PARTE I - CONTEXTUALIZAO

ARQUIVO - Significado
Raiz ARCH => fundao, poder, comando, palcio
do governo;
Verbo ARCHEION => local de guarda, depsito;
Substantivo ARCHIVES => documentos originais.
(SCHELLENBERG, 2004; ROUSSEAU; COUTURE,
1998)

ORIGEM
Antigidade Civilizao Grega, aprox. scs. II ou III a.C;
Bblia registra no livro de Esdras (6,1), escrito entre 456 e
444 a.C. "o rei Dario deu ordem, e uma busca se fez nos
arquivos reais da Babilnia, onde se guardavam os
documentos"
Idade Moderna - viso exclusivista de guarda dos
documentos, enquanto instrumentos da administrao, para uso
restrito do governo (final do sculo XVIII)
Sculo XX, os arquivos abriram-se administrao, aos
cidados e aos pesquisadores de diferentes reas.

Gesto documental
O que ?
Conjunto de procedimentos e operaes
tcnicas referentes sua produo,
tramitao, uso, avaliao e arquivamento
em fase corrente e intermediria, visando a
sua eliminao ou recolhimento para
guarda permanente (BRASIL, 1991).

PARTE II - FUNDAMENTAO
(BELLOTO, 1991)

Comparao entre Arquivo e Biblioteca

VARIVEIS

ARQUIVO

BIBLIOTECA

Tipo de suporte

Manuscristos impresso, audiovisuais,

exemplar nico

Impressos manuscritos, audiovisuais,

mltiplos exemplares

Tipo de conjunto

Fundos; documentos unidos pela

origem

Coleo; documentos unidos pelo

contedo

Produtor

Mquina administrativa

Atividade humana individual ou

coletiva

Fins da produo

Administrativos; jurdicos; funcionais;

legais

Culturais; cientficos; tcnicos;

artsticos; educativos

Objetivo

Provar, testamunhar

Instruir, informar

Passagem natural [ou compra] de fonte

geradora nica

Compra, doao, permuta de fontes

mltiplas

Processamento tcnico

Registro; arranjo; descrio: guias,

catlogos, etc.

Tombamento; classificao;
catalogao: fichrios [ou
computador]

Pblico

Administrador e pesquisador

Grande pblico e pesquisador

Entrada dos
documentos

PRNCIPIOS DE ARQUIVO
1 RESPEITO AOS FUNDOS OU PROVENINCIA
Observa a origem da documentao
2 TERRITORIALIDADE
Observa a localizao geogrfica da documentao
3 TEORIA DAS 3 IDADES
Consiste no Ciclo de vida documental:
Documentos Correntes: consulta freqente
Documentos Intermedirios: consulta no freqente, aguardando
eliminao ou recolhimento permanente
Documentos Permanentes: possuem valor probatrio, histrico e
informativo; preservado em definitivo

CLASSIFICAO DOS
ARQUIVOS
(PAES, 2002)
QUANTO S ENTIDADES MANTENEDORAS
Pblicos: Federal / Estadual / Municipal
Institucionais: Institutos educacionais / Entidades
Religiosas / Sociedades, Associaes, Fundaes,
Ongs
Comerciais (Privados): Empresas / Corporaes /
Companhias
Familiais ou Pessoais

CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS

2. QUANTO AO ESTGIO DA EVOLUO
Primeira Idade ou Corrente: documentos de consulta
freqente, produzidos ou recebidos, conservados
prximo e de fcil acesso
Segunda Idade ou Intermedirio: documentos no
consultados com freqncia, mas que podem ser
utilizados; no precisam ser conservados prximo; tm
carter de permanncia transitria
Terceira Idade ou Permanente: documentos
conservados em razo de valor histrico, probatrio ou
informativo para o passado; tm carter definitivo

CLASSIFICAO DOS
ARQUIVOS
3. QUANTO EXTENSO DA ATUAO
Operacionais: documentos cujos processos de
trabalho ainda no se concluram (arqs. Correntes)
Setoriais: atrelados aos rgos operacionais (arqs.
Correntes/Intermedirios)
Centrais ou Gerais: locais para destinao final dos
documentos correntes/intermedirios (arqs.
Permanentes)

