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Especialista em Gesto de Documentos e Preservao no Arquivo Nacional. Presidente da Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos do Conselho Nacional de Arquivos.

Claudia Lacombe Rocha

Especialista em Gesto de Documentos e Preservao no Arquivo Nacional. Membro da Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos do Conselho Nacional de Arquivos.

Margareth da Silva

Padres para Garantir a Preservao e o Acesso aos Documentos Digitais

Este artigo trata da necessidade de padres e normas na criao e manuteno de documentos arquivsticos digitais autnticos e acessveis. Apresenta os desafios que o formato digital trouxe para as entidades que tratam da preservao de longo prazo e analisa os conceitos relativos ao documento arquivstico digital, para ento examinar as iniciativas mais relevantes de preservao digital. Por fim, o artigo prope a adoo do modelo e-ARQ Brasil de requisitos para sistemas informatizados de gesto de documentos, como forma de garantir a autenticidade, a preservao e o acesso aos documentos em formato digital. This article presents the need of standards for producing and preserving authentic and accessible digital records. Initially, it introduces the challenges brought by digital format to the institutions that work with long term preservation. Secondly, it analyzes the concepts related to digital records and then it examines the more relevant initiatives on digital preservation. Finally, the article proposes the adoption of the e-ARQ Brasil model of requirements for electronic recordkeeping systems as a way to guarantee the authenticity, the preservation and the access to the records in digital format.

Palavras-chave: documentos arquivsticos digitais; gesto de documentos; preservao digital .

Keywords: digital records; records management; digital preservation .

final do segundo milnio foi marcado por um novo paradigma tecnolgico centrado no avano

o, que caracterizou uma revoluo comparvel revoluo agrcola e revoluo industrial. Para Castells, 1 a revoluo da tecnologia da informao (TI) atingiu uma dimenso maior do que qualquer

e na disseminao da tecnologia da informao, processamento e comunica-

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outra j vista, pois se difundiu pelo globo em apenas duas dcadas. Iniciou-se na dcada de 1970, com o desenvolvimento das novas tecnologias concentrado nos Estados Unidos, e j na dcada de 1990 atingiu o mundo todo com o desenvolvimento das telecomunicaes e a integrao dos computadores em rede. Atualmente, verifica-se um avano cada vez mais acelerado em todos os componentes da tecnologia da informao: processadores, memrias, comunicao, interfaces, linguagens de programao e aplicativos. Passo a passo, a tecnologia vai tornando a utilizao do computador mais amigvel e mais rpida e a comunicao com o mundo j se faz de forma instantnea e fcil. Alm disso, os computadores mais diferentes se comunicam entre si graas a padres internacionais. No mundo de hoje, cada microcomputador componente de uma rede universal, onde se compartilham recursos e informaes. Estamos convivendo com uma produo e difuso de informao em escala nunca antes vista. Pierre Levy 2 nos apresenta esse momento como um segundo dilvio, um dilvio de informaes. Para o autor, este dilvio inevitvel e no ter fim, pois a representao de informaes em formato digital pode permitir tratamento seguro e processamento automtico com alto grau de preciso, de forma rpida e em grande escala e, portanto, teremos que aprender a navegar pelas informaes e escolher os melhores instrumentos. Um volume significativo desse dilvio informacional formado por documentos

arquivsticos, uma vez que instituies e indivduos esto registrando suas atividades em bancos de dados, sistemas de informao geogrfica, planilhas eletrnicas, mensagens de correio eletrnico, pginas web, imagens digitais e uma variedade crescente de formatos digitais. H necessidade de gerenciar este acervo digital de forma a garantir a autenticidade e acesso de longo prazo dos documentos arquivsticos, pois estes servem de prova para assegurar o exerccio dos direitos do cidado e a transparncia das aes das instituies, bem como de fonte para a pesquisa histrica e cientfica. No entanto, os ciclos cada vez menores de obsolescncia tecnolgica e a fragilidade dos suportes digitais apresentam uma srie de dificuldades para a preservao e acesso de longo prazo do patrimnio digital. A partir da dcada de 1990, a preocupao com essas questes motivou diversas entidades nos Estados Unidos, Canad e Europa a empreender pesquisas a respeito do tema da preservao digital. Em 2003, a Unesco promoveu o lanamento de dois documentos extremamente importantes: Carta para a preserva-

