a fool with a tool is still a fool!

Julho de 2009 - Nº 07

O PLANO DE COMUNICAÇÃO

Se gere projectos, então sabe que para ter êxito, precisa comunicar com clareza com todas as partes
interessadas (stakeholders) do seu projecto. Caso contrário, os seus colaboradores não terão uma
direcção clara, o moral da equipa será baixo e o seu projecto pode falhar os prazos e ultrapassar o
orçamento.

De modo a poder certificar-se que a comunicação é eficaz nos seus projectos é necessário saber...

COMO CRIAR UM PLANO DE COMUNICAÇÃO

Utilizando o modelo mais recente para um Plano de Comunicação, é possível ter a certeza que pode
estabelecer a melhor base para estabelecer a comunicação nos seus projectos.
As 10 etapas seguintes são tudo o que precisa fazer para criar um Plano de Comunicação para o seu
projecto:

ETAPA 1: Análise Situacional

O primeiro passo quando criar um Plano de Comunicação é realizar uma Análise Situacio-
nal. Este é um termo complicado para pesquisar o ambiente existente na sua Comunicação.

Analise o desempenho de todas as Comunicações dentro do seu projecto e identifique os pontos for-
tes, pontos fracos, oportunidades e ameaças.

Depois, identifique quaisquer ensinamentos do passado dados por exercícios de Comunicação, afim
que os erros cometidos no passado não se repitam novamente.

ETAPA 2: Objectivos da Comunicação

Fantástico. Agora sabe quais são os pontos fortes da sua Comunicação e o que é preciso melhorar.
Neste momento está pronto para definir quais os objectivos da sua Comunicação.

Elabore uma lista com os três principais objectivos que pretende atingir do seu projecto de comunicação.
Por exemplo, pode querer informar as partes interessadas do projecto sobre o progresso do mesmo,
dinamizar o envolvimento da gestão hierárquica ou melhorar a produtividade da sua equipa, etc.

RDS - Reflexo de Saberes, Lda. Pág. 1

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ETAPA 3: Directrizes da Comunicação

Defina as directrizes da comunicação para o controlar a forma das comunicações dentro do seu projecto.
Por ex. pode decidir que:

1. Todas as mensagens serão distribuídos através de canais pré-definidos

2. Todas as comunicações sobre aspectos críticos serão pré-aprovadas pela Direcção
3. Todas as comunicação serão adaptadas com base nas necessidades das partes interessados

ETAPA 4: Público Alvo

Agora falta definir exactamente com quem é que a sua equipa irá comunicar com formalmente.
Lembre-se que as comunicações formais são um método para controlar as mensagens enviadas pela sua equipa.
Elas promovem uma única visão coerente do seu projecto a um determinado público, a fim de que “toda
a gente tenha a mesma versão da verdade”.

ETAPA 5: Necessidades das Partes Interessadas

Cada grupo de público alvo terá as suas próprias necessidades especificas.

Cada parte interessada vai exigir informação que é específica ao seu papel no projecto. Por exemplo,
um Patrocinador do Projecto terá de ser informado sobre os riscos e as questões prioritárias, enquanto
um Analista da Qualidade poderá ter de ser notificado sobre o estado actual das entregas previstas do
projecto.

ETAPA 6: Principais Mensagens

Em seguida, faça uma lista das principais mensagens que devem ser enviadas a cada uma das partes
interessadas. As mensagens essenciais podem incluir o status do projecto, questões sobre o projecto,
riscos do projecto, entregáveis do projecto ou recursos do projecto.
O próximo passo é definir como fazer a entrega de cada mensagem às diferentes partes interessadas
através de um canal de comunicação específico.

ETAPA 7: Canais de Entrega

Há uma grande variedade de maneiras como pode produzir suas principais mensagens destinadas às par-
tes interessadas (por ex: e-mails, comunicações internas, reuniões, conferências, etc).
Para cada grupo de partes interessadas, deverá identificar o canal que irá usar para entregar suas men-
sagens.

ETAPA 8: Calendário da Comunicação

Nesta altura já estará pronto para criar o calendário da comunicação dos eventos, actividades e acções
que é necessário para entregar as mensagens certas às pessoas certas no momento certo durante todo
o tempo de duração do projecto.
Crie um calendário detalhado de eventos e para cada item listado deverá especificar os prazos para a
sua conclusão e quaisquer dependências relativamente a outros eventos do calendário.

ETAPA 9: Comunicação de Eventos

Faça uma descrição pormenorizada para cada evento constante no seu calendário.
Certifique-se que define bem a finalidade do evento, como acontecerá e quando deverá ocorrer.

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ETAPA 10: Matriz de Comunicação

E finalmente, logo que tenha os eventos listados e descritos detalhadamente, irá precisa identificar
quem irá deter a gestão dos mesmos e quem irá analisar a sua eficácia.
Crie uma matriz de Comunicação que enumere para cada evento: quem é responsável por esse evento,
quem participará e a quem compete rever e analisar.

Depois de ter executado estas 10 etapas, cabe-lhe a si a decisão de obter a aprovação do seu Plano de
Comunicação pelos seus superiores hierárquicos ou não e, em seguida, executá-lo para que os níveis de
Comunicação do seu projecto sejam os mais eficientes possível.

Apenas mais um conselho: para melhorar os níveis das sua comunicações precisará de um feedback ho-
nesto sobre o desempenho da sua equipa.

Implemente medidas para obter esse feedback, tais como: questionários, formulários do opinião e in-
quéritos estatisticos para saber como poderá melhorar continuamente a comunicação no seio da sua
equipa de projecto.

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