APOSTILA OPENOFFICE CALC

APOSTILA

OPENOFFICE CALC

Elaborada pelos tcnicos de TI: Gustavo Gurgel Nbrega Aton Gomes Gondim Casa da Indstria

Fortaleza - 2005
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Sumrio
INTRODUO....................................................................................................................................3 MENU ARQUIVO .............................................................................................................................. 4 MENU EDITAR.................................................................................................................................10 MENU EXIBIR.................................................................................................................................. 14 MENU INSERIR................................................................................................................................17 MENU FORMATAR......................................................................................................................... 20 MENU FERRAMENTAS.................................................................................................................. 24 MENU DADOS..................................................................................................................................28

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INTRODUO

Percebendo as mudanas que esto ocorrendo no mercado e no cenrio tecnolgico atual, a adoo de um sistema gratuito de software capaz de substituir os atuais programas de aluguel tornou-se uma necessidade. Grandes empresas persuadiram os usurios de seus programas a ficarem completamente dependentes destes. Aproveitando-se desta dependncia, passaram a fornecer sistema que se resumem a programas de aluguel, forando-nos a pagar anualmente uma nova licena ou a comprar a nova verso de seu software. Surgiram iniciativas em todo o mundo para a substituio dos softwares pagos por gratuitos, sempre visando a melhoria e o pleno uso da capacidade de programas e computadores. Entre esses sistemas, destaca-se o OpenOffice. Sua capacidade executar as mesmas (e at mais) funes de seus concorrentes pagos tornou-o um tit diante de seus gigantescos adversrios. E pode-se dizer que a batalha est bem equilibrada. Devido ao seu comprometimento a sempre melhorar, a adoo do OpenOffice sequer necessita de bom-senso. Cabe a ns, agora, apenas aprender com ele.

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MENU ARQUIVO
1 - Criar uma nova planilha
Permite criar um novo arquivo de planilha. Como o Openoffice uma suite integrada, clicando em Novo Documento possvel abrir um novo documento de qualquer programa do OpenOffice.

2 - Abrir

Ser aberta uma janela solicitando a localizao do documento. Se o documento no estiver disponvel na pasta corrente ser necessrio localiz-lo.

3 Documentos recentes
Listagem dos ltimos documentos utilizados.

4 Assistentes
Modelos so arquivos pr-definidos como por exemplo, cartas e memorandos. Existe duas formas de acessa-los: pelo Assistente, que possibilita a criao de modelos e pelo tem Modelos, que possibilita a criao de modelos personalizados, ambos acionados pelo comando Barra de menu Arquivo. A diferena entre as duas opes que o menu Assistentes lhe auxilia, desde o comeo a fazer o seu modelo.

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5 Fechar
Fecha apenas o documento. Se o documento no estiver salvo, antes de fech-lo, ser aberta uma janela com, as opes de: Salvar o documento(Salvar); no salvar(Descartar); ou cancelar o fechamento do documento(Cancelar);

6 Salvar
Salva as alteraes realizadas no documento que est sendo editado. Caso o arquivo esteja sendo salvo pela primeira vez ser aberta a caixa de dilogo Salvar Como com os seguinte campos: Nome do arquivo: nome que ser dado ao arquivo; Salvar como tipo: neste campo pode-se salvar o arquivo com uma outra extenso, isto , possvel salv-lo com vrios formatos diferentes, tais como no Excel 95 ou Excel 2000. Dica: Deve-se salvar o documento no formato do Excel (.xls) no caso da necessidade de se abrir o arquivo num micro que no possua o Openoffice instalado. Salvar com senha: Um recurso importante o de Salvar o arquivo utilizando uma senha. Para isso, s marcar a opo Salvar com senha, na tela de Salvar como. Obs: No possvel Salvar com senha caso o arquivo seja .xls, a extenso do Microsoft Excel.

7 Salvar como
Salva as alteraes realizadas no documento que est sendo editado permitindo alteraes no nome do arquivo e na sua extenso.

