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ARQUIVOLOGIA P/ O TSE - TEORIA E EXERCCIOS COMENTADOS PROFESSORA: CAROLINA TEIXEIRA AULA: 1

Ol, queridos alunos do TSE. Eu ia me apresentar, mas, como voc tambm est fazendo o curso de ARM comigo no pacote, j me conhece, n? Se est estudando esta aula antes da aula de ARM, saiba que, l, est a minha apresentao! Como eu disse a voc na aula de ARM, a minha vida se resumiu, nas ltimas duas semanas, a procurar questes dessa matria (e de ARM, que tambm ministro aqui no Ponto) em provas da Consulplan. Eu procurei questes em 3650 provas da banca! Isso mesmo, 3650. Claro que, destas, algumas eu nem precisei procurar dentro da prova mesmo, porque eram de cargos que nada tinham a ver com nossas matrias. Ouso, inclusive, dizer que reuni todas as questes da CONSULPLAN que esto dentro do edital. Como eu ainda estou preparando as outras aulas, no posso, agora, precisar se usarei todas, mas acredito que isto ser possvel sim. Pode ser que, nesta busca por questes, eu tenha deixado passar alguma coisa, porque, afinal, o trabalho manual e humano e, como qualquer um desta natureza, est sujeito a falhas, mas, sinceramente, acredito que todas estejam aqui. Confesso que, em Arquivologia, h bem mais questes do que ARM e, pelo que eu estou prevendo, nem ser necessrio usar questes de outra banca nas nossas aulas. Ento, como temos bom material para fazer uma aula bem bacana, delineando o que banca costuma cobrar em suas provas, vou fazer esta aula um pouquinho diferente. Em vez de falarmos sobre a teoria, de maneira linear e maante, vamos passar direto aos exerccios. Ainda que este seja o seu primeiro contato com a matria e voc no sabe sequer o que um documento, esta metodologia vai se mostrar extremamente eficaz. Eu selecionei as questes de maneira muito didtica, de forma que as mais simples vm primeiro e, medida que consolidamos determinados conceitos, vm as mais complexas. Ento, em vez de explicar o que um documento, vou iniciar a aula pela questo que mostra justamente a viso da CONSULPLAN sobre a definio de documento. E, em cada comentrio da questo, vamos explicar toda a teoria necessria para que o aluno entenda no s os comentrios, mas todo o contexto daquela teoria. Pode ficar tranqilo que tenho
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bastante experincia neste tipo de curso e todo mundo entender bem a aula, tanto aqueles marinheiros de primeira viagem, quanto aqueles que esto apenas revisando o contedo. Dito isto, vamos dar uma olhadinha no nosso edital? Noes de arquivologia (somente para o cargo de tcnico judicirio rea administrativa): conceitos fundamentais de arquivologia. organizao de arquivos; teoria das trs idades; classificaes em arquivos. classificaes dos arquivos. o gerenciamento da informao e a gesto de documentos: diagnsticos; arquivos correntes, intermedirios; protocolos; avaliao de documentos; arquivos permanentes; diplomtica. tipologias documentais e suportes fsicos: microfilmagem; automao; preservao, conservao e restaurao de documentos. documentos eletrnicos (digitais): conceitos e definies. Quando voc est focado em um concurso, deve andar com o edital sempre em mos, para ter decorado na mente o que vai cair em cada matria. Isto , apesar de bvio, muito importante! Pois bem, vamos iniciar o nosso curso pelo seguinte tpico, que deve mesmo ser o primeiro a ser abordado: conceitos fundamentais de arquivologia. 1. (CONSULPLAN 2007 Companhia Hidroeltrica do So Francisco/CHESF Arquivista) A referncia que toda informao registrada em um suporte material, suscetvel de ser utilizada para consulta, estudo, prova e pesquisa, que comprovam fatos, fenmenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada poca ou lugar, corresponde conceituao de: A) Arquivo. B) Informao. C) Conhecimento. D) Dado. E) Documento. Esta questo bem bsica mesmo. Tanto que , no estudo para concursos pblicos, a literatura j inicia definindo o que so arquivos. Mas vamos l. No nosso curso, e em qualquer outro de Arquivologia voltado para concursos pblicos, ser muito comum a referncia terminologia arquivstica brasileira. Esta terminologia, criada pelo Conselho
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Nacional de Arquivos (CONARQ) define termos que sero importantes para o nosso entendimento da matria. Pois bem, a terminologia define documento como registro de uma informao independentemente do suporte que a contm. Veja que esta informao a essncia da definio acima, utilizada pela CONSULPLAN. O examinador fala que documento toda informao registrada em um suporte material, suscetvel de ser utilizada para consulta, estudo, prova e pesquisa, que comprovam fatos, fenmenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada poca ou lugar. Concorda que, por esta definio, se tivssemos de reduzir estas palavras, poderamos falar, de uma forma objetiva, que documento o registro de uma informao independentemente do suporte que a contm? Pois isto que fala a terminologia. GABARITO: E 2. (CONSULPLAN 2007 - Arquivista Prefeitura Municipal de Miracema/RJ) Documentos pblicos so A) todos os documentos de certo suporte ou formato, produzidos e/ou recebidos por um rgo governamental na conduo de suas atividades. B) todos os documentos de qualquer suporte ou formato, produzidos e/ou recebidos por um rgo privado na conduo de suas atividades. C) todos os documentos de qualquer suporte ou formato, produzidos e/ou recebidos por um rgo governamental na conduo de suas atividades. D) todas as informaes de certo suporte ou formato, produzidos e/ou recebidos por um rgo governamental na conduo de suas atividades. E) todas as informaes de qualquer suporte ou formato, produzidos e/ou recebidos por um rgo privado na conduo de suas atividades. Agora que j sabemos o que so documentos, podemos aprender o que so documentos pblicos. Aqui, podemos usar nossa intuio. Documentos pblicos so exatamente isto que voc est imaginando: documentos... pblicos! Perceba que a letra c, que o nosso gabarito, inicia-se com as seguintes palavras: todos os documentos de qualquer suporte ou formato, que a definio de documento, e termina com produzidos e/ou recebidos por um rgo governamental na
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conduo de suas atividades, que traz o carter pblico do documento. Se voc estiver pensando que, se houvesse uma letra que falasse que seriam todas as informaes de qualquer suporte ou formato, produzidos e/ou recebidos por um rgo governamental na conduo de suas atividades., ela estaria correta, eu concordo com voc. Observe, entretanto, que no h! As letras d e e, que iniciam com a palavra informao, possuem os seguintes erros. A letra d fala que so informaes de certo suporte. Isto est errado, porque, como vimos, documento informao registrada independentemente do suporte que a contm. E a letra e est claramente errada porque fala em rgos privados. Eu sempre falo para os meus alunos e, se voc j foi meu aluno, certamente j ouviu isto, que eu acredito na verdade das bancas examinadores. mais ou menos assim: se eu vou fazer a prova da CONSULPLAN daqui a algumas semanas, eu preciso acreditar naquilo que a CONSULPLAN fala. No adianta ficar tendo DRs (discusses de relacionamento, rs) com a banca, enquanto estuda! Ento, se voc do tipo que faz resumos, eu os faria com base nos itens da banca. Por exemplo, em vez de, no seu resumo, definir documento pblico como o professor ou o livro X falam, defina como a banca fala. Escreva no resumo: documentos pblicos so todos os documentos de qualquer suporte ou formato, produzidos e/ou recebidos por um rgo governamental na conduo de suas atividades. E assim por diante. A cada vez que a banca expressar, por meio de uma questo, uma opinio dela sobre determinado assunto, voc deve fazer uma nota, ainda que mental, sobre isso. Assim, voc ter muito mais confiana na hora da prova, pois estar alinhado com os pensamentos do examinador. GABARITO: C 3. (CONSULPLAN 2007 - Arquivista Prefeitura Municipal de Miracema/RJ) Assinale a definio de arquivo. A) Conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos pblicos, instituies de carter pblico, entidades pessoas fsicas em decorrncia do exerccio de suas qualquer que seja o suporte da informao. B) Conjunto de informaes produzidas e/ou recebidas pblicos, instituies de carter pblico, entidades
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por rgos privadas e atividades, por rgos privadas e


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pessoas fsicas em decorrncia do exerccio de suas atividades, qualquer que seja o suporte da informao. C) Conjunto de documentos apenas recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico, entidades privadas e pessoas fsicas em decorrncia do exerccio de suas atividades, conforme o suporte da informao. D) Conjunto de documentos apenas produzidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico, entidades privadas e pessoas fsicas em decorrncia do exerccio de suas atividades, qualquer que seja o suporte da informao. E) Conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos por entidades privadas e pessoas fsicas em decorrncia do exerccio de suas atividades, conforme o suporte da informao. Pois bem, chegamos a uma parte que muito nos interessa, a definio de arquivos. Para responder corretamente a este item, vamos buscar a definio de arquivo, da Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Em primeiro lugar, vamos descobrir que lei essa! A Lei n 8.159, 08 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional arquivos pblicos e privados e d outras providncias, essencial estudo de arquivologia para concursos pblicos. Se eu tivesse escolher uma lei para voc ler, reler e reler, mais uma vez, essa seria, sem dvida, a n 8.159. de de no de lei

As bancas examinadoras, em suas provas, cobram vrios artigos da lei; vrias vezes, de forma literal. No se preocupe, que a lei no grande no. Mas, ainda assim, aposto que j tem um ou outro aluno desanimadinho por a. No fique! Durante esta e as prximas aulas, eu vou destacar, para voc, os artigos mais importantes da lei, mas isso no significa que voc no deva estud-la por completo. Combinado? No segundo artigo da lei, pode ser encontrada a definio de arquivo: Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. Guarde bem esta definio ela costuma ser muito exigida em concursos pblicos.

