CONCEITOS

O que um Processo: Uma srie de aes que produz um resultado que agrega valor ao produto ou servio.

GESTO DE PROCESSOS
E-mail: luiz@lacconcursos.com.br
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Gesto de Processos: Conjunto de aes sistemticas, baseadas em fatos e dados (geralmente traduzidos por indicadores), que permite manter estvel a rotina e implementar melhorias.
Insumos

Processo: Modelo Bsico

Clientes internos e externos

Trabalhadores Gerentes Equipamentos Instalaes Materiais Servios Terrenos Energia

Ritzman, 2004

Processos e operaes
1 3 5 2 4

Resultado s
Servios Bens

Informao sobre o desempenho

O PROCESSO E SEUS ELEMENTOS PROCESSO

MTODOS / PROCEDIMENTOS

O CLIENTE

Entradas

Atividades / Agregao de valor

F
Sadas

Pr1

Pr2
PESSOAS

Pr3

F = FORNECEDORES I = INSUMOS Pr1, Pr2, Pr3 = rea de Processamento/ Agregao de valor

RECURSOS
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P = PRODUTOS C = CLIENTE, USURIO, CIDADO

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Tarefas ordenadas, PROCESSO interligadas e 1 sucessivas, com incio e final definidos, atravs 2 das quais se objetiva um resultado, e que, a partir 3 de insumos e S 4 informaes, se elaboram determinados 5 produtos/servios
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VISO TRADICIONAL X VISO POR PROCESSOS

ATRIBUTOS 1 - Foco 2 - Relacionamento Primrio 3 - Orientao 4 - Quem toma deciso 5 - Estilo VISO TRADICIONAL Chefe Cadeia de comando Hierrquica Gerncia Autoritrio VISO POR PROCESSO Cliente Cliente - Fornecedor Processo Todos os participantes Participativo

6- Objetivo

Reduo de Custos

Preveno de Custos 8

Viso Tradicional X Viso por Processos Elementos que formam uma Organizao

Viso Tradicional X Viso por Processos Preciso definir um Caminho Equilbio Desequilbio
Adquirida por modismos Sem maturidade Ultrapassadas

Processos

Tecnologia

Processos

Tecnologia

Processos

Tecnologia

Cliente
Pessoas

Chefe
Pessoas

Cliente

Desorganizados

Cliente
Pessoas
No sabem o que precisam fazer No sabem como fazer No sabem a importncia do seu trabalho dentro do processo No se engajam Gera Custos

No documentados No melhorados No simplimficados

Cria Valor Qual o Foco???

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PESSOAS
Principal elemento de um processo, principalmente nos processos de servios; Pessoas criam, modificam e melhoram os mtodos de trabalho; Mtodos de trabalho adequados aos processos produzem melhores resultados;
Melhores

PROCESSO IDEAL
Eficaz: O servio ou produto resultante satisfaz s necessidades dos clientes; Adaptvel: Facilmente adaptvel s mudanas de necessidades; Eficiente: Opera com recursos satisfatoriamente; Controlvel: Ciclos repetidos de trabalho com variabilidade mnima; Formalizado: Est descrito em documentos formais e aprovados; Mensurvel: So estabelecidos indicadores para medio e informao de desempenho
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resultados asseguram a competitividade da organizao e a satisfao dos clientes / cidados.

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CARACTERSTICAS BSICAS DOS PROCESSOS 1) Processos apresentam mltiplas etapas, operaes, tarefas executadas seqencialmente e / ou simultaneamente; 2) Processos geram um resultado, um servio / produto claramente identificvel. Pode ser um relatrio, dados escritos ou eletrnicos e informaes verbais;

CARACTERSTICAS BSICAS DOS PROCESSOS 3) Os resultados ou servios / produtos gerados pelo processo tem um receptor (cliente) identificvel. Este receptor o que define as caractersticas, finalidades e valor do servio/ produto.

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TIPOS / GRUPOS DE PROCESSOS

1- PROCESSOS FINALSTICOS / PROGRAMTICOS: Processos que elaboram servios/ produtos diretamente para o cliente final, tocam o cliente. Diretamente ligados ao cliente. Ex: Prestao de servios (direto) ao cidado hospitais, ambulatrios (sade), escolas, emisso de documentos, identificao, percias; emisso, recebimento e cobrana de tributos.

