PROCEDIMENTO DOCUMENTADO

GESTO E CONTROLO DE DOCUMENTOS E REGISTOS

REVISO
N. 01 DATA 11/09/2011 CAPITULO DESCRIO DA REVISO Verso inicial

LISTA DE DISTRIBUIO
DATA 11/09/2011 DESTINATRIO Todos os colaboradores, fornecedores, clientes e outros interessados, atravs do sistema informtico do SGQ

ELABORADO: Paulo Margalhau AGOSTO, 2011 ORIGINAL RUBRICADO

VERIFICADO: Paulo Margalhau AGOSTO, 2011 ORIGINAL RUBRICADO

APROVADO: Paulo Margalhau AGOSTO, 2011 ORIGINAL RUBRICADO

PROCEDIMENTO DOCUMENTADO
GESTO E CONTROLO DE DOCUMENTOS E REGISTOS

PGINA EM BRANCO

R01 11/09/2011

PGINA 2 DE 11

PQ 4.2.3.1 - GESTO E CONTROLO DE DOCUMENTOS E REGISTOS

PROCEDIMENTO DOCUMENTADO
GESTO E CONTROLO DE DOCUMENTOS E REGISTOS

NDICE 1. OBJECTIVO .................................................................................................................................................... 5 2. MBITO ........................................................................................................................................................ 5 3. DOCUMENTOS DE REFERNCIA.................................................................................................................... 5 4. ABREVIATURAS E DEFINIES ...................................................................................................................... 5 4.1 ABREVIATURAS ..................................................................................................................................... 5 4.2 DEFINIES ........................................................................................................................................... 5 5. PROCESSO..................................................................................................................................................... 6 5.1 FLUXOGRAMA ....................................................................................................................................... 6 5.2 IDENTIFICAO DAS NECESSIDADES .................................................................................................... 7 5.3 ELABORAO, REVISO, VERIFICAO E APROVAO ........................................................................ 7 5.4 CONTROLO E DISTRIBUO ................................................................................................................. 7 5.5 CONTROLO DE RUBRICAS ..................................................................................................................... 8 5.6 ARQUIVO............................................................................................................................................... 8 5.7 UTILIZAO ........................................................................................................................................... 8 5.8 OBSOLETOS ........................................................................................................................................... 8 5.9 REVISO DOS DOCUMENTOS ............................................................................................................... 9 5.10 CONTROLO DE DOCUMENTOS DE ORIGEM EXTERNA .......................................................................... 9 5.11 FORMATO DOS DOCUMENTOS .......................................................................................................... 10 5.12 ORGANIZAO DOS PROCEDIMENTOS .............................................................................................. 10 5.13 CODIFICAO DOS DOCUMENTOS ..................................................................................................... 11 5.14 CPIAS NO CONTROLADAS .............................................................................................................. 11 5.15 CONTROLO DE REGISTOS .................................................................................................................... 11 6. DOCUMENTOS ASSOCIADOS ...................................................................................................................... 11

PQ 4.2.3.1 - GESTO E CONTROLO DE DOCUMENTOS E REGISTOS

PGINA 3 DE 11

R01 11/09/2011

PROCEDIMENTO DOCUMENTADO
GESTO E CONTROLO DE DOCUMENTOS E REGISTOS

PGINA EM BRANCO

R01 11/09/2011

PGINA 4 DE 11

PQ 4.2.3.1 - GESTO E CONTROLO DE DOCUMENTOS E REGISTOS

PROCEDIMENTO DOCUMENTADO
GESTO E CONTROLO DE DOCUMENTOS E REGISTOS

1.

OBJECTIVO

O presente procedimento vista estabelecer as orientaes e responsabilidades para a verificao, aprovao, emisso, controlo, distribuio, reviso, recolha, arquivo e destruio dos documentos do sistema de gesto de qualidade.
2.

MBITO

Este procedimento aplica-se a todos os documentos do sistema de gesto da qualidade, bem como a todos os colaboradores que na sua actividade os utilizam.
3.

DOCUMENTOS DE REFERNCIA

documento de referncia para o presente procedimento, a NP EN ISO 9001:2008.

4.

