Associao Comercial de So Paulo

Nota Fiscal Eletrnica

Guia Rpido

e-

NF

Guia Rpido NF-e

Neste guia voc encontrar dicas teis para ajudar voc a navegar pelo sistema e pelo ambiente do software de nota fiscal eletrnica ACSP | Mastersaf. A Associao Comercial de So Paulo disponibiliza uma central de atendimento para esclarecer as dvidas: 11 3244-3737. De segunda a sbado, das 8 s 18 horas.

ndice

Aquisio e cadastro Acesso Software Configuraes Gerais Certificado digital Cadastros Cadastrando o emitente Alterando cadastro

Pg. 03 Pg. 08 Pg. 09 Pg. 12 Pg. 17 Emisso de NF-e

Pg. 19 Pg. 21 Pg. 22 Pg. 24 Pg. 26 Pg. 27 Pg. 28

Passo 1 Passo 2

Pg. 33 Pg. 34 Pg. 35 Pg. 36 Pg. 37 Pg. 39

Cadastrando clientes Cadastrando produtos Sries e numeraes Natureza da operao Parmetros de emisso

Passo 3 Passo 4 Passo 5 Monitoramento Transito e monitoramento

Aquisio e Cadastro

Aquisio
Para adquirir o software de nota fiscal eletrnica da ACSP / Mastersaf, basta escolher o pacote no portal de servios eletrnicos da ACSP: www.acsp.com.br/servicos_eletronicos e clicar em contratar.

Compra e cadastro
Em seguida, o usurio dever preencher o cadastro de compra com as informaes solicitadas.

Importante: O correto preenchimento do cadastro fundamental pois esses dados sero cadastrados no software como dados do emissor de nota fiscal.

Login e senha
Aps a realizao da compra, voc ser informado por e-mail sobre a validao de seu passaporte web. O primeiro cadastro de login e senha so feitos atravs do preenchimento do formulrio ACSP.
Passaporte Web
Clicando em uma das duas opes, o usurio ser direcionado tela de login e senha caso possua, ou tela de cadastro caso no possua ainda um passaporte.

Modelo de e-mail de ativao e criao do passaporte web

Certificado digital
Para a emisso da NF-e, indispensvel o Certificado Digital do modelo A1 por se tratar de um documento de existncia eletrnica e assegurado por assinatura digital.

Importante: Caso voc no possua o Certificado vlido, clique na imagem a seguir ou acesse: www.acsp.com.br/ certificacao

Acesso

Acesso
Na pgina da NF-e - ACSP, clique em acessar meu Passaporte Web e entre com o seu login e senha para abrir a aplicao.

http://nfe.acsp. com.br/

O software de NF-e totalmente on-line, ou seja, no ser necessria nenhuma instalao e ele poder ser acessado de vrios terminais diferentes.

Software

Software
No ambiente de monitoramento, o usurio encontra o histrico e andamento das notas emitidas e recebidas, podendo assim acompanhar o status de cada uma delas.

Tela de Monitoramento

Na rea indicada com o nmero 1 , voc encontra a ferramenta de pesquisa que pode estar visvel ou oculta. Para torna-la visvel, clique no sinal de + ao lado de pesquisa. Na rea 2 esto relacionadas as notas e a situao em que elas se encontram.

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Software
No menu da Nota Fiscal Eletrnica, o usurio ir encontrar as informaes de Cadastros, Cadastros Auxiliares, Consultas e Relatrios.

Ambiente Nota Fiscal Eletrnica

Cadastros Clientes , Produtos, Transportadoras, Veculos das Transportadoras, Vendedores, Inutilizao de Numerao. Cadastros Auxiliares Contribuinte Substituto, Parmetros para Emisso, Condies de Pagamento, Sries e Numeraes, Embasamento Legal, Natureza de Operao. Consultas NF-e do Contribuinte, Erros de Validao, Tabelas Externas / Referenciais. Relatrios Resumo das NFs, Vendas, Clientes, Produtos, Transportadoras Veculos das Transportadoras, Inutilizao de Numerao.

Cada uma das opes deste menu possuem itens que direcionaro o usurio para referentes nas reas de cadastro, consultas e relatrios. importante que os cadastros e cadastros auxiliares sejam feitos de acordo com as necessidades do emitente, portanto somente a mecnica de funcionamento e os cadastros principais sero explicados neste guia rpido.

