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Gerenciando dados

Vamos exemplificar o gerenciamento de dados com os dados da planilha seguinte:

xxxxxxxxxxxxx x xxx x Figura Error! Bookmark not defined. Planilha Preos de automveis

Classificao
No Excel no preciso se preocupar com a ordem que digitamos listas de dados. O Excel tem a ferramenta de classificao para nos ajudar. Vamos classificar a planilha Preos de automveis da seguinte maneira: vamos organizar os carros por marca e por preo, comeando pelo carro mais caro de cada marca. Faa assim: 1. Selecione o intervalo de dados dos preos (A3:D20). 2. No menu Dados clique em Classificar... Surgir a caixa de dilogo Classificar. 3. No campo Classificar por selecione a coluna Marca e ordem crescente. Deste modo o Excel vai reorganizar as linhas para que os carros da mesma marca fiquem juntos.

4. No campo Em seguida por selecione a coluna Preo e ordem decrescente. Deste modo, depois de organizar por marca o Excel vai organizar pelo preo, comeando pelo maior. 5. Clique em OK.

Figura Error! Bookmark not defined. Caixa de dilogo Classificar

Figura Error! Bookmark not defined. Planilha Preos de automveis classificada

Filtragem
A ferramenta de filtragem boa para selecionar dados numa lista grande. Filtrar exibir dados que atendem uma certa condio e ocultar os demais. Vamos filtrar a planilha Preos de automveis da seguinte maneira: Vamos exibir apenas as linhas dos carros da categoria Sedan. Faa assim: 1. Selecione o intervalo de dados (A3:D20) 2. No menu Dados clique em Filtrar e em AutoFiltro. Surgiro botes ao lado de cada ttulo de coluna. 3. Clique no boto do ttulo Categoria e selecione a opo Sedan. Pronto o Excel exibir apenas as linhas dos carros Sedan.

Figura Error! Bookmark not defined. Planilha Preos de automveis filtrada Para exibir as linhas ocultas pela filtragem clique no menu Dados, em Filtrar e na opo Mostrar tudo. Vamos fazer mais uma filtragem de modo diferente. Vamos exibir apenas os carros que custam menos de R$ 20.000,00. Faa assim. 1. Clique no boto da coluna Preo. 2. Escolha ao opo Personalizar... Surgir a caixa de dilogo Personalizar AutoFiltro. 3. No primeiro campo selecione menor do que e no segundo campo digite 20.000,00 4. Clique em OK.

Figura Error! Bookmark not defined. Caixa de dilogo Personalizar AutoFiltro

Figura Error! Bookmark not defined. Planilha Preos de automveis filtrada por preo Para remover um filtro clique em Dados, em Filtrar... e desmarque a opo AutoFiltro.

Formulrios
Quando temos dados para digitar em listas grandes, podemos recorrer ajuda dos formulrios do Excel. Digitar dados num formulrio muitas vezes mais prtico que digita-los diretamente na lista. Antes de trabalhar com formulrios vamos entender os termos usados. Um formulrio uma caixa de dilogo com vrios campos. Cada campo representa uma coluna da lista. O conjunto de todos os dados de uma linha da tabela compe um registro. Agora vamos exemplificar.

1. Clique em alguma clula da lista de preos da planilha Preos de automveis. 2. No menu Dados clique em Formulrio. Surgir um formulrio na tela. 3. Para incluir um registro no formulrio clique em Novo. 4. Digite os dados nos campos do formulrio. Para passar de um campo a outro use a tecla TAB. No final da digitao tecle ENTER. Os registros novos sero includos no final da lista. 5. Depois de digitar os novos registros clique em Fechar.

Figura Error! Bookmark not defined. Formulrio

Subtotais
O comando subtotais permite obter vrias informaes de uma lsita de dados. Vamos partir da planilha Preos de automveis. Com o comando subtotais podemos obter informaes como as seguintes: Saber quantos carros de cada marca esto na tabela. Saber o preo mdio dos carros de cada categoria. Saber o preo mximo dos carros de cada marca. Saber o preo mnimo dos carros em cada categoria.

