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4698 Project2007
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Reviso:
Abril/2008
ndice
Introduo ao Microsoft Project 2007 ................................................................................................ 1 Conceitos sobre Gerenciamento de Projetos ...............................................................................1 Iniciando........................................................................................................................................1 Apresentao da Tela...................................................................................................................2 Menu de Controle.....................................................................................................................3 Barra de Menu..........................................................................................................................3 Barra de Ferramenta ................................................................................................................4 Barra de Entrada ......................................................................................................................6 Barra de Status ........................................................................................................................6 Manipulao de Arquivos ..................................................................................................................7 Salvando um Projeto.....................................................................................................................7 Extenses do Project ....................................................................................................................8 Abrindo um Projeto .......................................................................................................................9 Fechando um Projeto....................................................................................................................9 Saindo do Project..........................................................................................................................9 Teclas de Navegao ......................................................................................................................10 Modos de Visualizao do Project...................................................................................................11 Calendar - Calendrio.................................................................................................................11 Gant Chart - Grfico de Gant......................................................................................................12 Netwotk Diagram - Grfico de Diagrama de Rede .....................................................................12 Task Usage Utilizao das Tarefas .........................................................................................13 Tracking Gant Gant de Controle ..............................................................................................13 Resource Graph - Grfico de Recursos......................................................................................14 Resource Sheet Planilha de Recursos ....................................................................................14 Resource Usage Planilha de Utilizao dos Recursos ............................................................15 Alternando entre os modos.........................................................................................................15 Desenvolver um Projeto ..................................................................................................................17 Informaes de um Projeto.........................................................................................................17 Calendrio...................................................................................................................................18 Tarefas........................................................................................................................................19 Inserir Tarefas ........................................................................................................................19 Editar o contedo da Tarefa...................................................................................................20 Editando Vrias Tarefas Simultaneamente............................................................................24 Etapa ......................................................................................................................................25 Mover Tarefas ........................................................................................................................25 Copiar Tarefas........................................................................................................................26 Remover Tarefas....................................................................................................................26 Recurring Task - Tarefa Recorrente ...........................................................................................27 Alterando Tarefas Recorrentes ..............................................................................................28 Colunas: Campos de Dados .......................................................................................................29 Alterando a Largura................................................................................................................29 Relacionamento...............................................................................................................................30 Tipos de Relacionamento ...........................................................................................................30 Vincular Tarefas (Criar relacionamentos) ...................................................................................31 Desvincular Tarefas ....................................................................................................................32 Alterar Relacionamentos.............................................................................................................32 Lag - Tempo de Retardo.............................................................................................................33 Lag - Tempo de Avano..............................................................................................................33 Outline - Resumo (Estruturao) .....................................................................................................34 Rebaixar o Nvel de uma Tarefa .................................................................................................34
Elevar o Nvel de uma Tarefa .....................................................................................................34 Ferramentas de Estruturao de Nveis .....................................................................................35 WBS Work Breakdown Structure (EDT Estrutura de Trabalho)............................................35 Exibindo o WBS juntamente com a descrio das Tarefas ...................................................35 Exibindo o WBS no lugar do ID..............................................................................................36 Resource - Recursos .......................................................................................................................37 Atribuindo Recursos....................................................................................................................38 Substituindo Recursos ................................................................................................................39 Removendo Recursos ................................................................................................................39 Atribuindo um recurso vrias tarefas simultaneamente ...........................................................39 Tarefa Crtica ...................................................................................................................................40 Table - Tabelas................................................................................................................................ 41 Tabelas de Campos de Tarefas..................................................................................................41 Tabela de Campos de Recursos ................................................................................................ 42 Personalizando uma Tabela j Existente....................................................................................43 Criar uma Nova Tabela ...............................................................................................................44 Modelo GLOBAL.MPT ................................................................................................................45 Personalizao dos Modos .............................................................................................................46 Calendar - Calendrio.................................................................................................................46 Grfico de Gant...........................................................................................................................50 Grfico Diagrama de Rede .........................................................................................................53 Filtros...............................................................................................................................................56 Aplicando um Filtro de Tarefas ...................................................................................................56 Aplicando um Filtro de Recursos ................................................................................................ 57 Criar Filtros .................................................................................................................................58 Tipos de Tarefas (relacionado Durao) ......................................................................................59 Fixed Units - Unidades Fixas ......................................................................................................59 Fixed Work - Trabalho Fixo.........................................................................................................59 Fixed Duration - Durao Fixa ....................................................................................................60 Alterando o Tipo de Durao de uma Tarefa..............................................................................60 Gerenciamento de Recursos ...........................................................................................................61 Localizar Recursos Superalocados e suas Atribuies de Tarefas ............................................61 Reduzir o Trabalho de um Recurso ............................................................................................62 Reatribuir trabalho a outro recurso .............................................................................................63 Atrasar uma Tarefa .....................................................................................................................64 Alterar as horas e os dias de trabalho de um recurso ................................................................ 66 Baseline - Linha de base .................................................................................................................67 Salvando a Linha de base ..........................................................................................................67 Exibindo a linha de base para Acompanhamento ......................................................................68 Acompanhando a Evoluo das Tarefas.........................................................................................69 Atualizar Tarefas.........................................................................................................................69 Atualizar o Projeto.......................................................................................................................70 Compartilhar Recursos ....................................................................................................................71 Relatrios ........................................................................................................................................72 Selecionando Relatrios .............................................................................................................72 Personalizando um Relatrio j Existente ..................................................................................74 Criando um Relatrio Personalizado ..........................................................................................75 Impresso ........................................................................................................................................76 Configuraes de Impresso ......................................................................................................76 Visualizando a Impresso...........................................................................................................79 Imprimindo ..................................................................................................................................80
Iniciando
Para comear nosso trabalho, o primeiro passo acessar o Project: Selecione o boto INICIAR na Barra de Tarefas. Selecione o menu PROGRAMAS, MICROSOFT OFFICE e o item MICROSOFT PROJECT 2007.
OFFICE
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Apresentao da Tela
Toda vez que acessamos o Project, ele nos fornece um arquivo novo intitulado Project 1, onde podemos iniciar nosso trabalho.
Barra de Entrada
Tela de Trabalho do Modo Ativo (indicado esquerda pela Barra de Modo), nesse exemplo: Gant Chart (Grfico de Gant). esquerda planilha para listagem de tarefas, direita Gant Chart.
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Menu de Controle Quando voc acessa o Project so abertas duas janelas em sua tela (embora no parea), uma para apresentar o software ativo, no caso o Project, e uma outra para exibir o projeto ativo. Cada janela possui um Menu de Controle, que serve para alterar os estados da mesma: Maximizado, Restaurado, Minimizado e o comando de Fechar. Menu de Controle que controla os estados da janela do Project. Menu de Controle que controla os estados da janela do projeto ativo. Perceba que existe uma endentao entre os smbolos, o que representa a hierarquia das janelas. O Projeto se encontra dentro da janela principal do Project, por isso sua representao em um nvel interno. Se a janela do Project for fechada, a do arquivo sobre a mesma. Barra de Menu Apresenta todos os comandos disponveis para serem aplicados em nosso projeto. Para acessar: Clique com o mouse no nome do comando desejado; OU, Pressione ALT + a letra sublinhada (HotKey) do nome do comando desejado; OU, Pressione ALT para ativar a Barra de Menu e movimente-se utilizando as setas do teclado
Opes em cinza: comando no disponvel no momento Teclas de Atalho Opes com seta lateral: abrem sub menu Opes com reticncias: abrem caixa de dilogo Setas para ampliar menu
Toda vez que voc clicar em um menu, perceba que no fim da lista de comandos, existe uma seta dupla apontando para baixo. Se voc deixar o ponteiro do mouse um breve intervalo sobre qualquer comando, ou clicar diretamente na seta dupla, o menu expandido por completo. Esse recurso pode ser desabilitado atravs do comando: VIEW + TOOLBARS + CUSTOMIZE Guia OPTIONS, ative MENUS ALWAYS SHOW FULL MENUS.
