Preservacao Digital Na Gestao Da Informacao-WEB v2

PRESERVAO DIGITAL
NA GESTO DA
INFORMAO
JOS CARLOS ABBUD GRCIO
UM MODELO PROCESSUAL PARA AS
INSTITUIES DE ENSINO SUPERIOR
PRESERVAO DIGITAL NA
GESTO DA INFORMAO
CONSELHO EDITORIAL ACADMICO
Responsvel pela publicao desta obra
Marta Lgia Pomim Valentim
Plcida Leopoldina V. A. Costa Santos
Joo Batista Ernesto de Moraes
JOS CARLOS ABBUD GRCIO
PRESERVAO DIGITAL NA
GESTO DA INFORMAO
UM MODELO PROCESSUAL PARA
AS INSTITUIES DE ENSINO
SUPERIOR
2012 Editora Unesp
Cultura Acadmica
Praa da S, 108
01001-900 So Paulo SP
Tel.: (0xx11) 3242-7171
Fax: (0xx11) 3242-7172
www.culturaacademica.com.br
feu@editora.unesp.br
Editora aliada:
Este livro publicado pelo Programa de Publicaes Digitais da Pr-Reitoria
de Ps-Graduao da Universidade Estadual Paulista Jlio de Mesquita Filho (UNESP)
CIP Brasil. Catalogao na Fonte
Sindicato Nacional dos Editores de Livros, RJ
G731p
Grcio, Jos Carlos Abbud
Preservao digital na gesto da informao: um modelo processual para
as instituies de ensino superior / Jos Carlos Abbud Grcio. So Paulo, SP:
Cultura Acadmica, 2012.

Inclui bibliograa
ISBN 978-85-7983-333-5

1. Preservao digital. 2. Documentos eletrnicos. 3. Gerenciamento da
informao modelos. 4. Tecnologia de informao e comunicao. 5. Universi-
dades e faculdades. 6. Cultura organizacional. I. Autor. II. Ttulo.
12-8603 CDD: 025.840285
CDU: 002.1-028.27-049.34
AGRADECIMENTOS
minha esposa, Maria Cludia Cabrini Grcio, que nos momentos di-
fceis me deu todo seu apoio, incentivo e confiana. Voc faz parte desta
conquista.
Aos meus filhos, Caio e Paula, razo de ser da minha vida e que me fazem
ter orgulho de ser pai.
Aos meus pais, lio (em memria) e Olinda, que, com seus esforos, me
deram educao e estudo para que eu pudesse ter uma profisso, uma famlia e
chegasse at aqui.
s Professoras Doutoras Brbara Fadel, Marta Lgia Pomim Valentim e
Plcida Leopoldina Ventura Amorim da Costa Santos, pelo apoio e pelas valio-
sas contribuies.
A todas as pessoas que, direta ou indiretamente, colaboraram para a reali-
zao deste livro.
A Deus, por tudo e por todos que colocou em minha vida.
SUMRIO
Prefcio 9
Introduo 13
1 Gesto da informao 19
2 Cultura organizacional 41
3 Preservao digital 51
4 Preservao digital: aspectos organizacionais 83
5 Preservao digital: aspectos legais 97
6 Preservao digital: aspectos tcnicos 109
7 Modelo processual de preservao digital
para gesto da informao 155
Consideraes finais 199
Referncias bibliogrficas 205
PREFCIO
Marta Lgia Pomim Valentim
Discorrer sobre a preservao digital e como as instituies e os sujeitos
organizacionais vm tratando os problemas relacionados a ela extremamente
importante para a sociedade contempornea. Este livro apresenta um modelo
processual de preservao digital que pode ser aplicado em instituies de en-
sino superior (IES), pois debate desde a formulao de uma poltica institucio-
nal at os aspectos tcnicos necessrios para a gesto eficiente desse novo desa-
fio organizacional.
Atualmente, a preservao digital tem sido objeto de preocupao crescen-
te para diferentes tipos de organizao, haja vista a quantidade de contedos
produzidos em formatos eletrnicos e digitais, cuja preservao deve ser pen-
sada para mdio e longo prazo. Nessa perspectiva, este livro apresenta um
aprofundamento das discusses atinentes s questes mais relevantes da pre-
servao digital, com especial enfoque nas IES.
As IES so produtoras de informao e conhecimento e geradoras de obje-
tos eletrnicos e digitais relativos produo cientfica, acadmica, didtica,
tecnolgica, artstica e cultural, alm das informaes acadmico-administra-
tivas internas que apoiam essa produo, tanto em nvel de investigao, de
ensino, de ps-graduao e graduao, como em nvel de extenso, formando
a memria e a histria da instituio.
No Brasil ainda existem poucas iniciativas voltadas preservao digital e
algumas tratam de solues pontuais para informaes digitais especficas.
Evidencia-se tambm que so poucos os modelos de gesto que abordam todos
os aspectos relacionados preservao digital em IES. Nesse contexto, este li-
vro contribuir de forma decisiva para as IES que necessitam de modelos de
gesto voltados preservao digital, e em especial para os campos de conheci-
mento da Cincia da Informao, da Cincia da Computao, dos Sistemas de
Informao, de Administrao e Direito.
10 JOS CARLOS ABBUD GRCIO
As instituies contemporneas e os sujeitos organizacionais incorporaram
as tecnologias de informao e comunicao (TICs) para desempenhar suas
atividades e tarefas cotidianas, estabelecendo-se assim uma dependncia natu-
ral em relao informao armazenada em meio eletrnico e digital. Nesse
contexto, surgem problemas especficos como, por exemplo, a obsolescncia
tecnolgica de equipamentos (hardware), de programas de computador (soft-
ware), de suportes de armazenamento (formato, mdia), de acesso e recuperao
(servidor, storage), alm da quantidade de informao armazenada nesse meio.
Desse modo, a preservao digital extremamente importante, pois, como seu
prprio significado infere, ela preserva o patrimnio intelectual em formato
eletrnico/digital de uma determinada organizao.
A quantidade de informao produzida por docentes, discentes e funcio-
nrios em uma IES significativa, tanto em relao variedade de contedos
(texto, imagem fixa, imagem em movimento, som etc.), como em relao
variedade de suportes (papel, eletrnico, digital), demonstrando a necessida-
de do estabelecimento de uma poltica institucional voltada preservao
digital que contemple estratgias de preservao. Uma poltica de preserva-
o digital deve estabelecer diretrizes que garantam a qualidade e a autenti-
cidade da informao, de forma que possa ser acessada e recuperada no futu-
ro em uma plataforma tecnolgica distinta da utilizada quando de sua
criao. Assim, uma poltica de preservao digital deve contemplar todas as
etapas do processo, envolvendo a preservao fsica, lgica e intelectual dos
objetos eletrnicos e digitais.
Nessa perspectiva, este livro apresenta uma poltica de preservao digital
destacando os aspectos administrativos, financeiros, legais e tcnicos mais re-
levantes, com especial enfoque em relao ao comprometimento da alta admi-
nistrao no que tange formulao de uma poltica institucional. O livro des-
taca a importncia de a instituio definir os tipos de produo que devem ser
preservados; os modelos, padres e iniciativas que sero aplicados (estratgias
de preservao); a definio de responsabilidades no que tange ao processo de
preservao; a destinao formal de recursos financeiros para a implantao e
a manuteno da poltica; a definio de quesitos tcnicos aplicados visando
manter e preservar a autencidade dos documentos eletrnicos e digitais (meta-
dados, formatos, suportes, mdias etc.); a aplicao de direitos autorais em re-
lao aos documentos produzidos, conforme legislao em vigor; a infraestru-
tura tecnolgica adequada para garantir a armazenagem, o acesso e a
recuperao (repositrios digitais); e uma equipe multidisciplinar capacitada
nas atividades de preservao (criao de uma comisso permanente de preser-
vao digital).
PRESERVAO DIGITAL NA GESTO DA INFORMAO 11
Este livro atual e importante para qualquer IES, pois, alm de destacar
todas as etapas que uma poltica de preservao digital deve conter, enfatiza a
necessidade de se planejarem e definirem estratgias para o armazenamento e
o uso de recursos de informao eletrnica e digital para um longo perodo de
tempo. Evidencia que a preservao digital um desafio para as IES, pois mui-
ta informao eletrnica e digital j foi perdida, tanto por falta de conhecimen-
to sobre o tema como por falta de uma cultura de preservao.
uma leitura fundamental para cientistas da informao, administradores,
tecnlogos e advogados que querem compreender de forma aprofundada todas
as questes relacionadas preservao digital. Por ltimo, este livro certamen-
te ser til do ponto de vista didtico para cursos das reas de Cincia da Infor-
mao, Cincia da Computao, Sistemas da Informao, Administrao e
Direito, pois fornece contedo para professores e alunos desses campos cient-
ficos explorarem.
INTRODUO
Na sociedade atual, tanto os cidados como as instituies tm presenciado
uma mudana de cultura na utilizao das informaes em relao forma de
comunicao e organizao advinda principalmente da inveno e da popula-
rizao dos computadores e do surgimento da Internet, influenciando a intera-
o entre as pessoas e o acesso, o intercmbio e o compartilhamento de infor-
maes. Esse contexto tem afetado a rotina das pessoas e das instituies,
trazendo benefcios e desafios, como um maior acesso e utilizao da informa-
o digital, mas tambm uma maior dependncia desse tipo de informao.
Por ser um ambiente aberto, a Internet por meio de sua infraestrutura tec-
nolgica tornou-se um dos meios mais utilizados para o armazenamento, a dis-
seminao, a busca e a recuperao de informaes digitais, em que as pessoas
podem postar informaes e torn-las disponveis para acesso livre ou no.
No universo digital, para atender adequadamente s demandas das pessoas
e das instituies por informaes e servios que crescem com a evoluo das
tecnologias de informao e comunicao (TICs), exige-se cada vez mais o tra-
tamento adequado das informaes nele disponibilizadas e das tecnologias de
informao utilizadas no armazenamento e no acesso dessas informaes.
Esse universo digital, que tem como uma de suas caractersticas o ambiente
tecnolgico e cientfico em constante mudana e evoluo, tem demonstrado a
necessidade de preservar adequadamente um novo tipo de patrimnio a in-
formao digital armazenada nos computadores e nos suportes digitais, a fim
de mant-la acessvel durante um longo perodo de tempo e minimizar a in-
fluncia do fenmeno da obsolescncia tecnolgica que a atinge.
Nesse contexto, surge um grande desafio a ser enfrentado: a preservao
das informaes digitais, principalmente em funo das ininterruptas mudan-
as e avanos das TICs e do ambiente no qual essas informaes esto inseri-
das, e, com ele, uma nova rea de pesquisa a preservao digital.
Um dos desafios a serem enfrentados na preservao digital se refere ob-
solescncia tecnolgica dos equipamentos (hardware), dos programas de com-
putador (software), dos suportes de armazenamento, alm das mudanas cons-
tantes nos formatos dos arquivos.
Alm da obsolescncia, outros desafios so: a necessidade de uma cultura de
preservao digital, tanto nos criadores da informao digital como nas instituies
responsveis em preserv-la; o elevado custo das aes de preservao digital, que
exigem recursos financeiros permanentes no oramento das instituies; a implan-
tao de um modelo de gesto que atenda s caractersticas da preservao digital.
Assim, esses desafios requerem da preservao digital a busca de solues para a
recuperao (futura) das informaes armazenadas em meio digital.
A Organizao das Naes Unidas para a Educao, a Cincia e a Cultu-
ra (Unesco) aponta que a preservao digital [...] requer um esforo susten-
tado por governos, criadores, editores, indstrias e instituies que lidam
com o patrimnio digital, enfatizando a necessidade de cooperao entre
pases com o objetivo de [...] garantir a criao, a difuso e a preservao do
patrimnio digital e acesso constante a esse patrimnio (United..., 2003,
traduo nossa). Portanto, a preservao digital envolve aspectos tcnicos,
legais, administrativos e culturais, por lidar com um patrimnio institucio-
nal: a informao digital.
Entretanto, para preservar a informao digital preciso definir o que a
preservao digital, analisar os aspectos que a norteiam, investigar como as
pessoas e as instituies esto tratando os problemas relacionados a ela, exami-
nar como gerenciar esse novo desafio e verificar qual modelo de gesto pode
ser aplicado para que uma instituio defina claramente como preservar infor-
maes disponveis em formato digital.
Para Arellano (2004, p.16), necessria a definio clara de polticas de
preservao digital que sejam aplicadas sob um modelo de gesto, com metas,
aes e responsabilidades bem definidas, e ressalta:
[...] o desafio muito mais um problema social e institucional do que um
problema tcnico, porque, principalmente para a preservao digital, de-
pende-se de instituies que passam por mudanas de direo, misso, ad-
ministrao e fontes de financiamento.
Para esse autor, a preservao da informao digital um dos grandes desa-
fios do sculo XXI, e diversas iniciativas de mbito mundial se multiplicam na
busca de solues, principalmente para as informaes relacionadas ao desen-
volvimento cientfico e tecnolgico de seus pases de origem.
Pesquisas [National... (1997); United... (2003); Conselho... (2004); Boeres;
Arellano (2005); Gatenby (2006); Online... (2006)] tm demonstrado uma
preocupao cada vez maior das instituies
1
com o problema da preservao
digital, mas tambm mostram que a maioria ainda carece de maior sistemati-
zao das atividades relacionadas ao tema e de uma cultura de preservao di-
gital por parte dos agentes que deveriam estar envolvidos nessas atividades.
Entre essas esto as Instituies de Ensino Superior (IESs), pblicas ou pri-
vadas, que, de acordo com a Lei n
o
9.394 de Diretrizes e Bases da Educao
Nacional, so responsveis pela educao superior do pas (Brasil, 1996) e es-
to credenciadas, de acordo com o Decreto n
o
5.773 (Brasil, 2006), como facul-
dades, centros universitrios ou universidades. O decreto destaca que somente
as universidades se caracterizam pela indissociabilidade do ensino, da pesqui-
sa e da extenso.
De acordo com as diretrizes da Educao Superior, disponveis no Plano
Nacional de Educao (Lei n
o
10.171, de 2001), um pas que aspira a ser desen-
volvido e independente necessita de um forte sistema de Educao Superior.
Nesse contexto, a importncia das IESs, principalmente as universidades e
centros de pesquisa, sustenta-se na constatao de que a produo do conheci-
mento a base do desenvolvimento cientfico e tecnolgico que cria o dinamis-
mo das sociedades atuais (Brasil, 2001). Desse modo, essas instituies tm
informaes digitais relevantes para elas prprias e para a sociedade e necessi-
tam ser preservadas para estar disponveis no futuro como um registro do co-
nhecimento produzido. A responsabilidade pela preservao desse conjunto
de informaes passa pelo tratamento dos aspectos envolvidos na preservao
digital e pela gesto das equipes de profissionais envolvidos.
A gesto adequada das equipes pode minimizar problemas que levam
perda parcial ou total das informaes a serem preservadas, e dentre esses pro-
blemas destacam-se: adulterao da informao contida no documento digital;
definio de formatos e suportes no adequados nas atividades de migrao e
refrescamento, talvez irrecuperveis no futuro; alterao ou perda da estrutura
dos documentos digitais originais; perda da informao e/ou dos metadados
de contedo e de preservao.
Outra preocupao a necessidade de conhecimento das leis e das normas
sobre preservao digital, que no Brasil so escassas. Para isso necessrio que
as IESs conheam as leis existentes (internacionais e nacionais) por meio da
1 Entende-se instituio como a organizao ou o mecanismo social inserido na sociedade e
em interao com ela, portanto de interesse social, e organizada sob certas regras e normas.
Como exemplos citam-se as instituies financeiras, religiosas, polticas, educacionais, en-
tre outras.
participao de profissionais da rea jurdica nas atividades de gesto, alm de
definir institucionalmente, quando necessrios, regulamentos, normas, porta-
rias e leis prprias.
Apesar de as discusses sobre a preservao digital serem uma preocupao
crescente no contexto atual, existe a necessidade de um aprofundamento das
questes relativas ao tema, uma vez que ainda h poucas iniciativas nacionais
e algumas tratam de solues pontuais para informaes digitais especficas.
Tambm possvel observar que no existem, nas IESS, modelos de gesto
que abordem todos os aspectos relacionados preservao digital.
As IESs devem se envolver nas questes relativas preservao digital pelas
seguintes razes: suas caractersticas de ambiente de inovao; por desenvolve-
rem novas pesquisas cujos resultados so destinados sociedade; por contarem
com um conjunto extenso de informaes digitais de ensino, pesquisa e exten-
so relevantes para o desenvolvimento cientfico, poltico, econmico e social
do pas. Assim, dadas essas caractersticas, as IESs precisam de uma gesto efi-
ciente para a preservao das informaes digitais sob sua custdia.
Portanto, necessrio um modelo processual de gesto para preservar a in-
formao digital de uma IES, que envolva os aspectos da preservao digital e
tenha como base modelos de gesto da informao que atendam s necessida-
des das instituies e tratem das questes tecnolgicas, culturais, administra-
tivas, gerenciais e operacionais. O modelo, por ser abrangente e geral, busca
atender e adequar-se a qualquer tipo de IES, a todo tipo de objeto digital e a
todo tipo de informao acadmica produzida por seus docentes, funcionrios
e discentes como parte da histria e da cultura das instituies.
Este livro tem os seguintes objetivos:
analisar os conceitos e as caractersticas da informao digital, da cultura
organizacional e da gesto da informao;
apresentar os principais modelos de gesto da informao;
examinar os desafios e as ameaas para a preservao digital;
apresentar o conceito de preservao digital, suas caractersticas e as
principais iniciativas nacionais e internacionais;
identificar os principais aspectos que envolvem a preservao digital e
como eles se inserem nas IESs;
propor um modelo de gesto para os processos envolvidos na preservao
digital e identificar como os aspectos se relacionam com cada processo
dentro das caractersticas e das necessidades das IESs.
Pode-se observar, na literatura, uma carncia de modelos de gesto para
preservao digital que abordem polticas, critrios e aspectos para a preserva-
o de longo prazo nas IES, fato que demonstra que as instituies desconhe-
cem o assunto ou, quando o conhecem, centralizam suas atividades de preser-
vao em aes especficas.
A proposta de um modelo processual de preservao digital para gesto da
informao surgiu do conjunto de aspectos e da anlise de trs modelos de gesto
da informao: o Modelo Processual de Administrao da Informao de Choo, o
modelo de Davenport e Prusak chamado Processo de Gerenciamento da Informa-
o, e o modelo de McGee e Prusak intitulado Processo de Gerenciamento de In-
formaes. Observou-se que esses modelos poderiam ser utilizados como base
para um modelo processual de preservao digital para gesto da informao.
A hiptese que um modelo de gesto venha contribuir para uma adminis-
trao eficiente da preservao digital, organizando e padronizando os proces-
sos envolvidos, bem como preencher uma lacuna identificada na literatura.
Nesse sentido, a preservao digital, em uma IES, deve ser pautada pela ado-
o de um modelo processual de preservao digital para a gesto das informa-
es sob custdia da instituio, por meio da administrao dos processos en-
volvidos e dos aspectos organizacionais, legais e tcnicos relacionados a cada
processo. O modelo deve estar inserido na cultura organizacional e nas TICs
existentes e disponveis na instituio.
O desenvolvimento deste livro foi organizado de acordo com os seguintes
captulos:
O Captulo 1 Gesto da informao trata do referencial terico referente
s questes da informao, do conhecimento e da gesto da informao, e como
a preservao digital se relaciona com todas elas. Com base nessas definies,
apresentam-se trs modelos de gesto da informao.
O Captulo 2 Cultura organizacional analisa os conceitos relacionados
cultura, cultura organizacional, cultura informacional e ao comportamento
informacional, e suas relevncias para a gesto da informao e para a preser-
vao digital.
O Captulo 3 Preservao digital descreve a informao digital, suas
caractersticas, seus desafios e seus problemas, principalmente no contexto das
IESs. A partir dessa descrio, define a preservao digital e analisa suas carac-
tersticas e principais iniciativas. Baseado nesses estudos, prope-se um con-
junto de quinze aspectos divididos em trs grupos que caracterizam a poltica
de preservao digital: organizacional, legal e tcnico.
No Captulo 4 Preservao digital: aspectos organizacionais , so apre-
sentados os cinco aspectos organizacionais relativos preservao digital: ob-
jetivos da instituio, equipe multidisciplinar, responsabilidades, recursos fi-
nanceiros e atos administrativos.
No Captulo 5 Preservao digital: aspectos legais , so apresentados os
dois aspectos legais relacionados preservao digital: leis e direitos autorais.
No Captulo 6 Preservao digital: aspectos tcnicos , so apresentados os
oito aspectos tcnicos relacionados preservao digital: seleo e descarte;
modelos, padres e iniciativas; metadados; autenticidade; infraestrutura tec-
nolgica; repositrios institucionais; estratgias de preservao, e suporte.
O Captulo 7 Modelo processual de preservao digital para gesto da in-
formao prope um Modelo Processual de Preservao Digital para Gesto da
Informao para as IESs, a partir da constatao da carncia na literatura de
modelos de gesto voltados para a preservao digital. A proposta baseada
nos trs modelos de gesto da informao apresentados no Captulo 1 e geren-
cia os processos e os aspectos da preservao digital.
As Consideraes finais oferecem uma sntese dos assuntos abordados e
apontamentos quanto a possibilidades de trabalhos futuros.
1
GESTO DA INFORMAO
A informao sempre foi uma ferramenta importante para pessoas e ins-
tituies ao longo dos tempos, uma vez que insumo para aquisio de co-
nhecimento e tomada de deciso, o que possibilita o crescimento e o desen-
volvimento da sociedade. notrio que o registro das experincias passadas
propicia um importante conjunto de informaes, por meio do qual se apren-
de e se obtm conhecimento. Dessa forma, preservar os registros da histria
e das experincias vividas ou construdas pela sociedade ou pelas organiza-
es constitui uma atividade essencial para o aprendizado e para a gerao de
conhecimento.
A Cincia da Informao tem papel importante por tratar da informao e
do conhecimento, insumos necessrios para o desenvolvimento da sociedade
atual. Para Saracevic (1999, p.1.062, nossa traduo), muitos esforos so des-
tinados s questes relativas ao tratamento da informao e do conhecimento,
e a Cincia da Informao um campo que tem um papel importante nesse
contexto por
[...] lidar no somente com a avalanche crescente de artefatos, registros do
conhecimento, ou objetos, mas tambm por lidar com as pessoas que preci-
sam, usam e interagem com esses registros para a sua subsistncia e resolu-
o de problemas.
Entendemos que a Cincia da Informao tem trs caractersticas que
motivam sua existncia e evoluo: sua natureza interdisciplinar e a relao
de constantes mudanas entre essas disciplinas; sua relao com a tecnologia da
informao e sua evoluo; sua participao ativa na evoluo da sociedade
da informao e das relaes sociais e humanas.
Um dos pesquisadores que buscou conceituar a Cincia da Informao foi
Borko (1968, p.5, nossa traduo), que a define como
[...] uma cincia interdisciplinar que investiga as propriedades e o compor-
tamento da informao, as foras que governam o fluxo e o uso da informa-
o e as tcnicas, tanto manual como mecnica, de processamento da infor-
mao para o armazenamento, recuperao e disseminao ideal.
Esse autor tambm destaca a importncia da relao entre teoria e prtica e seus
componentes de cincia pura e aplicada, pois investiga tanto a informao em sua
funo de objeto, como sua aplicao prtica, fornecendo um corpus terico sobre
informao que propiciar a melhoria de vrias instituies e procedimentos dedi-
cados acumulao e transmisso de conhecimento (Borko, 1968, p.4).
Foskett (1980) apresenta a Cincia da Informao como uma rea interdis-
ciplinar (Biblioteconomia, Computao, Psicologia, Comunicao e Lingus-
tica), relacionada aos problemas da comunicao e da transferncia do conhe-
cimento organizado.
Le Coadic (1996) define Cincia da Informao como o estudo das proprie-
dades gerais da informao (natureza, gnese e efeito), dos processos e sistemas
de construo, comunicao e uso dessa informao.
Destaca-se nas definies de Saracevic, Borko e Fosket a preocupao com
a questo interdisciplinar da Cincia da Informao, por tratar da informao
inserida em vrios contextos, como as tecnologias de informao, a comunica-
o, as relaes sociais, as relaes humanas, registro, armazenamento, recu-
perao e uso de informao, lingustica e outros.
Outra caracterstica a informao como objeto principal de estudo e seu
propsito de gerar conhecimento nos indivduos e nos seus espaos de convi-
vncia, proporcionando um instrumento modificador da conscincia humana
e de evoluo da sociedade, aliando os conceitos tericos a aplicaes prticas.
Mason (1990) afirma que os profissionais da informao devem ter como
objetivo disponibilizar a informao certa, da fonte certa, para o cliente certo,
no momento certo, no formato certo e a um custo compatvel.
Informao e conhecimento
Considerando as definies de Cincia da Informao, apresentamos a vi-
so de alguns autores sobre o conceito de informao, objeto principal de estu-
do da rea, conforme a linha de atuao de cada um.
Barreto (1999, p.168) define informao como [...] conjuntos significan-
tes com a competncia e a inteno de gerar conhecimento no indivduo, em
seu grupo e na sociedade, conhecimento que tem como objetivo promover o
desenvolvimento do indivduo e da sociedade em que ele vive.
Le Coadic (1996) define informao como o sangue da Cincia da Informa-
o, ou seja, s interessa se circula e, sobretudo, se circula livremente, tendo
como objetivo final o seu uso e os resultados que so obtidos por ela.
Para Barite (2001, p.43), a informao pblica e social, e est disponvel,
podendo ser medida (como os bits em um banco de dados) ou apresentada de
modos distintos para propsitos diferentes. O autor ainda define dado como
toda unidade autnoma de saber, e informao como
[...] todo conjunto organizado de dados. Tanto os dados como a informa-
o em que esses so organizados so realidades objetivas que podem es-
tar fora (nos espaos sociais destinados informao) ou dentro de ns
(em nossas memrias).
Santos e SantAna (2002) definem informao como [...] um conjunto fi-
nito de dados dotado de semntica que tem a sua significao ligada ao contex-
to do agente que a interpreta ou recolhe e de fatores como tempo, forma de
transmisso e suporte utilizado.
Dessa maneira, se o dado um registro autnomo que, isolado, no tem
significado, a informao um conjunto de dados dotado de significado que,
ao circular de forma estruturada e organizada, permite o acesso das pessoas ao
seu uso e interpretao, gerando novos conhecimentos a partir de conhecimen-
tos prvios existentes.
Nesse sentido, os dados so matria-prima para a informao que, por sua
vez, tambm o para o conhecimento. Se a informao o dado organizado e
estruturado com significado, o conhecimento pode ser entendido como a in-
formao adquirida e internalizada por uma pessoa, a partir de conhecimentos
prvios.
Estudiosos da Cincia da Informao apresentam, na literatura da rea, di-
versas definies para o conceito de conhecimento, algumas das quais so
apresentadas a seguir.
Para Dahlberg (1995), o conhecimento algo que pode ser adquirido por
um indivduo, por meio da prpria reflexo, com as informaes de que ele
dispe, como um processo individual que no pode ser transferido.
Barite (2001, p.44) define conhecimento como o processo intelectual ou
emocional que um indivduo realiza a fim de entender um fenmeno do
mundo exterior e compreender seu resultado, reafirmando ou alterando suas
concepes.
Para Santos e SantAna (2002), conhecimento pode ser conceituado como
[...] um conjunto de informaes contextualizadas e dotadas de semntica
inerente ao agente que o detm, seja a mente humana ou no, e seu conte-
do semntico se dar em funo do conjunto de informaes que o com-
pem e de suas ligaes com outras unidades de conhecimento, e do proces-
so de contextualizao.
Para que possa gerar conhecimento em um indivduo, a informao pre-
cisa chegar at ele, ou seja, precisa circular e ser transmitida em um inter-
valo de tempo que atenda s necessidades do usurio e em um formato
compreensvel. Mas, para chegar at o indivduo, a informao deve estar
registrada e armazenada, seja na mente das pessoas ou em dispositivos
como computadores, livros e outros. Nesse contexto, importante a atua-
o de arquivos, bibliotecas e museus, que se caracterizam por registrar,
armazenar e disponibilizar as informaes institucionalizadas, permitindo
o acesso das pessoas a elas.
Nesse sentido, tudo pode ser traduzido em informao, ou seja, tudo por-
tador de informao, mas nem sempre ela pode ser traduzida em conhecimen-
to. Isso depende do indivduo e de sua competncia para produzir conheci-
mento a partir de uma informao. Para obter conhecimento necessrio que
o indivduo tenha acesso informao e um conhecimento prvio que lhe per-
mita entender a informao acessada.
O conhecimento pode ser dividido em dois tipos: tcito e explcito. A dife-
rena entre ambos ilustrada por vrios autores, entre os quais citamos Nonaka
e Takeuchi (1997) e Valentim (2003). Esses autores definem que o conhecimento
tcito pessoal e est na mente das pessoas; so informaes acumuladas ao lon-
go da vida, ligadas experincia pessoal e ao seu modo de ser e pensar sendo,
portanto, subjetivo. Devido a essas caractersticas, sua formulao e transfern-
cia para outras pessoas tornam-se mais difcil. Como exemplos tm-se os valo-
res, as ideias, as experincias, as prticas, as percepes, entre outros.
J o conhecimento explcito aquele registrado em algum suporte, de forma
estruturada, que pode ser explicitado por meio de uma linguagem formal, tor-
nando disponvel seu acesso. Pode ser formalizado por meio de textos, plani-
lhas, imagens e outros, alm de estar disponvel em algum tipo de suporte, seja
ele digital ou no, como papel, discos magnticos, CD-ROM, nas redes de
computadores e outros.
Apesar de serem conceitos distintos na Cincia da Informao, a informa-
o e o conhecimento esto fortemente relacionados. O surgimento da infor-
mao digital foi um catalisador para a relao entre eles, pois ampliou as pos-
sibilidades de suporte para o registro das informaes produzidas pelos
indivduos e agilizou seu acesso. Entretanto, essa agilidade demandou a neces-
sidade de se criarem mecanismos para facilitar o acesso s informaes.
Nesse contexto, as organizaes, as instituies e as pessoas necessitam
adaptar-se s constantes mudanas e avanos no ambiente informacional no
qual esto inseridas, acompanhando a dinmica da informao e do conheci-
mento que estas podem gerar. Se o conhecimento est na mente das pessoas,
necessrio criar mecanismos para aproveit-lo, ou seja, criar uma gesto ade-
quada dos conhecimentos para que eles possam contribuir na gerao de novos
conhecimentos. Assim, deve-se dar importncia interao, informao e ao
conhecimento. Dessa forma, a organizao do conhecimento, a organizao da
informao, a gesto do conhecimento e a gesto da informao tornam-se im-
portantes reas de estudos.
Gesto da informao e do conhecimento
A organizao do conhecimento tem um papel importante na questo do
acesso informao, pois procura oferecer subsdios tericos ao tratamento da
informao.
Para Barite (2001), a organizao do conhecimento tem por objetivo otimi-
zar a circulao do conhecimento nas sociedades. Segundo o autor, uma de
suas premissas que o conhecimento se obtm a partir da informao e, ao
socializar-se, transforma-se novamente em informao.
Para Brascher (2008, p.5-6), a organizao do conhecimento est relaciona-
da cognio e aos conceitos, e o resultado da cognio o conhecimento e no
a informao. Essa caracterstica a distingue do conceito de organizao da in-
formao que tem como objeto os registros de informao e o objeto fsico.
Para a autora, a organizao da informao tem como objetivo [...] possibili-
tar o acesso ao conhecimento contido na informao que necessita ser organi-
zada por meio da descrio fsica e de contedo dos objetos informacionais,
entendidos como unidades de informao organizvel, como textos, imagens,
sons, pginas web, entre outros.
A descrio do objeto informacional est relacionada ao suporte de infor-
mao e definida como a representao da informao, ou seja, [...] um con-
junto de elementos descritivos que representam os atributos de um objeto in-
formacional especfico (Brascher, 2008, p.5). Portanto, para Brascher, a
organizao da informao est relacionada com os registros de informao, e
trata dos objetos fsicos. A descrio do contedo est relacionada ao conheci-
mento, e a organizao do conhecimento trata do mundo da cognio, das
ideias e dos conceitos.
Para Choo (2003), a organizao do conhecimento est relacionada capa-
cidade de integrar os processos de criao de significado (interpretar as infor-
maes do ambiente externo e estar atento s necessidades de mudanas), de
construo do conhecimento (como uma organizao cria e utiliza suas informa-
es para converso em conhecimentos) e de tomada de deciso (processamento
e anlise das informaes) com o objetivo de gerar uma ao, chamada ao
organizacional.
Na estrutura das organizaes do conhecimento de Choo, durante a criao
de significado, as informaes so necessrias para indicar as mudanas no
ambiente e para reduzir dvidas. Na construo do conhecimento, as informa-
es so utilizadas para complementar o conhecimento e identificar formas de
realizar essa ao, e para a tomada de deciso, as necessidades esto relaciona-
das com a fixao de limites, a seleo de preferncias e a limitao da busca
(Choo, 2003, p.405).
Nesse contexto,
[...] a criao de significado depende da construo de um consenso mni-
mo. A construo do conhecimento depende do compartilhamento do co-
nhecimento tcito e explcito dos membros da organizao. A tomada de
decises depende de regras e preferncias que preservem o que a organiza-
o aprendeu no passado e garantam sua viabilidade futura. (Choo, 2003,
p.402)
A Figura 1 mostra a estrutura proposta por Choo.
Figura 1 As organizaes do conhecimento.
Fonte: Choo (2003, p.31).
O conhecimento em uma organizao disseminado e transmitido quando
se consegue relacionar os conhecimentos tcito e explcito, que so comple-
mentares e interdependentes. Esse relacionamento proporciona aos seus mem-
bros um crescimento nos conhecimentos adquiridos, a partir de novas infor-
maes, sejam elas formais ou informais.
Um dos aspectos importantes para atingir esse objetivo a criao de pro-
cessos capazes de converter o conhecimento tcito em explcito, pois dessa for-
ma o conhecimento tcito transformado em informao registrada e disponi-
bilizada para a organizao e para as pessoas, podendo ser transformada em
novos conhecimentos, criando um ciclo de processos de converso contnuo e
complementar.
Converso
da informao
Interpretao
da informao
Processamento
da informao
Tomada de
decises
Construo do
conhecimento
Criao de
significado
Ao
organizacional
Nesse processo, importante que a organizao disponha de polticas e es-
tratgias que permitam preservar a informao registrada, para que a mesma
possa ser utilizada por seus membros quando necessrio. Sem o registro dos
conhecimentos tcitos, por meio de processos bem definidos, a organizao
corre o risco de perder informaes importantes, tanto para a tomada de deci-
so como para o registro de sua histria.
A partir dos conhecimentos tcitos e explcitos e dos fluxos formais e infor-
mais das informaes, necessrio entender como deve ser tratada a adminis-
trao desses conhecimentos e informaes nas organizaes, e nesse contexto
se inserem os conceitos de gesto do conhecimento e gesto da informao.
Para Leite (2005), a gesto do conhecimento se refere [...] s melhores for-
mas de como as organizaes criam, compartilham e utilizam tanto o conheci-
mento disponvel explicitamente quanto o conhecimento que reside na mente
de seus membros.
Para Valentim (2003), a gesto do conhecimento
[...] atua essencialmente nos fluxos informais de informao e no conheci-
mento tcito, resgatando informaes internas fragmentadas e transfor-
mando-as em representaes estruturadas e significativas (conhecimento
explcito) capazes de auxiliar o processo de inteligncia competitiva, assim
como corrigir aes em situaes crticas, identificar oportunidades e gerar
atividades antecipativas frente concorrncia.
Dessa forma, a gesto do conhecimento busca: o desenvolvimento da cul-
tura organizacional que valorize o conhecimento; o mapeamento e o reconhe-
cimento dos fluxos informais de informao; o tratamento, a anlise e a agre-
gao de valor s informaes, utilizando as TICs; a transferncia do
conhecimento ou a socializao do conhecimento no ambiente organizacional;
a criao e a disponibilizao de sistemas de informao empresariais de dife-
rentes naturezas (Valentim, 2003).
Davenport e Prusak (1998, p.19) destacam a dificuldade de gerenciar o co-
nhecimento, mas o consideram a informao mais valiosa porque
[...] algum deu informao um contexto, um significado, uma inter-
pretao; algum refletiu sobre o conhecimento, acrescentou a ele sua
prpria sabedoria, considerou suas implicaes mais amplas. Para os
meus propsitos o termo tambm implica a sntese de mltiplas fontes
de informao.
Os autores tambm apontam as dificuldades de incorporar o conhecimento
nas mquinas, pelas necessidades de categorizao e localizao, e de transfe-
rncia entre as pessoas ou grupos, apontando a importncia do envolvimento
humano nesse processo de transformao de dados em informao e de infor-
mao em conhecimento.
Portanto, por lidar tambm com informaes que no esto registradas e
que se inserem nos fluxos informais, a gesto do conhecimento tem no fator
humano um de seus aspectos principais e mais relevantes, lidando com a ne-
cessidade de compartilhar, socializar e usar o conhecimento dentro da estru-
tura organizacional e utilizando, quando possvel, as TICs como ferramenta
de apoio.
Complementando essas atividades surge a gesto da informao, que
busca administrar os fluxos formais de informao tendo como objeto o co-
nhecimento explcito. Para Valentim (2002), a gesto da informao [...]
trabalha no mbito do conhecimento explcito, ou seja, so dados e informa-
es que j esto consolidados em algum tipo de veculo de comunicao e
lida essencialmente com os fluxos formais de informao. Ele destaca que os
principais objetivos da gesto da informao so: prospeco, seleo, obten-
o e mapeamento dos fluxos formais; tratamento, anlise, armazenamento,
disseminao, mediao e uso das TICs, e criao de produtos e servios.
Pode-se acrescentar a esses objetivos a preservao, tanto da informao di-
gital como da no digital.
Ponjun Dante (2007) apud Moraes e Fadel (2008b, p.29) define a gesto
da informao como
[...] o processo mediante o qual se obtm, se desenvolvem, ou se utilizam
recursos bsicos (econmicos, fsicos, humanos, materiais) para o manejo
da informao no mbito e para a sociedade a qual serve. Tem como ele-
mento bsico a gesto do ciclo de vida do recurso, e ocorre em qualquer
organizao.
A gesto da informao definida por Choo (2003, p.403) como a [...]
administrao de uma rede de processos que adquirem, criam, organizam, dis-
tribuem e usam a informao e tem como objetivo bsico utilizar os recursos
de informao e a capacidade de informao da organizao para aprender e se
adaptar s mudanas de ambiente.
Valentim (2004) apresenta um quadro (Quadro 1) que aponta os principais
aspectos da gesto da informao e da gesto do conhecimento.
Quadro 1 Aspectos da gesto da informao e da gesto do conhecimento.
GESTO DA
INFORMAO
GESTO DO
CONHECIMENTO
MBITO
Fluxos formais
MBITO
Fluxos informais
OBJETO
Conhecimento explcito
OBJETO
Conhecimento tcito
ATIVIDADES BSICAS
Identificar demandas e necessidades
de informao.
Mapear e reconhecer fluxos formais.
Desenvolver a cultura
organizacional. positiva em relao
ao compartilhamento/
socializao de informao.
Proporcionar a comunicao
informacional de forma eficiente,
utilizando tecnologias de informao
e comunicao.
Prospectar e monitorar informaes.
Coletar, selecionar e filtrar
informaes.
Tratar, analisar, organizar,
armazenar informaes, utilizando
tecnologias de informao e
comunicao.
Desenvolver sistemas corporativos
de diferentes naturezas, visando o
compartilhamento e o uso de
informao.
Elaborar produtos e servios
informacionais.
Fixar normas e padres de
sistematizao da informao.
Retroalimentar o ciclo.
ATIVIDADES BSICAS
Identificar demandas e necessidades
de conhecimento.
Mapear e reconhecer fluxos
informais.
Desenvolver a cultura organizacional
positiva em relao ao
compartilhamento/
socializao de conhecimento.
Proporcionar a comunicao
informacional de forma eficiente,
utilizando tecnologias de informao
e comunicao.
Criar espaos criativos dentro da
corporao.
Desenvolver competncias e
habilidades voltadas ao negcio da
organizao.
Criar mecanismos de captao de
conhecimento gerado por diferentes
pessoas da organizao.
Desenvolver sistemas corporativos
de diferentes naturezas, visando o
compartilhamento e o uso de
conhecimento.
Fixar normas e padres de
sistematizao de conhecimento.
Retroalimentar o ciclo.
Fonte: Valentim (2004).
No Quadro 1, observa-se que o uso das TICs comum tanto na gesto do
conhecimento como na gesto da informao, pois ambas esto inseridas nos
avanos e nas mudanas das tecnologias e dos sistemas de comunicao. Ou-
tros aspectos observados que ambas buscam: identificar necessidades para o
mapeamento dos fluxos formais e informais; inserir o compartilhamento e o
uso da informao e do conhecimento na cultura organizacional e no desenvol-
vimento de sistemas corporativos; sedimentar normas e padres de sistemati-
zao; produzir modificaes no ciclo de gerao e de armazenamento de no-
vos conhecimentos e de novas informaes.
Observa-se tambm que a gesto da informao busca, a partir da coleta,
do tratamento e do armazenamento da informao, desenvolver produtos e
servios que possibilitem o uso da informao; e a gesto do conhecimento est
mais voltada para o desenvolvimento de espaos e mecanismos que possibili-
tem o compartilhamento e o uso do conhecimento entre os membros da orga-
nizao, por meio de espaos e atividades, como reunies, eventos e outras.
A gesto da informao deve gerir as informaes registradas que so pro-
duzidas e recebidas, independentemente de serem digitais ou no e do tipo do
suporte utilizado para seu armazenamento, e que, por motivos legais ou insti-
tucionais, sero utilizadas por pessoas ligadas instituio ou de fora.
Moraes e Fadel (2008a, p.36) ressaltam que a gesto da informao requer
[...] um domnio dos diferentes tipos de informaes que se manejam na
organizao; a dinmica de seus fluxos (representados em diversos proces-
sos que transitam em cada informao); o ciclo de vida da cada informao
(includa a gesto de gerao de informao, onde quer que ela ocorra); e o
conhecimento das pessoas sobre o manejo da informao e de sua cultura
informacional.
Especificamente, dentro das IESs, reconhecidas como organizaes de pro-
duo de conhecimento cientfico, a gesto da informao estratgica e se faz
tambm no contexto digital. Esse contexto cresce mais a cada dia, em funo
de ser um ambiente que permite um processo de comunicao gil, menos dis-
pendioso, que atinge um pblico maior, que facilita a interao entre os mem-
bros das comunidades cientficas, e potencializa a socializao do conhecimen-
to. Alm das informaes cientficas, as IESs tm utilizado o contexto digital
para o fluxo da informao acadmica e administrativa. Entretanto, toda a
gesto do conhecimento cientfico, acadmico e administrativo produzido em
formato digital est permeada pela TICs e suas especificidades, entre elas a
preservao digital.
Segundo Choo (2003, p.403), a informao, para se tornar estratgica para
uma organizao, precisa ser transformada em conhecimento, e isso possvel
por meio da administrao dos recursos de informao, das ferramentas tecno-
lgicas e dos padres de poltica, que constituem a infraestrutura tecnolgica
para a administrao da informao na organizao do conhecimento.
Para Moraes e Fadel (2008a, p.35),
[...] as organizaes, cada vez mais, se do conta de que a informao um
recurso estratgico que tem custo, preo e valor. Sendo assim, existe a ne-
cessidade de ela ser gerenciada assim como o so os recursos financeiros,
materiais e humanos.
importante que as organizaes valorizem seus recursos humanos e os
faam compreender a importncia do valor da informao e do conhecimento
que, juntamente com as tecnologias de informao, formam a base para o bom
desempenho profissional (Valentim, 2003).
Para Moraes e Fadel (2008a, p.36), a forma para uma organizao alcanar
uma vantagem competitiva [...] utilizar abordagens e mtodos de gesto
mais voltados s pessoas e propiciar a interao com a informao e com o
conhecimento. As autoras evidenciam que
a gesto da informao possui papel fundamental porque propicia a melho-
ria dos fluxos informacionais, agregando dinamicidade, valor e controle,
atravs de mtodos, tcnicas, procedimentos e ferramentas de gesto que
otimizam o desempenho da organizao, mas sempre com foco nas pessoas
que participam do processo.
Portanto, apesar de os dois modelos de gesto se voltarem para os mesmos
objetivos, ou seja, subsidiarem as atividades e a tomada de deciso nas organi-
zaes, a gesto do conhecimento tem como objeto o conhecimento tcito, no
mbito dos fluxos informais (reunies, experincias, conhecimento etc.), e a
gesto da informao trabalha com o conhecimento explcito, registrado em
alguma forma de suporte, no mbito dos fluxos formais (web, pen-drive, DVD,
papel etc.).
A gesto da informao nas organizaes deve trabalhar com as informa-
es digitais e no digitais, e a utilizao das tecnologias de informao e comu-
nicao, principalmente os computadores e a Internet, tm colaborado para
auxiliar a administrao desse complexo de informaes. Entretanto, as orga-
nizaes que focam seus investimentos financeiros na aquisio de tecnologias
e na capacitao de seus funcionrios, deixam para segundo plano o investi-
mento na gesto das informaes relevantes para a organizao. Dessa forma,
no se alcana um avano significativo na recuperao e no uso das informa-
es necessrias para a organizao. preciso tambm o investimento na ges-
to adequada dos processos envolvidos para que os recursos tecnolgicos e
humanos possam efetivamente atender s demandas das pessoas pelas infor-
maes necessrias.
A gesto da informao, ao tratar de informao registrada, possibilita a
aquisio do conhecimento contido nessa informao por parte das pessoas no
momento que elas desejam e no formato que possibilite o acesso correto, a par-
tir da gesto adequada dos processos envolvidos.
Destaca-se que a preservao digital est fortemente relacionada com a ges-
to da informao por tratar da preservao da informao registrada, com o
objetivo de mant-la acessvel por um longo perodo de tempo, independente-
mente do suporte a ser utilizado.
Elaborar um modelo de gesto da informao [...] depende de cada orga-
nizao, de cada caso, pois as necessidades, interesses, problemas, demandas
etc., so prprios de cada organizao (Moraes; Fadel, 2007, p.110). Nesse
sentido, analisaram-se trs modelos de gesto da informao disponveis na
literatura.
Modelos de gesto da informao
Os modelos tericos de gesto da informao trabalham no mbito dos flu-
xos formais e com a informao registrada a partir dos conceitos de modelo,
processo e gesto da informao.
Sayo (2001, p.83) define modelo como [...] uma criao cultural, um
mentefato, destinado a representar uma realidade ou alguns dos seus aspec-
tos, a fim de torn-los descritveis qualitativa e quantitativamente e, algumas
vezes, observveis. O autor afirma que
[...] os modelos so aproximaes altamente subjetivas, no sentido de no
inclurem todas as observaes e mensuraes e medies associadas, mas,
como tais, so valiosas por ocultarem detalhes secundrios e permitirem o
aparecimento dos aspectos fundamentais da realidade.
Um modelo tem como caracterstica modelar alguma coisa de forma expla-
natria, seletiva e redutiva [...] que, pela eliminao de detalhes acidentais,
permite o aparecimento de alguns aspectos fundamentais relevantes ou inte-
ressantes do mundo real sob alguma forma generalizada, o que possibilita que
essa coisa possa ser visualizada e compreendida de forma mais ampla, algo que
de outra forma seria difcil (Sayo, 2001, p.85).
Entende-se processo como um conjunto de atividades sequenciais ou no,
necessrias para a consecuo de um objetivo, realizadas a partir de uma entra-
da para gerar um resultado. Utiliza a infraestrutura e os recursos humanos e
materiais para atingir seu objetivo, seguindo normas, mtodos e/ou tcnicas.
Norma aquilo que se estabelece como base ou medida para a realizao ou a
avaliao de alguma coisa (Dicionrio, 2009); tcnica a maneira ou jeito espe-
cial de executar ou fazer algo; e mtodo o conjunto de tcnicas a serem reali-
zadas para se chegar a determinado fim (Gil, 1999, p.26).
Os modelos de gesto da informao devem ser pautados em uma infraes-
trutura que abranja as TICs, os recursos de informao, as pessoas que fazem
parte dos processos e as polticas e os padres adotados em uma organizao.
Todos eles devem tambm estar baseados na cultura organizacional. Adota-
mos trs modelos clssicos de gesto da informao que serviro de base para a
proposta final: Choo (2003); McGee e Prusak (1994); e Davenport e Prusak
(1998), apresentados a seguir.
