A IMPORTNCIA DO SISTEMA INTEGRADO DE GESTO EMPRESARIAL PARA AS INSTITUIES PRIVADAS OU PBLICAS

Derival Alves Ferro, derivalferro@hotmail.com1 Mrio Ferreira Neto, netoferreiramario@hotmail.com2 Orientador: Prof. Ms. Crbio Almeida Waqued; carbiowaqued@uol.com.br 3 MBA em Percia Judicial e Auditoria: IPECON PUC/GO

Resumo Um dos grandes desafios dos administradores e gestores das corporaes e organizaes privadas ou pblicas obter informaes claras, objetivas, racionais, sobretudo rpidas para a tomada de deciso com maior grau de assertividade, economicidade, eficcia, eficincia, sobretudo de segurana. Estes adjetivos devem ser os principais fundamentos para qualquer espcie de Sistema Integrado de Gesto Empresarial - SIGE, que a maioria das empresas de mdio e algumas de grande porte ainda possui os conceitos da administrao embarcados, tornando a gesto mais intuitiva, fcil e acessvel. Os objetivos de um Sistema Integrado de Gesto Empresarial aumentar a sobrevivncia de uma empresa, controlar as atividades, integrar os departamentos e atender as obrigaes dos rgos pblicos afetos a fiscalizao fiscal e tributria: Secretaria de Estado da Fazenda e Receita Federal do Brasil. A metodologia aplicada neste trabalho exploratria documentais, observaes das prticas de empresas e pesquisas literrias. Neste trabalho destaca-se a evoluo histrica da implantao do Enterprise Resource Planning - ERP, frisando sua importncia e relacionando as possveis vantagens, benefcios, desvantagens e fatores crticos de sucesso. Palavras-chaves: Agilidade, vantagens/desvantagens. custo/benefcio, lucratividade, organizao,

Bacharel em Cincias Contbeis pela Pontifcia Universidade Catlica de Gois: Data de Colao de Grau: 5.2.1999 - Ps-graduando do Curso de MBA em Percia Judicial e Auditoria pela Pontifcia Catlica de Gois em convnio com Instituto de Organizao de Eventos, Ensino e Consultora S/A LTDA (PUC-GO/IPECON).
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Licenciado em Matemtica pela Fundao Universidade do Tocantins: Data de Colao de Grau: 5.2.1999 (UNITINS) - Especialista em Matemtica e Estatstica pela Universidade Federal de Lavras do Estado de Minas Gerais: Data da Concluso: 5.7.2002 (UFLA/MG) - Especialista em Orientao Educacional pela Universidade Salgado de Oliveira do Estado do Rio de janeiro: Data da Concluso: 23.3.2002 (UNIVERSO/RJ) - Especialista em Gesto Judiciria pela Faculdade Educacional da Lapa de So Paulo em convnio com Escola Superior da Magistratura Tocantinense (FAEL/ESMAT) - Ps-graduando do Curso de MBA em Percia Judicial e Auditoria pela Pontifcia Catlica de Gois em convnio com Instituto de Organizao de Eventos, Ensino e Consultora S/A LTDA (PUC-GO/IPECON) - Mestrando em Matemtica Financeira pela Rede Internacional de Ensino de Livre (RIEL - ITUIUTABA/MG).
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Bacharel em Administrao de Empresas - Especialista em Administrao de Marketing - Mestre em Engenharia de Produo. Professor de Orientador da Pontifcia Catlica de Gois (PUC/GO) para graduao e ps-graduao.

Abstract One of the great challenges of the directors and managers of corporations and private organizations or public information is clear, objective, rational, especially for rapid decision making with greater degree of assertiveness, economy, efficiency, effectiveness, especially security. These adjectives should be the primary basis for any kind of Integrated Business Management - ERP, that most medium and some large still has the concepts of the management board, making management more intuitive, easy and affordable. The objectives of an Integrated Business Management is to increase the survival of a company, controlling activities, integrating departments and meet the obligations of public bodies affects the tax enforcement and tax: Ministry of Finance and Revenue of Brazil. The methodology applied in this work is exploratory documentary, observations of the practices of companies and literary research. In this paper we highlight the historical evolution of the implementation of Enterprise Resource Planning - ERP, emphasizing its importance and relating the possible advantages, benefits, disadvantages, and critical success factors. Keywords: Agility, cost / benefit, profit, organization, advantages / disadvantages. 1 Introduo A evoluo tecnolgica e o aquecimento da economia, o aumento da oferta de crdito e o alcance de novos mercados esto entre os fatores que elevam significantemente a competitividade das empresas. Para se manter nesse patamar ou para continuar crescendo, as companhias, corporaes e organizaes precisaram contar com gerenciamento adequado de seus recursos, dados e procedimentos. Um dos caminhos mais utilizados para isso foi adoo de solues do Sistema de Gesto Empresarial - Enterprise Resource Planning - ERP. O Sistema Integrado de Gesto Empresarial - SIGE (definimos), j um sistema bastante utilizado por diversas empresas de grande porte, porm incipientes para as empresas de mdio porte, em razo do elevado custo de sua implantao e manuteno. um instrumento muito eficaz e eficiente para integrar vrias reas de uma organizao empresarial, aumentando a confiabilidade, a lucratividade e a produtividade. Setores como compras, estoques, produo, contabilidade, escrita fiscal, recursos humanos, logstica e marketing, entre outros, podem trabalhar e desenvolver-se de forma integrada. Desse modo, a organizao como um todo pode alcanar melhores resultados, maior ndices de eficincia e credibilidade, qualidade no atendimento. Tudo isso com custos menores, elevao da lucratividade e um relacionamento melhor entre clientes internos, externos e fornecedores. Alm dessas qualidades, os motivos de uma empresa possuir um sistema integrado de gesto manter o controle e funcionamento, possuindo informaes em tempo hbil, ajudando no crescimento, diminuindo os custos, avaliando o sistema operacional, controlando os setores, com tudo isso, diminuir possveis erros, falhas e fraudes.

2 Sistema Integrado de Gesto Empresarial Sistema Integrado de Gesto Empresarial - SIGE, em ingls, Enterprise Resource Planning - ERP, uma espcie de sistema de informao que integram todos os dados e processos de uma corporao ou organizao empresarial em um nico sistema. A integrao desse sistema sob a perspectiva funcional de compras, contabilidade, fabricao (produo), finanas, marketing, recursos humanos, vendas, entre outros e, sob a perspectiva sistmica: sistema de processamento de transaes, sistemas de informaes gerenciais, sistemas de apoio tomada de deciso, entre outros. Em termos gerais os sistemas so uma plataforma de software desenvolvida para integrar os diversos departamentos de uma corporao empresarial, possibilitando a automao e armazenamento de todas as informaes de negcios. O Sistema Integrado de Gesto Empresarial pode ser definido como, sistema de informaes integrado, adquirido na forma de um pacote de software comercial com a finalidade de dar suporte maioria das operaes gerenciais e operacionais de uma empresa. So geralmente divididos em mdulos que se comunicam e atualizam uma mesma base central de dados, de modo que informaes alimentadas em um mdulo so instantaneamente disponibilizadas para os demais mdulos que delas dependam. Em sua essncia, ERP um sistema de gesto empresarial. Por exemplo, uma empresa que tem com vrios sistemas, um para lidar com as contas a pagar, um para gerar folhas de pagamento, um para controlar as vendas, um para gerenciar os impostos (tributos), um para analisar as metas e desempenho, entre outros. Em vez de existir um ou mais softwares isolados para cada departamento da corporao empresarial, no seria melhor ter com uma integrao entre estes setores, de forma que todos fizessem parte de um sistema unificado? justamente isso que uma soluo de ERP oferece empresa ou organizao. Com um nico sistema integrando a todos os departamentos ou pelo menos integrando os setores mais importantes, a comunicao interna se torna mais fcil e menos dependiosa. Por exemplo, o departamento financeiro pode informar rapidamente quanto dinheiro destinar quitao de impostos e quanto direcionar ao pagamento de funcionrios, de acordo com as informaes que o setor de gesto de recursos humanos disponibilizar no sistema. O Coordenador ou Diretor de um determinado departamento pode avaliar o desempenho de um funcionrio e discutir junto ao Diretor de Recursos Humanos quanto empresa pode lhe oferecer de aumento salarial. O departamento de marketing pode consultar o controle de vendas, perceber que um determinado produto no est tendo a sada desejada e desenvolver uma nova estratgia para reverter este quadro, ao mesmo tempo em que verifica se a verba

