1.

Biblioteca como organizaes

Gerente de bibliotecas so pessoas hiper ocupadas. A maioria das vezes no tem tempo para refletir sobre seu trabalho e, em especfico, sobre a estrutura ue o sustenta. !sto sempre ligadssimos no imediatismo das tarefas urgentes " so constantes " e na cobrana delas decorrentes, ue so para ontem. Atualmente vivemos realidades paralelas. !n uanto muitas bibliotecas se movem no conte#to virtual possibilitando o acesso $s publicaes eletr%nicas e $ internet, desvelando uma nova dimenso de tempo e espao, outras, por uma s&rie de fatores e um sem n'mero de causas, permanecem esto ues de documentos cu(o ob(etivo & sua localizao para empr&stimo e consulta. )e(a ual for * categoria e a realidade em ue se en uadre, a biblioteca deve ser vista como uma organizao, como uma empresa, a maioria das vezes, com fins no lucrativos, com resultados programados e avaliados constantemente. + estudo da organizao pode ser primeiramente 'til como um meio para biblioteca ad uirirem a compreenso, no s, do entendimento da estrutura administrativa implcita a biblioteca, como tamb&m dos mecanismos de integrao formal dessa estrutura com a instituio ue a sustenta. -omo se configura a estrutura ue sustenta o trabalho das e uipes dentro da biblioteca. -omo esta estrutura se integra $ instituio ue abriga. !stamos efetivamente enga(ados na misso da instituio. /ossumos, n,s mesmos, uma misso definida. -onstitumos focos ou circuitos provedores de informao para instituio. 0odos os seus segmentos so atingidos. A e uipe de trabalho cumpre as suas tarefas com efic$cia. !sto cientes ue do seu bom desempenho depende o alcance dos ob(etivos da biblioteca. +s servios e produtos oferece so avaliados. + ue a biblioteca ue faz um gerente. As informaes necess$rias $

ger1ncia da biblioteca esto disponibilizadas ade uadamente. +s grupos de trabalhos interagem ou permanecem isoladas em suas sees. )e fossemos e#tintos, faramos falta. )o in'meras as uestes ue procuraremos abordar em de maneira despretensiosa, e uacionar no decorrer do presente trabalho. 2esde o surgimento da Administrao cientfica diferentes escolas propuseram seus modelos de organizao.

A Escola Clssica voltada para o estudo das atividades a fim de alcanar ob(etivos focalizando pontos centrais como a necessidade especializaes do trabalho e agrupamento de funes. A Escola de Relaes Humanas procura enfatizar as pessoas dentro da organizao e seu ambiente de trabalho 3motivao, cooperao4 empregado para o alcance de ob(etivos. A Escola de Sistemas defende basicamente a ideia de ue a organizao deve ser estruturada com base nas redes de informao e nos dispositivos de comunicao mais eficazes para tomadas de decises. Organizao e Mtodo 3+5 64 & uma das funes especializadas de administrao e umas das principais respons$veis pela modelagem da empresa, envolvendo, primeiramente, a institucionalizao de uma infraestrutura compatvel com os prop,sitos do empreendimento 37+4 e, complementarmente, a definio e8 ou redefinio dos processos e m&todos de trabalho, mecanizados ou no, indispens$veis $ efetividade organizacional 3764. A funo de + 5 6, assim, tem como ob(etivo final a renovao organizacional, atrav&s da manipulao da empresa com um sistema social aberto, em permanente sintonia com as demandas de seu ambiente e#terno e8 ou interno. As t&cnicas de +rganizao e 6&todos so um valioso instrumento para o administrador de bibliotecas. !les permitem, com maior segurana, a analise de uma unidade de informao com um sistema aberto, fornecendo elementos seguros para diagn,sticos e estruturaes, tanto em se tratando de bibliotecas on9line, uanto off9 line. 2e acordo com o tamanho, espao geogr$fico, comple#idade das atividades, produtos etc., a $rea de + 5 6 & tamb&m pelos e#ecutivos de: +rganizaes e 6&todos de trabalho, /lane(amento 5 6&todos, 6&todos e sistemas e vice e versa, +rganizaes, 6&todos, informao e sistemas, Apoio administrativo, 2esenvolvimento organizacional.

