De: Roger Scherer Klafke

Enviada em: quarta-feira, 7 de julho de 2010 11:52

Para: RS - Grupo Polo Gastronomico Cidade Baixa; RS-Grupo Empresas Polo Gastronomico
POA; RS-Grupo Empresas Polo Gastronomico POA-2; RS-Grupo Empresrios Projeto Mercado
Pblico
Cc: RS-Grupo Gerncia Regional Metropolitana
Assunto: 50 maneiras de cortar custos na sua empresa!!! - Matria Revista PEGN

1>>> FAA UMA ANLISE DOS CUSTOS
Quando se veem em um momento de apuro, muitas empresas comeam a reduzir custos sem
avaliao prvia e acabam limando recursos importantes para os resultados da companhia. Por
isso, a regra elencar todos os custos da empresa e manter um histrico deles, realizando
cortes naqueles que tm menos participao no lucro. Na multimarcas virtual OQVestir, as
scias Rosana Sperando e Mariana Mendes Medeiros renem-se mensalmente com a rea
financeira para analisar as despesas. Cortamos aquilo que no afeta a produtividade e o bem-
estar dos funcionrios, afirma Rosana.

2>>> DEFINA METAS DE REDUO
O planejamento estratgico da empresa deve incluir no s as metas de aumento de vendas
como tambm as de diminuio de gastos, obtidas com o estudo dos custos. Assim possvel
definir os caminhos para alcanar os ndices determinados.

3>>> ENVOLVA A EQUIPE
Os funcionrios so protagonistas da reduo de custos e a comunicao interna deve ser
reforada para que os colaboradores faam parte dessa causa. Uma maneira de otimizar os
cortes envolver a equipe na definio de metas e usar parte da economia para premiar o
time quando elas forem atingidas, sugere Lus Lobrigatti, consultor do Sebrae-SP. Essa
estratgia pode ser aplicada na reduo de itens como material de escritrio, energia e
manuteno de equipamentos.

4>>> CUIDE DO ATENDIMENTO AO CLIENTE
Ao planejar quais custos devem ser diminudos, preciso manter a ateno na qualidade e na
eficincia do atendimento, para que o corte no cause uma percepo negativa nos clientes.
Uma padaria que reduz a iluminao no salo, por exemplo, pode causar incmodo aos
fregueses e, com isso, perder vendas.
5>>> OTIMIZE A JORNADA DE TRABALHO
Quando o horrio de trabalho bem aproveitado, o funcionrio passa menos tempo na
empresa. Ganham a companhia, que economiza com hora extra e energia eltrica, e o
trabalhador, que tem mais qualidade de vida. Essa foi a aposta da OQVestir. As scias Rosana
Sperando e Mariana Mendes Medeiros orientam os empregados a no acessar redes sociais
durante o horrio de trabalho e a moderar nas pausas para almoo e cigarro. Em vez de
trabalhar por longas horas, fazemos um perodo mais compacto e eficiente, afirma Rosana.

6>>> CALCULE OS CUSTOS DA DEMISSO
Antes de demitir funcionrios, coloque no papel os custos da resciso de contrato. Devem-se
somar a isso os gastos com contratao e treinamento de novo pessoal no futuro, quando as
condies permitirem. Se o plano for trocar empregados antigos por mais jovens, tambm se
deve considerar o tempo que estes levaro para chegar ao nvel de expertise daqueles
demitidos. E, se os processos de trabalho no forem bem registrados, aqueles que deixam a
empresa podero levar embora o conhecimento construdo, diz Liana Bittencourt, diretora de
marketing do Grupo Bittencourt.

7>>> ADOTE O BANCO DE HORAS
Uma alternativa para reduzir os gastos com horas extras registrar o tempo excedente de
trabalho em um banco de horas, sugere Lobrigatti, do Sebrae-SP. O empregado pode
recuperar as horas trabalhadas a mais em folgas, emendas de feriados ou frias mais longas.
Entretanto, a empresa deve fazer essa compensao no ano corrente. Caso contrrio,
preciso remunerar o funcionrio pelas horas extras, alerta Snia Mascaro Nascimento, doutora
em Direito do Trabalho pela USP.