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Na terminologia arquivstica brasileira, arquivo est assim definido: designao genrica de um conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada, caracterizado pela natureza orgnica de sua acumulao e conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de prova ou informao. Imagino que voc possa ter ficado em dvida entra as letras a e b, mas perceba que a letra a fala em conjunto de informaes e arquivo conjunto de documentos! GABARITO: A 4. (CONSULPLAN 2010 Agente Administrativo Municpio de Sertaneja/PR) Considerando o conceito de arquivo, assinale a alternativa correta: A) Os arquivos so constitudos apenas por documentos em suporte papel. B) Os arquivos, assim como as bibliotecas, so formados por documentos produzidos e conservados com objetivos culturais. C) O arquivo morto aquele que deixa de existir na organizao e, portanto simplesmente descartado. D) A principal finalidade dos arquivos servir administrao. Eles constituem-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da histria. E) Os arquivos so formados por documentos colecionados de fontes diversas, adquiridos por compra ou doao. Eu gostei bastante desta questo, porque ela rene conceitos fundamentais de arquivologia diferentes, em uma nica questo. Como, nela, cada letra diz respeito a um aspecto diferente, vamos analisar letra por letra. Com o nosso conhecimento at aqui, podemos afirmar que a letra a est errada. Ela diz que arquivos so constitudos apenas por documentos em suporte papel, mas veja que vimos que so os documentos qualquer que seja o suporte. Isto muito importante! A letra b e a letra e dizem respeito diferena entre arquivo e biblioteca e museu. muito comum, em provas de concursos pblicos, a exigncia deste conhecimento. Para estarmos vacinados, portanto, na hora da prova, vamos estudar detalhadamente o que costuma ser cobrado sobre este tema:

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Museu no arquivo. O museu criado com o objetivo de conservar, preservar e colocar disposio do pblico objetos que tenham algum valor cultural (que justamente o que ele fala na letra b!). Note que os museus esto sempre ligados cultura, seja por meio da arte, da histria de um povo, de uma lngua etc. Os arquivos, por sua vez, embora tenham um valor cultural, no so criados com esta finalidade. A essncia do arquivo funcional e no cultural. Biblioteca um conjunto de materiais para estudo e pesquisa, que no se confunde com arquivo. As bibliotecas, assim como os museus, possuem valor predominantemente cultural. Em bibliotecas, os documentos so colecionados em vrios exemplares; nos arquivos, no h coleo alguma e os documentos so produzidos no nmero de exemplares (um nico exemplar, na maioria das vezes) estritamente necessrio ao cumprimento de suas funes. Com esta informao, j podemos perceber que a letra e tambm est errada. Ao analisar as caractersticas do arquivo que o diferem de bibliotecas ou museus, percebe-se que ele possui algumas particularidades muito cobradas em concursos pblicos , que o distinguem. So trs: I) Exclusividade de criao e recepo por um rgo, uma empresa ou uma instituio: Na definio de arquivo dada pela Lei n 8.159, que ns vimos acima, est claro que arquivos so os documentos criados ou recebidos por rgos, empresas ou instituies. No arquivo de um rgo, h, somente, os documentos criados ou recebidos por aquele rgo, diretamente. Por outro lado, uma pessoa que decide fazer uma coleo de arquivos histricos, coletados nas mais diversas instituies, no possuir um arquivo. Perceba que possvel constituir um arquivo pessoal, mas somente com os documentos que so criados diretamente pela pessoa ou por ela recebidos. II) Origem no curso de suas atividades: Os arquivos de uma instituio possuem origem no seu curso (leiase: no caminhar, no desenvolver) das suas atividades. Essa caracterstica do arquivo est relacionada caracterstica anterior, ao item I.
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Ora, se arquivos so os documentos criados ou recebidos por um rgo, esses arquivos tm origem no prprio rgo ou esto a ele relacionados. Por isso, caracterstica que distingue o arquivo a origem no curso de suas atividades. Observe que essa particularidade outra diferena entre arquivos e bibliotecas. Os documentos de uma biblioteca no tm origem no curso de suas atividades; so doados, comprados de editoras, de grficas, permutados, etc. III) Carter orgnico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto: A arquivstica trata do conjunto de documentos. Para ser chamado de arquivo, a ideia de conjunto, de agrupamento, necessria. Nesse conjunto, o documento precisa estar ligado aos outros, do mesmo conjunto e este o carter orgnico. Um documento solto, fora de seu conjunto, tem valor muito menor do que quando em seu conjunto apropriado. Entendida esta diferena? Fique atento a estas diferenas! Segundo Camargo e Bellotto, referncia na rea, arquivo morto denominao comumente utilizada em escolas (...), para designar o depsito onde se acumulam os documentos j no necessrios administrao, mas que ainda guardam valor legal. Portanto, incorreta a letra c. Resta-nos a letra d: a principal finalidade dos arquivos servir administrao. Eles constituem-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da histria. Estas frases so quase um mantra na nossa matria. Todas as bancas examinadoras costumam cobr-la e, o que mais curioso, normalmente valendo-se exatamente destas palavras. Por isto, sugiro que voc as inclua em seu resumo. A principal finalidade dos arquivos servir administrao, nunca se esquea disso! GABARITO: D 5. (CONSULPLAN 2006 - Arquivista CEFET/RJ) So caractersticas bsicas que distinguem os arquivos, EXCETO: A) Organicidade
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B) Inter-relacionamento C) Fidedignidade D) Autenticidade E) Indexao/Instrumentos de busca Com esta questo, entramos em outro tpico sobre os conceitos fundamentais de arquivologia: os princpios. Toda matria de concurso que se preze tem, em seus conceitos fundamentais, uns princpios, certo? Na nossa matria, voc ter que saber alguns, mas so bem simples, intuitivos. J conseguimos saber que a letra a est correta, pois vimos, na questo anterior, o conceito de organicidade, uma particularidade dos arquivos, muito importante no seu estudo. Vejamos os outros princpios: Provenincia: o queridinho das bancas examinadoras. Tambm chamado de princpio da procedncia ou princpio de respeito aos fundos, diz que devem ser mantidos, em um mesmo fundo, todos os documentos provenientes de uma mesma fonte geradora. Respeito ordem original: o fluxo natural com que os documentos foram produzidos deve ser respeitada. Indivisibilidade: os documentos devem ser preservados sem disperso. Autenticidade: os documentos devem ser criados e conservados de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados. Inter-relacionamento: os documentos so ligados entre si. Unicidade: cada registro documental assume um lugar nico na estrutura a que pertence. Fidedignidade: como cada documento partcipe da ao que o gera, logo se constitui em fonte de prova dessa ao. O valor desta fonte depende da fidedignidade do documento. Portanto, fica claro que a letra e, apesar de estar relacionada matria, no caracterstica dos arquivos. GABARITO: E

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Pronto, encerramos a primeira parte do nosso edital do TSE. Vamos passar ao segundo item: organizao de arquivos. Neste tpico, como h muita teoria e ela nunca consegue ser toda abordada nas questes, vamos comear pela teoria e, s ento, passar s questes. Ser muito mais fcil resolv-las depois. O arquivo, como qualquer outra rea de uma instituio, precisa passar por etapas que viabilizem a sua organizao e administrao. Estas etapas, ou fases, so: levantamento de dados; anlise dos dados coletados; planejamento; implantao e acompanhamento.