/ossveis +5 6 para bibliotecas:

+rganizao ou reorganizao estrutural e8ou funcional !laborao e ou reviso de instrumentos e#ecutivos ;acionalizao dos m&todos, processos e rotinas de trabalho <mplantao de pro(etos =a> " out 2esenvolvimento de estudos e pro(etos especiais /romoo de estudos da ambi1ncia da biblioteca )uperviso -onscientizao de pessoas ?acilitao do processo decis,rio

@. ?unes e Agrupamentos de ?unes em Anidades de <nformao + conceito de gesto de ualidade total 30B64 -onhecimento de mercado -onhecimento e normalizao dos processos de trabalho <mplantao de m&todos ob(etivos de medidas e avaliaes 6elhoria na gesto interna das organizaes ue este se(a o primeiro passo para o estudo de +5 6 em

Acreditamos atuao profissional.

bibliotecas, pois permitir$ a viso em painel dessa organizao, o nosso palco de As refle#es sobre a modelagem da estrutura levou9nos a pensar sobre as diferentes configuraes ue uma biblioteca pode assumir consoante os diferentes conte#tos e ob(etivos. -omo agrupar logicamente a suas funes. + trabalho das organizaes no pode e#istir de forma isolada. !sta & uma premissa b$sica. !le precisa ser organizado de forma coerente, sempre em funo da misso da biblioteca, a partir da reunio e compatibilizao de atividades ue tenham caractersticas semelhantes, ue e#i(am o mesmo nvel de especializao, ou se(a, ue tenham os mesmo atributos. !sta & uma estrat&gia prim$ria para a agilizao dos processos. !#istem tantas formas de agrupamento de funes uantas forem *s configuraes necess$rias ao sistema. + importante & decidir certo sobre o melhor

delas. <sso varia de instituio para instituio consoante as diferentes misses ue a biblioteca assume. Bue agrupa as funes bibliotecon%micas em tr1s coerentes blocos: ?ormao e desenvolvimento e organizao das colees 2inamizao do uso das colees ?unes gerenciais

@.1 ?unes na ?ase de ?ormao, 2esenvolvimento e +rganizao de -olees -onstitui a fase em ue se desenvolvem as operaes relacionadas com a formao, desenvolvimento e organizao das colees para fins de acesso e utilizao. !stas so identificadas normalmente como funes operacionais meio ou servio meio em bibliotecas, * ueles pela biblioteca. @.1.1 /rocessos de formao e desenvolvimento de colees <dentificam os seguintes procedimentos: !studo da comunidade /olticas de seleo A uisio 2esbastamento e descarte Avaliao + processo de desenvolvimento de colees dever$ contar com o bibliotec$rio como coordenador, figura central do processo, ue poder$, com muita valia, ser assessorado por membros da comunidade envolvida. @.1.1.1 /lane(amento e elaborao de polticas A funo plane(amento e elaborao de polticas e#igem diversas tomadas de deciso, destacando9se entre elas: ue oferecem a necess$ria base e suporte informacional para o desenvolvimento e servios fim e ao oferecimento de produtos

<ndicao do respons$vel pelo processo de seleo, ue pode ser o gerente da biblioteca ou do setor especfico de seleo, ou ainda, uma comisso formada por bibliotec$rios e usu$rios da bibliotecaC

<ndicao do tipo de material ue ir$ compor o acervo, independente do seu suporte fsico. 2efinio dos assuntos ue iro fazer parte dessa coleoC !stabelecimento dos crit&rios e prioridades ue nortearo todo o processo, envolvendo decises sobre os de seleo, a uisio por compra, doao e permuta, e tamb&m, para o desbastamento da coleo, indicando o ue deve ser transferido para dep,sitos especiais ou mesmos serem descartadosC

!stabelecimentos de diretrizes para a avaliao das colees 3livros, peri,dicos, materiais especiais, publicaes eletr%nicas etc.4, inclusive com indicao da periodicidade com ue devera ser realizadaC

<ndicao do n'mero de e#emplares por ttulos principalmente para colees de uso corrente. !stabelecimento de diretrizes para a preservao e conservao do acervo, incluindo informaes sobre condies ambientais ideais para cada tipo de documentos considerando seu suporte fsicoC

<ndicao de alternativas para a obteno de recursos e definio de crit&rios para a alocao dos recursos obtidos. <ndicao de prazos para reviso das polticas adota.