Modelo processual de gesto da informao de Choo
Ao analisar a informao organizacional em termos de necessidade, busca
e uso da informao, Choo (2003, p.403) sugere um Modelo Processual de
Administrao da Informao, composto de um ciclo contnuo de seis proces-
sos correlatos, descrito como [...] uma rede de processos que adquirem,
criam, organizam, distribuem e usam a informao. Os seis processos pro-
postos por Choo (2003) so: necessidades de informao; aquisio de infor-
mao; organizao e armazenamento de informao; produtos/servios/
distribuio da informao; uso da informao; comportamento adaptativo.
O modelo proposto tem o objetivo de criar estratgias de administrao
da informao, e o autor afirma que [...] no corao da organizao do
conhecimento est a administrao dos processos de informao que cons-
tituem a base para criar significado, construir conhecimento e tomar deci-
ses (Choo, 2003, p.17). Dessa forma, o modelo enfatiza a informao
como pea fundamental para a tomada de deciso dentro das organizaes.
Por ser um modelo cclico, as decises geram novas informaes que, ao
serem registradas, podem ser utilizadas para outras decises a serem toma-
das no futuro.
A Figura 2 mostra o Modelo processual de administrao da informao e a
relao entre os processos que o compem.
Figura 2 Modelo processual de administrao da informao.
Fonte: Choo (2003, p.404).
No diagrama da Figura 2, o processo de identificao das necessidades de
informao surge de situaes e experincias especficas a partir de problemas
e incertezas, que tornam a informao significativa para os indivduos em de-
terminadas situaes (Choo, 2003, p.405).
Nesse contexto, as necessidades de informao, por estarem relacionadas
com vrias questes, so [...] incertas, dinmicas e multifacetadas, e uma es-
pecificao completa s possvel dentro de uma rica representao de todo o
ambiente em que a informao usada (ibidem, p.419).
Taylor (1991) apud Choo (2003, p.406) sugere que a identificao das ne-
cessidades passa pela determinao dos grupos de usurios que utilizam a in-
formao, pelo reconhecimento dos problemas, pelo ambiente profissional e
social onde esto inseridos e pelas formas de resolver o problema.
Segundo Choo (2003), a aquisio da informao (Figura 2) um processo
crtico e complexo, pois envolve duas demandas opostas: a necessidade de lidar
com uma quantidade grande e variada de informaes prprias e externas
organizao, e a necessidade da capacidade cognitiva do homem para lidar com
esse universo complexo. Essa variedade de informao [...] deve ser adminis-
trada de modo que as informaes coletadas reflitam a complexidade do am-
biente, sem sobrecarregar os usurios com excesso de informao (Choo,
2003, p.419). Para isso, necessrio que a seleo e o uso das fontes de infor-
mao (humanas, textuais e on-line) sejam continuamente planejados, monito-
rados e avaliados (ibidem, p.407).
Para Choo (2003, p.408), a eficincia na gesto da variedade de informao
disponvel passa pelo envolvimento do maior nmero de pessoas possvel na
Necessidade de
informao
Organizao e armazenamento de informao
Aquisio de
informao
Produtos/servios
de informao
Distribuio da
informao
Uso da
informao
Comportamento
adaptativo
coleta de informaes, pois essas so as informaes mais valiosas que a orga-
nizao tem. necessrio criar mecanismos para identificar, relatar e partilhar
as informaes.
Nesse contexto, as tecnologias da informao podem auxiliar na adminis-
trao da variedade de informao, criando ferramentas (automticas ou
no) de armazenamento e recuperao das informaes necessrias. Outra
medida complementar relaciona-se ao envolvimento do maior nmero de
pessoas de diferentes reas, que possuam conhecimento, experincia e acesso
s informaes, criando rotinas e normas para sistematizar o armazenamento
e o uso das informaes.
No processo de organizao e armazenamento da informao, presente no
modelo de Choo, o conjunto de informao deve ser organizado e armazenado
em algum tipo de sistema de informao, com o objetivo de permitir sua busca
e recuperao, uma vez que a informao representa um componente impor-
tante da sua memria e serve de fonte para futuros debates, discusses, dilo-
gos e tomada de deciso (ibidem, p.409).
Choo (2003, p.409) ressalta a importncia, para as organizaes, do arma-
zenamento de informaes relativas aos casos de sucesso e de insucesso que
possam ser usados para contribuir com a organizao na tomada de deciso.
Entretanto, o registro de casos de insucesso pode passar pela resistncia das
pessoas em expor suas dificuldades e deficincias.
Dessa forma, busca-se registrar a informao resultante do conhecimento
dos indivduos, e elaborar um sistema de armazenamento e classificao que
permita a recuperao dessas informaes, oferecendo acesso ao conhecimento
explcito armazenado.
Para Choo (2003, p.412), de grande importncia a disponibilizao das
informaes, via organizao e armazenamento, que permita no somente res-
ponder perguntas, mas tambm gerar aes e decises, uma vez que a principal
funo da gesto da informao [...] garantir que as necessidades de infor-
mao dos membros da organizao sejam atendidas com uma mistura equili-
brada de produtos e servios.
Assim, o processo de desenvolvimento de produtos e servios de informao
no modelo proposto por Choo (2003) deve gerar produtos e servios com pro-
priedades que tambm agreguem valor informao. Taylor (1986) apud
Choo (2003, p.412) identifica as seguintes propriedades para os produtos e
servios oferecidos: facilidade de uso, que busca reduzir as dificuldades para
utilizao de produtos e servios; reduo de rudo, por meio da excluso de
informaes indesejadas e incluso de informaes teis; qualidade, que deve
dar segurana ao usurio sobre a excelncia do produto ou do servio e incluir
entre suas aes a cobertura adequada das informaes a serem pesquisadas e
a atualizao dos dados e do vocabulrio de acesso; adaptabilidade, que a
adaptao s mudanas do ambiente e s necessidades dos usurios; economia
de tempo e economia de custos, que se baseiam na resposta rpida s necessida-
des dos usurios e na economia que o produto ou o servio proporciona. Essas
propriedades agregadas aos produtos e servios aumentam a confiana do
usurio na qualidade dos produtos e dos servios oferecidos.
O objetivo do processo de distribuio da informao promover e facilitar
a partilha de informaes disseminando-as pela organizao, [...] de maneira
que a informao correta atinja a pessoa certa no momento, no lugar e no for-
mato adequados, auxiliando na criao de significados, na construo do co-
nhecimento e na tomada de deciso (Choo, 2003, p.414). Para isso, so neces-
srios canais de comunicao eficientes que possibilitem que a informao
atinja a pessoa no momento certo, em um formato compreensvel. Dentre es-
ses canais, destacam-se no ambiente digital as comunicaes realizadas por
computadores ligados em rede e Internet, que permitem a partilha remota de
informaes de maneira rpida.
Para Choo (2003, p.415), o processo de uso da informao constitui-se em
um mecanismo [...] dinmico de pesquisa e construo que resulta na criao
de significado, na construo de conhecimento e na seleo de padres de
ao. A informao pode ter vrios significados dependendo do ambiente e
das interpretaes das pessoas que a utilizam. Assim, as decises e as aes de
um grupo dependem da troca e da interpretao da informao e da comple-
mentao com o conhecimento tcito.
O processo de comportamento adaptativo, proposto por Choo (2003), re-
sultado do uso eficiente da informao e pode ser entendido como [...] a sele-
o e a execuo de aes dirigidas para objetivos, mas que tambm reagem s
condies do ambiente, interagindo com aes de outras organizaes (ibi-
dem, p.404).
Modelo de gesto da informao de Davenport e Prusak
Davenport e Prusak (1998, p.173) entendem o gerenciamento informacio-
nal como um processo que, ao definir seus passos, permite o aperfeioamento
e as mudanas necessrias para seu melhoramento e o definem como [...] um
conjunto estruturado de atividades que incluem o modo como as empresas ob-
tm, distribuem e usam a informao e o conhecimento.
Os autores ressaltam que, nessa estrutura, so necessrias a nomeao de
um gerente de processo, a identificao dos clientes, cooperao entre as reas
da organizao e definio de mtodos, tcnicas e ferramentas orientadas para
a informao.
O modelo de gesto da informao denominado processo de gerenciamento
da informao, proposto por Thomas Davenport e Laurence Prusak (1998),
define quatro etapas, apresentadas na Figura 3.
Determinao das
exigncias
Obteno Distribuio Utilizao
Figura 3 O processo de gerenciamento da informao.
Fonte: Davenport e Prusak (1998, p.175).
A etapa de determinao das exigncias envolve a definio das necessidades
informacionais do cliente, que pode ser um funcionrio, um gerente, um usu-
rio etc. considerada uma tarefa difcil, pois busca identificar as necessidades
do cliente e o modo pelo qual ele utiliza a informao. Davenport e Prusak
(1998, p.176) apontam que [...] entender bem o assunto requer vrias pers-
pectivas poltica, psicolgica, cultural, estratgica e as ferramentas corres-
pondentes, como a avaliao individual e organizacional. Dessa forma, [...]
determinar as exigncias informacionais muito mais ambguo e complexo
do que os processos usualmente utilizados de montar um grupo de profissio-
nais para conversar com o cliente e identificar o que ele precisa por meio de
perguntas e respostas. preciso mais do que isso: necessrio definir o proble-
ma e a situao, e acompanhar de perto as atividades do cliente, observando-o
atentamente. Essa observao leva ao conhecimento [...] da informao es-
truturada e no estruturada, a formal e a informal, a no computadorizada e a
computadorizada (Davenport; Prusak, 1998, p.178).
A etapa de obteno de informaes consiste em [...] vrias atividades: ex-
plorao do ambiente informacional; classificao da informao em uma es-
trutura pertinente; formatao e estruturao das informaes, e deve consti-
tuir-se em um sistema de aquisio contnuo (ibidem, p.181).
A atividade de explorao do ambiente informacional envolve a de coleta
constante de informaes, com sua seleo e estruturao nos formatos deseja-
dos dentro da organizao. Segundo Davenport e Prusak (1998, p.184), essas
informaes so obtidas de trs fontes: especialistas externos, como publica-
es ou fontes formais; fontes confiveis, como instituies ou pessoas com
credibilidade; boatos internos da prpria organizao.
A atividade de classificao da informao busca criar mecanismos que fa-
cilitem a obteno da informao atravs da criao de categorias. Essas cate-
gorias dependem das pessoas que as definem e devem ser revisadas periodica-
mente para atender s necessidades da organizao.
A ltima atividade da etapa de obteno de informaes, a formatao e
estruturao das informaes, deve fazer parte da rotina das organizaes,
pois, para Davenport e Prusak (1998, p.186), [...] o exerccio de encontrar a
melhor forma para a informao determina quanto ela ser aceita e utilizada.
Assim, a forma e a estrutura, ao fazerem parte do processo de gerenciamento
da informao, possibilitam a quem busca a informao uma maneira mais efi-
ciente de assimil-la. Um exemplo so os documentos que por terem estrutura
e forma do significado informao.
A etapa de distribuio consiste no [...] passo seguinte e est ligada ao
modo como a informao formatada e [...] envolve a ligao de gerentes e
funcionrios com a informao de que necessitam, abrangendo tarefas que
faam que essas pessoas recebam a informao no formato desejado (ibidem,
p.189).
Essa etapa envolve a escolha da estratgia a ser utilizada na difuso da in-
formao, a saber, se a informao deve ser divulgada para os usurios ou pro-
curada por eles. Na divulgao, so escolhidas as informaes a serem disponi-
bilizadas e enviadas, bem como o formato utilizado, ao passo que na procura
pelos usurios a tarefa de escolher a informao desejada e os mecanismos de
busca fica sob a responsabilidade das pessoas interessadas na informao. Na
divulgao, os usurios so agentes passivos, e na procura, so ativos, pois so
estimulados a buscar a informao de seu interesse. A escolha pela melhor es-
tratgia (ou por ambas) deve estar relacionada ao tipo de informao desejada
e ao perfil dos usurios e da empresa.
A etapa de uso da informao o final do processo e busca avaliar se as in-
formaes esto sendo utilizadas ou no pelos usurios. Davenport e Prusak
(1998, p.195-7), por considerarem essa etapa bastante pessoal, propem qua-
tro maneiras de aperfeio-la: estimar quanto a informao est sendo acessada
e o perfil das pessoas, como o nmero de acessos a um banco de dados ou a um
repositrio de informaes digitais; utilizar aes simblicas, como recompen-
sas e prmios, para estimular o maior uso da informao; criar um contexto
institucional certo para o uso das informaes, como reunies regulares; e usar
a informao mediante a institucionalizao da avaliao de desempenho, que
pode gerar recompensas e punies.
Modelo de gesto da informao de McGee e Prusak
James McGee e Laurence Prusak propem um modelo de gesto da informa-
o composto de tarefas e o denominam Processo de Gerenciamento de Infor-
maes, em que o processo definido como [...] um conjunto de tarefas conec-
tadas logicamente que de um modo geral cruzam limites funcionais e tm um
proprietrio responsvel por seu sucesso final (McGee; Prusak, 1994, p.114).
O modelo busca ser genrico, pois a informao recebe nfase de acordo
com o segmento e com o tipo de organizao em que utilizada, bem como
cada tarefa assume um determinado nvel de importncia dependendo da or-
ganizao (ibidem, p.107).
Os papis de gerenciamento so desempenhados por quatro categorias: as
bibliotecas das empresas, a rea de informtica (essas duas consideradas a reas
responsveis pela gerncia das informaes), a rea usuria e os assistentes exe-
cutivos. A rea usuria trabalha normalmente com um tipo especfico de infor-
mao e geralmente cria suas redes de fornecedores de informao, ao passo
que os assistentes executivos so funcionrios que assessoram as tarefas de pla-
nejamento, relatrios e produo de apresentaes (ibidem, p.110-3). Entre-
tanto, observa-se que a gerncia da informao pode envolver outros profissio-
nais, como arquivistas, profissionais da Cincia da Informao, profissionais
da rea jurdica e outros.
O modelo descrito na Figura 4.
Figura 4 Tarefas do processo de gerenciamento de informaes.
Fonte: McGee e Prusak (1994, p.108).
A tarefa de identificao de necessidades e requisitos de informao aponta-
da como a mais importante do processo e deve levar em considerao todas as
exigncias dos usurios, mesmo as mais bsicas, com o objetivo de tornar o
sistema estratgico e til.
Identicao de
necessidades e
Requisitos de
Informao
Classicao e
Armazenamento
de Informao
Distribuio e
disseminao
de Informao
Anlise e Uso
da Informao
Desenvolvimento
de Produtos
e Servios de
Informao
Tratamento e
Apresentao da
Informao
Coleta/Entrada
de Informao
McGee e Prusak (1994, p.115-6) reconhecem trs pontos importantes nes-
sa tarefa: a necessidade de se ter uma variedade de fontes de informao para a
organizao, chamada de variedade necessria; o fato de os usurios no re-
conhecerem algumas vezes suas necessidades informacionais; a tarefa de aqui-
sio e coleta de informaes da fonte de origem ou de quem a desenvolve in-
ternamente.
A tarefa de coleta/entrada de informao vem aps a identificao das ne-
cessidades dos usurios e tem como objetivo desenvolver [...] um plano siste-
mtico para adquirir a informao de sua fonte de origem ou colet-la (eletr-
nica ou manualmente), e deve ser realizada por especialistas em contedo,
juntamente com profissionais de sistemas (ibidem, p.117).
As tarefas de classificao e armazenamento de informao e de tratamento e
apresentao da informao, apesar de estarem representadas separadamente na
Figura 4, devem ser planejadas em conjunto, cada uma com suas especificidades.
A classificao e o armazenamento [...] pressupem a determinao de como os
usurios podero ter acesso s informaes necessrias e selecionar o melhor lugar
para armazen-las e deve levar em considerao os aspectos tcnicos para atingir
esses objetivos. O tratamento e a apresentao devem ser planejados conjunta-
mente com os usurios da informao (ibidem, p.118). Ressalta-se a necessidade
de cooperao dos usurios para definio das interfaces, dos esquemas de classifi-
cao, dos recursos de armazenamento e do estilo de apresentao que melhor os
atendam. Outro ponto a ser considerado oferecer aos usurios resultados conci-
sos e objetivos que atendam s suas necessidades informacionais.
A tarefa de desenvolvimento de produtos e servios de informao deve focar
os produtos e servios que atendam s demandas dos usurios por informa-
es. McGee e Prusak (1994, p.121) destacam que os usurios devem contri-
buir para esse desenvolvimento, pois [...] mesmo com o atual estgio do de-
senvolvimento tecnolgico, um sistema de informaes precisa de alguns
agentes humanos para liberar com eficincia informaes externas em tempo
hbil, ou seja, enfatizada a importncia de servios que faam a filtragem de
informaes externas importantes para a organizao, bem como complemen-
tem essas informaes com outras relevantes e associadas ao assunto.
Dessa forma, importante a interao entre os produtos desenvolvidos
para acesso e recuperao da informao e a ao humana por meio de pessoas
treinadas para oferecer servios que auxiliem os usurios em suas buscas.
A tarefa de distribuio e disseminao da informao visa criar condies
para que a informao alcance seu destino, buscando atitudes proativas para
antecipar necessidades dos usurios e negociando servios especiais que pos-
sam atend-los.
A ltima tarefa, anlise e uso da informao, busca analisar se as informa-
es so relevantes no processo de tomada de deciso.
Embora a maioria das definies e dos modelos apresentados de gesto da
informao e suas abordagens tenha sido construda sob a perspectiva das or-
ganizaes empresariais, elas podem ser aplicadas em outras instncias, como
as IESs, que tambm lidam com informao e com o conhecimento, apesar de
inseridas em outro contexto e com outras caractersticas culturais. Entretanto,
o objetivo o mesmo, ou seja, difundir o conhecimento disponvel nas institui-
es e organizaes, e para que esse conhecimento esteja disponvel necess-
rio estar registrado e preservado.
As IESs tm atualmente uma grande quantidade de informao produzida
em formato digital que deve ser preservada, tanto em termos de contedo
como de suporte que devem ser adequados para acesso futuro e para constru-
o do conhecimento e da memria.
Da mesma forma que para as organizaes, a gesto da informao tambm
pode ser aplicada preservao digital nas IESs, por meio de processos que
possibilitem a gesto das atividades envolvidas. Entretanto, para definir um
modelo e seus processos, necessrio entender o contexto cultural em que as
IESs esto inseridas, bem como o que a preservao digital e os aspectos rela-
cionados a ela.
Para Choo (2003, p.403), acima dos recursos de informao, das ferramen-
tas tecnolgicas e dos padres de poltica, a transformao da informao em
conhecimento moldada pela cultura organizacional, ou seja, [...] pela ma-
neira como a organizao interpreta seus propsitos e sua agenda, e pela espe-
cificao de regras, rotinas e papis. Assim, as decises e aes definidas para
a preservao digital tambm so moldadas pela cultura organizacional.
2
CULTURA ORGANIZACIONAL
Neste captulo, so apresentadas algumas consideraes relativas aos con-
ceitos de cultura, cultura organizacional, cultura informacional e comporta-
mento informacional, que evidenciam sua relevncia para a gesto da informa-
o e para a preservao digital.
A cultura organizacional est relacionada cultura e para entend-la ne-
cessrio antes entender o conceito de cultura. Schein (2001, p.29) indica que a
cultura est associada s caractersticas e s propriedades de um grupo e a sua
experincia em comum, e a partir dessa experincia que se comea a formar
uma cultura. Para o autor, ambas tm sua importncia.
A cultura importa porque um poderoso e muitas vezes ignorado con-
junto de foras latentes que determinam o comportamento, a maneira como
se percebem as coisas, o modo de pensar e os valores, tanto individuais
como coletivos. A cultura organizacional em particular importa porque os
elementos culturais determinam a estratgia, os objetivos e o modo de ope-
rao da empresa. (Schein, 2001, p.29)
A cultura organizacional surgiu com a necessidade de entender o chamado
milagre japons, nas dcadas de 1970 e 1980, pois na poca a cultura japonesa
trouxe avanos importantes para sua economia e era necessrio entender as
causas desse desenvolvimento. Observou-se que a cultura dos japoneses esta-
va ligada sua filosofia de vida que era levada para as organizaes de forma
natural e aplicadas nas suas atividades (Woida; Valentim, 2006, p.26-7).
Nesse sentido, os processos envolvidos na preservao digital esto relacio-
nados com a cultura organizacional, pois utilizam estratgias para atingir os ob-
jetivos de preservao definidos pela instituio, de acordo com a cultura e as
pessoas envolvidas. Assim, a cultura organizacional influencia a forma como as
instituies desenvolvem esses processos e a aceitao ou no da preservao.
A cultura est baseada em diversos componentes. Freitas (1991, p.12) define
um conjunto de elementos essenciais para sua composio, que busca direcionar
a ao dos membros da organizao, por meio da linguagem verbal, de atos com-
portamentais e de artefatos fsicos. O Quadro 2 mostra esses elementos.
Quadro 2 Elementos da cultura.
Elemento Descrio
Valores So os princpios compartilhados e considerados importantes para
uma organizao, por exemplo, o aluno em uma IES, a inovao em
uma empresa de tecnologia, o cliente em um mercado de vendas, e
outros. Devem ser valorizados por direcionarem os objetivos de uma
organizao e normalmente existem por longos perodos de tempo.
Crenas e
Pressupostos
Significam o que as pessoas aceitam como verdade em um organizao.
Auxiliam e agilizam as tomadas de decises, que assim tendem a ser
mais acertadas. A partir do momento que a deciso tomada acertada e
passa a ser vlida, torna-se um pressuposto inquestionvel.
Ritos, Rituais
e Cerimnias
Representam atos comportamentais e so atividades planejadas e
prprias de cada organizao, oriundos das oportunidades surgidas,
das crenas e dos valores incorporados, com consequncias prticas e
efetivas. Como exemplos podem ser citadas as cerimnias de recepo
de calouros em uma IES, as promoes em uma empresa, e outros.
Estrias e Mitos As estrias so narrativas histricas, verdadeiras ou fictcias, que,
baseadas em fatos reais, descrevem o que as pessoas realizaram de
importante para a organizao. Os mitos so histrias consistentes do
passado e do presente, relacionadas com os valores da organizao.
Tabus Buscam a orientao do comportamento dentro da organizao por
meio de proibies, do que no permitido e de aspectos disciplinares
da cultura, no sendo visvel, mas presente no dia a dia das pessoas.
Heris So pessoas influentes que contribuem para o crescimento e o
desenvolvimento, influenciando outras pessoas e transmitindo os
valores da cultura organizacional. Podem ser natos ou at criados
para atingir algum objetivo.
Normas So os artefatos fsicos pelos quais registrado e acessvel para as
pessoas o que se espera delas. So maneiras de padronizar e difundir
os valores e os comportamentos aceitos e esperados.
Comunicao a transmisso, recepo e circulao de informaes entre as pessoas
de uma organizao, desde a comunicao formal at a informal. A
comunicao tem um papel importante na cultura organizacional, pois
por meio dela que os elementos da cultura so disseminados e
tambm por ela que as culturas so mudadas, criadas e sustentadas.
Fonte: Freitas (1991, p.12-37).
A cultura pode existir em vrios nveis que necessitam ser entendidos e ad-
ministrados. Para entender melhor a cultura organizacional, Schein (2001,
p.31) prope dividi-la em trs nveis (Quadro 3) de acordo com a percepo.
Quadro 3 Nveis da cultura
Nvel Descrio
Artefatos So estruturas e processos organizacionais visveis; o que se
v, ouve e sente, ou seja, o que est visvel ao se observar
uma organizao, mas pode no ser suficiente para entender a
cultura, podendo causar uma interpretao equivocada.
Valores casados Esto relacionados a estratgias, objetivos e filosofias, que so
conhecidos a partir de conversas com as pessoas que
expliquem como a organizao funciona, ou seja, por que
fazem o que fazem.
Certezas tcitas
compartilhadas
So inconscientes; so crenas, percepes, pensamentos e
sentimentos pressupostos, ou seja, so crenas, valores e
certezas sedimentadas ao longo do tempo, atravs da histria
da organizao.
Fonte: Schein (2001, p.31-6).
A avaliao adequada e conjunta dos trs nveis propostos pelo autor per-
mite entender a cultura organizacional presente em uma organizao, possibi-
litando melhor gesto por meio do conhecimento adquirido e da forma pela
qual as pessoas esto inseridas no contexto cultural.
Schein (2001, p.40) afirma que a cultura analisada em mltiplos nveis
[...] torna claro que a cultura complexa e deve ser analisada em cada nvel
antes de ser compreendida; tem as caractersticas de ser profunda, ampla e
estvel, e essa estabilidade [...] difcil de mudar porque representa o apren-
dizado acumulado de um grupo as formas de pensar, de sentir e de perceber
o mundo que fizeram o sucesso do grupo (ibidem, p.36).
Assim, as mudanas necessrias nas organizaes ou nas instituies, cau-
sadas pelas novas TICs, esto relacionadas a questes culturais, sendo impor-
tante para essas mudanas o entendimento de quais elementos sero afetados e
como as pessoas ou os grupos reagiro a essas mudanas. Um elemento impor-
tante para a aceitao das TICs nas organizaes
[...] a habilidade das organizaes em relao construo de valores cultu-
rais que visem um comportamento positivo no uso das novas tecnologias,
com o intuito de transformar informao em conhecimento, de maneira a
implantar a frmula gerao/disseminao/apropriao do conhecimen-
to como meio de atingir a excelncia organizacional. (Moraes; Fadel, 2007,
p.103)
Dessa forma, Schein (2001, p.35) afirma que:
[...] a essncia da cultura so esses valores, crenas e certezas apreendidos
em conjunto, que so compartilhados e tidos como corretos medida que a
organizao continua a ter sucesso. importante lembrar que eles resultam
de um processo de aprendizado em conjunto.
Assim, observa-se que [...] no existe cultura certa ou errada, melhor ou
pior, a no ser em relao ao que a organizao est tentando fazer e ao que o
ambiente em que ela opera permite (Schein, 2001, p.37).
Schein (1992) apud Moraes e Fadel (2008b, p.32) entende que a cultura
organizacional
[...] um padro de pressupostos bsicos compartilhados que um grupo
aprendeu ao resolver seus problemas de adaptao externa e integrao in-
terna e que funcionaram bem o suficiente para serem considerados vlidos
e ensinados a novos membros como a forma correta de perceber, pensar e
sentir com relao a esses problemas.
Dessa forma, o autor relaciona a cultura organizacional a elementos de
compartilhamento de conhecimento e experincias entre um grupo de pessoas
que, por meio do aprendizado, definiu o que vlido e deve ser passado para
outras pessoas que venham a fazer parte do grupo, com o objetivo de resolver
problemas que possam surgir ao longo do tempo.
Valentim (2003) define a cultura organizacional como [...] a viso e a
forma de agir convencionada entre os indivduos de uma determinada orga-
nizao. Os indivduos influem na cultura organizacional e tambm so
influenciados por ela, no seu cotidiano. Desse modo, a cultura organizacio-
nal [...] perpassa toda a organizao, sendo sua essncia a relao entre as
pessoas, tanto no ambiente interno como no ambiente externo organiza-
o (Valentim, 2003). Para Srour (1998) apud Woida e Valentim (2006,
p.29-30), na cultura organizacional [...] os indivduos aprendem e transmi-
tem a cultura que dela partilham e ela [...] construda no decorrer do
tempo, na convivncia entre as pessoas, possuindo peculiaridades que a dife-
renciam das demais culturas.
Da mesma forma que a cultura organizacional precisou de tempo para ser
construda, sedimentada e assimilada pelos membros da instituio, as mu-
danas advindas da preservao digital tambm necessitam. preciso um
tempo para a adaptao das pessoas nova estrutura e para que ela se insira na
cultura organizacional. Como a preservao digital pertence a um contexto de
constantes avanos, as mudanas no caso da preservao digital ocorrero com
frequncia. No entanto, assim que a preservao digital estiver inserida na cul-
tura organizacional, os avanos podero ser assimilados pela instituio com
maior rapidez e aceitao.
Srour (1998) apud Woida (2008, p.86) afirma que a cultura necessita de
tempo para se tornar parte do cotidiano das pessoas, isto , [...] tempo para
construir, tempo para assimilar, tempo para praticar e tempo para adaptar, rei-
niciando parte do processo.
Para Fadel (2009, p.4), [...] sendo a cultura organizacional o resultado de
um longo processo de existncia de uma organizao, a necessidade de mudan-
a pode ser tornar um processo demorado e doloroso. Assim, qualquer pro-
cesso de preservao digital deve ser elaborado levando em considerao essas
caractersticas, ou seja, um processo lento por envolver uma mudana de cul-
tura na organizao, relacionada a questes tcnicas, e uma mudana de com-
portamento individual e coletivo.
A importncia da cultura organizacional na preservao digital est relacio-
nada com a necessidade de mudanas, ou seja, como administrar a necessidade
de baixa resistncia s mudanas que os processos de preservao digital exigem
da instituio. Isso implica trabalhar com os comportamentos, os valores das
pessoas e dos grupos, suas crenas e como deve ocorrer sua participao, insero
e interao com as atividades envolvidas, sejam elas individuais ou coletivas.
Assim, a implementao de um modelo para preservao digital, seja numa
IES ou numa organizao de outra natureza, depende, alm dos aspectos admi-
nistrativos, legais e tecnolgicos, de fatores relacionados cultura organizacio-
nal, como valores, crenas, rituais, mitos, normas, processos de comunicao e
o comportamento organizacional, entendido por Moraes e Fadel (2008b, p.34)
como [...] elementos marcados pela subjetividade e complexidade do am-
biente informacional.
Dentro das instituies, compostas de pessoas atuando frequentemente em
grupos, e do contexto informacional, principalmente aquele inserido nas novas
tecnologias e nos avanos da informao e da comunicao, tem-se como parte
da cultura organizacional a cultura em relao informao, chamada de cultu-
ra informacional, que trata mais especificamente da informao como elemento
inserido nas organizaes, nas TICs e o modo pelo qual as pessoas utilizam
essa informao. Davenport e Prusak (1998, p.110) entendem a cultura infor-
macional como um [...] padro de comportamentos e atitudes que expressam
a orientao informacional de uma empresa, abrangendo os valores e as cren-
as dos grupos de pessoas ou da prpria organizao, e a forma como utilizam
a informao.
Dessa forma, a cultura informacional busca mostrar aos membros de uma
organizao a importncia da informao para a mesma, no sentido de utiliz-
-la como meio para alcanar seus objetivos. Para isso mobiliza a capacidade das
pessoas e dos grupos, aliada s TICs e aos sistemas de informao, tornando a
interao e a troca de informaes uma aliada da organizao e das pessoas.
Woida e Valentim (2006, p.40) entendem a cultura informacional
[...] como um conjunto de pressupostos bsicos, composto de princpios,
valores, crenas, ritos e comportamentos positivos em relao construo,
socializao, compartilhamento e uso de dados, informao e conhecimen-
to no mbito corporativo.
As autoras destacam que os pressupostos so construdos coletivamente
por meio da atuao positiva, na organizao, de lideranas exercidas por pes-
soas influentes e por meio de alianas entre indivduos, que buscam construir,
socializar, compartilhar e usar os dados, as informaes e os conhecimentos
(Woida; Valentim, 2006, p.41).
O estabelecimento, pela organizao, de padres e atitudes relacionadas
cultura informacional permite entender como as pessoas e os grupos utilizam a
informao. Nesse sentido, surge o conceito de comportamento informacional
que, para Woida (2008, p.99), [...] o resultado da incorporao e da prtica
de elementos e processos da cultura informacional da organizao que valoriza
a informao.
Para Davenport e Prusak (1998, p.110), o comportamento informacional
[...] se refere ao modo como os indivduos lidam com a informao. Inclui a
busca, o uso, a alterao, a troca, o acmulo e at mesmo o ato de ignorar os
informes. Assim, ao contrrio da cultura informacional que est relacionada
a grupos de pessoas, o comportamento informacional envolve atos individuais.
No caso das IESs, seus principais valores esto relacionados aos alunos de
graduao e ps-graduao e, em algumas instituies, pesquisa e ao atendi-
mento da comunidade (extenso). Outro valor importante dessas instituies
est no conhecimento que sua comunidade (docentes, discentes e funcion-
rios) tem; e a disseminao desse conhecimento passa pelo comportamento
informacional e pela cultura das pessoas e da organizao em relao forma
pela qual a informao pode ser transformada em conhecimento e esse nova-
mente em informao.
Portanto, administrar o comportamento informacional auxilia no desenvol-
vimento e na divulgao do conhecimento por meio da produo de informao.
Entretanto, apesar de as TICs deverem estar inseridas nesse processo, auxilian-
do na obteno e na disseminao do conhecimento organizacional, Davenport e
Prusak (1998, p.112) afirmam que elas [...] podem auxiliar a obter e a dissemi-
nar o conhecimento organizacional, mas so de pouca ajuda se o pessoal envolvi-
do ainda no estiver predisposto a usar ativamente a informao.
As TICs abrangem produtos e servios relacionados ao hardware, ao soft-
ware e comunicao, com o objetivo de dispor de equipamentos, de progra-
mas e de meios de comunicao que permitam a interao entres pessoas e en-
tre pessoas e mquinas, utilizando tecnologias novas e avanadas. As TICs
tm impacto na sociedade, na sua cultura e nas pessoas, pois trazem a necessi-
dade de mudanas de comportamento, ou seja, mudanas na maneira de pen-
sar e de agir. Portanto, as TICs dependem do fator humano para sua utilizao
adequada, isto , de um comportamento positivo em relao novidade, caso
contrrio esto fadadas ao esquecimento e obsolescncia. Para que isso no
ocorra na organizao, faz-se necessria a capacitao das pessoas para a utili-
zao das novas TICs a serem implantadas.
Davenport e Prusak (1998, p.114) definem trs tipos de comportamento
ligados informao (Quadro 4), que buscam melhorar o ambiente informa-
cional e devem ser conhecidos e utilizados pelas pessoas.
Quadro 4 Tipos de comportamento.
Tipo de comportamento Descrio
Compartilhamento de
informaes
o ato voluntrio de colocar o conhecimento
adquirido disposio de outras pessoas por meio da
informao compartilhada.
Administrao da
sobrecarga de informaes
o ato de filtrar as informaes mais relevantes para a
necessidade atual, informaes originadas em vrios
ambientes, sejam eles externos ou organizacionais.
Reduo de significados
mltiplos
o ato de lidar com os vrios significados que a
informao pode ter. um problema importante a ser
resolvido para a comunicao entre as pessoas e
tambm para os sistemas de informao.
Fonte: Davenport e Prusak (1998, p.114-126).
As TICs so um elemento importante para atingir o objetivo de melhorar o
ambiente informacional, proposto por Davenport e Prusak (Quadro 4), pois,
por meio dos seus produtos e servios (hardware, software e comunicao), per-
mitem: agilizar e otimizar o processo de compartilhamento de informaes,
por exemplo, pelo uso de ferramentas de disponibilizao e acesso informa-
o via Web; administrar a sobrecarga de informaes, por exemplo, por meio
de banco de dados e software que permitam filtrar as informaes necessrias e
relevantes; reduzir os vrios significados que a informao pode ter, por exem-
plo, por meio da utilizao de vocabulrio controlado.
Outro aspecto importante do comportamento informacional refere-se ao
uso da informao pelas pessoas, a saber, como elas selecionam ou ignoram o
que relevante para suas necessidades em meio grande quantidade de infor-
maes que normalmente esto disponveis para a resoluo de um problema
(Choo, 2003, p.107). Choo sustenta que [...] o uso da informao envolve a
seleo e o processamento da informao, de modo a responder a uma pergun-
ta, resolver um problema, tomar uma deciso, negociar uma posio ou enten-
der uma situao (ibidem) e, dessa forma, obtm-se como resultado uma mu-
dana no conhecimento da pessoa ou na sua forma de agir.
A cultura organizacional, a cultura informacional e o comportamento in-
formacional sofrem alteraes ao longo do tempo, mudando seus conceitos,
suas particularidades e sua influncia nas organizaes, nas pessoas e nos gru-
pos, pois esto inseridos nos contextos das novas TICs, do avano dos estudos
e dos enfoques da poca sobre esses temas, da globalizao e das formas como
a informao e o conhecimento so utilizados. Lidar com a informao requer
uma mudana positiva de comportamento das pessoas e dos grupos nas orga-
nizaes. Da mesma forma, a preservao digital e a gesto dos processos en-
volvidos devem trabalhar com as pessoas e com os grupos dentro de uma ins-
tituio, implicando mudanas de comportamento e de cultura, inclusive da
prpria instituio, ou seja, so necessrias adequaes no comportamento
informacional, na cultura informacional e na cultura organizacional.
Em entrevista concedida em 2009, Luciana Duranti, professora da Univer-
sity of British Columbia e diretora-geral do Projeto Interpares, aponta que os
principais desafios do projeto, em sua 3
a
fase de aplicao prtica, so [...] a
falta de recursos e a cultura organizacional. O primeiro complementado pelo
segundo e afirma que, apesar do interesse das empresas em participar do pro-
jeto, [...] torna-se claro que os funcionrios da organizao no tm tempo
para trabalhar conosco e, caso o faam, to logo os requisitos necessrios come-
cem a ser desenhados, eles se do conta de que no tm tempo, conhecimento
ou dinheiro (Lacombe; Duranti, 2009, p.87). O Projeto Interpares definido
como uma iniciativa acadmica de pesquisa em preservao digital, especifi-
camente voltada para os documentos arquivsticos, de enorme alcance (La-
combe; Duranti, 2009, p.82). Pode-se observar nessa declarao que a mudan-
a na cultura organizacional to importante quanto as questes financeira e
tcnica, pois, se as pessoas no aceitarem as mudanas necessrias para a im-
plantao de polticas de preservao digital em uma IESS, elas no se realizam
ou se realizam parcialmente.
importante entender que a preservao digital busca preservar informa-
es relevantes para o conhecimento e para a tomada de deciso, auxiliando no
desenvolvimento e no crescimento das organizaes por meio de instrumentos
que proporcionem s pessoas o armazenamento, a busca e a recuperao de
informaes em formato digital, ampliando-as, compartilhando-as e dissemi-
nando-as de maneira segura e rpida.
3
PRESERVAO DIGITAL
H sculos, o papel tem-se configurado como o principal suporte para o re-
gistro, a difuso e a perpetuao da informao e do conhecimento. Entretanto,
com os avanos tecnolgicos ocorridos foi possvel presenciar o surgimento de
uma nova forma de suporte informao: o meio digital. Com o surgimento
desse universo digital, adveio uma exploso de informaes armazenadas nesse
suporte que necessitam de tratamento adequado para acesso a elas.
Os avanos das TICs trouxeram tambm uma mudana de cultura nas or-
ganizaes e nos indivduos, que passaram a ter acesso a maior quantidade de
informaes e de maneira muito mais rpida, em tempo real e mais interativo,
mudando a relao de tempo e espao entre a informao e o usurio, enten-
dendo-se usurio como o ator social em situao de conhecimento (Barite,
2001, p.39), ou seja, um agente integrado na sociedade, que busca informaes
para satisfazer suas necessidades de conhecimento. Esse contexto insere o in-
divduo em um ambiente de dependncia cada vez maior da informao digi-
tal, que pode estar em um documento em formato digital, um e-mail, um site
da Internet, um vdeo etc.
Informao digital
Diferentemente da informao registrada em papel, a informao digital
surge com novas caractersticas, entre elas a possibilidade de dissociao entre
o suporte e a informao registrada, pois nesse novo ambiente a informao
pode ser transferida de um suporte digital para outro. Essa caracterstica pos-
sibilita uma difuso maior da informao, como nunca se havia presenciado,
mas tambm torna possvel sua perda ou a modificao do contedo original
nessas transferncias, atribuindo informao disponvel no formato digital
maior fragilidade de integridade em relao informao disponvel em papel.
Se a informao tem como objetivo gerar conhecimento no indivduo, no
grupo e na sociedade, a informao digital pode ser definida como um tipo de
informao com os mesmos objetivos, mas com caractersticas especficas re-
ferentes sua forma de produo, organizao, administrao, distribuio,
acesso e preservao, bem como quanto aos suportes de armazenamento.
Ferreira (2006, p.21) denomina as informaes armazenadas em meio digital
de objetos digitais, definidos como todo e qualquer objeto de informao que
pode ser representado por meio de uma sequncia de dgitos binrios, como tex-
tos cientficos, bancos de dados, fotos digitais, vdeos, pginas Web, software etc.
A informao digital apresenta algumas caractersticas principais:
representada por meio de uma sequncia de bits;
1
Necessita de um formato para sua representao;
registrada em um objeto digital;
Est armazenada em um suporte digital;
Necessita de um hardware que possibilite o registro, o armazenamento e
o acesso ao suporte digital;
Necessita de um software que faa a correta interpretao dos bits que
representam a informao digital, tanto para seu registro e armazena-
mento como para sua recuperao;
Necessita de um software que faa a representao da informao armaze-
nada, seja ela disponibilizada digitalmente, como em um monitor de
computador, seja ela disponibilizada no digitalmente, como em papel
por meio do processo de impresso;
Necessita de mecanismos que possibilitem sua busca e recuperao em
suportes digitais;
Pode estar representada em objetos digitais distintos;
Pode estar armazenada em suportes digitais diferentes, dada sua caracte-
rstica de o contedo estar dissociado do suporte, diferentemente das in-
formaes em papel;
Permite mudanas no seu contedo por meio de software e por essa carac-
terstica dificulta a garantia de sua autenticidade;
Permite o compartilhamento atravs de redes de computadores, o que
significa que pode ser trocada por um grande nmero de pessoas e de
forma bastante rpida;
1 Sigla para dgito binrio, em ingls binary digit, que compreende a menor unidade de infor-
mao digital, podendo assumir dois valores: zero ou um.
Pode ser armazenada em grande quantidade em suportes que ocupam
pouco espao fsico, como DVDs, fitas e outros. Esse espao pode ser
otimizado com o uso de ferramentas de compresso de dados que dimi-
nuem o tamanho dos arquivos digitais;
Passa por processos constantes de readequao ao contexto digital, devi-
dos a mudanas e avanos constantes nas TICs;
Por ser recente, insere-se em uma cultura em rpida expanso, mas que
ainda no atingiu toda a sociedade como o papel.
Outro conceito que surge com a informao digital o de documento digi-
tal. Entretanto, para entender esse conceito necessrio antes entender o que
um documento.
A partir das definies de informao e conhecimento, pode-se chegar ao
conceito de documento, entendido como toda informao armazenada em um
suporte com o objetivo de registrar algum conhecimento, ou seja, o registro
de um conjunto de informaes, independente do suporte utilizado, resultado
de conhecimento, para gerar novos conhecimentos (Bod, 2007). Como exem-
plos, podemos citar livros, artigos, revistas, jornais, filmes, vdeos, gravaes,
fotos, quadros, entre outros.
Para Buckland (1997, p.804), o conceito de documento tem sido discutido ao
longo do tempo e tornou-se importante no mbito da Cincia da Informao,
tendo sido tratado por diversos autores, como Paul Otlet e Suzanne Briet, que
relacionam o documento discusso de formas fsicas de informao, ou seja, a
informao como coisa. O autor menciona que [...] essas questes so impor-
tantes porque os sistemas de informao mecnicos s podem operar em repre-
sentaes fsicas de informao (Buckland, 1997, p.804, traduo nossa).
Para Paul Otlet (1990) apud Buckland (1997, p.805, traduo nossa), [...]
os prprios objetos podem ser considerados documentos se o indivduo obtiver
informaes pela observao deles, ou seja, documentos podem ser tambm
objetos em trs dimenses, como esculturas, objetos de museus, jogos e outros.
Suzanne Briet (1951) apud Buckland (1997, p.806, traduo nossa) define um
documento como [...] qualquer sinal fsico ou simblico, preservado ou regis-
trado, com a inteno de representar, reconstruir ou demonstrar um fenmeno
fsico ou conceitual, dependendo da natureza e do ambiente em que est.
O conceito de documento de Ranganathan (1963) apud Buckland (1997,
p.807) est relacionado ao registro em superfcie plana, em contrapartida s
definies que incluem materiais em trs dimenses. Para ele, o documento
um pensamento no papel ou em outro material adequado para manipulao
fsica, transporte e preservao.
Com base no conceito de documentos em papel, microfilmes, filmes, fotos
e outros tipos, surge um caso especial o documento digital com caracters-
ticas diferentes, sendo a principal delas o fato de representar a informao di-
gital. O conceito de documento digital decorre do tratamento do objeto docu-
mento especificamente no universo digital.
Armazenados no formato digital, os documentos digitais deixam o formato
analgico e mudam a realidade das instituies e dos usurios de documentos,
alm de sua forma de gerenciamento. A informao disponvel em um docu-
mento digital pode estar presente em diversos objetos digitais, armazenados
em suportes diversos e acessveis por diversas formas. Essa diversidade de for-
mas de suporte e acesso uma das principais diferenas entre uma informao
disponvel em meio digital e uma informao armazenada em meio analgico
como o papel.
Um documento digital pode j nascer digital, quando a informao re-
presentada e registrada em bits na sua criao. Ele tambm pode ser criado
por meio da digitalizao, que o processo de converter um documento no
formato analgico para o digital. A digitalizao pode tambm ser utilizada
para resolver ou melhorar condies de acesso a documentos ou para a pre-
servao em si, no sentido de diminuir o desgaste pelo uso direto dos docu-
mentos (Bod, 2007).
Um documento no formato digital est inserido em um ambiente do qual
fazem parte o software no qual foi criado, o formato em que foi produzido, o
hardware utilizado e o tipo de suporte utilizado para seu armazenamento. Por-
tanto, o acesso a uma informao digital depende do contexto no qual ela foi
criada e/ou preservada. Em decorrncia das suas caractersticas, desde sua ori-
gem no sculo XX a informao digital tem possibilitado um grande desenvol-
vimento na sociedade, gerando novos horizontes e grandes avanos. Mas,
como toda nova tecnologia, apresenta tambm alguns desafios a serem enfren-
tados, dentre os quais se destacam:
mudanas e avanos muito rpidos nas tecnologias de acesso informa-
o digital, causados principalmente pelo surgimento da Internet;
a capacidade das pessoas e das instituies de assimilar as mudanas, ou
seja, inseri-las em sua cultura atravs de um comportamento positivo;
obsolescncia do hardware e do software que, com os avanos tecnolgi-
cos, so ultrapassados muito rapidamente;
a exploso da quantidade de informao armazenada em meio digital, que
cresce a cada dia, substituindo os meios de armazenamento tradicionais;
mudanas no formato de arquivos e mdias de armazenamento;
custo elevado das novas tecnologias.
Essas so questes inter-relacionadas, pois as mudanas nas TICs acarretam
a rpida obsolescncia do hardware e do software que, por facilitarem a produo
e o acesso informao digital, levam exploso da quantidade de informao
armazenada em meio digital e a uma constante mudana no formato de arquivos
e mdias de armazenamento digital que, por sua vez, esbarram no problema do
custo elevado das novas tecnologias, tanto para as pessoas como para as institui-
es e da adaptao e aceitao a essas novas tecnologias. Hedstrom (1998,
p.192) aponta que nossa capacidade de criar, acumular e armazenar materiais
digitais ultrapassa nossa capacidade atual para preservar.
O hardware evolui muito rapidamente, seja por questes de avano tecno-
lgico ou de interesses comerciais, e como consequncia muda a forma como a
informao digital armazenada e acessada. Nesse panorama, os suportes que
armazenam e acessam as informaes digitais tm se tornado obsoletos na
mesma velocidade. Juntamente com o avano tecnolgico do hardware, verifi-
ca-se a constante evoluo do software, que se torna descontinuado rapidamen-
te, gerando a necessidade da criao de mecanismos que garantam o acesso aos
arquivos criados em verses anteriores. Por exemplo: programas que possibi-
litem migrar um objeto digital de uma verso para outra mais atual.
No caso dos suportes de armazenamento digital, como disquetes, CDs,
DVDs, pen-drive e outros, o problema o mesmo, a saber, sua decadncia fsi-
ca. Muitos microcomputadores j no so produzidos com dispositivo de lei-
tura para alguns desses suportes. Alm da descontinuidade dos dispositivos de
leitura, h tambm o problema da deteriorao dos suportes, causado pelo
tempo de vida (durabilidade) e por danos decorrentes de fatores externos,
como temperatura, umidade, qualidade do suporte e outros.
Outro fator determinante de obsolescncia a perda de informaes refe-
rentes ao formato de um arquivo digital, sua codificao e at mesmo sobre a
compresso dos arquivos, pois mesmo com o hardware, o software e o suporte
adequados, no ser possvel a recuperao da informao digital sem os dados
referentes ao formato de armazenamento. Chapman (2001) ressalta que a ob-
solescncia a nmese da preservao digital, ou seja, sua pior inimiga, pois a
informao digital est inserida no contexto das TICs que se caracterizam por
constantes mudanas e avanos tecnolgicos. Portanto, so necessrios recur-
sos humanos, de hardware, de software, de armazenamento e de comunicao
que trabalhem a informao digital e a coloquem disposio das pessoas para
busca e recuperao, diante das mudanas decorrentes da obsolescncia e dos
avanos nas TICs.