8>>> CONSIDERE A TERCEIRIZAO
A terceirizao pode ser uma maneira de economizar com pessoal, desde que as funes no
incluam a atividade-fim da empresa. Profissionais requeridos esporadicamente, como
especialistas em seleo e recrutamento, podem ser retirados do quadro fixo e contratados
somente quando necessrios, diz Dariane Castanheira, professora do Programa de Capacitao
da Empresa em Desenvolvimento da Fundao Instituto de Administrao (ProCED/FIA). Se
alguns servios terceirizados forem muito procurados, poder ser mais barato manter um
profissional para a funo.

9>>> REVEJA A CESTA DE BENEFCIOS
Diversas empresas gastam mais do que o necessrio com benefcios pouco utilizados pelos
colaboradores, aponta Luis Augusto Lobo, professor de estratgia da Fundao Dom Cabral. A
soluo reavaliar o que oferecido, calibrando os itens de acordo com o perfil do quadro de
funcionrios. Se so jovens, do mais importncia a subsdio para cursos, por exemplo. J os
mais velhos querem plano de sade completo e previdncia privada. Antes de fazer essa
mudana, verifique quais benefcios fazem parte de acordo sindical.

10>>> D FRIAS COLETIVAS
Se houver necessidade de uma reduo acentuada na produo, considere dar frias coletivas
aos funcionrios. Isso pode ser feito no final do ano ou quando h sazonalidade na demanda
pelos produtos ou servios. Assim, a empresa economiza com as despesas de manuteno da
infraestrutura, como luz e gua. O perodo pode ou no ser descontado das frias normais
dos empregados, diz a advogada Snia Nascimento.

11>>> OTIMIZE OS PROCESSOS
Ao fazerem um diagnstico do negcio, os donos da NGO, que presta servios de assessoria e
gerenciamento de risco, verificaram que faltava viso dos funcionrios nos processos amplos
do negcio. Cada um se concentrava mais no seu departamento, e o fluxo de trabalho muitas
vezes empacava na dependncia de uma pessoa, diz Daniel Cossi, diretor administrativo. Com
a troca de parte dos colaboradores e a reciclagem de outros, foi possvel otimizar processos,
ganhar qualidade e reduzir o tempo e, portanto, o custo da operao.

12>>> ATENTE S FORMAS DE CONTRATAO
A empresa deve sempre tomar cuidado com as formas de contratao dos funcionrios para
evitar despesas com multas e processos trabalhistas. comum contratar quem empregado
como prestador de servio e vice-versa, afirma Snia Nascimento. Dependendo da situao, a
pessoa pode trabalhar como autnoma, com contrato eventual, como celetista, como
temporria e por prazo determinado. Verifique se a sua empresa faz isso de maneira correta.
13>>> CORTE NAS PEQUENAS COISAS
Alguns itens, isolados, no representam um custo muito grande, mas quando somados podem
pesar bastante nas finanas da empresa. Desde que foi inaugurada, a sede do site OQVestir
passou por algumas mudanas: a cafeteira sofisticada, cujos sachs custavam R$ 130 por ms,
foi trocada pelo clssico sistema de coador, e o gasto, reduzido a R$ 30 mensais. O material de
limpeza, que era adquirido em um hipermercado, passou a ser comprado a granel.

14>>> DIMINUA A FROTA DE CARROS
Possuir uma frota de veculos gera custo com manuteno mecnica, seguro, IPVA e
depreciao. Considere a possibilidade de trabalhar com carros alugados ou com uma frota
gerenciada por uma empresa terceirizada, que se encarrega da manuteno e dos demais
cuidados. Outra opo o leasing, em que se paga pelo uso do produto e possvel compr-lo
ao final do contrato.

15>>> ECONOMIZE NO TELEFONE
Aps ter constatado um custo de telefonia elevado, Jos Roberto de Arruda Filho, scio-diretor
da JR&M Assessoria Contbil, instalou um software que, ligado central telefnica, registra
quais funcionrios falam mais ao telefone e quais clientes demandam mais ligaes. Com isso,
foi feito um programa de conscientizao e se obteve uma economia de 35% na conta do
telefone. Outra opo para reduzir essa despesa negociar com a empresa de telefonia um
pacote mais ajustado ao perfil das ligaes da empresa.

