FUNDAO DOS ESTUDOS SOCIAIS DO PARAN - FESP

Alessandro Augusto Brogin Craveiro

IMPLANTAO DE UM SISTEMA ERP NA ABC PROJETOS E TECNOLOGIA













CURITIBA
2011

Trabalho de Avaliao do curso de Ps
Graduao em Gesto de projetos da Fundao
dos Estudos Sociais do Paran FESP.



Sumrio Pag.
1. PROPOSTA DO PROJETO .............................................................................. 3
1.1. Identificao do Projeto ................................................................................... 3
1.2. Responsvel pelo Projeto ............................................................................... 3
1.3. Justificativa do Projeto .................................................................................... 3
1.4. Retorno estimado do Projeto........................................................................... 3
1.5. Perodo de implantao estimado ................................................................... 3
1.6. Entregas do projeto ......................................................................................... 3
1.7. Oramento preliminar ..................................................................................... 3
1.8. Aprovao do projeto ...................................................................................... 3
2. TERMO DE ABERTURA DO PROJETO PROJECT CHARTER .................... 4
2.1. Justificativa do Projeto .................................................................................... 4
2.2. Produto do projeto .......................................................................................... 4
2.3. Gerente do Projeto .......................................................................................... 4
2.4. Equipe do projeto ............................................................................................ 4
2.5. Critrios de aceitao do projeto ..................................................................... 4
3. GERENCIAMENTO DO PROJETO ................................................................... 5
3.1. Objetivos do projeto ........................................................................................ 5
3.2. Produtos do projeto - caractersticas e requisitos ............................................ 5
3.2.1. Sistema a ser implantado ............................................................................. 5
3.2.2. Local da Implantao ................................................................................... 5
3.2.3 Recursos Necessrios .................................................................................. 5
3.2.4.Treinamento .................................................................................................. 5
3.2.5. Modelo de Implantao ................................................................................ 5
3.2.6.Testes ........................................................................................................... 6
3.2.7. Requisitos do projeto ................................................................................... 6
3.3. Estimativas iniciais de custos .......................................................................... 6
3.4. Premissas do projeto ...................................................................................... 6
3.5. Restries do projeto ...................................................................................... 6
3.6. Limites do projeto ............................................................................................ 7
3.7. Entregas e marcos do projeto ......................................................................... 7
3.8. Equipe e organizao do projeto ..................................................................... 8
3.9. Principais interessados ................................................................................... 9
3.10. WBS (EAP) Estrutura analtica do projeto ..................................................... 9
3.11. Lista de atividades ........................................................................................ 10
4. GERENCIAMENTO PRELIMINAR DO ESCOPO DO PROJETO ...................... 11
4.1. Processo de definio do escopo ................................................................... 11
4.2. Processo de documentao do escopo .......................................................... 11
4.3. Processo de verificao do escopo do projeto ................................................ 11
4.4. Processo de controle de escopo ..................................................................... 11
4.5. Controle integrado das mudanas no projeto .................................................. 11
4.6. Controle de reviso do documento ................................................................. 12
5. GERENCIAMENTO DO TEMPO DO PROJETO .............................................. 13
5.1. Cronograma do projeto ................................................................................... 13
6. GERENCIAMENTO DOS CUSTOS DO PROJETO .......................................... 14
6.1. Oramento detalhado ..................................................................................... 14
6.2. Fonte pagadora .............................................................................................. 15


Pg.
6.3. Plano de desembolso ..................................................................................... 16
6.4. Lista de atividades .......................................................................................... 18
7. GERENCIAMENTO DOS RISCOS DO PROJETO ............................................ 19
7.1. Identificao dos riscos do projeto .................................................................. 19
7.2. Planilha de gerenciamento de riscos ............................................................... 20
7.3. Matriz de probabilidade ................................................................................... 21
7.4. Planilha de Valor Monetrio Esperado ............................................................ 22
7.5. Formulrio de acompanhamento de riscos ..................................................... 23
8. GERENCIAMENTO DAS COMUNICAES DO PROJETO ........................... 24
8.1. Plano de comunicao do projeto ................................................................... 24
8.2 Ata de reunio do projeto ................................................................................. 26
9. GERENCIAMENTO DA QUALIDADE DO PROJETO ...................................... 26
9.1. Definio dos padres de qualidade .............................................................. 25
9.1.1.Requisitos da qualidade ............................................................................... 25
9.1.2. Critrios de aceitao da qualidade ............................................................. 25
9.2. Custo da Qualidade ........................................................................................ 25
9.3. Mtricas de Qualidade .................................................................................... 25
9.4. Ata de reunio de atividades da qualidade planejados. .................................. 25
9.5.Solicitao de mudanas: ............................................................................... 25
9.6. Auditorias ........................................................................................................ 25
9.7. Aes Corretivas ............................................................................................ 25
10. GERENCIAMENTO DOS RECURSOS HUMANOS ....................................... 26
10.1. Organograma do projeto ............................................................................... 26
10.2. Equipe de Projeto ........................................................................................ 26
11. GERENCIAMENTO DAS AQUISIES DO PROJETO ................................. 28
11.1. Termo de Referncia para Contratao de Servios de Consultoria ............. 28
11.1.1. Objeto ........................................................................................................ 28
11.1.2. Justificativa ................................................................................................ 28
11.1.3. Produto a ser entregue .............................................................................. 28
11.1.4. Prazo ......................................................................................................... 28
11.1.5. Condies de pagamento .......................................................................... 28
11.1.6. Servios a serem executados .................................................................... 28
11.1.7. Obrigaes da contratante ......................................................................... 28
11.1.8. Obrigaes da contratada .......................................................................... 29
11.1.9. Aprovao .................................................................................................. 29
12. REGISTRO DE LIOES APRENDIDAS .......................................................... 30
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1. PROPOSTA DO PROJETO

