Online Editora

NOES DE REDAO DE DOCUMENTOS OFICIAIS

A redao oficial tcnica Conceito Em uma frase, pode-se dizer que redao oficial a maneira pela qual o Poder Pblico redige atos normativos e comunica es! "nteressa-nos trat#-la do ponto de vista do Poder E$ecutivo! CA%AC&E%'(&"CA( A redao oficial deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padro culto de linguagem, clareza, conciso, formalidade e uniformidade! )undamentalmente esses atributos decorrem da Constituio, que disp e, no artigo *+, -A administrao pblica direta, indireta ou fundacional, de qualquer dos Poderes da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios obedecer aos princpios de le alidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e efici!ncia .!!!/0! (endo a publicidade e a impessoalidade princ1pios fundamentais de toda administrao pblica, claro est# que devem igualmente nortear a elaborao dos atos e comunica es oficiais! 2so do padro culto da linguagem, As comunica es que partem dos 3rgos pblicos federais devem ser compreendidas por todo e qualquer cidado brasileiro! Para atingir esse ob4etivo, 5# que evitar o uso de uma linguagem restrita a determinados grupos! 6o 5# dvida de que um te$to marcado por e$press es de circulao restrita, como a g1ria, os regionalismos vocabulares ou o 4argo tcnico, tem sua compreenso dificultada! Conciso e Clareza A conciso antes uma qualidade do que uma caracter1stica do te$to oficial! Conciso o te$to que consegue transmitir um m#$imo de informa es com um m1nimo de palavras! Para que se redi4a com essa qualidade, fundamental que se ten5a, alm de con5ecimento do assunto sobre o qual se escreve, o necess#rio tempo para revisar o te$to depois de pronto! A clare"a deve ser a qualidade b#sica de todo te$to oficial! Pode-se definir como claro aquele te$to que possibilita imediata compreenso pelo leitor! 2niformidade Esses mesmos princ1pios .impessoalidade, clareza, uniformidade, conciso e uso de linguagem formal/ aplicam-se 7s comunica es oficiais, elas devem sempre permitir uma nica interpretao e ser estritamente impessoais e uniformes, o que e$ige o uso de certo n1vel de linguagem! Padronizao A redao oficial no , portanto, necessariamente #rida e infensa 7 evoluo da l1ngua! 8 que sua finalidade b#sica 9 comunicar com impessoalidade e m#$ima clareza 9 imp e certos par:metros ao uso que se faz da l1ngua, de maneira diversa daquele da literatura, do te$to 4ornal1stico, da correspond;ncia particular, etc! )ormas de tratamento na redao oficial tcnica A partir do final do sculo <=", esse modo de tratamento indireto 4# estava em voga tambm para os ocupantes de certos cargos pblicos! #ossa merc! evoluiu para $osmec!, e depois para o coloquial $oc!! E o pronome $%s, com o tempo, caiu em desuso! 8 dessa tradio que provm o atual emprego de pronomes de tratamento indireto como forma de dirigirmo-nos 7s autoridades civis, militares e eclesi#sticas! =ocativos > vocativo a ser empregado em comunica es dirigidas aos C5efes de Poder E&celentssimo 'en(or, seguido do cargo respectivo, .no se usa abreviatura 9 sempre e$tensa para esses tr;s abai$o, outras autoridades podem/! E$celent1ssimo (en5or Presidente da %epblica, E$celent1ssimo (en5or Presidente do Congresso 6acional, E$celent1ssimo (en5or Presidente do (upremo &ribunal )ederal! As demais autoridades sero tratadas com o vocativo (en5or, seguido do cargo respectivo, (en5or (enador, (en5or ?uiz, (en5or @inistro, (en5or Aovernador, 6o envelope, o endereamento das comunica es dirigidas 7s autoridades tratadas por #ossa E&cel!ncia, ter# a seguinte forma, )ormas de &ratamento Acrescente-se que doutor no forma de tratamento, e sim t1tulo acad;mico! Evite us#-lo indiscriminadamente! Como regra geral, empregue-o apenas em comunica es dirigidas a pessoas que ten5am tal grau por terem conclu1do curso universit#rio de doutorado! 8 costume designar por doutor os bac5aris, especialmente os bac5aris em Bireito e em @edicina! 6os demais casos, o tratamento (en5or confere a dese4ada formalidade 7s comunica es! Autoridades 2niversit#rias Autoridades ?udici#rias Autoridades @ilitares Autoridades Eclesi#sticas

