Mdulo I

Atendimento Imediato A Superlgica possui uma equipe qualificada, caso necessite do atendimento imediato. Este atendimento pode ser realizado em tempo real pelo chat e tambm por um dos nossos contados disponveis em horrio comercial: Certificao Campinas (19) 4009-6800 Skype Adriely: superlogica.adriely.marques E-mail: certificacao@superlogica.com Suporte

Campinas (19) 4009-6800 E-mail: superlogica@superlogica.com

Perguntas Frequentes FAQ FAQ um acrnimo da expresso inglesa Frequently Asked Questions, que significa Perguntas Frequentes. Todas as questes no abordadas no treinamento esto disponveis em um banco de dados, para consulta por voc, antes de consultar a equipe de suporte. http://superlogica.com/faq Chamado um recurso oferecido pelo suporte tcnico, quando o problema apresentado no puder ser resolvido imediatamente. O atendimento realizado por Chamado tm resposta enviada ao seu email em 1 (um) dia til garantido em contrato. http://superlogica.com/suporte/ Mdulo I finalizado, j est liberado para seguir para o mdulo II, clique aqui e bons estudos.

Mdulo II
Neste mdulo, voc conhecer o software Condor e trabalhar com suas configuraes bsicas, personalizando-o para atender as suas necessidades, realizando os devidos registros e cadastro. Registro do Software Ao acessar o software pela primeira vez ser necessrio registr-lo. Este procedimento automtico e realizado via internet uma nica vez. Para efetuar o registro, siga o assistente digitando seu e-mail e senha adquiridos no site da Superlgica. Registro do Condomnio O procedimento para registro de condomnio semelhantemente ao registro do software, e dever ser realizado logo aps o cadastro de um condomnio. Ao registrar um condomnio, o software solicitar um nome (apelido), que ser necessrio para a criao do site do condomnio. Ao escolher o nome (apelido), opte por nomes curtos, sem espaos e sem acentuao grfica, pois atravs dele que o condomnio ser localizado na internet. O sistema verificar se o nome (apelido) escolhido j est sendo utilizado, e neste caso, solicitar outro nome. Registro Manual do Software Se o software for instalado em uma mquina sem acesso a internet, o registro pode ser realizado de forma manual. Para isso, necessrio ir a um computador conectado internet e seguir o procedimento descrito na FAQ 221. O suporte tcnico pode auxili-lo por telefone, caso no exista nenhuma forma de conexo internet. Desregistrando um Condomnio A taxa mensal cobrada para utilizao do software, proporcional ao nmero de condomnios registrados no sistema. possvel que ao perder um contrato, o administrador queira desregistrar o condomnio.

Para desregistrar um condomnio: Abra o Condomnio a ser desregistrado; Clique em Cadastro -> Registrar -> condomnio; Confirme o desregistro;

Cancelar

registro

do

importante saber: Ao desregistrar um condomnio, o acesso a ele no mais permitido. Recomenda-se que, ao perder um contrato, mantenha-se o registro por no mnimo 03 (trs) meses. Desativando um Condomnio Para desativar um condomnio, adota-se um procedimento semelhante ao procedimento do desregistro, mas com finalidades diferentes. Ao desativar um condomnio, ele desaparece de todas as listagens do software, mas a sua taxa mensal continua ativa, ou seja, continua sendo cobrada. Para desativar um condomnio: Clique em Abrir ->Todos os condomnios ;

D um duplo clique sobre o condomnio que encontra-se ativo e confirme a desativao;

importante saber: possvel voltar a trabalhar com um condomnio depois que ele foi desativado. Para reativar um condomnio: Clique em Abrir ->Todos os condomnios D um duplo clique sobre o condomnio que encontra-se desativado e confirme a ativao. Abrindo um Condomnio Automaticamente Se voc tem apenas um condomnio a ser trabalhado, pode suprimir a tela Abrir Condomnio. Para realizar este procedimento, marque a opo Abrir Automaticamente na tela Abrir Condomnio.

A Importncia do Controle de acessos de usurio. Ao limitar o acesso ao software pelos usurios voc estar garantindo maior segurana e confidencialidade dos seus dados. Todos os usurios devem ter o acesso limitado as funcionalidades executadas rotineiramente, reduzindo deste modo, a probabilidade de erros. Auditoria na Utilizao do Software A existncia de login e senha para cada usurio, permite um controle detalhado do que cada um realizou. Isso importante caso necessite de uma auditoria na utilizao do software. Para acessar as informaes armazenadas no Log entre em:

Ferramentas -> Visualizador de Logs.

Limitando Funes a Cada Usurio importante tambm, que cada usurio tenha o acesso limitado as reas necessrias para realizar suas tarefas. Evite liberar acesso a todas as funcionalidades para todos os usurios. Libere o acesso a cada funcionalidade, para 2 (dois) ou 3 (trs) usurios e o acesso total somente para 1 (um) usurio. Assim quando um usurio se ausentar, outros usurios tambm tero acesso aquela funcionalidade.

Estes so os acessos que devem ser cuidadosamente liberados: Cadastro de usurios; Cadastro de Plano de Contas; Configuraes; Fechar Ms; Alterar Saldo inicial das contas bancrias; Alterar vencimento cobrana; Visualizador de logs. Alterando a Senha do Usurio Superlgica O Software oferece o usurio Superlgica para que seja possvel realizar o primeiro acesso. muito importante que voc altere a senha deste usurio, caso contrrio, no ser possvel identificar quem fez as alteraes no sistema, j que todos utiliza-se do mesmo login e senha.

Para alterar a senha do usurio Superlgica : Clique em Ferramentas -> Cadastro de Usurios; De um duplo clique no usurio Superlgica; Digite a nova senha e a confirmao; Clique em Grava. Planejamento do plano de contas Agora que cadastramos os usurios, limitamos os acessos e alteramos a senha do usurio Superlogica, trabalharemos com o Plano de Contas. O que Plano de Contas

Plano de contas refere-se a parte central de um software financeiro pois define a forma de apresentao de diversos relatrios gerenciais como o "Demonstrativo de Receitas e Despesas" e a "Previso Oramentria". No software Condor, utiliza-se o plano de contas gerencial que til apenas para categorizar as receitas e as despesas. Todos os lanamentos realizados no software devem ser "apropriados" em uma "conta" ou "categoria". Em vez de existir uma lista com todas essas categorias, elas so ordenadas e alinhadas no formato de uma "rvore" e justamente essa "rvore" que chamamos de "plano de contas" e que define o formato do "Demonstrativo de Receitas e Despesas". Se tivermos no "Demonstrativo de Receitas e Despesas" 3 (trs) lanamentos em um ms, no valor de R$ 100,00 (cem reais) na conta "Taxa de condomnio" por exemplo, sero listadas a soma desses valores, isto , valor de R$ 300,00 (trezentos reais) para a "Taxa de condomnio". Isto particularmente importante, pois muito mais relevante para o administrador conhecer a soma da arrecadao ou despesa em cada categoria (conta), do que uma lista do que foi pago e para quem.

Importante: Cada item do plano de contas chamado de "conta categoria" e importante no confund-las com as "contas bancrias".
J que em um plano de contas gerencial elas so completamente diferentes. Plano de Contas Contbil x Plano de Contas Gerencial O plano de contas do software, bem como o plano de contas de qualquer software financeiro para condomnios, no um plano de contas contbil. No possui o mtodo de partilhas dobradas, nem ativos e passivos, entre outros. Um plano de contas gerencial simplifica o entendimento dos relatrios pelos condminos e leitores que no possuem formao contbil. Observao: O Condor oferece suporte para a integrao com softwares contbeis caso haja necessidade. Utilizar ou No o Plano de Contas Padro?

Antes de utilizar o plano de contas padro, recomendvel verificar se ele atende as suas necessidades. Caso contrrio, voc pode fazer alteraes que desejar. Para fazer alterao no plano de contas padro: Clique em: Cadastro -> Todos os Condomnios -> Plano de Contas ->Plano de Contas Padro e faa as alteraes necessrias.

Criando um Plano de Contas em um Arquivo Texto: Crie um arquivo texto usando o bloco de notas: Iniciar -> Executar e digite notepad; Copie o plano de contas modelo (logo abaixo) e faa as devidas alteraes.

Plano de Contas Modelo: 1 Receitas* 1.1 Cotas do ms 1.2 Juros 1.3 Multas 1.4 Descontos recebidos 1.5 Rendimento de Poupana 1.6 Rendimento de Investimentos 1.7 Multas (Infraes) 1.8 Gs 1.9 gua 1.10 Aluguel 1.60 Outras 2 Despesas* 2.1 Com Pessoal* 2.1.1 Salrio 2.1.2 Adiantamento salarial 2.1.3 Hora extra 2.1.4 Frias 2.1.5 Dcimo terceiro salrio 2.1.6 Adiantamento dcimo terceiro 2.1.7 Salrio famlia 2.1.8 Adicional de funo 2.1.9 Aviso prvio 2.1.10 INSS 2.1.11 FGTS 2.1.12 PIS 2.1.13 Vale Refeio

2.1.14 Vale Transporte 2.1.15 Cesta Bsica 2.1.60 Outras 2.2 Mensais* 2.2.1 Energia eltrica 2.2.2 gua e Esgoto 2.2.3 Taxa de administrao 2.2.4 Gs 2.2.5 Seguro obrigatrio 2.2.6 Telefone 2.2.60 Outras 2.3 Manuteno* 2.3.1 Elevador 2.3.2 Limpeza e conservao 2.3.3 Jardinagem 2.3.60 Outras 2.4 Diversas* 2.4.1 Despesas bancrias 2.4.2 Tarifa de cobrana 2.4.3 Confeco de boletos 2.4.4 CPMF 2.4.5 Honorrios de advogado 2.4.6 Xerox 2.4.7 Correios 2.4.8 Despesas judiciais 2.4.60 Outras 2.60 Outras

Ateno: O arquivo deve conter uma conta por linha, sendo as contas iniciadas pelo nmero 1 consideradas Receitas e as contas iniciadas pelo nmero 2 consideradas Despesas. O caractere asterisco (*) ao final de cada linha, representa um ttulo e no uma conta, portanto no receber movimentaes.

Importando um Plano de Contas Entre no Condor; Crie um Plano de Contas: Cadastro -> Todos os Condominios -> Plano De contas -> Novo; Clique em Importar e escolha OK quando a mensagem "Deseja importar de um arquivo Texto?" aparecer; Escolha o arquivo criado na pgina anterior;

Salve o plano de contas.

