Manual do Usurio do Sistema

SUMRIO

Contedo

1. 2. 3. 4. 5. 5.1 5.2 5.3 5.4 6. 7.

OBJETIVO......................................................................................... 2 LOCALIZAO DO SISTEMA ............................................................ 2 CARACTERSTICAS GERAIS DE USO DO SISTEMA ......................... 3 ACESSO AO SISTEMA ...................................................................... 4 FUNCIONALIDADES DO SISTEMA ................................................... 6 Formulrio Eletrnico.................................................................... 7 Caixa de Entrada ......................................................................... 11 Ficha de Acompanhamento ......................................................... 14 Relatrio ..................................................................................... 23 MENU AJUDA ............................................................................... 24 MENU BLOG .................................................................................. 25

Verso 5.0

Pgina 1

MANUAL DO USURIO

1. OBJETIVO

O sistema SIC.SP Servio de Informaes ao Cidado do Estado de So Paulo tem como objetivo efetivar o atendimento s demandas da sociedade por informao. O sistema permite aos rgos e entidades: Receber as solicitaes dos cidados via WEB; Protocolar as solicitaes de informaes; Acessar e Responder s solicitaes cadastradas; Encaminhar e reencaminhar solicitaes a outros rgos (mudana de rota); Controlar os prazos para respostas; Solicitar prorrogao de prazo para as respostas s solicitaes.

2. LOCALIZAO DO SISTEMA 2.1 URL de Acesso

http://www.sic.sp.gov.br

Verso 5.0

Pgina 2

3. CARACTERSTICAS GERAIS DE USO DO SISTEMA

O acesso s funcionalidades do sistema feito a partir do link disponvel na pgina principal ( Acesso Restrito). Ateno: importante ressaltar que o SIC dever sempre efetuar o cadastramento da solicitao do cidado no ambiente ACESSO RESTRITO.

Para ter acesso s funcionalidades o usurio dever: estar previamente cadastrado; estar associado a um dos perfis do sistema; estar associado a uma ou mais unidade de atendimento, instituda nos rgos e entidades da Administrao Estadual (SIC).

Verso 5.0

Pgina 3

4. ACESSO AO SISTEMA O acesso ao sistema se dar atravs da autenticao de um Login e uma senha.

PRIMEIRO ACESSO AO SISTEMA. O Login no sistema ser o CPF do usurio e a Senha ser gerada automaticamente pelo sistema e enviada ao seu e-mail. No primeiro acesso a aplicao solicitar a alterao de senha:

Alterao de dados cadastrais. A alterao de dados do usurio poder ser efetuada pelo prprio usurio quando este desejar, atravs da opo [Alterar meus dados] localizada no canto superior direita.

Verso 5.0

Pgina 4

Alterar minha senha. Caso o usurio deseje alterar novamente a sua senha, ele dever acessar a pgina Alterar minha senha localizada na pgina Alterar meus dados, conforme indicado pela seta acima (pgina anterior).

Esqueci a Senha. Caso o usurio venha a esquecer de sua senha quando for acessar o sistema, ele dever clicar na opo Esqueci a senha no Acesso Restrito. Uma nova senha ser gerada automaticamente pelo sistema e enviada por e-mail ao usurio.

Verso 5.0

Pgina 5

Esqueci o Login. Lembre-se que o Login o seu CPF.

5. FUNCIONALIDADES DO SISTEMA

Nos casos em que o usurio possuir acesso a mais de um rgo, ele primeiramente dever filtrar qual deles ir utilizar.

O acesso s funcionalidades do sistema feito a partir do item menu localizado na parte superior da tela.

Caso o usurio no visualize algum dos itens acima, devido ao seu perfil no ter autorizao de visibilidade do mesmo.

Verso 5.0

Pgina 6

5.1

Formulrio Eletrnico

O cadastramento da solicitao foi dividido em trs passos: Dados pessoais, Solicitao e Protocolo.

No primeiro passo, temos a digitao dos dados pessoais. Os seguintes so obrigatrios:

Nome completo; Identificao (CPF ou outro nmero de identificao); Endereo (eletrnico ou correspondncia fsica).

Verso 5.0

Pgina 7

No segundo passo, temos a digitao dos dados da solicitao propriamente dita:

Verso 5.0

Pgina 8

Na escolha da Forma do recebimento da resposta, se selecionada Correspondncia eletrnica (e-mail) ou Carta,

o sistema solicitar a confirmao das respectivas informaes de endereamento que j foram digitadas no Passo 1 Seus Dados: Recebimento da resposta por e-mail, solicita a confirmao do e-mail

Recebimento da resposta por carta, solicita a confirmao do endereo

Verso 5.0

Pgina 9

A aplicao permite que arquivos eletrnicos sejam anexados:

Verso 5.0

Pgina 10

No terceiro passo, ser exibido o nmero do protocolo da solicitao:

O sistema encaminhar um e-mail, contendo as informaes acima, ao interessado pela solicitao e outro e-mail ao SIC responsvel pela demanda. Esta etapa pode ser impressa atravs do boto imprimir no final da pgina.