CLASSIFICAO DOS
ARQUIVOS
4. QUANTO NATUREZA DOS DOCUMENTOS
Especial: guarda dos documentos segundo o formato
fsico ou suporte
Especializado: guarda dos documentos segundo uma
especialidade, independente do formato ou suporte

CARACTERSTICAS DOS
ARQUIVOS
QUANTO EXTENSO DA ATUAO
ARQUIVO SETORIAL ou COMPARTILHADO

o arquivo onde se acondiciona os documentos

aps a fase de maior operao e utilizao
descentralizado: encontra-se prximo
a estao de trabalho com
moderado indice de utilizao
Os documentos ficam armazenados em
pastas ou caixas

CARACTERSTICAS DOS
ARQUIVOS

QUANTO EXTENSO DA ATUAO

ARQUIVO CENTRAL
Local onde so armazenados os documentos
procedentes dos Arquivos Operacionais e
Setoriais/Compartilhados, sendo esta, a ltima
etapa do ciclo de arquivamento
Acondicionamento: Caixas
Evita duplicidade de documentos
Mantm a padronizao
Rene assuntos correlatos

CARACTERSTICAS DOS
ARQUIVOS

QUANTO S ATIVIDADES
SETORIAL
Receber, registrar e controlar a
tramitao e a expedio dos
documentos de acordo com as normas
e procedimentos estabelecidos p/ o
gerenciamento corporativo dos
documentos.
Organizar e manter os documentos
nos padres estabelecidos
Selecionar os documentos para
transferi-los ao Arquivo Central, de

CARACTERSTICAS DOS
ARQUIVOS
QUANTO S ATIVIDADES
CENTRAL
- Administrar e atualizar a TTD
- Manter a padronizao estabelecida
- Receber a documentao proveniente
dos Arquivos operacionais e setoriais
- Preservar a memria da empresa
- Preparar os documentos p/:
microfilmagem e digitalizao

CARACTERSTICAS DOS
ARQUIVOS
QUANTO S ATIVIDADES
CENTRAL
- Atender as pesquisas
- Realizar emprstimos
- Implantar novos procedimentos e tecnologias que
aprimorem o gerenciamento dos documentos
- Orientar e coordenar as tarefas dos Arquivos
Setoriais

CARACTERSTICAS DOS
ARQUIVOS
QUANTO S ATIVIDADES
CENTRAL
- Providenciar requisitos tcnicos para a preservao
dos documentos na rea de armazenamento, no que
se refere a sua localizao, iluminao, climatizao
e defesa contra insetos...
- Elaborar e manter os manuais de procedimentos
dos documentos distribuidos nos Arquivos das
Unidades
- Divulgar as atividades do Arquivo

PARTE III PROCESSAMENTO

DA INFORMAO ARQUIVISTICA
O que toda Organizao produz
independente de seu tamanho ou tipo
de negcio?
Documentos

Informaes

Conhecimento

DOCUMENTOS TM SUA
HISTRIA
Encontramos o registro de idias ou acontecimentos
em pedras, mrmores, marfim, metal...
Com a imprensa, o registro passou a ser em papel...
Com o avano tecnolgico surgem outros materiais:
fotos, filmes, discos, fitas, slides, microfilmes, e-books...

Todas as pessoas possuem documentos

... uma questo de memria

Etapas da gerao de informaes e documentos

03

02

01

05

04

DOCUMENTO
NO INDEXADO

DOCUMENTO
FJF;LADDJL;LV
FLJKDDDDGLV
FJFALSFLSDDV
LFJLASFLSSVALFFSS

DOCUMENTO

Gaveto

FJF;LADDJL;LV
FLJKDDDDGLV
FJFALSFLSDDV
LFJLASFLSSVV
JLAJFLAFJSSV
FLJJFLFVVSSS
ALFJAFALFFSS
FLJALFJALFSS
DDDDDDDHFAA

06
DOCUMENTO
FJF;LADDJL;LV
FLJKDDDDGLV
FJFALSFLSDDV
LFJLASFLSSVV
JLAJFLAFJSSV
FLJJFLFVVSSS
ALFJAFALFFSS
FLJALFJALFSS
DDDDDDDHFAA

