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Apostila Project
Apostila Project
Apostila de Project 98
Apostila de Project 98
Planejamento do Project 98
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Comeando um Projeto Iniciando um Projeto Inserindo informaes de Projeto Modo de apresentao Inserindo Tarefas
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Tarefas Recorrentes Marcos Importantes da Tarefa Alterando Taferas J Inseridas Excluindo Tarefas Do Diagrama Das Tarefas
Cenrio Passo1: Passo2: Passo3: Estruture as Tarefas do Projeto Passo4: Vincule Tarefas Passo5: Estbelea Dependncias de Tarefas Passo6: Use Assistente de Grficos de Gantt
Recursos
Apostila de Project 98
Criando Lista de Recursos ou Responsveis Relacionando os Recursos s Tarefas Inserindo Informaes Sobre o Recurso Trabalhando co Custos
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Atribuindo Custo Fixo Atribuindo Custo do Recurso Atribuindo Taxas Variveis Atribuindo Tabelas de Taxas de Custo
Calendrio
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Cenrio Passo1: Crie uma Lista de Recursos Passo2: Atribua Recursos s Tarefas Passo3: Aplique Custos de Recurso Passo4: Crie, Edite e Atribua Calendrios
Gerenciando Cargas de Trabalho de Recurso Visualizando Cargas de Trabalho de Recurso e Atribuies de Tarefas Resolvendo Conflitos de Recurso Salvando o Projeto Original Fazendo Acompanhamento Posterior Exercicos
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Cenrio Passo1: Visualise Cargas de Trabalho de Rcurso Passo2: Resolva Superlocaes de Recurso Manualmente Passo3: Defina uma Linha de Base
Apostila de Project 98
Planejamento
Dicas Importantes
Planejamento
Planejamento
Antes de iniciar um projeto, voc precisa definir sua meta e depois determinar quais tarefas precisa completar para atingir essa meta. Depois de definirem as etapas e tarefas, resta somente definir a durao, as pessoas responsveis por cada tarefa e por fim o custo de cada etapa. Existem diversas tcnicas e ferramentas sofisticadas que podem ser aplicadas ao gerenciamento de programas. Para entend-las, necessrio ter o conhecimento dos conceitos bsicos de Projetos.
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O que um projeto?
Um projeto pode ser definido como uma seqncia de atividades ou eventos com incio e fim definidos dirigidos por pessoas que se destinam a alcanar um dado objetivo dentro de parmetros de custo tempo, recursos e qualidade." Um projeto , todavia, nico. Mesmo que haja alguma similaridade com um empreendimento executado, h caractersticas especficas e diferenciadoras.
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Podemos dividir um projeto em quatro fases distintas que o caracterizam: fase conceitual, fase de planejamento, execuo e fase final ou desmobilizao. 1) Fase conceitual A primeira fase do projeto (conceitual) se define pela busca da identificao das necessidades, pelo estudo da viabilidade, pela discusso das alternativas, planos de ataque, elaborao dos oramentos, formatao de propostas e cronogramas "master" alm da consolidao da equipe de trabalho que ir desenvolver a prxima etapa, a fase de planejamento. 2) Fase de planejamento A fase de planejamento do projeto ou obra, diz respeito programao dos recursos humanos, recursos materiais e equipamentos. nessa fase que so criados prottipos do projeto e onde acontecem as simulaes que porventura venham dar idias claras de problemas futuros e do melhor caminho a ser seguido na fase de execuo do empreendimento. 3) Fase de execuo do projeto Na fase de execuo, acontece o cumprimento das atividades planejadas, e, a depender das interfaces e novos obstculos surgidos (o inesperado), tambm onde acontecem as mudanas de direo ou, como se costuma dizer, o replanejamento do projeto que advm, entre outras coisas, de uma boa monitorizao e do controle das atividades programadas. 4) Fase final A ltima etapa de um projeto, fase final, caracteriza a desmobilizao e entrega do empreendimento. Deve-se ter especial cuidado com a desmobilizao e entrega de todos os servios que fazem parte do escopo contratado. Alguns empreendimentos no conseguem ser terminados devido aos mais variados tipos de servios extras que aparecem, seja por m concepo do projeto, por um planejamento inadequado ou por outra razo menos tcnica.A soluo encontrada tem sido terminar por "decreto", o que no mnimo, causa um certo desconforto naquele que planeja ou gerencia, pelo custo cada vez menos justificvel. Alm disso, a mobilizao de profissionais especializados na resoluo de "pequenos detalhes" de final de projeto tem se mostrado caro e desgastante. O melhor planejar bem para evitar a conjugao do verbo "esquecer".
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Abrindo o MS Project 98
Para abrir o MS Project clique em iniciar, programas, Microsoft Project...
Formas de visualizao
O Project vem com 26 modos predefinidos. Cada um deles pode ser apresentado usando-se o menu Exibir ou Barra de Modos, localizada no lado esquerdo da janela de programa do Project. A Barra de modos apresenta oito dos modos mais usados com cones e um cone para apresentar modos adicionais. A tabela a seguir mostra os cones de modo da Barra de modos
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e fornece uma breve descrio sobre cada um deles. Um calendrio mensal que mostra tarefas e suas duraes. Use este modo para mostrar as tarefas agendadas em uma semana especfica ou em um intervalo de semanas. Uma lista de tarefas e informaes relacionadas, e um grfico que mostra tarefas e suas duraes com o decorrer do tempo. Use este modo para introduzir e agendar uma lista de tarefas Um diagrama de rede que mostra todas as tarefas e dependncias de tarefa. Use este modo de tarefa para criar e otimizar sua agenda em um formato de fluxograma. Uma lista de tarefas que mostra os recursos atribudos, agrupados sob cada tarefa. Use este modo para visualizar quais os recursos esto atribudos a tarefas especficas e para ver os perfis de emprego de recurso. Uma lista de tarefas e informaes relacionada, e um grfico que mostra a linha de base e barras de Gantt agendadas para cada tarefa. Use este modo para comparar a agendada linha de base com a real. Um grfico que mostra alocao de recursos, custos ou emprego. Use este modo para apresentar informaes sobre um recurso ou um grupo de recursos com o decorrer do tempo. Uma lista de recursos e informaes relacionadas. Use este modo para introduzir e editar informaes de recursos em um formato do que a planilha eletrnica Uma lista de recursos que mostra atribuies de tarefas agrupadas sob cada recurso. Use este modo para exibir informaes de custo ou alocao de trabalho de um determinado perodo, para cada recurso por atribuio, e para definir perfis de trabalho de recurso. Abre a caixa de dilogo Mais modos de exibio. Essa caixa de dilogo apresenta uma lista de todos os modos disponveis.
Calendrio
Grfico de Gantt
Grfico de Pert
Uso da tarefa
Gantt de Controle
Grfico de Recursos
Planilha de Recursos
Uso do Recurso
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Comeando um Projeto
Comeando um projeto
Antes de colocar todas as informaes no Project, necessrio definir todas tarefas e etapas de seu projeto. J foi o tempo de colocar todas as tarefas no papel e anexando em quadros enormes para serem executadas, onde esquecem de muitas tarefas e colocam em lugares errados portanto no fim s resta a desorganizao de no execut-las ou deix-las incompleta.
Iniciando um Projeto
Seu projeto pode ser organizado em funo de uma data inicial ou final, para tanto, escolha na Barra de Menu Project, Project Information. Defina se quer orientar seu projeto a partir da data de incio (Project Start Date) ou de final (Project Finish Date). Defina ento no campo apropriado ("Start Date" ou "Finish Date") qual a data que orientar todo o projeto.
Caso deseje selecionar o Projeto para comear do incio ao - fim , todas as tarefas vo comear a partir da data do incio (o mais utilizado), caso selecione fim - para o - incio todas as tarefas vo ser executadas a partir da data final e assim voltando para trs com as datas, at a ltima tarefa (pouco utilizado). Esta caixa de dilogo pode ser acessada a qualquer momento para que seja verificado o prazo total do projeto.