Abaixo, a descrio de cada uma das fases. LEVANTAMENTO DE DADOS Arquivo , como visto acima, o conjunto de documentos recebidos e produzidos por uma entidade, no decorrer de suas atividades. Ora, fundamental, portanto, para o arquivo desta instituio, conhecer, a fundo, sua estrutura e funcionamento, alm dos objetivos e rotinas. No faz sentido o arquivo no saber entender e avaliar o verdadeiro significado de sua documentao. Imagine que um servidor pblico tome posse em um rgo em cujo concurso foi aprovado. Ao chegar l, para entender melhor a instituio e exercer bem sua funo, ter de interarse sobre o rgo, por meio da anlise e estudo dos estatutos, regimento interno, regulamentos, instrues normativas, organograma e todos os outros documentos que o ajudem a compreender o contexto do rgo. De forma anloga, o arquivo da instituio ter de avaliar todos esses documentos para, de igual modo, compreender o contexto em que ela est inserida. Exemplos de dados cuja avaliao necessria: o gnero da documentao (escrito, cartogrfico, iconogrfico...); as espcies mais frequentes (projetos, relatrios, atas...); os modelos e formulrios em uso; o volume e estado de conservao do acervo; os mtodos de arquivamento adotados; a existncia de protocolos e registros;
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a mdia de arquivos arquivados diariamente; o controle do emprstimo dos documentos; os procedimentos adotados na conservao e reproduo de documentos. Alm desses dados, o arquivista tambm precisa avaliar os dados referentes aos diversos tipos de recursos utilizados pelo arquivo. Em relao aos recursos humanos, necessrio saber, dentre outras coisas, o numero de funcionrios, os seus salrios, nvel de escolaridade, formao profissional. Em relao aos recursos materiais, vlido estar ciente da quantidade de equipamentos disposio, e das condies e funcionamento desses equipamentos. Alm desses dados, importante saber, tambm, a situao fsica do arquivo, que inclui o estado de conservao das instalaes, a extenso da rea ocupada, as condies de iluminao e de umidade, etc. ANLISE DOS DADOS COLETADOS De posse de todos os dados mencionados no item anterior, o especialista estar habilitado a analisar objetivamente a real situao dos servios de arquivo e a fazer seu diagnstico para formular e propor as alteraes e medidas mais indicadas, em cada caso, a serem adotadas no sistema a ser implantado. Em sntese, trata-se de verificar se estrutura, atividades e documentao de uma instituio correspondem sua realidade operacional. O diagnstico seria, portanto, uma constatao dos pontos de atrito, de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo, enfim, das razes que impedem o funcionamento eficiente do arquivo. PLANEJAMENTO Para que um arquivo, em todos os estgios de sua evoluo possa cumprir seus objetivos, torna se indispensvel a formulao de um plano arquivstico que tenha em conta tanto as disposies legais quanto as necessidades da instituio a que pretende servir. Para a elaborao desse plano, devem ser considerados os seguintes elementos: posio do arquivo na estrutura da instituio, centralizao ou descentralizao e coordenao dos servios de arquivo, escolha de mtodos de arquivamento adequados, estabelecimento de normas de funcionamento, recursos humanos,

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escolha das instalaes e do equipamento, constituio de arquivos intermedirio e permanente, recursos financeiros. Vamos estudar, nas linhas abaixo, cada um destes elementos que devem ser considerados no plano arquivstico: a) Posio do arquivo na estrutura da instituio As modernas instituies possuem um rgo responsvel pela informao e, neste caso, o arquivo, em princpio, ser a ele vinculado. o que acontece, por exemplo, na nossa Cmara dos Deputados. H um Centro de Documentao e de Informao, cuja matria-prima, como o prprio nome diz, a informao. Ele composto por diversos setores, entre eles a biblioteca e o arquivo. A literatura recomenda que, de forma geral, o arquivo esteja subordinado a um rgo hierarquicamente superior; no organograma, o ideal que esteja no nvel mais elevado possvel, j que ir atender aos mais diferentes setores e funcionrios. b) Centralizao ou descentralizao e coordenao dos servios de arquivo Arquivo centralizado aquele arquivo que, como o nome diz, rene os seus documentos em um nico local fsico e que centraliza, tambm, as atividades de controle destes documentos. Essas atividades de controle so aquelas referentes ao protocolo, como recebimento, registro, distribuio, movimentao e expedio. As vantagens da centralizao so bastante claras: alm da economia de espao, de equipamento e de recursos humanos, a possibilidade de padronizao de normas e procedimentos razoavelmente maior nos arquivos centralizados. Com a viso do arquivo como um todo, h uma melhor diviso de responsabilidades. Arquivo descentralizado, por sua vez, se contrape ao arquivo anterior. , portanto, aquele que mantm os seus documentos descentralizados, armazenados em diferentes setores. As atividades de controle, entretanto, devem estar, semelhana dos arquivos centralizados, reunidas em um s local (o protocolo). A literatura estabelece que casos especficos em que, alm dos arquivos, as atividades de controle tambm so descentralizadas, s devero exigir caso este sistema adotado possa substituir, com
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vantagens explcitas e relevantes, centralizados tradicionais.

os

sistemas

de

protocolo

Por meio da classificao dos arquivos segundo a extenso de sua atuao, eles podem ser divididos entre arquivos setoriais e gerais. Arquivos setoriais so aqueles estabelecidos junto aos rgos, para documentos consultados frequentemente, localizados nos rgos que os receberam ou prximo a eles. A ideia, aqui, a mesma. Os arquivos so descentralizados para facilitar o acesso aos documentos, prximos s reas que os produziram ou receberam. De toda forma, a empresa dever levar em conta suas caractersticas para fazer uma boa deciso entre centralizao ou descentralizao dos arquivos. c) Escolha de mtodos de arquivamento Existem diferentes mtodos de arquivamento dos documentos, que facilitaro em sua posterior localizao. Uma organizao pode usar quantos mtodos forem necessrios, sempre se levando em conta as vantagens e desvantagens de cada um. Este tpico no est expresso no seu edital do TSE. Como matria muito grande e extensa, vem sempre discriminada no edital. Eu olhei alguns editais antigos da CONSULPLAN e, quando os mtodos de arquivamento caem na prova, vm sempre explcitos no edital. Por isto, no daremos este contedo, que, sozinho, ocupa uma aula inteira. d) Estabelecimento de norma de funcionamento O Manual de Arquivo da instituio descreve as rotinas a serem adotadas em seu funcionamento. constitudo pelas normas de funcionamento e pelas rotinas e cdigos da instituio. e) Recursos humanos Com o passar dos anos e aumento significativo do porte das instituies, o acmulo de documentos evidente e, por isso, o trabalho do arquivista tem se tornado cada vez mais valorizado. Em organizaes grandes e complexas, o nmero de documentos muito grande e eles so muito diferentes entre si. Nesses casos, um servio de arquivo bem realizado agrega muito valor ao rgo, pois racionaliza o trabalho.

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O arquivista deve possuir notvel conhecimento sobre a instituio e o contexto no qual ela est inserida. Deve, ainda, possuir alguns atributos, como ateno, discernimento, pacincia, poder de anlise e de crtica, poder de sntese e, claro, habilidade em lidar com o pblico. O reconhecimento da profisso de arquivista notado quando, em concursos pblicos de rgos de destaque de todas as esferas, importantes vagas so destinadas ao cargo. f) Escolha das instalaes e equipamentos A escolha do local onde o arquivo ser instalado deve observar condies bvias: umidade, temperatura, exposio ao sol, limpeza, iluminao etc. O tamanho do local deve ser, tambm, coerente com a quantidade de documentos a ser armazenada. Considera-se equipamento o conjunto de materiais de consumo e permanente indispensveis realizao do trabalho arquivstico. 4) IMPLEMENTAO E ACOMPANHAMENTO Nesta etapa, o arquivo ser efetivamente implementado e recomendvel que, aliada a esta implementao, ocorra a sensibilizao de todos os nveis hierrquicos da organizao, alm do treinamento do pessoal envolvido. Depois de implementado o arquivo e do devido acompanhamento, deve-se elaborar um manual do arquivo, que registra os procedimentos e instrues que iro garantir o funcionamento eficiente e uniforme do arquivo. Pronto, agora estamos preparados para responder questo sobre este tema. 6. (CONSULPLAN 2006 - Arquivista CEFET/RJ) Marque a alternativa INCORRETA acerca da organizao de arquivos e suas fases. A) Levantamento de dados. B) Anlise de dados coletados. C) Terminologia de dados. D) Implantao e acompanhamento. Vamos rever as fases da organizao dos arquivos que foram detalhadas acima: levantamento de dados, anlise dos dados coletados, planejamento, implementao e acompanhamento.
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Desta forma, fica fcil perceber que o gabarito a letra c. A fase de planejamento no foi citada, mas, nem por isto, o item deixa de estar errado. GABARITO: C O prximo item do edital seria teoria das trs idades, mas, por questes didticas, vamos trabalhar primeiro com as classificaes dos arquivos e deixar esta parte para ser dado junto com arquivos correntes, intermedirios e permanentes. 7. (CONSULPLAN 2006 - Arquivista CEFET/RJ) Marque a alternativa INCORRETA quanto a abrangncia de atuao dos arquivos. A) Podem B) Podem C) Podem D) Podem ser ser ser ser setoriais. iniciais. gerais. centrais.

