VI ENCONTRO DOS ARQUIVOS MUNICIPAIS V CONGRESSO NACIONAL DE ARQUIVOLOGIA 01 A 05 DE OUTUBRO DE 2012

A ATUAO DO ARQUIVO PBLICO DO ESTADO DO ESPRITO SANTO NOS CONVNIOS COM OS ARQUIVOS MUNICIPAIS CAPIXABAS ATRAVS DO PROGED

Anderson Gomes Barbosa1

RESUMO Analisa as aes desenvolvidas pelos servidores do Arquivo Pblico do Estado do Esprito Santo (APEES) na gesto dos convnios de cooperao tcnica firmados entre o Governo do Estado do Esprito Santo e os municpios conveniados atravs do Programa de Gesto Documental (PROGED), que tem como um de seus objetivos, o incentivo institucionalizao de arquivos municipais. Relata os entraves da administrao pblica que os municpios capixabas encontram para instituir arquivos pblicos e para gerir sua prpria documentao. Enfatiza que a inexistncia de polticas pblicas de arquivos provoca a acumulao indiscriminada e desnecessria de documentos desprovidos de valor que justifique a sua guarda, tendo como consequncia a insuficincia de espao fsico nos arquivos. Os rgos e entidades pblicas acumulam documentos ao desenvolver suas atividades e muitos destes no precisam ser preservados de forma permanente. No entanto, a eliminao de documentos pblicos depende de autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia, fato que justifica a necessidade da existncia de um arquivo pblico criado por lei. Reconhece a importncia da implementao de polticas pblicas de arquivos para a comunidade local.

Palavras-chave: polticas pblicas, arquivos municipais, gesto de documentos.

Especialista em Gesto Pblica Municipal. Bacharel em Arquivologia pela Universidade Federal do Esprito Santo. Arquivista do Arquivo Pblico do Estado do Esprito Santo APEES. Membro do Comit Gestor do Programa de Gesto Documental do Governo do Estado do Esprito Santo PROGED. Membro da Comisso Setorial de Avaliao de Documentos do APEES. Pesquisador do Grupo de Pesquisa CNPq - Patrimnio Arquivstico do Esprito Santo, atuando em duas linhas de pesquisa: Gesto de Documentos na Administrao Pblica da Regio Metropolitana da Grande Vitria e Patrimnio Documental sobre a Histria do Cinema no Esprito Santo. E-mail: andufes@yahoo.com.br.

1 INTRODUO
O acesso aos contedos informacionais produzidos pelas atividades governamentais requisito indispensvel para o funcionamento da democracia, por se tratar de um direito constitucional que o Estado tem o dever garantir. Nesse sentido, a importncia dos arquivos para a administrao pblica verificada atravs do dispositivo constitucional e legislao suplementar sobre o dever da administrao pblica em promover a gesto documental, e isso significa que o tema possui relevncia. Cabem administrao pblica, na forma da lei, a gesto da documentao governamental e as providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitem (BRASIL, Constituio Federal, 1988, art. 216, 2). Complementando o texto constitucional, a Lei dos Arquivos dispe que dever do Poder Pblico a gesto e a proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao (BRASIL, Lei n 8.159, 1991, art. 1). Entretanto, esta previso legal no o suficiente para garantir a proteo e a disponibilidade do acesso documentao pblica. O desconhecimento e o descaso dos gestores sobre a relevncia dos contedos documentais para a administrao pblica e para sociedade so visivelmente percebidos.
O reconhecimento da importncia do acervo documental pblico, na maioria das vezes, parte de historiadores, socilogos, antroplogos, que se utilizam da documentao nas investigaes para a produo do conhecimento, e de arquivistas, que se deparam com um quadro cada vez mais grave em termos de guarda e processamento dos acervos. Todos eles enfrentam o desconhecimento dos gestores municipais sobre a especificidade do seu trabalho e da infra-estrutura necessria para organizar, conservar e difundir o acervo. O problema assume maiores propores medida que se intensifica a complexidade da administrao municipal com as alteraes das estruturas governativas e com o aumento do corpo de funcionrios, de acordo com a dinmica de cada municpio. O desconhecimento, aliado complexidade da administrao, inibe, quando no impede, a concretizao dos trs objetivos primrios de um arquivo: recolher a documentao, conserv-la e difundila (MACHADO, 2004, p. 119)

Nesse contexto, Bernardes (2010, p. 10) enfatiza a falta de percepo, tanto dos gestores pblicos, quanto da sociedade, para reconhecer a importncia dos arquivos, manifestando-se nos seguintes termos:
[...] os prprios administradores, que so os usurios preferenciais das informaes registradas nos documentos, muitas vezes no percebem a importncia dos arquivos no processo gerencial, como fundamento para suas decises. A sociedade como um todo, que involuntariamente consome e reproduz o conceito distorcido de arquivos como depsitos de papis velhos sem utilidade prtica, tambm tem suas dificuldades em reconhecer nos arquivos instrumentos imprescindveis para a defesa de seus direitos, para fiscalizar e exercer controle social das aes do poder pblico, para a construo de conhecimento e para a preservao da memria. Essas so,

alis, razes suficientes para que a atuao dos arquivos assuma contornos de atividades tpicas de Estado, uma vez que tangenciam questes fundamentais como a construo de nossa identidade e a defesa de nossa soberania.

