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A ESCOLHA DO
SOFTWARE PARA
INFORMATIZAO
DA SUA EMPRESA
Necessidade de informatizar a empresa
Uma senhora muito simptica, Dona Maria das Coxinhas,
feliz proprietria de um comrcio de salgadinhos, est, j faz
algum tempo, com algumas dificuldades em realizar os con-
troles administrativos e financeiros na sua empresa. Isto est
causando a insatisfao e at a perda de alguns fregueses e
por conseqncia, prejuzos para a imagem do negcio e re-
duo do faturamento.
Alguns problemas esto ocorrendo, como por exemplo, o
atendimento. Hoje, os clientes j passam dos cem, sendo di-
fcil a identificao de todos pela voz no telefone, prejudi-
cando a rapidez e o atendimento, que at ento, era perso-
nalizado. Outra sria dificuldade est no momento da entre-
ga dos produtos, onde o endereo sempre est em algum
pedao de papel, que desaparece misteriosamente, causan-
do o maior tumulto e desespero na empresa, gerando atra-
sos, trocas de produtos, aborrecimento dos clientes, que aca-
bam por no mais realizar pedidos.
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Conhecendo a informatizao
A empresa tem o seu contato inici-
al com a informtica geralmente utili-
zando um editor de texto ou uma
planilha eletrnica. Porm, quando
estes aplicativos deixam de atender ao
negcio e suas relaes comerciais
devido ao volume crescente das informaes, chegado o momento de
procurar um software-aplicativo adequado s necessidades da empresa.
A busca j comea em uma encruzilhada e o empresrio precisa
decidir entre dois caminhos:
solicitar o desenvolvimento de um sistema ou
adquirir um aplicativo pronto, conhecido como pacote.
Neste momento, a Dona Maria das Coxinhas, como outros em-
presrios, fica cheia de dvidas. No entanto, ela pode ficar tranqila,
pois vamos explicar o processo de informatizao, focando cuidado-
samente cada um dos passos que devem ser seguidos para a escolha
do software-aplicativo adequado para o seu negcio.
Dona Maria das Coxinhas j
observou que em diversas lojas
nas quais ela consumidora, o
computador consegue identific-
la e agilizar o atendimento, facili-
tando o pagamento e as entregas,
inclusive demonstrando suas lti-
mas compras, evitando erros e
exageros em seus pedidos de compra futuros.
- Mas por onde comear esta informatizao? Pergunta a em-
presria e empreendedora, dando mais um passo na luta pela
competitividade empresarial.
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No existe problema algum
em iniciar a informatizao
utilizando editores de textos e
planilhas eletrnicas.
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O primeiro passo
Neste primeiro momento, o empresrio deve dedicar a sua aten-
o para a escolha do aplicativo, deixando os computadores, perif-
ricos, rede, placas de vdeo e som, dentre outros
equipamentos, para uma segunda etapa.
O primeiro passo conhecer e definir as reas
da empresa que sero preparadas para receber o
computador e seus sistemas. Isto pode ser feito
incentivando a prtica de controles nos diver-
sos setores da empresa, para posterior anlise
da sua importncia para a gesto do negcio.
Assim, a Dona Maria e seus funci-
onrios tero que dirigir os seus es-
foros para a captura, arquivamen-
to e anlise das informaes que
sero inseridas posteriormente no
sistema a ser adquirido.
Escolha e aquisio do software-aplicativo
Os seguintes parmetros bsicos so os pontos fundamentais para
a orientao do empresrio em relao ao seu negcio:
cadastro de produtos, fornecedores e clientes;
controle de estoque fsico (quantidade) e financeiro (custos);
controles financeiros, incluindo o fluxo de caixa e o demonstrati-
vo de resultados.
Veja a relao completa dos parmetros no Adendo 1 no final
deste SAIBA MAIS.
A escolha do aplicativo, baseada nos trs itens citados acima, de-
pende das atividades realizadas na empresa, que podem agrupar des-
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Procure primeiro encontrar
o aplicativo adequado para
sua empresa e depois comprar
o computador e outros equipa-
mentos de informtica.