TIPOS / GRUPOS DE PROCESSOS

2- PROCESSOS MEIO / SISTMICOS: Fornecem as condies bsicas, a estrutura necessria para o trabalho dos processos finalsticos. Ex: Planejamento e Oramento; Gesto de Pessoas; Patrimnio e Materiais; Tecnologia da Informao; Manuteno e Servios Gerais; Aquisio Governamental.

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TIPOS / GRUPOS DE PROCESSOS

3- PROCESSOS GERENCIAIS: Definem as estratgias e diretrizes do rgo ou entidade, estabelecem normas. Coordenam os processos meio e finalsticos.

HIERARQUIA DOS PROCESSOS

1) MACROPROCESSOS / SISTEMA Representam o desenvolvimento das macro funes organizacionais, normalmente seus processos envolvem outras funes e sua realizao causa impacto direto na vida da organizao;

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HIERARQUIA DOS PROCESSOS

2) PROCESSOS - Conjunto de tarefas/atividade seqenciais que recebe um input (insumos/matria-prima) de um ou mais fornecedores, agrega valor e produz um output (resultado / produto/ servio) para um ou mais clientes;

HIERARQUIA DOS PROCESSOS

3) TAREFAS/ATIVIDADES - Compostas por atividades seqenciais e / ou simultneas que desenvolvem resultados especficos que contribuem para o resultado / produto do processo.

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CARACTERSTICAS DAS TAREFAS / ATIVIDADES

CARACTERSTICAS DAS TAREFAS / ATIVIDADES

No crticas ou secundrias: So importantes para se atingir o resultado ou gerar o produto mas, podem ser mais flexibilizadas em sua forma de execuo. No redesenho de um processo, geralmente so alvo de mudanas, reduo, extino. O valor que agregam geralmente pequeno.

As tarefas e as atividades podem ser caracterizadas como crticas ou principais e no crticas ou secundrias;
Criticas

ou principais: Tem participao direta no resultado / produto. Sua execuo incorreta ou parcial, com certeza gerar problemas, defeitos, retrabalho.

O procedimento a forma de se executar o trabalho, descreve o cdigo gentico das tarefas e das atividades.
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SISTEMA / MACROPROCESSO ORAMENTRIO

PROCESSO 01 PROCESSO 02 PROCESSO 03

Elaborar a Lei Oramentria Anual

Regulamentar a Lei Oramentria Anual

Executar o Oramento

MAPEAMENTO DE PROCESSO Descrio grfica de um processo, onde devem ser relacionadas as atividades necessrias para e execuo do servio / produto desejado;

PRODUTO/ SERVIO 01

PRODUTO/ SERVIO 02

PRODUTO/ SERVIO 03

CLIENTE

CLIENTE

CLIENTE

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MAPEAMENTO DE PROCESSO
O mapeamento de um processo fornece uma representao grfica das aes executadas, evidenciando a sequncia de atividades, os agentes envolvidos, os prazos e o fluxo de entradas e sadas, informaes e documentos em uma organizao ou unidade. Isso permite identificar mais facilmente oportunidades para a racionalizao e aperfeioamento dos processos de trabalho em uma organizao;

MAPEAMENTO DE PROCESSO

O mapa do processo pode apresentar elementos variados, a deciso vai depender dos propsitos ou objetivos envolvidos no mapeamento.

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MAPEAMENTO DOS PROCESSOS

Consiste na identificao e desdobramento de todos os processos organizacionais de um ponto de vista global e sistmico. Tem como um de seus principais objetivos aumentar o domnio da organizao sobre os processos organizacionais.

MAPEAMENTO DOS PROCESSOS

Este domnio imprescindvel para que possam ser atingidos os objetivos organizacionais. Processos adequadamente mapeados possibilitam que se estenda o limite de seu conhecimento do plano individual para o geral. Possibilitando o engajamento de um maior nmero de servidores.

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MAPEAMENTO DOS PROCESSOS

1. Comear a atividade registrando a

sequncia, o fluxo das atividades / tarefas do processo ; 2. O contorno do processo deve ser sempre muito claro e definido, isto , deve ter um incio e fim e estar adequadamente identificado e definido;

MAPEAMENTO DOS PROCESSOS 1. Ao final analisar o nome do processo e redefini-lo, se necessrio; 2. Redefinir, se necessrio, e registrar o (s) servio (s) ou produto (s) resultantes do processo; 3. Em seguida elaborar o mapa do processo.

