Plano de Arquivo

Marco de Oliveira

Nortel Networks

Introduo

Exigir nunca demais para as empresas que tendem cada vez mais seguir um protocolo prprio, estratgias de marketing e evitar a todo o custo a sua falncia. Para acompanhar a progresso necessrio uma maior segurana no que diz respeito organizao de arquivos, documentos e todo tipo de ficheiros. Na Nortel Networks e em todas as empresas, necessrio seguir um plano de arquivo para facilitar a gesto documental na empresa e ajudar o arquivista a ter um controle nas organizaes e nas classificaes de todos os documentos. Para isso obrigatrio escolher um tipo de arquivo ou ento aplicar vrios em diversas situaes e em diferentes documentos. Organizar um arquivo centralizado, exige uma maior segurana e responsabilidade no acto de gesto, devido abrangncia das empresas se focalizarem num sector nico de organizao. Contudo, existe um maior tempo de procura de documentos e menor satisfao aos pedidos. A meu ver, no arquivo descentralizado a utilidade maior, devido a rapidez e passagens de documentos em mo, tirando assim o tempo de procura e facilitando a arrumao em cada sector de arquivo. O arquivista deve fazer o seu prprio plano de arquivo e adaptar empresa, onde se exige um perfil adequado funo e uma competncia precisa, aliados a uma boa concentrao, vigilncia, segurana e sigilo que so factores importantes, pois nem todos os documentos tm o mesmo valor ou classificao e nesses casos h uma maior preocupao na elaborao do prprio plano para corresponder s exigncias da instituio.

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Como preparar um plano e aplic-lo em prtica

Identifique as atribuies e actividades da sua Unidade ou rea de trabalho (Deliberaes, Portarias, Atas e Relatrios, Entrevistas) Relacione e organize os dados (monte um dossi com a legislao encontrada e o que foi descrito) Identifique os documentos que nascem a partir do cumprimento das atribuies e actividades identificadas. Classifique as actividades de acordo com as atribuies maiores (classes) ordenando-as em subclasses. Codifique com numerao decimal ou outro mtodo de modo a poder identificar as actividades. Monte o Plano e utilize-o para classificar e armazenar os documentos.

Rotinas de Arquivamento
1. Inspeco 2. Leitura 3. Seleco 4. Hora/data 5. Registo 6. Classificao

7. Ordenao 8. Arquivamento 9. Emprstimo

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Meu Plano de Arquivo

Actividades da Nortel Networks

Registo/Segurana:
Antes de qualquer registo e importante inspeccionar, ler e seleccionar a documentao. S a documentao vlida, importante, til e fundamental instituio, deve ser registada e mais tarde arquivada, classificada e ordenada conforme o/a arquivista. Registar todos documentos entrados e sados num inventrio, com data, hora, nome da empresa, destinatrio, remetente e assinatura de quem entrega ou de quem leva, num dossier prprio. Facturas, correspondncias, e-mails ou dados de clientes e fornecedores regista-se por computador em base de dados, como alternativa e por segurana da empresa. Registar a entrada de pessoas na instituio dos empregados da empresa. Na Nortel Networks por segurana, cada empregado tem um carto magntico prprio que d a entrada automaticamente, sem a necessidade de ter registo de assinaturas. Registar documentos de contabilidade e coloc-los num compartimento parte, para o contabilista ter acesso. Neste caso a Nortel tem um contabilista especializado s para esse efeito. So documentos doutra seco, sem importncia para a secretaria. Registar telefonemas importantes, como convocatrias, reunies com empregados do estrangeiro, fornecedores e clientes importantes e manter o sigilo com a pessoa destinatria da informao. Registar chamadas desconhecidas, pedindo o nome, idade e com quem deseja falar, avisando ao destinatrio da chamada toda a informao da pessoa e esperar a resposta do prprio para passar ou no a chamada.