Esta nica classificao que vimos at agora, na questo passada. Os arquivos podem ser classificados, segundo a extenso de sua atuao, em setoriais ou gerais. Arquivos setoriais so estabelecidos junto aos rgos, para documentos consultados frequentemente, localizados nos rgos que os receberam ou prximos a eles. Aps o estudo das aulas seguintes, ser fcil entender que os arquivos setoriais cumprem funes de arquivo corrente. Os arquivos gerais ou centrais, por sua vez, so aqueles que centralizam o recebimento de arquivos dos mais diversos setores, prximos ou no a eles. Ento, existem dois tipos de arquivos: os gerais ou centrais e os setoriais. Logo, a letra errada a letra b. GABARITO: B 8. (CONSULPLAN 2006 - Arquivista CEFET/RJ) Assinale a alternativa que corresponde ao arquivo que tem sob sua guarda documentos de formas fsicas diversas, fotografias, discos, clichs, microformas, slides, disquetes, Cd-Rom. A) Arquivo tcnico. B) Arquivo destinatrio.
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C) Arquivo excepcional. D) Arquivo especial. Segundo a natureza dos documentos, os arquivos podem ser classificados em especiais ou especializados e essa diferena tem sido muito explorada em suas provas. Arquivo especializado aquele arquivo especializado em alguma rea do conhecimento, independentemente da forma fsica que apresenta. Exemplos: arquivos de engenharia, arquivos de veterinria, arquivos de geologia etc. Arquivo especial aquele que, como diz o nome, necessita de condies especiais em seu armazenamento ou controle. So arquivos nas mais diferentes formas fsicas, como fitas, disquetes, CD-ROM, slides, fotografias. Portanto, no restam dvidas de que o examinador se referiu ao arquivo especial! GABARITO: D 9. (CONSULPLAN 2006 - Arquivista CEFET/RJ) Indique a alternativa que corresponde ao arquivo que tem sob sua custdia, os documentos resultantes da experincia humana num campo especfico, independentemente da forma fsica que se apresentem. A) Arquivo B) Arquivo C) Arquivo D) Arquivo especializado. central. terminolgico. excepcional.

Arquivo especializado , como visto na questo acima, aquele arquivo especializado em alguma rea do conhecimento, independentemente da forma fsica que apresenta. Ficou fcil! GABARITO: A 10. (CONSULPLAN 2007 - Arquivista Prefeitura Municipal de Miracema/RJ) De acordo com a natureza da entidade produtora, os arquivos classificam-se em A) setoriais e particulares. B) pblicos e pessoais. C) pessoais e setoriais.
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D) pblicos e privados. E) privados e setoriais.

Este tema j foi parcialmente abordado acima. Os arquivos podem ser considerados pblicos, privados, familiais ou pessoais, de acordo com a entidade que os mantm. certo que, em concursos pblicos, o conceito mais importante o de arquivos pblicos, mas importante saber, tambm, a definio de arquivos privados. Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias (Lei n 8.159, art. 7, caput). Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades (Lei n 8.159, art. 11).
GABARITO: D

11. (CONSULPLAN 2006 - Arquivista CEFET/RJ) Indique a alternativa que caracteriza quanto natureza do assunto, os documentos. A) Informticos e ostensivos. B) Sigilosos e microgrficos. C) Ostensivos e sigilosos. D) Sonoros e ostensivos. Os documentos podem ser classificados, segundo a natureza de seu assunto, em ostensivos ou sigilosos. Ostensivo, segundo o dicionrio, que no se esconde; que quer se mostrar; prprio para ser visto. Pois documentos ostensivos so aqueles que podem ser divulgados, pois isto no prejudicar a administrao. Os documentos sigilosos, por sua vez, so aqueles que, por sua natureza, no podem ser divulgados e, por isso, necessitam de medidas especiais de salvaguarda e de proteo.

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O 2 do art. 23 da Lei n 8.159 assevera que: Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so originalmente sigilosos. Os documentos sigilosos podem ser classificados como ultrassecreto, secreto, confidencial ou reservado. Aqui, cumpre, apenas, reproduzir os pargrafos do art. 5 do Decreto n 4.553, de 27 de dezembro de 2002, que fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos pblicos na classificao dos documentos por eles produzidos: Art. 5 Os dados ou informaes sigilosos sero classificados em ultrassecretos, secretos, confidenciais e reservados, em razo do seu teor ou dos seus elementos intrnsecos. 1 So passveis de classificao como ultrassecretos, dentre outros, dados ou informaes referentes soberania e integridade territorial nacionais, a planos e operaes militares, s relaes internacionais do Pas, a projetos de pesquisa e desenvolvimento cientfico e tecnolgico de interesse da defesa nacional e a programas econmicos, cujo conhecimento no autorizado possa acarretar dano excepcionalmente grave segurana da sociedade e do Estado. 2 So passveis de classificao como secretos, dentre outros, dados ou informaes referentes a sistemas, instalaes, programas, projetos, planos ou operaes de interesse da defesa nacional, a assuntos diplomticos e de inteligncia e a planos ou detalhes, programas ou instalaes estratgicos, cujo conhecimento no autorizado possa acarretar dano grave segurana da sociedade e do Estado. 3 So passveis de classificao como confidenciais dados ou informaes que, no interesse do Poder Executivo e das partes, devam ser de conhecimento restrito e cuja revelao no autorizada possa frustrar seus objetivos ou acarretar dano segurana da sociedade e do Estado. 4 So passveis de classificao como reservados dados ou informaes cuja revelao no autorizada possa comprometer planos, operaes ou objetivos neles previstos ou referidos. Quando classificados como sigilosos, os documentos no carregam, para sempre, essa classificao. A partir da data de produo do dado ou informao, a classificao perdura por:
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30 anos, no mximo, se ultrassecreto; 20 anos, no mximo, se secreto; 10 anos, no mximo, se confidencial; 5 anos, no mximo, se reservado.

Estes prazos podero ser prorrogados uma vez, por igual perodo. Ento, o gabarito a letra c. Quanto natureza do assunto, os documentos podem ser classificados em ostensivos e sigilosos. GABARITO: C 12. (CONSULPLAN 2006 - Arquivista CEFET/RJ) Marque a alternativa que apresenta a classificao dada aos documentos cuja divulgao NO prejudica a administrao. A) Ostensivos. B) Sonoros. C) Filmogrficos. D) Sigilosos. Bom, os documentos cuja divulgao no prejudica a administrao so os ostensivos. Os documentos cuja divulgao, por outro lado, prejudica a administrao so os sigilosos. GABARITO: A 13. (CONSULPLAN 2006 - Arquivista CEFET/RJ) Conforme a Legislao Arquivstica Brasileira os prazos de durao da classificao a que se refere a redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004, vigoram a partir da data de produo do dado ou informao e so os seguintes: I. Ultra-secreto: mximo de trinta anos. II. Secreto: mximo de trinta anos. III. Confidencial: mximo de dez anos. IV. Reservado: mximo de cinco anos. V. Ultra-secreto: mximo de sessenta anos. Julgue os prazos acima e marque a alternativa correta. A) I, III, IV B) II, III, IV
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C) II, IV, V D) I, III, V E) I, II, V Reveja este pargrafo do decreto supracitado: 4 So passveis de classificao como reservados dados ou informaes cuja revelao no autorizada possa comprometer planos, operaes ou objetivos neles previstos ou referidos. Quando classificados como sigilosos, os documentos no carregam, para sempre, essa classificao. A partir da data de produo do dado ou informao, a classificao perdura por: 30 anos, no mximo, se ultrassecreto; 20 anos, no mximo, se secreto; 10 anos, no mximo, se confidencial; 5 anos, no mximo, se reservado.

Portanto, a letra A a correta. Observe que, ainda que voc no soubesse nada a este respeito, voc teria um tero de chances de acertar a questo. Isto porque os itens I e V so incompatveis, certo? Ento, s restariam, como opo, as letras a, b e c. importante, em provas de mltipla escolha, que voc faa avaliao. s vezes, fazendo isto, sua porcentagem de acerto sobe bastante, ainda que voc no tenha ideia da matria. GABARITO: A 14. (CONSULPLAN 2006 - Arquivista CEFET/RJ) Marque a alternativa em que, conforme suas caractersticas, forma e contedo, os documentos podem ser classificados. A) Segundo B) Segundo C) Segundo D) Segundo o a o a estilo e a natureza do assunto. correspondncia e a ndole do assunto. gnero e a natureza do assunto. correspondncia e o gnero do assunto.

