346 – Princípios de Gestão

de um Armazém
 ÍNDICE

OBJECTIVOS GERAIS E ESPECÍFICOS DO MÓDULO

CONTEÚDOS PROGRAMÁTICOS MÓDULO

PRINCIPIOS FUNDAMENTAIS NA GESTÃO DE UM ARMAZÉM

CLASSIFICAÇÕES PROFISSIONAIS IMPORTANTES

A GESTÃO DOS STOCKS

A GESTÃO ECONÓMICA DOS STOCKS

TIPOS DE STOCK

CUSTOS DE FUNCIONAMENTO DO SISTEMA DA GESTÃO DE STOCKS

OBJECTIVOS GERAIS

Os objectivos gerais deste módulo passam por enumerar e definir os princípios

fundamentais da gestão de um armazém.

OBJECTIVOS ESPECÍFICOS

No final do módulo os formandos deverão ser capazes de compreender o

funcionamento geral de um armazém e definir os principais conceitos associados á
gestão de um armazém.

CONTEÚDOS PROGRAMÁTICOS A ABORDAR AO LONGO DAS SESSÕES:

 Quando e como encomendar;

 Stock mínimo de segurança;
 Recepção de mercadorias e sua conferência;
 Controlo de entradas e saídas.
 PRINCIPIOS FUNDAMENTAIS NA GESTÃO DE UM ARMAZÉM

A gestão do armazém está directamente relacionada com o processo de transferência

de produtos para os clientes finais, e têm em conta aspectos como a mão-de-obra, o espaço,
as condições do armazém e fundamentalmente um local onde se maximiza o espaço de
armazenagem.

Podemos considerar ainda a gestão do armazém, como um dos pilares da logística, não
só devido ao seu verdadeiro valor material, mas ainda pelo facto de existir um grande fosso
entre a falta de organização e carência de melhorias no processo com as reais necessidades
das empresas. Por outras palavras, é durante este processo que se verificam pequenos ciclos
de vida dos materiais/produtos e em prol da crescente necessidade de reabastecimentos, a
armazenagem necessita de uma constante racionalização e, consequente diminuição. Esta
representa um inconveniente na sustentação da empresa, pois caso surja uma acumulação de
stocks, a empresa vê comprometida a sua liquidez, podendo a empresa iniciar um ciclo de
endividamento a médio e longo prazo.

São conhecidas algumas técnicas para uma adequada gestão do armazém, sendo estas
fulcrais na criação de um armazém moderno, eficiente e racional ao serviço das actividades
logísticas. Senão veja-se:

Conectar fornecedores e clientes através de Sistemas de Informação (SI) e Tecnologias

Informáticas (TI) actualizados, numa harmoniosa partilha de informação, de forma a existir um
rápido aprovisionamento e consequentemente uma entrega rápida;

Minimizar stocks, promovendo circuitos com o mínimo de percursos em vazio, ou seja,

uma movimentação non-stop;

Aperfeiçoar o sistema de transportes, na cadeia de abastecimento;

Aproveitar ao máximos os recursos existentes, calendarizando e planeado as

operações a curto prazo, para uma gestão mais eficaz a médio prazo;

Reduzir continuamente tempo em todo o processo logístico, de forma a eliminar

stocks. Reduzir ao máximo o inventário que não se encontra em movimento, de forma a evitar
a sua armazenagem e respectivos custos;
 Eliminar os tempos de encomenda, já que estes se tornam responsáveis pelo aumento
não desejado dos volumes encomendados.

Para além destes aspectos, o armazém deve assegurar a comodidade dos

trabalhadores, ter condições de manutenção/substituição dos equipamentos e dos próprios
inventários, ter condições para assegurar a temperatura adequada aos diversos produtos e
estar munido com certas características e equipamentos específicos de forma a realizar
operações como a rotulagem, empacotamento e despacho. Ainda poderá realizar operações
de personalização do produto, caso o cliente o pretenda, e assim ganhar vantagem
competitiva no mercado.

TECNOLOGIA

Existem inúmeras empresas de logística que promovem a gestão de armazéns, cedendo

espaços para aluguer e sistemas de informação, os quais permitem optimizar operações de
armazenagem como: recepção, inspecção, stocks, embalagem, carregamento, entre outros.

CLASSIFICAÇÕES PROFISSIONAIS IMPORTANTES

De acordo com a Classificação Nacional das Profissões, as tarefas do

empregado de armazém consistem em:

Organizar e controlar a entrada e saída de mercadorias e efectuar os

respectivos registos;

Efectuar inventários de existências, verificar mercadorias transaccionadas e

fazer os pedidos necessários à renovação de "stocks";

Receber, conferir, registar a entrada e saída, armazenar e proceder à entrega

de produtos, matérias-primas, mercadorias, equipamentos e outros artigos;

Executar outras tarefas similares;

Gerir outros trabalhadores.

As profissões que se inserem neste grupo são:

 Empregado de Serviços de Expedição e Recepção de Mercadorias

Este deve controlar a entrada e saída de mercadorias. Controla as datas, os

horários, as tarifas e os meios de transporte da mercadoria a expandir. Assegura toda a
documentação relacionada com o transporte da mercadoria, assegurando a entrega
das mesmas aos seus destinatários.

Ecónomo

O ecónomo tem como tarefa a aquisição dos materiais e posteriormente a

armazenagem, conservação e distribuição dos mesmos. Ele recebe informações acerca
do material e determina a quantidade necessária para o funcionamento da unidade
principal.