Redao e comunicao oficial

Pgina 1

Online Editora
E$cel;ncia %ecebem tratamento de E$cel;ncia, C/ Autoridades eleitas .2nio, Presidente e vice, (enadores, Beputados )ederaisD Estado, Aovernador e =ice, Beputados Estaduais! @unic1pio, Consenso, Presidente da C:mara 9 recebe tratamento de E$cel;ncia, Pol;mica, Prefeito e =ereadores 9 mas maioria diz que recebem tambm tratamento de e$cel;ncia/ E/ @embros do @P e do Poder ?udici#rio .Procuradores da %epblica, Procuradores de 4ustia, promotores de 4ustia, ?uizes de Bireito, Besembargadores, @inistros do (&) e (&?/! */ CF escalo dos E$ecutivos Estadual e )ederal .Estaduais, (ecret#rios EstaduaisD )ederal, @inistros de Estados e os Biplomatas/! G/ Altas patentes das tr;s foras armadas .E$rcito, Coronel e AeneralD @arin5a, AlmiranteD Aeron#utica, Hrigadeiro/! Concord:ncia com os pronomes de tratamento =ossa, Com quem se fala .E$, -=ossa E&cel!ncia ostaria de $in(o)*+ (ua, Be quem se fala .Beputado, (ua E$cel;ncia, quer o relat3rio/! 'empr e maiscula I>s pronomes de tratamento .ou de se unda pessoa indireta/ apresentam certas peculiaridades quanto 7 concord:ncia verbal, nominal e pronominal! Embora se refiram 7 segunda pessoa gramatical .7 pessoa com quem se fala, ou a quem se dirige a comunicao/, levam a concord:ncia para a terceira pessoa! I8 que o verbo concorda com o substantivo que integra a locuo como seu ncleo sint#tico, -=ossa 'en(oria nomear o substituto0 .como se fosse voc;/ -=ossa E&cel!ncia con(ece o assunto0! IBa mesma forma, os pronomes possessivos referidos a pronomes de tratamento so sempre os da terceira pessoa, -=ossa 'en(oria nomear# seu substituto0 .e no -#ossa !!! $osso!!!0/! I?# quanto aos ad4etivos referidos a esses pronomes, o g;nero gramatical deve coincidir com o se$o da pessoa a que se refere, e no com o substantivo que comp e a locuo! Assim, se nosso interlocutor for, Jomem, -#ossa E&cel!ncia est atarefado0 -#ossa 'en(oria de$e estar satisfeito0D @ul5er, -#ossa E&cel!ncia est atarefada* ,#ossa 'en(oria de$e estar satisfeita0! )ec5os E$clu1das as comunica es assinadas pelo Presidente da %epblica, todas as demais comunica es oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as e$pede, abai$o do local de sua assinatura! A forma da identificao deve ser a seguinte, .espao para assinatura/ 6>@E C5efe da (ecretaria-Aeral da Presid;ncia da %epblica *- Bocumentos oficiais *-C > Padro >f1cio J# tr;s tipos de e$pedientes .documento oficial/ que se diferenciam antes pela finalidade do que pela forma, I .fcio I A$iso IMemorando Com o fito de uniformiz#-los, pode-se adotar uma diagramao nica, que siga o que c5amamos de padro ofcio! As peculiaridades de cada um sero tratadas adianteD por ora busquemos as suas semel5anas! A#/'. e >)'C"> so modalidades de comunicao oficiais praticamente id;nticas! A nica diferena entre eles que, IAviso e$pedido e$clusivamente por @inistros de Estado, para autoridades de mesma 5ierarquia! I>f1cio e$pedido para e pelas demais autoridades! Pode ser entre os 3rgos ou dos 3rgos para particulares! Ambos t;m como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos 3rgos da Administrao Pblica entre si e, no caso do of1cio, tambm com particulares! > fec5o das comunica es oficiais possui, alm da finalidade 3bvia de arrematar o te$to, a de saudar o destinat#rio! >s modelos para fec5o que vin5am sendo utilizados foram regulados pela Portaria no C do @inistrio da ?ustia, de CK*+, que estabelecia quinze padr es! Com o fito de simplific#-los e uniformiz#-los, o @anual de %edao da Presid;ncia da %epblica estabelece o emprego de somente dois fec5os diferentes para todas as modalidades de comunicao oficial! a/ para autoridades superiores, inclusive o Presidente da %epblica, I %espeitosamente, b/ para autoridades de mesma 5ierarquia ou de 5ierarquia inferior, I Atenciosamente, )icam e$clu1das dessa f3rmula as comunica es dirigidas a autoridades estrangeiras, que atendem a rito e tradio pr3prios, devidamente disciplinados no Manual de -edao do @inistrio das %ela es E$teriores "dentificao do (ignat#rio

Redao e comunicao oficial

Pgina 2

Online Editora
> A#/'., o .F23/. e o MEM.-A4D. devem conter as seguintes partes, a/ tipo e nmero do e$pediente, seguido da sigla do 3rgo, E$emplos, @em! CE*SEQQE-@) Aviso CE*SEQQE-(A >f! CE*SEQQE-@@E b/ local e data em que foi assinado, por e$tenso, com alin5amento 7 direita, E$emplo, Hras1lia, CO de maro de CKKC! c/ assunto, resumo do teor do documento E$emplos, Assunto, Produtividade do 3rgo em EQQE! Assunto, 6ecessidade de aquisio de computadores!