1.1. Identificao do Projeto:
Nome do projeto: Implantao de um sistema ERP na ABC Projetos e Tecnologia.
1.2. Responsvel pelo Projeto: Alessandro Augusto Brogin Craveiro
1.3. Justificativa do Projeto:
A implantao do projeto faz-se necessria para definir os processos na empresa, pois
o sistema far com que os processos sejam seguidos da forma definida na fase de
parametrizao.
Isto deve trazer reduo nos custos de controle, minimizao de falhas, integrao
dos processos evitando retrabalho e preciso na execuo das tarefas melhorando a
produtividade.
1.4. Retorno estimado do projeto
De acordo com estimativas e experincias anteriores segue abaixo quadro com
retorno do projeto esperado, em que, no cenrio apresentado, estima-se um aumento
no acerto de compras (efetividade de compras) na ordem de 5%.de 87% para 91,35%

1.5. Perodo de implantao estimado: Data incio:01/04/2011 - Data fim: 30/11/2011
1.6. Entregas do projeto:
O sistema dividido em mdulos que devero ser implantados conforme cronograma
a ser definido.
1.7. Oramento preliminar:
O investimento total previsto de R$ 227.990,00, conforme planilha de valor
monetrio esperado
1.8. Aprovao do projeto:
Aprovao Patrocinador Responsvel pelo projeto
Nome Sebastio
Almeida Alessandro A B Craveiro
Assinatura

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2. TERMO DE ABERTURA DO PROJETO PROJECT CHARTER
2.1. Justificativa do Projeto:
A implantao do projeto faz-se necessria para definir os processos na empresa, pois
o sistema far com que os processos sejam seguidos da forma definida na fase de
parametrizao.
Isto deve trazer reduo nos custos de controle, minimizao de falhas, integrao dos
processos evitando retrabalho e preciso na execuo das tarefas melhorando a
produtividade.
2.2. Produto do projeto:
O produto final do projeto dever ser o sistema funcionando perfeitamente,
necessitando apenas de atualizaes impostas pela legislao ou por melhorias que
possam ser implantadas para melhorar a produtividade e reduzir custos.
2.3. Gerente do Projeto:
O gerente do projeto ser o Sr. Alessandro Augusto Brogin Craveiro que o
coordenador administrativo financeiro e ter a incumbncia de alocar os recursos
necessrios para a execuo do projeto podendo ser pessoas, recursos fsicos e
financeiros, controlar o andamento das atividades, implementar aes preventivas ou
corretivas caso necessrio, manter o projeto dentro dos limites estabelecidos e
receber e analisar as solicitaes de mudanas autorizando-as ou no atravs de
justificativas pertinentes.
2.4. Equipe do projeto:
A equipe do projeto composta conforme tabela abaixo
Funo Colaborador Cargo
Gerente do Projeto Alessandro Craveiro Supervisor Adm Financeiro
Especialista em
contabilidade e finanas
Alessandro Craveiro Supervisor Adm Financeiro
Especialista em
Compras Estoque e
Custos
Roberto Silva Supervisor de Compras
Especialista em Gesto
de Pessoas
Silvana Dias Supervisora de RH
Especialista em Gesto
de Projetos
Marcelo Antonio Gerente Operacional
Consultores Externo Externo
Tabela 01 Equipe do projeto
2.5. Critrios de aceitao do projeto:
A aceitao do projeto se dar pela implantao total dos mdulos do sistema que
devero gerar informaes gerenciais e estratgicas para tomada de deciso.


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3. GERENCIAMENTO DO PROJETO

3.1. Objetivos do projeto
O projeto objetiva a implantao de um sistema ERP na empresa ABC Projetos e
Tecnologia Ltda. e contemplar os seguintes mdulos:
Configurador
Compras
Faturamento
Estoque e Custos
Financeiro
NFE
Contabilidade Gerencial
Gesto de Pessoas
Gesto de Projetos
Livros Fiscais
O prazo estimado para concluso do projeto de 240 dias iniciando o projeto em
01/04/2011 e finalizando em 30/11/2011, considerando todos os dias do ms ou 164 dias
teis.
A implantao deste sistema tem como objetivo padronizar e consolidar os processos
internos da empresa a fim de agilizar e melhorar o atendimento a clientes internos e externos
atravs de uma maior preciso na entrega do produtos e, tambm, para que possam ser
mensurados os resultados financeiro e operacional da empresa.
3.2. Produto do projeto caractersticas e requisitos

3.2.1. Sistema a ser implantado
O sistema a ser implantado o Microsiga Protheus Verso 10. Este sistema foi
escolhido aps estudo de mercado.