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de o primeiro contato com o clien-
te at a entrega do produto e/ou ser-
vio, passando inclusive pela elabo-
rao dos custos e a formao do
preo de venda.
Em relao aos parmetros bsicos, dois fatores so determinantes
para a escolha do aplicativo:
possibilidades de insero de produtos, especficos ao negcio,
no estoque;
variveis (campos para a digitao de dados) do cadastro de
clientes.
Como exemplo, podemos citar a verificao da existncia de um
produto no estoque que depende da correta insero das informa-
es nos documentos de controles, manuais ou informatizados, refe-
rentes aos pedidos de compra, s notas fiscais dos fornecedores, ao
processo de estocagem e expedio.
Como encontrar o software-aplicativo?
Definidas as necessidades da empresa, preciso encontrar o
software-aplicativo adequado aos seus processos.
Muitas vezes, infelizmente, a aquisio de um computador tem sido
o sinnimo de informatizao, levando a empresa busca frentica de
qualquer sistema para atender s suas exigncias bsicas, causando
srios prejuzos para o negcio, alm de geralmente instalar o caos na
organizao, principalmente quanto ao atendimento do cliente.
Existem disponveis no mercado aplicativos empresariais de todos
os tamanhos, preos e especificaes, que atendem s diversas ne-
cessidades empresariais, desde os sistemas integrados de gesto, apre-
3
Para as pequenas empre-
sas, os dois mdulos que de-
finem a aquisio do aplicativo
so o de estoque e o de cadastro
de clientes.
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sentados e implantados em mdulos, at os softwares, pacotes que
so inseridos na empresa pelo prprio empresrio.
A seguir, os trs tipos de aplicativos mais utilizados nas pequenas
empresas:
a) Genrico
Aplicativo criado para atender aos mais
diversos modelos de negcios dos diversos
ramos da atividade econmica, utilizando
para isso, os processos bsicos genricos da
grande maioria das empresas. A maior van-
tagem deste tipo de software est no preo relativamente baixo.
Este tipo de aplicativo pode aten-
der desde uma panificadora at um
mini-mercado, sem qualquer restri-
o. Porm, a empresa ter que se
moldar aos requisitos de entrada de
informaes e aos modelos de rela-
trios j existentes no software.
b) Especializado
Aplicativo desenvolvido para atender empresas de um determina-
do ramo de atividade econmica como: farmcias, panificadoras,
autopeas etc., onde o modelo de empresa define os padres dos
processos de entrada de informaes no sistema, principalmente
quanto aos bancos de dados especficos de itens de estoque, modelo
de atendimento, controles de compras e vendas, emisso de notas
fiscais e relatrios de acompanhamentos gerenciais. A grande vanta-
gem est na rpida adequao da empresa ao aplicativo, principal-
mente quanto ao parmetro estoque, no que se refere ao
cadastramento de produtos.
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Cuidado, mui-
tas vezes, o ba-
rato sai caro.
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Cuidado, muitas vezes,
o
caro no representa a so-
luo ideal.
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c) Especfico
Aplicativo criado sob encomenda ou, que no decorrer da implanta-
o, se torna especfico determinada empresa em funo dos proces-
sos e critrios de entrada de dados voltados exclusivamente ao negcio.
Neste tipo de software, os modelos de relatrios atendem plena-
mente s necessidades dos gestores e as definies das telas do
sistema seguem os critrios operacionais e funcionais da organiza-
o, suprindo totalmente as necessidades de controles e de gesto
da empresa atravs das informaes especficas geradas pelo siste-
ma implantado.
A grande vantagem deste tipo de aplicativo est na sua integrao
com as necessidades reais da empresa e do empresrio, facilitando a
utilizao do software conforme o modelo de administrao que j
estava sendo adotado no negcio.
O que fazer antes da aquisio definitiva?
