MBA EM GERENCIAMENTO DE

PROJETOS
Gerenciamento de Custos em Projetos
As 9 reas de conhecimento relevantes
Gesto de Projetos
Prof. Antnio Suerlilton Barbosa da Silva
Em PMI (2008):
Em alguns projetos, especialmente os que apresentam
menor escopo, a estimativa de custos e a oramentao
esto ligadas de forma to estreita que so consideradas
um nico processo, que pode ser realizado por uma nica
pessoa durante um perodo de tempo relativamente curto.

Esses processos so apresentados aqui como processos
distintos porque as ferramentas e as tcnicas para cada um
deles so diferentes.
Oramentao
Oramentao
Uma vez que os recursos do projeto tenham sido identificados e
seus custos estimados, podemos inserir todas as informaes no
oramento;
O oramento tem de estar sempre relacionado ao ciclo de vida do
projeto e ao cronograma do projeto;
A oramentao est ainda rigorosamente relacionada ao escopo
do projeto;
Cronograma do projeto
Inclui pelo menos uma data de incio planejada e uma data de
trmino planejada para cada atividade do cronograma;
Esse processo normalmente ocorre at o trmino do plano de
gerenciamento do projeto;
O cronograma do projeto pode ser apresentado de forma
sumarizada, s vezes chamado de cronograma mestre ou
cronograma de marcos, ou apresentado em detalhes.
Cronograma do projeto: Formatos
Adendo: Marcos so eventos que sinalizam a finalizao das atividades importantes do projeto.
Cronograma do projeto: Formatos
Processos relacionados:
Fonte: Metodologia PMO (2013)
Calendrio de recurso (atualizaes)
Documenta os dias trabalhados e os dias no trabalhados que
determinam as datas nas quais um recurso especfico, uma
pessoa ou material, pode estar ativo ou est ocioso;
Normalmente o calendrio de recurso do projeto identifica
feriados especficos de recursos e perodos de disponibilidade de
recursos;
O calendrio de recurso do projeto identifica a quantidade de
cada recurso disponvel durante cada perodo de disponibilidade.
Calendrio de recurso (atualizaes)
Calendrio de recurso (atualizaes)
Processos relacionados:
Fonte: Metodologia PMO (2013)
Contrato
Assinado com cada fornecedor selecionado;
Pode estar na forma de um documento complexo ou de um
simples pedido de compra;
Acordo legal que gera obrigaes para as partes;
Relao legal sujeita a remediao nos tribunais.
Contrato
Os principais componentes de um contrato em geral incluem,
mas no se limitam:
declarao do trabalho, cronograma, perodo de
desempenho, funes e responsabilidades, estabelecimento
de preos e pagamento, ajustes de inflao, critrios de
aceitao, garantia, suporte a produtos, limitao de
responsabilidade, remuneraes, reteno, penalidades,
incentivos, seguro, aprovao da subcontratada e tratamento
de solicitaes de mudana.
Plano de gerenciamento de custos
O componente plano de gerenciamento de custos do plano de
gerenciamento do projeto e outros planos auxiliares so
considerados durante a oramentao.

Fonte: Oramentao de custos: Ferramentas e Tcnicas
(PMI, 2013)
Agregao de custos
As estimativas de custos da atividade do cronograma so
agregadas por pacotes de trabalho de acordo com a EAP. As
estimativas de custos do pacote de trabalho so ento agregadas
para os nveis mais altos de componentes da EAP, como contas de
controle, e finalmente para todo o projeto.
Agregao de custos
Anlise das reservas
a anlise das reservas de contingncia de custos e prazos feitas;
Ela compara a quantidade residual de reservas com a quantidade
de risco restante a fim de determinar se as reservas restantes so
suficientes;
Uma maneira simples de calcular a reserva de contingncia
determinar um percentual em relao ao oramento (custo) e ao
prazo total de uma fase ou do projeto como um todo;
Esse percentual deve ser determinado baseando-se na sua
anlise qualitativa e quantitativa dos riscos.
Reconciliao dos limites de financiamento
A reconciliao exigir que os cronogramas do trabalho sejam
ajustados para nivelar ou regular essas despesas, o que ser
realizado colocando restries de data imposta para alguns
pacotes de trabalho, marcos do cronograma ou componentes da
EAP no cronograma do projeto;
O produto final dessas interaes de planejamento uma linha
de base dos custos.
Fonte: Oramentao de custos: sadas (PMI, 2013)
Linha de base do desempenho de custos
um oramento dividido em fases usado como base em relao
qual ser medido, monitorado e controlado o desempenho de
custos geral no projeto;
Ela desenvolvida somando-se os custos estimados por perodo
e geralmente exibida na forma de uma curva S;
A linha de base dos custos um componente do plano de
gerenciamento do projeto;
o oramento do projeto aprovado pelo seu patrocinador no
trmino do planejamento.
Linha de base do desempenho de custos
Muitos projetos, especialmente os grandes, possuem vrias
linhas de base dos custos e dos recursos e linhas de base de
produo de consumveis (por exemplo, metros cbicos de
concreto por dia) para medir os diferentes aspectos do
desempenho do projeto;
Por exemplo, a gerncia pode exigir que o gerente de projetos
acompanhe os custos internos (mo-de-obra) separadamente dos
custos externos (empreiteiros e materiais de construo) ou das
horas de mo-de-obra totais.
Linha de base do desempenho de custos
Linha de base do desempenho de custos
Processos relacionados:
Fonte: Metodologia PMO (2013)
Necessidade de financiamento do projeto
Os requisitos dos recursos financeiros do projeto descrevem qual
o montante financeiro que ser utilizado por cada uma das
atividades ou fases do projeto direta ou indiretamente, assim
como descreve quais so as reservas de capital de cada uma
dessas atividades, essa informao fundamental para garantir
que as atividades no utilizaram mais recursos do que aqueles
destinados a elas.
Necessidade de financiamento do projeto
Necessidade de financiamento do projeto
Processos relacionados:
Fonte: Metodologia PMO (2013)
O controle de custos