(quantum) disponibilizada suficiente para este trabalho ou se necessrio marcar uma reunio para solicitar mais recursos. Percebemos, com estes exemplos, que h vrias situaes em que a integrao de sistemas se mostra econmica, eficaz, eficiente, lucrativa e vantajosa. Podemos notar que, com sistemas diferentes, cada departamento teria maior e mais dificuldades para se comunicar com outro setor, resultando em maior decurso de tempo, mais dispendios e at em excessivos procedimentos burocrticos. Por estes motivos, uma empresa ter um sistema de ERP lhe favorecer substancialmente porque tero menos fornecedores de software, isso faz com que se reduzam custos com licenas, suporte tcnico, servidores, treinamentos, entre outros. A Deloitte Consulting (1998) define ERP como "um pacote de software de negcios que permite a uma companhia automatizarem e integrar a maioria de seus processos de negcio, compartilhar prticas e dados comuns atravs de toda a empresa e produzir a acessar informaes em um ambiente de tempo real". Segundo a TechEnciclopedya (1999), o ERP :
Um sistema de informaes integrado que serve a todos os departamentos em uma empresa. Tendo sido desenvolvido a partir de indstrias de manufatura, o ERP implica no uso de pacotes de software ao invs de sistemas desenvolvidos internamente ou apenas para um cliente. Os mdulos do ERP podem ser capazes de interagir com outros sistemas da organizao, com grau de dificuldade varivel, e, dependendo do fornecedor, o ERP pode ser alterado atravs de programao.

Os sistemas ERP tambm identificados por SIGE permitem a utilizao de ferramentas de planejamentos que podem analisar os impactos de decises de finanas, manufaturas, recursos humanos ou suprimentos, em toda a empresa. Para compreendermos o surgimento e a funcionalidade atual do sistema ERP necessrio recorremos sua evoluo histrica. No final da dcada de 1950, quando os conceitos e definies modernas de controle tecnolgico e de gesto e governa corporativa tiveram seu advento. A tecnologia que existia era alicerada nos extraordinrios mainframes que giravam os primeiros sistemas de controle de estoques - primeira atividade desenvolvida da interseo entre gesto e tecnologia. A automatizao tinha custo elevado, alm de ser morosa, mas j demandava menos tempo que os processos manuais, portanto esses sistemas eram para poucas empresas, apenas para as empresas que tinha um elevado volume de demanda e alta lucratividade. No incio da dcada de 1970 com a expanso econmica mundial, aliada ao avano tecnolgico centrado na maior disseminao computacional, geraram o Planejamento das Requisies de Materiais conhecidos por Material Requirement Planning - MRP, sistemas

antecessores do Enterprise Resource Planning - ERP. O MRP surgiu na forma de conjuntos de sistemas, chamados de pacotes, que trocavam informaes entre si e possibilitavam o planejamento da utilizao de insumos e a administrao das mais variadas etapas dos processos de frabricaes e produtivos. Nesta cronologia histrica e evolutiva, a dcada de 1980 indicou o surgimento das redes de computadores ligadas aos servidores - sistemas tecnolgicos de menores custos e de fceis utilizaes e manuseios que os mainframes, sobretudo em funo da revoluo nas atividades de gerenciamento e operacionalizao da produo e da logstica. O MRP se transformou no Planejamento dos Recursos de Manufatura - MRP II que significa Manufacturing Resource Planning, que controlava outras atividades de mo-deobra e de maquinrio. Na prtica, o sistema MRP II, j poderia ser chamado de ERP pela abrangncia dos controles de gerenciamentos e operacionalizaes. Porm, no sabemos ao certo quando que este conjunto de sistema recebeu essa denominao. A sigla ERP foi tomada como base por uma empresa americana de pesquisa, o GartnerGroup. A inteno era definir esses sistemas integrados como uma evoluo dos sistemas MRP II - Manufacturing Resource Planning - Planejamento dos Recursos de Produo. De acordo com Corra e Gianesi (1994):
O princpio bsico do MRP II o princpio do clculo de necessidades, uma tcnica de gesto que permite o clculo, viabilizado pelo uso de computador, das quantidades e dos momentos em que so necessrios os recursos de manufatura (materiais, pessoas, equipamentos, entre outros), para que se cumpram os programas de entrega de produtos com um mnimo de formao de estoques.

Os sistemas ERP podem ser considerados uma evoluo do modelo MRP II, pois permitem controlar os demais recursos empresariais, tais como: recursos financeiros, recursos humanos indiretos, vendas, distribuio, entre outros. Nesta dcada de 1980, estes sistemas serviram tanto para agilizar os processos quanto para estabelecer comunicao interligada com os departamentos ou setores da organizao. Nessa poca foram agregados ao ERP, novos sistemas, tambm conhecidos como mdulos do pacote de gesto e operao. As principais reas contempladas foram as de finanas, compras e vendas, recursos humanos, entre outras, ou seja, contemplaram-se setores com uma conotao administrativa e departamentos com uma autonomao de apoio produo. O sistema ERP ganhou muita fora na dcada de 1990, entre outras razes pela evoluo e avano tecnolgico em face das redes de comunicao entre computadores e a

disseminao da arquitetura cliente/servidor - microcomputadores interligados a servidores, com custos e preos mais competitivos - no mais mainframes. Sobretudo, por ser uma ferramenta importante na filosofia de controle e gesto dos setores corporativos das empresas, que ganhou aspectos mais prximos das tecnologias que, atualmente conhecemos. Os avanos e desenvolvimentos das tecnologias eram rpidos e tantas, alm de serem abrangentes que o perodo a partir de 1995 seria caracterizado pela ecloso incontrolada nas vendas dos pacotes de gesto. Em conjunto com os fabricantes internacionais surgiram diversos fornecedores brasileiros, empresas que obtiveram uma lucratividade potencial e significativa com a venda do sistema ERP. Segundo Hicks (1995) afirma que:
O ERP est essencialmente ligado a garantir que as decises de manufatura de uma empresa no sejam feitas sem levar em considerao seus impactos sobre a cadeia de fornecimento, tanto para frente como para trs. Indo mais adiante, as decises de produo so afetadas e afetam todas as outras reas da empresa, incluindo a engenharia, contabilidade e marketing. Para tomar melhores decises necessrio levar em considerao todas estas importantes interaes dentro da empresa. O software o meio para conseguir esta integrao dos processos de deciso.

Esse autor sugere que por meio da utilizao desses sistemas possvel imaginar uma empresa altamente integrada que recebe pedidos eletrnicos por intermdio do EDI Eletronic Data Interchange que significa Intercmbio Eletrnico de Dados para gerar as listas de materiais, a seqncia de produo automaticamente e de maneira aperfeioada, levando em considerao outros pedidos em andamento, quantidades em estoques, pedidos de compra, j colocados e possveis problemas de produo. Uma vez manufaturados os produtos, estes seriam automaticamente distribudos para os depsitos de maneira a aperfeioar a relao custo e atendimento ao cliente. Durante o processo, todas as transaes de produo, compras, movimentao de materiais, vendas, distribuio e contabilidade seriam continuamente atualizadas e a administrao ou direo estaria sempre a par do que estaria acontecendo. Este mesmo autor termina por enfatizar que a ideia central do modelo o total controle sobre toda a cadeia de valores, posteriormente pergunta: "colocando qualquer objeo ideolgica de lado, no seria interessante ter controle sobre tudo?". Embora os conceitos utilizados em sistemas ERP possam ser utilizados por empresas que queiram desenvolver internamente os seus aplicativos, o termo ERP refere-se essencialmente a pacotes comprados. Exemplos de sistemas ERP existentes no mercado seriam: R/3, da alem SAP; Baan IV, da Holandesa Baan; OneWorld, da americana JD Edwards; Oracle Financials, da americana Oracle; EMS e Magnus, da brasileira Datasul; Logix, da brasileira Logocenter.