ABREVIATURAS E DEFINIES

4.1 ABREVIATURAS

GQ Gestor da qualidade SGQ Sistema de gesto da qualidade

4.2 DEFINIES

DOCUMENTO DO SISTEMA: Toda a informao escrita ou grfica que descreva, defina, especifique e relate ou ateste actividades, requisitos ou tcnicas de procedimento relacionadas com a implementao e manuteno do SGQ, incluindo os de orientao externa relevantes para o sistema. PROCEDIMENTO DO SISTEMA DE GESTO DA QUALIDADE: Documento onde se estabelecem as linhas de orientao e os mtodos para a realizao e gesto das actividades necessrias, de modo a assegurar o SGQ. INSTRUO DE TRABALHO: Documento onde se estabelecem as linhas de orientao e os mtodos para realizar e gerir as actividades especficas de determinados trabalhos. PLANO DE INSPECO E MONOTORIZAO: Documento que visa acompanhar o progresso de actividades pr-estabelecidas, definindo a periodicidade e o tipo de inspeco que estas esto sujeitas

PQ 4.2.3.1 - GESTO E CONTROLO DE DOCUMENTOS E REGISTOS

PGINA 5 DE 11

R01 11/09/2011

PROCEDIMENTO DOCUMENTADO
GESTO E CONTROLO DE DOCUMENTOS E REGISTOS

DOCUMENTOS TCNICOS: Todo o documento onde estejam definidas regras associadas a processos ou actividades operacionais, como por exemplo: desenhos, clculos, memrias descritivas e justificativas, cadernos de encargos, especificaes, relatrios, normas, procedimentos tcnicos, registos fotogrficos, mapas cronolgicos, entre outros. CPIA NO CONTROLADA: Cpia de documento do SGQ na posse de pessoas ou entidades que no faam parte da lista de distribuio de cpias controladas. CPIA CONTROLADA: Cpia de documento do SGQ na posse de pessoas ou entidades que faam parte da lista de distribuio de cpias controladas.
5.

PROCESSO

5.1 FLUXOGRAMA

IMAGEM 1

R01 11/09/2011

PGINA 6 DE 11

PQ 4.2.3.1 - GESTO E CONTROLO DE DOCUMENTOS E REGISTOS

PROCEDIMENTO DOCUMENTADO
GESTO E CONTROLO DE DOCUMENTOS E REGISTOS

5.2 IDENTIFICAO DAS NECESSIDADES

Todos os colaboradores so responsveis para, no mbito das tarefas que desenvolvem, identificarem e comunicarem qualquer necessidade de elaborar ou rever um documento do SGQ.
5.3 ELABORAO, REVISO, VERIFICAO E APROVAO

A responsabilidade pela elaborao, reviso, verificao e aprovao dos documentos do SGQ, excluindo documentos de origem externa, definida pelo quadro que se segue:
QUADRO 1

ELABORAO/REVISO

VERIFICAO

APROVAO

DOCUMENTOS DO SGQ

Gestor do sistema de qualidade

Director de departamento/sector

Representante da gesto

Responsveis dos departamentos INSTRUES DE TRABALHO e/ou sectores, ou pessoas ou entidades por estes designadas Responsveis dos departamentos e/ou sectores, ou pessoas ou entidades por estes designadas Director de departamento/sector Gestor do sistema de qualidade Gestor do sistema de qualidade Representante da gesto

OUTROS DOCUMENTOS
(manuais, especificaes tcnicas, planos, listas e outros)

5.4 CONTROLO E DISTRIBUO

A responsabilidade pelo controlo e distribuio dos documentos do SGQ definida pelo quadro que se segue:
DISTRIBUIO
QUADRO 2

ARQUIVO DO ORIGINAL E DO ORIGINAL OBSOLETO

REGISTO DO CONTROLO

MANUAL DA QUALIDADE PROCEDIMENTOS DO SISTEMA

Gestor do sistema de qualidade

Gestor do sistema de qualidade IM 4.2.3.1 - IDENTIFICAO DA DOCUMENTAO

INSTRUES DE TRABALHO

Director de departamento/sector

Gestor do sistema de qualidade IM 4.2.3.2 REGISTO DE

DISTRIBUO DE DOCUMENTOS OUTROS DOCUMENTOS

(manuais, especificaes tcnicas, planos, listas e outros)

Director de departamento/sector

Director de departamento/sector

PQ 4.2.3.1 - GESTO E CONTROLO DE DOCUMENTOS E REGISTOS

PGINA 7 DE 11

R01 11/09/2011

PROCEDIMENTO DOCUMENTADO
GESTO E CONTROLO DE DOCUMENTOS E REGISTOS

As cpias controladas devem ser entregues contra assinatura em protocolo de distribuio de documentos (IM 4.2.3.3 - PROTOCOLO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS).
5.5 CONTROLO DE RUBRICAS