8 Salvar tudo
Salva as alteraes realizadas em todos os documentos abertos no momento.

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9 Recarregar
Possibilita abrir a ltima verso salva do arquivo que estiver em edio ( No salva as mudanas ).

10 Verses
Esse recurso bastante til quando se deseja manter o controle sobre as verses de um documento. Na tela clique em Salvar nova verso para salvar uma nova verso. Em seguida, adiciona-se um comentario, que ficar visvel no campo observaes da tela anterior.

11 Exportar como pdf

Semelhante ao comando Salvar Como, prem s salva em .PDF ou .XHTML

12 Enviar
Este tem composto de 8 partes, vamos citar os dois mais importantes ( que so semelhantes): 1 Documento como e-mail - Possibilia enviar o documento de duas formas: em formato SXW e em formato PDF. Ao selecionar um destes itens ser aberta a tela do correio eletrnico ( Outlook Express por exemplo ) para o envio do arquivo por email. 2 Documento como anexo de PDF - Exporta o documento para PDF e seguida o envia por email

13 Propriedades
Edita as propriedades do documento. Na primeira aba, so mostradas propriedades gerias do arquivo como a extenso do arquivo, qual o diretrio o aqruivo est guardado, seu tamanho, a data da sua criao e da sua modificao, o tempo total de edio e o nmero da reviso. Clicando no boto excluir , os dados referente a criao e alterao do arquivo sero apagados. 6

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Na segunda aba, podemos inserir informaes adicionais como ttulo, assunto,palavra-chave ou uma descrio.

Na aba de nmero trs, possvel adicionar informaes personalizadas sobre o documento.

A quarta aba define as opes de atualizao e redirecionamento para uma pgina HTML.

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Na ltima aba so exibidas informaes sobre o contedo do arquivo: nmero de planilhas, nmero de clulas e nmero de pginas.

14 Assinaturas digitais
Esta caixa de dilogo adiciona e remove assinaturas digitais do documento. Esta assinatura digital um servio pago que permite lhe identificar e certificar a pessoa que l seu documento de que o mesmo realmente seu.

15 Modelos
Permite organizar e editar os modelos, bem como salvar o arquivo atual como um modelo. Este tem possui quatro sub-opes: 1 - Gerenciamento de modelos Abre a caixa de dilogo Gerenciamento de modelos, que permite organizar modelos e definir modelos padro. 2 - Fonte do Catlogo de Endereos Edite as atribuies de campo e a fonte de dados de seu catlogo de endereos. 3 - Salvamento (Modelos) Salva o documento atual como um modelo. 4- Editar Abre uma caixa de dilogo onde voc pode selecionar um modelo para edio.

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16 Visualizar pgina
Permite verificar como o documento ser impresso.

17 Imprimir
Imprime o documento. No campo nome selecione a impressora que ir imprimir o documento. O boto propriedades ajusta as configuraes da impressora Intervalo de impresso permite escolher que pginas devero ser impressas.

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MENU EDITAR
01 - Desfazer
Reverte o ltimo comando ou a ltima entrada digitada. Para selecionar o comando que voc deseja reverter, clique na seta ao lado do cone Desfazer na barra Padro.

02 - Refazer
Reverte a ao do ltimo comando Desfazer. Para selecionar a etapa Desfazer que voc deseja reverter, clique na seta ao lado do cone Refazer na barra de ferramentas Padro.

03 - Repetir
Repete o ltimo comando.

04 - Cortar / Copiar / Colar

Remove e copia / copia / insere o contedo da rea de transferncia na posio do cursor e substitui o texto ou os objetos selecionados.

05 - Colar Especial
Insere o contedo da rea de transferncia no arquivo atual em um formato que voc pode especificar.

06 - Selecionar tudo
Seleciona todo o contedo do arquivo, quadro ou objeto de texto atual.

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07 - Alteraes
Lista os comandos que esto disponveis para rastrear as alteraes em seu arquivo.

08 - Comparar Documento
Compara o documento atual com um documento que voc seleciona.