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Barra de Ferramenta Quando voc executa o Project pela primeira vez, as Barras de Ferramentas STANDARD e FORMATTING esto compartilhando a mesma linha, por isso, se tem a impresso que apenas uma barra de ferramentas est sendo apresentada. Indicador de Incio da Barra de Ferramentas Indicador de cone Ocultos
Boto Adicionar ou Remover cones Indicador de Incio da Barra de Ferramentas: coloque o mouse sobre ele, e cone de 4 setas apresentado, para que voc possa mover a Barra de Ferramentas para outra localidade. Indicador de cones Ocultos : como no h espao suficiente para visualizar todos os cones da barra de ferramentas, utilize esse cone para visualizar os demais cones. Conforme voc utiliza um cone oculto , ele troca de lugar com um cone que esteja visvel, respeitando a regra dos mais recm-usados. Boto Adicionar ou Remover cones: utilize esse atalho para personalizar as Barras de Ferramentas, para adicionar e remover novos cones.
Barras de Ferramentas em linhas diferentes: Para que as Barras de Ferramentas fiquem em linhas diferentes, conseqentemente com mais espao para apresentar seus cones, execute uma das 2 tarefas: Mova uma das Barras de Ferramentas para outra posio OU VIEW + TOOLBARS + CUSTOMIZE Guia OPTIONS, desative SHOW STANDARD AND FORMATTING TOOLBARS ON TWO ROWS.
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Barra de Ferramentas Padro Novo Projeto, Abrir, Salvar Imprimir, Visualizar Impresso, Verificar Ortografia Recortar, Copiar, Colar, Ferramenta Pincel (Copia Formatao) Desfazer e Refazer a ao executada. Inserir Hyperlink Vincular Tarefas, Desvincular Tarefas, Dividir Tarefa. Informaes da Tarefa Ativa, Anotaes da Tarefa, Task Drivers, Atribuir Recursos. Agrupar por. Aumentar Zoom, Diminuir Zoom, Ir para a Tarefa Selecionada.
Barra de Ferramentas Formatting Recuo para a esquerda, Recuo, Mostrar Subtarefa, Ocultar Subtarefa, Mostrar (Ocultar / Exibir). Fonte: tipo e tamanho Negrito, Itlico e Sublinhado Esquerda, Centralizar, Direita
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Barra de Entrada
A Barra de Entrada utilizada para se digitar a informao que ser inserida em tabelas ou campos.
Quando iniciamos a digitao de alguma informao, a Barra de Entrada fica ativa, aguardando a confirmao ou cancelamento da entrada:
So apresentados os botes: : Para cancelamento, correspondendo tecla ESC. Uma vez pressionado, toda a informao digitada, cancelada. : Para confirmao, correspondendo tecla ENTER. Uma vez pressionado, toda a informao digitada confirmada e armazenada em seu projeto.
Barra de Status
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Manipulao de Arquivos
Salvando um Projeto
No Project temos duas opes para salvar um Projeto (arquivo):
SAVE :
No menu FILE , selecione SAVE, ou clique o cone na Barra de Ferramenta. Se for a primeira vez que voc est salvando o arquivo, a caixa de dilogo SAVE AS apresentada, caso contrrio, o arquivo simplesmente salvo sem nenhuma outra confirmao. Barra de Lugares: trs cones de atalho para as localidades mais utilizadas pelo Windows.
Pasta ativa
TOOLS: - Delete, Rename, Map Netowork Drive, - Properties - General Option, onde localiza-se a opo PROTECTION PASSWORD
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Na caixa FILE NAME, digite um nome para o arquivo, ou aceite a sugesto do Project: PROJECT1. O nome do arquivo pode ter 255 caracteres. Em SAVE AS TYPE, informe o tipo de arquivo a ser salvo, na maioria dos casos esse item no alterado, pois trabalhamos com o padro PROJECT (*MPP). Pressione boto SAVE para concluir a gravao.
SAVE AS: Salva o arquivo ativo com outro nome, diretrio ou unidade de disco Como explicado acima, a caixa de dilogo SAVE AS s aparece na 1 vez que salvamos o arquivo, se voc desejar qualquer alterao no nome, diretrio ou unidade de disco onde o arquivo est armazenado, deve utilizar o comando FILE + SAVE AS. Essa a diferena entre SAVE e SAVE AS, SAVE s mostra a caixa de dilogo na primeira vez que salva, j o SAVE AS apresenta a caixa de dilogo sempre.
Extenses do Project
Tipo de Projeto Arquivos de Projeto Arquivos de Modelo Arquivos de rea de Trabalho Arquivos de texto ASCII Extenses .MPP .MPT .MPW .MPX
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Abrindo um Projeto
Para abrir um Projeto j existente. No menu FILE Selecione OPEN ou o cone dilogo apresentada:
Fechando um Projeto
Para fechar seu Projeto ao terminar de trabalhar: No menu FILE, selecione CLOSE Caso voc tenha feito alteraes e no tenha salvo o arquivo, o Project apresenta uma mensagem alertando para que seja salvo.
Yes No Cancel
Saindo do Project
No menu FILE Selecione EXIT Ou, D dois clique no Menu de Controle do Project
Se houver arquivos abertos que ainda no foram salvos, o Project exibir a seguinte caixa, perguntando se deseja salva-lo.
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Teclas de Navegao
Tecla ou ou HOME ou END ALT PGUP ou ALT PGDN rea Campos de Formulrio Campos de Formulrio Campos de Formulrio Grficos de Gant Resultado Caracter Esquerda ou Direita Caracter acima ou abaixo Incio ou fim da linha. Uma janela esquerda ou direita (por colunas inteiras nas tabelas). Topo ou base do grfico nessa data Data inicial ou final do projeto. Percorre a janela do grfico de cima abaixo. Tarefa Esquerda ou Direita Tarefa acima ou abaixo Primeira ou ltima tarefa Tarefa esquerda ou direita. Desloca-se esquerda ou direita em pequenos aumentos. Campo Esquerda ou Direita Campo acima ou abaixo Primeira ou ltima linha possvel Primeiro ou ltimo campo na linha. Primeiro campo da primeira linha ou ltimo campo da ltima linha. de Uma janela acima ou abaixo (por linhas inteiras nas tabelas) de Vai para a data ou nmero de identificao especfica.