3.2.2. Local da implantao
O sistema ser implantado nas dependncias da ABC Projetos e Tecnologia.

3.2.3. Recursos necessrios
Devero ser disponibilizados recursos humanos e de informtica da empresa tambm
foi contratada uma consultoria externa que disponibilizar consultores para cada
mdulo.

3.2.4. Treinamento
O modelo de treinamento a ser aplicado o aprender fazendo, ou seja, o
treinamento se dar ao mesmo temo que o da implantao e ser feito pelos
consultores de implantao.
3.2.5. Modelo de implantao:
O sistema ser implantado com as configuraes padres, devendo a empresa se
adaptar aos processos do sistema com o mnimo de customizaes, j que os
processos dos sistemas foram testados e aprovados.
6




3.2.6. Testes
Sero realizados testes em todos os mdulos antes de coloc-los em produo.

3.2.7. Requisitos do projeto
A implantao do sistema seguir as boas prticas de gesto de cada mdulo que j
esto contempladas no sistema.
As normas previstas em lei devero ser seguidas nos mdulos que so regidos pela
legislao.
A documentao criada pelo projeto dever seguir as normas do guia PMBOK 2004
editado pelo Project Manager Institute.

ERP (Enterprise Resource Planning) ou SIGE (Sistemas Integrados de Gesto
Empresarial, no Brasil) so sistemas de informao que integram todos os dados e
processos de uma organizao em um nico sistema. A integrao pode ser vista sob
a perspectiva funcional (sistemas de: finanas, contabilidade, recursos humanos,
fabricao, marketing, vendas, compras, etc) e sob a perspectiva sistmica (sistema
de processamento de transaes, sistemas de informaes gerenciais, sistemas de
apoio a deciso, etc).
Os ERPs em termos gerais,so uma plataforma de software desenvolvida para
integrar os diversos departamentos de uma empresa, possibilitando a automao e
armazenamento de todas as informaes de negcios.

3.3. Estimativas iniciais de custo
O custo esperado para implantao de R$ 227.990,00, sendo R$ 100.000,00
investidos em 1.000 horas de consultoria de implantao, R$ 50.000,00 em licenas
de uso e R$ 30.000,00 em equipamentos de informtica e R$ 47.990,00 de
contingncias, conforme planilha de valor monetrio esperado.
3.4. Premissas do projeto
As premissas para que o projeto termine dentro do prazo e do custo seguem abaixo:
No haver substituio de pessoas no decorrer do projeto;
As pessoas a serem treinadas estaro disponveis sempre que solicitadas;
A consultoria disponibilizar consultores em numero suficiente para cada
mdulo a ser implantado e em perodo integral.

3.5 Restries do Projeto
O oramento do projeto de R$ 227.990,00;
O local de implantao nas dependncias da empresa
A data mxima para aceita para implantao do projeto at 30/11/2011.
O pessoal a ser treinado faz parte do quadro funcional da empresa
O contrato de implantao foi assinado com uma consultoria e no h como ser
substitudo no meio da implantao
Todas as pessoas a serem treinadas devem ter conhecimento de informtica em nvel de
usurio.
7




3.6. Limites do Projeto
Este projeto tem por objetivo implantar um sistema de ERP que contempla os mdulos
descritos no item 1 deixando-o operacional, ou seja, com todos os mdulos em
produo e integrados com a contabilidade para gerao de demonstraes
financeiras e relatrios de acompanhamento de custos.
No objetivo deste projeto a definio de processos e de sistemas pois isso j foi
feito em projeto anterior.

3.7. Entregas e marcos do projeto
Seguir apresentado uma tabela com os principais marcos do cronograma do projeto
e os critrios de aceitao para validao das entregas:
Marcos Data Entregas Critrios de aceitao
Reunio de
apresentao do
ERP e
consultores
01/04/2011 Ata da reunio Assinatura da ata da reunio
Implantao
mdulo
configurador
15/04/2011 Mdulo em
produo
Configurador implantado e pronto
para uso.
Implantao
mdulo de
compras