Muitos projetos no alcanam o objetivo
de estar dentro do prazo e custos planejados.
Por que?

O controle de custos

Estimativas incorretas;
Imposies de prazo irreais;
Baixo comprometimento dos envolvidos;
Mudanas no escopo;
Falta de controles e monitoramento.

O controle de custos
O controle de custos do projeto importante
para que possamos garantir que estamos
executando corretamente o oramento.

O controle de custos
primordial que o gerente do projeto esteja sempre em condies de
responder seguramente:

Houve alguma mudana significativa no projeto, a ponto de alterar seu
oramento inicial?
A mudana foi aprovada? Gerou a aprovao de um novo oramento?
O projeto est conforme o novo oramento aprovado?
As estimativas de custos feitas na fase de planejamento ainda esto
vlidas?
Que tipo de variao (preo ou quantidade) ocorreu com os insumos
do projeto?
Quais as causas das variaes (preo ou quantidade) dos insumos do
projeto?
O projeto terminar conforme o oramento?
Algo est sendo feito para garantir que o oramento aprovado no ser
extrapolado?


Passos para acompanhar o desempenho do projeto


Registrar o desempenho atual
Calcular a variao ou desvio
Estimar o desempenho futuro
Tomar uma ao de acordo com o
tamanho e com a causa do desvio
Fonte: Barbosa et al (2011)
O controle de custos

Ao longo de todo o ciclo de vida do projeto, os
relatrios de desempenho sero desenvolvidos
periodicamente, com informaes coletadas nas
reunies de acompanhamento, para garantir que os
passos apresentados sejam seguidos.


O controle de custos do projeto inclui (PMI, 2008):

Controlar os fatores que criam mudanas na linha de base dos custos;
Garantir que houve um acordo em relao s mudanas solicitadas;
Monitorar as mudanas reais quando e conforme ocorrem;
Garantir que os possveis estouros nos custos no ultrapassam o
financiamento autorizado periodicamente e no total para o projeto;
Monitorar o desempenho de custos para detectar e compreender as
variaes em relao linha de base dos custos;
Registrar exatamente todas as mudanas adequadas em relao linha de
base dos custos;
Evitar que mudanas incorretas, inadequadas ou no aprovadas sejam
includas nos custos relatados ou na utilizao de recursos;
Informar as partes interessadas adequadas sobre as mudanas aprovadas;
Agir para manter os estouros nos custos esperados dentro dos limites
aceitveis.

O controle de custos
O controle de custos
Os relatrios de desempenho
fornecem informaes sobre
desempenho de custos e de recursos
como resultado do progresso do
trabalho real (PMI, 2008).

A maioria das partes interessadas fica
atenta ao progresso do projeto.


(Gerenciamento das comunicaes Cap. 10)
O controle de custos
Os relatrios de progresso ou de
desempenho devem ser enviados
regularmente e devem cobrir um
perodo especfico.

O perodo coberto pelos relatrios de
progresso pode ser dirio, semanal ou
mensal.

O controle de custos
Deve discutir:
Conquistas desde o relatrio
anterior;
Andamento atual do projeto;
Solues para problemas
identificados anteriormente;
Problemas atuais a serem
resolvidos;
Medidas corretivas a serem
tomadas no futuro;
Metas a serem atingidas antes do
prximo relatrio.