Ele deve possuir a capacidade de contactar os fornecedores e fazer as

encomendas necessárias consoante as suas previsões. Deve verificar a qualidade e
quantidade das matérias-primas, bom como gerir toda a arrumação e zelar pela
conservação das mesmas.

É responsável pela actualização dos ficheiros de entradas e saídas e têm de

justificar eventuais discrepâncias entre o inventário e as existências registadas. Por fim
é responsável pela resolução de problemas técnicos em todo o armazém como
canalizações, instalações eléctricas entre outros.

Fiel de armazém

O fiel do armazém tem como funções receber, entregar e zelar pelo bom
estado das matérias-primas ou materiais acabados

É responsável pela verificação de mercadorias recebidas ou expedidas bem

como a respectiva documentação, registando eventuais acidentes. Confere e entrega
produtos pedidos pelos vários sectores.

Verifica os níveis de existências e têm autonomia para fazer encomendas de

modo a repor o stock. Orienta se necessário as diversas movimentações (carga,
descarga, arrumação, entre outras).
Encarregado do armazém

O encarregado do armazém deve controlar todo armazém bem como

coordenar as tarefas do Fiel do armazém e dos restantes operadores com vista ao seu
adequado desempenho.

É responsável pelas encomendas ou pedidos efectuados, pela actualização dos

registos das existências e deve assegurar os níveis de stocks. Deve ainda tomar
decisões referentes à arrumação e conservação de materiais, maquinaria e produtos
acabados. Ainda possui conhecimentos para controlar as actividades de diversos
armazéns o que implica um cargo de maiores responsabilidades.

Outros Empregados de Aprovisionamento e Armazém

Aqui estão incluídos os empregados de armazém que não foram considerados

anteriormente.

GESTÃO DOS STOCKS

NOÇÃO DE STOCK

É o conjunto de unidades de cada artigo que constitui determinada reserva

aguardando satisfazer uma futura necessidade de consumo.

Por exemplo: 100 litros de água destilada, 2500 caixas de lápis, 30 kilogramas de
açucar, etc

Os stocks constituem um investimento muito significativo.

A maioria das empresas tem a seu cargo investimentos importantes em matérias-

primas, produtos semi-acabados, produtos acabados, bem como sobressalentes e outras
matérias de consumo corrente.

Estes investimentos têm um grande impacto sobre a rentabilidade da empresa porque

aumentam as suas necessidades de capital.

A gestão de stocks é responsável pela movimentação e armazenagem de todos os

stocks e pelos fluxos de informação necessários para a sua gestão.
 Cliente
Fornecedor Fabricante Distribuidor Retalhista
Final

As empresas devem estar apetrechadas com sistemas de gestão muito ágeis, baseados
em sistemas de informação, que se estendam a toda a cadeia logística, oferecendo informação
em tempo real sobre existências e consumos.

Tem que assegurar que os stocks estejam constantemente aptos a responder aos
pedidos e encomendas dos seus utilizadores nas condições mais económicas.

A Gestão Económica dos Stocks

Conjunto de operações que permite, após conhecer a evolução dos stocks que se
verificou na empresa, formular previsões da evolução destes e tomar decisões de quando e
quanto encomendar com a finalidade de conseguir a melhor qualidade de serviço ao mínimo
custo

CONHECER Evolução dos stocks

FORMULAR Previsões dos Consumos

TOMAR DECISÕES Quando

Encomendar

Quanto

CONSEGUIR Melhor qualidade de serviço

 Mínimo custo

Gestão Económica dos Stocks

Permite determinar:

 O que comprar;
 Quando comprar;
 Quanto comprar

TIPOS DE STOCK

Stock – Conjunto de artigos destinados a satisfazer uma futura necessidade de

consumo.

Stock normal Stock Activo Artigos que no armazém ocupam um lugar de arrumação específico,
de onde são retirados para satisfação imediata das necessidades correntes.

Stock de Constitui as existências de stock normal que não têm espaço no local
Reserva destinado ao stock activo.

Stock de Protecção ou de Segurança Parte do stock global destinado a prevenir rupturas, provenientes
excessos de consumo relativamente ao previsto, aumento do prazo de
entrega, deterioração, etc.

Stock Afectado Parte do stock global que se encontra destinado a fins específicos.

Stock Global Toda a existência física de determinado artigo num dado momento.

Stock Máximo – Valor máximo atingido pelo stock normal

Stock Mínimo – Valor mínimo atingido pelo stock normal.

Stock Médio – Valor médio das existências num determinado período.

 As decisões referentes à gestão de stocks referem-se à definição dos seguintes
parâmetros de gestão:

Quando devem ser colocadas as encomendas?

Quanto encomendar de cada vez?

Critério:

Minimização dos Custos.

Custos de Funcionamento do sistema de Gestão de Stocks

Custos de Aquisição

Representa o custo das unidades compradas, ou seja, é a quantia a pagar ao

fornecedor.

Normalmente é independente das quantidades compradas.

Custo de Encomenda

Incluem-se os custos administrativos dos serviços de compras que fazem a colocação

da encomenda.

Custo de Posse do Stock

Inclui os custos monetários directos – custos de aluguer de armazém, seguros,

electricidade, segurança, etc.
Inclui os custos de oportunidade – por ter investido o capital em stocks perde-se a
oportunidade de o investir noutras áreas.

Custo de Ruptura

Representa os custos por não termos em stock determinado artigo. Podem acontecer
duas situações:

O cliente aguarda pela vinda dos artigos - “carteira de encomendas”;

O cliente perante a ruptura desiste da compra – “Vendas perdidas”.