Comeando um Projeto
Modo de Apresentao
Na barra de Modos clique em Grfico de Gantt, ele ser o mais utilizado. O modo de apresentao original do MS Project 98 o diagrama de Gantt, ele composto por uma tabela e um diagrama de barras horizontais que representam a durao das tarefas do seu projeto. Mais adiante verificaremos outros modos de apresentao, mas por enquanto trabalharemos com este.
A barra de diviso existente entre a tabela e o diagrama pode ser deslocada para a direita ou para a esquerda, privilegiando as informaes da Tabela ou do diagrama. Para tanto, posicione o ponteiro do mouse sobre a barra, quando este tomar a forma " ", clique e arraste para o lado mais conveniente. Este recurso recorrente em outros modos de apresentao.
Comeando um Projeto
Para ajustar a escala de tempo, voc pode usar os botes Mais Zoom e Menos zoom( ) na barra de ferramentas padro.
Inserindo Tarefas
Inserindo Tarefas
Nos campos "Task Name" digite o nome das vrias tarefas que compem o seu projeto, a cada nova tarefa inserida tecle ENTER. Para inserir um campo para uma tarefa que anteceda outra j digitada, selecione o campo da tarefa j digitada, na Barra de Menu escolha Insert, e ento, Insert Task, aperte a tecla INSERT do teclado, sendo assim, ser criada uma linha acima do campo selecionado.
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Tarefas Recorrentes
Para inserir uma tarefa que seja recorrente durante o seu projeto, escolha na Barra de Menu Insert, e ento Recurring Task. Na caixa de dilogo "Recurring Task Information" defina o Nome da tarefa, a durao da tarefa, o perodo de recorrncia (atravs dos botes de opo) e a durao da recorrncia.
Inserindo Tarefas
Por vezes, h fatos que importam aos nossos projetos mas que no tm uma durao, ou sua durao no importa ao projeto, nestes casos insira uma tarefa e no campo durao digite "0", voc perceber que no diagrama o fato estar assinalado de maneira diferente. O "Marco" muito importante para o projeto, pois ele determinar visualmente o trmino de uma determinada tarefa, ou incio, exibindo as datas correspondentes que estiverem sendo executadas. Neste exemplo, colocamos um marco para saber a data do incio do projeto que "provavelmente" ocorrer o final do projeto.
Para saber ou alterar qualquer informao a respeito de uma tarefa, selecione-a e clique na Barra de Ferramentas sobre o boto (Information) . Na caixa de dilogo "Task Information" h as guias "General" (define prioridade, datas e percentual realizado), "Predecessors" (informa as tarefas que necessariamente a precedem), "Resources" (define os recursos envolvidos), "Advanced" (aspectos ligados ao adiantamento da tarefa) e "Notes"
Inserindo Tarefas
Excluindo Tarefas
Para excluir uma tarefa de seu projeto selecione toda a linha que contm a tarefa (d um clique sobre o nmero da linha), clique ento o boto direito do mouse, no menu rpido escolha Delete Task.
Do Diagrama
Para alterar a escala de tempo utilizada no diagrama de Gantt, escolha Format, na Barra de Menu, escolha ento, Timescale... . Na Caixa de Dilogo "Timescale" h as guias: - "Timescale", onde devem ser definidas a maior e a menor escalas do Diagrama, respectivamente a superior e a inferior, em seus aspectos: unidade de tempo utilizada, formato e alinhamento. -"Nonworking Time", onde pode-se definir o formato dos feriados e dias no trabalhados.
Inserindo Tarefas
Para inserir um calendrio que no seja padro, aprenderemos mais para frente.
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Das Tarefas
Voc pode utilizar diferentes unidades de tempo para diferentes tarefas, basta selecionar o campo na coluna "Duration", e digitar o nmero de unidades e a abreviatura da unidade de tempo a ser utilizada: m (minuto), d (dia), h (hora) e w (semana). Voc tambm poder trabalhar a durao das tarefas posicionando o ponteiro do mouse na extremidade direita da barra que representa a durao da tarefa no diagrama de Gantt, assim que o ponteiro do mouse assumir a forma " tempo necessrio tarefa. " , clique e arraste, estendendo ou reduzindo o
Inserindo Tarefas
Para alterar a unidade de tempo (default) na coluna "Duration", escolha na Barra de Menu Tools, e ento Options, na guia "Schedule" verifique qual das opes da caixa de listagem em cortina "Show Duration In" mais conveniente.
sobre o boto (Show Subtasks) . Para ver todas as tarefas clique sobre o boto (Show All Subtasks) . E h ainda um boto que permite verificar se uma etapa tem outras etapas ou tarefas ocultas, clique sobre o boto (Outline Symbols) ocultas. . As tarefas (ou etapas) ficaro com um sinal de "mais" ou de "menos" indicando se h ou no tarefas
Utilizando todas as ferramentas, neste exemplo o seu projeto exibir dessa forma..:
Para visualizar a numerao das etapas e suas tarefas escolha na Barra de Menu Tools, Options... , na caixa de dilogo "Options", escolha a guia "View", e ento, no campo "Outline Options" demarque a caixa de verificao Show Outline Number.
Para selecionar campos no contguos, pressione a tecla CTRL enquanto seleciona as vrias tarefas desejadas com o clicar do mouse.
A operao de criar dependncia entre tarefas (ou etapas) tambm pode ser feita atravs do mouse, posicione o ponteiro do mouse no meio da barra que representa a durao da tarefa no diagrama de Gantt, o ponteiro do mouse assumir a forma de uma cruz de setas tarefa com qual queira criar vnculo. , clique e arraste verticalmente at a
Para extinguir a relao de dependncia entre tarefas, selecione-as e clique sobre o boto (Unlink Tasks)
Uma lista de correspondncia atualizada Trmino-a-incio (TI). O trmino de uma tarefa antes que novas etiquetas de correspondncia marca o incio de outra. sejam impressas.
A parte eltrica e o encanamento de um Incio - a - incio (II). As duas tarefas comeam prdio podem ser instalados durante o mesmo ao mesmo tempo. perodo de tempo.
O backup das informaes de um computador antigo deve terminar quando o novo computador for instalado.
A execuo de relatrios em um sistemas de contabilidade antigo no pararia at que sua exceo no sistema novo comeasse.(pouco utilizado).
Para alterar os tipos de dependncias entre as tarefas e s clicar duas vezes na seta que liga as tarefas, no diagrama de Gantt
Ser apresentada a caixa de dilogo "Task Dependency", na caixa de listagem em cortina "Type" voc pode determinar o tipo de dependncia: - "Finish to Start", necessrio que termine uma para iniciar outra; - "Start to Start", as tarefas devem iniciar simultaneamente; - "Finish to Finish", as tarefas devem terminar simultaneamente; - "Start to Finish", o incio da tarefa se d no trmino da outra; e, -"(None)", as tarefas se tornam independentes.
Logicamente haver muitas mudanas em seu projeto, por isso o Project se torna flexvel a adiantamentos que ocorrem no decorrer do projeto. Se por exemplo tiver alguma tarefa que atrasou da data de incio s clicar duas vezes na linha de vnculo e na caixa de texto " Lag" e digitar o tempo de atraso, caso ocorra o contrrio, se adiantou, s digitar na caixa de texto " Lag " e o tempo de adiantamento, conforme o desenho abaixo..:
Caminho Crtco
Caminho Crtico
O caminho crtico identifica aquelas tarefas que so cruciais para a durao do projeto. Um caminho crtico no pode ter a durao ampliada nem sua data de incio retardada sem causar impacto na data final do projeto. As tarefas crticas formam um caminho crtico ao longo do projeto. Quando uma agenda de projeto formatada para apresentar o caminho crtico, voc pode reduzir ou ampliar a durao total desse projeto, mudando a durao, as dependncias ou os recursos das tarefas crticas. Para formatar o grfico de Gantt de modo que esse apresente automaticamente o caminho crtico, use o Assistente de grficos de Gantt.