Cuidados

Necessrios

ao

Editar

um

Plano

de

Contas:

Ao editar um plano de contas, deve-se tomar algumas precaues pois, ao alterar a descrio de uma conta, todas as movimentaes anteriores apropriadas a esta conta tambm sero alteradas. Por tanto voc deve: Criar uma conta sempre que possvel, ao invs de alterar uma conta j existente; Limitar o acesso para edio de um plano de contas. Configuraes Gerais do Software Com o plano de contas configurado, voc j pode dar inicio a criao de um condomnio. Mas antes, seria interessante voc dar uma olhada nas configuraes globais do software, aquelas que so vlidas para todos os condomnios.

O software possui uma janela que centraliza todas as suas configuraes gerais, onde podem ser alteradas informaes importantes como o formato do logotipo e informaes adicionais que sero visualizadas no boleto. Para alterar uma configurao clique em Cadastro -> Todos os Condomnios -> Configuraes gerais.

Na implantao do software, existem configuraes que obrigatoriamente devem ser alteradas, como: Formato do Logotipo (quadrado ou retangular): Geral -> Usar logotipo retangular; Formato do Sacado e do Cedente: Cobranas -> Incluir "E/OU inquilino" no sacado dos boletos; Nome do "contato tipo 3" no sacado dos boletos: No exibir unidade e bloco ao lado do nome do sacado; Apenas o nome do "contato tipo 3" (inquilino) no sacado: Usar endereo do condomnio no campo Sacado; Endereo da Administradora: Geral -> Rodap dos Relatrios e Endereamento; Habilitar Impressora em caso (Duplex): Cobranas >Impresso frente e verso. Cadastrando um Condomnio Agora que o software est registrado, os usurios esto cadastrados, o plano de contas est personalizado e as configuraes gerais do software foram alteradas, podemos cadastrar um condomnio. Para cadastrar um condomnio, necessrio as seguintes informaes:

Dados completos do condomnio como: Nome, Endereo e CNPJ; Informaes sobre a taxa praticada de Juros, Multa... Informaes sobre as contas bancrias: banco, agncia, conta... Dados da unidade: bloco, proprietrio, inquilinos e frao de rateio.

Cuidados Necessrios ao Cadastrar um Condomnio Ao cadastrar ou editar um condomnio preciso estar atento as seguintes configuraes: Rodap Personalizado: esta opo somente utilizada se desejar ter um rodap personalizado para cada condomnio cadastrado. Na maioria dos casos as alteraes so feitas em: Cadastro -> Todos os Condomnios -> Configuraes Gerais -> Relatrios -> Rodap. Campo de Identificao: esta opo facilita a identificao do condomnio, pois possvel no momento da migrao, cadastrar o nmero do condomnio no sistema antigo, se os usurios j esto habituados a utiliz-lo. Este opo est disponvel na janela: Abrir Condomnio. Opes de Juros, Multas e Atualizao Monetria: estas opes interferem diretamente em diversos relatrios e comportamentos do sistema, especialmente nos relatrios relacionados inadimplncia e acordo. Abordaremos esta opo com mais profundidade adiante. Histrico de Juros e Multas: esta opo armazena percentuais de juros e multa que foram praticados anteriormente. Se as taxas praticadas anteriormente no forem cadastradas, o sistema pode calcular incorretamente a inadimplncia. Nota Tcnica: O processamento do histrico de juros e multa NO ocorre ao gerar as cobranas por motivo de desempenho. Se a taxa inserida no histrico no aparecer em uma cobrana recm gerada, clique em :Cadastro -> Deste condomnio -> Histrico de Juros e Multas -> Salvar. Perodo para Inadimplncia: o prazo, ou seja, nmero de dias em que o condomnio pode atrasar o pagamento da mensalidade sem ser considerado inadimplente. Os condminos que se encontram nesta situao no aparecero no relatrio de inadimplncia.

Observao: Se no souber a data a ser informada, informe 0 dias. Este perodo no altera as taxas de juros e multas, que sero cobradas automaticamente aps a data de vencimento.
Cadastrando Unidade O prximo passo do assistente de o cadastro de unidades, seus e imobilirias. criao do condomnio proprietrios, inquilinos

Cuidados Necessrios ao Cadastra uma Unidade Ao cadastrar ou editar uma unidade preciso estar atento as seguintes configuraes: Aps Salvar Cadastrar Nova Unidade: aps ativar esta opo possvel cadastrar as unidades mais rapidamente ou navegar entre as unidades. Ordenao do Campo Unidade: para ordenar corretamente o preenchimento do campo, sugerimos enumerar as unidades utilizando zero a esquerda, ou seja, da seguinte forma: 001 ao invs de 1. Forma incorreta de cadastrar, sem os zeros a esquerda: 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Forma correta, com zeros a esquerda, obtm uma perfeita ordenao: 001 002 003 004 005 006 007 008 009 10
Nota tcnica: Existe uma "stored procedure" UNIDADE_AJUSTAR (ID_CONDOMINIO) que permite ao suporte tcnico migrar automaticamente para o formato recomendado. Ao cadastrar as unidades no formato incorreto, entre em contato com o suporte para realizar o procedimento.

Frao de Rateio: a frao ideal de rateio estipulada na conveno do condomnio por fora de lei. A funo da frao de rateio dentro do software gerar as taxas condominiais e outras receitas que precisam ser rateadas entre as unidades de modo proporcional ao tamanho da unidade e o nmero de garagens. A preciso da frao de rateio deve ser de, se necessrio, 8 (oito) casas decimais. O usurio, por algum motivo, pode no saber a frao de cada unidade, mas existe um meio simples de chegar a estes valores usando o valor da taxa condominial e o nmero de unidades que pagam cada valor distinto. Veja: FR = TX / TOTAL * 100 TX = Taxa Condominial da UNIDADE TOTAL = Total da arrecadao FR = Frao de Rateio da UNIDADE Exemplo: O Edifcio Modelo tem 2 Taxas condominiais, uma de $180 cobradas de 6 unidades e a outra de $230 cobradas das 2 coberturas. TOTAL = (6 * 180) + (2 * 230) = 1540 FR UNIDADES = (180/1540)*100 = 11,68831168% FR COBERTURA = (230/1540)*100 = 14,93506493% Abatimento: o abatimento concedido para unidades que possuem descontos em algumas taxas cobradas pelo condomnio, um exemplo muito comum o sndico. Neste caso coloca-se o valor percentual de descontos que esta unidade tem. Por Exemplo: Se a unidade paga apenas metade da taxa, ela deve ter desconto de 50%, se no paga nada o desconto de 100%, assim sucessivamente.

Importante: Para o sistema considerar o abatimento ser necessrio ao montar a composio das cobranas, marcar a opoProcessar
Abatimentos. Unidade Vazia: a opo unidade vazia foi criada para administradoras do P.A.R em unidades que ainda no forem entregues.

Contato Presente em Mais de Uma Unidade: quando um contato proprietrio ou inquilino em mais de uma unidade, costuma-se usar o boto "Selecionar Contato" para no repetir o cadastramento deste contato em todas as unidades. Mas, como consequncia, se os dados desse contato forem alterados em uma unidade sero tambm alterados em todas as unidades. Isso pode causar confuso se o usurio do software, no momento que um proprietrio vende sua unidade, faz (erroneamente) a alterao dos dados do contato existente. Sada de um Inquilino ou Proprietrio: quando um inquilino ou proprietrio sair deve-se informar a data de sada, e cadastrar o novo proprietrio ou inquilino. Desta forma, o contato que saiu ser desativado, permanecendo apenas o histrico do software. Um erro comum alterar o nome do proprietrio ou inquilino. Isso pode causar muita confuso e perder o histrico do que aconteceu com aquela unidade. Data de Vencimento: s se deve informar uma data de vencimento ao software, caso queira que a data seja realmente a imposta. O software entende que o vencimento no pode ser diferente da data que foi lhe informada. Por exemplo: Se o dia informado for 05 e este dia cair em um final de semana, o programa submeter o vencimento para o prximo ms onde o dia 05 ser um dia til Autorizaes de Entrada e Sada: as autorizaes de entrada e de sada so muito utilizadas nos casos de unidades que tem inquilinos. A autorizao de entrada, de certa forma, um termo de responsabilidade. O contato deve assinar este termo se comprometendo a cumprir as normas do condomnio, sejam elas quais forem. J a autorizao de sada a Certido Negativa, o que chamamos "nada consta", certificando que o inquilino est deixando o condomnio sem nenhuma pendncia. O contedo desses termos podem ser alterados livremente. Endereamento Opcional: o endereo que o sistema considera para enviar cartas o mesmo endereo do cadastro do contato, mas no campo Endereo Opcional pode-se colocar um endereo que substituir o endereo do contato, porm a realizao desse procedimento no recomendado.
Importando

Unidades

possvel importar unidades de um software antigo para o Condor usando um arquivo CSV com as seguintes especificaes:

As colunas devem estar separadas por |; O arquivo deve ter as colunas: UNIDADE | BLOCO | PROPRIETARIO | FRACAO | ENDERECO | COMPLEMENTO | CEP | CIDADE | BAIRRO | OBSERVACAO | ESTADO | UF | INQUILINO | TELEFONE_PROP | TELEFONE_INQ | ENTREGA_PROP | ENTREGA_INQ | RG_PROP | RG_INQ | CPF_PROP | CPF_INQ; A primeira linha deve conter o ttulo com o nome das colunas exatamente como o item anterior. Use o excel para simplificar a gerao desse arquivo. Para importar dados cadastrais das unidades, entre no software e siga os procedimentos: Cadastro -> Deste Condomnio -> Unidades; Importar -> Clique em "..." e selecione o arquivo; Clique em Carregar e confira os dados; Clique em Processar

Cadastrando Agncia e Conta Bancria Depois de cadastrar as unidades e seus "contatos", o assistente de criao do condomnio ir abrir a janela que permitir cadastrar agncia e as conta bancrias do condomnio. Cuidados Necessrios ao Cadastrar Contas Bancrias Ao cadastrar ou editar uma conta bancria preciso estar atento as seguintes configuraes:

Ao Saldo Inicial e a Data de Incio das Movimentaes: para cada conta bancria necessrio informar ao software o saldo inicial e a data cujo saldo foi apurado no campo: Data de Incio das Movimentaes. O software no permite lanamento anterior a data de incio das movimentaes. Aps essa data, todos os lanamentos devem ser registrados no software para que o saldo fique constantemente correto. Na Aba Cobranas e na Aba Remessa: encontram-se informaes necessrias para emitir boletos e integrao com o banco. Para as contas bancrias em que os boletos no sero emitidos, no necessrio fazer nenhuma alterao. Data de Encerramento da Conta: uma conta bancria nunca poder ser excluda. Caso uma conta no seja mais utilizada necessrio encerr-la preenchendo o campo de encerramento. Realizando este procedimento a conta ser desativada e desaparecer do sistema. Caso haja necessidade possvel reativ-la, deixando o campo de encerramento vazio novamente.

importante lembrar: Ao encerrar uma conta, todo o saldo existente nela seja ele positivo ou negativo precisa ser transferido para uma outra conta e esta dever ter o saldo inicial ZERO.