O controle de custos
O controle de custos

So informaes sobre o andamento
das atividades do projeto, coletadas
rotineiramente como parte da
execuo do plano de gerenciamento
do projeto.
Gerenciamento de integrao do projeto Cap. 4
O controle de custos
Essas informaes incluem, mas no se
limitam a:

Progresso do cronograma mostrando
informaes sobre o andamento;
Entregas terminadas e no terminadas;
Atividades do cronograma que foram
iniciadas e as que foram terminadas;
At que ponto os padres de qualidade
esto sendo atendidos;
Custos autorizados e incorridos;
Gerenciamento de integrao do projeto Cap. 4
O controle de custos
Essas informaes incluem, mas no se
limitam a:

Estimativas para terminar as atividades
do cronograma que foram iniciadas;
Percentual fisicamente terminado das
atividades do cronograma em
andamento;
Lies aprendidas documentadas
colocadas na base de conhecimento de
lies aprendidas;
Detalhes da utilizao de recursos.
Gerenciamento de integrao do projeto Cap. 4
O controle de custos
So mudanas autorizadas e
documentadas que ampliam ou limitam o
escopo do projeto;
Podem modificar polticas, planos de
gerenciamento de projetos,
procedimentos, custos ou oramentos, ou
revisar cronogramas;
So agendadas para serem implementadas
pela equipe do projeto.
O controle de custos
O plano de gerenciamento do
projeto e seu componente plano
de gerenciamento de custos,
alm de outros planos auxiliares,
so considerados durante a
execuo do processo Controle
de custos.
O controle de custos
Define os procedimentos atravs dos
quais possvel realizar mudanas na
linha de base dos custos;
Inclui os formulrios, a documentao,
os sistemas de acompanhamento e os
nveis de aprovao necessrios para
autorizar mudanas.
O controle de custos
As tcnicas de medio de
desempenho ajudam a avaliar a
extenso das variaes que iro
ocorrer;
A tcnica do valor agregado
(TVA) - integra medidas de
escopo, custo e cronograma do
projeto.
O controle de custos
Uma parte importante do controle
de custos determinar a causa de
uma variao, a extenso da variao
e decidir se a variao exige aes
corretivas.

A tcnica do valor agregado utiliza a
linha de base dos custos para avaliar
o andamento do projeto e a
extenso das variaes que ocorrem.

Anlise do Valor Agregado
A Anlise de Valor Agregado est fundamentada em 3
elementos bsicos:
valor planejado VP;
custo real CR;
valor agregado VA do trabalho
executado
Valor planejado (VP): O VP o custo orado do trabalho
agendado a ser terminado em uma atividade ou o componente
da EAP at um determinado momento.
Anlise do Valor Agregado
Custo real (CR): custo total incorrido na realizao do trabalho
na atividade do cronograma ou no componente da EAP
durante um determinado perodo de tempo.
Anlise do Valor Agregado
Valor agregado (VA): O VA uma quantia orada para o
trabalho realmente terminado na atividade do cronograma ou
no componente da EAP durante um determinado perodo de
tempo.

Quanto vale o trabalho realizado?
Custo orado para o trabalho realmente realizado;
VA = VP x progresso fsico (%).
Anlise do Valor Agregado
Valor agregado (VA): O VA uma quantia orada para o
trabalho realmente terminado na atividade do cronograma ou
no componente da EAP durante um determinado perodo de
tempo.
Anlise do Valor Agregado
Valor agregado - Exemplo
Para a abertura de um novo supermercado, custos referem-se
s atividades principais desenvolvimento de uma estratgia
de marketing, construo do supermercado e instalao dos
equipamentos.

O sequenciamento e o oramento dessas atividades so...
Valor agregado - Exemplo
A distribuio do oramento para o projeto e seus custos
acumulados totais podem ser representados da seguinte
maneira...
Definida pelos custos acumulados estimados do projeto durante sua vida.
Valor agregado - Exemplo
Uma vez que o projeto j esteja sendo executado, podem ocorrer
despesas no esperadas.

Ao final de abril, os custos atuais seriam os seguintes...
Como o custo orado menor do que o custo real para implementar controle
oramentrio , temos de estimar o custo atual executado
Mtodos simples de anlise de varincia de custos...
Contudo, o uso de um mtodo to simples para anlise de desvios oramentrios pode
incorrer em erros conceituais...
Avaliao do Desempenho
Para avaliar o progresso do projeto, necessrio comparar o
custo orado ao custo real, de acordo com o valor do trabalho
executado.