Caminho Crtco
Caminho Crtco
Exerccios de Fixao
Exerccios de Fixao
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Cenrio
Como voc se saiu muito bem com a agenda para o projeto de remanejamento do escritrio corporativo, o departamento executivo pediu-lhe para criar uma agenda para a reunio anual dos acionistas. Voc comear estabelecendo um novo arquivo de projeto com uma data inicial e informaes de propriedades de projeto. Em seguida, usar a reunio de equipe de projeto para desenvolver idias sobre as tarefas e duraes do projeto. Voc tambm dividir o projeto em trs fases, vincular as tarefas e iniciar o processo de identificao das alteraes nas dependncias para refinar ainda mais o modo pelo qual as tarefas vo ser executadas.
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Passo1.:
Crie um novo arquivo, com a data inicial 7 de julho de 2001. Introduza como ttulo " Reunio de Acionistas " e "Relatrio Anual de 2001" como assunto do projeto e no autor e diretor o seu nome completo. Salve o arquivo como reviso1
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Passo2:
Durante a reunio da equipe de projeto, voc introduzir as informaes no Project. Voc tambm editar a lista de tarefas medida que os membros da equipe aparecem com mais informaes. Introduza as tarefas e duraes a seguir na lista de tarefas . Nome da Tarefa Durao Agendar data da conferncia Imprimir Carta Narrador Desenvolver carta Planejar a alimentao com o Buf Imprimir menu de servio de buf 1 dia 2 dias 2 dias 1 dia 3 dias 1 dia
0 dia
1. Insira uma nova tarefa, Marcar centro de conferncia, com uma durao de 2 dias , antes da tarefa 2, Imprimir 2. Mova a tarefa 3, Imprimir carta, para depois da tarefa 5, Desenvolver carta, usando a tcnica de arrastar-e-soltar. 3. Exclua a tarefa 7, Imprimir menu do servio de buf. 4. Salve o arquivo sem linha de base.
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A primeira reunio da equipe foi um sucesso e a lista de tarefas foi desenvolvida. Agora, voc usar uma estrutura de tpicos para subdividir o projeto em grupos de tarefas relacionadas, chamadas fases. Cada fase ser atribuda a um
Exerccios de Fixao
grupo dentro da equipe de projeto para uma avaliao mais detalhada. 1. Insira uma nova tarefa 1, Reunio dos Acionistas, e depois recue as tarefas 2 at 20. 2. Estruture a lista de tarefas em tpicos , em trs grupos, como indicado a seguir: Recue a tarefa 3 at a tarefa 6. Recue a tarefa 8 at a tarefa 13 Recue a tarefa 15 at a tarefa 19. 3. Oculte as subtarefas da tarefa de resumo 7, Carta de notificao, e a tarefa de resumo 14, Detalhes da reunio. 4. Mostre a estrutura de tpicos inteira. 5. Salve o arquivo sem linha de base.
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Antes que as fases sejam entregues para os grupos da equipe de projeto, voc vincular todas as tarefas em uma dependncia trmino-a-incio. Voc tambm far algumas mudanas preliminares na dependncia, com base em seu conhecimento das tarefas dentro do projeto.
1. 2. 3. 4.
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Vincule todas as tarefas em uma dependncia trmino-a-inico. Desvincule a tarefa de resumo 7, Carta de notificao, e a tarefa de resumo 14, Detalhes da reunio. Vincule a tarefa de resumo 2, Planejamento preliminar, tarefa de resumo 14, Detalhes da reunio. Vincule a tarefa 11, aprovar carta, tarefa de resumo 14, detalhes da reunio.
Cada grupo da equipe do projeto j examinou sua fase do projeto. Alguns grupos submeteram alteraes s dependncias de tarefa. Voc foi solicitado a fazer as alteraes na agenda, com base nas informaes que recebeu.
1. Mude a dependncia entre a tarefa 8, Pedido de cartas ao estoque , e a tarefa 9, Desenvolver carta, para
incio-a-incio.
2. Mude a dependncia entre a tarefa 16, Organizar salas de reunio do comit, e a tarefa 17, Organizar
equipamento necessrio, para trmino-a-trmino.
3. Especifique um tempo de adiantamento de meio dia na dependncia entre a tarefa 4, Centro de conferncia da
Ata, e a tarefa 5, Narrador das notas da Ata.
4. Especifique um tempo de atraso de 2 dias entre a tarefa de resumo 14, detalhes da reunio , e a tarefa 20,
Reunio ocorre.
Agora que a lista e as dependncias de tarefas esto estabelecidas, voc ver o caminho crtico do projeto. Para tanto, usar o Assistente de grficos de Gantt para formatar o grfico de Gantt, a fim de apresentar o caminho crtico.
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Recursos
Recursos
Recursos so as pessoas, locais e itens necessrios para completar uma tarefa. Um projeto pode ser agendado com ou sem atribuio de recursos s tarefas, contudo, se voc no atribuir recursos, haver menos responsabilidade pelo trmino das tarefas e menos flexibilidade no planejamento. Ao atribu-los, voc poder controlar melhor a quantidade de trabalho em uma tarefa, o custo do trabalho e o andamento do projeto. Cada tarefa em um projeto precisa ter todos os recursos necessrios para sua concluso. Uma tarefa pode exigir apenas um recurso ou vrios deles para ser completada. Os nomes de recurso podem ser genricos ou especficos em suas descries. Por exemplo, um recurso que realiza tarefas administrativas poderia se chamar assistente administrativo ou J. Ribeiro . A atribuio do nome para o recurso depende do projeto ou da preferncia de quem agenda. Quando um recurso inserido em um projeto, uma unidade ou 100% introduzido no campo Unid. Mximas do recurso, por padro. Isso significa que apenas um recurso desse tipo est disponvel para o projeto. Por padro, as unidades de recurso so apresentadas como porcentagens, contudo voc tambm pode apresentar unidades de recurso como decimais. O nmero mximo de unidades pode ser aumentado ou diminudo. Quando aumentar o nmero mximo de unidades de recurso, certifique-se de que as unidades adicionais estejam realmente disponveis , para que a agenda seja precisa. Se voc diminuir as unidades mximas para 50 % ou 0,5, apenas metade do tempo do recurso poder ser usada no projeto. A mesma informao sobre as unidades de recursos pode ser aplicada atribuio de recursos a uma tarefa.
Recursos
Recursos
A relao entre recursos e tarefas tambm pode ser feita atravs do mouse, posicione o ponteiro do mouse no boto esquerda do nome do recurso, o mouse se transformar em uma seta com um rosto deseja relacionar o recurso. , clique e arraste o ponteiro do mouse at a tarefa com a qual se
S devemos relacionar recursos a etapas e no a tarefas, quando relacionamos recursos a tarefas corremos o risco de criar falsa super-alocao de recursos. Para os recursos que j estejam relacionados s tarefas, podemos determinar as quantidades necessrias de cada recurso para cada tarefa nos campos Units, na caixa de dilogo Resource Assignment. Para anular a relao de um recurso com uma tarefa, selecione o recurso e a tarefa e clique sobre o boto de comando REMOVE, na caixa de dilogo Resource Assignment. Para recolocar os recursos referentes a uma tarefa, selecione a tarefa e o recurso relacionado, clique ento sobre o boto de comando REPLACE, na caixa de dilogo Replace Resource escolha quais os recursos que quer relacionar tarefa e clique sobre o boto de comando OK.
Recursos
Na tabela esquerda do diagrama surgir a coluna Fixed Cost (custo fixo) onde podem ser atribudos os custos fixos referentes s tarefas.
Alteraes de taxa de recurso podem ser introduzidas como um nmero ou como uma porcentagem. A introduo de uma porcentagem positiva nos campos de custos padro ou de hora extra calcula automaticamente a nova taxa. A nova taxa calculada pela soma da taxa antiga mais a porcentagem da mesma taxa. Uma porcentagem negativa calcula um decrscimo em relao taxa antiga.