CTRL HOME ou CTRL END Grficos de Gant ALT HOME ou ALT END HOME ou END ou ou Grficos de Gant Grficos de Diagrama de Rede Grficos Diagrama de Rede Grficos Diagrama de Rede
CTRL HOME ou CTRL END Grficos Diagrama de Rede TAB ou SHIFT TAB ALT ou ou CTRL ou CTRL ou ALT Grficos Diagrama de Rede Grficos de Gant Tabelas Tabelas Tabelas Tabelas
HOME ou END
CTRL HOME ou CTRL END Tabelas PGUP ou PGDN F5 CTRL PGUP ou CTRL PGDN TAB ou SHIFT TAB Tabelas & Grficos Gant/Diagrama de Rede Tabelas & Grficos Gant/Diagrama de Rede
Tabelas & Grficos Diagrama Uma janela esquerda ou de Rede direita (por colunas inteiras nas tabelas). Tabelas/Campos de Formulrio Campo esquerda ou direita
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Calendar - Calendrio
As tarefas marcadas so exibidas em formato de agenda para representar a sua durao durante as semanas do ms.
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Task Usage
Esta tabela mostra a distribuio de custos e de trabalho para cada recurso em um perodo de tempo especfico.
Tracking Gant
Gant de Controle
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Resource Sheet
Planilha de Recursos
Este formato de planilha mostra a informao sobre cada recurso, tal como: taxa de pagamento, quantidade de pagamento, quantidade de horas de trabalho designadas e custo (inicial e real)
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Resource Usage
Esta tabela mostra a distribuio de custos e de trabalho para cada recurso em um perodo de tempo especfico.
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Juntamente com esses 8 modos principais, existem outros modos adicionais definidos pelo Project, como tambm, podemos criar visualizaes personalizadas, tudo isso atravs do comando VIEW + MORE VIEWS:
Onde: New............... Permite a criao de uma nova visualizao. Edit................ Configura a visualizao ativa. Copy.............. Cria uma nova criao a partir de uma j existente. Organizer ...... Permite a configurao da visualizao no modelo GLOBAL.MPT do Project. Apply ............. Aplica a visualizao escolhida.
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Desenvolver um Projeto
Informaes de um Projeto
Quando iniciamos um novo projeto, devemos cadastrar as informaes essenciais de nosso projeto, utilize para isso o menu PROJECT + PROJECT INFORMATION.
Onde: Stard Date.................Quando ativo, permite determinar a data de incio do projeto. Finish Date................Quando ativo, permite determinar a data de fim do projeto. Schedule from:..........Nesse item temos que definir se o projeto deve ter suas tarefas baseadas em uma Data Inicial ou em uma Data Final. Current Date .............Determina qual a data corrente que o projeto deve assumir. Status Date ...............Voc pode definir uma data de status do projeto para calcular os valores dos campos da tabela Valor acumulado. O Microsoft Project calcular o valor desses campos com base no trabalho e nos custos reais at a data de status do projeto. Se voc no definir a data de status do projeto, o Microsoft Project usar a data atual para calcular esses campos. Calendar ...................Define qual calendrio de trabalho ser utilizado no projeto. Priority.......................Determina a prioridade padro das tarefas a serem criadas no projeto. Statistics....................Apresenta a caixa de dilogo PROJECT STATISTICS, contendo informaes do seu projeto.
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Calendrio
O Calendrio uma outra configurao muito importante de seu projeto. O calendrio especifica as horas de trabalho, dias de trabalho e frias do projeto. O projeto pode ter mais que um calendrio, que ser aplicado em grupos especficos de seu projeto (ex: turno da noite). O Project j trs um calendrio PADRO, no qual assume-se dia de trabalho de segunda a sexta no horrio das 9:00 s 13:00 e das 14:00 s 18:00hs, sendo que o Project trabalho no perodo de tempo de 01/01/1.984 a 31/12/2.049. 1. Selecione TOOLS e o item CHANGE WORKING TIME. A seguinte caixa de dilogo apresentada:
Onde: For Calendar ............Indica o calendrio em questo, que deve ser alterado. Create New Cal........Permite que vc crie um novo calendrio, sem alterar o standard. rea de Calendrio ..Apresenta o desenho do calendrio, e ao clicar sobre uma data , do lado direito, ele apresenta o perodo de trabalho naquela data. Exceptions ...............Nessa grid devem ser cadastrados os perodos de feriado, frias e folga. Work Weeks.............Nessa grid deve ser configurado os dias e horrios de trabalho. 2. Selecione as opes desejadas e clique em OK.
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Tarefas
Tarefa: Atividade que tem incio e fim. A concluso de uma tarefa importante para a concluso do projeto. Os projetos so constitudos de tarefas, e a Planilha de Tarefas da visualizao Grfica de Gant o melhor local para inserir sua listagem de tarefas. Cada tarefa cadastrada inclui 3 informaes essenciais: I............................ Campo de identificao criado automaticamente, representando o nmero da linha onde se encontra a tarefa, iniciando em 1. Task Name .......... Descrio da tarefa a ser executada. Duration ............... Define quanto tempo essa tarefa demora a ser executada, sendo que pode ser inserida em 5 unidades: minutos (Min), horas (Hr), dias (Day), semanas (Wk) e ms (Mon)
Inserir Tarefas
1. Na Planilha de Tarefas (VIEW + GANT CHART), posicione seu cursor na primeira clula em branco da coluna Task Name. 2. Insira uma descrio para sua tarefa e pressione: ENTER......Para completar a entrada e descer para a prxima clula. TAB ...........Para completar a entrada e avanar para o prximo campo. SETAS ......Para completar a entrada e mover-se na direo correspondente. 3. Insira uma DURATION para a tarefa cadastrada. Caso voc no cadastre uma durao, o Project assume durao de 1DAY?, a presena da ? (interrogao) em qualquer durao, indica que essa durao estimada.
Caso voc deseje inserir uma tarefa entre outras que j foram inseridas, voc pode utiliza o comando INSERT + NEW TASK, ou pressione o boto INSERT/INS: 1. Toda vez que o Project inseri uma nova tarefa entre uma sequncia de tarefas j existentes, a tarefa inserida acima da tarefa selecionada, ento, posicione seu cursor na posio desejada.
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2. Selecione o comando INSERT e o item NEW TASK, ou simplesmente pressione a tecla INSERT/INS.
Editar o contedo da Tarefa A Barra de Entrada da tela do Project, pode ser usada para editar o contedo de um campo. 1. Selecione a clula contendo o texto a editar. 2. D um clique na Barra de Entrada OU pressione a tecla F2. 3. Edite o contedo e confirme a alterao. OU Outra maneira de editar as informaes da tarefa, pressionando duplamente o mouse sobre a tarefa ou utilizando o cone TASK INFORMATION. A caixa de dilogo TASK INFORMATION apresentada, sendo composta por 6 guias, onde encontramos as configuraes de uma tarefa. Guia GENERAL:
Name ....................................... Apresenta o nome da tarefa. Duration .................................... Apresenta a durao da tarefa. Percent complete...................... Determina quanto % da tarefa, j foi executado. Priority ...................................... Defini a prioridade da tarefa. Dates ........................................ Apresenta as datas de incio e fim da tarefa. Hide task bar ........................... Se ativo, inibe a exibio dessa tarefa no Grfico de Gant. Roll up Gantt bar to Summary . Se essa tarefa fizer parte de uma tarefa sumrio, quando ativo, esse configurao reflete a barra da tarefa na representao da Tarefa Sumrio.