Homologao: a instituio bancria deve verificar se os boletos vo ser creditados em sua conta antes de voc envi-los aos seus clientes. Este processo chamado de homologao e deve ser feito sempre que houver uma nova conta bancria. Isto , sempre que um novo condomnio for cadastrado, sempre que for criada uma nova conta bancria ou houver qualquer alterao nos dados da conta bancria. Criando a Conta Caixinha A Conta Caixinha tem a utilidade de controlar pequenas retiradas em dinheiro pelo sndico ou zelador, para as despesas do dia-a-dia. Recomendamos que ela seja controlada do mesmo modo que a uma conta bancria normal. Para criar uma conta caixinha, basta cadastrar uma nova conta bancria. Por conveno usamos o banco 000, agncia 0000-0 e conta 00001-0.
Ateno: Todos os valores transferidos da conta corrente para a conta caixinha, bem

como as aquisies devem ser informados no software.

todas

Configuraes do Condomnio Existem procedimentos do software que podem ser personalizados de condomnio para condomnio. Para acessar esta configurao clique em: Cadastro -> Deste Condomnio -> Configuraes do Condomnio;

Ao implementar um novo condomnio, voc deve obrigatoriamente verificar as seguintes configuraes: Instrues Adicionais: em boletos bancrios, existe o campo instrues para o caixa. O software insere automaticamente as instrues de juros, multa e descontos. Ento, nesse campo, ser necessrio lanar as instrues adicionais para o caixa. Ms Inicia no Dia: muitos condomnios trabalham com o fechamento do ms diferente do ms calendrio. Por exemplo: o perodo pode iniciar no dia 25 (vinte e cinco) de cada ms e os relatrios, do perodo 25 (vinte e cinco) de Janeiro a 24 (vinte e quatro) de Fevereiro, estarem prontos no primeiro dia do ms de Maro. Taxa Bancria: corresponde a uma taxa que o banco normalmente cobra para a liquidao dos boletos. Voc no deve usar valores se: o banco informar no arquivo retorno a taxa praticada, assim o software automaticamente utilizar tal informao; o banco lanar a taxa separada do valor do boleto;

Spread: corresponde a diferena entre a data do pagamento e a data do efetivo crdito. utilizado apenas quando o arquivo retorno no possui essa informao ou na liquidao manual. Por exemplo: se um boleto pago na segunda-feira, ele ser creditado na tera-feira. Ento, o Spread ser 1 (um). Processar Atualizao Monetria: a atualizao monetria compreende a inflao e alteraes de moeda. Marque sim, para processar a atualizao monetria aps um determinado nmero de dias do vencimento. Esta informao fornecida ao software em: Cadastro -> Deste condomnio -> Condomnio -> Cadastro de condomnios -> Aba financeiro -> Opo: atualizar aps (dias)*.

OBS: A tabela de atualizao monetria alimentada mensalmente pela Internet, entrando em: Cadastro-> Todos condomnios->Atualizao Monetria > Atualizar Tabela;
Confiar nos Clculos do Banco: Sempre que o valor de um boleto for pago a mais ou menos que o valor devido (emitido + acrscimos), automaticamente o software faz um lanamento futuro com esta diferena. Mas muito comum arredondamentos no momento do pagamento do boleto no caixa do banco, porm esses arredondamentos de centavos seriam lanados como diferena para o prximo ms, gerando um desconforto desnecessrio. Por esta razo, recomendamos que a opo confiar nos clculos do banco se a diferena for menor que" seja preenchida com o valor de R$1,00 (um real). Isto significa que, quando a diferena do valor pago for maior que R$1,00 (um real), ser lanada no prximo boleto. Importando Configuraes de Outro Condomnio Todas as Configuraes de um Condomnio podem ser transferidas para outro condomnio. Se deseja realizar este procedimento: Entre Cadastro-> Deste Condomnio-> Configuraes do Condomnio-> Importar; Selecione o condomnio que possui as configuraes desejadas; Selecione o condomnio que receber as configuraes; Marque as configuraes que deseja adicionar de um condomnio para o outro; Clique em Importar.

Em Sntese: O software possui um sistema de proteo com senha para garantir que somente pessoas autorizadas possam utilizar o programa; A aba todos os condomnios serve para ativar ou desativar um condomnio; Existem duas formas de registrar o software e o condomnio: o registro automtico e registro manual; Cada usurio deve ter acesso limitado as reas necessrias para realizar suas tarefas, eles podem ter acesso restrito a condomnios tambm; Se as cobranas forem geradas e excludas podemos consultar o arquivo "cobranas-geradas.txt", no diretrio de instalao do software; Antes de comear a utilizar o software voc deve personalizar o plano de contas para suas necessidades; O complemento aparecer na frente da conta categoria tanto nos boletos quanto nos relatrios e balancetes; Contas Outros e Outras devem ser criadas para que o plano de contas no fique muito grande; A Instituio bancria deve verificar se os boletos vo ser creditados em sua conta antes de voc envi-los aos seus clientes. Este o processo chamado de homologao e deve ser feito sempre que houver uma nova conta bancria.

Mdulo III
Homologao de boletos Antes de enviar os boletos para os condminos necessrio homologa-los. As homologaes dos boletos, so teste realizados pelas instituies bancrias para se certificarem que os crditos efetuados atravs da liquidao dos boletos sero creditados na conta bancria correta. Estes testes so executados atravs dos boletos gerados pelo software, principalmente na linha digitvel e no cdigo de barras dos boletos. O Padro Febrabam A FEBRABAN define o padro do layout a ser utilizado nos boletos bancrios. Porm, dentro deste padro, h um espao livre onde cada banco tem a liberdade para configurar o boleto adequando-o ao seu prprio sistema. O software gera os boletos de acordo com o padro FEBRABAN e tem pr-homologado os layouts e carteiras dos principais bancos brasileiros. Isto significa, que apenas os dados referentes a conta bancria e a carteira, so de fato testados na homologao. Homologao da Caixa Econmica Federal (104) A Caixa Econmica Federal possui um processo de homologao lento e burocrtico, que muitas vezes chega a ultrapassar dois meses. Portanto, adotamos um procedimento diferente na homologao dos boletos da Caixa, que consiste em gerar um boleto no valor de R$ 1,84 (um real e oitenta e quatro centavos) e efetuar o pagamento. Se o pagamentos for creditado, significa que o boleto gerado est correto. Porque necessrio gerar muitos boletos para realizar a Homologao? O motivo para gerar uma grande quantidade de boletos na homologao a verificao do clculo do dgito verificador, que s pode ser validado com diversas combinaes de nmeros, No software, os layouts esto pr homologados, ento se apenas 1(um) boleto gerado estiver correto, garante que todos estaro. Mesmo assim, alguns bancos exigem uma grande quantidade de boletos. Em Sntese importante homologar os boletos para certificar que o pagamento ser creditado na conta bancria correta; A FEBRABAN define o layout dos boletos bancrios. Dentro desse padro existem variaes para cada banco;

O Condor tem pr-homologado os layouts e carteiras dos principais bancos brasileiros; A Caixa Econmica Federal possui um processo de homologao lento e burocrtico, por isso adotado um procedimento diferente em sua homologao; necessrio gerar muitos boletos bancrios na homologao, para a verificao do clculo do "dgito verificador"; Em termos de convenincia para o condmino, o DDA ou "boleto eletrnico" bem semelhante ao dbito automtico, a nica diferena que no DDA o cliente precisa autorizar o pagamento mensalmente, e no dbito automtico a autorizao solicitada apenas uma vez;

MDULO IV
Composio dos Boletos Aps as homologaes serem realizadas, pode-se gerar os boletos e deste modo imprimi-los e envi-los aos condminos. Porm, antes de criar um boleto, necessrio informar ao software o valor a ser cobrado de cada unidade. A este processo damos o nome de "Montar a Composio do Boleto

Calculando o Valor da Taxa de Condomnio

Por fora de lei o condomnio no tem finalidade lucrativa. A arrecadao ocorre para custear as despesas de manutenes e benfeitorias. O valor a ser rateado (dividido) mensalmente entre os condminos, pode ser um valor fixo definido em assembleia ou ser uma previso das despesas do ms. Se a conveno do condomnio no estipular um mtodo diferente, este valor deve ser rateado (dividido) entre os condminos utilizando-se a Frao Ideal do Terreno, definindo assim o valor que cada unidade dever pagar, ou seja, a taxa de condomnio ou cotas do ms. Alm da taxa de condomnio, o boleto de cobrana (arrecadao) pode trazer outros valores como: multa disciplinar, consumo de gs, aluguel de garagem, etc... O software tem vrios mtodos para "montar" esses valores ("composies") cada qual adequado para uma situao especfica Procedimento Completo Para que voc tenha uma viso geral do procedimento completo de gerao dos boletos, apresentaremos um vdeo demonstrando o procedimento que deve ser realizado mensalmente. Aps o vdeo, falaremos sobre as diversas formas de rateio e demais opes de composies dos boletos. O Mesmo Valor Para Todas as Unidades Agora vamos aprender a compor os boletos. A forma mais simples para compor um boleto definir o valor que ser pago igualmente por todas as unidades. Lembre-se, que o cadastramento realizado apenas uma vez, ento, mensalmente apenas ordenamos o lanamento das composies, criao e impresso dos boletos como vimos no vdeo anterior.