5.2

Caixa de Entrada

Na caixa de entrada possvel visualizar as solicitaes recebidas pelo sistema SIC.SP, organizadas por status. Os status das solicitaes so: recebida, em anlise, respondida, cancelada pelo cidado, impertinente, em recurso, encerrada e resposta enviada ao cidado:

RECEBIDA O status recebido informa quais solicitaes entraram na Caixa de Entrada do SIC. A partir deste momento o prazo de resposta j comea a ser calculado pelo sistema. necessrio que o usurio SIC verifique o mais rpido possvel se a solicitao de competncia do seu rgo. Caso contrrio dever redirecionar ao rgo competente ou Central de Atendimento ao cidado CAC com a maior URGNCIA, pois o prazo de resposta no ser alterado. EM ANLISE Esse status significa que o usurio SIC j verificou e aceitou que a solicitao encaminhada de competncia do seu rgo. O SIC buscar a resposta solicitao atravs de seus trmites internos.

Verso 5.0

Pgina 11

RESPONDIDA Aps ter conseguido a resposta junto ao setor interno responsvel pela demanda, o usurio SIC dever cadastrar a resposta. Ser necessria a aprovao desse cadastramento, pelo prprio usurio ou por outro hierarquicamente superior a ele. Ambas as respostas estaro armazenadas no histrico da solicitao (conforme pgina 21). Nessa etapa do processo o sistema considera o status como Respondida. RESPOSTA ENVIADA AO CIDADO Aps a aprovao e o envio da resposta pelo usurio SIC, o sistema adotar o status Resposta enviada ao cidado. ENCERRADA O sistema manter a solicitao no status Resposta enviada ao cidado por 10 dias aps o envio da resposta, aguardando a possibilidade de recurso. Depois desse prazo o status da solicitao passar para Encerrada. CANCELADA PELO CIDADO O sistema assumir esse status quando o cidado cancelar a solicitao cadastrada. IMPERTINENTE Nesse status a solicitao ser identificada e enquadrada pelo responsvel SIC em um dos perfis abaixo: 1) Pedido inexistente O pedido ser arquivado por ausncia de solicitao. 2) Manifestao de livre expresso, reclamao ou sugesto O pedido ser arquivado por ausncia de solicitao, pois o SIC no o canal mais adequado para o encaminhamento de manifestao de livre expresso, reclamao do servio ou sugesto. 3) Pedido incompreensvel O pedido ser arquivado, pois no possvel compreender a solicitao. 4) Ausncia de competncia O pedido ser arquivado, pois o Governo do Estado de So Paulo no responsvel pelos documentos, dados e informaes solicitados. Ateno: O usurio SIC dever informar no campo da resposta, em qual dos perfis acima a solicitao se enquadra. EM RECURSO: Nesse status o sistema assumir que o solicitante entrou com um recurso contra o rgo responsvel pela demanda, devido solicitao Negada, Negada Parcialmente ou por no achar a resposta satisfatria/pertinente:

Verso 5.0

Pgina 12

1 instncia: o interessado tem o direito de entrar com recurso, dirigido autoridade hierarquicamente superior a que negou o acesso, nos termos do art. 19 do Decreto n 58.052, de 16/05/2012. O PRAZO para entrar com recurso de 30 (trinta) dias, a contar da data do protocolo da solicitao. 2 instncia: o interessado tem o direito de recorrer Corregedoria Geral da Administrao - CGA, que deliberar no prazo de 5 (cinco) dias, de acordo com o Decreto n 58.052, de 16/05/2012, art. 20. O PRAZO para entrar com recurso de 10 (dez) dias a contar de sua cincia. 3 instncia: o interessado tem o direito de interpor recurso Comisso Estadual de Acesso Informao - CEAI, de acordo com o Decreto n 58.052, de 16/05/2012, art. 21. O prazo para entrar com recurso de 10 (dez) dias a contar de sua cincia.

cones da Caixa de Entrada:

O cone , ao final da linha correspondente a cada registro permite a impresso dos dados da solicitao. O cone do lado direito do Protocolo simboliza que a demanda foi redirecionada para este SIC. O caractere * junto aos dias de Urgncia representa que para aquela demanda foi solicitada prorrogao de prazo.

Verso 5.0

Pgina 13

O sistema efetua automaticamente o clculo do prazo de resposta da solicitao. Esse clculo encontra-se na coluna Urgncia. Quando o prazo de urgncia estiver vencido, o sistema far um alerta destacando a linha da solicitao de vermelho.

Para visualizar a Ficha de Acompanhamento, com todos os dados da solicitao, clique no nmero do Protocolo ou na Data da Solicitao ou na Urgncia do registro desejado. Ele ficar destacado de azul quando o mouse for posicionado sobre um desses itens.