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Guia PREDECESSORS: Depois de decidir a ordem das suas tarefas, voc estar pronto para coloc-las em seqncia vinculando tarefas relacionadas. Por exemplo, algumas tarefas podem precisar ser terminadas antes de uma tarefa Sucessora ( uma tarefa no pode ser iniciada ou terminada at que outra tarefa comece ou termine). Outras podem depender da data de inicio de uma tarefa Predecessora ( uma tarefa que
deve iniciar ou terminar antes que outra tarefa inicie ou termine).
Task name ......... Apresenta o nome da tarefa. Duration ............. Apresenta a durao da tarefa. Predecessors..... Apresenta os relacionamentos que a tarefa possui, informando o ID e TASK NAME da tarefa com a qual a tarefa ativa possui relacionamento, o TYPE do relacionamento e o LAG (tempo de espera ou de avano)
Guia RECURSOS:
Name ................... Apresenta o nome da tarefa. Duration ............... Apresenta a durao da tarefa. Resource ............. Apresenta as quantidades e recursos associados a essa tarefa.
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Guia ADVANCED:
Name .....................Apresenta o nome da tarefa. Duration ..................Apresenta a durao da tarefa. Deadline .................Prazo Final determine at quando a tarefa pode ser concluda. Constraint Type ......As restries permitem que voc imponha limites quanto maneira como o Microsoft Project calcular as datas de incio e trmino das tarefas: 1. As Late as Possible - O Mais Tarde Possvel: Agenda a tarefa para que ela inicie o mais tarde possvel sem atrasar as tarefas subseqentes. No insira uma data de restrio com essa restrio. 2. As Soon as Possible - O Mais Breve Possvel: Agenda a tarefa para que ela inicie o quanto antes. Essa a restrio padro para tarefas. No insira uma data de restrio com essa restrio. 3. Finish no Earlier than - No Terminar Antes De: Agenda a tarefa para que ela termine em uma data especfica ou aps essa data. Use essa restrio para se certificar de que uma tarefa no terminar antes de uma data especfica. 4. Finish no Later than - No Terminar Depois De: Agenda a tarefa para que ela termine em uma data especfica ou antes dessa data. Use essa restrio para se certificar de que uma tarefa no terminar aps uma data especfica. 5. Must Finish - Deve Terminar Em: Agenda a tarefa para que ela termine em uma data especfica. Define as datas de trmino antecipado, agendado e atrasado com a data inserida, e fixa a tarefa na agenda. 6. Must Start on - Deve Iniciar Em: Agenda a tarefa para que ela inicie em uma data especfica. Define as datas de incio antecipado, agendado e atrasado com a data inserida, e fixa a tarefa na agenda. 7. Start No Earlier than - No Iniciar Antes De: Agenda a tarefa para que ela inicie em uma data especfica ou aps essa data. Use essa restrio para se certificar de que uma tarefa no iniciar antes de uma data especfica.
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8. Start No Later than - No Iniciar Depois De: Agenda a tarefa para que ela inicie em uma data especfica ou antes dessa data. Use essa restrio para se certificar de que uma tarefa no iniciar aps uma data especfica.
Task Type .............................Define o tipo da durao da tarefa 1. Durao Fixa 2. Trabalho Fixo 3. Unidades Fixas Effort Drived..........................Controlada pelo empenho Ao atribuir recursos adicionais a uma tarefa, a durao ser reduzida para refletir a adio dos recursos. Se desejar que a durao de uma tarefa permanea a mesma independentemente dos recursos atribudos, desmarque a caixa de seleo Com empenho. Calendar ...............................Determine o calendrio a ser utilizado para a tarefa. WBS Code ............................Informa o WBS - EDT (Estrutura de Trabalho) da tarefa. Earned Value Method Mark task as milestone .........Mantm a durao da tarefa, mas a apresenta como uma etapa/marco (tarefas com durao = zero). Guia NOTES:
Name ................... Apresenta o nome da tarefa. Duration ............... Apresenta a durao da tarefa. Notes ................... Permite a entrada de texto que ser considerado como nota, que no ser apresentada na Planilha de Tarefas e que s ir ser impressa, se for configurada no comando FILE + PAGE SETUP
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Editando Vrias Tarefas Simultaneamente Quando desejamos atribuir um valor X para um dos campos de vrias tarefas, podemos utilizar a formatao de Mltiplas Tarefas, para evitar repetitivas formataes.
2. Selecione o comando PROJECT e o item TASK INFORMATION, ou simplesmente o cone A caixa de dilogo MULTIPLE TAS INFORMATION apresentada:
3. Efetue todas as alteraes desejadas, lembrando que as alteraes efetuadas, surtiram efeito em todas as tarefas selecionadas. 4. Pressione o boto OK.
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Etapa Uma etapa simplesmente uma tarefa sem nenhuma durao (zero dia) que voc usa para identificar eventos significativos na sua agenda, tal como a concluso de uma fase importante. Quando voc insere uma durao de zero dia para uma tarefa, o Microsoft Project exibe o smbolo de etapa no grfico de Gant no incio desse dia.
Durao Zero Representao da Etapa
Mover Tarefas 1. Selecione a linha inteira da tarefa que deseja mover, para isso, d um clique sobre o nmero da linha da tarefa. 2. Selecione o comando EDIT e a opo CUT, ou simplesmente o cone 3. Selecione uma clula na linha de tarefa, acima da qual a tarefa movida deve ser inserida. 4. Selecione o comando EDIT e a opo PASTE, ou simplesmente o cone
Atalho: Arraste com o mouse, o nmero da tarefa que deseja mover. Um indicador cinza informar onde a tarefa ser inserida quando o boto do mouse for solto.
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Copiar Tarefas
1. Selecione a linha inteira da tarefa que deseja copiar, para isso, d um clique sobre o nmero da linha da tarefa. 2. Selecione o comando EDIT e a opo COPY, ou simplesmente o cone 3. Selecione uma clula na linha de tarefa, acima da qual a tarefa copiada deve ser inserida. 4. Selecione o comando EDIT e a opo PASTE, ou simplesmente o cone
Atalho: Arraste com o mouse e com a tecla CTRL pressionada, o nmero da tarefa que deseja mover. Um indicador cinza informar onde a tarefa copiada ser inserida quando o boto do mouse for solto.
Remover Tarefas
1. Posicione o cursor em qualquer parte da linha da tarefa que deseja remover. 2. Pressione o comando EDIT e o item DELETE TASK, ou simplesmente a tecla DEL. Obs: Se voc deseja deletar apenas uma das informaes de sua tarefa, selecione a informao que deseja deletar e pressione CTRL + DEL, ou o comando EDIT + CLEAR + CONTENTS.
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Onde: Task Name..............................Insira a descrio da tarefa. Duration ..................................Determine a durao da tarefa. Recurrence Pattern.................Determine quando a tarefa ocorre: Diariamente, Semanalmente, Mensalmente e Anualmente e tipo de repetio. Range of recurrence ...............Defini o Incio da ocorrncia, e Quantas Vezes devem se repetir OU At Quando deve se repetir. Calendrio for scheduling .......Defini qual calendrio deve ser aplicado. This task 3. Selecione as opes desejas e pressione o boto OK.