>f1cio .o que mais caiLLL/ Pergunta Prova, Mual diferena entre >ficio e @emorandoN >f1cio, entre 3rgos .de um 3rgo para outro/, no final tem endereo completo do destinat#rio! @emorando, "nterno .dentro do 3rgo/, aqui no precisa endereo, pois interno! Conceito Comunicao que as autoridades fazem entre si, entre subalternos e superiores, e entre a Administrao e particulares, em car#ter oficial! 8 o tipo mais comum de correspond;ncia oficial! Embora normalmente o contedo do of1cio se4a mat0ria administrati$a, pode tambm vincular matria de car#ter social, relativa ao relacionamento do agente administrativo em decorr;ncia do seu cargo ou funo! )orma e estrutura C! &imbre da "nstituio! E! >)'C"> .cai&a alta, por e&tenso/, sigla do 3rgo e$pedidor com sua vinculao 5ier#rquica, numerao .seq1encial crescente e anual/ e data! *! Assunto, teor da comunicao! G! =ocativo e funo do destinat#rio! O! &e$to, contedo do documento, com par#grafos numerados na margem esquerda do te$to, com e$ceo do primeiro e do fec5o! P! )ec5o, f3rmula de cortesia! A "nstruo 6ormativa nF G, de QP de maro de CKKE, limita a dois os fec5os para qualquer modalidade de comunicao oficial, -espeitosamente, para autoridades superiores, inclusive o Presidente da %epblica, e Atenciosamente, para autoridade da mesma 5ierarquia ou inferior! +! Assinatura, nome, cargo ou funo do remetente! R! Pronome de tratamento e designativo do cargo ou funo do destinat#rio! I=alidade do documento Befinida pelo contedo! IPublicao 6o se publica! >bserva es C! Atualmente, costuma-se mencionar o nome do destinat#rio, sempre que con5ecido! E! 6o caso de necessidade de continuidade do te$to, ser# utilizada uma outra fol5a para seu prosseguimento! (ugesto C! Para facilitar posteriormente o arquivamento, tratar um assunto em cada of1cio! Partes do documento no Padro .fcio

novos

d/ destinat#rio, o nome e o cargo da pessoa a quem dirigida a comunicao! 6o caso do ofcio deve ser inclu1do tambm o endereo! e/ te$to, nos casos em que no for de mero encamin5amento de documentos, o e$pediente deve conter a seguinte estrutura, 9 introduo, que se confunde com o par#grafo de abertura, na qual apresentado o assunto que motiva a comunicao! Evite o uso das formas, - 5en(o a (onra de0, -5en(o o pra"er de0, -3umpre6me informar que0, empregue a forma diretaD 9 desenvolvimento, no qual o assunto detal5adoD se o te$to contiver mais de uma idia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em par#grafos distintos, o que confere maior clareza 7 e$posioD 9 concluso, em que reafirmada ou simplesmente reapresentada a posio recomendada sobre o assunto! >s par#grafos do te$to devem ser numerados, e$ceto nos casos em que estes este4am organizados em itens ou t1tulos e subt1tulos! ?# quando se tratar de mero encamin5amento de documentos a estrutura a seguinte, 9 introduo, deve iniciar com refer;ncia ao e$pediente que solicitou o encamin5amento! (e a remessa do documento no tiver sido solicitada, deve iniciar com a informao do motivo da comunicao, que encamin(ar, indicando a seguir os dados completos do documento encamin5ado .tipo, data, origem ou signat#rio, e assunto de que trata/, e a razo pela qual est# sendo encamin5ado, segundo a seguinte f3rmula, ,Em resposta ao A$iso n7 89, de 87 de fe$ereiro de 8::8, encamin(o, ane&a, c%pia do .fcio n7 ;<, de ; de abril de 8::=, do Departamento >eral de Administrao, que trata da requisio do ser$idor Fulano de 5al?* ou ,Encamin(o, para e&ame e pronunciamento, a ane&a c%pia do tele rama no 89, de 8o de fe$ereiro de 8::8, do Presidente da 3onfederao 4acional de

Redao e comunicao oficial

Pgina 3

Online Editora
A ricultura, a respeito de pro@eto de moderni"ao de t0cnicas a rcolas na re io 4ordeste?* 9 desenvolvimento, se o autor da comunicao dese4ar fazer algum coment#rio a respeito do documento que encamin5a, poder# acrescentar par#grafos de desen$ol$imentoD em caso contr#rio, no 5# par#grafos de desenvolvimento em aviso ou of1cio de mero encamin5amento! f/ fec5o .v! 9?9? Fec(os para 3omunicaAes/D g/ assinatura do autor da comunicaoD e 5/ identificao do signat#rio .v! 9?;? /dentificao do 'i natrio/! )orma de diagramao >s documentos do Padro .fcio devem obedecer 7 seguinte forma de apresentao, a/ deve ser utilizada fonte do tipo 5imes 4eB -oman de corpo CE no te$to em geral, CC nas cita es, e CQ nas notas de rodapD b/ para s1mbolos no e$istentes na fonte 5imes 4eB -oman podem-se utilizar as fontes 'Cmbol e Din din sD c/ obrigat3rio constar a partir da segunda p#gina o nmero da p#ginaD Aviso e >f1cio De$em constar do cabeal(o ou do rodap0 do ofcio as se uintes informaAes do remetenteE F nome do %r o ou setorG F endereo postalG F telefone e endereo de correio eletrHnico? >s estudos tcnicos elaborados pelo 3rgo federal de proteo ao 1ndio sero publicados 4untamente com as informa es recebidas dos 3rgos pblicos e das entidades civis acima mencionadas! C,O cm * cm =alidade do documento Befinida pelo contedo! .EK+ $ ECQmm/ Publicao 6o se publica! *,O cm Como =ossa E$cel;ncia pode verificar, o procedimento estabelecido assegura que a deciso a ser bai$ada pelo @inistro de Estado da ?ustia sobre os limites e a demarcao de terras ind1genas se4a informada de todos os elementos necess#rios, inclusive daqueles assinalados em sua carta, com a necess#ria transpar;ncia e agilidade! Atenciosamente, O! Evitar o uso de rubricaD quando ocorrer, apor carimbo para dar con5ecimento de quem emitiu o documento! T6omeU >bserva es C! > memorando dever# ser emitido em QE .duas/ vias, que sero encamin5adas ao setor de destino, o qual reter# o original e devolver# a c3pia ao emitente, para seu arquivo, fazendo as observa es relativas ao recebimento, na c3pia! E! A assinatura no poder# ficar em p#gina isolada! *! =isto do c5efe imediatoSsuperior! G! 6o incluir despac5o ou informao no verso do documento! TcargoU E

