A ESCOLHA DO SOFTWARE PARA INFORMATIZAO DA SUA EMPRESA

Necessidade de informatizar a empresa

Uma senhora muito simptica, Dona Maria das Coxinhas, feliz proprietria de um comrcio de salgadinhos, est, j faz algum tempo, com algumas dificuldades em realizar os controles administrativos e financeiros na sua empresa. Isto est causando a insatisfao e at a perda de alguns fregueses e por conseqncia, prejuzos para a imagem do negcio e reduo do faturamento. Alguns problemas esto ocorrendo, como por exemplo, o atendimento. Hoje, os clientes j passam dos cem, sendo difcil a identificao de todos pela voz no telefone, prejudicando a rapidez e o atendimento, que at ento, era personalizado. Outra sria dificuldade est no momento da entrega dos produtos, onde o endereo sempre est em algum pedao de papel, que desaparece misteriosamente, causando o maior tumulto e desespero na empresa, gerando atrasos, trocas de produtos, aborrecimento dos clientes, que acabam por no mais realizar pedidos.

Dona Maria das Coxinhas j observou que em diversas lojas nas quais ela consumidora, o computador consegue identificla e agilizar o atendimento, facilitando o pagamento e as entregas, inclusive demonstrando suas ltimas compras, evitando erros e exageros em seus pedidos de compra futuros. - Mas por onde comear esta informatizao? Pergunta a empresria e empreendedora, dando mais um passo na luta pela competitividade empresarial.

Conhecendo a informatizao
A empresa tem o seu contato inicial com a informtica geralmente utiliNo existe problema algum em iniciar a informatizao zando um editor de texto ou uma planilha eletrnica. Porm, quando utilizando editores de textos e estes aplicativos deixam de atender ao planilhas eletrnicas. negcio e suas relaes comerciais devido ao volume crescente das informaes, chegado o momento de procurar um software-aplicativo adequado s necessidades da empresa.

A busca j comea em uma encruzilhada e o empresrio precisa decidir entre dois caminhos: solicitar o desenvolvimento de um sistema ou adquirir um aplicativo pronto, conhecido como pacote. Neste momento, a Dona Maria das Coxinhas, como outros empresrios, fica cheia de dvidas. No entanto, ela pode ficar tranqila, pois vamos explicar o processo de informatizao, focando cuidadosamente cada um dos passos que devem ser seguidos para a escolha do software-aplicativo adequado para o seu negcio.

O primeiro passo
Neste primeiro momento, o empresrio deve dedicar a sua ateno para a escolha do aplicativo, deixando os computadores, perifricos, rede, placas de vdeo e som, dentre outros equipamentos, para uma segunda etapa. O primeiro passo conhecer e definir as reas da empresa que sero preparadas para receber o computador e seus sistemas. Isto pode ser feito incentivando a prtica de controles nos diversos setores da empresa, para posterior anlise da sua importncia para a gesto do negcio. Assim, a Dona Maria e seus funcionrios tero que dirigir os seus esProcure primeiro encontrar foros para a captura, arquivameno aplicativo adequado para to e anlise das informaes que sua empresa e depois comprar sero inseridas posteriormente no o computador e outros equipasistema a ser adquirido. mentos de informtica.

Escolha e aquisio do software-aplicativo

Os seguintes parmetros bsicos so os pontos fundamentais para a orientao do empresrio em relao ao seu negcio: cadastro de produtos, fornecedores e clientes; controle de estoque fsico (quantidade) e financeiro (custos); controles financeiros, incluindo o fluxo de caixa e o demonstrativo de resultados. Veja a relao completa dos parmetros no Adendo 1 no final deste SAIBA MAIS. A escolha do aplicativo, baseada nos trs itens citados acima, depende das atividades realizadas na empresa, que podem agrupar des-

de o primeiro contato com o cliente at a entrega do produto e/ou servio, passando inclusive pela elaborao dos custos e a formao do preo de venda.

Para as pequenas empresas, os dois mdulos que definem a aquisio do aplicativo so o de estoque e o de cadastro de clientes.

Em relao aos parmetros bsicos, dois fatores so determinantes para a escolha do aplicativo: possibilidades de insero de produtos, especficos ao negcio, no estoque; variveis (campos para a digitao de dados) do cadastro de clientes. Como exemplo, podemos citar a verificao da existncia de um produto no estoque que depende da correta insero das informaes nos documentos de controles, manuais ou informatizados, referentes aos pedidos de compra, s notas fiscais dos fornecedores, ao processo de estocagem e expedio.

Como encontrar o software-aplicativo?

Definidas as necessidades da empresa, preciso encontrar o software-aplicativo adequado aos seus processos. Muitas vezes, infelizmente, a aquisio de um computador tem sido o sinnimo de informatizao, levando a empresa busca frentica de qualquer sistema para atender s suas exigncias bsicas, causando srios prejuzos para o negcio, alm de geralmente instalar o caos na organizao, principalmente quanto ao atendimento do cliente. Existem disponveis no mercado aplicativos empresariais de todos os tamanhos, preos e especificaes, que atendem s diversas necessidades empresariais, desde os sistemas integrados de gesto, apre-

sentados e implantados em mdulos, at os softwares, pacotes que so inseridos na empresa pelo prprio empresrio. A seguir, os trs tipos de aplicativos mais utilizados nas pequenas empresas:

a) Genrico
Aplicativo criado para atender aos mais Cuidado, muidiversos modelos de negcios dos diversos tas vezes, o baramos da atividade econmica, utilizando rato sai caro. para isso, os processos bsicos genricos da grande maioria das empresas. A maior vantagem deste tipo de software est no preo relativamente baixo.

