Manual do Sistema de Cadastramento Unificado de Convenentes, Contratantes e Organizaes da Sociedade Civil de Interesse Pblico OSCIPs

Sistema de Cadastramento Unificado de Convenentes, Contratantes e Organizaes da Sociedade Civil de Interesse Pblico OSCIPs Secretaria de Logstica e Tecnologia da Informao SLTI / DLSG Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto

Manual do Sistema de Cadastramento Unificado de Convenentes, Contratantes e Organizaes da Sociedade Civil de Interesse Pblico OSCIPs

Secretaria de Logstica e Tecnologia da Informao SLTI/MP Verso preliminar

Braslia-DF 2010

Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto Secretaria de Logstica e Tecnologia da Informao - SLTI Departamento de Logstica e Servios Gerais Esplanada dos Ministrios, Bloco C, 3 andar 70.046-900 Braslia-DF CEP: 70.046-900 (61) 2020-1346 dlsg@planejamento.gov.br

LISTA DE SIGLAS
CGU Controladoria-Geral da Unio CNPJ Cadastro Nacional de Pessoas Jurdicas CPF Cadastro de Pessoa Fsica DLSG Departamento de Logstica e Servios Gerais FGTS Fundo de Garantia por Tempo de Servio IN Instruo Normativa MRE Ministrio das Relaes Exteriores MF Ministrio da Fazenda MP Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto OSCIP Organizaes da Sociedade Civil de Interesse Pblico RG Registro Geral SICAF - Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores SICONV Sistema de Gesto de Convnios e Contratos de Repasse SLTI Secretaria de logstica e Tecnologia da Informao

SUMRIO

1. APRESENTAO 2. CONSIDERAES INICIAIS E OBJETIVOS 3. DISPOSIES GERAIS RELATIVAS AO CADASTRO 4. DO CADASTRAMENTO 4.1. Dos servidores e representantes 4.2. Do representante do rgo ou entidade 4.3. Do cadastro 4.4. Da documentao 4.5. Dos rgos 4.6. Dos consrcios pblicos 4.7. Das fundaes e autarquias 4.8. Das entidades de fins no econmicos 4.9. Das entidades de fins no econmicos sediadas no exterior 4.10. Das cooperativas 4.11. Do procedimento 5. DISPOSIES FINAIS E TRANSITRIAS 6. REFERNCIAS

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1. APRESENTAO

A elaborao deste Manual, sobre o Sistema de Cadastramento Unificado do SICONV, foi feita pela rea normativa do Departamento de Logstica e Servios Gerais DLSG, da Secretaria de Logstica e Tecnologia da Informao SLTI, do Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto e aprovado pela Comisso Gestora do SICONV. O Sistema tem por objetivo estabelecer normas para os procedimentos destinados implantao e operacionalizao do Sistema de Cadastramento Unificado de Convenentes, Contratantes, Organizaes da Sociedade Civil de Interesse Pblico OSCIPs, pertencente ao Sistema de Gesto de Convnios e Contratos de Repasse SICONV. Este Manual uma verso preliminar, cujas pginas devero, durante o ano de 2010, ser revisadas e acrescidas de contedos tcnicos especficos, relativos principalmente ao Cadastramento no SICONV. Todos os convenentes, concedentes e unidades cadastradoras esto convidados a fazerem uso do manual e a contriburem para seu aperfeioamento por meio de um dilogo constante com a SLTI pelo e-mail manualcadastramento@planejamento.gov.br