07

08
ARQUIVO INATIVO
RC - TTD
FJF;LADDJL;LV
FLJKDDDDGLV
LFJLASFLSSVV
JLAJFLAFJSSV
FLJJFLFVVSSS
ALFJAFALFFSS
FLJALFJALFSS
DDDDDDDHFAA

DESCARTE

.processo de trabalho do dia-a-dia

.quando executamos nossas atividades

SITUAO ENCONTRADA NAS EMPRESAS

PELA AUSNCIA DE ORGANIZAO DOS
DOCUMENTOS

GESTO DOCUMENTAL
PARA QU?
planejar e desenvolver atividades, considerando o
capital informacional prvio;
tomar decises poltico-administrativas ou pessoais
baseadas em dados acumulados;
atender s necessidades legais e tcnicas;
evitar a repetio completa ou parcial de atividades,
economizando recursos materiais e humanos;
recuperar a histria.

GESTO DOCUMENTAL
Vantagens:
racionalizao do trabalho
aumento de produtividade;
a recuperao rpida e precisa;
o impedimento do acrscimo indiscriminado do
volume de documentos;
a otimizao de seus espaos fsicos de trabalho;

GESTO DOCUMENTAL
Vantagens:
o controle do trmite de processos desde
sua gerao at a sua destinao final;
a facilidade de transferncia ou eliminao dos
documentos;
a preservao e conservao dos documentos;
preparo da documentao para a guarda definitiva
ou para a transferncia.

ARRUMAO X ORGANIZAO
Arrumao: metodologia individual no precisa de
Projeto; dispensa o Profissional habilitado e os custos so
menores
Organizao: metodologia corporativa necessita de
um Projeto/Plano de ao; as etapas de trabalho so
programadas; os custos imediatos so maiores; os
resultados so satisfatrios e garantidos; possibilita a
perpetuao do sistema de documentao

PARTE IV MTODO DE
ARQUIVAMENTO DE
DOCUMENTOS
Mtodos: alfabtico
numrico
alfa-numrico
geogrfico
assunto
e por cores
metodologia que relaciona cores s
atividades desenvolvidas no Setor,
permitindo o gerenciamento visual dos
documentos.

MTODO DE ARQUIVAMENTO
DE DOCUMENTOS
Alfabtico: utilizado p/ nomes de pessoas,
empresas. um mtodo de acesso direto
Numrico: um mtodo de acesso indireto
que se baseia em atribuir cdigos numricos
aos documentos
Alfa-numrico: utiliza a combinao de
nmeros e letras
Geogrfico: utilizado p/ pesquisas por reas
geogrficas
Assunto: o mtodo que indexa o
documento por assunto (problema:
interpretao)

MTODO DE ARQUIVAMENTO DE
DOCUMENTOS
Regras de alfabetao
Joo Barbosa
Barbosa, Joo
lvares

Pedro lvares Cabral

Cabral, Pedro

Sobrenomes iguais:
Anibal Teixeira

Marilda Teixeira

Teixeira, Anibal
Teixeira, Marilda
Artigos e preposies a, o, d, da, um
Pedro de Almeida
Ricardo dAndrade
Almeida, Pedro de
Andrade, Ricardo
d

MTODO DE ARQUIVAMENTO DE
DOCUMENTOS
Regras de alfabetao
Sobrenomes com grau de parentesco:
Antnio Almeida Filho
Paulo Ribeiro Neto

Almeida Filho, Antnio

Paulo
Empresas :
Embratel
A Colegial
Maranho
Colegial (A) Embratel
Maranho

Ribeiro Neto,

Universidade Federal do

Universidade Federal do

MTODO DE ARQUIVAMENTO DE
DOCUMENTOS
Regras de alfabetao
Documentos geogrficos principal elemento a ser
considerado a procedncia ou o local:
- Nome do estado, cidade e correspondente
as pastas so guardadas em ordem alfabtica pela
cidade.

Correspondncia com outros pases:

- pas, capital e do nome do correspondente
as demais cidades sero albfabetadas em ordem
alfabtica, aps as respectivas capitais dos pases a
que se referem.