Com este procedimento, quando chegar na data correspondente ele ir alterar sozinho os valores.
Agora insira os valores da guia B, para a tarefa desejada... Clique em Uso da Tarefa (Resouce Usage), d um duplo clique na tarefa desejada correspondente ao recurso, e atribua a guia B.
D um clique em Ok, assim resultando nesta tarefa o Recurso selecionado estar recebendo um salrio diferente do padro.
Calendrio
Calendrio
Alterando o Calendrio de Dias Trabalhados
As tarefas e recursos so agendados usando-se calendrios. Existem dois tipos de calendrios no Project: calendrios de base e calendrios de recurso. Os calendrios de base definem os dias teis e as horas de trabalho de um projeto ou de um conjunto de recursos. Os calendrios de recurso definem os dias teis e as horas de trabalho de um recursosespecfico. O calendrio de base padro (tambm conhecido como calendrio do Project) chamado Padro. Quando um recurso inserido em um projeto, o calendrio Padro atribudo como calendrio de base do recurso. O Project vem com dois outros calendrios de base, o calendrio 24 horas e o calendrio Turno da noite que podem ser atribudos a um projeto ou a recursos. Voc tambm pode criar novos calendrios de base para grupos de recursos.
Calendrio
Calendrio
apensa para um recurso. Um novo calendrio de base pode ser criado a partir dos padres do calendrio no Project ou como uma cpia de um calendrio de base j existente. Para minimizar a quantidade de edio em um novo calendrio de base, faa uma cpia de um existente, que tenha dias de trabalho em comum e feriados especificados. Para criar um novo calendrio de base clique em: Menu Ferramentas, d um clique em Alterar o perodo de trabalho e a seguir clique em Novo. Vamos por exemplo, fazer um calendrio para os seguranas de uma firma, com isso colocaremos como ttulo do calendrio ltimo turno (pode ser qualquer nome desejado porm, sendo preciso e objetivo em relao ao recurso).
Item A: Se selecionarmos esta caixa, o Project cria uma cpia do calendrio padro, ou seja, ele utiliza o calendrio padro onde utilizamos todas as modificaes que fizemos no comeo (feriados, dispensas), o novo calendrio j vem com esta alteraes. Item B: Se selecionarmos esta caixa, o Project cria um novo calendrio de base, ou seja, ele dispensa todas as alteraes que fizemos no comeo (ignora os feriados, dispensas...) e utiliza um calendrio padro do project sem nenhuma alterao. Quando clicamos em OK, ele volta para a caixa de dilogo, Change Working Time, e da a possibilidade de alterar a hora de trabalho....
Calendrio
Obs: Repare que criarmos um novo calendrio, se alterarmos o horrio; para que ele seja vlido, necessrio selecionarmos todos os dias da semana e o ms para que ocorra a mudana de horrio em todos os dias desejados. Veja no exemplo:
Exerccios
Exerccios
Cenrio
A lista de tarefas, a estrutura de tpicos e as dependncias foram completadas para a agenda da reunio anual dos acionistas. A equipe de projeto identificou os recursos a serem usados no projeto e forneceu as informaes de custo e calendrio. Voc comeara introduzindo nomes de recurso, detalhes e custos, e depois atribura os recursos s tarefas apropriadas. O projeto tem dias e horas especficos que sero de trabalho; portanto, voc efetuar ajustes no calendrio para refletir o horrio de trabalho do projeto. Voc tambm trabalhar com configuraes de tarefa para definir melhor as atribuies de recurso.
Data de conferncia da agenda 2d Centro de conferncia da Ata Narrador das notas da Ata Planejamento preliminar completo Carta de notificao 5d 1h 1d 1d 3d 0d
Solicitao de carta ao estoque Desenvolvimento da carta Reviso da carta 1d Aprovao da carta Impresso da carta Envio da carta 0d 8d 1d 2d
Detalhes da reunio
Planejamento da alimentao com o buf Organizar salas de reunio do comit Organizar equipamentos necessrios Criar agenda Imprimir agenda Reunio ocorre 0d 3d 1d
3d 1d 2d
Exerccios
A equipe de projeto forneceu uma lista de recursos para o projeto das reunio dos acionistas. Voc introduz os recursos e os detalhes na agenda. 3. Usando a caixa de dialogo informaes sobre o recurso, introduza os seguintes detalhes de recurso para o interno. Iniciais Int Grupo pessoal de escritrio Cdigo 105-103
4. Na planilha de recursos, introduza os seguintes recursos e informaes. Nome do recurso Vice-presidente Gerente de Escritrio Assitente administrativo 6. Iniciais vp ge admin Grupo gerncia gerncia pessoal de escritrio unid. Mximas Cdigo 100% 101-101 100% 101-200 200% 105-106
Os grupos da equipe de projeto forneceram algumas atribuies de recurso preliminares. Voc incluir as atribuies na agenda. 1. Atribua os recursos s tarefas a seguir:
Exerccios
Tarefa 3. data de conferncia da agenda 4. centro de conferncia da Ata 5. Narrador das notas da Ata 8. Solicitao de carta ao estoque 9. Desenvolvimento da carta 10. Reviso da carta 11. Aprovao carta 15. Planejamento da alimentao com o buf 16. Organizar salas de reunio do comit 17. Organizar equipamentos necessrios 2. Salve o arquivo sem linha de base.
Recursos vice-presidente, gerente de escritrio interno gerente de escritrio interno assistente administrativo gerente de escritrio vice-presidente assistente administrativo interno assistente administrativos
O departamento de contabilidade forneceu as informaes de custo necessrias para cada recurso atribudo ao projeto da reunio dos acionistas. Voc introduzir as informaes de custo para cada recurso. Voc tambm foi informado de que o recurso interno vai receber um aumento de salrio durante o projeto. Alm disso, o assistente administrativo receber um acrscimo em sua remunerao por tarefas envolvendo qualquer trabalho de superviso. Voc far as mudanas apropriadas na agenda. 1. Introduza os custos a seguir na Planilha de recursos. Taxa Padro R$ 10 por hora R$ 75.000 por ano R$ 45.000 por ano R$ 20 por hora Taxa H. Extra R$ 15 por hora ND ND R$ 30 por hora Nome do recurso Interno Vice-presidente Gerente de escritrio Assistente administrativo
2. Efetive 19 de julho de 1999 para que o recurso interno tenha um aumento de 10% para as horas normais e extras. 3.O recurso assistente administrativo tem uma taxa diferente para tarefas de superviso em relao s outras tarefas. Crie uma nova tabela de custo com uma taxa preo padro de R$ 25 por hora e uma taxa de hora extra de R$ 37,50 por hora. 4. Aplique a nova tabela de custo do recurso assitente administrativo tarefa 17, Organizar equipamentos necessrios . 5. Salve o Arquivo sem linha de base.
O projeto da reunio dos acionais no exige um dia de oito horas tradicional de cada recurso. Em vez disso, as tarefas do projeto sero realizadas apenas de manh, exceto s segundas-feiras. Voc criar um novo calendrio de base e o atribuir a cada recurso do projeto. Voc tambm precisar de uma lista de dias de folga do projeto e dos horrios de trabalho especiais para recursos individuais. Voc introduzir essas excees no calendrio apropriado.