Ao criar uma tarefa recorrente, o Project cria uma Tarefa Sumrio, que agrupa todas as tarefas recorrentes: Tarefa Recorrente
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Alterando Tarefas Recorrentes Vejamos os passos necessrios para alterar uma tarefa repetitiva e afetar automaticamente todas as tarefas subordinadas. 1. Selecione a Tarefa Sumrio da Tarefa Repetitiva. 2. Selecione o comando PROJECT e o item RECURRING TASK INFORMATION, ou cone .
Importante: Se voc alterar uma das subtarefas manualmente, ao utilizar os comandos acima, a subtarefa alterada manualmente no sofrer a ao, pois se considera diferente das demais. Para que essa subtarefa volte a alterar-se automaticamente, voc deve modificar suas informaes manualmente, para que fique igual as demais subtarefas.
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OU, clique duplamente sobre a divisria, que a coluna se ajusta automaticamente ao tamanho necessrio para apresentar todas as informaes da coluna. 2. Utilizando caixa de dilogo: Clique duplamente sobre o cabealho da coluna que deseja alterar. A seguinte caixa de dilogo apresentada:
Onde: Field Name ........ Define a informao que apresentada na coluna ativa. Title .................... Informa o ttulo da coluna, sendo que esse ttulo pode ser alterado. Align Title ........... Define o alinhamento do ttulo desta coluna Align Data .......... Define o alinhamento das informaes desta coluna Width ................. Permite que voc entre a largura desejada para a coluna, sendo que esse valor medido em quantidade de caracteres. Header Text ...... Esse boto assusta automaticamente a largura da coluna para o tamanho necessrio para apresentar a maior entrada existente na coluna. Pressione o boto OK.
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Relacionamento
Quando voc cria uma lista de tarefas para desenvolver um projeto, voc ir perceber que todas as tarefas iniciam-se na mesma data, que seria a data de incio do projeto.
S que muitas tarefas no podem ocorrer, se a anterior no estiver concluda, ou seja, existe um relacionamento entre as tarefas, e isso que precisamos determinar.
Tipos de Relacionamento
Tipo de Relacionamento Finish-to-Start (FS) Descrio A tarefa s comea quando a predecessora termina. A tarefa s comea quando a predecessora comea. A tarefa s termina quando a predecessora termina. Apresentao no Grfico de Gant
Start-to-Start (SS)
Finish-to-Finish (FF)
Start-to-Finish (SF)
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O relacionamento padro quando as tarefas so inicialmente vinculadas Finish-to-Start : FS. Se pretender outro relacionamento, ele pode ser alterado posteriormente, bastando para isso, que voc digite aps o ID da tarefa com a qual o relacionamento est sendo criado, a sigla do relacionamento desejado. Verifique tambm, que ao vincular as tarefas a coluna PREDECESSORS preenchida automaticamente com o nmero da tarefa a qual est vinculada. Exemplo: a tarefa 2 est vinculada a tarefa 1. Se voc tivesse digitado esse nmero ao invs de utilizar o comando de vnculo, teramos obtido o mesmo efeito.
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Desvincular Tarefas
1. Selecione as tarefas que deseja desvincular. 2. Selecione o comando EDIT e o item UNLINK TASKS, ou o cone .
Atalho: Delete o nmero que se encontra na coluna Predecessoras, lembrando que para deletar uma nica informao da sua tarefa, deve usar CTRL + DEL.
Alterar Relacionamentos
1. Selecione a tarefa que deseja modificar. 2. Selecione o comando PROJECT e o item TASK INFORMATION, ou clique duplamente sobre a tarefa. A caixa de dilogo apresentada:
3. Selecione a guia PREDECESSORS, onde temos o nome da tarefa, durao e suas predecessoras, onde o tipo indicado FINISH-TO-START (FS). 4. D um clique sobre o texto FINISH-TO-START (FS) e clique sobre a seta que aparece logo acima de TIPO.
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Atalho: Digite diretamente na planilha, na coluna PREDECESSORS, o relacionamento desejado, usando a codificao: FS, SS, FF, SF.
Depois de ter colocado as tarefas em seqncia vinculando-as, voc pode sobrepor ou atras-las, atravs do tempo de retardo ou tempo de avano
Dica Voc pode adicionar rapidamente um tempo de avano ou de retardo a uma tarefa sucessora clicando duas vezes na linha de vnculo no grfico de Gant e, em seguida, digitando o valor do tempo de avano ou de retardo na caixa de dilogo Dependncia entre tarefas.
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2. Clique sobre o cone INDENT , que se encontra na Barra de Ferramentas Formatting, OU o comando PROJECT + OUTLINE+ INDENT.
Perceba que as tarefas selecionadas foram rebaixadas, e a tarefa que as antecedia, transformouse na Tarefa de Resumo, sendo assim, as tarefas rebaixadas tornaram-se subordinadas a essa Tarefa de Resumo. A Tarefa de Resumo agora possui durao igual ao total de suas tarefas subordinadas, como tambm representada diferente no Grfico de Gant.
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............... Recuo ................................ A cada clique, rebaixa a tarefa em 1 nvel. .............. Elevar................................. A cada clique, eleva a tarefa em 1 nvel. .............. Exibir Subtarefas ............... Exibe as subtarefas da tarefa ativa. .............. Ocultar Subtarefas............. Oculta as subtarefas da tarefa ativa. ........ Mostras .............................. Exibe todas as tarefas e sub s OU o nvel selecionado. Dica: Voc tambm pode mostrar e ocultar subtarefas clicando no smbolo da tarefa de resumo. Os smbolos indicam se uma tarefa de resumo tem subtarefas exibidas ou no tem subtarefas exibidas .
WBS
Estrutura de Trabalho)
O WBS a numerao que representa os nveis de rebaixamento das tarefas de seu projeto. um campo armazenado pelo Project, que pode ser exibido sempre que solicitado.
Exibindo o WBS juntamente com a descrio das Tarefas 1. Selecione o comando TOOLS + OPTION 2. Na guia VIEW, ative o item SHOW OUTLINE NUMBER.
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Exibindo o WBS no lugar do ID Para termos um melhor resultado na impresso do Projeto, muitas vezes preferimos colocar o WBS no lugar do ID, para evitar a confuso entre o ID e o WBS, como podemos ver no exemplo anterior. Para isso, teremos que personalizar a Tabela de Dados ativa. 1. Selecione o comando VIEW e o item TABLE. 2. No submenu, selecione MORE TABLEs. 3. Com a tabela ENTRY selecionada, pressione o boto EDIT, para podermos alterar as informaes da tabela.
4. Com o campo FIELD NAME selecionado, clique a seta que apresentada no campo, para visualizar todos os campos disponveis. 5. Selecione o campo WBS. Automaticamente o WBS substitui o ID. 6. Selecione o boto OK. 7. Selecione o boto APLLY.
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Resource - Recursos
Os recursos so os equipamentos e pessoas necessrias para completar tarefas. O Project armazena informaes sobre cada recurso com o objetivo de acompanhar as horas, custos e o efeito que cada recurso tem sobre o projeto. Caso as informaes sobre os recursos no sejam acompanhadas posteriormente, no essencial inseri-las no projeto. No entanto, informaes de recursos detalhados oferecem relatrios com mais detalhes sobre todos os fatores envolvidos.