O controlo das rubricas assegurado pelo GQ atravs de uma lista de registo de rubricas (IM 4.2.3.3 - LISTA DE RUBRICAS). igualmente responsvel pela actualizao deste documento.
5.6 ARQUIVO

A responsabilidade pelo arquivo dos documentos originais aprovados est descrita no QUADRO 2, sendo o mesmo utilizado para cpia ou consulta. Cada detentor responsvel pelo arquivo e conservao de todos os documentos que recebe. Os originais de todos os documentos do SGQ esto fisicamente arquivados em pastas devidamente identificadas e na posse do GQ. As cpias controladas dos documentos so possveis de obter/consultar atravs de um sistema informtico cuja responsabilidade pela gesto e manuteno cabe ao GQ, todos os documentos fora deste sistema so consideradas cpias no controladas.
5.7 UTILIZAO

dever dos utilizadores e detentores dos documentos zelar pela sua boa conservao e arquivo, no os alterar ou rasurar e promover a sua reviso sempre que adequado.
5.8 OBSOLETOS

Um documento torna-se obsoleto sempre que seja emitida e distribuda uma nova reviso ou edio. Todos os detentores de documentos do SGQ devero manter-se atentos reviso ou edio do mesmo no momento da sua recepo e durante a sua vigncia, procedendo sua imediata eliminao e substituio pela nova verso do documento assim que esta for distribuda. Os documentos obsoletos sero marcados com a indicao OBSOLETO em todas as suas pginas e arquivados informaticamente por um perodo nunca inferior a 3 anos. Os documentos obsoletos no estaro disponveis para distribuio e a sua consulta ser objecto prvia autorizao do GQ. Todos os documentos obsoletos em formato fsico sero destrudos.

R01 11/09/2011

PGINA 8 DE 11

PQ 4.2.3.1 - GESTO E CONTROLO DE DOCUMENTOS E REGISTOS

PROCEDIMENTO DOCUMENTADO
GESTO E CONTROLO DE DOCUMENTOS E REGISTOS

5.9 REVISO DOS DOCUMENTOS

De acordo com o tipo de documentos, os mesmos sero distribudos aos seus possuidores atravs de protocolo pelo gestor do sistema de qualidade ou director de departamento/sector, conforme for aplicvel. Todas as revises efectuadas nos documentos sero registadas. Os possuidores de documentos passveis de reviso so responsveis por manter em seu poder as ltimas verses dos mesmos e proceder eliminao de quaisquer revises obsoletas na sua posse. A responsabilidade da reviso dos documentos de quem procedeu sua elaborao.
5.10 CONTROLO DE DOCUMENTOS DE ORIGEM EXTERNA

No mbito da actividade da organizao so considerados com interesse para o seu sistema de gesto da qualidade, e por isso referenciados em separador prprio, em forma de ndice e em documento anexo ao mapa da documentao vigente do SGQ (IM 4.2.3.1 - IDENTIFICAO DA DOCUMENTAO), os seguintes documentos: Normas Nacionais NP e NP EN; Normas Internacionais ISO, ASTM, DIN, TAPPI, AFNOR, SMWW; Documentos de homologao, aplicao ou outros de natureza semelhante emitidos laboratrios oficiais e/ou entidades certificadoras; Legislao de mbito municipal, nacional e comunitria; Acordos e protocolos com terceiros, entidades pblicas ou privadas; Documentos originados por fornecedores;

Sempre que possvel, manter-se- disponvel atravs do sistema informtico do SGQ, um repositrio com os documentos acima referenciados. Cabe aos colaboradores, sempre que procedam sua consulta, assegurarem a sua actualidade, alertando o GQ para qualquer alterao que os mesmos sofram. Os documentos originrios dos clientes so arquivados por processo de trabalho pelo colaborador titular desse mesmo processo, sendo este responsvel por garantir a sua validade e em manter um registo dos mesmos onde, no mnimo, seja indicada a dada de recepo, o seu remetente, a reviso ou verso do documento e se este foi substitudo ou eliminado. Consideram-se os documentos dos clientes como propriedade destes, estando sempre que aplicvel salvaguardados os respectivos direitos de autor. A sua disponibilizao a terceiros ser admitida quando no exista da parte do cliente uma exigncia formal de reserva/confidencialidade e seja decorrente de uma imposio da actividade desenvolvida.