@emorando Pergunta Prova, Mual diferena entre >ficio e @emorandoN >f1cio, entre 3rgos .de um 3rgo para outro/, no final tem endereo completo do destinat#rio! @emorando, "nterno .dentro do 3rgo/, aqui no precisa endereo pois interno! Conceito Comunicao interna utilizada pelas c5efias ou servidores autorizados, na qual se e$p e qualquer assunto referente 7 atividade administrativa! Pelas suas caracter1sticas de certa informalidade, o memorando deve ser elaborado com simplicidade e conciso! )orma e estrutura C! @E@>%A6B> Icai&a alta, por e&tenso+, seguido de numerao Iseq1encial crescente e anual +! E! Emissor, sigla do setor emitente e respectivas vincula es 5ier#rquicas, precedidas por barras, precedido de BoSBa ! *! Bata, dever# figurar na mesma lin5a do nmero e identificao! G! Bestinat#rio, menciona-se o cargo ocupado, precedido de VSAo! O! Assunto, teor da comunicao! .aceita ementa/ P! &e$to, contedo do documento, com par#grafos numerados na margem esquerda do te$to, com e$ceo do primeiro e o fec5o! +! )ec5o, f3rmula de cortesia! %espeitosamente, para autoridades superiores e Atenciosamente, para autoridades de mesma 5ierarquia ou 5ierarquia inferior! R! 6ome e cargo do emitente, assinatura do servidor que emitiu o memorando, sobreposta a seu nome, o cargo e funo , apostos a carimbo!

Redao e comunicao oficial

Pgina 4

Online Editora
P! Consultar sempre que necess#rio, a listagem, >rganizao Jier#rquica dos Wrgos da "nstituio, para a correta utilizao das siglas dos 3rgos! +! 6o te$to do memorando poder# se empregada, a CX pessoa do singular ou a CX pessoa do plural! Befinio e )inalidade > memorando a modalidade de comunicao entre unidades administrativas de um mesmo 3rgo, que podem estar 5ierarquicamente em mesmo n1vel ou em n1veis diferentes! &rata-se, portanto, de uma forma de comunicao eminentemente interna! Pode ter car#ter meramente administrativo, ou ser empregado para a e$posio de pro4etos, idias, diretrizes, etc! a serem adotados por determinado setor do servio pblico! (ua caracter1stica principal a agilidade! A tramitao do memorando em qualquer 3rgo deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocr#ticos! Para evitar desnecess#rio aumento do nmero de comunica es, os despac5os ao memorando devem ser dados no pr3prio documento e, no caso de falta de espao, em fol5a de continuao! Esse procedimento permite formar uma espcie de processo simplificado, assegurando maior transpar;ncia 7 tomada de decis es, e permitindo que se 5istorie o andamento da matria tratada no memorando! )orma e Estrutura Muanto a sua forma, o memorando segue o modelo do padro ofcio, com a diferena de que o seu destinat#rio deve ser mencionado pelo cargo que ocupa! E$emplos, Ao (r! C5efe do Bepartamento de Administrao Ao (r! (ubc5efe para Assuntos ?ur1dicos 26"=E%("BABE )EBE%AY B> CEA%Z %E"&>%"A C>>%BE6AB>%"A BE "6&E%6AC">6A"( @E@>%A6B> .sigla do 3rgo/ n!F V SAo, Assunto, V SAo, Assunto, Atenciosamente ou %espeitosamente, [[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[ IAssinatura e carimbo do ser$idor+

Encamin5ado pela CA" [[[[S[[[[ de [[[S[[[[S[[[[[[

26"=E%("BABE )EBE%AY )Y2@"6E6(E @E@>%A6B> P%>E< nF QCKSKK Em, QG de fevereiro de CKKK! V SAo, ACS6BC Assunto, Holsas de E$tenso Em atendimento a solicitao feita por =!(X, informamos que o prazo para o envio de Pro4etos de E$tenso a serem e$ecutados no per1odo de abril a dezembro, ser# at o dia EP de fevereiro! Muanto 7 avaliao da solicitao de Holsa de E$tenso, feita por uma Comisso de Avaliao que utiliza critrios de pontuao pautados nos "ndicadores "nstitucionais! Atenciosamente, [[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[ IAssinatura6carimbo+

E$emplo de @emorando A((26&>( O cm Em, @em! CCRSB? Em CE de abril de CKKC

Atenciosamente ou %espeitosamente, [[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[ IAssinatura e carimbo do ser$idor+

Ao (r! C5efe do Bepartamento de Administrao Assunto, Administrao! microcomputadores "nstalao de

26"=E%("BABE )EBE%AY B> CEA%Z %E"&>%"A C>>%BE6AB>%"A BE "6&E%6AC">6A"( @E@>%A6B> .sigla do 3rgo/ n!F