Este tipo de aplicativo pode atender desde uma panificadora at um o mini-mercado, sem qualquer restricaro no representa a soo. Porm, a empresa ter que se luo ideal. moldar aos requisitos de entrada de informaes e aos modelos de relatrios j existentes no software.
Cuidado, muitas vezes,

b) Especializado
Aplicativo desenvolvido para atender empresas de um determinado ramo de atividade econmica como: farmcias, panificadoras, autopeas etc., onde o modelo de empresa define os padres dos processos de entrada de informaes no sistema, principalmente quanto aos bancos de dados especficos de itens de estoque, modelo de atendimento, controles de compras e vendas, emisso de notas fiscais e relatrios de acompanhamentos gerenciais. A grande vantagem est na rpida adequao da empresa ao aplicativo, principalmente quanto ao parmetro estoque, no que se refere ao cadastramento de produtos.

c) Especfico
Aplicativo criado sob encomenda ou, que no decorrer da implantao, se torna especfico determinada empresa em funo dos processos e critrios de entrada de dados voltados exclusivamente ao negcio. Neste tipo de software, os modelos de relatrios atendem plenamente s necessidades dos gestores e as definies das telas do sistema seguem os critrios operacionais e funcionais da organizao, suprindo totalmente as necessidades de controles e de gesto da empresa atravs das informaes especficas geradas pelo sistema implantado. A grande vantagem deste tipo de aplicativo est na sua integrao com as necessidades reais da empresa e do empresrio, facilitando a utilizao do software conforme o modelo de administrao que j estava sendo adotado no negcio.

O que fazer antes da aquisio definitiva?

Procure conhecer muito bem o software. Para esta ao existem algumas metodologias, que so apresentadas abaixo: utilizando e visualizando um demo, que um software de simples demonstrao, com tempo limitado de uso, apresentado algumas vezes de modo incompleto, permitindo uma viso geral do sistema. Este software normalmente enviado pelo fornecedor ou obtido atravs de um download (cpia de um site para Analise as possibilidades de o seu computador) na internet; adequao da empresa ao visitando empresas que j utili- aplicativo. Esta ao pode signizem o aplicativo escolhido; ficar uma grande economia na solicitando uma apresentao do aquisio do aplicativo. software, procurando visualizar a

relao entre a entrada de dados do aplicativo e os processos operacionais da sua empresa, no se deixando iludir pela beleza visual do sistema. A Dona Maria tambm deve direcionar sua ateno para os processos de incluso das informaes no sistema, procurando identificar se existem no software as entradas de dados que atendam s necessidades bsicas da sua empresa, visualizando as telas do sistema, procurando perceber se elas permitem fcil compreenso por parte dos funcionrios e se atendem maioria dos procedimentos operacionais, alm do fornecimento de relatrios e informaes gerenciais na tela e/ou impressas, e outros pontos inerentes ao seu negcio.

Como conviver bem com a informtica na empresa?

A Dona Maria das Coxinhas vai para a mais importante misso da informatizao empresarial. chegado o momento de, aps a escolha entre vrios fornecedores e aplicativos, adquirir o software que atender suas necessidades empresariais da melhor forma possvel, dentro das suas possibilidades organizacionais e financeiras. O cuidado com os encantamentos provocados pelas telas e mgicas efetuadas no sistema deve ser um alerta permanente, pois apenas detalhes que quase nada agregam na informatizao e gesto da empresa. Tambm muito importante observar itens como: o prazo de validade do aplicativo; a existncia de manuteno gratuita ou paga; a disponibilidade de consultorias e treinamentos;

 a possibilidade de adequaes do aplicativo ao longo da utilizao; a apresentao clara e objetiva do contrato de aquisio e/ou licena de uso; a apresentao clara e objetiva do contrato de servios. Alm disso, a empresa fornecedora do software-aplicativo deve realizar as devidas atualizaes mercadolgicas do programa, no somente em relao s leis fiscais, mas tambm, em funo das evolues empresariais, sejam elas de atendimento, financeiras ou de logstica (compra, estocagem e entrega). Atendidos os requisitos citados, a Dona Maria das Coxinhas j poder escolher com confiana o software-aplicativo adequado para as necessidades reais da sua empresa, com grandes chances de atingir o pleno sucesso da informatizao empresarial do seu negcio.

Os cuidados aps implantao do aplicativo

Depois de treinados, Dona Maria de da entrada de informae seu pessoal precisam manter sem- es, define a qualidade das pre as informaes atualizadas, reali- aes do gestor. zando periodicamente anlises dos diversos relatrios, efetuando a manuteno das informaes, cobrando sempre de todos os colaboradores a integridade e qualidade dos dados captados na empresa, atravs da checagem e confrontao fsica das informaes inseridas no sistema.

Lembre-se que a qualida-

Observao importante
Para que um aplicativo seja considerado til para a empresa, possibilitando o rpido retorno do seu investimento, fundamental que a entrada de dados no software seja totalmente compatvel com a realidade dos controles realizados na organizao, gerando informaes confiveis e teis para as tomadas de decises estratgicas, por parte de todos os usurios e principalmente, do gestor do negcio.

Utilize o Adendo 1 para o Suporte na escolha do software-aplicativo: Adendo 1

Suporte para a Escolha do Software-Aplicativo

Parmetros Bsicos: Informaes para a Automao Empresarial adequada aos processos empresariais (marque um X nos espaos determinando o Sim para o parmetro):

PCP - Programa e Controle da Produo PDV - Ponto de Venda ECF - Emissor de Cupom Fiscal Tipo do Aplicativo