Vislumbram-se, assim, os quadros de omisso, descaso e degradao na maioria dos municpios brasileiros e acredita-se que os administradores pblicos no consideram os arquivos como elementos imprescindveis de um sistema de informaes, capazes de apoilos no estabelecimento de polticas pblicas e de garantir o acesso informao aos governados (MACHADO, 2004). A tradicional indisposio com os arquivos traduz-se, nas administraes pblicas brasileiras, de forma geral, no descaso, no abandono, na falta de recursos e na ausncia de polticas pblicas para a rea [...]. preciso demonstrar aos gestores e sociedade que os arquivos so instrumentos essenciais para que o Poder Pblico cumpra o seu dever de transparncia, responsabilidade e eficincia (BERNARDES, 2010). Os arquivos municipais capixabas encontram-se atualmente em precrias condies de funcionamento e pouco tem se destacado como rgos prestadores de servios. Entre as muitas causas dessa situao, a pior delas a viso distorcida de seus administradores que deixam de considerar os arquivos como testemunhos da prtica administrativa nas Prefeituras [...]. A consequncia disso tem sido o aniquilamento indiscriminado ou o amontoamento desordenado de conjuntos documentais bsicos, dificultando a boa gerncia documental e a reconstituio do passado histrico dos municpios (RABELO, 2011). Com base nesta realidade, questiona-se: a atuao do APEES nos convnios com os municpios capixabas eficaz para promover a institucionalizao de arquivos pblicos municipais? O objetivo principal do estudo verificar se as aes implementadas pelo APEES so eficazes para dotar os entes conveniados de capacidade tcnica arquivstica de autogesto de sua prpria documentao. Os arquivistas concursados e nomeados no final do ano de 2011, realizaram visitas tcnicas para tomar cincia das aes j implementadas. A coleta de dados e informaes sobre os arquivos municipais conveniados ocorreram entre os dias18/06/2012 e 24/08/2012. A anlise foi aplicada por observao e processamento das informaes resultantes da aplicao de questionrios e entrevistas condensadas no formulrio diagnostico da situao arquivstica elaborado pelos arquivistas do APEES.

2 ARQUIVO PBLICO DO ESTADO DO ESPRITO SANTO APEES

A instituio foi fundada com o nome de Archivo Pblico Esprito-Santense em 18 de Julho de 1908, conforme o decreto n 135 do Presidente do Estado, Dr. Jernimo de Souza

Monteiro, como um anexo Biblioteca Pblica. Em 02 de Dezembro do mesmo ano, a repartio foi minuciosamente regulamentada pela lei n 559, ficando dependente da Secretaria Geral do Governo. O primeiro diretor do Arquivo Pblico foi o Dr. Henrique Alves de Cerqueira Lima, que entrou em exerccio em fevereiro de 1909. Ainda neste ano, o Dr. Diocleciano Nunes de Oliveira foi incumbido por Jernimo Monteiro para reorganizar a documentao que integraria o acervo do Arquivo. Nesta tarefa chefiou uma comisso de doze ilustres homens pblicos, dentre eles, Ubaldo Ramalhete Maia e o arquivista Joo Calmon Adnet, sendo que este ltimo ocupou a direo do Arquivo entre a sada do Dr. Henrique Alves de Cerqueira Lima at a nomeao do Coronel Augusto Calmon Nogueira da Gama em Maro de 1923. Em 1925, durante a administrao do Presidente do Estado Dr. Florentino Avidos, foi construdo o edifcio sede do Arquivo Pblico Estadual e Biblioteca, situado Rua Pedro Palcios, n. 20, atualmente n. 76. No ano de 2005 o Governo do Estado oficializou a cesso do Edifcio Getlio Rezende, sito rua Sete de Setembro, 414, Centro de Vitria/ES, como nova sede para o Arquivo Pblico Estadual. Tambm neste ano foi lanado o Programa de Gesto Documental (PROGED) - um programa de iniciativa do Arquivo Pblico Estadual (APE) em parceira com a Secretaria de Estado de Gesto e Recursos Humanos (SEGER) e o Instituto de Tecnologia da Informao e Comunicao do Esprito Santo (ITI), que formam o Comit Gestor. O Arquivo Pblico Estadual, no perodo compreendido entre a data de sua criao at os dias atuais, passou por algumas reestruturaes organizacionais. Atualmente denominado Arquivo Pblico do Estado do Esprito Santo APEES, conforme a Lei Complementar n 370, de 29 de junho de 2006, vinculado Secretaria de Estado de Cultura SECULT. Outra grande conquista do APEES foi a nomeao de dois arquivistas efetivos, que iniciaram suas atividades no final do ano de 2011, perodo em que ocorreu a inaugurao da nova sede.

3 ARQUIVO E MUNICPIO
O Brasil, cujo passado autoritrio e centralizador, evoluiu no final do sculo XX e adotou um formato de relaes intergovernamentais que denominado pacto federativo, onde o poder local estabelece uma interface entre os muncipes e as demais esferas de governo. Este pacto fundamenta-se pela distribuio de poderes e competncias entre a Unio e as unidades estados e municpios que compem a nao (SALLES, 2010). Segundo Queiroz (2009, p.