31/05/2011 Mdulo em
produo
Mdulo de compras implantado,
pronto para uso e pessoal
treinado.
Implantao do
mdulo
Estoque/Custo
31/05/2011 Mdulo em
produo
Mdulo de Estoque/Custo
implantado, pronto para uso e
pessoal treinado.
Implantao dos
mdulos
Financeiro e
Faturamento
30/06/2011 Mdulo em
produo
Mdulos de Faturamento e
Financeiro (contas a pagar,
contas a receber e controle de
caixa e bancos) implantados,
pronto para uso e pessoal
treinado.
Mdulo de
Gesto de
Pessoas
31/07/2011 Mdulo em
produo
Mdulo de gesto de pessoas
implantado, pronto para uso e
pessoal treinado.
Mdulo de NFE
(nota fiscal
eletrnica) e
Livros Fiscais
31/08/2011 Mdulo em
produo
Mdulos de NFE e Livros Fiscais
implantado, pronto para uso e
pessoal treinado.
Mdulo de
Contabilidade
Gerencial
31/10/2011 Mdulo em
produo
Mdulos de Contabilidade
Gerencial implantado, integrado
com os demais mdulos,e
emitindo os relatrios de
demonstraes financeiras que
atenda a legislao, pronto para
uso e pessoal treinado.
Mdulo de
Gesto de
Projetos
30/11/2011 Mdulo em
produo
Mdulo de Gesto de Projetos
implantado, integrado com os
demais mdulos e emitindo
relatrio gerenciais para
acompanhamento do andamento
8



fsico e financeiro dos projetos,
pronto para uso e pessoal
treinado.
Tabela 2 Entregas e marcos do projeto

3.8. Equipe e organizao do projeto

A equipe do projeto ser composta por funcionrios da ABC Projetos, sendo eles:

Equipe de Projeto
Funo Colaborador Cargo
Gerente do Projeto Alessandro Craveiro Supervisor Adm Financeiro
Especialista em
contabilidade e finanas
Alessandro Craveiro Supervisor Adm Financeiro
Especialista em
Compras Estoque e
Custos
Roberto Silva Supervisor de Compras
Especialista em Gesto
de Pessoas
Silvana Dias Supervisora de RH
Especialista em Gesto
de Projetos
Marcelo Antonio Gerente Operacional
Consultores Externo Externo
Tabela 3 Equipe do projeto.
3.9. Principais interessados
Funo Colaborador Cargo
Sponsor Sebastio Almeida Scio Proprietario
Representante
Administrativo
Financeiro
Flvio Mendes Gerente Administrativo
Financeiro
Representante Projetos Luciana Vieira Gerente de Engenharia
Representante
Contabilidade
Joacir Camargo Contador
Tabela 4 Principais interessados






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3.10. WBS (EAP) Estrutura Analtica do Projeto


Figura 1 WBS (EAP) Estrutura analtica do projeto
10





3.11. Lista de atividades


Tabela 5 Lista de atividades





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4. GERENCIAMENTO PRELIMINAR DO PROJETO
4.1. Processo de definio do escopo
Nesta fase devero ser definidas as expectativas, necessidades e requisitos que os
interessados no projeto tm e isto ser feito atravs de uma reunio onde ser
redigida uma ata que ser chamada de Reunio de Alinhamento do Escopo do Projeto
com a participao do patrocinador e todos os interessados no projeto. Nesta reunio
ser definido o que e o que no o escopo do projeto e tambm e dever conter a
assinatura de todos os participantes.
4.2. Processo de documentao do escopo
Dever ser emitido um formulrio com o ttulo Declarao do Escopo do Projeto que
dever seguir os padres do PMO Brazil contendo os seguintes itens:
Objetivos do projeto;
Descrio do escopo do projeto;
Requisitos do projeto;
Premissas do projeto;
Organizao inicial do projeto;
Riscos iniciais;
Estimativa de custos.
Este documento dever ser aceito por todos os participantes da reunio de
Alinhamento do Escopo do Projeto inclusive o patrocinador.
4.3. Processo de verificao do escopo do projeto
Para a verificao do escopo dever ser preenchido um checklist sempre que ocorrer
uma entrega para comparao dos critrios de aceitao definidos na declarao de
escopo e dever tambm ser validado pelo patrocinador e interessados.
4.4. Processo de controle de escopo
A estrutura analtica do projeto ser criada seguindo um mapa mental onde os
elementos de primeiro nvel sero as reas de competncia do desenvolvimento do
servio e mais um ramo dedicado ao gerenciamento do projeto. A EAP dever ser
aprovada por todos os principais interessados e o patrocinador do projeto.
4.5. Controle integrado das mudanas no projeto
As solicitaes de mudanas podero s podero ser com o formulrio abaixo
preenchido e autorizado pelo gerente de projetos. Nele dever estar descrito o que se
pretende fazer, a anlise do gerente do projeto, devendo ser a anlise feita de forma
integrada descrevendo os impactos no projeto seguida da aprovao ou no.
Caso haja incluso de mais alguma atividade esta s poder ser feita atravs do
formulrio integrado de controle de mudanas aprovado pelo gerente do projeto.