Exerccios
1. A partir do calendrio de base Padro, crie um novo calendrio, chamado compartilhado, para o projeto de reunio dos acionistas. 2. Mude as horas de trabalho para o seguinte. Todas as segundas-feiras: 13:00h s 17:00h Todas as teras at sextas-feiras de 8:00h s 12:00h 3.Insira os seguintes dias de folga no calendrio Compartilhado. 5 de julho de 2000 4 de julho, fim de semana prolongado 26 de julho de 2000 no h expediente tarde , piquenique da empresa (marcado como folga) 4. Atribua o calendrio Compartilhado a todos os recursos atribudos ao projeto. 5. Marque 6 de julho de 2000 como dia de folga para o gerente de escritrios no calendrio de recurso. Salve o arquivo sem linha de base.
v Outra forma de visualizao Na Barra de Modos, d um clique na seta para baixo e clique no Modo uso o Recurso(Resouce Usage). Clique em algum recurso em sinalizao vermelha, e clique no cone ir para tarefa
selecionada ,
Item A: Neste caso, o gerente de projeto pode alterar as horas de trabalho, mas no muito aconselhvel pois os resultados podem ser insatisfatrios por causa da alterao de todos os setores.
vAumente as unidades mximas do recurso. Aumentar as unidades do recurso diminui o nmero de horas que uma unidade precisa trabalhar na tarefa. Antes de aumentar as unidades mximas de um recurso, certifique-se de que unidades extras estejam disponveis para o projeto e determine o impacto no seu custo. Para os casos em que h utilizao de mais de uma unidade do mesmo recurso: no modo de apresentao de Resource Usage ou Resource Sheet, ou ainda na caixa de dilogo Resource Assignment (do modo de apresentao Gantt Chart), d um duplo clique sobre o recurso na caixa de dilogo Resource Information, em sua caixa de texto Max Units digite o nmero de unidades necessrias ao seu projeto, clique ento sobre o boto de comando OK. v Reagende a tarefa que gerou a superlocao O incio de uma tarefa pode ser retardado at que um recurso esteja disponvel, ou uma tarefa possa ser dividida. Dividir uma tarefa a interromper e, ento, ela retomada quando o recurso estiver disponvel. As duas aes atrasaro as tarefas e podero afetar a data de trmino do projeto v Remova o recurso, se ele no for muito importante para a tarefa. Remover um recurso de uma tarefa pode mudar a durao dela. O trabalho atribudo ao recurso removido redistribudo para os recursos restantes, atribudos a tarefa. v Substitua o recurso superlocado por mais um ociosa. Substituir recursos pode eliminar uma sobrecarga, desde que o novo recurso esteja disponvel durante o perodo de sobrecarga. Dependendo do recurso, o custo do projeto pode aumentar ou diminuir. v Faa ajustes no calendrio para ampliar os dias e as horas de trabalho do projeto ou recurso. Ampliando-se as horas e os dias disponveis para um projeto, mais trabalho pode ser realizado. Dependendo das alteraes, ampliar as horas e dias pode diminuir a necessidade de horas extras. Exemplos:
A quantidade de trabalho atribuda a um recurso pode ser reduzida. Se o recurso superlocado for o nico atribudo tarefa, a durao desta ser afetada.
Item A: Divida a tarefa colocando outros recursos a vrias tarefas... Clicando na caixa de dilogo de Recursos, no modo de Gantt, sendo assim s atribuir outros recursos desejados...
Para atualizar todo o projeto dia, a dia escolha na Barra de Menu: Tools, e ento, Tracking, no menu em cascata escolha Update Project, na caixa de dilogo Update Project defina at que data esto todas as tarefas realizadas, se quer mostrar o percentual completo ou apenas diferenciar tarefas realizadas e no realizadas e clique sobre o boto de comando OK.
Outra forma de atribuir as porcentagens das tarefas j concludas no Grfico de Gantt, clique duas vezes na tarefa que esta sendo executada e coloque a porcentagem desejada.
Para comparar seu plano original com as verses posteriores escolha na Barra de Menu: View, e ento, More Views, na caixa de dilogo More Views em sua caixa de listagem Views escolha Tracking Gantt e clique sobre o boto de comando (Apply), sero ento apresentadas em diferentes cores as tarefas conforme o planejado originalmente, conforme seu andamento real, tarefas j cumpridas e tarefas a cumprir. Para retornar ao diagrama de Gantt escolha na Barra de Menu: View, e ento, Gantt Chart.
Exerccios
Exerccios
Cenrio
A agenda do projeto da reunio dos acionistas est praticamente pronta. Na ltima reunio da equipe de projeto, as atribuies finais de recurso e horrios de trabalho foram concludas. Agora, voc est pronto para resolver todas as superlocaes de recurso, com base nos parmetros definidos na reunio.
Voc usar tcnicas de gerenciamento para resolver as superlocaes restantes dentro dos parmetros aceitveis, conforme definido pela equipe de projeto. 1.Localize a superlotao do recurso assistente administrativo. 2.Resolva a superlotao, removendo o assistente administrativo da tarefa 17, organizar equipamentos necessrios. 3.Localize a superlotao, aumentado as unidades mximas disponveis para o projeto para 200% 4.Role no modo Uso do recurso para certificar-se de que no existe mais nenhuma superlotao. 5.Salve o arquivo sem linha de base.
A agenda da reunio dos acionistas foi otimizada e agora representa o melhor esforo da equipe de projeto em criar um plano. Para finalizar esse plano, voc definir a linha de base do projeto para comparao posterior com o andamento real. 1.Defina um linha de base para o projeto de reunio dos acionistas. 2.Salve o arquivo. 3.Verifique o andamento, do projeto. Vamos supor que j foram executadas algumas tarefas do projeto, andiante o projeto de um ms a frente.......(os..: da data de inicio ate mais um ms..)
Dividindo Tarefas
Uma tarefa pode ser dividida ou reagendada para interromper o trabalho e depois retomar o restante dele em um ponto posterior na agenda. Por exemplo, um recurso atribudo a uma tarefa que est agendada para ocorrer em um dia em que ele tambm est agendado para participar de um seminrio, ela pode ser dividida, de modo que comece antes da data do seminrio, pare no dia deste e depois retome no dia seguinte ao seminrio. Se estiver claro que uma tarefa ser interrompida, ela poder ser dividida ao ser criada. Se uma interrupo ocorrer depois de a tarefa ter comeado, ela poder ser dividida no ponto em que o trabalho foi
interrompido e o restante da tarefa poder ser reagendado. Uma tarefa pode ser dividida muitas vezes para criar lacunas de qualquer tamanho no trabalho. Quando uma tarefa dividida, o Grfico de Gantt apresenta uma lacuna na barra de Gantt para a tarefa, a largura da lacuna representa o comprimento da interrupo no trabalho. Na barra de Modos, d um clique no cone Grfico de Gantt; Na barra de ferramentas Padro, d um clique no boto Dividir tarefa; Posicione o cursor do mouse na barra de Gantt para a tarefa desejada; Posicione o cursor do mouse na barra de Gantt at a data desejada.