C! 6os termos do Plano Aeral de informatizao, solicito a =ossa (en5oria verificar a possibilidade de que se4am instalados tr;s microcomputadores neste Bepartamento! A((26&>( Em, E (em descer a maiores detal5es tcnicos, acrescento, apenas, que o ideal seria que o equipamento fosse dotado de disco r1gido e de monitor

Redao e comunicao oficial

Pgina 5

Online Editora
padro EAA! Muanto a programas, 5averia necessidade de dois tipos, um processador de te$tos, e outro gerenciador de banco de dados! *!> treinamento de pessoal para operao dos micros poderia ficar a cargo da (eo de &reinamento do Bepartamento de @odernizao, cu4a c5efia 4# manifestou seu acordo a respeito! G!Bevo mencionar, por fim, que a informatizao dos trabal5os deste Bepartamento ense4ar# racional distribuio de tarefas entre os servidores e, sobretudo, uma mel5oria na qualidade dos servios prestados! Atenciosamente, C E % & " B \ >, Tnome do signat#rioU Tcargo do signat#rioU * cm C,O cm Certifico, em atendimento ao requerido atravs do processo!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!,no qual!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!. nome do requerente/ solicita certido de!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! para fins de !!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! ! CE%&")"C> que, de acordo com!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! ! Para constar, eu !!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! .nomeJcar o/ passei a presente certido, que datada e assinada pelo !!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! .nomeJcar o do superior/ e visada pelo !!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!. nomeJcar o da autoridade administrati$a respons$el/! !!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!, !!!!!! de !!!!!! de !!!!!!!!!!!! =isto, !!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!.nome/ .nome/ !!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!.car o/ .car o/ !!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! !!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! =alidade do documento Permanente para o requerente! Publicao 6o se publica! 26"=E%("BABE )EBE%AY B> CEA%Z %E"&>%"A C>>%BE6AB>%"A BE "6&E%6AC">6A"(

A((26&>(

.EK+ $ ECQmm/ CE%&"B\> Conceito Bocumento fornecido pela administrao ao interessado, afirmando a e$ist;ncia de ato ou assentamentos constantes de processo, livro ou documentos que se encontrem nas reparti es pblicas! Pode ser de inteiro teor 9 transcrio integral, tambm c5amada traslado ou resumida, desde que e$prima fielmente o contedo do original! A certido autenticada tem o mesmo valor probat3rio do original, como documento pblico, e seu fornecimento gratuito por parte da administrao pblica que a e$pediuD conforme artigo OF, <<<"= b da Constituio da %epblica )ederativa do Hrasil 9 CKKR! )orma e estrutura C! &imbre da "nstituio! E! CE%&"B\> .cai&a alta, por e&tenso/ e centralizada sobre o te$to! *! Pre:mbulo, aluso ao fato que determinou a e$pedio do documento e meno, quando for o caso, do documento ou livro do qual a certido est# sendo e$tra1da! G! &e$to, transcrio do documento original ou descrio do que foi encontrado! Beve ser escrito seguidamente, sem par#grafos, al1neas, sem rasuras ou emendas! O! )ec5o, termo de encerramento, identificao funcional e assinatura dos funcion#rios que intervieram no ato .quem la$rou e quem conferiu/! P! Yocal e data da e$pedio do documento! +! =isto da autoridade que autorizou a lavratura da certido!

Conceitua es, Procedimentos e @odelos para atos Administrativos! AP>(&"YA Conceito Apostilar o mesmo que notar 7 margem, emendar, corrigir! 8 a complementao de um ato! Apostila o aditamento a um ato administrativo anterior, para fins de retificao ou atualizao! &rata-se de um ato aditivo, confirmat3rio de altera es de 5onras, direitos, regalias ou vantagens, e$arado em documento oficial, com finalidade de atualiz#-lo! A apostila tem por ob4etivo a correo de dados constantes em atos administrativos ou o registro de altera es na vida funcional de um servidor, tais como promo es, lotao em outro setor, ma4orao de vencimentos, aposentadoria, reverso 7 atividade, dentre outros! Aeralmente, a apostila feita no verso do documento a que se referir! Pode, no entanto, caso no 5a4a mais