16>>> REDUZA PERDAS NA PRODUO
Para economizar no processo produtivo, minimize as perdas. Alm de investir em mquinas
mais modernas, preciso conscientizar e qualificar os profissionais da linha de produo. A
alta rotatividade dos funcionrios colabora para a perda de qualidade de produtos de maior
valor agregado, destaca Fernando Macedo, CEO Brasil da Expense Reduction Analysts.

17>>> INVISTA EM MQUINAS E EQUIPAMENTOS
Quando as mquinas da empresa esto defasadas ou lentas demais, geram gastos com
manuteno e com horas extras dos funcionrios. Muitas vezes, vale a pena considerar um
financiamento para adquirir equipamentos novos, diz Dariane Castanheira, do ProCED/FIA. Os
bancos oferecem linhas de crdito subsidiadas, como o Finame.

18>>> OTIMIZE O GASTO COM ENERGIA
O gasto com energia eltrica pode ser reduzido a partir de mudanas na estrutura da empresa,
nos equipamentos e nos hbitos. Na sede da OQVestir, para aproveitar melhor a luz natural,
foram abertas duas janelas. As luminrias velhas foram trocadas por modelos que usam
lmpadas mais eficientes e tm espelhos para refletir a luz. A geladeira foi substituda por uma
que gasta menos energia. Alm disso, os funcionrios so orientados a desligar a luz quando
saem de um ambiente. A economia tem sido de R$ 60 mensais, mesmo com a chegada do
vero, quando o ar-condicionado fica ligado constantemente.

19>>> REAVALIE A LOGSTICA
O transporte de funcionrios e o servio de entrega de materiais podem ser administrados por
uma mesma empresa terceirizada. Assim, o nmero de viagens otimizado e o gasto,
reduzido. Essa foi a soluo encontrada pela JR&M Assessoria Contbil para organizar a
logstica do negcio. Na FastFrame/Moldura na Hora, um dos trs motoristas foi cortado, e a
rede passou a utilizar mais os servios de entrega de fornecedores. Eles absorveram os
custos, afirma Rodrigo Pitangui Viegas, diretor da rede.

20>>> TERCEIRIZE A GESTO DOS PAGAMENTOS
Em empresas em que h gastos excessivos com combustvel, uma soluo contratar um
servio de controle de frota. Essa foi a iniciativa da NGO, que presta servios de assessoria e
gerenciamento de risco. A firma costumava pagar o combustvel quando o funcionrio
apresentava notas fiscais, mas se deparava com oscilao de custos e dificuldade para justific-
los aos clientes. Com a contratao do Ticket Car, os funcionrios receberam cartes com
crditos pr-definidos. A economia com combustvel foi de 36%, segundo Daniel Cossi, diretor
administrativo da NGO.

21>>> DIGITALIZE DOCUMENTOS
Para reduzir o consumo de suprimentos, como papel e toner de impressora, a JR&M Assessoria
Contbil incentiva a digitalizao. Temos muita emisso de relatrios, ento adotamos o
formato PDF, afirma Arruda Filho. H ainda um ganho em segurana, pois os documentos
ficam em rede, e no s em um arquivo fsico.

22>>> CONSIDERE A VENDA DE ATIVOS
Empresas que so proprietrias de prdios podem vend-los para, alm de economizar com
manuteno e impostos, colocar dinheiro no caixa. De acordo com Macedo, da Expense
Reduction Analysts, esse capital extra pode ser investido para atualizar a linha de produo,
por exemplo, o que tem impacto positivo direto no resultado.
23>>> VERIFIQUE O REGIME TRIBUTRIO
possvel diminuir a quantia gasta com impostos verificando se a empresa est no
enquadramento tributrio adequado. Os regimes de Lucro Real, Lucro Presumido e
Simples Nacional tm alquotas diferentes, alm de crditos e dedues prprios, e vale
simular, com um contador, em quais enquadramentos a empresa poderia entrar e quanto
pagaria neles.

24>>> RENEGOCIE DVIDAS
Se a empresa tem dvidas, uma maneira de honr-las economizando renegoci-las com os
credores e tentar obter a menor taxa de juros possvel. preciso, no entanto, calcular a real
capacidade que a empresa tem de pagar esse dbito nas condies pleiteadas, levando em
considerao o prazo de pagamento e as parcelas.

