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TERMO DE REFERÊNCIA

Sebastião de Carvalho Barros

Maio/2013

TERMO DE REFERÊNCIA

Fase Preparatória - PLANEJAMENTO ADEQUADO

Identificação de demandas.

Necessidade (problema)

Solução (Objeto)

Necessita sintonia entre requisitante e órgão que promove a licitação.

Necessita sintonia com o pessoal da fiscalização.

O planejamento deve englobar todo o exercício financeiro.

TERMO DE REFERÊNCIA

O Planejamento e o Termo de Referência

Principais Aspectos

Competência para a sua Elaboração

Assinatura e Responsabilidade Técnica

FORMAL ou TÁCITA

Aprovação

pela

Autoridade

Superior?

Acordo de Nível de Serviço (ANS)

TERMO DE REFERÊNCIA

O objeto (solução) deve sempre se ajustar a necessidade e

não a necessidade se ajustar ao objeto. O objeto deve ser materializado no Termo de Referência.

Veja o Exemplo a Seguir:

O Termo de Referência previu mesas de trabalho nas dimensões 140x70x74 e 120x70x74, mas as mesas foram adquiridas por adesão à ata de registro de preços nas dimensões 140x60x75 e 120x60x75.

TERMO DE REFERÊNCIA

Com o exemplo anterior concluímos que:

Os objetos registrados na ata não coincidiram com os objetos especificados no Termo de Referência. Dessa forma, o correto seria a realização de licitação para aquisição dos objetos, pois a não conformidade do objeto descrito no Termo de Referência ao Registrado em Ata configura burla a licitação.

TERMO DE REFERÊNCIA

Definição de Termo de Referência

Termo - expressa um ponto final.

Referência

-

fonte

de

onde

podem

ser

colhidas

informações, alusão ou indicação.

Termo de Referência- É o documento que serve de fonte para fornecimento das informações existentes sobre um determinado objeto.

TERMO DE REFERÊNCIA

TERMO DE REFERÊNCIA

O Termo de Referência é o documento prévio ao procedimento licitatório, que serve de base para elaboração do ato convocatório e da minuta do contrato, quando for o caso.

O Termo de Referência irradia efeitos para todo o ciclo da contratação.

TERMO DE REFERÊNCIA

Composição do Termo de Referência: definir o objeto, de

forma clara, concisa e objetiva, bem assim com nível de precisão adequado para caracterizar o bem ou o serviço.

São vedadas especificações que, por excessivas,

irrelevantes ou desnecessárias, limitem a competição.

O exagero reside no descompasso entre o objeto e os recursos

(humanos, materiais, financeiros, de prazo) disponíveis para a sua execução.

Bens e Serviços Comuns

Quando a descrição é dispensável?

Quando o Termo de Referência é dispensável?

TERMO DE REFERÊNCIA

Qual o conteúdo do Termo de Referência?

Quanto ao conteúdo não há uma regra específica, contudo é necessário que o Termo de Referência cumpra fielmente as suas funções e se traduza num documento eficaz para as aquisições e serviços contratados na Administração Pública.

TERMO DE REFERÊNCIA

Obrigatoriedade

DECRETO FEDERAL Nº. 5.450 DE 2005 PREGÃO ELETRÔNICO

É Anexo do Edital - RESOLUÇÃO SEPLAG Nº. 429/2011

4º - Constituem anexos mínimos do edital, dele fazendo parte integrante:

§

III - especificação técnica ou termo de referência com

a descrição minuciosa do bem ou serviço a ser licitado, observando à discriminação constante do Catálogo de Materiais e Serviços do SIGA; (original sem grifo)

TERMO DE REFERÊNCIA

Elementos do Termo de Referência Principais Aspectos

1) Definição do objeto Descrever de forma sucinta, precisa e clara o que se quer contratar.

Na definição do objeto devem ser observadas as seguintes condições:

Conhecer

1. a

realidade

do mercado e

as soluções

que ele

possibilita;

2. Adequação técnica à necessidade;

3. Preservação da competitividade; e

4. Economicidade.

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Elementos do Termo de Referência Principais Aspectos

2) Justificativa

A definição do objeto deve ser sempre motivada.