A ideia bsica da utilizao de pacotes comerciais resolver dois dos grandes problemas que ocorrem na construo de sistemas por meio dos mtodos tradicionais de anlise e programao: o no cumprimento de prazos e de oramentos. Segundo Martin (1989), "muito j se escreveu sobre o que h de errado com o processamento de dados hoje em dia, existindo registros de vrios anos. A construo de sistemas toma muito tempo e seu custo muito alto". De acordo com Gibbs (1994), "em mdia, os projetos de desenvolvimento de software ultrapassam o cronograma em 50%. Projetos maiores geralmente ultrapassam mais". Diversas alternativas tm sido utilizadas para tentar resolver esse problema, tais como: a utilizao de novas metodologias de desenvolvimento, a prototipao, a utilizao de ferramentas CASE - Computer-Aided Software Engineering, as linguagens e metodologias orientadas a objeto que tm como objetivo permitir a reutilizao de componentes de software. Entre essas alternativas tambm est utilizao de pacotes comerciais de software. Brooks (1987) afirma que "a mais radical soluo para os problemas da construo de software no constru-lo mais". Segundo esse autor, "O custo do software sempre foi o de desenvolvimento, no o de replicao. Dividindo esse custo entre diversos usurios, mesmo que poucos se reduzem radicalmente o custo por usurio". Para Alsne (1999), existe certa confuso entre os termos "empresa integrada" e "sistemas integrados", pois, o primeiro um objetivo e o segundo um meio para atingi-lo. Continua ressaltando que:
O objetivo final da integrao da empresa por meio de sistemas informatizados no interconectar os sistemas informatizados existentes ou que sero implementados no futuro, mas sim construir um todo empresarial coerente a partir das vrias funes que se originam da diviso do trabalho nas empresas.

Frisa ainda que h diferena entre os termos "empresa integrada por meio de sistemas informatizados" e "empresa integrada", pois este segundo objetivo pode ser alcanado por outros meios, alm da utilizao de sistemas informatizados. Genericamente os sistemas integrados podem ser caracterizados como sistemas informatizados que so utilizados em conjunto por membros de diferentes departamentos dentro de uma mesma organizao. Os sistemas ERP realmente integrados so construdos como um nico sistema empresarial que atende aos diversos departamentos da empresa, em oposio a um conjunto de sistemas que atendem isoladamente a cada um deles. Entre as possibilidades de integrao oferecidas por sistemas ERP est o compartilhamento de informaes comuns entre os diversos mdulos, de maneira que cada

informao seja alimentada no sistema uma nica vez e a verificao cruzada de informaes entre diferentes partes do sistema. Um exemplo a verificao de notas fiscais de entrada no recebimento, comparando-as com os dados de pedidos de compra, garantindo o recebimento apenas com preos e quantidades corretos. Outra possibilidade o fornecimento instantneo de informaes, assim que so alimentadas no sistema, para todos os mdulos que delas se utilizem. Segundo Burch e Grudnitski (1989):
A integrao um poderoso elemento no desenho [de sistemas de informao] devido crescente necessidade de coordenao e sincronizao de operaes dentro e fora das organizaes. As organizaes devem ser vistas como sistemas nicos, formados de partes interdependentes que formam um todo unificado. O objetivo dos sistemas integrados disponibilizar um fluxo de informaes em vrios nveis e interdepartamental que possa dar suporte a essa interdependncia.

Conforme os conceitos apresentados por Alcino (1999) importante ressaltar que o fato de um sistema ERP ser integrado no leva necessariamente construo de uma empresa integrada. O sistema meramente uma ferramenta para que este objetivo seja atingido. O importante tambm diferenciar o termo "integrao do sistema ERP", do termo "integrao de aplicaes" - application integration - "integrao interempresarial". O termo integrao de aplicaes representa as possveis customizaes, desenvolvimentos e utilizao de outros pacotes para realizar a comunicao entre o sistema ERP e outros sistemas utilizados pela organizao, tais como: sistemas de suporte deciso, automao de fora de vendas, sistemas integrados de produo visando prototipagem rpida (CAD/CAM) Computer Aided Desing / Computer Aided Manufacturing (Projeto Assistido por Computador / Fabricao Assistida por Computador), sistemas CAD/CAM caracterizam-se por centralizar a execuo de diversas atividades relacionadas ao processo produtivo. Embora integrados no todo da arquitetura de Tecnologia de Informao - TI da empresa, no uma integrao nativa como no caso da observada internamente aos sistemas ERP. Atualmente este conceito de sistema integrado de projeto e fabricao assistido por computador corresponde ao sistema CIM - Computer Integrated Manufacturing - Fabricao Integrada por Computador, cuja base teve inicio na dcada passada com o propsito de aumentar a produtividade industrial. Por outro lado, deve-se ressaltar que a chave do processo produtivo reside na integrao global por intermdio da Base de Dados que seja comum ao projeto e a fabricao. O termo integrao interempresarial representa as possveis customizaes, desenvolvimentos e utilizao de pacotes complementares para permitir a conexo do sistema ERP da empresa a sistemas de outras empresas, sejam elas clientes, fornecedores, bancos,

governo ou outros parceiros. Os sistemas ERP utilizam um banco de dados corporativo, entre as diversas formas de se desenvolver sistemas totalmente integrados est utilizao de um nico banco de dados centralizado, denominado banco de dados corporativo. Isto interpe desafios organizacionais significativos para a empresa, entretanto, as dificuldades de implementao so em geral plenamente compensadas pelas vantagens que esta soluo traz consigo. Esta prtica em geral preconizada pelos sistemas ERP. Os sistemas ERP possuem grande abrangncia funcional, uma diferena entre os sistemas ERP e os pacotes de softwares tradicionais a abrangncia funcional dos primeiros, isto , a ampla gama de funes empresariais atendidas. Normalmente, no caso dos demais pacotes, apenas uma funo empresarial atendida, possivelmente com maior profundidade do que por meio da utilizao de um sistema ERP. A idia dos sistemas ERP cobrir o mximo possvel de funcionalidade atendendo ao maior nmero possvel de atividades dentro da cadeia de valor. Ainda assim, existem pacotes especialmente desenvolvidos para o atendimento de determinadas funes empresariais que superam os sistemas ERP no atendimento a essas funes. Exemplos desses pacotes seriam sistemas de planejamento de capacidade finita e CAD/CAM que possuem funcionalidades que no so cobertas pelos atuais sistemas ERP. A necessidade de utilizao destes sistemas obriga, por vezes, o trabalho de criao de interfaces de comunicao entre os ERP e outros sistemas. Os sistemas ERP requerem procedimentos de ajuste por meio do qual o sistema ERP preparado para ser utilizado em uma determinada empresa. Segundo Lucas (1985), improvvel que um pacote atenda exatamente aos requisitos da empresa, o que gera discrepncias entre os dois: o pacote e a empresa.

3 Importncia do Sistema Integrado de Gesto Empresarial A relevncia do ERP nas corporaes e organizaes relaciona-se entre as mudanas mais palpveis que um sistema de ERP propicia a uma corporao, est a maior confiabilidade dos dados, agora monitorados em tempo real, e a diminuio do retrabalho. Algo que conseguido com o auxlio e o comprometimento dos funcionrios, responsveis por fazer a atualizao sistemtica dos dados que alimentam toda a cadeia de mdulos do ERP e que, em ltima instncia, fazem com que a empresa possa interagir. Assim, as informaes trafegam pelos mdulos em tempo real, ou seja, uma ordem de vendas dispara o processo de fabricao com o envio da informao para mltiplas bases, do

estoque de insumos logstica do produto. Tudo realizado com dados orgnicos, integrados e no redundantes. Para entender melhor como isto funciona, o ERP pode ser visto como um grande banco de dados com informaes que interagem e se realimentam. Assim, o dado inicial sofre uma mutao de acordo com seu status, como a ordem de vendas que se transforma no produto final alocado no estoque da companhia. Ao desfazer a complexidade do acompanhamento de todo o processo de produo, venda e faturamento, a empresa tem mais subsdios para se planejar, diminuir gastos e repensar a cadeia de produo. Um bom exemplo de como o ERP revoluciona uma companhia que com uma melhor administrao da produo, um investimento, como uma nova infraestrutura logstica, pode ser repensado ou simplesmente abandonado. Neste caso, ao controlar e entender melhor todas as etapas que levam a um produto final, a companhia pode chegar ao ponto de produzir de forma mais inteligente, rpida e melhor, o que, em outras palavras, reduz o tempo que o produto fica parado no estoque. A tomada de decises tambm ganha outra dinmica. Imagine uma empresa que por alguma razo, talvez uma mudana nas normas de segurana, precise modificar aspectos da fabricao de um de seus produtos. Com o ERP, todas as reas corporativas so informadas e se preparam de forma integrada para o evento, das compras produo, passando pelo almoxarifado e chegando at mesmo rea de marketing, que pode assim ter informaes para mudar algo nas campanhas publicitrias de seus produtos. E tudo realizado em muito menos tempo do que seria possvel sem a presena do sistema. Entre os avanos palpveis, podemos citar o caso de uma indstria mdia norteamericana de autopeas, situada no Estado de Illinois, que conseguiu reduzir o tempo entre o pedido e a entrega de seis para duas semanas, aumentando a eficincia na data prometida para envio do produto de 60% para 95%, reduzindo as reservas de insumos em 60%. Outra diferena notvel: a troca de documentos entre departamentos que demorava horas ou mesmo dias reduziu-se para minutos e at segundos. Esse apenas um exemplo. Porm, de acordo com a empresa, possvel direcionar ou adaptar o ERP para outros objetivos, estabelecendo prioridades que podem tanto estar na cadeia de produo quanto no apoio ao departamento de vendas como na distribuio, entre outras. Com a capacidade de integrao dos mdulos, possvel diagnosticar as reas mais e menos eficientes e focar em processos que possam ter o desempenho melhorado com a ajuda do conjunto de sistemas.