MTODO DE ARQUIVAMENTO DE
DOCUMENTOS
Documentos geogrficos
- Nome do estado, cidade e correspondente

Estado

Cidade

Correspondente

Amazonas
Amazonas
Rio de Janeiro
Rio de Janeiro
So Paulo
So Paulo

Manaus (capital)
Itacoatiara
Rio de Janeiro (capital)
Campos
So Paulo
Lorena

Sobreira, Lusa
Santos, Antnio J.
Rodrigues, Isa
Almeida, Jos de
Corra Gilson
Silva, Alberto

guias divisrias com notaes indicativas dos nomes das cidades

MTODOS DE ARQUIVAMENTO
DOS DOCUMENTOS
Correspondncia com outros pases:
- pas, capital e nome do correspondente
Pas

Cidade

Correspondente

Frana
Frana
Portugal
Portugal
Portugal

Paris (capital)
Lorena
Lisboa (capital)
Coimbra
Porto

Silva, Aurlio
Vadim, Roger
Pereira, Jos
Albuquerque, Maria
Ferreira, Antnio

guias divisrias com notaes indicativas dos nomes das cidades

ATIVIDADE
Nomes Pessoais
Wadenilson Gonalves Santos
Zaira Cardoso Nunes
Jos de Maria de Oliveira
Laine da Silva
Mrcio Santos Jnior
Marcelo Cardoso Neto
Ananias Figueiredo
Amanda Figueiredo
Vitria Albuquerque
Vitor Albuquerque

Nomes de Empresas
Companhia Vale do Rio Doce
Viso Turismo
A Trs Irmos
The Library of Congress
Para Sempre Mveis Ltda.

ORGANIZAO DOS DOCUMENTOS

ARQUIVOS OPERACIONAIS E SETORIAIS
1. os documentos devem ser ordenados um a um
(utilizando o mtodo adequado - Alfa / Num /
Cronolog.)
2. podem ser acondicionados em: pastas
intercaladoras ou suspensas, envelopes, guias
separadoras ou capa-dura
3. so presos com grampos plsticos.
4. a identificao do assunto ser no visor das
pastas suspensas
5. coloca-se uma etiqueta branca com a

ORGANIZAO DOS
DOCUMENTOS
ARQUIVO CENTRAL
1. os documentos devem ser ordenados um a
um
2. podem ser acondicionados em: pastas
intercaladoras, pastas suspensas,
envelopes, guias separadoras ou capas
duras
3. so presos com grampos plsticos.
4. preencher o formulrio p/ o cadastramento
em soft
de gerenciamento de documentos
5. acondicionar os documentos em caixas-

ACONDICIONAMENTO
Sistema de cores
Arquivos Correntes /
Intermedirios

Padro Pasta Intercaladora

Projeo tira de insero

Padro Pasta Suspensa

ACONDICIONAMENTO
Fichas guias
A

AL

Silva

ACONDICIONAMENTO
Sistema de cores
Arquivo Central

Padronizao do Arquivamento

EMPRESA
0010

ACONDICIONAMENTO

Etiqueta de legenda

Etiqueta com o nome e cor

do setor

ACONDICIONAMENTO

ACONDICIONAMENTO
Data

Pasta intercaladora com a cor da atividade

Etiqueta com a cor do setor

Etiqueta com a cor do tipo do

documento

ARQUIVAMENTO
PADRONIZAO

ARQUIVAMENTO
PADRONIZAO

ARQUIVAMENTO
PADRONIZAO

PARTE V COMO ORGANIZAR A

MASSA DOCUMENTAL ?
1. Diagnstico
2. Racionalizao

Levantamento e
Formao da TTD

por rea
por Espcie Documental
por Temporalidade
por Referncia legal

Aprovao da TTD e
Triagem dos documentos

3. Metodologia para Organizao dos documentos

4. Informatizao

DIAGNSTICO
Conhecer
Atividade
Cultura

1
I n ic io

2
P e g u n ta

N o

Planejamento
Gesto

5
A o

S im
3
A o

6
A o

4
A o

P e g u n ta

N o

S im

8
I n ic io

Informao
Documento

G e sto
do
C o n h e c im e n t o

Tecnologia
Mdias

DIAGNSTICO
OBJETIVO:
- mapear, avaliar e descrever o cenrio
- levantar e analisar dados referente ao
sistema de gerenciamento de documentos
possibilitanto a
elaborao do Plano de Ao o que, como,
onde, quando, quanto tempo, quem e quanto
custa.

