SAP OVERVIEW

ERP Enterprse Resource Pannng

Sstema Integrado de
Gesto
Evoluo SAP
RF
Sstema de Contabdade
R/2
Sstema de Gesto
R/3
Sste
ma de
Gest
o +
BW +
CRM...
Sou
es
de BI
vend
das
separ
adam
ente
1
ECC Enterprise Central Component
Sstema de Gesto Pataforma
Netweaver
Soues de BI no mesmo pacote
My Busness Sute: Open busness souton,
ntegrates peope, nformaton, and process
to drve emcency and protabty from
busness reatonshps. (x ndustry, ndustry,
tech and servces)
The nternet has encouraged an envronment
that promotes coaboraton between
busness communtes n greater vaue
creaton.
Od economy: Busness process ntegraton
New economy: Integrated across enterprses
Cooperaton
My busness sute s but on SAP Netweaver,
open scaabe nfrastructure that aows
ntegraton wthn heterogeneous
envronments (SAP, non SAP).
Netweaver ncudes: SAP Web Appcaton
Server, Porta Infrastructure, Exchange
Infrastructure and Informaton Integraton.
2
SAP customer servces: hep customers to
maxmze ther ROI
- busness soutons consutng
- souton operatons servces
- tranng
- support
ERP s a fundamenta budng bock of a e-
busness soutons.
SAP Netweaver enabes ntegraton wth .net
and web sphere n 3 eves:
- user eve: porta
- nformaton eve: b and km
- process eve: exchange nfra
My Sap components:
- CRM
- APO
- SRM
- SEM
- PORTAL
Sap Netweaver (technoogy):
- ntegrates and agns peope,
nformaton and busness process
- soutons wth ower TCO
- enterprse servces archtecture ESA
ncreases the exbty and
extensbty of busness process
PIPA:
- peope ntegraton : porta
3
- nformaton ntegraton : bw / km
- process ntegraton: ntegraton broker
x
- appcaton pataform
ESA Enterprse Servces Archtecture:
- web servces archtecture for busness
process based on SOA
- ob|ectve: more exbty and
extensbty whe everagng exstng
nvestments
- ESA s the archtecture for compete
servce based soutons
- all user group
- all inormation
- all e!isting s"stems #sap non sap$
- SAP Netweaver s the nfra used by
SAP to make ESA a reaty
SAP xApps:
- new breed of ntegratng standard
software
- cross functona busness process
- not part of MySAP busness sute
Servce and support technoogy
- sap souton manager
- sap servce support
SAP product strategy -> extend nstead of
repace
4
%&I' (
BASIC SETTINGS
)ESSO&* Organi+ational %nits
O Cent (mandante ou ambente) o nve
mas ato na herarqua do sstema.
Especcaes ou datas que so vdas para
todas as undades organzaconas (como
taxas de cmbo) so dendas nesse nve.
Isso emna a necessdade de entrar a
nformao mas de uma vez. Cada Cent
uma undade com dados mestre (master
records) dstntos e uma competa
congurao de tabeas e dados. Para
acessar o sstema necessro nformar o
ambente.

Uma empresa pode estabeecer vros
Cents: Desenvovmento, Ouadade,
Trenamento* e Produo.
* Na Promon foram criados 3 ambientes:
Desenvolvimento, Qualidade e Produo.
5

Compan" Co,e #Empresa$* Para ob|etvos
externos.
Representa uma entdade contb
ndependente. Reatros nanceros e
contbes requerdos por e so gerados por
empresa. A empresa (company code) a
menor estrutura necessra ao ERP
Fnancas. Como as autordades scas e
egas requerem o regstro de uma entdade
ega para cada empresa, uma company
code deve ser denda por pas. Portanto,
deve-se ter uma company code para cada
CNP| raz (0001), os demas sero
representados como as. Uma a pode
estar assocada a somente uma empresa,
representando em qua Baano suas
movmentaes sero demonstradas.
6
Curosdade: GAAP Generay Accepted
Accountng Prncpes
Company Code tambm pode representar
empresas gerencas?
Pode, mas no fo feta para sso. O dea
sera tratar anamentos gerencas oh-books
7
que apesar de estarem assocados a uma
empresa oca no seram seeconados em
anses e reatros socetros (range de
contas). O nstrutor entende que contas oh-
books e centros de ucro so mas fces de
dar no da a da.

Sugere-se que se|am cradas empresas por
natureza de negco e que as empresas
ncamente cradas possam ser utzadas
como modeo (recurso de cpa) para a
crao de novas empresas de mesma
natureza.
Para crar uma empresa voc pode copar
uma company code exstente usando a
funo Cop" Compan" Co,e. Abaxo as
nformaes que sero copadas:

Denton (name cty country
anguage.)
Goba Parameters (chat of accounts,
sca year.)
Customzng Tabes
Genera Ledger Accounts (f desred)
Account Determnaton
Aps a cpa, os dados e conguraes da
nova empresa podem ser a|ustados, se
necessro.

8
-usiness Area #.iviso$* Para ob|etvos
nternos.
Dvses representam as reas de negco
que permtem a vsuazao de baanos
9
cross- company. Sua prncpa funo
vabzar um baano nter-empresara e sua
utzao opcona.
As Busness Area no esto assocadas
dretamente s copany codes, so
assocadas atravs das pants de MM
(centro / fbrca) e saes organzatons de SD.
Essas entdades que esto assocadas s
company codes tem reao de 1 para 1, ou
se|a, uma pant s estar assocada a uma
company code por s poder aparecer em um
nco baano.
Lanamentos em uma Busness Area no
podem ser rateados! Sendo assm, uma BA
sempre ser penazada com um anamento
corporatvo (exempo: R$ 200.000 - Saro
da Dretora). Por esse motvo, ao nvs de
utzar a entdade Busness Area em FI,
utza-se o coetor Centro de Lucro em CO.
Para empresas ncas que querem dvdr seu
resutado por negco, sugere-se a utzao
de Fun/tional Area. Esse recurso pode ser
usado para agrupar anamentos em ob|etos
de custo / ucro.
Countr" 'emplate* Modeo de congurao
de empresa por pas.
10
A company code 0001 um tempate padro
sem especcaes especas de pases.
Se for necessro crar uma empresa com
base em um country tempate, deve-se usar
o programa Countr" Installation Program
para copar as conguraes do pas para a
empresa 0001. A partr da, uma nova
empresa pode ser crada como cpa da
0001. A empresa 0001 pode ser um novo
tempate para as demas do mesmo pas.
Esse tempate tambm engoba controng
areas, pants, purchasng organzatons, saes
organzatons, credt contro areas, nanca
management areas...
Esse recurso geramente no utzado. Vae
mas a pena crar uma empresa do zero
(menos tempo dspenddo e maor segurana
nas conguraes) com as partcuardades
do cente e a partr dessa prmera empresa
proceder com as cpas. Outro motvo que
esse recurso no deve ser usado em
atuazaes de reeases, por conta de
dferencaes nas especcaes de uma
verso para outra.
11
)ESSO&* Variant Prin/iple
O prncpo de varante vae para todo o
sstema e pode ser usado em 3 passos:
1. Denr a varante
1. Dene the Varant
2. Determnar os vaores para a varante
2. Determne Vaues for the Varant
3. Atrbur a varante aos ob|etos
3. Assgn the Varant to the Ob|ects

12
A vantagem de se utzar esse prncpo
factar a assocao e a manuteno de
conguraes que so comuns a dversos
ob|etos de negcos, podendo atrbur
conguraes a dversas company codes. Por
outro ado, se a congurao que est sendo
efetvada servr para apenas uma empresa,
da mesma forma ter que ser assocada a
uma varante e a varante atrbuda
empresa (ob|eto).
usado em Fed Status (campos de status),
Postng Perods, Fsca Year...
)ESSO&* Fis/al 0ear
Serve para denr os perodos possves para
anamentos contbes (normas e
extraordnros). Pode ser dendo
ndependente do ano (year ndependent) ou
especco ao ano (year specc / dependent).
Posting Perio,s: Perodos normas para
anamentos
Spe/ial Perio,s: Perodos extraordnros
ou especas, dendos para os processos de
fechamento de ano (year end cossng),
mostrando em um outro perodo os
anamentos que foram reazados por
a|ustes de baano.
13
O sstema derva os perodos de anamento
das datas de anamentos. Se os
anamentos tverem data do tmo perodo,
voc pode ndcar um dos perodos especas.
O sstema vada a data de anamento com
o perodo.
(Marceo) The FYV DOES NOT specfy
whether a perod s open or cosed. The FYV
ony denes the number of perods and ther
start and nsh dates.
No obrgatro estabeecer perodos
extraordnros, s no fechar o tmo
perodo (12, por exempo) e anamentos
desse ms que teram a ndcao de
perodos posterores (13 / 14 / 15 / 16)
seram anados no prpro perodo 12.
14
0ear In,epen,ent
O nmero de perodos e as datas de nco e
m dees so os mesmos para todos os anos.
15
0ear Spe/i1/ / .epen,ent
Os perodos podero e sero dferencados
por ano e no necessaramente dependero
do caendro sca, ou se|a, podero ter
mas de 12 perodos.
Calen,ar 0ear
Uma FYV marcada como ano caendro r
depender do ano sca, para tanto devero
ser nformados 12 perodos normas
(prmero |anero e o tmo dezembro) e
podero ser nformados at 4 perodos
extraordnros.