A arquitetura de software, o ERP - Enterprise Resource Planning ou Sistema Integrado de Gesto Empresarial facilita o fluxo de informaes entre todas as atividades da empresa como fabricao, logstica, finanas e recursos humanos.

O esquema prtico a seguir mostra os setores e recursos da funcionalidade do sistema:

Com a observao-visualizao deste esquema, percebemos a importncia dos sistemas de gesto para as empresas, por que: diminuem custos - economicidade torna a

comunicao mais eficaz e eficiente - agilidade de comunicao, ajudam na tomada de decises - assertividade e segurana, permitem uma apurao mais precisa do que est acontecendo na organizao - proporcionalidade e razoabilidade justa. No por menos que muitas empresas consideram este tipo de software imprescindvel s suas atividades empresariais e industriais. O ERP um sistema amplo de solues e informaes. Um banco de dados nico, operando em uma plataforma comum que interage com um conjunto integrado de aplicaes, consolidando todas as operaes do negcio em um simples ambiente computacional. Idealmente, a vantagem de um sistema ERP a habilidade de necessitar a entrada de informaes uma nica vez. Por exemplo, um representante de vendas grava um pedido de compra no sistema ERP da empresa. Quando a fbrica comea a processar a ordem, o faturamento e a expedio podem checar o status da ordem de produo e estimar a data de embarque/entrega. O estoque pode checar se a ordem pode ser suprida pelo saldo e podem notificar a produo com uma ordem que apenas complemente a quantidade de itens requisitados. Uma vez expedida, a informao direciona-se diretamente para o relatrio de vendas para gerenciamento da Administrao ou Direo. O ERP emprega a tecnologia cliente/servidor. Isto significa que o usurio do sistema (cliente) roda uma aplicao (rotina de um mdulo do sistema) que acessa as informaes de um sistema de gerenciamento de uma base de dados nica (servidor). Isto, ao contrrio do antigo sistema de mainframe, reflete o conceito de computao descentralizada. O sistema opera ento com uma base de dados comum, no corao do sistema. O banco de dados interage com todos o aplicativos do sistema, desta forma, elimina-se a redundncia e redigitao de dados, o que assegura a integridade das informaes obtidas. Cada sistema de ERP oferece um conjunto de mdulos (aplicativos) para aquisio. Estes so os pacotes funcionais, individualizados para cada unidade de negcio dentro da organizao (financeiro, engenharia, PCP, administrao de materiais, contabilidade, entre outros). Esquema prtico mostra como se processa a funcionalidade do ERP:

Muitos sistemas ERP so comercializados em um pacote com os mdulos bsicos para a gesto do negcio e ento oferecem mdulos adicionais que podem ser adquiridos individualmente em funo do interesse e estratgia da empresa. Todos esses aplicativos so completamente integrados a fim de propiciar consistncia e visibilidade para todas as atividades inerentes ao processo da organizao. Entretanto, o sistema ERP requer do usurio o cumprimento dos procedimentos e processos como descrito pelo aplicativo. Os vendedores de ERP tambm oferecem aplicativos especializados em gerir processos diferenciados de atividades especficas. Tais mdulos atendem a mercados verticais, assim como: instituies bancrias e financeiras, instituies previdencirias e de planos de sade, reparties pblicas, entre outros. Por exemplo, empresa SAP, oferece um mdulo especfico para o gerenciamento de planos de sade e convnios, que apiam processos orientados ao paciente dentro do hospital. A tendncia atual mostra as vendas movendo-se mais ainda para reas especficas assim como gerenciamento do cho-de-fbrica, logstica e automao de marketing direto. As empresas em geral, possuem alta expectativa em relao a um sistema ERP. Antecipa-se que o sistema impulsionara o desempenho das atividades do sistema da noite para o dia. As companhias querem um pacote de software entrelaado que cubra todos os aspectos do negcio, o que uma percepo distorcida do ERP. O ERP a espinha dorsal do empreendimento. Permite que a empresa padronize seu sistema de informaes. Dependendo das aplicaes, o ERP pode gerenciar um conjunto de atividades que permitam o acompanhamento dos nveis de fabricao em balanceamento com

a carteira de pedidos ou previso de vendas. O resultado uma organizao com um fluxo de dados consistente que flui entre as diferentes interfaces do negcio. Na essncia, o ERP propicia a informao correta, para a pessoa correta e no momento correto. Destacamos algumas possveis vantagens na implementao do ERP em uma empresa:
Auxiliar na comunicao interna (eficcia); Eliminar a utilizao de interfaces manuais (eficcia); Otimizar o fluxo da informao e a qualidade dessa informao dentro da

organizao (eficincia);
Agilizar a execuo de processos internos (eficincia); Otimizar e auxiliar o processo de tomada de deciso (assertividade); Eliminar a redundncia de atividades (economicidade); Diminuir a quantiade de processos internos (eficincia); Reduzir os limites de tempo de resposta ao mercado (eficincia); Reduzir as incertezas do lead time (eficincia); Incorporar melhores prticas - codificadas no ERP - aos processos internos da

empresa (eficcia);
Reduzir o tempo dos processos gerenciais (eficincia); Reduzir os estoques (eficincia); Evitar erros humanos em clculos de tributos e pagamentos, entre outros (eficcia); Auxiliar na elaborao de estratgias operacionais (eficincia); Agilizar a obteno de dados referentes a determinados cenrios (eficincia); Diminuir o tempo de entrega do produto ou servio ao cliente (eficincia); Ajudar a lidar com grandes volumes de informao (eficcia); Evitar trabalhos duplicados (economicidade); Fazer com que a organizao se adapte melhor as mudanas no mercado e ao

cumprimento da legislao (assertividade). Com essa vantagens podemos relacionar, de igual modo, alguns benefcios do ERP. Tradicionalmente, as empresas proliferaram-se com a utilizao de sistemas incompatveis, como, CAD e sistemas MRP, os quais armazenavam dados vitais, sem mecanismos de busca e acesso a tais dados ou transferncias entre sistemas. Sistemas ERP funcionam com a utilizao de uma base de dados comum. Assim, decises que envolvem anlise de custos, por exemplo, podem ser calculadas com o rateio de todos os custos na empresa com melhor desempenho do que com o levantamento parcial em cada unidade. Alm de evitar a conciliao manual das informaes obtidas entre as interfaces