2. CONSIDERAES INICIAIS E OBJETIVOS

A obrigatoriedade de utilizao do SICONV para a formalizao, execuo, acompanhamento, prestao de contas e informaes acerca de tomada de contas especial dos convnios, contratos de repasse e termos de parceria foi criada pelo artigo 3 da Portaria Interministerial n 127, de 29 de maio de 2008. Para cumprimento dessa obrigatoriedade, necessria a realizao do cadastramento, que pr-requisito necessrio para a celebrao de convnios e contratos de repasse. At o momento, tem sido regulado pela Instruo Normativa MARE-GM n 5, de 21 de julho de 1995, norma que no contempla as mudanas trazidas pela nova legislao aplicvel a convnios e contratos de repasse. Aps a entrada em vigor da Portaria Interministerial n 127, de 2008, com a obrigatoriedade de utilizar o SICONV como instrumento nico de formalizao de convnios e contratos de repasse, as unidades cadastradoras e as entidades concedentes passaram a realizar de forma intensa e diria o cadastramento de diversas instituies interessadas em ajustar parcerias, receber e aplicar recursos pblicos. O objetivo desse Manual esclarecer e unificar procedimentos, servindo como parmetro, tanto para quem realiza como para quem solicita o cadastramento. Formalmente, ele dividido em disposies gerais relativas ao cadastro, as regras relativas s partes, o rol de documentos a serem apresentados segundo a natureza do rgo ou entidade, os procedimentos, os recursos e as disposies finais e transitrias. Esta sistematizao tem por objetivo facilitar a leitura e a interpretao da norma.

3. DISPOSIES GERAIS RELATIVAS AO CADASTRO

O registro no Sistema de Gesto de Convnios e Contratos de Repasse - SICONV, ora regulamentado pelo Decreto n 6.170, de 25 de julho de 2007, bem como pela Portaria Interministerial MP/MF/CGU n 127, de 29 de maio de 2008, constitui-se no registro cadastral do Poder Executivo Federal de rgos ou entidades pblicas dos Estados, Distrito Federal e Municpios, bem como das entidades de fins no econmicos, interessados em firmar termos de parcerias, convnios e contratos de repasse com rgos ou entidades pblicas da Unio Federal para executar de forma descentralizada programa ou ao de governo do Poder Executivo Federal. O cadastramento, aberto a qualquer interessado, ser realizado por: a) qualquer unidade cadastradora do Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores - SICAF dos rgos ou entidades de que trata a Portaria Interministerial n 127, de 2008; b) ou qualquer rgo ou entidade concedente. As entidades de fins no econmicos sediadas no exterior que no atuem no Brasil sero cadastradas exclusivamente pelo Ministrio das Relaes Exteriores MRE. No caso das entidades de fins no econmicos, quando o cadastro for realizado pelo rgo ou entidade concedente, os documentos podero ser encaminhados por via postal. Os procedimentos de incluso, alterao, renovao ou desativao, no ficam vinculados unidade cadastradora onde foi efetuado o cadastro, podendo ser realizados junto a qualquer outra unidade ou encaminhados por via postal, no caso das entidades de fins no econmicos. As unidades cadastradoras dos rgos ou entidades da Administrao Pblica sero relacionadas e atualizadas, anualmente, pela Secretaria de Logstica e Tecnologia da Informao SLTI. O cadastro no SICONV poder ser inativado quando o interessado deixar de satisfazer as exigncias da Portaria Interministerial n 127, de 2008. Os interessados com cadastro vencido podero, a critrio do rgo ou entidade concedente, encaminhar propostas de trabalho. A unidade cadastradora, quando for solicitada pelo interessado ou pelos rgos de controle, inativar o cadastramento do interessado no sistema e comunicar o fato ao interessado.

4. DO CADASTRAMENTO 4.1. DOS SERVIDORES E REPRESENTANTES

Os servidores incumbidos de cadastrar interessados no SICONV devem ser formalmente indicados pelo dirigente da unidade, para obter o credenciamento e o acesso ao sistema por meio de senha. O dirigente obriga-se a solicitar o cancelamento das senhas dos servidores credenciados, sempre que necessrio, principalmente nos casos de transferncia, remoo e aposentadoria. O servidor fica obrigado a manter o sigilo da sua senha e das informaes a que tiver acesso por meio do SICONV e responder, em todas as instncias devidas, pelas conseqncias decorrentes das aes ou omisses que possam por em risco ou comprometer a exclusividade de conhecimento de sua senha ou das operaes para as quais esteja habilitado.

