Manual Auxiliar de Secretaria - Novo

Prefeitura de Anhumas - SP
Departamento Municipal de Educao

1 Edio - 2010
Organizao:
Danielle Prandini Gazabini

Fonoaudiloga CRFa 17.418
EDUCAO MUNICIPAL DE ANHUMAS

dme.anhumas@hotmail.com .::. educanhumas@hotmail.com Rua Joo Lucas Marioto, n688 - CEP 19.580-000 Telefone: (18) 3286-1355
Ao mexer com documentos escolares estou lidando com vidas humanas, Com seres que sonham e aspiram... ...com seres que lutam, brigam choram... ...que correm em busca de uma vida melhor! Minhas mos podem construir... Minhas mos podem edificar... To importantes so os papis que passam pelas minhas mos e s vezes fico a pensar: O que ser da vida deste aluno? Ser que ter um futuro melhor? Ser que para ele, surgir um novo sol? O papel que friamente tocava minhas mos tornou-se quente e colorido Com as cores dos sonhos dos Joss e Marias que estudam nesta Escola. Sinto vivo o papel deles em minhas mos, Prometo a vocs, Joss e Marias, que suas vidas no sero vazias! E...com o maior cuidado e ateno, Preparo a escriturao da vida escolar de cada um... Porm, eles nunca sabero que seus destinos estiveram em minhas mos.
(Autor Desconhecido)
Ps Graduada em Fonoaudiologia Forense (Instituto Brasileiro de Peritos - IBP).
Fonoaudiloga CRFa 17.418- Especializanda em Gesto Educacional (UNESP).
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Organizao do Manual: Dra. Danielle Prandini Gazabini

INTRODUO ............................................................................................................................................................................... 4 A SECRETARIA ESCOLAR ........................................................................................................................................................ 4 ATRIBUIES BSICAS ............................................................................................................................................................ 5 O AUXILIAR DE SECRETARIA ESCOLAR ........................................................................................................................... 6 PAPEL & PERFIL .......................................................................................................................................................................... 6 ATRIBUIES & DEVERES...................................................................................................................................................... 8 ARQUIVO ESCOLAR.................................................................................................................................................................... 9 TIPOS DE ARQUIVO ......................................................................................................................................................... 10 TCNICAS DE ARQUIVAMENTO ................................................................................................................................ 10 DOCUMENTOS DA SECRETARIA ....................................................................................................................................... 11 ESCRITURAO ESCOLAR ................................................................................................................................................... 12 REQUERIMENTO DE MATRCULAS ................................................................................................................................. 13 FICHA INDIVIDUAL ................................................................................................................................................................. 14 DIRIO DE CLASSE .................................................................................................................................................................. 15 MAPA COLECIONADOR DE CANHOTOS......................................................................................................................... 16 BOLETIM ESCOLAR ................................................................................................................................................................. 17 HISTRICO ESCOLAR ............................................................................................................................................................. 17 TRANSFERNCIA ..................................................................................................................................................................... 18 LIVROS ATAS ............................................................................................................................................................................. 19 DECLARAO ............................................................................................................................................................................ 20 CONVITE E CONVOCAO ................................................................................................................................................... 20 EDITAL.......................................................................................................................................................................................... 20 FAX ................................................................................................................................................................................................. 21 OFCIO ........................................................................................................................................................................................... 21 REQUERIMENTO ...................................................................................................................................................................... 23 O DIA-A-DIA NA SECRETARIA ........................................................................................................................................... 23 JANEIRO E FEVEREIRO ................................................................................................................................................... 24 MARO E ABRIL ................................................................................................................................................................. 24 MAIO, JUNHO e JULHO.................................................................................................................................................... 25 AGOSTO E SETEMBRO .................................................................................................................................................... 25 OUTUBRO E NOVEMBRO .............................................................................................................................................. 25 DEZEMBRO ........................................................................................................................................................................... 26 FLUXO ORGANIZACIONAL DO AUXILIAR DE SECRETARIA ....................................................................................................... 27 CONCLUSO ............................................................................................................................................................................... 28 REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS ...................................................................................................................................... 28 Pgina 3

Ps Graduada em Fonoaudiologia Forense (Instituto Brasileiro de Peritos - IBP). Fonoaudiloga CRFa 17.418- Especializanda em Gesto Educacional (UNESP).

O Departamento de Educao prope este documento para que os servidores pblicos municipais, concursados para o cargo de auxiliar de secretaria e lotados na no setor de Educao, tornem-se cientes de suas atribuies bsicas.
INTRODUO
O fortalecimento da escola como um dos locais privilegiados para o desenvolvimento da cidadania envolve todos os trabalhadores em educao e neste contexto esto inseridos os auxiliares de secretaria escolar. Para tanto, necessrio que os recursos humanos que integram as secretarias escolares sejam qualificados, tanto na competncia especfica quanto em relao aos fins oficiais. Os tpicos abordados neste Manual serviro de ponto de partida para que se planeje, execute e avalie o trabalho realizado na Secretaria Escolar, atendendo aos requisitos tcnicos e assegurando o cumprimento da legislao em vigor. Este documento tem por objetivo servir como instrumento de trabalho aos integrantes da Secretaria Escolar, a fim de que possam cooperar no sentido de desempenhar com eficincia e de maneira eficaz as funes que lhes competem para garantir a perfeita dinamizao do sistema escolar.
A SECRETARIA ESCOLAR
tarefa de todos que atuam na unidade escolar participar de sua organizao global. A diviso de responsabilidades e a conjugao de esforos so atitudes indispensveis para o xito das aes desenvolvidas na unidade escolar. A Secretaria Escolar o setor componente da unidade escolar responsvel pela documentao sistemtica da escola em seu conjunto. Seu papel o de proceder, segundo determinadas normas, ao registro: Da vida escolar do aluno; Da vida funcional dos professores e demais funcionrios; Dos fatos escolares.