o do patrimnio digital 3 e Directrices para la preservacin del patrimonio digital ,4 ressaltando a necessidade de se empreender aes que assegurem a longevidade e o acesso s informaes e documentos em formato digital. Com relao ao patrimnio arquivstico digital, as aes de preservao compreendem procedimentos especficos que visam garantir as caractersticas do

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documento arquivstico, especialmente no tocante sua confiabilidade e autenticidade. Assim, veremos, a seguir, as especificidades do documento arquivstico e do documento arquivstico digital, algumas iniciativas de preservao digital e examinaremos a importncia de padres e normas na criao e manuteno de documentos arquivsticos digitais.

mo que distncia, e economia de espao. No entanto, se no houver procedimentos adequados de segurana e de preservao, a confiabilidade, a autenticidade e o acesso desses documentos ficam ameaados e, portanto, eles no tero mais valor como prova das atividades. O grande desafio apresentado pelos documentos digitais a garantia da produo de documentos confiveis e a manuteno de sua autenticidade e acesso de longo prazo. O International Research on the Preservation of Authentic Records in Electronic Systems (Projeto InterPARES)6 define em seu glossrio que um documento confivel aquele que se apresenta completo e cujo contedo verdadeiro, ou seja, corresponde ao fato ou ao registrada. Para garantir a confiabilidade do documento arquivstico digital necessrio controlar os procedimentos de criao: quem pode criar e como criar. Um documento autntico aquele que no sofreu qualquer tipo de alterao ou corrupo. Assim, se a confiabilidade est relacionada ao momento da criao, a autenticidade diz respeito estabilidade do seu contedo ao longo do tempo e para garantir essa caracterstica necessrio controlar os procedimentos de transmisso e de preservao. Contudo, no suficiente que o documento seja confivel e autntico, preciso tambm assegurar que este possa ser lido e compreendido pelas geraes futuras. A rpida evoluo da tecnologia da informao torna hardware, software e formatos obsoletos em ciclos cada vez

Nacional de Arquivos (Conarq), documento arquivstico o documento produzido e recebido por uma pessoa fsica ou jurdica, no decorrer das suas atividades, qualquer que seja o suporte, e dotado de organicidade.5 Em outras palavras, documento arquivstico o registro rotineiro das atividades desenvolvidas por uma instituio ou pessoa no cumprimento de sua misso, servindo para apoiar essas atividades, que est fixado em um suporte e tem relao com os demais documentos produzidos por esta instituio ou pessoa. Dessa forma, o registro produzido, tramitado e armazenado em formato digital das atividades de uma instituio ou pessoa deve ser identificado como um docu-

DOCUMENTO ARQUIVSTICO DIGITAL

e acordo com o glossrio da Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos (CTDE) do Conselho

mento arquivstico digital .

O documento arquivstico digital trouxe inegavelmente uma srie de vantagens, como, por exemplo, agilidade nos procedimentos, facilidade de acesso, mes-

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mais curtos, dificultando o acesso aos registros digitais. Alm da obsolescncia tecnolgica, outro problema a fragilidade do suporte digital que em poucos anos pode se danificar e impossibilitar a compreenso do documento. Em geral, quando um papel rasgado ou danificado possvel recuperar parte da informao, mas, no caso dos documentos digitais, um s bit danificado impossibilita a leitura de todo o documento. Para garantir o acesso de longo prazo, so necessrios o monitoramento dos suportes e formatos e a realizao de procedimentos que podem passar por: atualizao dos suportes ( refreshing ), converso, emulao ou mesmo manuteno de um museu tecnolgico.7 Para se garantir as caractersticas do documento arquivstico digital como a confiabilidade, a autenticidade e o acesso de longo prazo indispensvel a implantao de procedimentos desde o incio do ciclo de vida do documento digital, bem como adotar uma poltica de preservao digital.