Os documentos registrados em meio digital so mais frgeis do que o pa-
pel e correm risco maior de perda ao longo do tempo. Essas informaes con-
tm um valor histrico para muitos governos, instituies e pessoas e, se no
forem tratadas e preservadas adequadamente, sero perdidas para as gera-
es futuras (Rothenberg, 1999b, p.1). Fernndez-Molina e Guimares
(2007) apontam que a preservao da informao digital acarreta mais difi-
culdades que a preservao de obras em formatos tradicionais, em virtude de
problemas de trs naturezas:
1) Tcnica: relacionada deteriorao dos meios digitais, que mais rpi-
da do que a dos tradicionais; e rpida obsolescncia do hardware e do
software e a mudanas nos formatos digitais.
2) Econmica e organizacional: relacionada aos altos custos das atividades
de preservao e s mudanas no modelo de negcio das instituies. No
caso das bibliotecas digitais, que adquirem o direito de acesso e uso de
uma licena para disponibilizao de informaes no formato digital, sur-
ge o problema de como preservar a informao, pois a mesma pertence a
um editor, que pode descontinuar o produto ou mesmo desaparecer.
3) Legal: relacionada principalmente com os problemas de direitos auto-
rais, uma vez que preservar implica frequentemente copiar um objeto
digital. Muitos objetos digitais tambm podem depender de outros ob-
jetos que, por sua vez, tambm esto protegidos por novas leis de direi-
tos autorais.
A Internet e seus computadores interligados em rede so exemplo de um
ambiente onde ocorrem todas as questes e problemas relacionados preser-
vao da informao digital, como a exploso da quantidade de informao
digital disponvel, o grande fluxo de informaes que ela gerou e a falta de
preocupao com a preservao. No caso das pginas Web, que se configuram
como documentos em formato digital e crescem exponencialmente no contex-
to atual, registram-se poucos estudos e iniciativas para a preservao desse tipo
de informao, como se verifica pela literatura da rea. Nesse contexto tam-
bm esto inseridas as IESS que, por suas caractersticas e objetivos, tm gran-
de quantidade de informao em formato digital que sofre os mesmos proble-
mas de obsolescncia.
A preservao digital uma rea de estudo posterior preservao de ma-
teriais disponveis em outros formatos, como o papel. Todavia, tem o mesmo
objetivo: possibilitar a preservao, ao longo do tempo, da informao regis-
trada em um determinado suporte.
Para Conway (1996, nossa traduo), preservao [...] a aquisio, orga-
nizao e distribuio de recursos a fim de que venham a impedir posterior
deteriorao, ou renovar a possibilidade de utilizao de um seleto grupo de
materiais, ou seja, a preocupao est focada no material como um objeto e,
com isso, preservar a informao registrada nele.
A preservao, juntamente com os conceitos de conservao e restaura-
o, est associada a documentos em suportes tradicionais (entendidos
aqui como suportes no digitais), como papel, papiro, microfilmes e ou-
tros, e trata de caractersticas desses suportes, como temperatura, umidade
relativa do ar, controle de pragas biolgicas, luminosidade e outros (Bod,
2007). Seu objetivo resguardar a informao por meio da preservao da
forma fsica do objeto. As bibliotecas e os arquivos tm a preservao como
uma de suas funes, atravs de atividades de preservao de livros, peri-
dicos, microfilmes e outros. Essas atividades, alm de preservar o material
adquirido, tambm buscam recuperar pela restaurao aqueles que, pelo
tempo, j esto se desgastando.
No universo digital, as caractersticas a serem tratadas so mais amplas e
vo alm da preservao do suporte fsico, pois esse no o nico problema
relacionado preservao digital, visto que o contedo e o acesso sero futura-
mente grandes desafios, pois, mesmo que o suporte fsico seja preservado, h
outros aspectos envolvidos na recuperao da informao no futuro. Na pre-
servao digital, o suporte e o contedo da informao podem ser dissociados,
ou seja, uma informao digital pode ser transferida de um suporte digital para
outro sem perda do contedo, com o objetivo de possibilitar sua busca e recu-
perao. No contexto digital, o conceito de preservao se transforma, dado
que [...] em vez de garantir a integridade fsica do objeto, passa a especificar a
gerao e a manuteno do objeto cuja integridade intelectual sua caracters-
tica principal (Conway, 1996, nossa traduo).
Como j mencionamos, uma das caractersticas do mundo digital sua
capacidade de produzir, registrar, armazenar e disponibilizar uma quantida-
de maior de informao, de maneira muito mais rpida do que os modelos
tradicionais. Essa capacidade tem aumentado exponencialmente ao longo do
tempo, principalmente com os avanos das TICs. Com relao longevidade
dos meios de armazenamento digitais (suporte), observa-se que esta menor
se comparada a outros meios no digitais, como o papel, mesmo esse tendo
sua vida til diminuda ao longo do tempo com a industrializao. Dessa for-
ma, ocorre de um lado um aumento exponencial da capacidade de armazena-
mento da informao e, do outro, uma diminuio da vida til dos suportes
que armazenam a informao no formato digital, como se verifica na Figura
5 (Conway, 1996).
Figura 5 O dilema dos suportes modernos. Densidade de informao x Expectativa de vida.
Fonte: Conway (1996).
Na Figura 5, observa-se que, ao longo do tempo, com a evoluo dos supor-
tes de armazenamento para informao digital, a capacidade de armazenamen-
to aumentou principalmente na era digital, mas a vida til dos suportes dimi-
nuiu, e a tendncia que esse fenmeno continue. Nesse contexto, dentro das
IESs, as bibliotecas, os arquivos e todos os outros rgos que trabalham com a
informao digital passam tambm a incorporar a gesto dos materiais em for-
mato digital e, com essa nova responsabilidade, a necessidade de conhecer
quais os aspectos relacionados preservao digital.
Definio de preservao digital
Valentim (2002) destaca trs ambientes existentes nas organizaes, de
acordo com os fluxos informacionais: o primeiro diz respeito ao organograma,
ou seja, aquele ligado aos fluxos formais existentes entre as unidades de tra-
balho, como sees, setores, departamentos, diretorias tcnicas, diretoria geral
e outros; o segundo diz respeito aos recursos humanos, ou seja, aquele ligado
aos fluxos informais existentes entre as pessoas inseridas na estrutura organi-
zacional; o terceiro diz respeito aos dois ambientes, ou seja, aquele ligado
gerao de dados, informaes e conhecimentos. Assim, os processos envolvi-
dos na preservao digital gerenciam os fluxos formais de informao do am-
biente interno da instituio por meio de aes inter-relacionadas, integradas
cultura informacional e cultura organizacional, buscando que as pessoas en-
volvidas criem em si e na instituio a cultura da preservao digital.
Hedstrom (1998, p.190, nossa traduo) ressalta que [...] muito ainda pre-
cisa ser feito para preservar recursos culturais, intelectuais e acadmicos em
100,000,000
10,000,000
1,000,000
100,000
10,000
1,000
100
10
1
Papyrus
Years of Use
10,000
5,000
1,000 1,000
100
170 300
25
141
53
34
100
15
5
10,100
10,400
108,200
50,000,000
Characters per square inch
Clay Tablet Illuminated
Moby Dick
Microlm Disk
Gutemberg Newspaper Microche Optical
formatos tradicionais, que formam a base para a pesquisa em cincias humanas
e de ensino. No contexto atual, observa-se que essa necessidade ganha um
carter emergencial para os recursos gerados e armazenados em formato digi-
tal, considerando o crescimento exponencial dos mesmos e que esto se tor-
nando o suporte mais usual das pesquisas em todas as reas das cincias, bem
como das atividades de ensino, extenso e gesto nas IESS. Para Rothenberg
(1999b, p.17, nossa traduo),
[...] os documentos digitais que estamos atualmente criando so a primeira
gerao de uma forma radicalmente nova de manuteno de registros.
Como tal, so suscetveis de ser vistos por nossos descendentes como arte-
fatos valiosos do alvorecer da idade da informao. Ainda estamos na imi-
nncia de perd-los assim como ns os criamos. Temos de investir cuidado-
sa reflexo e esforo significativo, se quisermos preservar esses documentos
para o futuro. Se no estamos dispostos a fazer esse investimento, corremos
o risco de perda substancial, bem como a condenao de nossos descenden-
tes ao esquecimento de um legado histrico nico.
Ferreira (2006, p.20) entende a preservao digital como a capacidade de
garantir que a informao digital permanea acessvel e com qualidade de au-
tenticidade para que possa, no futuro, ser interpretada numa plataforma tec-
nolgica diferente daquela utilizada em sua criao. Assim, as questes bsicas
envolvidas na preservao de uma informao digital so a garantia de acesso e
fidedignidade das informaes originais, em qualquer ambiente tecnolgico
disponvel a qualquer tempo.
A The Association for Information and Image Management apresenta
concepo semelhante para a preservao digital ao descrev-la como a [...]
capacidade de manter os documentos e os arquivos digitais disponveis para
perodos de tempo que transcendam os avanos tecnolgicos sem se preocupar
com alterao ou perda da legibilidade (Chapman, 2001). O Conselho Nacio-
nal de Arquivos (Conarq) (Conselho..., 2004), por meio de sua Carta para a
Preservao do Patrimnio Arquivstico Digital. Preservar para garantir o aces-
so, aponta que a preservao de documentos arquivsticos em formato digital
[...] tem por objetivo garantir a autenticidade e a integridade da informao,
enquanto o acesso depende de os documentos estarem em condies de ser
utilizados e compreendidos. O desafio da preservao dos documentos ar-
quivsticos digitais est em garantir o acesso contnuo a seus contedos e
funcionalidades, por meio de recursos tecnolgicos disponveis poca em
que ocorrer sua utilizao.
Tanto para Ferreira (2006) como para a Association for Information and
Image Management e para o Conarq (2004), o conceito apresentado de preser-
vao digital trata da sua propriedade (capacidade da entidade, seja pessoa
fsica ou jurdica), ou seja, o que , e assim pode-se dizer que trata de sua
ontologia. Por outro lado, alguns autores, ao definirem preservao digital,
tratam do meio (atividade, mtodos e mecanismos) para alcan-la, ocupan-
do-se mais da gesto e do processo. Essa abordagem pode ser observada em
algumas definies.
No Research Library Group/Online Computer Library Center Report (RLG/
OCLC), o enfoque principal dado ao conceito de preservao digital refere-se
ao seu gerenciamento como fator preponderante, ao associ-la a [...] uma s-
rie de atividades de gerenciamento necessrias para assegurar a continuidade
do acesso e a preservao dos materiais digitais (Chapman, 2001, nossa tra-
duo). Para Hedstrom (1998, p.190, nossa traduo), a preservao digital
[...] significa o planejamento, a alocao de recursos, e a aplicao de mtodos
e tecnologias de preservao necessrias para garantir que a informao digital
de valor contnuo permanea acessvel e utilizvel.
Para Arellano (2004, p.17), a preservao digital compreende mecanismos
que permitem o armazenamento em repositrios de dados digitais que garan-
tam a perenidade de seus contedos, e integra os requisitos da preservao f-
sica, lgica e intelectual dos objetos digitais, em que:
a preservao fsica diz respeito aos mecanismos de preservao dos su-
portes de armazenamento digital, tais como CD-ROM, DVD etc.;
a preservao lgica relaciona-se s atividades de converso dos formatos
originais em novos formatos, pela questo da obsolescncia do software;
a preservao intelectual compreende mecanismos que garantem a inte-
gridade e a autenticidade.
Em relao preservao intelectual, destacamos que, diferentemente do
documento impresso, o documento digital passvel de modificao e, portan-
to, pode perder sua propriedade intelectual. A preservao da propriedade in-
telectual uma das barreiras que interferem na preservao de objetos digitais,
pois esses so passveis de modificao durante as atividades de preservao,
devido s caractersticas da informao digital. A National Library of Austra-
lia (NLA) (National..., 2008, traduo nossa) entende preservao digital
como [...] o processo envolvido na manuteno, e se necessrio, no restabele-
cimento da acessibilidade para os recursos de informao digital.
Em sntese, nas definies apresentadas existe a preocupao constante de
garantir o acesso futuro informao digital a ser preservada, diante dos avan-
os tecnolgicos que podero afet-la. Outras preocupaes referem-se ne-
cessidade de garantir a autenticidade da informao digital, bem como ao pla-
nejamento, s atividades, aos recursos financeiros, ao gerenciamento e s TICs
adequadas, como a utilizao de repositrios digitais.
Dessa forma, entende-se a preservao digital sob o aspecto dos processos
de gesto envolvidos na administrao das atividades necessrias para garantir
que um objeto digital possa ser acessado e utilizado no futuro, a partir das
TICs existentes na poca, e com garantias de sua autenticidade.
Caractersticas da preservao digital
Como apresentamos nas sees anteriores, os objetivos a serem alcanados
na preservao digital so os mesmos envolvidos na preservao da informao
em suportes tradicionais, como o papel, ou seja, garantir que a informao di-
gital possa ser recuperada ao longo do tempo com garantia de autenticidade,
mesmo com as mudanas constantes nas TICs e na gesto das instituies.
Entretanto, a principal preocupao da preservao digital no somente
com a preservao fsica do documento, mas tambm garantir o acesso e o con-
tedo do documento digital ao longo do tempo. Assim, a longevidade do obje-
to digital est relacionada adequao dos objetos s tecnologias da poca. Por
estar envolvida com as TICs, necessita de outros profissionais nas atividades
de preservao digital, alm de bibliotecrios e arquivistas. Dessa forma, en-
quanto a preservao tradicional est preocupada com a guarda do documento
com o objetivo de preservar seu contedo para acesso a longo prazo, a preser-
vao digital tem na preservao do contedo seu objetivo principal.
O termo longo prazo pode ser entendido como [...] o tempo suficiente
para se preocupar com os impactos da evoluo tecnolgica, incluindo suporte
a novas mdias e formatos de dados, ou com a mudana da comunidade de
usurios (Consultative..., 2002, p.1.1, traduo nossa), podendo se estender
por tempo indeterminado. Com base nessa definio, entende-se que a preser-
vao a longo prazo a forma de manter um objeto digital autntico e acessvel
por tempo suficiente para atender necessidade dos usurios.
Enquanto a preservao do papel busca preservar o suporte e a informao
contida nele, fazendo que contedo e suporte caminhem juntos durante todo o
ciclo de vida do documento, a preservao digital busca preservar o contedo do
objeto digital e sua autenticidade, seja qual for o suporte em que est disponvel.
Nesse universo, mesmo com a dependncia do objeto digital em relao plata-
forma adequada para o armazenamento, busca e recuperao, objeto e suporte
so dissociveis, pois no ciclo de vida do objeto digital ele transferido para su-
portes diferentes, adequados s tecnologias existentes na poca.
A preservao digital deve levar em conta essa dependncia, transferindo o
objeto digital de uma plataforma tecnolgica, quando essa se torna obsoleta,
para outra mais atual, uma vez que, se mantido em uma plataforma obsoleta,
perde-se a capacidade de acesso. Nessa transferncia, preciso manter-se a
capacidade de busca e recuperao do objeto digital, bem como sua autentici-
dade por meio de estratgias e da gesto adequada dos processos envolvidos na
preservao digital. Se no forem aplicadas corretamente, as estratgias podem
afetar o contedo do objeto digital, comprometendo a autenticidade e o acesso.
As instituies devem prover formas de minimizar esse problema, por meio da
correta documentao das estratgias aplicadas ao objeto digital e da utilizao
de tecnologias que garantam o acesso restrito ao objeto, com a finalidade de
preserv-lo.
A autenticidade se refere capacidade de garantir que o objeto digital seja
autntico, ou seja, que reflita o contedo original de sua criao, uma vez que no
ambiente digital o objeto pode passar por estratgias de preservao digital dian-
te das mudanas decorrentes dos avanos e da obsolescncia tecnolgica, que
podem alterar o seu contedo. A questo da obsolescncia tecnolgica, seja dos
suportes ou dos formatos, constitui um dos problemas da preservao digital,
que afetam a maneira de se armazenar os objetos e as ferramentas necessrias
para busca e recuperao.
Conway (1996) apresenta uma estrutura para as atividades tradicionais de
preservao, baseada em nove conceitos registrados na literatura e divididos
em dois grupos: contexto e prioridades para as aes de preservao. Com base
nessa estrutura, prope como esses conceitos podem ser transformados em
respostas s caractersticas especficas da informao digital. No Quadro 5 so
apresentados os dois grupos e seus conceitos.
Quadro 5 Estrutura para as atividades de preservao tradicional e digital.
Contexto para a ao de preservao
Conceito Preservao tradicional Preservao digital
Custdia Faz referncia atividade da
biblioteca de tratar o documento,
desde sua seleo at o seu
descarte.
Faz referncia necessidade da
instituio de ter o compromisso
de migrar os dados digitais para
novas tecnologias.
Importncia
Social
As atividades de preservao tm a
misso de atender necessidade da
sociedade de preservar a histria e a
memria, atravs de documentos,
pessoas e instituies.
Est mais relacionada ao acesso
aos servios oferecidos s
comunidades acadmicas,
eruditas e pblicas.
Estrutura Necessidade de uma estrutura
organizacional que propicie
recursos e estrutura para as
atividades permanentes de
preservao.
Est voltada para um processo de
gerenciamento de riscos, com
especialistas de outras reas,
como tecnologia.
Cooperao Cooperao entre instituies
com o objetivo de dividir os
investimentos e, dessa forma,
selecionar e preservar os
documentos mais valiosos.
Tambm necessria pela
prpria caracterstica do
ambiente digital.
Longevidade A ideia expandir a capacidade
de utilizao dos documentos,
estabilizando as estruturas
organizacionais e minimizando as
possibilidades de deteriorao
fsica causadas por fatores
internos e externos.
No universo digital, a preocupao
mais com o contedo do que com
o suporte, e sua longevidade
depende mais da expectativa de
vida dos sistemas de acesso e das
atividades de migrao para os
novos ambientes.
Escolha Est relacionada seleo do que
deve ser preservado com base na
definio de valores.
reconhecidamente uma das
atividades mais difceis de
preservao.
um avanado processo ligado
ao uso efetivo das informaes
armazenadas em meio digital.
Qualidade Necessidade de maximizar a
qualidade nas atividades de
preservao, com critrios de
qualidade, normas, diretrizes,
procedimentos e baixa tolerncia
a erros.
O objetivo assegurar, de modo
mais amplo e tecnicamente
possvel, o contedo intelectual e
visual, para ento apresent-lo
aos usurios de maneira mais
adequada s suas necessidades.
(continua)
Contexto para a ao de preservao
Conceito Preservao tradicional Preservao digital
Integridade Trata da integridade fsica e
intelectual; a fsica se refere ao
suporte e ao documento e
importante nos laboratrios de
conservao; a intelectual se
preocupa com a autenticidade do
documento.
A integridade fsica tem menos
relao com o suporte; na
integridade intelectual tambm
existe a preocupao com a
autenticidade do documento
digital.
Acesso A preservao durante muito
tempo se preocupou
essencialmente em guardar o
documento em um lugar seguro,
tratando a preservao e o acesso
de formas excludentes.
No universo digital, o acesso
uma das ideias centrais, e a
capacidade de acesso
informao digital preservada
torna-se o resultado final da ao
de preservao.
Fonte: Conway (1996).
Na estrutura proposta por Conway (1996), a preservao tradicional, desde
a seleo at o descarte, tem seu foco na preservao fsica do documento e na
deteriorao causada por fatores externos e internos. As atividades envolvidas
so normalmente realizadas em bibliotecas e arquivos, juntamente com pro-
gramas de cooperao com outras instituies, com o objetivo de preservar a
memria e a histria, entre outros aspectos. Essa cooperao ajuda na diminui-
o dos custos das atividades de preservao. Durante muito tempo, uma ca-
racterstica importante era a prioridade dada guarda do documento em local
seguro, em detrimento do acesso ao documento. Atualmente, as instituies
buscam ao mesmo tempo oferecer condies de acesso e preservar.
Uma das caractersticas da preservao digital se refere aos custos envolvidos
na atualizao dos equipamentos e das tecnologias, decorrentes de mudanas e
constantes avanos nas TICs, o que exige tambm investimentos permanentes na
qualificao adequada do pessoal especializado para sua capacitao s novas rea-
lidades tecnolgicas. Martins, Funari e Forti (2007) sustentam que as questes
econmicas envolvidas na preservao digital so um de seus desafios, devido aos
custos envolvidos, inclusive para pases como o Brasil, e citam tambm as barrei-
ras impostas pelas leis de direitos autorais que so adequadas para as companhias
privadas, mas dificultam o acesso e a preservao de documentos relevantes.
Para Bod (2007), a preservao digital pode ser dividida em dois grupos, o
fsico e o lgico, que devem ser levados em considerao numa poltica de pre-
servao digital. Os cuidados fsicos esto relacionados com suportes fsicos e
(continuao)
com a obsolescncia tecnolgica de hardware; e os cuidados lgicos, mais com-
plexos, esto relacionados com o contedo codificado em linguagem binria
digital e sua correta interpretao. A preservao digital pode significar, num
primeiro momento, a necessidade de criar condies que tratam das questes
tecnolgicas para recuperar um objeto digital ao longo do tempo. Entretanto,
alm do desafio tcnico, h outros, como a conscientizao dos usurios e das
instituies sobre a importncia de se desenvolverem aes de preservao di-
gital, devido falta de cultura de preservao digital.
Criar essa cultura depende de mudanas de comportamento por parte dos
geradores da informao, das instituies responsveis em preservar o que foi
produzido e dos profissionais envolvidos nas atividades de preservao digital.
necessrio que as instituies mudem a poltica, inserindo nos objetivos ins-
titucionais e nas instncias de gesto a preocupao em preservar o patrimnio
institucional produzido em formato digital, mudando assim sua cultura infor-
macional e organizacional. As instituies responsveis em preservar os obje-
tos digitais devem buscar, por meio das atividades de preservao digital, re-
quisitos que atendam s necessidades de busca e recuperao de informao
dos usurios, sejam eles internos ou externos, preservando as informaes em
formatos que permitam uso futuro.
Hedstrom (1998, p.192, traduo nossa) destaca que existem duas manei-
ras de analisar os requisitos de preservao digital: [...] A partir da perspecti-
va dos usurios de materiais digitais e do ponto de vista das bibliotecas, arqui-
vos e outros tutores que assumem a responsabilidade pela sua manuteno,
preservao e distribuio.
Observamos que, no Brasil, as iniciativas de preservao digital nas IESs
esto mais presentes nas bibliotecas universitrias, principalmente no desen-
volvimento de bibliotecas digitais. Arellano (2008, p.238) sustenta, em pes-
quisa, que as atividades e as prticas de preservao digital esto [...] sendo
moldadas pelas atividades tradicionais de preservao para o material impres-
so, sendo que a preocupao com a preservao digital ainda no o centro
para a maioria dessas instituies.
Os aspectos e as atividades na preservao digital so diferentes da preser-
vao no digital, e isso constitui um problema medida que a comunidade
acadmica tem demonstrado mais interesse na busca e na recuperao de in-
formaes digitais e tambm na disponibilizao de sua produo em meio
digital. Nesse contexto, a preservao digital nas IESs torna-se tambm um
instrumento importante de preservao da produo cientfica, de docncia e
de extenso, alm das informaes digitais na rea administrativa, que fazem
parte da histria da instituio e devem ser consideradas patrimnio.
Alm dos aspectos tcnicos e culturais, a preservao digital nas IESs de-
pende de questes institucionais, tais como a mudana peridica da direo,
dos administradores, das polticas, dos objetivos e das fontes de financiamen-
to. Nesse sentido, necessria a insero da preservao digital na gesto das
IESs por meio de sua presena nos objetivos da instituio, de recursos finan-
ceiros permanentes no planejamento oramentrio, e de medidas que garan-
tam a continuidade dessa atividade, como a criao de instncias que faam
parte do organograma da instituio, com normas e atribuies bem definidas.
Por envolver diversos aspectos, a preservao digital gera a necessidade de as
IESs estabelecerem um modelo de gesto para as informaes digitais que seja
contnuo e contemple esses aspectos, com o objetivo de preservar o acesso a
longo prazo aos objetos digitais.
O pequeno nmero de trabalhos encontrados sobre preservao digital nas
IESs e as raras experincias relatadas no Brasil mostram a pouca relevncia que
as instituies tm dado a essa questo, alm da carncia de atividades de ges-
to na rea, seja nas bibliotecas, em setores de TI e at mesmo nas instncias
superiores. Essa carncia acarreta a falta de formao de recursos humanos es-
pecializados para as atividades de preservao digital nas instituies.
Arellano (2008, p.) constatou, em pesquisa no Ministrio da Cincia e Tec-
nologia, que no h atividades de preservao digital da informao cientfica
nas instituies, unidades, organizaes ou entidades ligadas ao Ministrio. O
que existe so algumas rotinas de cpia de segurana e migrao em alguns
setores de informtica e quase nenhuma atividade de preservao nos centros
de informao e nas bibliotecas. Thomaz (2006) tambm verifica a carncia de
atividades de preservao em seus estudos sobre as organizaes pblicas bra-
sileiras de mdio e grande porte.
Para as informaes digitais de carter cientfico, Arellano (2008, p.273) pro-
pe um conjunto de critrios de preservao digital, com base em dois modelos
de referncia: Open Archive Information System (OAIS) e Trust Digital Reposi-
tory (TDR), a serem utilizados na elaborao de projetos para a gesto de infor-
mao digital, e os define como elementos integrantes de um sistema de gesto
de preservao digital. Para esse autor, o critrio na preservao digital pode ser
definido como [...] uma regra que permite a fundamentao racional da esco-
lha, deciso e deliberao de uma entidade, com relao ao servio de informao
de preservao que ela presta sua comunidade (Arellano, 2008, p.273).
Arellano (2008, p.285) define os seguintes critrios:
Confiabilidade: o sistema de preservao digital deve estar relacionado
adoo de padres preestabelecidos e aceitos; adequao do servio de
preservao s necessidades da comunidade-alvo; existncia de disposi-
tivos que garantam a guarda de informaes sobre segurana, direitos
autorais e tipos de acesso; a medidas de segurana que garantam a auten-
ticidade da informao preservada ao longo do tempo.
Responsabilidade poltica: refere-se existncia de polticas de preserva-
o digital que oficializem as funes e os atributos da instituio e das
pessoas envolvidas. Para as informaes cientficas, a utilizao de repo-
sitrios digitais e a divulgao da poltica de preservao digital adotada
mostram que a instituio tem capacidade tcnica para manter a integri-
dade e a autenticidade das informaes digitais preservadas.
Sustentabilidade econmica: refere-se s [...] consideraes sobre a parte
de oramento anual dedicado a atividades de preservao digitais, tais
como migrao, atualizao, metadados, entre outras. Como as ativida-
des de preservao so dispendiosas, a formao de parcerias e a unio
de experincias entre instituies representam um avano em projetos de
preservao digital, pois permitem tambm a diminuio dos custos
de preservao.
Incluso em repositrios: [...] um dos primeiros passos na direo da pre-
servao digital dos objetos digitais sua transferncia para um reposit-
rio digital (Arellano, 2008, p.280). A instituio dever garantir ao de-
positrio que o objeto ser atualizado periodicamente no repositrio.
Transparncia: relaciona-se aos processos bsicos de um sistema de ges-
to da preservao digital, com o uso do software livre e de metadados.
Tambm fazem parte desse critrio os processos de certificao, princi-
palmente nos trabalhos colaborativos com redes de repositrios entre ins-
tituies parceiras que utilizam os mesmo padres de metadados e fazem
intercmbio de dados. Arellano (2008, p.282) menciona a necessidade de
se estabelecerem programas nacionais de certificao de repositrios di-
gitais para as informaes cientficas.
Acessibilidade no longo prazo: os sistemas de informao devem incluir in-
formaes que permitam identificar o tratamento dado ao objeto digital e o
aplicativo que deve ser utilizado para acessar o objeto, informando tambm
as estratgias usadas nos processos de preservao digital. A acessibilidade
[...] permite medir as facilidades de uso que o repositrio proporciona aos
usurios, a dimenso das tarefas realizadas e o grau de conhecimento que
eles tm das funes do sistema (Arellano, 2008, p.283).
Apesar de terem sido definidos para os responsveis por centros de infor-
mao e bibliotecas do Ministrio da Cincia e Tecnologia e para o funciona-
mento dos servios dessa entidade, esses critrios podem ser aplicados a todo
servio de preservao digital. Arellano (2008, p.24) afirma que [...] a preser-
vao da informao em formato digital precisa de um conjunto de prticas
tcnicas e de gerenciamento que mudam constantemente, em funo de esta-
rem inseridas nas TICs, que tambm evoluem e mudam de maneira muito r-
pida. Observa ainda que, atualmente, existe [...] pouca avaliao dos funda-
mentos tericos e metodolgicos das estratgias de preservao digital.
As instituies necessitam dispor de modelos de gesto e ferramentas tec-
nolgicas para que as informaes disponveis em formato digital, e que devem
ser preservadas, sejam utilizadas no futuro. Dessa forma, a preservao digital
deve mudar o foco da estratgia tecnolgica para uma viso mais ampla de ges-
to da informao digital, agregando cultura, servios, polticas, tecnologias e
utilizando especialistas de vrias reas. Para Arellano (2004, p.15), a preserva-
o digital um dos grandes desafios do sculo XXI, e diversas iniciativas, em
nvel mundial, se multiplicam na busca de solues, principalmente para in-
formaes relacionadas ao desenvolvimento cientfico e tecnolgico de seus
pases de origem, conforme exposto na seo a seguir.
Iniciativas de preservao digital
Iniciativas de instituies preocupadas com a preservao digital tm sur-
gido no mbito nacional e internacional, com o objetivo de estudar e propor
solues para as questes relativas ao assunto, por meio da identificao dos
aspectos envolvidos na preservao de objetos digitais. Arellano (2004, p. 22)
cita vrias iniciativas de preservao digital e indica [...] as atividades realiza-
das por meio de consrcios internacionais como o caminho mais vivel para
resolver as questes relacionadas com a preservao dos arquivos digitais.
A Unesco, por meio da Carta para a Preservao do Patrimnio Digital,
publicada em 15/10/2003, mostra preocupao com a questo da preservao
do patrimnio digital e define, em doze artigos, os princpios que devem nor-
tear o assunto, entendendo o risco iminente de desaparecimento desse patri-
mnio para as geraes atuais e futuras. Indica um conjunto de medidas com o
objetivo de elaborar estratgias, selecionar e proteger o que deve ser preserva-
do. No artigo 6
o
, Elaborar estratgias e polticas, afirma que [...] necess-
rio desenvolver estratgias e polticas de preservao do patrimnio digital,
tendo em conta o grau de urgncia, as circunstncias locais, os meios dispon-
veis e as projees futuras, mostrando sua preocupao com aes rpidas por
meio de polticas e estratgias que atendam s necessidades das instituies
(United..., 2003, nossa traduo).
Alm da carta, a Unesco demonstra tambm preocupao com a preserva-
o digital, no documento Proposta submetida pela Comisso Nacional da
Unesco dos Pases Baixos apresentada Conferncia Geral da Unesco e aprovada
para incluso no programa para 2002-2003. E sugere, alm de planejamento
em investimentos, a elaborao de princpios e normas para a preservao que
devem ser levadas ao conhecimento dos governos (Biblioteca..., 2002).
Na Europa, o projeto Eletronic Resource Preservation and Access Net-
work (Erpanet),
2
iniciado em 2001, teve como objetivo criar uma rede de
colaborao entre diversas iniciativas na rea de preservao digital, que resul-
tou na publicao de uma declarao: ERPANET Digital Preservation Char-
ter. O projeto busca formar parcerias, com o objetivo de melhorar as prticas
de preservao, evitar redundncias e otimizar os esforos para a preservao
digital (Boeres; Arellano, 2005, p.10).
Alm do Erpanet, outros projetos esto sendo desenvolvidos na Europa: o
CURL Exemplars in Digital Archives (Cedars), desenvolvido pelo Reino
Unido e a Irlanda; o Creative Archiving at Michigan and Leed: Emulating
the old and the new (Camileon), financiado pelo Reino Unido e os Estados
Unidos, com nfase na utilizao da estratgia de emulao; o Networked Eu-
ropean Deposit Library (Nedlib), um projeto colaborativo entre bibliotecas
da Europa, com o objetivo de construir infraestrutura para preservao de pu-
blicaes eletrnicas (Cunha; Lima, 2007).
Na Austrlia, a Biblioteca Nacional demonstra preocupao com a ques-
to da preservao digital, por meio do documento Preserving Access to Digi-
tal Information (PADI), que uma iniciativa na rea de preservao. Alm
de uma lista de discusso internacional, essa biblioteca disponibiliza infor-
maes sobre a questo da preservao digital (National..., 1997). O PADI
tem como objetivos:
[...] facilitar o desenvolvimento de estratgias e diretrizes para a preserva-
o do acesso informao digital; desenvolver e manter um website para
fins de informao e promoo; identificar e promover as atividades perti-
nentes; proporcionar um frum para cooperao nas atividades que promo-
vam a preservao do acesso informao digital. (National..., 1997, tradu-
o nossa)
Outra iniciativa o projeto Pandora, em parceria com a Biblioteca Nacio-
nal da Austrlia, cuja sigla significa Preserving and Accessing Networked
2 Disponvel em: <www.erpanet.org>.
Documentary Resources of Australia. O projeto foi criado em 1996 com o
objetivo de criar um arquivo digital para coletar e fornecer acesso no longo
prazo para publicaes on-line e sites selecionados que discorram sobre a Aus-
trlia (National..., 1996).
Nos Estados Unidos, o projeto National Archives and Records Adminis-
tration (NARA) adotou, em 2003, a norma ISO 15.489, com o objetivo de
preservar registros eletrnicos de carter oficial, uma vez que a norma utiliza
uma sequncia integrada de processos para as atividades de gesto de preserva-
o digital, que trata desde a criao do objeto digital at seu uso (Boeres; Arel-
lano, 2005, p.9).
A Online Computer Library Center (OCLC) tem um programa de preserva-
o digital para gerenciar o contedo digital de suas instituies-membro, com
o objetivo de garantir confiabilidade aos objetos digitais a serem preservados.
O programa usa o Digital Archive,
[...] lanado em 2002 em resposta necessidade manifestada por bibliote-
cas, arquivos, museus e instituies de ensino para o armazenamento de
longo prazo, a gesto e a preservao dos materiais digitais. O Digital Ar-
chive presta servios para as instituies interessadas na realizao de uma
abordagem prtica para a preservao digital. Ele permite s instituies
ingerir, gerenciar, divulgar e preservar o seu contedo digital, usando uma
interface web ou um processo off-line. (Online..., 2006, p.3, traduo nossa)
Outros projetos relevantes nos Estados Unidos so: o Preservation, Relia-
bility, Interoperability, Security, Metadata (Prism), coordenado pela Univer-
sidade de Cornell, que se prope estudar a confiabilidade, interoperabilidade,
segurana e metadados na preservao digital; a Biblioteca do Congresso
Americano, que tem um projeto voltado para a preservao dos documentos
criados para o ambiente Web, por meio de investimentos em infraestrutura de
rede, bancos de dados e segurana; o National Institute of Standards and Tech-
nology (NIST), que tem um projeto de preservao digital voltado para pes-
quisas sobre as mdias digitais, com metodologia para medir a vida til de um
disco ptico (Cunha; Lima, 2007).
No Canad, o governo da Provncia de Alberta elaborou, em 2005, um
Guia de Recursos de Preservao Digital para auxili-lo no desenvolvimento de
estratgias de pesquisa corporativas para preservao de informao digital.
Esse guia contm os principais sites que tratam do tema e uma breve descrio
de cada um. Foram listados 98 sites, sendo 22 europeus, dez australianos, um
neozelands, 21 canadenses, 25 americanos, 19 internacionais, alm de trs re-
vistas. Nenhum site brasileiro foi citado na pesquisa. Muitos desses sites repre-
sentam projetos que contam com a participao de diversas entidades de vrios
pases, mostrando a importncia da pesquisa colaborativa como forma de me-
lhores prticas para a preservao digital (McDonald; Turner, 2005).
Outra iniciativa canadense o Projeto InterPARES, sigla de International
Research on Permanent Authentic Records in Electronic System, que teve
incio em 1999, coordenado pela University of British Columbia, do Canad,
e conta com a participao de pesquisadores de diversas reas (Arquivologia,
Biblioteconomia, Tecnologia da Informao, Informtica, Direito e outros) da
Europa, da sia, da frica e das Amricas. O Brasil est presente no projeto
via participao do Arquivo Nacional. Este tem como objetivo fomentar estu-
dos e desenvolver solues para a preservao de documentos arquivsticos
digitais autnticos (Interpares, 2009).
O projeto InterPARES desenvolvido em fases. A primeira teve como ob-
jetivo estudar a autenticidade dos documentos digitais; na segunda fase, foram
desenvolvidos conceitos, princpios, critrios e mtodos a fim de garantir a
criao e a manuteno de registros precisos e confiveis, tendo como foco do-
cumentos arquivsticos digitais gerados de atividades artsticas, cientficas e
governamentais. Em 2007, iniciou-se a terceira fase do projeto, o InterPARES
3, concluda em 2012, cujo objetivo foi transformar em aes concretas os es-
tudos realizados nas duas fases anteriores, capacitando programas e organiza-
es (pblicas ou privadas), responsveis pela produo e manuteno de do-
cumentos arquivsticos digitais, na preservao de documentos digitais
(Interpares, 2009).
Outro projeto colaborativo o International Internet Preservation Consor-
tium (IIPC), formado em 2003 pelas bibliotecas nacionais da Austrlia, do
Canad, da Dinamarca, da Finlndia, da Frana, da Itlia, da Sucia, da Isln-
dia, da Noruega, a Biblioteca Britnica, a Biblioteca do Congresso americano e
o Internet Archive dos Estados Unidos. A misso do IIPC [...] adquirir,
preservar e tornar acessvel o conhecimento e as informaes da Internet para
as geraes futuras em todos os lugares, promovendo o intercmbio global e as
relaes internacionais. Os objetivos do consrcio so: permitir o acesso futu-
ro a um rico contedo de informaes disponveis na Internet, promover o
desenvolvimento e a utilizao de ferramentas comuns, tcnicas e normas para
a criao dos arquivos internacionais, estimular iniciativas internacionais e
leis para acesso futuro a contedos da Internet e apoiar as bibliotecas, arqui-
vos, museus e instituies de patrimnio cultural para preservao de conte-
dos da Internet (International..., 2010, traduo nossa). No Brasil, as iniciati-
vas e os projetos publicados ainda so incipientes quando comparados com o
exterior, e no h participao efetiva das IESs. Uma participao importante
no Projeto Interpares da Universidade Estadual de Campinas (Unicamp).
O Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), em sua 34
a
reunio plenria,
realizada em 6/7/2004 no Rio de Janeiro, aprovou a Carta para a Preservao
do Patrimnio Arquivstico Digital: preservar para garantir o acesso, em que
convoca as instituies pblicas e privadas a envidar esforos que garantam a
preservao das informaes digitais produzidas e armazenadas, e aponta tam-
bm a necessidades de implementar aes na elaborao de estratgias, polti-
cas e normas para preservao digital, alm de aes para a disseminao e o
compartilhamento dos conhecimentos adquiridos na rea de preservao
(Conselho..., 2004).
Tambm na rea governamental, o Livro Verde, lanado em 2000, contm
as metas de implementao do Programa Sociedade da Informao, uma re-
ferncia importncia da preservao da identidade nacional e cultural do Bra-
sil. Entre as aes propostas, menciona a necessidade do
[...] fomento a esquemas de digitalizao para a preservao artstica, cultu-
ral, histrica e de informaes de cincia e tecnologia, bem como a projetos
de pesquisa e desenvolvimento (P&D) para a gerao de tecnologias com
aplicao em projetos de relevncia cultural. (Takahashi, 2000)
O Livro Branco, lanado em 2002, apresenta os resultados da Conferncia
Nacional de Cincia, Tecnologia e Inovao, realizada em setembro de 2001, po-
rm no faz nenhuma citao com relao preservao digital (Brasil, 2002).
Observam-se ainda algumas iniciativas isoladas, como na Ilha de Fernando
de Noronha, onde desenvolvido um trabalho com moradores e turistas nas
questes ligadas preservao ambiental, com distribuio de cartilhas e reali-
zao de oficinas. Essa iniciativa tem um projeto de preservao digital do
acervo documental da ilha (Acontece, 2006).
Na Universidade Estadual de Londrina (UEL), desenvolve-se um trabalho
de preservao digital na Biblioteca de Teses e Dissertaes, onde as principais
necessidades apontadas so a preocupao com a preservao fsica do objeto
digital (sistemas de backup), a necessidade de investimento em infraestrutu-
ra e mtodos adequados de catalogao e classificao. Os autores ressaltam
tambm que
[...] a implementao de polticas de preservao a forma mais efetiva de
garantir o armazenamento e que essas polticas estabeleam medidas espe-
cficas essenciais para que toda a produo intelectual seja acessvel comu-
nidade nacional e internacional. (Cervantes et al., 2006)
Todas essas iniciativas tratam da preservao digital de situaes particula-
res e de objetos digitais especficos, sem citar polticas, estratgias ou ativida-
des que apontem solues para o tratamento de todo ambiente digital dessas
instituies.
A Unicamp criou um Grupo de Trabalho de Documentos Arquivsticos Ele-
trnicos com o objetivo de estabelecer normas e padres para a gesto e a preser-
vao digital, por meio de estudos sobre o assunto, promovendo eventos, elabo-
rando o diagnstico da situao na Unicamp e propondo normas, aes e medidas
tcnicas baseados na diplomtica e na arquivstica. Alm dessas proposies, as
principais propostas do grupo so a criao de programas de gesto, a criao de
um grupo tcnico multidisciplinar, investimento em infraestrutura, implantao
de programas para disseminao dos aspectos envolvidos na preservao digital
entre outras (Martins; Funari; Forti, 2007). Esse projeto busca tratar a preserva-
o das informaes digitais de toda instituio, com planejamento e investi-
mento. Entre as propostas, consta promover maior interao com outras insti-
tuies, mostrando a importncia da troca de experincias entre elas. O grupo
tambm sugere a criao de uma linha de pesquisa ou projeto acadmico para
estudar a gesto, a preservao e o acesso a documentos digitais, o que contri-
buiria para a formao de profissionais capacitados para as atividades de preser-
vao digital (Martins; Funari; Forti, 2007).
Na literatura, consenso que a preservao digital responsabilidade do
criador do objeto digital e da organizao na qual o objeto est disponvel,
apontando a necessidade de integrar as organizaes que tm objetos armaze-
nados em servios de informao, com o objetivo de minimizar esforos e cus-
tos, possibilitando melhor interoperabilidade desses objetos.
Entretanto, no Brasil, no se encontram iniciativas efetivas para o trabalho
conjunto de instituies, principalmente nas IESs, que possibilitem um avan-
o nas questes relacionadas preservao digital. Por meio do levantamento
bibliogrfico realizado, observa-se a carncia de iniciativas de preservao di-
gital nas IESs. Constatou-se tambm que as pesquisas desenvolvidas, tanto no
Brasil como no exterior, mostram a necessidade de definir polticas e estrat-
gias de preservao digital, inclusive na produo cientfica e tecnolgica da-
quelas instituies. Vrios aspectos envolvem a preservao digital, e a defini-
o de uma poltica e de um modelo de gesto de preservao digital que
atenda s necessidades das organizaes depende do modo como esses aspec-
tos so tratados.
Aspectos da preservao digital
Preservar um objeto digital envolve vrios aspectos, pois, ao longo do tem-
po, ele pode sofrer diversas adequaes em funo dos avanos tecnolgicos.
Por estar disponvel em um objeto fsico, que o meio no qual o objeto digital
est armazenado, as alteraes no devem impedir que um hardware ou um
software possam, no futuro, transformar a informao armazenada em infor-
mao legvel para o usurio.
Nesse sentido, a preservao digital envolve questes de vrias ordens: tec-
nolgicas, pois est inserida no ambiente digital, onde o objeto digital a ser
preservado descrito por suas caractersticas de hardware, software e suporte;
relativas aos profissionais envolvidos nas atividades definidas pelas institui-
es para a preservao digital; concernentes a todos os processos de gesto;
legais, que garantem ao autor e instituio a autenticidade do objeto digital e
sua preservao por um longo perodo de tempo; econmicas, ou seja, os inves-
timentos financeiros necessrios para manter os processos de preservao, que
devem ser permanentes; culturais, por envolver uma mudana de atitude e nas
atividades das pessoas e dos grupos institucionais.
Todas essas questes sejam elas tcnicas, organizacionais, econmicas,
culturais ou legais , devem integrar a preservao fsica, lgica e intelectual
dos objetos digitais a serem preservados e inserir-se nas polticas de preserva-
o digital a ser definida pelas instituies. No suficiente armazenar um
objeto digital no suporte adequado; necessrio pensar nos aspectos que per-
mitem sua busca e recuperao no futuro, preservando-lhe tambm o conte-
do, a integridade e a autenticidade.
Essas questes tambm pertencem ao mbito das IESs, com algumas parti-
cularidades especficas, como a produo cientfica da comunidade acadmica,
que passa a ser produzida cada vez mais no formato digital e distribuda por
redes de computadores e pela Internet.
A preservao digital est inserida em um contexto de inter-relao com as
TICs e com a cultura organizacional, conforme representado na Figura 6, pois
a problemtica comum s trs reas, assim como h certa complexidade, por-
quanto cada uma delas apresenta particularidades e questes prprias. As trs
reas devem ser enfoque de uma poltica institucional voltada preservao de
objetos digitais.
Figura 6 Dimenses da preservao digital.
Fonte: elaborao prpria.
Nos estudos realizados, foram identificados quinze aspectos relativos ela-
borao de uma poltica de preservao digital, todos relacionados s questes
tcnicas, organizacionais e legais, e o tratamento adequado desses aspectos
pode determinar a preservao correta do tipo do objeto digital. Na implemen-
tao de um modelo de gesto de preservao digital possvel que alguns as-
pectos no sejam tratados e, se isso ocorrer, a preservao dos objetos digitais
ficar fragilizada, ou seja, no ter o suporte adequado e com o tempo poder
apresentar problemas por no atender infraestrutura necessria.
Os aspectos relacionados preservao digital foram ser divididos em trs
grupos: organizacional, legal e tcnico, ilustrados na Figura 7. Apesar de terem
suas prprias especificidades, esses grupos esto fortemente relacionados, da
mesma forma que os aspectos que os compem, e esto apoiados nas TICs,
que formam o ambiente onde est inserida a preservao digital, e na cultura
organizacional da instituio. Na definio de um modelo de gesto ou de uma
poltica de preservao digital, esses aspectos devem ser tratados conjunta-
mente no ambiente.
Poltica Institucional
Preservao
Digital
Cultura
Organizacional
TIC
Figura 7 Aspectos da preservao digital.
A Figura 7 representa todos os aspectos de uma poltica de preservao di-
gital envolvendo os trs grupos, e mostra a relao de dependncia recproca
entre eles. Os aspectos administrativos dependem das questes legais e dos
aspectos tcnicos, e estes dependem do modo como a instituio administra e
d sustentao preservao digital. A mesma relao ocorre com os aspectos
legais e tcnicos.
Poltica de preservao digital
O termo poltica deve ser entendido como um conjunto de objetivos
que do forma a um programa de ao gerencial ou administrativa e condi-
cionam sua execuo, podendo ter dois significados: aquele associado esfe-
ra institucional, ao poder poltico, seja ele Federal, Estadual ou Municipal e
todas as atividades que correspondem a essa esfera e se desenvolvem em ins-
Objetivos da instituio;
Equipe multidisciplinar;
Responsabilidades;
Recursos fnanceiros;
Atos administrativos.
Seleo e descarte;
Modelos, padres
e iniciativas;
Metadados;
Autenticidade;
Infraestrutura tecnolgica;
Repositrios Institucionais;
Estratgias de preservao;
Suporte.
Leis;
Direitos autorais.
Organizacional Legal
Tcnico
Poltica de Preservao Digital
tncias, como o Senado Federal, as cmaras municipais, as prefeituras e ou-
tras; e, num sentido mais diverso, vago e impreciso, est associado defini-
o de diretrizes e metas com o objetivo de estabelecer relaes entre pessoas
e a sociedade. Neste caso, alguns exemplos so as polticas da Igreja, dos sin-
dicatos, das empresas, das pessoas no seu relacionamento cotidiano, entre
outras (Maar, 1982, p.9-10).