RELATRIO:

Visa retratar a situao atual de

armazenamento, organizao e recuperao de
informaes, analisando a situao atual, suas

DIAGNSTICO
PARA QUE SERVE?
- tomar medidas corretivas de uma situao
critica
- conhecer os problemas e as possiveis medidas
p/resolv-los
- solucionar problemas que se traduzem em
desperdicios
- conhecer fatores que favorecem e limitam a
implantao do
sistema de gerenciamento dos documentos
- maximar o custo-beneficio do capital aplicado

DICAS PARA O DIAGNSTICO

ELABORAO:
Exige: percepo, bom senso,
experincia tcnica, criatividade; deve
ser desenvolvido por mais de uma
pessoa
Coleta de dados:
- Observao
- Entrevista ou questionrio sobre:
volume, forma de armazenamento,
organizao, recuperao/acessibilidade,
como

Diagnstico VOLUME DE DOCUMENTOS

Modelo
Constatao

Perdas

Volume de documentos gerados ao longo Ausncia da TTD gera insegurana no

dos anos versus responsabilidade juridica
descarte dos documentos, criando a
de sua guarda.
sistemtica de guarda indevida ou
de expurgos errneos.
Existncia de documentos obsoletos e em
duplicidade
Na utilizao de outros espaos para
guarda de documentos e mobilirio
saturado
Ausncia de instrumento para regular a
guarda e o descarte dos documentos , que
possibilite melhor administrao do acervo Processo de busca do documento
comprometido.

AO CORRETIVA:

Elaborao da Tabela de Temporalidade Documental em formato de Banco de Dados

Temporalis
Aplicao da TTD aprovada, ou seja , descarte dos documentos com prazos de guarda
vencidos.
Disponibilizao da TTD para todas as Unidades da Empresa

Diagnstico ORGANIZAO/ARQUIVAMENTO/ACESSIBILIDADE
Modelo
Constatao
Perdas

individualizada
e Particularizao
no
Metodologia
despadronizada.
arquivamento gerando
acesso ao documento.

Ausncia de automao do processo de

recuperao documental

Os Arquivos encontram-se arrumados e

no organizados.

AO CORRETIVA

Criao de padres corporativos para a organizao dos documentos.

Utilizao de Aplicativo para o gerenciamento das informaes.

processo
dificuldade

de
de

PLANO DE AO - Modelo
PLANO DE AO-ARQUIVO CENTRAL

ETA PA

ATIVIDADE

O QUE

Organizao do Acervo
do Arquivo Central

Organizao dos grupos

documentais

1.1

Elaborao da Tabela
de Temporalidade
Documental

Determinao dos prazos

legais para guarda e
descarte do acervo
documental

POR QUE

COMO

QUEM

CC

Dar consistncia legal ao

arquivamento dos
documentos com
anuncia do Cliente

Atravs de consultas a
legislao

CC

Etapas:
1. Levantamento dos
documentos/anlise
documental

CC/
Coamo

2. Emisso da Tabela
3. Aprovao da Tabela
4. Triagem da
documentao

Descarte dos documentos

obsoletos

Eliminar as no
conformidades

Eliminar os
documentos obsoletos

PLANO DE AO - Modelo
PLANO DE AO

ETAPA

ATIVIDADE

O QUE

POR QUE

COMO

QUEM

Padronizao
Organizao dos
documentos

Padronizao e
organizao dos
documentos para
formao de um sistema
de recuperao e
armazenamento eficientes

O fornecimento de
informao dever
atender ao padro

Atravs de
implementao de
metodologia
estabelecida

CC

Informatizao do
acervo

Transcrio da informao
organizada e validada em
mdia eletrnica

Permite a economia de
tempo, espao, e otimiza
as atividades da empresa
somado ao fator
segurana

Atravs da
estruturao de
Aplicativo para
cadastramento de
documentos

CC

Cadastramento dos
dados

Formao de Base de
Dados para cadastramento
da informao

Para permitir os itens de

validao, indexao,
pesquisa, entre outros

Alimentando e
auditando a Base
implantada

CC

Manuais de
procedimentos/Politica
Documental Corporativa

Descrio dos
Procedimentos referentes
aos processos, atividades,
etc do funcionamento do
Arquivo e sua realao com
a Empresa

Manuteno do Sistema
estabelecido

Descrevendo a
metodologia utilizada
para a estruturao do
servio de
documentao

CC

POR QUE IMPLANTAR UMA POLITICA

DE RACIONALIZAO DE
DOCUMENTOS ?