versidade de Pittsburg Requisitos funcionais para prova em gerenciamento a r quivstico de docume ntos (19931996); Universidade de British Columbia (UBC) A proteo da integridade dos documentos eletrnicos (1994-1997); e InterPARES (1999-2006), que envolveu pesquisadores de diversos pases, coordenado pela UBC. Os projetos de pesquisa da UBC e o projeto InterPARES apresentaram uma importante base conceitual para a preservao de documentos arquivsticos digitais autnticos, construda a partir da integrao da diplomtica com a arquivologia, bem como diversos outros instrumentos, dentre os quais possvel destacar: - o modelo para anlise diplomtica dos documentos arquivsticos digitais, que orienta a identificao dos documentos arquivsticos digitais; - o conjunto de requisitos para apoiar a presuno de autenticidade dos documentos digitais; - o conjunto de requisitos para apoiar a

I NICIATIVAS

DE PRESERVAO DE

produo de cpias autnticas de documentos digitais; - os princpios para conduzir as polticas, normas e estratgias de preservao de documentos arquivsticos digitais autnticos; - as diretrizes para orientar indivduos na produo e manuteno de documentos arquivsticos digitais e; - as diretrizes para orientar as instituies quanto preservao de documentos arquivsticos digitais.

DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS DIGITAIS

esde a ltima dcada do sculo XX, a preservao dos documentos arquivsticos digitais

vem sendo objeto de pesquisas acadmicas e institucionais que apresentam uma srie de contribuies tanto no plano terico-metodolgico como no estabelecimento de diretrizes, normas e padres. Dentre os projetos de pesquisa acadmicos podem-se destacar trs: Uni-

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Dentre os resultados do projeto da Universidade de Pittsburgh, podemos destacar os requisitos funcionais para orientar a criao e manuteno de documentos arquivsticos digitais e um modelo de metadados para sistemas de gesto de documentos. Em todas essas pesquisas, destaca-se a importncia da gesto de documentos, especialmente da necessidade de integrao dos procedimentos de preservao em todo o ciclo de vida dos documentos e do uso de metadados para apoiar a gesto e a preservao dos documentos digitais, de forma a garantir sua confiabilidade, autenticidade e acesso de longo prazo. Os resultados e concluses desses projetos influenciaram bastante as iniciativas de preservao digital de diversas instituies arquivsticas. No que diz respeito s iniciativas institucionais, cabe destacar os arquivos nacionais da Austrlia (National Archives of Austrlia NAA); dos Estados Unidos (National Archives and Records Administration NARA) e do Reino Unido (The National Archives TNA). Alm dos arquivos, outras instituies tambm tm se dedicado a pesquisas e aes de preservao digital tais como: Unesco; Conselho Internacional de Arquivos; Consultative Committee for Space Data Systems (CCSDS), organismo da NASA, agncia espacial norte-americana; Departamento de Defesa dos Estados Unidos (DoD); e Documents Lisibles par Machine Forum (DLM Frum) da Unio Europia. No final da dcada de 1990, em funo da produo crescente de documentos

digitais e dos desafios postos por esse formato, o Arquivo Nacional da Austrlia apoiou e coordenou diversas aes, tais como: a elaborao da norma de gesto de documentos (AS-4390), que orienta a criao e gerenciamento sistemtico de documentos e que serviu de base para a norma internacional de gesto de documentos (ISO 15.489), e o programa DIRKS, que apresenta um manual para o gerenciamento de documentos e um modelo de metadados. As iniciativas australianas foram bastante influenciadas pelo projeto de Pittsburgh, sobretudo no tocante ao modelo de metadados e aos requisitos funcionais. Nos Estados Unidos, podem-se distinguir trs iniciativas importantes, realizadas pelo CCSDS da NASA, pelo DoD e pelo NARA. A NASA encarregou ao CCSDS de desenvolver um modelo de repositrio digital para recebimento, guarda, preservao e acesso, premida pela necessidade de gerenciar e preservar o registro de suas pesquisas. O resultado desse trabalho foi um esquema conceitual que descreve funcionalidades, modelo de dados e metadados para preservao de informao em qualquer suporte. Esse esquema recebeu o nome de Open Archive

