ENCONTRO DE AMIGOS COM CRISTO

IGREJA BATISTA LINDINÓPOLIS

EQUIPE DE FINANÇAS

4- INSTRUÇÕES ESPECÍFICAS

Cabe à Equipe de Finanças obter e administrar os recursos necessários

para manutenção do Encontro, os quais devem ser geridos com critérios
rigorosos, dentro dos princípios essenciais de humildade e simplicidade. Deve
procurar reduzir os custos, eliminar o supérfluo e retirar a sofisticação,
simplificando o que puder, sem prejuízo do conteúdo e do espírito do Encontro.

A atuação da Equipe deve elaborar orçamento prévio para o Encontro e

conduzir os seus custos dentro dos limites previstos.

As receitas principais do Encontro originam-se das seguintes fontes:

contribuições dos encontreiros; resultado do mini-mercado; doações diversas;
arrecadação com as “vaquinhas”; eventos; outras receitas; suporte da Igreja
Batista Lindinópolis.

Para fazer face às primeiras despesas, antes que as arrecadações das

receitas do Encontro se concretizem, a Equipe deve solicitar à Tesouraria da Igreja
adiantamento de recursos para ocorrer a essas despesas. Ao final do Encontro,
por ocasião da prestação de contas da Equipe, é comum devolver-se
integralmente à Igreja o aludido adiantamento, já que o esforço de todos é no
sentido de que o Encontro seja autofinanciável.

As compras dos alimentos e demais produtos necessários ao

Encontro devem ser feitas através da Equipe de compras. Eventualmente, se
for do interesse do Encontro, pode-se admitir que uma ou outra equipe
adquira seu próprio material, mediante prestação de contas àquela equipe.

As solicitações de compras devem ser analisadas pela Equipe de

Finanças para que sejam considerados as suas possibilidades com recursos
disponíveis e devem ser feitos por meio dos formulários apropriados
aprovados nas pasta de trabalho.

Todos os pagamentos relativos a compras ou a despesas do Encontro

devem ser realizados mediante a separação de comprovantes apropriados, como
recibos, notas fiscais, etc. A Equipe de Compras apresentará à de Finanças, ao
final do Encontro, demonstrativo das despesas que realizou, mencionando o
desperdício com cada uma das equipes solicitantes.
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A equipe da Externa, tradicionalmente, não participa da contribuição dos

encontreiros ao Encontro, como forma de amenizar os custos que suas atribuições
acarretam, mas arca com suas próprias despesas, como sacolas, mensagens,
rosas, etc.

A equipe é responsável pela divulgação e cobrança da taxa de contribuição

dos encontreiros, na forma estabelecida pela ECG. A arrecadação dessas taxas
pode ser feita através dos coordenadores das equipes.

Compete à Equipe supervisionar a compra ou consignação dos livros e

cartões para o Mini-Mercado, que ao final do Encontro deve apresentar detalhada
prestação de contas sobre o movimento realizado.

É da responsabilidade da Equipe contratar as mesas e cadeiras para o

Encontro, as quais são utilizadas pelas seguintes equipes: Garçons, Liturgia, Mini-
Mercado (suporte para as refeições dos encontreiros e apoio para a livraria) e Boa
Vontade (mesa para a exposição dos crachás dos encontristas).

As quantidades de mesas e cadeiras necessárias ao bom andamento do

Encontro devem ser determinadas pelos seguintes parâmetros: MESAS – 1 para
cada duas pessoas que irão fazer as refeições (encontristas, integrantes dos
círculos, assistente espiritual e par apresentador), 10 mesas para apoio dos
Garçons, na retaguarda, 2 mesas para a livraria, 4 mesas para o apoio do mini-
mercado (compor o estrado para colocar as panelas para servir as refeições dos
encontreiros). CADEIRAS – 1 para cada pessoa que vai fazer refeição, 1 para
cada encontrista que vai participar dos atos da Liturgia e mais 15% do somatório
dessas duas parcelas como reserva para atender às eventuais necessidades.

A equipe é responsável pela contratação de veículos para transportar o

material das equipes para o Encontro, bem como para o retorno. A condução sairá
do pátio da igreja na sexta-feira por volta das 16:00 hs. É de sua alçada também
conseguir o transporte para conduzir as refeições da cozinha para o local do
Encontro, mesmo que para isso tenha que contratar veículos particulares.

O destino das eventuais sobras de recursos do Encontro será definido pela

ECG.

A Equipe de Finanças ao tomar conhecimento das equipes de trabalho que

terão o seu apoio durante o Encontro procurará entrosar-se com elas no sentido
proporcionar-lhes toda a orientação e ajuda de que necessitarem.
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Ao final do Encontro, e até a reunião de avaliação dos coordenadores, a

Equipe deve apresentar a ECG relatório detalhado de seus trabalhos, incluído as
fontes das receitas, número de encontreiros contribuintes, resultado das demais
fontes de receita, destacadamente, bem como as despesas especificadas por
equipe, o resultado geral, etc.