12




Formulrio 1 Formulrio de controle integrado de mudanas

4.6. Controle de reviso do documento
VERSO ITEM
REVISADO
DESCRIO REVISOR DATA
1 Todos Emisso Inicial Alessandro 14/08/2011


13



5. GERENCIAMENTO DO TEMPO DO PROJETO
5.1. Cronograma do projeto

Figura 2 Cronograma do projeto
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6. GERENCIAMENTO DOS CUSTOS DO PROJETO

6.1. Oramento Detalhado


Projeto de implantao de software ERP

Oramento



Quantidade Custo Unitrio Total
TOTAL DE RECEITAS 1 R$ 180.000,00 R$ 227.990,00
DESPESAS R$227.990,00
Equipamentos de informtica R$ 30.000,00
Servidor HP Proliant 1 R$ 28.720,00 R$ 28.720,00
Hack 1 R$ 1.280,00 R$ 1.280,00

Licenas de uso R$ 50.000,00
Licenas de uso full para acesso em
todos os mdulos 4 R$ 6.250,00 R$ 25.000,00
Licenas de uso light para acesso a
mdulos especficos 8 R$ 3.125,00 R$ 25.000,00
SERV. TERCEIROS - Pessoa Jurdica R$ 100.000,00
Consultoria (horas) 1000 R$ 100,00 R$ 100.000,00
Contingncias R$ 47.990,00
Tabela 7 Or;amento detalhado





















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6.2. Fonte Pagadora


Projeto de implantao de software ERP

Fonte Pagadora



CONTRATADO (FONTES)
Atividade
Correspondente
Fonte
Pagadora Total
ABC Projetos 1 a 9 R$ 227.990,000
TOTAL DE RECEITAS R$227.990,00

DESPESAS Qtdade Vlr Unitrio Valor Total
Equipamentos de informtica R$ 30.000,00
Servidor HP Proliant 1 R$ 28.720,00 R$ 28.720,00
Hack 1 R$ 1.280,00 R$ 1.280,00

Licenas de uso R$ 50.000,00
Licenas de uso full para acesso em
todos os mdulos 4 R$ 6.250,00 R$ 25.000,00
Licenas de uso light para acesso a
mdulos especficos 8 R$ 3.125,00 R$ 25.000,00
SERV. TERCEIROS - Pessoa Jurdica R$ 100.000,00
Consultoria (horas)
Implantao do mdulo Configurador 20 R$ 100,00 R$ 2.000,00
Implantao do mdulo Compras 140 R$ 100,00 R$ 14.000,00
Implantao do mdulo Estoque
Custos 120 R$ 100,00 R$ 12.000,00
Implantao do mdulo Financeiro 120 R$ 100,00 R$ 12.000,00
Implantao do mdulo Faturamento
e NFE 80 R$ 100,00 R$ 8.000,00
Implantao do mdulo Gesto de
Pessoas 160 R$ 100,00 R$ 16.000,00
Implantao do mdulo Livros Fiscais 100 R$ 100,00 R$ 10.000,00
Implantao do mdulo Contabilidade
Gerencial 120 R$ 100,00 R$ 12.000,00
Implantao do Mdulo Gesto de
Projetos 140 R$ 100,00 R$ 14.000,00
Contingncias R$ 47.990,00
TOTAL DAS DESPESAS R$ 227.990,00
Tabela 8 Fonte pagadora
16



6.3. Plano de Desembolso



Tabela 9 Plano de desembolso




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Grafico 1 Demonstrao grfica do valor do desembolso acumulado.
Para fins de anlise segue abaixo clculo do valor presente lquido baseado no fluxo de desembolso demonstrado na tabela 9.
CLCULO DO VALOR PRESENTE LQUIDO
TAXA DE 1% A.M.
NUMERO DE PERODOS: 8

R$ 219.444,55
18



6.4. Lista de Atividades

Tabela 10 Lista de atividades








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7. GERENCIAMENTO DOS RISCOS DO PROJETO

7.1. Identificao dos riscos do projeto
Segue abaixo a lista dos riscos do projeto identificados em reunio realizada com os
stakeholders (envolvidos) do projeto em 03/01/2011.

ID Descrio do risco Categoria
1 No atender as expectativas do patrocinador Tcnico
2 Sada de pessoas com conhecimento tcnico Organizacional
3 Descontiniuidade da empresa de consultoria Externo
4 Custo mais elevado que o previsto Organizacional
5
Relacionamento de funcionrios com os
consultores Organizacional
6 Estrutura organizacional deficiente Organizacional
7 No absorver o conhecimento Tcnico
8 Insatisfao dos envolvidos Organizacional
9 Excesso de solicitao de mudana Tcnico
10 Resistncia dos envolvidos Organizacional
11 No cumprimento do prazo
Gerenciamento de
projeto
12 Comunicao ineficiente
Gerenciamento de
projeto
Tabela 11 Riscos do projeto

Aps a identificao dos riscos foi elaborada a planilha abaixo contendo as
probabilidades de ocorrncia e impacto, conforme tabela Matriz de
Probabilidade e as respostas de cada risco identificado.
20