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A importncia que a documentao tem, em qualquer atividade humana organizada algo imprescindvel. Ao refletir sobre isto, percebe-se o quanto h de valor nos registros e anotaes realizados pela Secretaria de uma unidade escolar. Os documentos que expedem assumem um carter de testemunho, de provas que acompanharo o aluno e influenciaro sua vida forma significativa. por meio do correto lanamento e da efetivao dos chamados registros escolares que so verificados: Os direitos de um candidato matrcula; A regularidade da vida escolar; O desenvolvimento da aprendizagem de um aluno; O acompanhamento pedaggico; Os resultados finais de cada aluno para promoo ou expedio de certificados de concluso. Secretarias Escolares administradas com eficincia e liderana mantm atmosfera e ambiente de trabalho tranqilo e propcio aprendizagem. A Secretaria Escolar o centro da administrao escolar e congrega uma equipe que colabora com a Direo da escola e com todos os demais setores envolvidos no processo pedaggico e na vida escolar. O atendimento de qualidade, por parte do auxiliar de secretaria, faz toda a diferena, pois por meio dela que vemos refletido todo o desenvolvimento da unidade escolar. A qualidade da informao e a sua disponibilidade imediata significam decises melhores e mais confiveis. A Secretaria Escolar deve fornecer, no menor espao de tempo, qualquer informao ou documento solicitado. O pleno funcionamento da Secretaria Escolar est ligado diretamente ao perfil, habilidade e competncia do profissional que responde por ela.
ATRIBUIES BSICAS
As atividades da Secretaria Escolar envolvem, basicamente, trs reas de responsabilidade:
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EXPEDIENTE Preparar, expedir correspondncias administrativas internas Requerimentos Cartas Atas Circulares Relatrios Memorandos Ordem de servio, Etc. redigir e
ARQUIVO Classificar e documentos de: Escriturao escolar Correspondncia Dossis de alunos Legislao de ensino em vigor Tipos de Arquivo: Arquivo movimento Arquivo permanente em
ESCRITURAO ESCOLAR guardar Efetivar Registros em: Livros Prprios Fichas Individuais Certificados/Diplomas Dirios de Classe Atas de Reunies Escolares
O AUXILIAR DE SECRETARIA ESCOLAR

A funo e posio do Auxiliar de Secretaria so to importantes que uma unidade escolar funciona melhor ou pior, dependendo em boa medida, de seu desempenho. O Auxiliar de Secretaria dever estender seu trabalho para alm da rea administrativa, afinal, ele co-responsvel pelo sucesso da ao escolar no contato dirio com os alunos, professores, pais, servidores e comunidade. O Auxiliar de Secretaria dever desenvolver relaes de respeito, de autoestima e de cidadania.
PAPEL & PERFIL

necessrio que o profissional que se dedica a esta atividade possua algumas caractersticas pessoais: Dignidade: O desempenho da profisso de Auxiliar de Secretaria requer honra e dignidade; deve abster-se de qualquer comportamento que pressuponha infrao ou implique descrdito para a instituio;
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Integridade: A lealdade a boa f so requisitos para exercer a profisso de Auxiliar de Secretaria; Discrio: O sigilo profissional exige a observncia rigorosa do princpio da confidencialidade e da responsabilidade nos fatos e notcias que o profissional conhecer no exerccio de sua rotina; Presteza: Deve oferecer a sua colaborao a todos, quando sua interveno for necessria para agilizar o trabalho e o funcionamento da instituio; Organizao: A eficincia do Auxiliar de Secretaria facilita o trabalho da direo, selecionando e encaminhando a ela somente as obrigaes que lhe so pertinentes. Deve haver prestao de contas e tarefas ao Diretor; Apresentao: Cultivar a comunicao correta, a aparncia pessoal, a cortesia, o respeito e a autodisciplina; Conhecimento e Exatido de Procedimentos: O domnio dos procedimentos da Secretaria Escolar poupa tempo, d segurana administrao e diminui gastos; Pontualidade e Assiduidade: A responsabilidade pelo funcionamento da instituio exige do auxiliar de secretaria sua presena nos horrios de atendimento; Relaes Interpessoais: A maior produtividade ser alcanada quando a articulao com os demais for clara e objetiva. Nem sempre uma pessoa apresenta, em pleno desenvolvimento, todas estas caractersticas, mas o importante lembrar que todas elas podem e devem ser desenvolvidas, em um processo que, ao seu final, s trar benefcios pessoais e profissionais. Nas aes administrativas, as qualidades a serem consideradas no auxiliar de secretaria so: Capacidade de liderana; Capacidade de articulao; Capacidade de deciso; Capacidade de delegao de responsabilidades.