A atividade poltica tem demonstrado, ao longo do tempo, ser contnua, em
constante movimento, suscetvel s novas transformaes, dinmica e mol-
dando-se s caractersticas da poca. Para Maar (1982, p.29), [...] o que a po-
ltica significa resultado de um longo processo histrico. No caso da poltica
de preservao digital, observa-se, atravs da pesquisa bibliogrfica realizada,
que a situao atual, no Brasil, de inexistncia de uma poltica preponderan-
te, o que permite constatar que poucas IESs tm uma poltica de preservao
digital definida em suas instncias.
Segundo Maar (1982, p.31), o termo poltica tem sua origem na Grcia,
na atividade social desenvolvida pelos homens da polis, a cidade-Estado grega.
Os gregos so considerados os precursores da democracia, com suas goras
(praas, em grego), e pensadores como Plato, Aristteles etc.
Para Aristteles, a poltica est associada a todas as cincias com o objetivo
de ser o bem supremo dos homens. O termo poltica expandiu-se graas
sua obra intitulada Poltica, que pode ser considerada [...] o primeiro tratado
sobre a natureza, as funes e a diviso do Estado, e sobre as vrias formas de
governo (Bobbio, 1983). Na Grcia, diferentemente da Prsia e do Egito, a
atividade poltica era desenvolvida pelo governo, que comandava o coletivo em
direo a seus objetivos, como as guerras, e, juntamente com as atribuies do
soberano, [...] a atividade poltica desenvolver-se-ia como cimento da prpria
vida social (Maar, 1982, p.31)
Em Roma, a atividade poltica era centralizada e exercida pelo governo
(forte e dominador), concentrada na disputa pelo poder de tutela do gover-
no como instituio a servio de interesses privados.
Na Idade Mdia, a poltica se repartia entre o poder poltico exercido
pela nobreza (e sua dominao pela fora) e o poder religioso exercido pelo
clero religioso (por meio de persuaso e convencimento).
Maquiavel distingue Estado de governo: este o agente da atividade polti-
ca do Estado, impondo condies e exigncias. Em o O prncipe, Maquiavel
mostra as lies para se conquistar ou se manter um principado (ibidem, p.37).
Assim, o governo passa a ser o agente da atividade poltica de um Estado.
Para Marx apud Maar (1982, p.41), a atividade poltica deve deixar o Esta-
do e ser exercida pelas classes sociais, que assumem seu papel poltico.
Durante sculos, a definio de poltica foi associada s atividades do go-
verno-Estado; atualmente, perdeu a exclusividade desse significado.
Maar (1982, p.14) entende dois significados para poltica: politic, rela-
cionada disputa pelo governo, e policy, que tem relao com a sociedade e
seus interesses. Da mesma forma como a poltica tem uma multiplicidade de
sentidos, tambm tem uma diversidade de definies, de acordo com a rea
onde aplicada.
Nas Cincias Sociais, o significado clssico e moderno se refere cidade, e
ao que urbano, civil, pblico e at socivel e social. No planejamento estrat-
gico, a poltica est associada administrao e, portanto, ao termo policy, e
pode ser entendida como parmetros ou orientaes que facilitam a tomada
de decises pelo administrador (Oliveira, 1999, p.216). Nesse sentido, a
base de sustentao do planejamento estratgico, fornecendo parmetros para
tomadas de decises; normalmente estabelecida para a empresa como um
todo e tambm por rea funcional (ibidem, p. 74).
A poltica aplicada pode existir em vrios ambientes e instituies, por
exemplo: poltica ambiental; na informtica: as polticas anti-spam e de
e-mail; poltica de propriedade intelectual; poltica econmica; poltica de
segurana; poltica social; poltica cultural; poltica de preservao, entre outras.
Para a definio de uma poltica, em qualquer instncia ou instituio, um
dos pr-requisitos principais conhecer sua histria, sua cultura, seus objetivos
e seus valores, e isso se aplica s polticas de preservao digital. A preservao
digital lida com a preservao fsica e intelectual do contedo disponvel em um
objeto digital e deve levar em considerao todos os aspectos e procedimentos
necessrios para manter esse objeto disponvel para sua utilizao no futuro.
Portanto, torna-se necessrio o estabelecimento de polticas de preservao digi-
tal que lidem com todos os aspectos que norteiam a preservao digital e tambm
definam como tratar cada tipo de objeto digital a ser preservado.
Arellano e Andrade (2006, p.7) afirmam que [...] a metodologia de orga-
nizao e descrio dos objetos digitais deve observar a natureza da informao
a ser preservada; isso premissa para que a poltica de preservao digital seja
estruturada de acordo com o acervo. A poltica de preservao digital deve
definir, para cada tipo de objeto digital, um conjunto de normas e procedimen-
tos que preservem sua autenticidade e garantam o acesso ao seu contedo du-
rante todo o seu ciclo de vida.
O tema da preservao digital um assunto recente e pouco discutido na
maioria das IESs que tratam da informao cientfica, tecnolgica e adminis-
trativa. Martins, Funari e Forti (2007) ressaltam que, [...] no momento, ainda
no h polticas de preservao universais em aplicao obrigatria no Brasil
e que essas discusses no podem ser desvinculadas das reflexes internacio-
nais. Portanto, pode-se observar a necessidade de maior cooperao entre as
IESs, no Brasil, para o estabelecimento de polticas de preservao digital, pro-
curando vincul-las s polticas internacionais, com o objetivo de minimizar os
esforos de preservao, diminuir custos, trocar experincias e possibilitar me-
lhor interoperabilidade dos objetos digitais.
A poltica de preservao digital deve garantir que as IESs tenham um plane-
jamento e estratgias bem definidas para o armazenamento e o uso de objetos
digitais por longos perodos de tempo. Essa poltica deve garantir a continuidade
do processo de preservao digital e sua recuperao ao longo do tempo. Como
a preservao digital est diretamente relacionada s novas TICs, toda poltica
de preservao digital deve ser dinmica e revista periodicamente, a fim de
acompanhar as constantes mudanas e os avanos tecnolgicos.
Uma poltica de preservao digital deve envolver todos os aspectos de um
objeto digital, com a criao de uma poltica de avaliao e seleo do material,
definio de metadados, estratgias para cada classe de objeto, polticas de
continuidade, financiamento sustentvel, objetivos em nvel social e organiza-
cional, entre outros (Ferreira, 2006).
Boeres e Arellano (2005) indicam a necessidade de as IESs brasileiras defi-
nirem polticas de preservao digital que incluam as necessidades de recursos
humanos, tecnolgicos e financeiros, alm de outros aspectos relevantes, como
os direitos autorais. Registram tambm a falta de conhecimento e a falta de
pessoal preparado quando o assunto preservao digital.
Boeres e Arellano (2005) sustentam a necessidade da adoo de princpios
para as polticas de preservao digital nas IESs, e sugerem que:
A preservao de informao digital requer colaborao entre organiza-
es e pessoas envolvidas na criao e no gerenciamento.
A preservao comea no design de sistemas que daro suporte criao
de objetos digitais.
Deve ser claro o papel de cada um dos envolvidos no processo para iden-
tificar e apontar responsabilidades.
A preservao deve ser parte integrante de qualquer estratgia que inclua
o uso de tecnologia da informao.
As estratgias de preservao e seus mtodos devero estar integrados em
todas as atividades ou sistemas que criam ou usam informao digital.
Encontram-se algumas aplicaes prticas de polticas de preservao digi-
tal, como a da Biblioteca Nacional da Austrlia, que tem como objetivo principal
indicar o caminho a ser seguido para a preservao de suas colees em formato
digital. Para isso, tem sido ativa no desenvolvimento de infraestrutura para cole-
tar, gerenciar, preservar e manter as colees digitais disponveis (National...,
2008). Essa biblioteca assume a responsabilidade de preservar: recursos dispon-
veis em sites australianos selecionados para incluso no arquivo digital Pandora;
cpias produzidas pela digitalizao de materiais analgicos das colees da bi-
blioteca; publicaes digitais e arquivos digitais adquiridos ou produzidos para
incluso em Colees Especiais da Biblioteca (manuscritos, fotos, histria oral,
mapas). A poltica tem como objetivo preservar o acesso e a usabilidade de todos
os materiais digitais em suas colees, mas reconhece a necessidade de atribuir
prioridades s aes de preservao diante da quantidade de objetos digitais e
dos recursos financeiros disponveis (National..., 2008).
A biblioteca entende a importncia de encorajar pesquisas na rea de pre-
servao digital e a necessidade de trabalhar com outras instituies australia-
nas que possam compartilhar a responsabilidade pela preservao dos recursos
selecionados, bem como com outras instituies internacionais para troca de
informaes e conhecimento (National..., 2008). Portanto, a poltica definida
para a Biblioteca Nacional da Austrlia busca: atingir os objetivos estabeleci-
dos; definir os objetos digitais que sero preservados; tratar das mudanas ne-
cessrias para manter os objetos digitais acessveis; estabelecer o escopo da
poltica; tratar dos custos; tratar do modelo e dos princpios a serem adotados;
definir parcerias.
A OCLC tambm lanou, em 2002, o OCLC Digital Archive, um arquivo
digital, com o propsito de atender s demandas pela preservao digital de
suas instituies membros. A partir da implantao desse projeto, a OCLC
lanou sua poltica de preservao para o Digital Archive, que descreve uma
abordagem para preservao dos objetos digitais e de seus metadados no ar-
quivo (Online..., 2006, p.3).
Essa poltica descreve informaes sobre a preservao dos objetos digitais,
tais como: os nveis de servio e as atividades de preservao, como a manuten-
o do formato original, a possibilidade de disseminao dos objetos para um
repositrio local, e assegurar o acesso a longo prazo, o que a OCLC chama de
full preservation; as estratgias de preservao, que buscam assegurar a integri-
dade do objeto digital, com atividades de avaliao de riscos para perda dos
objetos causada por mudanas de formato, software e hardware, determinao
do tipo de converso a ser utilizada, determinao dos metadados adequados e
garantir o acesso ao objeto; o ambiente para acesso aos objetos; um plano de su-
cesso que garanta, em caso de descontinuidade do projeto pela OCLC, sua
continuidade (Online..., 2006, p.4-7).
Alm das caractersticas apresentadas, a definio das polticas de preser-
vao digital deve procurar seguir padres e leis internacionais e nacionais,
alm de leis criadas especificamente para cada IESs. Essas polticas devem ser
registradas e aprovadas pelas instncias decisrias da instituio e divulgadas
para toda a comunidade, objetivando dar cincia de normas e procedimentos e
auxiliar na implantao da cultura de preservao digital. A participao da
equipe multidisciplinar fundamental na definio das propostas de polticas.
Nos captulos seguintes ser detalhado cada um dos trs grupos e os aspec-
tos envolvidos na preservao digital.
4
PRESERVAO DIGITAL:
ASPECTOS ORGANIZACIONAIS
Os aspectos organizacionais dizem respeito gesto da instituio e so re-
lacionados aos objetivos, ao envolvimento da comunidade e de pessoas espe-
cializadas nas atividades de preservao digital, alm de tratar dos problemas
administrativos e financeiros. Esses aspectos buscam dar sustentao organi-
zacional com o objetivo de dar continuidade s atividades de preservao digi-
tal, independente das mudanas que possam ocorrer na gesto da instituio,
nos recursos financeiros disponveis ou nas polticas.
Os aspectos organizacionais so compostos dos objetivos da instituio, da
montagem de uma equipe multidisciplinar, da definio das responsabilida-
des, da alocao de recursos financeiros e dos atos administrativos da IESs.
Objetivos da instituio
A implantao de uma poltica de preservao digital depende, inicialmen-
te, da vontade da instituio, ou seja, da sua disponibilidade de investir em
recursos financeiros e de entender que as atividades relacionadas preservao
iro demandar tempo e uma mudana de cultura da instituio e, consequen-
temente, das pessoas. Portanto, a preservao digital deve estar inserida nos
objetivos da instituio. Na literatura, consenso a necessidade de se criar nas
instituies e nas pessoas uma cultura de preservao digital, atravs de sua
insero nos objetivos institucionais e do envolvimento de toda a comunidade.
Nas IESs a necessidade a mesma, ou seja, necessrio envolver o docente,
que produz seus artigos cientficos, materiais de ensino e de pesquisa, como
apresentaes utilizadas em aulas de graduao ou ps-graduao, atas de reu-
nies de grupos de pesquisa, anotaes de pesquisas e outros materiais. Tam-
bm preciso envolver a rea administrativa, que produz documentos admi-
nistrativos necessrios para a gesto institucional e documentos que fazem
parte da histria das IESs, como atas de reunies, portarias, normas, etc. Outro
objeto digital que tem importncia e circula nas IESs com bastante frequncia
so as mensagens eletrnicas (e-mail). Muita informao e at documentos de
carter oficial tm circulado por esse meio e requerem tratamento para sua pre-
servao, pois tambm fazem parte da histria das instituies. Portanto, para
preservar as informaes digitais relevantes produzidas nas IESs, necessrio
o envolvimento de toda a comunidade, bem como uma mudana de postura
das pessoas e da gesto institucional, com a incorporao de uma cultura de
preservao digital na cultura organizacional.
A cultura organizacional est relacionada forma como as pessoas e os
grupos interagem dentro da instituio, como elas repassam os ensinamen-
tos para os novos membros e como a instituio influencia cada indivduo
no seu cotidiano. Alm dessa relao entre os indivduos e do contexto in-
terno da instituio, a cultura organizacional influenciada tambm pelo
ambiente externo, e, no caso da preservao digital, essa influncia bas-
tante acentuada devido a sua insero no contexto dos constantes avanos e
mudanas das TICs.
A cultura organizacional influi no comportamento dos indivduos e dos
grupos inseridos na instituio diante de um problema, criando uma forma de
atuao padronizada para resolv-lo, da mesma forma que pessoas e grupos
tambm influenciam a cultura a partir de situaes novas. Nesse contexto, in-
sere-se a preservao digital, exigindo informaes e maior interao entre
pessoas e grupos, com a organizao de polticas, normas, procedimentos,
eventos, workshops, treinamentos e materiais que tenham como objetivo discu-
tir e mostrar aos membros das IESs os aspectos que envolvem a preservao
digital e as responsabilidades de cada um, e como esses aspectos so influen-
ciados pelos avanos e as mudanas das TICs. A cultura de preservao digital
no pode ficar restrita a iniciativas individuais e sem padro institucional. En-
tretanto, como os indivduos so diferentes, com culturas distintas, a consoli-
dao de uma cultura organizacional para preservao pode demandar tempo.
Nesse sentido, tempo e esforo coletivo so necessrios para que uma base e
uma estrutura sejam construdas (Valentim, 2003).
A demanda de tempo torna-se uma preocupao para a preservao digital,
pois informaes digitais importantes so produzidas de maneira exponencial
e em grandes quantidades nas instituies, carecendo de tratamento adequado
para sua preservao. Os gestores da instituio devem ter conhecimento dessa
caracterstica e acelerar os processos envolvidos na preservao digital.
Alm da definio dos objetivos, preciso definir os tipos de informao
institucional armazenadas em meio digital que devem ser preservadas. Essa
definio est fortemente relacionada com os objetivos da instituio e depen-
de do que a instituio pretende fazer com essa informao no futuro. Nesse
cenrio, preciso estabelecer as informaes que devem ser preservadas, de
acordo com os objetivos, as necessidades e as caractersticas de cada institui-
o. Nesse contexto, surge o conceito de prospeco que, segundo Valentim
(2003), consiste na tcnica de identificar as informaes relevantes para a ins-
tituio. A prospeco permite garantir maior segurana s estratgias a serem
aplicadas na preservao digital e serve como pr-requisito para a seleo das
informaes a serem preservadas.
Com base na definio dos tipos de informao digital a ser preservada,
possvel estabelecer os princpios a serem adotados, sempre obedecendo s leis
federais, estaduais e municipais, alm de legislaes prprias das instituies.
Segundo Arellano (2008, p.238),
[...] as prticas de preservao continuam sendo moldadas pelas atividades
tradicionais de preservao para o material impresso, sendo que a preocu-
pao com a preservao digital ainda no central para a maioria dessas
instituies. O tipo de documento que apresenta alguma implementao de
preservao digital o peridico eletrnico. Relatrios tcnicos em formato
digital e outros tipos de literatura cinzenta esto comeando a ser coletados,
mas sem enfrentar diretamente a preservao de longo prazo.
A preservao digital deve estar inserida nos objetivos da instituio,
sempre trabalhando as questes voltadas para as pessoas que compem a ins-
tituio e para a cultura organizacional e informacional existente. A partir da
insero nos objetivos institucionais, preciso definir as informaes rele-
vantes a serem preservadas e prioriz-las, recorrendo a tcnicas de prospec-
o, entre outras.
Equipe multidisciplinar
Ao definir um modelo de gesto para a preservao das informaes digi-
tais, a instituio dever levar em conta: o estabelecimento de normas e pa-
dres a serem adotados; as questes tcnicas relativas principalmente s TICs,
com suas constantes mudanas e avanos; as questes de investimentos per-
manentes nas atividades de preservao digital, pois essas tm um custo finan-
ceiro alto e constante; as questes organizacionais; as questes legais, princi-
palmente aquelas relativas aos direitos autorais; o crescente aumento das
informaes digitais e a necessidade da preservao das mesmas; as questes
sociais e culturais.
Para tratar de problemas de naturezas to distintas, no existe atualmente
um profissional que possua formao to ampla e variada. Nesse sentido, sur-
ge a necessidade de as IESs montarem uma equipe multidisciplinar, com pro-
fissionais especialistas de vrias reas para a gesto dos processos, das ativida-
des e das pessoas envolvidas na preservao digital. Alm de bibliotecrios,
arquivistas e profissionais da Cincia da Informao, so indispensveis pro-
fissionais das reas de Informtica, Sistemas de Informao, Direito, Admi-
nistrao, Engenharia, docentes, gestores acadmicos e administrativos das
IESs e outros que a instituio julgar necessrios. O trabalho de equipe deve
estar voltado para os objetivos da instituio e da preservao digital, sob os
princpios da garantia de uma gesto adequada dos objetos digitais, com o fim
de preservar sua autenticidade e acesso no longo prazo. A equipe deve ter como
objetivo no manter simplesmente a informao armazenada em computado-
res para busca e recuperao, mas tornar a informao preservada til e signi-
ficativa para os usurios.
No levantamento bibliogrfico realizado, verifica-se que a preservao digital
est relacionada com vrias disciplinas, e essa natureza multidisciplinar revela
tambm a natureza complexa que envolve as atividades a serem desenvolvidas.
Arellano (2008, p.286) menciona que os projetos e as iniciativas de preservao
digital, registrados na literatura, apresentam maior dificuldade para o desenvolvi-
mento de suas atividades na rea organizacional e tecnolgica, e afirma:
[...] a formao de recursos humanos necessrios para o funcionamento
desses sistemas comea a ser definida em instituies de ensino e pesquisa,
onde repercute o interesse para que os cursos e as ementas de disciplinas das
reas de cincia da informao, arquivologia e museologia abordem essa ne-
cessidade em seus contedos.
Entretanto no se encontrou, na literatura, esse mesmo interesse em outras
reas, como Tecnologia, Informtica, Administrao, Direito e outras.
Como a preservao digital est diretamente relacionada com a necessidade
de mudana na cultura organizacional e as pessoas inseridas nas instituies
tm um papel importante nessa mudana, a equipe multidisciplinar deve tam-
bm estar preparada e lidar com esse aspecto relevante e essencial, isto , como
trabalhar com as pessoas e os grupos, sejam eles usurios e/ou envolvidos nas
atividades de preservao digital. Choo (1995) v a necessidade de aproxima-
o entre os especialistas em informao da organizao e os usurios, e afirma:
As informaes do usurio, a razo dtre de todos a este turbilho de
atividades de informao, muitas vezes apenas esporadicamente ou peri-
fericamente envolvido, e resulta uma distncia entre suas reais necessidades
de informao para tomada de deciso e as informaes capturadas e entre-
gues atravs de sistemas e servios de informao da organizao.
Choo (1995) aponta que para organizar a inteligncia de uma organizao
so necessrios trs grupos de especialistas: em domnio, informao e tecno-
logia da informao, que necessitam trabalhar juntos como parceiros de co-
nhecimento. O autor define cada um dos especialistas da seguinte forma:
Os especialistas em domnio so as pessoas que criam e utilizam o conheci-
mento na organizao, aplicando o conhecimento tcito e o explcito. Um
exemplo so os gerentes.
Os especialistas em informao so as pessoas com competncia para organi-
zar o conhecimento em sistemas e estruturas, a fim de facilitar o uso da infor-
mao, melhorando a qualidade da informao armazenada e o acesso a ela, e
projetando e desenvolvendo produtos e servios de informao. Como exem-
plos, citam-se os bibliotecrios, os arquivistas e outros. Os especialistas em
informao, como os bibliotecrios, devem prover servios que auxiliem os
usurios da informao, atravs de capacitao e assessoria na seleo de fontes
de informao e nas melhores estratgias de busca e avaliao da informao.
Os especialistas em tecnologia da informao so profissionais com conheci-
mento e experincia em infraestrutura de TI na organizao, com a competn-
cia e a responsabilidade de desenvolver e manter infraestrutura e sistemas de
informao baseados em computadores e ligados em rede, atravs do desenvol-
vimento de produtos, bancos de dados e redes que permitam servios com pre-
ciso, confiabilidade e rapidez. Incluem analistas de sistemas, programadores,
engenheiros de software, projetistas de sistemas, administradores de banco de
dados e de rede e outros.
Os especialistas em TI devem buscar sistemas que atendam tanto s neces-
sidades de processamento da informao, de forma rpida e eficiente, otimi-
zando os recursos tecnolgicos disponveis, como s necessidades dos usu-
rios, com sistemas flexveis e que possibilitem a busca e a recuperao das
informaes digitais. Portanto, preciso que os especialistas em TI se aproxi-
mem dos usurios da informao e dos especialistas em informao, com o ob-
jetivo de entender suas necessidades e a forma como utilizam a informao.
sabido que as IESs tm esses trs tipos especialistas em suas instncias,
alm de outros, mas imprescindvel que todos sejam capacitados e conheam
quais aspectos envolvem a preservao digital, alm da necessidade de criar
ambientes de trabalho corporativos que permitam a atuao em equipe, a troca
de conhecimentos e o trabalho conjunto desses profissionais, especialistas em
seus domnios. Essa atividade de integrao e ao conjunta fundamental
para a implantao de processos organizados e estruturados de preservao di-
gital. Ao longo do tempo, a preservao digital mudou o foco, de estratgias
tecnolgicas, para uma viso mais ampla de gesto da informao digital a ser
preservada, agregando gesto, servios, polticas e tecnologias, utilizando es-
pecialistas de vrias reas, apontando para a necessidade da formao, nas
IESs, de uma equipe multidisciplinar para a gesto da preservao digital.
Arellano e Andrade (2006) definem algumas competncias imprescind-
veis para os profissionais que trabalharo com a preservao digital:
saber o momento correto para o incio do programa de preservao digital
na instituio;
aplicar modelos conceituais de repositrios de preservao digital;
saber utilizar metadados;
conhecer as propriedades dos suportes utilizados nas estratgias de pre-
servao digital;
conhecer as estratgias disponveis para as atividades de preservao;
conhecer a infraestrutura de informao e comunicao existente.
A Unicamp instituiu em 2007, atravs de uma resoluo, a Comisso de
Gesto e de Preservao de Documentos Arquivsticos Digitais da Unicamp,
composta de quinze membros e subordinada Coordenadoria Geral da Uni-
versidade. Para executar as orientaes e aes propostas pela comisso, foi
criado o Comit Executivo de Documentos Digitais, subordinado comisso
e composto por, no mnimo, cinco tcnicos de TIC e de gesto de documentos
arquivsticos (Universidade..., 2010).
necessrio tambm capacitar constantemente os profissionais envolvi-
dos na equipe multidisciplinar, com o objetivo de atualizar seus conheci-
mentos tcnicos, diante dos constantes avanos e mudanas das TICs, que
exigem novos conhecimentos para direcionar adequadamente as polticas de
preservao digital. A equipe deve observar as tendncias tecnolgicas, com
o objetivo de administrar as informaes preservadas com as ferramentas
adequadas e atualizadas, atuando como gestor da informao digital e de
seus fluxos formais.
Responsabilidades
Aps inserir em seus objetivos a preservao digital e definir uma equipe
multidisciplinar para promover a gesto dos objetos digitais a serem preserva-
dos, a IES deve definir o papel de cada um dos envolvidos, com o objetivo de
identificar e apontar responsabilidades.
Boeres e Arellano (2005, p.9) citam a norma ISO 15.489 como uma ferra-
menta para a gesto de objetos digitais e ressaltam que a
[...] norma considera a gesto dos registros como uma sequncia integrada
de processos que vai desde sua criao at seu acesso contnuo, ampliando
as responsabilidades dos criadores e dos gerentes desses registros para to-
dos os empregados da instituio mantenedora.
Nas IESs, a preservao digital responsabilidade do criador do objeto di-
gital, da prpria instituio e de todas as pessoas envolvidas nos processos.
Martins, Funari e Forti (2007) afirmam:
[...] todo o conjunto administrativo, e tambm docente e discente, precisar
ser sensibilizado para as questes digitais, de modo a que a capilaridade das
aes atinja todos os membros da comunidade universitria. Para isso, se-
ro essenciais as estratgias de capacitao contnua, tendo em vista a pr-
pria dinmica da tecnologia digital em constante mutao.
Nas IESs, em funo do grande volume de informaes em formato digital
produzido, dos tipos de informao institucional e das caractersticas da infor-
mao digital, a preservao digital precisa ser uma responsabilidade compar-
tilhada. A gesto da instituio dever envolver as instncias administrativas,
legais, tecnolgicas e informacionais, definindo as responsabilidades de cada
um. No caso das informaes cientficas, de docncia e de extenso, os docen-
tes e os discentes tambm devero conhecer suas responsabilidades quanto a
preservar os objetos digitais acadmicos que produzem. O mesmo deve ocor-
rer com o pessoal administrativo para as informaes administrativas.
As instncias superiores da IESs devem se responsabilizar pela definio
dos objetivos a serem alcanados com a preservao digital, pela montagem da
equipe multidisciplinar, pela disponibilizao dos recursos permanentes no
oramento da IESs e pela garantia da continuidade dos programas de preserva-
o digital. A equipe multidisciplinar deve responder pela definio das polti-
cas de preservao digital, que atendam a todos os aspectos, pelo acompanha-
mento dos processos envolvidos, e pela definio dos critrios que definem o
que deve ser preservado (seleo) e descartado (descarte). Com relao ao des-
carte, a responsabilidade deve ser definida para cada tipo de objeto digital pela
IESs, em que os responsveis devero seguir normas e tabelas de temporalida-
de definidas pela instituio.
As instncias jurdicas da IESs devem resguardar a instituio, orientando
os envolvidos nos processos de preservao digital quanto s questes legais e
de direitos autorais e servindo de assessoria para a equipe multidisciplinar.
O pessoal de TI deve definir os responsveis pelas questes tcnicas que
envolvem cada tipo de objeto digital a ser preservado, tais como rotinas de c-
pia de segurana (backup), aplicao peridica das estratgias de preservao
digital, criao de sistemas de informao, disponibilizao para acesso on-line
dos objetos digitais para usurios finais, entre outras.
Os profissionais envolvidos com as questes informacionais, como os bi-
bliotecrios e os arquivistas, devero ter entre suas responsabilidades a defi-
nio dos metadados da produo cientfica dos docentes. Eles devero tra-
balhar em conjunto com os profissionais de tecnologia da informao para
definir: os produtos e os servios mais adequados para busca, recuperao e
acesso dos objetos digitais; os profissionais responsveis que avaliem se as
informaes digitais preservadas e seus produtos e servios esto atendendo
s necessidades informacionais dos usurios, e propor as adequaes e as me-
lhorias necessrias.
Portanto, profissionais de diversas reas da IESs estaro envolvidos na pre-
servao dos objetos digitais relevantes para a instituio, que deve definir cla-
ramente o papel da cada um nos processos envolvidos.
Recursos financeiros
A preservao digital uma atividade que requer disponibilidade constan-
te de recursos financeiros, pois envolve investimentos permanentes em tecno-
logia, infraestrutura e capacitao de pessoal. Entretanto, importante ressal-
tar que esse custo um investimento na preservao dos bens maiores da IESs,
a saber, sua produo cientfica e acadmica, alm das informaes adminis-
trativas e das que fazem parte da histria e da cultura da instituio.
Os investimentos nas TICs devem ser permanentes, dada a prpria carac-
terstica das tecnologias, ou seja, sua renovao contnua e constante evoluo.
Eles tambm se aplicam s necessidades de capacitao dos profissionais en-
volvidos na preservao digital, que devem acompanhar a evoluo dessas tec-
nologias.
Nesse sentido, indispensvel para a preservao digital uma poltica perma-
nente de investimento por parte da instituio, em que os custos da preservao
faam parte do oramento anual para garantir: atualizao dos equipamentos e
dos programas de computador necessrios; capacitao da equipe multidiscipli-
nar e das pessoas envolvidas na instituio; investimentos em infraestrutura e
nos procedimentos de preservao. Essa poltica ir assegurar que, mesmo dian-
te das mudanas que ocorrem periodicamente na gesto das IESs, os processos
de preservao permanecero como um dos objetivos da instituio, sendo agre-
gados constante e paulatinamente cultura organizacional. Devido s constan-
tes mudanas em suas condies oramentrias, as IESs devem planejar uma
preservao digital de baixo custo, com a utilizao de tecnologias de preserva-
o adequadas e de padres abertos (Arellano, 2008, p.54).
Pesquisas internacionais ressaltam que as organizaes precisam garantir
em seu planejamento recursos especficos para as atividades de preservao
digital e que essa tambm a realidade do servio pblico, conforme mostra a
pesquisa realizada por Arellano (2008, p.256).
Os custos dependero da definio de quais objetos digitais a IES deseja
preservar, sua quantidade, o nvel de acesso que pretende oferecer e por quan-
to tempo esse objeto dever estar disponvel. Hedstrom (1998, p.193, traduo
nossa) afirma que [...] para tornar a preservao digital acessvel ao maior
nmero possvel de organizaes e indivduos, equipamentos, suportes e cus-
tos de manuteno devem ser modestos.
Entende-se que tornar a preservao digital adequada para uma IES no
deve passar por investimentos modestos, mas sim por uma seleo do que deve
ser preservado e por uma escolha de pessoal e tecnologia adequados aos recur-
sos financeiros disponveis, estabelecendo assim a melhor relao custo x be-
nefcio. Chapman (2001, traduo nossa) afirma:
Os custos iro variar de acordo com alguns fatores, como o nvel e a in-
teratividade que um repositrio ir suportar, mas certamente a preservao
ser mais cara do que os custos para armazenar comparativamente sua con-
trapartida no formato analgico. Reduzir custos um dos temas de pesqui-
sa mais importantes. Uma estratgia suscetvel ser a utilizao de forma-
tos-padro para arquivamento.
Portanto, uma poltica permanente de investimentos, atravs de um plane-
jamento administrativo, se faz necessria para a preservao digital com o ob-
jetivo de atender s demandas de investimento para a capacitao profissional
dos envolvidos, de montagem da estrutura organizacional, de manuteno da
infraestrutura tecnolgica e de adequao s exigncias das novas TICs.
Atos administrativos
A definio de normas institucionais que venham complementar as leis so-
bre preservao digital devem ser elaboradas nas IESs por meio de atos admi-
nistrativos, que podem ser entendidos como atos jurdicos que possibilitam
administrao pblica realizar sua funo executiva. Dessa forma, estabele-
cem rotinas dos trabalhos e definem diretrizes, atravs de normas, mtodos e
procedimentos sobre assuntos especficos, com o objetivo de orientar dirigen-
tes e servidores no desempenho de suas funes. Meirelles (1978, p.116-7) de-
fine ato administrativo como
[...] toda manifestao unilateral da administrao pblica que, agindo nes-
sa qualidade, tenha por fim imediato adquirir, resguardar, transferir, modi-
ficar, extinguir e declarar direitos, ou impor obrigaes aos administrados
ou a si prpria.
Os atos administrativos buscam adequar a instituio a suas finalidades,
caractersticas e sua cultura organizacional, buscando regulamentar e disse-
minar seus padres de conduta. Como exemplos, citam-se estatutos, regimen-
tos, resolues, regulamentos, portarias, ofcios e outros. Neste livro no sero
explorados todos os requisitos do ato administrativo, seus atributos e suas
classificaes, mas apenas algumas espcies que se relacionam com os aspectos
legais da preservao digital.
Meirelles (1978, p.147) agrupa os atos administrativos em cinco espcies:
normativos, ordinatrios, negociais, enunciativos e punitivos. Para os aspectos
legais da preservao digital, destacam-se os atos normativos e ordinrios.
Os atos normativos so [...] aqueles que contm um comando geral do
Executivo, visando a correta aplicao da lei. O objetivo imediato de tais atos
explicar a norma legal a ser observada pela administrao e pelos administra-
dos. Fazem parte decretos, regulamentos, regimentos, resolues e delibera-
es (Meirelles, 1978, p.147-8). Nas IESs, podem-se destacar estatutos, regi-
mentos, resolues e deliberaes.
Para Bellotto (1991, p.58), o estatuto uma lei orgnica que regulamenta
uma entidade pblica ou privada. No caso das IESs, o estatuto uma regula-
mentao da instituio que define seu funcionamento, suas estruturas admi-
nistrativa e acadmica, sua composio, suas instncias decisrias da diretoria,
a quem cabem as decises, de que forma podem ser tomadas e quem represen-
ta a instituio. Contm as regras gerais, a filosofia e outros contedos. Se o
estatuto uma lei que regulamenta a IES, o regimento um conjunto de prin-
cpios e de normas que estabelecem o modo de funcionamento interno de cada
repartio (Bellotto, 1991, p.59). Dessa forma, os regimentos
[...] so atos administrativos normativos de atuao interna, dado que se
destinam a reger o funcionamento de rgos colegiados e de corporaes
legislativas. Como ato regulamentar interno, o regimento s se dirige aos
que devem executar o servio ou realizar a atividade funcional regulamen-
tada, sem obrigar aos particulares em geral. (Meirelles, 1978, p.151)
No caso das IESs, as resolues so atos expedidos pelas altas autorida-
des da instituio, para disciplinar matria de sua competncia especfica.
Como exemplo, na Universidade Estadual Paulista (UNESP), as resolu-
es so baixadas pelo reitor, pelos diretores de unidade e pelos chefes de
departamento e derivam normalmente de decises do Conselho Universi-
trio, da Congregao e dos Conselhos de Departamento. Isso ocorre tam-
bm em outras IESs.
As deliberaes so [...] atos administrativos normativos ou decisrios
emanados de rgos colegiados (Meirelles, 1978, p.153). Devem sempre obe-
dincia ao regulamento e ao regimento que houver na instituio.
Os atos ordinrios so [...] os que visam disciplinar o funcionamento da
administrao e a conduta funcional de seus agentes, e tm sua atuao no
mbito interno das instituies. Fazem parte as instrues, circulares, avisos,
portarias, ofcios e despachos (Meirelles, 1978, p.153). Nas IESs, podem-se
destacar os ofcios e portarias. As portarias so
[...] atos administrativos internos, pelos quais os chefes de rgos, reparti-
es ou servios expedem determinaes gerais ou especiais a seus subordi-
nados, ou designam servidores para funes e cargos secundrios. (Meirel-
les, 1978, p.154)
O ofcio um dos documentos mais utilizados e importantes da adminis-
trao, pois o instrumento de comunicao de carter oficial escrito por meio
do qual se efetiva a comunicao entre uma autoridade e outra, entre subalter-
nos e superiores, ou entre a administrao e particulares. Pode ser interno ou
externo (Bellotto, 1991).
Nesse sentido, a IES deve, por meio de atos administrativos normativos,
definir uma estrutura que tenha como objetivo gerir os processos envolvidos
na preservao digital, sem se contrapor a leis nacionais e internacionais. A
partir dessa definio, podem ser expedidos os atos administrativos ordinrios
que daro forma a essa estrutura, definindo os rgos executores e as pessoas
responsveis. Todos esses atos jurdicos contribuem para a insero da cultura
de preservao digital na cultura organizacional.
Com relao preservao digital nas IESs do Brasil, foram encontradas na
pesquisa, especificamente na Unicamp, trs portarias e uma resoluo que tra-
tam, desde 2003, da questo da preservao digital (Universidade..., 2010):
Resoluo GR 45/2007, que dispe sobre a criao da Comisso de Ges-
to e de Preservao de Documentos Arquivsticos Digitais da Unicamp,
composta de quinze membros e diretamente subordinada Coordenado-
ria Geral da Universidade. Essa comisso tem como objetivo acompa-
nhar a implementao das propostas de polticas e de aes para a gesto
e a preservao de documentos arquivsticos digitais produzidos e/ou
recebidos pelos rgos e unidades da Unicamp.
Portaria GR 22/2008, que designa os membros para comporem a Co-
misso de Gesto e de Preservao de Documentos Arquivsticos Digi-
tais da Unicamp.
Portaria GR 104/2003, que constitui o Grupo de Trabalho para a Padro-
nizao de Procedimentos Tcnicos para Preservao e Acesso de Docu-
mentos Arquivsticos Eletrnicos da Unicamp, que tem como objetivo
elaborar normas que determinem padres bsicos que garantam a pre-
servao e o acesso de documentos arquivsticos em meio eletrnico.
Portaria GR 8/2005, que constitui o Grupo de Trabalho visando assegu-
rar a preservao de sua memria cientfica, tecnolgica e artstica, com o
objetivo de diagnosticar e propor diretrizes e aes para a gesto arqui-
vstica de documentos cientficos, tecnolgicos e artsticos produzidos,
recebidos e acumulados em decorrncia das atividades acadmicas da
Unicamp.
Na Unicamp, as polticas e as normas de preservao digital, registradas
por meio de deliberaes e demais atos, seguem as determinaes da Consti-
tuio Federativa do Brasil, da Lei n
o
8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe
sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados (Martins; Funari;
Forti, 2007). Dada a carncia de leis internacionais e nacionais que busquem
regulamentar legalmente os processos de preservao digital, importante que
as IESs definam, em suas instncias, atos administrativos que estruturem e
normatizem as polticas, os processos e as aes envolvidas, buscando criar
uma estrutura legal para as pessoas e para os grupos, contribuindo para sedi-
mentar uma cultura de preservao digital.
Os aspectos organizacionais devem estar respaldados por leis que deem le-
galidade s atividades de preservao digital, garantindo a autenticidade dos
objetos digitais, bem como por normas institucionais que padronizem essas
atividades e garantam a continuidade dos processos, independentemente das
mudanas que possam ocorrer nas IESs. Nesse sentido, surge a necessidade de
incorporar os aspectos legais na preservao digital.
5
PRESERVAO DIGITAL:
ASPECTOS LEGAIS
So os aspectos relacionados s questes legais, ao respeito aos direitos
autorais e s leis existentes em mbito internacional e nacional, buscando
garantir a legalidade dos processos de preservao digital para a instituio
e para o criador do objeto digital, como os docentes em suas publicaes
cientficas.
Leis
A lei uma espcie de documento definida como uma norma jurdica,
escrita, emanada do poder competente, com carter de obrigatoriedade; cria,
extingue ou modifica direito (Bellotto, 1991, p.58). Atualmente, no se en-
contram na literatura brasileira leis especficas para as atividades e os proces-
sos relacionados preservao digital. So citadas apenas leis que tratam do
documento eletrnico.
Santos (2002) apud Thomaz (2006, p.128) conclui em sua pesquisa de
mestrado que, do ponto de vista da legislao de apoio ao documento ele-
trnico,
[...] preocupante o fato de nenhuma das proposies contemplar as ne-
cessidades de preservao, uma posio conflitante com a alardeada provi-
soriedade dos registros eletrnicos e que as instituies, contudo, ainda
tm restries ao uso dos documentos eletrnicos; afinal, a inexistncia de
leis que garantam a admissibilidade desses documentos como prova resul-
ta na preservao simultnea de arquivos eletrnicos e cpias em papel ou
microfil me, conforme apontam alguns tericos.
preocupante a necessidade de se reproduzir em papel um documento ele-
trnico para sua preservao, diante da falta de legislao que reconhea legal-
mente os documentos eletrnicos. Isso implica uma duplicidade de tarefas re-
lativas necessidade de processos que atendam aos dois tipos de suporte,
exigindo tambm um aumento de recursos financeiros e humanos para aten-
der a essas demandas.
Arellano e Andrade (2006, p.9) ressaltam que [...] a validade legal de do-
cumentos eletrnicos depende de sistemas que garantam a autenticidade e a
integridade das informaes neles contidos; uma vez garantida, os legisladores
devero comear a regularizar esse aspecto.
Observa-se, portanto, a necessidade de leis nacionais especficas sobre pre-
servao digital que deem legalidade aos processos, s organizaes e s insti-
tuies comprometidas em preservar documentos no formato eletrnico. Mes-
mo sendo escassas as leis e as normas sobre preservao digital, tanto no Brasil
como nas IESs, preciso que essas conheam as leis internacionais e nacionais,
envolvendo os profissionais da rea jurdica na comisso multidisciplinar de
preservao digital e definindo institucionalmente, quando necessrio, atos
administrativos (portarias, normas e leis prprias) para complementar a legis-
lao e adequ-la s necessidades.
Direito autoral
Alm das leis, outro aspecto legal o direito autoral, que pode ser conside-
rado um dos ramos da cincia jurdica por lidar com uma caracterstica da pro-
priedade intelectual que a imaterialidade, uma caracterstica subjetiva e, por-
tanto, controvertida e polmica. Com o desenvolvimento das tecnologias de
informao e comunicao, tambm surge a necessidade de evoluo da prote-
o jurdica das obras intelectuais produzidas em formato digital (Gandelman,
2001, p.28).
Para Martins Filho (1998, p.183), os direitos autorais [...] lidam basica-
mente com a imaterialidade, principal caracterstica da propriedade intelectual
e esto presentes nas produes artsticas, culturais, cientficas etc. Para
Story, Halbert e Darch (2006, p.7, nossa traduo), o direito autoral ou copy-
right assim definido:
[...] um regime jurdico que estabelece uma limitada proteo em forma de
monoplio para obras escritas e criativas disponveis em um elemento tan-
gvel. Ao proprietrio dos direitos autorais dado o direito exclusivo ou
nico a fazer um nmero de coisas com o trabalho, tais como: fazer cpias
do trabalho, por exemplo, atravs de fotocpia; executar o trabalho, como
um jogo; traduzir o trabalho em outro idioma; exibi-lo publicamente, como
a utilizao de uma fotografia em uma revista. A quebra das restries de
propriedade considerada uma infrao ou violao do copyright.
O termo direito autoral vem da expresso francesa droit dauteur, que d
a titularidade da obra ao autor, enquanto o termo copyright vem da tradio
anglo-saxnica, que significa direito de cpia e indica a obra como objeto de
proteo. No Brasil, utilizam-se os dois termos (Martins Filho, 1998). O direi-
to autoral sobre a obra de um autor caracteriza-se por dois aspectos e, portanto,
dividido em dois tipos (Martins Filho, 1998, p.184):
Direito moral: garante ao autor os direitos de reivindicar a autoria da obra,
de ter seu nome, pseudnimo ou sinal indicado na divulgao da sua obra, de
modificar a obra e conserv-la indita ou de retir-la de circulao.
Direito patrimonial: garante ao autor o direito exclusivo de utilizar a obra e
de autorizar ou no sua utilizao por qualquer modalidade, ou seja, regular as
relaes jurdicas da utilizao econmica da obra. Na prtica, equivale aos
direitos econmicos do autor.
O direito moral de natureza pessoal, subjetivo e relaciona o autor com sua
criao, sendo intransfervel, dando o direito de o mesmo reivindicar a autoria
da obra, no podendo ser objeto de renncia. Ao contrrio, o direito patrimo-
nial est relacionado principalmente com a explorao e a remunerao que a
obra proporciona, ao seu autor ou a quem possua a cesso de direitos sobre ela.
Tambm proporciona o direito de utilizar, fruir, dispor e autorizar ou no sua
utilizao. Ao contrrio do direito moral que permanente, o patrimonial tem
um prazo de proteo a quem o detm, de acordo com a legislao vigente. A
cesso de direitos autorais pode ser aplicada ao direito patrimonial, mas no ao
moral, pois esse considerado inalienvel e intransfervel.
Para Gandelman (2001, p.39), os direitos autorais, de acordo com a legisla-
o vigente, esto relacionados aos seguintes fundamentos bsicos:
Ideias As ideias em si no so protegidas, mas sim suas formas de expres-
so, de qualquer modo ou maneira exteriorizadas num suporte material.
Valor intrnseco A qualidade intelectual de uma obra no constitui cri-
trio atributivo de titularidade, isto , a proteo dada a uma obra ou cria-
o, independentemente de seus mritos literrios, artsticos, cientficos ou
culturais.
Originalidade O que se protege no a novidade contida na obra, mas
to somente a originalidade de sua forma de expresso.
Territorialidade A proteo dos direitos autorais territorial, indepen-
dentemente da nacionalidade original dos titulares, estendendo-se atravs de
tratados e convenes de reciprocidade internacional.
Prazos Os prazos de proteo diferem de acordo com a categoria da obra,
por exemplo, livros, artes plsticas, obras cinematogrficas ou audiovisuais etc.
Autorizaes Sem a prvia e expressa autorizao do titular, qualquer
utilizao de sua obra ilegal.
Limitaes So dispensveis as prvias autorizaes dos titulares, em de-
terminadas circunstncias.
Titularidade A simples meno de autoria, independentemente de regis-
tro, identifica sua titularidade.
Independncia As diversas formas de utilizao da obra intelectual so
independentes entre si (livro, adaptao audiovisual ou outra), recomendan-
do-se, pois, a expressa meno dos usos autorizados ou licenciados, nos res-
pectivos contratos.
Suporte fsico A simples aquisio do suporte fsico ou exemplar conten-
do uma obra protegida no transmite ao adquirente nenhum dos direitos auto-
rais da mesma.
O suporte fsico um fundamento importante para a preservao digital,
pois muitas vezes necessrio fazer uma cpia do documento digital para po-
der preserv-lo, e, em algumas situaes, a mudana do suporte pode caracte-
rizar uma quebra nos direitos autorais.
Histrico
A comunicao entre as pessoas teve incio com as expresses orais, por
meio de gestos e palavras. Posteriormente, com a introduo do alfabeto grego
na escrita, em torno de 700 a.C., surge a cultura letrada e, com ela, os copistas.
Inicialmente, os autores no recebiam por suas obras; eram apenas reconheci-
dos e respeitados por isso. Apesar dessa situao, a conscincia de que as obras
deveriam ser reconhecidas como bens de seus autores j existia nessa poca. Os
copistas, por sua vez, recebiam pelo trabalho de reproduo das obras. Isso
naturalmente ocasionava deturpaes nas cpias realizadas por mos huma-
nas, por distrao, falha ou interesse. No se podia garantir a autenticidade das
obras e no se discutia o problema dos direitos do autor e das cpias realizadas.
Por volta de 1445, Gutenberg inventa a impresso grfica, atravs dos tipos
mveis, feitos de metal, por meio de punes, matrizes e moldes que caracteri-
zam a verdadeira tipografia. Com o surgimento da tipografia e o consequente
aumento na produo das cpias, as obras passam a ser divulgadas de forma
mais ampla e os autores perdem o controle sobre a reproduo, surgindo ento
o problema da proteo jurdica ao direito do autor e como esse autor deveria
ser remunerado (Gandelman, 2001, p.30).
O direito autoral ou copyright comea a ser reconhecido na legislao ingle-
sa do sculo XVIII, com o objetivo de tratar a questo dos livros e atribuir a
autoria a textos anteriormente disponibilizados de forma annima, protegen-
do, inicialmente, as cpias impressas por 21 anos, contados a partir da sua im-
presso, e as obras no impressas por catorze anos. Logo essas leis adquiriram
alcance internacional na Europa (Martins Filho, 1998, p.183).
A Revoluo Francesa, em 1789, acrescenta a primazia do autor sobre a
obra, dando-lhe direito sobre ela. Dessa forma, a obra s pode ser modificada
com sua permisso e seus direitos passam a perdurar por toda a sua vida (Mar-
tins Filho, 1998, p.183). Mas ainda existia o problema no mbito internacio-
nal, pois muitas naes frequentemente recusavam reconhecer os direitos de
autor de trabalhos estrangeiros. Por exemplo, um trabalho publicado em Lon-
dres por um britnico estaria protegido pelas leis do direito autoral do Reino
Unido, mas poderia ser reproduzido livremente na Frana e vice-versa. Com o
objetivo de resolver esse problema, em 1886, a Conveno de Berna delibera
normas internacionais sobre os direitos autorais. Essas decises servem at
hoje de modelo para leis em diversos pases.
