__:__)

Retorna o total de células preenchidas com números.

=CONTAR.VAZIO(__:__)

Retorna o total de células não preenchidas.

Funções SE(OU) e SE(E):

=SE( Ou ( teste1 ; teste2 ) ; Afirmativo ; Alternativo )

Verifica se um dos testes é verdadeiro. Se verdadeiro retorna o AFIRMATIVO, se


falso, retorna o ALTERNATIVO.

=SE( E ( teste1 ; teste2 ) ; Afirmativo ; Alternativo )

Verifica se os dois testes são verdadeiros. Se verdadeiro retorna o AFIRMATIVO,


se falso, retorna o ALTERNATIVO.

Função PROCV:

=PROCV( O que Procurar ; Onde Procurar ; O que mostrar )

Executa uma busca no banco de dados e retorna o dado solicitado.

Apostila MS Excel 25
Instituto CSU

Você sabia?

Selecionando a planilha e clicando no menu Formatar Ö


submenu AutoFormatação..., é possível escolher um en-
tre vários exemplos e em seguida, clicar no botão OK.

Autoformatação Excel 2003

Autoformatação Excel 97

Podemos acrescentar comentários, lembretes e informações


importantes nas células. Para isso basta selecionar a célula que
deseja incluir o comentário, clicar no menu Inserir Ö submenu
Comentário.

26 Apostila MS Excel
Instituto CSU

Formatação Condicional

Formato condicional: um formato, como sombreamento de célula e cor de fonte,


que o Microsoft Excel aplica automaticamente a células se uma condição especifi-
cada for verdadeira.

Adicionar, alterar ou remover formatos condicionais


Selecione as células em que desejamos adicionar, alterar ou remover formatação
condicional.

No menu Formatar, clique em Formatação condicional.

Siga um destes procedimentos:

Adicionar um formato adicional


Siga um destes procedimentos:
Para usar valores nas células selecionadas como os critérios de formatação, cli-
que em O valor da célula é, selecione a frase de comparação e digite um valor
constante ou fórmula. Se inserirmos uma fórmula, devemos precedê-la de um
sinal de igual (=).

Para usar uma fórmula como critérios de formatação (para avaliar dados ou uma
condição diferente dos valores nas células selecionadas), clique em A fórmula é e
insira a fórmula que avalia para um valor lógico VERDADEIRO ou FALSO.

Vamos definir que o valor da célula é igual a letra F. Basta selecionar na caixa
de lista suspensa a opção: igual a.

Apostila MS Excel 27
Instituto CSU
Digite na caixa de texto à direita a letra ou palavra desejada. Neste caso a letra
“F”. Em seguida clique no botão Formatar...

Acessando a caixa de diálogo Formatar células, na guia Fonte escolha o Estilo


da fonte e a Cor. Na guia Padrões escolha a cor para o Sombreamento da
célula.

Escolha na opção Cor: vermelho Escolha na opção Cor: amarelo

Clique OK e temos a visualização da formatação escolhida. Para criar mais uma


condição basta clicar no botão Adicionar. Podemos definir até três condições
(Office 97 até 2003)

Copiar formatos para outras células


Selecione as células que têm os formatos condicionais que você deseja copiar.
Na barra de ferramentas Formatação, clique em Pincel e selecione as células
que você deseja formatar.

28 Apostila MS Excel
Instituto CSU

Alterar ou remover um formato condicional

Siga um ou mais destes procedimentos:


• Para alterar os formatos, clique em Formatar para a condição que desejamos
modificar.
• Para selecionar outra vez formatos na guia atual da caixa de diálogo Formatar
Células, clique em Limpar e selecione novos formatos.
• Para remover uma ou mais condições, clique em Excluir e, em seguida, mar-
que a caixa de seleção das condições que desejamos excluir. Clique OK.

Dica
Para remover todos formatos condicionais além de todos os outros formatos de
célula para as células selecionadas, aponte para Limpar no menu Editar e clique
em Formatos.

Apostila MS Excel 29
Instituto CSU

Você sabia?

Podemos selecionar toda a linha ou coluna apenas cli-


cando no cabeçalho desejado.

A ferramenta Zoom permite que a planilha seja visualizada em


diferentes dimensões.

30 Apostila MS Excel
Instituto CSU

Referência Relativa, Mista e Absoluta

Referência Relativa:
=A1+B1
Todas as células sem trava.

Referência Mista:
=$A1+$B1
Apenas uma das partes da célula com trava.