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ATRIBUIES & DEVERES

So deveres do Auxiliar de Secretaria: Responsabilizar-se pelo funcionamento da Secretaria Escolar; Zelar pela guarda e sigilo dos documentos escolares; Cumprir as determinaes da Direo; Controlar e guardar o livro ponto e documentos pertinentes Organizar o arquivo escolar; Manter atualizada a escriturao Escolar, o arquivo e a correspondncia escolar; Atualizar periodicamente o arquivo de legislao e documentao da unidade escolar; Conhecer a legislao do ensino vigente; Proceder ao remanejamento interno e externo e renovao de matrculas, observando os critrios estabelecidos pelos rgos competentes; Verificar regularidade da documentao referente matrcula e transferncia de alunos, encaminhando os casos especiais deliberao do Diretor; Manter o arquivo de documentao de alunos e funcionrios lotados na unidade escolar, organizado de forma funcional, com capacidade de proporcionar rapidez na busca das informaes; Encarregar-se da redao de correspondncias oficiais da unidade escolar, submetendo-as a assinatura da Direo ou Superviso; Elaborar relatrios, atas, termos de abertura e encerramento de livros e quadros estatsticos; Entregar aos professores os Dirios de Classe devidamente preenchidos, no que lhe compete; Vetar a presena de pessoas estranhas na Secretaria Escolar, a no ser que haja autorizao da Direo; Secretariar solenidades e outros eventos que forem promovidos pela unidade escolar, quando necessrio;
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Manter atualizadas todas as pastas individuais dos servidores e alunos da unidade escolar; Preparar e fornecer dados sobre o censo escolar; Atender aos corpos Docentes, Discentes e Tcnico-Administrativo, prestando-lhes informaes e esclarecimentos relativos escriturao escolar ; Prestar esclarecimentos quando solicitado; Participar de reunies e treinamentos quando convocados;
ARQUIVO ESCOLAR
O arquivo escolar o conjunto, rigorosamente organizado, de documentos e informaes que comprovem inequivocadamente a identidade e os fatos relativos escolaridade de cada aluno e do conjunto de alunos da escola que evidenciem ao mesmo tempo os aspectos de organizao e ao da unidade de ensino, referente ao processo de educao vivenciado pelos alunos, ao longo de todo o perodo de funcionamento da instituio. Um arquivo bem organizado deve permitir, quando necessrio, que outro auxiliar da secretaria o consulte facilmente. Para isto, dever obedecer alguma tcnica de arquivamento a fim de nortear o trabalho. Um documento mal arquivado pode ser um documento perdido. Os documentos constituem arquivos quando so guardados em satisfatrias condies de segurana. Devem apresentar-se classificados e ordenados de modo a permitir rapidamente a sua localizao e consulta, observando: Facilidade na busca; Simplificao na manipulao; Acessividade para os outros auxiliares; Economia de tempo e espao; Capacidade de extenso; Disposio lgica; Arranjo que possibilite limpeza e conservao; Resistncia a ao do tempo;
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Invulnerabilidade dos documentos. Em linhas gerais, sempre que se elaborar um documento ou organizar um arquivo, dever haver a preocupao de verificar se os que vierem em futuro remoto entendero e sabero perfeitamente o que se escriturou e qual seu adequado funcionamento. TIPOS DE ARQUIVO Observam-se duas formas de classificar os arquivos: Arquivo de Movimento ou Arquivo Ativo: De utilizao corrente e passvel de assentamentos, referente aos alunos com escolarizao em processo. Nele ficam os documentos que possuem atualidade e funcionalidade Arquivo Permanente ou Arquivo Inativo: Referente aos alunos que concluram curso e aqueles que foram transferidos ou saram da unidade escolar. So documentos de valor perene, mas no necessrios para uso imediato e insuscetveis de escriturao. TCNICAS DE ARQUIVAMENTO H vrias alternativas de organizao, muitas vezes, a combinao de critrios a soluo mais til. Abaixo, alguns exemplos: A) Classificao Alfabtica: a mais usada e admite vrios procedimentos: Palavra por Palavra, letra por letra, at o final; O ltimo sobrenome, s depois o nome (as partculas de, da, do, no so consideradas); Prefixos escritos com maisculas porque integram o sobrenome; Como precedente, o sobrenome isolado e igual a outro vem seguido de inicial de outro nome; Abreviaturas seguidas do nome por extenso; Nomes de empresa e instituies governamentais como se apresentam. Reunies, congressos e conferncias, quando precedidas por ordem numrica, so arquivadas como se apresentam. A ordem numrica aparece no final, entre parnteses.
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B) Classificao por Assunto: Guardam-se os documentos por assunto; C) Classificao Codificada ou Numrica: Convenciona-se um cdigo ou nmero para os diversos assuntos ou atividades; D)Classificao por Data: Para documentao passada ou controle da correspondncia expedida ou recebida.
DOCUMENTOS DA SECRETARIA
Para ser plenamente eficiente, a secretaria deve conter os seguintes documentos: Pasta individual do aluno, com a documentao completa*; Dirios de Classe; Modelos de formulrios e declaraes diversas; Arquivo de Legislao; Arquivo de Publicao em Dirio Oficial dos alunos concluintes para unidades de ensino que ofeream Ensino Mdio, Tcnico e EJA; Arquivo de documentos expedidos e recebidos; Livro Ata de Matrcula (em ordem alfabtica por srie, turno e ano letivo); Livro Ata de Resultados Finais (por srie, turno, turma, grau e ano letivo); Livro Ata dos Conselhos de Classe ( forma de redao oficial); Livro Ata de Registro de Certificados e Diplomas (por srie, turno, turma, grau e ano letivo); Livro Ata de Reunies ( forma de redao oficial); Livro de Ocorrncias Dirias; Livro de Protocolo para documentos emitidos; Certificados, histricos escolares, requerimentos e boletins com protocolos de entrega; Pasta de termos de visita de Superviso Educacional Externa; Cpia do Regimento Escolar; Cpia do Projeto Poltico-Pedaggico;
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* Observao - Entendem-se como documentao completa, para a pasta individual do aluno, os seguintes documentos: Certido de Nascimento/ Casamento; Carteira de Identidade; Cadastro de Pessoa Fsica (CPF) ou protocolo de solicitao do documento; Ttulo de Eleitor com comprovante de quitao eleitoral para maiores de 18 anos; Certificado de Reservista para maiores de 18 anos; Comprovante de Residncia; Laudo Mdico atestando doenas ou deficincias contendo CID; Foto; Histrico Escolar Anterior. O auxiliar de secretaria conferir os documentos, receber as cpias e verificar se so compatveis com os originais, autenticar com anotao ou carimbo a expresso Confere com Original, colocar data e assinar.