Executando Relatrios
O MS Project 98 oferece-lhe modelos de relatrios voltados a diferentes interesses que podem incidir sobre o mesmo projeto, para acess-los escolha na Barra de Menu View, Reports.... Na caixa de dilogo Reports h opes de direcionamento do interesse:
- Overview, fornece informaes gerais sobre o projeto direcionadas a: - Project Summary, fornece as diretrizes gerais do projeto e do andamento sem detalhar as tarefas; - Top-Level Tasks, fornece uma visualizao do projeto apenas quanto s importantes; suas etapas mais
- Critical Tasks, apresenta as tarefas, as duraes, as relaes entre si e os recursos a elas relacionados; - Milestones, apresenta as etapas e eventos mais marcantes durante o projeto; - Working Days, apresenta o calendrio de dias trabalhados e no trabalhados para o projeto; - Current Activities, fornece informaes direcionadas ao andamento do projeto: - Unstarted Tasks, fornece as tarefas no iniciadas, seu cronograma planejado e recursos envolvidos; - Tasks Starting Soon, aps completarmos as caixas de dilogo Date Range, em que definimos um perodo, nos fornece as tarefas prestes a serem executadas; - Tasks In Progress, fornece as informaes a respeito das tarefas j iniciadas; - Completed Tasks, informa sobre as tarefas j executadas; - Should Have Started Tasks, aps completarmos a caixa de dilogo Should Start By, em que dizemos a partir de que data queremos o relatrio, nos fornece todas as tarefas com planejamento de incio anterior a esta data; - Slipping Tasks, informa sobre as tarefas que no esto sendo cumpridas conforme o planejamento original; - Costs, fornece informaes direcionadas a custos: - Weekly Cash Flow, fornece os custos dirios de cada etapa e cada tarefa, bem como os custos totais de cada semana; - Budget, fornece as informaes sobre os custos planejados (oramento) e o custo efetivo, bem como a
variao entre eles; - Overbudget Tasks, apresenta apenas as tarefas em que o custo efetivo superou o planejado; - Overbudget Resources, apresenta os recursos que oneraram o oramento; -Earned Value, apresenta os custos economizados em relao ao projeto inicial; - Assignments,direciona os relatrios no sentido de distribuir responsabilidades: - Who Does What, informa qual a atribuio de cada responsvel; - Who Does What When, informa qual a atribuio de cada responsvel e o cronograma de execuo; - Weekly To-do List, fornece o relatrio das tarefas semanais para um dos recursos utilizados no projeto, portanto temos que informar atravs da caixa de dilogo Using Resource..., para qual dos recursos queremos uma lista das atividades semanais; - Overallocated Resources, faz relatrio dos recursos com sobre-uso (horas extras); - Workload..., direciona as informaes alocao: - Task Usage, indica qual tarefa utiliza qual recurso em horas dirias e totais; - Resource Usage, indica qual recurso utilizado em qual tarefa em horas dirias e total de horas; - Custom..., fornece as vrias opes de relatrio que o usurio possa vir a utilizar, com a possibilidade de formatao personalizada.
H ainda um auxiliar de formatao do diagrama de Gantt, para acess-lo clique com o boto direito do mouse sobre a escala de tempo, no menu rpido escolha GanttChartWizard, e siga os passos propostos pelo auxiliar escolhendo os botes de opo mais adequados ao seu projeto. Para alterar o formato de todas as barras ao mesmo tempo, d um duplo clique sobre a rea em branco do diagrama de Gantt (rea dos dias trabalhados), na caixa de dilogo Bar Styles defina as alteraes desejadas.
Para alterar a rea visualizvel do diagrama de Gantt, pode-se ainda recorrer Barra de Menu View, em sua opo Zoom, a qual abre a caixa de dilogo Zoom, que permite (atravs de seus botes de opo) determinar qual a amplitude do projeto que se pretende visualizar. Personalizando os Tempos de Trabalho
Para atrasar o incio de uma tarefa, posicione o ponteiro do mouse no meio da barra de durao da tarefa no diagrama de Gantt, quando o ponteiro do mouse assumir a forma de uma cruz de setas , clique e arraste horizontalmente a tarefa at o ponto desejado.
Inserindo Desenhos
Voc pode personalizar sua rea de trabalho, colocando lembretes no seu grfico de Gantt. Para isso, d um clique com o boto direito do mouse na barra de ferramentas Padro e d um clique em Desenho (Drawing), resultanto assim o aparecimento de novas ferramentas de desenhos.
Exerccios Finais
Exerccios Finais
Planejamento
Objetivo..: Dar cestas de Natal e presentes para funcionrios e seus filhos de uma empresa que presta servios de limpeza na Indstria Patati-patata. Os..: O objetivo deste exercicio que vc observe realmnete como adiminstrar um projeto no projeto, perceba o quanto ele flexivel as tuas decises, por isso este exercicio bem livre para colocar a tua opiniao. Planejamento..: Incio do Planejamento Selecionar os funcionrios Quantidade de funcionrios Quantidade de Crianas (at qual faixa etria receber presente) Alimentos / objetos Patrocinadores Selecionar Alimentos Doces Balas Chocolates Cocada Cestas bsicas Arroz Feijo Condimentos Acar Brinquedos Carrinhos Boneca Bola Jogos Mo de obra Voluntrios marco
Exerccios Finais
Montagem Cestas bsicas Sacos de doces Brinquedos Locomoo das cestas Localizao Local de Entrega Conseguir patrocnio Decorao Flores rvore de Natal Papai Noel Ornamentos para Mesa Alimentos Bebidas seguranas Msica Verificao Cestas bsicas (qtd) Sacos (doces) Brinquedos Localizaao(confirmao/ horrio) Convites/ Senhas Confeco Impresso Distribuio Dia da Entrega Aula 4 Colocar a data do inico do projeto dia: 21/08/00; Cuidado para no passar do Natal. Colocar o Autor, Assunto do Projeto;
Exerccios Finais
Colocar a primeira e ltima tarefa como um marco; Criar linhas de vnculo com todas as tarefas As etapas dentro da tarefa : Doces, Cestas bsicas, brinquedos,... colocar dependncias como star to star. As etapas dentro da tarefa : Montagem, verificao : dependncias - finish to finish
Atribuir anotaes para a tarefa de resumo Patrocinador informando FGV - Hipermercado Extra Criar um tabela de recursos com os seguintes recursos: Artur Alceste Antonio Patricia Adriana Joo Zlia Carlos Mnica Alex Cris Colocar para cada recurso um salrio (de acordo com sua escolha) ; Para o Alcestes , colocar um aumento de salrio de 25 % no prximo ms; Para o Alcestes, na etapa Papai Noel atribuir um salrio diferente das outras tarefas. Calcular as porcentagens de cada recurso para tenha sucesso , conflitos de sobrecarga de trabalho. Criar calendrios de base no perodo noturno (horrio desejado) para atribuir etapa Segurana(colocar tb. os finais de semanas). Como dias teis ; Colocar perodo de frias para a Artur no ms de dezembro de 2002 .