&on Calen,ar 0ear
Para perodos Non Caendar Year deve ser
nformada a data na para cada perodo:
16
0ear S2it
Se o prmero perodo no comear em
|anero deve ter a ndcao de -1 / +1
Perodo Ms
17
1 Setembro
2 Outubro
3 Novembro
4 Dezembro
5 |anero
6 Feverero
7 Maro
8 Abr
9 Mao
10 |unho
11 |uho
12 Agosto
Postng Date: 16.01.2006
Year: 2006
Perod: 5
Fsca Year: 2005 Year Shft (-1)
Fsca years are normay year-ndependent.
O nmero mxmo de perodos
extraordnros 4.
Uma company code estar assocada a
somente uma Fsca Year Varant, porm,
ser possve extrar reatros cross FYV.
)ESSO&* Curren/ies
18
O sstema | traz as prncpas moedas, am
de possbtar o cadastro de novas (porco /
gado).
Uma company code est assocada a uma
moeda (oca) e os anamentos podero ser
regstrados em quaquer moeda exstente no
sstema. Sendo assm, os vaores sempre
sero gravados na moeda oca e na moeda
do documento.
A taxa coocada no documento (se coocada)
sobrepe a taxa da tabea de moedas. Pode-
se estabeecer uma varao X que se
utrapassada o sstema no permta que o
usuro nforme a taxa no documento.
Exchange Rate Types = Tpos de Taxa de
Cmbo
O SAP permte o regstro de taxas para os
seguntes tpos:
Compra Buyng Rate
Venda Bank Seng
Rate
Pane|amento
Mda (PTAX Banco Centra) Average
Rate for Postng and Cearng*
...
* Tipo padro ou mais utilizado.
19
Toda moeda deve ter sua chave de moedas
(currency key = currency code) atrbuda. A
maora das moedas | esto dendas no
sstema SAP. Cada chave de moeda
(currency key) pode ter uma data de
vadade.
possve manter ,ierentes ta!as ,e
/3m4io para a mesma moe,a,
dferencadas peo tipo ,e ta!a ,e /3m4io
(exchange rate type). Essas dferentes taxas
podem ser utzadas para dferentes
necessdades como vaorao, converso,
transaton e pane|amento. Para uma
'ools to 5aintaining E!/2ange Rates*
Facdades para a Manuteno de Taxas no
Sstema
'ranslation Ratios
Consderando que exstem pases com
undades monetras desatuazadas,
essa funo r desocar casas
decmas a m de factar o trabaho:
BRL 1 Coca $ 1,50
|PY 1 Coca $ 150,00
20
Essa ferramente exste para factar a
manuteno de taxas. Serve para
dmnur as casas decmas dos vaores
das moedas. Portanto, ao nserr as
taxas de cmbo no necessro
coocar vros nmeros aps a vrgua,
ou se|a, ao nvs de coocar 1 rea
para 133.000 Yenes possve usar a
translation ratios que dvdra esse
vaor por uma base dese|ada 1/100,
cando 1 rea para 133 Yenes.
Por causa da nao a reao entre
duas moedas pode ser mantda em
uma perodo de tempo.
Inversion
Dever estar marcado para que a taxa
possa ser nformada uma nca vez:
BRL USD e USD - BRL
E!/2ange Rate Sprea,
No entend para que serve.
-ase Curren/"
21
Facdade para no precsar coocar
todas as reaes entre todas as
moedas. A partr de uma moeda base,
o sstema | cacua as outras.
You can ony use one of these toos for each
exchange rate type. You can however use
dherent toos for dherent exchange rate
types.
.ire/t an, In,ire/t 6uotation o
E!/2ange Rates
Na cotao dreta uma undade de moeda
estrangera cotada para a moeda oca:
0,50 USD = 1 BRL
Na cotao ndreta uma undade de moeda
oca cotada para a moeda estrangera:
1 BRL = 0,50 USD
22
* A mas utzada nos pro|etos a In,ire/t
6uotation.
Wor7lists or 5aintaining E!/2ange
Rates
possve crar Wor7lists or 5aintaining
E!/2ange Rates para factar a
manuteno de taxas peo usuro, uma vez
que a transao orgna no IMG
(customzng).
Denndo stas de trabaho voc r
economzar tempo e dmnur erros. Apenas
as taxas de cmbo reevantes sofrero
manuteno. Voc pode denr autorzaes
s worksts.
A transao r mostrar vsuamente qua
sta de trabaho | fo atuazada...
Na manuteno de taxas, o sstema entende
que se for coocado o prexo "/" antes do
vaor, trata-se de uma ndrect quotaton
(/0.93439) e se no for coocado nada
(0.93439) trata-se de uma drect quotaton.
Porm, 8 poss9vel alterar essa
23
/on1gurao, ndcando que quando no
for coocado nenhum sna ser in,ire/t
quotaton ao nvs de ,ire/t.
24
25
%&I' 2
MASTER DATA
)ESSO&* :eneral )e,ger A//ounts
Vncuado ao razo gera ou edger (GL)
esto os razes auxares ou sub-edgers (AP
/ AR / AA) que servem para demonstrar de
manera anatca as nformaes do razo
gera.
O cadastro mestre de contas contbes
possu dos segmentos:
Chart of Account Segment
Company Code Segment
As contas contbes anatcas cadastradas
no sstema so obrgatoramente assocadas
um grupo de contas (account group) e
cada empresa (company code) na qua ser
utzada. Antes de crar as contas contbes,
necessro crar a estrutura do pano de
contas.
'2ree Steps to Create an, %se a C2art
o A//ounts*
26
1. Dene the Chart of Account
2. Dene the Propertes of the Chart of
Accounts
3. Assgn the Chart of Accounts to
Company Codes
27
)engt2 o :) A//ount &um4er: O
tamanho do cdgo das contas contbes
dendo na estrutura do pano de contas.
Controlling Integration: Sempre que
forem cradas contas de Prot & Loss o
sstema pode crar casses de custo (cost
eements) prmras automatcamente no
CO, desde que ha|a uma categora padro
para que essas casses se|am aocadas. A
crao de cost eements automatcamente
tambm denda na estrutura do pano.

:roup C2art o A//ounts: Se houver um
pano de contas do grupo para qua os sados
do pano de contas operacona devero ser
repcados, esse pano deve estar vncuado
na estrutura do pano de contas (operacona
= INT / grupo = CONS).