Information System (OAIS), transformado em norma ISO 14.721:2001, e que se tornou um padro para orientar a construo de repositrios para preservao de documentos digitais. O DoD participou do primeiro projeto de pesquisa da UBC com a finalidade de definir requisitos para garantir a confiabilidade e a autenticidade dos

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documentos arquivsticos em seus sistemas eletrnicos. Como resultado dessa parceria, o DoD desenvolveu um padro, denominado Design criteria standard for

borao de diretrizes para orientar os rgos de governo na produo e manuteno de documentos arquivsticos digitais e na construo de um sistema para receber e preservar os documentos produzidos pela administrao federal norte-americana. A proposta do sistema ERA, lanada em 2004, o define como um OAIS com requisitos para documentos arquivsticos. At o final de 2007, o sistema dever operar com algumas funcionalidades e receber incrementos anuais at 2011. As aes do Arquivo Nacional do Reino Unido (TNA) destacam-se no cenrio europeu. Em 1999, foi elaborada a primeira verso dos requisitos funcionais para sistemas de gesto de documentos eletrnicos, com diretrizes para orientar os procedimentos de gesto de documentos digitais e com a especificao de requisitos para os sistemas que criam e mantm os documentos em todo o seu ciclo de vida. Posteriormente, foi complementado com um padro de metadados adotado pela administrao central do governo do Reino Unido. interessante notar que as aes do TNA de gesto e preservao de documentos digitais caminharam alinhadas com o programa de governo eletrnico ingls. O modelo de metadados do padro de interoperabilidade do governo eletrnico ingls incorporou o padro de metadados do TNA, o que reflete a importncia do Arquivo Nacional do Reino Unido na definio de normas para tratamento da informao digital. Alm disso, o TNA investiu em um amplo programa de gesto de documentos inte-

electronic records management software applications 5015.2-STD, que estabe8

lece requisitos funcionais para a aquisio de aplicaes de software de gesto de documentos ( Records management

applications RMA), a fim de assegurar

uma gesto de documentos eficiente. Esse documento j passou por diversas revises e ampliaes. A primeira verso foi publicada em 1997, a segunda em 2002 e a ltima foi apresentada em 2006. O DoD certifica os softwares de gesto de documentos oferecidos pelo mercado, conforme estabelecido por esta norma, e os organismos desse departamento s podem adquirir os softwares que esto certificados. A norma DoD foi incorporada pela administrao federal norte-americana e se tornou um padro de importncia nacional e mesmo internacional, pois os fabricantes de software ressaltam a certificao do DoD na apresentao de seus produtos. Em 1998, o NARA lanou o programa ERA ( Electronic Records Archives ) com o objetivo de preservar e dar acesso a todos os tipos de documentos digitais, garantindo independncia tecnolgica com relao a software e hardware. A atuao do ERA tem se baseado no desenvolvimento de pesquisas em documentos digitais, no estabelecimento de parcerias com diversas instituies como D o D , I n t e r PA R E S , S a n D i e g o S u p e r computer Center, entre outras, na ela-