09 - Localizar e Substituir
Procura ou substitui textos ou formatos no documento atual.

10 - Navegador
Ativa e desativa o Navegador. O Navegador uma janela encaixvel.

11 - Cabealhos e Rodaps
Permite que voc defina e formate cabealhos e rodaps.

12 - Preencher
Preenche automaticamente as clulas com contedo.

13 - Excluir Contedo
Especifica o contedo a ser excludo de uma clula ou de um intervalo de clulas. Antes da excluso, voc deve primeiro selecionar a clula ou o intervalo.

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14 - Excluir Clulas
Exclui completamente as clulas, as colunas ou as linhas selecionadas. As clulas abaixo ou direita das clulas excludas preenchero o espao.

15 - Planilha
Edite comandos para planilhas inteiras.

16 - Excluir quebra manual

Escolha o tipo de quebra manual que voc deseja excluir.

17 - Links
Permite a edio das propriedades de cada link no documento atual, incluindo o caminho para o arquivo de origem. Este comando no estar disponvel se o documento atual no contiver links para outros arquivos.

18 - Plug-in
Permite a edio de plug-ins no seu arquivo. Escolha este comando para ativar ou desativar este recurso. Quando ativado, aparecer uma marca de seleo ao lado do comando, e voc ver comandos para editar o plug-in em seu menu de contexto. Quando desativado, voc ver comandos para controlar o plug-in no menu de contexto.

19 - Mapa de Imagem
Permite que voc anexe URLs a reas especficas, denominadas pontos de acesso, em uma figura ou em um grupo de figuras. Um mapa de imagem um grupo com um ou mais pontos de acesso.

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20 - Objeto
Permite a edio de um objeto selecionado no arquivo inserido com o comando Inserir - Objeto.

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MENU EXIBIR
1 Normal
Mostra a exibio normal da planilha.

2 Visualizar quebra de pgina

Exiba as quebras de pgina e os intervalos de impresso na planilha. Escolha Exibir - Normal para desativar este modo.

3 Barras de ferramentas
Permite ao usurio escolher qual(is) barra(s) de ferramentas ele deseja demonstrada(s) na tela. Para selecionar a barra desejada, clique Exibir Barras de Ferramentas e escolha-a. Neste menu tambm possvel personalizar sua prpria barra de ferramentas, clicando em Personalizar. Funciona de modo parecido com o Personalizar do MS Word e do Writer. Veja a figura abaixo:

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4 Barra de frmulas
Mostra ou oculta a barra de frmulas, utilizada para inserir e editar frmulas.

5 Barra de status
Se selecionada, esta opo possibilita a exibio da barra de status, que fica na parte inferior da janela do OpenOffice. Esta barra informa o nmero de pginas total e atual, informa o estilo sendo utilizado, o zoom em uso e outras caractersticas que sero descritas posteriormente.

6 Status do mtodo de entrada

Ainda no implementada na verso 2.0 beta.

7 Cabealhos de linhas e colunas

Exibe os cabealhos de colunas e linhas ao ser marcada.

8 Realce de valor
Reala valores numricos da planilha. As clulas de texto sero realadas pela cor preta, as clulas numricas, pela cor azul e todos os demais tipos de clula (como, frmulas, valores lgicos e datas), pela cor verde.

9 Fontes de dados
Mostra uma janela de navegao para explorao de um certo banco de dados que v servir como fonte para o documento em edio.

10 Tela inteira
Faz com que o documento ocupe toda a rea da tela do computador, permitindo melhor visualizao do documento.

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11 Zoom
Define o zoom a ser aplicado na tela para visualizar o documento, permitindo ver pequenos detalhes ou distncia.

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MENU INSERIR
01 - Quebra manual
Este comando insere quebras manuais de linhas ou colunas para assegurar que os dados sejam impressos de forma correta. Voc pode inserir uma quebra de pgina horizontal acima ou uma quebra de pgina vertical esquerda da clula ativa.

