COMO SER EFICIENTE Hoje, ser eficiente fundamental.

. Organizao pessoal comea com mesa limpa Um dos problemas mais comuns que sempre afetam a eficincia de uma pessoa sem dvida a organizao, ou melhor, a desorganizao de sua mesa de trabalho. As pessoas perdem muito tempo procurando papis, revistando arquivos e pastas, manuseando centenas de vezes os mesmos papis na busca de um documento perdido. Alm da perda de tempo causada pela distrao visual de ter papis no necessrios na mesa e de uma sensao de peso, de desespero, de trabalho infindvel que a mesa atulhada muitas vezes acarreta. Algumas pessoas, erroneamente, interpretam a mesa cheia de papis como um smbolo da importncia e da indispensabilidade de seus cargos. No entanto, elas devem lembrar-se que a mesa atulhada tambm pode indicar desorganizao pessoal, indeciso, procrastinao, insegurana, prioridades confusas e incapacidade de terminar as tarefas dentro dos prazos. Trabalhe em apenas um projeto de cada vez Uma das regras da boa organizao profissional diz que sempre devemos enxergar o topo da mesa. Como voc s pode trabalhar em um s projeto a um s tempo, todo restante da papelada deve ser posto de lado e facilmente recupervel quando voc precisar dele. Quando se tem vrias tarefas a cumprir ao mesmo tempo, facilmente podemos ser distrados, acabando por perder nossa concentrao. Para ser realmente eficaz em sua mesa de trabalho, crie o hbito de mant-la sempre limpa. E trabalhe em apenas um projeto de cada vez. Como ordenar o fluxo de papis que chegam diariamente at sua mesa 1. 2. 3. 4. Ter um bom lugar e apenas um bom lugar para tudo o que voc possa pensar em querer reter. Manter tudo no seu lugar, exceto nos momentos em que voc tem necessidade de trabalhar com eles. Despachar toda a papelada que puder imediatamente. Lembre-se que 80% das tarefas que chegam at voc pode ser executado na mesma hora. No pr de lado nenhum item antes de uma ao inicial, seno de soluo. Pelo menos d um encaminhamento para a soluo. Lista de tarefas Um instrumento til para sua organizao fazer uso de um caderno onde voc registra tudo o que precisa fazer e/ou lembrar e a data alvo ou o prazo pra sua realizao. Este caderno

de lista de tarefas deve ser manuseado diariamente, pois com ele que voc planeja seu dia e sua semana. Tudo que lhe vir cabea, para fazer ou lembrar, registre nesse caderno. Voc se surpreender com a melhora obtida em sua organizao pessoal. O lixo No h lugar melhor para voc colocar uma boa parte dos papis que chegam diariamente at a sua mesa do que o lixo. Use-o para tudo o que voc j tomou conhecimento e sabe que no precisa mais recuperar. Com esta prtica, voc estar esvaziando sua mesa de coisas inteis e preparando o terreno para trabalhar mais organizadamente e com mais clareza de idias. Faa agora. No deixe para depois Todos ns, com maior intensidade, tendemos a adiar nossas tarefas e aes, deixando tudo para depois. Essa tendncia procrastinao, quase sempre tem um custo alto, pois s nos cria mais trabalho, mais problemas, mais preocupaes e crises. A procrastinao um dos maiores desperdiadores de tempo que existe, e a sua soluo exige entendimento das causas, avaliao de suas conseqncias e constante disciplina pra enfrent-la. A procrastinao impede o sucesso A mudana na sua propenso de fao isso depois para fao isso agora requer ao positiva. As coisas no acontecem por si s. Elas acontecem porque as pessoas fazem com que elas aconteam. Faa as coisas de modo diferente. Quando voc disser a si mesmo: Eu preciso fazer algo sobre isto, faa-o na hora, no depois. Programe coisas, trabalhe e viva de acordo com sua programao. Crie o hbito de fazer as coisas mais importantes primeiro. Procrastinao um problema psicolgico e uma vitria sobre ela uma vitria psicolgica. Aceite a idia de que voc muitas vezes um procrastinador. Continuando a neg-lo ou racionaliz-lo, voc apenas ir retardar suas condies de super-lo . O sucesso deriva de fazer as coisas realmente importantes, que levam a resultados . Contudo, essas coisas importantes que usualmente so o foco da nossa procrastinao. Raramente adiamos as coisas no importantes. Se ns aprendemos a transferir nossa procrastinao das coisas importantes para as coisas no importantes, nosso problema ter grandes chances de desaparecer. Procrastinao tambm fazer atividades de baixa prioridade ao invs de fazer atividades de alta prioridade.

 Algumas dicas para voc resolver o problema da procrastinao 1. Estabelea prazos de incio e concluso. Sempre que voc tiver pela frente uma tarefa desagradvel, d prazo para comear. A presso dos prazos, mesmo os auto-impostos, pode ser suficiente para criar uma ao de sua parte. 2. Faa o desdobramento das tarefas. Muitas vezes uma tarefa difcil pode ser desdobrada em tarefas menores e portanto mais fceis de serem atacadas. Desdobre a tarefa em sub-tarefas e comece a trabalhar nelas. 3. No espere a inspirao chegar. V atrs dela. Em muitos casos, uma tarefa difcil adiada porque exige de sua parte um pensamento criativo, que no momento no est surgindo. Mas lembre-se que inspirao 90% de transpirao. Portanto, comece j, no espere. 4. Procure saber tudo sobre a tarefa. O fato de voc no estar animado no momento, pode decorrer de uma falta de motivao ou desinteresse. A no familiaridade geralmente fera falta de interesse. Quanto mais tende a se envolver e a se entusiasmar. Procure obter mais informes, e envolver-se mais com o problema. 5. Descubra as causas de sua indeciso. A indeciso ocorre quando as pessoas tm um forte desejo de acertar, um desejo de evitar erros. Existe um tempo para deliberar e um tempo para agir. O tempo para decidir quando a informao adicional ir acrescentar muito pouco qualidade de sua deciso. Faa o mximo de esforo para obter a melhor informao possvel, dentro do tempo que voc dispe. Ento tome a deciso e v em frente. Acima de tudo, no fique atormentado-se com a deciso tomada. E, principalmente, no a refaa. 6. Evite o perfeccionismo. No seja 100% perfeito. Contente-se em ser 90% ou at 80% perfeito. Lembre-se que timo inimigo do bom. melhor ter cinco bons, do que um timo. Pense em tudo isso e comece a agir agora.