@.1.1.@ )eleo A funo seleo & da maior importDncia, pois implementa o respons$veis pela formao e desenvolvimento das colees ue est$ formalizado na carta ou na poltica de seleo. E, em resumo, uma das funes ue iro compor o acervo, tanto uanto $ forma 9 peri,dicos, livros, audiovisuais, patentes, cdrooms, microformas e etc. " como uanto ao conte'do " assuntos de interesses, nvel de cobertura dese(ado etc. 9, tanto reais uanto virtuais. @.1.1.F A uisio -onsiderada como processo ue implementa as decises de seleo, esta funo inclui todas as atividades inerentes aos processos de compra, doao e

permuta de documentos. -ontrole patrimonial do acervo " registro das colees " tamb&m de sua alada. G a uisio caber$ o trabalho minucioso de identificao, localizao dos itens e sua posterior obteno para o acervo, ual uer ue se(a a maneira de isto tornar possvel. @.1.1.H Avaliao de colees A avaliao & um componente importante da administrao, pois & atrav&s dela ue podemos corrigir ou manter estrat&gias com finalidade de atingir ob(etivos pr&9determinados. A avaliao deve ser incorporada ao dia a dia da biblioteca, principalmente se considerarmos a formao e o desenvolvimento de colees como um processo holstico integrado em ue as funes se interligam e se tornam dependentes umas das outras. Avaliaes uantitativas baseadas em dados est$ticos, principalmente sobreC tamanho da coleo, assunto, idade, clientela etc. Avaliaes ualitativas preocupadas com o conte'do do acervo. /odem ser realizadas atrav&s do (ulgamento de especialistas, atrav&s de comparaes bibliogr$ficas publicadas. @.1.1.I 2esbastamento e descarte de colees 2escartar materiais em uma coleo consiste em selecionar a ueles documentos ue, atrav&s da funo de avaliao, foram considerados desnecess$rios ou defasados em relao $s e#pectativas dos usu$rios. !#iste diferena entre desbastamento de descarte. 2esbastamento consiste na retirada de documentos pouco utilizados pelos usu$rios, de uma coleo de uso fre uente para outros locais " os dep,sitos especialmente criados para abrigar esse material de consultas eventuais. @.1.@ /rocesso de organizao de colees para disponibilizao -onsiste no processamento t&cnico das colees: a an$lise tem$tica 3classificao e inde#ao etc.4 e a an$lise descritiva 3catalogao4, cada unidade documental ad uirida, modo a facilitar o seu acesso, localizao, utilizao e futuro

intercDmbio. <nclui o preparo do material para a circulao visando futuro controle de uso. + armazenamento das colees e o seu ade uado arran(o no espao fsico disponvel &, tamb&m, uma etapa desde processo. @.1.@.1 /rocessamento 0&cnico + processamento t&cnico & a funo da maior importDncia, pois do seu bom desempenho vai depender a recuperao das informaes e das pr,prias fontes. E ela ue e at& amplia a busca do leitor, se utiliza terminologia ade uada e ue estabelecem os cat$logos, bases e ue permitem o rastreamento das informaes e documentos. cruzamentos oportunos. J atrav&s dela demais recursos

?ornece o verdadeiro suporte para a realizao das pes uisas documentais, a base da pes uisa cientifica. @.1.@.@ Armazenagem E a funo responsavel pela localizao fsica das colees no ambientes da biblioteca. <nclui a distribuio das diferentes colees no espao destinado $ unidade obedecendo aos re uisitos referentes ao seu uso e preservao @.@ ?unes na ?ase de 2inamizao das colees Atividade de atendimento de usuarios reais e virtuais , todas as atividades en(agadas no proposito final da biblioteca. ;efer1ncia, -irculao e ;eproduo. @.@.1.@ +rientao e au#ilio ao usu$rio -ompreende as atividades e#ercidas face a face com o usu$rio visando facilitar o acesso a colees e a facilidade na utilizao dos demais recursos ue a biblioteca oferea, como cat$logos bases e acesso a internet. ?ornecer carta de navegao para os usu$rios e internautas e difundir informaes al&m de promover cursos, aulas e palestras para a formao de usu$rios. @.@.@ -irculao