Com a globalizao e a difuso cada vez maior de obras pelo mundo, surgiu
a necessidade de proteger os direitos autorais no s nos pases de origem, mas
no mundo todo, atravs de contratos internacionais, tais como a Conveno de
Berna (1886), a Conveno Universal (1971), a Conveno de Roma (1961) e a
Conveno de Genebra (1971).
A Conveno de Berna foi revista vrias vezes e emendada em 1979 e, des-
de 1967, administrada pela World Intellectual Property Organization
(WIPO). Atualmente, as naes que desejam ser membros da Organizao
Mundial do Comrcio (OMC) devem obrigatoriamente aceitar e aplicar as
condies da Conveno de Berna (World, 1979).
A conveno de Roma trata dos direitos conexos do autor, ou seja, dos di-
reitos derivados da obra, com o objetivo de proteger intrpretes, executantes,
produtores, msicos, e outros. Os direitos conexos decorrem do contexto atual
que fez surgir novas formas de divulgao das obras produzidas por autores,
como produes fonogrficas e programas de radiodifuso (Roma, 1961).
Na maioria dos pases, a lei do copyright protege os direitos autorais de uma
obra durante toda a vida do autor e por mais vrios anos (50 anos em alguns
pases ou mais de 70 anos em outros). Esses direitos autorais, muitas vezes, so
transferidos do autor para outra pessoa ou entidade, como editores ou produ-
tores. O termo jurdico para essa transferncia atribudo.
Em uma pesquisa das principais leis nacionais de direitos autorais dos Es-
tados Unidos, do Canad e de alguns pases europeus, Fernndez-Molina e
Guimares (2007) concluem que, atualmente, essas leis fornecem pouco apoio
para atividades de preservao digital, principalmente por terem sido elabora-
das para o mundo analgico. Na questo da preservao digital, os direitos au-
torais so um aspecto bastante preocupante, pois preservar implica copiar, no
com o objetivo de burlar a lei, mas de garantir que a informao possa ser recu-
perada ao longo do tempo na plataforma adequada. Alm disso, a informao
digital tem a caracterstica de permitir, com as ferramentas de software e de
hardware existentes, que um documento digital possa ser alterado de maneira
simples, gerando com isso dois problemas: como garantir sua autenticidade e
como garantir direitos ao autor do documento.
Os direitos autorais no Brasil
Somente em 1973, o Brasil passou a contar com uma regulamentao espe-
cfica do assunto, atravs da Lei n
o
5.988, de 14 de dezembro de 1973 (Brasil,
1973). Atualmente, a Lei n
o
9.160, de 19 de fevereiro de 1998, regulamenta os
direitos autorais no pas e est disponvel no endereo <http://www.planalto.
gov.br/ccivil_03/LEIS/L9610.htm>. O texto da lei define os termos empre-
gados e, a partir desses, os artigos referentes ao tema.
Para a preservao digital pode-se destacar a definio dada para reprodu-
o, que est vinculada cpia de um ou vrios exemplares de uma obra lite-
rria, artstica ou cientfica, relacionando tambm o termo forma de arma-
zenamento, quando especifica qualquer armazenamento permanente ou
temporrio por meios eletrnicos ou qualquer outro meio de fixao que venha
a ser desenvolvido (Brasil, 1998b).
Destacamos, a seguir, os principais aspectos da Lei n
o
9.610/1998 relacio-
nados preservao digital (Brasil, 1998b):
O Artigo 7
o
assim descrito: So obras intelectuais protegidas as cria-
es do esprito, expressas por qualquer meio ou fixadas em qualquer supor-
te, tangvel ou intangvel, conhecido ou que se invente no futuro. A ttulo
de exemplo, podemos citar programas de computador, coletneas, dicion-
rios, bases de dados e outras obras que constituem uma criao intelectual. O
1
o
determina: Os programas de computador so objeto de legislao espe-
cfica, observadas as disposies desta Lei que lhes sejam aplicveis. O 3
o

trata do domnio das cincias e estabelece: A proteo recair sobre a forma
literria ou artstica, no abrangendo o seu contedo cientfico ou tcnico,
sem prejuzo dos direitos que protegem os demais campos da propriedade
imaterial. Nesse artigo, observa-se que a proteo aos direitos do autor
abrange obras fixadas em qualquer suporte, ou seja, nesse caso, se aplica aos
suportes digitais.
Sobre os objetos que no so de proteo como direitos autorais, o Artigo 8
o

cita ideias, procedimentos normativos, sistemas, mtodos, projetos, formul-
rios em branco para serem preenchidos por qualquer tipo de informao, cien-
tfica ou no, e suas instrues, textos de tratados ou convenes, leis, decretos,
regulamentos, decises judiciais e demais atos oficiais.
Referente questo da autoria das obras intelectuais, o Artigo 11 aponta: o
Autor a pessoa fsica criadora de obra literria, artstica ou cientfica; e o Ar-
tigo 19 cita: facultado ao autor registrar a sua obra no rgo pblico definido
no caput e no 1
o
do art. 17 da Lei n
o
5.988, de 14 de dezembro de 1973.
Sobre os direitos do autor, o Artigo 22 determina: Pertencem ao autor os
direitos morais e patrimoniais sobre a obra que criou.
Os direitos morais so tratados do Artigo 24 ao Artigo 27, onde se desta-
cam os direitos de reivindicar ao autor a autoria da obra a qualquer tempo,
conservar a obra indita, modificar a obra antes ou depois de utiliz-la, retirar
de circulao ou suspender sua utilizao e de assegurar a integridade da obra,
opondo-se a quaisquer modificaes. Nesse caso da integridade, e mais espe-
cificamente dos objetos digitais, as IESs tm a responsabilidade de no infrin-
gir os direitos morais dos autores nos processos que envolvam cpia com o
objetivo de preservar. Os direitos morais so considerados inalienveis e irre-
nunciveis, pela lei.
Os direitos patrimoniais so tratados do Artigo 28 ao Artigo 45, e lidam
com os aspectos e com a durao, destacando: Cabe ao autor o direito exclu-
sivo de utilizar, fruir e dispor da obra literria, artstica ou cientfica.
A utilizao de uma obra tratada no Artigo 29. Para a preservao digi-
tal, um ponto importante, pois depende de autorizao prvia e expressa
do autor a utilizao da obra, por quaisquer modalidades, tais como a repro-
duo parcial ou integral. Esse artigo deve ser observado nas questes rela-
tivas preservao digital da produo cientfica dentro das IESs, que tm a
responsabilidade de preservar esse tipo de informao. Para isso, impres-
cindvel reproduzir essa produo, sejam quais forem as estratgias de pre-
servao a ser adotadas.
Outro ponto importante consta no Artigo 33: Ningum pode reproduzir
obra que no pertena ao domnio pblico, a pretexto de anot-la, coment-la
ou melhor-la, sem permisso do autor. Esse artigo recai no mesmo problema
apresentado no Artigo 29.
Com relao s limitaes aos direitos autorais, o Captulo IV, no Artigo
46, expressa o que no constitui ofensa aos direitos autorais. Entre essas li-
mitaes, destacam-se: a reproduo de notcia ou de artigo informativo, pu-
blicado em dirios ou peridicos; a reproduo de obras literrias, artsticas
ou cientficas, para uso exclusivo de deficientes visuais, sempre que a repro-
duo, sem fins comerciais, seja feita no sistema Braille ou outro procedi-
mento em qualquer suporte para esses destinatrios; a reproduo, em um s
exemplar, de pequenos trechos para uso privado do copista, desde que feita
por este, sem intuito de lucro. Observa-se que no existe nesse artigo nenhu-
ma referncia possibilidade de reproduo com a finalidade de preserva-
o, seja ela digital ou no.
No que tange transferncia dos direitos de autor, o Artigo 49 determina:
Os direitos de autor podero ser total ou parcialmente transferidos a ter-
ceiros, por ele ou por seus sucessores, a ttulo universal ou singular, pessoal-
mente ou por meio de representantes com poderes especiais, por meio de
licenciamento, concesso, cesso ou por outros meios admitidos em direito.
O Artigo 87 trata especificamente da utilizao de bases de dados:
O titular do direito patrimonial sobre uma base de dados ter o direi-
to exclusivo, a respeito da forma de expresso da estrutura da referida
base, de autorizar ou proibir: sua reproduo total ou parcial, sua tradu-
o, adaptao, reordenao ou qualquer outra modificao, a distribui-
o do original ou cpias da base de dados e a reproduo, distribuio
ou comunicao ao pblico dos resultados das operaes mencionadas
no inciso II deste artigo.
Com relao durao dos direitos patrimoniais do autor, segundo a Lei n
o

9.610, destacam-se os seguintes artigos (Brasil, 1998b):
Artigo 41. Os direitos patrimoniais do autor perduram por setenta anos
contados de 1
o
de janeiro do ano subsequente ao de seu falecimento, obedecida
a ordem sucessria da lei civil.
Artigo 43. Ser de setenta anos o prazo de proteo aos direitos patrimo-
niais sobre as obras annimas ou pseudnimas, contado de 1
o
de janeiro do ano
imediatamente posterior ao da primeira publicao.
Artigo 44. O prazo de proteo aos direitos patrimoniais sobre obras au-
diovisuais e fotogrficas ser de setenta anos, a contar de 1
o
de janeiro do ano
subsequente ao de sua divulgao.
Artigo 96. Com relao durao dos direitos conexos:
de setenta anos o prazo de proteo aos direitos conexos, contados a
partir de 1
o
de janeiro do ano subsequente fixao, para os fonogramas;
transmisso, para as emisses das empresas de radiodifuso; e execuo e
representao pblica, para os demais casos.
No Brasil, o Ministrio da Cultura (MinC) criou, em 2007, o Frum Na-
cional de Direito Autoral, com o objetivo de [...] subsidiar a formulao da
poltica autoral do MinC, bem como definir a necessidade ou no da reviso
da legislao existente sobre a matria e a redefinio do papel do Estado nessa
rea, contando com a participao de vrios setores da rea autoral (Brasil,
2007). O Frum discutiu o tema em vrios seminrios com o objetivo de apon-
tar a necessidade ou no da reformulao da Lei n
o
9.610 e as mudanas neces-
srias no sistema de direito autoral e quanto a lei atual protege de fato o autor.
Em 10 de novembro de 2009, o Frum lanou um documento intitulado
Diagnstico das discusses do Frum Nacional de Direito Autoral e subsdios para
o debate, com o objetivo de complementar a construo de um anteprojeto de
Lei a ser apresentado sociedade, que ter a oportunidade de se manifestar por
meio de consulta pblica. Entre os princpios que nortearam esse documento
esto o desequilbrio entre os direitos conferidos pela lei aos titulares de direi-
tos autorais e os direitos dos membros da sociedade de terem acesso ao conhe-
cimento e cultura (Brasil, 2009). Esse princpio se baseia nos direitos edu-
cao e ao acesso do cidado informao e cultura, conforme descrito na
Constituio Brasileira. O documento aponta ainda:
[...] a Lei 9.610 pode representar uma srie de obstculos ao exerccio des-
ses direitos, como a impossibilidade de realizao de cpia integral de obra,
sem autorizao prvia, para uso privado; de reproduo de obras para a
preservao e restaurao; de reproduo de obras direcionadas aos porta-
dores de deficincia fsica, ou mesmo, em alguns casos, de atividades de
ensino. As regras atuais tm colocado na ilegalidade atos to corriqueiros
como gravar um filme exibido em TV aberta ou copiar uma msica de um
CD para o computador, impondo sempre a necessidade de obteno de au-
torizao prvia dos titulares de direitos sobre essas obras. (Brasil, 2009)
No perodo de 14/6/2010 a 31/8/2010, o Frum abriu para a comunidade
externa a apresentao de propostas a Lei n
o
9.610, a partir das vrias discus-
ses realizadas. Com base nessas propostas, foi redigido o anteprojeto de Lei a
ser encaminhado para aprovao do governo federal. Com relao preserva-
o, a principal proposta est na alterao Captulo 46, onde se prope que no
constitui ofensa aos direitos autorais
[...] a reproduo necessria conservao, preservao e arquivamento de
qualquer obra, sem finalidade comercial, desde que realizada por bibliote-
cas, arquivos, centros de documentao, museus, cinematecas e demais ins-
tituies museolgicas, na medida justificada para atender aos seus fins.
(Brasil, 2010, p.10)
Apesar de citar a preservao, fica evidente que essa proposta est voltada
para a preservao de obras que no esto no formato digital, o que no est
explcito, pois cita bibliotecas, arquivos, museus e outras instituies da mes-
ma finalidade como responsveis pela realizao das tarefas de reproduo.
Dessa forma, a lei continua sem atender s demandas de preservao de obje-
tos digitais.
Observa-se que, se preservar implica reproduzir ou copiar sem fins lu-
crativos, mas com a finalidade de tornar um objeto digital disponvel ao
longo do tempo, a Lei n
o
9.610 no atende preservao digital. Alm de
estar distante da realidade tecnolgica atual, no trata de criar condies
para os processos de preservao digital com o objetivo de garantir aos ci-
dados seu direito de acesso informao, principalmente aquelas produ-
zidas pelas IESs, cuja maioria tem a inteno de registrar o conhecimento
produzido para uso das pessoas.
necessrio que a reviso a ser realizada pelo MinC atenda s instituies
interessadas em preservar o patrimnio digital, possibilitando a reproduo
dos objetos digitais.
Os direitos autorais e a informao digital
No contexto atual dos ambientes digitais em que as pessoas e as instituies
esto inseridas, o direito autoral surge com um tema contemporneo e estrat-
gico, principalmente quando relacionado questo legal da informao arma-
zenada em meio digital, que, por suas caractersticas, permite alteraes de
contedo e formato, com as atuais ferramentas de software e de hardware, ge-
rando com isso dois problemas: como garantir sua autenticidade e como garan-
tir direitos ao autor do documento.
No caso da Internet e dos documentos nela postados e disponveis, o pro-
blema dos direitos autorais ainda mais complexo, pois a Internet tem uma
rpida expanso em funo de no ter regras ou normas para a postagem de
informao. Com essa evoluo e esse crescimento, discute-se agora a questo
dos direitos do autor nas informaes disponveis na Internet.
Muitas informaes disponibilizadas no tm a identificao do autor e, na
maioria das vezes, seu formato digital permite recuperar um documento e mo-
dific-lo facilmente com as ferramentas tecnolgicas existentes. Essas infor-
maes podem ter sido criadas no formato digital ou digitalizadas e dispon-
veis para acesso. No caso da digitalizao, os direitos autorais de um
documento que digitalizado continuam a ter sua vigncia no mundo on-line,
mas isso algumas vezes no respeitado. Muitos usurios utilizam as informa-
es disponveis em meio digital sem a autorizao do autor.
No existe tambm um rgo central responsvel por registrar obras em
formato digital, mas apenas algumas iniciativas, como o Copyright Office Ele-
tronics Registration, Recordation on Deposit System (CORDS), criado pela
Biblioteca do Congresso Americano (Martins Filho, 1998, p.187). Como a
preservao digital implica, muitas vezes, reproduzir o objeto digital, o proble-
ma dos direitos autorais um aspecto importante, pois o material original
protegido pelas leis do direito autoral. Portanto, qualquer estratgia de preser-
vao digital deve estar amparada em leis que respaldem a instituio e garan-
tam ao autor a propriedade intelectual do objeto digital.
As IESs devem conhecer e estar amparadas nas leis de direito autoral,
para que possam preservar documentos eletrnicos sem prejuzo jurdico.
Um caso comum nas IESs so as publicaes eletrnicas, em que o direito da
obra pertence ao autor e ele que deve autorizar a instituio a fazer sua pu-
blicao e sua preservao, pois essa atividade poder, no futuro, estar envol-
vida na aplicao de estratgias de preservao que implicaro sua cpia em
um suporte adequado ou sua migrao para uma tecnologia nova de hardwa-
re e/ou de software.
Pela anlise dos artigos, possvel constatar a necessidade de reviso da Lei
n
o
9.610, principalmente nas questes relacionadas preservao digital e ao
acesso futuro informao digital preservada. Com as mudanas e os avanos
nas TICs e com a quantidade de material produzido em meio digital que cresce
a cada dia, uma lei de 1998 no atende s caractersticas da preservao digital
e nem s necessidades de acesso informao digital. A iniciativa do Minist-
rio da Cultura, atravs do Congresso de Direito Autoral, importante, mas
no tem gerado, at o momento, avanos que atendam s demandas das insti-
tuies para a preservao digital.
A sociedade atual necessita e tem o direito de acesso informao produzi-
da digitalmente. preciso buscar um equilbrio na lei, que possa proteger os
interesses dos autores, da rea comercial e o direito de acesso s informaes,
conforme assegura a Constituio brasileira. Como o prprio MinC afirma, a
lei atual representa um obstculo ao exerccio desse direito, e a populao aca-
ba sendo a principal prejudicada. Apesar de tratar, em vrios captulos, da uti-
lizao de obras intelectuais em vrios ambientes, a Lei n
o
9.610 carente no
que diz respeito ao ambiente tecnolgico em que est inserida a informao
digital, pois foi elaborada contemplando apenas alguns elementos referentes s
obras em formato digital.
necessrio que uma lei de direitos autorais permita a reproduo de obras
em formato digital com o objetivo de preservao, sem fins lucrativos, para
que, no futuro, esteja disponvel e chegue at a populao, sem restries e sem
causar nas pessoas a preocupao de estarem descumprindo a lei.
Como toda estratgia de preservao (migrao, emulao ou refrescamento)
implica copiar um objeto digital, frequentemente protegido por uma lei de direi-
to autoral, de um ambiente tecnolgico para outro mais atual, as instituies que
exercem atividades de preservao digital precisam pautar-se em leis e na auto-
rizao do detentor dos direitos autorais do objeto para poder preserv-lo. No
caso especfico da produo cientfica das IESs, a preservao da propriedade
intelectual um aspecto relevante, pois implica preservar o autor, garantindo-
-lhe a propriedade da produo (direito moral) e resguardando a instituio de
problemas jurdicos, alm de garantir mais um mecanismo de autenticidade do
objeto digital. Portanto, toda poltica de preservao digital de uma instituio
deve estar amparada em leis que respaldem a instituio e garantam a proprieda-
de intelectual ao autor do objeto digital e sua autenticidade.
As resolues administrativas e legais para a preservao digital devem ser
atendidas pelas solues tcnicas capazes de lidar com todos os aspectos orga-
nizacionais e legais. Para Rothenberg (1999a, p.9, nossa traduo), [...] qual-
quer soluo tcnica deve ser factvel em termos das responsabilidades sociais
e institucionais, e dos custos necessrios para implement-la. Nesse sentido,
surge a necessidade de incorporar na preservao digital os aspectos tcnicos.
6
PRESERVAO DIGITAL:
ASPECTOS TCNICOS
So os aspectos relacionados s questes tcnicas envolvidas nas ativida-
des de Biblioteconomia, Arquivologia, Informtica e Tecnologia da Infor-
mao e Comunicao, buscando tratar da obsolescncia do hardware, do
software, do formato e do suporte, das mudanas e avanos nas TICs, do vo-
lume de objetos a serem tratados e do seu descarte, do trabalho colaborativo
entre as IESs, da infraestrutura de informtica para armazenamento, da ma-
nuteno dos objetos digitais, de sua representao por metadados para bus-
ca e recuperao, e da autenticidade.
Os aspectos tcnicos so compostos da seleo do que deve ser preservado,
da utilizao de modelos, padres e iniciativas, da representao por metada-
dos, da responsabilidade em garantir a autenticidade, da montagem da infraes-
trutura tecnolgica adequada, da utilizao de repositrios digitais, da aplica-
o de estratgias de preservao e do uso do suporte adequado.
Seleo e descarte
Diante do contexto digital atual, o volume de informaes digitais produzi-
das nas IESs muito grande e cresce na proporo da necessidade e da utiliza-
o das informaes. Nesse sentido, impossvel armazenar e preservar toda a
informao digital, devido ao volume e ao contexto em que se inserem. pre-
ciso selecionar as informaes relevantes que devem ser preservadas. Portanto,
surge um aspecto importante na preservao digital: a seleo.
A seleo implica definir o que deve ser preservado, ou seja, selecionar as
informaes digitais a serem preservadas de acordo com os objetivos da insti-
tuio e as necessidades da comunidade interna e externa. Seria uma utopia
imaginar que possvel preservar toda informao digital produzida por uma
instituio. Segundo Boeres e Arellano (2005), a seleo um dos aspectos pri-
mordiais da preservao digital, pois [...] impraticvel e ineficaz preservar
tudo, para todos, para sempre.
Diante da quantidade e da diversidade de informaes armazenadas em
meio digital, Martins, Funari e Forti (2007) apontam que no podemos saber
o que nossos descendentes consideraro importante e, por isso, a diversidade
deve ter lugar de destaque nos nossos critrios de preservao documental.
No contexto das bibliotecas tradicionais, Almada (2004, p.5) assegura:
[...] um dos pilares mais importantes da poltica de desenvolvimento de co-
lees o processo de seleo, pois atravs dele so estabelecidos os critrios
que visam garantir a qualidade e o ajustamento para atender, a contento e
sem medo do exagero, as reais necessidades do cliente.
A seleo do que deve ser preservado em uma instituio passa pela equa-
o entre os custos da preservao e os benefcios que ela traz, ou seja, se os
custos para preservar no longo prazo so maiores do que os benefcios, os
processos de preservao talvez no sejam apropriados. Os custos devem le-
var em considerao os recursos financeiros e o valor do objeto digital a ser
preservado.
Outra questo importante na seleo a definio de critrios que auxiliem
na definio e na justificativa do que deve ser preservado e por quanto tempo
preservar. Esses critrios devem ter como premissa atender s necessidades da
instituio e dos usurios das informaes, por meio de uma poltica de seleo
que busque a melhor relao entre o que deve ser preservado e os custos para o
desenvolvimento dessa atividade, pois, como nas colees tradicionais, no
possvel preservar toda a produo digital de uma instituio.
Um exemplo so os critrios adotados no processo da formao e do desen-
volvimento de colees do Laboratrio de Mtodos Computacionais em En-
genharia (LAMCE), da Universidade Federal do Rio de Janeiro, que foram
baseados em dois fatores: o interesse da comunidade a ser servida e os recursos
financeiros destinados para a aquisio (Almada, 2004, p.6-7). Os critrios de-
finidos so:
a) o nmero de usurios potenciais que podero utilizar o material; b) a ade-
quao do material aos objetivos e nveis educacionais do LAMCE; c) a
autoridade do autor e/ou editor; d) edio atualizada; e) referncia clssica
que se encontra muitas das vezes esgotada (estabelecida como Obra Rara);
f) qualidade tcnica; g) escassez do material sobre o assunto nas colees do
Posto de Servios de Informao; h) aparecimento do ttulo em bibliogra-
fias; i) catlogos de editores e ndices; j) indicao do ttulo pelos professo-
res e pesquisadores do LAMCE; k) custo justificado; l) relevncia/interes-
se/pertinncia; m) trabalhos acadmicos.
Ao aplicar a seleo aos objetos digitais a serem preservados, possvel uti-
lizar critrios semelhantes, que devem levar em considerao principalmente
as necessidades da instituio, dos usurios e dos recursos financeiros e tecno-
lgicos disponveis.
Para Arellano (2006), a seleo do que deve ser preservado, no caso das bi-
bliotecas universitrias, [...] deve estar de acordo com a misso da unidade de
informao e a necessidade de seu corpo acadmico e a formalizao dos cri-
trios de seleo um dos passos crticos na criao de um sistema de preserva-
o digital.
A definio de prioridades quanto ao que deve ser preservado outro fator
a ser considerado junto com o processo de seleo, pois as atividades de preser-
vao digital podem sofrer atrasos ou restries devido ao grande volume de
informaes; nesse caso, os objetos digitais tidos como prioritrios para a ins-
tituio devem ser tratados em primeiro lugar.
O usurio da informao a ser preservada pea fundamental no processo de
definio do que deve ser preservado, pois ele que far o uso da informao.
Choo (1995) menciona, no caso das organizaes, o problema da fragmen-
tao dos dados, em que algumas vezes os bibliotecrios esto empenhados em
manter arquivos e documentos internos, enquanto os tecnlogos da informa-
o esto preocupados em construir sistemas baseados em computador para
processar os dados. Choo conclui que
[...] as informaes do usurio, a razo principal para todas essas ativida-
des da informao, muitas vezes pouco envolvida, resultando em uma la-
cuna entre as reais necessidades de informao para tomada de deciso e as
informaes capturadas e entregues atravs de sistemas de informao da
organizao.
A seleo do que deve ser preservado deve ser revisada periodicamente,
pois a preservao digital, alm de estar inserida no ambiente digital em cons-
tante mudana, est relacionada com necessidades do usurio da informao e
com os objetivos da instituio, que podem sofrer alteraes em vista de mu-
danas de direo e de metas. Para Choo (2003, p.406),
[...] o primeiro passo para criar uma estratgia de administrao da infor-
mao avaliar acuradamente as necessidades de informaes dos vrios
grupos e indivduos da organizao. As necessidades de informaes so
condicionadas, dinmicas e multifacetadas, e uma especificao completa
s possvel dentro de uma rica representao do ambiente total em que a
informao usada.
To importante quanto a seleo dos objetos digitais a serem preservados
a gesto do descarte, que tem como objetivo definir por quanto tempo o objeto
digital deve ser preservado e sua forma de descarte. Isso se faz da mesma forma
que, por exemplo, os documentos em papel, ou seja, por meio da definio de
uma tabela de temporalidade e da definio de como o objeto digital e seu su-
porte devem ser descartados.
O tempo que um objeto digital precisa ser preservado deve estar de acordo
com as especificaes legais, estipuladas em leis, normas e portarias, bem
como com sua frequncia de uso para o caso de objetos que no sofrem restri-
es legais. Para as IESs, a determinao desse tempo deve levar em conta o
interesse pelo objeto digital por parte da comunidade acadmica e a vida til
que ele tem para uma determinada rea do conhecimento.
Segundo o princpio arquivstico das trs idades, de Jean-Yves Reousseau e
Carol Couture,
[...] toda organizao, no desempenho de suas atividades, cria inmeros
documentos de tipos e contedos variados. O ciclo de vida de um docu-
mento dividido, conforme a frequncia de uso e sua utilidade para a orga-
nizao, em trs fases: corrente, intermediria e permanente. (SantAnna,
2001, p.125)
A fase corrente acontece quando o documento est em uso. A fase interme-
diria ocorre quando os documentos param de ser utilizados e aguardam os
prazos legais, conforme o ciclo de vida dentro de uma organizao (tabela de
temporalidade). A fase permanente se define quando termina o prazo legal,
mas o documento deve ser preservado. Aqui, a organizao deve adotar medi-
das preventivas e corretivas para minimizar a ao do tempo sobre o suporte
fsico da informao. No caso da preservao digital devem ser aplicadas as
estratgias de preservao nas trs fases, pois em todas elas o objeto digital
pode se perder devido s caractersticas e aos problemas envolvidos no am-
biente digital.
Na preservao tradicional de documentos em papel, por exemplo, surge o
conceito de desbastamento, que o processo pelo qual se excluem do acervo
ativo ttulos e/ou exemplares e partes de colees, quer para remanejamento,
quer para descarte ou conservao (restaurao). um processo contnuo e sis-
temtico que objetiva conservar a qualidade e a adequao da coleo, ocorren-
do sempre devido necessidade de uma constante avaliao da coleo (Alma-
da, 2004, p.9).
Depois de avaliado criteriosamente, o material desatualizado ou inadequa-
do retirado na coleo ativa. Caso no tenha valor histrico, no necessrio
guardar material que no corresponda mais aos interesses dos usurios, possi-
bilitando economia de espao e organizao/visualizao do acervo, maior fa-
cilidade de acesso ao acervo e mais eficincia no atendimento ao cliente. No
caso dos objetos digitais, o problema de espao mnimo, pois a capacidade de
armazenamento dos equipamentos de informtica cresce em proporo maior
do que sua utilizao. Atualmente, h equipamentos que permitem o armaze-
namento de grandes volumes de informao digital.
Entretanto necessrio aplicar o descarte tambm aos objetos digitais, para
que a IES no preserve o que denominado lixo digital, ou seja, objetos que
no tero mais utilidade, nem como valor histrico. O grande volume de obje-
tos digitais a serem preservados ir gerar um custo maior nas atividades de
preservao, o que pode implicar atrasos ou at queda na qualidade das ativi-
dades de preservao digital. Alm disso, ao buscar uma informao, o usurio
ter como retorno um grande volume de informaes referentes ao assunto
desejado, sendo muitas delas sem interesse, o que o obrigar a realizar um fil-
tro, com possvel perda de tempo e de informaes importantes. Portanto,
uma das questes a serem estudadas em uma poltica de preservao digital,
alm dos critrios de seleo, o descarte de objetos digitais.
Modelos, padres e iniciativas
O uso de modelos de referncia e padres internacionalmente aceitos
apontado na literatura como uma importante ao na preservao digital,
por possibilitar a troca de experincias e informaes entre instituies,
alm de auxiliar na padronizao da gesto dos objetos digitais a serem pre-
servados.
O formato de um arquivo pode estar associado a um ou mais software que
determinar a especificao tcnica, ou seja, a estrutura detalhada para o for-
mato, especificando cada posio dos bytes que compem o arquivo, permi-
tindo alterao do formato de acordo com as mudanas de verso do software.
Bod (2007, p.12) levanta uma questo importante relativa aos formatos e
preservao digital:
[...] os formatos abertos de arquivo (aqueles em que o pblico tem acesso
aos detalhes tcnicos) so mais adequados para preservao futura, pois a
possibilidade de compreender o significado de sua estrutura de bits maior.
A partir do conhecimento do formato do arquivo, as estratgias de preser-
vao digital, como a migrao, podem ser aplicadas com maior segurana,
possibilitando maior chance de preservar a autenticidade e o acesso ao objeto
digital, diferentemente de uma empresa que detm um formato proprietrio.
Arellano (2008, p.54) lembra que as iniciativas mundiais de preservao
digital tambm apontam para a necessidade de uso de padres de metadados j
consagrados e para a utilizao de documentos em formatos abertos,que per-
mitem seu entendimento e uma facilidade a mais na converso para novos for-
matos, dadas as mudanas constantes nas TICs.
Para Arellano (2004, p. 16),
[...] devem ser usados padres livres, para que sejam acessados aps a obso-
lescncia dos equipamentos e dos programas informticos em que foram
criados. Usar padres abertos permite seu estudo e sua converso em novos
padres.
Thomaz e Soares (2004) consideram que a estratgia de padres consiste
numa abordagem em quatro partes:
definio de um conjunto limitado de formatos;
utilizao de padres atuais para os objetos digitais;
monitoramento dos padres para verificao de mudanas e atualizaes;
migrao para novos padres estabelecidos, quando necessrios.
Uma das iniciativas para definio de um formato aberto conhecido como
PDF/A, um formato para representar documentos eletrnicos com o objetivo
de preservar sua aparncia visual ao longo do tempo, sejam quais forem os sis-
temas utilizados em sua criao, armazenamento ou leitura.
No Brasil, a Associao Brasileira de Normas Tcnicas (ABNT) lanou,
em 23/1/2009, a norma ABNT NBR ISSO 19.005-1, com o ttulo Gerencia-
mento de documentos Formato eletrnico de arquivo de documento para preser-
vao de longo prazo Parte 1: uso do PDF 1.4 (PDF/A-1), que tem como obje-
tivo definir um formato de arquivo baseado no PDF, com uma descrio de
escopo, termos, requisitos tcnicos, metadados e outras especificaes (Asso-
ciao..., 2009). Essa norma possibilitar registrar o contexto e a histria de
documentos eletrnicos, utilizando metadados e tambm definindo um es-
quema para representar a estrutura lgica e outras informaes semnticas dos
documentos eletrnicos dentro dos arquivos (Associao..., 2009, p.V).
A ABNT entende o documento eletrnico como
[...] a representao eletrnica de um agregado de textos, grficos e metada-
dos para identificao, descritos como pgina, que podem ser reproduzidos
em papel ou microfilme sem perda significativa de seu contedo de infor-
mao. (Associao..., 2009, p.2)
Por ser um padro aberto e definido por um rgo nacional que regulamen-
ta normas tcnicas, a utilizao do PDF/A seguindo as determinaes da nor-
ma 19.005-1 altamente recomendvel para as IESs do Brasil.
Outro padro aberto o Open Document Format (ODF), um formato de
arquivo para documentos baseado em XML, para aplicaes de escritrio, ou
seja, um arquivo compactado que contm uma coleo de arquivos XML que
descrevem o contedo e a representao do documento. Dessa forma, supor-
tado por vrias aplicaes atualmente no mercado. O ODF foi aprovado pela
Organization for the Advancement of Structured Infomation Standards (OA-
SIS), pela International Organization for Standardization (ISO) e pela Interna-
tional Electrotechnical Commission (IEC) como um padro internacional, em
maio de 2006 (Organization..., 2006, p.5).
Para tratar o problema da perda do formato de armazenamento dos obje-
tos digitais ao longo do tempo, existem propostas de criao de diretrios cen-
tralizados de informao tcnica sobre os formatos digitais que permitem, por
exemplo, disponibilizar ferramentas que ajudam a identificar o formato de
um objeto digital. No caso dos modelos, um dos mais recomendados atual-
mente o Open Archival Information Systems (OAIS), desenvolvido pelo
Consultative Committee for Space Data Systems (CCSDS). Esse modelo
uma norma ISO de n
o
14.721:2002, que descreve o enquadramento conceitual
para um repositrio digital genrico, aberto a todas as comunidades e com
garantias de confiabilidade.
Ferreira (2006, p.27) define o OAIS como um modelo conceitual, com o
objetivo de identificar os componentes funcionais que devero fazer parte de
um sistema de informao voltado preservao digital. Thomaz e Soares
(2004) definem o modelo OAIS como um esquema conceitual que disciplina
e orienta um sistema para a preservao e a manuteno do acesso informao
digital por longo prazo. Esses autores definem os objetivos do modelo:
[...] ampliar a conscincia e a compreenso dos conceitos relevantes para a
preservao de objetos digitais, especialmente entre instituies no arqui-
vsticas; definir terminologias e conceitos para descrever e comparar mode-
los de dados e arquiteturas de arquivos; ampliar o consenso sobre os ele-
mentos e os processos relacionados preservao e acesso informao
digital; e criar um esquema para orientar a identificao e o desenvolvimen-
to de padres.
Este o Modelo de Referncia para o OAIS (Consultative..., 2002).
Produtor
Consumidor
Gestor
OAIS
(arquivo)
Figura 8 Modelo de ambiente do OAIS.
Fonte: Consultative (2002, p. 2.2).
Conforme a Figura 8, o ambiente no qual o OAIS est definido composto
de trs elementos: o produtor, que a pessoa que encaminha a informao a ser
preservada; o gestor, que define a poltica do modelo OAIS; o consumidor, que
a pessoa que interage com os servios do OAIS para encontrar e adquirir uma
informao preservada interesse. Nas instituies, podem-se definir os docen-
tes, os discentes e os funcionrios como produtores, a IESs como o gestor, e os
usurios internos ou externos das informaes como consumidores.
A Figura 9 representa o objeto de informao do OAIS.
Figura 9 Obtendo informao do dado.
Fonte: Consultative (2002, p.2.4).
A informao a ser preservada chamada objeto de informao, composto
do objeto dado, que representa o documento digital original a ser preservado, e
da representao da informao, que contm os metadados que descrevem o
objeto dado e suas caractersticas para preservao.
A Figura 10 apresenta o fluxo dos pacotes de dados do OAIS.
Objeto
dado
Representao
da informao
Objeto de
informao
Produtor
Legenda
Entidade
Pacote de
informao
Objeto dado
Fluxo de dados
Consumidor
Submisso
do pacote de
informao
Arquivo do
pacote de
informao
encomendas
Disseminao
do pacote de
informao
OAIS
Figura 10 Arquivo OAIS para dados externos.
Fonte: Consultative (2002, p.2.8).
As informaes transmitidas do produtor para o OAIS ou do OAIS para o
consumidor so chamadas de pacotes de informao (information package), e
esses pacotes so compostos de dois tipos de informao: o contedo da infor-
mao (content information) e a informao de descrio para preservao (pre-
servation description information ou PDI).
O modelo funcional do OAIS definido com seis entidades funcionais que
interagem com o produtor, o consumidor e a gesto do OAIS. So elas: recep-
o, gerenciamento de dados, armazenamento de arquivo, acesso, planeja-
mento de preservao e administrao do sistema. As linhas que conectam as
entidades identificam os caminhos de comunicao sobre os quais a informa-
o flui nos dois sentidos (Consultative..., 2002, p.4.1).
O OAIS define trs tipos de pacote de informao (Thomaz; Soares, 2004,
p.12):
Pacote de Submisso de Informao (PSI), pacote enviado do produtor
para o arquivo;
Pacote de Arquivamento de Informao (PAI), pacote de informao
efetivamente armazenado dentro do arquivo:
Pacote de Disseminao de Informao (PDI), pacote transferido do ar-
quivo para um consumidor em resposta a uma solicitao.
O modelo descreve detalhadamente as funcionalidades de cada entidade. A
Figura 11 representa o modelo funcional:
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As entidades so apresentadas a seguir (Consultative..., 2002, p.4.1-4.2).
A recepo responsvel pelo recebimento e tratamento dos PSIs dos pro-
dutores (ou de componentes internos sob controle da administrao do siste-
ma) e pelo envio do PAI para o armazenamento e das informaes descritivas
(metadados) para o gerenciamento de dados, de acordo com a formatao e os
padres de documentao definidos.
O armazenamento responsvel pelo armazenamento, a manuteno e a re-
cuperao de PAIs, utilizando critrios preestabelecidos e fornecendo esses
pacotes para a entidade de acesso quando solicitado.
O gerenciamento de dados responsvel pelo armazenamento, a manuten-
o e a recuperao da informao descritiva e dos dados administrativos utili-
zados para gerenci-la.
A administrao do sistema responsvel pelo funcionamento global do sis-
tema de arquivo. Suas principais funes so: solicitar e negociar acordos de
submisso com produtores; auditar as submisses para garantir que esto den-
tro dos padres do arquivo; gerenciar a configurao do hardware e software do
sistema; monitorar e melhorar as operaes de arquivo e desenvolver invent-
rio sobre a migrao/atualizao do contedo do arquivo; criar e manter pa-
dres de arquivo e polticas, fornecendo suporte ao cliente.
O planejamento de preservao responsvel pelo monitoramento do am-
biente OAIS, fornecendo recomendaes que garantem o acesso informao
armazenada no longo prazo, mesmo com a obsolescncia do ambiente compu-
tacional original. Suas funes incluem: avaliao dos contedos do arquivo;
recomendao peridica de estratgias de migrao; desenvolvimento de reco-
mendaes para padres e polticas do arquivo; monitoramento das mudanas
no ambiente tecnolgico e nas demandas; desenvolvimento de planos detalha-
dos de migrao, prottipos de software e planos de teste para atingir as metas
de migrao da entidade administradora do sistema.
O acesso responsvel pelo atendimento das necessidades dos consumidores
por meio de servios de: recebimento das solicitaes; aplicao de controles para
limitar o acesso, principalmente informao protegida; coordenao da execuo
de solicitaes para que sejam bem-sucedidas; gerao de respostas tais como PDI.
Cunha (2007, p.7) destaca que o OAIS, por ser um modelo referencial, no
constitui uma implementao, mas sim uma relao de condies de elementos a
serem considerados em um projeto de preservao, seja ele digital ou analgico.
O desafio da preservao digital grande e est sendo enfrentado por algu-
mas instituies por meio de diversas iniciativas de projetos corporativos em
nvel mundial, na busca de solues, principalmente para informaes relacio-
nadas ao desenvolvimento cientfico e tecnolgico de seus pases de origem.
O trabalho colaborativo possibilita a troca de experincias entre as ins-
tituies e os profissionais responsveis pela preservao digital, quanto a
padres, modelos, estratgias, suporte e metadados utilizados no trata-
mento dos aspectos tcnicos. Como exemplos, podem ser citados: o projeto
Erpanet, na Europa; o projeto Preserving Access to Digital Information
(PADI), da Biblioteca Nacional da Austrlia, que define a direo que a
biblioteca pretende tomar para preservar suas colees digitais; o projeto
National Digital Information Infrastructure and Preservation Program
(NDIIPP), um dos maiores projetos de preservao digital dos Estados
Unidos; e o Digital Preservation Europe (DPE), criado na Europa, em
2006, com o objetivo de promover a colaborao entre as iniciativas de pre-
servao digital.
No Brasil, uma das iniciativas a Carta para a Preservao do Patrimnio
Arquivstico Digital, do Conselho Nacional de Arquivos (Conselho..., 2004),
que busca incentivar o trabalho e a troca de experincias entre instituies.
Como o desafio da preservao digital global, recomenda-se a adoo de pa-
dres e modelos j utilizados e testados por instituies que trabalham com
preservao digital, garantindo maior possibilidade de continuidade do padro
adotado, troca de informaes entre essas instituies (interoperabilidade) e o
estabelecimento de projetos corporativos.
Metadados
Com o crescimento constante da Internet e dos recursos armazenados em
meio eletrnico, sejam dados, imagens, sons ou outros elementos, um dos pro-
blemas no tratamento desse tipo de informao a carncia de dados descriti-
vos do contedo que possibilitem sua busca, recuperao e preservao. Esse
problema afeta tanto os profissionais da informao, responsveis por torn-la
disponvel e acessvel, como os usurios que desejam recuperar e utilizar a in-
formao. Para minimizar o problema, consenso entre os profissionais a ne-
cessidade do desenvolvimento de elementos de descrio que possam repre-
sentar os documentos armazenados em meio digital, ou seja, necessria a
utilizao de metadados.
Metadados podem ser descritos como um conjunto de dados, chamados
elementos, cujo nmero varia de acordo com o padro adotado, e que des-
creve o recurso, possibilitando a um usurio ou a um mecanismo de busca
acessar e recuperar esse recurso. Os elementos descrevem informaes, como
nome, descrio, localizao, formato, entre outras.
possvel estabelecer a relao de um recurso com sua descrio por metada-
dos, como se faz a relao dos documentos de uma biblioteca com seus registros
no catlogo, a fim de organizar as informaes contidas nos documentos e per-
mitir sua recuperao. O termo metadados tem um significado ou um concei-
to de acordo com o profissional e a rea em que utilizado, mas sempre se volta
para o mesmo objetivo, ou seja, descrever o recurso, seja ele digital ou no.
Grcio (2002, p.23) define metadados como um [...] conjunto de ele-
mentos que descrevem as informaes contidas em um recurso, com o ob-
jetivo de possibilitar sua busca e recuperao. O conjunto de elementos
representa o contedo do recurso descrito, ou seja, as informaes que pos-
sibilitam identificar o que o recurso representa e seu contedo, podendo
ter um nmero de elementos varivel de acordo com o padro de metada-
dos. Esses elementos devem, preferencialmente, seguir esquemas de codi-
ficao, como o uso de vocabulrio controlado, esquemas de classificao e
formatos de descrio formais, com o objetivo de proporcionar melhor
qualidade na descrio. O recurso pode ser entendido como toda informa-
o que pode ser armazenada em meio eletrnico, como texto, imagem,
som, vdeo, pgina da Web etc.
Um exemplo no qual metadados tm uma importncia relevante a Inter-
net, que no surgiu com a preocupao de catalogar as informaes que con-
tm. Com seu crescimento, recentemente essa preocupao tem sido alvo de
estudos, mesmo porque os instrumentos de busca atuais da Internet, apesar de
robustos, no atendem de maneira satisfatria aos usurios que os utilizam,
pois no trazem toda a informao disponvel na rede.
Metadados podem ser utilizados para representar vrios recursos, depen-
dendo do domnio: em um provedor Web, para identificar e localizar pginas
na Internet; na digitalizao de imagens, para descrever a informao contida
nelas; em dados eletrnicos, para descrever a informao contextual contida no
documento eletrnico. Uma caracterstica importante que os metadados po-
dem ser representados no prprio recurso, como em uma pgina Web, ou sepa-
radamente, como em uma imagem digitalizada, onde podem estar, por exem-
plo, em um banco de dados.
A utilizao de metadados tem como objetivo descrever e documentar o
objeto digital detalhadamente, permitindo armazenar informaes como pro-
venincia, autenticidade, formato, ambiente tecnolgico entre outras.
Gilliland-Swetland (1998) divide os metadados em cinco tipos, de acordo
com os aspectos de sua funcionalidade em um sistema digital:
Administrativos: usados no gerenciamento e na administrao dos recur-
sos informacionais.
Descritivos: usados para descrever e identificar informaes sobre recursos.
Conservao: relacionados conservao de recursos de informao, ou
seja, que representam aes tomadas para a preservao de um recurso
informacional, digital ou no, tal como a indicao das condies fsicas
do documento, ou de sua migrao.
Tcnicos: relacionados ao funcionamento do sistema e ao comportamen-
to dos metadados.
Uso: relacionados com o nvel e o tipo de uso dos recursos informacionais.
Pode-se considerar que o primeiro padro de metadados foi o Machine
Readable Cataloging (MARC), criado na dcada de 1960, nos Estados Uni-
dos, com o objetivo de possibilitar a troca de registros bibliogrficos e catalo-
grficos entre bibliotecas, com o uso de computadores. Atualmente, a verso
original do padro denominada MARC21.
Diferentemente do MARC, que tem um conjunto de elementos complexos
e rgidos, necessitando de especialistas para sua descrio, os padres criados
para descrever recursos digitais tm como caracterstica contar com um con-
junto de elementos mais simples, em menor quantidade e flexveis, o que faci-
lita a descrio dos elementos pelo prprio autor do recurso ou pela instituio
responsvel em disponibilizar o recurso.
Grcio (2002), em sua anlise de diversos projetos que utilizam metadados,
identifica diferentes padres de metadados que esto sendo usados para des-
crever recursos. Todos os padres tm como objetivo facilitar a busca e a recu-
perao de recursos, mas cada um em uma rea especfica e variando as infor-
maes de acordo com o tipo de recurso descrito, ou seja, de acordo com seu
domnio. Alguns dos padres de metadados identificados so:
Dublin Core (DC): padro de dados para catalogao de recursos eletr-
nicos da Web.
Metadata Encoding and Transmission Standard (METS): padro para ob-
jetos digitais em um repositrio.
Federal Data Geographic Committee (FGDC): trata de descrio de dados
geoespaciais.
Machine Readable Cataloging (MARC): trata de dados de catalogao
bibliogrfica.
Flexible Image Transport System (FITS): padro criado pela Unio Inter-
nacional dos Astrnomos para armazenar informaes sobre imagens
num cabealho de arquivo.
Object ID: lista de termos que definem a informao mnima essencial
para poder seguir a pista de objetos de arte perdidos ou roubados.
Foundation for Documents of Architecture (FDA): padro para informao
de documentos de arquitetura.
VRA: padro para descrio de obras de arte e de suas cpias digitais.
Record Export for Art and Cultural Heritage (REACH): padro para des-
crio de objetos de museus (colees).
Spatial Archive And Interchange Format (SAIF): padro para comparti-
lhamento de dados espaciais e espaotemporais.
Global Information Locator System (GILS): padro utilizado em informa-
es governamentais.
Encoded Archival Description (EAD): padro para inventrio de arquivos.
As mudanas que ocorrem frequentemente nas TICs, principalmente nos
suportes e nos formatos de armazenamento, requerem a aplicao das estrat-
gias de preservao ao longo do tempo. Os metadados relacionados preserva-
o digital devem acompanhar o ciclo de vida do recurso e registrar todo o pro-
cesso de preservao digital, da criao preservao, registrando as estratgias
aplicadas e as mudanas ocorridas com o recurso. Devem ser utilizados junta-
mente com os metadados descritivos, como assunto, ttulo, autor e outras, e
conter informaes administrativas e tcnicas que permitam o registro das de-
cises, aes e estratgias de preservao tomadas desde a criao do recurso,
assegurando sua autenticidade.
Para Saramago (2003, p.1), os metadados de preservao so definidos
como informao de apoio aos processos associados com a preservao digital
de longo prazo e podem ser divididos em trs tipos:
1. Descritivos: descrevem o recurso.
2. Administrativos: documentam os atos de gesto ao longo do tempo para
a preservao do recurso.
3. Estruturais: complementam os metadados administrativos, pois acres-
centam informaes tecnolgicas para a preservao do recurso.
Nessa diviso, os metadados administrativos e os estruturais contm as des-
cries dos mtodos e estratgias aplicados para a preservao digital de recursos
e elementos que indicam a plataforma tecnolgica para sua representao.
Para Sayo (2010, p.10) os metadados de preservao so definidos [...] de
uma forma simples e direta, como a informao que apoia e documenta a pre-
servao de longo prazo de materiais digitais e devem se adequar s necessi-
dades de registro dos processos de gesto relacionados preservao digital.