H algumas questes acima, vimos que os documentos podem ser classificados, segundo a sua natureza, em especiais e especializados. Eles tambm podem ser classificados, segundo o gnero, em: Escritos ou textuais: como o nome diz, so os documentos manuscritos, datilografados ou impressos. Envolve uma gama enorme de tipos fsicos ou espcies documentais, como atos,
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contratos, atas, relatrios, circulares, livros de contas, editais, certides e vrios outros. Cartogrficos: documentos que representam, de forma reduzida, uma rea maior. Contm representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia, como plantas, mapas, perfis. Iconogrficos: documentos que contm imagens estticas (que no estejam em movimento) fotografias, desenhos, gravuras, diapositivos. Filmogrficos: como o prprio nome diz, documentos em pelculas cinematogrficas, como filmes e fitas videomagnticas. Sonoros: documentos contendo registros fonogrficos, como discos de vinil, fitas audiomagnticas e CDs musicais. Microgrficos: documentos em suporte flmico resultantes de microrreproduo de imagens, mediante utilizao de tcnicas especficas (rolo, microficha, jaqueta, carto-janela). Informticos: documentos produzidos, armazenados ou tratados em computador (disquete, CD-ROM, HD, disco ptico). Assim, os documentos podem ser classificaes, entre vrios critrios, pela natureza e pelo gnero. No existe classificao segundo estilo, correspondncia ou ndole do assunto. Eu sei que voc deve estar pensando que so muitas classificaes e fica fcil de confundir. E eu at concordo com voc, mas, por outro lado, voc tem de convir que a matria no de difcil entendimento. Basta que voc se concentre na hora do estudo e separe classificao por classificao e no faa confuso na hora da prova. Eu sei que isto d um trabalhinho, mas, uma vez claro na sua cabea, a chance de voc acertar a todas as questes muito grande! GABARITO: C 15. (CONSULPLAN Arquivista Municpio de So Leopoldo/RS 2010) Assinale a alternativa que apresenta a descrio correta de arquivamento do tipo vertical: A) Arquivamento em que os documentos ou fichas so dispostos uns atrs dos outros e arquivados em caixas, estantes ou escaninhos.
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B) Arquivamento em que os documentos ou fichas so dispostos uns sobre os outros, permitindo sua rpida consulta com a necessidade de manipular ou remover outros documentos ou fichas. C) Arquivamento em que os documentos ou fichas so colocados uns sobre os outros e arquivados em caixas, estantes ou escaninhos. D) Arquivamento em que os documentos ou fichas so dispostos uns ao lado dos outros, permitindo sua lenta consulta, com a necessidade de manipular ou remover outros documentos ou fichas. E) Arquivamento em que os documentos ou fichas so dispostos uns atrs dos outros, permitindo sua rpida consulta, sem necessidade de manipular ou remover outros documentos ou fichas. Esta questo inaugura outro tpico relevante, os tipos de arquivamento dos documentos. Existem dois tipos de arquivamento: o horizontal e o vertical. O que o definir ser a posio das fichas e documentos e no a forma dos mveis. No tipo horizontal, os documentos so dispostos uns sobre os outros, em caixas, estantes ou escaninhos. muito comum no arquivamento de plantas, de mapas e de desenhos e de arquivos permanentes (a importante definio deste termo ser visto mais adiante nesta obra). O arquivo horizontal recomendado quando a instituio visa preservar os documentos, j que evita que eles amassem ou se dobrem com o tempo. No devem ser utilizados para documentos ainda em curso, pois, para se chegar, por exemplo, a um documento que est no fim da caixa, preciso retirar todos os outros, que esto por cima. No arquivamento vertical, os documentos ficam dispostos uns atrs dos outros, em gavetas ou estantes. Para retirar um documento, no preciso manipular os demais. Por essa razo, indicado para arquivos que ainda so utilizados com frequncia. A questo abordou justamente a vantagem deste tipo de arquivamento, a rpida consulta, sem necessidade de manipulao dos demais! GABARITO: E 16. (CONSULPLAN 2006 - Arquivista CEFET/RJ) Sobre o arquivamento do tipo horizontal, marque a afirmativa correta.
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A) Arquivamento em que os documentos ou fichas so colocados uns sobre os outros e arquivados em caixas, estantes ou escaninhos. B) Arquivamento em que os documentos ou fichas so dispostos uns ao lado dos outros, permitindo sua lenta consulta, com a necessidade de manipular ou remover outros documentos ou fichas. C) Arquivamento em que os documentos ou fichas so dispostos uns atrs dos outros, permitindo sua rpida consulta, sem necessidade de manipular ou remover outros documentos ou fichas. D) Arquivamento em que os documentos ou fichas so dispostos uns atrs dos outros e arquivados em caixas, estantes ou escaninhos. A letra define perfeitamente o arquivamento horizontal, visto acima. Eu, se fosse voc, colocaria, no meu resumo, as definies trazidas por esta questo e pela anterior, j que expressa o perfeito posicionamento da CONSULPLAN sobre o tema. GABARITO: A 17. (CONSULPLAN 2006 - Arquivista CEFET/RJ) Marque a alternativa que representa a operao intelectual que consiste em analisar e determinar o assunto de um documento. A) Classificao. B) Reembolso. C) Codificao. D) Protocolo. A operao intelectual que consiste em analisar e determinar o assunto de um documento chama-se classificao. Aqui, estamos vendo a classificao mais bsica de todas: aquela que define o documento pelo assunto. Imagine a gama de documentos que o TSE deve reunir em seu arquivo. Ento, eles com certeza classificam os seus documentos pelo assunto. Por exemplo: estes documentos tratam sobre recursos humanos, estes sobre zonas eleitorais, estes sobre a histria do Tribunal e assim por diante. GABARITO: A

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18. (CONSULPLAN 2007 Prefeitura Municipal de Cataguases/MG Arquivista) O objetivo da classificao por assuntos agrupar documentos em arquivos segundo: A) O perodo. B) O tema. C) O suporte. D) A organizao. E) O valor cultural. O objetivo da classificao por assuntos , claro, agrupar documentos em arquivos segundo o seu tema. GABARITO: B 19. (CONSULPLAN 2007 Companhia Hidroeltrica do So Francisco/CHESF Arquivista) O objetivo da classificao por assuntos agrupar documentos em arquivos segundo: A) O tema. B) O valor cultural. C) A organizao. D) O perodo. E) O suporte. Veja que esta questo igual anterior e foi aplicada no mesmo ano! Esta a importncia de se fazer questes anteriores da banca. Quem est estudando por questes de outras bancas no ter tanta confiana quanto voc na hora de prova de marcar a opo o tema. E lembre-se que, em uma prova de concurso pblico, confiana significa economia de tempo! GABARITO: A 20. (CONSULPLAN 2007 Companhia Hidroeltrica do So Francisco/CHESF Arquivista) A classificao a operao intelectual que consiste em analisar e determinar: A) As datas e prazos dos documentos. B) A natureza sigilosa de um documento. C) A importncia histrica de um documento. D) O assunto de um documento. E) A natureza particular de um documento. A classificao a operao intelectual que consiste em analisar e determinar o assunto de um documento. Note que a questo 17,
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acima, aplicada em ano anterior, faz a pergunta contrria. Pergutna qual a operao intelectual que consiste em analisar e determinar o assunto de um documento. Viu como bacana fazer questes anteriores? Eu estou torcendo para uma questo assim cair na sua prova! GABARITO: D 21.
(CONSULPLAN 2006 Agente Administrativo Indstrias Nucleares do Brasil/INB) Receber o documento, ler o documento

identificando o assunto principal e o(s) assunto(s) secundrio(s) de acordo com o seu contedo, localizar o cdigo, utilizando o ndice, quando necessrio, anotar o cdigo na primeira folha do documento e preencher a(s) folha(s) de referncia para os assuntos secundrios so rotinas correspondentes s operaes de: A) Prescrio. B) Notao. C) Avaliao. D) Classificao. E) Restaurao. Esta questo muito boa, porque descreve exatamente o processo que feito na classificao dos documentos: - receber o documento; - ler o documento identificando o assunto principal e o(s) assunto(s) secundrio(s) de acordo com o seu contedo; - localizar o cdigo, utilizando o ndice, quando necessrio; - anotar o cdigo na primeira folha do documento; e preencher a(s) folha(s) de referncia para os assuntos secundrios. GABARITO: D (CONSULPLAN 2007 Prefeitura Municipal de Cataguases/MG Arquivista) Identifique as principais maneiras que os documentos podem ser caracterizados: A) Gnero, nmero e grau. B) Espcie, nmero e natureza. C) Natureza, grau e nmero. D) Descrio, catalogao e gnero. E) Gnero, espcie e natureza.
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GABARITO: E Antes de entrarmos na prxima questo, vamos recordar, em linhas sumrias, o que vimos at aqui em relao classificao: Segundo as entidades mantenedoras Segundo a extenso de sua atuao Segundo a natureza dos documentos Pblicos Privados Setoriais Gerais ou centrais Especializado Especial Escritos ou textuais Cartogrficos Iconogrficos Filmogrficos Sonoros Microgrficos Informticos Sigilosos Ostensivos

