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Cursos e Treinamentos Treinamento: Como Criar Mala Direta no Ms Word 2010

Neste tutorial mostraremos como fcil criar uma mala direta pelo Word 2010. A utilidade da mala direta no Word de criar um documento de texto para vrios destinatrios, este recurso possibilita cadastrar vrios tipos de informaes em um banco de dados em forma de tabela com o objetivo de organiz-las para impresso em larga escala. Geralmente a mala direta utilizada para criar cartas e correspondncias para uma lista de contatos. Neste tutorial criaremos uma correspondncia que ser direcionada a vrios usurios. 1- O primeiro passo criar um modelo de correspondncia . Vamos simular o envio de uma correspondncia a todos os moradores de um prdio, conforme o modelo abaixo:
Prezado Sr. <nome> Morador do Apartamento : <apt> Recentemente tivemos uma eleio para o cargo de sndico de nosso condomnio. Graas aos votos da maioria dos condminos, fui eleito. Gostaria de me apresentar e colocar-me disposio dos moradores para ajudar no quer for necessrio. Agradeo desde j a ateno e espero realizar uma boa gesto em nome do nosso condomnio. Abaixo seguem os meus contatos e qual a melhor forma para em contato comigo: Dias e Horrios preferenciais: (estipule aqui dias da semana e horrios preferenciais) Formas de contatos por ordem de preferncia: 1. (Exemplo: e-mail: ____@______ ) 2. (Interfone ....) 3. (Telefone: 0xx__ ____-____ ) OBS.: As formas de contato e horrios acima so apenas sugestivos e no precisam necessariamente serem seguidos risca. Atenciosamente, (Nome) _________________________________ (Telefone) ________________________________

Onde esto localizados as marcaes <nome> e <apt> sero includos os campos da nossa mala direta. Salve o modelo com um nome apropriado. Salvamos nossa carta com o nome Carta novo sindico. 2- O segundo passo a construo da fonte de dados. Para isso vamos utilizar o Excel, onde criaremos uma tabela, conforme mostrado na figura 1.

Figura 1

Inclua na tabela os campos que voc deseja utilizar em sua mala direta e salve-a com um nome sugestivo, no nosso caso nossa planilha foi batizada como moradores.

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Agora temos dois arquivos: Carta novo sindico: Documento do word, que o modelo da carta que utilizaremos para enviar todos os inquilinos Moradores: Documento do excel, que a Relao de inquilinos que sero includos na mala direta. Vamos ao passo 3 . . . 3- Com o arquivo do word que o modelo da carta, aberto, v ao menu Correspondncia e clique no submenu Iniciar Mala Direta e em sequida clique em Assistente de Mala Direta Passo a Passo, conforme mostrado na figura 2:

Figura 2

Ser aberto no lado direito da tela a janela do assistente, conforme figura 3:

Figura 3

4- Deixe selecionada a opo Cartas e clique embaixo em Prxima: Documento inicial (figura 3). 5- Na prxima janela deixe selecionada a opo Usar o documento atual , e clique em Prxima: Selecionar os destinatrios, conforme figura 4.

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Figura 4

6- Na prxima janela deixe selecionada a opo Usar uma lista existente, e clique em procurar, conforme figura 5.

Figura 5

7- Ser exibida a caixa Selecionar fonte de dados, conforme figura 6, selecione a planilha criada no excel que contm as informaes para os campos da mala direta e clique no boto abrir. No nosso caso o arquivo selecionado Moradores.

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Figura 6

8- Na prxima janela selecione a planilha Plan1# que onde se encontra nossa tabela de moradores (figura 7) e clique em Ok.

Figura 7

9- O prximo passo confirmar os dados clicando no boto Ok, conforme figura 8.

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Figura 8

10- Voc retornar ao documento, selecione a marcao <nome> e, ainda no menu correspondncia, selecione Inserir campo de mesclagem, e clique no campo correspondente, no nosso caso, o campo nome, conforme figura 9.

Figura 9

Repita este passo para todos os campos da mala direta. Nossa carta aps selecionar os campos , ficar conforme a figura 10.

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Figura 10

Agora vamos gerar o documento mesclado, ou seja, ser gerado um documento que cada pgina corresponder a uma carta para um morador. 11- Ainda no menu correspondncia clique em concluir e mesclar e em seguida em Editar Documentos Individuais (Figura 11) , em seguida ser exibida a caixa Mesclar para novo documento, deixe a opo todos selecionada (figura 12) e clique no boo Ok.

Figura 11

Figura 12

Pronto, est feito, foi gerado um novo documento contendo para cada linha da tabela uma carta com os campos. Se preferir, no precisa salvar o documento gerado, basta imprimi-lo e quando precisar, altere acrescente ou altere a fonte de dados (arquivo do excel) ou altere o modelo da carta (arquivo do word) e repita o passo 11.

Este tutorial foi produzido www.centralaprendiz.com.br.

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