ESCRITURAO ESCOLAR
O setor de Escriturao Escolar importantssimo na dinmica de uma escola. por meio do correto lanamento e da efetivao dos chamados registros escolares que sero verificados: Os direitos de um candidato matrcula; A regularidade da vida escolar; O desenvolvimento da aprendizagem; O acompanhamento do trabalho pedaggico; Os resultados finais de cada aluno para promoo ou expedio de certificados de concluso; As deficincias ocorridas no campo cognitivo e as medidas tomadas para elimin-las. A Escriturao Escolar o registro sistemtico dos fatos relativos vida escolar do aluno e da unidade escolar. A Escriturao Escolar e o Arquivamento de documentos so de responsabilidade do Auxiliar de Secretaria da unidade escolar, cabendo superintendncia Direo. Todo registro escolar efetuado pela unidade escolar deve conter a data e assinatura do responsvel pelo mesmo.
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fidedignidade
da
Escriturao
Escolar
uma
questo
de
RESPONSABILIDADE. Algumas irregularidades comuns na escriturao escolar podem ser facilmente observadas, seguem exemplos: - Ausncia de dados relevantes na expedio do Histrico Escolar; - Documentos com emendas, rasuras, incorrees; - Documentao incompleta na ocasio da matrcula; - Declarao expedida comprovando a aprovao do aluno sem, no entanto, o mesmo ter logrado xito; - Registros inadequados, relativos nota escolar dos alunos; - Ausncia de componente curricular da base nacional comum; - Descumprimento da carga horria mnima exigida pela legislao educacional vigente; - Ausncia das assinaturas do Diretor e Auxiliar de Secretaria; - Ausncia de data na expedio de documentos; - Ausncia do ano na concluso de curso. unidade escolar compete organizar a escriturao para tender, prontamente, s solicitaes de informaes e esclarecimentos. A organizao fazse por meio de um conjunto de normas que visam garantir o acesso, a permanncia e a progresso nos estudos, bem como a regularidade da vida escolar do aluno, abrangendo os documentos que veremos, detalhadamente, a seguir.
REQUERIMENTO DE MATRCULAS
O requerimento de matrcula elaborado pela unidade escolar, contendo dados de identificao do aluno, endereo residencial, curso, srie, turno, turma, ano letivo, data, assinatura do responsvel legal, deferimento da Direo e espao para observao. A matrcula s pode ser deferida pelo Diretor quando for constatado que os documentos do aluno esto completos, conforme a legislao vigente. No ato da matrcula o Auxiliar de Secretaria escolar, deve observar e preencher todos os campos mencionados na ficha de matrcula.
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Evite matricular aluno transferido sem histrico escolar. Quando o fizer certifique-se da procedncia da declarao e sua autenticidade. O trabalho relacionado com a matrcula pode ser dividido em duas etapas: Organizao e Processamento. Organizao Momento de planejar a matrcula: - Estabelecer o nmero de vagas por ano, ciclo, turma e turno, resguardando vagas de repetentes e veteranos, observando o nmero de professores, salas de aula disponveis e moblia suficiente e adequada; - Indicar o servidor que participar do processo de matrcula e capacit-lo para efetivao e orientao aos pais e responsveis para o preenchimento de fichas e/ou formulrios; - Divulgar para a comunidade o calendrio de matrculas; - Providenciar fichas de matrculas, regimento escolar e materiais de expediente para efetivao da matrcula. Processamento Momento de efetuar a matrcula, organizar e arquivar os documentos escolares: - Extrema ateno para a leitura e cpia dos dados pessoais dos alunos, que devem ser retirados da certido de nascimento ou casamento; - Deve-se recolher cpias destas certides para constar na pasta individual do aluno.
FICHA INDIVIDUAL
o documento que retrata o desempenho escolar do aluno por componente curricular, em cada trimestre/ bimestre e ao final do ano letivo. Ressalvando-se que ao final, a ficha individual o documento base para elaborao do histrico escolar. Na ficha individual deve constar: Cabealho Principal; nome completo; filiao; endereo completo; telefone de contato; curso; ano freqentado; estrutura curricular conforme matriz aprovada; resultados das avaliaes trimestrais/ bimestrais e finais por componente curricular; freqncia por bimestre e final; assinatura do responsvel; espao destinado a situao do aluno.
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Esta ficha deve ser preenchida ao final de cada Conselho de Classe e encerrada ao trmino do ano letivo com a consignao de Aprovado ou Reprovado, conforme o caso. Procedimentos bsicos relacionados Ficha Individual; Transcrever as notas da ficha individual, de acordo com o canhoto do dirio de classe, entregue pelos professores; Em caso de tranferncia para outra unidade escolar, durante o perodo letivo, uma cpia da ficha individual dever ser anexada ao histrico escolar, contendo nota e freqncia obtidas pelo aluno, bem como dias letivos/ carga horria at a data de expedio dos documentos; No expedir ou aceitar ficha individual com rasuras ou alteraes de qualquer natureza.