Procure conhecer muito bem o software. Para esta ao existem
algumas metodologias, que so apresentadas abaixo:
utilizando e visualizando um demo, que um software de sim-
ples demonstrao, com tempo limitado de uso, apresentado al-
gumas vezes de modo incompleto, permitindo uma viso geral do
sistema. Este software normalmente enviado pelo fornecedor
ou obt i do at ravs de um
download (cpia de um site para
o seu computador) na internet;
visitando empresas que j utili-
zem o aplicativo escolhido;
solicitando uma apresentao do
software, procurando visualizar a
6
Analise as possibilidades de
adequao da empresa ao
aplicativo. Esta ao pode signi-
ficar uma grande economia na
aquisio do aplicativo.
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relao entre a entrada de
dados do aplicativo e os pro-
cessos operacionais da sua
empresa, no se deixando
iludir pela beleza visual do
sistema.
A Dona Maria tambm
deve direcionar sua ateno
para os processos de incluso das informaes no sistema, procurando
identificar se existem no software as entradas de dados que atendam s
necessidades bsicas da sua empresa, visualizando as telas do sistema,
procurando perceber se elas permitem fcil compreenso por parte dos
funcionrios e se atendem maioria dos procedimentos operacionais,
alm do fornecimento de relatrios e informaes gerenciais na tela e/ou
impressas, e outros pontos inerentes ao seu negcio.
Como conviver bem com a informtica na empresa?
A Dona Maria das Coxinhas vai para a mais importante misso da
informatizao empresarial. chegado o momento de, aps a esco-
lha entre vrios fornecedores e aplicativos, adquirir o software que
atender suas necessidades empresariais da melhor forma possvel,
dentro das suas possibilidades organizacionais e financeiras.
O cuidado com os encantamentos provocados pelas telas e
mgicas efetuadas no sistema deve ser um alerta permanente,
pois apenas detalhes que quase nada agregam na informatizao
e gesto da empresa.
Tambm muito importante observar itens como:
o prazo de validade do aplicativo;
a existncia de manuteno gratuita ou paga;
a disponibilidade de consultorias e treinamentos;
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a possibilidade de adequaes do aplicativo ao longo da utilizao;
a apresentao clara e objetiva do contrato de aquisio e/ou
licena de uso;
a apresentao clara e objetiva do contrato de servios.
Alm disso, a empresa fornecedora do software-aplicativo deve
realizar as devidas atualizaes mercadolgicas do programa, no
somente em relao s leis fiscais, mas tambm, em funo das evo-
lues empresariais, sejam elas de atendimento, financeiras ou de
logstica (compra, estocagem e entrega).
Atendidos os requisitos citados, a Dona Maria das Coxinhas j
poder escolher com confiana o software-aplicativo adequado para
as necessidades reais da sua empresa, com grandes chances de atin-
gir o pleno sucesso da informatizao empresarial do seu negcio.
Os cuidados aps
implantao do aplicativo
Depois de treinados, Dona Maria
e seu pessoal precisam manter sem-
pre as informaes atualizadas, reali-
zando periodicamente anlises dos di-
versos relatrios, efetuando a manu-
teno das informaes, cobrando sempre de todos os colaboradores a
integridade e qualidade dos dados captados na empresa, atravs da
checagem e confrontao fsica das informaes inseridas no sistema.
Observao importante
Para que um aplicativo seja considerado til para a empresa, pos-
sibilitando o rpido retorno do seu investimento, fundamental que
a entrada de dados no software seja totalmente compatvel com a
realidade dos controles realizados na organizao, gerando informa-
es confiveis e teis para as tomadas de decises estratgicas, por
parte de todos os usurios e principalmente, do gestor do negcio.
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Lembre-se que a qualida-
de da entrada de informa-
es, define a qualidade das
aes do gestor.
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Utilize o Adendo 1 para o Suporte na escolha do software-aplicativo:
Adendo 1
Parmetros Bsicos:
Informaes para a Automao Empresarial adequada aos processos
empresariais (marque um X nos espaos determinando o Sim para o
parmetro):
Suporte para a Escolha do Software-Aplicativo
PCP - Programa e Controle da Produo
PDV - Ponto de Venda
ECF - Emissor de Cupom Fiscal
Tipo do Aplicativo
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