dos diferentes aplicativos. Um sistema integrado oferece a possibilidade melhoria de relatrios, fidelidade de dados, consistncia e comparao de dados, devido utilizao de um critrio nico em todas as atividades da empresa. Impulsionado pelo processo de reengenharia do negcio, a implementao do ERP reduz, redundncia de atividades na organizao. Com departamentos utilizando aplicativos integrados e compartilhando a mesma base de dados, no existe a necessidade de repetio de atividades, tais como: reentrada de dados de um aplicativo para outro. Estatisticamente, em sistemas no integrados, uma informao pode residir em at seis diferentes lugares, conforme mencionado por John H. Sheridan. O sistema ERP identifica o tempo como uma varivel crtica de restrio, a informao que norteia a tecnologia dos negcios e a tecnologia da informao. A reduo do tempo de ciclo obtida via minimizao na obteno e disseminao das informaes. Decises ao longo dos processos da empresa tambm so possveis graas ao ERP. Isto resulta em economia de tempo, domnio sobre as operaes e tambm a eliminao daquelas suprfluas, as quais o cliente no paga. Elaine L. Appleton em seu livro How to survive ERP cita o caso das indstrias PAR na cidade de Moline (Illinois) em um ano de implementao de ERP conseguiram reduzir o lead time com o cliente de seis para duas semanas, as entregas na data da programao aumentaram de 60% para 95%, os nveis de reserva de materiais e inventrios reduziu-se em quase 60% e a tramitao dos documentos de uma ordem de produo no cho de fbrica diminuiu de semanas para horas. Reconhecendo as necessidades das empresas em reduzir o tempo de resposta ao mercado de produtos e servios, os sistemas ERP so desenvolvidos para responder instantaneamente o surgimento de novas necessidades no previstas. As operaes podem facilmente mudar ou expandir sem romper com as atividades em curso. Da, o tempo para desdobrar e otimizar os processos severamente reduzido. As empresas esto sempre buscando novos nichos de mercado. Um negcio no envolver necessariamente, sempre o mesmo produto. Internamente teremos novas necessidades de processos, ento devemos estar preparados para tanto. Um aspecto importante atualmente o bug do ano 2000. Devido a ser um sistema de ltima gerao, a base de dados relacional dos sistemas ERP suporta ano com quatro dgitos, o que no acontece em antigos sistemas ainda remanescentes dos mainframes. Parece um fato de pouca importncia, mas muitas empresas tero surpresas desagradveis com emisso de ttulos, faturas, boletos, ente outros.

Outro detalhe importante o surgimento de novas moedas, assim como o Euro. Em um sistema ERP, a simples ao de converter a moeda na base de dados atualizar todo o sistema e documentos derivados. O mesmo pode significar uma atividade com semanas de durao em sistemas no integrados. Muitos sistemas de ERP j possuem dualidade de moeda como ferramenta inerente ao sistema, isto pode gerar uma transio confortvel e automtica em uma situao de mudana de moeda. Quem administra o CPD de uma grande corporao, sabe contabilizar as horas ou dias de desespero que podero ser evitados. Destacamos alguns possveis benefcios do Sistema Integrado de Gesto: Melhoria de qualidade em produtos e servios; Realizao de objetivos e metas da empresa; Economia de tempo e custos; Transparncia dos processos internos; Fortalecimento da imagem da empresa e a participao no mercado; Maior controle dos riscos com acidentes ambientais; Satisfao de clientes, funcionrios e acionistas; Satisfao dos critrios dos investidores e melhoria do acesso ao capital; Aumento da competitividade; Assegurar s partes interessadas o comprometimento com uma gesto ambiental demonstrvel; Reduo e controle de custos ambientais; Oportunidades para conservao de recursos e energia; Melhoria do relacionamento com todas as partes interessadas (clientes, acionistas, fornecedores, governos e funcionrios); Preveno de falhas ao invs de suas correes. Destacamos algumas possveis desvantagens da implementao do ERP de uma empresa:
A utilizao do ERP por si s, no torna uma empresa verdadeiramente integrada; Altos custos que, muitas vezes, no comprovam a relao custo/benefcio; Dependncia do fornecedor do pacote; Adoo de melhores prticas aumenta o grau de imitao e a padronizao entre as

empresas de um segmento;

 Torna os mdulos dependentes uns dos outros, porque cada departamento depende

das informaes do mdulo anterior e as informaes tm que ser constantemente atualizadas, uma vez que, essas informaes so em tempo real, com isso ocasiona maior trabalho;
Aumento da carga de trabalho dos servidores da empresa, causando extrema

dependncia destes;
Alto custo com a customizao e a implantao; Implementao demorada, uma soluo de ERP no fica pronta da noite para o dia; Risco de prejuzo financeiro ou de desempenho com erros ou falhas inesperadas do

sistema;

Possveis problemas com suporte e manuteno, caso o fornecedor do software venda ou encerre suas atividades;

Dependncia, que pode dificultar as atividades da empresa quando o sistema

permanecer ou ficar, por algum motivo, indisponvel;

Adaptao e treinamento por parte de funcionrios podem demorar mais tempo que

o esperado;
Resistncia ao novo, em caso de implementaes ou atualizaes; A implantao ou atualizao do sistema pode exigir mudanas em determinados

aspectos da cultura interna da empresa;

Pode-se perceber

tardiamente que aquela soluo no oferece a relao

custo/benefcio esperada;
Ao longo do tempo, atualizaes e acrscimos de mdulos podem tornar o sistema

excessivamente complexo. possvel aplicarmos alguns esforos para garantir que as vantagens tomem forma e que as desvantagens sejam amenizadas. Para isso, necessrio dedicao da equipe de Tecnologia da Informao, comprometimento por parte de toda a estrutura gerencial e operacional, acompanhamento constante das etapas de desenvolvimento e implementao, anlise de possveis fatores internos e externos que podem influenciar no projeto, elaborao de uma boa poltica de segurana, entre outros. Em relao anlise para identificar possveis problemas, podemos tomar como exemplo o aspecto do treinamento: muitas vezes, necessrio treinar funcionrios no apenas para que saibam manusear o programa, mas tambm para que consiga identificar o propsito de sua otimizao, procedimento que ajuda a evitar erros, falhas, fraudes e omisses.

Ressaltamos algumas possiveis maneiras de como obtermos sucesso na implantao do ERP. Manter o programa de implantao de acordo com o cronograma frequentemente muito difcil. Ningum afirmaria que este um processo elementar, mas independentemente do sistema ou do projeto, existem alguns pontos chave para o sucesso: 1- Comprometimento da administrao-gesto no projeto: sem comprometimento de recursos (dinheiro, educao, tempo) da administrao, o projeto se estender por um extenso decurso tempo e o gerenciamento do projeto deve ser visvel a todos;

2- Intercomunicabilidade com o mundo exterior: certificar-se de que o desenvolvimento do projeto est prontamente disponvel a todos os colaboradores da organizao (empresa), tambm deve-se envolver e manter envolvidos os futuros usurios, porque, regra geral, o consultor no conhece as excees, mas o usurio o conhece; 3- Gerenciamento das expectativas: dependendo do grau de evoluo da empresa, at possvel que o sistema ERP no tenha performance superior ao sistema em utilizao, devendo ser lembrado que outras vantagens do ERP so as habilidades de integrar aplicativos, reduzir tempo de ciclos e reorganizar mtodos, no apenas funcionalidade; 4- No condicionamento do projeto a uma data especfica: o sistema deve ser liberado para utilizao apenas quando os usurios estiverem aptos, por ser comum que a implementao absorva mais tempo que o estimado, inclusive pelas surpresas no meio do percurso e, tambm desfazer uma operao inadequada de um usurio pode at ser uma atividade complexa do que reter o programa para uso por alguns dias; 5- No alterao do programa fonte: a utilizao do programa da maneira que foi concebido, se existirem funes inadequadas, estas devem ser resolvidas pela softerhouse via novo release, pois o risco de alterao dos cdigos fonte um risco muito elevado e pode comprometer a imagem do consultor; 6- Um bom sistema no conserta dados errados: deve-se saber que o sistema processa as informaes que recebe, no existe mgica, pois este sistema tem que ser to preciso quanto forem s informaes fornecidas, com isso, ningum poder sonegar informaes por julgar que competem apenas ao seu departamento e a administrao ou diretoria deve decidir quem ter acesso e a quais dados, assim, a mentalidade das pessoas deve mudar e surgir uma nova mentalidade de trabalho para que o "todo" seja a soma de todos. Destacamos ainda alguns fatores crticos de sucesso, segundo uma pesquisa realizada por Chaos e Unfinished Voyages (1995), assim, alguns dos principais e possveis fatores crticos de sucesso para um projeto de implantao de um ERP so:
Envolvimento do usurio; Apoio da direo; Definio clara de necessidades; Planejamento adequado; Expectativas realistas; Marcos intermedirios; Equipe competente e dedicada;

 Comprometimento; Viso e objetivos claros; Infraestrutura adequada; Constante qualificao da equipe usuria.