4.2. DO REPRESENTANTE DO RGO OU ENTIDADE

O representante, ou seja, a pessoa fsica nomeada pelo rgo ou entidade pblica ou de fins no econmicos para realizar o cadastramento junto unidade cadastradora, dever comprovar os poderes para efetuar o procedimento, mediante a apresentao de cpia autenticada do comprovante de identificao, bem como dos seguintes documentos: I - no caso de rgos e consrcios pblicos: a) ofcio, ou outro documento equivalente, atribuindo poderes ao servidor para representar o rgo; b) o diploma eleitoral; e c) quando for o caso, portaria de nomeao ou delegao de competncia, ou outro instrumento equivalente, que comprove a atribuio de competncia autoridade que assinou documento citado no inciso anterior; II - no caso de entidade de fins no econmicos ou cooperativas: a) instrumento particular de procurao, com firma reconhecida, assinada pelo dirigente mximo, ou quem nos termos do estatuto social da entidade a represente; e b) cpia da ata da assemblia que elegeu o corpo dirigente ou ata de posse dos mesmos.

4.3. DO CADASTRO

O cadastro ser vlido pelo prazo de um ano e a vigncia ter incio na data em que o fato for comunicado aos interessados, por notificao a ser realizada no SICONV. O prazo de validade indicado no abrange as certides ou documentos de natureza fiscal, de Seguridade Social e FGTS, com prazos de vigncia prprios, cabendo ao interessado sua renovao quando for exigido pela legislao aplicvel. As certides emitidas pelos cartrios de distribuio sero atualizadas quando da renovao do cadastramento do interessado, sendo de sua exclusiva responsabilidade a comunicao de evento superveniente que possa desconstituir o contedo certificado na documentao. A invalidade, falsidade ou ausncia de declarao de fato superveniente pelo cadastrado, que possa desconstituir o teor da documentao por ele apresentada, sujeita-o s penalidades cabveis, por parte da Administrao. A consulta on-line no SICONV ser condio suficiente para verificao da regularidade do proponente. O extrato de dados cadastrais do interessado tem validade, exclusivamente, para os rgos ou entidades integrantes do SICONV, no se constituindo, em nenhuma hiptese, em documento comprobatrio de regularidade do interessado junto a particulares e rgos ou entidades no usurios do SICONV.

4.4. DA DOCUMENTAO

O Manual esclarece quais so os documentos especficos que cada rgo e entidade pblica, consrcio, fundao e autarquia, entidade de fim no econmico e cooperativa necessita apresentar para efetuar o cadastro no SICONV, pois dependendo da instituio os documentos so diferentes. Ao esmiuar estas regras no presente Manual especificando os documentos necessrios para cada tipo de convenente, como pode-se constatar nos prximos captulos, facilita-se o cadastramento nas unidades cadastradoras, tendo em vista que na maioria das vezes o tcnico que o realiza encontra dificuldade para definir quais so os documentos necessrios ao procedimento. Os responsveis dos rgos e entidades pblicas, dos consrcios pblicos, das entidades de fins no econmicos e das cooperativas devero apresentar declarao, em duas vias, na qual se comprometem a guardar a documentao pelo prazo de dez anos, contados da data em que foi aprovada a prestao de contas, ou outro a ser estipulado em norma superveniente, de acordo com o modelo do Anexo I.

4.5. DOS RGOS

O representante do rgo, para efetuar o cadastro no SICONV, dever apresentar os seguintes documentos: a) cpia do Cadastro Nacional de Pessoas Jurdicas CNPJ; e b) prova do endereo da sede e do responsvel pelo rgo que assinar o convnio, ou que delegou poderes para que seja celebrado.

4.6. DOS CONSRCIOS PBLICOS

Tratando-se de consrcio pblico, os entes consorciados devero estar previamente cadastrados. Somente podero se cadastrar os consrcios pblicos constitudos sob a forma de associao pblica ou que, para essa forma, tenham se convertido, segundo o disposto no art. 39 do Decreto n 6.017, de 17 de janeiro de 2007. O cadastramento de consrcio pblico depender ainda da apresentao de: a) identificao de cada um dos entes da Federao que integram o consrcio pblico; b) cpia do CNPJ do consrcio pblico; c) comprovante do endereo da sede do consrcio; d) cpia da publicao do protocolo de intenes na imprensa oficial; e) cpia dos estatutos aprovados pela assemblia geral e publicados na imprensa oficial no mbito de cada ente consorciado; f) prova do prazo do mandato do representante legal do consrcio pblico; g) cpia do nmero do Cadastro de Pessoa Fsica CPF do representante legal; e h) comprovante do endereo residencial do representante legal. O consrcio pblico dever atualizar imediatamente as informaes no sistema sempre que o mandato do representante legal tiver se encerrado.