25>>> ANALISE O FLUXO DE CAIXA
Para no ter de recorrer ao endividamento, faa uma anlise do fluxo de caixa dos ltimos 12
meses e verifique em quais perodos h baixa de vendas e necessidade de capital. Com isso,
negocie com os fornecedores um remanejamento dos prazos de pagamento, prope Liana
Bittencourt, do Grupo Bittencourt. O segredo fazer isso com antecedncia se o
remanejamento pedido em cima da hora, quando o fornecedor j aguarda o pagamento, as
chances de conseguir uma prorrogao so menores.

26>>> PLANEJE O ENDIVIDAMENTO
O endividamento pode ser um trampolim para o crescimento da empresa, mas deve ser
planejado. Organize-se para pagar juros menores, evitando as opes de acesso mais fcil,
porm com taxas mais altas, como o cheque especial. Compare as condies de financiamento
em diversos bancos.

27>>> APRESENTE BONS PROJETOS AO BANCO
Os planos de negcios no servem s para dar incio empresa. Quando tiver projetos de
expanso, estruture-os antes de ir ao banco. Com uma boa proposta, conseguem-se condies
melhores de pagamento dos emprstimos.

28>>> NEGOCIE AS TARIFAS BANCRIAS
Uma boa fatia da receita da empresa usada para pagar tarifas bancrias. Elas podem chegar
a quase 1% do faturamento, diz Dariane Castanheira, do ProCED/FIA. No entanto, as tarifas
podem ser renegociadas com o banco. Para conseguir uma reduo, necessrio ter controle
do caixa e estar em dia com os pagamentos.
29>>> COMPRE EM VOLUME E ALUGUE
Uma proposta de reduo de custos para os franqueados da rede FastFrame/Moldura na Hora
proporcionou o aumento da procura por novas unidades. O investimento inicial na franquia,
que era de cerca de R$ 150 mil, caiu 30% quando a franqueadora props alugar aos
franqueados os equipamentos de oficina, como serras e mquinas de corte de vidro, em vez de
vend-los. Comprando com volume maior, a franqueadora consegue bons preos nas
mquinas, que so alugadas por valores de mercado. Segundo Rodrigo Pitangui Viegas, diretor
da FastFrame/Moldura na Hora, 90% dos novos franqueados optam pelo aluguel.

30>>> DIVERSIFIQUE OS FORNECEDORES
Manter um s fornecedor pode significar preos mais altos e risco de faltar produto no
estoque. Faa uma busca constante de outros produtores no mercado e avalie novas
mercadorias, que possam substituir as que voc j vende, a um custo menor, aconselha
Lobrigatti, do Sebrae-SP.

31>>> PEA REDUO DE PREO DA MATRIA-PRIMA
Com o objetivo de aumentar a margem de lucro, a Tijol-ECO, que produz tijolos de
solocimento por um processo ecolgico, em So Pedro (SP), decidiu diminuir os custos. Para
isso, renegociou o preo das matrias-primas com os fornecedores, aps ter feito uma
pesquisa no mercado, e reformulou o layout industrial, para otimizar o fluxo de materiais.
Conseguimos uma reduo de custo de cerca de 15%, conta Roberto Claudio Pereira, scio-
gerente da empresa. Pelos clculos de Lobo, da Fundao Dom Cabral, a renegociao com os
fornecedores costuma trazer uma economia entre 13% e 30%.

32>>> UNA FORAS PARA TER PREOS MELHORES
A parceria com empresas concorrentes ou complementares para compras conjuntas permite
diminuir o valor unitrio do produto e dividir custos de logstica. A Rede Construalto,
associao formada por 24 varejistas de material de construo com sede em Mogi das Cruzes
(SP), realiza bolses de compras cada loja faz seus pedidos de um produto, e a rede negocia
os melhores preos com os fornecedores.