DIRIO DE CLASSE
O Dirio de Classe um instrumento de gesto e de escriturao escolar que acompanha e controla o desenvolvimento da ao do professor. um documento coletivo, compete Secretaria Escolar fornecer ao professor o Dirio de Classe com a relao nominal dos alunos, conforme cpia da certido de nascimento/ casamento, de forma legvel e sem rasuras e s a Secretaria compete acrescentar o nome dos alunos matriculados no decorrer do ano letivo bem como as observaes referentes a transferncia, cancelamento, remanejamento e anulao dos espaos destinados a freqncia dos mesmos. Compete ainda Secretaria Escolar conferir as notas registradas nos Dirios de Classe com as notas registradas nos respectivos canhotos. Deve-se evitar qualquer tipo de rasura. Caso haja necessidade, as rasuras devem ser devidamente observadas e assinadas por quem as efetuou. No que tange s suas responsabilidades, auxiliar de secretaria, professore e supervisor escolar, faro suas anotaes e registros, no dirio de classe, sem que ocorra a interferncia de um no campo do outro. ATRIBUIES NO PREENCHIMENTO DO DIRIO DE CLASSE
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dme.anhumas@hotmail.com .::. educanhumas@hotmail.com Rua Joo Lucas Marioto, n688 - CEP 19.580-000 Telefone: (18) 3286-1355 AUX. SECRETARIA 1. Nome da Instituio 2. Nome do Professor 3.Componente Curricular 4.Ano, Srie/ Turma, Turno PROFESSOR 1.Freqncia, Rendimento escolar. 2.Contedos programticos das aulas 3.Possveis Ocorrncias especfico SUPERVISOR 1.Orientar os professores quanto ao preenchimento correto e contnuo dos dirios de classe. 2. Orientar o professor Dirio exclusiva responsabilidade e que deve mant-lo atualizado e organizado. 5. Relao Nominal dos 5. Encerramento Mensal Alunos Alfabtica 6. Previso de Aulas s er azuis rasuras preenchido ou pretas, por Ordem 3. Vistoriar e assinar no campo 6. O Dirio de Classe deve de canetas esferogrficas sem classe especfico aps mensalmente os dirios com conferncia de praxe. de Classe,
Nvel, 4.Assinatura no campo quanto Escriturao do esclarecendo que de sua
MAPA COLECIONADOR DE CANHOTOS

um documento obrigatrio no arquivo da unidade escolar, composto por canhotos bimestrais entregues pelos professores Secretaria Escolar aps o encerramento de cada bimestre, na data prevista no Calendrio Escolar aprovado. Os canhotos devem conter: freqncia, aproveitamento do aluno, nmero de aulas previstas e dadas, tudo devidamente assinado pelo professor. de exclusiva competncia e obrigao da Secretaria Escolar conferir as mdias dos canhotos com as dos Dirios de Classe no ato de seu recolhimento, fazendo constar data e assinatura do responsvel pelo recebimento.
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O Mapa Colecionador de Canhotos deve ser organizado contendo a relao nominal dos Alunos, de acordo com o Dirio de Classe. No devem conter rasuras, espaos em branco ou aplicaes de corretivos.
BOLETIM ESCOLAR
um documento destinado comunicao entre a famlia do educando e estabelecimento de ensino. Deve conter: freqncia, resultados de avaliao e apurao do rendimento escolar bimestral.
HISTRICO ESCOLAR
Este documento certifica toda a vida escolar do aluno. A validade do histrico escolar consiste no preenchimento correto de todos os campos necessrios, obedecendo legislao, sem qualquer rasura, contendo assinaturas dos responsveis pelo estabelecimento de Ensino. Havendo dvidas quanto legitimidade do histrico escolar, dever ser mantido contato imediato com a Diretoria Regional de Ensino, onde esto localizadas as escolas de origem, a fim de verificar a fidedignidade do mesmo. O referido documento dever conter: Os estudos concretizados pelo aluno, freqncia, carga horria, resultados finais obtidos em cada componente curricular, rea de estudo ou atividade. Para uma melhor identificao do histrico escolar, este deve conter os dados relativos regularizao do estabelecimento escolar, como nome e endereo do estabelecimento de ensino. No espao reservado s observaes devem constar tudo o que for necessrio para esclarecer a vida escolar do aluno, como: modalidade de ensino; proves e adaptaes de estudos entre outras que constem no histrico escolar anterior e que se faam necessrias. Todos os campos referentes nota, carga horria, srie, ano, instituio e locais no preenchidos devem ser inutilizados.
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Quando a transferncia ocorre durante o ano letivo, dever constar a expresso cursando no espao devido, assim como a ficha individual que dever acompanhar o histrico apontando os resultados parciais. O Histrico Escolar dever ser entregue com o prazo mximo de trinta dias consecutivos, improrrogavelmente.
TRANSFERNCIA
O documento de transferncia o que notifica a passagem do educando de uma para outra unidade escolar. Toda transferncia dever ser solicitada por meio de um requerimento do interessado (quando maior) ou do responsvel legal (quando menor). A instituio escolar de origem tem o prazo improrrogvel de vinte dias para expedir a documentao de transferncia. A) RECEBIMENTO necessrio que se tenham alguns cuidados: Conferir os dados pessoais de acordo com a certido de nascimento/ casamento; Verificar se o histrico escolar contm a carga horria e notas de cada componente curricular do ano ou dos anos cursados; Verificar as observaes e se h a assinatura do Diretor; Verificar o ato legal de autorizao ou reconhecimento do estabelecimento de ensino B) EXPEDIO Alguns cuidados necessrios: Transcrever nome, data e local de nascimento do aluno, bem como filiao, rigorosamente de acordo com a certido de nascimento/ casamento;
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Nome da escola, cidade e estado em que o aluno concluiu ou est cursando o ensino (no caso de estar cursando, acompanhar a ficha individual); Transcrever as notas e a carga horria de cada componente curricular de acordo com a grade curricular; Observar bem o registro completo dos componentes curriculares; Realizar todas as observaes que se fizerem necessrias, datar e colher a assinatura do Diretor; A identificao dos componentes curriculares deve ser realizada por extenso; Todos os espaos em branco devero ser devidamente invalidados; No dever conter emendas ou rasuras, sob pena de no ter validade.