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FLUXOGRAMAS:
O fluxograma serve para registrar as sequncias das atividades e decises, de tal maneira que possam ser facilmente compreendidos e comunicados a todos. A descrio deve ser precisa, clara e concisa. O fluxograma uma ferramenta de baixo custo e de alto impacto, utilizada para analisar fluxos de trabalho e identificar oportunidades de melhoria.
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FLUXOGRAMAS:
O fluxograma permite uma ampla visualizao do processo e facilita a participao das pessoas. A ferramenta fluxograma serve para documentar um rgo ou unidade especfica envolvida em cada etapa do processo, permitindo identificar as interfaces do mesmo.

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MAPEAMENTO DOS PROCESSOS

SIMBOLOGIAS UTILIZADAS:
INCIO / FIM
Informaes Homologao do concurso

MAPEAMENTO DOS PROCESSOS

Funo/Sistema: GESTO DE PESSOAS Macro processo: PROVIMENTO Processo: NOMEAO DE EFETIVOS Produtos/ Servios: 1) Candidatos aprovados em concurso pblico, nomeados. Entradas Materiais Fluxo do Processo 1 Receber solicitao para nomeao de candidatos aprovados em concurso 2- Analisar solicitao 3 Elaborar o ato e encaminhar para assinatura e publicao. Informaes Ato de nomeao de servidor elaborado e assinado Sadas Materiais

ATIVIDADE, TAREFA, AO
DECISO

Seta > sentido, direo do fluxo

Oficio solicitando nomeao

Documentos de referncia: Requisitos do Cliente

Edital do concurso, Lei Complementar 04/90, Lei especfica da carreira. Nomeao realizada conforme solicitao. Cumprimento dos requisitos de legalidade ao ato de nomeao. Processo Data de solicitao da nomeao/ data da publicao da nomeao N de candidatos nomeados/ n de candidatos aprovados

conector

Indicadores Produto

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ANLISE E MENSURAO EM PROCESSOS Tipos de indicadores de desempenho:

Produtividade Capacidade Qualidade Confiabilidade Velocidade de entrega Velocidade do processo Flexibilidade
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GARGALOS
O estgio do processo com a menor capacidade denominado gargalo do processo. Adicionando mais capacidade para aliviar o gargalo em um estgio de processo, o gargalo ir, provavelmente, se mover para outro estgio. S h gargalo quando a demanda excede a capacidade de um ou mais estgios de produo.
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(MPU-ANALISTA ADMINISTRATIVO/CESPE/2010) A gesto organizacional com base em processos pressupe a estruturao da organizao em torno do modo de realizao do trabalho, com a preocupao voltada para o valor que cada atividade agrega anterior.

(ABIN-OFICIAL/ADMINISTRATIVO /CESPE/2010) Na gesto de processo, a coordenao das aes, baseadas em fatos e dados, contribui para o alcance da eficincia e eficcia organizacional.

ERRADA
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CERTA

(ABIN-OFICIAL/ADMINISTRATIVO /CESPE/2010) A gesto de processos responde complexidade do cenrio atual, em que a convergncia entre as demandas de parceiros e as de clientes gera rpidas mudanas no mercado e cria novas oportunidades.

(ABIN-OFICIAL/ADMINISTRATIVO /CESPE/2010) A implantao de sistemas integrados de gesto demanda o mapeamento prvio dos processos de gesto.

CERTA
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CERTA

(ABIN/PLANEJAMENTO/CESPE/2010) O processo considerado reprodutvel quando todos os inspetores, aps a avaliao do mesmo item, atribuem a ele o mesmo valor.

CERTA
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(INFRAERO/2009-FCC) So objetivos da gesto por processos: a) simplificar processos, condensando ou eliminando atividades que no acrescentam valor, e adotar um enfoque pontual dos negcios da organizao. ERRADA b) elevar sensivelmente a produtividade, com eficincia e eficcia, e aumentar o valor do produto ou servio na percepo do cliente. CERTA
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(INFRAERO/2009-FCC) So objetivos da gesto por processos: c) determinar metas de longo prazo e adotar cursos de ao e alocao de recursos necessrios consecuo dessas metas, e estabelecer um plano mestre que especifique como a organizao alcanar suas metas. ERRADA

(INFRAERO/2009-FCC) So objetivos da gesto por processos:

d) organizar as atividades em funo das tarefas e no das sadas de um processo, como acontece em organizaes tradicionais, e reduzir nveis hierrquicos para facilitar a implementao de uma estrutura matricial. ERRADA e) identificar os responsveis ou lderes dos processos, para eliminar a necessidade de pontos de controle, e adotar um enforque sistmico dos processos. ERRADA
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