Selecione o comando VIEW e o item SHEET RESOURCE, ou o cone encontra na Barra de Modos, esquerda da tela.
, que se
Vejamos as informaes que so armazenadas: Resource Name ..Nome dado ao recurso. Type.....................- WORK (mo de obra): para identificar pessoas, equipamentos ou as facilidades que so atribudas a uma tarefa e no consumidas durante a tarefa. - MATERIAL: para identificar os recursos consumveis, tais como o ao, que devem ser usada na realizao do projeto - COST: para identificar artigos oramentais, tais como os custos de curso, que no so dependentes da quantidade de trabalho ou da durao de uma tarefa. Material Label ......Identificao do usurio. Initial ....................Um nome abreviado para atribuir recursos em determinados modos. Group...................Pode-se atribuir os recursos a grupos, para facilitar futuros relatrios. Max Units.............A quantidade total de unidades de recurso disponvel. Std Rate...............O custo padro definido pelas unidades de medida da durao. Ovt Rate ..............O custo da hora extra. Cost/Use..............O custo por cada vez que o recurso utilizado (fixo). Acrcrue At ............Especifica quando os custos so acumulados. Base Calendar.....Informa o calendrio bsico utilizado pelo recurso. Code ....................Permite a definio de um cdigo que pode ser utilizado para ordenao, custo por classificao ou reportagem. Para entrar os dados dos recursos na Planilha de Recursos, simplesmente digite-os.
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Atribuindo Recursos
Existem vrias maneiras de se atribuir recursos, vejamos algumas: Utilizando a Barra de Entrada no Modo Grfico de Gant. 1. Posicione o cursor no campo NOMES DE RECURSOS da tarefa a qual deseja atribuir um recurso. 2. D um clique na seta que aparece direita do campo, para que ela apresente a listagem de Recursos disponveis.
3. Selecione o recurso desejado, ele ser automaticamente transcrito na posio onde est seu cursor. Dica: Se desejar adicionar mais que um recurso a uma mesma tarefa, separe-as com pontovrgula.
Utilizando o cone ou menu. 1. Selecione o cone ATRIBUIR RECURSOS, ou o comando TOOLS + ASSIGN RESOURCES. A seguinte caixa de dilogo apresentada:
2. D um clique na tarefa que receber o recurso. 3. D um clique no recurso que ser destinado e pressione o boto ASSIGN. Repita esses passos quantas vezes forem necessrias.
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Substituindo Recursos
1. Selecione o comando ou o cone ASSIGN RESOURCES. 2. Selecione a tarefa que possui o recurso que deve ser substitudo. 3. Selecione o recurso que deseja substituir.
4. Pressione o boto REPLACE. 5. Na nova caixa de dilogo, selecione o novo recurso e pressione OK.
Removendo Recursos
1. 2. 3. 4. Selecione o comando ou o cone ASSIGN RESOURCES. Selecione a tarefa que possui o recurso que deve ser removido. Selecione o recurso que deseja remover. Pressione o boto REMOVE.
OU, Delete a definio do recurso da coluna RESOURCE NAMES, que se encontra na PLANILHA DE TAREFAS.
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Tarefa Crtica
Para o Project, uma Tarefa Crtica aquela que, se atrasada, compromete o trmino do projeto. Essa definio baseada na MARGEM DE ATRASO da tarefa, que gerada atravs dos relacionamentos da tarefa. O Project possui duas definies: MARGEM DE ATRASO PERMITIDA: Quantidade de tempo que uma determinada tarefa pode demorar, sem atrasar a tarefa seguinte. MARGEM DE ATRASO TOTAL: Quantidade de tempo que a tarefa pode atrasar, sem prejudicar o fim do projeto.
No exemplo acima, a primeira tarefa possui uma margem de atraso permitida de 2 dias, devido ao relacionamento das duas tarefas seguintes, que precisam terminar juntas. As duas tarefas seguintes no apresentam nenhuma margem de atraso, por isso so consideradas CRTICAS. Para o Project, crtica a tarefa que possui MARGEM DE ATRASO PERMITIDA menor ou igual a 0 (zero). Esse argumento pode ser alterado atravs do comando TOOLS + OPTIONS, na guia CALCULATION:
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Table - Tabelas
A quantidade de campos de dados disponvel em cada tarefa e recurso muito grande para que seja exibido simultaneamente, apesar de que seria mais til ver tudo na mesma tela. O Project permite que os usurios decidam quais os campos eles desejam utilizar no momento. Cada conjunto de campos chamado de TABELAS (Tabela), e so fornecidas 15 tabelas definidas, estando por padro, 9 delas relacionadas no menu TABELAS. Alm disso, os usurios podem criar sua prpria definio de tabela personalizada, incluindo opes de formatao.
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1. Selecione o comando VIEW e o item TABLE. 2. No submenu selecione MORE TABLE. A seguinte caixa de dilogo apresentada:
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1. Selecione o comando VIEW e o item TABLE. 2. No submenu selecione MORE TABLE. A seguinte caixa de dilogo apresentada:
4. No campo NAME digite o nome desejado para a tabela. 5. Preencha a coluna FIELD NAME com os campos desejados. 6. Pressione o boto OK. Agora voc possui uma tabela a mais em sua listagem de tabelas.
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Modelo GLOBAL.MPT
As tabelas alteradas e as novas tabelas criadas so mantidas apenas no arquivo em questo, e essa regra prevalece para as visualizaes e relatrios. Mas, se for do interesse do usurio, essas alteraes podem ser armazenadas no padro do Project, disponibilizando assim as alteraes para todos os arquivos. 1. Selecione o comando VIEW e o item TABLE. 2. No submenu selecione MORE TABLE. A seguinte caixa de dilogo apresentada:
4. Na guia TABLES, no lado direito da tela, temos todas tabelas alteradas e novas existentes no arquivo ativo. 5. Selecione a tabela que deseja disponibilizar para todos os arquivos. 6. Selecione o boto COPY. Pronto!! O GLOBAL.MPT, arquivo de padres do Project, j possui sua tabela personalizada, que agora poder ser acessada de qualquer arquivo.
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Calendar - Calendrio
1. Selecione o modo Calendrio. 2. Pressione o boto direito do mouse em qualquer data do Calendrio. O menu de atalho apresentado, mostrando todas as opes de configurao deste modo:
Onde:
Go To ............................ Ir Para - Permite que o usurio informe o ID (identificao) ou Data Especfica, para onde deseja ir.
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GridLines .................. Linhas de Grade - Especifica as linhas de grade que separam os dias e semanas do calendrio.
Text Style.................. Estilos de TextoDefine o formato de caracteres para o texto que surge no calendrio.
Bar Style ................... Estilos de BarraDefine o formato da barra e a posio do texto para os diferentes tipos de tarefas.
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Layout .....................................Define a ordem da classificao da exibio das tarefas no calendrio. As tarefas so classificadas de acordo com a ordem do Method ( a ordem padro a crescente de ID) ou encaixa quantas tarefas for possvel (sem haver ordem em particular).
Layout Now .............................Caso o AUTOMATIC LAYOUT no estiver selecionado na caixa de dilogo LAYOUT, utilize esta opo para classificar novamente as tarefas. Split / Remove Split.................Dividir ou Remover Diviso- Alterna entre uma nica janela e uma combinao com o Formulrio de Tarefas, exibido no painel inferior.