Plano ,e /ontas ,o grupo ,e empresas
Pano de contas, que utzado no grupo de
empresas.
%tili+ao
Nas contas do razo do pano de contas
exstente pode ser entrado um nmero de
conta do grupo de empresas como
nformao adcona. O sstema verca, se o
28
nmero de conta do grupo de empresas
exste no pano de contas do grupo de
empresas.
E!emplo
Se a estrutura do pano de contas estver
prdenda devdo a normas naconas, pode
ser dendo um pano de contas do grupo de
empresas. Todas as contas obtm um
nmero de conta do grupo de empresas, que
unvoco para contas dntcas em panos
de contas dferentes.
A deno do baano patrmona e do
ccuo de ucros e perdas da vso do grupo
de empresas pode ser efetuada medante a
utzao de nmeros de conta do grupo de
empresas e no necessta ser denda
separadamente por cada pas.
-lo/7e,: Um pano de contas que anda no
estver sdo nazado, pode ser boqueado.
Am de assocar o Chart of Accounts s
company codes, necessro habtar cada
conta contb na company code que far
uso dea (Company Code Segment). Esse
trabaho torna-se mas rpdo atravs do
recurso de cpa dsponve no sstema.
29
Every Company Code must have a chart of
accounts assgned t. One chart of accounts
can be assgned to severa company codes
(varant prncpe).
( Chart of Accounts pode estar assocado
& Company Codes. Sendo assm, as contas
30
tero o mesmo cdgo e nome ndependente
da empresa em que sero utzadas.
Countr" C2art o A//ounts* uma
aternatva para empresas de uma hodng
nternacona que so obrgadas a usar o
mesmo pano de contas operacona para
vabzar demonstraes nanceras
(Fnanca Statement) cross company. Com o
country chart of accounts eas podero
vsuazar seus sados em um pano
especco para o seu pas.
Obrgando as empresas do grupo a usar o
mesmo pano operacona, quando a hodng
quser um baano cross empresas do grupo,
ea poder optar por usar um :roup C2art
o A//ounts que ter todos os sados cross
company.
Se as empresas no usarem o mesmo pano
operacona, o agrupamento de sados
tambm ser possve, porm o :roup
C2art o A//ounts estar poudo, uma vez
que dever conter todos os grupos de conta
estabeecdos em cada dferente pano
operacona. No trata-se de uma
consodao (no h emnaes nem
equvanca patrmona) mas sm de um
agrupamento de sados (pano CONS).
31
O pano de contas prncpa da empresa
denomnado operational /2art o
a//ounts.
O cadastro mestre de uma conta contb
possu dos segmentos C2art o A//ounts e
Compan" Co,e.
'2e /2art o a//ounts segment /onsists
o several groups o 1el,s*
Type / Descrpton
Contro n chart of accounts,
descrpton, and consodaton data
Keyword / Transaton
Keywords n chart of accounts,
transaton
Informaton
GL texts n chart of accounts
'2e /ompan" /o,e segment /onsists o
several group o 1el,s*
Contro Data
Account contro (currency), account
management (open and ne tem),
|ont venture
32
Bank / Interest
Document creaton, bank / nanca
detas, nterest cacuaton
Informaton
GL texts accounts texts
33
:roup A//ount &um4er: O campo ndca a
conta contb do Group Chart of Account
para onde sero repcados os sados dessa
conta contb.

Para contas marcadas como Baance Sheet,
no encerramento do exercco atua os sados
34
sero carregados para a mesma conta
contb do exercco posteror.
Para contas marcadas como P&L, os sados
sero carregados para a conta de resutado
da apurao (Retaned Earnngs) zerando os
sados das contas atuas. Para tanto, o
sstema obrga a crao de uma conta de
apurao de resutados antes que esse
check se|a utzado. Pode ser crada mas de
uma conta de apurao de resutados,
atravs de um recurso de codcao da
conta X e Y, por exempo.
35
The nformaton entered n the chart of
account segment for a G/L account appes to
a company codes.
36
Os grupos de contas (account groups)
denem:
&um4er Range (ntervaos de
numerao)
Fiel, Status e 'a4 Pages (pages e
campos que estaro dsponves na
transao no momento em que o
usuro for regstrar a conta no
sstema)
37
Assocando um ntervao de numerao a um
grupo de contas, assegura-se que uma conta
de passvo no ser assocada a um grupo
de atvo, por exempo.
By assgnng a number range to an account
group, you can ensure that accounts of the
38
same type are wthn the same number of
range.
Fiel, status t"pes an, priorit"*

Suppress or Hdden
Dspay
Requred Entry
Optona Entry
39
The ed status enabes you to contro and
mantenance of accounts master data.
Aguns campos aparecem agrupados e o
status vaer para todo o grupo. Os ed
status que so dendos no account group
40
nuencam apenas campos do segmento
company code.
Os campos Account Currency e Fed Status
Group sero sempre obrgatros.

Am de ser possve denr a vsuazao da
tea por grupo de conta - A//ount :roup
.epen,ent Fiel, Status, possve denr
por tpo de operao ou atvdade (Crar,
Modcar, Exbr) 'ransa/tion .epen,ent
Fiel, Status. Se houver conto, a
prordade de status ser consderada.
Compan" Co,e Segment
Haver um company code segment
assocado conta contb para cada
empresa que utz-a: ( C2art o A//ounts
para & Compan" Co,e Segments
41
You must create a company code segment
for the account. Ths company code segment
s added to the chart of accounts segment,
and together they form the account (master
data).
42
A//ont Curren/" a moeda da
conta. Uma conta contb cu|a moeda
se|a gua oca currency (moeda da
empresa) pode receber anamentos
em quaquer outra moeda pr-
estabeecda no sstema. Porm, se
for denda moeda dferente da oca
currency para a conta, somente sero
possves anamentos na moeda
ndcada na conta.
Onl" -alan/es in )o/al Curren/"
um check que determna que todos os
sados aparecero somente em moeda
oca. Vae embrar que am da Loca
Currency (1), podem ser dendas
mas duas moedas paraeas
denomnadas Loca Currency 2 e Loca
Currency 3.
Re/on/iliation A//ount uma conta
anatca que vncua os razes
auxares ao razo gera, ou se|a, AP /
AR / AA ao GL. So as contas
Fornecedores, Centes, Atvo
Imobzado que so assocadas as
cadastros de cada um. O sstema no
permte anamentos manuas nessas
contas se o sado deas for dferente
de zero. Sendo assm, teram
compensadas todas as partdas que
para que um anamento manua
fosse possve. Exstem tambm as
43
contas de reconcao aternatvas
utzadas para as Speca GL
Transactons.
Reconcaton accounts are genera
edger accounts assgned to the
busness partner master data records
to record a transactons n the sub-
edger.
)ine Items .ispla" um check que
possbta a vsuazao de partdas
ndvduas nas contas somente
contbes. Concetuamente, deve ser
sempre checado para contas que no
possuem sub-edgers.
You shoud not actvate the ne tem
dspay for:
Reconcaton Accounts (ne tems
are managed n the sub-edgers)
Revenue Accounts (ne tems are
managed by the saes order
management)
Matera Stock Accounts (ne tems
are managed by the purchasng
manag.)
Tax Accounts (tax tems are usefu
n connecton wth the document,
the tax amounts were aready
checked when the document was
posted)
44
Open Item 5anagement um
check que ndca controe de partdas
em aberto, utzado geramente para
controar a compensao de cheques
a compensar emtdos para
pagamentos ou cheques recebdos de
centes. Ao efetvar o anamento
nessas contas o sstema crar uma
partda em aberto que dever ser
baxada em transao do GL, por esse
motvo contas de reconcao no
devem ser checadas uma vez que o
sstema | gera por natureza partdas
em aberto. Porm, para contas de
reconcao usadas nas Speca GL
Transactons (aternatve reconcaton
account) esse check tambm dever
estar marcado. Esse check s poder
ser atvado ou desatvado se o sado
da conta for gua a zero.
45
Relevant to Cas2 Flo; #Planning
)evel$ um check que ndca que o
sado da conta dever aparecer no
Fuxo de Caxa.
46
O cadastro de contas contbes pode ser
reazado atravs de transaes dstntas
para os segmentos Chart of Account e
Company Code, ou pode ser reazado em
uma <ni/a transao:
47
48
)ESSO&* Customer / Ven,or A//ounts
A /omplete /ustomer a//ount /onsists
o t2e ollo;ing segments*
Genera data at the /lient eve
Company code segment
Saes area segment
A /omplete ven,or a//ount /onsists o
t2e ollo;ing segments*
Genera data at the /lient eve
Company code segment
Purchasng organzaton segment
Apesar do dado mestre de cente e
fornecedor obrgar o preenchmento de todos
49
os dados contdos em cada segmento, ee
pode ser faseado, ou se|a, ncado pea rea
de Compras que r acessar os segmentos
Genera Data e Purchasng Organzaton e
nazado pea re a Fnanas que r
preencher os dados do segmento Company
Code. O mesmo ocorre com o cadastro de
centes. A manuteno desses cadastros
pode ser feta separadamente ou de forma
centrazada (company code segment +
genera data + saes area / purchasng
organzaton).
O cadastro do cente / fornecedor ser nco
em cada ambente (cent). Porm,
e!isitiro segmentos ,e /ompan" /o,e
para /a,a empresa =ue nego/iar /om
esse /liente / orne/e,or. O mesmo
o/orre para os segmentos ,e sales area
e pur/2asing organi+ation. Para factar o
trabaho, exstem recursos de cpa.
1 fornecedor = n company codes
1 fornecedor = n purchasng organzaton
1 cente = n company codes
1 cente = n saes area
50
Atravs dos reports Customer 5aster .ata
Comparison e Ven,or 5aster .ata
Comparison possve ocazar e corrgr
cadastros ncompetos.
Campos mportantes nos cadastros de
centes e fornecedores:
Sear/2 'erm abrevao para o
nome
Corporate :roup dentca a matrz
ou hodng do cente / fornecedor
A//ounting Cler7 dentca o
gerente responsve pea conta
I-A& International -an7 A//ount
&um4er cdgo nternacona de
conta corrente bancra para
empresas estrangeras
51
52
53
Lne Item Dspay and Open Item
Management are congured as standard for
every customer / vendor account.
Todo cente e fornecedor ao ser cadastrado
precsa ser assocado a um grupo. O
54
A//ount :roup controa o ntervao de
numerao (number range), os campos da
tea (ed status), se o cente ou fornecedor
recorrente ou eventua (one tme customer
ou one tme vendor).
So crados />,igos para cada ntervao de
numerao, nternos ou externos, e os
cdgos so asso/ia,os a um ou mais
grupos.
Number ranger must not overap.
Para centes / fornecedores eventuas (One
'ime Customer / One 'ime Ven,or),
dendo um grupo onde constam como
campos obrgatros: nome e conta de
reconcao. No momento em que a fatura
anada, os demas dados so soctados
peo sstema atravs de um pop-up.
.ual Control Prin/iple: um controe de
ateraes para dados mestre de centes e
fornecedores a partr da deno de um
campo sensve no IMG (conta corrente, por
exempo). Enquanto outra pessoa no
aprovar a aterao, ea no entrar em
vgor.
Customer / Ven,or Clearing: Trata-se do
encontro de contas a pagar e a receber, que
para ser possve necessro:
55
1. Informar no cadastro do cente o
cdgo do fornecedor; nformar no
cadastro do fornecedor o cdgo do
cente;
2. Checar no cadastro do cente ou no
cadastro do fornecedor (pode ser nos
dos) Crg wth Cust ou Crg wth
Vendor
Alternative Pa"er / Pa"ee: possve
efetuar o pagamento de faturas de dversos
fornecedores gados ao mesmo grupo de
empresas dretamente matrz / hodng. As
faturas so regstradas no sstema em nome
dos fornecedores emtentes. Para tanto, faz-
se necessro:

1. Informar no cadastro dos fornecedores
o cdgo da matrz / hodng (tambm
cadastrada como fornecedor);
2. Congurar a regra por /lient ou por
/ompan" /o,e.
?ea, O@/e / -ran/2: possve efetuar o
pagamento de faturas de dversos
fornecedores gados ao mesmo grupo de
empresas dretamente matrz / hodng. As
56
faturas so regstradas no sstema em nome
da matrz / hodng. Para tanto, faz-se
necessro:

1. Informar no cadastro dos fornecedores
o cdgo da matrz / hodng (tambm
cadastrada como fornecedor);
2. Congurar a regra por /lient ou por
/ompan" /o,e.
57
)ESSO&* -an7 A//ounts
o cadastro de bancos + agncas que sero
utzadas no sstema assocadas ao cadastro
de empresas, centes e fornecedores.
58
A conta utzada pea company code
denomnada ?ouse -an7.
Every bank that s used n the system, for
exampe, as a house bank or a customer /
vendor bank, you have to create a bank
master data.
Bancos so cadastrados por /lient. As
chaves do cadastro so 4an7 /ountr" A
4an7 7e".
You create House Banks n Customzng (IMG)
and they contan bank master data,
nformaton for eectronc payment
transactons, bank accounts per house bank,
and genera edger accounts per bank
account.
O sstema socta um cdgo para a House
Bank.
-an7 Be" = cdgo do banco + dgto
cdgo banco + agnca
341024480
-an7 -ran/2 = nome da agnca
A//ount I. = nmero da conta corrente
No IMG so dendas apenas as House
Banks. Contas correntes de centes e
59
fornecedores so nformadas nos dados
mestre, seeconando o cdgo do banco |
prevamente dendo no SAP e
compementando com os dados -an7
Countr" e -an7 Be".
No cadastro da conta contb que
representa a conta corrente da empresa,
deve ser nformado o ?ouse -an7 I. e
A//ount I., mesmo havendo a assocao
dessas nformaes no Customzng (IMG)...
60
61
%&I' 3
DOCUMENT CONTROL
)ESSO&* .o/ument Stru/ture
Os documentos regstrados no sstema so
dvddos em categoras dentcadas peas
chaves de controe .o/ument '"pe (no
header) e Posting Be"s (nas ne tems).
As chaves do documento so:
Document Number
Company Code
Fsca Year
Sendo assm, no mesmo ambente no
haver mas de um documento com as
memas nformaes.
Um documento formado peo Header
(cabeaho) e por Lne Items (partdas).
Podem haver de 2 a 999 partdas em cada
documento.
.o/ument '"pe
62
The document type contros the document
header and s used to dherentate the
busness transactons to be posted, for
exampe, vendor nvoces, customer
payments, and so on. Document types are
dened at /lient level and are therefore
vali, or all /ompan" /o,es. The standard
system s devered wth document types
that can be changed or coped.
Documents types dene:
Number ranges for document numbers
(must not overap)
os ntervaos so dendos por
company code no nve cent
Account types permtted for postngs
contas contbes possves para o tpo
documento
The ed status of the document
header eds ".o/ument ?ea,er
'e!t" and "Reeren/e &um4er"
Whether nvoces are posted wth net
procedure
quando uma NF ser regstrada no
vaor qudo
63
Como o sstema vncua o account type
Vendor com os grupos de contas ou contas
contbes de fornecedores?
O sstema sugere que todo documento se|a
numerado automatcamente. Caso a
empresa quera dentcar o documento com
64
um nmero externo, pode ser usado o campo
Reference Number.
The document number range must be
dened for the year n whch t s used. One
number range can be assgned to severa
document types.
%p to a uture 1s/al "ear: A numerao
ser cross year.
For ea/2 1s/al "ear: A cada ano a
numerao do ntervao ser rencada.
Document type A- aows postngs to a
account types. A other document types mt
the types of accounts you can post to.
Document type .:, for exampe, aows you
to post to customer (D) and G/L accounts (S)
ony.
Posting Be"s
Lke document types, postng keys are
dened at cent eve.
'2e posting 7e" /ontrols*
65
To whch type of account the ne tem
can be posted to
Isso | no est dendo no Document
Key?
If the tem s posted as a debt or
credt
The ed status of addtona detas
Whether the ne tem s connected to
a payment transacton or not. Ths
nformaton s requred for anayzng
the payment hstory and creatng
payment notces
Whether the postng s saes-reevant
and the saes gure of the account s
to be updated by the transacton, for
exampe, by the postng of a customer
nvoce.
Oua o ob|etvo?
)anamento somente /ontC4il*
Dbto = 40 Crdto = 50
&F Faturamento*
Dbto = 01 Crdto = 50
&F Compra*
Dbto = 31 Crdto = 40
66
.o/ument Fiel, Status
Os campos que estaro dsponves nas
transaes de anamento dos documentos
so dendos com base no Postng Key
Dependent Fed Status para contas de
centes e fornecedors e Account Dependent
Fed Status para contas do GL. A prordade
para os campos Hdden, Dspay, Requred
Entry e Optona Entry.
The ed status ?i,,en can not be
combned wth the ed status Re=uire,
Entr". The combnaton causes an error.
Fiel, Status :roups
As regras para os campos que estaro
dsponves quando os usuros regstrarem
anamentos nos sub-edger (centes /
fornecedores) so dendas atravs do
Postng Key Dependent Fed Status, uma vez
que h uma grande varedade de postng
keys para cada stuao do contas a receber
e contas a pagar.
Porm, para anamentos somente contbes
exstem somente dos postng keys: 40 e 50.
Sendo assm, os campos que estaro
dsponves durante o anamento so
67
dendos por grupo de contas do GL atravs
dos Fed Status Groups, ou se|a, para cada
genera edger account group, ser denda
uma varante de ed status.
For each group of general le,ger
a//ounts, for exampe, cash accounts,
expense accounts, "ou 2ave to ,e1ne t2e
status o ever" ,o/ument entr" 1el,.
Excees para a regra:
O ed status para -usiness Area
poder ser dendo somente se
houver busness area atva para a
company code
O ed status para 'a! estar
sempre vncuado conta contb
(reevante ou no reevante)
Os 1el, status groups so formados para
cada grupo de contas contbes (group o
:/) a//ounts), e so assocadas a uma
1el, status variant.
A 1el, status variant assocada a uma
ou mas /ompan" /o,es.
68
No postng can be made unt ths s
compete.
O sstema tem ed status varants defaut
para serem assocadas s company codes.
Recomenda-se que se|am copadas e
ateradas se necessro.
Stan,ar, post Be"s
As Postng Keys | esto prevamente
dendas na nstaao do sstema. Caso
se|am ateradas, todas as tabeas que as
usam devem ser atuazadas.
Snce the su4Dle,ger a//ounts ,o not
2ave a 1el, status group, ,iEerentiation
in t2e su4Dle,ger postings is mainl"
ma,e via ,iEerent posting 7e"s.
Therefore, there are a ot of postng keys for
sub-edger accounts.
In general le,ger postings,
,iEerentiation is mainl" ma,e via
,iEerent 1el, status groups. Therefore,
ony two postng keys (40 and 50) are
needed for genera edger postngs.
69
)ESSO&* Posting Perio,s
Para controar a abertura e fechamento dos
perdos cadastrados no Fis/al 0ear Variant,
cra-se uma outra varante chamada Posting
Perio, Variant.
O sstema entende que um determnado
perodo est aberto quando exste um
ntervao de datas dentcado pea Postng
Perod Varant. E para perodos fechados?
Perodos so controados por Account Types:
S Lanamentos contbes do GL
. Lanamentos contbes do AR
B Lanamentos contbes do AP
A Lanamentos contbes do AA
V Lanamentos contbes do SD
5 Lanamentos contbes do MM
O prmero passo denr a varante:
70
O segundo passo nformar os perodos
abertos:
71
Para evtar que o usuro perca um
determnado anamento porque as posting
7e"s que ee est anando remeter a um
a//ount t"pe cu|o perodo est fechado, fo
crado o account type "A" para o qua o
range de datas engobar todos os ranges
dendos para os outros a//ount t"pes. o
72
"A" que o sstema r vadar quando o
usuro anar as ne tems do documento, e
r avs-o, que o perodo est fechado, se
for o caso.
Durante o fechamento, dos perodos podem
estar abertos ao mesmo tempo, desde que
os ntervaos referentes aos dos perodos
este|am na Posting Perio, 'a4le.
Um aut2ori+ation group pode ser
assocado ao prmero ntervao. Sendo
assm, somente pessoas que se enquadram
nesse grupo podero fazer anamentos
nesse perodo. O mesmo cdgo coocado no
campo Au:r deve ser assocado ao per
do(s) usuro(s).
O tercero passo assocar a Postng Perod
Varant Company Code:
73
)ESSO&* Posting Aut2ori+ations
Lmtes dferencados (atos) para entrada e
compensao de pagamentos so dendos
74
em FI atravs dos toleran/e groups, e no
na PFCG (controe o acesso de usuros).
Se a empresa optar por esse controe, crar
um tolaran/e group BOSS, por exempo,
para os usuros que tverem mtes
dferencados e o assocar ao per de
acesso dos usuros que estaro submetdos
a ee. Para todos os outros usuros (no
possuem assocao com toerance group no
per de acesso) o sstema entender que
deve usar o toleran/e group BLANK
(defaut).
Se a empresa no quser restrngr vaores,
basta no crar nenhum toerance group, o
sstema entender que todos estaro sob o
toleran/e group BLANK, que por sua vez,
dever ter o maor mte possve no
sstema.
)ESSO&* Simple .o/uments in Finan/ial
A//ounting
Ao anar um documento, ndcando o vaor
da partda, o sstema copa automatcamente
esse vaor para a contra-partda se no campo
vaor for dgtado "F".
75
No caso de um documento a pagar ou a
receber, quando nforma o fornecedor/cente
o sstema | gera automatcamente a
partda. Na grd nforma-se somente as
contra-partdas.
Va button "Tree", you can access screen
varants, account assgnment tempates, and
hed document that you can seect seect as
tempates. Users can navgate from a tree
structure on the eft hand sde of the screen.
You can seect dherent eds or coumns and
change the sze and sequence of the
coumns and eds. You can copy ne tems.
For compex postngs, you can access the
compex postng transacton va the menu.
You cannot return to the nta screen from
ths compex postng transacton.
If you want to use texts for externa
purposes, for exampe, n correspondence,
dunnng notces, payment advce notes, and
so on, enter a "*" n front of the text (the "*"
s removed the prntout).
In customzng, you can dene text
tempates under a four dgt key these text
tempates are coped nto the ne tem when
you enter the reevant key n the text ed
durng document entry.
76
%&I' G
POSTING CONTROL
)ESSO&* .eault Values
possve denr vaores padro de acordo
com o per do usuro com o ob|etvo de
personazar o uso do sstema: System >
User Proe > Own Data.
77
.e1ne .eault Values: Para denr vaores
padro precso saber o nome tcnco do
campo. Para sso, basta acessar a transao
onde consta o campo, ccar em F1 e
dentcar o nome tcnco = parameter I..
Com essa nformao,den-se o vaor
padro para o per de usuro.
78
.e1ne Value .ates: Essa deno r
sempre sugerr a data do da no campo de
data do documento.
C2ange 5essage Control: possve
aterar o tpo de mensagem que ser exbda
peo sstema num determnado
79
processamento. Por exempo, quando um
usuro nformar manuamente a taxa de
cmbo para uma moeda e esse vaor
utrapassar 20% do dendo na tebea
moedas, pode-se aterar a mensagem que
ser exbda de aerta para erro.
Ena4le Fis/al 0ear .eault: Atravs dessa
opo, possve controar quando o sca
year ser sugerdo ao vsuazar e aterar
documentos. Geramente utzado por
empresas com year-specc document
number assgment.
)ESSO&* C2ange Control
Ateraes de documentos em reao a
vaor, data, conta, exercco, desrespetam os
prncpos contbes e no podem ser
reazadas. Porm, exstem dados que podem
ser aterados, como por exempo, um campo
texto. O sstema permte controar ateraes
para evtar desenvovmentos de user-exts.
As users ma7e /2anges to ,o/umentsH
t2e ollo;ing inormation is logge,*
The ed that was changed
The new and od vaues
80
The user who made the change
The tme and date of the change
.iEerent ,o/ument /2ange rules 4ase,
on*
Account type: A, D, K, S, M
Speca G/L transactons: down
payment, down payment requests.
Company code
Prere=uisites or 1el, /2anges*
Postng perod open
Lne tem not ceared
Postng as debt / postng as credt
No nvoce-reated credt memo
No credt memo from down payment