Segundo o gnero

Segundo a natureza do assunto

Falta vermos as seguintes classificaes: - segundo os estgios de sua evoluo: de acordo com essa classificao, os arquivos podem ser classificados em correntes, intermedirios ou permanentes. Esta classificao to importante, que uma aula inteira ser dedicada a ela. Por isto, por ora, vamos deix-la para mais tarde. - segundo a espcie e tipo documental e segundo a forma e o formato. Estas so as ltimas classificaes que so teis em provas de concursos pblicos e, por isto, vamos v-las agora: Espcie documental a configurao que assume um documento de acordo com a disposio e com a natureza das informaes nele contidas. So exemplos: ofcios, memorandos, cartas, telegramas e e-mails. Conforme a terminologia arquivstica brasileira, espcie de documento a designao dos documentos segundo seu aspecto formal: ata, carta, certido, decreto, edital, ofcio, relatrio, requerimento, gravura, diapositivo, filme, planta, mapa etc.

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A professora Helosa Bellotto (me do msico Tony Bellotto!) classifica os documentos arquivsticos, segundo a espcie, em seis tipos. Atos normativos: so os de cumprimento obrigatrio, sendo de manifestao de vontade de autoridades supremas e devendo ser acatados pelos subordinados. Emanam do Poder Legislativo ou de autoridade administrativa. Incluem: leis, decretos-leis, decretos, estatutos, regimentos, regulamentos, resolues, portarias, instrues normativas, ordens de servio, decises, acrdos, despachos, quando decisrios. Atos enunciativos: so os opinativos e que esclarecem questes vazadas em outros documentos. Seu contedo visa fundamentar uma resoluo e podem ser: pareceres, informaes, relatrios, votos, despachos, quando interlocutrios. Atos de assentamento: so os configurados por registro, consubstanciando assentamento sobre fatos ou ocorrncias, como atas, termos, apostilas, autos de infrao. Atos comprobatrios: so os que derivam dos de assentamento, comprovando-os, como certides, traslados, atestados, cpias autenticadas. Atos de ajuste: so documentos pactuais, representados por acordos de vontade em que, no caso da documentao pblica, pelo menos uma das partes a administrao, seja federal, estadual ou municipal. So os tratados, convnios, contratos, ajustes, termos. Atos de correspondncia: so os que, em geral, derivam de atos normativos, determinando-lhes a execuo, como alvars, circulares, avisos, cartas, memorandos, mensagens, editais, imitaes e exposies de motivos. O tipo documental a diviso de espcie documental que rene documentos por suas caractersticas comuns no que diz respeito frmula diplomtica, natureza de contedo ou tcnica do registro. Exemplos de tipos documentais: cartas precatrias, cartas rgias, cartas-patentes, decretos sem nmero, decretos-leis, decretos legislativos. Veja que o tipo documental uma diviso da espcie, ou seja, mais detalhado. Com esta informao, possvel acertar quase todas as questes de concurso pblico que tratam sobre tipo e espcie
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documental. muito comum as bancas examinadoras quererem fazer confuso quanto a esses conceitos. Em outras palavras: Declarao espcie Declarao de bens tipologia Declarao de Imposto de Renda tipologia Agora vejamos a ltima classificao que nos faltava: os documentos, segundo a sua forma, podem ser classificados em relao ao seu estgio de preparao, em rascunho ou minuta, original e cpia. Quanto ao formato, os documentos so classificados segundo o seu aspecto fsico, independentemente da informao armazenada, em ficha, livro, caderno, folder etc. Pronto, agora podemos fazer as outras questes sobre classificaes de arquivos, envolvendo todas elas! 22. (CONSULPLAN 2007 Companhia Hidroeltrica do So Francisco/CHESF Arquivista) Indique as principais maneiras nas quais os documentos para arquivstica podem ser caracterizados conforme seus assuntos: A) Gnero, espcie e natureza. B) Nmero, catalogao e gnero C) Natureza, espcie e nmero. D) Grau, nmero e natureza. E) Gnero, descrio e grau Quais as classificaes que no existem na nossa matria e que foram citadas nas alternativas? Catalogao, nmero, grau e descrio. Portanto, so classificaes as segundo o gnero, a espcie e a natureza. GABARITO: A 23. (CONSULPLAN 2007 Prefeitura Municipal de Cataguases/MG Arquivista) Identifique as principais maneiras que os documentos podem ser caracterizados: A) Gnero, nmero e grau. B) Espcie, nmero e natureza. C) Natureza, grau e nmero. D) Descrio, catalogao e gnero. E) Gnero, espcie e natureza.
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Esta questo idntica anterior, aplicada no mesmo ano. Vamos, mais uma vez, rastrear quais classificaes so invenes da cabea do examinador: grau, nmero, descrio e catalogao. Veja que aqui a resposta a mesma da anterior: gnero, espcie e natureza. GABARITO: E 24. (CONSULPLAN 2006 - Arquivista CEFET/RJ) Carta, ata, relatrio, edital, e decreto so definidos segundo uma certa categorizao de documentos arquivsticos. Assinale a definio que melhor conceitua essa categorizao. A) Configurao que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicao de seu contedo. B) Denominao dos documentos conforme o estgio de preparao e de transmisso. C) Configurao que assume um documento de acordo com a disposio das informaes nele contidas. D) Configurao que assume uma espcie documental de acordo com a atividade que a gerou. E) Configurao fsica de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado. Carta, ata, relatrio, edital e decreto so espcies documentais que, por sua vez, so exatamente o que diz a letra c: configurao que assume um documento de acordo com a disposio das informaes nele contidas. Esta definio muito importante para concursos pblicos e, geralmente, vem exatamente nestas palavras, qualquer que seja a banca examinadora. GABARITO: C 25. (CONSULPLAN 2006 - Arquivista CEFET/RJ) Consiste no estgio de preparao e de transmisso de documentos constitudo por original, cpia, rascunho e minuta. A) Formato. B) Natureza. C) Espcie. D) Forma. E) Gnero.

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Os documentos, segundo a sua forma, podem ser classificados em relao ao seu estgio de preparao, em rascunho ou minuta, original e cpia. Ficou fcil agora, n? GABARITO: D 26. (CONSULPLAN 2007 - Arquivista Prefeitura Municipal de Miracema/RJ) Com base nas caractersticas dos documentos de arquivos quanto espcie, eles podem ser caracterizados segundo seu aspecto formal, ou seja, as espcies documentais so definidas em razo da natureza dos atos que lhes deram origem segundo a forma de registro de fatos. Com relao a estes dados, assinale abaixo a alternativa que NO corresponde a natureza dos atos que do origem aos documentos. A) Atos B) Atos C) Atos D) Atos E) Atos normativos. enunciativos. de ajuste. de assentamento. antecedentes.

Veja que a questo simples, pois ela no pede o conceito de determinados atos. Ela pede que o candidato simplesmente marque aquele tipo de ato que no existe. Volte l na teoria e veja que, segundo a professora Bellotto, a classificao em seis tipos, segundo a espcie: atos normativos, atos enunciativos, atos de assentamento, atos comprobatrios, atos de ajusta e atos de correspondncia. Logo, a letra e a errada. GABARITO: E 27.
(CONSULPLAN 2010 Agente Administrativo Conselho Federal de Enfermagem/MG) No tratamento dispensado aos

documentos de uso corrente, os rgos governamentais preocupam-se sobretudo com a guarda dos mesmos, de modo que possam ser rapidamente encontrados quando solicitados. H trs elementos principais a serem considerados na classificao de documentos pblicos: A) Funo, organizao e assunto. B) Atividade, organizao e importncia. C) Funo, hierarquia e importncia. D) Atividade, hierarquia e importncia. E) Atividade, hierarquia e assunto.