Redao e comunicao oficial

Pgina 6

Online Editora
espao para o registro de novas altera es, ser feita em fol5a separada .com timbre oficial/, que ser# ane$ada ao documento principal! 8 lavrada como termo e publicada em 3rgo oficial! Partes a/&1tulo, denominao do documento .apostila/ D b/&e$to, desenvolvimento do assunto D c/ Bata, 7s vezes precedida da sigla do 3rgoD d/ Assinatura, nome e cargo ou funo da autoridade! AP>(&"YA A Biretoria do !!!!!!!!!!!!!!, no uso de suas atribui es, tendo em vista o que consta do Processo n!F !!!!!!!!!!!!!!!!!!!, que a designao de !!!!!!!!!!!!!!!!!!, da (ecretaria de !!!!!!!!!!!!!!!!, a 6>@E B> )26C">6Z%">, para o per1odo de !!!! de !!!!!!!! a !!!!!!! de !!!!!!! de !!!!!!!!, e no como constou na referida Portaria! ("AYA, em !!!! de !!!!!!!!!! de !!!!!!!!! 6ome, Cargo do signat#rio! A&A .o que mais caiLLLL/ Conceito 8 o registro resumido e claro, e$ato e met3dico de fatos, ocorr;ncias, resolu es e decis es de assemblias numa sesso de corpo deliberativo ou consultivo, consel5os, congrega es, ou outras entidades semel5antes, de pessoas reunidas para determinado fim! Publica-se, em certos casos, por edital! Elaborao A Ata documento que tem valor 4ur1dico! Por essa razo deve ser lavrada de tal maneira que no possam introduzir modifica es posteriores! Aeralmente lanada em livro pr3prio, devidamente autenticado, cu4as p#ginas so rubricadas por quem redigiu os termos de abertura e de encerramento, o que l5e d# cun5o oficial! J# os que substituem os livros por fol5as soltas, sistema que, embora oferea algumas vantagens de car#ter pr#tico, tem, por outro lado, srios inconvenientes, tais como a facilidade de e$travio, de acrscimos ou de modifica es posteriores, com ob4etivos fraudulentos! Para se evitarem fraudes, poss1vel fazer o registro das atas no Cart3rio de &1tulos e Bocumentos! 6a Ata no se fazem par#grafos ou al1neas, escreve-se tudo seguidamente, para evitar que, nos espaos em branco, se faam acrscimos! E$istem, no entanto, tipos de atas que, por se referirem a atos rotineiros e de procedimento padronizado, so lanadas em formul#rios com claros a serem preenc5idos! @esmo nesse tipo de ata conveniente, com a finalidade de 6a ata no se admitem rasuras! Para ressalvar erro constatado durante a redao, usase a palavra digo, depois da qual se repete a palavra ou e$presso anterior ao mesmo erroD Bata sempre por e$tenso, Aos dezesseis dias do m;s de agosto, digo, do m;s de setembro de mil novecentos e setenta e quatro, reuniuse o]]^^ Muando se constata erro ou omiss es ap3s a redao, usa-se a e$presso _em tempo^^, que colocada ap3s o escrito , seguindo-se a emenda ou o acrscimo! E$!, -Em tempo, na lin5a onde se l; -abono0, leia-se -abandono0! Em caso de contesta es ou emendas ao te$to apresentado, a ata s3 poder# ser assinada depois de aprovadas as corre es! Como a ata deve ser um registro fiel dos fatos ocorridos em determinada reunio, sua linguagem deve ser simples e despretensiosa, clara, precisa ou concisa, no se prestando, por isso mesmo, para a demonstrao ou e$travasamento de prov#veis ou supostos dotes liter#rios do redator! Assinam a ata, geralmente, todas as pessoas presentes na reunio, mas pode tambm ser assinada somente pelo presidente e pelo secret#rio! 2ma ata geralmente comp e-se de, a/ Bia, m;s, ano e 5ora .por e$tenso/ e natureza da reunio! b/ Yocal da reunio! c/ Pessoas presentes, devidamente qualificadas .consel5eiros, professores, delegados, etc!/, nome e sobrenome das pessoas participantes e ausentes, consignando suas 4ustificativas! d/ Presidente e secret#rio dos trabal5os! e/ >rdem do dia .discuss es, vota es, delibera es, etc!/! f/ )ec5o, quase inalter#vel, nada mais 5avendo a tratar, o sen5or Presidente declarou encerrada a sesso, de que eu, Pafncio )agundes, (ecret#rio, lavrei a presente ata, a qual assino com o sen5or presidente! .Pode-se usar CF pessoa na ata 9 eu/ g/ Yeitura da correspond;ncia recebida e emitida! 5/ >s nmeros fundamentais so grafados, de prefer;ncia por e$tenso,]!sendo quinze votos em branco!%egistro resumido e com clareza de fatos ou ocorr;ncias e resolu es numa sesso do corpo deliberativo ou consultivo!%esumo oficial do ocorrido numa reunio de pessoas para determinado fim! Publica-se, em certos casos, por edital! A&E(&AB> Conceito prevenir qualquer fraude, preenc5er os eventuais espaos em branco com ponto ou outros sinais convencionais! A ata de uma reunio ser# lida e aprovada na reunio seguinte!