Utilizando a Frao de Rateio A forma mais utilizada para montar a composio dos boletos a frao de rateio, ou seja, diviso das despesas. Nessa opo, o valor da despesa rateado (dividido) entre as unidades usando a frao ideal previamente informada no cadastro da unidade. Pode-se tambm, usar outras fraes personalizadas conforme as necessidades do condomnio. Indexador O Indexador um multiplicador. Esta ferramenta muito utilizada em condomnios que tem valores diferentes em uma determinada conta categoria para as unidades. Cada unidade, recebe uma quantidade que ser multiplicada por um valor unitrio. Uma utilizao comum, acontece com a taxa de garagem. Se o condomnio cobra R$ 40,00 (quarenta reais) pela taxa da garagem, em valor unitrio informa-se R$ 40,00 (quarenta reais) e cria-se um indexador relacionando quantas garagens cada unidade possui. A vantagem em utilizar o indexador que se o valor for alterado para R$ 41,50 (quarenta e um reais e cinquenta centavos), no necessrio alterar o valor em cada unidade, pois o indexador s armazenar a quantidade de garagens que cada unidade possui. Lanando Valores Individuais para uma Unidade O procedimento para realizar lanamentos individuais, como o aluguel do salo de festas ou uma multa disciplinar, tambm muito simples. Veremos sobre este procedimento no prximo vdeo. Montar Gs, gua e Energia Alm do procedimento para lanamentos individuais, possvel tambm usar os assistentes de gs, gua e energia para gerenciar medidores e assim cobrar o ressarcimento desses valores de cada unidade. Estes assistentes so teis quando as contas de gs, gua ou energia so pagas integralmente pelo condomnio e os valores so repassados para as unidades na proporo dos medidores individuais.

Impresso de Boletos Depois que as composies foram montadas, j possvel gerar os boletos. Seria interessante rever o vdeo Gerando Boletos agora que voc j tem o conhecimento completo sobre o procedimento a ser realizado. No prximo vdeo, veremos as opes de impresso dos boletos. Estas opes so mostradas logo aps a gerao dos boletos ou quando a impresso acionada atravs da janela A Receber. Gesto das Cobranas Depois que as cobranas (boletos) so geradas, elas ficam disponveis para consulta na janela A Receber. Nesta janela podemos realizar diversas tarefas como impresso, buscas, liquidao (baixa), alterao, cancelamento, invalidao, emisso de segunda-via . O Condmino pagou o boleto com valor incorreto. O que fazer? Os boletos gerados pelo software possuem fator de vencimento que impede o pagamento aps a data de vencimento sem juros e multa. Mesmo assim, a linha digitvel pode ser manipulada para enganar o sistema dos bancos, aceitando o pagamento com valor incorreto. Se um boleto for pago com juros e multa incorreto, a diferena lanada para o prximo ms, pois o software sempre calcular os acrscimos de forma correta conforme conveno. comum ocorrer pequenas diferenas de poucos centavos entre o calculo do caixa do banco e o calculo correto realizado pelo software. Nestes casos, essas pequenas diferenas podem ser desconsideradas deixando marcado o campo "desconto automtico" ou "confiar nos clculos do banco", como veremos a seguir. O que acontece se o condmino pagar o boleto com valor incorreto? Quando a cobrana liquidada incorretamente a diferena creditada ou debitada no prximo boleto.

Consultando os valores que sero cobrados no prximo ms

Entre em Cobranas -> Montar Composio da Cobrana; Escolha data do prximo vencimento; As unidades com algum valor a ser cobrado no prximo ms sero listadas; D duplo clique para ver os detalhes ou incluir, editar ou excluir itens;

Como esses lanamentos so lanados no balancete?

No balancete, os lanamentos referentes essas diferenas so controladas pelas contas especiais: "Pagamento a menor" e "Consumo de Pagamento a menor", " Pagamento a maior", "Consumo de Pagamento a maior". Para alterar estas opes entre em : Cadastro -> Deste Condomnio -> Configuraes do Condomnio -> Contas Especiais, Em "pagamentos indevidos". As contas "Pagamento a menor" e "Pagamento a maior", so lanadas no balancete, no ms em que ocorreu a liquidao do boleto e "Consumo de Pagamento a menor" e "Consumo de Pagamento a maior", ocorre no ms posterior, quando o boleto com a diferena liquidado. Como trata-se de uma operao transitria recomendamos usar a mesma conta para as 4 configuraes. Ou uma para pagamentos a maior e outra para os pagamentos a menor. Assim os lanamentos vo se anulando e simplificando a compreenso do balancete. Outra recomendao ter todas as contas especiais relacionadas com o A Receber apropriadas em contas iniciadas com 1 (receitas) e aquelas relacionadas ao A Pagar apropriadas em contas iniciadas com 2 (despesas). Isso garantir que o dbito no banco seja igual as despesas e os crditos igual as receitas. Caso contrrio, se uma cobrana de R$100 for paga por um condmino e o banco cobrar R$1 de taxa de cobrana de ttulo, haver um crdito de R$99. J no balancete, haveria uma receita de R$100 e umadespesa de R$1. O que correto mas gera muita confuso pois deixa a interpretao das informaes muito mais complexa. Ento, apesar de ser uma despesa, a taxa de cobrana de ttulo deve ser uma conta de receita, pois est relacionada com o A RECEBER.

Diferena entre Invalidar e Excluir importante que voc perceba a diferena entre as opes Invalidar e Excluir uma cobrana (boleto), pois, de acordo com a circunstncia, ser necessria a utilizao de uma opo ou outra. Ao excluir um boleto, ele totalmente eliminado do software, deixando apenas vestgios no log. J ao invalidar o boleto todas as informaes referentes a ele ainda podem ser acessadas atravs da janela A Receber. Como regra prtica, invalidamos os boletos sempre quando j foram enviados aos condminos. Por exemplo, quando um condmino encontra um erro no boleto, liga e pede para excluir uma multa disciplinar. Agora se o boleto foi gerado com erro, mas ainda no foi enviado aos condminos, o procedimento mais seguro excluir, pois no h riscos de haver um pagamento por engano. Em Sntese Depois que os boletos forem homologados, pode-se dar incio a composio dos boletos, gerao e impresso; Existem diversas formas, que podem ser utilizadas em conjunto, para montar a composio dos boletos: valor fixo, frao de rateio, indexador e lanamentos individuais; possvel ainda usar os assistentes de gua, gs e energia para gerenciar medidores; O software oferece diversas opes de boletos, na maioria possvel incluir relatrios e informaes para os condminos; Aps serem geradas, as cobranas ficam disponveis para consultas e podem ser realizadas diversas tarefas, na janela A Receber; Pode-se excluir um boleto apenas se no foi enviado aos condminos. Nesse caso o mais recomendado a invalidao;

MDULO V
O que Remessa? Remessa um arquivo enviado pelo cliente ao banco, contendo instrues que so interpretadas pelos softwares do banco. Todo arquivo remessa gera em contra partida, um arquivo retorno como resultado do processamento. Existem diversos tipos de arquivo remessa, os mais comuns so: Os que registram ou liquidam (baixam) as cobranas (boletos) no sistema do banco; Os que enviam instrues de pagamento de ttulos, impostos, folha de pagamento... Neste mdulo, daremos nfase no processo de arquivo remessa que registra e liquida (baixa) as cobranas (boletos). Carteira sem Registro x Carteira com Registro Antes de comear a falar sobre o remessa, vamos falar sobre "Carteiras de cobrana", para que voc entenda mais claramente as opes de cobrana e remessa. Uma carteira de cobrana a modalidade de cobrana que o cliente opera, ou seja, o tipo de cobrana que o cliente est trabalhando. Cada banco tem suas prprias carteiras, mas no geral so divididas em: Carteira Sem Registro (Simples): onde no h registro no banco sobre os boletos gerados, ou seja, voc no precisa notificar o banco a cada boleto gerado. Carteira Com Registro: voc precisa notificar o banco sobre todos os boletos gerados, enviando um arquivo chamado arquivo remessa. Quando Utilizar Arquivo Remessa? A carteira registrada, ou seja o Arquivo Remessa, s deve ser utilizado quando voc desejar pelo menos um destes servios oferecido pelo banco: emisso de boletos pelo banco; protesto de ttulos quando inadimplentes; DDA, boleto eletrnico; O envio de remessa no necessrio se voc imprimir os boletos usando sua impressora e no desejar protestar os boletos. No existe nenhuma vantagem adicional em registrar a cobrana junto ao banco.

A cobrana registrada (arquivo remessa) mais trabalhosa e mais cara que a cobrana sem registro. Veja as taxas cobradas pelo banco: Taxa de insero: apenas nas cobrana com registro; Taxa de permanncia: apenas nas cobrana com registro; Taxa de liquidao: cobrana com ou sem registro; Fale com o gerente de seu banco sobre cobranas sem registro ou sem existncia, pois elas so mais econmicas e menos trabalhosas para voc. Nossa recomendao a opo pela carteira sem registro, que utilizada na maioria dos condomnios no Brasil. Alm de no possuir nenhuma desvantagem em relao as carteiras registradas se voc no utiliza o DDA, as carteiras sem registros so mais simples, baratas e a chance de erros menor. Ao utilizar a carteira sem registro, voc no precisar enviar remessa, o banco ter cincia do boleto apenas quando o cliente fizer o pagamento e conseqentemente s estar sujeito a taxas neste momento tambm. Em contrapartida ao utilizar as carteiras registradas, voc pode ter que lidar com alguns inconvenientes. Se por engano voc gerar 100 (cem) boletos incorretos e imediatamente voc pedir o descadastramento, estar pagando uma taxa de entrada e uma taxa de liquidao (baixa) para cada um dos 100 (cem) boletos. Se o valor da taxa for de R$2,50 (dois reais e cinqenta centavos) voc desperdiar o valor R$ 500,00 (quinhentos reais). Outra situao para ilustrar os inconvenientes causados pelas carteiras registradas so os acordos. Ao realizar um acordo para o pagamento de 10 (dez) parcelas em atraso, voc estar pagando o total de 20 (vinte) taxas, ou seja, 10 (dez) taxas de entrada + 10 (dez) taxas de liquidao (baixa). Estas situaes ocorrem, porque alguns gerentes de bancos no possuem informaes necessrias sobre o funcionamento dos boletos e acabam passando informaes incorretas. Um mal entendido comum, que sem o envio da remessa, alm de no ter retorno tambm no se tem a opo da baixa automtica, sendo que TODAS AS CARTEIRAS DE COBRANA POSSUEM A OPO DE BAIXA AUTOMTICA!

O Padro CNAB Os bancos utilizam o Padro Febraban CNAB 400 ou CNAB 240 para receber (remessa) e enviar (retorno) informaes para as empresas clientes usando arquivos. Estes arquivos possuem formato texto com colunas fixas definidas pela FEBRABAN. Cada banco, por possuir suas peculiaridades, tem suas variaes que so previstas dentro do padro. Portanto, cada banco possui seu prprio layout para os arquivos remessa e retorno, mesmo estando dentro do padro CNAB 400 ou 240. Emisso e Liquidao de Boletos Para ilustrar, veremos o processo e liquidao de boletos usando nos condomnios: inteiro de emisso arquivo remessa,

Com Remessa (carteira registrada):

No Condor, gera-se o arquivo remessa com os dados do boleto; Atravs do site do banco, o arquivo enviado e processado; Um arquivo retorno gerado pelo banco e deve ser baixado e processado no Condor. Neste retorno esto os resultados do processamento de remessa; Os condminos recebem e liquidam (pagam) os boletos; Diariamente os arquivos retornos devem ser baixados e processados no Condor, para "dar baixa" naqueles que foram liquidados (pagos).