63), trata-se de um processo de descentralizao poltico-administrativa do poder central para esferas governamentais e no governamentais mais prximas das populaes. Atravs do princpio constitucional da descentralizao poltico-administrativa, os municpios so reconhecidos como entes federativos autnomos equiparados Unio e aos Estadosmembros. Este dispositivo expresso nos seguintes termos: A organizao polticoadministrativa da Repblica Federativa do Brasil compreende a Unio, os Estados, o Distrito Federal e os Municpios, todos autnomos, nos termos desta Constituio (BRASIL, Constituio Federal, 1988, art. 18). Diante ao exposto, Oliveira (1999, p. 5) afirma que o regime federativo brasileiro consagrou a autonomia municipal [...]. A Constituio Federal e legislao suplementar delegam aos Estados, Distrito Federal e Municpios a responsabilidade de regulamentar a gesto e o acesso aos documentos pblicos atravs de dispositivos legais suplementares:
Art. 30 - Compete aos Municpios: I - legislar sobre assuntos de interesse local; II - suplementar a legislao federal e a estadual no que couber; IX - promover a proteo do patrimnio histrico-cultural local, observada a legislao e a ao fiscalizadora federal e estadual (Constituio Federal de 1988). Art. 21 - Legislao estadual, do Distrito Federal e municipal definir os critrios de organizao e vinculao dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gesto e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituio Federal e nesta Lei (Lei Federal n 8.159, de 8 de janeiro de 1991).

Nos termos da legislao vigente, observa-se que o municpio deve proteger o patrimnio histrico-cultural local, organizando e gerindo seus arquivos para disponibilizar o acesso aos documentos. Trata-se de uma demanda social que carece de recursos (financeiros, materiais e humanos) e implementao de polticas pblicas. Nesse sentido, Oliveira (1999, p.6) argumenta que a descentralizao poltica garante aos municpios brasileiros [...] a gesto e a custdia de seus prprios documentos. O municpio a instncia da estrutura estatal que possui estreita relao com os cidados que nele convive. Segundo Machado e Camargo (1999, p. 17), qualquer que seja o tamanho do municpio, existe estreita correspondncia entre a demanda social de servios e as instituies do poder pblico criadas para satisfaz-las. As relaes sociais desenvolvidas em uma comunidade local no so estticas e se tornam complexas medida que envolve mltiplas possibilidades de cooperao, competio e conflito.

O municpio uma diviso administrativa do estado, que congrega todos os indivduos que residem dentro do seu territrio, onde compartilham experincias, tradies e valores, estabelecem relaes de trabalho e criam e recriam constantemente a fisionomia do espao. Esse espao cultural contm as marcas da histria coletiva: saberes, instituies, cdigos de comportamento, usos, ritos e costumes, ou seja, todos os signos e os significados a eles atribudos. Associados ao espao construdo, esses elementos configuram a identidade coletiva, que se altera constantemente na medida em que os homens articulam novas formas de produzir e prover a satisfao das suas necessidades (MACHADO, 2004, p. 115).

Os atendimentos em unidades de sade; as matrculas em escolas e creches; a emisso de alvars e licenas; dentre outros servios prestados pela administrao municipal geram documentos pblicos. Segundo Bernardes (1998, p. 18), as atividades cotidianas de qualquer administrao so objeto de registro em algum tipo de documento. Machado (2004, p. 118), no se ope a este argumento e afirma que:
No exerccio da ao administrativa, os gestores municipais estabelecem planos e metas, registram diferentes tipos de receita, configuram as atividades produtivas, organizam e implantam servios para atender s necessidades da vida coletiva. Dessas atividades, resulta um conjunto documental de diferentes formatos e suporte de material que atesta, de maneira significativa, a trajetria das administraes e dos indivduos que delas fazem parte.

O conjunto documental produzido no desempenho das atividades e funes de um rgo ou entidade estatal reflete o contexto das aes governamentais e, segundo Machado e Camargo (1999, p. 17) a circulao de documentos e sua acumulao em arquivos so uma conseqncia (sic) natural desse processo, uma espcie de produto necessrio do funcionamento de cada rgo. As informaes produzidas, recebidas e acumuladas pelos rgos e entidades da Administrao Pblica no exerccio de suas funes e atividades so registradas em documentos pblicos, que so essenciais para a tomada de decises, para o registro da memria coletiva e para a comprovao de direitos individuais e coletivos (BERNARDES e DELATORRE, 2008). Nesse sentido possvel inferir que os arquivos desempenham uma funo social cada vez mais relevante, por contribuir para a efetividade dos princpios constitucionais da participao, transparncia, responsabilidade e controle social, bem como do direito social de acesso informao (BERNARDES, 2010).

4 POLTICAS PBLICAS DE ARQUIVO

Uma gesto pblica eficiente requer transparncia das aes de governo; participao social nos processos de deciso e controle dos recursos pblicos. As mudanas tecnolgicas, sociais, econmicas e polticas acarretam maiores nveis de complexidade, imprevisibilidade e