PQ 4.2.3.1 - GESTO E CONTROLO DE DOCUMENTOS E REGISTOS

PGINA 9 DE 11

R01 11/09/2011

PROCEDIMENTO DOCUMENTADO
GESTO E CONTROLO DE DOCUMENTOS E REGISTOS

5.11 FORMATO DOS DOCUMENTOS

Os documentos do SGQ sero redigidos atravs de aplicaes informticas apropriadas e arquivados no sistema informtico do sistema de gesto da qualidade. Os arquivos editveis s sero acessveis ao GQ e aos seus autores/revisores. Os documentos distribudos ou passiveis de serem consultados por via electrnica sero disponibilizados num formato que no permita a sua edio. Os documentos do SGQ sero sempre que possvel impressos em frente e verso, em formato A4. As pginas em branco devem incluir a seguinte indicao PGINA EM BRANCO. Com excepo do Manual da Qualidade, todos os documentos sero distribudos capeados com a respectiva lista de distribuio e o registo de revises efectuado e onde ainda constar a rubrica do responsvel pela sua elaborao, verificao e aprovao, respectivas datas, a capa constituir a pgina nmero 1 do documento. Todos os documentos contero um ndice. Os documentos do SGQ identificam-se graficamente por apresentarem no cabealho o seu ttulo e logotipo da organizao e em rodap a indicao do nome do documento no SGQ, nmero de pgina e nmero total de pginas, reviso do documento e respectiva data.
5.12 ORGANIZAO DOS PROCEDIMENTOS

Os procedimentos so organizados segundo as seguintes seces: 1. OBJECTIVO: Enunciado claro e conciso da finalidade do procedimento. 2. MBITO: Descrio das reas, funes ou itens que so abrangidos pelo procedimento. 3. DOCUMENTOS DE REFERNCIA: Identificao da bibliografia, especificaes, normas e outros textos mencionados no procedimento. 4. ABREVIATURAS E DEFINIES: Desambiguao de siglas, palavras ou termos usados no procedimento. 5. PROCESSO: Descrio clara das aces a efectuar para a realizao daquilo que requerido. O texto tratado como uma directiva para todos os colaboradores da organizao. 6. DOCUMENTOS ASSOCIADOS: Indicao dos documentos especificamente associados ao procedimento. 7. ANEXOS: Conjunto de documentos complementares introduzidos no final do procedimento. Todos os procedimentos sero no mnimo constitudos pelas seguintes seces: 1. Objectivos; 2. mbito e 5. Processo.

R01 11/09/2011

PGINA 10 DE 11

PQ 4.2.3.1 - GESTO E CONTROLO DE DOCUMENTOS E REGISTOS

PROCEDIMENTO DOCUMENTADO
GESTO E CONTROLO DE DOCUMENTOS E REGISTOS

5.13 CODIFICAO DOS DOCUMENTOS

A todos os documentos do sistema de gesto da qualidade atribuda uma codificao que o permite identificar, localizar e caracterizar no seio do SGQ, seguindo o seguinte mtodo: MQ n Manual da qualidade PQ x.n - Procedimento DC x.n Documento IM x.n Impresso IT x.n Instruo de trabalho PIM n Plano de inspeco e monotorizao

Onde: x a referncia norma NP EN ISO 9001:2008 e n um nmero sequencial. O cdigo do documento est presente no rodap do mesmo, onde tambm constar o nmero de pgina, nmero total de pginas do documento e o nmero da sua reviso e respectiva data. Cabe ao GQ atribuir a codificao a quaisquer documentos novos a incluir no SGQ.
5.14 CPIAS NO CONTROLADAS

Consideram-se cpias no controladas todos os documentos que no os originais depositados nas respectivas pastas junto do GQ e os disponibilizados atravs do sistema informtico do SGQ.
5.15 CONTROLO DE REGISTOS

Todos os documentos do SGQ esto identificados atravs de impresso prprio mantido pelo GQ (IM 4.2.3.1 - IDENTIFICAO DA DOCUMENTAO), com a indicao da sua codificao, designao, se este se encontra implementado na actividade da organizao, nmero da reviso, data e requisito da norma a que respeita.
6.

DOCUMENTOS ASSOCIADOS IM 4.2.3.1 - IDENTIFICAO DA DOCUMENTAO IM 4.2.3.2 - REGISTO DE DISTRIBUO DE DOCUMENTOS IM 4.2.3.3 - PROTOCOLO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS IM 4.2.3.3 - LISTA DE RUBRICAS

PQ 4.2.3.1 - GESTO E CONTROLO DE DOCUMENTOS E REGISTOS

PGINA 11 DE 11

R01 11/09/2011