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Configuraes Gerais

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Painel de configuraes
Para acessar as configuraes gerais do sistema, clique no menu NF-e 1 , localizado na barra superior e em seguida selecione Painel 2 . 1 2

Tela inicial do Painel de configuraes

Na tela do painel, o usurio encontrar todas as opes de configuraes do sistema referentes empresa, grupo de empresas ou segmentos, parametrizaes, e configuraes de segurana.

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Parametrizando motivos de contingncia

Contingncias so os motivos pelo quais, eventualmente, uma nota fiscal no pode ser emitida da forma adequada. Nesse caso, ser necessrio indicar o motivo da contingncia.

Cadastrando motivo de contingncia: Passos

Clicar em motivos de contingncia dentro do menu Parametrizao Clicar em novo

1 3 4 2 5 3

Redigir um resumo do motivo de contingncia. Redigir o motivo de contingncia. (de 15 a 256 caracteres) Clicar em salvar .

3 1 2

Exemplo de motivo de contingncia.

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Configuraes gerais
Para abrir a tela de configuraes gerais da empresa, clique no menu dados mestres 1 e em seguida clique em empresa 2 .

1 2

Selecione na lista a empresa 3 para poder seguir com as configuraes.

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Configuraes gerais
Abaixo, as principais configuraes do sistema:

Parmetros:
6 1 2

O usurio pode ou no salvar o DANFE e/ou XML no servidor. Existem 3 formatos de impresso possveis, os tradicionais retrato ou

paisagem e ainda o modelo retrato 2, que otimiza o papel, estendendo o

1 2

quadro de produtos e servios e no ferindo a legislao.

3

Importante: a configurao errnea desse parmetro pode impactar no

processo de faturamento de sua empresa. Certifique-se que esteja utilizando o ambiente correto: testes (homologao) e emisso em produo (produo).
4 Printer NF-e: caso utilize pontos de impresso remota. 4-

3 4

O servidor em que est instalado o portal Mastersaf NF-e precisa enxergar a mquina destinatria em que est instalado o Printer NF-e para obter xito na impresso do DANFE. No caso do modelo ACSP, existe a necessidade de configurar a porta 9999; esta porta est liberada para estes tipo de comunicao. Essa porta deve ser parametrizada tambm no arquivo config.properties parmetro: port.
5 Atribui ou no data e hora para o DANFE. 56

Salvar.

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Incluindo o certificado digital

O Software de emisso de nota fiscal, s aceita arquivos de certificao digital com exteno .JKS. A converso de arquivos PFX para JKS ser feita pela Central de Atendimento ACSP: 11 3244 3737

Certificao digital Passos

1 Clicar no boto para Escolher arquivo para buscar o certificado 12 1 3 2 Digitar senha 23 Digitar Alias 34 Clicar em salvar 4-

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Cadastros

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Cadastrando o emitente
No sistema Emissor de NF-e, o contribuinte o emitente da nota fiscal eletrnica, portanto, a incluso de um cadastro de contribuinte no sistema uma das etapas principais para iniciar a emisso de notas fiscais eletrnicas.

Incluir Novo Contribuinte:

1 As informaes principais do contribuinte j foram preenchidas durante o cadastro de compra. Clique no boto alterar para cadastrar as

informaes faltantes. 2 Preencha os campos obrigatrios, assinalados com (*), das abas Principal, Informaes e Nota Fiscal Eletrnica. 3 Ao final do preenchimento, clique o mouse sobre o boto

Na tela Nota Fiscal Eletrnica

Salvar.

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Cadastrando o emitente
Complete os dados principais 1 e as informaes 2 referentes ao contribuinte, em seguida, clique em salvar 3 .
Caminho: NF-e > Contribuinte > Incluir

3 2

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Alterando informaes de cadastro

Tela inicial de Cadastro - Caminho: NF-e > Contribuinte

Alterar Informaes:
Na tela inicial de cadastro de clientes, sero listadas as informaes salvas referentes ao menu escolhido Ex.: Contribuinte, Clientes, Produtos, etc. Essas informaes podero ser alteradas da seguinte forma:

1 - Clique sobre o boto Alterar , localizado ao lado do

As informaes referentes aos contribuintes podem ser visualizadas ao clicar sobre o boto Detalhar. Nesta opo, as informaes no podero ser alteradas ou excludas. Algumas informaes, no cadastro do contribuinte, podero ser manipuladas (Incluir, Alterar e Excluir) somente pelo usurio cadastrado com status de administrador do sistema.

nome do contribuinte, na tela inicial do cadastro de contribuintes. 2 Altere os campos necessrios. 3 Clique o mouse sobre o boto Salvar.