volatilidade nos ambientes sociais e econmicos, aumentando significativamente as dificuldades em se implementar polticas pblicas. Visando sustentar o estudo, foram estabelecidos os seguintes conceitos e consideraes: Poltica: conjunto de procedimentos formais e informais que expressam relaes de poder (ou seja, visam a influenciar o comportamento das pessoas) e que se destinam resoluo pacfica de conflitos relacionados a decises pblicas. (RUA, 2009). Poltica pblica: processo de escolha dos meios para a realizao dos objetivos da sociedade geridos pelo governo (QUEIROZ, 2009, p. 86). resultante das atividades polticas e consiste no conjunto das decises e aes relativas alocao imperativa de valores envolvendo bens pblicos. Refere-se formulao de propostas, tomada de decises e implementao de aes que afetam a coletividade, mobilizando interesses e conflitos (RUA, 2009). [...] uma poltica pblica pode compreender tanto aspectos imateriais, como no caso de uma nova lei ou decreto, quanto um bem ou um servio oferecido diretamente populao, no caso de um programa ou de uma ao de governo. [...] as polticas pblicas so os planos, os programas e as aes governamentais que, articulando recursos dos governos e da sociedade civil organizada, destinam-se a intervir na realidade para resolver os problemas dos cidados, bem como atender s suas demandas. Uma poltica pblica ou um programa governamental algo que envolve necessariamente um processo e um resultado (QUEIROZ, 2009). As polticas pblicas (policies) ocorrem em um ambiente tenso e de alta densidade poltica (politics), marcado por relaes de poder, extremamente problemticas, entre atores do Estado e da sociedade, entre agncias intersetoriais, entre os poderes do Estado, entre o nvel nacional e nveis subnacionais, entre comunidade poltica e burocracia (RUA, 2009). Poltica pblica arquivstica: O conjunto de premissas, decises e aes - produzidas pelo Estado e inseridas nas agendas governamentais em nome do interesse social - que contemplam os diversos aspectos (administrativo, legal, cientfico, cultural, tecnolgico, etc.) relativos produo, uso e preservao da informao arquivstica de natureza pblica e privada (JARDIM, 2011, p.201). Polticas pblicas de qualidade necessitam de arquivos organizados para disponibilizar informaes teis e consistentes. Vale ponderar que a alimentao de sistemas de informao para subsidiar a implementao de polticas pblicas no depende somente de infra-estrutura tecnolgica, mas principalmente de arquivos institucionalizados e de documentos organizados tecnicamente, acessveis e preservados. Por isso, no restam dvidas: sem arquivos e

documentos no h sistemas de informao consistentes e confiveis, mesmo com o emprego de tecnologias sofisticadas. Nesse sentido, observa-se no mundo contemporneo, que o resultado de diversas experincias demonstra que as polticas de arquivo se constituem em recursos estratgicos para a modernizao da gesto pblica e para o fortalecimento de sociedades democrticas (BERNARDES, 2010). Os programas governamentais destinados a solucionar ou a mitigar os problemas devem ser vistos como um processo que envolve as aes de formulao, implantao, monitoramento, avaliao e reprogramao. O processo de formao de polticas pblicas pode ser visto como um jogo social entre atores (pessoas e instituies) que interagem em situaes formais e informais. A melhoria da qualidade das polticas pblicas depende da integrao entre as trs esferas de governo e da utilizao do mesmo conjunto de mtodos e conceitos. Um dos instrumentos legais de planejamento, o Planejamento Plurianual2 (PPA), formado por um conjunto de programas que, por sua vez, so constitudos por um grupo de aes (projetos e/ou atividades). Cada ao gera um produto (bem ou servio) necessrio para que o objetivo do programa possa ser atingido e, para obter cada um dos produtos necessria a execuo sequencial de um conjunto de tarefas (QUEIROZ, 2009). A poltica nacional de arquivos pblicos e privados se fundamenta por meio da aplicao de tcnicas de gesto documental, que visa selecionar os documentos sem valor para eliminao e guardar os considerados de valor permanente (MATTAR, 2003). Pressupe-se que a inexistncia de polticas pblicas arquivsticas para gerenciar o grande volume de massa documental acumulada nas administraes pblicas um fator determinante de ineficincia administrativa. preciso sensibilizar os gestores pblicos e a sociedade para que os arquivos deixem de ser percebidos exclusivamente como instituies de carter cultural e passem a ser reconhecidos tambm como um rgo fundamental para a administrao. Por todo o exposto, verifica-se que a implementao de polticas de arquivo se constitui em matria do mais elevado interesse pblico e social. Nesse sentido, possvel prever que a documentao de administraes municipais que no disponham de polticas de arquivo e programas de gesto de documentos se acumulem sem a devida organizao, dificultando o acesso s informaes.

Maior elemento integrador das polticas pblicas de uma determinada esfera governamental (QUEIROZ, 2009, p. 145).

5 REFORMULAO DA POLTICA ESTADUAL DE ARQUIVO

Iniciou-se em janeiro de 2012, o planejamento e plano de ao do APEES - responsvel pela gesto de documentos do Poder Executivo do Estado do Esprito Santo - em relao reformulao da poltica estadual de arquivos. Aps a nomeao e posse dos arquivistas efetivos, foram realizados estudos sobre os fundamentos legais e o planejamento do PROGED. O resultado do estudo foi apresentado aos membros do comit gestor no dia 28/06/2012, tendo como pontos principais a reformulao do Sistema Estadual de Arquivos; a definio da nova carteira de projetos do PROGED e a atualizao dos instrumentos de gesto documental. A reformulao do Sistema Estadual de Arquivos reconhece o APEES como rgo central e o assessoramento de um Conselho Estadual de Arquivos como rgo consultivo e fiscalizador. Este fato considerado marcante para o fortalecimento da democracia, pois o Estado concede sociedade civil organizada, a participao nas decises governamentais, assim como favorece a transparncia de suas aes e o possibilita o controle social. Este sistema considerado como o conjunto de arquivos e protocolos dos rgos e entidades da administrao pblica estadual funcionando de forma integrada, de acordo com normas e procedimentos tcnicos comuns e tem a finalidade de implementar a poltica estadual de arquivos pblicos visando a gesto, a preservao e o acesso aos documentos de arquivo. Tambm podero integrar o sistema, mediante celebrao de convnios ou termos de cooperao tcnica com o Governo do Estado, o Ministrio Pblico do Estado do Esprito Santo; a Defensoria Pblica do Estado do Esprito Santo; rgos dos Poderes Legislativo e Judicirio estaduais; as Administraes Municipais e os arquivos privados. O sistema prev a instituio de Comisses Setoriais de Avaliao de Documentos CADS, em carter permanente, no mbito dos rgos da administrao direta e indireta, que integraro o Sistema Estadual de Arquivos enquanto rgos setoriais. A gesto de polticas pblicas envolve as aes relativas formulao, implantao, ao monitoramento, avaliao e reprogramao das polticas ou dos programas governamentais. Em decorrncia deste ciclo de poltica pblica, identificaram-se algumas incongruncias conceituais e pretende-se efetuar os ajustes necessrios.