Sem Remessa ( carteira sem registro):

No Condor, imprime-se os boletos e eles so enviados para os condminos; Os condminos recebem e liquidam (pagam) os boletos; Diariamente os arquivos retornos devem ser baixados e processados no Condor, para "dar baixa" naqueles que foram liquidados (pagos);

Em Sntese: O arquivo remessa utilizado para enviar informaes para o banco, o qual inclui-se o registro de boletos; Todo arquivo remessa gera em contra-partida, um retorno com o resultado do processamento; O arquivo remessa s necessrio quando o cedente desejar: - usar o DDA; - que o banco imprima os boletos; - que o banco faa protesto; recomendvel usar carteira sem registro pois elas so mais econmicas e mais simples; O padro para remessa e retorno o CNAB240 e o CNAB400; Mesmo tendo padro, cada banco tem suas prprias variaes de layout; Cobrana registrada aquela que necessita do remessa e cobrana sem registro aquela que no necessita de remessa.

Modulo VI
O que Retorno um arquivo enviado pelo banco ao cedente para informar as liquidaes ocorridas, confirmar o recebimento de ttulos e o processamento de arquivos remessa. Liquidando Boletos A grande maioria dos condomnios e empresas utilizam o arquivo retorno para atualizar o software com as informaes acerca dos boletos. O software utiliza o retorno, dentre outras funes, para liquidar automaticamente os boletos que foram pagos pelos condminos. Todos os bancos disponibilizam para o cedente o arquivo retorno para que o mesmo possa gerenciar sua cobrana, independente do tipo da cobrana, ou seja, podendo ser registrada ou sem registro. O Padro CNAB Assim como no arquivo remessa, os bancos tambm utilizam o padro FEBRABAN CNAB 240 e 400 para os arquivos retorno. Configurando o Software para Receber o Arquivo Retorno Para receber um arquivo retorno necessrio fazer o download dos arquivos no site do banco (Home Banking). Informe-se com o gerente do seu banco sobre o procedimento a ser realizado para obter estes arquivos. Aps os arquivos terem sido recebidos, eles devem ser processados no software. Portanto, o primeiro passo para utilizar o retorno configurar um diretrio na rede, ou seja, criar uma pasta dentro da pasta do Condor com o nome de A Processar onde sero armazenados todos os arquivos recebidos do site do banco. Nesse diretrio, o software vai procurar por novos arquivos em intervalos de 5 (cinco) minutos, e quando encontr-los, ir process-los e mud-los para uma outra pasta criada por voc, que receber o nome Processados. No prximo vdeo, voc ver como configurar o software para receber o arquivo retorno. Resultado do Processamento

Aps ser configurado, o software executar automaticamente as instrues contidas no arquivo retorno. Dentre elas, a mais importante, a liquidao dos boletos. Veremos agora como checar o resultado do processamento e corrigir possveis problemas. O Que Pode Dar Errado Veja as causas mais frequentes de falhas no processamento do arquivo retorno: O software pode no estar configurado corretamente. Verifique os diretrios A Processar e Processados, se eles existem e se h arquivos retorno; As contas especiais podem no existir. Confira em Cadastro->Deste Condomnio->Configurao do Condominio; O gerenciador de processos em lote pode no ter sido inicializado; O arquivo retorno pode no ser vlido. Abra o arquivo em um editor de texto e veja se ele possui 240 ou 400 colunas; O arquivo pode conter instrues as quais o software no precisa interpretar. Apenas um nmero pequeno de instrues so necessrias para o software, as demais so ignoradas; Veja a FAQ200 para mais detalhes. Em Sntese: O arquivo retorno enviado pelo banco ao cedente com diversos tipos de instrues, sendo a mais utilizada, informaes sobre o pagamento dos boletos; Os boletos sem existncia tambm utilizam o arquivo retorno; Os bancos utilizam o Padro FEBRABAN CNAB 240 E 400 para os arquivos retornos, mas cada banco tem suas prprias variaes previstas dentro do padro; Aps serem recebidos, os arquivos retorno devem ser processados dentro do software. Isso ocorre automaticamente a cada 5 minutos.

Modulo VII
Cadastrando uma Despesa Todas as despesas do condomnio devem ser registradas no software para que sejam gerados os relatrios e controles fundamentais para anlise financeira e, por fim, prestar contas aos condminos. possvel cadastrar as despesas usando dois recursos oferecidos pelo software, o recurso "Movimentao Direta" e o recurso "A Pagar". altamente recomendado utilizar o recurso "A Pagar" para cadastrar a grande maioria das despesas, pois alm de ser mais completo, atravs dele possvel explorar diversas facilidades extras como a emisso de cheque e a utilizao adequada da conciliao bancria. J a "movimentao direta" ideal para as taxas debitadas de forma automtica pela instituio bancria, pois permite um lanamento rpido da despesa no software. importante cadastrar a despesa no momento em que a fatura ou boleto recebido, para que fique agendado a data do pagamento. Esse cadastramento no ir alterar o saldo bancrio at que voc informe que o pagamento (normalmente o cheque) foi debitado na conta (liquidado). A informao sobre a liquidao do pagamento deve ser feita no momento da conciliao bancria, para que o saldo do software reflita sempre e exatamente o saldo da instituio bancria (conciliao espelho). Isso muito importante para facilitar a anlise dos relatrios pelos condminos. No prximo vdeo, aprenderemos a cadastrar uma despesa no "A pagar". Gerenciando Despesas Na Janela A Pagar possvel gerenciar as despesas do condomnio e a emisso de cheques. No prximo vdeo, veremos como utilizar estas opes. Arredondamento O software permite criar diversas parcelas sendo apropriadas em diversas contas categorias. Isso, em raros casos, pode causar problemas de arredondamento. O arredondamento ocorre quando o sistema distribuir o valor da parcela entre as diversas contas categorias.Por

exemplo, uma parcela no valor de R$100,00 (cem reais) dividida igualmente entre 3 (trs) contas (categoria). Cada conta teria no balancete um valor de R$ 33,33(trinta e trs reais e trinta e trs) e a soma seria R$ 99,99 (noventa e nove reais e noventa e nove centavos) e no R$ 100,00 (cem reais). Um arredondamento de R$ 0,01 (um centavo). Para corrigir, o sistema eleger aleatoriamente uma das contas(categorias) para ter o valor de R$ 33,34 (trinta e trs reais e trinta e quatro centavos). Mas, infelizmente no possvel fazer isto quando h mais de uma parcela na despesa. Nesses casos, o sistema no permitir a operao e voc precisar criar uma despesa para cada parcela. Localizando uma Despesa Existem diversos "filtros" na janela "A Pagar" para auxili-lo a localizar uma despesa. Quando abrir a janela, voc ver as despesas no liquidadas do ms. A partir da, voc pode alterar os filtros para encontrar a despesa de um fornecedor, de outros meses, retenes.. Seguem algumas dicas para encontrar despesas: 1. Marque na caixa do filtro a opo: "Mostrar todos os itens" (1); 2. Desmarque no filtro de vencimento os dados referentes a Ms/Ano (2); 3. Faa a busca por um destes itens: Nome do Favorecido (3); Cdigo cadastrado do item (4); - Nmero do documento (caso tenha sido cadastrado) ou Cdigo da Reteno na Receita Federal (5);

Liquidando Despesas em Lote O software oferece uma opo onde possvel liquidar vrias despesas de uma nica vez, ou seja, liquid-las em lote. Para liquidar as despesas em lote acesse a janela A Pagar e marque todas as despesas que sero liquidadas. Clique em Despesas -> Liquidar Marcados. Selecione a conta bancria referente a liquidao e confirme. Lembre-se que altamente recomendado deixar o software automaticamente fazer as baixas usando a conciliao automtica com o nmero do cheque. Esse procedimento ser visto no prximo mdulo. Retenes Alguns impostos so retidos na fonte pagadora para reduzir a probabilidade de sonegao fiscal. Apesar do condomnio no ter personalidade jurdica (no considerado uma empresa), para fins tributrios, ele tem a mesma obrigao de efetuar retenes e seus respectivos recolhimentos (pagamentos). Por exemplo, quando um condomnio contrata uma empresa de servios, a empresa, por imposio legal, desconta na fatura os valores de alguns impostos (ISS, INSS, PIS, COFINS, CSLL) , para que o condomnio faa o recolhimento (pagamento do imposto). Na prtica, o sistema divide a despesa em duas, cada qual com seus valores, vencimentos e favorecidos:

uma para o fornecedor com o valor do servio mencionados; outra para a Receita Federal ou Prefeitura com a O condomnio, faz o recolhimento mensal do imposto de recolhimento (como a DARF) e anualmente presta desses impostos retidos usando

sem os impostos reteno; usando uma guia contas de alguns a DIRF.