A utilizao de software um dos pontos fortes do sistema a integrao entre os mdulos. Os monitores, as operaes e a navegao dentro do sistema so de tal forma padronizadas que, medida que o utilizador se familiariza com um mdulo, aprende mais fcil e rapidamente os demais. Os acessos s informaes so realizados por meio de menus com utilizao de senhas, permitindo que se controlem quais os utilizadores que tm acesso a que tipo de informaes. Alm disso, os menus so customizados de forma que cada utilizador visualize e tenha acesso somente s operaes que atendam aos objetivos especficos de seu interesse. Entre as mudanas mais palpveis que um sistema de ERP propicia a uma corporao, est: a) a maior confiabilidade dos dados; b) o monitoramento em tempo real; c) a reduo do retrabalho. Algo que conseguido com o auxlio e o comprometimento dos funcionrios, responsveis por fazer a atualizao dos dados que alimentam toda a cadeia de mdulos do ERP, que em ltima instncia, contribuem para que a empresa possa interagir. Assim, as informaes trafegam pelos mdulos em tempo real, ou seja, uma ordem de vendas dispara o processo de fabricao com o envio da informao para mltiplas bases, do estoque de insumos logstica do produto. Tudo realizado com dados orgnicos, integrados e no redundantes. Para entender melhor como isto funciona, o ERP pode ser visto como um grande banco de dados com informaes que interagem e se realimentam. Assim, o dado inicial sofre uma mutao de acordo com seu status, como a ordem de vendas que se transforma no produto final alocado no estoque da companhia. Ao desfazer a complexidade do acompanhamento de todo o processo de produo, venda e faturamento, a empresa tem mais subsdios para: a) planejar; b) diminuir gastos; c) repensar a cadeia de produo. Um exemplo de como o ERP revoluciona uma corporao que com uma melhor administrao da produo, um investimento, como uma nova infraestrutura logstica, pode ser repensado ou simplesmente abandonado.

Neste caso, ao controlar e entender melhor todas as etapas que levam a um produto final, a companhia pode chegar ao ponto de produzir de forma mais inteligente, rpida e melhor, o que em outras palavras, reduz o tempo que o produto fica parado no estoque. A tomada de decises tambm ganha outra dinmica. Uma empresa que por alguma razo, talvez uma mudana nas normas de segurana, precise modificar aspectos da fabricao de um de seus produtos. Com o ERP, todas as reas corporativas so informadas e se preparam de forma integrada para o evento, das compras produo, passando pelo almoxarifado e chegando at mesmo rea de marketing, que pode assim ter informaes para mudar algo nas campanhas publicitrias de seus produtos. Tudo realizado, em muito menos tempo do que seria possvel sem a presena do sistema. Diferena notvel a troca de documentos entre departamentos que demorava horas ou mesmo dias reduz para minutos. Tambm possvel direcionar ou adaptar o ERP para outros objetivos, estabelecendo prioridades que podem tanto estar na cadeia de produo quanto no apoio ao departamento de vendas como na distribuio, entre outras. Com a capacidade de integrao dos mdulos, possvel diagnosticar as reas mais e menos eficientes e focar em processos que possam ter o desempenho melhorado com a ajuda do conjunto de sistemas. Uma soluo eficaz para melhorar a gesto das empresas contemporneas mais eficientes so aquelas que sabem acompanhar, no timing correto, a evoluo dos mercados em que atuam, da tecnologia, da economia e da realidade de seus clientes e do mundo. Saber adaptar-se s rpidas transformaes a principal regra de sobrevivncia. Por isso, as organizaes devem estar sempre preparadas para executar o chamado Enterprise Resource Planning, que como sabemos, um mtodo focado na busca de solues amplas e integradas para a gesto, voltado a avaliar, implementar e gerir os negcios de modo mais eficaz e eficiente. Trata-se de uma forma de controlar e monitorar os processos, visando clareza, transparncia e qualidade nos resultados. Ao final de sua implantao, se bem sucedida, podese observar o quanto o gerenciamento adequado torna as rotinas dirias mais eficazes e mantm o dinamismo operacional, proporcionando aos gestores ferramentas geis e eficientes para resolver problemas e atender s demandas cotidianas. Nesse contexto, podemos identificar os seguintes objetivos da gesto de processos: diagnosticar todos os problemas, conferindo foco correto implantao do ERP; identificar a utilidade de cada etapa do processo; aplicar a gesto de processos como metodologia para o ERP. importante entender que essa metodologia de mudana pode abranger um ou mais

departamentos e reas ou toda a estrutura da empresa. Neste ltimo caso, obviamente, a complexidade maior, mas existe a vantagem de unificao de todas as informaes, proporcionando flexibilidade e controle de todos os processos estabelecidos na organizao. Em todos os casos, contudo, h um fator imprescindvel, o envolvimento e participao direta dos scios, executivos e principais dirigentes. Seu efetivo engajamento passar uma mensagem de credibilidade quanto importncia do ERP e ao seu comprometimento com o resultado final do trabalho e de cada uma de suas etapas: a) estudo de sensibilidade dos processos; b) redesenho da definio das novas funes e fluxos; c) normalizao e apresentao da nova estrutura; d) implantao e treinamento; e) acompanhamento e avaliao inicial dos novos procedimentos; e) quando necessrio, correo de eventuais desvios. O futuro do Sistema Integrado de Gesto Empresarial, atualmente o grande desafio entre as empresas a expanso do ERP, integrando-se com o cho-de-fbrica e mercado externo. Estas empresas procuram na verdade estabelecer um elo entre clientes e fornecedores, obtendo com isso um tempo de resposta menor ao mercado e uma vantagem competitiva nos negcios. Os vendedores de ERP esto mudando o foco que possuam nas atividades internas da empresa e voltando as caractersticas dos sistema ao gerenciamento das interfaces do negcio. Outra mudana que tambm comea a ser percebida o interesse crescente no mercado de pequenas empresas. Isto um processo lgico quando considerado que as maiores organizaes j implantaram ou j esto implantados seus sistemas ERP. Tambm obvio que o custo do desenvolvimento destes pacotes j est amortizado, assim possvel que comece a ocorrer uma queda significativa no valor de comercializao do ERP e uma maior absoro por empresas de mdio e pequeno porte. Nos servios, a presena empresarial na Web est deixando de ser institucional e est passando a agregar servios. Por meio destes servios, as empresas esto conseguindo melhorar o relacionamento com seus clientes, agilizar seus processos internos, integrando suas informaes e fazendo mais negcios. A E-commerce, muitas pessoas associam o termo e-commerce s lojas virtuais, comuns na Internet. O e-commerce uma nova forma de relacionamento entre Business Partners, independente de ser pessoa fsica ou jurdica. Os servios mais freqentes neste segmento so: 1- Online store: a iniciativa e-commerce mais comum atualmente. O Business to Consumer hoje um dos segmentos que mais cresce na Internet, pois vender por intermdio

da rede significa, para alguns segmentos de mercado, manter-se vivo no negcio ou perder para a concorrncia, assim, existem previses de todos os tamanhos e gostos, mas existe um fator em comum a todas, que o forte crescimento de volume de negcios para os prximos anos; 2- E-banking: o e-banking a evoluo do home banking, que exigia programas locais nos computadores que o acessavam, por apresentar uma variedade de funes financeiras, operadas diretamente pelo internauta e a presena macia dos bancos na Internet demonstra que os riscos com segurana dos sistemas abertos esto, no mnimo, controlados; 3- Electronic purchasing and catalog: este servio tem ganhado muitos adeptos e fora pela agilidade que agrega e tambm pela sua economia, porque por meio da Web, empresas esto se relacionando com empresas fazendo o Business to Business e integrando suas cadeias produtivas de forma automtica. Por exemplo, quando a cadeia produtiva da empresa "A" percebe que faltar determinado material, o sistema imediatamente prepara, via Web, uma solicitao de compra, via catlogo eletrnico ou no, para a empresa "B", que toma conhecimento deste pedido, j na sua cadeia de produo e faz a programao de entrega. Este evento gera um retorno automtico de informao com a previso de entrega, que passa a ser monitorado pela empresa "A" at seu efetivo recebimento. 4- WebEDI: o EDI atualmente uma das mais eficazes ferramentas de relacionamento eletrnico entre empresas, pois os custos envolvidos impedem parte do mercado se relacionar nesta modalidade, assim, observando-se este mercado, algumas empresas desenvolvedoras tradicionais de ferramentas para EDI esto criando Web sites de relacionamento entre empresas, com toda a tecnologia EDI, porm com os custos de comunicao de Web, isso possibilita a empresas de qualquer tamanho se relacionar por intermdio do padro EDI, com segurana, utilizando os WebEDI sites de relacionamento. O atendimento ao cliente, nunca foi to evidenciada quanto na Internet. Tudo se materializa em torno do usurio da Web, desde aes que o ajudem a navegar melhor at atos para ganhar sua simpatia. Este segmento tem ganhado muita fora, principalmente pela alta disponibilidade da Web, sete dias por semana, vinte e quatro horas por dia. Alguns tipos de servios existentes na Internet: 1- FAQ - Frequently Asked Questions - o FAQ tem crescido em volume e sofisticao nos Web sites que fazem algum tipo de atendimento. O FAQ muito til para resolver aquelas dvidas primrias, sem necessitar do atendimento telefnico, que funciona em horrio comercial. Qualquer dvida esclarecida pelo FAQ motiva o cliente a retornar ao site outras vezes;

