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Profissão Secretarial Enfoque Na Atuação Estratégica - Santos e Durante
Profissão Secretarial Enfoque Na Atuação Estratégica - Santos e Durante
ESTRATGICA
Daniela Giareta Durante
Mestre em Desenvolvimento, Especialista em Pedagogia Empresarial e em Gesto
Secretarial, Bacharel em Secretariado Executivo. Universidade de Passo Fundo.
gdaniela@upf.br
Maria Elisabete Mariano dos Santos
Mestre em Educao, Bacharel em Secretariado Executivo.
mmariano@upf.br
a partir
do aprimoramento
do
perfil
profissional
INTRODUO
PROCEDIMENTOS METODOLGICOS
REVISO TERICA
condizente
profisso
vem
Datilografia
Envio e recebimento de
correspondncias
Proviso de material
Coordenao de viagens
Atendimento de telefones e visitas
Manuteno de arquivos
Agendamento de reunies
busca-se
desenvolvimento
de
competncias
comportamentais,
4 RESULTADOS E DISCUSSES
Administrao
Secretariado Executivo Bilngue
Tcnico em Secretariado
Cincias Contbeis
Tcnico em Contabilidade
Tcnico em Gesto de Gerncia
Gesto Financeira
Marketing e Mdia
12
10
6
2
1
1
1
1
TOTAL
34
Pedagogia
Tcnico em Enfermagem
Filosofia
Letras
Teologia
Histria
Jornalismo
Direito
Sade
Geografia
Educao Fsica
TOTAL
3
2
2
2
1
1
1
1
1
1
1
1
6
registrados
sob
vrias
nomenclaturas:
auxiliar,
assessor,
assistente,
ATIVIDADES COTIDIANAS
diante e quais devem ser resolvidos por ele mesmo, quais pessoas o superior faz
questo de receber e quais so evitadas.
Em mesma proporo, os secretrios investigados se envolvem diariamente
com a elaborao, distribuio e controle de documentos e correspondncias. Os
sujeitos pesquisados elaboram com mais frequncia contratos, oramentos, e-mails,
cartas e relatrios. Os que atuam em setores especficos como contabilidade ou
recursos humanos, elaboram documentos inerentes a esses setores. Tratam-se de
documentos internos e externos a empresa. Evidencia-se que o secretrio, alm de
elaborar os documentos, gerencia as informaes e o fluxo dos documentos,
possibilitando que as informaes significativas circulem na empresa, sobretudo
cheguem aos tomadores de deciso, sendo essa uma atividade primordial para o
sucesso das empresas.
Como o fluxo de documentos intenso, exige tambm procedimentos
arquivsticos no sentido de manter sob a guarda da empresa apenas aqueles com
valor administrativo, jurdico ou histrico. Essa mais uma atribuio citada pelos
pesquisados. Os arquivos fsicos e digitais devem cumprir sua funo de tornar a
busca das informaes rpida e simples, funo essa comprometida em muitas
organizaes pela falta de cuidado e de pessoas preparadas para desenvolver essa
atividade. A gesto documental fundamental e no pode ser desenvolvida de
qualquer forma, deve respeitar normas, metodologias e leis. O que arquivar? Por
que arquivar? Como arquivar? Por quanto tempo? Essas so algumas indagaes
simples, mas que representam a complexidade do processo.
No trabalho secretarial tambm est presente o ato de controlar. Muitos so
os tipos de controles realizados pelos atores sociais: de receitas e despesas,
entrega, matria prima, materiais de expediente, notas fiscais, ponto dos
funcionrios,
transporte,
estoque,
venda,
compra,
telefonemas,
clientes,
Nesta
assessoria
no
esto
presente
apenas
procedimentos
administrao
de
conflitos e
viso
sistmica
dos processos
Atividades realizadas
Meados de 2000
Gerenciamento de sistemas de
informao por meio do controle de
rotinas automatizadas multimdia
(editores de texto, agendas e
planilhas eletrnicas, bancos de
dados, etc.)
Envio
e
recebimento de
correspondncias
Coordenao
de
fluxo
de
informaes e de papis no
departamento,
muitas
vezes
encaminhando-os para uma equipe
de apoio.
Coordenao de compras, cotao
de materiais com fornecedores
alternativos e administrao dos
custos do departamento.
(Includo no segundo item)
Proviso
material
de
Coordenao de
viagens
Atendimento de
telefones
e
visitas
Manuteno
arquivos
de
Agendamento de
reunies
Atividades atuais
Levantadas nesta pesquisa
Aquisio, armazenamento, distribuio,
tratamento
e
disponibilizao
de
informaes por meio de sistemas de
informaes gerenciais (SIG) e sistemas
de apoio deciso (SADs). Uso de
editores
de
textos,
planilhas,
apresentaes
grficas,
correios
eletrnicos, pesquisas virtuais.
Coordenao do fluxo das informaes e
dos
documentos,
assegurando
a
circulao adequada das informaes.
CONSIDERAES FINAIS
pensar,
criar,
produzir,
conhecer,
conviver,
aprender
desaprender
estrategicamente.
REFERNCIAS
BARDIN, P. Anlise de contedo. Lisboa: Edies 70, 1977.
BRASIL. Lei N 6556, DE 05 de setembro de 1978. Dispe sobre a atividade de
secretrio e d outras providencias. (1978).
BRASIL. Lei N 7.377, de 30 de setembro de 1985. Dispe sobre o exerccio da
profisso de secretrio e d outras providncias. (1985).
BRASIL. Conselho Nacional de educao. Diretrizes Curriculares Nacionais.
Resoluo 3, de 23/6/2005.
GIL, A. C. Como elaborar projetos de pesquisa. 4 ed. So Paulo: Atlas, 2002.
GUIMARES, M. E. O livro azul da secretria moderna. 19 ed. So Paulo: rica,
2001.
MATA, M. A. O papel do secretrio executivo na estrutura organizacional e na
conduo das relaes humanas. In: PORTELA, K. A; SCHUMACHER, A. Gesto
secretarial: o desafio da viso holstica. Cuiab: Adptus, 2009.