Como Operacionalizar um Evento

Contedo
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1 Tenha presente as seguintes idias: 2 Lista de Verificao para os Eventos:

o o o

2.1 Logstica preliminar 2.2 Logstica do local 2.3 Seguimento

3 Veja Tambm

[editar]Tenha

presente as seguintes idias:

Pense com antecedncia: faa uma reunio de planejamento estratgico do evento; certifique-se que h um grupo de pessoas que ser responsvel pelo seu desenvolvimento; notifique as autoridades (por ex. policia de trnsito caso organize uma marcha) e assegurese que haver um grupo de pessoas antes do evento e depois para preparar e limpar todo o local. Uma boa regra de planejar o seu evento com o mximo de publicidade e com o mnimo de bloqueio do pblico.

Crie Alianas: por vezes til pedir a indivduos ou organizaes proeminentes que apiem o evento; estes podem sugerir um porta-voz, ajudar na organizao prtica e logstica ou, mesmo, oferecer pessoal para ajudar. Assegure-se que todos esto bem interados do evento e da mensagem a ser transmitida. importante, sempre partilhar as informaes e documentos.

Divulgue o evento: planeje uma estratgia de publicidade para atrair e explicar comunidade o motivo da realizao do evento. Isto pode ser feito atravs: da distribuio de panfletos, da colagem de posters em locais pblicos, publicidade nos jornais (seco de anncios / eventos), rdio local, divulgao em sindicatos, campus de universidades e centros religiosos atravs de cartas, mails e fax. Freqentemente, a melhor maneira de divulgar atravs da transmisso oral - portanto pea aos seus apoiantes que telefonem a outros para que saibam do evento.

Torne a sua mensagem conhecida: Assegure-se de que os cartazes contenham a mensagem do evento. Pratique, tambm, as respostas s questes freqentemente colocadas.

Planeje a cobertura meditica: se quiser obter a ateno do pblico, assegure-se de que escolheu um bom momento para a sua TV ou imprensa local. Freqentemente, os eventos planeados para o principio do dia (antes do meio da tarde) acabam por aparecer no noticirio da noite enquanto que os eventos mais tardios no. Pense em formas de tornar o evento visualmente atractivo para inspirar os operadores de cmaras e fotgrafos!

Pense no equipamento e faa arranjos com antecedncia (por ex. cartazes, megafones, sistemas para falar com o pblico e cadeiras).

Pense em reunir fundos: entregue pedidos de fundos ou pea donativos em gneros (refrescos, tinta para cartazes, papel par panfletos, telemveis para os organizadores, etc).

[editar]Lista

de Verificao para os Eventos:

[editar]Logstica preliminar Decidiu sobre como coordenar o evento? Elegeu um Comit? Foram dadas responsabilidades especificas a cada pessoa? Determinou uma data num dia apropriado (certifique-se de que o evento no entre em competio com outras atividades importantes / feiras nacionais)? O local do evento acessvel aos deficientes? Existe um parque de estacionamento suficiente? Est situado perto dos transportes pblicos? O local propriamente dito existe algum problema com o som? demasiado grande/pequeno? Que autorizaes so necessrias? Existem entradas e sadas necessrias? Divulgar o evento como isto ser efetuado? Quem responsvel? At quando? Autocarros necessrio arranjar transporte dos apoiantes ou oradores? Quem o responsvel por este servio? Apoios arranjou alguns? Que organizaes ou pessoas esto a apoiar o evento? Eles aceitaram ter os seus nomes na lista da declarao imprensa/ nos folhetos/ nos cartazes? Tiveram algum papel no evento planejamento, nos preparativos, nas declaraes pblicas? Financiamento preparou algo para as doaes ou contribuies para o evento. Prepare um apelo para financiamentos aps o encontro. [editar]Logstica do local Localize ou construa um palco; Arranje cadeiras para os oradores e apoiantes; Arranje uma proteo contra a chuva ou o sol; Organize o sistema de som; Obtenha autorizaes com antecedncia caso seja necessrio; Enfermeira / doutor ou equipamento de primeiros socorros; Coloque uma tenda para bebidas ou comida; Caso o local no seja muito visvel coloque sinais; Decoraes do palco: faa cartazes para o palco com slogans e o nome da campanha; Limpe: coloque caixotes do lixo e tenha uma equipe de pessoas prontas para limpar depois;

Programao: nomeie um moderador ou um presidente, arranje oradores com antecedncia, determine a durao da programao e de cada discurso; arranje tradutores se necessrio;

Entretenimento: arranje msicos, atores, etc, com muita antecedncia; Se for um evento importante: arranje seguranas para que lidem com o pblico e forneam informao;

Literatura, materiais. Tenha mesas com folhetos, livros, autocolantes, postais, etc.

[editar]Seguimento Limpe o local; Envie agradecimentos aos colaboradores e patrocinadores; Faa uma avaliao.

[editar]Veja

Tambm

Como Operacionalizar um Evento Veja algumas dicas para organizar um evento pblico, indo desde a operacionalizao do evento e reduo de custos at as informaes estruturais, como a montagem do local e a contratao de servios. Atividades do Pr-Evento / Evento / Ps-Evento Check-List para a organizao de todas as fases de um evento. importante atentar para o momento certo de tomar as decises para que tudo ocorra conforme o desejado. Roteiro de Atividades para a Realizao de Eventos

Verifique os passos iniciais a serem tomados no processo de planejamento e organizao de um evento. Guia Prtico para Eventos

Guia Prtico para auxiliar a organizao de um evento, em todas as suas fases de concepo. Conhea quais so os detalhes que voc no pode esquecer e planeje com segurana o seu evento. Panorama Geral de Organizao de Eventos

Confira uma ficha com dados gerais para a realizao de um evento e descubra quais so as necessidades bsicas na organizao deste, para que todo o processo possa ser planejado.
Fonte: site www.casadoseventos.com.br