)ESSO&* .o/ument Reversal
Document Reversa = Estorno de
Documentos Contbes
81
Atravs dessa funconadade, s so
estornados documentos que foram gerados
dretamente no FI. Documentos gerados por
ntegrao com MM e SD devem ser
estornados na orgem. Ouando so
estornados documentos no MM e SD, o
sstema gera um documento de estorno na
contabdade (no excu o documento
contb de orgem), sendo assm, faz-se
necessro usar o programa ,e
/ompensao automCti/a ao detectar o
documento de orgem + documento de
estorno.
The system provdes a functon to reverse
GL, customer and vendor documents both
ndvduay or n a mass reversa.
Para factar o estorno de anamentos
gerados por ntegrao com outros sstemas
(foha de pgto, por exempo) so crados
tpos de anamentos especcos =
,o/ument t"pes.
A ,o/ument /an 4e reverse, 4"*
Norma reversa postng or standard
reversa postng
Negatve postng
82
When you reverse a document, you have to
enter a reversa reason that expans the
reversa. The reversa reason aso contros
whether the reversa date s aowed to be
dherent to the orgna postng date.
Documents wth ceared tems can not be
reversed. The document must rst be reset.
&ormal Reverse Posting: O sstema gera
um anamento de estorno, credtando e
debtando os vaores ncorretos de manera
nversa, aumentando o nmero de
anamentos no razo. o padro utzado
para estornos automtcos.
&egative Posting: O sstema subtra o vaor
debtado ou credtado nas contas, e no gera
anamento de estorno.
Para usar o estorno atravs de Negatve
Postng, a company code precsa permtr
anamentos negatvos (check) e a reason
precsa ser denda para estorno negatvo.
Negatve postngs can aso be used to
perform transfer postngs of ncorrect ne
tems. The tem s removed from the wrong
account by a negatve postng (resettng the
transactons gures) and posted to the
correct account by a norma postng. Ths
can ony be done wth a document type that
expcty aows negatve postngs.
83
Uma company code pode fazer uso dos dos
tpos de estorno?
)ESSO&* Pa"ment 'erms an, Cas2
.is/ounts
Terms of Payments =
Condes de Pagamento
Due Date = Data
de Vencmento
Entry Date = Data
de Entrada da NF
Postng Date = Data
de Lanamento
Document Date = Data
do Documento
Basene Date =
Data Base para Data de Vencmento
Instament Payment =
Pagamento Parceado
84
4aseline ,ate A terms o pa"ment I ,ue
,ate
'erms o pa"ment are use, to ,e1ne*
Basene date for due date cacuaton
Cash dscount perods
Cash dscount percentage rates
'erms o pa"ment are*
Assgned to a customer / vendor
master record
Defauted by the system or entered by
the user
Used n transactons ne tems to
determne payment condtons
Terms of payment are condtons agreed
between busness partners for the payment
of nvoces. The condtons dene the due
date and the cash dscount ohered for
payment of the nvoce wthn a certan
perod. Terms of payment enabe the system
to cacuate a cash dscount and nvoce due
date.
85
You can enter terms of payment n the
/ompan" /o,e segment, the sales area
segment, and the pur/2asing
organi+ation segment of a customer /
vendor master record.
Se um documento for anado no FI, os terms
of payments a ser consderados peo sstema
sero os vncuados ao segmento company
code, enquanto se uma nota for entrada va
MM o sstema r consderar os terms of
payments do segmento purchasng
organzaton.
86
A condo acma est dzendo que
ndependente do da em que o documento
for anado no sstema, o pagamento ser
feto no prazo de 15 das, a partr da data de
anamento (postng date) sem nenhum
desconto.
87
.a" )imit: Da de entrada do documento no
sstema, por exempo, se chegar at o da 15
o pagamento ser no prxmo da 30, se
anado a partr do da 16 o pagamento ser
no prxmo da 10.
A//ount '"pe: Um term of payment pode
ser comum a centes e fornecedores. No
recomendado, pos se aterada as condes
r reetr em ambos...
-aseline .ate Cal/ulation: possve xar
das e meses para a data base, ou se|a, se a
postng date for 23.10.2007 a basene date
ser 05.11.2007 (xed day = 5 e addtona
months = +1).
-lo/7 Be": Se estver checado ser possve
boquear partdas (ne tems) para
pagamentos e cobranas (coectons).
Pa"ment 5et2o,: Trata-se de uma
sugesto de mtodo de pagamento | pr-
estabeecdo no sstema para cada pas.
Tambm r afetar as ne tems.
A 4lo/7 7e" and pa"ment met2o, dened
n terms of payment are defauted n the ne
tem when the terms of payment are used.
.eault or -aseline .ate: possve
estabeecer que a basene date ser gua a
postng date, document date ou entry date.
88
Cas2 .is/ount Per/entage: possve
estabeecer at 3 perodos de descontos no
term of payment e xar das e meses. Os
das e meses xados so usados em
con|unto com a basene date para cacuar
corretamente o vaor do desconto para a
data de pagamento. Pode-se estabeecer se
a base para o desconto ser net (quda) ou
gross (bruta) no Goba Parameters da
company code.
89
Viso Forne/e,or: A condo acma est
dzendo que se o documento for anado at
o da 15, a data base para o vencmento ser
da 30 do mesmo ms, e que se o
pagamento for reazado em 14 das haver
2% de desconto, em 30 das 1,5 % de
90
desconto e em 45 das sem nenhum
desconto.
Viso Cliente: A condo acma est
dzendo que se a fatura for emtda ao cente
at o da 15, a data base para o vencmento
ser da 30 do mesmo ms, e que se o
cente efetuar o pagamanto em at 14 das
haver desconto de 2%, em 30 das 1,5% de
desconto e em 45 das sem nenhum
desconto.
91
Viso Forne/e,or: A condo acma est
dzendo que se o documento for anado at
o da 31, a data base para o vencmento ser
da 15 do prxmo ms, e que se o
pagamento for reazado em 14 das haver
2,125% de desconto, em 30 das 1,5 % de
92
desconto e em 45 das sem nenhum
desconto.
Viso Cliente: A condo acma est
dzendo que se a fatura for emtda ao cente
at o da 31, a data base para o vencmento
ser da 15 do prxmo ms, e que se o
cente efetuar o pagamanto em at 14 das
haver desconto de 2,125%, em 30 das
1,5% de desconto e em 45 das sem nenhum
desconto.
Installment Pa"ment: Esse check ndca
que a condo parceada, sendo assm,
um term of payment (0017) poder remeter
a outro (0001).
93
94
95
96
97
Sempre que houver nstament paymente
dever ser feta a assocao de um term
payment com outro?
Invoi/e Relate, D Cre,it 5emos
98
Teorcamente, notas de crdto no tm
vencmento. Ouando assocadas faturas,
passam a ter o mesmo vencmento da fatura
reaconada (campo Invoce Reference na
Credt Memo). Porm, se quser estabeecer
um term of payment para uma credt memo
no vncuada uma fatura, basta dgtar "V"
no campo Invoce Reference.
)ESSO&* 'a!es
Taxes are eved at a natona eve, state /
|ursdctona eve, or 4ot2 as Canada, Inda
and Braz.
Thrd part software are often used to
determne the ta! allo/ation (dstrbuo
do IR entre perodos ou dentro de um s
perodo contb).
99
'2e s"stem provi,es support or*
Cacuate tax amounts
Postng to dene tax accounts
Performng tax ad|ustments
Tax reportng
'2e s"stem /al/ulates t2e ta! amounts
rom*
Base amounts wth or wthout a cash
dscount
Tax codes to check or cacuate the tax
amount
Natona reguatons determne whether the
tax amount must be net amount (taxabe
expense or revenue tems mnus cash
dscount) or gross amount (taxabe
expense or revenue tems ncudng cash
dscount). You dene whch amount s to be
used for each company code or for the
hghest eve of the |ursdcton code.