Uma discusso aprofundada sobre reteno est fora do escopo desse treinamento. Mesmo por que, os fornecedores informam na prpria nota fiscal ou fatura quais os impostos (e os valores) devem ser retidos. Veremos no prximo vdeo, como cadastrar uma despesa que possua reteno e como gerar a DARF. Utilizando Despesas Mensais Agora vamos aprender a utilizar as funcionalidades da janela Despesas Mensais, para realizarmos os lanamentos das despesas que se repetem mensalmente como energia eltrica e gua. Cheques Os condomnios gostam de pagar todas suas despesas usando o cheque pois facilita a prestao de contas e reduz fraude, j que: O cheque um documento que precisa ser assinado e muito fcil comprovar as pessoas que autorizaram o pagamento ou saque; A cpia do cheque pode ser anexado na pasta de prestao de contas, junto com o canhoto; Normalmente pelo menos 2 pessoas precisam assinar, o sndico mais um dos membros do conselho fiscal. Normalmente 4 pessoas podem assinar e se revezam. Isso reduz o risco de fraude j que as pessoas autorizam o pagamento uma das outras. Trabalhar com cheques no uma tarefa fcil se voc tem muitos condomnios para administrar. Voc pode: Preencher todos os cheques "na mo"; mas assim voc perde muito tempo e acaba no colocando no cheque todas as informaes necessrias;

Usa formulrio contnuo de cheque (fornecido pelo banco); essa opo boa se voc tem poucos condomnios pois o formulrio especfico para cada condomnio e necessrio trocar o formulrio da impressora sempre que for imprimir um cheque de outro condomnio; Usar uma impressora de cheques; a opo mais recomendada, pois a impressora integra-se com o sistema e voc vai ter apenas o trabalho de colocar e retirar as folhas do cheque na ordem correta; Procedimento para agilizar a emisso de cheques Organize os documentos de despesas (notas fiscais, boletos, faturas) por condomnio; Registre todas as despesas de um condomnio e depois marque cada uma delas e clique em emitir cheque. Os cheques sero emitidos em ordem sequencial o que facilitar a impresso; Guarde o canhoto de cada cheque na mesma sequencia; Se houver algum erro em um cheque, faa um furo grande no centro do cheque e guarde-o para anexar na pasta de prestao de contas; Quando terminar de imprimir marque as despesas cujo cheque falharam e emita novamente. O cheque anterior ser invalidado automaticamente; Quando terminar o condomnio repita o procedimento em outro; Quando terminar todos os condomnios imprima a cpia de cheque de todos os condomnios: Cheques -> Rel. Cpia de cheques de todos os condomnios -> Nunca Impressos; Grampeie o canhoto (ou o prprio cheque invalidado) na cpia de cada cheque; nico Cheque Para Vrias Despesas Se temos diversas despesas com vencimento no mesmo dia, podemos pagar todas de uma vez indo at o caixa no banco. Voc pode emitir, nesses casos, um nico cheque para pagar essas despesas, pois o sistema vai conseguir reportar adequadamente essa operao aos condminos no momento da "prestao de contas": Marque as despesas com mesmo vencimento; Clique em cheques -> Emitir nico cheque; Invalidar Cheques

Sempre que um erro for cometido em uma folha de cheque voc deve reportar pelo sistema que o cheque foi invalidado. Caso contrrio na "prestao de contas" no vai ser possvel entender o motivo de ter "pulado" nmeros de cheques. Foi extraviado? Para

invalidar

um

cheque:

Emita um novo cheque para mesma despesa;

OU

Marque o cheque; Clique em Cheques -> Invalidar; Para emitir cpia de cheques invalidadas: Clique em Cheques -> Cpia de cheques XML; Marque a opo "Com cancelados"; Sntese: importante cadastrar as despesas no software assim que a fatura chega; O lanamento da despesa no altera o saldo enquanto a despesa no for liquidada; A liquidao deve ser feita no momento da conciliao, para que o saldo no banco seja exatamente e diariamente igual ao do software; O software permite lanar uma despesa com diversas parcelas e apropri-las em mltiplas contas categorias; Em alguns casos o software pode o impedi-lo para evitar erros de arredondamento; As despesas podem ser liquidadas em lote; Um cheque pode ser emitido para cada despesa ou para um conjunto de despesas; As despesas com retenes, so divididas em 2 ou mais lanamentos. Uma com a despesa e a outra com a reteno; As despesas que se repetem todos os meses podem ser lanadas pela janela Despesas Mensais.

Modulo VIII
O que Rateio de Despesas? Como voc j deve saber, o condomnio no tem fins lucrativos e portanto sua arrecadao (em teoria) igual a suas despesas. Para descobrir quanto o condomnio deve arrecadar, o administrador do condomnio faz mensalmente o "Rateio das despesas". Prev as despesas com base no realizado do ms anterior e rateia (divide) o valor total entre as unidades proporcionalmente a frao ideal do terreno que, determinada na escritura do imvel e na conveno do condomnio. Um relatrio de rateio, com as despesas previstas, analisado (e negociado) entre o sndico e o administrador. Nem todos os condomnios utilizam o "Rateio", pois para simplificar determinam em Assembleia, um valor fixo para "taxa de condomnio" a qual revisada anualmente. O mais adequado nesses casos a utilizao da "Previso Oramentaria Anual". Importao O Assistente de Rateio integrado com os lanamentos da janela "A Pagar" e "Caixa" para evitar retrabalho. Na coluna "tipo" possvel identificar a origem do item: "A Pagar", "Mov. Direta" ou "Previso". A "Previso" um tipo de lanamento especial que s utilizado no "Rateio de Despesas" e portanto no integrado com outros mdulos do software. Algumas vezes voc pode no conseguir manter as despesas sincronizadas com o Rateio e essa integrao pode causar uma certa confuso. Nesses casos voc pode utilizar a opo "Somente previses" para desativar a listagem das despesas vindas do "A Pagar" e da "Mov. Direta". Um outro recurso ento, pode ser til, o de importar. Voc pode Importar para o rateio atual, a movimentao do balancete, da previso oramentria ou de um rateio anterior, duplicando todos os lanamentos em forma de "previses". Aparentemente "duplicar" trata-se de um procedimento incorreto, mas no . perfeitamente seguro e simples.

Rateio Simplificado As despesas do condomnio no variam significativamente de um ms para o outro e normalmente na prestao de contas, so exibidos dois tipos de relatrios muito semelhantes entre si, o Demonstrativo das Receitas e Despesas (balancete) e o Rateio. Embora os dois relatrios sejam bem parecidos, eles apresentam objetivos diferentes, o balancete apresenta o que foi realizado e o Rateio, as despesas previstas. O problema que eles so realmente muito semelhantes e para um balancete de 100 itens, por exemplo, fica muito complicado descobrir as diferenas entre os dois relatrios. Por isso, existe o "Rateio Simplificado" que foi elaborado para apresentar as informaes de forma mais clara ao condmino, pois exibe apenas o que esta previsto ser diferente no prximo ms. Para entender melhor, observe as figuras:

Figura 1

Figura 2 Na figura nmero 1, apresentamos o balancete de Setembro e na figura nmero 2, apresentamos o relatrio de Rateio Simplificado referente ao ms de Outubro. Repare que na primeira linha do relatrio, apresentado o valor total das despesas de Setembro, e nas demais linhas acrescentado as diferenas entre as despesas do ms anterior e as despesas (previso) do ms atual. Sntese do Mdulo O rateio de despesas a diviso das despesas entre os condminos; Pode-se desativar a integrao do rateio com outros mdulos do software, ficando apenas itens chamados "Previses" Pode-se importar "Previses" do balancete, da previso oramentria ou rateio anterior; O rateio simplificado apresenta um relatrio mais simples que lista apenas as diferenas previstas para o prximo ms e deve ser utilizado em conjunto com o balancete.

Importncia do Caixa A gesto do Caixa muito importante dentro de um condomnio pois um instrumento de programao financeira e tem como objetivo apresentar uma viso das operaes desenvolvidas. No Livro Caixa, ou simplesmente "Caixa", todos os recebimentos e pagamentos efetuados so apresentados de forma cronolgica. Ele utilizado para auxiliar no fechamento dirio de todas as operaes financeiras de recebimentos e pagamentos e para se conhecer o saldo do dia. Em condomnios, o caixa reflete exatamente o que apresentado nas contas na instituio bancria, como veremos adiante.

Unificando Contas Bancrias Um recurso interessante do software o de unio de contas bancrias. Quando o condomnio cria um fundo de obras, por exemplo, uma nova conta no precisa existir necessariamente no banco. O software pode, para efeito de relatrios manter as contas separadas e unir, por exemplo, para a conciliao do extrato. Para isso, no momento do cadastramento deve-se informar os mesmos nmeros correspondente a Banco, Agncia e Conta Bancria, nas duas contas.

Veja, as contas Corrente e Caixinha foram cadastradas no mesmo Banco, com os mesmos nmero de Conta e Agncia:

Ao clicar na aba Contas no Software e selecionar a conta desejada o software mostrar o saldo individual da conta:

Ao clicar na aba Contas no Banco, o software mostrar o saldo da Conta no Banco, ou seja, a soma das duas contas que esto cadastradas com os mesmos dados:

Movimentao Direta Veremos agora a forma mais rpida de realizar lanamentos no software, tanto de receita como despesas, que foi apelidada de "movimentao direta". Ela recomendada para pequenos lanamentos, lanamentos que so debitados automaticamente da sua conta bancria, como por exemplo, as tarifas bancrias. No recomendado como substituto do "A Receber" ou do "A Pagar", pois a integrao com outras partes do software mais fraca. Entendendo a Conciliao A Conciliao Bancria um modo de controlar os saldos bancrios. um comparativo entre as movimentaes existentes em uma conta bancria e as existentes no controle financeiro e tem como objetivo apurar e explicar as eventuais diferenas encontradas. Por exemplo, sabemos que existe um atraso natural entre a emisso de um cheque e sua compensao pelo banco. Este atraso reflete um saldo temporariamente incorreto que a conciliao bancria deve demonstrar.

Todas as diferenas encontradas na conciliao bancria devem ser corrigidas: Uma nova movimentao deve ser feita se um lanamento estiver presente no banco e no estiver no controle financeiro; Se um lanamento no tiver sido compensando pelo banco, ele deve ser, de alguma forma, evidenciado no controle financeiro.

Alguns extratos eletrnicos facilitam a conciliao bancria e reduzem a chance de erros. Os formatos mais utilizados so: CNAB400, CNAB240, OFC ou OFX.
Arquivo OFC ou OFX Os arquivos OFC e OFX so extratos eletrnicos fornecidos pelos bancos. Ao realizar a conciliao, em vez de imprimir o extrato, obtemos a mesma informao s que em arquivo eletrnico. Esses arquivos so muito utilizados internacionalmente para essa finalidade e tornaram-se o padro de mercado em detrimento do padro definido para conciliao CNAB da Febraban. Para conseguir estes arquivos no banco voc precisa entrar em contato com seu gerente, pois cada banco tem seu prprio procedimento. De posse do arquivo enviado pelo banco, o software realiza a conciliao automaticamente e aponta as diferenas que devem ser corrigidas manualmente. Conciliao Espelho Nesta forma de conciliao, a liquidao de um cheque ou cobranas, ocorre quando o crdito/dbito for efetivamente lanado na Conta Bancria, de forma a fazer com que o extrato bancrio seja exatamente igual ao extrato no software, inclusive em datas e diariamente no saldo. A conciliao espelho extensamente utilizada em condomnios, pois simplifica o entendimento da prestao de contas. Por que no usar a Conciliao Tradicional? Na conciliao tradicional, a liquidao ocorre, por exemplo, no momento da entrega do cheque ao fornecedor, no levando em considerao a data da efetiva compensao no banco. Em prtica, o extrato bancrio ter um grande nmero de lanamentos em datas diferentes daquelas registradas pelo software, j que um cheque, por exemplo, pode levar dias at ser compensado. Cada lanamento

individualmente marcado como conciliado e os relatrios de conciliao so utilizados para identificar as temporrias diferenas de saldo entre a instituio bancria e o software. Na prtica, tais diferenas deixam as anlises dos relatrios muito mais complexas. Recomendaes Sobre a Conciliao Espelho Ao utilizar a Conciliao Espelho necessrio seguir as seguintes recomendaes: Deixe o software liquidar automaticamente os cheques emitidos. Na conciliao espelho a data de liquidao do cheque tem que ser a data em que houve o dbito na conta bancria; Evite liquidar boletos manualmente. Se voc recebe boletos de condminos no seu escritrio, no momento da liquidao, informe corretamente a data na qual o valor ser creditado na conta bancria; Verifique se o seu banco faz lanamentos separados da taxa bancria (aquele valor cobrado pelo banco por cada boleto liquidado) e dos crditos de boleto, ou se o crdito ocorre j descontado da taxa. Se a primeira opo for verdadeira, deixe zerado o campo taxa bancria em Cadastro -> Deste condominio -> Taxa Bancria; No utilize o relatrio de conciliao bancria, pois ele s til na conciliao convencional. Na conciliao espelho os relatrios de "contas a pagar" demonstram os pagamentos em trnsito; Dicas Sobre a Tela de Conciliao Use a tecla "F5" para atualizar a janela de conciliao; Use a tecla "Enter" ou duplo clique para estornar ou fazer uma movimentao; As linhas de saldo esto destacadas na cor amarela; Quando os nmeros esto em azul significa que os saldos esto conciliados; Quando um lanamento apresenta cor de fundo verde significa que este item est conciliado, isto , existe um correspondente com o mesmo valor e data; Pressione o boto direito do mouse sobre um item para ver mais opes;