LIVROS ATAS
O registro em Ata fundamental porque garante a credibilidade dos dados da vida escolar dos alunos. Ata o documento em que se registram, de forma exata e metdica, as ocorrncias, decises em assemblias ou conselhos, reunies ou sesses realizadas. um documento de valor jurdico, por esta razo, deve ser redigida de maneira a no permitir modificaes posteriores. Geralmente a Ata lanada em livro prprio, devidamente autenticado, cujas pginas so rubricadas por quem redigiu os termos de abertura e encerramento, o que lhes d cunho oficial. Na ata no se fazem pargrafos, escreve-se seguidamente para evitar que nos espaos em branco se faam acrscimos. Para ressalvar erro constatado durante a redao, usa-se o termo digo, depois do qual se repete a palavra ou expresso anterior ao mesmo erro. Assinam a Ata todas as pessoas presentes ocasio. Caso sejam necessrios acrscimos ou retificaes ao final da reunio, emprega-se a expresso Em tempo seguida das assinaturas dos presentes.
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As partes de uma Ata variam segundo a natureza das reunies: as mais importantes e que mais frequentemente aparecem, alm do ttulo e das assinaturas, so: Dia, ms, ano e hora da reunio (por extenso); Local da reunio; Pessoas presentes, devidamente qualificadas; Presidente e Secretrio dos trabalhos; Ordem do dia (discusses, conselhos de classe, reunio com pais, etc.); Fechamento.
DECLARAO
Este documento significa a afirmao de existncia de um fato ou de um direito. Tem valor documental e pode ser de vrios tipos: para atestar comparecimento, freqncia, realizao de cursos, recebimentos, pagamentos, doao, atuao profissional, etc.
CONVITE E CONVOCAO
O convite o instrumento pelo qual se faz uma convocao, pede-se o comparecimento de algum ou solicita-se sua presena. H mensagens sociais ou comemorativas. preciso ter cuidado com as mensagens sociais: Texto que se refira a homem e mulher, no singular e plural, observandose pronomes de tratamento corretos; Nome e endereo certos de destinatrios;
EDITAL
Edital o ato escrito oficial, contendo aviso, determinao ou citao, mandado publicar por autoridade competente no rgo Oficial ou outros rgos de Imprensa, ou ainda, afixados em lugares pblicos como murais da Unidade Escolar onde de fcil acesso para todos.
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So objetos de Editais: Intimaes, Notificaes, Convocaes e demais avisos que, por sua natureza, devem ter ampla divulgao. No ttulo deve constar a denominao do ato. Na ementa, consta o resumo do edital, no sendo parte obrigatria. No texto deve constar o desenvolvimento do assunto. Abaixo consta local e data, seguido de assinatura da autoridade com nome completo, cargo ou funo.
FAX
uma forma de comunicao rpida e deve ser utilizada para a transmisso de mensagens urgentes e para o envio antecipado de documentos, cujo conhecimento h premncia, no desobrigando o encaminhamento a seu tempo, do documento original. O fax, por sua natureza, necessita do cabealho antecedendo ao documento a ser enviado. Deve constar a identificao do expedidor, nmero do fax, endereo e telefone da unidade escolar que envia o documento. ou mensagem no corpo do fax. Abaixo identifica o destinatrio, data de envio, nmero de pginas. Ento, pode-se anexar documento
OFCIO
O ofcio uma forma de comunicao escrita expedida por autoridade pblica sobre assunto de ordem administrativa ou predominantemente oficial. Trata-se de carta pblica ou com esse carter. O texto de um ofcio deve tratar de um nico assunto. Quando um mesmo ato discorre sobre assuntos variados, pode acontecer de um deles ficar sem o devido encaminhamento, por disperso quanto ao objeto. Quanto a estrutura do ofcio, so elementos indispensveis: Timbre para identificar a instituio que expede o documento; ndice indicando o tipo do ofcio seguido do nmero de controle desses documentos na instituio; local e data devem constar alinhados direita e posicionados uma linha imediatamente abaixo do ndice e no se usa abreviatura, o ms grafado por extenso neste campo. Rejeitem-se, portanto, registros como BSB, 27.2.03 ou assemelhados, a forma
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correta seria Braslia, 27 de fevereiro de 2003; vocativo utilizado para invocar o destinatrio e seguido de vrgula; comunicao o contedo propriamente dito do ofcio. Evitem-se, por desnecessrio, embora convencional, linhas em branco entre os pargrafos. O texto do ofcio divide-se em introduo, desenvolvimento e c o n c l u s o , nos casos em que ele no for de mero encaminhamento de documentos. A introduo deve apresentar de forma objetiva o assunto do expediente. Frases-feitas para dar incio ao texto so dispensveis, tais como: Tenho a mxima honra de comunicar, Com pesar levo ao conhecimento de V. Sa., ou ainda Cumpre-me informar... Empreguem-se formas diretas: Informo a Vossa Excelncia que, Submeto apreciao de V. Sa., Encaminho a V. Sa. No desenvolvimento, deve-se detalhar o assunto. Se o texto contiver mais de uma idia, devem ser estruturadas em pargrafos distintos, o que ir atribuir fluncia e clareza ao documento. Na concluso, reafirma-se ou simplesmente reapresenta-se a convico ou proposio que motivou o ato. O fecho o arremate da comunicao, com a saudao do destinatrio. Devem ser utilizadas as expresses Respeitosamente (para autoridades superiores) e Atenciosamente (para autoridades da mesma ou de inferior hierarquia). No deve ser centralizado na pgina, mas apresentar-se com ligeiro afastamento direita, maior que o fixado para as entradas de pargrafo. A assinatura o campo formado do conjunto assinatura, nome e cargo do emitente. Esses elementos devem ser posicionados centralizadamente, na metade direita da pgina. No campo do destinatrio, indica-se, com a devida deferncia, o receptor do ofcio, aquele a quem o documento enviado. Compe-se de: a) forma de tratamento adequada ao destinatrio [A Sua Senhoria o Senhor]; b) nome da autoridade [Fulano de Tal], em caixa-alta; c) cargo ou funo do destinatrio, a que se segue o rgo a que pertence [exemplo: Diretor-Geral do Tribunal Regional Eleitoral do Amazonas]. Seu posicionamento ao final do documento, com alinhamento esquerda.