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Cadastrando clientes
Atravs do cadastro de clientes, ser possvel visualizar e inserir informaes de clientes, para os quais sero emitidas notas.

Ambiente NF-e - Caminho: Nota Fiscal Eletrnica > Cadastros > Clientes

Incluir Novo Cadastro de Clientes:

Para incluir um novo cadastro de clientes, o usurio dever escolher a opo Cliente dentro de Cadastro. Em seguida, clicar no boto incluir, localizado na parte inferior da pgina para que a ficha de cadastro seja aberta.

Cadastro de Clientes

Clique em salvar

para

gravar as informaes e

1
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cadastrar o cliente

Cadastrando clientes
Uma vez cadastrado um cliente, os dados sero gravados no sistema, no sendo necessria a nova digitao dos dados de um cliente contumaz, portanto, basta digitar uma nica vez e o sistema ter condies de encontr-lo para emisso da 2, 3 ou outras notas fiscais eletrnicas. O sistema possui ainda um mecanismo de busca que possibilita a alterao, incluso ou excluso de qualquer dado do cadastro do cliente que foi feito anteriormente e esse cadastro poder ser utilizado tantas vezes quantas forem necessrias.

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Cadastrando produtos

Tela inicial de Cadastro - Caminho: NF-e > Cadastros > Produtos

Incluir Novo Cadastro de Produtos:

Para incluir um novo cadastro de produtos, o usurio dever escolher a opo Cliente dentro de Cadastro e em seguida clicar no boto incluir, localizado na parte inferior da pgina para que a ficha de cadastro seja aberta.

Tela de Cadastro de Produtos > Dados

O usurio dever preencher as informaes da aba dados

1
.

e em seguida clicar na aba de Tributos

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Cadastrando produtos
Na aba tarifas esto as opes para cadastrar os seguintes tributos: 1 2 3 4 5 ICMS IPI ISSQN PIS COFINS Importante
Todo item deve ter informaes de tributos, mesmo que este seja isento. Neste caso, deve-se informar o tipo da tributao como isento.

Depois de cadastra-los clique em salvar para gravar os dados 6 .

Tela de Cadastro de Produtos > Tributos

O grupo ISSQN mutuamente exclusivo com os grupos ICMS, IPI e II, isto : se o grupo ISSQN for informado, os grupos

ICMS, IPI e II no sero informados e vice-versa.

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Cadastrando sries e numeraes

Tela inicial de Cadastro - Caminho: NF-e > Cadastros Auxiliares > Sries e Numeraes

Incluir Sries e Numeraes

Para a digitao de NF-e necessrio informar a srie

e a sequncia numrica

das

notas fiscais eletrnicas. O usurio pode informar quantas sries e numeraes forem necessrias.

Importante:
Para cadastrar uma srie basta clicar no boto incluir. Sries para emisso normal: de 1 a 889. O intervalo de 890 - 899 referente a emisso avulsa. O intervalo de 900 - 999 de uso exclusivo para emisso em contingncia SCAN (Sistema de Contingncia de Ambiente Nacional).

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Cadastrando natureza de operaes e prestao

Tela inicial de Cadastro - Caminho: NF-e > Cadastros Auxiliares > Natureza de operao / Prestao

Cadastro de Natureza de Operaes e Prestao

O cadastro de natureza de operaes e prestao permite que o usurio cadastre a natureza de todas as operaes e prestaes constantes em suas notas fiscais. Esse cadastro ocorre tanto no momento da importao do XML quanto de forma manual, bastando para isso clicar no boto incluir e informar a descrio da operao.

Tela de Cadastro de Produtos

Defina um cdigo e inclua a descrio da operao. Em seguida clique em salvar 1 . 1

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Cadastro de parmetros para emisso de NF-e

Cadastrando os parmetros de emisso, o usurio determina o template da nota fiscal, ou seja, o usurio determina as informaes que iro constar na nota fiscal no momento da digitao.

Importante: Todos os dados exibidos no template podem e devem ser alterados caso o cenrio da nota seja distinto.

Tela inicial de Cadastro - Caminho: NF-e > Cadastros Auxiliares > Parmetros para Emisso de NF-e

Cadastrando Parmetros para Emisso de NF-e

Para poder digitar Notas Fiscais no sistema Gerenciador NF-e, o usurio deve primeiramente informar os parmetros para emisso atravs do menu Cadastro > Parmetros para Emisso de NF-e. As informaes deste cadastro sero utilizadas na digitao da NF-e.