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grando toda a administrao pblica, normalizando a produo documental e o recolhimento. Muitos documentos digitais so recolhidos ao TNA cinco anos aps terem sido criados, porque os rgos produtores no tm condies de garantir a sua manuteno e acesso, em funo do aporte de recursos humanos e materiais necessrios para implementar a preservao dos documentos em formato digital. Foram definidos procedimentos e desenvolvidas ferramentas para controlar o acesso aos documentos tanto pelos rgos como pelos cidados, que s podem acessar as informaes autorizadas pelo produtor. Na Europa, cabe tambm ressaltar o papel desempenhado pelo DLM Frum, entidade criada no mbito da Unio Europia para fomentar a cooperao no campo dos arquivos digitais. Na primeira reunio do Frum, em 1996, foi apontada a necessidade de especificar os requisitos para sistemas de gesto de documentos eletrnicos. Como conseqncia, foi criado um grupo de trabalho que elaborou um modelo de requisitos genrico para toda a Unio Europia, publicado em 2002 com o nome de MoReq, que define os elementos que um sistema de gesto de documentos deve ter para garantir a gesto adequada dos documentos, o acesso contnuo, a reteno dos documentos pelo tempo necessrio e a sua destinao. O MoReq teve como base o modelo de requisitos desenvolvido pelo TNA e vem sendo adotado pelos diversos pases da Unio Europia. Seguindo essa tendncia internacional de elaborao de diretrizes e normas para

orientar a gesto e preservao de documentos digitais, o Conarq criou a Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos (CTDE), que apresentou nos ltimos anos alguns instrumentos com o objetivo de orientar as organizaes para produzirem e manterem documentos arquivsticos digitais autnticos. A partir da Carta de preservao do

patrimnio digital da Unesco, a CTDE elaborou um documento intitulado Carta

para a preservao do patrimnio arquivstico digital , que alerta sobre o

risco em que se encontram os acervos arquivsticos em formato digital e apresenta diversas propostas como a elaborao de estratgias e polticas, estabelecimento de normas e promoo do conhecimento em gesto de documentos e preservao digital. A Carta chama a ateno, ainda, para a necessidade de se criar padres no tocante produo de documentos digitais, especialmente normas para requisitos funcionais de sistemas informatizados de gesto de documentos, bem como a elaborao de um padro de metadados para os documentos arquivsticos. O Conarq tambm aprovou duas resolues elaboradas pela CTDE: a resoluo n 20, de 16 de julho de 2004, que orienta a gesto arquivstica dos documentos digitais, e a resoluo n 24, de 3 de agosto de 2006, que estabelece as diretrizes para a transferncia e o recolhimento de documentos digitais para as instituies arquivsticas. Esta ltima define as responsabilidades dos rgos produtores no estabelecimento de uma pol-

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tica de gesto arquivstica de documentos que assegure a confiabilidade e a autenticidade dos documentos enquanto esto sob sua guarda, e as responsabilidades dos preservadores no estabelecimento de uma poltica de preservao. Por essa resoluo, os preservadores tm que possuir uma infra-estrutura organizacional de recursos humanos, tecnolgicos e financeiros para receber, descrever, preservar e dar acesso aos documentos arquivsticos sob sua custdia. A resoluo n 20 chama a ateno para a necessidade dos rgos produtores identificarem os documentos arquivsticos digitais em meio s informaes e documentos armazenados em formato digital e define os requisitos arquivsticos bsicos que deve ter um sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos. As orientaes apresentadas na resoluo n 20, aprovada pelo Conarq em dezembro de 2006, foram detalhadas no e-ARQ Brasil, que especifica os requisitos para sistemas informatizados de gesto arquivstica de documentos.

os requisitos e os metadados para Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica de Documentos (SIGAD). Na parte 1 do e-ARQ Brasil, so abordados os princpios que devem orientar a gesto de documentos digitais, a metodologia de planejamento e implantao de um programa de gesto arquivstica de documentos e so descritos os procedimentos e os principais instrumentos da gesto. Os princpios e a base conceitual do projeto InterPARES nortearam toda a elaborao do documento e aparecem nitidamente nas definies e na caracterizao dos documentos arquivsticos e exigncias do programa de gesto. Na redao do e-ARQ Brasil, buscou-se adequar as orientaes do MoReq e da ISO 15.489 s prticas e normas brasileiras relacionadas gesto documental, com o objetivo de sistematizar e consolidar as orientaes para a implantao de programas de gesto arquivstica de documentos no Brasil. Essas orientaes so fundamentais para garantir o bom funcionamento de um sistema informatizado de gerenciamento de documentos, sejam eles digitais ou convencionais. Rosely Rondinelli aponta em seu livro que a comunidade arquivstica internacional reconhece o sistema de gerenciamento arquivstico de documentos como um instrumento capaz de garantir a criao e a manuteno de documentos eletrnicos confiveis ou, segundo a diplomtica arquivstica contempornea preconizada por Duranti, de documentos eletrnicos arquivsticos fidedignos e autnticos.9