7.2. Planilha de gerenciamento de riscos

Prioridade ID Risco Descrio Categoria
Data de
Identificao
Responsvel Probabilidade Impacto ndice
Resposta ao
risco
Como?
Alta 1
No atender as expectativas
do patrocinador
Tcnico 3/1/2011
Gerente do
projeto
0,50 0,70 0,35 Mitigar
Fornecimento de relatrios quinzenais com
informaes sobre as atividades do projetos
e os resultados alcanados
Baixa 2
Sada de pessoas com
conhecimento tcnico
Organizacional 3/1/2011
Gerente do
projeto
0,50 0,30 0,15 Mitigar
RH dever para fazer pesquisas com os
colaboradores envolvidos.
Mdia 3
Descontiniuidade da empresa
de consultoria
Externo 3/1/2011
Gerente do
projeto
0,30 0,70 0,21 Prevenir Ter uma relao de consultorias alternativas.
Mdia 4
Custo mais elevado que o
previsto
Organizacional 3/1/2011
Gerente do
projeto
0,50 0,50 0,25 Mitigar
Fazer reunies mensais com os principais
envolvidos para apresentao do relatrio de
custos.
Muito Baixa 5
Relacionamento de
funcionrios com os
consultores
Organizacional 3/1/2011
Gerente do
projeto
0,30 0,30 0,09 Prevenir
Fazer reunies quinzenais com os principais
envolvidos para alinhamento das atividades
e avaliao do projeto
Muito Baixa 6
Estrutura organizacional
deficiente
Organizacional 3/1/2011
Gerente do
projeto
0,30 0,30 0,09 Prevenir
Avaliao da estrutura oferecida (espao,
infraestrutura de TI, etc)
Mdia 7 No absorver o conhecimento Tcnico 3/1/2011
Gerente do
projeto
0,50 0,50 0,25 Mitigar
Fazer reunies quinzenais com os principais
envolvidos para alinhamento das atividades
e avaliao do projeto
Baixa 8 Insatisfao dos envolvidos Organizacional 3/1/2011
Gerente do
projeto
0,50 0,30 0,15 Mitigar
Solicitar ao RH para fazer pesquisas com os
colaboradores envolvidos.
Mdia 9
Excesso de solicitao de
mudana
Tcnico 3/1/2011
Gerente do
projeto
0,50 0,50 0,25 Mitigar
Elaborar relatrio de mudanas para
avaliao das solicitaes
Mdia 10 Resistncia dos envolvidos Organizacional 3/1/2011
Gerente do
projeto
0,70 0,30 0,21 Mitigar
Solicitar ao RH para fazer pesquisas com os
colaboradores envolvidos.
Alta 11 No cumprimento do prazo
Gerenciamento
de projeto
3/1/2011
Gerente do
projeto
0,70 0,50 0,35 Mitigar
Fazer reunies mensais com os principais
envolvidos para apresentao do relatrio de
evoluo das atividades do projeto.
Baixa 12 Comunicao ineficiente
Gerenciamento
de projeto
3/1/2011
Gerente do
projeto
0,50 0,30 0,15 Mitigar
Fazer reunies quinzenais com os principais
envolvidos para alinhamento das atividades
e avaliao do projeto.
Tabela 12 Tabela de .gerenciamento de riscos
21





7.3 Matriz de probabilidade

Impacto
Probabilidade 0,1 (MB) 0,3 (B) 0,5 (M) 0,7 (A) 0,9 (MA)
0,9 (MA) 0,09 0,27 0,45 0,63 0,81
0,7 (A) 0,07 0,21 0,35 0,49 0,63
0,5 (M) 0,05 0,15 0,25 0,35 0,45
0,3 (B) 0,03 0,09 0,15 0,21 0,27
0,1 (MB) 0,01 0,03 0,05 0,07 0,09
Tabela 13 Matriz de probabilidade


22









7.4. Planilha de Valor Monetrio Esperado
A ocorrncia de qualquer risco identificado abaixo impactar em utilizar mais horas de consultoria que o previsto e, de acordo com
a experincia dos consultores de implantao estimamos o impactos em horas conforme descrito nas observaes de cada risco
Conforme a tabela abaixo pode-se esperar um valor final para o projeto de R$ 227.990,00.