2- News - manter o cliente atualizado sobre a empresa e seus produtos e servios fundamental para manter a fidelidade. O servio de notcias um forte aliado nesta linha, pois permite a renovao peridica de informaes no site, mantendo-o vivo; 3- Acompanhamento, status de pedido, ocorrncias - este um servio que traz informao diretamente do sistema ERP para o cliente. Tem sido um grande fator de aumento de satisfao de o cliente poder acompanhar um pedido, uma compra ou o andamento de uma soluo para um determinado problema; 4- Suporte online - um problema constante para usurios de tecnologia so as dificuldades de uso ou dos problemas que surgem. Um servio que est ganhando fora o suporte online, que comea com um FAQ inteligente e pode at cair num chat com um especialista. Em alguns sites, pode-se abrir chamados online, com protocolo e possibilidade de fazer acompanhamento; 5- Call Center - algumas empresas tm estendido seus Call Centers at a Web, oferecendo os servios bsicos que o Call Center tradicional atende, sem a barreira de horrio ou de telefone ocupado. Este servio, se implantado diretamente no ERP, pode disparar aes diretamente, agilizando o processo de atendimento ao cliente, bem como representando um fator de racionalizao. Muitas companhias esto implementando intranets para compartilhar informaes de forma mais eficiente. Tm seus web sites fornecendo informaes atualizadas sobre as direes da empresa, produtos e novidades, atingindo clientes potenciais, clientes existentes, parceiros e investidores. Outras empresas transformam seus web sites em extranets de relacionamento, onde fornecedores e parceiros acessam informaes privilegiadas, pertinentes ao relacionamento. Algumas outras criaram sites de comrcio, com muita diversidade de sofisticao, permitindo compras online. Como resultado, muitas empresas j esto utilizando a tecnologia Web para encadear seus processos de negcios e expandir informaes para empregados, clientes e fornecedores. Destacamos tambm algumas etapas importantes: 1- Conduzir uma anlise macro de seus processos internos. A anlise e o mapeamento dos principais processos de sua empresa vo trazer dois benefcios principais: o primeiro, auxiliar a identificar falhas no processo e permitir que estas sejam corrigidas e o segundo, ter um mapa que oriente a aderncia do sistema escolhido aos processos que foram mapeados.

2- Alinhamento estratgico. Um passo importante na definio, principalmente, do tamanho do ERP a ser escolhido ter bem claras e definidas as aes estratgicas de sua empresa e a previso de crescimento da mesma em curto, mdio e longo prazo. Se a empresa tem estratgias agressivas de crescimento, dever ter isso em mente ao escolher um sistema que possa suportar esse crescimento e no exija grandes investimentos futuros para uma readequao. 3- Levantamento e escolha dos fornecedores. Depois de definidos os processos e a estratgia de sua empresa, chegamos fase de qualificao de fornecedores. O mercado oferece uma extensa gama de solues para todos os tamanhos, gostos e bolsos. Procurar referncias de mercado, empresas conceituadas e, at mesmo orientao e outros players do seu segmento de atuao, pode auxiliar nesta fase. Outro ponto importante para se levar em conta que muitas dessas empresas j desenvolveram solues verticalizadas, aderentes aos processos de empresas de diversos segmentos e isso pode facilitar em uma implantao. 4- Planejamento da implantao. Depois de escolhido o sistema a ser implantado, vem a fase de planejamento da implantao do mesmo. Nesta fase, de suma importncia escolher um bom parceiro para conduzir esta tarefa. Ele deve ser escolhido com os mesmos critrios da fase anterior, procurando sempre referncias, visitar clientes e cases de sucesso nos projetos conduzidos por esse parceiro. Muitas empresas colocam equivocadamente o preo como critrio qualificador final em suas pr opostas e, a velha mxima do barato que sai caro aparece na mesma frequncia. Temos acompanhado diversos casos de insucesso em implantaes de ERP, nas quais o cliente tem grandes prejuzos por ter optado por um fornecedor mais barato, mas sem garantias, como a entrega do projeto no prazo estipulado. A especializao e conhecimento prvio do tipo de negcio e segmento do cliente tambm facilita muito uma implantao menos traumtica do ERP. 5- Institucionalizao do novo sistema e treinamentos. Durante o processo de implantao do novo sistema, prioritrio que todas as reas afetadas estejam envolvidas e, se possvel, que todos os atores responsveis por essas reas estejam cientes dos impactos e mudanas vindas com o novo sistema. Um bom programa de treinamento sobre o ERP dever ser conduzido para evitar quedas na produtividade de seu pessoal. As etapas expostas podem, certamente, auxiliar a sua empresa a conduzir corretamente o processo de escolha e implantao de um ERP. Uma empresa de consultoria tambm pode auxiliar a sua empresa nesta tarefa.

4 Concluso

O Sistema Intregado de Gesto Empresarial SIGE (definimos) a combinao de processos, procedimentos e prticas (planos e projetos) adotadas por uma organizao (empresa) para implementao de suas filosofias e polticas para atingir seus objetivos de forma mais econmica, eficaz, eficiente, lucrativa, produtiva e segura do que por meio de mltiplos sistemas de gesto. O SIGE direcionado (orientado) para processos e procedimentos a gesto que permite integralizao com eficincia nas operaes cotidiana das empresas, os objetivos da qualidade, do desempenho ambiental, da segurana e da sade ocupacional, da responsabilidade social. Os sistemas integrados so uma plataforma de software desenvolvida e implantada para desempenho e integrao dos diversos departamentos de uma corporao, possibilitando o armazenamento, a automao de todas as informaes e dados de negcios ou transaes. A adoo de um planejamento formalizado quando da elaborao da estratgia de uma empresa fundamental para o desdobramento por toda a organizao. Porm, para sustentar estas estratgias e objetivos, um sistema de informao eficaz e eficiente torna-se imprescindvel a utilizao de um sistema de gesto. A necessidade de um sistema intregado de gesto serve de base para suas estratgias, que por sua vez, possibilitaro que a empresa continue a caminho de sua viso, razo de ser de qualquer organizao. importante sabermos, que a adoo desse sistema de gesto representa uma nova maneira detrabalhar, contribuindo para minimizar as diferentes culturas existentes nas empresas. Na realidade, a empresa caminha na consolidao de uma nova cultura, eliminando a estrutura funcional reinante, buscando uma estrutura orientada a processos. Isto tornar a empresa mais moderna, integrada e competitiva, contando com pessoas capacitadas e comprometidas, com uma estrutura organizacional ajustada. Em especial a gesto da produo tornou-se muito mais confivel e produtiva, englobando aspectos recentes das reas de faturamento, atendimento as normas estabelecidas pelos Estados e Municipios, Secretaria da Fazenda e Receita Federal do Brasil, que fazem a diferena em um ambiente globalizado de alta concorrncia. O presente trabalho evidenciou as possveis vantagens e benefcios auferidos pela adoo de um sistema de gesto integrada, os motivos que levaram a empresa a adot-lo, algumas das caractersticas mais importantes deste sistema. O uso de um pacote ERP, apesar dos altos custos envolvidos, existe considerveis vantagens para a sobrevivncia e aumento da competitividade empresarial no mundo atual.