ALA DOS
OBCECADOS
DESCARTANTES

ALA DOS
GUARDADORES
OBCECADOS

Ganhar trofeu por jogar

papel fora

Fazer cpias para no

perder o controle

POR QUE IMPLANTAR UMA POLITICA

DE RACIONALIZAO DE
DOCUMENTOS ?
- Reduo da massa documental
- Racionalizar custos (reduzir custos)
- Melhor armazenamento (espao fisico +
mobilirio)
- Melhor organizao, permite a informatizao
- Possibilita pesquisa rpida
- Evita extravio de documentos
- Garanti a preservao dos documentos de valor
- Aproveitamento dos recursos humanos,
tecnolgicos, etc.

PARTE VI - TABELA DE
TEMPORALIDADE DOCUMENTAL

O QUE ?
um instrumento que define critrios de seleo
de documentos para fins de armazenamento
disciplinado, visando o aproveitamento racional
de todas as potencialidades que um acervo
arquivstico apresenta, enquanto fonte de
informaes administrativas, gerenciais ou
histricas que compem a trajetria da
Organizao.

TTD ELABORAO
1. Passo: Coleta de Informaes
Preencher a Ficha de Anlise Documental:
- registrar informaes sobre cada documento
- referenciar os prazos legais ou de validade

Detalhar as informaes sobre cada documento

atravs:
- entrevistas e levantamento do acervo documental

TTD ELABORAO
2. Passo: Consolidao das Informaes
O Documento analisado nos aspectos legais,
fiscais, tributrios etc;

Registrado na Ficha de Anlise Temporal;

Formao da TTD (digitada para apreciao e

validao)

TTD ELABORAO
3. Passo: Aprovao
Apresentao

do primeiro formato da TTD;

Reunio para discusso e aprovao por rea;

Reunio para homologao com assinatura pelo

Gerente, pelo Diretor...

Guardar

uma cpia assinada.

TTD ELABORAO
4. Passo: Formatao final
Registro em formato de tabela ou informatizado dos
Documentos Gerados nas diversas reas da empresa:
- Pessoal, Contbil, Administrativa etc.
Descrio / Definio dos Documentos:
- Por empresa/instituio, se for pessoa jurdica;
- Por setor/departamento;
- Por tipo, etc.
Referncia da Legislao:
- Tributria, fiscal, trabalhista etc.

TTD - ELABORAO
5. e 6. Passos: Manualizao e Treinamento
Estabelecer Procedimentos para:
Utilizao (Usurio):
- Consulta, Descarte, Segurana etc;
Atualizao da TTD (Equipe multidisciplinar):
- Manuteno;
- Formatao

TTD - Aplicao

A TABELA DE TEMPORALIDADE
DOCUMENTAL age sobre o acervo
documental evitando seu
crescimento desordenado e
principalmente
ERROS NO DESCARTE

TTD - UFMA
Universidade Federal do Maranho
Resoluo n 05/90- CA

Aprova a Tabela de Temporalidade dos

documentos da Universidade Federal do
Maranho.