O MODELO B RASIL

DE REQUISITOS E -ARQ

e-ARQ Brasil foi elaborado pela CTDE tendo como base os modelos e padres internacionais

e considerando as prticas arquivsticas no Brasil, assim como a legislao especfica existente. O documento apresenta-se em duas partes e tem o objetivo de orientar a implantao da gesto arquivstica de documentos e especificar

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A maior parte das aplicaes de Gesto Eletrnica de Documentos (GED) no tem por objetivo distinguir os documentos arquivsticos de outras informaes e dar tratamento adequado a esses documentos, como atribuir cdigo de classificao e gerir o ciclo de vida at a destinao final, isto , eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Os profissionais de arquivo, de informtica e os administradores devem estar conscientes de que a tecnologia da informao no ir resolver os problemas decorrentes da falta de gesto documental, como produo e manuteno de documentos pouco confiveis e a falta de espao para o armazenamento. A informatizao tem sido bem-sucedida em muitas organizaes, pblicas ou privadas, quando primeiramente implantado um programa de gesto arquivstica de documentos, e depois automatizadas as operaes que j esto funcionando corretamente. Alm disso, a distino entre um SIGAD e uma ferramenta de GED so determinadas caractersticas que um sistema que pretende gerir os documentos arquivsticos deve ter. A seguir, passaremos a examinar essas caractersticas: 1 - Tratar o documento arquivstico como uma unidade complexa. O objeto tratado por um SIGAD o documento arquivstico
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relaciona com os demais documentos que participam da mesma ao ou atividade e que pertencem ao mesmo produtor; 2 - Realizar a gesto dos documentos a partir do plano de classificao para manter a relao orgnica entre os documentos. Os documentos capturados por um SIGAD devem ser agrupados virtualmente nas classes do plano de classificao, que rene todos aqueles relacionados a uma mesma ao ou atividade; 3 - Implementar metadados associados aos documentos para descrever os contextos de produo dos documentos. Um SIGAD deve garantir a identificao dos contextos12 de produo dos documentos armazenando as informaes necessrias nos metadados dos documentos; 4 - Armazenar e fazer uma gesto segura para garantir a autenticidade dos documentos e a transparncia das aes do rgo ou entidade; 5 - Tratar sistematicamente a seleo, a avaliao dos documentos arquivsticos e a sua destinao (eliminao ou guarda permanente), de acordo com a legislao em vigor. Os procedimentos de seleo e destinao dos documentos podem ser apoiados por funcionalidades do SIGAD para, com base na tabela de temporalidade associada ao plano de classificao, indicar os documentos que j atingiram a temporalidade prevista e gerar listagens de eliminao, de transferncia ou de recolhimento. importante ressaltar que essas aes no po-

e este pode ser for11

mado por um ou mais arquivos digitais

relacionados, interpretados por um software que nos apresenta o documento que vemos na tela. Alm disso, uma das qualidades do documento arquivstico a organicidade, ou seja, um documento se