Referência Absoluta:
=$A$1+$B$1
Todas as partes das células com trava

Para fixar as células utilize a tecla F4

Cabeçalho e Rodapé:

Utilizado para inserir nome, logotipo da empresa, data e outras informações na


planilha. Acesse o menu Exibir Ö Cabeçalho e Rodapé

Digite o texto
que deseja
inserir no
cabeçalho ou
rodapé

Apostila MS Excel 31
Instituto CSU
Criando Gráficos:

1. Digite sua planilha


2. Selecione os dados que deseja em seu Gráfico

Importante! Selecione exatamente os dados que são necessários para o


gráfico ao invés da planilha inteira.

3. Clique no menu “Inserir” ou no botão Assistente de gráfico


4. Clique em “GRAFICO”
Etapa 1 de 4 – Escolha o tipo de gráfico (Coluna, Linha, Barra, Pizza, etc) -
Clique Avançar
Etapa 2 de 4 – Escolha entre linhas e colunas – Clique Avançar
Etapa 3 de 4 – Configure o seu Gráfico (Título, Legenda e Rótulo de dados –
Clique Avançar
Etapa 4 de 4 – Escolha o Local do seu Gráfico (Objeto ou Nova planilha) –
Clique Avançar
5. Clique no botão Concluir

Passo a passo:

Criação e modificação de um gráfico

Com a planilha selecionada clique no botão assistente de gráfico.

Etapa 1 de 4 - Tipo do gráfico


Escolha o tipo Pizza com subtipo: Pizza com efeito 3D.

Etapa 2 de 4 - Dados de origem


Visualize a série em Linhas ou em Colunas e veja qual delas apresenta uma me-
lhor visualização dos dados. Neste exemplo escolhemos Série em: Colunas

32 Apostila MS Excel
Instituto CSU

Série em: Colunas Série em: Linhas

Etapa 3 de 4 – Opções de gráfico

Na guia Título digite o nome que ficará


na parte superior da área do gráfico.
Neste gráfico ficou como título: “Ven-
das semestrais – Total bruto”

Na guia Legenda posicione a mesma


em qualquer um dos lados do gráfico.
Posicionamos a legenda Abaixo do grá-
fico.

Na guia Rótulo de dados marque


para exibir números em valores ou
porcentagem. Neste exemplo mar-
camos a opção Porcentagem.

Apostila MS Excel 33
Instituto CSU
Etapa 4 de 4 – Local do gráfico Clicando em “Como nova planilha:”
o gráfico é criado em uma nova pla-
nilha.
Em “Como objeto em:” É posiciona-
do ao lado da planilha para uma
melhor visualização dos dados.
Com a escolha de “Como objeto
em:” ficará semelhante à imagem
abaixo.

Para posicionar o gráfico ao


lado da planilha basta clicar na
área do gráfico e arrastar para
o local desejado.
Observe que um contorno
mostrará onde será posiciona-
do antes de soltar o botão do
mouse.
Nas próximas imagens vere-
mos como o gráfico terá uma
fatia destacada e alterada a
cor da mesma.

Selecione o gráfico dando um clique na Clique apenas sobre uma das fatias e obser-
parte interna. Observe que todas as fatias ve que somente ela está selecionada.
do gráfico foram selecionadas.

Clique segure e arraste para fora, veja como Para modificar a cor clique no botão Cor de preen-
a fatia se destaca do gráfico. chimento e na paleta de cores escolha a cor Lima.

34 Apostila MS Excel
Instituto CSU

Você sabia?

Podemos executar uma adição sem digitar a função so-


ma. Para isso, basta selecionar e clicar no botão
AutoSoma.

Podemos organizar uma tabela com apenas alguns cliques. Para


isso basta selecionar os dados e clicar em um dos botões de
classificação.

Classificação

Crescente Decrescente

Podemos proteger nossas planilhas clicando no menu Ferra-


mentas Ö Proteger Ö Proteger planilha.

Na caixa de diálogo que surgir pode-


mos ou não atribuir senha proteger e
desproteger.

Obs: Se desejar que algumas células


sejam editadas é necessário que an-
tes de ativar a proteção essas sejam
selecionadas e desbloqueadas no me-
nu Formatar Ö Células Ö Guia Prote-
ção e desmarcar “Bloqueadas”

Apostila MS Excel 35
Instituto CSU
Função SE composta:

=SE(teste1); afirmativo; SE(teste 1; Afirmativo; Alternativo)

Verifica cada um dos testes e retorna uma das alternativas definidas

Função MAIOR(), MENOR() e SOMASE():

=MAIOR(__:__;1)

Retorna o primeiro maior número na ordem de grandeza escolhida.

=MAIOR(__:__;2)

Retorna o primeiro maior número na ordem de grandeza escolhida.

=MENOR(__:__;1)

Retorna o segundo menor número na ordem de grandeza escolhida.

=MENOR(__:__;2)

Retorna o segundo menor número na ordem de grandeza escolhida.

=SOMASE(intervalo a ser contado; intervalo do critério; critério)

Retorna a soma dos números respeitando os critérios escolhidos.

