PROFIJ CURSO TCNICO/A ADMINISTRATIVO/A - NVEL IV ANO LETIVO 2013/2014 TRABALHO DE GRUPO

Denise Dinis, n 5 Diogo Silva, n7 Silvana Pereira, n 16

Angra do Herosmo, outubro de 2013

PROFIJ CURSO TCNICO/A ADMINISTRATIVO/A - NVEL IV ANO LETIVO 2013/2014

TRABALHO DE GRUPO

Disciplina: Ficheiros de armazm e contas correntes Formadora: Hermnia Martins

Denise Dinis,n5 Diogo Silva,n7 Silvana Pereira,n16

Angra do Herosmo, outubro de 2013

ndice

Introduo ...................................................................................................................................... 4 Desenvolvimento ............................................................................................................... 5/6/7/8/9 Concluso ..................................................................................................................................... 10 Web grafia .................................................................................................................................... 11

Introduo

Este trabalho foi pedido no mbito da disciplina Ficheiros de Armazm e Contas Correntes, com este trabalho iremos falar do Arquivo onde vamos explicar o que o arquivo, funes de arquivo, tipos de arquivos e sistema de arquivo. Para a realizao deste trabalho utilizmos algumas informaes j nos dadas da disciplina de Arquivo e Manuteno.

Arquivo

O que o arquivo? o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, so reunidos por acumulao ao longo das atividades de pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou privadas.

Funes dos arquivos Recolher e ordenar todos os documentos que circulam na empresa; Avaliar e seleccionar os documentos, tendo em vista sua preservao ou eliminao; Garantir o fluxo dos pedidos de documentos provenientes dos diversos rgos da empresa; Arquivar os documentos, visando a recuperao da informao; Conservar e assegurar a integridade dos documentos, evitando danos que possam ocasionar a sua perda; Executar as funes especficas conforme a organizao e administrao da instituio. Guardar material de forma segura (da humidade, p, desgaste, etc); Quando for necessrio, permitir que se possa ter o material o mais rapidamente disponvel.

Tipos de arquivos Arquivo corrente ou de gesto Tambm conhecido como de primeira idade ou ativo. So conjuntos de documentos estreitamente vinculativos aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos em razo de vigncia e frequncia de uso. Este arquivo muito usado pela administrao.

Arquivo intermedirio Tambm conhecido como de segunda idade. So arquivos que guardam em depsito de armazenamento temporrio, sua destinao final. Apresenta pequena frequncia de uso pela administrao.

Arquivo permanente Tambm conhecido como de terceira idade ou histrico. So conjuntos documentais custodiados em carater definitivo, em funo do seu valor. O acesso pblico.

Sistema de Arquivos

um conjunto de arquivos de uma mesma esfera governamental.

Arquivo Horizontal: os documentos so colocados uns por cima dos outros em estantes ou armrios com divises. Isto uma forma de se ordenar, no muito utilizada para os documentos administrativos, sobre tudo dossiers, processos e pastas, isto faz com que facilita a sua leitura , a sua manipulao, intercalao e integrao dos elementos. A sua utilizada est especialmente indicada para a conversao de mapas e material cartogrfico de grandes dimenses.

Arquivo Relativo: O sistema vertical aquele que, como o prprio nome indica, coloca os documentos (pastas, fichas, livros e outros), dispostos verticalmente, uns atrs dos outros, ou ao lado uns dos outros.

Arquivos ativos guardam-se os documentos de grande circulao, que ainda esto em perodo operacional, cujo contedo ainda est espera de resposta, ou ao qual se faz referncia com regularidade.
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Arquivos semiactivos embora a documentao j tenha sido processada e se tenha obtido uma resposta, tem de se continuar a guardar, porque so provveis que sejam alvos de alguma consulta, embora com menor frequncia.

Arquivo passivo ou inactivo neste caso, o documento que se guarda j foi dado como encerrado e s se consultar se se precisar de uma informao muito precisa.

O Local para o Arquivo Boa resistncia do piso; Se possvel luz natural/iluminao artificial adequada; No deve ter humidade; Boa ventilao; Humidade relativa de 40% Instalao elctrica protegida; Mobilirio adequado; Espao suficiente para a deslocao do utente.

Vantagens - visibilidade rpida; - Fcil extraco e reposio dos documentos;

Desvantagens - s podem ser utilizadas por uma pessoa de cada vez.

Caractersticas do arquivo

Facilitar tanto quanto possvel os trabalhos que se seguem classificao; Permitir realizar o trabalho de arquivo com a mxima simplicidade e rapidez; Determinar os critrios das categorias e a ordem de classificao dentro de cada categoria; Indicar quais so as categorias em que deve ser dividido o material; Ter em conta as exigncias futuras e um grau adequado de flexibilidade.

Concluso

Neste trabalho, conclumos que foi til para a nossa formao, enquanto futuros Tcnicos Administrativos, desta forma ficamos a conhecer melhor a realidade do funcionamento do arquivo e do sistema de arquivos.

Webgrafia

http://joaquim_ribeiro.web.simplesnet.pt/Arquivo/Sistemas.htm#Sistema Horizontal Parte da informao foi retirada da disciplina Arquivo e Manuteno.