Vamos usar os subtotais para saber qual o preo mdio dos carros

em cada categoria. Faa assim: 1. Selecione os dados da tabela e classifique-a primeiro por categoria e depois por preo decrescente. Caso no se lembre como fazer isso volte atrs no item Classificao desta apostila. 2. No menu Dados escolha Subtotais... Surgir a caixa de dilogo
Subtotais

3. No campo A cada alterao em escolha Categoria. 4. No campo Usar funo escolha mdia. 5. Clique em OK. Pronto. O Excel cria os subtotais para ns.

Figura Error! Bookmark not defined. Planilha Preos de automveis com subtotais Para cancelar a exibio de subtotais clique no menu Dados e no comando Subtotais. Na caixa de dilogo, clique no boto Remover

todos.

Validao de dados
A validao um mecanismo que permite controlar a digitao de dados. Podemos definir que alguns valores no sero aceitos numa clula. Vamos a um exemplo: Uma empresa atacadista de equipamentos de Informtica tira seus pedidos de compra no Excel. No pedido de compra h uma tabela com as seguintes colunas: Quantidade, produto, preo unitrio e preo total. Vamos criar uma validao de dados nas clulas da quantidade. Queremos que sejam aceitos apenas nmeros inteiros maiores que 3. Isso porque 3 o pedido mnimo aceito pela empresa e inteiros porque no d para cortar os equipamentos e vender em pedacinhos.

Figura Error! Bookmark not defined. Planilha Pedido de compra Para criar uma validao de dados faa assim: 1. Selecione as clulas do item quantidade (A4:A7). 2. No menu Dados escolha Validao... Surgir a caixa de dilogo
Validao de dados.

3. No campo Permitir escolha Nmero inteiro. 4. No campo Dados escolha maior do que. 5. No campo mnimo digite 3. 6. Na guia Mensagem de entrada digite o ttulo Quantidade e a mensagem Mnimo 3. 7. Na guia Alerta de erro digite o ttulo Quantidade e a mensagem A quantidade mnima 03.

8. Clique em OK. Pronto. O Excel no aceitar qualquer valor na coluna das quantidades. Quando o usurio selecionar uma clula receber uma mensagem de entrada. Se o usurio tentar digitar um valor invlido ser avisado por uma caixa de alerta.

Figura Error! Bookmark not defined. Mensagem de entrada

Figura Error! Bookmark not defined. Alerta de validao Para remover uma validao primeiro selecione as clulas. Em seguida clique no menu Dados e escolha Validao... Na caixa de dilogo clique no boto Limpar tudo.

Estrutura de tpicos
A estrutura de tpicos organiza os dados em nveis. Deste modo, podemos exibir todos os detalhes de uma planilha ou selecionar apenas os dados mais gerais. Vamos exemplificar atravs da planilha Relatrio de vendas.

Figura Error! Bookmark not defined. Planilha Relatrio de vendas estruturada em tpicos Nesta planilha temos trs opes de exibio: Podemos mostrar todos os dados, ou apenas os resultados por regio, ou s o resultado geral do pas.

Figura Error! Bookmark not defined. Planilha Relatrio de vendas com tpicos recolhidos parcialmente

Figura Error! Bookmark not defined. Planilha Relatrio de vendas com tpicos totalmente recolhidos Fazemos as mudanas no modo de exibio clicando nos botes + e do lado esquerdo da planilha. So os botes da estrutura de tpicos. O boto + expande a exibio. O boto recolhe a exibio. Para criar uma estrutura de tpicos na planilha faa o seguinte. 1. Selecione os dados da planilha que sero estruturados. 2. No menu Dados clique em Organizar estrutura de tpicos. Em seguida clique em AutoTpicos. Pronto. O Excel criar a estrutura de tpicos. Este mtodo simples s funciona para algumas planilhas como a que usamos no exemplo. A criao automtica s d certo quando o Excel encontra a planilha preparada. A incluso de clulas com a funo SOMA ajuda a estruturao em tpicos. Se o comando AutoTpicos no funcionar voc pode criar a estrutura manualmente. simples. Voc s tem que agrupar as linhas para criar as chaves da estrutura de tpicos. Para agrupar as linhas da regio Centro Oeste, por exemplo, faa assim: 1. Selecione as linhas 5,6 e 7. 2. No menu Dados, clique em Organizar estrutura de tpicos e no comando Agrupar. Repita a mesma operao para agrupar as demais regies. Para criar a chave geral selecione as linhas de 4 a 20 e aplique o comando Agrupar.