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Est em andamento a atualizao do Plano de Classificao e Tabela de Temporalidade de Documentos (atividades-meio) do Governo do Estado do Esprito Santo. Aps minucioso estudo de viabilidade, foi elaborada uma tabela de equivalncia, visando migrar do mtodo de arquivamento ideogrfico-numrico-decimal para o duplex.
CDIGO ANTERIOR 000 001 002 003 010 010.1 CDIGO ATUAL 01 01.02 01.02.01 01.01.07 01.01 01.01.02

NOTAO ANTERIOR GESTO ADMINISTRATIVA POLTICAS DE AO GOVERNAMENTAL PLANOS. PROGRAMAS. PROJETOS DE TRABALHO ACORDOS. AJUSTES. CONTRATOS. CONVNIOS ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO REGISTRO NOS RGOS COMPETENTES REGIMENTOS. REGULAMENTOS. ESTATUTOS. ORGANOGRAMAS. ESTRUTURAS ATOS ADMINISTRATIVOS RELATRIOS DE ATIVIDADES

DENOMINAO ATUAL GESTO ADMINISTRATIVA GESTO DE POLTICAS PBLICAS DESENVOLVIMENTO DE POLTICAS DE AO DE GOVERNO FORMALIZAO DE ACORDOS BILATERAIS ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO REGISTRO NOS RGOS COMPETENTES

010.2

ELABORAO DE ATOS NORMATIVOS E ESTUDOS 01.01.01 REFERENTES ESTRUTURA ORGANIZACIONAL 01.01.03 01.01.04 EMISSO DE ATOS ADMINISTRATIVOS EMISSO DE RELATRIOS DE ATIVIDADES

010.3 010.4

Quadro 1 - Tabela de Equivalncia. Fonte: PROGED 2012.

Iniciou-se em 21/08/2012 o levantamento da produo documental no Arquivo Geral da SEGER com a finalidade de atualizar os o plano de classificao e a tabela de temporalidade de documentos, incluindo o nvel 4 (quatro) de classificao, ou seja, a srie documental. 01.01.04.02 Funo Subfuno Atividade Srie Documental
Quadro 2 Nveis de Classificao. Fonte: PROGED 2012.

Espera-se que esta atualizao dos instrumentos de gesto de documentos estabelea critrios claros de classificao e que represente o contexto da produo documental do Governo do

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Estado do Esprito Santo, facilitando, inclusive, a elaborao dos planos de classificao e tabelas de temporalidade (atividades-fim). Ressalta-se que no dia 04/08/2012, o APEES aprovou a primeira tabela de temporalidade das atividades-fim da Secretaria de Estado da Sade (SESA).

6 PROGRAMA DE GESTO DOCUMENTAL PROGED

O Programa de Gesto Documental do Governo do Estado do Esprito Santo (PROGED) foi institudo atravs do Decreto n 1.552-R, de 10 de outubro de 2005, com o objetivo de estabelecer diretrizes e padronizar os mtodos e procedimentos de gesto de documentos nos rgos e entidades da administrao direta e indireta do poder executivo do Estado. O programa coordenado por um Comit Gestor, no qual se integram o Arquivo Pblico Estadual APEES; a Secretaria de Estado de Gesto e Recursos Humanos SEGER e o Instituto de Tecnologia da Informao e Comunicao do Esprito Santo ITI, que monitora, avalia e orienta os rgos setoriais quanto aplicao das normas estabelecidas. O PROGED coordenado por um Comit Gestor que se rene semanalmente e definiu uma carteira de projetos mais enxuta, visando eficincia de sua implementao. Est em fase de planejamento e possui trs projetos: reformulao da Poltica Estadual de Arquivos; projeto piloto e aperfeioamento do Sistema Eletrnico de Protocolo SEP.

PROGRAMA DE GESTO DE DOCUMENTOS

PROJETO 1 PROJETO REFORMULAO DA POLTICA ESTADUAL DE ARQUIVOS PROJETO PILOTO SEGER - APLICAO DO PLANO DE CLASSIFICAO E TTD (ATIVIDADEMEIO) PROJETO APERFEIOAMENTO SEP GED

PROJETO 2 PROJETO 3

Quadro 3 Carteira de Projetos. Fonte: PROGED 2012.

Destaca-se a metodologia adotada que utiliza uma matriz lgica como ferramenta de gesto de projetos capaz de alinhar as aes do programa e definindo objetivos, metas, aes, responsveis, cronograma e indicadores de avaliao. Atravs deste instrumento possvel monitorar e avaliar o alcance de metas e os atrasos quanto execuo das aes e atividades, reportando-se aos respectivos responsveis.