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REQUERIMENTO
o instrumento que serve para solicitar algo a uma autoridade do servio pblico. No se envia requerimento a empresas comerciais ou a grmios esportivos. Para estes casos, pedido ou solicitao so feitos por meio de ofcios. Quando o requerimento concorre de duas ou mais pessoas, origina-se um abaixo-assinado. Os fechos apropriados para requerimentos so: Nestes termos,... Aguarda deferimento,... Espera deferimento,... seguido de data por extenso.
O DIA-A-DIA NA SECRETARIA
Deixar a mesa sempre em ordem, sem excesso de papis; Manter os equipamentos em condies de uso e em seus devidos lugares; Manter a ateno redobrada quando estiver conferindo a documentao escolar; Evitar idas e vindas ou levantar-se a todo o momento ausentando-se do ambiente de trabalho; No perder a calma diante de situaes difceis; Cumprir e fazer cumprir as determinaes de superiores hierrquicos; Ordenar as tarefas no incio da manh; Iniciar o dia com tarefas mais demoradas e que exijam maior esforo fsico e/ou mental; Rever todo o expediente a ser submetido a despacho do superior; Apresentar correspondncias e documentos em tempo hbil; Atender ao telefone dizendo o nome do estabelecimento de ensino e seu nome com nitidez, repetindo quantas vezes forem necessrias at que seja compreendido, Deixar disponvel ao lado do telefone: canetas, lpis e bloco de anotaes; Verificao diria dos e-mails e sites www.educacao.sp.gov.br e www.mec.gov.br entre outros; Utilizao de comunicadores instantneos como Messenger (MSN), twiter e blogs para fins profissionais da unidade escolar.
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JANEIRO E FEVEREIRO - Realizao de matrcula para alunos remanescentes e transferidos; - Cadastramento dos alunos na PRODESP; - Imprimir a lista do ano anterior e remeter ao arquivo permanente; - Preparao dos livros de Registro de Classe; - Elaborao dos livros pontos de professores e funcionrios; - Levantamento da documentao pendente de alunos com matrcula condicional para proceder a cobrana destes documentos; - Organizao do arquivo inativo do perodo letivo anterior; - Organizao do arquivo ativo do perodo letivo em curso (pastas individuais com documentao dos alunos); - Expedio de toda a documentao solicitada pelos alunos (histricos escolares, transferncias, declaraes, certides, etc); - Atualizao da correspondncia da unidade escolar; - Observar datas e realizar tarefas da PRODESP dentro do prazo. MARO E ABRIL - Elaborao dos livros pontos de professores e funcionrios; - Levantamento da documentao pendente de alunos com matrcula condicional para proceder a cobrana destes documentos; - Recebimento dos canhotos do 1 bimestre entregues pelos professores equipe pedaggica, com o registro da freqncia e avaliao dos alunos; - Impresso de boletins e editais para divulgao dos resultados do 1 bimestre; - Atualizao dos livros Registro de Classe, com as transferncias recebidas e expedidas; - Gerao de disquete com dados dos relatrios finais para alimentar a base central (PRODESP), fornecer dados para o censo escolar e clculo da demanda; - Expedio de toda a documentao solicitada pelos alunos (histricos escolares, transferncias, declaraes, certides, etc); - Atualizao da correspondncia da unidade escolar; - Observar datas e realizar tarefas da PRODESP dentro do prazo.