TCU: Objeto motivos e fundamentos 9.3.2 consigne, previamente, nos autos dos procedimentos licitatórios, os motivos e fundamentos da necessidade de realização do objeto das licitações. Acórdão nº 254/2007 Primeira Câmara

Exigências técnicas são legais se forem justificáveis de acordo

com a necessidade. É com base na necessidade que se sabe se

a descrição é ou não legal. Ex.: Aquisição de Veículo.

TERMO DE REFERÊNCIA

4) Metodologia de Trabalho

Determinar a forma da prestação do serviço ou do fornecimento de um bem; elaborar um método adequado e completo para direcionar e obter resultados satisfatórios.

5) Descrição do Local da Execução dos Serviços: unidade

com endereço completo (edifício, andar, sala

pessoa/setor que se pode contatar em caso de necessidade (nome, telefone, e-mail, etc.).

),

TERMO DE REFERÊNCIA

Elementos do Termo de Referência Principais Aspectos

3) Detalhamento do objeto

Caracterização do objeto, descrição suficiente para atendimento à demanda sem restrição ao caráter competitivo da licitação. (Especificar as dimensões com intervalos mínimos e máximos).

É preciso ter muito cuidado em relação à configuração das especificações técnicas que individualizarão o objeto (a solução), para que não haja direcionamento ou restrição.

TERMO DE REFERÊNCIA

6) Quantitativo da Contratação: a unidade de medida utilizada para o tipo de serviço a ser contratado, incluindo as métricas, metas e formas de mensuração adotadas.

7) Amostra - Bens Comuns!? É preciso definir se haverá necessidade de apresentação de amostras pelo licitante declarado provisoriamente vencedor, definindo-se quando, onde e como as amostras serão apresentadas e AVALIADAS, pois a exigência de amostra não pode ser um elemento surpresa para o licitante.

Sugestão: Amostras somente em CASOS EXTREMOS, pois a análise deverá ser feita em sessão pública, com registro em Ata, o que prejudica a celeridade do processo.

TERMO DE REFERÊNCIA

8) Condições de garantia/assistência técnica do objeto

Se a garantia, por exemplo, é on site, o prazo, se com cobertura total de peças, backup, etc.

9) Metas Físicas: Quantificação do serviço e resultados esperados.

10) Prazos (Vigência e Execução): Execução: tempo necessário para concluir a execução do objeto; Vigência: tempo que as partes estão atreladas em relação a direitos e obrigações.

O Prazo de Entrega solicitado na aquisição de material deve estar em conformidade com o estabelecido no mercado, baseando-se nos orçamentos obtidos.

TERMO DE REFERÊNCIA

Menos de 3 cotações! O que fazer?

Divulgar Estimativa. Dever ou Faculdade?

Assinatura de quem realizou a pesquisa de preços.

Qual é o objetivo da pesquisa de mercado?

a) saber sobre qual é a despesa a ser suportada;

b) viabilizar a fixação de preço máximo ou de referência para a

licitação;

c) apontar indício de preço inexequível;

d) viabilizar o atendimento das exigências relativas à publicidade

legal no pregão; e

e) subsidiar a análise e o julgamento das propostas.

TERMO DE REFERÊNCIA

11) Estimativa de custos (pesquisa de mercado)

Para que se possa iniciar a pesquisa de preço é indispensável que todas as especificações do objeto tenham sido reunidas.

A pesquisa deve ser materializada no processo, com base nos orçamentos obtidos junto as EMPRESAS DO RAMO, documentos ou informações apuradas pelo próprio servidor em decorrência das consultas realizadas em bancos de dados, licitações realizadas, etc.

Mínimo de 3 cotações?

“A ideia de um mínimo de três propostas se fundamenta na definição que a norma adjudica à modalidade convite.Decisão TCU nº. 627/99-Plenária

TERMO DE REFERÊNCIA

Pesquisa de preços o que deve ser evitado:

I) valer-se de pesquisa realizada num único fornecedor ou em poucos, quando existirem vários;

II) consultar sempre o mesmo fornecedor;

III) fixar preço máximo com base em pesquisa incerta ou insegura;

IV) utilizar pesquisa feita em época passada; e

V) adotar pesquisa com base na descrição genérica do objeto e não na

descrição específica.