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Mais frente, na semana que vem, voc entender o que so os documentos de uso corrente, citado no incio da questo. Mas, por ora, isto no atrapalhar a nossa resoluo. Achei esta questo mais complexa do que de costume, o que timo para o nosso estudo. Existe um cara muito conhecido na rea de arquivologia, que se chama Theodore Roosevelt Schellenberg. Ele criou os conceitos de valor primrio e secundrio dos documentos, que veremos na aula que vem. Em seu livro Arquivos Modernos, o tal do Schellenberg, no captulo sobre classificao, fala assim: H trs elementos principais a serem considerados na classificao de documentos pblicos: a) a ao a que os documentos se referem; b) a estrutura do rgo que os produz; e c) o assunto dos documentos. Justamente por isto, as classificaes podem ser divididas em funcionais, organizacionais e por assunto. Portanto, escreva logo a no seu resumo: h trs elementos principais a serem considerados na classificao de documentos pblicos: funo, organizao e assunto. GABARITO: A Nossas questes de classificao de documentos esto chegando ao fim, finalmente. Faltam somente duas, que tratam do cdigo de classificao. importante que voc saiba que, na minha ampla pesquisa em provas anteriores da CONSULPLAN, este foi o tema sobre o que eu achei mais questes. Portanto, a chance de ela cair na sua prova muito grande. Como eu disse, este um assunto que, apesar de no ser difcil, confunde. Logo, importante que voc esteja com tudo fresquinho na cabea, para no fazer confuso na hora da prova e garantir estes pontos. Vamos s duas ltimas questes da aula?

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28. (CONSULPLAN 2006 - Arquivista CEFET/RJ) O cdigo de classificao de documentos de arquivo um instrumento para classificar A) certos tipos de documentos em uma instituio. B) alguns tipos de documentos produzidos por um rgo no exerccio de suas funes e atividades. C) apenas os documentos recebidos por um rgo no exerccio de suas funes e atividades. D) todo e qualquer documento produzido e recebido por um rgo no exerccio de suas funes e atividades. E) parte dos documentos produzidos por uma instituio. O cdigo de classificao de documentos de arquivo um instrumento para classificar todo e qualquer documento produzido e recebido por um rgo no exerccio de suas funes e atividades! Esta a prpria definio do cdigo de classificao. Anote a no seu resumo esta definio! GABARITO: D 29. (CONSULPLAN 2007 Prefeitura Municipal de Cataguases/MG Arquivista) O cdigo de classificao de documentos de arquivo um instrumento utilizado para cumprir a funo de: A) Classificar certos tipos de documentos em uma instituio. B) Classificar alguns tipos de documentos produzidos por um rgo no exerccio de suas funes e atividades. C) Classificar apenas os documentos recebidos por um rgo no exerccio de suas funes e atividades. D) Classificar todo e qualquer documento produzido e recebido por um rgo no exerccio de suas funes e atividades. E) Classificar parte dos documentos produzidos por uma instituio. Olhe, eu sinceramente estou achando que o camarada que, nos estudos para a prova da prefeitura de Cataguases, refez a prova do CEFET/RJ, gabaritou a prova, porque as questes eram todas muitssimo parecidas. Percebeu como a questo acima idntica anterior? O cdigo de classificao de documentos de arquivo, voc j sabe, um instrumento para classificar todo e qualquer documento produzido e recebido por um rgo no exerccio de suas funes e atividades.
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GABARITO: B Com esta questo, chegamos ao fim da nossa primeira aula. Eu, particularmente, achei uma aula bem produtiva, com 29 questes da nossa banca, abrangendo todos os pontos tericas da matria. Se voc tiver tido qualquer dvida na aula de hoje, pode me encontrar no frum de dvidas. Abaixo, vo as questes com o gabarito, para voc treinar depois. Eu sugiro que voc espere passar umas duas semanas e, ento, tente refazer estes exerccios. S para de refaz-los quando no errar mais nenhuma questo! Que Deus te abenoe. Um abrao e fora na peruca, Carolina Teixeira carolina@pontodosconcursos.com.br

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LISTA DAS QUESTES COMENTADAS NESTA AULA

1. (CONSULPLAN 2007 Companhia Hidroeltrica do So Francisco/CHESF Arquivista) A referncia que toda informao registrada em um suporte material, suscetvel de ser utilizada para consulta, estudo, prova e pesquisa, que comprovam fatos, fenmenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada poca ou lugar, corresponde conceituao de: A) Arquivo. B) Informao. C) Conhecimento. D) Dado. E) Documento. 2. (CONSULPLAN 2007 - Arquivista Prefeitura Municipal de Miracema/RJ) Documentos pblicos so A) todos os documentos de certo suporte ou formato, produzidos e/ou recebidos por um rgo governamental na conduo de suas atividades. B) todos os documentos de qualquer suporte ou formato, produzidos e/ou recebidos por um rgo privado na conduo de suas atividades. C) todos os documentos de qualquer suporte ou formato, produzidos e/ou recebidos por um rgo governamental na conduo de suas atividades. D) todas as informaes de certo suporte ou formato, produzidos e/ou recebidos por um rgo governamental na conduo de suas atividades. E) todas as informaes de qualquer suporte ou formato, produzidos e/ou recebidos por um rgo privado na conduo de suas atividades. 3. (CONSULPLAN 2007 - Arquivista Prefeitura Municipal de Miracema/RJ) Assinale a definio de arquivo. A) Conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos pblicos, instituies de carter pblico, entidades pessoas fsicas em decorrncia do exerccio de suas qualquer que seja o suporte da informao. B) Conjunto de informaes produzidas e/ou recebidas pblicos, instituies de carter pblico, entidades por rgos privadas e atividades, por rgos privadas e
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pessoas fsicas em decorrncia do exerccio de suas atividades, qualquer que seja o suporte da informao. C) Conjunto de documentos apenas recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico, entidades privadas e pessoas fsicas em decorrncia do exerccio de suas atividades, conforme o suporte da informao. D) Conjunto de documentos apenas produzidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico, entidades privadas e pessoas fsicas em decorrncia do exerccio de suas atividades, qualquer que seja o suporte da informao. E) Conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos por entidades privadas e pessoas fsicas em decorrncia do exerccio de suas atividades, conforme o suporte da informao. 4. (CONSULPLAN 2010 Agente Administrativo Municpio de Sertaneja/PR) Considerando o conceito de arquivo, assinale a alternativa correta: A) Os arquivos so constitudos apenas por documentos em suporte papel. B) Os arquivos, assim como as bibliotecas, so formados por documentos produzidos e conservados com objetivos culturais. C) O arquivo morto aquele que deixa de existir na organizao e, portanto simplesmente descartado. D) A principal finalidade dos arquivos servir administrao. Eles constituem-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da histria. E) Os arquivos so formados por documentos colecionados de fontes diversas, adquiridos por compra ou doao. 5. (CONSULPLAN 2006 - Arquivista CEFET/RJ) So caractersticas bsicas que distinguem os arquivos, EXCETO: A) Organicidade B) Inter-relacionamento C) Fidedignidade D) Autenticidade E) Indexao/Instrumentos de busca 6. (CONSULPLAN 2006 - Arquivista CEFET/RJ) Marque a alternativa INCORRETA acerca da organizao de arquivos e suas fases.

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A) Levantamento de dados. B) Anlise de dados coletados. C) Terminologia de dados. D) Implantao e acompanhamento. 7. (CONSULPLAN 2006 - Arquivista CEFET/RJ) Marque a alternativa INCORRETA quanto a abrangncia de atuao dos arquivos. A) Podem B) Podem C) Podem D) Podem ser ser ser ser setoriais. iniciais. gerais. centrais.

8. (CONSULPLAN 2006 - Arquivista CEFET/RJ) Assinale a alternativa que corresponde ao arquivo que tem sob sua guarda, documentos de formas fsicas diversas, fotografias, discos, clichs, microformas, slides, disquetes, Cd-Rom. A) Arquivo B) Arquivo C) Arquivo D) Arquivo tcnico. destinatrio. excepcional. especial.

9. (CONSULPLAN 2006 - Arquivista CEFET/RJ) Indique a alternativa que corresponde ao arquivo que tem sob sua custdia, os documentos resultantes da experincia humana num campo especfico, independentemente da forma fsica que se apresentem. A) Arquivo B) Arquivo C) Arquivo D) Arquivo especializado. central. terminolgico. excepcional.

10. (CONSULPLAN 2007 - Arquivista Prefeitura Municipal de Miracema/RJ) De acordo com a natureza da entidade produtora, os arquivos classificam-se em A) setoriais e particulares. B) pblicos e pessoais. C) pessoais e setoriais. D) pblicos e privados. E) privados e setoriais.