ID Risco Descrio Categoria Probabilidade Impacto ndice Observaes
1
No atender as expectativas do
patrocinador
Tcnico 0,50 R$ 10.000,00 R$ 5.000,00 100 horas a mais de consultoria
2
Sada de pessoas com
conhecimento tcnico
Organizacional 0,50 R$ 5.000,00 R$ 2.500,00 50 horas a mais de consultoria
3
Descontiniuidade da empresa
de consultoria
Externo 0,30 R$ 10.000,00 R$ 3.000,00 100 horas a mais de consultoria
4
Custo mais elevado que o
previsto
Organizacional 0,50 R$ 7.500,00 R$ 3.750,00 75 horas a mais de consultoria
5
Relacionamento de funcionrios
com os consultores
Organizacional 0,30 R$ 5.000,00 R$ 1.500,00 50 horas a mais de consultoria
6
Estrutura organizacional
deficiente
Organizacional 0,30 R$ 7.800,00 R$ 2.340,00 78 horas a mais de consultoria
7 No absorver o conhecimento Tcnico 0,50 R$ 8.000,00 R$ 4.000,00 80 horas a mais de consultoria
8 Insatisfao dos envolvidos Organizacional 0,50 R$ 12.000,00 R$ 6.000,00 120 horas a mais de consultoria
9
Excesso de solicitao de
mudana
Tcnico 0,50 R$ 6.000,00 R$ 3.000,00 60 horas a mais de consultoria
10 Resistncia dos envolvidos Organizacional 0,70 R$ 12.000,00 R$ 8.400,00 120 horas a mais de consultoria
11 No cumprimento do prazo
Gerenciamento de
projeto
0,70 R$ 10.000,00 R$ 7.000,00 100 horas a mais de consultoria
12 Comunicao ineficiente
Gerenciamento de
projeto
0,50 R$ 3.000,00 R$ 1.500,00 30 horas a mais de consultoria
Total R$ 47.990,00
23



7.5. Formulario de acompanhamento de riscos.
Projeto
IMPLANTAO DE UM SISTEMA ERP NA ABC PROJETOS E TECNOLOGIA
Gerente do projeto: Alessandro A B Craveiro
Formulrio de Acompanhamento de Riscos
1 Etapa: Identificao do Risco
Denominao do risco:
N Identificao
Descrio do risco:
2 Etapa: Avaliao do Risco
Impacto: 5 (alto) 4 (mdio/alto) 3 (mdio) 2 (mdio/baixo) 1 (baixo)

Probabilidade: 5 (alta) 4 (mdia/alta) 3 (mdia) 2 (mdia/baixa) 1 (baixa)
3 Etapa: Desenvolvimento da Resposta
Aes, Responsveis e Datas de Concluso
Impacto reavaliado:

Probabilidade reavaliada:
4 Etapa: Acompanhamento do Risco
Ocorrncias e alteraes:



____/____/______

_________________________________
Assinatura do Gerente de Projetos
Formul;ario 2 Formulrio de acompanhamento de riscos
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8. GERENCIAMENTO DAS COMUNICAES DO PROJETO

8.1 Planilha de comunicao do projeto




























Figura 3 Planilha de comunicao do projeto
















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8.2. Ata de reunio do projeto
Para fins de documentar as reunies que abordaro assuntos relativos ao
projeto sero sempre redigidas atas conforme modelo abaixo:
Reunio de Equipe
de Projeto
Local : Sala de reunies
1
Data : 01 de abril de
2011
Horrio : 08h00min
Durao : 2 horas

Ata da Reunio de Alinhamento do Escopo do Projeto
Participantes

Equipe do projeto:

Interessados:

Funo Colaborador Cargo
Sponsor Sebastio Almeida Scio Proprietario
Representante
Administrativo Financeiro
Flvio Mendes Gerente Administrativo
Financeiro
Representante Projetos Luciana Vieira Gerente de Engenharia
Representante
Contabilidade
Joacir Camargo Contador
Tema Definir o que o que no escopo do projeto.
Formulrio 3 Ata de reunio do projeto





9. GERENCIAMENTO DA QUALIDADE DO PROJETO

Funo Colaborador Cargo
Gerente do Projeto Alessandro Craveiro Supervisor Adm Financeiro
Especialista em
contabilidade e finanas
Alessandro Craveiro Supervisor Adm Financeiro
Especialista em
Compras Estoque e
Custos
Roberto Silva Supervisor de Compras
Especialista em Gesto
de Pessoas
Silvana Dias Supervisora de RH
Especialista em Gesto
de Projetos
Marcelo Antonio Gerente Operacional
Consultores Externo Externo
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9.1. Definio dos padres de qualidade
9.1.1.Requisitos da qualidade
Consolidar os processos da empresa;
Agilizar o atendimento a clientes;
Melhorar a entrega dos produtos .
Mensurar os resultados financeiros e operacional
9.1.2. Critrios de aceitao da qualidade
Funcionamento dos mdulos: os mdulos devero estar funcionando com todos os
recursos operando
Emisso de relatrios: os relatrios devero estar configurados e os usurios aptos a
emiti-los.
Satisfao dos usurios: os usurios passaro por questionamentos sobre sua
satisfao com o sistema.
9.2. Custo da Qualidade
Acompanhamento da utilizao das horas de implantao: ser apresentado
mensalmente um relatrio de horas utilizadas por mdulo.
Aumento das horas de consultoria aumento do custo.
9.3. Mtricas de Qualidade
Satisfao do cliente atendimento dos requisitos.
Cumprir as datas de incio e fim do cronograma.
Check list de implantao.
Relatrio de desempenho da qualidade.
Reunies com os Stakeholders Atas
Termos de Aceitao Linha base da qualidade.
9.4.Realizao das atividades da qualidade planejados.
Elaborao e divulgao dos relatrios de desempenho, atas de reunio, termos de
aceitao.
9.5.Solicitao de mudanas:
Formulrio de Controle Integrado de Mudanas.
Anlise aprovao desaprovao justificativas.
9.6. Auditorias
Auditoria verificao do atendimento dos requisitos do cliente e legais.
9.7. Aes Corretivas
Redefinies de agendas
Melhoria na aplicao de horas de consultoria
Atraso cronograma fora tarefa.
Relatrios de auditoria
Customizaes de mdulos
Customizaes de relatrios do sistema e telas de apresentao de informaes, se
necessrio.
Linha base da qualidade
Termos de aceitao assinados.
Mudanas solicitadas
Formulrios de controle integrado de mudanas. ( Gerenciamento de mudanas)
Relatrio de customizaes realizadas