36 Apostila MS Excel
Instituto CSU

Visualizar impressão:

Para visualizar a planilha antes de imprimir, clique no menu Arquivo Ö submenu

Visualizar impressão ou clique no botão situado na barra de ferramentas pa-


drão.

Configurar página:

Permite ajustar as margens do impresso, a orientação do papel: retrato ou pai-


sagem, tamanho do papel, etc.
Clique no menu Arquivo Ö Configurar página...

Apostila MS Excel 37
Instituto CSU

Você sabia?

Para ocultar uma coluna utilizar o atalho CTRL + 0 (zero),


e para ocultar uma linha utilizar o atalho CTRL + 9.

Podemos aumentar ou diminuir as casas decimais usando esses


botões da barra de ferramentas de Formatação:

Aumentar casas Diminuir casas


decimais decimais

Podemos avançar ou retroceder nas planilhas através dos bo-


tões de rolagem de guias.

38 Apostila MS Excel
Instituto CSU

Remover linhas de grade:

Para remover as linhas de grade basta clicar no menu Ferramentas Ö Opções Ö


Guia Exibir Ö desmarque em Opções de janela o quadro Linhas de grade.

Com linhas de grade Sem linhas de grade

Apostila MS Excel 39
Instituto CSU

Você sabia?

Recortando ou copiando os dados de uma planilha pode-


mos colar apenas a formatação, valor, fórmula, etc, sem
utilizar todo o conteúdo da área de transferência.
Selecione o local que deseja colar e clique no menu Edi-
tar Ö Colar especial...
Na caixa de diálogo escolha o conteúdo que deseja colar.

Dicas para cálculos:

Multiplicar um número por 10:

Basta deslocar a vírgula 1 casa decimal


para direita
Ex.:
15,76 X 10 = 157,6

Dividir um número por 10:

Basta deslocar a vírgula 1 casa decimal


para esquerda
Ex.:
157,6 / 10 = 15,76

40 Apostila MS Excel
Instituto CSU

Opções de Janela

Dividir painéis

Na parte superior da barra de rolagem vertical ou na extremidade direita da bar-


ra de rolagem horizontal, aponte para a caixa de divisão.

Quando o ponteiro se tornar um ponteiro de divisão , arraste a caixa de divi-


são abaixo ou à esquerda para a posição desejada.

Congelar painéis

Permite selecionar dados que permanecem visíveis quando rolamos em uma pla-
nilha. Por exemplo, mantendo rótulos de linha e coluna visíveis enquanto rola-
mos a tela.

Para congelar um painel, siga um destes procedimentos:

O painel horizontal superior Ö Selecione a linha abaixo do local onde deseja-


mos que apareça a divisão.
O painel vertical esquerdo Ö Selecione a coluna à direita do local onde dese-
jamos que apareça a divisão.
Os painéis superior e esquerdo Ö Clique na célula abaixo e à direita do local
onde desejamos que apareça a divisão.

No menu Janela, clique em Congelar painéis.

Obs.: painel – uma parte da janela do documento ligada e separada de outras


partes por barras verticais ou horizontais.

Apostila MS Excel 41
Instituto CSU
Sobre a obtenção de ajuda enquanto trabalha

Se precisar de ajuda enquanto trabalha, podemos usar estes recursos:

Caixa: Digite uma pergunta

Para acessar rapidamente a Ajuda, use a caixa Digite uma pergunta na barra de
menus. Podemos digitar perguntas nessa caixa para localizar as respostas neces-
sárias rapidamente. Por exemplo, digite como criar uma marca inteligente para
aprender sobre marcas inteligentes. O conteúdo retornado é mostrado em ordem
de relevância, onde a resposta mais provável para sua pergunta aparece primei-
ro.

O painel de tarefas: Ajuda do Excel


Podemos clicar em Ajuda do Microsoft no menu Ajuda para exibir o painel de
tarefas Ajuda do Excel, um recurso que oferece diversas opções de ajuda. Po-
demos digitar palavras específicas ou frases na caixa Pesquisar para obter uma
lista de respostas possíveis (em ordem de relevância com a resposta mais prová-
vel para a pergunta no início), ou pode clicar no link Sumário para procurar a
ajuda necessária. Quando estivermos conectados à Internet, as informações dis-
poníveis do painel de tarefas Ajuda do <Nome do Programa> incluirão todos
os tópicos da Ajuda atualizados e os modelos de respostas mais prováveis para
suas perguntas, bem como links diretos para cursos de treinamento, atualizações
de produtos, clip-arts e mais itens do Microsoft Office Online.