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MAIO, JUNHO e JULHO - Elaborao dos livros pontos de professores e funcionrios; - Recebimento dos canhotos do 2 bimestre, entregues pelos professores equipe pedaggica, com registro da freqncia e avaliao dos alunos; - Impresso de boletins e editais para divulgao dos resultados do 2 bimestre; - Atualizao dos livros Registro de Classe, com as transferncias recebidas e expedidas; - Expedio de toda a documentao solicitada pelos alunos (histricos escolares, transferncias, declaraes, certides, etc); - Encerramento do perodo letivo semestral (para cursos subseqentes E.J.A.); - Renovao das matrculas para os alunos do 2 semestre E.J.A. - Atualizao da correspondncia da unidade escolar; - Observar datas e realizar tarefas da PRODESP dentro do prazo. AGOSTO E SETEMBRO - Elaborao dos livros pontos de professores e funcionrios; - Recebimento dos canhotos do 3 bimestre, entregue pelos professores equipe pedaggica, com registro da freqncia e avaliao dos alunos; - Impresso de boletins e editais para divulgao dos resultados do 3 bimestre; - Atualizao dos livros Registro de Classe, com as transferncias recebidas e expedidas; - Expedio de toda a documentao solicitada pelos alunos (histricos escolares, transferncias, declaraes, certides, etc); - Preparao dos histricos escolares dos alunos que iro concluir o curso naquele ano (deixar digitado at a penltima srie); - Planejamento de matrculas para o prximo ano; - Atualizao da correspondncia da unidade escolar; - Observar datas e realizar tarefas da PRODESP dentro do prazo. OUTUBRO E NOVEMBRO - Elaborao dos livros pontos de professores e funcionrios; - Atualizao dos livros Registro de Classe, com as transferncias recebidas e expedidas;
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- Preparao dos histricos escolares dos alunos que iro concluir o curso naquele ano (deixar digitado at a penltima srie); - Expedio de comunicados aos pais ou responsveis legais para efetuao da rematrcula, para o prximo perodo letivo, solicitando atualizao de endereo trazendo documentao; - Expedio de toda a documentao solicitada pelos alunos (histricos escolares, transferncias, declaraes, certides, etc); - Programao das matrculas, atendendo ao disposto na instruo anual de matrculas do DEPP; - Divulgao para os funcionrios da unidade escolar e para a comunidade escolar sobre o calendrio e procedimentos para matrculas; - Realizao da previso de vagas para sries iniciais; - Atualizao da correspondncia da unidade escolar; - Observar datas e realizar tarefas da PRODESP dentro do prazo. DEZEMBRO - Elaborao dos livros pontos de professores e funcionrios; - Atualizao dos livros Registro de Classe, com as transferncias recebidas e expedidas e alunos desistentes; - Recebimento dos canhotos do 4 bimestre, entregue pelos professores equipe pedaggica, com registro da freqncia e avaliao dos alunos; - Alimentao do sistema PRODESP com os resultados da freqncia e avaliaes do 4 bimestre; - Digitao do cadastro de turmas para o prximo perodo letivo; - Programao e efetivao das matrculas atendendo ao disposto na instruo anual de matrculas do DEPP; - Divulgao para os funcionrios da unidade escolar e para a comunidade escolar sobre o calendrio e procedimentos para matrculas; - Realizao da previso de vagas para sries iniciais; - Realizao das re matrculas dos alunos aprovados e que permanecero na unidade escolar; - Identificao de vagas existentes para outros anos;
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- Realizao das matrculas de alunos recebidos por transferncia da rede privada de ensino, de outros municpios, estados, etc; - Impresso de boletins e editais para divulgao dos resultados do 4 bimestre; - Impresso do relatrio final e encaminhamento ao Departamento de Educao e DEPP; - Impresso, assinatura e arquivamento das fichas individuais, na pasta individual dos alunos; - Expedio dos histricos escolares e diplomas (se for o caso) dos alunos concluintes de curso (E.J.A.) - Expedio de toda a documentao solicitada pelos alunos (histricos escolares, transferncias, declaraes, certides, etc); - Organizao das turmas para o prximo perodo letivo; - Organizao do cadastro de espera para vagas (Creche); - Divulgao para a comunidade do perodo de recesso da creche e unidades escolares (quando autorizado pelo DEPP) bem como o horrio de atendimento da Secretaria durante o perodo das frias escolares; - Coleta de dados de matrcula para o primeiro momento referencial; - Atualizao da correspondncia da unidade escolar; - Observar datas e realizar tarefas da PRODESP dentro do prazo.
FLUXO ORGANIZACIONAL DO AUXILIAR DE SECRETARIA

FORNECIMENTO DE INFORMAES fidedignas de forma eficiente. .
ATENDIMENTO aos profissionais da educao, pais e alunos, representantes da comunidade e de rgos pblicos. ESCRITURAO ESCOLAR, por meio de registro sistemtico dos fatos relativos vida escolar do aluno e da escola.
EXPEDIENTE,: efetivando registros escolares e funcionais. .
ARQUIVAMENTO de toda documentao, de forma organizada.
ESCRITURAO ESCOLAR, por meio de registro sistemtico dos fatos relativos vida escolar do aluno e da escola.
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CONCLUSO
O setor componente da unidade escolar responsvel pela documentao sistematizada dos fatos e dados relativos instituio a Secretaria Escolar que registra a vida do corpo docente e no docente. As atividades administrativas e pedaggicas so competncias deste setor, sendo que a documentao um fator importante, pois possibilita o registro organizado das atividades da escola, resguardando sua histria e memria. A participao efetiva e interativa do Auxiliar de Secretaria e seu compromisso para a construo de uma gesto escolar refletiro positivamente na qualidade do trabalho da instituio de ensino e diante das inovaes da gesto escolar, cada vez mais dinmica, complexa e em constante movimento, permite-se pensar em gesto no sentido de uma articulao e integrao consciente de aes que se realizam no cotidiano da escola. Enumerando as principais tarefas executadas pela Secretaria Escolar, destacam-se entre outras: contato com o pblico e com os prprios integrantes da unidade escolar que compe a equipe de trabalho, registro da vida escolar dos alunos e da vida funcional dos professores e funcionrios, dos fatos e dados escolares e da instituio, ratificando o valor legal das aes da escola, tanto as administrativas quanto pedaggicas. A secretaria escolar o suporte fundamental para o bom funcionamento da unidade escolar.
REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
Governo do Distrito Federal. Manual da Secretaria Escolar. Secretaria de Estado da Educao: Braslia, 2010. Governo do Mato Grosso do Sul. Manual da Secretaria Escolar. Secretaria de Estado da Educao: Campo Grande, 2005. Governo do Paran. Manual do Secretrio. Secretaria de Estado da Educao: Paran, 2006.
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O AUXILIAR DE SECRETARIA ESCOLAR

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Nvel, 4.Assinatura no campo quanto Escriturao do esclarecendo que de sua

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