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Grfico de Gant
1. Selecione o modo Grfico de Gant. 2. Pressione o boto direito do mouse em qualquer localidade do grfico. O menu de atalho apresentado, mostrando todas as opes de configurao deste modo:
Onde: Gridlines........................ Linhas de Grade - Especifica o estilo de linha de cada linha de grade.
Bar Style ....................... Estilos da Barra - Especifica o estilo de barra para cada tipo de barra.
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Wizard Gant Chart ...................... Utiliza o assistente para formatar a exibio do Gant.
Split / Remove Split..................... Dividir ou Remover Diviso - Alterna entre uma janela com um nico painel ou uma combinao de janelas.
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Onde: Box Styles .................... Estilos de Caixa - Define o formato das bordas e campos dentro de cada caixa (n).
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OU
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Split/Remove Split.............. Alterna entre uma nica janela e uma combinao de janelas no Formulrio de Tarefas exibido no painel inferior.
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Filtros
Um projeto pode conter vrias pginas com detalhes, dificultando por vezes a localizao precisa de uma informao especfica. O Project oferece um sistema de filtros que serve para selecionar e exibir grupos de tarefas de acordo com o critrio determinado pelo usurio. O Project contm vrios para os modos de tarefas e de recursos, Alm disso, oferece ao usurio a capacidade de determinar suas prprias definies personalizadas.
OU Selecione o item MORE FILTERS, para obter a lista completa de filtros disponveis:
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OU Ative o item AUTOFILTER, que exibe uma seta direita de cada campo, para filtragem rpida, baseada nas informaes existentes nos campos.
Atalho: Utilize o atalho do filtro. da Barra de Ferramentas Formatting, para agilizar a escolha
OU Selecione o item MORE FILTERS, para obter a lista completa de filtros disponveis.
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Criar Filtros
O Project tambm permite que voc crie um filtro personalizado, com as condies que lhe for conveniente. 1. Selecione o comando PROJECT e o item FILTERED FOR. 2. No submenu, selecione MORE FILTERS. 3. Na caixa de dilogo MORE FILTERSos, selecione o boto NEW. A seguinte caixa de dilogo apresentada:
Onde: Name ..................... Defini o nome do filtro que est sendo criado. Show in Menu ........ Se ativo, determina que o filtro em questo, ser apresentado no submenu do comando FILTRAR PARA do menu PROJETO. Filter ....................... Cut Row........... Recorta uma linha de condies do filtro. Copy Row ........ Copia uma linha de condies j existente. Paste Row ....... Cola uma linha de condies, anteriormente copiada ou recortada. Insert Row ....... Insere uma linha em branco, para definio de uma condio. Delete Row Deleta uma linha de condies. rea de Dados ....... Nesta caixa onde podemos ver os campos E/OU, FIELD NAME, TEST, VALUE(S) e, executamos o processo de entrada de condies do nosso filtro. Clique sobre o campo que deseja alterar, e utilize a seta direita do campo:
4. Construa todas as condies desejadas para seu filtro. 5. Pressione o boto OK.
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Use os tipos de tarefas para tornar a programao mais exata e para obter as informaes necessrias. Para escolher o tipo de tarefa correto, determine as informaes fixas da tarefa. Por exemplo, se voc encaminhasse uma proposta para uma anlise de 5 dias, independentemente da quantidade de analisadores, crie uma tarefa de durao fixa. Deixe o Project calcular as informaes necessrias tarefa. Por exemplo, vamos supor que "Pintar as paredes" seja uma tarefa de 5 dias, de durao fixa, com trs recursos atribudos, mas voc precisa remover um deles. Quando voc remover o recurso, o Project recalcular as unidades dos recursos restantes e mostrar o perodo extraordinrio em que eles precisaro trabalhar para pintar as paredes em 5 dias.
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Gerenciamento de Recursos
Aps atribuir recursos s suas tarefas, verifique se h recursos sobrecarregados ou livres na sua agenda. Se alguns recursos estiverem superalocados, veja se a adio de mais recursos a uma tarefa atribuda ou a reatribuio de uma tarefa fornecer o resultado desejado. Caso nenhum outro recurso esteja disponvel para ajud-lo, voc poder alterar as horas e dias de trabalho especficos quando os recursos estiverem disponveis para o trabalho. Se voc no conseguir solucionar os problemas de superalocao alterando as atribuies de recursos, poder atrasar as tarefas atribudas a um recurso sobrecarregado at uma abertura posterior na agenda, ou simplesmente reduzir a quantidade de trabalho das tarefas.
Para cada recurso, exibido o total de horas que o recurso estar trabalhando, o total de horas que o recurso estar trabalhando em cada tarefa e as horas trabalhadas por perodo de tempo na escala de tempo. Os recursos superalocados so realados. Os recursos ainda sem tarefas atribudas no tm tarefas listadas abaixo de seus nomes. As tarefas sem recursos atribudos localizam-se em No atribudo no campo Nome do recurso. Dicas: Voc pode ver o quanto do trabalho de um recurso ser alocado a tarefas em particular e por perodo de tempo. No menu FORMAT, clique em DETAIL STYLE. Na lista Campos disponveis, clique em PERCENT ALLOCATION e, em seguida, clique em SHOW.
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Na parte da escala de tempo do modo de exibio, altere os valores de trabalho individuais (ou horas) dos recursos atribudos.
Obs: Voc tambm pode alterar o valor de trabalho total de uma atribuio de recurso inserindo um novo valor no campo Trabalho.
Dica: Voc tambm pode usar o modo Resource Usage - Uso do recurso para ver e editar os valores de trabalho das tarefas agrupadas embaixo dos recursos aos quais esto atribudos. Na Barra de modos, role e clique em Resource Usage - Uso do recurso .
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Examine a escala de tempo direita para cada superalocao realada, examine a disponibilidade de outros recursos em tal dia. Selecione a linha inteira da atribuio de tarefas que voc necessita reatribuir. Arraste a atribuio de tarefa para o recurso ao qual deseja reatribu-la.
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A margem de atraso em uma tarefa aparece graficamente como barras de margem de atraso finas adjacentes s barras de Gant normais.
Selecione a tarefa que deseja atrasar e, em seguida, selecione PROJECT +TASK INFORMATION.
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Para garantir que as tarefas sucessoras no sejam afetadas, no insira mais retardo do que a quantidade de margem de atraso permitida para tal tarefa.
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Dica: Se um grupo de recursos tiver os mesmos dias de folga e horas de trabalho especiais, voc pode criar um novo calendrio base para eles. Clique em NOVO e digite um nome para o novo calendrio base. Clique em CRIAR NOVO CALENDRIO BASE para comear com um calendrio padro. Ou, para base-lo em um calendrio existente, clique EM FAZER UMA CPIA DE e, em seguida, clique no nome do calendrio na caixa Calendrio. Clique em OK e, em seguida, modifique os dias e as horas no calendrio. Clique em PLANILHA DE RECURSOS e selecione o novo calendrio base no campo CALENDRIO base para cada recurso ao qual deseja atribu-lo.
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Onde: Set Baseline.....................Salva a data de incio e fim do projeto, nas variveis INCIO e FIM. Set nterim plan................Copia as variveis INCIO e FIM para as variveis auxiliares que variam de INCIO1/TRMINO1 at INCIO5/TRMINO5. For....................................Informa se a data de incio e fim que est sendo armazenada, leva em considerao o ENTIRE PROJECT - PROJETO INTEIRO ou SELECTED TASKS- TAREFAS SELECIONADAS.