Dicas Importantes
Dicas Importantes
01 - Alterando o Perodo de Trabalho Project 98. Atravs do menu Ferramentas Alterar o perodo de trabalho, podem ser criados diferentes regimes de trabalho para o projeto. Esses regimes tambm podem ser associados a diferentes recursos. Ao criar um calendrio para o seu projeto atravs do menu Ferramentas Alterar Ferramentas Alterar o perodo de trabalho, acesse tambm o menu Ferramentas Opes Calendrio e altere os dados do formulrio para tornar os horrios compatveis com aqueles do regime de trabalho indicado por voc no calendrio do projeto. Feito isso, acesse tambm o menu Projeto Informaes sobre o projeto e esteja certo de que o horrio de incio do projeto indicado por voc no campo Data de incio seja comum ao primeiro horrio contido em seu calendrio (tambm informado nesse menu). Como padro, o Project 98 assume 09:00h j que o regime do calendrio padro de 09:00 s 13:00 e de 14:00 s 18:00h. Se voc no estiver visualizando o horrio de trabalho, acesse o menu Ferramentas - Opes Modo de exibio e altere o "Formato de data" escolhendo na caixa de listagem aquele que mostre tambm o horrio. Ao atribuir recursos a uma atividade, note que a mesma ser programada seguindo apenas o horrio de trabalho comum a todos. Ao informar duraes para tarefas com base em um dia de 24 horas e uma semana de 7 dias (incluindo folgas e feriados), caso da "cura do concreto", use mind minuto decorrido, hd hora decorrida, dd dia decorrido ou semd semana decorrida, aps o tempo estimado. Por exemplo: 8hd, 12dd ou 1semd. Hugo Barbosa Ferreira - hugo@lognet.com.br D-02 - Controlando o desembolso de contratos atravs do MS Project e Excel. Na administrao de projetos, um dos itens mais importantes se refere ao desembolso financeiro do empreendimento ao longo de sua execuo, no qual os detalhes de prazos de medio e prazos de pagamentos j esto previamente acordados atravs do instrumento contratual. O MS Project atravs do ambiente "Uso da tarefa", associado a utilizao da tabela custos, possibilita prever o desembolso econmico do contrato em diversos perodos (dirio, semanal, mensal, trimestral, etc.). A tabela custos permite associarmos custos fixos s tarefas da estrutura analtica de projeto (E.A.P) do projeto. Esta associao pode ser definida atravs de trs opes de distribuio: custos alocados no incio da tarefa, custos rateados durante a execuo da tarefa e custos associados ao fim da tarefa. Utilizando uma E.A.P que se assemelhe em termos de tarefas sumrias estrutura da planilha contratual de servios, obteremos o desembolso econmico do contrato nos diversos perodos, o que corresponde aos valores de medies previstas para os mesmos perodos. Utilizando a planilha eletrnica Excel, poderemos confeccionar as curvas de avano fsico para as diversas tarefas da E.A.P do projeto, utilizando as distribuies de percentuais de curvas "S" que melhor se encaixem para cada tipo de empreendimento a ser gerenciado. Associando no mesmo grfico a curva de avano fsico previsto e realizado e os histogramas de barras de desembolsos econmicos previsto x realizado, teremos um instrumento eficaz para verificar rapidamente se o valor de uma medio em um determinado perodo do contrato estar coerente com o avano fsico realizado da obra at aquele momento, pois para um determinado avano fsico realizado associa-se um respectivo desembolso econmico do contrato extrado do mesmo perodo do avano fsico de mesmo valor, extrado da curva de avano fsico previsto. Este desembolso previsto, para um avano fsico previsto de igual valor ao avano fsico realizado, comparado ao valor da medio no perodo do avano fsico realizado, evidenciar a respeito da pertinncia do valor medido naquele perodo. Para que isto se verifique, algumas premissas devem ser
Dicas Importantes
satisfeitas: a sequncia executiva deve ser a preconizada no planejamento e as avaliaes de avano fsico, nos respectivos perodos de medio, devem refletir fielmente e percentualmente o que est executado. A seguir, os passos necessrios para implementar o acompanhamento fsico e econmico-financeiro do contrato: a) planeje o seu projeto no MS Project utilizando uma E.A.P. semelhante planilha de medio (ao nvel das tarefas sumrias); b) v para o menu exibir, alterne para o ambiente uso da tarefa e acesse a tabela "custos" para entrar com custos das atividades nos campos de custo fixo, utilizando as trs opes de acumulao de custo fixo na coluna ao lado; c) verifique se o custo total do projeto coincide com o custo total da planilha de medio, e se no, confira as entradas de custos nos campos de custo fixo, para todas as tarefas; d) na escala de tempo do ambiente "uso da tarefa" (timescale) clique com o boto direito do mouse e acesse o menu de atalho do menu "Formatar", estilo de detalhes; e) escolha as opes de custo e custo acumulado para serem exibidas na escala de tempo; f) a partir dos valores obtidos de desembolso econmico acumulado para os perodos considerados, poderemos, utilizando o editor de grficos do Excel, desenhar no mesmo grfico o diagrama de barras de desembolso acumulado previsto e a curva de avano fsico previsto do contrato. Sugerimos utilizar o perodo semanal como base para o desembolso econmico, pois este facilita a avaliao no grfico, da veracidade do valor de medio adotado, em confronto com o valor de medio previsto a ser obtido a partir do ponto da curva do avano fsico previsto de valor igual ao avano fsico realizado, para aquele perodo de medio. Nota: um outro procedimento seria utilizar as datas calculadas pelo Project para uso em um software de oramentos, para que o mesmo calcule o cronograma de desembolso fsico e econmico do contrato, e a partir da construirmos o grfico de avano fsico x desembolso econmico do contrato, conforme descrito anteriormente. Alguns softwares de oramentos existentes no mercado j apresentam rotinas de programao para uso integrado com o MS Project 98. Alexinaldo Esteves - alexest@e-net.com.br D03 - Mudando o diretrio "default" de trabalho para a inicializao do MS Project 98. As caixas de dilogo "Abrir" e "Salvar como" abriro inicialmente a pasta "meus documentos" no Windows 95/98 (ou a pasta "personal" no Windows NT). O Microsoft Project no oferece uma maneira de mudar este diretrio default de trabalho. A caixa de dilogo "Propriedades" para o cone que inicia o Project tem o campo "Iniciar em", mas esta entrada utilizada para permitir a voc nomear um diretrio que contenha um arquivo alternativo GLOBAL.MPT que voc queira usar, no o diretrio onde os arquivos do MS Project esto gravados por default. O diretrio de trabalho para o Microsoft Project 98 estritamente governado por uma entrada no Registro. Para mudar o diretrio de trabalho, voc deve usar o REGEDIT applet. O Registro um poderoso, e perigoso, componente do Windows 95/98. Para mudar o diretrio default para gravar arquivos de projetos no Microsoft Project, siga os seguintes passos exatamente: 01. Feche o Microsoft Project e todos os outros aplicativos (voc precisar reiniciar o Windows ao final deste procedimento). 02. Clique o boto Iniciar na barra de tarefas. 03. Escolha a opo "Executar" no menu. Isto mostrar a caixa de dilogo "Executar". 04. Na caixa de texto "Abrir" tecle regedit e aperte a tecla enter. Isto abrir o Editor do Registro.
Dicas Importantes
05. Na janela do Editor do Registro, tecle o sinal + prximo pasta HKEY_CURRENT_USER. 06. Clique no sinal + prximo pasta Software. 07. Clique no sinal + prximo pasta Microsoft. 08. Clique no sinal + prximo pasta Windows. 09. Clique no sinal + prximo pasta CurrentVersion. 10. Clique no sinal + prximo pasta Explorer. 11. Clique a pasta User Shell Folders. Isto mostrar os nomes dos valores chaves no pano direita. 12. No pano Windows direita, um duplo clique no valor Personal na coluna Name. Isto mostrar a caixa de dilogo Edit String. 13. Na caixa de texto Value Data, tecle o caminho completo para o diretrio de trabalho que voc quer gravar arquivos de projetos. Ento tecle OK. 14. Feche o Registro atravs da escolha Registro, Sair. 15. Reinicie o Windows. 16. Abra o Microsoft Project 98 e clique o boto Abrir na barra de ferramentas. O novo diretrio padro de trabalho ser aberto automaticamente. 