No ltimo encontro que tivemos, falamos de Padronizao na Aviao de Segurana Pblica.

Prometi que iramos conversar sobre como fazer um POP (Procedimento Operacional Padro). Ento vamos l!

Modelo de hierarquizao da documentao do Sistema da Qualidade, onde MQ= Manual de Qualidade, PSQ= Procedimentos de Sistema da Qualidade e IT= Instrues de Trabalho.

A padronizao, praticamente, chegou com a Revoluo Industrial ou ao final dela. Podemos observar um exemplo de procedimento padronizado, nas linhas de montagem do Modelo T de Henry Ford, no incio do sculo 20. Porm ficou claro que oferecer um nico carro preto no era suficiente para agradar o consumidor e essa busca pela qualidade do servio, sem desperdcio de tempo e recursos, levou ao desenvolvimento de novos padres.

O POP, quanto a sua aplicao, apresenta-se como base para garantir a padronizao de tarefas e assegurar aos usurios um servio ou produto livre de variaes indesejveis na sua qualidade final.

Voc que trabalha na Aviao de Segurana Pblica j se perguntou qual o produto que sua Organizao oferece para o cidado? No precisa responder ainda! Futuramente, vamos conversar sobre isso, mas seja qual for, padronizar suas atividades, significa procurar a melhor forma de fazer, criando um nvel de qualidade elevado, valorizando o mtodo tanto quanto o resultado.

Vamos dar algumas dicas de como fazer um POP: Quem executa a tarefa deve escrever o procedimento, ele o dono do processo. Vamos considerar tambm a motivao dada ao agente de segurana pblica, fazendo com que se sinta parte integrante do Sistema e que as diretrizes desse Sistema no venham impostas pela alta direo, mas que decorra da sua participao; Rena grupos de trabalho para pesquisarem e discutirem sobre o assunto (pessoas que esto envolvidas na produo do servio); Transcreva tudo que feito em um papel e depois enumere o que foi escrito em ordem crescente. Evite copiar procedimentos que j foram escritos por outras organizaes, pois isso poder viciar o seu trabalho; D um nome ao seu procedimento assim ele poder ser associado a um processo;

 Material necessrio nesse campo citar todos os materiais imprescindveis para a execuo do procedimento (cordas, mosquetes, oito, armamento, EPI) D um nmero ao seu procedimento assim ele estar inserido dentro de uma sequncia, com outros procedimentos, Estabelea uma data necessrio registrar o dia em que o procedimento foi adotado como padro; Mantenha o controle de reviso registrar a data em que a ltima reviso foi feita, o POP pode sofrer atualizaes, porm, todas devero ser registradas e controladas para garantir a lisura do procedimento; O nmero de ordem de sua ltima reviso os procedimentos devero ter registrado o nmero da reviso que est vigendo, em um campo apropriado no formulrio; (ex: 1, 2 ou 3 reviso) Quem o responsvel o responsvel deve ser indicado no procedimento-padro, (ex: Piloto, co-piloto, Tripulante, mdico); Descreva as atividades crticas dentre as tarefas descritas, no procedimento, destacar as que podero gerar prejuzo aos resultados esperados pelo processo, caso no sejam observadas; Descreva a seqncia das aes descrever todas as tarefas necessrias para que o procedimento seja realizado como um todo, em ordem seqencial de aes, orientando o operador; Resultados esperados descrever o que se espera com a execuo do referido procedimento; Aes corretivas esto relacionadas previso de possveis erros a serem cometidos na execuo do procedimento, aes de correo devem ser previstas pelo instrumento de padronizao; Possibilidades de erro conforme estatsticas e levantamentos e com base na experincia dos profissionais que j executaram tarefas semelhantes, procure relacionar as aes ou situaes comuns de erros na execuo do procedimento descrito; Os esclarecimentos algumas aes descritas no procedimento, como uso de equipamentos, ou outros que sero condutores do agente de segurana pblica ao sucesso na execuo do padro, aqui voc pode apresentar textos, filmes, desenhos, fotografias, esquemas ou outro recurso adequado, para melhorar o entendimento do procedimento e que a ele sero anexados, aps aprovados; Diagnstico do Trabalho Estabelea pelo menos cinco perguntas que vo permitir avaliar se o procedimento foi realizado corretamente ou no, para definir essas perguntas, d foco ao item Atividades Crticas do procedimento; (lembraremos de item quando falarmos de superviso)

 Doutrina Operacional ou Legislao indique a doutrina e/ou legislao relacionados ao processo (procedimento), citando-os de forma bibliogrfica, detalhando-se a pgina da obra ou artigo da lei; demonstrando que o procedimento escrito fruto de um trabalho intelectual, com base nas normas vigentes e experincia acumulada ao longo de anos de trabalho prtico.

A linguagem utilizada no POP dever estar de acordo com o grau de instruo das pessoas envolvidas nas tarefas, procure ser simples e objetivo.

O contedo do POP, assim como sua aplicao, deve ter o completo entendimento e familiarizao por parte dos agentes de segurana pblica que tenham participao direta e/ou indireta na qualidade final do servio que iro prestar.

Apresentamos para voc o caminho para montar um procedimento operacional padro, existem outras formas, mas de modo geral elas se assemelham e no alteram o produto final. Agora j pode seguir em frente e iniciar a padronizao na sua organizao. Boa sorte!

Na prxima oportunidade vamos falar sobre superviso e atualizao dos procedimentos.

Dica do site: Na Internet existe muito material sobre o assunto, mas se quiser se aprofundar, o que recomendvel para quem ir trabalhar com isso, existem cursos gratuitos (online) disponveis no site da Fundao Nacional da Qualidade (FNQ) Confira!

O Autor: MARCUS V. BARACHO DE SOUSA Capito da PMESP, atualmente Comandante da Base de Radiopatrulha Area de So Jos do Rio Preto. Formado pela APMBB em 1996 e bacharel em Direito, participou entre 1999 e 2000 da comisso de criao dos procedimentos operacionais padro da PMESP. O autor possui Curso de Comandante de Operaes e Piloto Policial, 2001; Curso de Gesto pela Qualidade, 2002; Curso Modelo de Gesto da Fundao Nacional da Qualidade, 2010; trabalhou na Seo de Doutrina do GRPAe desde 2002, coordenando treinamento, criao, atualizao de POP e PAP; Foi relator dos Relatrios de Gesto do GRPAe para os prmios Polcia Militar da Qualidade, ciclos 2003, 2005 a 2009, onde o GRPAe conquistou os certificados bronze e prata.