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dem ser feitas de forma automtica, devendo ser sempre confirmada por pessoa autorizada e seguir os procedimentos estabelecidos em normas e legislao especficas, tais como formato das listagens, necessidade de publicao e registro de metadados; 6 - Exportar os documentos para transferncia e recolhimento. As funes de exportao de um SIGAD j devem prever converso para os formatos estabelecidos tanto para a transferncia como para o recolhimento, de acordo com padres estabelecidos pelo rgo ou pela instituio arquivstica que ir receber os documentos; 7 - Incluir procedimentos para a preservao de longo prazo dos documentos arquivsticos. fundamental que um SIGAD tenha funcionalidades que apiem os procedimentos de preservao, ainda que no desempenhe essas funes integralmente.
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de acordo com os procedimentos de gesto previstos na ISO 15.489, bem como foram includos aspectos tecnolgicos e administrativos do sistema. Os requisitos foram classificados em obrigatrios, altamente desejveis e facultativos, em que os obrigatrios so aqueles indispensveis para se garantir a produo e a manuteno de documentos arquivsticos confiveis, autnticos e acessveis. Alm disso, o e-ARQ Brasil, por ser um modelo de requisitos para desenvolver ou adquirir um software, aplicvel a todos os tipos de documentos, sejam eles referentes a atividades-meio ou a atividades finalsticas, e de quaisquer tipo de organizaes em qualquer esfera ou mbito do setor pblico ou do privado. A proposta do e-ARQ Brasil de que necessrio um sistema informatizado especfico para a gesto arquivstica de documentos, o SIGAD, no significa que esteja sendo recomendado um produto, mas indica um sistema que seja capaz de cumprir com todos os procedimentos e operaes tcnicas da gesto, inclusive ser capaz de gerenciar simultaneamente os documentos digitais e os convencionais.

Um

bom exemplo o registro de caractersticas tcnicas do documento, tais como formato de arquivo ou suporte em que est registrado, e o monitoramento dessas informaes para indicar a necessidade de uma converso ou atualizao de suporte. Na parte 2 do e-ARQ Brasil, so arrolados os requisitos que um SIGAD tem que incluir para atender as especificidades descritas acima, garantir a autenticidade e o acesso dos documentos pelo tempo necessrio e realizar todos os procedimentos da gesto arquivstica de documentos. Esses requisitos foram organizados com base na especificao MoReq e

C ONCLUSO

adoo do e-ARQ Brasil pelas organizaes, especialmente do setor pblico, pode auxili-

ar na agilizao de processos que visem aperfeioar, controlar e padronizar os procedimentos de criao, recebimento, acesso, armazenamento e destinao dos documentos arquivsticos em qualquer suporte e mais diretamente do digital.

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Alm disso, o e-ARQ Brasil, seguindo o padro americano e ingls, serve como instrumento para avaliar os softwares em uso ou que sero adquiridos e/ou desenvolvidos, bem como pode facilitar a interoperabilidade entre os sistemas na medida em que utilizem as mesmas funcionalidades e um padro de metadados comum. Um dos benefcios mais importantes a integrao entre as reas de tecnologia da informao, arquivo e administrao que precisam trabalhar em conjunto a fim de implementarem um SIGAD confivel. Por ltimo, cabe destacar que o programa de gesto, com um sistema capaz de gerir os documentos arquivsticos e manter a autenticidade e o acesso contnuo, aumenta a economia e a eficcia dos processos de organizao e dos seus documentos, que sero conservados somente pelo tempo necessrio, alm de fornecer elementos que indicam a transparncia das atividades realizadas, finalidade ltima de uma organizao num pas democrtico. Nesse sentido, importante destacar que, sem padronizar procedimentos e prticas, muito difcil implantar um programa de gesto arquivstica e um sistema informatizado de gesto de documentos. Os programas de maior sucesso no tocante produo, manuteno, acesso e destinao de documentos digitais foram realizados em pases em que os arquivos nacionais vm cumprindo uma agenda de trabalho nos rgos pblicos, destacandose a adoo de planos ou cdigos de classificao e tabelas de temporalidade e destinao. Alm dos Estados Unidos, Rei-

no Unido e Austrlia, mencionados anteriormente, um dos exemplos mais significativos e recentes do esforo de empreender um programa de gesto de documentos junto aos rgos pblicos o do Arquivo Nacional da Torre do Tombo, de Portugal. Dentre os diversos trabalhos, merece destaque o Orientaes para a gesto de