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1. Selecione o comando VIEW e o item MORE VIEWS. 2. Na caixa de dilogo selecione TRACKING GANTT e pressione APPLY.
A segunda sequncia de barras, em cinza escuro, representa as informaes da linha de base. Se voc alterar a durao, data de incio ou fim de qualquer tarefa, a linha de base se mantm o mesmo, mudando apenas a primeira sequncia de barras, que representa o atual de suas tarefas.
A sequncia de barras da linha de base s alterada quando voc salvar novamente a linha de base.
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Atualizar Tarefas
1. Selecione a tarefa ou tarefas que deseja atualizar. 2. Selecione o comando TOOLS e o item TRACKING. 3. No submenu selecione UPTADE TASKS.
Onde: Name ..................... Apresenta a descrio da Tarefa Duration ................. Define a durao da tarefa. % Complete ........... Permite a entrada do percentual que representa quanto da tarefa j foi executado. Actual Dur .............. Se voc digitou a % CONCLUDA, o Project j calcula o valor que esse percentual representa sobre a DURAO. E vice-versa, se voc digitar a DURAO REAL o Project j calcula a %. CONCLUDA Remaining Dur ....... O Project calcula automaticamente, baseando-se na DURAO menos a DURAO REAL. Actual ..................... Define a data real de incio e fim do projeto. Se voc no entrar essa informao, o Project assume que a tarefa comeou e terminou na data programada. Current ................... Apresenta a data de incio e fim do projeto, que foram determinadas inicialmente. Notes...................... Permite a entrada de notas na tarefa. 4. Selecione as opes desejadas e pressione OK.
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Atualizar o Projeto
1. Selecione o comando TOOLS e o item TACKING. 2. No submenu selecione UPDATE PROJECT.
Onde: Update work as complete throught: ............ Atualizar trabalho como concludo at - Determina at que data as tarefas devem ser atualizadas. Set 0% - 100% complete........................ Definir 0% a 100% concludo - Atualizar as tarefas entre 0 e 100%. Set 0% ot 100% complete only .............. Atualizar as tarefas com 0 % ou com 100%. Reschedule uncompleted work start after... Reagendar Trabalho no concludo para iniciar aps _______. For............................................................... Determina o que ser atualizado: ENTIRE PROJECT - PROJETO INTEIRO ou SELECTED TASKS - TAREFAS SELECIONADAS
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Compartilhar Recursos
Atravs do comando de compartilhamento de recursos, um projeto pode aproveitar os recursos j cadastrados em outro arquivo, no perdendo o controle de sobrecarga, ou seja, se voc alocou um recurso no projeto X para uma determinada data, e alocou o mesmo recurso em outro projeto, utilizando o recurso de compartilhamento, na mesma data, o Project informar SOBRECARGA desse recurso. 1. Abra o arquivo que possui os recursos que voc deseja compartilhar. 2. Abra o arquivo que vai se utilizar dos recursos compartilhados. 3. Posicionada no arquivo que vai utilizar os recursos compartilhados, selecione o comando TOOLS e o item RESOURCE SHARING. 4. No submenu selecione SHARE RESOURCES:
Onde: Use own resources ................... Usar recursos prprios - Defini que o arquivo deve usar seus prprios recursos. Use resources........................... Usar recursos de - Defini que o arquivo ir usar recursos do arquivo _____ On conflict with canlendar or resource information Em caso de conflito com informaes sobre recursos ou calendrio Pool Takes precedence - O conjunto tem prioridade Sharer takes precedence - O participante do compartilhamento tem prioridade. 5. Selecione as opes desejadas e pressione OK.
Caso haja sobrecarga dos recursos, voc poder visualiz-los na seguinte tela: Comando VIEW + RESOURCE USAGE Abrir painel auxiliar (duplo clique no canto inferior direito).
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Relatrios
O Project possui vrios relatrios definidos, que oferecem informaes em 6 reas gerais: Viso Geral, Atividades Atuais, Custos, Atribuies, Carga de Trabalho, e uma opo Personalizado, onde o usurio pode criar seu prprio formato de relatrio. Relatrio Overview - Viso Geral Current Activies Atividades Atuais Costs - Custos Descrio Este relatrio exibe informaes sobre o projeto todo, incluindo tarefas cruciais, tarefas resumo, acontecimentos importantes e informaes sobre o planejamento. Este relatrio mostra informaes sobre as tarefas, como por exemplo: tarefas que ainda no foram iniciadas, em desenvolvimento, completas, para serem iniciadas, atrasadas, etc. Este relatrio mostra todas as informaes sobre o custo, incluindo tarefas e recursos que ultrapassaram o oramento, capital de giro semanal e montante ganho. Este relatrio mostra as informaes dos recursos atribudos ao projeto.
Assignments Atribuies
Workload - Carga Este relatrio mostra a utilizao das tarefas e informaes sobre o uso dos de Trabalho recursos. Custom Personalizadas Permite que o usurio crie relatrios personalizados.
Selecionando Relatrios
1. Selecione o comando REPORT, opo REPORTS.
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4. Pressione: PAGE SETUP .................... para efetuar configuraes de impresso PRINT ................................ para imprimir o relatrio CLOSE............................... para fechar a visualizao e retornar para o projeto.
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3. Selecione o relatrio que deseja alterar e pressione o boto EDIT. A caixa de dilogo com as guias de configuraes apresentada:
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4. Selecione o tipo desejado e pressione OK. 5. Na caixa RELATRIO DA TAREFA defina as opes do relatrio e pressione OK.
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Impresso
A impresso das informaes do Project, feita atravs dos relatrios ou da visualizao do primeiro painel. Cada visualizao possui uma determinada tela de configuraes, por isso, vamos nos basear na visualizao mais utilizada: Grfico de Gant.
Configuraes de Impresso
1. Selecione a visualizao que deseja imprimir. 2. Selecione o comando FILE e o item PAGE SETUP. A caixa de dilogo PAGE SETUP CHART apresentada, contendo vrias guias de configurao: GANTT
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Visualizando a Impresso
1. Selecione o comando FILE e o item PRINT PREVIEW, ou o cone .
Onde Temos: cones para acessar as outras folhas de visualizao. Lupa: Ativa mais zoom ou menos zoom. nica Folha: Exibe apenas uma folha por vez. Mltiplas Folhas: Exibe todas as folhas que sero impressas. Configurar Pgina acessa a tela de configuraes de impresso. Imprimir Acessa a tela de impresso. Fechar Fecha a visualizao sem imprimir.
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Imprimindo
1. Selecione o comando FILE e o item PRINT. A caixa de dilogo de opes de impresso apresentada:
Onde: Print Range ........................................ Determina as pginas que sero impressas. Timescale........................................... Determina o intervalo de tempo que ser impresso. Print left column og pages only .......... Se ativo, esse item determina que apenas a primeira coluna esquerda, da tabela de dados, ser impressa. Copies................................................ Determina a quantidade de copias que sero impressas. Manual Page breaks .......................... Se ativo, configura que as quebras de pginas manuais devem ser respeitadas na impresso.
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