5.3

Ficha de Acompanhamento

Todas as aes efetuadas Acompanhamento.

na

Solicitao

so

armazenadas

na

Ficha

de

Ao clicar em Prximo possvel efetuar: Correo da Rota (encaminhar para outro SIC) Sntese da Solicitao

Verso 5.0

Pgina 14

Classificao da Solicitao, Classificao e Cadastramento da Resposta e Anexar um Arquivo. Aprovao ou Reprovao da Resposta Publicao (envio para o Cidado) Visualizao do Histrico Prorrogao do prazo, conforme os itens do menu lateral esquerdo.

Para a concluso de uma demanda/solicitao as etapas devem ser executadas na sequncia especificada no menu lateral.

O smbolo do lado direito do item do menu lateral representa o estado da etapa da demanda/solicitao do cidado: - em visualizao - no executada - concluda

Etapas da Demanda/Solicitao 5.3.1 Cadastramento Dados da Solicitao

Verso 5.0

Pgina 15

 a visualizao dos dados da demanda.

Anlise da Rota

Etapa que permite o redirecionamento da demanda para o rgo/entidade competente ou para a Central de Atendimento ao Cidado CAC, caso necessrio.

Nos casos em que a demanda/solicitao for redirecionada para outro SIC, o solicitante receber e-mail informando-o sobre o redirecionamento. O SIC para o qual a demanda/solicitao foi redirecionada receber um e-mail de alerta.

Verso 5.0

Pgina 16

5.3.2 Anlise: Sntese

Etapa onde a pergunta pode ser transcrita de forma mais objetiva.

5.3.3 Resposta: Cadastramento

Etapa onde o SIC dever: 1) Classificar a solicitao como pblica, pessoal ou sigilosa; 2) Classificar a resposta como Atendida, Negada, Negada Impertinente; 3) Cadastrar a resposta da solicitao; 4) Anexar um arquivo para compor a resposta, caso necessite.

Parcialmente

ou

Verso 5.0

Pgina 17

A etapa de Classificao da solicitao baseada na classificao de documentos, dados e informaes sigilosas e pessoais, por meio de critrios tcnicos e objetivos, de cada rgo ou entidade com relao ao sigilo.

Aprovao ou reprovao

Etapa onde o responsvel pelo SIC aprovar ou reprovar a resposta da solicitao que foi cadastrada anteriormente. Nesta etapa o responsvel SIC poder, se necessrio, alterar os dados do cadastramento da resposta. Caso o responsvel pelo SIC no concorde com a resposta ele poder reprov-la, retornando novamente para a etapa de cadastramento da resposta.

Verso 5.0

Pgina 18

Caso haja algum arquivo anexo: Para visualizao do arquivo anexado o usurio deve clicar no nome do arquivo, e para exclu-lo o usurio deve clicar no cone

Publicao

Etapa onde a resposta da solicitao ser entregue ao solicitante, de acordo com a forma de recebimento manifestada pelo mesmo:
Verso 5.0

Consulta pelo Stio Buscar/ Consultar Pessoalmente ou Por Carta Correspondncia eletrnica (e-mail)
Pgina 19

5.3.4 Outros: Histrico

Visualizao do histrico das operaes realizadas para atender a solicitao.

Verso 5.0

Pgina 20

Prorrogao

Caso o rgo ou entidade necessite de mais prazo para atender a demanda, este poder ser prorrogado por mais 10 dias, desde que devidamente justificado.

Verso 5.0

Pgina 21

Nos casos de prorrogao de prazo, o solicitante dever ser informado. Para as solicitaes com e-mail, o sistema enviar automaticamente a notificao. Para os demais casos, o sistema abrir o arquivo Microsoft Word, j contendo a justificativa cadastrada, para ser enviada ao solicitante, pelo SIC.

Verso 5.0

Pgina 22

5.4

Relatrio

Para acessar o relatrio, clique no link Relatrios, na Caixa de Entrada, conforme indicado abaixo:

Logo aps clique no link Relatrio Geral.

Verso 5.0

Pgina 23

O relatrio geral conter todos os dados cadastrados da solicitao:

6. MENU AJUDA

uma rea criada para orientar e auxiliar o usurio do sistema. Nela o usurio ter acesso ao manual do sistema, aos links dos vdeos tutoriais de treinamento e o acesso ao Blog de Fomento Cultura de Transparncia no Estado de SP.

Verso 5.0

Pgina 24

BLOG 7. MENU BLOG

um link para acesso rpido ao endereo eletrnico do Blog de Fomento Cultura de Transparncia no Estado de SP: http://www.gestaolai.sp.gov.br/ importante sempre acessar o blog em busca de atualizaes e orientaes. Nele o usurio tambm poder encontrar o Manual do Sistema e os links dos Vdeos Tutoriais de treinamento do sistema SIC.sp.

Verso 5.0

Pgina 25