O Reitor da Universidade Federal do Maranho, na qualidade de

PRESIDENTE DO CONSELHO DE ADMINISTRAO, no uso de suas
atribuies estatutrias.
Considerando o que consta do Processo n 004692/90 e o que decidiu este
Conselho em sesso realizada no dia 24 de agosto de 1990;
RESOLVE:
Aprovar a Tabela de Temporalidade dos documentos da Universidade
Federal do Maranho, constante do Anexo da presente Resoluo e que dela
faz parte integrante.
D-se cincia. Publique-se. Cumpra-se.
So Lus, 23 de outubro de 1990.
Prof. JERNIMO PINHEIRO
Presidente

TTD - UFPB
UNIVERSIDADE FEDERAL DA PARABA
COMISSO PERMANENTE DE AVALIAO DE DOCUMENTOS
TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DA UFPB

Aprovada pela Resoluo 08/2001, de 01.08.2001, do Conselho

Universitrio CONSUNI da UFPB, e reformulada para adequar-se
resoluo 14/2001, de 24.10.2001, do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ/Arquivo Nacional.
A Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim para
complementar a das Atividades-Meio demandou um processo lento, de
1998 a 2000.
Aprovada pelo Arquivo Nacional e pelo Conselho Universitrio da
UFPB.

Entendendo o Ciclo de Vida Documental

Recolhimento
Processo de
Classificao
(aplicao da
TTD)

ento
Recol
him

Arranjo /
Descrio

AVAL

Controle:
-Entrada;
-Sada;
-Eliminao

AVAL

Transferncia
Fase Corrente / Intermediria
Gesto de Documentos
Fase Permanente Manuteno e
Guarda de Documentos

PARTE VII - PROGRAMAS PARA

GERENCIAMENTO DE
DOCUMENTOS
A ESCOLHA
DA FERRAMENTA
O software deve possibilitar:
cadastar documentos
armazenados nos
Arquivos
gerenciar informaes de
texto e de imagens

criar, editar, distribuir

informaes via rede, disco
magntico ou Cd
atualizar e compartilhar
informaes
desenvolver pesquisa

PROGRAMAS PARA
GERENCIAMENTO DE
DOCUMENTOS
O que um sistema eletrnico
de gesto de documentos?
um conjunto de procedimentos e operaes tcnicas
caractersticos do sistema de gesto de documentos
arquivsticos processado eletronicamente e aplicvel em
ambientes eletrnicos digitais ou em ambientes hbridos,
isto , documentos eletrnicos e convencionais ao mesmo
tempo.

GERENCIAMENTO ELETRNICO DE
DOCUMENTOS GED
O GED a somatria
das tecnologias e
produtos que objetivam
gerenciar informaes em forma de voz, texto
ou imagem de maneira
eletrnica.
O sistema de GED no s gerenciamento
de arquivos. Ele implementa categorizao
de documentos, tabelas de temporalidade,
aes de disposio e controla nveis de
segurana.

GERENCIAMENTO ELETRNICO
DE DOCUMENTOS - GED
GED no s escanear, atravs da
Digitalizao
Consiste:
1. Preparao dos documentos
2. Indexao
3. Digitalizao

4. Exportao das imagens e ndice

GED X GDE
GESTO DE DOCUMENTOS

Gesto Eletrnica de Arquivos

GED Gesto
Eletrnica de
Documentos
(IDEAL)

Gesto
Tradicional de
Arquivo
Todos os
suportes,
inclusive papel

MANUAL

Arquivos Eletrnicos
(somente documentos em
meio eletrnico)

AUTOMATIZADO

Gesto de
Documentos
Eletrnicos

PARTE VIII - NORMAS E

LEGISLAO ARQUIVSTICA
NORMAS
ISAD (G) Norma Geral Internacional
de Descrio Arquivstica
Serve para elaborao dos isntrumentos de pesquisa
ISAAR (CPF) Norma Internacional de
Controle de Autoridade para Corporaes,
Pessoas e Famlias
Serve para elaborao das entrada (cabealhos) das
descries dos isntrumentos de pesquisa

NORMAS E LEGISLAO
ARQUIVSTICA
LEGISLAO
LEI 8.159/1991
DECRETO 4.553/2000
LEI 8.264/2005

mbito Federal

mbito Estadual

Estes documentos regulam as disposies

sobre arquivo nas esferas federal e estadual

CONCLUSO

Qual o resultado do uso da Gesto de

Documentos?
Reduzir desperdcios, custos de armazenamento e
custos correlatos (de 30 a 40%)
Reduzir custo de homem/hora na busca da
informao/documento
Melhorar a imagem das instituio junto aos seus
clientes internos e externos
Incentivar a participao dos geradores de
informaes na busca de melhorias
Melhorar o ambiente fsico e condies de
trabalho.