O Sistema Integrado de Gesto Empresarial um alicerce para a empresa, por economizar dinheiro (reduo de custos), aumentar a eficincia e a lucratividade com contnua competitividade, auxiliar na tomada de decises. As empresas que implementam o ERP economizam dispendios, reduzem custos de produtos e processos, aumentam a eficincia e a reduo de tempo. Independente do sistema que utiliza, uma empresa possui necessariamente uma identidade e uma personalidade prpria. O Sistema Integrado de Gesto possibilita a empresa ter maior sucesso, alm de contribuir para a sua competitividade, identificando-se sua personalidade e a maneira de participar do mercado. A integrao da empresa a arma que garantir sua sobrevivncia, mas no necessariamente o far vencedora. A competio entre as empresas que desenvolvem o Sistema de Gesto Integrado, oferecendo maneiras individualizadas de manter a personalidade e pessoalidade do negcio. O Sistema Integrado de Gesto Empresarial poder benefeciar quaisquer empresas que queiram e precisem melhorar seus processos internos de forma competitiva, garantindo o atendimento de padres internacionais reconhecidos com maior racionalidade e

responsabilidade.

5 Referncias bibliogrficas

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LUCAS, Henry C. Jr. The analysis, design and implementation of information systems. 3. ed. New York: McGraw Hill, 1985.

MARTIN, James. Engenharia da informao: Introduo(trad.). Rio de Janeiro: Editora Campus, 1989.

ESTRUTURAO DO SIGE

GESTO DE QUALIDADE: A gesto mais ampla do sistema est pulverizada nas diversas gestes, exigindo que os principais processos sejam alvo de rgidos controles. Atendendo s normas Good Manufacturing Practices - GMP, possuem um amplo cadastro de laudos, parametrizveis conforme a complexidade das anlises. Essas e os apontamentos de resultados so efetuados em vrios pontos do processo: entrada e sada de materiais, incio, meio e fim do processo produtivo at a sada para o cliente, tudo apontado e etiquetado a cada fase. GESTO DE CONTRATOS: A Gesto de Contrato tem o propsito de estruturar a redao dos contratos com fornecedores, clientes, bancos e outras entidades. Organizado em nveis de objeto do contrato, clusula, garantias e relacionamento entre contratos permitem o Follow-up dos mesmos, avisando sobre os eventos e as aes a tomar. Todo o mdulo controlado por senhas, dentro do conceito de Responsveis e Executores, a quem permitida a liberao de eventos. Integrvel maioria dos mdulos do sistema, a liberao de eventos pode gerar ordens de produo, solicitaes de compra, faturamento, liberao de pagamento, cobrana e outros. GESTO DE MATERIAIS: uma das gestes que mais integra mdulos no sistema. Abrange todo o Controle de Estoque, em nveis diversos de local, sublocal, lote e data de entrada ou validade para FIFO/FEFO, alm de campos parametrizveis, o que permite melhor adaptao do sistema a qualquer tipo de negcio. Esta gesto contempla tambm todos os processos dos diversos tipos de planejamento disponveis no sistema MRP, Reorder Dinmico, Ponto de Reposio e Plano

de Materiais de forma detalhada e sumarizada para melhor anlise do planejador. Dessa forma, se mantm pleno controle sobre as Ordens de produo e compras, assim como sobre as necessidades geradas pelos processos de planejamento e/ou carteira de pedidos. GESTO DE COMPRAS: Concentra informaes bsicas e especficas sobre todos os Fornecedores da empresa, inclusive com funcionalidade exclusiva de avaliao de fornecimento baseado em nveis de pontuao. Todas as compras do sistema esto concentradas nesta gesto, inclusive no mercado internacional, devido existncia das tabelas de moedas. A tabela de Material x Fornecedor permite que informaes especficas de compra para determinado fornecedor sejam facilmente respeitadas. A variedade da consulta da carteira de pedidos em tela quase elimina a necessidade de relatrios impressos. Ainda assim, o sistema oferece muitas opes de relatrios gerenciais e operacionais. GESTO DE ENGENHARIA: Nesta gesto esto armazenadas todas as informaes sobre os diversos tipos de Itens controlados pela empresa, desde sua forma bsica at as modelagens especficas de relacionamento com outras gestes do sistema. As Estruturas de Produtos e informaes sobre os centros produtivos e Roteiro de Fabricao esto detalhadas em mdulos independentes, de forma sinttica e analtica, possibilitando aos profissionais de engenharia melhor visualizao, controle e manuteno das informaes. GESTO FISCAL: a gesto mais abrangente e complexa do sistema, tambm a mais integradora e parametrizvel, o que permite que todas as situaes de entrada e sada de notas fiscais sejam contempladas no sistema. Os mdulos de Faturamento e Recebimento de notas so integrados com os demais mdulos do sistema, o que significa que a nota digitada uma nica vez e integrada aos Livros Fiscais, que disponibiliza todos os livros de operaes exigidos legalmente, com a contabilidade, financeiro e ativo. GESTO DE PESSOAL: A Gesto de Pessoal atende todas as exigncias legais atuais. Possibilita perfeita integrao a todos os relgios de ponto do mercado, bem como seus softwares de tratamento. Seu processo de atualizao constante, visando acompanhar as necessidades. Dentre todas as rotinas e processamentos normais, podemos destacar: tratamento de autnomos, transferncia de funcionrios entre empresas do mesmo grupo e tratamento de dois ou mais vnculos para um mesmo funcionrio. Emite inmeros relatrios gerenciais, entre eles o relatrio de Seguro Desemprego. GESTO ADMINISTRATIVA: Esta gesto compreende a Contabilidade Geral, com funcionalidades facilitadoras para o controle gerencial da empresa, alm de todos os relatrios exigidos por lei, apresentados de forma sinttica e analtica. Integrada ao mdulo de Planejamento e Controle Oramentrio (PCO), permite comparar o oramento planejado no perodo com o efetivamente realizado, possibilitando ao gestor aplicar medidas corretivas a tempo. Nesta gesto tambm est todo o controle do Ativo Imobilizado da empresa, com controle de correo, depreciao e impostos. GESTO DE CUSTOS: Esta gesto est dividida entre dois mdulos que abrangem todas as informaes sobre os custos da empresa. No primeiro, o Mark-up, possvel calcular o custo padro de produtos

acabados, semi-acabados ou semi-elaborados, permitindo a visualizao direta e acumulada de cada um e comparando-os ao custo corrente. So possveis tambm diversos tipos de Mark-up para clculo de preo de venda e funes exclusivas de simulao. No segundo, a Contabilidade de Custos, esto valorizao dos estoques e dos processos, com relatrios legais e gerenciais que permitem fcil controle do profissional de custos em suas anlises. Em ambos os mdulos possvel visualizao em moeda corrente e em moeda alternativa. GESTO FINANCEIRA: Nesta gesto est todo o controle financeiro da empresa, contemplado pelos mdulos de Contas a Pagar e Contas a Receber, com uma variedade de relatrios que amplia a viso do gestor financeiro para a tomada de decises. Alm disso, disponibiliza ferramentas de interface eletrnica com bancos, atravs dos mdulos de Cobrana Escritural e Pagamento Escritural. Esses mdulos atendem todas as situaes em qualquer banco e, por serem parametrizveis, permitem alteraes rpidas pelo prprio usurio. Integrando os mdulos financeiros a vendas e compras, a gesto disponibiliza o Planejamento e Controle Financeiro (PCF), que demonstra em tela o fluxo de caixa analtico e sinttico permitindo, alm das integraes, lanamentos livres, como previses. GESTO DE PROCESSOS: A gesto de processos responsvel pela programao das ordens de produo, analisando os recursos disponveis de hora homem e hora mquina, atualizando as capacidades de cada centro produtivo controlado, permitindo diversas visualizaes e possibilitando reprogramao que atenda exigncias especficas para Custos. Todo o Apontamento de Mode-obra realizado nesta gesto, tambm visando abranger todas as necessidades. Nesta gesto tambm est o MPS, o planejamento mestre de necessidades e recursos de produo. GESTO DE VENDAS: Contm todos os dados de Clientes, inclusive anlise de crdito com informaes atualizadas a partir da Gesto Financeira, permitindo rea de vendas tomada de deciso rpida. O mdulo de Pedidos de Vendas, por ser integrado com diversos outros mdulos, traz muitas informaes default, tornando gil a digitao de pedidos. Para atingir agilidade ainda maior, pode estar integrado captao de pedidos via Web. Este mdulo tambm disponibiliza listas de preos, margem de contribuio e metas de vendas, sendo esta ltima parametrizada de acordo com as regras estabelecidas pela empresa.