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PROJETO PILOTO SEGER - APLICAO DO PLANO DE CLASSIFICAO E TTD (ATIVIDADE-MEIO) INDICADORES Reduzir a massa documental e liberar espao fsico atravs de eliminao 1. Capacitar CADS/SEGER 2. Quantificar o acervo AES 3. Classificar, ordenar e arquivar os documentos 4. Eliminar documentos 1.1. Elaborar projeto de capacitao 1.2. Elaborar material didtico 1.3. Disponibilizar recursos (humanos, materiais e financeiros) 1.4. Ministrar curso de capacitao 2.1. Executar a mensurao do acervo 3.1. Classificar documentos 3.2. Ordenar documentos 3.3. Arquivar documentos 4.1. Analisar documentos 4.2. Selecionar documentos 4.3. Avaliar documentos 4.4. Separar documentos para eliminao 4.5. Elaborar listagem de eliminao de documetnos 4.6. Encaminhar listagem de eliminao ao APEES para aprovao 4.7. Publicar Edital de Cincia de Eliminao de Documentos 4.8. Publicar Termo de Eliminao de Documentos Total de documentos (metros lineares) documentos eliminados (metros lineares) N de servidores capacitados N de caixas ou tamanho em metros lineares N de documentos classificados, ordenados e arquivados N de documentos eliminados Projeto elaborado Material didtico elaborado 1.093 metros lineares REFERNCIA META Eliminar 25% da massa documental acumulada Capacitar 100% dos membros da CADS/SEGER Quantificar 100% do acervo Classificar 30% da massa documental acumulada Eliminar 25% da massa documental acumulada PRAZO RESPONSVEL STATUS

OBJETIVO

30/11/2013

COMIT GESTOR

NO PRAZO

10/09/2012

APEES

ALERTA

20/09/2012

SEGER

CONCLUIDO

A definir

SEGER

NO PRAZO

30/11/2013

SEGER

NO PRAZO

20/08/2012 30/08/2012

APEES APEES

ATRASO ALERTA

Recursos disponibilizados

30/08/2012

SEGER

ALERTA

Curso ministrado 1.093 metros lineares

10/09/2012

APEES

NO PRAZO

Acervo mensurado Documentos classificados Documentos ordenados Documentos arquivados Documento analisado Documento selecionado Documento avaliado Documento separado

25/08/2012 30/11/2013 30/11/2013 30/11/2013 30/11/2013 30/11/2013 30/11/2013 30/11/2013

CADS CADS CADS CADS CADS CADS CADS CADS

CONCLUIDO NO PRAZO NO PRAZO NO PRAZO NO PRAZO NO PRAZO NO PRAZO NO PRAZO

TAREFAS

Listagem elaborada

30/11/2013

CADS

NO PRAZO

Listagem encaminhada

30/11/2013

CADS

NO PRAZO

Edital publicado

30/11/2013

CADS

NO PRAZO

Termo publicado

30/11/2013

CADS

NO PRAZO

Quadro 4: Matriz lgica em fase de planejamento. Fonte: PROGED 2012.

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Os municpios do Estado do Esprito Santo tambm podem participar do PROGED ao firmarem convnio de cooperao tcnica (conforme o Decreto n 1.552-R/2010, art. 8). Este dispositivo est previsto no programa por se tratar de uma vertente sobre as polticas pblicas de arquivo, que incentivam a institucionalizao de arquivos municipais. O convnio prev a implementao de aes conjuntas para criar o arquivo pblico municipal, visando aperfeioar a prestao de servios pblicos e disponibilizar o acesso informao como garantia de direitos individuais e coletivos para o pleno exerccio da cidadania e incentivo pesquisa. Ao formalizar o convnio, o Governo do Estado do Esprito Santo, atravs do Comit Gestor do PROGED, presta assessoria tcnica ao conveniado para padronizar os procedimentos de produo, tramitao, anlise, seleo, arquivamento e eliminao de documentos pblicos. Em contrapartida o municpio se obriga a criar o arquivo pblico municipal para gerir sua prpria documentao, atendendo aos preceitos constitucionais e legislao suplementar. Ressalta-se que a eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia (BRASIL, Lei 8.159/91, art. 9). Nesse sentido, verifica-se que o municpio deve instituir o seu arquivo pblico e instrumentos de gesto documental. O plano de classificao e a tabela de temporalidade so instrumentos eficazes para mitigar as demandas de organizao do acervo e insuficincia de espao fsico. (BARBOSA, 2012, p. 24). O primeiro o esquema de distribuio de documentos em classes, de acordo com mtodos de arquivamento especficos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funes de uma instituio e da anlise do arquivo por ela produzido (BRASIL, 2005, p. 132) sendo utilizado como uma representao lgica da disposio fsica do acervo, fato que tende a diminuir o tempo de localizao e acesso. O outro o instrumento de destinao, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos e condies de guarda tendo em vista a transferncia, recolhimento, descarte ou eliminao de documentos (BRASIL, 2005, p. 159). Desde a instituio do PROGED, oito municpios firmaram convnio - Afonso Cludio; Cariacica; Irupi; Itaguau; Joo Neiva; Maratazes; Muniz Freire e Vila Velha (Executivo e Legislativo) - no entanto, nenhum deles instituiu arquivo pblico. O convnio e implementado em duas etapas: a primeira requer a celebrao do convnio; apresentao do programa ao ente conveniado e a constituio da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos

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(CPAD), enquanto a segunda prev a elaborao do diagnstico arquivstico; a definio do plano de trabalho e capacitao. Visando tomar cincia das aes j implementadas e identificar os entraves que impossibilitaram o alcance dos resultados esperados, os arquivistas do APEES realizaram visitas tcnicas aos municpios conveniados entre os dias 18/06 e 24/08/2012. A situao encontrada foi a seguinte:
Situao Validade Apresentao Joo Neiva Cariacica Irupi Camara Municipal VV Itaguau Maratazes Muniz Freire Afonso Cludio Vila Velha 19.04.2011 10.07.2007 14.04.2007 12.04.2007 18.03.2010 18.03.2010 18.03.2010 19.04.2011 19.04.2011 19.04.2015 10.07.2011 17.04.2011 12.04.2011 18.03.2014 18.03.2014 18.03.2014 19.04.2015 19.04.2015 Compor CADS Diagnstico Treinamento Status Atual Agendar visita Envio OF. Renovao em 19.04.2011 ENCERRADO ENCERRADO Agendar treinamento conjunto Agendar visita para apresentao Agendar treinamento conjunto Agenda visita Agendar treinamento conjunto

Municpio

Data Publicao

Quadro 5 Status dos convnios com os municpios. Fonte: PROGED 2012.