Os metadados de preservao so essenciais no somente para a descrio do
contedo de um objeto digital, mas tambm para as atividades de gesto rela-
cionadas preservao digital e devem apoiar todo o processo ao longo do tem-
po, registrando todas as estratgias aplicadas e as mudanas ocorridas.
Para Saramago (2009, p.2),
[...] os metadados de preservao devem conter informao tcnica e admi-
nistrativa sobre decises e aes de preservao, registrar os efeitos das es-
tratgias de converso de dados, assegurar a autenticidade dos recursos di-
gitais ao longo do tempo, registrar informao acerca da gesto de colees
e de direitos e ainda fornecer informao acerca dos prprios metadados.
Dessa forma, os metadados de preservao so importantes para qualquer
processo de preservao digital, pois expressam todas as estratgias de preser-
vao digital aplicadas ao objeto digital desde sua criao, bem como as infor-
maes necessrias para sua representao pelas TICs atuais. Com isso, a defi-
nio de um padro de metadados torna-se uma tarefa importante e ao mesmo
tempo complexa para os processos envolvidos na gesto da preservao digital,
pois, como aponta Sayo (2010, p.12), a definio de um padro adequado
uma aposta por ter [...] como referncia um cenrio postulado para o futuro.
Dos padres de metadados analisados, o DC o mais citado, pois foi criado
e desenvolvido com o objetivo de tratar recursos da Web, que atualmente
uma fonte de disponibilizao de informaes das mais procuradas por pessoas
e instituies. Mas muitos padres so utilizados para informaes especficas.
Com relao a metadados relacionados a informaes disponveis em institui-
es de ensino, destacam-se o Dublin Core (DC), mais simples e genrico, mas
amplamente utilizado, e o Metadata Encoding and Transmission Standards
(METS), mais complexo e sofisticado.
Padro Dublin Core DC
O padro de metadados DC tem sua raiz em Chicago, na 2
a
Conferncia
Internacional sobre WWW, em outubro de 1994, em uma discusso sobre se-
mntica e Web. A partir dessa conferncia, em 1995 a NCSA e a OCLC orga-
nizaram um evento denominado OCLC/NCSA Metadata Workshop, do
qual participaram mais de cinquenta pessoas, com o propsito de discutir
como um conjunto semntico para recursos baseados na Web poderia ser ex-
tremamente til para a pesquisa e a recuperao de recursos na Internet.
O objetivo principal desse workshop era chegar a uma definio de um con-
junto mnimo de elementos para recursos da Web. Participaram desse evento
profissionais de vrias reas: cincia da computao, bibliotecrios, profissionais
de servios de informao on-line, indexadores, catalogadores, profissionais en-
volvidos com tratamento de dados geoespaciais, imagens, museus e arquivos etc.
Ao conjunto de elementos deram o nome de padro de metadados DC, pois o
evento se dava em Dublin, Ohio.
Outro resultado importante foi o surgimento do Dublin Core Metadata
Iniciative (DCMI), uma organizao dedicada a promover a difuso da adoo
de padres de metadados e o desenvolvimento de vocabulrio especializado de
metadados para descrever recursos que facilitem mais sistemas inteligentes de
recuperao de informao.
1
O padro de metadados DC tem as seguintes caractersticas:
Simplicidade: como a maioria dos elementos tem um entendimento se-
mntico simples, o padro DC pode ser facilmente gerado pelo respons-
vel do documento, sem necessidade de extensos treinamentos;
Interoperabilidade semntica: diferentes modelos de descrio interfe-
rem na habilidade das pesquisas entre reas. A existncia de um modelo
comum aumenta a possibilidade de interoperabilidade entre essas reas;
Consenso internacional: a participao de mais de vinte pases no DCMI
para a busca de escopo internacional na WEB e de uma infraestrutura
adequada contribui para um consenso internacional;
Extensibilidade: o padro DC um modelo simplificado de descrio,
com flexibilidade e extensibilidade na elaborao de modelos, ou seja,
permite o acrscimo de novos elementos para atender necessidade de
descrio de um determinado recurso. Os novos elementos, juntamente
com os elementos do DC, permitem que vrias comunidades em diversas
reas possam utilizar o padro DC, trocar informaes e ter acesso a elas
(<http://www.dublincore.org/documents/2001/04/12/usageguide>);
Flexibilidade: seus elementos so opcionais, podem ser repetidos, se ne-
cessrio, e modificveis, utilizando qualificadores, que sero mostrados
neste captulo.
O padro de metadados DC um conjunto de quinze elementos com o
objetivo de descrever um recurso eletrnico (Dublin..., 2010).
Desenvolvido em lngua inglesa, pois teve sua origem nos EUA, a verso
1.1 j foi traduzida para vrios idiomas, havendo um grupo de trabalho no
DCMI estudando, juntamente com o World Wide Web Consortium
(W3C), formas de unir as verses traduzidas, utilizando tecnologia RDF.
1 Disponvel em: <http://www.dublincore.org/about/overview>.
Cada elemento DC definido usando-se um conjunto mnimo de atributos
para a descrio dos elementos de dados (Dublin..., 2010).
Os atributos so os seguintes:
Nome: o nome atribudo para o elemento;
Label: um rtulo legvel atribudo ao elemento;
URI: o Uniform Resource Identifier usado para identificar unicamente o
elemento;
Definio: uma definio que representa a natureza e o conceito do ele-
mento;
Tipo do elemento: o tipo do elemento conforme descrito no modelo abs-
trato do DCMI
(<http://dublincore.org/documents/2007/06/04/abstract-model/>).
Outros atributos adicionais tambm podem ser utilizados para prover in-
formaes adicionais aos elementos (Dublin..., 2010). Os elementos do padro
de metadados DC verso 1.1, definidos na Request for Comments (RFC)
5013 de agosto de 2007, so os seguintes (Dublin..., 2010):
1. Assunto: o tema (objeto ou ponto principal) do contedo do recurso.
2. Descrio: um relato do contedo do recurso.
3. Editor: uma entidade responsvel por tornar o recurso disponvel.
4. Colaborador: uma entidade responsvel por fazer contribuies para o
contedo do recurso.
5. Data: uma data associada com um evento no ciclo de vida do recurso.
6. Tipo: a natureza ou a espcie do contedo do recurso.
7. Formato: a manifestao fsica ou digital do recurso.
8. Identificador: uma referncia no ambgua para o recurso dentro de um
dado contexto.
9. Fonte: uma referncia para o recurso do qual o presente recurso derivado.
10. Lngua: uma lngua do contedo intelectual do recurso.
11. Relao: uma referncia para o recurso relacionado, como verso de um
trabalho, traduo de um trabalho ou parte de um trabalho.
12. Cobertura: o mbito do contedo do recurso.
13. Direitos: informaes sobre direitos do recurso.
Sentindo a necessidade de representar de maneira mais detalhada os recur-
sos expressos pelos elementos do padro DC, o DCMI desenvolveu, atravs de
grupos de trabalho e com aprovao de seu comit, qualificadores para o con-
junto de elementos do padro DC (Dublin..., 2010).
Os qualificadores foram estudados sobre vocabulrios controlados e siste-
mas de classificao existentes e no pretendem ser um conjunto rgido; pelo
contrrio, o DCMI est aberto a sugestes e melhorias que podero ser imple-
mentadas no futuro. Os usurios podem livremente utilizar ou no esses qua-
lificadores, podendo at desenvolver qualificadores adicionais para sua aplica-
o, mas tendo em mente que eles no sero entendidos por outras aplicaes e
no podero, portanto, ser reutilizados por outras comunidades.
O DCMI definiu duas classes de qualificadores:
1. Elemento de refinamento: os qualificadores do mais especificidade a
um elemento, detalhando-o melhor.
2. Esquema de codificao: os qualificadores identificam esquemas para o
valor do elemento. Incluem vocabulrio controlado e notaes formais
de representao (sistemas de classificao).
Verifica-se que o padro DC o mais utilizado para a descrio de recursos
disponveis na Web, pois conta com uma comunidade internacional de pesqui-
sadores, envolvida na pesquisa contnua de solues. Esse escopo d ao DC um
consenso internacional, uma vez que diversos pases e comunidades na Inter-
net o utilizam, possibilitando tambm uma contnua evoluo por meio de es-
tudos e comits, acompanhando a constante evoluo da Web. A sua extensi-
bilidade uma das caractersticas importantes, pois permite o acrscimo de
elementos para atender a uma necessidade especfica.
Pensando na questo da preservao digital, o DCMI criou um comit,
composto de pessoas e organizaes envolvidas na implementao de me-
tadados de preservao, com o objetivo de promover a aplicao do DC
nesse contexto.
Padro Metadata Encoding and Transmission Standard METS
O METS surgiu de uma estratgia da Library of Congress (LC) para pre-
servar a informao digital. Atravs de um conselho nacional composto de
agncias privadas e governamentais, a LC, com o projeto Making of America
II (MOA2), desenvolveu um formato de codificao para metadados para
gesto de objetos em uma biblioteca digital (Arellano, 2004).
Utilizando o formato Extensible Markup Language (XML), o METS ofe-
rece um padro para codificao de metadados descritivos, administrativos e
estruturais, tanto para a gesto de objetos de bibliotecas digitais num reposit-
rio como para a troca desses objetos entre repositrios (ou entre repositrios e
os seus utilizadores), com o objetivo de partilhar esforos para o desenvolvi-
mento de servios e ferramentas de gesto da informao e facilitar a interope-
rabilidade de materiais digitais entre as instituies.
Atualmente na verso 1.9, um documento METS consiste em sete sees
principais (METS, 2010):
1. Cabealho METS: contm metadados descrevendo o documento
METS em si, como criador, editor etc.
2. Metadados descritivos: pode apontar para metadados descritivos exter-
nos ao documento METS, conter metadados descritivos internos, ou
ambos.
3. Metadados administrativos: oferece informao sobre como os arquivos
foram criados e armazenados, direitos de propriedade intelectual, meta-
dados sobre o objeto original a partir do qual o objeto digital foi deriva-
do e informao sobre a provenincia dos arquivos que compem o
objeto digital. Tais como os metadados descritivos, os metadados admi-
nistrativos podem ser externos ao documento METS ou codificados
internamente.
4. Seo de arquivos: lista todos os arquivos com as verses eletrnicas do
objeto digital.
5. Mapa estrutural: o corao do documento METS. Esboa uma estru-
tura hierrquica para o objeto da biblioteca digital e liga os elementos
dessa estrutura a arquivos com contedos e metadados referentes a cada
elemento.
6. Ligaes estruturais: permite aos criadores METS registrar a existncia
de hiperligaes entre ns na hierarquia esboada no Mapa Estrutural.
Esta seo tem um valor particular na utilizao do METS para arqui-
var sites.
7. Comportamento: seo usada para associar comportamentos executveis
com o contedo no objeto METS.
Assim, o METS pode ser usado em conjunto com outros padres de me-
tadados, com o DC, pois sua estrutura em sees foi desenvolvida com o ob-
jetivo de permitir essa descrio conjunta. Alm da descrio de um recurso
em uma biblioteca digital, o METS possibilita a troca de objetos digitais en-
tre repositrios. um padro de metadados que atende s necessidades das
bibliotecas digitais para descrever trabalhos textuais e baseados em imagens
em um repositrio digital, ambiente esse em constante evoluo, principal-
mente nas IESs que tm o objetivo de disponibilizar eletronicamente sua
produo cientfica.
Seja qual for o padro que uma IESs utilize, sua efetividade s poder ser
avaliada no futuro, pois,
[...] ao contrrio dos metadados voltados para apoiar a descoberta de recur-
sos, que podem ser prontamente testados e refinados para que melhorem as
mtricas de relevncia e preciso dos resultados de busca, a adequao de
um conjunto de elementos de metadados de preservao s pode ser deter-
minada muito tempo depois da sua implementao. S nesse momento, se
pode avaliar se as informaes foram excessivas ou o que pode ser desas-
troso insuficientes para garantir a preservao de longo prazo. (Sayo,
2010, p.13)
Dessa forma, a definio dos metadados de preservao deve ser criteriosa
e respaldada em padres internacionalmente aceitos, que atendam ao interesse
da IES na preservao dos objetos digitais sob sua custdia.
a) Autenticidade
O contexto digital, diferentemente do analgico, oferece ferramentas de
software e de hardware que possibilitam facilmente realizar alteraes em do-
cumentos digitais. Ao mesmo tempo que essas ferramentas facilitam algumas
atividades, tornam-se um fator de risco quando se trata da preservao desse
documento digital, uma vez que exigem tratamento adequado que garanta sua
autenticidade ao longo do tempo.
O conceito de autenticidade pode ser entendido como a capacidade de
identificar elementos que permitam definir se um objeto autntico ou no.
Para isso, importante a definio das propriedades do objeto digital, que de-
vero ser mantidas e preservadas para que seja considerado autntico, o que
influencia tambm diretamente a forma como ele dever ser preservado (Fer-
reira, 2006).
Duranti (2005, p.27) define autenticidade como [...] a qualidade de ser
autntico, digno de aceitao, em que autntico significa [...] merecedor
de aceitao ou crena, em conformidade com ou baseado em fatos. A auto-
ra torna o termo autntico sinnimo de genuno, e o define como de
carter real no falsificado, imitado ou adulterado, e conota a origem defini-
da desde uma fonte. Assim, a autenticidade est relacionada aceitao de
um documento que no foi modificado nem adulterado e que se faz autntico
por meio de fatos concretos que o comprovem. A partir dessas definies,
Duranti (2005, p.260) define documento autntico como aquele [...]docu-
mento que o que pretende ser e que est livre de fraude ou corrupo. Para
Bod (2007, p.11),
possvel verificar a autenticidade de um objeto digital atravs de v-
rios mecanismos, como o layout utilizado, tipos de fontes, vocabulrio de
poca. E h ainda recursos de assinatura digital. Em geral, a anlise de au-
tenticidade de um documento qualquer, inclusive um objeto digital, no
simples e exige um considervel estudo e esforo intelectual.
Entretanto a assinatura digital tem como objetivos identificar o emissor
de um objeto digital e verificar se ele no foi modificado durante sua trans-
misso. Assim pode garantir a autenticidade do objeto digital nesse momen-
to, porm no suficiente para garantir sua integridade no longo prazo (Du-
ranti, 2005, p.28).
Na Arquivologia, um documento arquivstico autntico aquele que o
que diz ser, quer se trate de minuta, original ou cpia, e que livre de adultera-
es ou qualquer outro tipo de corrupo. Enquanto a confiabilidade est rela-
cionada ao momento da produo, a autenticidade est ligada transmisso do
documento e sua preservao e custdia. Um documento autntico aquele
que se mantm da mesma forma como foi produzido e, portanto, apresenta o
mesmo grau de confiabilidade que tinha no momento de sua produo. Um
documento no completamente confivel, mas transmitido e preservado sem
adulterao ou qualquer outro tipo de corrupo, autntico (Conselho...,
2006, p.22).
A autenticidade est inserida em dois contextos que se diferenciam: o
contexto analgico, no qual o suporte e o contedo so entidades que cami-
nham juntas; o contexto digital, no qual o contedo pode estar relacionado a
diferentes suportes ao longo do tempo. No contexto analgico, a autenticida-
de verificada utilizando propriedades do suporte, que fornece as informa-
es necessrias para garantir se o objeto autntico ou no, pois a preserva-
o tem como objetivo conservar o suporte inalterado durante o mximo de
tempo possvel (Ferreira, 2006, p.51). No contexto digital, as propriedades
relacionadas ao suporte no garantem a autenticidade do objeto digital, pois
o suporte no garantia para que a informao permanea acessvel e autn-
tica durante seu ciclo de vida. No mundo digital, preservar pode significar
mudana no suporte de armazenamento e at na estrutura de armazenamen-
to e apresentao do objeto digital.
A mudana nos suportes de armazenamento necessria em funo da fra-
gilidade dos suportes que so afetados pela rpida obsolescncia das TICs, es-
pecialmente de hardware, que requer a atualizao dos suportes sob o risco de
perder as ferramentas de acesso. O suporte tambm tem uma vida til, quase
sempre menor do que os suportes analgicos.
Os avanos nas TICs tambm possibilitam um ambiente tecnolgico pro-
pcio ao surgimento de ferramentas que facilitam a modificao tanto do con-
tedo como das estruturas de um documento digital. Na maioria das vezes,
essas ferramentas no deixam pistas relacionadas s modificaes, diferente-
mente do ambiente analgico, em que as ferramentas so mais escassas e cos-
tumam deixar pistas mais claras da adulterao do objeto analgico.
Esse ambiente pode provocar uma desconfiana a respeito da autenticidade
do objeto digital. Para que isso no acontea, necessrio definir para cada tipo
de objeto digital um conjunto de propriedades significantes que devero ser
preservadas de forma intacta para que ele possa ser considerado autntico. As
propriedades no so estticas e podem ser revistas ao longo do ciclo de vida do
objeto digital, em funo dos avanos tecnolgicos pelos quais o objeto ir pas-
sar. O documento E-Arq (Conselho..., 2006, p.17) sugere que [...] somente
com procedimentos de gesto arquivstica possvel assegurar a autenticidade
dos documentos arquivsticos digitais e sustenta que
[...] o documento digital apresenta especificidades que podem comprometer
sua autenticidade, uma vez que suscetvel degradao fsica dos seus su-
portes, obsolescncia tecnolgica de hardware, software e de formatos e a
intervenes no autorizadas, que podem ocasionar adulterao e destruio.
Ferreira (2006, p.52) registra que a definio dessas propriedades [...] de-
ver ter em conta a natureza da organizao responsvel pela preservao, as
caractersticas da coleo e, acima de tudo, os requisitos e exigncias da comu-
nidade de interesse. Essas propriedades, definidas dentro de uma poltica de
preservao digital da instituio, iro determinar a forma como o objeto digi-
tal dever ser preservado.
As atividades de preservao digital dos documentos digitais podem ser
aplicadas de duas formas: em relao apenas ao suporte de armazenamento ou
em relao ao suporte e ao seu contedo. A autenticidade deve ser tratada nes-
sas duas formas. Eventualmente, apenas o aspecto do suporte deve ser tratado,
como quando h necessidade de realizar uma mudana de suporte (refresca-
mento) em funo da fragilidade do mesmo ou em relao sua obsolescncia,
sem a necessidade de tratar a questo do contedo e estrutura.
Em outros casos, como na atividade de migrao (que pode afetar o conte-
do e sua estrutura), a autenticidade do documento digital deve ser observada
nas duas formas. nesse caso que existe a maior possibilidade de adulterao
do documento digital, pois, alm das questes e solues tecnolgicas aplica-
das atividade de preservao digital, existe tambm a influncia de fatores
relacionados equipe tcnica responsvel por essa atividade. Dentre eles, des-
tacam-se o nvel de conhecimento tcnico, o comprometimento, a administra-
o e a integridade da equipe.
A gesto incorreta da equipe pode ocasionar problemas nas atividades de
preservao, tais como: adulterao do documento digital, migrao para forma-
tos no adequados, refrescamento para suportes inadequados, perda da estrutu-
ra dos documentos digitais originais, perda dos dados, perda dos metadados de
contedo e de preservao e, o mais grave, perda do documento digital. Portan-
to, necessrio que a equipe responsvel pelas atividades de preservao digital
aplique rotinas e mtodos adequados que garantam a autenticidade do docu-
mento. Ela deve definir, com informaes e conhecimentos, quais as tecnologias
atuais adequadas para essas atividades, estud-las e, aps sua aplicao, registrar
todos os procedimentos executados. Essas tarefas devem envolver pessoas que
estejam comprometidas e que entendam a importncia da preservao digital
para a instituio, ou seja, pessoas inseridas na cultura organizacional.
Conclui-se que a autenticidade deve atingir trs elementos relacionados ao
documento: o autor, a instituio que est preservando e os usurios. Esses
elementos esto relacionados a trs fatores: garantia, credibilidade e segurana,
ou seja, garantia para o autor de que seu documento permanece autntico, cre-
dibilidade da instituio que preserva o documento e segurana ao usurio que
acessa a informao.
O usurio que busca uma informao digital precisa ter certeza da sua au-
tenticidade, isto , as instituies devem garantir a autenticidade com estrat-
gias bem definidas, que deem segurana quele que utilizar a informao. O
responsvel pelo objeto digital tambm necessita que a instituio garanta que
o trabalho desenvolvido permanecer da forma como foi criado. Registrar to-
das as transformaes ocorridas durante o ciclo de vida de um documento con-
tribui para garantir sua autenticidade.
Uma das propriedades importantes para garantir a autenticidade de docu-
mentos digitais a utilizao de metadados. Na literatura, observa-se que os
metadados so considerados um dos requisitos essenciais para garantir a au-
tenticidade de um objeto digital. Arellano (2006) aponta:
[...] atualmente vrios estudos vm se centrando no modelo de preservao
digital dos repositrios digitais, enfocando a necessidade de atuais e futuros
usurios de contar com materiais autnticos e certificados por instituies
reconhecidas. A descrio em metadados, de todos os detalhes que expres-
sem a histria de criao de um objeto digital est sendo considerada uma
metodologia capaz de garantir a originalidade de um registro eletrnico.
O projeto InterPARES define um conjunto de requisitos, com o objetivo
de garantir a preservao digital, dividindo-os em dois grupos: requisitos que
apoiam a presuno de autenticidade dos documentos eletrnicos antes que
sejam transferidos custdia de quem ir preserv-lo; e requisitos que apoiam
a produo de cpias autnticas de documentos eletrnicos que j foram trans-
feridos custdia de quem ir preserv-lo (Duranti, 2005, p.259).
Inicialmente, os requisitos informam a respeito da criao do documento (de
como seu criador criou e manteve o documento), garantem a autenticidade da
criao e do garantias a quem ir preserv-lo. Os requisitos posteriores a serem
utilizados por quem ir preservar o documento buscam garantir a autenticidade
aps a aplicao das estratgias necessrias para preservao. Todas essas infor-
maes podem ser registradas por meio dos metadados, que so a ferramenta
mais adequada para esse tipo de descrio, garantindo o registro de informaes
importantes e necessrias sobre o ciclo de vida do objeto digital.
As instituies que garantem a autenticidade do objeto digital a ser preser-
vado podero ser reconhecidas como comprometidas com as atividades de pre-
servao, e, futuramente, pode-se criar uma lista das instituies que funcio-
nam como uma referncia de confiabilidade.
Infraestrutura tecnolgica
Por estar inserida no contexto digital e nas constantes mudanas e avanos
das TICs, a preservao digital tem na infraestrutura tecnolgica um de seus
aspectos, pois uma IES que pretende preservar seus objetos digitais relevantes
deve ter uma infraestrutura de hardware e de software capaz de atender s de-
mandas tcnicas necessrias para preservar os objetos digitais selecionados.
A infraestrutura tecnolgica fundamental para atender adequadamente a
cada fase da vida de um objeto digital e garantir, alm da preservao, sua dis-
ponibilidade para busca, recuperao e acesso. Ela tem de garantir ao objeto
digital que est sendo preservado sua autenticidade, integridade, segurana,
acesso no longo prazo e correto armazenamento.
A infraestrutura deve atender s demandas distintas de preservao digital
e de disponibilizao dos objetos digitais para os usurios. Portanto, deve estar
inserida em dois ambientes tecnolgicos: de infraestrutura de preservao, com
o objetivo de preservar os objetos digitais e seus metadados; de infraestrutura
de acesso, para atender s pesquisas realizadas pelas pessoas na busca e recupe-
rao das informaes disponveis no objeto digital. Esses dois ambientes po-
dem estar em infraestruturas tecnolgicas distintas ou contidos na mesma in-
fraestrutura de forma integral ou parcial, dependendo da instituio e das
solues utilizadas.
Para a infraestrutura de hardware e de software dos dois ambientes tecnol-
gicos de preservao (preservao e acesso), destaca-se a necessidade dos se-
guintes mecanismos: definio de padres de hardware e software compatveis
a serem utilizados no ambiente tecnolgico; sistema de armazenamento com
alta capacidade e dispositivos de acesso adequados; estrutura de cpias de se-
gurana (backup) confivel; sistema de redundncia de banco de dados e de
hardware; sistema de deteco e recuperao automtica de falhas; escolha dos
suportes de armazenamento para preservao, backup e acesso; definio dos
tipos de acesso aos objetos digitais, ou seja, off-line e/ou on-line; estrutura de
redes de computadores adequada para acesso dos usurios ao sistema de infor-
mao; sistemas de armazenamento com mecanismos de segurana, como se-
nhas seguras para acesso ao banco de dados; definio dos formatos de arma-
zenamento lgicos e fsicos.
Alm disso, a equipe tcnica dever tambm estar atenta aos servios rela-
cionados a esses mecanismos, como segurana e gerenciamento de banco de
dados e de redes de computadores, mecanismos de acesso via Web e manuten-
o dos equipamentos.
No caso da infraestrutura de software relacionada produo acadmica de
uma IES, Arellano (2008, p.154) sugere a consolidao, pela comunidade cien-
tfica, da utilizao dos softwares para repositrios institucionais EPrints e DS-
PACE; ambos buscam armazenar e disponibilizar informaes no formato
digital e utilizam metadados para sua descrio. O autor tambm ressalta a
utilizao do formato PDF/A, definido pela norma ISO 19.005-1, para o ar-
quivamento de documentos eletrnicos.
Na infraestrutura de hardware e de software, as IESs devem ter um ambiente
de armazenamento adequado, pois, da mesma forma que outros documentos, os
objetos digitais tambm so influenciados pelas condies ambientais, como
temperatura, umidade e outros fatores. No ambiente de preservao so indis-
pensveis algumas providncias, como fechadura eletrnica para acesso restrito
aos equipamentos, ar-condicionado, alarme, sistema detector de fogo e outros.
A forma como a IES dever armazenar os objetos digitais depende tambm
da maneira como eles estaro disponveis, pois, se a instituio disponibilizar
os objetos para acesso on-line, os mesmos devero estar disponveis em servi-
dores com capacidade de acesso, armazenamento e processamento ligados em
rede e conectados na Internet. Se os objetos digitais estiverem disponveis off-
-line, sero necessrios suportes e acesso adequados, como DVD, CD e outros.
Quanto ao aspecto humano, preciso preparar um programa permanente
de capacitao e aperfeioamento para o pessoal tcnico que dar manuteno
em toda a infraestrutura, considerando a diversidade de atividades dos profis-
sionais e as mudanas frequentes nas TICs, pois, da mesma forma que elas, a
infraestrutura tcnica passa por constantes avanos e, consequentemente, pela
necessidade de readequao s novas tecnologias.
Diferentemente das colees tradicionais, principalmente as disponveis
nas bibliotecas e nos arquivos, a informao digital, como as tecnologias atuais
de armazenamento, no enfrenta problemas de espao fsico de armazenamen-
to. A utilizao de Sistemas Gerenciadores de Banco de Dados (SGBD), junta-
mente com a descrio da informao digital por metadados, possibilita que
um grande volume de informao seja armazenado e preservado em espaos
fsicos pequenos, mas com grande capacidade de armazenamento.
Nesse caso, necessrio que os espaos de armazenamento tenham uma
infraestrutura adequada. Atualmente, o conceito que melhor atende a essas
exigncias o de datacenter, que pode ser definido como um espao projetado
com segurana, dentro de uma organizao, onde esto instalados os equipa-
mentos de rede e de processamento e armazenamento de dados. Deve ser pro-
tegido contra acesso indevido e contar com instalaes eltricas e de dados se-
gundo normas estabelecidas, sistemas para deteco de fumaa e extino de
incndio com gs inerte, ar-condicionado, no-breaks, geradores e monitora-
mento constante. Atualmente, a norma mais aceita e que regulamenta e padro-
niza a construo de novos datacenters a norma TIA 942.
Repositrios institucionais
Nas IESs, uma forma de ampliar a divulgao da produo cientfica e tc-
nica tem sido a utilizao de modelos que permitam o acesso livre aos resulta-
dos das pesquisas. Esses modelos possibilitam aumentar o impacto das pes-
quisas na sociedade e na comunidade acadmica, uma vez que a produo pode
ser considerada um bem pblico, que deve estar ao alcance de todos.
A divulgao da produo cientfica atravs de meio digital de acesso livre
tem se mostrado eficiente no objetivo de aumentar a rea de abrangncia e fa-
cilitar a disponibilidade e o acesso produo, melhorando com isso o processo
de comunicao cientfica.
A publicao cientfica em meio digital juntamente com sua divulgao atra-
vs da Web fizeram surgir um novo conceito de publicao, o Open Access Ini-
tiative (OAI). Santarem Segundo (2010, p.150) menciona que o OAI [...] tem
como premissa promover o acesso livre e irrestrito literatura cientfica e acad-
mica, de forma a mudar a maneira de explorar o material cientfico produzido.
Nesse sentido, surge o repositrio institucional, tambm denominado re-
positrio digital, como um modelo para divulgao e comunicao da produ-
o cientfica, principalmente das universidades, por meio da utilizao das
estruturas tecnolgicas que, utilizando a filosofia do acesso livre, permitem a
publicao e a disseminao da produo. O repositrio proporciona uma for-
ma mais rpida de divulgao dos resultados das pesquisas, tornando gil o
acesso, a um custo menor e para um maior nmero de pessoas e instituies.
consenso que os repositrios institucionais, alm de ampliar a divulgao e
o acesso produo cientfica, aumentam a visibilidade, a confiana e o valor de
uma IES, pois mostra seu compromisso com a preocupao social em divulgar
sua produo cientfica, servindo como um indicador de qualidade. Para os pes-
quisadores, os repositrios proporcionam maior troca de ideias, experincias e
resultados de pesquisa, contribuindo para a produo de novos conhecimentos.
Crow (2002) apud Leite (2005) define um repositrio institucional como
[...] colees digitais que capturam e preservam a produo intelectual da
comunidade de uma nica universidade ou de uma comunidade multiuni-
versitria, expandindo o acesso pesquisa, reafirmando o controle sobre o
saber pela academia e reduzindo o monoplio dos peridicos cientficos.
Lynch (2005) apud Leite (2005) define um repositrio institucional como
[...] um conjunto de servios que a universidade oferece aos membros de sua
comunidade, visando o gerenciamento e a dos materiais digitais criados pela
instituio e pelos membros de sua comunidade. O repositrio institucional
deve tratar tambm das questes relativas preservao digital das informa-
es armazenadas e disponveis e servir como um modelo que abrigue outras
informaes institucionais, alm de sua produo cientfica. Surge como um
modelo de gesto do conhecimento, no somente da produo cientfica, mas
de todo conhecimento e informao disponvel nas instituies.
O desenvolvimento de repositrios institucionais emergiu no comeo do
sculo XXI, com o aumento da quantidade de material digital nas universida-
des e o surgimento de software (livre ou proprietrio) de tratamento dessa in-
formao. Sua implementao nas universidades passou a ser uma ferramenta
importante para a divulgao da produo cientfica.
Da mesma forma que a preservao digital exige investimentos no longo
prazo, os repositrios institucionais tambm necessitam de planejamento e in-
vestimentos em infraestrutura por longos perodos, pois utilizam tecnologias
para armazenamento e disponibilizao da informao que precisa ser preser-
vada. O planejamento deve incluir normas e polticas bem definidas, alm de
capacitao da equipe que ir administrar o repositrio institucional. Nesse
contexto, os repositrios institucionais devem ser sustentveis, ou seja, capa-
zes de gerenciar e manter os dados disponveis ao longo do tempo. Em Thomaz
(2007, p.88-9), observa-se que o nmero de repositrios institucionais cresce a
cada dia e vrios trabalhos no campo de auditoria e certificao tm surgido
com o objetivo de desenvolver critrios de auditoria em repositrios digitais.
Os repositrios digitais podem ser divididos em temticos e institucionais.
O repositrio temtico tem como objetivo a publicao e a disseminao de
documentos digitais de uma rea ou subrea especfica do conhecimento; o
repositrio institucional uma reunio de repositrios temticos, ou seja,
multidisciplinar. Ambos tm a mesma estrutura e os mesmos objetivos (Santa-
rm Segundo, 2010, p.152-3).
Com relao aos repositrios digitais, Ferreira (2006) afirma que, atual-
mente, os principais repositrios digitais (DSpace, Fedora e Eprints) no pro-
porcionam a implementao de polticas de preservao e nem esquemas de
metainformao adequados, mas oferecem capacidade de armazenamento,
organizao, descrio e disseminao do material armazenado, possibilitan-
do, no curto prazo, a incorporao de funcionalidades de preservao.
A busca e a recuperao da informao so caractersticas dos repositrios
institucionais. De acordo com Santarem Segundo (2010, p.163), a grande dife-
rena em relao a essas atividades na Web que nos repositrios institucio-
nais a informao
[...] registrada e armazenada de forma adequada, seguindo padres de cata-
logao e uso de metadados e com contedo e estrutura de informao mui-
to bem delimitada e separada, baseada em conceitos que se preocupam com
a recuperao da informao, como o uso de estrutura e formatos de repre-
sentao da informao previamente estudados.
Arellano (2004, p.25) registra que
[...] alguns estudos sobre a preservao digital tm estabelecido que a ime-
diata implementao de polticas de preservao digital a forma mais efe-
tiva de garantir o armazenamento e o uso dos recursos de informao por
longos perodos de tempo. A falta dessas polticas nos projetos de reposit-
rios digitais sugere a carncia de conhecimentos tcnicos sobre a importn-
cia das estratgias de preservao digital existentes.
Alm de melhorar a comunicao cientfica e institucional, atravs do ar-
mazenamento, da organizao, da administrao e da disseminao da produ-
o cientfica em formato digital, os repositrios institucionais possibilitam e
contribuem para a preservao digital dos materiais, sejam eles cientficos,
acadmicos, de extenso ou administrativos.
Para que as IESs preservem os materiais, os repositrios institucionais de-
vem estar inseridos em contextos mais amplos, como sugerem Boeres e Arella-
no (2005, p.13).
Em nvel nacional, a definio das polticas, obrigaes e metodologias
mais apropriadas para a preservao dos documentos eletrnicos, deve le-
var em considerao a implementao de repositrios digitais a fim de veri-
ficar se os mesmos atendem s necessidades das universidades e, se esto
em concordncia com os padres internacionais j testados, que promovem
o arquivamento digital da produo cientfica no longo prazo.
Estratgias de preservao
As mudanas tecnolgicas, principalmente as decorrentes da obsolescncia
dos formatos, do hardware e do software, exigem das instituies envolvidas na
preservao digital uma adequao dos objetos digitais s tecnologias atuais
que permitam acesso aos mesmos.
necessrio que as IESs adotem estratgias de preservao digital para
cada tipo de objeto digital sob sua responsabilidade, avaliando periodicamente
as tecnologias existentes no momento, para determinar qual a melhor estrat-
gia a ser implementada.
Um dos requisitos que a equipe tcnica responsvel pelas estratgias de pre-
servao esteja atenta e estude as mudanas que esto ocorrendo no ambiente
digital, prevendo as tecnologias que esto se tornando obsoletas e estudando as
tecnologias emergentes. A partir desses estudos, possvel determinar a estrat-
gia de preservao digital mais adequada para cada tipo de objeto digital.
As estratgias envolvem, alm do hardware e do software, o formato dos
objetos digitais. Nesse caso, vrias iniciativas apontam para a utilizao de for-
matos abertos para que, mesmo aps sua obsolescncia, as instituies possam
entender no futuro o formato obsoleto e criar ferramentas que faam sua con-
verso para um novo formato. O uso de formatos proprietrios, em que des-
conhecida a tecnologia de descrio de um objeto digital, pode acarretar a per-
da do objeto digital no caso de uma descontinuidade desse formato.
A obsolescncia do hardware outro problema que vem ocorrendo, pois,
com a rpida evoluo das TICs, surgem constantemente novos equipamen-
tos, com novas solues para armazenamento e acesso informao digital,
substituindo as solues antigas. A evoluo do hardware mais rpida que a
dos suportes, impedindo que os novos equipamentos tenham o hardware ne-
cessrio para o acesso s mdias, como os disquetes de 3,5, utilizados at re-
centemente. Os novos computadores no tm mais seu drive de escrita e leitu-
ra, criando, para os usurios com documentos armazenados nesse tipo de
mdia a necessidade de copi-los para uma mdia mais atual.
As estratgias de preservao digital devem analisar, para cada tipo de ob-
jeto digital, o melhor mtodo a ser aplicado na preservao do contedo e/ou
na preservao fsica, com o objetivo de manter sua autenticidade e sua integri-
dade, permitindo que o objeto continue acessvel.
Thibodeau (2002) apud Ferreira (2006, p.31) organiza em um mapa as di-
ferentes estratgias de preservao, conforme apresentado na Figura 12. O
eixo horizontal representa no extremo esquerdo as estratgias centradas na
preservao do objeto fsico e no extremo direito, as estratgias centradas na
preservao do contedo. O eixo vertical indica o nvel de especificidade das
estratgias, onde a parte inferior dispe as estratgias apenas aplicveis a uma
dada classe de objetos digitais e a parte superior dispe sobre as estratgias
genricas, aplicveis a qualquer classe de objetos digitais.
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Com relao s estratgias de preservao, so definidos dois tipos de con-
servao: a conservao do objeto digital no seu formato original e a conserva-
o do contedo intelectual do objeto digital (Ferreira, 2006).
Conservao do objeto digital no seu formato original
Trs estratgias permitem preservar o objeto digital em sua forma original,
sem alterar sua estrutura, conforme se descreve a seguir.
1) Preservao de tecnologia
Consiste em preservar o ambiente tecnolgico utilizado na concepo do ob-
jeto digital e tem como objetivo conservar todo o hardware e software necessrios
para o acesso informao preservada. Esse tipo de estratgia trata da criao de
museus de tecnologia, onde o foco da preservao no se concentra no objeto
conceitual, mas sim na preservao do objeto digital original. Alguns pesquisa-
dores consideram esse tipo de estratgia a nica forma eficaz de assegurar que os
objetos digitais sejam preservados de forma fidedigna (Ferreira, 2006, p.32).
Entretanto, com os constantes avanos das TICs, sobretudo do hardware e
do software utilizados, esse tipo de preservao apresenta problemas, pois
inevitvel que qualquer plataforma tecnolgica, mesmo a mais popular, se tor-
ne obsoleta e deixe de existir. Dessa forma, no ser possvel no futuro recupe-
rar a informao digital preservada. Mesmo as instituies que conseguem
manter a plataforma tecnolgica suficiente para preservar o objeto digital, pro-
vavelmente tero problemas com relao disponibilizao da informao em
plataformas mais atuais e com novas tecnologias, tornando restrito a um grupo
de usurios o acesso ao objeto digital.
Outro problema que ocorre com esse tipo de estratgia a manuteno do
hardware que, ao apresentar algum defeito no futuro, provavelmente no per-
mitir sua manuteno por falta de peas de reposio e de mo de obra que
conhea o equipamento.
2) Refrescamento
O refrescamento consiste em transferir a informao digital de um suporte
fsico de armazenamento para outro mais atual, antes que o primeiro se dete-
riore (Ferreira, 2006, p.33).
A necessidade de se aplicar a tcnica de refrescamento aos documentos di-
gitais para sua preservao anloga aos textos em papel, que podem ser pre-
servados em uma cpia do texto original ou em uma transcrio para outra
lngua, mesmo que essa tcnica possa implicar a perda de alguma informao.
Isso j no acontece com a cpia, que preserva o contedo e o formato original
do texto em papel (Rothenberg, 1999b, p.11).
Estudos demonstram que o suporte fsico se deteriora ao longo do tempo,
pois est sujeito a diversos fatores que contribuem para a perda de sua capaci-
dade de armazenamento, bem como os perifricos de acesso a esse suporte, que
se extinguem muito rapidamente devido aos avanos das TICs. Alm da ne-
cessidade de conhecer o tempo de vida de um suporte, necessrio tambm
verificar periodicamente sua integridade, com atividades peridicas de verifi-
cao. A dificuldade nesse tipo de estratgia garantir que os perifricos de
acesso, necessrios para leitura do suporte de armazenamento, permaneam
confiveis ao longo do tempo, mesmo aps sua obsolescncia. Entretanto, essa
uma estratgia que deve ser aplicada paralelamente s outras, pois a obsoles-
cncia do hardware de leitura e armazenamento ocorre de maneira rpida, o
que torna necessrio copiar um objeto digital de um suporte obsoleto para um
mais atual.
3) Emulao
Ferreira (2006, p.33) define a emulao como a [...] utilizao de um soft-
ware, designado emulador, capaz de reproduzir o comportamento de uma pla-
taforma de hardware e/ou software, numa outra que partida seria incompat-
vel. Para Arellano (2004, p.21), a emulao uma tcnica que tem como
objetivo preservar o dado no seu formato original atravs de emuladores que
poderiam imitar o comportamento de uma plataforma de hardware obsoleta e
emular o sistema operacional relevante.
A vantagem da emulao que ela no precisa preservar o hardware origi-
nal, pois o emulador criado para ser utilizado na plataforma de hardware
atual. A dificuldade do emulador consiste em desenvolver um software que
reproduza corretamente o ambiente original. Para o desenvolvimento do emu-
lador, necessrio conhecer detalhadamente o ambiente original para que no
ocorra impreciso na especificao do software. Tambm existe a necessidade
de mo de obra especializada e qualificada, que conhea detalhadamente a pla-
taforma original. Esses fatores apontam para um alto custo do desenvolvimen-
to de um ambiente de emulao. Por estar inserida na preservao digital, a
emulao tambm sofrer no futuro com o problema da obsolescncia e, por-
tanto, necessitar de uma converso para uma nova plataforma ou o desenvol-
vimento de um novo emulador capaz de emular o primeiro.
Para emular um ambiente, necessrio conhecer o ambiente e o formato do
objeto digital, ou seja, como este est codificado para que possa ser interpreta-
do. A forma de prover essas informaes incluir na descrio do objeto digital
anotaes do ambiente digital atual, explicando como interpretar os bits refe-
rentes ao objeto digital (Rothenberg, 1999a, p.16). As anotaes devem estar
armazenadas digitalmente e associadas ao objeto digital, com um formato de
codificao mais legvel e atual para que possa ser entendido. As anotaes
descrevem tanto o ambiente de hardware necessrio para emular o objeto digi-
tal quanto s caractersticas do software, e devem incluir dados sobre: hardwa-
re, sistema operacional, software, drive de acesso, mdias etc.
Conservao do contedo intelectual do objeto digital
A conservao do contedo intelectual do objeto digital, tambm conhecida
como migrao, consiste na tcnica de transferir periodicamente um objeto digital
de uma tecnologia de hardware e/ou software para outra mais atual, preservando
prioritariamente o contedo do objeto digital, podendo o mesmo sofrer alteraes
na sua estrutura. Arellano (2004, p.20) define a migrao como [...] a transfern-
cia peridica de materiais digitais de uma configurao de software/hardware para
outra ou de uma gerao de tecnologia computacional para a gerao seguinte.
A migrao substitui a necessidade de conservar o hardware e/ou o softwa-
re onde o objeto digital foi criado, pois este transferido para ser utilizado em
uma plataforma tecnolgica atual, diferente daquela onde foi criado. Com os
constantes avanos das TICs, os formatos dos objetos digitais podem sofrer
mudanas e ser substitudos por novos formatos. Apesar de os responsveis
por essas novas tecnologias buscarem processos que permitam a migrao para
os novos formatos, nem sempre isso possvel sem a perda de alguma caracte-
rstica do objeto digital original, devida a incompatibilidades dos formatos ou
at por falta de uma maior eficincia dos softwares de converso.
Pesquisas demonstram que a migrao uma das estratgias mais eficien-
tes e mais utilizadas na preservao de documentos digitais, pois buscam pre-
servar o contedo dos objetos digitais e transferi-los para as plataformas tecno-
lgicas atuais.
possvel encontrar diversas formas de migrao, das quais se destacam:
1) Migrao para suportes analgicos
Consiste em converter um objeto digital para um suporte no digital, ou
seja, para um suporte analgico, com o objetivo de aumentar sua longevidade.
Como exemplos de suporte analgico, podem ser citados o papel, o microfilme
e outros. Entretanto, esse tipo de estratgia no permite o acesso on-line ou via
Web ao objeto analgico convertido, restringindo o acesso dos usurios ao ob-
jeto e tornando necessrio um sistema de busca, com metadados, para a locali-
zao do documento em um espao fsico, como um arquivo.
A partir do envolvimento em um novo contexto, em que a informao digi-
tal cresce de maneira exponencial, os avanos nas TICs so constantes e mais
rpidos, a cultura das pessoas, especialmente dos mais jovens, est fortemente
inserida na era digital e esse contexto tecnolgico no tende a mudar. Portanto,
essa estratgia no adequada para a necessidade que as pessoas tm atual-
mente de recuperar e acessar informaes de maneira rpida e eficiente.
2) Atualizao de verses
Consiste em converter um objeto digital de uma verso de software anterior
para a mais atual. No contexto atual, bastante frequente o lanamento de
softwares com verses mais atuais, que buscam proporcionar aos usurios no-
vas funcionalidades. Entretanto, as novas funcionalidades podem alterar os
formatos dos arquivos, o que exige a atualizao do objeto digital da verso
anterior para a nova. Essa uma estratgia comumente utilizada por institui-
es e pessoas intuitivamente, pois as mesmas necessitam dos documentos
produzidos no software atual.
3) Converso para formatos concorrentes
Consiste em converter o objeto digital de um formato digital para outro
formato concorrente. O formato de um objeto digital depende do software uti-
lizado e da soluo utilizada pelo desenvolvedor. A necessidade de converso
pode ocorrer em virtude da atualizao do formato, da mudana de verso ou
da descontinuidade de um formato e deve garantir a preservao no longo pra-
zo e o acesso ao objeto digital.
4) Normalizao
Ferreira (2006, p.38) define que a normalizao tem como objetivo [...]
simplificar o processo de preservao atravs da reduo do nmero de forma-
tos distintos que se encontram no repositrio de objetos digitais. Com um
nmero adequado, simplificado e padronizado de formatos, o processo de mi-
grao torna-se mais simples, pois permite a aplicao das estratgias de pre-
servao uniformemente a todos os objetos digitais, diminuindo as rotinas de
converso e tambm os custos da preservao. Nessa situao, o responsvel
pela gerao do objeto digital tambm responsvel pela gerao nos formatos
permitidos no repositrio.
Neste caso, importante a escolha correta dos formatos aceitos para os ob-
jetos digitais, com o objetivo de evitar problemas de obsolescncia e de direitos
autorais. A utilizao de formatos abertos e independentes da plataforma per-
mite o maior conhecimento do formato e tambm que diferentes configura-
es de hardware e software sejam capazes de interpretar os formatos. Assim, a
escolha do formato de normalizao o fator determinante para esse tipo de
estratgia.
Para Ferreira (2006, p.39), os repositrios podem proceder normalizao,
convertendo automaticamente os objetos recebidos para um formato definido
ou limitando os formatos em que aceitam informao, cabendo, nesse caso, aos
produtores da informao converter os objetos digitais para os formatos esti-
pulados. Entretanto, ainda se corre o risco de no conseguir essa migrao,
pela falta de compatibilidade de um objeto digital como os novos ambientes
tecnolgicos. Como exemplo, cita-se a evoluo do modelo de banco de dados
relacional para o modelo de banco de dados orientado a objetos, onde no
possvel migrar automaticamente de um padro para o outro, pois ambos dife-
rem em suas estruturas (Rothenberg, 1999b, p.12-3).
5) Migrao a pedido
Consiste em aplicar processos de converso sempre no objeto digital origi-
nal evitando sua degradao (Figura 13), pois ao final de algumas migraes
realizadas ao longo do ciclo de vida do objeto digital pode ocorrer uma altera-
o no formato original do objeto.
Como a eficincia de um processo de migrao depende, principalmente,
da qualidade dos conversores e da capacidade de o formato de destino ter o
conjunto de propriedades do formato de partida, os objetos resultantes da mi-
grao podem sofrer alguma modificao em relao ao objeto digital original.
Tempo
Figura 13 Degradao do objeto digital ao longo de sucessivas migraes.
Fonte: Ferreira (2006, p.40).
Para Ferreira (2006, p.40)
[...] essa abordagem possui como principal vantagem o fato de, uma vez
construdo o mdulo de descodificao do conversor, apenas ser necessrio
desenvolver os codificadores especficos para cada formato de sada. No
obstante, ser necessrio suportar ao longo do tempo um conjunto alargado
de conversores de modo a garantir a capacidade de transformar os objetos
armazenados nos seus formatos originais para formatos que sirvam ade-
quadamente as necessidades dos seus consumidores.
6) Migrao distribuda
A migrao distribuda consiste em aplicar remotamente a um objeto digi-
tal um conjunto de conversores, acessvel na Internet, reduzindo os custos de
preservao. Para Ferreira (2006, p.42), este tipo de migrao apresenta algu-
mas vantagens em comparao com estratgias de migrao mais convencio-
nais, como: esconder as especificidades de cada conversor e da plataforma que
o suporta; disponibilidade de servios redundantes, permitindo que o servio
resista ao desaparecimento gradual de parte dos conversores; compatvel com
uma srie de variantes de migrao, como normalizao e migrao a pedido;
reduo dos custos de preservao.