TERMO DE REFERÊNCIA

12) Forma de Pagamento Periodicidade, parcelamento, prazo, entre outros.

13) Dotação Orçamentária

14) Obrigação das Partes O Termo de referência deverá especificar as prestações que incumbem a cada parte.

Informar as obrigações da Administração normalmente são as de pagar o preço, as de fiscalizar e de gerenciar o contrato.

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16) Definição dos Métodos e Estratégia de Suprimentos:

O prazo de entrega, com marco de início (Data da Ordem de Fornecimento ou Data da Retirada da Nota de Empenho) e com a documentação que deverá acompanhar o bem (manual, termo de garantia, etc.).

Há produtos que têm prazo de validade mais curto e que, por isto, não deverão ser estocados por grandes períodos. Entrega parcelada.

Vários locais de entrega.

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15) Habilitação Específica (Qualificação Técnica)

a) Da empresa e do profissional, quando for o caso.

b) Deve ter relação com o objeto.

c) Tem que ser justificada.

TERMO DE REFERÊNCIA

17) Recebimento:

Provisório - no ato da entrega do objeto, o setor responsável procederá à conferência da conformidade com as especificações do Termo de Referência.

- mediante “atesto” na nota fiscal/fatura, após comprovada a adequação aos termos contratuais e desde que não se verifique defeitos ou imperfeições.

provisório,

Definitivo

em

até

dias

úteis

após

o

recebimento

O Fiscal é responsável por exigir do Contratado o cumprimento das regras estabelecidas no Termo de Referência.

Cargo de Gestor de Contratos.(SP)

TERMO DE REFERÊNCIA

18) Sanções

Poderiam alguns pensar não ser assunto para o TR, mas toda e qualquer sanção deve estar em consonância com a teoria da tipicidade. (tipicidade pertence à conduta)

As sanções administrativas devem ser descritas de forma a possibilitar sua real aplicação, a fim de evitar falhas por parte do Contratado, e garantir o sucesso da contratação.

As sanções que não forem claramente descritas, ou que gerem dubiedade em seu entendimento, não poderão ser aplicadas, permitindo ao Contratado faltoso se esquivar das penalidades cabíveis.

Não haverá pena sem prévia previsão legal .”

TERMO DE REFERÊNCIA

Competência para a elaboração do Termo de Referência?

O

parágrafo 2º., do mesmo artigo, discorre:

§

2 o O termo de referência é o documento que deverá conter elementos

capazes de propiciar avaliação do custo pela administração diante de orçamento detalhado, definição dos métodos, estratégia de suprimento, valor estimado em planilhas de acordo com o preço de mercado, cronograma físico-financeiro, se for o caso, critério de aceitação do objeto, deveres do contratado e do contratante, procedimentos de fiscalização e gerenciamento do contrato, prazo de execução e sanções , de forma clara, concisa e objetiva. (original sem grifo)

Portanto, a elaboração do TR cabe ao setor requisitante em conjunto com o fiscal ou comissão de fiscalização, podendo, dependendo da complexidade do objeto, ter o auxílio de setores técnicos especializados.

TERMO DE REFERÊNCIA

Competência para a elaboração do Termo de Referência?

Decreto nº. 5.450, de 31/05/2005, inc. I e §2º. do art . 9º :

Art. 9 o

Na fase preparatória do pregão, na forma

eletrônica, será observado o seguinte:

§2º

I - elaboração de termo de referência pelo órgão

requisitante, com indicação do objeto de forma precisa, suficiente e clara, vedadas especificações que, por excessivas, irrelevantes ou desnecessárias, limitem ou frustrem a competição ou sua realização; (original sem grifo)

(continua)

TERMO DE REFERÊNCIA

Competência para a elaboração do Termo de Referência?

A elaboração do Termo de Referência é uma atividade administrativa plural e complexa, não devendo ficar a cargo de apenas uma única pessoa, pois é justamente a pluralidade de ideias na elaboração que levará à segurança do Termo de Referência.

Com certeza não é função do pregoeiro e nem da equipe de apoio.