Figura Error! Bookmark not defined. Menu Tpicos

Tabelas dinmicas
As tabelas dinmicas so timas para analisar dados de grandes listas. Vamos exemplificar. Veja a planilha Controle dirio de vendas.

Figura Error! Bookmark not defined. Planilha Controle dirio de vendas O gerente da empresa quer saber informaes como: qual a regio que est comprando mais? Qual o tipo de produto que est vendendo mais? Quem o melhor vendedor? As tabelas dinmicas tornam estas anlises muito fceis. Elas resumem os dados. Vamos criar uma tabela dinmica para a planilha Controle dirio de vendas. Faa assim:

1. No menu Dados escolha Relatrio de tabela e grficos dinmicos... Surgir o Assistente de tabela dinmica e grfico dinmico. 2. Na etapa 1 indique que a tabela dinmica usar dados de uma lista do Excel e que quer uma tabela dinmica. 3. Na etapa 2 indique o local onde a tabela dinmica vai colher os dados. s selecionar com o mouse as clulas da lista de dados. 4. Na etapa 3 indique o local onde a tabela dinmica vai ficar. Escolha na planilha atual. Digite apenas o endereo da clula onde ficar o canto superior esquerdo da tabela. Por exemplo: H3. 5. Clique em Concluir.

Figura Error! Bookmark not defined. Assistente de tabela dinmica e grfico dinmico Pronto .A estrutura da tabela dinmica est montada.

Figura Error! Bookmark not defined. Estrutura de tabela dinmica O prximo passo definir as posies dos campos na tabela. Isso simples. Basta arrastar o nome do campo que est na barra Tabela dinmica para uma das reas da tabela. Faa o seguinte: Arraste o campo Regio para a rea campos de coluna. Arraste os campos Vendedor e Tipo para a rea campos de linha. Arraste o campo Valor para a rea itens de dados.

Figura Error! Bookmark not defined. Barra Tabela dinmica Pronto. Uma tabela dinmica est montada.

Figura Error! Bookmark not defined. Tabela dinmica O nome do recurso tabela dinmica porque os campos podem ser arrastados para posies novas. Com isso produzimos novas combinaes de dados que permitem anlises diferentes..

Importao de dados
Muitas vezes os dados que voc precisaria digitar para criar uma planilha esto prontos em outro arquivo. O Excel pode importar informaes da Internet, de bancos de dados e de arquivos de texto.

Figura Error! Bookmark not defined. Menu Obter dados externos

Da Internet
Para importar dados de uma pgina de Internet voc deve informar o endereo da pgina e quais dados da pgina sero importados. Faa assim: No menu Dados clique em Obter dados externos e em Criar consulta Web. Surgir a caixa de dilogo Nova consulta Web.

Figura Error! Bookmark not defined. Caixa de dilogo Nova consulta Web

De bancos de dados
O Excel pode importar dados de vrios tipos de bancos de dados. Para isso ele conta com o auxlio do programa Microsoft Query que faz a tarefa de se conectar a um banco de dados. Para importar dados de um banco de dados faa assim:

Figura Error! Bookmark not defined. Caixa de dilogo do Microsoft Query Escolha o tipo de banco de dados desejado e siga as instrues do

Microsoft Query. Para cada banco de dados a seqncia a seguir diferente.

De arquivos de texto
Arquivos de texto podem ser importados para o Excel. Lembre-se que o texto precisa estar dividido em partes, cada parte ser inserida numa clula. O Excel procura os separadores de texto para saber como colocar cada parte do texto numa clula. Os separadores comuns so tabulao, vrgula, ponto e vrgula ou espao. Devemos definir um separador na hora de importar os dados. Para importar dados de um arquivo de texto faa assim: 1. No menu Dados, escolha Obter dados externos e clique em Importar arquivo de texto. 2. Selecione o arquivo na lista de pastas do computador. 3. Responda s perguntas do assistente e clique em Concluir.