10. GERENCIAMENTO DOS RECURSOS HUMANOS

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10.1. Organograma do projeto


Alessandro
Gerente do Projeto
Alessandro
Contabil/Finanas
Roberto Silva
Estoque/Custos
Silvana Dias
RH
Marcelo Antonio
Gerente Oper.
Consultores
Externos
Equipe
Operacional
Equipe
Contabil/Finanas
Equipe
Estoque/Custos
Equipe
RH

Figura 4 Organograma do projeto


10.2. Equipe de Projeto
Funo Colaborador Cargo
Gerente do Projeto Alessandro Craveiro Supervisor Adm Financeiro
Especialista em
contabilidade e finanas
Alessandro Craveiro Supervisor Adm Financeiro
Especialista em
Compras Estoque e
Custos
Roberto Silva Supervisor de Compras
Especialista em Gesto
de Pessoas
Silvana Dias Supervisora de RH
Especialista em Gesto
de Projetos
Marcelo Antonio Gerente Operacional
Consultores Externo Externo
Tabela 15 Equipe do projeto















11.GERENCIAMENTO DAS AQUISIES DO PROJETO

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11.1. TERMO DE REFERNCIA PARA CONTRATAO DE SERVIOS DE
CONSULTORIA

11.1.1. Objeto
Contratao de empresa para prestao de servios de consultoria especializada
na implantao do sotware ERP (enterprise resource planning) denominado
Microsiga Protheus, elabora e distribudo pela Totvs S/A.
11.1.2. Justificativa
A implantao do projeto faz-se necessria para definir os processos na
empresa, pois o sistema far com que os processos sejam seguidos da forma
definida na fase de parametrizao.
Isto deve trazer reduo nos custos de controle, minimizao de falhas,
integrao dos processos evitando retrabalho e preciso na execuo das
tarefas melhorando a produtividade.
11.1.3. Produto a ser entregue
O sistema dividido em mdulos que devero ser implantados conforme
cronograma definido e entregue em perfeito funcionamento.
11.1.4. Prazo
Data incio:01/04/2011 - Data fim: 30/11/2011
11.1.5. Condies de Pagamento
Os pagamentos sero liberados aps anlise de relatrios de horas de
consultoria efetivamente produtivas utilizadas no ms. Aps a aprovao do
relatrio dever ser emitida a nota fiscal correspondente com a reteno dos
impostos e esta ser liquidada 10 (dez) dias corridos aps chegar no setor
financeiro da empresa.
11.1.6. Servios a serem Executados
Os servios a serem executados so os de consultoria tcnica especializada na
implantao do software acima descrito e treinamento dos usurios do sistema.
11.1.7. Obrigaes da Contratante
A contratante tem como obrigaes fornecer local adequado aos consultores,
coordemar seu pessoal intermo para estarem a disposio para treinamento nos
horrios previamente definidos e efetuar os pagamentos nos prazos e condies
acordadas.
11.1.8. Obrigaes da Contratada
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A contratada obriga-se a disponibilizar pessoal tcnico com conhecimento
adequado nos mdulos a serem implantados, a prestar os servios com zelo e
dedicao e manter sob sigilo as informaes a que tiver acesso.
11.1.9. Aprovao

Aprovao

Contratada Contratante

Nome Jefferson Ribeiro
Alessandro A B
Craveiro

Assinatura




















12. REGISTRO DE LIOES APRENDIDAS
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Para fins de documentar as lies aprendidas no projeto ser utilizada a tabela
abaixo que descrever os pontos positivos e negativos de cada fase do projeto e
devero ser respondidas as questes seguintes.

Fase do projeto Pontos Positivos Pontos negativos
Incio
Planejamento
Execuo e
controle

Encerramento
entrega

Tabela 16 Pontos positivos e negativos do projeto
1. Quais os fatos que contriburam para o que aconteceu no descrito no quadro
acima?
2. O que deve ser evitado e o que deve ser reutilizado deste projeto para outros
projetos?
3. O projeto alcanou as expectativas do cliente? Por qu?
4. O projeto terminou no prazo estimado? Por qu?
5. O projeto terminou dentro do oramento estimado? Por qu?
6. Os recursos estimados foram suficientes? Por qu?