Um Exemplo Mais Complicado Analisaremos a seguir um caso no to bvio de diferena de saldo entre o software e o banco. No nosso exemplo, 4 boletos foram creditados no software, mas apenas 3 foram efetivamente no banco. Isso plenamente possvel e acontece com uma certa frequncia se voc no est acostumado a manter o saldo do software e do banco idnticos diariamente. Alm disso, configuramos o software para automaticamente debitar a taxa referente a liquidao de boletos, mas o banco fez um lanamento separado. Dicas de Como Encontrar Diferenas no Saldo As diferenas entre o saldo do banco e no software, como visto, nem sempre so bvias. Veja algumas dicas para encontrar diferenas: Faa a conciliao dia-a-dia. Corrija lanamentos com datas incorretas deixando os saldos conciliados diariamente; Se a diferena for nas cobranas, entre no A RECEBER e utilize o filtro "Data de crdito" e informe o dia cuja diferena foi apontada. Normalmente a diferena est nos boletos liquidados manualmente, ento filtre tambm pela forma de liquidao. Opcionalmente imprima o relatrio 006C; Cuidado com as taxas de liquidao de boletos. Se o software estiver fazendo um lanamento por dia (boletos - taxas), pode tornar a anlise mais complicada. Nesse caso use o relatrio 004c (usando a opo data de crdito) e compare as taxas com a "francesinha" (relatrio com informaes sobre os boletos liquidados, fornecido pelo banco); Se a diferena for no A PAGAR, liste apenas os item liquidados com data de vencimento no ms; Transferncias Pendentes Como vimos no "Rateio de Despesas", possvel que o software gerencie "fundos" de forma automtica. Podemos criar um fundo de reserva, por exemplo, com 10% da arrecadao e associ-lo a uma conta. Quando o condmino pagar o boleto, o valor ser creditado na conta corrente do condomnio e o software transferir automaticamente para a conta bancria escolhida, os 10% correspondente ao fundo. O

problema de usar essa opo que a transferncia ser automaticamente realizada no software mas no na conta na instituio bancria. Isso no um grande problema pois a diferena ser apontada na conciliao e voc poder providenciar a transferncia na instituio bancria. Mas infelizmente os saldos do software e do banco no vo ser idnticos todos os dias, e a compreenso dos relatrios pelos condminos no ser a mesma. Desmarcando a opo "Transferir automaticamente" o software no ir transferir os valores da conta corrente para o fundo automaticamente, mas sim alert-lo sobre o "valor pendente a ser transferido" em cada conta e, no momento mais conveniente, a transferncia pode ser comandada no banco e no software ao mesmo tempo.

Para exibir as transferncias pendentes: Entre em Banco; Selecione a Conta Bancria; Na aba Contas no Software clique no ncone Transf.Pend. para que seja listados os itens que devero ser transferidos.

D um duplo clique sobre o item e providencie a transferncia na instituio bancria;

Em Sntese O Livro Caixa, ou simplesmente Caixa, apresenta todos os lanamentos do condomnio em ordem cronolgica apurando os saldos diariamente; A conciliao muito importante pois valida todas as informaes postadas no software; possvel criar contas bancrias no software vinculadas mesma conta na instituio bancria. Assim, nos relatrios elas aparecero separadas e na conciliao juntas; A movimentao direta a forma mais rpida de fazer um lanamento no software; A conciliao bancria o processo de comparar e corrigir as diferenas existentes entre o extrato bancrio e o do software; Arquivos OFC e OFX so extratos eletrnicos enviados pelos banco para realizarem a conciliao bancria; A conciliao espelho reflete no software o saldo da conta bancria; possvel realizar lanamentos automticos usando informaes do extrato eletrnico; As transferncias pendentes so listadas no software para mostrar os valores que precisam ser transferidos para o fundo;

Importncia do Fechamento do Ms Ao escolher a data de fechamento, o software bloquear todas as movimentaes financeiras anteriores a essa data, impedindo qualquer alterao no saldo. Ao gerar a pasta de prestao de contas, voc deve fechar o ms informando o ltimo dia do perodo da pasta, para que seja impossvel realizar qualquer alterao que deixe as informaes do software diferentes das informaes da pasta. Alm da questo da confiabilidade das informaes, no momento do fechamento, so realizados testes de consistncias para garantir a inexistncia de no conformidade dos dados. Controle de Acesso Para Fechar o Ms extremamente importante limitar o acesso ao Fechamento do Ms, para evitar que sejam realizadas alteraes indevidas nos saldos das contas bancrias.

As pessoas com esse acesso, se possvel, no devem ser as mesmas que fazem as movimentaes ou conciliao. Assim, um valida o trabalho do outro. Para conceder acesso ao usurio entre em Ferramentas -> Cadastro de Usurios, selecione o usurio que ser liberado o acesso e clique na aba O que o usurio pode fazer? e procure por Financeiro -> Fechar ou abrir ms.

Antes de Fechar o Ms Faa a Conciliao Bancria Antes de realizar o fechamento, voc deve checar se o perodo no qual voc esta fechando esta com as informaes corretas. A melhor forma de fazer isso usando a conciliao bancria. Estando os saldos diariamente corretos voc pode fechar com tranquilidade o ms. Analisando a Pasta de Prestao de Contas Uma outra verificao importante, antes de fechar o ms, uma completa validao da pasta de prestao de contas. A pasta de prestao de contas apresentar os relatrios que faro parte da prestao de contas, ou seja, que sero apresentados aos condminos para dar transparncia nas finanas do condomnio.

Publicao da Prestao de Contas. Aps o fechamento do ms o sistema perguntar se voc deseja realizar a publicao, para o site do condomnio, de uma seleo de relatrios, chamada prestao de contas. Assim, os condminos tero acesso, mediante senha, a todas as informaes financeiras referentes ao seu condomnio. O sistema envia a prestao de contas dos ltimos 6 meses, e voc poder montar a seleo de relatrios conforme sua necessidade. Para fazer isso entre em Ferramentas -> Publicar Documentos -> Prestao de Contas;

Nota: Todas as abas do site do condomnio, exceto a aba " 2. via de boletos", so sincronizados automaticamente a cada fechamento de ms.

Em Sntese importante fechar o ms para impedir que sejam realizadas alteraes no saldo da conta bancria; extremamente importante limitar o acesso ao Fechamento do Ms; Os saldos do perodo fechado devem estar conciliados antes do fechamento; A pasta de prestao de contas deve ser cuidadosamente analisada antes do fechamento;

Todas as abas do site do condomnio, exceto a aba referente aos boletos bancrios, so sincronizados automaticamente a cada fechamento de ms; Aps o fechamento do ms o software realiza testes de consistncia.

Mdulo IX
Importncia do Caixa A gesto do Caixa muito importante dentro de um condomnio pois um instrumento de programao financeira e tem como objetivo apresentar uma viso das operaes desenvolvidas.

No Livro Caixa, ou simplesmente "Caixa", todos os recebimentos e pagamentos efetuados so apresentados de forma cronolgica. Ele utilizado para auxiliar no fechamento dirio de todas as operaes financeiras de recebimentos e pagamentos e para se conhecer o saldo do dia. Em condomnios, o caixa reflete exatamente o que apresentado nas contas na instituio bancria, como veremos adiante.

Contas: Caixa*- mostra a movimentao de todas as contas cadastradas no software;

Caixa Pool*- apresenta todas as contas bancrias de todos os condomnios.

Unificando Contas Bancrias Um recurso interessante do software o de unio de contas bancrias. Quando o condomnio cria um fundo de obras, por exemplo, uma nova conta no precisa existir necessariamente no banco. O software pode, para efeito de relatrios manter as contas separadas e unir, por exemplo, para a conciliao do extrato. Para isso, no momento do cadastramento deve-se informar os mesmos nmeros correspondente a Banco, Agncia e Conta Bancria, nas duas contas. Veja: As contas, Corrente e Caixinha, foram cadastradas no mesmo Banco, com os mesmos nmeros de Conta e Agncia:

Ao clicar na aba Contas no Software e selecionar a conta desejada o software mostrar o saldo individual da conta:

Ao clicar na aba Contas no Banco, o software mostrar o saldo da Conta no Banco, ou seja, a soma das duas contas que esto cadastradas com os mesmos dados:

Movimentao Direta Veremos agora a forma mais rpida de realizar lanamentos no software, tanto de receita como despesas, que foi apelidada de "movimentao direta". Ela recomendada para pequenos lanamentos, lanamentos que so debitados automaticamente da sua conta bancria, como por exemplo, as tarifas bancrias. No recomendado como substituto do "A Receber" ou do "A Pagar", pois a integrao com outras partes do software mais fraca.

Entendendo a Conciliao A Conciliao Bancria um modo de controlar os saldos bancrios. um comparativo entre as movimentaes existentes em uma conta bancria e as existentes no controle financeiro e tem como objetivo apurar e explicar as eventuais diferenas encontradas. Por exemplo, sabemos que existe um atraso natural entre a emisso de um cheque e sua compensao pelo banco. Este atraso reflete um saldo temporariamente incorreto que a conciliao bancria deve demonstrar. Todas as diferenas encontradas na conciliao bancria devem ser corrigidas:

Uma nova movimentao deve ser feita se um lanamento estiver presente no banco e no estiver no controle financeiro; Se um lanamento no tiver sido compensando pelo banco, ele deve ser, de alguma forma, evidenciado no controle financeiro.

