Trabalho Final Disciplina Gesto da Documentao e Informao Especializao Gesto da Qualidade Turma 2010/2011 Nome do Aluno: Liliane Cristine

ne Brino Orientaes: Levando em conta as aulas ministradas faa dissertaes conclusivas para os assuntos: 1) Quais as principais observaes quando se trata da infra-estrutura de um local para gerenciamento de documentos? 2) Quais as principais observaes quando se trata do profissional ou profissionais de um local para gerenciamento de documentos? 3) Disserte sobre Gerenciamento Eletronico de Documentos

1-) Quando se trata da infra-estrutura de um local para gerenciamento de documentos, este local deve atender as normas de segurana, com rgidos critrios tcnicos, em condies de higiene apropriada, protegida adequadamente contra sinistros com equipamentos de proteo contra incndio visveis e sinalizados, em locais estratgicos, tanto no espao de guarda quanto nos acessos a ele, contendo Central de Deteco de Incndio com detectores de fumaa, com monitoramento atravs de cmaras e com, por exemplo, as seguintes caractersticas: Acervo Documental: Fornecimento de caixa; Aplicao de Etiquetas; Entrada de dados para Controle Interno, Contedo e Etiquetas; Movimentao, Transporte e Custdia de Caixas; Disponibilizao de Consultas atravs do Sistema GED; Resgate de Caixas atravs de Solicitao Eletrnica; Acervo Mdias: Infra-Estrutura para refrigerao e desumidificao do ar; Arquivos apropriados para microfilmes de 16 mm 35mm CD e DVD; Leitores de Microfilmes de 16 mm. e 35 mm , com capacidade de fornecer cpia em papel;

2-) Os profissionais de um local para gerenciamento de documentos precisam atuar de modo crtico, criativo e eficiente, em atividades que conduzam percepo do valor da informao para a transformao da sociedade, da gesto de servios e recursos de informao arquivstica, atravs das aes de planejamento, organizao e administrao e o manuseio de diferentes tecnologias de informao, na rea da arquivstica. O arquivista um profissional de informao com formao para desenvolver atividades relacionadas gesto de documentos de arquivos, gerenciamento, conservao, preservao e disseminao da informao contida nos documentos administrativos, artsticos, histricos e culturais elaborados por pessoas fsicas e instituies jurdicas no desenvolvimento de suas atividades administrativas, intelectuais, artsticas e histrico-culturais, bem como pela preservao do patrimnio documental, de pessoas e instituies.

3-) Gerenciamento eletrnico de documentos ou Gesto electrnica de documentos (GED) uma tecnologia que prov um meio de facilmente gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informaes existentes em documentos. Os sistemas GED permitem aos usurios acessar os documentos de forma gil e segura, normalmente via navegador Web por meio de uma intranet corporativa acessada interna ou externamente, sendo esta ltima forma mais presente nos dias de hoje. A capacidade de gerenciar documentos uma ferramenta indispensvel para a Gesto do Conhecimento. Documentos formam a grande massa de conhecimentos de uma empresa. O GED permite preservar esse patrimnio e organizar eletronicamente a documentao, para assegurar a informao necessria, na hora exata, para a pessoa certa. O GED lida com qualquer tipo de documentao. Um gerenciamento eficiente proporciona minimizao do tempo de resgate dos documentos, padronizao e normatizao das rotinas de arquivamento e recuperao, reduo do volume atravs da eliminao dos documentos sem valor administrativo, legal, fiscal, tcnico ou histrico, garantia de preservao e segurana aos documentos que possuem valores informativos, probatrios e legais, conhecimento real do contedo do acervo, controle sobre a movimentao, total segurana no acesso e perfeita rastreabilidade das solicitaes. Qualquer tipo de empresa, pequena, mdia ou grande, pode usar o GED, entre: escolas; empresas de advocacia; hospitais; administradoras de condomnios; empresas de recrutamento; escritrios de arquitetura, design e engenharia; assessorias de imprensa e de comunicao; e consultorias. Nas mdias e grandes empresas, o GED poder ser aplicado para setores especficos (RH, Treinamento, Contabilidade, Marketing, Informtica). Este servio avalia as necessidades especficas do cliente e oferece um sistema modular, o que possibilita a implantao gradativa do Gerenciamento Eletrnico de Documentos. Vantagens e benefcios: Disponibilizao de espao fsico na sede da empresa-cliente Eliminao das dificuldades para gerenciamento e manuteno dos arquivos Reduo de custos com a administrao do acervo Organizao dos documentos a baixo custo Garantia de manuteno da organizao do arquivo Ambiente de trabalho mais organizado e limpo Sigilo das informaes, segurana e preservao dos documentos Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos Atendimento s normas ISO de armazenamento e rastreabilidade de informaes e documentos