Estimamos o valor do trabalho executado, definimos o percentual
de concluso de cada atividade, transformamos esse percentual
em um valor monetrio, multiplicando-o pelo custo total orado
para cada atividade
Avaliao do Desempenho
Anlise do Valor Agregado
ACRNIMOS COMUNS
Custo orado do trabalho agendado / Budgeted Cost of Work
Scheduled (BCWS)

Custo real do trabalho realizado / Actual Cost of Work Performed
(ACWP)

Custo orado do trabalho realizado / Budgeted Cost of Work
Performed (BCWP)

Variaes
Fornecem outras informaes a respeito do desempenho
do projeto a partir dos elementos bsicos (VP, CR e VA).

So derivadas a partir de 5 ndices:
Variao de custos (VC);
Variao de prazos (VP);
ndice de desempenho de custos (IDC);
IDC cumulativo (IDC
C
);
ndice de desempenho de prazos (IDP).

Variaes
Variao de custos (VC):
A VC igual ao valor agregado (VA) menos o custo real (CR).


VC = VA - CR
Variaes
Variao de prazos (VP):
A VP igual ao valor agregado (VA) menos o valor planejado (VP).
VPrazo = VA - VPlanejado
Variaes
ndice de desempenho de custos (IDC).

Mostra a converso entre os valores reais consumidos pelo projeto
e os valores agregados no mesmo perodo;
IDC menor que 1.0 = indica um estouro nos custos estimados.
IDC maior que 1.0 = indica custos estimados no atingidos.
O IDC igual relao entre VA e CR.
O IDC o indicador de eficincia de custos mais comumente usado.



IDC = VA/CR
Variaes - IDC
Variaes
ndice de desempenho de prazos (IDP).

IDP usado, em adio ao andamento do cronograma para prever a
data de trmino e s vezes usado junto com o IDC para prever as
estimativas de trmino do projeto;



IDP = VA/VPlanejado
Variaes - IDP
Exemplo
O controle de custos
Estimativas de custos (atualizaes)
As estimativas de custos da atividade
do cronograma revisadas so
modificaes nas informaes de
custos usadas para gerenciar o
projeto.
As partes interessadas adequadas so
notificadas conforme necessrio.
As estimativas de custos revisadas
podem exigir ajustes em outros
aspectos do plano de gerenciamento
do projeto.
O controle de custos
Linha de base dos custos (atualizaes)
As atualizaes de oramento so
mudanas feitas em uma linha de base
dos custos aprovada.
Em geral, esses valores so revisados
somente em resposta a mudanas
aprovadas no escopo do projeto.
No entanto, em alguns casos, as variaes
de custos podem ser to srias que
necessria uma linha de base dos custos
revisada para fornecer uma base realista
para a medio de desempenho.
O controle de custos
Os valores calculados de VC, VP,
IDC e IDP de componentes da
EAP, em particular os pacotes
de trabalho e as contas de
controle, so documentados e
comunicados s partes
interessadas.
O controle de custos
As tcnicas de previso ajudam a
avaliar os custos ou a quantidade
de trabalho para terminar
atividades do cronograma, o que
denominado ENT.
As tcnicas de previso tambm
ajudam a determinar a EPT, que a
estimativa para terminar o
trabalho restante de uma atividade
do cronograma, um pacote de
trabalho ou uma conta de controle
O controle de custos
A anlise do desempenho do
projeto pode gerar uma
solicitao de mudana de
algum aspecto do projeto.
As mudanas identificadas
podem exigir um aumento ou
uma diminuio do
oramento.
O controle de custos
Uma ao corretiva qualquer coisa
realizada para que o desempenho
futuro esperado do projeto fique de
acordo com o plano de gerenciamento
do projeto.
Aes corretivas na rea de
gerenciamento de custos
frequentemente envolvem o ajuste
dos oramentos das atividades do
cronograma, como aes especiais
tomadas para equilibrar as variaes
de custos.
O controle de custos
As lies aprendidas so
documentadas de modo que possam
se tornar parte dos bancos de dados
histricos tanto para o projeto quanto
para a organizao executora.
A documentao das lies aprendidas
inclui as causas-raiz das variaes, os
motivos pelos quais as aes corretivas
foram escolhidas e os outros tipos de
lies aprendidas de controle de
produo de recursos, custos ou
recursos.
O controle de custos
Todas as solicitaes de mudana
aprovadas que afetam as estimativas
de custos da atividade do cronograma,
do pacote de trabalho ou do pacote de
planejamento, alm da linha de base
dos custos, do plano de gerenciamento
de custos e do oramento do projeto,
devem ser incorporadas como
atualizaes desses documentos.