As capacitaes do PROGED ocorrem sob a forma de treinamentos especficos e tambm atravs de cursos disponibilizados pela Escola de Servio Pblico do Esprito Santo (ESESP), em trs mdulos conforme quadro abaixo:

Quadro 6 Cursos ofertados pela ESESP (rgo vinculado SEGER). Fonte: PROGED 2012.

Dentre as aes j implementadas, observou-se que o municpio de Itaguau iniciou o cadastro de seu acervo em sistema informatizado de gesto de documentos. O gestor do

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arquivo relatou que nos dias atuais, a administrao municipal depende exclusivamente de uma antiga servidora para localizar os documentos no registrados no sistema informatizado e, nos casos em que ela se afasta (frias, afastamento por motivo de sade, dentre outros), fica difcil atender s solicitaes de acesso aos documentos, pois a administrao municipal refm do conhecimento emprico que ela detm sobre o arquivo. Nesse sentido, destacou que importante registrar o acervo no sistema informatizado, fato que padroniza e estabelece critrios de organizao e a localizao dos documentos e, desta forma, qualquer servidor pode substitu-la. J no municpio de Afonso Claudio interessante destacar a metodologia adotada para organizar sua documentao. Cada Secretaria/Setor (denominadas aqui de unidades) do Municpio tem uma cor de caixa reservada para acondicionar sua documentao, sendo: Finanas (caixa azul); Recursos Humanos (caixa vermelha); Licitao (caixa verde); Administrao/Procuradoria (caixa amarela); Tributao e Planejamento (caixa cinza); Sade (caixa branca). O municpio de Joo Neiva possui trs depsitos para arquivamento e um deles foi atingido por alagamento e os arquivistas do APEES indicaram a publicao do CONARQ Recomendaes para o resgate de acervos arquivsticos danificados por gua para orientlos na interveno. Tambm foi verificado que o arquivo no dispe de sistema informatizado para o controle dos processos arquivados e adotou uma sistemtica na ferramenta Excel, que permite a localizao dos processos arquivados, principalmente aqueles da rea contbil e financeira. No municpio de Vila Velha dois servidores atuam no arquivo, um arquivista e uma agente de servios, que informaram sobre o interesse em criar o arquivo pblico, desde que no seja sob a forma de autarquia. O arquivo possui 6.419 (seis mil, quatrocentos e dezenove) caixas, que equivalem aproximadamente a 1.070 metros lineares. O sistema de arquivamento indireto (necessidade de consulta a um ndice) e o controle de emprstimos feito atravs de formulrios que so preenchidos em trs vias. Tambm utilizada a tcnica de guia fora. Verificou-se que todos os municpios utilizam o critrio de classificao estrutural e mtodos de arquivamento diversos, que embora empricos, no prejudicam a recuperao da informao e o acesso. Constatou-se a existncia de documentos em pssimo estado de conservao que precisam de interveno para preservao da memria local.

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7 CONSIDERAES FINAIS As polticas pblicas de arquivos devem ser analisadas como um recurso estratgico fundamental de apoio modernizao da administrao pblica, pois aumenta o grau de eficincia quanto localizao e disponibilidade de acesso aos documentos. Os programas de gesto documental so entendidos como o conjunto de aes e projetos que visam padronizar os procedimentos e as operaes tcnicas arquivsticas nas fases de produo, utilizao e destinao dos documentos, reduzindo a massa documental ao mnimo necessrio para o desempenho das atividades de um rgo ou entidade. O Governo do Estado do Esprito Santo, atravs de sua instituio arquivstica pblica, rgo central do Sistema Estadual de Arquivos, incentiva a criao de arquivos pblicos municipais, para autogerir sua documentao e garantir o direito constitucional de acesso informao. Verificou-se que a eliminao de documentos, que geram economia aos cofres pblicos, o principal interesse dos gestores pblicos em firmar o convnio de cooperao tcnica, porm, a execuo desta atividade depende da existncia de instituio arquivstica publica no mbito de sua competncia para autorizar a ao. Ao contrrio da pretenso inicial, a criao do arquivo pblico municipal gera despesa e por se tratar de uma ao de longo prazo, em alguns casos, o gestor pblico acaba desistindo da ao. Outro fator que prejudica a implementao de aes de gesto e preservao de documentos, tanto nos municpios, quanto nos rgos e entidades do Estado do Esprito Santo, o numero reduzido de arquivistas efetivos nos quadros de servidores de carreira. Tal fato tem como consequncia a utilizao de mtodos empricos de gesto de documentos e a descontinuidade das aes. Na reformulao da poltica estadual de arquivos, o APEES prope ao Governo do Estado a contratao de arquivistas efetivos para atuar junto aos rgos setoriais. Tal proposta ocorre, em parte, diante de experincia prpria e aprovao da atuao proativa de seus dois arquivistas efetivos que atuam na instituio a menos de um ano. Considerando que este um ano de eleies municipais, verificou-se um quadro de indefinio quanto s aes a serem implementadas em relao ao convnio. Um dos entraves foi a instabilidade dos gestores e servidores. Foi constatado em contatos telefnicos com trs secretrios de administrao, que afirmaram no ter conhecimento do convnio, pois estavam ocupando o cargo h pouco tempo. J em relao ao municpio de Itaguau, devido ao encerramento do contrato do servidor lotado no arquivo, as atividades de gesto documental