E a funo respons$vel pelo controle da movimentao das colees dentro 3consultas4 e fora da biblioteca. As atividades de inscrio de usu$rios, e#pedio de avisos a leitores em atraso e a aplicao de penalidades, caso a biblioteca as adote, normalmente se en uadram dentro desta funo. !ste setor deve ser muito bem plane(ado, com 1nfase especial em sua localizao fsica, pois na maioria das vezes constitui o balco de recepo ao cliente. @.@.F ;eproduo -onsiste em re uisitos b$sicos para instituies ue se propem a participar de intercambio de copias e documentos. <nclui as atividades ligadas $ servios fornecidos e proviso de c,pias. + sistema -+6A0 atualmente ligado a internet assume a funo de reproduo para bibliotecas filiadas. Algumas instituies de pes uisa acionam o servio de obteno de copias, em papel de documentos obtidos atrav&s de bases de dados. @. F ?unes gerenciais As funes respons$veis por todo processo do inicio a fim. /lane(amento, organizao e avaliao. Apoiar processo decis,rio Avaliar a situao hist,rica da biblioteca Avaliar e acompanhar as atividades

@.F.1 +rganizao A organizao pode ser entendida como uma correlao de deveres ou funes para consecuo de ob(etivos especficos. A estrutura organizacional de uma biblioteca e respaldada em duas divises conforme o tipo de unidade diferentes configuraes. ue se plane(a, essa organizao obedecera a

F.1.F 2ireo 2ireo & a funo respons$vel pela implementao dos planos e pelo acompanhamento de sua e#ecuo. E a funo adminstrativa respons$vel pelo gerenciamento da organizao $ medida 6otivar, comunicar e liberar <nternalizar ob(etivos, metas e valores Karmonizar os individuos em e uipes ue e#ecutam os planos, programas e pro(etos procurando converte9los em resultados.

F /lane(amento !strat&gico La viso atual, o plane(amento estrat&gico e#ige constante reviso de ob(etivos, reavalio constante, em funo da mutabilidade dos ambientes envolvem as organizaes. + plane(amento estrategico & o con(unto de princpios e processos possibilitam aos gerentes de bibliotecas, em futuro. !stagios do processo: 6andato 6isso An$lise de ambiente e#terno An$lise de ambiente interno Buestes estrat&gicas +bst$culos /ropostas estrat&gicas -onhecimento de obstaculos e propostas estrat&gicas devem esta de acordo com as poltica e filosofia adotada pela biblioteca. 2efinir alternativa de ao <dentificar as aes necessarias para sua implementao 2eterminar prazos e respons$veis pelas aes a serem e#ecutadas. ue ual uer nvel, criar e controlar seu ue

)o inumeras as e#peri1ncias envolvendo a metodologia de plane(amento estrat&gico de bibliotecas. Lo Brasil no conte#to de bibliotecas universit$rias conhecemos e#peri1ncias da Aniversidade ?ederal do /aran$ e da Aniversidade ?ederal ?luminese , ambos enfocando bibliotecas ue servem de suporte. H. 6odelagem da +rganizao A configurao, ou se(a o desdobramento da estrutura de uma biblioteca em divises ou departamentos, sees e setores, surge decorr1ncia da necess$ria organizao do trabalho dentro de suas depend1ncias tendo vista a ualidade dos servios prestados, a satisfao da clientela e#terna e interna e o mnimo de custos. 2epartamentalizao de funes 2epartamentalizao por territ,rios 2epartamentalizao por produtos 2epartamentalizao por processos 2epartamentalizao por clientes

/ara a escolha da configurao: -onhecimento especializado ?acilidade na coordenao das atividades 6inimizar conflitos <nformatizao de setores -omunicao vertical e horizontal

Lovos modelos de +rganizao Lovos modelos de organizao so propostos organizao esta centrado no cliente. uando o compromisso da

A biblioteca da ?aculdade de )a'de da A)/, & a primeira ue se tem noticia no Brasil por direcionar "se para bibliotecas nosso ei#o central de interesse. ?unes da biblioteca ?unes 0&cnicas <nfra 9 estrutura Grupo Gestor