A desvantagem dessa estratgia o fato de utilizar muito processamento
distribudo na rede e muito acesso Internet, exigindo grande capacidade de
banda.
7) Encapsulamento
Consiste em manter o objeto digital original inalterado at que o acesso ao
mesmo se torne necessrio. Nesse momento, o objeto digital original dever
ser tratado. Para o tratamento necessrio que, juntamente com objeto digital
original, sejam preservadas informaes relativas ao objeto, que permitam, no
futuro, o desenvolvimento de emuladores, conversores ou outros instrumentos
que possibilitem o acesso informao digital contida no objeto.
8) Pedra de Rosetta digital
Como no caso da Pedra de Rosetta, descoberta no delta do Nilo, em 1799,
essa estratgia prope preservar no as regras que permitem decodificar o ob-
jeto, mas amostras representativas do objeto, que permitam sua recuperao.
Ferreira (2006, p.45) afirma que:
[...] essa estratgia dever ser considerada apenas em situaes em que to-
dos os esforos de preservao falharam. Trata-se sobretudo de uma ferra-
menta de arqueologia digital e no propriamente de uma estratgia de base
para preservao de objetos digitais.
Para auxiliar na aplicao das estratgias de preservao digital, existem
tambm propostas de criao de diretrios centralizados de informao tcnica
sobre os formatos digitais, com o objetivo de registrar informaes sobre os
formatos, como identificao dos produtores do formato, data da sua criao,
quais as aplicaes que o suportam, especificaes tcnicas, grau de obsoles-
cncia, entre outros. Essas informaes sero importantes como apoio s ativi-
dades de preservao digital, alm de possibilitar o desenvolvimento de ferra-
mentas para identificar o formato de um objeto digital.
O sucesso de muitas estratgias de preservao depende da qualidade dos
conversores e da sua capacidade de manter o contedo e o formato original do
objeto digital a ser preservado.
Observa-se que, ao longo da vida do objeto digital, possvel utilizar es-
tratgias de preservao diferentes, dependendo do contexto tecnolgico no
qual o objeto foi tratado, ou seja, qual a melhor estratgia a ser aplicada na
poca em que foi executada. No caso de documentos arquivsticos digitais, os
rgos e as entidades devem dispor de polticas e diretrizes para converter ou
migrar esses documentos de maneira a garantir sua autenticidade, seu acesso
e sua utilizao. Os procedimentos de converso e migrao devem detalhar
as mudanas ocorridas nos sistemas e nos formatos dos documentos (Conse-
lho..., 2006, p.38).
Das estratgias de preservao apresentadas, ressalta-se que a migrao a
estratgia que mais evolui e que mais est sendo utilizada, de acordo com estu-
dos recentes, pois a emulao torna-se uma estratgia muito cara, necessitando
da criao de um ambiente de software e hardware exatamente igual ao original.
O refrescamento uma estratgia que deve ser aplicada principalmente em
funo da obsolescncia dos suportes e do hardware necessrio para sua escrita
e leitura. necessrio que as instituies adotem estratgias de preservao
digital em suas polticas, para cada tipo de objeto digital, avaliando-as periodi-
camente para determinar a melhor estratgia a ser implementada de acordo
com as tecnologias existentes naquele momento.
Entre a maioria dos profissionais, consenso a necessidade do desenvolvi-
mento de elementos de descrio que possam descrever todo o histrico das
estratgias aplicadas aos objetos digitais, para que o mesmo possa ser entendi-
do no futuro pelos novos ambientes tecnolgicos. Nesse sentido, a criao de
metadados especficos de preservao e que registrem todas as estratgias apli-
cadas apontada como a melhor soluo.
Suporte
O suporte pode ser definido como um dispositivo de armazenamento ou o
meio fsico no qual a informao digital est armazenada, independente do seu
formato, como vdeo, som, dados, texto, grficos, apresentaes e outros. Tam-
bm chamado de mdia por alguns autores, os suportes na preservao digital so
meios transitrios de armazenamento que tm uma vida til limitada, exigindo a
transferncia das informaes digitais contidas neles para outros mais atuais.
Thomaz e Soares (2004, p. 2) afirmam que [...] as mdias so suportes transit-
rios que prestam sua funo somente por um perodo limitado de tempo e que a
transferncia para novas mdias absolutamente necessria.
Se o suporte fsico se deteriorar ou se tornar obsoleto a ponto de deixarem
de existir perifricos capazes de extrair a informao digital nele armazenada,
corre-se o alto risco de se perder para sempre a informao. Os principais fato-
res que levam necessidade de transferncias peridicas de um suporte para
outro so: a deteriorao do suporte, a obsolescncia do suporte e de suas fer-
ramentas de acesso (hardware e software) e o desejo da instituio. Todos esses
fatores podem ocasionar a perda do objeto digital.
A deteriorao do suporte, tambm chamada degradao, pode ser causada
por problemas na mdia de armazenamento ou por fatores externos, como por
exemplo: a composio fsica, pois o material utilizado pode ser mais ou menos
resistente a elementos que influenciam a composio; o processo utilizado em
sua fabricao, que pode produzir mdias com baixa qualidade; o desgaste am-
biental causado pelo armazenamento em ambientes inadequados; danos fsi-
cos, que podem ser causados por uma srie de fatores (Innarelli, 2006). O autor
ainda registra que o estudo permitiu observar que a composio fsica de cada
mdia determinante na sua durabilidade e confiabilidade.
Innarelli (2006, p.136), em estudos sobre a degradao das mdias a serem
utilizadas na preservao digital, afirma:
[...] a degradao do suporte digital, assim como em qualquer outro tipo de
suporte, acontece de acordo com os eventos influenciadores, porm no
meio digital essa degradao pode ser invisvel e catastrfica o que coloca
em risco o acervo digital.
A expectativa de vida til dos suportes digitais varia de acordo com o tipo
de suporte e com o ambiente no qual os objetos esto armazenados. Isso pode
ser observado na Figura 14.
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Algumas mdias tm uma expectativa baixa, exigindo que as IESs insiram,
em suas atividades tcnicas, auditorias peridicas para verificar sua integrida-
de, principalmente no ambiente tecnolgico de preservao. essencial a rea-
lizao de procedimentos adequados para as atividades de cpia de segurana
(backup), que tambm necessitam de auditorias peridicas. Ferreira (2006,
p.33) ressalta que [...] a frequente verificao da integridade dos suportes f-
sicos, assim como o seu refrescamento peridico, so consideradas atividades
vitais num contexto de preservao digital.
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Os fatores externos esto relacionados ao ambiente no qual o suporte est
sendo preservado, e as principais variveis so: a umidade do ar, a temperatu-
ra, os poluentes ambientais e a ao inadequada das pessoas responsveis em
preservar o suporte.
A obsolescncia do suporte est relacionada obsolescncia do hardware e
do software necessrios para o acesso, a leitura e a interpretao dos bits arma-
zenados. Normalmente, os suportes tm vida til superior ao software e aos
dispositivos necessrios para recuperar as informaes digitais armazenadas.
As instituies tambm podem realizar a transferncia de objetos digitais
de um suporte para outro por questes prprias, como a mudana de um siste-
ma de informao ou dos mecanismos de acesso aos objetos digitais. Portanto,
as IESs necessitam estar atentas a esses fatores e realizar auditorias peridicas
nos suportes onde esto armazenados os objetos digitais, com o objetivo de
minimizar os riscos de perda de informao e deteriorao dos suportes de ar-
mazenamento. A auditoria dever incluir a leitura dos suportes para verificar a
integridade dos dados, com acompanhamento e ateno expectativa de vida
dos suportes e atualizao das cpias de segurana. Quando necessrias, de-
vem ser realizadas atividades de mudana do suporte para outro mais atual ou
para o mesmo tipo de suporte.
Os suportes a serem utilizados na preservao digital dependero, entre
outros fatores, do conhecimento que a IES tem das propriedades dos suportes
disponveis e da finalidade do mesmo, ou seja, se sero utilizados para preser-
vao, acesso ou cpias de seguranas.
No contexto atual, em que as pessoas buscam com maior frequncia infor-
maes disponveis na Internet, os suportes para infraestrutura de acesso de-
vem prover alta capacidade de armazenamento, busca e recuperao, possibi-
litando o acesso aos objetos digitais preservados. Os suportes devem estar
voltados para a utilizao de discos rgidos de alta capacidade e velocidade de
acesso, que, ao se inserirem em servidores de rede e em links de acesso de alta
velocidade, proporcionem aos usurios um ambiente atual para recuperar ob-
jetos digitais preservados e relevantes. Entretanto, esse tipo de suporte tem
uma expectativa de vida til baixa e um risco de perda maior, que pode ser
compensado com estruturas de backup adequadas.
Para os suportes destinados infraestrutura de preservao, o objetivo
criar um ambiente que possibilite preservar o objeto digital em mdias que ga-
rantam sua integridade, para que sejam acessados off-line ou para a aplicao
de estratgias de preservao, quando necessrias. Os suportes a serem utiliza-
dos so aqueles que tm uma expectativa de vida til maior e com risco de
perda menor, como CD-R, DVD-R, DLT e outras.
Diferentes de suportes tradicionais como o papel, os suportes digitais re-
querem que as decises e as aes de preservao digital, cujo objetivo preve-
nir a perda de informaes armazenadas em formato digital, sejam medidas em
tempos menores do que os suportes tradicionais. necessrio que as IESs uti-
lizem suportes que permitam, alm da preservao digital, a busca e a recupe-
rao dos objetos digitais por meio de produtos e servios adequados para
acess-los. Todos os quinze aspectos que envolvem a preservao digital ne-
cessitam, para seu desenvolvimento, de aes de gesto que possam integr-los
e aplic-los no contexto das IESs. A gesto deve ser coordenada e integrada, e
o modelo a ser aplicado para atender a essas necessidades o modelo de gesto
de processos.
7
MODELO PROCESSUAL DE PRESERVAO
DIGITAL PARA GESTO DA INFORMAO
As IESs, principalmente as universidades, tm como atividade-fim o ensi-
no, seja ele de graduao ou ps-graduao e, em algumas delas, a pesquisa e a
extenso. Portanto, o conhecimento produzido por meio dessas atividades
constitui importante conjunto de informaes que caracteriza o perfil cientfi-
co e a pauta de questes relevantes para uma IES. Nesse contexto, o conheci-
mento produzido e socializado nas IESs, quando registrado, permite conhecer
a histria da instituio, sua trajetria e sua contribuio para o desenvolvi-
mento cientfico, poltico, social e tecnolgico.
O Decreto n
o
5.773 (Brasil, 2006) credencia as Instituies de Educao
Superior, de acordo com a organizao e com prerrogativas acadmicas, como
faculdades, centros universitrios ou universidades. Inicialmente, so creden-
ciadas como faculdades, e posteriormente, podem assumir a condio de cen-
tros universitrios ou universidades. As universidades tm como caracterstica
a autonomia, a pluridisciplinaridade de formao e a indissociabilidade do en-
sino, da pesquisa e da extenso (Brasil, 2011).
A Lei n
o
10.172 (Brasil, 2001), no que se refere s diretrizes da Educao
Superior que fazem parte do Plano Nacional de Educao, ressalta a importn-
cia da Educao Superior, em especial das universidades, e afirma que
As universidades constituem, a partir da reflexo e da pesquisa, o prin-
cipal instrumento de transmisso da experincia cultural e cientfica acu-
mulada pela humanidade. Nessas instituies apropria-se o patrimnio do
saber humano que deve ser aplicado ao conhecimento e desenvolvimento
do Pas e da sociedade brasileira. A universidade , simultaneamente, depo-
sitria e criadora de conhecimentos.
Alm da criao e do registro dos conhecimentos produzidos, papel das
IESs sua disponibilizao para uso da sociedade, pelo tempo que for necess-
rio. Em relao s atividades de pesquisa, as principais formas de registro uti-
lizadas por docentes e discentes para a divulgao do conhecimento cientfico
produzido so: artigos de peridicos cientficos, livros, captulos de livros e
trabalhos publicados em anais de eventos, em diferentes suportes.
Entretanto, para que seja disseminada, conhecida e utilizada pela comuni-
dade cientfica e pela sociedade, a produo cientfica precisa estar acessvel e
ser preservada ao longo do tempo, e a responsabilidade pela preservao dessa
produo da IES.
Com o advento do ambiente digital, a comunidade acadmica vem utili-
zando cada vez mais o suporte digital para divulgao da produo cientfica,
confiando que o conhecimento produzido e registrado se manter disponvel e
acessvel para a comunidade, da mesma forma que ocorre com o conhecimento
registrado em suportes no digitais, como o papel. Essa confiana requer das
instituies o desenvolvimento de polticas para a preservao desses objetos
digitais, de tal modo que assegurem comunidade a busca e a recuperao da
informao desejada para as pesquisas acadmicas.
Se antes a cultura de preservao da produo cientfica nas IESs estava
voltada para a preservao no digital, como o papel, com as novas TICs e com
a informao digital surge a necessidade da preservao desse novo tipo de ob-
jeto e de sua insero na cultura organizacional, que agora deve se voltar tam-
bm para a preservao da informao produzida em meio digital. Nesse con-
texto, a preservao digital implica mudanas nos elementos da cultura
organizacional das IESs, em seus valores, crenas, rituais, mitos, tabus, nor-
mas e processos de comunicao.
Entender a cultura organizacional atravs de seus trs nveis (artefatos, va-
lores casados e certezas tcitas compartilhadas) pode auxiliar na implementa-
o das mudanas necessrias para a preservao digital, pois a cultura, por ser
estvel, necessita de tempo para adaptao. Entretanto, a cultura organizacio-
nal tambm influencia a preservao digital, que, para ser implantada, deve
levar em considerao seus elementos da cultura organizacional. Dessa forma,
a preservao digital muda a cultura organizacional e esta tambm influencia
as atividades e os processos envolvidos naquela.
A preservao digital demanda vontade institucional, tempo de implanta-
o e assimilao, planejamento e vontade das pessoas e grupos envolvidos. As
IESs devem realizar um diagnstico dos fluxos formais existentes e incentivar
o comportamento positivo com relao s mudanas necessrias para a cons-
truo de um sistema que permita a preservao e o compartilhamento de in-
formaes digitais, por meio de polticas, normas e processos bem definidos e
amplamente entendidos e aceitos pelos membros da instituio.
Leite (2005) sustenta que um sistema de comunicao cientfica necessita
de mecanismos que [...] garantam a realizao efetiva dos processos de pro-
duo, disseminao e uso do conhecimento cientfico, ou seja, mecanismos
adequados de gesto da informao e do conhecimento produzido.
Alm da informao contida na produo cientfica, as IESs tambm tm
outros tipos de informao de interesse da comunidade interna e externa, como
atos administrativos (normas, portarias, regulamentos etc.), dados sobre even-
tos, editais, planos de ensino, histrico escolar dos alunos, aulas ministradas,
entre outros. No contexto atual, muitas dessas informaes esto disponveis
em formato digital. Dentro de uma IES que desenvolva atividades de ensino,
pesquisa e extenso, a informao digital divide-se em quatro tipos, de acordo
com sua natureza: cientfica, docncia, extenso e administrativa.
A informao cientfica produzida por docentes e discentes durante a rea-
lizao de pesquisas e registradas na forma de artigos, livros, captulos de li-
vros, trabalhos em anais de eventos (completos e resumos), entre outras.
A informao oriunda da docncia produzida por docentes com a finalidade
de ensino, tanto na graduao como na ps-graduao, na forma de apresenta-
es, anotaes, planos de ensino, material didtico, apostilas, entre outras.
A informao advinda da extenso produzida a partir das atividades de
extenso, tais como pareceres, pronturios, relatrios tcnicos, entrevistas,
atas de bancas examinadoras, entre outras.
A informao administrativa produzida pela rea de gesto da instituio,
como estatutos, regimentos, resolues, portarias, ofcios, memorandos, atas,
informativos, entre outras.
Esses tipos de informaes digitais presentes nas IESs podem estar inseri-
dos em um ou mais objetos digitais, como um artigo pode estar representado
por um documento no formato PDF ou em uma pgina Web, uma portaria que
pode ser divulgada por meio de um e-mail e estar acessvel em um banco de
dados. Nas IESs, as bibliotecas e os arquivos constituem um dos principais
rgos encarregados da tarefa de organizar e preservar as informaes cientfi-
cas e administrativas produzidas em formato no digital, administradas por
meio de normas, programas e planejamento. Dessa forma, preservam esse ma-
terial mediante a alocao permanente de recursos, a implementao de medi-
das preventivas para conter a deteriorao, medidas para restaurar o uso de
materiais em mau estado e um planejamento que incorpore essas necessidades.
Os programas desenvolvem ferramentas e metodologias para reduzir o risco de
perda dos materiais existentes e restaurar livros e documentos que se deterio-
raram ao longo do tempo, restaurando sua longevidade e sua usabilidade
(Hedstrom, 1998, p.190).
Com a crescente demanda da produo cientfica em formato digital, as
bibliotecas nas IESs tm assumido algumas tarefas de organizar e disponibili-
zar esse material para a utilizao da comunidade interna e externa. Entretanto
com essa demanda surge a obrigao de preservar esse material. Com as infor-
maes administrativas, de docncia e de extenso em formato digital, no se
encontra na literatura o modo pelo qual as IESs esto lidando administrativa-
mente com essa questo, ou seja, quem deve preservar esse tipo de informao.
Observa-se tambm que os objetos digitais podem estar presentes e dispo-
nveis em locais distintos, como repositrios institucionais e servidores de ban-
co de dados, com capacidade para armazenar e disponibilizar informaes di-
gitais oriundas da produo cientfica, acadmica, de gesto, de e-mails,
pginas Web, sistemas institucionais, entre outras. Alm das bibliotecas e dos
arquivos, esse equipamentos podem estar instalados em outros locais, com na
rea de TI da instituio ou em grupos de pesquisa.
Observa-se que os objetos digitais dentro de uma IES podem estar em di-
versos locais (biblioteca, arquivos, rea de TI, grupos de pesquisa e outros) e
armazenados de diversas formas (bando de dados, repositrios institucionais e
outros), necessitando de uma organizao e da definio clara por parte da ins-
tituio das responsabilidades de cada um.
Com relao aos suportes no digitais, a preocupao na tarefa de preserva-
o de qualquer informao registrada e disponvel na IES, seja cientfica, de
docncia, extenso ou de gesto, est em prevenir o risco de perda do suporte
da informao, principalmente decorrente da deteriorao fsica do mesmo, e
em prevenir o risco de alterao de seu contedo, atravs de processos, mto-
dos, tcnicas, normas e procedimentos. No entanto, para os materiais em su-
porte digital, essa regulamentao no adequada e no se aplica preservao
digital, pois as caractersticas dos objetos digitais so bastante diferentes das
informaes disponveis em suportes no digitais, como papel e microfilmes.
A preservao de objetos digitais exige conhecimentos especializados e tcni-
cos que usualmente no fazem parte da formao de bibliotecrios e arquivis-
tas, como conhecimentos de informtica, legislao e administrao..
Boeres e Arellano (2005, p.13) apontam que, alm da carncia de profissio-
nais especializados nas atividades de preservao digital, os responsveis pelos
acervos digitais no tm recursos financeiros, materiais e tecnolgicos sufi-
cientes para as atividades de preservao. Outra caracterstica da maioria das
IESs, especialmente as universidades pblicas estaduais e federais, que essas
instituies passam por mudanas constantes de direo, administrao e or-
amento, requerendo o estabelecimento de polticas permanentes para a pre-
servao digital que sejam pouco afetadas por essas mudanas.
Dessa forma, a preservao digital deve se tornar parte integrante da polti-
ca, do planejamento e dos projetos das IESs, com metas e aes definidas, com
alocao permanente de recursos e com a participao de profissionais de di-
versas reas, como bibliotecrios, arquivistas, administradores, profissionais
de tecnologia de informao, entre outros.
Em sua pesquisa, Boeres e Arellano (2005, p.10) afirmam:
[...] a maioria das instituies de ensino superior carece de tempo, recursos,
e conhecimentos necessrios para garantir a preservao de sua produo
intelectual no longo prazo. O pr-requisito de preservabilidade unicamente
pode ser alcanado atravs de uma estratgia organizacional.
Neste livro, o foco est na preservao dos objetos digitais que fazem parte
das IESs e que podem se tornar instrumentos para a preservao do conheci-
mento produzido pelo corpo docente e discente e da memria das instituies,
por seu valor acadmico, administrativo, legal, cultural e histrico. As IESs
que desejam preservar as informaes em formato digital devem garantir a
atualizao peridica de todos os objetos digitais para as TICs disponveis na
poca, com o objetivo de torn-los acessveis para os dispositivos de hardware
e de software existentes.
No levantamento bibliogrfico realizado, possvel observar diversas ini-
ciativas de preservao digital que lidam com as questes tecnolgicas, legais e
organizacionais, porm h uma carncia de estudos relacionados gesto da
preservao digital nas IESs, que tratem dos processos e dos aspectos relacio-
nados a ela. Assim, a proposta apresentar um modelo baseado nos modelos
da Gesto da Informao, que possa dar suporte a todas as atividades envolvi-
das e que trate de todos os aspectos atravs de uma representao simplificada
e reduzida, mas inteligvel, que permita visualizar de forma concreta todos os
processos envolvidos e que possa ser aplicada aos diversos tipos de informao
disponveis na IES e aos diferentes tipos de objeto digital.
Os processos envolvidos na preservao digital permitem descrever as ati-
vidades envolvidas, e acompanhar, aperfeioar e realizar mudanas quando
necessrio. Dessa forma os processos vo se adequando s necessidades de mu-
dana na instituio, necessidades essas que podem surgir de fatores internos
ou externos. Outra caracterstica que o processo tem uma ou mais pessoas
responsveis pelas atividades nele contidas, que devem interagir com os res-
ponsveis por outros processos, num trabalho cooperativo. Portanto, uma das
chaves para o sucesso de um modelo composto de processos a integrao das
pessoas envolvidas.
Alm dos responsveis, os processos tambm tm seus clientes e, como
mencionam Davenport e Prusak (1998, p.174), [...] como em outras reas,
concentrar o enfoque nas necessidades e na satisfao do cliente tornar mais
efetiva a administrao informacional.
Para demonstrar todos os processos que tratam dos aspectos relacionados
preservao digital, apresentamos um modelo fundamentado em trs modelos
de gesto da informao: o Modelo Processual de Administrao da Informa-
o, de Choo; o modelo de Davenport e Prusak, denominado Processo de Ge-
renciamento da Informao; e o modelo de McGee e Prusak, intitulado Pro-
cesso de Gerenciamento de Informaes.
O modelo deve ser dinmico e atento s alteraes que podem ocorrer no
ambiente no qual est inserido, como qualquer outro modelo de gesto da in-
formao, e se adequar s mudanas causadas principalmente pelos avanos
das TICs, pelas mudanas ocorridas na IESs, na cultura informacional e na
cultura organizacional. Adequar-se aos novos ambientes informacionais
uma das premissas para o sucesso de qualquer poltica de preservao digital,
sempre ressaltando a importncia das pessoas nos processos envolvidos.
Para Moraes e Fadel (2007, p.110),
[...] o processo de gesto da informao pode ser definido de diversas for-
mas e em diferentes etapas, no existindo uma nica maneira de organiz-
-la. Elaborar um modelo de gesto da informao depende de cada organi-
zao e de cada caso, pois as necessidades, interesses, problemas, demandas
etc., so prprios de cada organizao.
O modelo busca atender de maneira terica a gesto da informao para
preservao digital de forma abrangente e pode ser adequado a qualquer tipo
de IES, de informao e de objeto digital. O modelo proposto denomina-se
Modelo Processual de Preservao Digital para Gesto da Informao, com
processos cclicos e correlatos, em que o objetivo definir um conjunto de pro-
cessos que possibilite a preservao no longo prazo de objetos digitais e que
registre o conhecimento explcito pelo tratamento dos aspectos que envolvem
as atividades de preservao digital.
O modelo se prope a tratar da gesto de um conjunto de processos que
identifica, seleciona, organiza, trata, armazena, distribui e permite o acesso aos
objetos digitais preservados, monitorando continuamente os processos e adap-
tando-os s constantes mudanas e avanos das TICs e s necessidades da ins-
tituio e da sociedade na qual ela est inserida.
Dessa forma, o modelo deve ser adequado a cada tipo de informao (cien-
tfica, docncia, extenso e administrativa) e a cada tipo de objeto digital (do-
cumento texto, imagem, vdeo, udio, pgina Web, e-mail e outros) que a IES
define para preservao digital. Assim, algumas atividades envolvidas nos
processos podem ser moldadas para o objeto digital que se deseja preservar.
A Figura 15 apresenta a proposta do Modelo Processual de Preservao
Digital para Gesto da Informao.
Figura 15 Modelo processual de preservao digital para gesto da informao.
O modelo composto de processos, entidades, fluxos, aspectos da preser-
vao digital e resultados esperados de cada processo. Os processos buscam tra-
Aspectos
Objetivos da IES
Polticas
Leis/Atos administrativos
Direitos autorais
Identificao
das
necessidades
Seleo,
descarte e
manuteno
Organizao,
tratamento e
armazenamento
Desenvolvimento
de produtos e
servios
Distribuio
e acesso
Uso
EMN EME
Definio dos tipos e
objetos de informao a
preservar
Estrutura de gesto
Polticas de preservao
digital
Normas
Responsabilidades
Recursos Financeiros
Objeto digital selecionado
Objeto digital descartado
Metadados
Aspectos
digital
EME
Autencidade
Seleo e Descarte
Responsabilidades
Metadados
Aspectos
EME
Autenticidade
Modelos e padres
Repositrio
Metadados
Estratgias
Suporte
Metadados
Objeto digital
Repositrio institucional
Banco de dados
Suportes
Infraestrutura de
preservao
Infraestrutura de acesso
Objeto digital
Metadados
Usurio
Ambiente
Externo
Objeto digital
Selecionado/
descartado
Objeto
Digital
Aspectos
EME
(produtos e servios)
Repositrio
Metadados
Suporte
Aspectos
EME
Padres
Autenticidade
Modelos e padres
(produtos e servios)
Repositrio
Metadados
Suporte
Aspectos
EME
Autenticidade
Repositrio
Metadados
Suporte
Banco de dados
Produtos de acesso ao
objeto digital
Servios de busca e
recuperao
Canais de comunicao
Interface de solicitao
Objeto digital
Atos
administrativos
Aspectos
Administrativos
Legais
Tcnicos
Produtos e
Servios
(objeto digital)
TIC
Usurio
IES
Monitoramento
Informacional
tar dos aspectos envolvidos na preservao digital e so representados por re-
tngulos com os vrtices arredondados; as entidades so pessoas (docentes,
discentes, funcionrios ou usurios externos), instituies (IES, gerncia etc.)
ou situaes (mudana tecnolgica, crise financeira, cultura etc.) que podem,
por algum motivo, interferir nos processos, e so representadas por uma elipse;
os aspectos so os aspectos da preservao digital relacionados a cada processo
e so representados por um retngulo; os resultados esperados esto relaciona-
dos a cada sada resultante de cada processo e so representados por um fluxo-
grama de documento; os fluxos so simbolizados por uma linha e uma seta in-
dicando a direo do fluxo, e representam as conexes existentes entre um
processo e outro, entre uma entidade e um processo, entre os aspectos da pre-
servao digital e seu processo, e entre o processo e os resultados esperados.
Definem-se sete processos relacionados gesto da preservao digital:
identificao das necessidades; seleo, descarte e manuteno; organizao,
tratamento e armazenamento; desenvolvimento de produtos e servios; distri-
buio e acesso; uso; monitoramento informacional.
As entidades relacionadas ao modelo so quatro: IES; usurio; TIC; am-
biente externo. A IES, composta de seus reitores, pr-reitores, gestores, co-
misses e outros, o gestor responsvel pelos processos de preservao digital
e dever definir a estrutura administrativa necessria para a gesto do modelo;
os usurios podem ser externos ou internos (docentes, discentes e funcion-
rios) e tambm podem ser os produtores dos objetos digitais a serem preserva-
dos ou seus consumidores; as TICs esto relacionadas a todas as mudanas e
avanos que podem ocorrer nas tecnologias; e o ambiente externo so todos os
outros fatores que podem interferir nos processos de preservao digital, tais
como mudanas nas leis, na economia e outras.
As entidades podem interferir nos processos de preservao digital por
meio de informaes para o monitoramento informacional que ir analis-las
e, caso necessrio, redirecion-las com as orientaes necessrias para um ou
mais processos.
As TICs devem envolver todo o modelo, pois todos os processos esto rela-
cionados com as tecnologias e buscam um objetivo comum: a preservao dos
objetos digitais nas IESs. A instituio deve estar atenta s mudanas e s ino-
vaes que ocorrem e procurar antecipar-se aos problemas que afetam a pre-
servao digital. Isso pode ser realizado com a capacitao e a motivao das
equipes multidisciplinares envolvidas nos processos.
A implantao do modelo de gesto deve partir do pressuposto de que a
cultura organizacional permeia as TICs e todos os processos envolvidos, inclu-
sive os de deciso, valorizao e aceitao do modelo, por envolver as pessoas e
os grupos existentes nas IESs. O modelo deve ser estruturado e montado com
uma viso e uma forma de agir convencionada entre os indivduos e seus gru-
pos, com base em elementos da cultura organizacional e nos objetivos defini-
dos para os processos envolvidos na preservao digital.
A insero e a aplicao dos elementos da cultura organizacional no modelo
de gesto fortificam sua implantao e so necessrias para seu sucesso, pois
qualquer modelo que envolva pessoas deve entender a viso e a forma de agir
dos indivduos e de seus grupos. O modelo tambm deve utilizar critrios que
sirvam de fundamentao para as definies dos servios e produtos a serem
oferecidos, para as polticas de preservao digital a serem adotadas e para a
continuidade dos processos, independentemente dos gestores da IES. Os crit-
rios propostos por Arellano (2008, p.285) so adequados para esses objetivos:
Confiabilidade: a IES deve atender s necessidades dos usurios e garan-
tir a autenticidade e a integridade dos objetos digitais a serem preserva-
das, respeitando os direitos autorais.
Responsabilidade poltica: a IES demonstra sua responsabilidade com
uma poltica de preservao digital pela definio e oficializao de pol-
ticas, normas, responsveis e ferramentas que possibilitam o armazena-
mento e o acesso aos objetos digitais.
Sustentabilidade econmica: como as atividades de preservao digital
envolvem custos altos e permanentes, a IES deve garantir um oramento
permanente dedicado a essas atividades, estabelecendo, quando possvel,
parcerias com outras instituies, com o objetivo de diminuir custos e
compartilhar conhecimentos e experincias.
Transparncia: a IES deve utilizar preferencialmente metadados e pa-
dres abertos j consolidados, com o objetivo de possibilitar uma gesto
transparente, bem como desenvolver parcerias com instituies, viabili-
zando o intercmbio de dados.
Acessibilidade de longo prazo: a IES deve dispor de sistemas de informa-
o atualizados, que permitam identificar o objeto digital, o aplicativo
associado a ele e as estratgias aplicadas nos processos de preservao di-
gital. Essas informaes possibilitam e garantem o acesso dos usurios
aos objetos digitais.
Para garantir a autenticidade do objeto digital e mostrar sua responsabili-
dade com as atividades de preservao digital, a IES deve demonstrar e assegu-
rar sua capacidade de preservar os objetos digitais. Uma forma utilizar um
conjunto de requisitos propostos por Duranti (2005, p.269-70), que servem de
base para capacitar a instituio na produo de cpias autnticas. Por essa
proposta, a IES deve ser capaz de demonstrar:
que os procedimentos e sistemas utilizados para transferir um objeto di-
gital para a instituio, mant-los e reproduzi-los, englobam controles
adequados e eficazes para garantir sua identidade e integridade;
a documentao das estratgias de preservao aplicadas aos objetos digi-
tais e seus efeitos, atendendo com isso ao critrio de transparncia;
todas as mudanas que o objeto digital sofreu desde sua criao, ou seja,
todas as informaes sobre sua histria, constituindo assim um testemu-
nho que contribui para garantir a autenticidade.
A gesto dos processos requer inicialmente a definio de uma equipe mul-
tidisciplinar normativa (EMN) que se encarregar da montagem das equipes
multidisciplinares executivas (EMEs), cujas responsabilidades sero definidas
a seguir.
A EMN ser o rgo responsvel por ordenar todas as atividades relativas
preservao digital dentro da IES e ter as seguintes competncias: montar a
estrutura de gesto necessria dentro da instituio para as atividades relativas
preservao digital; definir as normas, as polticas e os padres a serem ado-
tados e revis-los quando necessrio; definir as responsabilidades pessoais e
institucionais; realizar o planejamento oramentrio; identificar e definir os
objetos digitais a serem preservados; definir os critrios de seleo, descarte e
manuteno; gerenciar e acompanhar todos os processos envolvidos; apontar
diretrizes e critrios a serem utilizados nos processos; estabelecer parcerias
com outras instituies; elaborar propostas a serem apresentadas aos rgos
gestores da IES; criar as EMEs, quando necessrio. Dessa forma, a EMN tor-
na-se o grupo representante da IES na gesto dos processos e deve estar ligada
a um gestor definido pela instituio.
As EMEs estaro subordinadas EMN e sero os grupos de apoio respon-
sveis por executar as atividades estabelecidas para os processos de preserva-
o digital, sendo composta por pessoas de conhecimento tcnico necessrio
para exercer cada tipo de atividade. Podem ser formadas e dissolvidas de acor-
do as necessidades da IES, do tipo de atividade e do tipo de informao a ser
preservada. Tero como competncias principais: definir as tabelas de tempo-
ralidade; aplicar modelos e padres de metadados definidos; definir a maneira
de funcionamento dos repositrios institucionais; definir os suportes adequa-
dos para cada tipo de objeto digital; definir as estratgias adequadas para as
atividades de preservao; definir a infraestrutura tecnolgica necessria; de-
senvolver produtos e servios; adequar a distribuio e o acesso infraestrutu-
ra existente.
A Figura 16 mostra o organograma dessa estrutura.
Gestor da IES
Equipe
Multidisciplinar
Normativa (EMN)
Equipe
Multidisciplinar
Executiva (EME)
Equipe
Multidisciplinar
Executiva (EME)
Equipe
Multidisciplinar
Executiva (EME)
Figura 16 Organograma das equipes multidisciplinares.
As equipes multidisciplinares normativas e executivas devero ser com-
postas por profissionais de diversas reas e com competncias relacionadas s
atividades de preservao digital, para apontar os caminhos que a IES deve
seguir para atingir os objetivos de preservao e para execuo das atividades
tcnicas.
Utilizando como base a proposta de Choo (1995), as equipes devem ser
constitudas por profissionais de trs especialidades:
Especialistas do domnio da instituio: so pessoas que devem conhecer a
IES, sua histria, suas caractersticas e seus objetivos. Dentre seus conheci-
mentos e competncias esto: as informaes disponveis na instituio; o per-
fil dos usurios das informaes; o acesso aos nveis superiores da instituio,
inclusive com autonomia para tomar decises; o funcionamento da parte fi-
nanceira da instituio. Nas IESs, citam-se como exemplos os reitores, pr-
-reitores, assessores, diretores administrativos, advogados, coordenadores,
chefes de departamento e outros.
Especialistas em informao: so pessoas da IES com competncia para or-
ganizar as informaes em sistemas e estruturas, possibilitando sua busca e
recuperao, facilitando seu uso, agregando valor informao armazenada e
ao seu acesso. Devero ter conhecimento para apontar as necessidades dos pro-
dutos e servios de informao a serem desenvolvidos. Como exemplos apon-
tam-se bibliotecrios, arquivistas, profissionais da Cincia da Informao,
pessoas que trabalham nos arquivos das instituies e outros.
Especialistas em tecnologia da informao: so pessoas especializadas em TI,
com competncia para administrar, desenvolver e manter a infraestrutura tec-
nolgica necessria para preservar objetos digitais e desenvolver produtos. As
competncias incluem o conhecimento tcnico necessrio para a aplicao de
estratgias de preservao digital. Nessa rea esto analistas de sistemas, pro-
gramadores, administradores de rede, tcnicos em informtica e outros.
Dentre os conhecimentos indispensveis para essas equipes multidiscipli-
nares podem ser citados:
a histria e os objetivos da instituio;
o entendimento das informaes disponveis na instituio e dos fluxos
informacionais;
o perfil dos usurios da IES e das informaes;
metadados;
aspectos que regem a preservao digital;
o desenvolvimento de produtos e servios;
o funcionamento de repositrios institucionais;
estratgias de preservao digital existentes;
suportes utilizados nas estratgias de preservao;
a infraestrutura de informao e comunicao existente na IES;
leis de preservao, atos administrativos e de direitos autorais;
finanas e oramento da instituio.
importante ressaltar que esses profissionais devero entender o que a
preservao digital e os aspectos a compem. Dessa forma, possvel definir o
conhecimento especfico necessrio para cada um deles.
Como o modelo busca atender a todos os tipos de informao digital exis-
tentes na IES e a todos os tipos de objetos digitais, os processos de preservao
digital podem e devem ser adequados s necessidades da instituio e a cada
tipo de informao e de objeto digital cuja preservao se faz necessria.
A seguir, detalhamos cada processo envolvido no modelo.
Identificao das necessidades
O processo de identificao das necessidades busca definir polticas, normas
e os tipos de informaes em meio digital e os objetos digitais, de responsabili-
dade da IES, que devem ser preservados, levando em conta as necessidades
histricas, culturais e legais da instituio, seus objetivos, sua cultura organi-
zacional e as demandas dos usurios internos e externos.
Choo (2003, p.406) afirma que [...] o primeiro passo para criar uma estra-
tgia de administrao da informao avaliar acuradamente as necessidades
de informao dos grupos e indivduos da organizao. Isso se aplica tambm
preservao digital das IESs, ou seja, preciso avaliar e levantar cuidadosa-
mente as informaes e os objetos digitais que devem ser preservados, de acor-
do com as necessidades e os objetivos da instituio e dos usurios.
A identificao das necessidades tem uma relao direta com os objetivos
da instituio e com a cultura organizacional, pois os objetos digitais a serem
preservados e, consequentemente, disponibilizados dependem das informa-
es que a instituio produz e de seus valores. Assim, nesse processo neces-
srio definir os objetivos da IES, o que se deseja preservar, o que necessrio
preservar, quais usurios a informao pretende atingir, o perfil do usurio e as
informaes institucionais de valor histrico e legal que necessitam ser preser-
vadas. A Figura 17 mostra o processo de identificao das necessidades:
Figura 17 Processo de identificao das necessidades.
As etapas do processo so representadas por retngulos tracejados com
bordas arredondadas; as entidades por elipses; os aspectos por uma linha e
uma seta que direciona para os processos com sua identificao; os fluxos entre
os processos, por uma seta indicando a direo; e os resultados esperados, por
um fluxograma de documento. Essa representao ser utilizada no detalha-
mento dos outros processos do modelo.
Para identificao das necessidades, o primeiro passo montar a EMN
com profissionais da IES, que ser responsvel: pela definio das polticas de
preservao digital; pela definio, montagem e manuteno da estrutura de
gesto dos processos; pela definio dos objetos digitais a serem preservados;
pela elaborao das normas; pela expedio dos atos administrativos que regu-
Montar a
EMN e definir
polticas
Definir a
estrutura de
gesto
Definir tipos de
informaes e objetos
digitais a preservar
Definir normas e
atos
administrativos
digital
Normas
(estrutura de gesto e EMN)
Responsabilidades
Recursos financeiros
Usurio
IES
Objetivos da
instituio
Objetivos da
instituio
Atos
administrativos
Critrios de
preservao
Planejamento
estratgico
Aspectos legais
Polticas de
preservao digital
Polticas de
preservao digital
lamentem as polticas e as normas definidas; pela definio das responsabili-
dades; pela definio dos recursos financeiros necessrios.
As polticas de preservao digital visam atender aos objetivos da institui-
o e, para que se sustentem, independentemente dos gestores responsveis
pela IES, devem estar de acordo com os valores e as crenas da instituio e ser
definidas em funo de critrios como confiabilidade, responsabilidade polti-
ca, sustentabilidade econmica, transparncia e acessibilidade de longo prazo,
e de requisitos que garantam a autenticidade dos objetos digitais a serem pre-
servados.
A preservao digital, atravs de valores relacionados aos critrios defini-
dos como importantes para a IES, comea a fazer parte da cultura organizacio-
nal da instituio, tendo como consequncias novas crenas/pressupostos que
as pessoas passam a aceitar e a incorporar; comportamentos positivos em rela-
o aos processos; normas para difuso e padronizao dos valores; e processos
de gesto estruturados, organizados, visveis e claros para as pessoas e os gru-
pos que fazem parte da instituio.
A definio da estrutura de gesto envolve a elaborao dos processos a
serem implementados, a partir da composio das polticas de preservao di-
gital definidas pela EMN, das atribuies das EMEs, dos grupos e das pessoas
envolvidas nos processos de preservao digital. Aps a definio da poltica
de preservao digital e da estrutura de gesto a serem utilizadas pela IES, ou-
tras aes podem ser realizadas, como: inserir atividades de preservao digital
no planejamento estratgico; estabelecer cooperao com outras IESs para di-
minuir custos, trocar experincias e aperfeioar processos; definir normas que
garantam a continuidade dos processos de preservao digital e seu financia-
mento sustentvel; tornar a preservao digital parte integrante das estratgias
de TI e da cultura organizacional.
Com a estrutura de gesto montada, possvel identificar e definir, na IES,
os tipos de informao e os objetos digitais que devem ser preservados, levan-
do-se em considerao as polticas de preservao digital definidas, os objeti-
vos da instituio e aspectos legais como as leis internacionais e/ou nacionais
de preservao digital, os atos administrativos existentes e as necessidades da
IES com relao preservao de sua histria e sua cultura.
Uma premissa importante nessa etapa inserir os usurios na definio das
informaes digitais a serem preservadas, pois a EMN no detm o conheci-
mento total das necessidades informacionais. Inferir, presumir ou intuir o que
necessrio pode acarretar a perda de objetos digitais ou levar preservao de
informaes que no sero utilizadas no futuro ou que estejam estruturadas de
maneira incorreta. Mesmo as informaes legais devem ser definidas por pro-
fissionais da rea de legislao da IES e por seus gestores. Da a importncia
dos usurios nesse processo. Alm das demandas dos usurios internos da IES,
outro fato importante o usurio externo, cujas necessidades informacionais
devem ser consideradas no momento de se definir o que deve ser preservado,
em virtude de seu papel social.
A partir da definio dos objetos digitais a serem preservados, possvel
montar as EMEs, definir as responsabilidades dos grupos e das pessoas envol-
vidas nos processos (recursos humanos) e estimar os recursos financeiros ne-
cessrios para implantar as polticas e a estrutura de gesto. Uma atividade
importante para a EMN ser o acompanhamento da aplicao dos recursos,
verificando se os resultados so os esperados para atender s necessidades da
instituio e dos usurios. Em seguida, a EMN pode emitir os atos administra-
tivos necessrios para regulamentar as polticas de preservao digital, a estru-
tura de gesto, os atributos e a composio das EMEs, as responsabilidades e
os objetos digitais a serem preservados. Estes atos contribuem para a padroni-
zao e a divulgao das atividades relacionadas preservao digital.
A partir das definies da EMN, o processo ter como resultados a estrutu-
ra de gesto, as polticas de preservao digital, as normas, a definio dos res-
ponsveis por cada atividade, os recursos financeiros necessrios e a definio
dos objetos digitais que faro parte dos processos de preservao digital, tudo
isso registrado em atos administrativos que auxiliaro na construo e na sedi-
mentao de uma cultura de preservao digital.
Os resultados mostram como a cultura organizacional permeia a preserva-
o digital, pois o processo trata de elementos importantes como valores, cren-
as, cerimnias, normas, comunicao e artefatos.
Considerando as necessidades dos usurios, os aspectos legais, culturais e
histricos da IES, o tipo de informao institucional e o tipo de objeto digital a
ser preservado, a identificao das necessidades de informao normalmente
incerta e dinmica, ou seja, precisa de revises e redefinies peridicas, de
acordo com as exigncias da IES e de seus usurios, e deve ser analisada pela
EMN. As TICs e a cultura organizacional tambm so aspectos que geram a
necessidade de reviso no processo.
Conforme a identificao do que deve ser preservado e de sua normatiza-
o, a IES passa a ser responsvel pela autenticidade dos objetos digitais que
esto sendo preservados e tambm pela transparncia das aes realizadas para
manter os objetos disponveis.
Seleo, descarte e manuteno
A partir do processo de identificao das necessidades de preservao, o
processo de seleo, descarte e manuteno da informao digital tem como ob-
jetivo selecionar o que deve ser preservado, o que deve ser descartado e como
faz-lo, segundo o levantamento das necessidades, das polticas e das normas
definidas pela EMN.
Atualmente, as IESs produzem um grande volume de informaes em for-
mato digital, com tendncia a aumentar na mesma proporo que cresce a ne-
cessidade de sua utilizao. Torna-se, portanto, invivel a preservao de toda
informao produzida em formato digital, diante da complexidade e dos as-
pectos que envolvem a preservao digital.
A seleo e o descarte requerem planejamento e revises peridicas, com o
objetivo de preservar o que importante para as diferentes reas da IES e des-
cartar o que no utilizado. No caso especfico da seleo, poder ser necess-
ria a definio de prioridades de preservao, pois, devido ao grande volume
de informaes digitais disponveis a serem tratadas em uma IES, as atividades
de preservao digital podem sofrer atrasos ou restries de ordem tcnica ou
financeira.
A seleo envolve tambm o aspecto dos custos de preservao, pois pre-
servar tudo dispendioso e invivel, tornando necessrio estabelecer a melhor
relao custo-benefcio, para que os custos no sejam maiores do que os bene-
fcios que a atividade acarretar. A seleo deve levar em considerao os re-
cursos financeiros disponveis e os objetos digitais a serem preservados, bus-
cando agregar valor aos objetos. O estabelecimento de critrios de seleo, de
requisitos de autenticidade e a definio de prioridades so importantes para
estabelecer essa relao.
A seleo pode ser considerada uma das tarefas fundamentais no processo
de gesto da informao digital, pois por meio dela que se monta o acervo de
informaes digitais a serem preservadas. O processo de seleo dos objetos
digitais mostrado na Figura 18:
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O processo se inicia quando um objeto digital transferido por um usurio
para a custdia da IES. Os objetos digitais a serem encaminhados para a sele-
o devem seguir alguns formatos e suportes pr-estabelecidos pela institui-
o, que se comprometer em preserv-los.
Baseando-se nas polticas, nas normas e nos critrios de seleo, a EME
analisa se de responsabilidade da IES a preservao do objeto digital. Alguns
critrios devem ser adotados para auxiliar na atividade de seleo: informaes
que devem fazer parte da histria da IES; informaes de interesse dos usu-
rios; informaes de cunho legal; nmero de usurios que podero utilizar os
objetos digitais; relevncia, interesse e pertinncia do objeto digital para a co-
munidade cientfica e administrativa; qualidade do objeto digital; escassez do
assunto; relao custo-benefcio dentro de padres adequados para a IES.
Aps a seleo do objeto digital, a EME analisa sua autenticidade por meio
de requisitos definidos para cada tipo de informao ou para cada tipo de obje-
to digital, bem como se o formato do objeto digital est de acordo com aqueles
definidos pela instituio. Diante da constatao de autenticidade, o usurio
deve encaminhar IES uma autorizao em que consta que, a partir desse mo-
mento, o objeto digital passa a fazer parte da custdia da instituio e que esta
se torna responsvel por sua preservao, garantindo sua autenticidade e po-
dendo aplicar ao objeto as estratgias que a IES julgar adequadas.
Alm do objeto digital, o usurio deve tambm encaminhar IES informa-
es adicionais definidas pela instituio, com base em normas e procedimen-
tos que serviro para descrever o objeto digital por metadados. Como exemplo
podemos citar os nomes das pessoas que criaram o objeto digital (autor, escri-
tor etc.), o assunto, palavras-chave, data de criao, formato do objeto, softwa-
re utilizado para sua criao, suporte utilizado e outros.
Para alguns tipos de objeto digital, como material didtico do docente ou e-
-mail, o prprio usurio dever ser o responsvel pela seleo do que deve ser
preservado, ficando sob sua responsabilidade garantir a autenticidade do objeto
digital. Em outros casos, a EME responsvel pelo processo de seleo realizar
essa tarefa. Em ambos as situaes, a seleo deve ser realizada em funo das
polticas, normas, critrios e requisitos de autenticidade estabelecidos pela IES.