17. Para restaurar o diretrio padro dos aplicativos do Microsoft Office utilize o menu Ferramentas, Opes de cada um deles para esta tarefa. Alexinaldo Esteves - alexest@e-net.com.br 04 - Editar a data de hoje e/ou de amanh no campo de incio e /ou trmino da tarefa. Podemos inserir a data de hoje ou de amanh (em relao data do sistema) no campo de incio e/ou trmino da tarefa, simplesmente escrevendo "hoje" e/ou "amanh" nos referidos campos. Lembre-se que, quando inserimos uma data para incio ou trmino de uma tarefa, estamos impondo uma restrio do tipo "no iniciar antes de" e/ou "no terminar antes de". Alexinaldo Esteves - alexest@e-net.com.br D05 - Modelagem de Curvas "S" em Softwares de Gerenciamento Para se implantar o conceito de modelagem da curva "S" nestes softwares, comum a aplicao de um processo longo de tentativas at que se chegue a um resultado geralmente no satisfatrio do modelo da CURVA "S" desejado. Uma alternativa para obteno da modelagem da CURVA "S", seria disponibilizar os recursos segundo uma distribuio preestabelecida , modelada conforme o tipo de curva S desejada, e solicitar que o software realize seus clculos com base nesta disponibilidade de recursos (mo de obra/equipamentos) previamente modelada. O resultado obtido ser mais realista, uma vez que, alm de estar compatvel com a metodologia de execuo, ou seja, de acordo com a rede de precedncia, estar associado a distribuio do efetivo ao longo do desenvolvimento do projeto (previamente modelado). http://www.alternex.com.br/~imsilva http://www.alternex.com.br/~imsilva Ivaldo Monteiro da Silva - imsilva@ax.apc.org Visite: http://www.alternex.com.br/~imsilva site brasileiro que d nfase ao CA Superproject. Vale a pena conferir !!! D06 - Otimizao de Resultados Atravs de Taxas Diferenciadas de BDI em Contratos de Longa Durao. O fluxo de caixa tem uma importncia fundamental no estabelecimento de preos e na avaliao do desempenho de contratos de longa durao, com altas taxas de juros. Na formao de preos, geralmente h possibilidade de se aplicar taxas diferenciadas de "BDI" sobre os custos diretos de produo, mantendo-se constante o preo desejado. Desta forma, poderemos aplicar sobre os custos unitrios das atividades que iro ser realizadas no incio do empreendimento, uma
Dicas Importantes
sobretaxa diferenciada e de maior valor numrico, e da mesma forma uma sobretaxa de menor valor numrico sobre as atividades que sero realizadas prximo ao trmino do empreendimento, procurando manter o mesmo preo total. A partir da diferena entre os Valores Presente Liquido (NPV), descontados a Taxa Interna de Retorno Modificada (MIRR), dos fluxos de caixa gerados, obteremos um acrscimo de rentabilidade em relao ao fluxo de caixa original. Ivaldo Monteiro da Silva - imsilva@ax.apc.org D07 - Filtro para Verificar o Fechamento da Rede no Project Para fazer uma filtro de verificar fechamento da rede: 01. acesse o menu Projeto Filtro para Mais filtros ; 02. no quadro Mais filtros, clique no boto novo; 03. no quadro de definio de filtro, digite Verifica fechamento no campo Nome; 04. selecione a opo Mostrar no menu; 05. na coluna Nome do campo, na primeira linha, abra a caixa de listagem e escolha predecessoras; 06. na coluna Teste, escolha igual a; 07. deixe a coluna Valor (es) em branco; 08. na segunda linha, coluna e/ou, escolha a condio Ou; 09. ainda na segunda linha, coluna Nome do campo, abra a caixa de listagem para escolher sucessoras; 10. deixe a coluna Valor (es) em branco; 10. clique no boto OK para confirmar suas alteraes. Testando o novo filtro. Voltando ao quadro da figura 66, clique no boto Aplicar para testar o novo filtro de verificar fechamento. O argumento "Ou" informa ao programa que se um dos dois campos (Predecessoras ou Sucessoras) for igual a vazio, a atividade retornada como verdadeira "true". Se escolhermos o argumento "E", o Project s retorna verdadeira a atividade que atender s duas condies: ambos os campos tm que ser iguais a vazio. Acesse o menu Projeto Filtro para Verifica fechamento para testar novamente o filtro, j disponibilizado, inclusive, na caixa de listagem da barra de ferramentas. De acordo com as necessidades do seu projeto, voc vai criar muitos outros filtros. Por exemplo: pode ser que seja exigido um relatrio que retorne, entre 1.800 atividades, as que sofreram atualizao no perodo; um relatrio que retorne atividades crticas com folga menor ou igual a 3 dias; pode ser solicitado, ainda, que voc formate um relatrio com as atividades sob responsabilidade de um determinado recurso ou fornecedor. Estude as vrias possibilidades de filtragem, mas escolha aqueles que de fato lhe sero teis disponibilizando todos para outros projetos no sentido de poupar tempo no futuro. Lembre-se: "tempo dinheiro!" Hugo Barbosa Ferreira - hugo@lognet.com.br D08 - O ORGANIZADOR do Project 98 O "Organizador" uma caixa de dilogo com guias (fichas) atravs da qual voc pode copiar modos de exibio personalizados (tabelas, filtros, calendrios, relatrios, formulrios, barras de ferramentas, mapas e mdulos do Microsoft Visual Basic for Applications) para outros projetos.
Dicas Importantes
Imagine, por exemplo, que voc criou uma tabela para sequenciao de tarefas no projeto "16835-00" (arquivo 16835-00.MPP). Se no for compartilhada atravs do Global.MPT, voc ter que repetir os mesmos procedimentos para a confeco da tabela de sequenciao em um outro projeto. Arquivo Global.MPT Arquivo do Microsoft Project (Global.mpt) contm informaes que voc pode usar para diferentes projetos. As informaes contidas em um arquivo global podem incluir modos de exibio, calendrios, formulrios, relatrios, tabelas, filtros, barras de ferramentas, barras de menus, macros e definies de opes. Acessando o "Organizador" Acesse o menu Ferramentas, comando Organizador... No lado direito da caixa de dilogo esto contidos todos os modos de exibio, calendrios, formulrios, relatrios, tabelas, filtros, barras de ferramentas, barras de menus, macros e definies de opes que voc elaborou para o seu projeto ativo (no exemplo acima 16835-00); no lado esquerdo da caixa constam os elementos "default", isto , padres disponveis para qualquer projeto. Copiando um elemento do seu projeto para o Global.MPT: selecione a ficha (guia) que contm o elemento a ser copiado (tabela, filtro, calendrio, etc.); selecione o elemento contido em seu projeto (lado direito da caixa de dilogo); clique no boto copiar. Para deletar um calendrio ou uma tabela descartvel em seu projeto, acesse o "Organizador", escolha o elemento a ser eliminado e pressione o boto excluir. Hugo Barbosa Ferreira - hugo@lognet.com.br D09 - Gerenciamento Financeiro no Project Quanto s aplicaes relacionadas com desembolso financeiro, cabe um forte alerta pois, via de regra, os softwares de gerenciamento de projetos tratam exclusivamente de Oramento Econmico (Regime de Competncia) e no foram projetados para Operaes Financeiras (Regime de caixa). Diversas formas de fazer com que os softwares de gerenciamento de projetos conseguissem espelhar de forma correta toda a incidentalidade possvel j vi serem tentadas e frustradas, por contingncias do andamento de reprogramaes de caixa. Algumas solues s vezes parecem coerentes mas, desmoronam ruidosamente. A nica forma transferir o oramento econmico para outro software. Atravs do Access ou do Excel, por exemplo, pode ser feito todo o desdobramento tpico do regime de caixa e, na medida do andamento do projeto, pelas inferncias entre % fsico completado e a quantidade efetiva de horas de tarefa executada, proceder as reprogramaes tpicas de cada desmembramento financeiro. Quanto ao emprego de materiais aqui vo umas dicas iniciais que podem ajud-lo no trabalho: Na planilha de recursos insira um campo que em ingls CAN LEVEL e marque com NO para materiais, pois materiais no so sujeitos a nivelamento, materiais so comprados a medida da necessidade do projeto. Caso precise fazer um cronograma do emprego dos materiais, disponibilize o Resource Usage
Dicas Importantes
(emprego de recurso) e aplique o formato Peak Units com filtro para CAN LEVEL= NO. Francisco Constant de Figueiredo - fconstant@unikey.com.br D10 - Limites do MS Project 98 para Windows 95 & NT Atividades por projeto depende da memria Recursos por projeto depende da memria Quantidades mximas de recursos 10.000 Dependncias de tarefas por projeto no h limite Nmero de predecessores por atividade sem limite Sucessoras por atividade sem limite Nveis da EAP 65.535 Nmero de projetos consolidados 1.000 arquivos Janelas abertas 50 Nmero de calendrios base sem limite Atividades imprimveis no calendrio mensal 4.000 Vale ressaltar que limites de desempenho esto diretamente ligados configurao do computador. Erros de memria podem ocorrer antes mesmo que sejam alcanados os limites. Essas dicas foram pesquisadas e atribudas a esta apostila, com o intuito do crescimento das atividades do project. Nestas dicas contm email e pginas da WEB, que so pessoas e empresas que esto empenhadas em projetos srios e de grande porte, e que utilizam o Project para a resoluo de problemas, informando assim a utilidade mxima no do Project em altos projetos. Portanto, o Project uma ferramenta poderosa, com vrios recursos, e nele voc traz muitos benefcios e crescimento para sua empresa, tornando-se assim uma ferramenta indispensvel para o seu trabalho.