33>>> REDUZA O ESTOQUE QUE NO TEM GIRO
Tanto a indstria como o varejo tm perdas financeiras com estoque parado. O capital
aplicado no produto que no girou no rende e, alm disso, h custos de armazenamento e
possvel reduo de preo se o produto fica deteriorado ou obsoleto. Para reduzir as perdas, a
quantidade no estoque deve ser calculada de acordo com a demanda de cada ponto de venda,
lembrando que lojas diferentes de uma mesma rede tm giros variados e pedem quantidades
proporcionais.
34>>> INVISTA NAS REDES SOCIAIS
Como exigem baixo investimento, as redes sociais, como Orkut, Facebook e Twitter, podem ser
suportes para a divulgao do produto e de promoes. preciso, no entanto, adaptar a
comunicao para as novas mdias, levando em considerao o tamanho e o formato da
mensagem e o pblico que ter acesso a ela. Quando usar essas ferramentas, monitore a
receita que ela traz. Mesmo que o custo seja zero, a estratgia tem de gerar resultado,
afirma Lobrigatti, do Sebrae-SP.

35>>> D PRMIOS CASEIROS
Em vez de adquirir itens de outras empresas para premiar vendedores ou clientes, a empresa
pode utilizar os produtos fabricados por ela como bonificao em campanhas internas, para
estimular a equipe de vendas, ou em promoes externas, para fidelizar clientes. Alm de
economizar, a iniciativa estimula a propaganda boca a boca sobre o produto.

36>>> SEJA AMIGO DO REVENDEDOR
Para divulgar os produtos e aumentar a receita sem ter de investir mais em marketing,
aproxime-se do revendedor e crie solues conjuntas. As promoes no ponto de venda, como
os eventos de degustao ou a distribuio de amostras gratuitas, tm baixo custo. possvel
tambm criar um programa de incentivo a vendas do seu produto, envolvendo a equipe do
revendedor.

37>>> ENCONTRE UMA MARCA PARCEIRA
Uma maneira de gastar menos com publicidade e marketing unir-se a outra marca e dividir
custos. Fabricantes de hardware e software, por exemplo, podem fazer uma venda conjunta. A
sugesto, nesse caso, atentar sinergia entre as marcas e investigar se no h nenhuma
antipatia do consumidor em relao ao seu parceiro, diz Marcos Sardas, scio-diretor da
consultoria GS&MD - Gouva de Souza.

38>>> CONCENTRE-SE NO ESTRATGICO
Se a opo for reduzir verba de marketing, no faa cortes horizontais, com a mesma
porcentagem de reduo para todos os produtos. Calcule quais itens contribuem mais para o
lucro da empresa e corte no oramento dos produtos marginais, que so responsveis pela
menor parte do lucro, sugere Srgio Santos, coordenador da rea de marketing da ps-
graduao da Escola Superior de Propaganda e Marketing (ESPM). Alguns itens, acrescenta,
podem at receber investimento em marketing, o que ir garantir as chamadas vacas
leiteiras da empresa.

39>>> MONITORE PELA INTERNET
Utilize seu site para obter informaes sobre o perfil e as preferncias do consumidor de
maneira econmica. Adote sistemas que monitorem os acessos e as compras e determine as
linhas prediletas de cada cliente. Quando houver novidades ou promoes, use o e-mail para
avisar os que podem se interessar pela compra, sugere Sardas, da GS&MD - Gouva de Souza.
Mantenha abertos os canais de comunicao on-line entre empresa e consumidor e receba os
feedbacks.

40>>> ECONOMIZE NO SHOWROOM
Showrooms e mostrurios montados por indstrias em lojas clientes pedem investimentos
significativos. Como so uma vitrine importante para os produtos, no devem ser totalmente
cortados. H, contudo, maneiras de economizar. A sugesto de Sardas, da GS&MD - Gouva de
Souza, investir nas lojas que tm maior demanda pelos produtos e desenvolver catlogos
eletrnicos ou em papel, para que o consumidor continue a ter acesso sua linha de
produtos.

41>>> APOSTE NOS CONSUMIDORES LEAIS
Diante da necessidade de cortar custos, mantenha o foco nos grupos de clientes mais leais
marca ou que tm maior potencial de efetivar a compra e reduza o investimento em nichos
inexplorados ou em consumidores que no conhecem o produto.