02 Clulas
Abre a caixa de dilogo Inserir clulas, na qual voc pode inserir novas clulas de acordo com as opes especificadas.

03 - Linhas
Insere uma nova linha acima da clula ativa. O nmero de linhas inseridas corresponder ao nmero de linhas selecionadas. As linhas existentes so movidas para baixo.

04 - Colunas
Insere uma nova coluna esquerda da clula ativa.O nmero de colunas inseridas corresponde ao nmero de colunas selecionadas. As colunas existentes so deslocadas para a direita.

05 - Planilha
Define as opes a serem usadas para a insero de uma nova planilha. Voc pode criar uma nova planilha ou inserir uma j existente a partir de um arquivo.

06 - Planilha do arquivo
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Insere uma folha a partir de um arquivo de planilha diferente.

07 - Vincular a dados externos

Insere dados de um arquivo HTML, Calc ou Excel na planilha atual como um link. Os dados devem estar localizados em um intervalo nomeado.

08 - Caractere Especial
Insere os caracteres especiais a partir das fontes instaladas.

09 - Hyperlink
Abre uma caixa de dilogo que permite que voc crie e edite hyperlinks.

10 - Funo
Abre o Assistente de Funes, que ajuda a criar frmulas de modo interativo.

11 - Lista de Funes
Este comando abre a janela Lista de funes, que exibe todas as funes que podem ser inseridas no documento.

12 - Nomes
Permite que voc nomeie as diferentes sees do documento de planilha. Isso permite navegar facilmente pelos documentos de planilha e localizar informaes especficas.

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13 - Nota
Insere uma nota na posio atual do cursor. Para exibir ou editar o contedo de uma nota, selecionea e escolha este comando.

14 - Figura
Selecione a origem da figura que deseja inserir.

15 - Filme e som
Insere um arquivo de vdeo ou de som no documento.

16 - Objetos
Insere um objeto em seu documento. Para filmes e sons, use Inserir - Filme e som.

17 - Grfico
Cria um grfico no documento atual. Para usar um intervalo de clulas como a fonte de dados do seu grfico, selecione as clulas e, em seguida, escolha este comando.

18 - Quadro Flutuante
Insere um quadro flutuante no documento atual. Os quadros flutuantes so usados em documentos HTML para exibir o contedo de outro arquivo.

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MENU FORMATAR
1 - Formatao padro
Faz com que o texto selecionado volte para a formatao dada como padro. Inicialmente, esta formatao consiste em texto alinhado esquerda, fonte Arial, tamanho 10 e se for nmero alinhamento direita.

2 - Clulas
Permite que voc especifique diversas opes de formatao e aplique atributos s clulas selecionadas. Nesta janela, so permitidas alteraes como formato dos nmeros, escolha da fonte, sua posio e o plano de fundo da clula.

3 - Linha
Define a altura da linha e oculta ou mostra as linhas selecionadas.

4 - Coluna
Define a largura da coluna e oculta ou mostra as colunas selecionadas.

5 - Planilha
Define o nome da planilha e oculta ou mostra as planilhas selecionadas.

6 - Mesclar clulas
Combina as clulas selecionadas em uma nica clula ou divide as clulas mescladas.

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7 - Pgina
Abre uma caixa de dilogo na qual voc pode definir a aparncia de todas as pginas do documento.

8 - Intervalos de impresso
Gerencia intervalos de impresso. Somente sero includas clulas dentro de intervalos de impresso.

9 - Caractere
Muda a fonte e a formatao de fonte dos caracteres selecionados.

10 - Pargrafo
Modifica o formato do pargrafo atual, por exemplo, alinhamento e recuo.

11 - Alterar capitalizao
Altera o uso de maisculas e minsculas nos caracteres selecionados ou, se o cursor estiver em uma palavra, altera o uso de maisculas e minsculas de todos os caracteres nela.

12 - Estilos e formatao
Usa a janela Estilos e formatao para atribuir estilos a sees de objetos e texto. Voc pode atualizar estilos, modificando os existentes ou criando novos.