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Cadastro de parmetros para emisso de NF-e

Tela inicial de Cadastro - Caminho: NF-e > Cadastros Auxiliares > Parmetros para Emisso de NF-e

1 2

4 5

O usurio deve incluir os

parmetros de emisso da NF-e utilizando-se das ferramentas de busca, limpar campo e incluso pelos botes locali-

zados ao lado dos campos a serem preenchidos, de

Em seguida o usurio deve clicar em salvar.

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Cadastro de parmetros para emisso de NF-e

A ferramenta de busca e filtro auxilia no preenchimento dos dados. As opes so filtradas por descrio, srie, nmero, cdigo e no de parcelas.
Tela inicial de Cadastro - Caminho: NF-e > Cadastros Auxiliares > Parmetros para Emisso de NF-e

1 2

4 5

3 2

30

Cadastro de parmetros para emisso de NF-e

Tela inicial de Cadastro - Caminho: NF-e > Cadastros Auxiliares > Parmetros para Emisso de NF-e

1 2

4 5

3 5

31

Emitindo uma NF-e passo a passo

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Emitindo uma NF-e

passo 1

Para emisso de notas fiscais eletrnicas no software de NF-e, o sistema deve estar com a opo Modo de Utilizao da NF-e selecionado como Digitao no menu Configuraes Gerais 1 -> Parmetros -> aba Nota Fiscal Eletrnica.
Aba NF-e

Ambiente de Monitoramento

Emisso de NF-e
Com esta opo selecionada, basta o usurio entrar no menu Nota Fiscal Eletrnica > Monitoramento e clicar no boto Incluir

. Ser aberta

uma nova tela onde o usurio dever informar os dados da NF-e.

2
33

Selecionando numerao e srie uma NF-e

passo 2

Escolha a srie/numerao da nota que pretende cadastrar e clique em continuar 1 .

Seleo de srie / numerao

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Dados da NF-e

passo 3

Na tela de cadastro de notas fiscais, os dados principais da nota devero ser preenchidos. Alm deles, outros dados devero ser inseridos de acordo com a necesidade. So eles: 1 2 3 4 5 Emitente Dest./Remet. Prod./Serv. Totais Transporte 6 7 8 9 Cobrana Info. Adicionais Exportao e Compras Aquisio de Cana

As informaes obrigatrias devero ser todas incluidas, sem exceo, para que a nota possa ser transferida. Use sempre a ferramenta de busca localizada ao lado dos campos para localizar e incluir dados j cadastrados em seu sistema.
Tela para incluso de dados da NF-e

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Incluso de produto

passo 4

Para incluir produtos/servios na nota fiscal eletrnica, acesse a aba prod/serv1 e clique no boto incluir 2 . Ser aberta uma nova janela, na qual devero ser informados os dados do produto/ servio 3 .
Aba Prod./Serv.

1 3 2

OBS
Todos os dados preenchidos no template podem ser editados.

Na janela de dados do produto, utilize a ferramenta trado ou para incluir um novo registro de produto.

para localizar e incluir um produto j cadas-

Aps incluir os dados sobre o produto/servio, basta clicar em salvar para adicion-los na NF-e. Para adicionar outros produtos/servios basta repetir a operao quantas vezes necessrio. OBS.: o total de itens em uma nota de 990.

36

Calculando e transmitindo

passo 5

Aps adicionar o(s) produto(s) o passo seguinte informar os demais dados da nota fiscal, como transportadora e informaes adicionais. Aps informados todos os dados da NF-e deve-se clicar no boto calcular 1 para realizar os clculos de impostos e contribuies. Com os clculos feitos, o usurio tem duas opes: salvar a NF-e para ser transmitida posteriormente, para isso basta clicar no boto salvar 2 , ou transmitir a NF-e clicando no boto transmitir 3 para enviar a nota para a validao do SEFAZ.
Tela para incluso de dados da NF-e

Cuidado: Se as alquotas/valores estiverem digitados no template e cadastro de prod/tributos errados, o calculo ser feito errado.

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Monitoramento

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Trnsito e Monitoramento
Aps a transmisso da nota fiscal, ela ser ou no autorizada pelo SEFAZ.
Aprovado pelo SEFAZ Liberao da mercadoria para trnsito Gerao do XML e do DANFE Envio do XML para o comprador

Na aba de monitoramento, o usurio poder conferir nas notas emitidas o XML 1 , o DANFE 2 e checar todo o andamento e informaes referentes nota 3 .

Ambiente de Monitoramento

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Associao Comercial de So Paulo

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