42>>> LIBERE A CRIATIVIDADE
No desenvolvimento de campanhas de marketing de baixo custo, vale usar a criatividade. Uma
possibilidade dar ao consumidor a responsabilidade de criar um vdeo sobre a marca
assim como envolver o cliente na criao ou na customizao do produto. preciso ter em
mente, no entanto, que essas campanhas devem ter continuidade, com respostas imediatas
aos participantes, e que ferramentas de internet podem tambm virar um frum de crticas
empresa, alerta Lobo, da Fundao Dom Cabral.

43>>> AUTOMATIZE A FORA DE VENDAS
Recursos tecnolgicos cada vez mais variados e baratos so bons instrumentos para
economizar nas vendas, sobretudo quando se tem uma equipe que passa a maior parte do
tempo na rua e utiliza muito transporte e telefone. Para cortar despesas, vale recorrer
comunicao por Skype, e-mail, rdio e internet via celular. A comunicao eletrnica por
escrito tambm diminui o risco de erros em pedidos, pois as informaes ficam registradas nos
e-mails.

44>>> ALINHE TECNOLOGIA E ESTRATGIA
Um hbito comum na escolha de produtos de tecnologia da informao comprar o que h de
mais desenvolvido ou o que est na moda, sem haver necessidade real para isso. preciso
alinhar a compra de equipamentos estratgia da companhia. Alguns negcios tm de estar
na fronteira da tecnologia, porque isso precisa ser visvel para o cliente. Outros devem usar
uma tecnologia j testada, diz Fernando S. Meirelles, professor titular da Escola de
Administrao de Empresas de So Paulo, da Fundao Getulio Vargas (FGV).

45>>> PESQUISE OS PREOS
Quando for adquirir equipamentos, faa uma pesquisa exaustiva nos fornecedores. Alguns
podem oferecer o mesmo equipamento pela metade do preo, diz Meirelles, da FGV. Deve-se
levar em conta tambm que o hardware no o que mais pesa. Software e servios chegam a
90% do preo, ressalta Meirelles.

46>>> GASTE NOS APLICATIVOS QUE IMPORTAM
Invista mais em programas que alavancam o negcio e menos nos que no so to cruciais.
Softwares de gesto de estoque, por exemplo, tm preos que podem variar de R$ 50 a R$ 50
mil. O montante gasto nesse aplicativo precisa ser proporcional importncia que o estoque
tem para o negcio. Se esse quesito crtico, vale investir nos mais seguros e confiveis.

47>>> PONDERE O SOFTWARE LIVRE
Softwares livres significam menos custos com licenas, mas podem exigir gastos com suporte.
Por isso, preciso avaliar quanto ser preciso investir em assistncia para o seu sistema. Na
FastFrame/Moldura na Hora, os bancos de dados foram baseados na web com ferramentas de
cdigo livre. Em parte da rede, no entanto, foi mantido o sistema Windows.

48>>> SISTEMATIZE OS PROCESSOS
Para diminuir o desperdcio e as horas extras, a JR&M Assessoria Contbil desenvolveu um
sistema que compila as normas e os procedimentos adotados pela empresa. A ferramenta fica
na intranet e, consultada pelos funcionrios, encurta o tempo dos processos e minimiza os
custos.

49>>> INSTALE PROGRAMAS DE COMUNICAO
Em empresas que tm filiais ou unidades interligadas, como franquias, as ferramentas de voz
sobre IP, como o Skype, podem aproximar os membros da rede de maneira mais barata,
cortando ligaes telefnicas. Essa foi uma soluo adotada pela FastFrame/Moldura na Hora
para se comunicar com as 50 unidades entre prprias e franqueadas que a rede tem no
pas.

50>>> ADOTE UM SOFTWARE DE GESTO INTEGRADA
Em vez de manter diversos softwares para gerenciar estoque, finanas, recursos humanos e
outras funes da empresa, considere o uso de um sistema ERP (Enterprise Resource
Planning), que faz a gesto integrada do negcio. Segundo Luis Augusto Lobo, da Fundao
Dom Cabral, o ERP ajuda a reduzir perdas nos processos, otimiza o uso da mo de obra, calcula
a quantidade de suprimentos e auxilia na relao com o cliente.
Link para a matria completa: http://revistapegn.globo.com/Revista/Common/0,,EMI125197-
17171,00-MANEIRAS+DE+CORTAR+CUSTOS.html