Redao e comunicao oficial

Pgina 7

Online Editora
8 o documento do qual se afirma a verdade de um fato, situao ou e$ist;ncia, de obrigao no necessariamente constante em livros, papis ou documentos! Bestina-se, basicamente, 7 comprovao de fatos ou situa es transit3rias, pass1veis de modifica es freq`entes! Ato administrativo enunciativo, o atestado , em s1ntese afirmao oficial de fatos! &em-se, por e$emplo, atestado ou certido de idade, de sanidade mental, de 3bito .5ospital/, de boa conduta, de bons antecedentes, de vida de resid;ncia, de idoneidade moral, de vacina! Muando os fatos ou situa es constam em arquivos da administrao, utiliza-se a certido para comprovar sua e$ist;ncia! Enquanto o atestado declara, a certido a transcrio de algo 4# e$istente! > atestado comp e-se de, a/ YogomarcaS&imbre do Wrgo ou empresa que fornece o atestado! b/ &1tulo, denominao do ato .atestado/! c/ &e$to, Em certos tipos de atestado que impliquem em maior responsabilidade, dever# conter nome completo, naturalidade, estado civil e domic1lio! (o perfeitamente dispens#veis, no te$to do atesto, e$press es como -nada sabendo em desabono de sua conduta0 , - pessoa do meu con5ecimento0 , etc! , 4# que s3 pode atestar quem con5ece a pessoa e acredita na ine$ist;ncia de algo que a desabone! d/ Yocal data .dia, m;s e ano/! e/ Assinatura, nome e funo da autoridade que atesta! @>BEY>( E A&E(&AB>( &8C6"C>( (ero fornecidos aos interessados, pela sua #rea competente, devido 7 diversidade de assuntos tratados! A solicitao poder# ser feita por qualquer pessoa interessada, e ser# fornecido pelos respons#veis de cada 2nidade Administrativa! A&E(&AB> Atestamos, que o (r .6ome/, brasileiro, casado, residente na %ua,!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!, n!F !!!!!!!!!!!!, nesta cidade, portador do %!A! n!F!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!P%, foi funcion#rio do Bepartamento de Estradas de %odagem 9 BE%SP%, no per1odo de !!!!!! de !!!!!!!!!!!!!!!!! de !!!!!!!! a !!!!!!!!!!! de !!!!!!!!!!!!!!!! de !!!!!!!!!!!!!!, e$ercendo o cargo de !!!!!!!!!!!!!! ! Curitiba, !!!! de !!!!!!!!!!!!!!!! de !!!!!!!!! ! 6ome, Cargo do (ignat#rio! Av! "guau, GEQ 9 %ebouas RQE*Q-KQE 9 Curitiba9Paran#9Hrasil )one GC *QG RQQQ )a$ GC *QG RC*Q e-mail, derprapr!gov!br bbb!pr!gov!brStransportes C"%C2YA% Conceito 8 toda comunicao reproduzida em vias, c3pias, ou e$emplares de igual teor emanadas de autoridade competente e e$pedida aos c5efes de servio dos diversos setores! Especificamente, como documento, correspond;ncia multidirecional endereada simultaneamente a diversos destinat#rios, para divulgar avisos, ordens e instru es, matria de interesse geral, recomenda es, informa es e esclarecimentos sobre atos e fatos administrativos! A circular no pode complementar ou modificar atos oficiais! 8 de compet;ncia dos Biretores .quem emite so os diretores/ Constam de uma circular, a/ YogomarcaS&imbre do governo e do 3rgo, conforme especifica es! b/ &1tulo e nmero, a tr;s lin5as abai$o da logomarca S timbre, escreve-se a palavra circular, geralmente centro da lin5a com todas as letras maisculas, seguida do nmero que l5e couber e data .dia, m;s, ano/, etc! c/ Ementa, resumo do assunto da circular! .8 facultativa/ d/ &e$to, desenvolvimento do assunto tratado! (er# numerado, quando e$tenso, a partir do segundo par#grafo, que receber# o nmero E, em algarismos ar#bicos! Constam de uma circular, e/ Assinatura, nome e cargo da autoridade competente .somente as letras iniciais maisculas/!f/ Ane$o,7 esquerda e a duas lin5as abai$o da assinatura, com a indicao desses documentos,concordando em g;nero e nmero com o substantivo a que se refere! E$! Ane$a, c3pia do decreto-lei n!F ]!S]!! g/ 6ome do 3rgo e endereo, no rodap da fol5a 7 esquerda! 2ma circular no contm vocativo ou fec5o, pois isso caracteriza >f1cio-circular! C"%C2YA% 6F!!!!, .v1rgula/ BE !!!.data por e$tenso ddSmmSaaaa/ !!!!! >%BE@ E (E%="c> Conceito 8 a f3rmula com que as c5efias transmitem aos respectivos subordinados a maneira de ser conduzido determinado servio, no que diz respeito aos aspectos administrativos e tcnicos! 8 ato de c5efia, sobre assunto de sua confianaD versa sobre trabal5o e no sobre o destino de pessoas! A ordem de servio encerra provid;ncias tomadas ou a serem tomadas pelo Biretor-Aeral ou outro Biretor .quando em car#ter restrito de sua #rea/, no sentido de orientar a e$ecuo de servios ou desempen5o de encargos! 8 tambm recurso de que se vale o administrador quando dese4a que algum substitua outrem to somente nos encargos, nas tarefas, sem direito a qualquer remunerao e$tra, o que l5e seria