Assinatura

Responsabilidade Técnica

TERMO DE REFERÊNCIA

Aprovação do Termo de Referência

Art. 9 o Na fase preparatória do pregão, na forma eletrônica, será observado o seguinte:

II - aprovação do termo de referência pela autoridade competente;

Quem é a Autoridade Competente?

Aprovação Formal ou Tácita?

Aprovação Motivada. Obrigatória.

TERMO DE REFERÊNCIA

Decreto nº. 5.450, de 31/05/2005, §1º. do art . 9º :

§ 1º. A autoridade competente motivará os atos especificados nos incisos II e III, indicando os elementos técnicos fundamentais que o apoiam, bem como quanto aos elementos contidos no orçamento estimativo e no cronograma físico-financeiro de desembolso, se for o caso, elaborados pela administração.

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Aprovação Motivada do Termo de Referência

O que é Motivação?

É expor as razões pelas quais a aquisição/contratação irá suprir a necessidade da Administração.

É enfocar os objetivos que se pretende alcançar e os impactos positivos da contratação para a instituição, seus servidores e para a comunidade.

Em termos práticos, deverá a autoridade decidir justificativamente acerca dos motivos da futura aquisição. É importante, assim, esclarecer por que, para quê, para quem se adquire o objeto a ser licitado.

TERMO DE REFERÊNCIA

ACORDO DE NÍVEL DE SERVIÇO - ANS (Resolução SEPLAG nº 843 de 28 de dezembro de

2012)

Art. 5º - O Acordo de Nível de Serviço integrará o Projeto Básico ou o Termo de Referência.

Os clientes internos devem ser envolvidos na definição dos ANS’s, pois sabem o que é ou não relevante para a instituição.

TERMO DE REFERÊNCIA

ACORDO DE NÍVEL DE SERVIÇO - ANS

Para a IN 02 (Anexo I, item XXII):

é um ajuste escrito, anexo ao contrato, entre o provedor de serviços e o órgão contratante, que define, em bases compreensíveis, tangíveis objetivamente observáveis e comprováveis, os níveis esperados de qualidade da prestação do serviço e respectivas adequações de pagamento.

Exigir somente o que poderá ser mensurado.

TERMO DE REFERÊNCIA

Concluindo, além de permitir avaliação do custo o Termo de Referência tem outras funções:

Demonstrar as necessidades da Administração;

Permitir a correta elaboração da proposta pelo licitante;

Viabilizar a execução do objeto, determinando as diretrizes;

Viabilizar

a

competitividade

e

privilegiar

o

principio

isonomia; e

da

Evitar aquisições irracionais, desperdiçadas e desnecessárias.

TERMO DE REFERÊNCIA

Acordo de Nível de Serviço - ANS:

Deverá ser baseado em indicadores e metas desejáveis.

Deverá ser aplicada penalidade em caso de a Contratada não cumprir com os seus compromissos de qualidade e pontualidade no atendimento das demandas, conforme estabelecido pelos indicadores.

O pagamento, obrigatoriamente, deverá ser proporcional ao atendimento das metas estabelecidas no ANS.

Possibilidade de Descumprimento das Metas. Excepcionalidade (fatores imprevisíveis).

Firmado entre as partes.

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Check List

Antes de remeter o pedido de contratação à área administrativa, verificar se:

A contratação é realmente necessária?

Está perfeitamente claro (para quem elaborou o Termo de Referência, para os seus superiores e

para os potenciais fornecedores) qual é o objeto que se quer?

O Termo de Referência já foi revisado por uma pessoa que não seja o redator do documento, para

verificar se não há dúvidas de interpretação?

O preço máximo ou de referência é realista?

Há pelo menos 3 fornecedores comprovadamente capazes de atender o Termo de Referência?

Há recursos orçamentários disponíveis?

Se a resposta a todas as questões acima for "SIM", o Termo de Referência estará pronto para ser encaminhado à área administrativa, para que se inicie o processo de contratação.

TERMO DE REFERÊNCIA

Tudo o que vale a pena ser feito merece e exige ser bem feito.(Philip Chesterfield)

OBRIGADO !!!!

sebastiaobarros@pge.rj.gov.br