4.7. DAS FUNDAES E AUTARQUIAS

O representante das fundaes e autarquias, para efetuar o cadastro no SICONV, dever apresentar os seguintes documentos: a) cpia do requerimento assinado pelo representante legal da entidade; b) cpia da Lei que criou a fundao pblica ou autarquia e suas alteraes;

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c) cpia do estatuto e suas alteraes; d) quando for o caso, cpia da ata de eleio e posse da diretoria e suas alteraes; e e) relao nominal atualizada dos dirigentes da Fundao com Cadastro de Pessoa Fsica CPF e Carteira de Identidade - RG, autenticadas.

4.8. DAS ENTIDADES DE FINS NO ECONMICOS

Para demonstrar habilitao jurdica para celebrar convnios, a entidade de fins no econmicos dever apresentar: a) cpia do estatuto ou contrato social registrado no cartrio competente e suas alteraes; b) relao nominal atualizada dos dirigentes da entidade, com Cadastro de Pessoas Fsicas CPF e Carteira Identidade - RG, autenticadas; c) prova de inscrio no Cadastro Nacional de Pessoas Jurdicas CNPJ; e d) declarao de funcionamento regular nos trs anos anteriores ao credenciamento. Para as entidades de fins no econmicos sediadas no exterior que atuam no Brasil ser necessria, tambm, a apresentao de autorizao de funcionamento do Ministrio da Justia. No caso das Organizaes da Sociedade Civil de Interesse Pblico - OSCIPs que queiram registrar os termos de parceria, dever tambm ser apresentado o comprovante de qualificao. A situao de adimplncia da entidade de fins no econmicos ser comprovada mediante a apresentao dos seguintes documentos: a) certido de regularidade fornecida pela Secretaria da Receita Federal; b) certido de regularidade do Fundo de Garantia por Tempo de Servio - FGTS; c) certido negativa de dbito junto ao Instituto Nacional de Seguridade Social - INSS; d) certido de regularidade fornecida pela Receita Estadual ou documento equivalente; e) certido de regularidade fornecida pela Receita Municipal ou documento equivalente; e f) declarao do dirigente mximo da entidade acerca da inexistncia de dvida com o Poder Pblico e de inscrio nos bancos de dados pblicos ou privados de proteo ao crdito. Quando se tratar de certido de regularidade fornecida pela Receita Estadual ou Municipal ou documento equivalente, sero exigidas as certides de regularidade fornecidas pelas receitas estaduais e municipais dos locais onde esteja sediada a entidade e de todas as suas filiais.

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As entidades reconhecidas como beneficentes de assistncia social com a finalidade de prestao de servios nas reas de assistncia social, sade ou educao, e que queiram comprovar sua condio de isenta das contribuies devidas ao Fundo de Garantia por Tempo de Servio FGTS e ao Instituto Nacional de Seguridade Social - INSS, devero apresentar o certificado de que a entidade seja realmente reconhecida como beneficente, alm do comprovante de iseno de contribuies para a seguridade social, conforme previsto na Lei n 12.101 de 27 de novembro de 2009. A comprovao da inexistncia de impedimentos ser realizada mediante a apresentao de declarao, afirmando que os dirigentes da entidade no so agentes polticos de Poder e ou do Ministrio Pblico, bem como dirigente de rgo ou entidade da Administrao Pblica de qualquer esfera governamental, ou respectivo cnjuge ou companheiro ou parente em linha reta, colateral ou por afinidade at o 2 grau. A entidade de fins no econmicos dever apresentar declarao de funcionamento regular nos trs anos anteriores ao credenciamento, emitida por trs autoridades do local de sua sede, pertencentes aos poderes executivo, legislativo ou judicirio, cujas assinaturas devero ser reconhecidas em cartrio. Nas aes voltadas educao, assistncia social e sade, s ser exigida a comprovao de regular funcionamento, a limitar-se ao exerccio anterior, observado o perodo mnimo de 12 (doze) meses de constituio da entidade quando se tratar de entidade reconhecida como beneficente de assistncia social de acordo com a Lei n 12.101, de 27 de novembro de 2009.