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11. (CONSULPLAN 2006 - Arquivista CEFET/RJ) Indique a alternativa que caracteriza quanto natureza do assunto, os documentos. A) Informticos e ostensivos. B) Sigilosos e microgrficos. C) Ostensivos e sigilosos. D) Sonoros e ostensivos. 12. (CONSULPLAN 2006 - Arquivista CEFET/RJ) Marque a alternativa que apresenta a classificao dada aos documentos cuja divulgao NO prejudica a administrao. A) Ostensivos. B) Sonoros. C) Filmogrficos. D) Sigilosos. 13. (CONSULPLAN 2006 - Arquivista CEFET/RJ) Conforme a Legislao Arquivstica Brasileira os prazos de durao da classificao a que se refere a redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004, vigoram a partir da data de produo do dado ou informao e so os seguintes: I. Ultra-secreto: mximo de trinta anos. II. Secreto: mximo de trinta anos. III. Confidencial: mximo de dez anos. IV. Reservado: mximo de cinco anos. V. Ultra-secreto: mximo de sessenta anos. Julgue os prazos acima e marque a alternativa correta. A) I, III, IV B) II, III, IV C) II, IV, V D) I, III, V E) I, II, V 14. (CONSULPLAN 2006 - Arquivista CEFET/RJ) Marque a alternativa em que, conforme suas caractersticas, forma e contedo, os documentos podem ser classificados. A) Segundo o estilo e a natureza do assunto. B) Segundo a correspondncia e a ndole do assunto.
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C) Segundo o gnero e a natureza do assunto. D) Segundo a correspondncia e o gnero do assunto. 15. (CONSULPLAN Arquivista Municpio de So Leopoldo/RS 2010) Assinale a alternativa que apresenta a descrio correta de arquivamento do tipo vertical: A) Arquivamento em que os documentos ou fichas so dispostos uns atrs dos outros e arquivados em caixas, estantes ou escaninhos. B) Arquivamento em que os documentos ou fichas so dispostos uns sobre os outros, permitindo sua rpida consulta com a necessidade de manipular ou remover outros documentos ou fichas. C) Arquivamento em que os documentos ou fichas so colocados uns sobre os outros e arquivados em caixas, estantes ou escaninhos. D) Arquivamento em que os documentos ou fichas so dispostos uns ao lado dos outros, permitindo sua lenta consulta, com a necessidade de manipular ou remover outros documentos ou fichas. E) Arquivamento em que os documentos ou fichas so dispostos uns atrs dos outros, permitindo sua rpida consulta, sem necessidade de manipular ou remover outros documentos ou fichas. 16. (CONSULPLAN 2006 - Arquivista CEFET/RJ) Sobre o arquivamento do tipo horizontal, marque a afirmativa correta. A) Arquivamento em que os documentos ou fichas so colocados uns sobre os outros e arquivados em caixas, estantes ou escaninhos. B) Arquivamento em que os documentos ou fichas so dispostos uns ao lado dos outros, permitindo sua lenta consulta, com a necessidade de manipular ou remover outros documentos ou fichas. C) Arquivamento em que os documentos ou fichas so dispostos uns atrs dos outros, permitindo sua rpida consulta, sem necessidade de manipular ou remover outros documentos ou fichas. D) Arquivamento em que os documentos ou fichas so dispostos uns atrs dos outros e arquivados em caixas, estantes ou escaninhos.

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17. (CONSULPLAN 2006 - Arquivista CEFET/RJ) Marque a alternativa que representa a operao intelectual que consiste em analisar e determinar o assunto de um documento. A) Classificao. B) Reembolso. C) Codificao. D) Protocolo. 18. (CONSULPLAN 2007 Prefeitura Municipal de Cataguases/MG Arquivista) O objetivo da classificao por assuntos agrupar documentos em arquivos segundo: A) O perodo. B) O tema. C) O suporte. D) A organizao. E) O valor cultural. 19. (CONSULPLAN 2007 Companhia Hidroeltrica do So Francisco/CHESF Arquivista) O objetivo da classificao por assuntos agrupar documentos em arquivos segundo: A) O tema. B) O valor cultural. C) A organizao. D) O perodo. E) O suporte. 20. (CONSULPLAN 2007 Companhia Hidroeltrica do So Francisco/CHESF Arquivista) A classificao a operao intelectual que consiste em analisar e determinar: A) As datas e prazos dos documentos. B) A natureza sigilosa de um documento. C) A importncia histrica de um documento. D) O assunto de um documento. E) A natureza particular de um documento.
21. (CONSULPLAN 2006 Agente Administrativo Indstrias Nucleares do Brasil/INB) Receber o documento, ler o documento identificando o

assunto principal e o(s) assunto(s) secundrio(s) de acordo com o seu contedo, localizar o cdigo, utilizando o ndice, quando necessrio, anotar o cdigo na primeira folha do documento e
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preencher a(s) folha(s) de referncia para os assuntos secundrios so rotinas correspondentes s operaes de: A) Prescrio. B) Notao. C) Avaliao. D) Classificao. E) Restaurao. 22. (CONSULPLAN 2007 Companhia Hidroeltrica do So Francisco/CHESF Arquivista) Indique as principais maneiras nas quais os documentos para arquivstica podem ser caracterizados conforme seus assuntos: A) Gnero, espcie e natureza. B) Nmero, catalogao e gnero C) Natureza, espcie e nmero. D) Grau, nmero e natureza. E) Gnero, descrio e grau 23. (CONSULPLAN 2007 Prefeitura Municipal de Cataguases/MG Arquivista) Identifique as principais maneiras que os documentos podem ser caracterizados: A) Gnero, nmero e grau. B) Espcie, nmero e natureza. C) Natureza, grau e nmero. D) Descrio, catalogao e gnero. E) Gnero, espcie e natureza. 24. (CONSULPLAN 2006 - Arquivista CEFET/RJ) Carta, ata, relatrio, edital, e decreto so definidos segundo uma certa categorizao de documentos arquivsticos. Assinale a definio que melhor conceitua essa categorizao. A) Configurao que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicao de seu contedo. B) Denominao dos documentos conforme o estgio de preparao e de transmisso. C) Configurao que assume um documento de acordo com a disposio das informaes nele contidas. D) Configurao que assume uma espcie documental de acordo com a atividade que a gerou. E) Configurao fsica de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado.
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25. (CONSULPLAN 2006 - Arquivista CEFET/RJ) Consiste no estgio de preparao e de transmisso de documentos constitudo por original, cpia, rascunho e minuta. A) Formato. B) Natureza. C) Espcie. D) Forma. E) Gnero. 26. (CONSULPLAN 2007 - Arquivista Prefeitura Municipal de Miracema/RJ) Com base nas caractersticas dos documentos de arquivos quanto espcie, eles podem ser caracterizados segundo seu aspecto formal, ou seja, as espcies documentais so definidas em razo da natureza dos atos que lhes deram origem segundo a forma de registro de fatos. Com relao a estes dados, assinale abaixo a alternativa que NO corresponde a natureza dos atos que do origem aos documentos. A) Atos B) Atos C) Atos D) Atos E) Atos 27. normativos. enunciativos. de ajuste. de assentamento. antecedentes.

(CONSULPLAN 2010 Agente Administrativo Conselho Federal de Enfermagem/MG) No tratamento dispensado aos

documentos de uso corrente, os rgos governamentais preocupam-se sobretudo com a guarda dos mesmos, de modo que possam ser rapidamente encontrados quando solicitados. H trs elementos principais a serem considerados na classificao de documentos pblicos: A) Funo, organizao e assunto. B) Atividade, organizao e importncia. C) Funo, hierarquia e importncia. D) Atividade, hierarquia e importncia. E) Atividade, hierarquia e assunto. 28. (CONSULPLAN 2006 - Arquivista CEFET/RJ) O cdigo de classificao de documentos de arquivo um instrumento para classificar
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A) certos tipos de documentos em uma instituio. B) alguns tipos de documentos produzidos por um rgo no exerccio de suas funes e atividades. C) apenas os documentos recebidos por um rgo no exerccio de suas funes e atividades. D) todo e qualquer documento produzido e recebido por um rgo no exerccio de suas funes e atividades. E) parte dos documentos produzidos por uma instituio. 29. (CONSULPLAN 2007 Prefeitura Municipal de Cataguases/MG Arquivista) O cdigo de classificao de documentos de arquivo um instrumento utilizado para cumprir a funo de: A) Classificar certos tipos de documentos em uma instituio. B) Classificar alguns tipos de documentos produzidos por um rgo no exerccio de suas funes e atividades. C) Classificar apenas os documentos recebidos por um rgo no exerccio de suas funes e atividades. D) Classificar todo e qualquer documento produzido e recebido por um rgo no exerccio de suas funes e atividades. E) Classificar parte dos documentos produzidos por uma instituio.

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GABARITO DAS QUESTES COMENTADAS NESTA AULA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 E C A D E C B D A D C A A C E A A B A D D A E C D E A D B

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