Redao e comunicao oficial

Pgina 8

Online Editora
assegurado se a ordem fosse dada em Portaria! &ratase de documento com estrutura vari#vel, 7s vezes semel5ante 7 da Portaria, com numerao pr3pria e destina-se a diversas 2nidades Administrativas em locais ou localidades diferentes! A >rdem de (ervio compreende, a/ Yogomarca ou timbre b/ &1tulo, identificao do ato, sigla da 2nidade Administrativa, ano! A data colocada ap3s o te$to, antes da assinatura da autoridade! c/ &e$to, desenvolvimento do assunto! Pode conter v#rios par#grafos, podendo ser numerados por algarismos ar#bicos e desdobr#veis, se necess#rio, em al1neas! 6o se numera o primeiro par#grafo! d/ Assinatura, nome da autoridade e indicao do cargo que ocupa ou funo que e$erce! Compet;ncia de elaborao, E$clusiva dos Biretores! >H(!, Muando a determinao for por um per1odo previamente estabelecido dever# ser utilizado o >f1cioCircular e no a >rdem de (ervio! P>%&A%"A Conceito &em poder e funo de lei praticamente! (o atos administrativos internos, pelos quais o BiretorAeral de Wrgos, reparti es ou servios, e$pede determina es gerais a seus subordinados, dando instru es sobre a e$ecuo de leis e de servios, constituindo comiss es, delegando poderes, aplicando medidas de ordem disciplinar, comissionamentos, administrao de e$tranumer#rios, concesso de licena, adi es ou designam servidores para fun es e cargos secund#rios! Por portaria tambm se iniciam sindic:ncias e processos administrativos! Em tais casos, a portaria tem funo assemel5ada 7 da denncia no processo penal! As portarias so elaboradas em tr;s vias, sendo que a original depois de assinada pelo Biretor-Aeral arquivada em pasta pr3priaD as novas c3pias tramitam pela 2nidade de %J para servir aos fins espec1ficos! Beve-se escrever o n!ddo documento no e$tremo superior direito da fol5a onde poder# ter mel5or visualizao, de modo que no fique pre4udicado quando de seu arquivamento! Para ter sua validade certificada, a Portaria deve ser publicada em Bi#rio >ficial! 6os casos de Portaria designando Comisso de (indic:ncia, Processo Administrativo, e outros assuntos similares, a vig;ncia do ato no deve ser especificada no documento, pois podem ocorrer atrasos no in1cio dos trabal5os invalidando a data ali determinada! A nomeao, dessa forma, entra em vigor a partir da data de sua publicao! E$! C! Portaria de nomeao para e$ercer cargo de C5efia]], a partir de QCSQGSEQQ*! E!Portaria de Comisso de %ecebimento de @aterial ]], a partir da data de sua publicao! Conforme o assunto, a Portaria comporta fec5os tais como, a/ %egistre-se e Publique-se Biretor Aeral b/ Cumpra-se c/ Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicao, revogadas as disposi es em contr#rio! (o partes da portaria, a/ Yogomarca ou &imbre b/ &1tulo, nmero, E$!, Portaria n!d]]! c/ )undamentao, citao da legislao b#sica em que a autoridade ap3ia a sua deciso, seguida da palavra %E(>Y=E! Vs vezes, a citao de dispositivos legais substitu1da pela e$presso -no uso de suas atribui es0 ou similar! Em certas portarias, aparece, entre a fundamentao e a palavra %E(>Y=E, os considerandos, que se destinam a 4ustificar a deciso tomada! (o partes da portaria, d/ &e$to, desenvolvimento do assunto! J# Portarias mais e$tensas, cu4o te$to dividido em v#rios artigos ou par#grafos, devidamente numerados e subdivididos, quando necess#rio, em itens e al1neas! e/ Yocal e data! f/ Assinatura, nome da autoridade que e$pede o ato, sem indicao do cargo, pois esse 4# aparece em destaque no t1tulo! &odavia, em caso de assinatura por substituto, essa situao dever# ser indicada!

%E(2@\> C"%C2YA% 9 reproduzida em v#rios e$emplares para ser transmitida a v#rias pessoas de uma empresa! A#/'. e >)'C"> so modalidades de comunicao oficiais praticamente id;nticas! A nica diferena entre eles que, IAviso e$pedido e$clusivamente por @inistros de Estado, para autoridades de mesma 5ierarquia! I>f1cio e$pedido para e pelas demais autoridades! Pode ser entre os 3rgos ou dos 3rgos para particulares! >)'C">, Comunicao de um 3rgo para outro ou entre 3rgos e particulares! @E@>%A6B>, modalidade de comunicao entre unidades administrativas de um mesmo 3rgo, comunicao interna! Pergunta de Prova, Mual a diferena entre >f1cio e @emorandoN >f1cio, entre 3rgos .de um 3rgo para outro/, no final tem endereo completo do destinat#rio! @emorando, "nterno .dentro do 3rgo/, aqui no precisa de endereo, pois interno!

Redao e comunicao oficial

Pgina 9

Online Editora
CE%&"B\>, Prova de fato permanente, e$pedido somente por reparti es pblicas! A&E(&AB>, %efere-se a um fato transit3rio, e$pedido por reparti es pblicas! AP>(&"YA, utilizada para retificar ou atualizar um ato administrativo! Pode ser feita a retificao no verso ou fol5a separada! P>%&A%"A, (o atos administrativos internos pelos quais o Biretor-Aeral de 3rgos e$pede determina es gerais aos seus subordinados! Para ter validade certificada, a portaria deve ser publicada em Bi#rio >ficial! Prova, ato por meio do qual uma autoridade estabelece normas administrativas, bai$a instru es ou define situa es funcionais! E$, Portaria de nomeao para e$ercer cargo de c5efia a partir de CGSCESEQQR

A&A, &em valor 4ur1dico &empo verbal passado >s nmeros devem ser escritos por e$tenso 6o permitida abrevia es Aeralmente lanado em livro pr3prio e fol5as rubricadas (em par#grafos ou al1neas escreve-se tudo seguidamente, sem espaos em branco .de maneira que no se possa fazer acrscimos/ A ata ser# lida e aprovada em reunio seguinte 6o se admite rasuras .para ressalvar usa-se a e$presso -digo0 e corrige-se em seguida, ou se o erro for ap3s toda a redao, ao final usa-se a e$presso -em tempo0 e corrigi-se/ Pode-se usar a CF pessoa .eu/

Redao e comunicao oficial

Pgina 10