13 - AutoFormatao
Use este comando para aplicar a AutoFormatao em uma rea selecionada da planilha ou para definir suas prprias opes de AutoFormatao.

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14 - Formatao Condicional
Escolha Formatao condicional para definir estilos de formato dependendo de certas condies.

15 - Ancorar
Define as opes de ancoramento para o objeto selecionado.

16 - Alinhamento (objetos)
Alinha os objetos selecionados, um em relao ao outro.

17 - Alinhamento (objetos de texto)

Define as opes de alinhamento para a seleo atual.

18 - Dispor
Altera a ordem de empilhamento do(s) objeto(s) selecionado(s).

19 - Inverter
Inverte o objeto selecionado, horizontalmente ou verticalmente.

20 - Grupo
Agrupa os objetos selecionados de forma que possam ser movidos ou formatados como um nico objeto.

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21 - Controle
Abre uma caixa de dilogo que permite editar as propriedades de um controle selecionado.

22 - Formulrio
Nesta caixa de dilogo, voc pode especificar, entre outras coisas, a fonte de dados e os eventos de todo o formulrio.

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MENU FERRAMENTAS
1 - Verificao ortogrfica
Verifica a ortografia manualmente.

2 Idioma
Abre um submenu em que voc pode escolher comandos especficos do idioma.

3 - Detetive
Esse comando ativa o Detetive de planilha. Com o Detetive, voc pode rastrear as dependncias da clula de frmula atual nas clulas da planilha. Este menu se divide em: Rastrear precedentes Esta funo mostra o relacionamento entre a clula atual que contm a frmula e as clulas usadas na frmula. Remover precedentes Exclui um nvel de setas de rastreamento que foram inseridas com o comando Rastrear precedentes. Rastrear dependentes Desenha setas rastreadoras que unem a clula ativa s frmulas que utilizam os valores da clula ativa. Remover dependentes Exclui um nvel de setas rastreadoras criadas com Rastrear dependentes. Remover todos os rastros Remove todas as setas rastreadoras da planilha.

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Rastrear erro Desenha setas rastreadoras que unem a clula ativa a todas as clulas precedentes, causando um valor de erro em uma clula selecionada. Marcar dados invlidos Marca todas as clulas na planilha que contm valores fora das regras de validao. Atualizar traos Redesenha todos os traos na planilha. Quando os traos so redesenhados, as frmulas modificadas so levadas em considerao. AutoAtualizar Atualiza automaticamente todos os traos na planilha toda vez que voc modifica uma frmula. Modo de preenchimento Ativa o modo de preenchimento do Detetive. O ponteiro do mouse se transformar em um smbolo especial e, quando voc clicar em qualquer clula, ser exibido um rastreamento que mostra as suas clulas precedentes. Para sair desse modo, pressione a tecla Esc ou clique no comando Sair do modo de preenchimento no menu de contexto.

4 - AutoCorreo
Define as opes para a substituio automtica de texto medida que voc digita.

5 - Atingir Meta
Abre uma caixa de dilogo na qual voc pode resolver uma equao com uma varivel. Aps uma pesquisa bem-sucedida, uma caixa de dilogo ser aberta com os resultados, permitindo que voc aplique o resultado e o valor de destino diretamente dentro da clula.

6 - Cenrios
Define um cenrio para a rea de planilha selecionada. 25

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7 - Proteger documento
O comando Proteger documento impede que sejam feitas alteraes nas clulas das planilhas ou nas planilhas de um documento. Voc tambm tem a opo de definir uma senha. Se resolver fazer isso, a remoo da proteo s ser possvel se o usurio digitar a senha correta.

8 - Contedo de clula
Abre um submenu com comandos para calcular tabelas e ativar a AutoEntrada.

9 - Galeria
Abre a Galeria, onde voc poder selecionar figuras e sons para inserir em seu documento.

10 - Media Player
Abre a janela do Media Player, em que voc pode visualizar arquivos de filme e som e inseri-los no documento atual.