Alguns extratos eletrnicos facilitam a conciliao bancria e reduzem a chance de erros. Os formatos mais utilizados so: CNAB400, CNAB240, OFC ou OFX.

Arquivo OFC ou OFX Os arquivos OFC e OFX so extratos eletrnicos fornecidos pelos bancos. Ao realizar a conciliao, em vez de imprimir o extrato, obtemos a mesma informao s que em arquivo eletrnico. Esses arquivos so muito utilizados internacionalmente para essa finalidade e tornaram-se o padro de mercado em detrimento do padro definido para conciliao CNAB da Febraban. Para conseguir estes arquivos no banco voc precisa entrar em contato com seu gerente, pois cada banco tem seu prprio procedimento. De posse do arquivo enviado pelo banco, o software realiza a conciliao automaticamente e aponta as diferenas que devem ser corrigidas manualmente.

Conciliao Espelho Nesta forma de conciliao, a liquidao de um cheque ou cobranas, ocorre quando o crdito/dbito for efetivamente lanado na Conta Bancria, de forma a fazer com que o extrato bancrio seja exatamente igual ao extrato no software, inclusive em datas e diariamente no saldo. A conciliao espelho extensamente utilizada em condomnios, pois simplifica o entendimento da prestao de contas. Por que no usar a Conciliao Tradicional? Na conciliao tradicional, a liquidao ocorre, por exemplo, no momento da entrega do cheque ao fornecedor, no levando em considerao a data da efetiva compensao no banco. Em prtica, o extrato bancrio ter um grande nmero de lanamentos em datas diferentes daquelas registradas pelo software, j que um cheque, por exemplo, pode levar dias at ser compensado. Cada lanamento individualmente marcado como conciliado e os relatrios de conciliao so utilizados para identificar as temporrias diferenas de saldo entre a instituio bancria e o software. Na prtica, tais diferenas deixam as anlises dos relatrios muito mais complexas.
Recomendaes Sobre a Conciliao Espelho Ao utilizar a Conciliao Espelho necessrio seguir as seguintes recomendaes:

Deixe o software liquidar automaticamente os cheques emitidos. Na conciliao espelho a data de liquidao do cheque tem que ser a data em que houve o dbito na conta bancria; Evite liquidar boletos manualmente. Se voc recebe boletos de condminos no seu escritrio, no momento da liquidao, informe corretamente a data na qual o valor ser creditado na conta bancria; Verifique se o seu banco faz lanamentos separados da taxa bancria (aquele valor cobrado pelo banco por cada boleto liquidado) e dos crditos de boleto, ou se o crdito ocorre j descontado da taxa. Se a primeira opo for verdadeira, deixe zerado o campo taxa bancria em Cadastro -> Deste condominio -> Taxa Bancria; No utilize o relatrio de conciliao bancria, pois ele s til na conciliao convencional. Na conciliao espelho os relatrios de "contas a pagar" demonstram os pagamentos em trnsito;

Dicas Sobre a Tela de Conciliao

Use a tecla "F5" para atualizar a janela de conciliao; Use a tecla "Enter" ou duplo clique para estornar ou fazer uma movimentao; As linhas de saldo esto destacadas na cor amarela; Quando os nmeros esto em azul significa que os saldos esto conciliados; Quando um lanamento apresenta cor de fundo verde significa que este item est conciliado, isto , existe um correspondente com o mesmo valor e data; Pressione o boto direito do mouse sobre um item para ver mais opes;

Um Exemplo Mais Complicado

Analisaremos a seguir um caso no to bvio de diferena de saldo entre o software e o banco. No nosso exemplo, 4 boletos foram creditados no software, mas apenas 3 foram efetivamente no banco. Isso plenamente possvel e acontece com uma certa frequncia se voc no est acostumado a manter o saldo do software e do banco idnticos diariamente. Alm disso, configuramos o software para automaticamente debitar a taxa referente liquidao de boletos, mas o banco fez um lanamento separado. Dicas de Como Encontrar Diferenas no Saldo As diferenas entre o saldo do banco e no software, como visto, nem sempre so bvias. Veja algumas dicas para encontrar diferenas:

Faa a conciliao dia-a-dia. Corrija lanamentos com datas incorretas deixando os saldos conciliados diariamente; Se a diferena for nas cobranas, entre no A RECEBER e utilize o filtro "Data de crdito" e informe o dia cuja diferena foi apontada. Normalmente a diferena est nos boletos liquidados manualmente, ento filtre tambm pela forma de liquidao . Opcionalmente imprima o relatrio 006C; Cuidado com as taxas de liquidao de boletos . Se o software estiver fazendo um lanamento por dia (boletos - taxas), pode tornar a anlise mais complicada. Nesse caso use o relatrio 004c (usando a opo data de crdito) e compare as taxas com a "francesinha" (relatrio com informaes sobre os boletos liquidados, fornecido pelo banco); Se a diferena for no A PAGAR, liste apenas os tens liquidados com data de vencimento no ms;

Transferncias Pendentes Como vimos no "Rateio de Despesas", possvel que o software gerencie "fundos" de forma automtica. Podemos criar um fundo de reserva, por exemplo, com 10% da arrecadao e associ-lo a uma conta. Quando o condmino pagar o boleto, o valor ser creditado na conta corrente do condomnio e o software

transferir automaticamente para a conta bancria escolhida, os 10% correspondente ao fundo. O problema de usar essa opo que a transferncia ser automaticamente realizada no software mas no na conta na instituio bancria. Isso no um grande problema pois a diferena ser apontada na conciliao e voc poder providenciar a transferncia na instituio bancria. Mas infelizmente os saldos do software e do banco no vo ser idnticos todos os dias, e a compreenso dos relatrios pelos condminos no ser a mesma. Desmarcando a opo "Transferir automaticamente" o software no ir transferir os valores da conta corrente para o fundo automaticamente, mas sim alert-lo sobre o "valor pendente a ser transferido" em cada conta e, no momento mais conveniente, a transferncia pode ser comandada no banco e no software ao mesmo tempo.

Para exibir as transferncias pendentes:

Entre em Banco; Selecione a Conta Bancria; Na aba Contas no Software clique no ncone Transf.Pend. para que seja listados os itens que devero ser transferidos.

D um duplo clique sobre o item e providencie a transferncia na instituio bancria;

Em Sntese

O Livro Caixa, ou simplesmente Caixa, apresenta todos os lanamentos do condomnio em ordem cronolgica apurando os saldos diariamente; A conciliao muito importante pois valida todas as informaes postadas no software; possvel criar contas bancrias no software vinculadas mesma conta na instituio bancria. Assim, nos relatrios elas aparecero separadas e na conciliao juntas; A movimentao direta a forma mais rpida de fazer um lanamento no software; A conciliao bancria o processo de comparar e corrigir as diferenas existentes entre o extrato bancrio e o do software; Arquivos OFC e OFX so extratos eletrnicos enviados pelos banco para realizarem a conciliao bancria; A conciliao espelho reflete no software o saldo da conta bancria; possvel realizar lanamentos automticos usando informaes do extrato eletrnico; As transferncias pendentes so listadas no software para mostrar os valores que precisam ser transferidos para o fundo;

Mdulo X

Importncia do Fechamento do Ms Ao escolher a data de fechamento, o software bloquear todas as movimentaes financeiras anteriores a essa data, impedindo qualquer alterao no saldo. Ao gerar a pasta de prestao de contas, voc deve fechar o ms informando o ltimo dia do perodo da pasta, para que seja impossvel realizar qualquer alterao que deixe as informaes do software diferentes das informaes da pasta. Alm da questo da confiabilidade das informaes, no momento do fechamento, so realizados testes de consistncias para garantir a inexistncia de no conformidade dos dados. Controle de Acesso Para Fechar o Ms

extremamente importante limitar o acesso ao Fechamento do Ms, para evitar que sejam realizadas alteraes indevidas nos saldos das contas bancrias. As pessoas com esse acesso, se possvel, no devem ser as mesmas que fazem as movimentaes ou conciliao. Assim, um valida o trabalho do outro. Para conceder acesso ao usurio entre em Ferramentas -> Cadastro de Usurios, selecione o usurio que ser liberado o acesso e clique na aba O que o usurio pode fazer? e procure por Financeiro -> Fechar ou abrir ms.

Antes de Fechar o Ms Faa a Conciliao Bancria

Antes de realizar o fechamento, voc deve checar se o perodo no qual voc esta fechando esta com as informaes corretas. A melhor forma de fazer isso usando a conciliao bancria. Estando os saldos diariamente corretos voc pode fechar com tranquilidade o ms.

Analisando a Pasta de Prestao de Contas

Outra verificao importante, antes de fechar o ms, uma completa validao da pasta de prestao de contas. A pasta de prestao de contas apresentar os relatrios que faro parte da prestao de contas, ou seja, que sero apresentados aos condminos para dar transparncia nas finanas do condomnio.
Publicao da Presta de Contas

Aps o fechamento do ms o sistema perguntar se voc deseja realizar a publicao, para o site do condominio, de uma seleo de relatrios, chamada prestao de contas. Assim, os condminos tero acesso, mediante senha, a todas as informaes financeiras referente ao seu condomnio. O sistema envia a prestao de contas dos ltimos 6 meses, e voc poder montar a seleo de relatrios conforme sua necessidade. Para fazer isso entre em Ferramentas -> Publicar Documentos -> Prest. de Contas;

Nota: Todas as abas do site do condomnio, exceto a aba " 2. via de boletos", so sincronizados automaticamente a cada fechamento de ms.

Testes Automatizados

Os testes automatizados so realizados aps o fechamento do ms para detectarem possveis erros de inconsistncia no software, por este motivo muito importante que voc feche o ms para que o software verifique os erros e corrija automaticamente os problemas. Em Sntese

importante fechar o ms para impedir que sejam realizadas alteraes no saldo da conta bancria; extremamente importante limitar o acesso ao Fechamento do Ms; Os saldos do perodo fechado devem estar conciliados antes do fechamento; A pasta de prestao de contas deve ser cuidadosamente analisada antes do fechamento; Todas as abas do site do condomnio, exceto a aba referente aos boletos bancrios, so sincronizados, automaticamente, a cada fechamento de ms; Aps o fechamento do ms o software realiza testes de consistncia.