Digite uma palavra re-


lacionada ao tema que
deseja pesquisar

42 Apostila MS Excel
Instituto CSU

Tabela Dinâmica

Basicamente a tabela dinâmica permite comparar e analisar grandes volumes de


dados. Por exemplo, na tabela abaixo temos que analisar a quantidade de ven-
das de cada vendedor em seus respectivos produtos e dias.

Para criar uma tabela dinâmica clique no menu Dados Ö Relatório de tabela e
gráficos dinâmicos...

Surgirá o assistente da para criação da Tabela Dinâmica e Gráfico Dinâmico

Etapa 1 de 3

Mantenha selecionado a opção


do “Banco de dados ou lista do
Microsoft Office Excel”
Em “Que tipo de relatório você
deseja criar?” mantenha sele-
cionado Tabela dinâmica.

Etapa 2 de 3

Selecione o intervalo de da-


dos da planilha. Neste exem-
plo da A3 até E17 e clique
Avançar >.

Apostila MS Excel 43
Instituto CSU

Etapa 3 de 3

Selecione o local onde dese-


ja colocar o relatório da ta-
bela dinâmica. Em uma no-
va planilha ou em uma pla-
nilha já existente. Neste
exemplo, marque “Na nova
planilha” e clique Concluir.

Em uma nova planilha teremos o Layout da tabela dinâmica.

Na caixa de diálogo “Lista de campos da tabela dinâmica” clique, segure e arras-


te o campo Vendedores para campos de linha, Produto para campos de
página e itens de dados e Data venda para campos de coluna.

Observe que a tabela dinâmica está exibindo uma relação dos vendedores, as
datas de venda, a quantidade vendida por cada vendedor nesses dias e um total
geral de vendas.

44 Apostila MS Excel
Instituto CSU

Vamos filtrar a tabela dinâmica para visualizar os produtos foram vendidos nas
respectivas datas e por quais vendedores. Devemos clicar em Produto no cam-
po da página (parte superior da tabela dinâmica) e escolher um produto para
visualizar os dados.
Neste exemplo selecionamos TV de plasma e clicamos OK.

Veja que a tabela dinâmica filtrou os dados mostrando apenas os vendedores e


as datas que essas vendas foram efetuadas deste produto.

Barra de ferramentas Tabela dinâmica

Ocultar listas
de campo

Configurações
de campo
Opções
da tabela Formatar Sempre
dinâmica relatório exibir itens
Assistente Atualizar
de Gráfico dados
Ocultar Mostrar
detalhe detalhe

Apostila MS Excel 45
Instituto CSU
Teclas de Atalho Microsoft Excel

Combinação Tarefa
Ctrl + O Novo
Ctrl + A Abrir
Ctrl + B Salvar
Ctrl + D Repete o valor da célula abaixo
Ctrl + L Localizar
Ctrl + P Imprimir
Ctrl + T Seleciona a planilha
Ctrl + U Substituir
Ctrl + N Negrito
Ctrl + I Itálico
Ctrl + S Sublinhado
Ctrl + 1 Caixa de formatação de células
Ctrl + 2 Insere hora do sistema
Ctrl + Home Início da planilha
Ctrl + End Final da planilha
Ctrl + Page Up Navega nas planilhas para à esquerda
Ctrl + Page Down Navega nas planilhas para à direita
Ctrl + barra de espaço Seleciona a coluna inteira
Ctrl + ; Insere data do sistema
Shift + F2 Inserir comentário
Shift + F3 Inserir função
Shift + F10 Acesso ao menu rápido
Shift + F11 Insere uma nova planilha
Ctrl + F5 Restaura a janela da planilha
Ctrl + F6 Alterna entre as pastas de trabalho rapidamente
Ctrl + F9 Minimiza a janela da planilha
Ctrl + F10 Maximiza a janela da planilha
Ctrl + F11 Insere uma planilha de macro
Ctrl + hífen Exclui as células selecionadas
Ctrl + Shift + 7 Insere contorno
Ctrl + Shift + = Exibe caixa de diálogo de “Inserir células”
Ctrl + Shift + P Altera o tamanho da fonte na barra de formatação
Ctrl + Shift + F Altera o tipo da fonte na barra de formatação
Ctrl + Shift + L Criar lista
Ctrl + Shift + 1 (!) Insere o formato Número
Ctrl + Shift + 3 (#) Insere o formato Data
Ctrl + Shift + 4 ($) Aplica o formato de moeda
Ctrl + Shift + F10 Exibe propriedades das barras de ferramentas
Alt + S Estilo da célula
Alt + = Função SOMA
F1 Ajuda
F2 Renomear o conteúdo de uma célula ou fórmula
F4 Fixar célula
F5 Ir para
F7 Correção ortográfica e gramatical
F10 Ativar Menus na barra de ferramentas
F11 Criar gráfico e posiciona-lo como planilha
F12 Salvar como

46 Apostila MS Excel