Consultoria Mapeamento de Processos

Prof e Consultor Maicon Putti Contato Tel.: (43) 3322-2110 Data: 04/05/2011 E-mail: contato@ideiaconsultoria.com.br

Objetivos

Implantar o mapeamento dos processos;

Integrar as operaes da empresa;
Reduzir o desperdcio e o re-trabalho; Definir responsveis pelos processos; Melhorar continuamente os processos e consequentemente a organizao.

Resultados Esperados
Integrao departamental;
Melhoria da qualidade; Padronizao e organizao;

Automatizao e integrao de processos;

Eliminao do re-tralho.

Conceito de Processos
Toda organizao uma coleo de processos que so executados; No existe um produto ou um servio oferecido por uma empresa sem um processo;

Nas empresas, embora no

estejam documentados

(mapeados) em detalhe, eles

so conhecidos e executados. Ex: Atender ao Pedido do Cliente.
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Valor Agregado
FLUXO DE VALOR: Transformao de entradas e sadas, com a utilizao de recursos da empresa, com a esperada agregao de valor.

VALOR PARA O CLIENTE:

Bsico: este valor compreende os componentes essenciais exigidos do negcio. Esperado: aquilo que os clientes normalmente esperariam de um determinado negcio.
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Valor Agregado
VALOR PARA O CLIENTE: Desejado: valor adicional que os clientes conhecem e

apreciam, mas no esperam;

Inesperado: aspectos que surpreendem e vo alm das expectativas e desejos que o cliente tem ao fazer o negcio.

CLICLO PDCA
8. CONCLUSO Reflexo sobre as atividades e planejamento para trabalho futuro
1. PROBLEMAS Identificao do problema

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2. OBSERVAO Descoberta das caractersticas importantes do problema 3. ANLISE Descoberta dos fatores do processo(causas) que afetam aquelas caractersticas importantes. 4. PLANO DE AO Contramedidas s causas principais

7. PADRONIZAO Eliminao definitiva das causas 7 (Action) (Plan)

(Check) 6. VERIFICAO Confirmao da efetividade da ao. Se efetiva, continue. Se no efetiva, retorne a observao 6

(Do)

5. EXECUO Atuao de acordo com o Plano de Ao.

Cases da Consultoria
LCA
Reestruturao de toda a rea comercial, saindo empresa terceirizada que gerenciava as vendas;

Equipe interna assumiu toda a gesto;

Mudana ocorreu com mais de 60 vendedores; Todos os processos foram integrados e automatizados;

rea de crdito terminou 2010 com inadimplncia de 0,03%.

Cases da Consultoria
ALPHA

No mapeamento a rea de pr-impresso conseguiu aumentar a produtividade e qualidade ; A economia estimada foi de aproximadamente R$300.000,00 no perodo de um ano.

Metodologia da Consultoria

MAPEAMENTO

PLANO DE AO

IMPLANTAO

DIAGNSTICO

GESTO DA MUDANA

INDICADORES DE DESEMPENHO GESTO DO CONHECIMENTO

MONITORAMENTO

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Metodologia da Consultoria
1. Treinamento de todos os gestores e facilitadores para mapeamento dos processos; 2. Elaborao de cronograma para definio de prioridades nos atendimentos das reas; 3. Elaborao de lista de procedimentos para direcionamento do setor sobre o que mapear; 4. Departamentos elaboram procedimentos e fluxos para entregar consultoria na data agendada; 5. Ideia Consultoria analisa os processos; 6. Idia Consultoria verifica os dados informados no departamento, cruzando com outros setores; 7. Idia Consultoria e departamento toma tempo das operaes atravs do levantamento das atividades, esses tempos so registrados para que sejam analisados e proposto melhorias nas operaes; 8. Idia Consultoria analisa o procedimento, fluxograma e formulrios do processo em questo propondo recomendaes;
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Metodologia da Consultoria
9. Idia Consultoria estuda Relatrios do setor como forma de medir a produtividade deste, caso no tenha, ensina como criar um, solicita a criao de um para processos que forem pertinentes; 10. Idia Consultoria gera aes de melhoria contnua e/ou correes no plano de ao; 11. Departamentos realizam correes conforme citado no plano de ao; 12. Departamentos trazem novamente esses processos para anlise da Ideia Consultoria. Esse processo se repete at o mesmo ser aprovado; 13. Idia Consultoria e Departamento iniciam fase de treinamento do novo mtodo a ser executado pelo responsvel; 14. Departamento implanta o processo, acompanhado pela Idia Consultoria; 15. Idia Consultoria baixa as Aes so baixadas, aps conferencia da eficcia da ao; 16. Processo monitorado por gerente e Ideia Consultoria caso necessrio.

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Exemplo de Mapa de Processos

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Exemplo de um processo mapeado

Procedimento de Compras Fluxograma de Compras

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Documentos de Gesto do Projeto

Cronograma de consultoria: Instrumento de planejamento e controle. Atividades a serem executadas durante o perodo de consultoria; Lista de Procedimento: Planilha onde esto citados todos os processos, e tambm seus status na consultoria da organizao. Contem procedimentos e instrues de trabalhos e seu fluxo, se tiver;

Plano de Ao: Planilha onde so registradas as aes de melhoria e/ou correes identificadas na consultoria;

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Desenvolvimento Relatrio Gerencial

Definio - Relatrio Gerencial, de maneira geral, um
documento escrito, baseado em fatos - contendo informaes

relevantes para avaliao e possveis tomadas de deciso.

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Implantao Indicadores de Desempenho

Implementao de Indicadores de Desempenho para cada
rea e/ou processo ligado aos objetivos estratgicos da empresa;

O objetivo aumentar a eficincia e a eficcia de cada processo da empresa, ou seja FAZER MAIS COM MENOS.

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Indicadores de Desempenho
EFICINCIA: A eficincia refere-se otimizao dos recursos utilizados (ao melhor resultado possvel com os recursos disponveis);

EFICCIA: A eficcia mede a relao entre os resultados obtidos e os objetivos pretendidos, ou seja, ser eficaz conseguir atingir um dado objetivo. Efetividade: Eficcia + Eficincia

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Exemplo de Indicadores de Desempenho

Exemplos de Indicadores de Desempenho.

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Planos de Ao
Controle e acompanhamento das fases do projeto; Registro das melhorias

implementadas;
Elaborao de planos de ao para

melhoria contnua dos processos;

Elaborao de relatrio do projeto; Implantao de aes de melhoria quando processos no conforme.
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O que cada departamento receber!

Em cada departamento a Ideia Consultoria traz para cada equipe a
organizao da rotina com otimizao do tempo: Processos Mapeados Fluxo de trabalho com responsabilidades determinadas; Desenvolvimento de Relatrios Facilidade na demonstrao dos resultados; Indicadores de Desempenho ndice de monitoramento de algo que pode ser mensurvel. Permitem manter, mudar ou abortar o rumo das aes, processos empresariais e de atividades.
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Concluso
A excelncia do desempenho e o sucesso no negcio requerem que todas as atividades interrelacionadas sejam compreendidas e gerenciadas segundo a viso de processos; Mapeamento do processo um meio e no um fim. O que realmente importa o cumprimento dos objetivos e metas estabelecidos; Melhorias em processos devem ser atingidas com abordagens estruturadas, possibilitando o desenvolvimento e a implementao de mudanas que produzem efeitos benficos e sustentveis ao processo.
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