The tax on saes and purchases s the
baance of the output tax and nput tax.
Under certan crcumstances, a company can
deduct nput tax that s has pad from ts tax
abty (passve sca) to the tax authortes
(autordade sca / |ursdo). '2e ta!
100
lia4ilit" minus ,e,u/ti4le input ta! is
t2e ta! pa"a4le.
Tax authortes can dene that part of the
nput tax s not deductbe. Ths tax amount
can be posted to a separate e!pense
a//ount, or t can be ,istri4ute, to t2e
:/) a//ount an, assets line items.
'2e s"stem is ,elivere, ;it2 preD
/on1gure, ta! /al/ulation pro/ess or
most /ountriesJ '2e ta! /al/ulation
pro/e,ure /ontains*
Order of steps
Tax type (condton types)
Account key / transacton key
A |ursdcton code s a combnaton of the
codes of tax authortes that tax movements
of goods and use ther own tax rates. There
are four possbe levels beow natona eve:
state, /ountr", /it" and ,istri/t. You can
enter taxes per |ursdcton code or per tax
eve.
101
You enter the ta! /o,e when you post the
document and ths s the main /onne/tion
to the tax cacuaton. The tax code s lin7e,
wth the /ountr" 7e", the /om4ination o
/ountr" 7e" an, Kuris,i/tion /o,e. You
can choose whether the ,o/ument ,ate or
the posting ,ate s vad for the tax
cacuatons.
'a! rates are assigne, to t2e ta! t"pes
use, in t2e ta! /al/ulation pro/e,ure:
10% nput tax on an tem, whereby 40% of
the tax amount n non-deductbe (ths
means: 6% nput tax, 4% non-deductbe
nput tax).
The taxes cacuates by the system are
usuay posted n a separate ne tem to a
speca tax account. In certan transactons /
account keys (NVV) t can be dstrbuted to
the reevant expense / revenue tem.
To enabe the automatc tax account
determnaton you have to assgn posting
7e"s (40 and 50) and the rules.
Tax Accounts: accounts to whch tax tems
are posted L or input ta! and M or
output ta! (categores).
Spe/ial ta! /o,es*
102
Acquston tax code
Output tax code
)ESSO&* Cross Compan" Co,es
'ransa/tions
Lanamentos em duas ou mas company
codes ao mesmo tempo. Por exempo, no
pagamento centrazado, a company code
1000 paga uma fatura da company code
2000. O sstema r gerar automatcamente
um ttuo a receber na company code 1000
103
contra a 2000. Para esse anamento
automtco, faz-se necessro uma conta
transtra (geramente oh-book).
Cearng accounts must be dened n every
company code before a cross-company code
transacton may be carred out. The cearng
accounts may be :) a//ounts, /ustomer
or ven,or a//ounts.
Os dos documentos contbes sero
reaconados e tero um cdgo comum
formado peo n<mero ,o ,o/umento ,a
primeira /ompan" /o,e + o />,igo ,a
primeira /ompan" /o,e + 1s/al "ear =
1900000000GR622007.
Essa funconadade pode ser usada para
compras centrazadas (Centra
Procurement), para pagamentos
centrazados (Centra Payment) e para
venda de mercadoras entre empresas.
A cross-company code transacton nvoves
two or more company codes n one busness
transacton.
Company codes of a cross-company code
transacton may have dherent oca
currences.
104
Em uma transao que envova notas scas,
os mpostos sero sempre aocados
prmera company code, no sero
dstrbudos de acordo com a despesa de
cada uma.
105
Cadastro de uma conta transtra (cearng
account) para anamentos nter-company.
Tem que estar checada como Post
Automati/all" Onl".
No consegu smuar pagamento de um
documento da empresa 1000 pea empresa
GR62, no ache onde esto as combnaes
de empresa e empresa pagadora (payng
company) para pagamentos manuas.
In order to perform manua cross-company
code payments you have to assgn a
/learing transa/tion (ether Incomng
Payment or Outgong Payment) to the
combnaton of pa"ing /ompan" code and
t2e /ompan" /o,e or ;2i/2 t2e
pa"ment is 4eing ma,e. Then, when you
seect open tems, open tems are dspayed
from each company code.
%&I' N
106
CLEARING
)ESSO&* Clearing Open Items
Cearng = Compensao
H cearng para documentos a pagar e a
receber em aberto, para acerto de
pagamentos nter-company e para contas
contbes com controe de partdas, ou se|a,
com check Open Item Management
(Cheques a Compensar).
Reconcaton accounts (Centes e
Fornecedores) no devem ser checadas com
Open Item Management, porque para eas o
sstema | prev automatcamente o controe
de partdas em aberto, com exceo das
aternatves reconcaton accounts speca
GL transactons.
Posting ;it2 Clearing: Compensao de
um documento a receber ou a pagar em
aberto. Pode ser feto manuamente ou
atravs do Automatc Payment Program.
Postng wth cearng can be carred out for
severa accounts, account types, and for any
currency smutaneousy.
A//ount Clearing: Compensao de um
documento com uma nota de crdto ou
107
dbto ou compensao de contas marcadas
como Open Item Management. O sstema
gera um documento de cearng que pode ter
s header ou header +ne tems,
dependendo da stuao. Pode ser feto
manuamente ou atravs do Automatc
Cearng Program.
Para a automao do Account Cearng, o
sstema pede para que o usuro dena
crtros. Por exempo: para efetuar o
cearng automtco na conta cheques a
compensar, sera mportante dentcar o
nmero do cheque (usa-se o campo
Assgnment o contedo dendo atravs
do campo Sort Key exstente no cadastro da
conta contb) nos anamentos, com essa
nformao o sstema ocaza os anamento
e efetua o cearng.
'2e automati/ /learing groups items
;2ere t2e" 2ave t2e same entries in
t2e ollo;ing 1el,s*
Reconcaton account number
Currency
Speca G/L ndcator
Fve feey dened crtera from
document header or ne tem, for
exampe, assgnment ed, reference
number, and so on.
108
'2e program ,oes not /lear*
Noted tems (soctaes de
adantamento)
Statstca postngs and certan GL
transactons reatng to bs of
exchange
Down payments can ony be ceared f
down payment cearng tems of the
same amount have aready been
posted
Items wth wthhodng tax entres
)ESSO&* In/oming an, Outgoing
Pa"ments
Incomng Payment = Recebmento
Outgong Payment = Pagamento
Nas teas de compensao, h um campo
para nformar 4an7 /2arges (encargos
bancras). Se for nformado no recebmento,
o sstema r somar esse vaor ao vaor
recebdo, se for nformado no pagamento, o
sstema r subtrar esse vaor do vaor do
pagamento.
109
A value ,ate usada para anse de
poso de uxo de caxa.
Se na condo de pagamento (term of
payment) vncuada a partda (ne tem)
houver desconto, o sstema r mostr-o na
compensao. O vaor pode ser aterado.
Automati/ Postings or Clearing Open
Items*
Cash dscounts expense or revenue
Cash dscount cearng (net procedure)
Tax ad|ustments
Exchange rate dherence
Bank charges
Cearng for cross company code
payments
Over or underpayments wthn
toerances
The document header (payment header)
conssts of three sectons: t2e pa"ment
2ea,er, the 4an7 ,ata, and the open item
sele/tion.
Recomenda-se sempre fazer reset para
mpar o nmero do cearng document nas
consutas de partdas.
110
)ESSO&* Pa"ment .iEeren/es
'oleran/es are rules t2at ,e1ne
a//epta4le ,iEeren/es ,uring postingJ
'2ere are t2ree t"pes*
Toerance group for empoyees
Toerance group for GL accounts
Toerance group for customers and
vendors
A toernca pode ser denda em vaor
absouto ou em percentua. Usa-se muto
varao de vaor para berar dferenas
pequenas de arredondamento.
'oleran/e group or emplo"ees: Usado
para restngr vaores mxmos para
anamentos (Postng Authorzatons) e
permtr dferenas no pagamento.