Registar entrada de material comprado ou estragado e avisar pessoa da seco dos recursos humanos da Nortel, com nome da empresa, data, hora, preos. Se for por e-mail, fazer um reencaminhamento da factura ou do assunto. Registar a aquisio de chaves importante visto que existem compartimentos onde os empregados tambm tm acesso e que so abertos s com permisso. So normas que tem que ser respeitadas e em caso de perda, fica-se com a informao da chave e de quem a perdeu, para fazer um levantamento de uma cpia. necessrio uma lista como todos cdigos e nomes das chaves, gravada na base dados do computador, ou num papel parte
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Arquivo centralizado

Classificao:
Classificar cada tipo de documento, separar e coloca-los em seus respectivos lugares. Caso sejam cartas, convites ou documentao pessoal para algum da empresa, revistar o contedo pelo tacto por segurana, registar o nome do remetente e colocar num compartimento parte, com o nome da pessoa e avisar por telefone discretamente que tem correspondncia na secretaria. Documentos importantes devem estar sempre seguros e rapidamente ordena-los de modo a evitar futuras precaues. Ordenar numericamente, todos documentos em dossiers, numa posio vertical e guardados em armrios com sequncia numrica, marcados atravs de um carimbo ou com caneta e respectivo nmero, e tranc-los com a respectiva chave do armrio, que tambm tem um nmero, mantendo o arquivo seguro. As chaves ficam sempre numa gaveta fechada, e quando so solicitadas, e necessrio fazer um registo da pessoa que a adquire, e a hora da aquisio. O processo de arquivo da correspondncia na Nortel Networks muito frequente. A empresa abrange um largo territrio mundialmente, onde chegam todos os dias cartas, entregas e enviados.

 necessrio ter em conta a classificao, separando a correspondncia confidencial e patente. A confidencial numerada e colocada sem abrir, num local reservado ao destinatrio, neste caso aos empregados da empresa, avisando previamente por telefone, e entregar pessoalmente pessoa ou esperar que ela venha buscar. A patente fica conta da secretaria, que revistada, lida e registada num livro prprio. Depois distribuda na seco respectiva onde analisada, lida, tratada e respondida. Faz-se uma cpia da correspondncia que enviada o mais rpido possvel ou no final do dia, com o registo no livro de correspondncia enviada e arquivasse a cpia no final do processo.

No arquivo importante anotar no canto superior esquerdo da pasta o cdigo do rgo/rea respectivos.
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Classificao Numrica:

Tem a vantagem de ser mais completa e exacta e facilita a arrumao dos documentos. Visto todos os documentos terem a sua importncia, em casos de perdas facilmente detectado atravs do seu cdigo e atravs da fcil leitura do documento. Exemplo: Correspondncia Enviada: Nome: Pedro Loureiro Joana Ribeiro Carla Pires Paulo Tavares Nuno Silvestre Antnio Neto Seco Coordenao Contabilidade Contabilidade Engenharia Engenharia Gesto Data 21-10-2007 22-10-2007 24-10-2007 28-10-2007 31-10-2007 03-11-2007 Estado Enviado Enviado Enviado Enviado Enviado Enviado Classificao n 0001 0002 0003 0004 0005 0006

Ajuda:

Se o arquivo constitudo por pastas Suspensas, importante montar a pasta suspensa com o cdigo da actividade na projeco e guardar os documentos em pastas lisas ou mesmo em papel sem pauta. Repete-se o cdigo nessa ltima juntamente com o perodo que se refere a documentao. Facilita as transferncias dos documentos semi-activos para outros arquivos ou para a eliminao, mandando assim o miolo e deixando a pasta suspensa pronta para o perodo seguinte. Guarda-se finalmente no mvel respectivo e identifica-se. Normalmente as pastas suspensas encontram-se junto da secretria em gavetas suspensas, ao lado da pessoa, onde facilmente encontrado qualquer documento seja ela qual for a classificao ou longe da secretaria em seces divididas e em diferentes lugares.

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