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foram suspensas at a nomeao do servidor aprovado em concurso pblico. Espera-se a continuidade as aes de gesto documental neste municpio, pois o atual secretrio de administrao reconhece a importncia do arquivo, inclusive apresentou no dia 01/06/2012, um case no Frum Estadual de Secretrios Municipais de Administrao (FESMAD) sobre a aplicao da tabela de temporalidade no municpio e aps esta divulgao, o municpio de Aracruz solicitou orientaes ao APEES no sentido de firmar convnio de cooperao tcnica. As parcerias firmadas com o Colegiado de Arquivologia da Universidade Federal do Esprito Santo (UFES) e com a Associao de Arquivistas do Estado do Esprito Santo (AARQES) fortalecem as aes de gesto e preservao da documentao pblica, visando disponibilizar o acesso a quem dela necessite. Dentre as principais aes desta parceria, destacam-se as contribuies e articulaes para criar o Conselho Estadual de Arquivos; a realizao de um seminrio sobre a lei de acesso informao e o acompanhamento s visitas tcnicas aos municpios, com a finalidade de respaldar as aes que visam incentivar a institucionalizao de arquivos. No dia 24/08/2012, o APEES realizou uma reunio com os servidores da Secretaria de Administrao do municpio de Aracruz - dentre eles a arquivista nomeada em concurso pblico recente - com o objetivo discutir a possibilidade de firmar convnio de cooperao tcnica. O presidente da AARQES tambm participou desta reunio e contribuiu com orientaes sobre tramites de criao do arquivo municipal para atender o dispositivo constitucional de autogerir e preservar a documentao pblica local. Ao final registrou que a atuao proativa dos arquivistas inseridos na administrao pblica de suma importncia para dar visibilidade e valorizar a categoria. Est em andamento um levantamento para identificar os arquivos pblicos municipais institudos legalmente no Estado do Esprito Santo e, nesse sentido, verifica-se que as aes j implementadas contriburam para alertar gestores pblicos, mas ainda no foi eficaz quanto ao desafio de promover a institucionalizao de arquivos pblicos municipais. Espera-se que a atuao da equipe de servidores do APEES e as parcerias firmadas com a UFES e AARQES sejam fortalecidas e que se consolidem como instituies unidas pelo objetivo de criao de arquivos pblicos municipais, para promover a proteo especial ao patrimnio documental do Estado do Esprito Santo, garantindo o direito constitucional de acesso informao.

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8 REFERNCIAS ASSOCIAO BRASILEIRA DE NORMAS TCNICAS. Informao e documentao referncias - elaborao: NBR 6023. Rio de Janeiro, 2002. _____. Informao e documentao apresentao de citaes em documentos: NBR 10520. Rio de Janeiro, 2002. _____. Informao e documentao resumo - apresentao: NBR 6028. Rio de Janeiro, 2003. BARBOSA, Anderson Gomes. Polticas pblicas de arquivos municipais: a gesto de documentos no municpio de itaguau/es. Trabalho de Concluso de Curso (Artigo) Curso de Especializao latu sensu em Gesto Pblica Municipal. Instituto Federal do Esprito Santo IFES, 2012. BERNARDES, Ieda Pimenta. Como avaliar documentos de arquivo. So Paulo: Arquivo do Estado, 1998. Disponvel em: <http://www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp/texto_pdf_10_Como_Avaliar_Documentos_de_A rquivo.pdf >. Acesso em: 18 mai. 2012. _____. In Polticas Pblicas de Arquivo e Gesto documental do Estado de So Paulo . So Paulo: Arquivo Pblico de So Paulo, 2010. Disponvel em: <http://www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp/livro_politica_publica_de_arquivos_e_gestao_do cumental.pdf>. Acesso em: 16 mar. 2012. BERNARDES, Ieda Pimenta; DELATORRE, Hilda. Gesto Documental Aplicada. So Paulo: Arquivo Pblico do Estado de So Paulo, 2008. Disponvel em: <http://www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp/GESTAO_DOCUMENTAL_APLICADA_Ieda.p df>. Acesso em: 16 mar. 2012. BRASIL. Constituio. (1988). Constituio da Repblica Federativa do Brasil. Braslia: Senado Federal. 2010. Disponvel em: <http://www.senado.gov.br/legislacao/const/con1988/CON1988_05.10.1988/CON1988.pdf>. Acesso em: 16 mar. 2012. _____. Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispes sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias. Braslia, n. 6, p. 455, 9 de janeiro de 1991, seo 1. _____. Dicionrio de brasileiro de terminologia arquivstica. Publicaes tcnicas. Arquivo Nacional. Rio de Janeiro: 2005. Disponvel em <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/dicionrio_de_terminologia_ar quivstica.pdf>. Acesso em: 07 jun. 2012. ESPRITO SANTO (Estado). Decreto n 1.552-R, de 10 de outubro de 2005. Institui o Programa de Gesto Documental - PROGED do Governo do Estado do Esprito Santo. Governo do Estado do Esprito Santo: Grfica do Departamento de Imprensa Oficial, 2005. JARDIM, Jos Maria. Obstculos construo de polticas nacionais de arquivos no Brasil e na Espanha: uma abordagem terico-metodolgica de anlise comparada. Liinc

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