documentos de arquivo no contexto de reestruturao da administrao pblica.14

Alm dessas iniciativas, observa-se um movimento em diversos pases para regulamentar e padronizar tanto a gesto como a preservao dos documentos arquivsticos digitais. As normas ISO 15.489 de gesto de documentos e ISO 14.721:2001 do modelo OAIS, bem como os diversos modelos de requisitos para sistemas informatizados de gesto de documentos apontados anteriormente, so apenas alguns exemplos que podem ser acrescentados a outras iniciativas: criao de um formato de arquivo padro para arquivamento, como o PDFA; adoo de formatos abertos padronizados que tendem a apresentar um ciclo de obsolescncia mais longo que os formatos proprietrios; e a elaborao de esquemas de metadados voltados para os documentos arquivsticos. Desse modo, a aprovao do e-ARQ Brasil como resoluo do Conarq15 um primeiro passo para a difuso do seu modelo e a sua adoo pelo setor pblico, notadamente pelo governo federal. No entanto, para que este instrumento se torne uma realidade em todas as organizaes pblicas importante que o governo eletrnico brasileiro desenvol-

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va aes e iniciativas alinhadas com as orientaes do Conselho Nacional de Arquivos e do Arquivo Nacional. Assim, ser possvel implementar uma poltica de gesto arquivstica dos documentos em todas as esferas da administrao

pblica, que assegure o acesso s fontes imprescindveis para o cidado exercer seus direitos e preserve a memria registrada em formato digital, condio indispensvel para a democratizao da informao.

N
1. 2. 3.

CASTELLS, Manuel. A era da informao economia, sociedade e cultura : a sociedade em rede. So Paulo: Paz e Terra, 1999. v. 1. LEVY, Pierre. Cibercultura . Rio de Janeiro: Editora 34, 1999. UNESCO. Proyecto de carta de la UNESCO para la preservacin del patrimonio digital. In: BIBLIOTECA NACIONAL DA AUSTRLIA. Directrices para la preservacin del patrimonio digital . Canberra: Biblioteca Nacional da Austrlia, 2002, p. 11-15. Idem. CONARQ. Glossrio da Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos. Disponvel em: http:/ /www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/ ctdeglossariov22006.pdf The International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems (InterPARES). Interpares Project. Disponvel em: <http://wwwinterpares.or g/> Sobre estratgias de preservao e acesso de longo prazo dos documentos digitais ver: DOLLAR, Charles. Authentic electronic records: strategies for long-term access. Chicago: Cohasset Associates, Inc., 2002, p. 45-75; e UNESCO. Directrices para la preservacin del patrimonio digital . Preparado pela Biblioteca Nacional da Austrlia, 2003, p. 127-154. UNITED STATES. Department of Defense. Design criteria standard for electronic records management software aplications: DOD 5015.2-STD. Washington: the Department, 2002. RONDINELLI, Rosely. Gerenciamento arquivstico de documentos eletrnicos . Rio de Janeiro: Editora FGV, 2005.

4. 5.

6. 7.

8. 9.

10. Documento produzido e/ou recebido por uma pessoa fsica ou jurdica, no decorrer das suas atividades, qualquer que seja o suporte, e dotado de organicidade. Cf. CONARQ, op. cit. 11. Conjunto de bits que formam uma unidade lgica interpretvel por computador e armazenada em suporte apropriado. 12. De acordo com o projeto InterPARES existem cinco tipos de contexto que devem ser identificados nos documentos arquivsticos: documental, jurdico-administrativo, de procedimentos, de provenincia e tecnolgico. 13. A preservao dos documentos arquivsticos digitais em instituies de arquivo ser objeto de futuros trabalhos que abordaro os requisitos necessrios a um sistema de preservao de documentos digitais nessas instituies. 14. Disponvel em: http://www.iantt.pt/. Acesso em: ago. 2007. 15. Aprovada na 43 a reunio ordinria do Conselho Nacional de Arquivos, realizada em 4 de dezembro de 2006. Resoluo n 25, de 27 de abril de 2007. Publicada no Dirio Oficial da Unio, edio n 81, de 27 de abril de 2007 Seo 1.

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