'oleran/e group or :) a//ounts: Usado
para permtr dferenas no pagamento, por
exempo, para automatc cearng.
'oleran/e group or /ustomers /
ven,ors: Usado em cearng transactons,
para permtr dferenas no pagamento, para
anar tens resduas para dferenas de
pagamento e para payment advce notes.
111
Nesse grupos de toernca, dene-se
tambm se o term of payment de um docto.
gerado peo pagamento resdua ser gua
ao do documento que est sendo
compensado, ou se haver um term of
payment xo para essas stuaes e se o
desconto dendo no term of payment ser
parca ou tota.
Os grupos de toernca devem ser
assocados ao user master ,ata, :)
a//ounts master re/or,s e
/ustomer/ven,or master re/or,s. Se
entre grupos houver mtes de vaores
dstntos (muto provve) o sstema sempre
acatar a menor dferena.
Consderando os vaores dendos em
toerance groups, o sstema r concur se o
vaor da dferena rreevante ou no. Se
for rreevante (permtdo pea toernca) ee
r consderar como um a|uste de desconto
ou cooc-o em uma conta contb especa.
Caso contrro, se o vaor for ato para ser
efetvado um wrte-oh (baxa), o sstema r
soctar que o usuro proceda com um
pagamento parca, resdua ou compense a
dferena manuamente.
Ouando o usuro dene fazer um partial
pa"ment a partda aparece com o vaor
tota em aberto nas consutas. Ouando
112
optado peo resi,ual pa"ment o sstema
gera um documento novo e esse
documento, que representa somente o sado
em aberto, que aparece como open nas
consutas.
Reason Co,es: |ustcatvas que devem ser
assocadas a pagamentos parcas, resduas
e com dferena.
Reason Co,es a,,itional optional
un/tions*
Contro of the type of payment notce
whch s sent to the customer
Contro the account where a resdua
tem s posted
Automatc postng of a resdua tem to
a speced GL account
Excuson of resdua tems from credt
mt checks because they are dsputed
(na |usta)
)ESSO&* E!/2ange Rate .iEeren/es
I Varao Camba
113
Rotna de reavaao de ttuos em aberto no
momento do fechamento (baano).
The system posts these exchange rate
dherences automatcay as reazed gans or
oses.
O sstema cacua a varao camba e |oga
automatcamente em contas de despesa ou
receta pr-dendas na congurao. A
dferena apurada ca regstrada na partda
compensada.
Ouando faz-se necessro cacuar a varao
camba antes do fechamento por motvos de
demonstratvos nanceros, o sstema |oga
os vaores em contas transtras de a|uste
nancero. Sendo assm, ao rodar a rotna de
reavaao, o sstema consdera vaores |
cacuados e os estorna da conta transtra
para |ogar nas contas prncpas.
Todas as contas de reconcao e todas as
contas do GL marcadas como Open Item
Management em moedas estrangeras
devem ser assocadas s contas de receta /
despesa para anamentos automtcos de
ganhos e perdas.
One gain / loss a//ount /an 4e
assigne,*