4.9. DAS ENTIDADES DE FINS NO ECONMICOS SEDIADAS NO EXTERIOR QUE NO ATUAM NO BRASIL

As Entidades de fins no econmicos sediadas no exterior que no atuem no Brasil sero cadastradas exclusivamente pelo Ministrio das Relaes Exteriores - MRE, e nestes casos a demonstrao da habilitao jurdica para celebrar convnios ser feita mediante a apresentao dos seguintes documentos: a) cpia traduzida do estatuto ou contrato social, autenticada pela representao do Brasil, com seu respectivo registro no exterior; b) relao nominal atualizada e traduzida dos dirigentes da entidade; e c) prova de inscrio de nmero de contribuinte ou documento equivalente que demonstre a existncia jurdica da entidade pelo prazo mnimo de trs anos. A entidade de fins no econmicos dever apresentar declarao de funcionamento regular nos trs anos anteriores ao credenciamento, emitida pelo embaixador, cnsul ou qualquer autoridade do pas onde a entidade est sediada, cuja assinatura dever ser reconhecida em cartrio. Nas aes voltadas educao, assistncia social e sade, s ser exigida a comprovao de regular funcionamento, a limitar-se ao exerccio anterior, observado o perodo mnimo de 12 (doze) meses de constituio da entidade quando se tratar de 12

entidade reconhecida como beneficente de assistncia social de acordo com a Lei n 12.101, de 27 de novembro de 2009.

4.10. DAS COOPERATIVAS As informaes aqui dispostas em relao s cooperativas atende s normas insertas na Lei de Diretrizes Oramentrias de 2010. Alm de facilitar o cadastramento dessas instituies, dispensa futura alterao da norma, ressaltando-se que s se permite cadastrar as cooperativas que comprovem ser formadas exclusivamente por pessoas fsicas de baixa renda. Para demonstrar habilitao jurdica para celebrar convnios, a cooperativa dever apresentar: a) cpia da ata da assemblia geral de constituio; b) cpia do estatuto registrado e suas alteraes; c) relao nominal atualizada dos dirigentes da entidade, com Cadastro de Pessoas Fsicas CPF e Carteira de Identidade - RG, autenticadas; e d) prova de inscrio no Cadastro Nacional de Pessoas Jurdicas CNPJ. A situao de adimplncia da cooperativa ser comprovada mediante a apresentao dos seguintes documentos: a) certido de regularidade fornecida pela Secretaria da Receita Federal; b) certido negativa de dbito junto ao Instituto Nacional de Seguridade Social - INSS; c) certido de regularidade fornecida pela Receita Estadual ou documento equivalente; d) certido de regularidade fornecida pela Receita Municipal ou documento equivalente; e e) declarao do dirigente mximo da entidade acerca da inexistncia de dvida com o Poder Pblico e de inscrio nos bancos de dados pblicos ou privados de proteo ao crdito. A comprovao da inexistncia de impedimentos utilizar as mesmas regras pertinentes s entidades de fins no econmicos.

4.11. DO PROCEDIMENTO

Outro destaque refere-se guarda dos documentos aps a realizao do cadastramento. Anteriormente, os documentos utilizados eram guardados, sem qualquer critrio prtico, na unidade cadastradora e agora so devolvidos ao convenente, que dever guard-los pelo prazo legal, utilizando-se as determinaes insertas na Portaria n 127, de 2008 e no Decreto n 6.170, de 2007, alm de incluso de regras da Instruo Normativa n 56 do