11 - Macros
Permite gravar, organizar e edite macros.

12 - Gerenciador de pacotes
O Gerenciador de pacotes adiciona, remove, desativa, ativa e exporta extenses (pacotes) do OpenOffice.org.

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13 - Configuraes do filtro XML
Abre a caixa de dilogo Configuraes do filtro XML, onde voc pode criar, editar, excluir e testar filtros para importar e exportar arquivos XML.

14 - Configurar
Personaliza menus, teclas de atalho, barras de ferramentas e atribuies de macros do OpenOffice.org para eventos.

15 - Opes
Este comando abre uma caixa de dilogo para configurao personalizada do programa.

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MENU DADOS
1 Definir Intervalo
Define um intervalo de banco de dados com base nas clulas selecionadas na planilha. Somente possvel selecionar um intervalo de clulas retangular.

2 Selecionar Intervalo
Seleciona um intervalo de banco de dados definido em Dados Definir Intervalo.

3 Classificar
Classifica as linhas selecionadas de acordo com as condies especificadas. O OpenOffice.org reconhece e seleciona automaticamente os intervalos de banco de dados. Voc no poder classificar os dados se as opes de alterao de registro estiverem ativadas.

4 Filtro
Contm comandos de filtro. Reconhece automaticamente intervalos do banco de dados predefinidos. Por exemplo, pode-se filtrar automaticamente o intervalo de clulas selecionado, criando caixas de listagem de uma linha nas quais voc pode escolher os itens que sero exibidos. As seguintes opes de filtro esto disponveis: AutoFiltro Filtra automaticamente o intervalo de clulas selecionado e cria caixas de listagem de uma linha nas quais voc pode escolher os itens que sero exibidos. Filtro padro Permite definir as opes de filtragem. Filtro avanado Define um filtro que pode combinar at oito critrios de filtragem diferentes. 28

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Remover filtro Remove o filtro do intervalo de clulas selecionado. Ocultar AutoFiltro Oculta os botes de AutoFiltro no intervalo de clulas selecionado.

5 Subtotais
Calcula os subtotais para as colunas selecionadas. O OpenOffice.org usa a funo SOMA para calcular automaticamente o subtotal e os valores totais gerais em um intervalo rotulado. Tambm possvel utilizar outras funes para efetuar o clculo. O OpenOffice.org reconhece automaticamente uma rea do banco de dados definida quando o cursor do mouse colocado sobre ela.

6 Validade
Define quais dados so vlidos para uma clula ou um intervalo de clulas selecionado.

7 Operaes Mltiplas
Aplica a mesma frmula a clulas diferentes, mas com diferentes valores de parmetro.

Na rea Frmulas, insira as referncias das clulas que contm as frmulas que voc deseja utilizar na operao mltipla. Depois, insira a referncia da clula de entrada que voc deseja utilizar como varivel para as linhas na tabela de dados.

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8 Consolidar
Combina dados de um ou mais intervalos de clulas independentes e calcula um novo intervalo usando a funo especificada.

9 Esquema
Voc pode criar uma estrutura de tpicos para os dados e agrupar linhas e colunas de modo a poder recolher e expandir os grupos com um nico clique do mouse.

10 Assistente de Dados
Uma tabela do Assistente de Dados fornece um resumo de grandes quantidades de dados. Voc pode reorganizar a tabela do Assistente de Dados para exibir resumos diferentes dos dados.

11 Atualizar Intervalo
Atualiza um intervalo de dados inserido a partir de um banco de dados externo. Os dados da planilha so atualizados para que correspondam aos dados do banco de dados externo.

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BIBLIOGRAFIA Ajuda do Sistema OpenOffice.org. Fruns dos sites da Federao das Indstrias do Estado do Cear (www.sfiec.org.br) e do Grupo OpenOffice.org (www.openoffice.org e www.openoffice.org.br). Apostila de OpenOffice da Assemblia Legislativa de Minas Gerais. Apostila de OpenOffice do Metr de So Paulo.

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