Alm da EME, o usurio participa de todo o processo de seleo e exerce
papel importante, pois, alm de ser o responsvel pelo encaminhamento do
objeto digital no formato e no suporte adequados, tambm sua tarefa descre-
ver corretamente o objeto digital para sua descrio por metadados. Os produ-
tos finais desse processo sero o objeto digital selecionado, autntico e no for-
mato adequado, com informaes sobre sua descrio que serviro de base
para a descrio por metadados e a autorizao para a IES preserv-lo.
No caso do descarte, a definio dos objetos passa pela definio de uma
tabela de temporalidade e da forma como essa atividade ser desenvolvida.
A tabela de temporalidade dever ser definida de acordo com os objetivos da
IES e com os aspectos legais, buscando tambm uma condio tecnolgica que
evite o acmulo do lixo digital.
A Figura 19 apresenta o processo de descarte dos objetos digitais.
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A identificao dos objetos digitais a serem descartados pode ser realizada
automaticamente por sistemas de informao que buscam nos metadados a in-
formao de quando e como o objeto deve ser descartado. Isso torna o servio
de descarte mais eficiente e rpido, pois no envolve trabalho manual.
Uma das preocupaes no descarte de livros, peridicos e outros materiais
que no esto no formato digital com o espao que ocupam, o que no ocorre
no ambiente digital, onde as tecnologias atuais permitem o armazenamento de
grande volume de informaes em pequenos espaos. O que deve ser conside-
rado neste caso a questo do lixo eletrnico, ou seja, o usurio pode ter na
recuperao de um assunto um grande volume de informaes sem interesse
para sua anlise, o que demandar tempo para selecionar o que lhe interessa.
No caso da manuteno dos objetos digitais selecionados para descarte, a
EME, de acordo com as normas estabelecidas pela IES, pode adotar dois pro-
cedimentos: eliminar definitivamente o objeto digital ou mov-lo para uma
estrutura de objetos descartados, que pode ser denominada de arquivo digital
permanente. Os objetos digitais desse arquivo no sero includos na aplicao
das futuras estratgias de preservao, mas podem retornar infraestrutura de
preservao e de acesso, por deciso da EMN, em funo de alguma mudana
nas leis, por necessidade da IES ou por uma grande quantidade de buscas por
parte dos usurios, que justifique essa ao. Essa atividade s ser possvel se a
IES ainda dispuser de recursos tecnolgicos que possibilitem aplicar estrat-
gias de preservao que recoloquem esse objeto digital em condies de uso.
Na manuteno dos objetos digitais descartados, importante que a insti-
tuio descreva os procedimentos de descarte, utilizando metadados, e mante-
nha disponveis por tempo indeterminado, com o objetivo de contar com um
histrico do tratamento dado a todos os objetos digitais descartados que foram,
em algum momento, de responsabilidade da IES.
Como a seleo e o descarte esto inseridos no contexto das IESs, que so
dinmicas e mudam constantemente seus objetivos especficos e seus gestores,
necessria uma reavaliao constante da seleo do que deve ser preservado e
do que deve ser descartado. Assim surge o dilema e o desafio para as IESs:
como selecionar o que relevante para a instituio e para os usurios e como
descartar os objetos digitais sem perder informaes importantes. Esse desafio
deve ser enfrentado com uma ampla discusso da instituio com os usurios,
seguindo os aspectos legais e dando ampla transparncia no funcionamento
dos processos.
Organizao, tratamento e armazenamento
O processo de organizao, tratamento e armazenamento iniciado pela
submisso de um objeto digital para preservao e custdia da instituio, para
descarte ou para a aplicao de estratgias de preservao digital. A EME res-
ponsvel pelo processo dever ser composta de especialistas de Cincia da In-
formao que descrevero os metadados das informaes adicionais e das es-
tratgias de preservao aplicadas, e de TI, que sero os responsveis pela
organizao da infraestrutura, pela definio das estratgias de preservao
digital e pelo armazenamento do objeto digital e de seus metadados.
O processo trata de aspectos fsicos e lgicos associados s tecnologias, com
a organizao, o tratamento e o armazenamento dos objetos digitais em banco
de dados, sistemas de informaes ou repositrios institucionais, com o objeti-
vo de permitir sua preservao ou descarte.
A organizao para as atividades de preservao digital tem como objetivo
montar uma infraestrutura tcnica e de pessoal, que ir atender s necessidades
fsicas e lgicas relacionadas ao hardware e ao software, com o objetivo de criar
um ambiente tecnolgico adequado para a preservao dos objetos digitais. A
infraestrutura dever ser composta de uma estrutura de datacenter que atenda
preferencialmente norma TIA 942, com equipamentos e software que aten-
dam s necessidades de armazenamento, busca e recuperao dos objetos digi-
tais, infraestrutura para acesso on-line e via Internet, pessoal tcnico especiali-
zado em TIC, entre outros.
A organizao tambm dever tratar da administrao de toda a infraestru-
tura tecnolgica e de pessoal, empreendendo aes como um programa perma-
nente de capacitao e aperfeioamento para o pessoal tcnico envolvido no
processo; atualizao dos equipamentos de acesso e armazenamento; atualiza-
o do software; atualizao do datacenter; atualizao da rede de computado-
res e dos servios relacionados a ela; manuteno da segurana da infraestrutu-
ra tecnolgica.
A partir da criao de uma infraestrutura de preservao digital adequada
s necessidades da IES, possvel realizar as atividades de tratamento e arma-
zenamento dos objetos digitais.
O tratamento dos objetos digitais, sejam eles objetos para insero na in-
fraestrutura de preservao da IES, para descarte ou que passaram por alguma
estratgia de preservao, est relacionado sua descrio por metadados, que
dever ser realizado por profissionais capacitados, como bibliotecrios e arqui-
vistas, e seguir normas e padres definidos pela instituio. Para os objetos
digitais sob a custdia da IES, o tratamento envolve tambm a definio de
quando e quais estratgias de preservao digital devem ser utilizadas e de
quais so os suportes adequados para preservao e acesso.
Os metadados a serem definidos para cada tipo de objeto digital devem se-
guir padres j existentes, estabilizados e que outras instituies estejam utili-
zando, possibilitando, quando necessrio, a interoperabilidade e facilitando o
tratamento dos metadados para os sistemas de informao, de forma adequada.
A descrio do objeto digital por metadados tem trs fases: a descrio inicial
relativa ao seu contedo, quando o objeto transferido para a custdia da IES; a
descrio das estratgias de preservao aplicadas ao objeto durante seu ciclo de
vida, registrando todas as transformaes ocorridas e criando garantias para sua
autenticidade; a descrio da forma pela qual o objeto digital foi descartado.
O armazenamento tem como objetivo inserir o objeto digital na infraestru-
tura tecnolgica (hardware, software e formato) mais adequada para atender
demanda das IESs e dos usurios, na busca, na recuperao, no acesso e na
preservao desse objeto.
A utilizao da melhor soluo tecnolgica para o armazenamento do objeto
digital deve levar em considerao a infraestrutura da instituio, o conhecimen-
to tcnico dos profissionais envolvidos, os recursos financeiros disponveis e o
contexto tecnolgico da poca, buscando a melhor relao custo-benefcio.
O armazenamento deve atender a duas infraestruturas: de preservao, com
o objetivo de armazenar os objetos digitais a serem preservados e seus metada-
dos; de acesso, para armazenar os objetos digitais que atendero s necessida-
des de pesquisas dos usurios, atravs principalmente de acesso via rede de
computadores e Internet. As duas infraestruturas podem ser distintas ou con-
tidas no mesmo ambiente de armazenamento.
A Figura 20 detalha as etapas envolvidas no tratamento e no armazena-
mento de objetos digitais a serem transferidos para a custdia da IES.
Figura 20 Tratamento e armazenamento para objetos digitais novos.
Assim que os responsveis pelo tratamento recebem o objeto digital com as
informaes adicionais, a primeira atividade descrev-lo de acordo com as
normas e os padres de metadados definidos pela IES, buscando garantir a
autenticidade do objeto e utilizando a infraestrutura tecnolgica existente. Os
metadados iro descrever o objeto digital em si e sua origem.
O prximo passo adequar o objeto digital e seus metadados aos formatos
de preservao digital e de acesso definidos e infraestrutura utilizada pela
instituio. A partir da, de acordo com a infraestrutura (preservao ou aces-
so), o objeto digital pode ser armazenado em repositrios institucionais ou em
banco de dados, no suporte definido, juntamente com a autorizao que garan-
te a custdia do objeto digital IES.
Objeto digital de preservao
Objeto digital de acesso
Metadados
Autorizao
Banco de dados
Suportes
Infraestrutura (acesso e preservao)
Armazenar
objeto digital
para preservao
Adequar objeto
digital para
formato de
preservao
Descrever
objetos digital por
metadados
Adequar objeto
digital para
formao de acesso
EME
Infraestrutura
de preservao
Normas
Metadados
Autenticidade
Infraestrutura
Infraestrutura
de acesso
Objeto digital e
informaes adicionais
Objeto digital e metadados
Modelos e padres
Suporte
Infraestrutura
de acesso
Infraestrutura
de preservao
Armazenar
objeto digital
para acesso
A estrutura de armazenamento deve, preferencialmente:
utilizar sistemas com alta capacidade de armazenamento e dispositivos
de acesso de alta velocidade;
manter uma estrutura de cpias de segurana (backup) confivel;
ter um sistema de redundncia de banco de dados e de hardware;
ter um sistema de deteco e recuperao automtica de falhas;
manter uma estrutura de redes de computadores adequada para acesso
dos usurios ao sistema de informao;
dispor de sistemas de armazenamento com mecanismos de segurana;
ter acesso restrito aos equipamentos e aos objetos digitais.
Para os objetos digitais j preservados e armazenados, ser necessria, ao
longo de seu ciclo de vida, a aplicao de estratgias de preservao digital que
mantenha o objeto disponvel.
O tratamento e o armazenamento para objetos digitais sob custdia da IES
se realizam pela necessidade da aplicao de estratgias de preservao digital,
com o objetivo de mant-los acessveis. O processo pode ser iniciado por mu-
danas na equipe ou na filosofia das EMEs que levam a novas propostas de
preservao digital; mudanas e/ou avanos nas TICs que implicam a descon-
tinuidade de software ou de hardware; mudana da infraestrutura da IES; indi-
cao de algum elemento de metadados.
A Figura 21 retrata as principais etapas envolvidas nesse processo, incluin-
do uma das principais atividades da preservao digital, que a escolha do
momento e das melhores estratgias a serem aplicadas para cada tipo de objeto
digital sob custdia da IES.
Figura 21 Tratamento e armazenamento para objetos digitais sob custdia da IES.
Aps a constatao da necessidade de aplicao de estratgias de preserva-
o, a EME deve realizar a anlise das TICs existentes no momento e identifi-
car quais as mais adequadas para o objeto digital a ser preservado e para a in-
fraestrutura existente na IES. As estratgias a serem aplicadas dependem
tambm do tipo do objeto digital e do suporte que ele utiliza.
Com o objeto digital, seus metadados, o conhecimento das TICs e da in-
fraestrutura da IES, a EME pode definir as estratgias de preservao digital
que podem ser aplicadas ao objeto digital e qual o suporte mais adequado para
sua preservao e acesso. As estratgias devem envolver o hardware, o software,
Objeto digital de preservao
Objeto digital de acesso
Metadados
Banco de dados
Suportes
Infraestrutura (acesso e preservao)
Verificar a necessidade
de aplicao de
estratgias
Identificar as TIC a
serem utilizadas
Determinar as
estratgias e os suportes
a serem utilizados
Aplicar as estratgias
de preservao digital
Transferir para o
suporte determinado
Descrever os
metadados de
preservao
Armazenar objeto
digital e metadados nas
infraestruturas
EME
TIC
Metadados
Infraestrutura
Manuteno
Mudanas e avanos
Infraestrutura
Metadados
Infraestrutura
Repositrio
institucional
Infraestrutura
Suporte
Suporte
Infraestrutura
Infraestrutura
Infraestrutura
Suporte
Normas e
padres
Estratgias
Estratgias
Autenticidade
Autenticidade
o formato e o suporte. Portanto, a EME tem um papel importante na definio
das estratgias a serem utilizadas. Nesse sentido, a equipe deve:
estar atenta ao contexto atual da IES;
conhecer detalhadamente as novas TICs e suas tendncias;
conhecer os objetos digitais e seus registros de alteraes ocorridas, des-
critos pelos metadados de preservao;
levar em considerao os dois ambientes tecnolgicos, ou seja, de infraes-
trutura de preservao e de acesso;
definir padres de hardware e software compatveis entre si e com a in-
fraestrutura da IES;
definir formatos de armazenamento compatveis com o hardware e com o
software escolhidos.
A definio das estratgias deve levar em conta a conservao do objeto
digital no seu formato original, atravs de tcnicas como refrescamento ou
emulao, ou a conservao do contedo intelectual do objeto digital, atravs
da migrao.
Com relao definio dos formatos de armazenamento, recomendada a
utilizao de formatos abertos, como o ODF e/ou PDF/A; no caso da infraes-
trutura de software relacionada produo acadmica, recomenda-se a utiliza-
o de repositrios institucionais, como o EPrints, o DSPACE e outros.
Os suportes a serem utilizados para o armazenamento dos objetos digitais
devem passar por auditorias peridicas, com o objetivo de minimizar os riscos
de deteriorao, e, quando necessrio, a EME responsvel deve realizar a mu-
dana para o suporte adequado (refrescamento). A definio do suporte passa
tambm pela escolha do tipo de acesso aos objetos digitais, ou seja, se ser off-
-line e/ou on-line. Aps a aplicao das estratgias de preservao digital e da
transferncia do objeto digital para o suporte determinado, necessrio des-
crever todas as atividades envolvidas e as tcnicas utilizadas, atravs dos meta-
dados de preservao.
Os metadados de preservao devem ser utilizados em conjunto com os
metadados de descrio do objeto digital, possibilitando a descrio e a intera-
o com os sistemas de busca e recuperao, registrando informaes tcnicas
sobre o objeto digital, que auxiliam na aplicao futura de novas estratgias de
preservao digital, alm de contribuir para a garantia de autenticidade do ob-
jeto digital.
A prxima etapa armazenar o objeto digital e seus metadados nas infraes-
truturas de preservao e de acesso, como banco de dados, repositrios institu-
cionais, pginas Web e outros.
No tratamento e no armazenamento de objetos digitais, um dos padres
abertos e de consenso na literatura que podem ser adotados pela IESs o mo-
delo de referncia OAIS, que trata todas as etapas do processo, gerenciando o
fluxo de informaes entre a etapa de verificao da necessidade de aplicao
de estratgias e a etapa de armazenamento do objeto digital. Nesse processo,
outro fator importante que pode auxiliar nas decises das melhores estratgias
de preservao digital, alm de agilizar e diminuir os custos do processo, o
estabelecimento de parcerias com outras IESs e projetos que tambm desen-
volvem atividades de preservao digital.
Alm da aplicao de estratgias de preservao digital, o processo envolve
as etapas de descarte, detalhadas na Figura 22.
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No caso do tratamento de objetos digitais a serem descartados, o processo
deve iniciar-se pela deteco automtica da necessidade de descarte atravs dos
metadados ou pela verificao por parte da EME a partir de normas de descar-
te. Aps tal verificao, a prxima etapa consiste em definir o procedimento a
ser adotado, ou seja, a eliminao definitiva do objeto digital e sua forma de
descarte ou sua transferncia para o arquivo digital permanente.
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Com essa definio possvel descrever todos os procedimentos que se-
ro utilizados para o descarte e registr-los nos metadados, que sero manti-
dos por tempo indeterminado, com o objetivo de possuir um histrico do
tratamento dado a todos os objetos digitais descartados, mas que foram, em
algum momento, de responsabilidade da IES. Com essas definies e meta-
dados, possvel armazenar o objeto digital no arquivo digital permanente
ou descart-lo, e armazenar os metadados no prprio arquivo ou em outra
infraestrutura.
Os objetos digitais descartados e armazenados no arquivo digital perma-
nente devem ter uma poltica ou norma de descarte definitivo e de retorno
infraestrutura de preservao e de acesso. Entretanto, as normas e as polticas
de descarte definitivo podem, devido ao baixo custo atual dos dispositivos de
armazenamento, definir que esses objetos digitais permaneam no arquivo di-
gital permanente at que se tornem obsoletos e no seja mais possvel seu aces-
so pelas TICs disponveis.
Desenvolvimento de produtos e servios
A partir do momento em que os objetos digitais a serem preservados esto
organizados, armazenados e descritos de forma correta, torna-se necessrio o
desenvolvimento de produtos e servios, cujo objetivo criar e disponibilizar
ferramentas que recuperem esses objetos e atendam s necessidades dos usu-
rios na busca e na recuperao da informao digital.
Assim, importante a definio de premissas para o desenvolvimento de
produtos e servios que funcionem de maneira equilibrada e se complemen-
tem, proporcionando ao usurio confiana na qualidade dos objetos digitais
recuperados em sua pesquisa.
A seguir, prope-se um conjunto mnimo de premissas que podem ser
adaptadas s caractersticas de cada IES e que devem ser normatizadas por
meio de atos administrativos, para sua padronizao por parte dos desenvolve-
dores dos produtos e dos servios. So elas:
Facilidade: procura diminuir as dificuldades na utilizao dos produtos e
servios, facilitando seu uso. Os produtos devem ter interfaces de busca,
recuperao e uso amigveis, e preferencialmente estar disponveis on-
-line e via Internet.
Eficincia: busca garantir a qualidade dos produtos e servios para que
atendam de forma adequada s pesquisas, retornando todos os objetos
digitais disponveis e satisfazendo as necessidades do usurio.
Adaptabilidade: almeja a adaptao dos produtos e servios s mudanas
nas TICs, na IES e nas necessidades dos usurios.
Acessibilidade: tem como objetivo prover a todos os usurios com neces-
sidades especiais, produtos e servios que possibilitem o acesso e o uso
dos objetos digitais.
Apesar de a acessibilidade ser uma premissa importante, inclusive para o
processo de distribuio e acesso, no sero detalhadas as questes que a envol-
vem. Entretanto, para o desenvolvimento de produtos/servios e para uma
adequada distribuio e acesso, as caractersticas da acessibilidade devem ser
observadas na preservao digital para que os produtos e servios no criem
barreiras para os usurios com necessidades especiais.
a partir desse processo que o usurio passa a ter uma interao com os
objetos digitais preservados pela IES, atravs dos produtos e servios desen-
volvidos para o seu uso.
Para tanto, a EME dever ser composta de profissionais da rea de TI, de
Cincia da Informao, de Biblioteconomia e de Arquivologia. Os profissio-
nais de TI sero os responsveis pelo desenvolvimento dos produtos, utilizan-
do as ferramentas adequadas de software e de hardware a partir das TICs, das
premissas estabelecidas e das necessidades apontadas pelos usurios. Os ou-
tros profissionais sero os responsveis diretos pela definio, pela montagem
e pela execuo dos servios de busca e recuperao oferecidos aos usurios.
A Figura 23 detalha as etapas, os aspectos e os resultados desse processo.
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Os produtos e os servios definidos devem se completar e se voltar para a
infraestrutura de acesso, buscando atender os usurios nas TICs existentes,
priorizando ferramentas de pesquisa avanadas, com acesso rpido aos objetos
digitais selecionados, e disponibilizando as informaes nos formatos e supor-
tes definidos.
Os produtos devem manter e garantir a autenticidade, retornando para o
usurio os objetos digitais selecionados e mostrando que a IES est comprome-
tida com as atividades de preservao digital. Essa atitude se reflete na con-
fiana e na segurana que os usurios tero nos objetos digitais preservados.
Tanto os produtos como os servios devem ser desenvolvidos seguindo as
premissas estabelecidas, utilizando os metadados nas interfaces de pesquisa e,
preferencialmente, estar disponveis via rede de computadores e Internet, como
o atendimento ao usurio via chat, auxlio nas estratgias de pesquisa, e outros.
Nesse sentido, a implementao de repositrios institucionais um dos
produtos que atendem s necessidades de preservao digital da IES e de aces-
so aos objetos digitais preservados, pois tem a caracterstica de armazenar v-
rios tipos de informao e de objetos digitais, de contar com ferramentas de
descrio por metadados, de disponibilizar mecanismos de pesquisa aos obje-
tos armazenados, entre outras caractersticas.
O processo de desenvolvimento de produtos e servios guarda uma relao
direta com o processo de distribuio e acesso, e portanto podem ser desenvol-
vidos em conjunto e pela mesma EME.
Distribuio e acesso
O processo de acesso tem como objetivo verificar os privilgios de acessos
dos usurios aos objetos digitais preservados, definir os formatos que atendam
as suas necessidades e gerar o pacote de informao que ser encaminhado para
o usurio. A partir dessa etapa, o processo de distribuio define a forma pela
qual o objeto ser encaminhado ao solicitante, promovendo e facilitando a dis-
seminao dos objetos digitais preservados e recuperados pelo usurio atravs
de canais de comunicao eficientes, que atendam as mais variadas formas de
acesso, formato e suporte utilizadas pelos usurios.
Nos processos de distribuio e acesso, a IES deve estar atenta a alguns as-
pectos importantes da preservao digital, tais como: adotar normas e procedi-
mentos para o funcionamento da infraestrutura de acesso como os repositrios
digitais; utilizar metadados para auxiliar no controle de acesso; utilizar supor-
tes adequados para a distribuio dos objetos digitais; garantir na distribuio
a autenticidade dos objetos digitais preservados; construir uma infraestrutura
tecnolgica que atenda a todas as demandas, de maneira rpida e eficiente.
As atividades envolvidas no processo de distribuio e acesso devem estar
em consonncia com os produtos e servios, pois ambos lidam com o foco
principal da preservao digital que o usurio.
A Figura 24 detalha as etapas, os aspectos e os resultados desse processo.
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No ambiente on-line, a distribuio realizada por ferramentas digitais e
canais de comunicao via rede de computadores e Internet, enquanto no am-
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biente off-line a distribuio pode ser realizada atravs da impresso em papel,
fax e outros dispositivos.
Davenport e Prusak (1998, p.190-1) consideram que as novas tecnologias,
como a www e os computadores pessoais ligados em rede, tornaram mais vi-
veis a recuperao de informaes pelos usurios e que
[...] uma vez armazenados, os dados podem se movimentar pelas redes com
rapidez, e as mquinas distribuem bem certos tipos de dados, incluindo os
altamente estruturados, os atualizados com frequncia, os que precisam ser
enviados a mltiplas localizaes de uma s vez e a locais geograficamente
distantes e os que precisam ficar armazenados para ser acessados pelos
usurios.
Ao utilizar o modelo, os objetos digitais preservados tm essas caractersti-
cas apontadas pelos autores, ou seja, so estruturados em TICs atuais e arma-
zenados em uma infraestrutura que permite sua distribuio e recuperao de
maneira rpida por parte dos usurios.
Baseado no modelo OAIS, mais especificamente na entidade acesso, o pro-
cesso de distribuio e acesso pode ser estruturado em trs etapas: coordenar as
formas de solicitao, gerar o pacote de informao e encaminhar a resposta.
A etapa de coordenar as formas de solicitao consiste em definir privilgios
de acesso e as formas pelas quais os usurios podero realizar a requisio de
um objeto digital. As formas de solicitao podem ser: via Internet, por e-mail,
fax e outros formatos. Os privilgios de acesso dependem de quais podem ser
de livre acesso e quais tm acesso restrito. Os repositrios digitais, como o DS-
pace, contam com esse controle de privilgio.
A etapa de gerar o pacote de informao consiste em, aps a autorizao para
acesso informao solicitada, recuperar o objeto digital do sistema de arquivo
e convert-lo em um pacote de informao no formato e no suporte adequado.
Para as solicitaes realizadas atravs de sistemas de informao, a verificao
dos privilgios e a gerao do pacote de informao so automticas.
A etapa de encaminhar a resposta (distribuio) consiste em enviar o pacote
de informao para o solicitante, utilizando os meios de comunicao dispon-
veis na instituio. No caso dos repositrios digitais, o encaminhamento pode
ser realizado pelas redes de computadores. Entretanto, pode existir situao
em que o pacote de informao gerado em meio no digital, como o papel,
exigindo outra forma de encaminhamento.
A distribuio deve envolver procedimentos de segurana que garantam
que o objeto digital chegue ao usurio sem riscos de adulterao, garantindo
sua autenticidade, integridade e confiabilidade. Atualmente, uma das tecnolo-
gias disponveis que podem garantir segurana nas transaes eletrnicas a
assinatura digital, que consiste na utilizao de uma assinatura criptografada
digitalmente por parte da entidade que envia um documento eletrnico. Quem
recebe esse documento tem uma ferramenta que permite verificar se o docu-
mento eletrnico autntico e se no foi alterado.
A EME responsvel por esse processo tem como principais responsabilida-
des: aplicar as normas definidas para acesso e distribuio, garantindo a autenti-
cidade do objeto digital a ser distribudo; disponibilizar formatos e suportes ade-
quados s necessidades dos usurios, inclusive aos portadores de necessidades
especiais (acessibilidade); e utilizar canais de comunicao rpidos e eficientes.
O acesso tambm pode ser solicitado por membros da EME, responsveis
pelas atividades de preservao digital, com o objetivo de avaliar a necessidade
ou no da aplicao de estratgias de preservao e de auditar os produtos e
servios de acesso aos objetos digitais.
Uso
O processo de uso a etapa de avaliao dos processos e do modelo, ou seja,
se os objetos digitais e todos os produtos e servios relacionados a eles esto
atendendo adequadamente IES e aos usurios, sejam eles internos ou exter-
nos. Como os usurios da informao so o objetivo principal para a preserva-
o dos objetos digitais de uma IES, o uso da informao tratado como um
processo separado devido sua importncia, mesmo estando fortemente rela-
cionado ao monitoramento informacional.
A avaliao do uso dos objetos digitais preservados dentro de uma IES
pode ser realizada de duas maneiras: buscando informaes quantitativas dos
sistemas desenvolvidos e dos servios oferecidos ou atravs de pesquisas junto
aos usurios dos produtos e servios.
A EME responsvel por realizar a avaliao junto aos usurios deve criar
mecanismos que permitam analisar se as informaes recuperadas e os pacotes
de informao esto adequados s suas necessidades, bem como buscar mto-
dos e tcnicas que permitam avaliar as respostas, provendo a IES de dados para
a verificao da necessidade ou no de mudanas nos processos envolvidos na
preservao digital. Dessa forma, o processo de uso deve possibilitar a intera-
o do modelo com os usurios, para dar instituio um feedback para a ade-
quao do modelo s suas necessidades informacionais. A Figura 25 apresenta
o processo.
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Uma das avaliaes possveis junto aos usurios, que pode ser importante
para analisar se o uso dos objetos digitais preservados e as estratgias de pre-
servao aplicadas esto adequados, verificar se os metadados esto aten-
dendo s pesquisas formuladas e se o acesso aos objetos digitais recuperados
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no formato distribudo foi realizado com sucesso. Alm dos usurios, o pro-
cesso de uso pode tambm avaliar mudanas necessrias em funo das ne-
cessidades da IES.
Entretanto, embora seja difcil avaliar o uso, a infraestrutura tcnica de pre-
servao digital pode estimar alguns parmetros quantitativos de uso, como o
nmero de usurios dos produtos e dos servios; o nmero de acessos a deter-
minados objetos digitais; o nmero de acessos a um banco de dados ou a um
repositrio institucional; os produtos mais utilizados; o perfil dos usurios; os
horrios de picos de acesso; o nmero de usurios que solicitam os servios de
pesquisa dos bibliotecrios; o tempo de resposta da infraestrutura tecnolgica
a uma pesquisa; os objetos digitais mais pesquisados; os tipos de distribuio
mais usados pelos usurios; o tempo que o sistema ou a rede de computadores
ficou indisponvel, entre outros.
Utilizando parmetros mensurveis disponveis na infraestrutura de pre-
servao e de acesso juntamente com as avaliaes feitas com os usurios e com
a IES, o processo de uso busca levantar dados que possam subsidiar a equipe
responsvel pelo monitoramento informacional na identificao de eventuais
necessidades de mudanas em um ou mais processos. Essas informaes resul-
tam em atos administrativos, como relatrios e outros documentos, que po-
dem apontar, dentre outras, a necessidade de:
incluir alguns objetos digitais ainda no includos nas polticas de preser-
vao digital;
identificar objetos digitais que esto sendo descartados prematuramente
e devem permanecer ou retornar para a infraestrutura de preservao e
para a de acesso;
adequar a infraestrutura de preservao e de acesso;
adequar a forma de armazenamento;
adequar o tratamento dado aos objetos digitais, ou seja, em seus metadados;
adequar os produtos, por exemplo em funo da acessibilidade dos usu-
rios com necessidades especiais. A questo da acessibilidade no foi objeto
de discusso, mas deve-se destacar sua importncia para o processo de uso;
identificar melhorias nos servios oferecidos;
identificar novas formas de distribuio dos objetos digitais;
identificar novos formatos de acesso para os objetos digitais distribudos.
Entretanto as decises sobre as mudanas necessrias sero sempre defini-
das pela equipe responsvel pelo monitoramento informacional.
Monitoramento informacional
Valentim (2003) define monitoramento informacional como o [...] mtodo
ou a tcnica de observao e acompanhamento constante de dados, informao
e conhecimento relevantes ao negcio da organizao, em que a constncia
compreende um processo [...] dinmico e contnuo de coleta, anlise, avalia-
o e sntese da informao. Para Palop e Vicente Gomila (1999) apud Valen-
tim (2003), o monitoramento um esforo sistematizado e organizado da em-
presa, com o objetivo de observar, captar, analisar, difundir e recuperar as
informaes importantes sobre o ambiente em que a empresa est inserida.
O processo entendido com um conjunto de atividades com o objetivo de,
a partir de uma entrada, gerar um resultado ou um produto, utilizando a in-
fraestrutura e os recursos humanos e materiais existentes na IES, e um mtodo
o conjunto de tcnicas a serem realizadas para atingir um objetivo. Assim,
entende-se que, para a preservao digital, o monitoramento informacional
um processo, pois deve utilizar tcnicas de avaliao e monitoramento para
cada tipo de atividade envolvida nesse processo, a partir de informaes levan-
tadas, dos aspectos que envolvem a preservao digital, das entidades, tendo
como produto uma indicao de mudana. Alm disso, necessita de uma equi-
pe que realize a gesto dessas atividades.
Portanto, no contexto da preservao digital, define-se o processo de moni-
toramento informacional como a atividade de acompanhamento e adequao
constante dos processos que abrangem o modelo s necessidades dos usurios.
Esse processo realizado por meio do levantamento das necessidades das enti-
dades envolvidas no modelo (usurio, IES, TIC e ambiente externo) e da ob-
servao, anlise e avaliao permanente dos aspectos relacionados preserva-
o digital. Deve ser um processo contnuo e dinmico, que, ao agregar o
conhecimento dos membros da EMN e das EMEs, permita apontar as melho-
res solues para a preservao digital dentro da IES.
O monitoramento informacional tem como principal resultado os atos ad-
ministrativos que registrem e encaminhem as mudanas necessrias que de-
vem ocorrer nos processos e nas atividades envolvidas na preservao digital
dentro da instituio. Como rgo gestor do modelo, ser de responsabilidade
da EMN o monitoramento informacional, e a equipe dever dispor de autono-
mia para as decises e ser composta de pessoas com competncia para tal.
Portanto, a EMN dever definir necessidades como: a adequao das infor-
maes digitais a serem preservadas, de acordo com as novas solicitaes da
instituio e/ou de seus usurios; mudanas no processo de seleo, descarte e
manuteno; a atualizao da infraestrutura tecnolgica e de pessoal; a ade-
quao dos metadados s novas necessidades; o desenvolvimento e/ou a atua-
lizao de produtos e servios; mudanas na forma de distribuio e acesso dos
objetos digitais, e nos mtodos de avaliao de uso dos objetos digitais. A Figu-
ra 26 mostra as etapas relacionadas ao processo.
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As informaes relativas s necessidades dos usurios e da IES sero enca-
minhadas EMN com base em levantamentos realizados no processo de uso
dos objetos digitais preservados. Tendo em vista essas informaes, a equipe
realizar a avaliao da necessidade de mudanas ou no nos processos.
As informaes relacionadas s evolues das TICs e s mudanas no am-
biente externo da IES devero ser monitoradas pela EMN, utilizando-se tcni-
cas e mtodos apropriados. A partir da avaliao e da identificao da necessi-
dade de mudanas nos processos, o monitoramento informacional interferir
neles diretamente, encaminhando as novas atribuies s pessoas e aos grupos
responsveis. Quando as mudanas envolverem questes tcnicas, essas defi-
nies podem ser discutidas com as EMEs.
A seguir, detalhamos o modo como as entidades se relacionam com o pro-
cesso de monitoramento informacional.
Como toda instituio, a IES passa por mudanas decorrentes de vrios fa-
tores, sejam eles internos ou externos, exigindo dos administradores uma ade-
quao ao novo ambiente. As mudanas podem afetar os processos de gesto
envolvidos na preservao digital, por exemplo: mudanas nos objetivos da
instituio, que podem requerer uma reviso dos objetos digitais que devem
ser preservados; redefinio das responsabilidades, diante das mudanas de
objetivos; mudana nos membros da equipe multidisciplinar, que pode impli-
car na redefinio de vrias atividades, como novos critrios de seleo, nova
infraestrutura tecnolgica e outras; alterao nos recursos financeiros dispon-
veis para as atividades de preservao, que afeta diretamente todos os proces-
sos de gesto para preservao dos objetos digitais. Essas mudanas podem
afetar tambm a cultura organizacional, refletindo diretamente no comporta-
mento informacional.
O monitoramento informacional deve interagir constantemente com os
usurios, sejam eles produtores ou consumidores, para analisar suas necessi-
dades e verificar se os produtos, servios e mtodos de acesso e distribuio
oferecidos so satisfatrios. Podem ser necessrias adequaes nos formatos de
dados, nos suportes, na infraestrutura tecnolgica, nas formas de distribuio
e acesso, no encaminhamento do objeto digital para preservao, e outras. Essa
interao pode ser obtida em questionrios de avaliao, reunies ou interaes
individuais e desenvolvidas no processo de uso. A partir desses dados, poss-
vel analisar as informaes coletadas e adequar os processos e as estratgias s
necessidades apuradas.
As TICs afetam diretamente a gesto, pois todos os processos de preser-
vao digital esto inseridos no ambiente tecnolgico. O acompanhamento
pela EMN e pelas EMEs das mudanas que ocorrem no hardware, no softwa-
re, nos suportes e nos formatos essencial para analisar a aplicao das me-
lhores estratgias de preservao e quando isso se torna necessrio. O pro-
cesso deve envolver tambm o monitoramento e a avaliao das tecnologias
digitais emergentes, das novas plataformas de hardware e software, de novos
formatos, novos suportes de armazenamento, novas tecnologias de acesso,
entre outras, buscando se antecipar a essas inovaes. O monitoramento
tambm deve estar voltado para a identificao das tecnologias digitais que
esto se tornando obsoletas e que afetam os processos e os aspectos da preser-
vao digital dentro da IES.
As TICs tambm so importantes no processo de monitoramento informa-
cional na medida em que podem fornecer, com as ferramentas tecnolgicas,
informaes que auxiliaro as atividades de anlise e avaliao das necessida-
des de mudanas, de maneira gil. Entretanto, as pessoas envolvidas nesse pro-
cesso so essenciais, pois so elas que, com competncia, garantindo o cumpri-
mento dos objetivos e das polticas de preservao digital da instituio,
utilizaro as ferramentas, interpretaro as informaes fornecidas e definiro
as mudanas necessrias nas atividades de preservao digital.
O ambiente externo envolve todos os outros fatores que podem influenciar
a necessidade de mudanas nos processos de gesto, tais como novas leis rela-
cionadas preservao digital, direitos autorais e outras. Isso exige da IES o
acompanhamento dos especialistas em domnio da instituio e dos especialis-
tas em informao.
A partir de todos os processos apresentados, o modelo proposto busca sub-
sidiar as IESs nas atividades envolvidas na preservao digital, tratando de to-
dos os aspectos que, juntamente com as TICs, compem o ambiente adequado
para preservar os objetos digitais essenciais para a instituio e para as pessoas
que, no futuro, necessitaro das informaes armazenadas em meio digital. O
modelo pode ser aplicado e adaptado a vrios tipos de objetos digitais presen-
tes nas IESs, bem como em instituies que no desenvolvam atividades em
todas as reas do Ensino Superior (ensino, pesquisa e extenso).
Aps estudos sobre as iniciativas nacionais de preservao digital, verifica-
mos que as IES no Brasil carecem de modelos de gesto para a preservao di-
gital. Dessa forma, o modelo apresentado, por ser flexvel e envolver todos os
aspectos da preservao digital, busca preencher a lacuna existente.
CONSIDERAES FINAIS
necessrio entender os aspectos que envolvem a preservao digital, seus
desafios, e a abordagem desse assunto pelas instituies, especificamente as
IESs no Brasil, diante das mudanas e dos avanos que ocorrem na sociedade
atual, principalmente as relativas s TICs.
A partir dos conceitos e das iniciativas relacionadas preservao digital ob-
serva-se que vrios aspectos a envolvem. possvel constatar uma carncia de
aes voltadas para a preservao das informaes digitais, nas IESs brasileiras,
e a inexistncia de um modelo de gesto que aborde todos os seus aspectos.
Nesse sentido, o modelo processual de gesto para a preservao digital, a
partir dos principais modelos de gesto da informao, tem como premissa
abordar todos os aspectos da preservao digital com um conjunto de proces-
sos que atendesse s necessidades das IESs.
O livro permitiu examinar os desafios e as ameaas para a preservao
digital e analisar os conceitos e as caractersticas da informao, da informa-
o digital, do conhecimento, da gesto da informao, dos modelos de ges-
to da informao e da cultura organizacional. Na etapa seguinte, foram
apresentados os conceitos de preservao digital, suas caractersticas e as ini-
ciativas nacionais e internacionais mais relevantes, que possibilitaram a
identificao dos principais aspectos que envolvem a preservao digital.
Tendo como foco as IESs do Brasil e, com base em suas caractersticas, nos
aspectos construdos e nos modelos apresentados, apresenta-se um modelo
de gesto dos processos envolvidos na preservao digital e o modo pelo qual
os aspectos se relacionam com cada processo, de acordo com as caractersti-
cas e as necessidades das IESs.
O captulo 4 define um conjunto de quinze aspectos relacionados preser-
vao digital, divididos em trs grupos, a partir dos quais se elaborou, com
apoio nas TICs e inserido na cultura organizacional, uma representao deno-
minada Dimenses da preservao digital:
Aspectos organizacionais: objetivos da instituio; equipe multidiscipli-
nar; responsabilidades; recursos financeiros; atos administrativos.
Aspectos legais: leis; direitos autorais.
Aspectos tcnicos: seleo, descarte e manuteno; modelos, padres e
iniciativas; metadados; autenticidade; infraestrutura tecnolgica; reposi-
trios institucionais; estratgias de preservao; suporte.
A preservao digital est relacionada com a cultura organizacional, pois
sua implantao envolve, alm dos aspectos relacionados anteriormente, mu-
danas na rotina, no comportamento, nos valores e nas atividades das pessoas
e dos grupos inseridos nas IESs.
A partir dos aspectos, dos principais modelos de gesto da informao e das
caractersticas das IESs, definimos um Modelo Processual de Preservao Di-
gital para Gesto da Informao composto de sete processos: identificao das
necessidades; seleo, descarte e manuteno; organizao, tratamento e arma-
zenamento; desenvolvimento de produtos e servios; distribuio e acesso;
uso; monitoramento informacional. Em seu ambiente de desenvolvimento, o
modelo abrange os quinze aspectos e permeado pela cultura organizacional e
pelas TICs.
Por ser abrangente, dinmico e construdo a com base em estudos relacio-
nados aos temas inerentes preservao digital, o modelo teve como propsito
no se restringir a um tipo de IES, informao ou objeto digital, mas atender e
adequar-se s caractersticas de cada instituio, tipo de informao e objeto
digital, e auxiliar as IESs na organizao da estrutura necessria para a preser-
vao digital.
Com a representao das Dimenses da preservao digital e com o Mo-
delo Processual de Preservao Digital para Gesto da Informao, poss-
vel tecer consideraes sobre a gesto e os aspectos que envolvem a preserva-
o digital.
Um dos primeiros passos para a implantao de um modelo de gesto para
a preservao digital a insero, por parte das IESs, da preservao digital em
seus objetivos, iniciando assim a consolidao de uma cultura de preservao
digital na cultura organizacional e o fortalecimento das polticas para a rea.
Essa insero se torna mais importante nas IESs, principalmente nas universi-
dades pblicas, que tm como caracterstica mudanas peridicas de seus ges-
tores e que, portanto, sofrem alteraes em suas polticas, seus objetivos espe-
cficos, suas metas, suas aes e suas prioridades.
Dessa forma, a preservao digital deve estar inserida nos objetivos, nas
polticas e nos projetos de Tecnologia da Informao (TI) das IESs, abrangen-
do os aspectos culturais, organizacionais, legais e tcnicos, com normas e pa-
dres estabelecidos e registrados por atos administrativos.
Outros fatores que contribuem para a consolidao do modelo so a forma-
lizao da estrutura de gesto para a preservao digital, principalmente com a
criao da EMN, de suas atribuies e de seus componentes, e o estabeleci-
mento de parcerias nacionais e internacionais com outras IESs e projetos, com
o objetivo de trocar experincias e tornar mais rpida e eficiente a gesto dos
processos envolvidos na preservao digital. Por meio de parcerias, os resulta-
dos podem ser obtidos com menor custo e em menor tempo, o que minimiza o
risco de perdas de objetos digitais diante da rapidez das mudanas nas TICs e
do aumento das informaes digitais.
O modelo proposto deve abranger todos os aspectos da preservao digital,
com critrios e objetivos preestabelecidos e com normas e procedimentos que
sejam do conhecimento da IES, valendo-se de modelos reconhecidamente
aceitos, como o OAIS, e de padres de metadados abertos e utilizados por ou-
tras instituies, como o DC e o METS.
Outra caracterstica importante da proposta que a participao do usurio
no modelo de gesto fundamental, pois seu perfil e suas necessidades iro
determinar, juntamente com as TICs e com a cultura organizacional, o modo
de funcionamento do modelo para cada tipo objeto digital a ser preservado.
Para a definio dos servios e produtos a serem desenvolvidos e disponi-
bilizados para os usurios, sugere-se a utilizao de critrios que deem con-
fiana aos usurios da qualidade dos produtos e servios, alm de garantir
recursos financeiros e capacitao tcnica IES para manter a integridade e a
autenticidade dos objetos digitais preservados, conferindo transparncia s
estratgias de preservao digital aplicadas ao longo do tempo. Alguns crit-
rios podem ser destacados: o investimento permanente de recursos financei-
ros; o compromisso poltico da IES com a responsabilidade de preservao; a
transparncia nos processos de gesto; a garantia da autenticidade dos obje-
tos digitais sob custdia da instituio; e a garantia de acesso aos objetos di-
gitais preservados.
Com relao garantia de autenticidade do objeto digital sob custdia das
IESs, um conjunto de requisitos pode ser utilizado para capacitar a instituio
na produo de cpias autnticas, como os utilizados no Projeto Interpares.
Juntamente com esses requisitos, propomos a utilizao de um conjunto de
premissas para padronizao dos servios e produtos. Tais premissas se tradu-
zem em facilidade, eficincia, adaptabilidade e acessibilidade.
Sobre os aspectos legais, mostramos a necessidade do estabelecimento de
leis mais especficas que garantam s IESs, bem como s organizaes que de-
sejam preservar algum tipo de objeto digital, a legalidade com relao s cpias
necessrias para a preservao digital e a garantia dos direitos autorais. Nesse
sentido, ressalta-se a necessidade de reviso da Lei n
o
9.610, de 19 de fevereiro
de 1998.
Por meio dos estudos das iniciativas nacionais e internacionais, observou-se
que a preocupao com a preservao digital maior em pases da Europa, da
Amrica do Norte e do continente australiano. No Brasil, especialmente as IESs
carecem de projetos, iniciativas e publicaes na rea, pois, por ser uma rea de
estudo recente, a preservao digital ainda requer maiores discusses, revises e
aprofundamentos, principalmente na aplicao prtica de suas teorias.
Atualmente, um dos projetos consolidados e apresentados, e que j conta
com sua insero no Brasil, por meio da Unicamp, o Projeto Interpares que,
por suas caractersticas, se mostra bastante engajado nas questes relativas
preservao digital. Nesse sentido, sugere-se que as IESs que desejam preser-
var as informaes digitais faam parte de projetos desse porte ou pelo menos
acompanhem seu desenvolvimento.
A preservao digital, por envolver diversos aspectos relacionados a espe-
cialidades distintas, necessita do envolvimento de profissionais de vrias reas
da IES, que devem estar comprometidos com o trabalho em equipe, atravs da
EMN e das EMEs.
A capacitao profissional do pessoal envolvido essencial diante das cons-
tantes mudanas e avanos das TICs. Alm de cursos e treinamentos, uma da
formas de capacitar o intercmbio de experincias com outras instituies e a
participao efetiva das IESs em projetos e iniciativas nacionais e internacio-
nais. Dessa forma, os profissionais podero conhecer novas solues, trocar
experincias e atualizar os processos de gesto nos quais esto envolvidos.
Como a assimilao de uma cultura de preservao digital, nas instituies
e nas pessoas, passa pelo conhecimento das caractersticas da informao digi-
tal, das ameaas e dos aspectos envolvidos na preservao digital, uma forma
de tratar esta questo implantar, nas IESs, programas que promovam a di-
vulgao de informaes sobre preservao digital, atravs de palestras, cur-
sos, reunies etc.
Por serem recentes as pesquisas relacionadas preservao digital, princi-
palmente no Brasil, futuros estudos podem ser desenvolvidos nessa rea, como
os que sugerimos a seguir.
Inicialmente, destacamos, como estudo subsequente, o detalhamento dos
aspectos relacionados preservao digital, propostos no item Dimenses da
preservao digital, presentes no captulo 3, a partir da sua particularizao
para os diferentes tipos de informao e de objetos digitais nas IESs. Entre eles
citamos o detalhamento de questes relacionadas autenticidade, aos direitos
autorais, s estratgias de preservao, aos modelos, aos padres, aos reposit-
rios institucionais e aos metadados.
Nessa mesma linha, os processos que fazem parte do modelo de gesto
tambm podem ser detalhados e especificados, de acordo com as caractersti-
cas da IES e dos tipos de informao e de objetos digitais a serem preservados,
particularizando os processos para cada necessidade.
Acrescentamos ainda, como possibilidade de desdobramento, o estudo da
extenso desse modelo para outros tipos de instituies ou organizaes.
Como a preservao digital tem uma relao direta com as TICs e ambas se
inserem na cultura organizacional, sugerimos a continuidade por meio de estu-
dos sobre a influncia da cultura organizacional e de seus elementos na preser-
vao digital e vice-versa, e o modo pelo qual a primeira contribui para a im-
plantao do modelo, numa espiral de influncias mtuas.
Os desafios so inmeros e de naturezas distintas e a demora na implanta-
o de projetos de gesto em preservao digital pe em risco a integridade, a
autenticidade e a recuperao de informaes digitais importantes para as
IESs, com a possibilidade de perdas futuras irreversveis. Torna-se, pois, im-
prescindvel que as instituies se conscientizem da necessidade de implantar
um modelo de gesto para a preservao digital.
Considerando a relevncia das questes estudadas para as IESs e para a so-
ciedade, o livro teve como proposta contribuir para a rea da Cincia da Infor-
mao por meio de um estudo terico e metodolgico dos aspectos e dos pro-
cessos inerentes preservao de objetos digitais, abordando questes
interdisciplinares, que envolvem a Cincia da Computao, a Administrao e
o Direito, entre outros campos. Sua contribuio principal foi a proposta de
um modelo de gesto para a preservao digital nas IESs, tratando de temas
centrais para a rea, como: as TICs, a IES, sua cultura organizacional, a gesto
da informao, a informao digital, processos, modelos, monitoramento in-
formacional e polticas.
O modelo processual proposto, pelas caractersticas apresentadas, serve de
base para que diferentes IESs possam formular suas polticas de preservao
digital e, a partir delas, implementar os processos necessrios para a gesto dos
objetos digitais sob sua custdia, preservando assim o importante patrimnio
produzido por sua comunidade.
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Convention for the Protection of Literary and Artistic Works. Paris, 1979. 29 p. Dis-
ponvel em: <http://www.wipo.int/export/sites/www/treaties/en/ip/berne/
pdf/trtdocs_wo001.pdf>. Acesso em: 4 set. 2009.
SOBRE O LIVRO
Formato: 16 x 23 cm
Mancha: 27,7 x 45,7 paicas
Tipologia: Horley Old Style 10,5/14
1
a
edio: 2012
EQUIPE DE REALIZAO
Coordenao Geral
Kalima Editores

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