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Tribunal de Contas da Unio, com o nico objetivo de dar segurana a quem se cadastra. Essa alterao foi sugerida nas reunies realizadas com a Coordenadoria de Documentos e Informao do Ministrio do Planejamento que detm a competncia para determinaes sobre arquivos. Esse avano referente guarda documental visa facilitar a guarda dos documentos e posterior verificao, j que a ausncia de regras muitas vezes inviabilizava a verificao posterior dessa documentao. No cadastramento, na renovao e na atualizao de qualquer documento no SICONV, o interessado, ou quem o represente, dever inserir as informaes exigidas pelo sistema para registrar os documentos que sero posteriormente apresentados pelo interessado unidade cadastradora. Os documentos devero ser apresentados em original, ou por qualquer processo de cpia autenticada por cartrio competente, ao servidor da Administrao, bem como por publicao em rgo da imprensa oficial. Verificada a regularidade da documentao, confrontando originais e cpias, o agente pblico dever acolher a solicitao e efetivar o cadastro no SICONV, realizando os seguintes procedimentos: a) protocolizar o Formulrio de Cadastramento, inserindo o nmero de protocolo gerado pelo SICONV; b) validar as informaes no SICONV no prazo mximo de trs dias; c) apor carimbo conferido e rubrica do Agente Pblico em todos os documentos apresentados; d) apor carimbo recebido no formulrio de cadastramento, que deve ser datado e assinado pelo Agente Pblico; e e) devolver uma via do formulrio ao interessado, juntamente com todos os documentos apresentados, devendo estes, serem guardados, conforme previsto, pelo prazo de dez anos, contados da data em que foi aprovada a prestao de contas, ou outro a ser estipulado em norma superveniente. A revalidao e atualizao de documentos inerentes ao cadastro ser considerada prioritria, tendo a unidade cadastradora o prazo de um dia til para efetuar a operao. Nas Disposies Gerais Relativas ao Cadastro, deste Manual, foi informado que no caso das entidades de fins no econmicos, quando o cadastro for realizado pelo rgo ou entidade concedente, os documentos podero ser encaminhados por via postal. Nesta hiptese, a declarao assinada pela autoridade mxima da entidade de fins no econmicos, aps a formalizao do cadastro, ser devolvida ao interessado. O pedido dever ser indeferido no caso da documentao estar incompleta ou em desconformidade com o previsto neste Manual e demais normas aplicveis. A documentao dever ser devolvida ao interessado, juntamente com o Anexo II, discriminando as omisses e irregularidades encontradas. A documentao incompleta ou irregular dever ser destruda aps trinta dias da notificao do indeferimento ao interessado.

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O agente responsvel obriga-se a emitir recibo da operao no formulrio de Recibo de Solicitao de Servio, Anexo I, feita pelo interessado nos casos de cadastramento, na sua renovao, na atualizao de qualquer documento, na alterao de dados cadastrais, na emisso de extrato de dados cadastrais de interessado, ou em qualquer outro procedimento. O recibo do cadastramento, das atualizaes, das renovaes e da desativao dever ser arquivado, por ordem cronolgica e temtica, na unidade cadastradora pelo prazo de dez anos, contados da aprovao da prestao de contas, devendo ser apresentado a qualquer tempo aos servidores dos rgos e entidades concedentes, contratantes, aos rgos de controle interno, Poder Executivo Federal, bem como ao Tribunal de Contas da Unio, sempre que forem solicitados.

5. DISPOSIES FINAIS E TRANSITRIAS

Este Manual foi intensivamente discutida por meio de reunies com setores interessados e foi a combinao de esforos entre concedentes, convenentes e unidades cadastradoras, todos com o intuito precpuo de facilitar e melhorar a realizao do cadastramento dentro do SICONV. As alteraes propostas esto a ensejar a introduo de aperfeioamentos s normas preexistentes sem, contudo, alterar os princpios norteadores daqueles instrumentos normativos, preservando-se seus contedos, inclusive com o advento da Lei n. 12.101, de 27 de novembro de 2009.

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6. REFERNCIAS

Lei 8.666, de 21 de junho de 1993. Decreto n 6.170, de 25 de julho de 2007. Portaria Interministerial MP/MF/CGU n 127, de 29 de maio de 2008. Lei n 12.101, de 27 de novembro de 2009.

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ANEXOS

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