114
To a currences and currences types
Per currences and currency type
Per currency
Per currency type
%&I' O
CASH |OURNAL
)ESSO&* Cas2 Pournal 'ransa/tions
Lvro Caxa = Caxnha
Uma empresa pode ter mas de um controe
de vro caxa, que por sua vez, pode ou no
estar separado por moeda.
Os anamentos so regstrados com um
cdgo afanumrco de 4 dgtos.
Cas2 Pournal .eault .o/ument '"pes*
GL account document = AB
115
Outgong Payments = KZ
DA
Incomng Payments = KA
DZ
Para /on1gurar o livro /ai!a 8
ne/essCrio*
Informar a company code para qua
ee ser usado
Informar o cdgo afanumrco e
descro para dentcao dos
anamentos
Informar a moeda
Informar tpos de documento para GL
account postngs, outgong payments
to vendors, ncomng payments from
vendors, outgong payments to
customers, ncomng payments from
customers

116
Todas as contas de caxa devem estar
marcadas como Post Automati/all" Onl".
117
CP Close,: Esse check ndca que o caxa
est fechado, ou se|a, no sero mas
regstrados anamentos.
Aut: Se for nformado um grupo de
autorzao nesse campo, s usuros
118
assocados ao grupo podero regstrar
anamentos.
Person: Pessoa responsve peo Lvro
Caxa.
119
No sstema | esto dendos os tpos de
transao (busness transactons types) para
o Cash |ourna, que podero ser ateradas ou
copadas para a gerao de novas:
E!pense #E$
Revenue #R$
Cas2 'ranser Q Cas2 to -an7 #-$
Cas2 'ranser Q -an7 to Cas2 #C$
A//ounts Re/eiva4le #.$
Recebmento de Cente e Pagamento
ao Cente
A//ounts Pa"a4le #B$
Recebmento de Fornecedor e
Pagamento ao Fornecedor
:) A//ount: Para as busness transactons
types D e K no so dendas contas
contbes, uma vez que o sstema usar as
contas de reconcao.
C2e/7 'a! Co,e: S poder ser t se for
utzado para IRRF.
120
No necessro nformar contas contbes
de contra-partda, pos | esto assocadas
s busness transactons. No caso de sadas /
entradas reaconadas a fornecedores e
centes, nformando o Vendor / Customer o
sstema | busca a conta de reconcao.
121
Report do GL para vsuazao de todas as
partdas na conta caxa.
122
%&I' R
SPECIAL GL TRANSACTIONS
)ESSO&* Appli/ation Area or Spe/ial :)
'ransa/tions
Lanamentos de partda especa:
Soctaes de Adantamento
Noted Item
Adantamentos
Free Ohsetng Entry
123
Lanamentos Estatstcos
Automatc Ohsetng Entry
Speca GL transactons are transactons n
the accounts recevabe and payabe, whch
are dspayed separatey n the genera
edger and the sub-edgers.
Para as specas GL transactons so
dendas no IMG contas contbes
denomnadas alternative re/on/iliation
a//ounts.
Spe/ial :eneral )e,ger Classes*
For Down payments
For Bs of Exchange
Other Transactons
Automati/ OEsetting / Statisti/al Entr"
As contas contbes de partda e contra-
partda so dendas no IMG. Usa-se
geramente a mesma conta.
124
Lanamentos estatstcos, so anamentos
oh-books. Podem ser usados no controe de
garantas de fornecedores. Esse anamento
na conta Garantas de Pagamentos pode
ser automtco? Como dsparado?
&ote, Item
So requests (soctaes) que no ateram
o sado das contas contbes, o anamento
ter s partda. A conta utzada para ta m
deve ser checada como Open Item
5angement para que se|a crada uma
partda que ser compensada (cearng) no
momento em que a soctao vrar
adantamento, e )ine Item .ispla" para ser
vsuazada na FBL1N.
Speca GL Indcator: A (o sstema muda
automatcamente para F)
Na sort key das contas contbes de
socto de adantamento recomenda-se
coocar o cdgo do fornecedor / cente para
ser possve vsuaz-os no campo
Assgnment na FBL1N.
125
Free OEsetting Entr"
A conta contb partda denda no IMG e
a contra-partda (ohsettng) coocada
manuamente.
Os adantamentos so Free Ohsettnfg Entry
porque a contra-partda r varar de acordo
com o meo de pagamento ou recebmento.
Ao transaformar uma soctao em
adantamento, a partda r aparecer como
Open na FBL1N e quando o adantamento
for assocado fatura do cente / fornecedor,
o status mudar para Clear.
Speca GL Indcator: A
)ESSO&* Con1guration o Spe/ial :)
'ransa/tions
The speca GL transactons of the standard
system are assgned to the postng keys: ST,
(T, 2T and 3T.
126
As contas contbes utzadas para as
specas GL transactons so contas de
reconcao para os tpos de conta . e B.
Ao contrro das contas de reconcao de
centes e fornecedores, devem ser checadas
como Open Item 5anagement, e
consequentemente, como )ine Item
.ispla".
The speca GL accounts have been dened
as reconcaton accounts for the D or K
account types.
Con1gurao para Automati/ Statisti/al
OEsetting Entr"
127
A//ount '"pe / Spe/ial :) In,i/ator:
combnao de account types e speca GL
ndcator
A//ount: conta contb aternatve de
reconcao
128
A//ount '"pes*
D = Customer
K = Vendor
Spe/ial :) In,i/ators*
A = Down Payment
G = Guarantees of Payment
E = Indvdua Vaue Ad|ustment
Con1gurao para Free OEsetting Entr"
e &ote, Items
129
&ote, Items: Checar somente se o speca
GL ndcator for F Payment Request
RelJ to Cre,it )imit: Esse check consdera
o adantamento no mte de crdto.
130
Commitments Warning: Esse check avsa
sobre a exstnca de adantamento na
entrada da nota sca.
'arget sp :) in,i/ator: Informar o speca
GL ndcator se ao savar o sstema tver que
mudar (A F)
%&I' U
PARKING DOCUMENTS
)ESSO&* -asi/s o .o/ument Par7ing
Versus ?ol, .o/ument
Park Documents = Documentos Pr-
Edtados
131
Hod Documents = Documentos
Memorzados
Par7 .o/uments: So documentos pr-
edtados que sero anasados e berados
para anamento. O sstema gera um nmero
de anamento, mas o documento no
contabzado enquanto no for dado Post.
possve vsuazar em consutas Park
Documents para controe do que est
pendente de berao e contabzao.
Overvie;*
Transacton gures are not updated
Document number s assgned
Some documents can be ncuded n
evauatons / reports
A,,itional Fun/tions*
Dspayng authorzatons, approva
Prncpe of dua contro
Responsbtes
Acceeraton of work process
?ol, .o/uments: So documentos
memorzados que podem ser recuperados
posterormente atravs do boto Tree,
132
nazados e gravados. Usuro dene um
cdgo quaquer para o documento e ee no
contabzado.
Overvie;*
No document number assgnment
Free assgnment of the desgnaton /
ID
No update of the transacton gures
Not taken nto account for
evauatons / reports
133